Raad van de
Europese Unie
Brussel, 2 december 2020
(OR. en)
13589/20
Interinstitutioneel dossier:
2020/0236(NLE)
SCH-EVAL 191
VISA 134
COMIX 557
RESULTAAT BESPREKINGEN
van:
d.d.:

het secretariaat-generaal van de Raad
1 december 2020

aan:

de delegaties

nr. vorig doc.:

12858/20

Betreft:

Uitvoeringsbesluit van de Raad met een aanbeveling voor het verhelpen
van de ernstige tekortkoming die is geconstateerd bij de in 2019 verrichte
evaluatie van Nederland en de tekortkomingen die zijn geconstateerd bij
de in 2019 verrichte evaluatie van Spanje, Frankrijk, Nederland en
Zwitserland met betrekking tot de toepassing van het Schengenacquis op
het gebied van het gemeenschappelijk visumbeleid

Voor de delegaties gaat hierbij het uitvoeringsbesluit van de Raad met een aanbeveling voor het
verhelpen van de ernstige tekortkoming die is geconstateerd bij de in 2019 verrichte evaluatie van
Nederland en de tekortkomingen die zijn geconstateerd bij de in 2019 verrichte evaluatie van
Spanje, Frankrijk, Nederland en Zwitserland met betrekking tot de toepassing van het
Schengenacquis op het gebied van het gemeenschappelijk visumbeleid, zoals dat op
1 december 2020 via de schriftelijke procedure is vastgesteld.
Overeenkomstig artikel 15, lid 3, van Verordening (EU) nr. 1053/2013 van de Raad van
7 oktober 2013 zal deze aanbeveling aan het Europees Parlement en de nationale parlementen
worden toegezonden.

13589/20

aer/RTS/hh
JAI.B

1

NL

Uitvoeringsbesluit van de Raad met een
AANBEVELING
voor het verhelpen van de ernstige tekortkoming die is geconstateerd bij de in 2019 verrichte
evaluatie van Nederland en de tekortkomingen die zijn geconstateerd bij de in 2019 verrichte
evaluatie van Spanje, Frankrijk, Nederland en Zwitserland met betrekking tot de toepassing
van het Schengenacquis op het gebied van het gemeenschappelijk visumbeleid

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,
Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,
Gezien Verordening (EU) nr. 1053/2013 van de Raad van 7 oktober 2013 betreffende de instelling
van een evaluatiemechanisme voor de controle van en het toezicht op de toepassing van het
Schengenacquis en houdende intrekking van het Besluit van het Uitvoerend Comité van
16 september 1998 tot oprichting van een Permanente Schengenbeoordelings- en
toepassingscommissie1, en met name artikel 15,
Gezien het voorstel van de Europese Commissie,
Overwegende hetgeen volgt:
(1)

Dit besluit is gericht tot Nederland en heeft betrekking op maatregelen om de ernstige
tekortkoming te verhelpen die is vastgesteld bij de in 2019 verrichte Schengenevaluatie op
het gebied van het gemeenschappelijk visumbeleid, en tot Spanje, Frankrijk, Nederland en
Zwitserland wat betreft maatregelen om andere tekortkomingen te verhelpen die bij die
Schengenevaluatie in Rabat (Marokko) zijn vastgesteld. Na de evaluatie heeft de Commissie
bij Uitvoeringsbesluit C(2020) 20 een verslag vastgesteld met haar bevindingen en
beoordelingen en met een opsomming van de bij de evaluatie vastgestelde beste praktijken
en tekortkomingen.

1

PB L 295 van 6.11.2013, blz. 27.

13589/20

aer/RTS/hh
JAI.B

2

NL

(2)

Tijdens het plaatsbezoek aan de externe dienstverlener en aan de ambassade van Nederland
in Rabat (Marokko) is een ernstige tekortkoming aan het licht gekomen met betrekking tot
de praktische onmogelijkheid voor visumaanvragers om een aanvraag in te dienen wanneer
Nederland de bevoegde lidstaat is. Aangezien er geen enkele mogelijkheid bleek te zijn om
een afspraak te maken, zelfs niet met een wachttijd van meerdere maanden, ondervonden
ook andere lidstaten in Rabat ernstige negatieve gevolgen. Nederland is dus ernstig
tekortgeschoten in zijn verplichtingen met betrekking tot een wezenlijk aspect van het
gemeenschappelijk visumbeleid.

(3)

Nederland dient derhalve deze ernstige tekortkoming op zo kort mogelijke termijn te
verhelpen en voorrang te geven aan de uitvoering van de aanbevelingen 4 en 5. Gezien
bovendien het belang van een geharmoniseerde toepassing van het Schengenacquis op het
gebied van het gemeenschappelijk visumbeleid in Rabat, met name wat de procedures voor
het verzamelen van biometrische kenmerken, de beoordeling van en besluitvorming over
visumaanvragen en de bescherming van persoonsgegevens betreft, dient ook voorrang te
worden gegeven aan de uitvoering van de aanbevelingen 1, 6, 7 en 9.

(4)

Wat Spanje, Frankrijk en Zwitserland betreft, is het belangrijk de wachttijden voor
afspraken te verkorten en te zorgen voor een geharmoniseerde uitvoering van de bepalingen
inzake het verzamelen van biometrische identificatiemiddelen, de beoordeling van en de
besluitvorming over visumaanvragen, en de bescherming van persoonsgegevens. Spanje
moet daarom voorrang geven aan de uitvoering van de aanbevelingen 1 tot en met 3, 18 tot
en met 21, 31, 34, 42 en 44. Frankrijk moet voorrang geven aan de uitvoering van de
aanbevelingen 1 tot en met 3, 46, 54 en 55. Zwitserland moet voorrang geven aan de
uitvoering van de aanbevelingen 1 tot en met 3, 57 tot en met 60 en 64.

(5)

Dit besluit dient te worden doorgezonden aan het Europees Parlement en de parlementen
van de lidstaten. Binnen een maand na de vaststelling van dit besluit moet Nederland
overeenkomstig artikel 16, lid 1, van Verordening (EU) nr. 1053/2013 een actieplan
opstellen met alle maatregelen om de in het evaluatieverslag vastgestelde tekortkomingen te
verhelpen, en dit actieplan aan de Commissie en de Raad voorleggen. Binnen drie maanden
na de vaststelling van dit besluit moeten Spanje, Frankrijk en Zwitserland elk een dergelijk
actieplan opstellen en aan de Commissie en de Raad voorleggen,

13589/20

aer/RTS/hh
JAI.B

3

NL

BEVEELT AAN:
dat Spanje, Frankrijk, Nederland en Zwitserland:
1.

ervoor zorgen dat aanvragers die vingerafdrukken hebben afgegeven bij een eerdere
visumaanvraag die minder dan 59 maanden voor de nieuwe aanvraag is ingediend, geen
nieuwe vingerafdrukken hoeven af te geven; de vingerafdrukken moeten worden
gekopieerd van eerdere aanvragen die in het Visuminformatiesysteem (VIS) zijn
opgenomen, ook wanneer deze aanvragen zijn ingediend bij een andere lidstaat;

dat Spanje, Frankrijk en Zwitserland:
2.

organisatorische maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat aanvragers een afspraak
kunnen krijgen voor het indienen van een visumaanvraag binnen twee weken nadat zij
daartoe een verzoek hebben gedaan; indien noodzakelijk om dat doel te bereiken, moet
worden overwogen het aantal medewerkers op de consulaten uit te breiden, zodat de
capaciteit kan worden vergroot met behoud van de kwaliteit van de beoordelingen;

3.

ervoor zorgen dat voor het uitwisselen van gegevens over aanvragers en aanvragen gebruik
wordt gemaakt van VIS-mail;

dat Nederland:
4.

onmiddellijk maatregelen treft om aanvragers in de gelegenheid te stellen een afspraak te
maken voor het indienen van een visumaanvraag, die in de regel moet plaatsvinden binnen
twee weken na het verzoek om een afspraak;

5.

er met spoed voor zorgt dat de Consulaire Service Organisatie (CSO) in Den Haag
voldoende medewerkers inzet voor de behandeling van visumaanvragen binnen de in de
Visumcode vastgelegde termijnen;

6.

ervoor zorgt dat beslissers toegang hebben tot actuele kennis van de plaatselijke
omstandigheden, van voldoende kwaliteit;

7.

ervoor zorgt dat het vermogen van de ambassade om bewijsstukken te onderzoeken en met
aanvragers gesprekken te voeren, goed wordt benut, teneinde ook in gecompliceerde
gevallen een beoordeling van de aanvragen van voldoende kwaliteit te waarborgen;

13589/20

aer/RTS/hh
JAI.B

4

NL

8.

overweegt de externe dienstverlener opdracht te geven zijn website aan te passen om deze
gebruiksvriendelijker en gemakkelijker te navigeren te maken;

9.

de externe dienstverlener opdracht geeft om striktere datahygiëne te betrachten en zich te
onthouden van het verzamelen en bewaren van onnodige gegevens;

10.

ervoor zorgt dat de externe dienstverlener erop toeziet dat alle relevante velden van het
aanvraagformulier door de aanvrager worden ingevuld;

11.

overweegt een scansysteem in gebruik te nemen te behoeve van de overdracht van
enveloppen met paspoorten tussen de externe dienstverlener en de ambassade;

12.

stopt met het maken van overbodige kopieën van het aanvraagformulier en de foto's;

13.

zijn IT-systeem zodanig wijzigt dat wordt voorkomen dat de geldigheidsduur van een
visum ingaat vóór de datum van afgifte van het visum;

14.

de externe dienstverlener opdracht geeft zijn werkwijze zodanig te wijzigen dat wordt
gewaarborgd dat de beslissing over de aanvraag niet ter kennis komt van de externe
dienstverlener;

15.

een passende procedure invoert voor de verificatie van de ontvankelijkheid van de
aanvragen;

16.

ervoor zorgt dat de visumfunctionarissen volledig op de hoogte zijn van de
ontvankelijkheidscriteria en ten aanzien van zowel ontvankelijke als niet-ontvankelijke
aanvragen de juiste procedures volgen;

17.

ervoor zorgt dat de echtheid van het paspoort goed geverifieerd wordt en dat de externe
dienstverlener opdracht krijgt een kleurenkopie van goede kwaliteit van alle bladzijden van
het paspoort aan de CSO te leveren, of bij voorkeur een elektronische scan in kleur en met
een hoge resolutie;

13589/20

aer/RTS/hh
JAI.B

5

NL

dat Spanje:
18.

ervoor zorgt dat de bestaande kennis over migratierisico's en frauduleuze praktijken
schriftelijk wordt samengevat in een regelmatig geactualiseerd document, zodat nieuwe of
vervangende medewerkers snel kennis kunnen nemen van de belangrijkste aandachtspunten in verband met de afgifte van visa in het gastland;

19.

ervoor zorgt dat het consulaat een geharmoniseerde werkwijze voor de beoordeling van
aanvragen ontwikkelt en duidelijke criteria voor het nemen van beslissingen opstelt
(zowel voor de vraag of al dan niet een visum moet worden afgegeven als voor de
geldigheidsduur van het af te geven visum); deze vastlegt in een schriftelijk document;
regelmatige teambijeenkomsten organiseert om ervaringen en kennis uit te wisselen en
specifieke zaken te bespreken;

20.

bij de behandeling van visumaanvragen een bredere blik bevordert, zodat ook andere
vereisten dan de middelen van bestaan worden beoordeeld, zoals het doel van de reis en het
voornemen van de aanvrager om terug te keren;

21.

duidelijke criteria vaststelt voor de vraag of een verzoeker moet worden uitgenodigd voor
een gesprek, en deze met alle visumfunctionarissen deelt;

22.

ervoor zorgt dat de Franstalige versie van de website van het consulaat dezelfde informatie
bevat als de Spaanstalige versie;

23.

de externe dienstverlener opdracht geeft de checklist bij het mededelingenbord in zijn pand
te actualiseren;

24.

ervoor zorgt dat bij visumhouders niet de indruk wordt gewekt dat meervoudige visa alleen
geldig zijn als Spanje ook voor de tweede en eventuele daaropvolgende reis naar het
Schengengebied de belangrijkste bestemming is;

25.

de externe dienstverlener opdraagt zijn pand te verbeteren door voor ventilatie te zorgen in
de biometrische cabines, privacyschermen tussen de balies te plaatsen en voor voldoende
verlichting in alle ruimten te zorgen;

13589/20

aer/RTS/hh
JAI.B

6

NL

26.

bij de balies intercomfaciliteiten installeert om de communicatie met aanvragers te
verbeteren, en een geschikte ruimte voor privé-interviews inricht (door bijvoorbeeld een
van de balies van scheidingswanden te voorzien);

27.

overweegt de computers en beeldschermen op het consulaat te upgraden om te zorgen voor
efficiënte en vlotte werkprocedures;

28.

een einde maakt aan het gebruik om de persoonsgegevens van de garantsteller in te voeren
in het veld dat bestemd is voor de wettelijke voogd van een minderjarige persoon,
aangezien deze informatie wordt doorgezonden naar het Visuminformatiesysteem (VIS) en
het veld slechts mag worden gebruikt voor informatie over de ouders of wettelijke voogden
van een minderjarige;

29.

een einde maakt aan het gebruik om het aanvraagnummer en andere informatie in te voeren
in het voor het e-mailadres van de aanvrager bestemde veld;

30.

een klantvriendelijkere procedure vaststelt om aanvragers te informeren over ontbrekende
bewijsstukken, zodat wordt voorkomen dat de aanvrager daarvoor herhaaldelijk de externe
dienstverlener moet bezoeken; elektronische communicatiemiddelen gebruikt om contact
op te nemen met de aanvrager om deze om aanvullende bewijsstukken te vragen;

31.

een teamleider voor de visumafdeling aanstelt die de dagelijkse leiding heeft, en erop
toeziet dat alle aspecten van de werkwijze van het consulaat op visumgebied worden
geharmoniseerd; regelmatige teamvergaderingen organiseert om ervoor te zorgen dat de
medewerkers vertrouwd raken met nieuwe regels en tendensen op fraudegebied, en dat alle
medewerkers op de hoogte zijn van de taakverdeling;

32.

de echtheid van reisdocumenten controleert, met bijzondere aandacht voor risicogevallen
en nationaliteiten waarvan de reisdocumenten niet goed bekend zijn bij het consulaat; het
consulaat uitrust met geschikte apparatuur voor dit doel en gebruikmaakt van de bestaande
databanken (bv. PRADO) wanneer dat nodig is;

13589/20

aer/RTS/hh
JAI.B

7

NL

33.

het gebruik van de terugkeercontroleprocedure heroverweegt; deze mag niet worden
beschouwd als een waarborg die het migratierisico beperkt, noch als middel om "bonafide"
aanvragers te identificeren;

34.

de nationale gegevensbeschermingsautoriteit raadpleegt over de verenigbaarheid van de
plaatselijke waarschuwingslijst met de algemene verordening gegevensbescherming en de
aanbeveling van die autoriteit opvolgt; geen persoonlijke informatie van aanvragers
doorgeeft via onbeveiligde e-mail;

35.

ervoor zorgt dat het woord "visum" wordt verwijderd bij het ongeldig maken van een
visumsticker;

36.

de externe dienstverlener opdracht geeft om iedereen toe te staan de dienstverleningskosten
vooruit te betalen; er moeten elektronische betaalmiddelen worden toegestaan die geen
fysiek bezoek aan een bankkantoor vereisen (bijvoorbeeld bankoverschrijvingen, mobiele
betalingen of onlinebetalingen per creditcard, die ook door de gastheer/garantsteller in de
EU kunnen worden verricht);

37.

het onmogelijk maakt dat een visumaanvrager door extra betaling eerder een afspraak
krijgt bij de externe dienstverlener dan aanvragers die niet voor facultatieve diensten
betalen;

38.

ervoor zorgt dat in de mededelingen in het pand van de externe dienstverlener wordt
vermeld dat de verwerkingstijd 15 kalenderdagen bedraagt, niet 15 werkdagen;

39.

ervoor zorgt dat de checklists overeenstemmen met de geharmoniseerde lijst van
bewijsstukken die van toepassing is voor Marokko;

40.

in Marokko Franstalige documenten aanvaardt en geen vertaling in het Spaans verlangt;

41.

van aanvragers slechts één foto en één aanvraagformulier verlangt;

42.

het toegangsbeheer in zijn nationale IT-systeem zodanig wijzigt dat zoekopdrachten in het
Visuminformatiesysteem (VIS) en het Schengeninformatiesysteem (SIS) die plaatselijke
medewerkers mogen uitvoeren, beperkt worden tot zoekacties die duidelijk verband
houden met een lopende visumaanvraag (d.w.z. dat onbeperkte zoekopdrachten met vrije
tekst op naam niet mogen worden toegestaan);

13589/20

aer/RTS/hh
JAI.B

8

NL

43.

ervoor zorgt dat in het IT-systeem een duidelijk onderscheid wordt gemaakt tussen de
voorgenomen inreisdatum en de voorgenomen uitreisdatum die de aanvrager voor zijn
eerste of volgende reis op het aanvraagformulier heeft vermeld, en de data van geldigheid
en de duur van het toegestane verblijf van een afgegeven visum;

44.

ervoor zorgt dat de geldigheidsduur van een visum en de duur van het toegestane verblijf
gebaseerd zijn op de behandeling van de aanvraag en worden vastgesteld overeenkomstig
de reisplannen, de visumgeschiedenis en de bonafide status van de aanvrager;

45.

ervoor zorgt dat de medewerkers goed worden opgeleid in het onderscheid tussen
nietigverklaring en intrekking van een afgegeven visum en het ongeldig maken van een
visumsticker, en dat de stempels voor nietigverklaring en intrekking beschikbaar zijn op
het consulaat;

dat Frankrijk:
46.

de externe dienstverlener opdracht geeft om striktere datahygiëne te betrachten, geen
onnodige gegevens of kopieën van documenten te verzamelen en te bewaren en aanvragers
te informeren over het gebruik van hun gegevens, zoals bepaald in de algemene
verordening gegevensbescherming;

47.

de voorbeelden van frauduleuze/vervalste documenten anonimiseert, aangezien de daarin
voorkomende persoonsgegevens geen betekenis hebben voor de identificatie van
toekomstige frauduleuze of vervalste documenten;

48.

ervoor zorgt dat aanvragers algemene informatie over de vereiste bewijsstukken krijgen
zonder eerst hun persoonsgegevens te hoeven indienen en een afspraak te hoeven maken;

49.

elektronische betaalmiddelen beschikbaar stelt die geen fysiek bezoek aan een bankkantoor
vereisen (bijvoorbeeld bankoverschrijvingen, mobiele betalingen of onlinebetalingen per
creditcard, die ook door de gastheer/garantsteller in de EU kunnen worden verricht);

13589/20

aer/RTS/hh
JAI.B

9

NL

50.

het gebruik van de terugkeercontroleprocedure heroverweegt; deze mag niet worden
beschouwd als een waarborg die het migratierisico beperkt, noch als middel om "bonafide"
aanvragers te identificeren;

51.

ervoor zorgt dat de waarschuwingslijst slechts kan worden geraadpleegd in het kader
van de behandeling van een visumaanvraag; de Franse gegevensbeschermingsautoriteit
specifiek raadpleegt met betrekking tot de verenigbaarheid van de plaatselijke
waarschuwingslijsten met de algemene verordening gegevensbescherming (tenzij
Frankrijk voornemens is deze lijsten uit te faseren met de invoering van het nieuwe
nationale IT-systeem) en de aanbevelingen van die autoriteit opvolgt;

52.

ervoor zorgt dat de medewerkers die belast zijn met het afdrukken van de visumstickers
een protocol ondertekenen bij de ontvangst van de hun toegewezen dagelijkse hoeveelheid
visumstickers, waarop ook de nummers van de visumstickers zijn aangegeven; het beheer
van de visumstickers moet elke manipulatie uitsluiten en het verlies van visumstickers
voorkomen;

53.

zich beraadt op de ontwikkeling van een geïntegreerd IT-systeem voor het traceren van
visumstickers tot aan de medewerker die met het afdrukken is belast;

54.

ervoor zorgt dat alle vereiste informatie voor elke aanvraag correct wordt ingevuld, zodat
volledige en juiste gegevens worden doorgegeven aan het Visuminformatiesysteem (VIS);

55.

onmiddellijk actie onderneemt om ervoor te zorgen dat controles in het Schengeninformatiesysteem (SIS) slechts in het kader van de behandeling van een aanvraag kunnen
worden verricht, teneinde onrechtmatig gebruik van het SIS te voorkomen;

56.

ervoor zorgt dat nietigverklaring en intrekking van visa goed worden onderscheiden van
het ongeldig maken van visumstickers, en dat deze handelingen correct worden
geregistreerd in het Visuminformatiesysteem (VIS);

dat Zwitserland:
57.

voor plaatselijke medewerkers richtsnoeren opstelt voor het voeren van gesprekken aan de
balie, teneinde nuttige informatie over de verzoeker en de geplande reis te verzamelen;

13589/20

aer/RTS/hh
JAI.B

10

NL

58.

het voornemen en de mogelijkheid van de verzoeker om terug te keren onderzoekt en het
besluit niet uitsluitend baseert op het aangegeven doel van de reis en de bewijsstukken
daarvoor;

59.

zorgt voor de volledige toepassing van de bepalingen van de Visumcode inzake de afgifte
van meervoudige visa met een lange geldigheidsduur aan aanvragers die regelmatig reizen
en hun integriteit en betrouwbaarheid hebben aangetoond;

60.

vermijdt onderscheid te maken tussen door Zwitserland en door andere lidstaten afgegeven
visa, zodat aan eerder afgegeven visa steeds een gelijke "waarde" wordt toegekend
(ongeacht welke lidstaat het visum heeft afgegeven) voor de beoordeling of een visumaanvrager bonafide is en voor het beslissen over de geldigheidsduur van het af te geven
visum;

61.

de toegang tot de onlinedatabank van aanvragen slechts mogelijk maakt vanaf het indienen
van de aanvraag door de aanvrager, bijvoorbeeld door middel van een unieke
identificatiecode;

62.

ervoor zorgt dat aanvragen grondig worden onderzocht alvorens een beslissing wordt
genomen, die niet mag worden genomen onder tijdsdruk terwijl de verzoeker wacht aan de
balie; indien Zwitserland niet wenst af te zien van zijn huidige beleid om afgifte van
formele bewijzen van garantstelling en/of particuliere logiesverstrekking pas toe te staan
nadat een aanvraag is ingediend, moet de aanvrager niettemin in de gelegenheid worden
gesteld om een garantstelling van de uitnodigende persoon in Zwitserland te verkrijgen,
ook als er geen volledige zekerheid bestaat over het resultaat van de aanvraag en de
verzoeker niet over voldoende eigen middelen van bestaan beschikt;

63.

de ambassade opdracht geeft om bewijzen van garantstelling en/of particuliere logiesverstrekking ook te vragen indien dat nodig blijkt in de loop van de behandeling van een
aanvraag, en niet slechts bij het indienen van de aanvraag aan de balie;

64.

de nationale gegevensbeschermingsautoriteit raadpleegt over de verenigbaarheid van de
plaatselijke waarschuwingslijst met de algemene verordening gegevensbescherming en de
aanbeveling van die autoriteit opvolgt; geen persoonlijke informatie van aanvragers
doorgeeft via onbeveiligde e-mail;

13589/20

aer/RTS/hh
JAI.B

11

NL

65.

het toegangsbeheer in zijn nationale IT-systeem zodanig wijzigt dat zoekopdrachten in het
Visuminformatiesysteem (VIS) die plaatselijke medewerkers mogen uitvoeren, beperkt
zijn tot zoekacties die duidelijk verband houden met een lopende visumaanvraag (d.w.z.
dat onbeperkte zoekopdrachten met vrije tekst op naam niet mogen worden toegestaan);

66.

ervoor zorgt dat het aanvraagformulier altijd wordt ondertekend in het voor
handtekening(en) bestemde veld;

67.

ervoor zorgt dat aanvragen van samen reizende aanvragers naar behoren worden
gegroepeerd in het Visuminformatiesysteem (VIS).

Gedaan te Brussel,

Voor de Raad
De voorzitter

______________

13589/20

aer/RTS/hh
JAI.B

12

NL