Tweede Kamer der Staten-Generaal

2

Vergaderjaar 2022–2023

36 200 X

Vaststelling van de begrotingsstaten van het
Ministerie van Defensie (X) voor het jaar 2023

Nr. 89

BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN DEFENSIE
Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
Den Haag, 5 juli 2023
Op 16 juni 2023 ontving Defensie het rapport van de Commissie van
Onderzoek en Advies (hierna: «de Commissie») naar meldingen van het
vermoeden van misstanden bij de afdeling onderzoek van de Centrale
Organisatie Integriteit Defensie (COID). Uw Kamer is op 4 oktober 2022
geïnformeerd over de instelling van het onderzoek en op 3 februari 2023
over de wijziging van de reikwijdte van het onderzoek (Kamerstukken
36 200 X, nrs. 50 en 66). De Commissie heeft een cultuur- en leeronderzoek naar de gemelde vermoedens van misstanden uitgevoerd. Dit
beslaat de periode 1 januari 2020 tot en met 1 mei 2023.
Zoals aan uw Kamer toegezegd informeer ik u hierbij over de resultaten
van het onderzoek (Kamerstuk 36 200 X, nr. 66). Ik gaf in mijn eerdere
brieven aan dat ik moet balanceren tussen uw Kamer transparant
informeren en de privacy van alle betrokkenen beschermen. In deze
context heb ik besloten u het rapport zo compleet mogelijk toe te sturen
door, rekening houdend met de privacy van betrokkenen, slechts enkele
tekstdelen te lakken.
Het onderzoek werd ingesteld naar aanleiding van meldingen bij de
secretaris-generaal. De onderzoeksresultaten helpen Defensie om te
blijven verbeteren. Ik ben de melders daarvoor erkentelijk. Defensie staat
een positieve meldcultuur voor. Ik hoop dat ook anderen bij Defensie een
melding maken wanneer zij denken dat binnen de organisatie sprake is
van een mogelijke integriteitsschending of onveilige situatie.
Ik zie dat de Commissie in haar rapport twee belangrijke uitdagingen voor
Defensie schetst. Ten eerste de opgave om na meldingen te komen tot
helderheid en oplossingen en tegelijkertijd evenredig recht te doen aan
alle betrokken belangen en partijen. Het vraagt tijd en aandacht en het
exacte verloop van het meldproces is moeilijk te voorspellen, zo ook in
deze zaak. De Commissie schrijft de spagaat te begrijpen waarin Defensie

kst-36200-X-89
ISSN 0921 - 7371
’s-Gravenhage 2023

Tweede Kamer, vergaderjaar 2022–2023, 36 200 X, nr. 89

1

zich bevond toen zij de afweging maakte de klokkenluiderstatus aan de
melders toe te kennen. Volgens de Commissie was dit een ingrijpende
stap, omdat dit Defensie verplichtte onderzoek te doen en daarmee leidde
tot verkramping bij de COID, waardoor zij niet in staat was tot verbeteren.
Defensie merkte de melders aan als klokkenluiders, omdat zij het
vermoeden van een misstand gegrond vond. Bij een klokkenluidersmelding dient in beginsel een onderzoek te worden uitgevoerd, om zo
de juistheid van de melding na te gaan en zo nodig maatregelen te treffen.
Hierin moet met de redelijke belangen van alle betrokkenen rekening
worden gehouden. De opgave om zo zorgvuldig mogelijk te balanceren
tussen komen tot oplossingen rondom een melding en recht doen aan alle
betrokkenen, blijft ook in de toekomst staan.
Ten tweede constateert de Commissie dat er voor de COID stappen te
zetten zijn in de professionalisering van de organisatie. Door de melding
lag de focus binnen de COID de afgelopen twee jaar sterk op de eigen
organisatie. Tegelijkertijd heeft de melding ook bijgedragen aan bewustwording en een verdere ontwikkeling van professionaliteit van onderzoek.
Volgens de Commissie is een omslagpunt bereikt: initiatieven laten
slagkracht zien, waardoor de COID zich herpakt. De Commissie hoopt dat
de COID de afgelopen periode nu kan afsluiten, voortgaat op de
ingeslagen weg en doorpakt.
In dit kader doet de Commissie haar conclusies en aanbevelingen. Deze
helpen Defensie om de geschetste uitdagingen het hoofd te bieden. Ik
onderschrijf de aanbevelingen dan ook en volg ze op. Hieronder ga ik daar
meer specifiek op in.
Conclusies
De Commissie is binnen het kader van haar onderzoek niet gestuit op
integriteitsschendingen of misstanden. Zij ziet wel drie factoren die
bijdroegen aan de ervaren sociale (on)veiligheid en daarmee van invloed
waren op de professionaliteit van de werkwijze binnen de afdeling
onderzoek van de COID.
Ten eerste blijkt dat de professionele attitude bij de afdeling onderzoek
moet worden verbeterd. Volgens de Commissie opereerde in de periode
2020–2021 de afdeling onderzoek als een autonoom eiland binnen de
COID en was er weinig ruimte voor reflectie, tegenspraak en een
constructieve en open dialoog. Vanuit de afdeling werd felle kritiek
geleverd, maar het lukte de COID als geheel niet om daar samen op een
goede manier mee om te gaan. Daarnaast schrijft de Commissie dat in
tegenstelling tot de basisbeginselen van de-escalatie, de problemen op de
werkvloer niet open met elkaar werden besproken.
Ten tweede ziet de Commissie dat de basis van kaders, procedures en
protocollen bij de afdeling onderzoek verbeterd moet worden. Kaders
voor onderzoek zijn niet altijd eenduidig en bieden ruimte voor interpretatie. Er waren weinig protocollen die hierover duidelijkheid konden
bieden. Het ontbrak de afdeling aan structuur en sturing waardoor de
professionele taakuitoefening in het gedrang kwam. Daarnaast stelt de
Commissie in haar rapport dat de SG-Aanwijzing 989, waarin richtlijnen
zijn opgenomen voor het uitvoeren van interne (voorval)onderzoeken, niet
eenduidig is.
Ten derde constateert de Commissie dat het onderzochte meldproces niet
heeft voldaan aan de eisen van een succesvolle afhandeling van
meldingen. Hoewel het management de intentie had dit wel te doen en de
problematiek oppakte, ontbrak effectief leiderschap en adequate commu-

Tweede Kamer, vergaderjaar 2022–2023, 36 200 X, nr. 89

2

nicatie en was er te weinig aandacht voor de belangen en perspectieven
van alle betrokkenen. Het management verloor voorafgaand en
gedurende het meldproces het draagvlak en het vertrouwen van de
medewerkers. Hoewel het tijd zal kosten om het vertrouwen terug te
winnen, schrijft de Commissie dat positieve ontwikkelingen hiervoor
reeds zijn ingezet.
Daarnaast is de Commissie er niet van overtuigd dat de ambtelijke top van
Defensie alle mogelijke scenario’s heeft afgewogen toen de melding bij
haar werd gelegd, alvorens de klokkenluiderstatus toe te kennen. Een
scenario als het bewegen van het management tot het oppakken van de
aanbevelingen, was passend geweest. Het toekennen van de klokkenluiderstatus verkrampte de COID, waardoor zij niet kon verbeteren.
Reactie op de conclusies
Ik betreur de constateringen van de Commissie. Zoals ik in mijn eerdere
brieven over dit onderwerp heb aangegeven, hecht ik er grote waarde aan
dat Defensie voor iedereen een sociaal veilige en integere werkomgeving
biedt. Dat zou bij uitstek moeten gelden voor de COID. Tegelijkertijd ben ik
blij dat de Commissie ziet dat de COID nu op de goede weg is, met name
als gevolg van de verbetermaatregelen naar aanleiding van de in april
2022 afgeronde inventarisatie (Kamerstuk 36 200 X, nr. 50). Met het
opvolgen van de aanbevelingen wil ik zowel rekenschap geven van de
conclusies, als de COID en Defensie als geheel in staat stellen om verder
te verbeteren.
Aanbevelingen
Op basis van de genoemde conclusies doet de Commissie elf aanbevelingen aan Defensie als geheel en de COID specifiek. Zoals gezegd neem ik
alle aanbevelingen over. De Commissie doet haar aanbevelingen om
Defensie verder op weg te helpen en de positie van de COID te versterken.
Ik wil met name de COID hiertoe goed in staat stellen en stel hier
personele capaciteit voor beschikbaar.
Hieronder beschrijf ik welke aanbevelingen de Commissie doet en hoe
Defensie hier invulling aan geeft.
Aanbevelingen aan Defensie:
Wijziging van de SG-Aanwijzing 989
1.

2.

Voorzie in een gewijzigde SG-Aanwijzing 989 die duidelijkheid biedt
en die de COID de ruimte geeft om deze zelf nader uit te werken in
eigen werkprocessen en protocollen.
Wees als SG/ambtelijke top transparant over het besluit om (1) bij
een negatief advies van de COID toch een onderzoek in te stellen, en
(2) bij een onderzoek een externe voorzitter aan te stellen. Leg de
werkwijze schriftelijk vast.

Defensie actualiseert momenteel de SG-Aanwijzing 989. Beide aanbevelingen krijgen gestalte in de Aanwijzing. Hierin wordt de procedure
beschreven voor het instellen van een onderzoek door de ambtelijke
leiding terwijl daartoe een negatief advies van de COID ligt. Hetzelfde
geldt voor het inschakelen van een externe voorzitter voor een onderzoekscommissie. Op een dergelijk onderzoek zijn de uitvoeringsbepalingen van deze Aanwijzing ook van toepassing, tenzij de ambtelijke
leiding anders bepaalt. De actualisering wordt voltooid in de tweede helft
van 2023. Verder gaat de COID verder met het herzien van haar werkpro-

Tweede Kamer, vergaderjaar 2022–2023, 36 200 X, nr. 89

3

cessen en protocollen. De herziening van de SG-Aanwijzing en de
werkwijzen van de COID worden op elkaar afgestemd.
Aanbevelingen aan de COID:
Behoud het evenwicht
3. Er wordt op dit moment vooral ingezet op kaders en werkprocessen,
maar blijf vooral ook aandacht geven aan de randvoorwaardelijke
collegiale verhoudingen, verbinding, en het onderlinge vertrouwen.
Versterk professionaliteit en werkwijze
4.

5.

Ga door met initiatieven die de onderlinge verbinding verder
versterken binnen de COID en met defensieonderdelen. Treed naar
buiten als één COID.
Werk toe naar een sociaal veilige cultuur waarin ruimte is voor
onderlinge verschillen, tegenspraak, kwetsbaarheid en een open
dialoog. Organiseer hiervoor structurele intervisie, en gezamenlijke
opleiding en training. Hierbij mag de organisatie ook van professionals verwachten dat ze werken aan hun weerbaarheid in de zin van
het ontwikkelen van zelfkennis en zelfvertrouwen, het vragen om hulp
en het kunnen omgaan met tegenslagen.

Zoals aan uw Kamer gemeld op 4 oktober 2022 is bij de COID een
inventarisatie uitgevoerd naar aanleiding van de melding (Kamerstuk
36 200 X, nr. 50). Na de afronding in april 2022 heeft de COID op basis van
de aanbevelingen uit de inventarisatie een aantal verbetermaatregelen in
gang gezet. Deze maatregelen zien toe op hetgeen de Commissie
aanbeveelt. De COID gaat dan ook door met de implementatie van
maatregelen. Zo stimuleert het management een open klimaat waar
collega’s inzichten met elkaar delen en er meer aandacht is voor ontwikkelbehoeften. Verder is de samenwerking tussen teams en afdelingen
versterkt en worden procedures en werkwijzen verder uitgewerkt.
6. Geef navolging aan het beleid ten behoeve van het doel, de noodzaak
en de duur van archivering van de persoonsgegevens in de onderzoeksdossiers. Leg daarnaast vast welke persoonsgegevens op welke
termijn kunnen worden vernietigd. Draag zorg voor een goed
beveiligde archiefomgeving. Stel op grond van de AVG een protocol
en autorisatiebeleid op die de toegang tot onderzoeksdossiers regelt
van de medewerkers binnen de COID. Zorg ervoor dat dit beleid
bekend is binnen Defensie.
De Commissie beschrijft dat bij de afdeling onderzoek de archivering van
gegevens horende bij onderzoeken naar mogelijke integriteitsschendingen aan zorgvuldigheid kan winnen. Zo hebben alle medewerkers bij
de afdeling toegang tot alle opgeslagen onderzoeksgegevens. De
Commissie schrijft dat nieuwe medewerkers werden aangemoedigd om
kennis te nemen van dossiers in het kader van learning-on-the-job.
De opslag van onderzoeksgegevens bij de COID is ingeregeld conform de
AVG. Niettemin wil ik zekerstellen dat de COID zorgvuldig omgaat met
gegevens. De COID heeft daarom per direct – in afwachting van nieuwe
interne regelgeving – de opdracht gekregen de toegang tot onderzoeksgegevens te beperken tot functionarissen die daarbij actief betrokken zijn
geweest of nu moeten zijn. Uitzonderingen moeten door de directeur
COID worden aangevraagd bij de secretaris-generaal.
Verder laat ik ook de andere onderdelen van de aanbeveling van de
Commissie uitvoeren.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2022–2023, 36 200 X, nr. 89

4

Aanbevelingen aan Defensie en de COID:
Wees zorgvuldig in het meldproces
7.
8.

Benut met het oog op de toekomst het verloop van dit meldproces als
een leermoment.
Neem signalen over vermoedens van integriteitsschendingen of
misstanden als management vanaf het eerste moment serieus.
Onderken tegelijkertijd ook dat dit proces vanaf het eerste moment
hoge eisen stelt aan leiderschap en communicatie, zowel in de
richting van de melders als in de richting van de directe werkomgeving. Acteer hierin steeds zorgvuldig, snel en transparant.

Defensie neemt elke melding serieus en verwacht van alle leidinggevenden binnen de organisatie dat zij dit ook doen. Zij zijn verantwoordelijk
voor een veilige werkomgeving en in staat de situaties waar nodig te
verbeteren. Daarmee vervullen zij een essentiële rol binnen de behandeling van meldingen. Defensie heeft daarom de afgelopen jaren
geïnvesteerd in opleidingen voor leidinggevenden. Ik constateer echter
dat de omgang met meldingen en de rol van leidinggevenden meer
aandacht moet krijgen. Defensie laat daarom op specifiek dit aspect
aanvullende trainingen ontwikkelen. Deze moeten laagdrempelig en
makkelijk benaderbaar zijn voor leidinggevenden op alle niveaus,
bijvoorbeeld door ze uit te brengen in de vorm van een e-learning of
podcast. Ik laat de mogelijkheden hiervoor op korte termijn onderzoeken.
Zodra bij Defensie een melding is ingediend moet deze tijdig, transparant
en zorgvuldig worden behandeld. Hierbij moeten leidinggevenden
rekening houden met de belangen van alle betrokkenen en goed met hen
communiceren. Dit is altijd maatwerk. Afhankelijk van de situatie en de
behoeften van betrokkenen wordt bepaald op welke wijze de communicatie omtrent de melding wordt vormgegeven. Zij worden hierbij
ondersteund door experts, zoals vertrouwenspersonen en integriteitsadviseurs.
Momenteel bereidt Defensie een aantal onderzoeken voor die zich richten
op onderdelen van het meldproces. Dit betreffen onder andere een
externe validatie van de uitvoering van de Wet bescherming Klokkenluiders, een peiling in 2023 onder medewerkers over meldingsbereidheid
en een onderzoek naar het stelsel van vertrouwenspersonen dat eind 2023
wordt afgerond. Daarnaast gaat Defensie met melders evalueren hoe zij
het meldproces ervaren hebben. Ik vind het belangrijk om op basis van de
uitkomsten van al deze onderzoeken in samenhang te wegen welke
verbetermaatregelen waar in de keten het meldproces als geheel
versterken. Hierin neem ik ook het door de Commissie onderzochte proces
mee, en specifiek het signaal over communicatie met betrokkenen.
9. Ontwikkel een zorgvuldig afwegingsproces voor het al dan niet
aanmerken van melders als klokkenluiders. Kom hierin tot een
evenwichtige analyse, neem in de overwegingen de impact mee die
een vervolgonderzoek naar meldingen kan hebben op individuele
medewerkers en de organisatie. Doorloop ook steeds de mogelijke
alternatieven.
Een klokkenluider is een melder van een vermoeden van een misstand. In
de Wet bescherming klokkenluiders (Wbk) wordt beschreven wanneer
sprake is van een vermoeden van een misstand. Bij de beoordeling of
sprake is van een klokkenluidersmelding wordt door Defensie het
toetsingskader in de Wbk gehanteerd. Ook in deze zaak heeft een
zorgvuldige overweging plaatsgevonden, waarna de klokkenluidersstatus
is toegekend.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2022–2023, 36 200 X, nr. 89

5

Ik hecht eraan dat ook in de toekomst de Wbk leidend is bij wegingen
inzake klokkenluidersmeldingen. In de SG-Aanwijzing 989 wordt
omschreven wanneer een melding als klokkenluidersmelding in behandeling wordt genomen. Interne regelgeving schrijft voor dat bij een
klokkenluidersmelding in beginsel een onderzoek wordt ingesteld. In de
actualisering van de SG-Aanwijzing 989 laat ik het afwegingsproces
completer beschrijven, waarbij ik opneem dat de Wbk leidend is.
Toon passend leiderschap
10. Een organisatie in transitie die een professionaliseringsslag moet
doormaken, stelt hogere eisen aan het leidinggevend potentieel.
Scherp de managementprofielen hierop aan, richt de lopende
gesprekscycli hierop in en zet in het kader van werving, selectie en
opleiding deze profielen doelgericht in.
De COID heeft de functiebeschrijvingen voor managers eind 2022 reeds
aangepast conform de aandachtspunten van de inventarisatie. Er zijn op
de COID toegesneden assessments ontwikkeld, met het oog op de
gewenste competenties. De nieuwe medewerkers van de COID,
waaronder ook de MT-leden en teamleiders, zijn geworven op basis van
deze profielen en hebben de assessments ondergaan. Ook Defensie als
geheel, waarin het perspectief is verschoven van krimp naar groei, moet
oog houden voor goed leiderschap. Zoals aan uw Kamer gemeld zet
Defensie de komende jaren de inspanning op het gebied van het
ontwikkelen van leiderschap voort (Kamerstuk 36 200 X, nr. 69).
11. Kijk tijdens een verandertraject van een organisatie niet alleen naar
welke mensen met welke competenties nodig zijn, maar ook naar het
soort leiderschap dat daarvoor nodig is en of het management klaar is
om het traject in goede banen te leiden.
Het managementteam en de teamleiders van de COID gaan onder
begeleiding van een externe organisatieadviseur in een gezamenlijk
leiderschapsontwikkelingstraject. Hierbij ligt de focus op het doorontwikkelen van het leiderschap op de verschillende niveaus, het evalueren van
de missie en visie van de COID en het realiseren van een optimale
samenwerking. Ook breder binnen Defensie is aandacht voor het soort
leiderschap dat nodig is in de verandering die de organisatie doormaakt.
Tot slot
Ik dank de Commissie voor haar onderzoek en de aanbevelingen voor de
COID en Defensie als geheel. Met de Commissie verwacht ik dat de COID
met de verschijning van dit rapport de periode die achter haar ligt op een
goede manier kan afsluiten, nu voortgaat op de ingeslagen weg en
doorpakt.
De Staatssecretaris van Defensie,
C.A. van der Maat

Tweede Kamer, vergaderjaar 2022–2023, 36 200 X, nr. 89

6