INSTRUCTIE BEWAREN CHATBERICHTEN
Vooraf: Het gebruik van digitale middelen biedt mogelijkheden die een zeker risicobesef
vragen. In het bijzonder dient terughoudendheid te worden betracht bij het gebruik van
WhatsApp en vergelijkbare diensten voor werkgerelateerde doeleinden en dient er altijd
rekening te worden gehouden met de aard van de informatie.
Deze instructie heeft enkel betrekking op het bewaren van App en SMS-berichten
(verder: chatberichten) en ziet niet op (het bewaren) van e-mails en andere
documenten. Een chatbericht kan de vorm hebben van een geschreven bericht,
afbeelding of een geluidsopname.
NB: Privé-berichten en interne partijpolitieke aangelegenheden hoeven sowieso niet te
worden bewaard.
Welke chatberichten moeten worden bewaard?
Stap 1: Heeft het chatbericht betrekking op de ‘bestuurlijke besluitvorming’?
 NEE, het bericht kan worden verwijderd
 JA, ga door naar stap 2
Toelichting: De meeste chatberichten die gewisseld worden in het kader van een bestuurlijke
aangelegenheid, niet zijnde de besluitvorming zelf, betreffen vanwege de aard van het sociale
medium enkel procesmatige of (betekenisloze) details. Aan dergelijke berichten komt geen
zelfstandige betekenis aan toe, zodat het bewaren ervan niets zou toevoegen aan het belang dat
gesteld wordt met het bewaren van overheidsinformatie, namelijk ter publieke controle en
verantwoording. Om die reden wordt de selectie gericht op chatberichten die betrekking hebben op
de ‘bestuurlijke besluitvorming’.
Stap 2: Is de informatie uit het chatbericht al op een andere manier vastgelegd?
 JA, het bericht kan worden verwijderd
 NEE, het bericht moet worden bewaard. Ga door naar stap 3.
Toelichting: Relevante informatie in een chatbericht is in veel gevallen ook terug te vinden in
andere documenten zoals e-mails, memo’s en nota’s. Uit oogpunt van deugdelijke en
overzichtelijke dossiervorming hoeft die informatie niet dubbel bewaard te worden (‘schiften van
gelijksoortige informatie’). Controleer daarom of de informatie in het relevante chatbericht in enige
vorm al is terug te vinden in een ander document.
Is de relevante informatie in het chatbericht ook al terug te vinden in een ander document, dan
kan het chatbericht worden verwijderd. Is dat niet het geval, dan moet het chatbericht worden
bewaard en geëxporteerd naar het DMS. Zie hiertoe de technische instructie (link).
Stap 3: Een chatbericht kent een verzender en een ontvanger. Het is niet nodig dat binnen 1
bestuursorgaan beide hetzelfde chatbericht bewaren en zo nodig exporteren. Maak hierover
heldere afspraken.
Toelichting: Uitgangspunt hierbij is dat de verantwoordelijkheid voor het bewaren van (de
informatie in) het relevante chatbericht wordt belegd bij de inhoudelijk verantwoordelijke
dossierhouder. Is diegene niet zelf betrokken bij de chatsessie dan draagt diens leidinggevende of
organisatieverantwoordelijke daartoe zorg, afhankelijk van betrokkenheid bij de chatsessie. Waar
het uiteindelijk om gaat is dat de inhoudelijke verantwoordelijke dossierhouder kennis heeft van
(de inhoud van) de chatsessie inzake de bestuurlijke besluitvorming en deze informatie borgt
binnen de organisatie.
Bewindspersonen en de ambtelijke top hoeven enkel zorg te dragen voor berichten die alleen zij
hebben (en dus qua inhoud niet ook al op een andere wijze zijn vastgelegd).

Ter illustratie:
- Is de ambtelijk organisatie betrokken bij de chatconversatie met een of meerdere
bewindspersonen of de ambtelijke top, dan regelt het ambtelijk veld dat er wordt bewaard.
- Zijn uitsluitend bewindspersonen en ambtelijke top betrokken bij de conversatie, dan regelt de
ambtelijke top dit.
- Is uitsluitend de ambtelijke top betrokken bij de conversatie met externen (buiten het
ministerie), dan moet de ambtelijke top dit regelen.
- Zijn uitsluitend bewindspersonen betrokken bij de conversatie (tussen bewindspersonen en/of
met externe derden), dan dragen de bewindspersonen hiervoor zorg.
Meerdere personen en/of departementen betrokken
Bij zogenaamde ‘groepsapps’ kan als uitgangspunt worden gehanteerd dat de ‘beheerder’ ervan
zorg draagt voor het bewaren van de relevante informatie inzake (reconstructie van) de
bestuurlijke besluitvorming.
Bij betrokkenheid van meerdere departementen bij 1 chatconversatie ligt de verantwoordelijkheid
voor het bewaren van de relevante chatberichten bij de departementen zelf.