Commissie van
Aanbestedingsexperts
4e Periodieke rapportage Commissie van Aanbestedingsexperts

4e Periodieke rapportage Commissie van Aanbestedingsexperts
Periode: 1 maart 2016 tot 1 maart 2017
Datum: 31 mei 2017
2

1. Inleiding

gunningscriteria en beoordelingssystematiek (c) tevens met enige
regelmaat geklaagd dat deze onvoldoende transparant zijn.

De Commissie van Aanbestedingsexperts (‘CvAE’) ontleent haar
bestaansrecht aan artikel 4.27 van de Aanbestedingswet 2012 en
het Instellingsbesluit van de Minister van Economische Zaken
van 7 maart 2013, Stcrt 2013, nr. 6182 en het Besluit houdende
herbenoeming leden van de Commissie van Aanbestedingsexperts
van de Minister van Economische Zaken van 29 december 2015,
Stcrt 2015, nr. 46198. De CvAE bestaat uit een voorzitter (mr.
J.G.J. Janssen) en een vice-voorzitter (prof.mr. C.E.C. Jansen). Met
ingang van 1 april 2015 is de CvAE uitgebreid met een derde lid
(mr. drs. T.H. Chen). Aan de CvAE zijn 81 experts verbonden die,
op verzoek van de CvAE, haar assisteren bij de klachtafhandeling.
De CvAE wordt ondersteund door een juridisch-administratief en
juridisch-inhoudelijk secretariaat.

Uitgebrachte adviezen
De CvAE heeft allereerst advies uitgebracht in 36 van de 57 klachten
die in het verslagjaar zijn ingediend. Van de overige 18 ingediende
klachten zijn er 15 niet in behandeling genomen en 3 ingetrokken.
De CvAE heeft gedurende het verslagjaar daarnaast ook advies
uitgebracht in 36 klachten die op 1 maart 2016 nog openstonden
en die in voorgaande jaren zijn ingediend. Daarmee heeft de CvAE
in het verslagjaar in totaal 72 adviezen uitgebracht. Dat is meer
dan in de voorgaande jaren met 26, 40 respectievelijk 61 adviezen.
In totaal heeft de CvAE in de eerste vier jaren 199 adviezen
uitgebracht.

Geen achterstanden meer
Deze (vierde) jaarrapportage heeft betrekking op de periode
1 maart 2016 tot 1 maart 2017. De rapportage zal ook deze keer
gepubliceerd worden op de website van de CvAE:
https://www.commissievanaanbestedingsexperts.nl. De CvAE zendt
kopie van de rapportage ter kennisname aan de Minister van
Economische Zaken.

Per 1 maart 2017 zijn alle achterstanden die in het vorige verslagjaar zijn ontstaan weggewerkt. Op die datum waren nog slechts
3 recent ingediende klachten in behandeling.

Gepubliceerde adviezen
In het verslagjaar zijn in totaal 78 uitgebrachte adviezen tevens
gepubliceerd op de website van de CvAE. Daarmee is het aantal
gepubliceerde adviezen bijna verdubbeld en komt het aantal
gepubliceerde adviezen op een totaal van 163 uit.

2. Doel en taken
Het primaire doel van de CvAE is door een snelle, zorgvuldige en
laagdrempelige behandeling van klachten bij te dragen aan de
oplossing van aanbestedingsklachten. De CvAE doet dat door niet
bindende adviezen te geven naar aanleiding van klachten en door
tussen partijen te bemiddelen. De CvAE tracht daarmee tevens de
professionaliteit van de aanbestedingspraktijk verder te verbeteren en een leereffect teweeg te brengen bij ondernemingen,
aanbestedende diensten en speciale-sectorbedrijven.

Verbetering doorlooptijden
De doorlooptijden van klachten met een kritieke termijn zijn met
45 dagen nagenoeg gelijk gebleven. Verder is het gelukt de doorlooptijden van de klachten zonder kritieke termijn van 105 dagen
te verkorten naar 75 dagen.

Opschorting aanbestedingsprocedures
In 35% van de klachtprocedures heeft de aanbestedende dienst
op verzoek van de CvAE de kritieke termijnen in de aanbestedingsprocedures verlengd. Dat is meer dan in het voorgaande jaar
(met 25%), maar minder dan in de eerste twee jaren (met 50%,
respectievelijk 60%).

3. Ontwikkelingen
Minder ingediende klachten
In het verslagjaar 1 maart 2016 - 1 maart 2017 heeft de CvAE
57 klachten ontvangen. Dat zijn er minder dan in de voorgaande
jaren met 70, 102 respectievelijk 117 ingediende klachten. Het percentage klachten dat niet in behandeling is genomen is nagenoeg
gelijk gebleven. In totaal zijn in de eerste vier jaren 346 klachten
bij de CvAE ingediend.

Hoog percentage gegronde klachten
In 65% van de 72 uitgebrachte adviezen is de klacht geheel of
gedeeltelijk gegrond verklaard.

4. Statistieken

Onderwerp klachten
Marktpartijen klagen het meest over a) de opdrachteisen en technische specificaties; b) de geschiktheidseisen en selectiecriteria en
c) de gunningscriteria en beoordelingssystematiek.

Tussen 1 maart 2016 en 1 maart 2017 zijn 57 klachten door de CvAE
ontvangen. Gemiddeld bestaan de behandelde klachten uit
2 deelklachten. Alle klachten zijn ingediend door bedrijven die
mee willen dingen naar overheidsopdrachten. Klagers zijn dus
(potentiële) gegadigden en (potentiële) inschrijvers. Er zijn ook
dit verslagjaar geen klachten door aanbestedende diensten
ingediend. Van de 57 klachten zijn 45 klachten ingediend door
Midden- en Klein Bedrijven, 8 door Grootbedrijven en werden
4 klachten ingediend door een branche-organisatie namens
Midden- en Klein Bedrijven. Klachten zijn ingediend tegen onder

Wat betreft de opdrachteisen en technische specificaties (a) en
de geschiktheidseisen en selectiecriteria (b) wordt voornamelijk
geklaagd dat deze disproportioneel zijn of in strijd met het beginsel van gelijke behandeling en non-discriminatie. Naast klachten
over inbreuken op de beginselen van proportionaliteit, gelijke
behandeling en non-discriminatie wordt in het kader van de
3

andere de rijksoverheid, waterschappen, gemeenten, provincies,
ziekenhuizen, schoolbesturen, veiligheidsregio’s en speciale
sector-bedrijven.

Klachten gaan zowel over overheidsopdrachten als raamovereenkomsten die zowel betrekking hebben op leveringen, diensten als
werken.

A. INGEDIENDE KLACHTEN*
tussen
03’16 - 03’17

tussen
03’15 - 03’16

tussen
03’14 - 03’15

tussen
04’13 - 03’14

Aantal ingediende klachten

57

117

102

72

Totaal aantal ingediende deelklachten

80

212

13

29

39

25

Aantal deelklachten onderscheiden door CvAE bij klachtbehandeling

71 (bij de 36
uitgebrachte
adviezen)

Aantal klachten van voorgaande jaren dat op 1/3/16 nog in behandeling was

361

Aantal klachten dat op 1 maart 2017 nog in behandeling was

3

Aantal niet in behandeling genomen klachten

15

Aantal in behandeling genomen klachten

42

88

63

47

Klachten waarover advies is uitgebracht

723

614

405

24

Klachten waarin bemiddeld is

-

-

-

46

Klachten ingetrokken

3

10

15

10

als gevolg van instellen Kort Geding

1

4

3

4

als gevolg van actie door AD

1

1

11

5

door klager

1

5

1

na bemiddeling

1

Alsnog niet ontvankelijk

2

*

NB Er zijn enkele kleine correcties aangebracht ten opzichte van de cijfers in eerdere jaarrapportages. Dit vindt zijn oorzaak in onvolkomenheden in het in eerdere
jaren gebruikte systeem van handmatige tellingen.

1

8 klachten ingediend in de periode 03’14 – 03’15 en 28 klachten ingediend in de periode 03’15 – 03’16.

2

3 klachten ingediend in de periode 04’13 - 03’14 en 18 klachten ingediend in de periode 03’14 – 03’15.

3

Waarvan 8 adviezen over klachten ingediend in de periode 03’14 – 03’15, 28 adviezen over klachten ingediend in de periode 03’15 – 03’16 en 36 adviezen over
klachten ingediend tussen 2016-2017.

4

Waarvan 3 adviezen over klachten ingediend in de periode 04’13 – 03’14 en 10 in de periode 03’14 – 03’15.

5

Waarvan 10 adviezen over klachten ingediend in de periode 04’13 – 03’14.

6

Waarbij 3x ook nog advies is uitgebracht en 1x de klacht is ingetrokken na bemiddeling.

4

A.1 Klachten uitgesplitst naar aanbestedingsprocedure*
Aantal (57)

*

Europese openbare procedure

38

Nationale openbare procedure

3

Europese niet-openbare procedure

4

Nationale niet-openbare aanbestedingsprocedure

2

Europese onderhandelingsprocedure met aankondiging

1

Nationale onderhandelingsprocedure met aankondiging

-

Europese onderhandelingsprocedure zonder aankondiging

-

Nationale onderhandelingsprocedure zonder aankondiging

-

Europese procedure van concurrentiegerichte dialoog

-

Nationale procedure van concurrentiegerichte dialoog

-

Europese procedure van een prijsvraag

-

Nationale procedure van een prijsvraag

-

Europese procedure voor een concessieovereenkomst voor openbare werken

1

Nationale procedure voor een concessieovereenkomst voor openbare werken

-

Europese procedure voor het plaatsen van een opdracht binnen een dynamisch aankoopsysteem

-

Nationale procedure voor het plaatsen van een opdracht binnen een dynamisch aankoopsysteem

-

Nadere procedure voor het gunnen van een overheidsopdracht via een raamovereenkomst die is gesloten met een enkele ondernemer

-

Nadere procedure voor het gunnen van een overheidsopdracht via een raamovereenkomst die is gesloten met meerdere ondernemers

1

Procedure om toegelaten te worden tot een erkenningsregeling

-

Procedure onbekend, opdracht gepubliceerd op een marktplaats

-

Meervoudig onderhandse procedure

5

Enkelvoudig onderhandse procedure (gunning uit de hand)

2

Een bestaande overeenkomst is verlengd

-

Alle tussen 1 maart 2016 en 1 maart 2017 ingediende klachten.

5

A.2 Fase van de aanbestedingsprocedure waarin wordt geklaagd*
Aantal (57)
Europese openbare procedure (36)
de aankondiging van de opdracht is nog niet gepubliceerd

1

de inschrijvingstermijn loopt nog

12

de beoordeling van de inschrijvingen loopt nog

5

de standstill termijn loopt nog

13

de standstill termijn is verstreken maar er is nog geen bindende overeenkomst gesloten

2

er is een bindende overeenkomst gesloten

2

de aanbestedende dienst is, na mededeling van de gunning, overgegaan tot intrekking

1

Nationale openbare procedure (2)
de kwalitatieve beoordeling van de inschrijvingen loopt nog

1

er is een bindende overeenkomst gesloten

1

Europese niet-openbare procedure (4)
de termijn voor aanmelding als gegadigde loopt nog

2

de inschrijvingstermijn loopt nog

1

de standstill termijn loopt nog

1

Nationale niet-openbare procedure (2)
de uitslag van de kwalitatieve beoordeling (en de eventuele nadere selectie) is aan de gegadigden meegedeeld

1

de standstill termijn loopt nog

1

Europese onderhandelingsprocedure met aankondiging (1)
de inschrijvingstermijn loopt nog

1

Europese procedure voor een concessieovereenkomst voor openbare werken (1)
er is een bindende overeenkomst gesloten

1

Nadere procedure voor het gunnen van een overheidsopdracht via een raamovereenkomst die is gesloten met meerdere
ondernemers (1)
de uitslag van de kwalitatieve beoordeling (en de eventuele nadere selectie) is aan de gegadigden meegedeeld

1

Meervoudig onderhandse procedure (5)
de inschrijvingstermijn loopt nog

2

er is een bindende overeenkomst gesloten

3

Bestuursrechtelijke aanbestedingsprocedure (2)
de inschrijvingstermijn loopt nog

2

Anders
er is geen aanbestedingsprocedure gehouden
*

3

Alle tussen 1 maart 2016 en 1 maart 2017 ingediende klachten.

6

A.3 Klachten waarin aanbestedende dienst desgevraagd bereid was om kritieke termijn(en) te verlengen*
Aantal
Aantal klachten waarbij door de CvAE verzocht is om termijnverlenging

37

Verzoek ingewilligd

13

Verzoek afgewezen

23

Inwilligen van het verzoek is niet meer mogelijk (omdat de klacht is ingetrokken)

1

Aantal klachten waarbij om uiteenlopende redenen niet is verzocht om termijnverlenging7
*

5

Alleen de tussen 1 maart 2016 en 1 maart 2017 in behandeling genomen 42 klachten.

A.4 Gemiddelde doorlooptijden van de klachtbehandeling*
Verloop van de procedure

Niet in behandeling genomen waarbij geen nadere info benodigd was

Aantal

Gemiddelde
doorlooptijd
in kalenderdagen

10

4

Niet in behandeling genomen waarbij klager eerst nadere info diende te leveren

5

8,4

In behandeling genomen (deel-)klachten met (kritieke) termijn

30

44,48

In behandeling genomen (deel-)klachten zonder (kritieke) termijn

6

75,2

*

- Alleen de klachten waarin tussen 1 maart 2016 en 1 maart 2017 advies is uitgebracht en klachten die niet in behandeling zijn genomen. Het betreft dus niet de
drie klachten die op 1 maart 2017 nog in behandeling waren en de drie ingetrokken klachten.
- De behandeltermijn wordt berekend vanaf de datum van binnenkomst van de klacht tot aan de datum van verzending van het advies respectievelijk de datum
van de beslissing tot het niet in behandeling nemen van de klacht. Het aantal dagen dat een klacht eventueel “on hold” heeft gestaan, is niet meegeteld bij de
behandeltermijn. Daarnaast is het in het algemeen zo dat een aanbestedende dienst een week de gelegenheid krijgt om te reageren op de klacht (twee weken
indien er geen sprake is van een klacht met (kritieke) termijn).

7

Bijvoorbeeld omdat de standstill termijn inmiddels is verlopen, omdat het contract inmiddels is gesloten of omdat er geen sprake is van een termijn die kan
verlopen.

8

- Bij 20 van de 30 klachten waarbij een kritieke termijn speelde, was de behandeltermijn tussen de 20 en 39 dagen.
- Bij 7 van de 8 klachten waarvan de behandeltermijn meer dan 50 dagen bedroeg, was een expert betrokken (zie daarover meer hieronder sub 6.3).

7

B.1 UITGEBRACHTE ADVIEZEN (klacht ingediend tussen 1/3/2016 en 1/3/2017)
2016-2017
Aantal uitgebrachte adviezen

36

klacht gegrond

8

klacht gedeeltelijk gegrond

11

klacht ongegrond

17

Totaal aantal daarin begrepen deelklachten9

71

deelklacht gegrond

22

deelklacht gedeeltelijk gegrond

2

deelklacht ongegrond10

41

deelklacht niet in behandeling genomen

6

B.2 UITGEBRACHTE ADVIEZEN (klacht ingediend tussen 1/3/2014-1/3/2016)
2014-2015

2015-2016

Aantal uitgebrachte adviezen

8

28

klacht gegrond

-

9

klacht gedeeltelijk gegrond

6

13

klacht ongegrond

2

6

Totaal aantal daarin begrepen deelklachten
deelklacht gegrond

35

65

11

24

deelklacht gedeeltelijk gegrond

1

5

deelklacht ongegrond11

23

30

deelklacht niet in behandeling genomen

-

6

5. Ingeschakelde experts*
Jaar waarin
de expert is
ingeschakeld

03’16 - 03’17

03’15 - 03’16

03’14 - 03’15

04’13 - 03’14

Aantal klachten waarbij (een) expert(s) is/zijn ingeschakeld

18

11

26

7

Totaal aantal ingeschakelde Experts

20

14

26

8

Commissie Experts

2

11

21

6

Branche Experts

18

3

5

2

*

Het komt voor dat voor één klacht meerdere experts zijn ingeschakeld.

9

Dit is het aantal klachten dat de CvAE heeft onderscheiden bij de behandeling van de klacht. Zie ook Tabel A. Ingediende klachten.

10

Het komt overigens met enige regelmaat voor dat een deelklacht weliswaar ongegrond wordt verklaard, bijvoorbeeld omdat de klager te laat heeft geklaagd,
maar de CvAE in een overweging ten overvloede desalniettemin een oordeel uitspreekt over de (inhoudelijke) gegrondheid van de klacht.

11

Het komt overigens met enige regelmaat voor dat een deelklacht weliswaar ongegrond wordt verklaard, bijvoorbeeld omdat de klager te laat heeft geklaagd,
maar de CvAE in een overweging ten overvloede desalniettemin een oordeel uitspreekt over de (inhoudelijke) gegrondheid van de klacht.

8

6. Gepubliceerde adviezen

van de aanbestedende diensten stijgt, is niet uitgesloten dat de
klachtenloketten een deel van de klachten ‘afvangt’. Dat zou op
zich een gunstige ontwikkeling zijn. De CvAE heeft bij haar
klachtbehandeling immers steeds als uitgangspunt gehanteerd
dat partijen zelf moeten proberen een klacht op te lossen; eerst
als dat niet mogelijk is gebleken, heeft een klager toegang tot
de CvAE.
• Door een steeds groter wordende stroom van gepubliceerde
adviezen en het – waar mogelijk – terugverwijzen door de CvAE
naar haar eerdere adviezen met een gelijk oordeel of strekking,
wordt een zekere bestendige lijn van oordelen van de CvAE op
onderdelen van het aanbestedingsproces kenbaar. Denkbaar is
dat klagers met een klacht die vergelijkbaar is met een klacht
waarover de CvAE zich eerder heeft uitgesproken, vóóraf hun
kansen in een klachtprocedure beter kunnen wegen en
daardoor in een aantal gevallen afzien van het indienen van een
klacht of juist de beslissing nemen een kort geding procedure bij
de Voorzieningenrechter aanhangig te maken en daarbij de in
casu relevante eerdere adviezen van de CvAE in het geding te
brengen.
• Ook is denkbaar dat aanbestedende diensten lering trekken uit
gepubliceerde adviezen, wat uiteraard een zeer gunstige
ontwikkeling zou zijn.
• In verschillende branches vervult de brancheorganisatie in
toenemende mate de rol van adviseur bij aanbestedingsvragen.
Die advisering strekt zich niet alleen uit tot voorlichting aan de
leden maar ook tot het opnemen van contact met de aanbestedende dienst met het verzoek aan (een) klacht(-en) tegemoet te
komen door in te grijpen in de lopende procedure. Ook dat is
een gunstige ontwikkeling.
• Denkbaar is voorts dat in een periode van een zich herstellende
economie en het zich geleidelijk weer vullen van de opdrachtportefeuilles bij aannemers, dienstverleners en leveranciers, de
focus van marktpartijen meer is gericht op het verwerven van
nieuwe, lucratieve opdrachten dan op het klagen over een niet
reglementair verlopen aanbestedingsprocedure. Echter, nu het
economische herstel nog betrekkelijk jong is, kan hierover (nog)
geen uitspraak worden gedaan.
• Uit de tabel A.4 hierboven blijkt dat in de behandeling van 37
klachten aan het verzoek van de CvAE aan de aanbestedende
dienst om kritieke termijnen te verlengen in slechts 13 van de
gevallen tegemoet is gekomen. Wat daarvan zij, dit beeld draagt
bij aan de (negatieve) perceptie bij klagers dat de aanbestedende dienst ‘toch niet bereid is de uitkomst van de klachtprocedure bij de CvAE af te wachten’. Dat doet afbreuk aan de
(perceptie m.b.t.) de toegankelijkheid en effectiviteit van de
klachtbehandelingsprocedure. Meer daarover hierna sub 7.5.
• Onduidelijk zijn verder de gevolgen op de klachtindiening bij de
CvAE van een juridische ontwikkelingen in het afgelopen
verslagjaar: de invoering per 1 juli 2016 van de gewijzigde
Aanbestedingswet 2012.
• Tenslotte speelt nog steeds de relatieve onbekendheid van de
CvAE bij het MKB een rol. Meer daarover hierna sub 7.6.

Van de adviezen die zijn uitgebracht naar aanleiding van klachten
ingediend vóór 1 maart 2017 zijn in totaal 163 adviezen gepubliceerd op de website. Hiervan zijn 11 adviezen gepubliceerd tussen
1 april 2013 en 1 maart 2014, 35 adviezen tussen 1 maart 2014 en
1 maart 2015, 39 adviezen tussen 1 maart 2015 en 1 maart 2016 en
78 adviezen tussen 1 maart 2016 en 1 maart 2017. In één jaar is
het aantal op de website gepubliceerde adviezen gestegen van
85 naar 163, dus bijna een verdubbeling.
In uitzonderlijke gevallen is afgezien van publicatie. Twee adviezen
uitgebracht naar aanleiding van klachten ingediend tussen 1 maart
2014 en 1 maart 2015 zijn niet gepubliceerd. Ook zijn 6 adviezen
naar aanleiding van klachten ingediend tussen 1 maart 2015 en
1 maart 2016 niet gepubliceerd. Het komt bijvoorbeeld voor dat
verschillende klagers eenzelfde klacht hebben ingediend naar aanleiding van dezelfde aanbestedingsprocedure en dat de adviezen
nagenoeg identiek zijn. In die gevallen is slechts 1 advies gepubliceerd. Ook is in het verleden weleens afgezien van publicatie
omdat het advies naar het oordeel van de voorzitter van de CvAE
onvoldoende impuls tot professionalisering en/of onvoldoende
leereffecten voor aanbestedende diensten, speciale sectorbedrijven of ondernemingen teweeg zou brengen (ex artikel 12 lid 4
Reglement).

7. Stand van zaken in aandachtsgebieden
7.1 Aantal ingediende klachten
In haar jaarrapportage van vorig jaar heeft de CvAE – mede naar
aanleiding van de door KWINK uitgevoerde evaluatie van 2015 –
een aantal aanbevelingen opgenomen die navolging verdienen.
Daarbij is – onder andere – ingegaan op de doorlooptijd van de
adviezen, de bijdrage van de CvAE aan het leereffect en de professionalisering van de aanbestedingspraktijk, het vergroten van haar
capaciteit, de mate van bekendheid van de CvAE bij het MKB, de
wijziging van de Aanbestedingswet 2012 en de toegankelijkheid
van de adviezen. Deze onderwerpen komen hierna aan bod.
Uit de tabel hiervoor onder A valt af te leiden dat het aantal
klachten dat is ingediend tussen 1 maart 2016 en 1 maart 2017 een
daling vertoont ten opzichte van het aantal klachten ingediend
tussen 1 maart 2015 en 1 maart 2016 (een daling van 117 naar 57
klachten). Naar de oorzaken daarvan kan momenteel slechts
worden gegist. Enkele overwegingen daarbij zijn de volgende:
• Waarneembaar is de tendens dat aanbestedende diensten een
klachtenloket instellen dat zich in eerste instantie uitspreekt
over klachten die door deelnemers aan de aanbestedings­
procedure worden ingediend. De in jurisprudentie van de
Voorzieningenrechter en adviezen van de CvAE te lezen oproep
aan klagende partijen proactief te zijn, leidt ertoe dat klagers
(vaker dan voorheen) tijdig bij de aanbestedende dienst hun
klachten kenbaar maken.
• Gezien het (voor de CvAE in een aantal gevallen kenbare) feit dat
de kwaliteit van de klachtbehandeling door de klachtenloketten
9

Het feit van het afgenomen aantal klachten in het verslagjaar
doet naar de mening van de CvAE er echter niet aan af dat uit het
aantal ingediende klachten en de daarbij aan de orde gestelde
inhoudelijke kwesties valt af te leiden dat marktpartijen het
nuttig blijven vinden om laagdrempelig bij een onafhankelijk
orgaan een oordeel te kunnen verkrijgen over (in toenemende
mate ingewikkelde) aanbestedingsvragen zoals op het terrein
van de toepassing van vaak complexe gunningsmethodieken en
bij proportionaliteitsvragen, bijvoorbeeld op het terrein van al
dan niet onevenwichtige contractclausules. Dat de CvAE 65% van
de klachten geheel of gedeeltelijk gegrond verklaart, betekent
bovendien dat er nog steeds het nodige te verbeteren valt in de
aanbestedingspraktijk.

De CvAE is zeer tevreden over de inbreng van de experts bij de
klachtbehandeling. Niet alleen werkt de hierboven beschreven
aanpak goed, ook komt het voor dat een aantal experts deelneemt aan brainstormsessies of aan het wekelijkse inhoudelijke,
interne raadkameroverleg van de CvAE. Hoewel getracht is het
proces van inschakeling van een branche-expert zo efficiënt
mogelijk in te richten, is, zoals hiervoor onder de tabel van A.5
aangegeven, het vooralsnog helaas niet mogelijk gebleken via de
inschakeling van experts zonder de duur van de behandeltermijn
van de klacht te laten toenemen tot boven de gemiddelde duur.
De reden hiervoor ligt met name in de (extra) tijd die gemoeid is
met het vinden van de juiste expert, het nagaan of er sprake is/kan
zijn van conflicterende belangen; het plannen van overleggen, het
geven van instructies en in de tijd waarbinnen een expert de hem/
haar gestelde vragen kan beantwoorden of een concept advies
kan beoordelen. Het betreft bovendien vaak meer gecompliceerde
zaken die meer tijd vergen. Dit neemt overigens niet weg dat de
CvAE zeer te spreken is over deze wijze van werken en de toegevoegde waarde die experts leveren aan de kwaliteit en diepgang
van de advisering. Anders dan bij een procedure voor de voorzieningenrechter in kort geding, kan de expert bijdragen aan de
inhoudelijke oordeelsvorming of en zo ja in hoeverre de aanbestedende dienst een verwijt kan worden gemaakt met betrekking tot
de lopende aanbestedingsprocedure.

7.2 Bemiddeling
Ook in het afgelopen verslagjaar heeft de CvAE slechts bij
uitzondering de mogelijkheid voor een zinvolle bemiddeling
geconstateerd. Zoals eerder gemeld: het aanbestedingsrecht kent
strikte bepalingen waar het gaat om bilateraal contact tussen de
aanbestedende dienst en één van de inschrijvers. De uitkomst
van een mediationtraject is dan ook niet bindend voor andere
inschrijvers. Voorts is gebleken dat bemiddeling in de meeste
gevallen leidt tot een verzwaring van de taakuitoefening van de
CvAE: klager en/of beklaagde stellen er meestal (toch) prijs op dat
de CvAE een schriftelijk advies uitbrengt, ook in gevallen waarin
de bemiddeling geslaagd kan worden genoemd. Bemiddeling is
een nuttig instrument gebleken in gevallen waarin emoties een
rol spelen – bijvoorbeeld als de klager het gevoel heeft dat hem
(groot) onrecht wordt aangedaan.

7.4 Concreet handelingsperspectief
In lijn met de beide secundaire doelstellingen van de CvAE (de
professionaliteit van de aanbestedingspraktijk verbeteren en
leereffecten teweeg brengen) en de in het Kwink rapport opgenomen aanbeveling, waar mogelijk en nuttig, een ‘concreet handelingsperspectief’ te bieden, heeft de CvAE in 10 van de 36 adviezen
betreffende klachten ingediend tussen 1 maart 2016 en 1 maart
2017 een zogenaamde ‘aanbeveling’ gedaan. Die aanbevelingen
richten zich op het aangeven van een denkrichting ten aanzien van
het op een andere wijze structureren van (onderdelen van) het
aanbestedingsproces, waardoor, in de toekomst, klachten kunnen worden vermeden en voorts op de implementatie van ‘best
practices’. Van de tussen 1 maart 2015 en 1 maart 2016 ingediende
117 klachten heeft de CvAE bij 12 van de in totaal 61 uitgebrachte
adviezen een dergelijke aanbeveling gedaan.

De CvAE heeft het afgelopen jaar één maal een informatiebijeenkomst gehad met partijen waarbij het met name ging om het
helder krijgen van vragen die bij de CvAE waren gerezen bij de
behandeling van de klacht. Daarnaast heeft de CvAE één maal een
voorstel tot bemiddeling gedaan dat door partijen is afgewezen
met de mededeling dat zij de voorkeur gaven aan een (schriftelijk)
advies.

7.3 Experts
Zoals in het vorige jaarverslag aangekondigd heeft de CvAE bij de
klachtbehandeling in toenemende mate gebruik gemaakt van de
inzet van met name (niet-juridische) branche-experts met kennis
en ervaring op specifieke deelgebieden (zoals: inkoop, bouw, ICT,
schoonmaak, verzekering e.d.).
Zoals eerder gemeld: de nieuwe aanpak kent twee vormen:
(i)	De CvAE stelt aan de branche-experts concrete vragen met
het verzoek die te beantwoorden in een memo, waarna de
inbreng van de expert door de CvAE wordt vertaald in haar
concept advies (dat in de regel vóór uitbrengen nog aan de
expert wordt voorgelegd) of
(ii)	Aan de branche-experts worden conceptadviezen, opgesteld
door de CvAE, voorgelegd met de vraag of zij zich daarin kunnen vinden.
Beide werkwijzen leveren bemoedigende resultaten op (zie het
overzicht sub 4 hierboven).

7.5 Doorlooptijden
Het goede bericht is dat per 1 maart 2017 alle achterstanden zijn
weggewerkt en op die datum nog slechts 3 (recente) klachten
in behandeling waren. De CvAE heeft opnieuw meer adviezen
uitgebracht dan in voorgaande jaren. Dat is het directe resultaat
van een efficiëntere wijze van werken van de Commissieleden en
de succesvolle herinrichting van het secretariaat en de professionele wijze waarop de beide functionarissen invulling geven
aan hun functieprofielen. Bovendien is de tijdsbesteding van de
Commissieleden aan het werk voor de CvAE als gevolg daarvan
weer tot normale proporties teruggebracht.
Hoewel de gemiddelde doorlooptijden voor de behandeling
van spoedeisende klachten (ruim 44 dagen) niet afwijkt van de
10

gemiddelde doorlooptijd van een kort gedingprocedure bij de
voorzieningenrechter (45 dagen), blijft bekorting van de doorlooptijden een punt van zorg. Zoals in 6.3 opgemerkt, blijkt dat de
inzet van experts niet vanzelfsprekend leidt tot verkorting van de
doorlooptijden maar in de meeste gevallen juist leidt tot langere
doorlooptijden. Nu de achterstanden in de klachtbehandeling tot
het verleden behoren, ziet de CvAE mogelijkheden de behandeling
van klachten verder te versnellen.

(i) de functie en werkwijze van de CvAE onder de aandacht van
MKB-ers te brengen (door publicatie van de jaarrapportage van de
CvAE; het aanwezig zijn op jaarvergaderingen en ‘jaarmarkten’ van
MKB organisaties en het daar houden van een voordracht over de
CvAE); (ii) het op de website van de MKB organisaties en de VNO/
NCW organisatie plaatsen van een link die direct doorverbindt
naar de website van de CvAE; (iii) interviews met de voorzitter/
vice-voorzitter van de CvAE op te nemen in op het MBK gerichte
publicaties. Op de website van MKB Aanbestedingsdesk is inmiddels een informatief stukje opgenomen over hetgeen de CvAE
doet en kan betekenen voor klagers en hoe de klachtprocedure in
zijn werk gaat.

De CvAE hoopt dat met het verdwijnen van de achterstanden
meer aanbestedende diensten bereid zullen zijn om op verzoek
van de CvAE de kritieke termijnen in de aanbestedingsprocedure
te verlengen. De ervaring leert dat de CvAE in de meeste gevallen
goed uit de voeten kan met een verlenging van de kritieke termijn
met 1 maand na het indienen van de reactie van de aanbestedende dienst.

Verder wordt de bekendheid van de CvAE vergroot door het feit
dat steeds meer adviezen worden gepubliceerd die gemakkelijk
doorzoekbaar zijn. Waar begin vorig jaar 85 adviezen op de website stonden, is dit aantal inmiddels bijna verdubbeld.
Door annotatie van CvAE adviezen in vakbladen en behandeling
van CvAE adviezen op aanbestedingscongressen, zijn, als het gaat
om rechtsbescherming, de door de CvAE uitgebrachte adviezen
naast de jurisprudentie van het Hof van Justitie EU en de burgerlijke rechter een vast onderwerp van bespreking geworden.

Tot slot: zoals in het Kwinkrapport werd gesignaleerd, is bij de
behandeling van aanbestedingsklachten sprake van een complexe
balans tussen snelheid, zorgvuldigheid, laagdrempeligheid en
impact. Als de zorgvuldigheid van het proces en het advies ten
koste gaat van snelheid dan kiest de CvAE voor zorgvuldigheid.
Haar adviezen zijn immers niet bindend en het gezag van haar
adviezen kan, over de tijd, alleen maar groeien doordat de inhoud
ervan goed onderbouwd is en duidelijkheid verschaft aan aanbesteders en inschrijvers.

7.8 Toegankelijkheid van adviezen
Op dit moment worden de adviezen integraal gepubliceerd (met
een korte inhoudsindicatie) op de website van de CvAE en wordt
van publicatie telkens melding gemaakt in de PIANOo alerts. Ook
op de website www.aanbestedingsnieuws.nl wordt regelmatig in
korte artikelen naar adviezen van de CvAE verwezen.

7.6 ICT
De effectiviteit en efficiëntie van de CvAE kan verder worden vergroot door verbetering van de ICT systemen. De professionalisering van de ondersteuning van het secretariaat wordt nog steeds
begrensd door het feit dat de ICT-systemen geen goede oplossing
bieden voor de gewenste, gedigitaliseerde ondersteuning van het
proces. Er moet nog steeds veel handwerk worden gedaan.

Daarnaast verschijnt in het blad Bouwrecht eenmaal per jaar een
kroniek van de gepubliceerde adviezen van de CvAE, gegroepeerd
naar onderwerp.
Recent heeft het IBR bekend gemaakt alle aanbestedingsrechtelijke uitspraken uit 2016 (met inbegrip van de adviezen van de CvAE)
treffend te hebben samengevat en gerubriceerd in een bundel met
als doel een toegankelijk naslagwerk te bieden voor de in 2016
verschenen aanbestedingsjurisprudentie en CvAE adviezen.
De adviezen zijn per onderwerp gerangschikt en de bundel is
doorzoekbaar aan de hand van verschillende registers.
Daarnaast is een toenemend aantal adviezen geannoteerd in de
vakliteratuur.

7.7 Vergroten van de bekendheid van de CvAE
Zoals in de vorige jaarrapportage werd gesignaleerd, blijkt uit het
KWINK-rapport dat de bekendheid van de CvAE bij haar primaire
doelgroep – het MKB – beperkt is. Slechts 30% van de geënquêteerde ondernemers is goed bekend met de mogelijkheid om
een klacht in te dienen bij de CvAE. 44% is met die mogelijkheid
beperkt bekend. Bij kleine MKB-ondernemingen (met minder dan
50 werknemers) zijn de bekendheidspercentages nog lager (cijfers
uit 2015).

Door deze ontwikkelingen acht de CvAE het minder zinvol om
veel van de beschikbare tijd en energie te steken in het maken van
‘eigen’ samenvattingen.

In het afgelopen verslagjaar heeft de CvAE gesproken met een
aantal vertegenwoordigers van brancheorganisaties waarbij
in een brainstormsessie is besproken wat naar de mening van
brancheorganisaties zou kunnen bijdragen aan het vergroten van
de bekendheid bij het MKB. Daarbij is ook aan de orde gesteld
de mogelijkheid dat een MKB-er wellicht wél bekend is met (het
werk van) de CvAE, maar er toch niet voor kiest om een klacht in te
dienen. Besproken is op welke wijze die belemmering kan worden
weggenomen. Goede communicatie met de MKB doelgroep is van
groot belang. Onderzocht zullen worden de mogelijkheden om:

Den Haag,
w.g.:
Mr. J.G.J. Janssen, Voorzitter
Prof.mr. C.E.C. Jansen, Vice-voorzitter
Mr.drs. T.H. Chen, Commissielid
11