Ministerie van VROMI
Land Sint Maarten

Rapportage ten behoeve van de Voortgangscommissie Sint Maarten

1e kwartaal 2011

De Minister voor Volkshuisvesting Ruimtelijke Ontwikkeling Milieu en Infrastructuur (VROMI)
Datum 14 april 2011

1

Inleiding:
Sinds de totstandkoming van de eerste voortgangsrapportage hebben er diverse nieuwe ontwikkelingen
plaatsgevonden. Deze zullen naar voren komen in deze rapportage die betrekking heeft op de eerste
kwartaal van 2011. Onlangs is Dhr. F. Rademacher voorgesteld als adjunct secretaris van de
voortgangscommissie tijdens een afspraak met Dhr. R. Bandell en de waarnemend Secretaris Generaal
van het ministerie. Uit dit gesprek kwam naar voren dat de vorige rapportage naar tevredenheid was.
In de rapportage van de Voortgangscommissie van maart 2011, die betrekking heeft op de 4e kwartaal
van 2010, wordt de focus gelegd op de onderdelen personeel, management, opleiding, de
administratieve organisatie en de inrichting van de vergunningverlening en handhavingproces. De
rapportage zal voortaan zo compact mogelijk samengesteld worden, maar in ieder geval de genoemde
onderdelen bevatten die de voortgangscommissie aangegeven heeft als relevant te zijn. Voor nadere
toelichting op de voorgenomen activiteiten en plannen van het ministerie VROMI wordt verwezen naar
het Ministerieplan 2011 die als bijlage is gevoegd aan deze rapportage.
Het Ministerie VROMI zal zullen blijven werken aan de benodigde voortgang in uitvoering van de
planning voor een verdere professionalisering van het ministerie en de informatie delen betreffende de
ontwikkelingen.

Organisatie:
Over het algemeen mag gesteld worden dat het Stafbureau, de beleidsafdeling en de verschillende
diensten van het ministerie VROMI aan een groot aantal plannen en projecten werken die in een relatief
kort tijdsbestek tot realisatie moeten komen. Daarbij worden we echter wel geconfronteerd met
knelpunten die niet direct opgelost kunnen worden, zoals een personeelstekort, waardoor het tijdspad
in het gedrang komt. Het is nog niet gelukt om enkele managementposities te vervullen waardoor o.a.
bij de beleidsafdeling VROM de benodigde sturing op het primaire proces niet optimaal is.
Binnen de Beheersdienst wordt op dit moment een aanpassing aan de organisatie uitgewerkt. Dit houdt
in dat er meer onderhouds en vernieuwingsopdrachten uitbesteedt zullen gaan worden. In dit verband
wordt voorgesteld om te krimpen in het uitvoerend personeel en komen er enkele sturende functies en
contractbeheerders bij. Het overleg met de afdeling P&O om dit te realiseren is begonnen.
Knelpunt is een nog niet vastgestelde begroting, waardoor de uitvoering van de beleidsdoelen van het
ministerie vertraging oploopt.

Beleid en strategie:
De koers voor de komende periode is in ieder geval uitgezet in het Ministerieplan 2011. Op dit moment
worden de dienst- en afdelingsplannen nader uitgewerkt en is er een opzet gemaakt voor de kwartaal
voortgangsrapportage van de verschillende organisatie onderdelen. Hierin wordt een evaluatie van het
2

afgelopen kwartaal gemaakt met een nadere specificatie van de doelstellingen, indicatoren en kritische
succesfactoren.
De strategie van VROMI is in eerste instantie gericht op enerzijds de uitvoering van de beleidsdoelen, en
anderzijds op het werken aan een verdere professionalisering van het ministerie. De financiële paragraaf
in het Ministerieplan 2011 kan een beeld gevormd worden van de omvang van de projecten en
activiteiten die onder de verantwoordelijkheid van het ministerie vallen. Dit zal in deze rapportage
verder niet naar voren komen.
Onder coördinatie van de juridische adviseur wordt een voorstel uitgewerkt om raamwetgeving VROMI
te ontwikkelen waarin zoveel mogelijk verordeningen en regelgeving betreffende vergunningverlening
en handhaving onder 1 paraplu kunnen vallen. Dit betekend voor een groot deel herziening van
bestaande wetgeving.

Personeel:
Zoals benoemd leidt een medewerkerstekort tot knelpunten en vertragingen. Vast staat dat er een
dringende noodzaak is om in ieder geval de kritieke vacatures spoedig vervuld te krijgen.
Teleurstellend is dat een vanuit Nederland aangestelde milieu-inspecteur na een maand weer
vertrokken is. Ondertussen heeft het Ministerie VROMI een wervingscommissie samengesteld om de
kritieke functies binnen een acceptabel tijdspad maar liefst zo snel mogelijk vervuld te krijgen.
Doelstelling van de commissie is het uitwerken van voorstellen en acties om de resultaten van werving
en selectie op een hoger niveau te brengen. Hiervoor wordt samen met enkele diensthoofden een
actieplan uitgewerkt.
Een positieve ontwikkeling is dat het Stafbureau, dat als ondersteuning werkt voor de gehele organisatie,
het afgelopen kwartaal versterkt is door een juridisch adviseur, een PR medewerkster en een
kwaliteitsmanager. Daarnaast wordt de Inspectiedienst, nu er een akkoord is op het project versterking
inspectie, aangevuld met 3 inspecteurs, namelijk 2 domein- en bouwinspecteurs en een
veiligheidsinspecteur. De prioriteit daarna is het aanstellen van 2 milieu inspecteurs waarvan 1
financieel gedekt zal worden uit het project.
Zoals in de vorige rapportage genoemd, kampt het ministerie nog met een aantal bovenformatieve
werknemers. Voor de groep van bovenformatieve medewerkers zijn de afgelopen jaren verschillende
oplossingen gerealiseerd, er resteert echter nog een aantal van 13 personen. Het handelt hier voor een
groot deel om personen die nu niet aan het werk zouden kunnen gaan vanwege hun lichamelijke of
geestelijke gesteldheid. Om doelgericht te werken aan oplossing voor dit knelpunt heeft het ministerie
een actieplan samengesteld. Op dit moment worden als eerste stap in het plan de dossiers beoordeeld.
Hieropvolgend zal gewerkt worden aan haalbare oplossingen.

3

Training en opleiding:
Zowel bij management als medewerkers leeft de vraag om scholing en bijscholing. Er is een aanbod van
opleidingen dat vanuit P&O centraal wordt gecoördineerd. Daarnaast is er binnen verschillende
projecten reserveringen gemaakt voor het trainen van het personeel op onderwerpen gerelateerd aan
de specifieke projecten. Om een optimaal overzicht en beheersing te krijgen op de opleidingsnoodzaak
en wensen wordt er op dit moment gewerkt aan een betere coördinatie van vraag, aanbod, budget en
resultaten van opleiding en training. Er wordt op deze ontwikkeling in de komende rapportages nader
ingegaan.

Management van middelen:
Voor een opschoning en transparante beheersing van het archief is een plan van aanpak opgesteld. De
nieuwe PR medewerkster is bezig met de uitwerking hiervan. Vanaf april wordt samen met 2 stagiaires
gewerkt aan de opschoning van het archief. Daarnaast is met de komst van de PR medewerkster een
aanvang gemaakt met de verbetering van het communicatiebeleid.
Een belangrijke ontwikkeling daarnaast is nadere uitwerking van een digitaal document beheersysteem.
Er wordt samen met de consultant die het centraal documentenbeheerssysteem van het land heeft
geleverd een voorstel uitgewerkt om DECOS te implementeren binnen VROMI.
Met financiering van de Europese Commissie wordt gewerkt aan een project voor versterking van de
capaciteit binnen VROMI. In dat kader worden er nu ideeën uitgewerkt voor het opzetten van een
Geografisch Informatie Systeem bij het ministerie VROMI. Dit systeem zal dienen om een meer
gestructureerd en planmatig beheer van de infrastructuur en van de ruimtelijke planning op Sint
Maarten uit te kunnen oefenen.
Op basis van openbare aanbesteding worden er vervoermiddelen aangeschaft voor de werkzaamheden
van het ministerie, vooral van de Beheersdienst.

Primair proces:
Het werken aan verbetering van de primaire processen bij de verschillende organisatie onderdelen
vraagt o.a. om duidelijke procesbeschrijvingen waaruit verantwoordelijkheid, input en output helder
naar voren komt. In dit kader loopt er een aanvraag voor goedkeuring van USONA voor het project
verbetering vergunningverlening en handhavingproces.
Onder coördinatie van de nieuwe kwaliteitsmanager is een aanvang gemaakt met het in kaart brengen
van de primaire processen van het departement vergunningverlening. De komende kwartaal zal een
planning opgesteld worden voor het in kaart brengen van alle sturende en primaire processen binnen
het ministerie VROMI. In de procesbeschrijvingen zal eveneens de administratieve organisatie aan de
orde komen. De mogelijkheid wordt overwogen om de Stichting Overheids Accountant Bureau (SOAB) in
te schakelen om het ministerie hierin te ondersteunen.

4

Een project voor de herziening van de aanbestedingsregels voor het inkopen van diensten en werken
door de overheid wordt voorbereidt. Het is de bedoeling dat het project gedragen zal worden door de
diverse ministeries die met aanbestedingen van goederen, werken en diensten hebben te maken
(Algemene Zaken, Onderwijs en VROMI). Binnen VROMI wordt een inventarisatie gemaakt van de
knelpunten die worden ervaren bij de uitvoering van de huidige regelgeving. Met name wordt daarbij
het aanbesteden van projecten door de dienst Nieuwe Werken en de Beheersdienst onder de loep
genomen.
Het project bevindt zich nog in de oriënterende fase. Er wordt nu gekeken welke afdelingen van welke
ministeries worden betrokken. Ook vindt de noodzakelijke afstemming met USONA plaats.

Conclusie:
In de 1e kwartaal van 2011 wordt het werk van het ministerie VROMI vooral gekenmerkt door het
implementeren van ‘Performance Management’ als een stap om de kaders te scheppen voor een goede
start voor de rest van het jaar. In dat kader is het Ministerieplan afgemaakt en de dienstplannen zijn in
de afrondende fase. Op basis hiervan wordt de praktijk ingevoerd om structureel kwartaal rapportages
te maken op basis van het Ministerieplan. Tevens biedt het Ministerieplan en de dienstplannen de basis
om de HR cyclus met het personeel goed in te voeren door een objectief kader te stellen voor het
houden van planningsgesprekken en voor het beoordelen van het functioneren van het personeel.
De Stafbureau van het ministerie is grotendeel versterkt om de diensten van VROMI in hun
werkzaamheden te ondersteunen.
In de 1e kwartaal is ook veel energie gezet om een aantal USONA projecten goedgekeurd en verplicht te
krijgen om daarmee belangrijke middelen zeker te stellen voor projecten in het kader van de organisatie
versterking, maar ook om een aantal belangrijke infrastructuur en ruimtelijke planningsprojecten uit te
kunnen voeren. Immers door Nederland was de termijn van 31 maart vastgesteld als uiterste datum om
verplichtingen aan te gaan voor de betreffende projecten.
Het voorgaande biedt de mogelijkheid om veel van de doelstellingen van het Ministerie, zoals genoemd
in het Ministerieplan daadwerkelijk te kunnen halen. Hiermee zijn de doelstellingen vastgesteld, is de
strategie bepaald en zijn belangrijke middelen voor uitvoering veilig gesteld. De eventuele goedkeuring
van de landsbegroting biedt vanaf de 2e kwartaal de mogelijkheid om meer gericht met de uitvoering
aan de slag te gaan. De rest van het jaar 2011 zal zich moeten kenmerken door het daadwerkelijk
uitvoeren van de plannen. Hierover wordt in de rapportages voor de rest van het jaar over
gerapporteerd.

5

Resultaten/ actielijst:
Actie.nr

Omschrijving
1.

Planning

Algemeen

1

Beleid en strategie
Invoering Performance management

2

Medewerkers
Personeelsversterking algemeen

3

Oplossing bovenformatief personeel

6

Management van middelen
Verbetering automatisering
Verbetering Document management –
inventarisatie documentenstroom en
wensen VROMI
Verbetering media communicatie

7

Verbetering archief

8

Primaire processen
Beschrijving en verbetering AO

4
5

Status

9

Opstellen van een aanbestedingsprocedure
voor goederen, werken en diensten.

10

Verbeteren van vergunningverlening en
handhavingproces

11

Opstellen van procedure en administratie
voor diverse typen vergunningen

12

Verbetering van de inspectieprocedure

Afdelingsplannen,
planningsgesprekken en
voortgangsrapportages
worden uitgewerkt.

Doorlopend

Er is een wervings
commissie samen gesteld
voor het bespoedigen van
werving en selectie van
de kritieke functies.
Er is een plan van aanpak
opgesteld dat nu
uitgewerkt wordt.

Vanaf 2e kwartaal 2011

Gaande
Gaande

Eerst worden dossiers
beoordeeld.

2011
e
Vanaf2 kwartaal 2011

Er is een aanvang
gemaakt door de nieuwe
PR medewerkster
De planning is uitgewerkt.
Begin april komen enkele
stagiaires ondersteuning
bieden.

Voorlopig geheel 2011

Wordt nader uitgewerkt in
de procesbeschrijvingen
Wordt in eerste instantie
samen met BAK en
andere min. Nader
uitgewerkt.
Het projectvoorstel ligt
voor goedkeuring bij
USONA
Er is een aanvang
gemaakt met het in kaart
brengen van processen.
Zie 10

Vanaf 2 kwartaal 2011

e

2 kwartaal 2011

e

Eind 2011

e

Start project 2 kwartaal
2011
Vanaf 2e kwartaal 2011
e

Vanaf 2 kwartaal 2011

6