Tweede Kamer der Staten-Generaal

2

Vergaderjaar 2017–2018

26 643

Informatie- en communicatietechnologie (ICT)

Nr. 555

BRIEF VAN DE MINISTER VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN
WETENSCHAP
Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
Den Haag, 28 augustus 2018
Bijgaand bied ik u het advies van het Bureau ICT-Toetsing (BIT) over het
Programma ICT-werkplekdienstverlening OCW aan1. In deze brief geef ik u
mijn reactie op dit advies.
Om te beginnen wil ik graag mijn waardering uitspreken voor het BIT. De
bevindingen zijn scherp en de adviezen zijn stevig. Ik ben ervan
doordrongen dat bijsturing van het programma nodig is om het resultaat
te kunnen behalen zonder vertraging en kostenstijging. Ik heb de
sponsorgroep met daarin de secretaris-generaal en plaatsvervangend
directeur-generaal DUO opdracht gegeven de adviezen van het BIT op te
volgen en noodzakelijke aanpassingen in werkwijze en sturing door te
voeren. Door het BIT-advies en de aanbevelingen zijn belangrijke stappen
gezet voor het welslagen van het programma.
Voordat ik nader op het BIT-advies in ga en aangeef op welke manier ik
hier opvolging aan wil geven, licht ik eerst kort het programma
ICT-werkplekdienstverlening OCW toe.
Programma ICT-werkplekdienstverlening
Met het Programma ICT-werkplekdienstverlening OCW wordt de
ICT-werkplekdienstverlening van het gehele concern OCW, conform de
Rijksregel, overgebracht naar een Rijksaanbieder namelijk de Dienst
Uitvoering Onderwijs (DUO). Voor het Bestuursdepartement, de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE), het Nationaal Archief (NA) en de
Inspectie voor het Onderwijs (IvhO) geldt dat deze op dit moment nog hun
ICT-werkplekdienstverlening afnemen van marktpartij Atos. Voor DUO
geldt dat zij al gebruik maakt van de zelf beheerde werkplek.

1

kst-26643-555
ISSN 0921 - 7371
’s-Gravenhage 2018

Raadpleegbaar via www.tweedekamer.nl.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2017–2018, 26 643, nr. 555

1

Het programma is onderverdeeld in drie verschillende plateaus:
1. De migratie naar de werkplek van DUO en het beëindigen van de
dienstverlening bij Atos. Dit gedeelte moet in de eerste helft van 2019
zijn afgerond.
2. De technische doorontwikkeling van de werkplek naar Windows 10 en
een nieuwe Office-versie, alsmede de (hiervoor benodigde) modernisering van het applicatielandschap. Deze fase heeft als deadline 1 januari
2020.
3. De verdere doorontwikkeling van de werkplek, zodat deze aansluit op
de meest recente Rijksbrede kaders en voorwaarden. Dit plateau kent
vooralsnog geen einddatum.
Het advies van het BIT concentreert zich op het eerste plateau van het
programma; de initiële overgang van de ICT-werkplekdienstverlening naar
DUO.
BIT-advies
Het BIT stelt dat het op de huidige wijze voortzetten van het programma
zou leiden tot een vertraging in de uitrol, overschrijding van het programmabudget en extra exploitatiekosten. Het BIT adviseert dan ook snel en
stevig bij te sturen en doet daar concrete aanbevelingen voor.
Ik onderschrijf over het algemeen de constateringen en adviezen en neem
mede naar aanleiding daarvan verschillende maatregelen om te borgen
dat de migratie naar de DUO-werkplek succesvol en op tijd kan plaatsvinden. Hieronder ga ik in op de bevindingen en adviezen en geef ik aan
hoe opvolging is of wordt gegeven.
A. DUO-werkplek en DUO-dienstverlening
Het BIT constateert:
DUO en OCW hanteren hun eigen een-op-een overgang voor de komst
van OCW naar de DUO-werkplek.
Het BIT adviseert:
Blijf zo dicht mogelijk bij de DUO-werkplek en de DUO-dienstverlening.
Ik neem dit advies over.
Inmiddels zijn maatregelen genomen om te borgen dat op 1 januari 2019
kan worden gestart met het leveren van een nieuwe werkplek waarmee
OCW-medewerkers hun werk kunnen doen. De huidige DUO-werkplek en
-dienstverlening worden daarbij als uitgangspunt genomen. Langs de
assen dienstverlening, applicaties, apparatuurbeheer en techniek is
bekeken welke aanvullingen en/of aanpassingen nodig zijn om de
haalbaarheid binnen de tijd te vergroten en de meest urgente belemmeringen vanuit business-perspectief weg te nemen.
Ik wil zoveel mogelijk aansluiten op de DUO-werkplek en -dienstverlening.
Echter, hier één-op-één op overgaan is niet opportuun gebleken gezien de
reeds gedane investeringen en uitgevoerde werkzaamheden. Dit zou
zorgen voor veel extra werk en daardoor zelfs langer duren (en meer geld
kosten) dan op de huidige voet doorgaan.
B. Gebruikte projectmethoden
Het BIT constateert:
Verschil in gebruikte projectmethoden hindert de samenwerking.
Het BIT adviseert:
Kies binnen dit programma voor de ontwikkelmethode van DUO.
Ik neem dit advies over.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2017–2018, 26 643, nr. 555

2

In de besturing en rapportage van de projectvoortgang wordt de «DUO
Way of working» gevolgd.
Er is een centrale product owner (CPO) benoemd, die de afnemers binnen
OCW vertegenwoordigt, prioriteiten stelt en participeert in de werkwijze
van DUO.
In plaats van uitvoerige verantwoordingsrapportages te vragen, wordt de
DUO werkwijze gevolgd waarbij resultaten tastbaar worden gemaakt in de
vorm van een demonstratie aan de toekomstige afnemers.
In kortcyclische stappen (sprints) worden de geprioriteerde producten
ingericht, ontwikkeld en vervolgens gedemonstreerd en gerapporteerd.
Het programma wordt in toenemende mate ingericht rondom deze
sprints. Daarnaast is het uitgangspunt van het programma gewijzigd: het
einddoel is niet meer een werkplek die functioneel en qua dienstverlening
conform de huidige Atos-werkplek is, maar wat minimaal nodig is voor
OCW.
C. Programmabesturing
Het BIT constateert:
Programmabesturing is ineffectief.
Het BIT adviseert:
Maak de besturing van het programma slagvaardig.
Ik neem dit advies over.
De besturing van het programma is aangepast door de program board
compacter van samenstelling te maken en te voorzien van voldoende
mandaat en daadkracht. De program board wordt voorgezeten door de
nieuw aangestelde senior responsible owner (SRO).
De CPO en programma manager rapporteren de kerninformatie over de
voortgang van het programma en leggen afwijkingen in de lijn van
program board en sponsorgroep voor. Via de programmacontroller wordt
geborgd dat aan de hand van actuele cijfers over realisatie en prognose
op het programma kan worden gestuurd.
D. Uitgangspunten middellange termijn
Het BIT constateert:
Zakelijke afwegingen zijn lastig door ontbreken van uitgangspunten
middellange termijn.
Het BIT adviseert:
Maak binnen een jaar richtinggevende keuzes over de toekomstige
werkplekdienstverlening.
Ik neem dit advies over.
De sponsorgroep zal borgen dat richtinggevende keuzes over de
toekomstige werkplekdienstverlening tijdig worden genomen. Inmiddels
worden het projectplan en de startarchitectuur voor plateau 2 nader
uitgewerkt. In het voorjaar van 2019 ontstaat dan ruimte en aandacht om
plateau 3 voor te bereiden en keuzes over de uiteindelijke werkplekdienstverlening te maken.
Ten slotte
Door de voortgang die sinds het BIT-advies is geboekt en de aanpassingen
die mede als gevolg van het BIT-advies de afgelopen periode zijn gedaan,
zijn de voorwaarden gecreëerd om op 1 januari 2019 succesvol te kunnen
starten met de uitrol van de VDI-werkplek voor het concern OCW.
De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
I.K. van Engelshoven

Tweede Kamer, vergaderjaar 2017–2018, 26 643, nr. 555

3