Rijksauditdienst
Ministerie van Financiën

Implementatie Algemene maatregel van Bestuur Besluit
elektronische proces-verbaal
Rapport
Versie 1.0

Datum
Status

15januari 2015
Definitief

Pagina 1 van 19

Implementatie Algemene maatregel van Bestuur Besluit elektronische proces-verbeal, definitief

Colofon

Titel

Bijlagen

Inlichtingen

ADR 2015 80
Implementatie Algemene maatregel van bestuur
elektronisch proces-verbaal

-

Auditdienst Rijk
Postbus 20201
2500 EE Den Haag

Pagina 3 van 19

Implementatie Algemene maatregel van Bestuur Besluit elektronische proces-verbaal, definitief

Inhoud

1
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5

Inleiding—7
Achtergrond—7
Aanleiding—7
Probleemstefling—8
Uitvoering van het onderzoek—8
Leeswijzer—9

2

Samenvatting—lO

3
3.1
3.1.1
3.1.2
3.2
3.2.1
3.2.2
3.2.3
3.2.4
3.2.5
3.2.6

Bevindingen—13
Implementatie van het landelijke proces—13
Detail bevindingen per processtap van het landelijk proces—13
Uitkomsten deelwaarneming—15
Overige onderwerpen—16
FilterfuncUe—16
Monitoren van de voortgang—17
Gegevensdragers—17
Archivering van de originele documenten—17
Scanapparatuur—17
Ervaren knelpunten—18

4

Ondertekening—19

Pagina S van 19

1

Inleiding

1.1

Achtergrond
Bij het Openbaar Ministerie wordt het programma Digitaal Werken in het Strafproces
uitgevoerd. Onderdeel van dit programma is de landelijke implementatie van het
proces scannen, controleren en digitaal ondertekenen van processen-verbaal.

In het kader van de inwerkingtreding van de AMvBi elektronisch proces-verbaal en
de wens van het Openbaar Ministerie om papieren dossiers zoveel mogelijk uit het
proces te elimineren, is een voorziening gerealiseerd in het Geïntegreerd Proces
Systeem (GPS) om gescande processen-verbaal digitaal te ondertekenen. De
gescande processen-verbaal krijgen door deze voorziening de status van ‘kopie
conform’ en kunnen in de verdere procesgang worden gebruikt als ware het een
origineel document.
Om bovengenoemde voorziening te realiseren is vanuit het programma GPS een
proces ingericht voor het scannen, controleren en digitaal ondertekenen van
processen-verbaal.

1.2

Aanleiding
De Departementale Auditdienst van het ministerie van Veiligheid en Justitie, nu
Auditdienst Rijk klantciuster Veiligheid en Justitie (ADR), heeft in 2011 en 2012 de
inrichting van het proces voor het tot stand komen van het elektronisch procesverbaal (ePV) beoordeeld en daarnaast de uitvoering hiervan getoetst bij het
arrondissementsparket Groningen.
Het onderhavige proces is door het OM uitgewerkt in de proces- en
procedurebeschrijving ‘Digitaal ondertekenen / waarmerken van gescande
processen-verbaal’, versie 0.6 van december 2011. Door de ADR is aangegeven dat
de inrichting van het proces voldoet aan de eisen die in de AMvS zijn aangegeven,
omdat:
• Ieder gescand proces-verbaal op juistheid en volledigheid wordt gecontroleerd
door een controleur niet zijnde de scanner;
• Ieder gecontroleerd gescand document wordt voorzien van een gekwalificeerde
elektronische handtekening;
• De geplaatste gekwalificeerde elektronische handtekening voor elk
gecontroleerd gescand document op ieder gewenst moment kan worden
gevalideerd.
Bij het arrondissementsparket Groningen is vastgesteld dat de uitvoering conform
de proces —en procedurebeschrijving wordt uitgevoerd. In de nota is geadviseerd om
enige tijd na de implementatie van deze voorziening het proces op werking te
toetsen.

De landelijk uitrol van de ‘kopie conform-procedure2’ is per juli 2013 gerealiseerd en
het OM heeft de ADR, cluster VenJ, gevraagd onderzoek te doen naar de
implementatie van deze procedure bij vijf arrondissementsparketten.

1 AMvB Algemene Maatregel van Bestuur Besluit elektronisch proces-verbaal, Staatablad 2011, nummer 15.
2 Kopie conform-procedure is synoniem voor het landelijk proces ‘Digitaal ondertekenen / waarmerken van gescande
processen verbaal, versie 0.6, van december 2011,
—

Pagina 7 van 19

1.3

Probleemstelling
Het doel van het onderzoek is om inzicht te geven in de lokale inrichting en
uitvoering van het proces ‘scannen, controleren en digitaal ondertekenen van
processen-verbaal’ en de implementatie hiervan bij de vijf geselecteerde
arrondissemeritsparketten. Het uitgangspunt van het onderzoek is het landelijk
proces’Digitaal ondertekenen / waarmerken van gescande processen verbaal,
werkwijze conform AMvB elektronisch proces-verbaal’, versie 0.6, van december
2011.

Geformuleerde onderzoeksvragen waren:
1. Op welke punten wijkt de inrichting van het lokale proces van ‘scannen,
controleren en digitaal ondertekenen van processen-verbaal’ af van het
landelijke proces ‘Digitaal ondertekenen / waarmerken van gescande
processen verbaal’, versie 0.6 van december 2011?
2. Op welke wijze geven de vijf arrondissemeritsparketten uitvoering aan de
(lokale) inrichting van het proces?
De scope van het onderzoek Is primair gericht op de implementatie van het landelijk
proces ‘Digitaal ondertekenen / waarmerken van gescande processen-verbaal,
versie 0.6 van december 2011’. Daarnaast wordt de archivering van het originele
processen-verbaal door de parketten en het onderhoud aan de scanapparatuur in
het onderzoek betrokken.

1.4

Uitvoering van het onderzoek
Op hoofdlijnen bestaat het onderzoek uit drie onderdelen, namelijk:

1.

het onderzoeken of de lokale procesinrichting overeenkomst met de
landelijke procesbeschrijving;
2. het nagaan of het geïmplemeriteerde proces conform de lokale
procesinrichting verloopt;
3. het doen van een deelwaarneming van een 12-tal, willekeurig
geselecteerde, gewaarmerkte processen verbaal.
De gedelegeerd opdrachtgever heeft aangegeven welke parketten in het onderzoek
worden betrokken. Deze zijn:
1.
2.
3.
4.
5.

Arrondissementsparket Amsterdam
Arrondissementsparket Rotterdam
Arrondissementsparket Limburg (Maastricht)
Arrondissementsparket Noord-Holland (Haarlem)
Arrondissementsparket Zeeland West Brabant (Breda)
—

Dit onderzoek is uitgevoerd in opdracht van de dgRR. Namens deze treedt, de
Programmamanager mr. L.K. van Zaltbommel, op als gedelegeerd opdrachtgever.
Mevr. J.M.F. Verstappen, beleidsmedewerker van het OM, is de dagelijks
contractpersoon voor het onderzoek.

Pagina 8 van 19

1.5

Leeswijzer
Deze rapportage is het eindproduct van het uitgevoerde onderzoek. In de
rapportage wordt geen zekerheid verschaft, maar wordt verslag gedaan van de
feitelijke bevindingen uit hoofde van de overeengekomen werkzaamheden.

De rapportage is uitsluitend bestemd voor de partijen waarmee de te verrichten
werkzaamheden zijn overeengekomen, waaronder de opdrachtgever dgRR, het
Openbaar Ministerie en de Program mamanager. De opdrachtgever is
verantwoordelijk voor het delen van de bevindingen met belanghebbenden, zoals de
Rechterlijke Organisatie.
In hoofdstuk 2 bevat de samenvatting, waarna in hoofdstuk 3 de detail bevindingen
worden weergegeven.

Pagina 9 van 19

2

Samenvatting

Hieronder wordt antwoord gegeven op de geformuleerde onderzoeksvragen op basis
van de bevindingen die meer in detail zijn opgenomen in het volgende hoofdstuk
van deze rapportage.
Op welke punten wijkt de inrichting van het lokale proces van ‘scannen, controleren
en digitaal ondertekenen van processen-verbaal’ af van het landelijke proces
‘Digitaal ondertekenen / waarmerken van gescande processen verbaal’, versie 0.6
van december2011?
Het proces bij alle arrondissementsparketten3 komt op de elementen van het proces
in opzet overeen met het landelijk proces. Door alle arrondissements-parketten
wordt aangegeven dat het landelijk proces met daarbij horende GPS ‘werkinstructie
Postbehandelen OM’ wordt gehanteerd als procesbeschrijving. Daarnaast hebben de
arrondissementsparketten eigen of aanvullende werkinstructies die gebaseerd zijn
op de specifieke lokale situatie en de afspraken met de politie en rechtbank.
Wij merken op dat de ‘Werkinstructie Postbehandelen OM’ niet directief is
beschreven, waardoor de arrondissementsparketten de mogelijkheId hebben èn
deze ook nemen om hiervan af te wijken. Deze lokale werkinstructies zijn niet
au contrair met de Werkwijze van december 2011. Het is de vraag of dit
overeenkomt met de doelstelling van het landelijke proces met de bijbehorende
werkinstructie.
De locale werkinstructies en afspraken betreffen onder andere het aan de voorkant
filteren van de processen-verbaal, het routeren van binnengekomen poststukken,
het scanklaar maken van de stapels en het hanteren van specifieke codes zodat
onderscheid naar locatie en poststroom voor zaakbeoordelaars zichtbaar is.
Daarnaast is de inzet van medewerkers bij het scannen en waarmerken bij alle
arrondissementsparketten verschillend. Dit geldt eveneens voor de werkwijze om de
e
vereiste functiescheiding (wie de 1
controle heeft uitgevoerd) zichtbaar te maken.
In elk arrondissementsparket wijst de Hoofdofficier van )ustitie van het parket de
medewerkers aan die bevoegd zijn om het waarmerk van de gekwalificeerde
elektronische handtekening te plaatsen. Bij drie van de vijf
arrondissementsparketten was dit mandaat aanwezig, maar niet actueel. Deze
omissie is bij één parket inmiddels opgeheven.

Op welke wijze geven de vijf arrondissementsparketten uitvoering aan de (lokale)
inrichting van het proces?
Bij alle arrondlssementsparketten is de uitvoering van het landelijk proces met
lokale werkinstructies aangevuld. Bij meerdere arrondissementsparketten hebben
we vastgesteld dat de l en 2 controle niet wordt uitgevoerd aan de hand van het
originele document, waardoor het risico bestaat op een onvolledig digitaal proces
verbaal. Bij twee parketten worden documenten die geen onderdeel zijn van het
proces-verbaal, zoals akten van uitreiking, in de waarmerkservice meegenomen en

Met ‘aHe errondisemeetsparketten’ wordt bedoeld de parketten dle In het onderzoek zijn betrokken (Amsterdam, Rotterdam,
limburg Noord-Holland, Zeeland- West-Brabant)

Pagina 10 van 19

daardoor voorzien van een digitaal waarmerk. Het is de vraag of dit in lijn Is met de
doelstelling van het besluit.
De resultaten uit de deelwaarneming, het gegevensgerichte deel van het onderzoek,
laten eveneens zien dat cle uitvoering van het proces niet geheel conform verloopt.
De bevindingen zijn gebaseerd op een deelwaarneming van in totaal 60 processenverbaal, waarbij per arrondissementsparket 12 originele processen-verbaal zijn
geselecteerd. Doordat een willekeurige selectie aan de hand van een overzicht uit
GPS niet mogelijk was, zijn uit de aanwezige originele processen-verbaal twaalf
stuks min of meer willekeurig gekozen.
In de deelwaarneming hebben we vastgesteld dat bij twee digitale gewaarmerkte
processen-verbaal geen sprake is van kopie conform.
Daarnaast geeft de deelwaarneming aanleiding tot de volgende opmerkingen:
a. Voor 11 van 60 processen-verbaal’ hebben wij vastgesteld dat deze conform
het mandaatbesluit zijn gewaarmerkt. De afwijkingen (34) op deze norm
hebben als belangrijkste oorzaak dat het mandaatbesluit niet actueel was,
waardoor de gekwalificeerde elektronische handtekening door een niet
aangewezen medewerker is geplaatst.
b. Voor 51 van 60 processen-verbaal hebben wij vastgesteld dat de
functiescheiding conform het landelijk proces (norm: door twee
verschillende medewerkers) is uitgevoerd. In drie gevallen was sprake van
afwijking op de norm omdat geen (zichtbare) functiescheiding is toegepast.
Bij 6 posten kon functiescheiding om diverse reden niet worden vastgesteld.
c. Voor 53 processen-verbaal hebben wij vastgesteld dat sprake is van een
kopie conform digitaal proces-verbaal. Bij vijf van de totaal 60 geselecteerde
originele processen-verbaal hebben wij deze toets niet kunnen uitvoeren.
Bij twee gewaarmerkte processen-verbaal hebben wij vastgesteld dat geen
sprake is van kopie conform.
d. Van alle geselecteerde posten zijn 53 gewaarmerkte digitale processenverbaal in GPS aangetroffen, waaronder de twee digitale processen-verbaal
die niet kopie conform zijn. De reden waarom de 7 posten niet aanwezig zijn
of geen waarmerk hebben zijn divers. Een aantal hiervan zijn retour
gestuurd naar de politie voor aanvullende informatie, één is overgeboekt
naar COMPAS, van één is geen records aangetroffen en één zaak is middels
politiesepot afgedaan.

Overige bevindingen
Ieder parket voert een vorm van filtering uit op de binnen gekomen poststukken. In
de meeste gevallen is deze gericht op het sorteren van de werkstroom en bij twee
parketten vindt door beoordelaars van het parket ook een globale inhoudelijke toets
plaats.
Monitoring op het verwerken van de instroom van poststukken en scan -en
waarmerkproces op aantallen vindt niet plaats op basis van een rapportage of
overzicht. De norm die de parketten hanteren is ‘verwerking binnen één dag’ en
sturing hierop vindt overal plaats op basis van visueel inzicht in het ‘wegwerken van
stapels’. Monitoring op de kwaliteit van de verwerking vindt met uitzondering van de
parketten waar stagiaires worden ingezet, niet plaats.

Pag)na 11 van 19

Als gegevensdragers onderdeel zijn van het proces-verbaal, is het kenbaar maken
van de aanwezigheid, de verstrekking en de archivering hiervan bij alle onderzochte
parketten anders.
Hetzelfde geldt voor de archivering van de originele documenten. Dit is vooral lokaal
georganiseerd en mede afhankelijk van de situatie en afspraken met de rechtbank.
De aangetroffen variaties hiervan zijn groot, stuurt de één alle fysieke dossiers door
naar de rechtbank, de ander heeft juist het archief van de rechtbank onder zich. De
één archiveert op parketnummer of dossiernummer en de ander op batchnummer
en scandatum.
Bij alle parketten is het door DVOM geleverde scan apparatuur en software in
gebruik. Klein onderhoud zoals het schoonmaken en het kalibreren wordt veelal door
de medewerkers van het arrondissementsparket uitgevoerd. Het vervangen van de
transportwieltjes voor het document geeft een wisselend beeld. Dit wordt zowel door
de leverancier uitgevoerd, maar ook komt het voor dat de medewerkers dit
onderhoud zelf uitvoeren.
Alle arrondissementsparketten geven aan dat het onderhoud van de scanapparatuur
een belangrijke factor is voor de kwaliteit van het gescande document.

Pagina 12 van 19

3

Bevindingen

3.1

Implementatie van het landelijke proces

Het Besluit van 17 januari 2011, houdende regels met betrekking tot het
elektronisch proces-verbaal is de basis voor de GPS werkinstructie ‘Postbehandelen
OM’. Deze werkinstructie is voor alle medewerkers van het OM in ZOOM, het
landelijke intranet van het OM, te raadplegen.
De werkinstructie wordt centraal onderhouden en de versie van 19 september 2014
is het referentiekader voor het onderzoek.
Het ‘Besluit elektronisch proces-verbaal’ geeft zowel technische als ook
organisatorische aanwijzingen voor het omzetten van het originele proces-verbaal
naar een digitaal afschrift. De technische aanwijzingen van het besluit zijn als
maatregelen in GPS geïmplementeerd en maken geen deel uit van het onderzoek.
In de GPS ‘werkinstructie Postbehandelen OM’ zijn de organisatorische aanwijzingen
van het besluit in procedures vervat, tezamen met de werkstappen van het
postbehandelen voor GPS.
De medewerkers van de parketten geven aan dat de werkinstructie duidelijk is en
meer dan voldoende gedetailleerd is uitgewerkt om een goede uitvoering van de
taken te ondersteunen. Dit is een van de reden dat de parketten niet zelf het proces
hebben beschreven en werkinginstructies hebben opgesteld. De werkinstructie
Postbehandelen OM is niet directief beschreven en laat organisaties vrij in het
maken aanvullende instructies.
Alle onderzochte arrondissementsparketten volgen in principe het landelijke proces.
De afwijkingen op het landelijk proces betreffen in hoofdzaak het verwerken van de
binnenkomende post als gevolg van de lokale afspraken met de politie en rechtbank.
Wij zijn meerdere varianten voor het gebruik van stapeibladen tegengekomen dat
verband houdt met de lokale situatie van de binnenkomende post
Het archiveren van de originele processen-verbaal is geheel afhankelijk van lokale
situatie qua archiefruimte en de afspraken die met de rechtbank zijn gemaakt over
overdracht van de dossiers. Deze lokale instructies zijn niet au contrair met de
Werkwijze van december 2011.
In paragraaf 3.1.1 wordt een kwalitatief inzicht gegeven in de processtappen en de
belangrijke afwijkingen ten opzichte het Besluit of van het (landelijke) proces.

3.1.1

Detail bevindingen per processtap van het landelijk proces
In onderstaande overzicht wordt per processtap de situatie bij de vijf onderzochte
arrondissementsparketten samengevat. Belangrijke afwijkingen ten opzichte van de
samenvatting, wordt met een notie aangeven. Het nummer van de notie
correspondeert met de toelichting.
De kolom ‘Implementatie’ geeft aan in welke mate het lokale proces correspondeert
met het landelijke proces en de kolom ‘Uitvoering’ geeft aan in welke mate de
uitvoering ter plaatse correspondeert met de geldende procedures, hetzij landelijk of
lokaal.

Pagina 13 van 19

Processtap
Sorteren binnengekomen post

h

Aanmaken en afdrukken stapelbiad PV’s
Scannen PV’s

l controle digitale PV

rnjeTnentatie
Beinding
Notie
Lokale
1
variant
Lokale
2
variant
Lokale
3
variant

Conform

4

2 controle digitale PV

Conform

4

Waarmerken PV
Postbehandelen PV’s

Conform
Conform

Uitvoeri
Bevinding
Conform

Notie

Conform
Conform

Niet
conform
Niet
conform
Conform
Conform

2

Tabel 1; Bevindingen Implementatie en Uitvoering von de Processtappen AMvB ePV

Noties bij de implementatie
1. Bij alle onderzocht arrondissementsparketten wordt binnen gekomen post
gesorteerd naar de diverse zaakstromen. Deze processtap is op de lokale
situatie afgestemd. Bij twee arrondissementsparketten zijn aanvullende
werkinstructies gemaakt naast het in ZOOM beschikbare GPS ‘Werkinstructie
Postbehandelen OM’. Bij twee arrondissementsparketten wordt per stroom nog
specifieke codes gebruikt om een onderscheid te kunnen maken naar de diverse
locaties van de Rechtbank, om in het kader van JIT de zaken in voor de
zittingsvoorbereiders zichtbaar te maken of omdat er sprake is van
arrond issementsparket specifieke evenementen.
Bij twee arrondissementsparketten zijn beoordelaars betrokken die de
inhoudelijke kwaliteit van de aangeleverde processen-verbaal globaal
beoordelen voordat deze scangereed worden gemaakt.
2. Bij twee van de onderzochte arrondissementsparketten wordt het stapelbiad
gebruikt conform de ‘werkinstructie Postbehandelen OM’. Bij de andere
arrondissementsparketten wordt een zelf ontworpen stapeiblad gebruikt of
wordt de stapelbladcode (vanaf een tabeloverzicht) voor het scannen
rechtstreeks in de scanapplicatie ingevoerd.
3. Bij twee van de onderzochte arrondissementsparketten wordt geen onderscheid
gemaakt tussen documenten die geen onderdeel zijn van het proces-verbaal,
en worden meegenomen in de batch met het waarmerkservice.
4. Bij alle arrondissementsparketten is de personele inzet voor het scanklaar
maken, scannen, controleren en waarmerken op een andere wijze ingevuld. Bij
één parket zijn deze taken toegewezen aan twee vaste medewerkers die deze
roulerend vervullen, bij twee andere zijn deze taken overgelaten aan stagiaires
die gedurende een bepaalde periode de taken voor hun rekening nemen. Bij de
e
twee andere parketten is het scannen en de 1
controle de dagelijkse en enige
taak van de medewerkers, terwijl het waarmerken door meerdere collega’s kan
plaatsvinden.

Noties bij de uitvoering
1. Bij twee van de onderzochte arrondissementsparketten wordt voor de 1
e
controle van het digitaal proces-verbaal het originele document niet gebruikt.

Pagina 14 van 19

2.

3.1.2

Bij één van de onderzochte arrondissementsparketten is tijdens de observatie
e
vastgesteld dat de 2
controle zonder fysiek document is uitgevoerd.

Uitkomsten deelwaarneming
Totaal zijn per arrondissementsparket 12 posten geselecteerd. Het a-select trekken
van gewaarmerkte processen-verbaal aan de hand van een overzicht uit GPS heeft
niet plaatsgevonden. Hiervoor zijn twee redenen aan te wijzen, namelijk:
1. Een bruikbaar overzicht is in GPS niet voorhanden;
2. De originele processen-verbaal worden wekelijks gearchiveerd in een
dynamische archief of overgedragen aan de Rechtbank.
De selectie heeft plaatsgevonden uit de te archiveren voorraad originele processenverbaal die op het moment van het bezoek bij de arrondissementsparketten
aanwezig was. Eén arrondissementsparket had hiervoor de te archiveren voorraad
nog niet afgevoerd.
De deelwaarneming heeft tot volgende bevindingen geleid:
Conform

Afwijking

11
51
51

43
3
2

Iidi:i
ij
afkourina
4

%edricht
COMPAS
1

Toetspunt
Mandaat
Functiescheiding
Kopie Conform

Niet kunnen
vaststellen
6
6
7

Tabel 2: Toetspunten bij de deelwaarneming AMvB ePV

Geen gewaarmerkt PV in GPS

Anders
2

Tabel 3: Aantal niet gewaarmerkte PV

!Voties bij de deelwaarneming
Mandaat
Bij twee arrondïssementsparketten was tijdens het onderzoek geen mandaat of
nadere toewijzing op basis van een competentietabel aanwezig. Deze omissie is bij
één opgeheven door het alsnog opstellen van het mandaat dat door de Hoofdofficier
is ondertekend. Het arrondissementsparket dat in het mandaat verwijst naar een
nadere toewijzing op basis van een competentietabel, geeft aan dat deze niet op
schrift aanwezig is en dat ‘het mandaat geregeld is door de streng ingerichte
autorisaties binnen GPS’. De beoordeling van de autorisaties binnen GPS valt buiten
de scope van dit onderzoek. Bij de andere drie arrondissementsparketten is er een
mandaat ondertekend door de Hoofdofficier van Justitie aanwezig waarin
medewerkers bij naam zijn aangewezen, echter deze is, door personeelsverloop
binnen de organisatie, niet actueel.
Opmerkelijk is dat het aantal aangewezen medewerkers op het mandaat een
veelvoud is van het aantal medewerkers die dagelijks scannen en/of waarmerken.
Daarnaast worden de stagiaires op het mandaat niet op naam aangewezen maar als
stagiaire met volgnummer (stagiaire 1 en stagiaire 2).
FunctiescheidinQ
GPS dwingt de in de werkwijze voorgeschreven functiescheiding niet af, waardoor de
organisatie een procesmaatregel moet inrichten. Alle onderzochte

Pagina 15 van 19

arrondissementsparketten hebben een ‘eigen’ manier om de functiescheiding
zichtbaar te maken. De een maakt gebruik van een (persoonlijke [naam]) stempe
l,
een ander gebruikt een kattebelletje (‘post-it’) en weer een ander maakt een
aantekening op het proces-verbaal of gebruik een speciale omslag.
Er is sprake van afwijken van de norm indien niet zichtbaar is dan wel aanget
oond
kan worden dat functiescheiding tussen scannen en waarmerken heeft
plaatsgevonden. Wij hebben bij drie gewaarmerkte processen-verbaal, op basis
van
de werkmethode van het arrondissementsparket, vastgesteld dat het scanne
n en
waarmerken door dezelfde persoon is uitgevoerd.
De reden waarom bij zes processen-verbaal de functiescheiding niet kon worden
vastgesteld, lopen uiteen. Deze zijn: a) vier stuks, waarvoor geen record van
het
proces-verbaal in GPS zijn aangetroffen; b) een, waarbij de zaak is overgedragen
aan COMPAS; en c) een, waarbij het scannen en waarmerken heeft plaatsg
evonden
door het CVOM.
Korie Conform
Van zeven van de totaal 60 geselecteerde originele processen-verbaal was het
niet
mogelijk om vast te stellen dat sprake is van kopie-conform. De oorzaak hiervan
is
tweeledig, namelijk het processen-verbaal is niet in GPS aanwezig, of is wel
aanwezig in GPS maar zonder waarmerk.
De twee processen-verbaal waarbij geen sprake is van 1 op 1 kopie van het
origineel, komt bij een proces-verbaal door het ontbreken van een bladzij
de in het
digitale proces-verbaal en in het andere geval door de aanwezigheid van een
bladzijde in het digitale proces-verbaal dat niet in het originele document
aanwezig
is. Bij beide is sprake van een gewaarmerkte digitale proces-verbaal.
Geen gewaarmerkt orocessen-verbaal in GPS
Van de geselecteerde posten zijn totaal 53 gewaarmerkte processen-verbaal
in GPS
aangetroffen. Hierbij horen de twee processen-verbaal die niet kopie-confor
m zijn.
De reden dat zeven processen-verbaal niet zijn gewaarmerkt zijn, is divers. Vier
processen-verbaal zijn retour gestuurd zijn naar de politie wegens van inhoud
elijke
afkeuring door de beoordelaar. Eén proces-verbaal is overgeboekt naar COMPAS
en
een andere proces-verbaal is op basis van een politiesepot afgedaan. Bij een
procesverbaal is het voorgekomen dat deze niet in GPS aanwezig is.

3.2

Overige onderwerpen

3.2.1

Filterfunctie
Bij alle onderzochte parketten is er een vorm van filtering ingericht. Het
voornaamste doel hiervan is om te bepalen dat de digitale processen-verbaal
in de
juiste GPS-werkvoorraad van de zaaksbeoordelaar terecht komen. Bij twee
parketten waar een zaaksbeoordelaar de filtering uitvoert worden de aangel
everde
processen-verbaal ook globaal op inhoud beoordeeld. Aangeleverde processen
verbaal die niet door deze filtering komen worden direct overlegd met en/of
retour
gezonden aan de politie.
Bij de andere parketten vindt geen inhoudelijk ‘screening’ vooraf plaats. De binnen
gekomen post wordt conform de lokale afspraken gerouteerd naar de afdelin
g waar
het scan- en waarmerkproces wordt uitgevoerd.

Pagina 16 van 19

3.2.2

Monitoren van de voortgang
De doelstelling bij alle onderzochte parketten is om de dagaanlevering aan het einde
ook te hebben verwerkt. Bij alle parketten gebeurt dit op basis van observatie van
de afname van ‘stapels’. Bij één parket worden voorraden wekelijks aan
procesmanagers doorgegeven die belast zijn met het bewaken van voortgang en
werkvoorraad.
Alle parketten geven aan dat de beschikbare capaciteit voor het halen van de
doelstelling (verwerking binnen één dat) in principe voldoende is. In die gevallen dat
deze niet gehaald wordt, is er een aanwijsbare reden. De reden die hiervoor worden
aangedragen, zijn bijvoorbeeld een toename van de poststroom vanuit politie voor
het zomer- of kerstreces, verhuizing e.d.
Monitoring op de kwaliteit van de verwerking vindt met uitzondering van de
parketten waar stagiaires worden ingezet, niet plaats.

3.2.3

Gegevensdragers
Bij alle onderzocht parketten wordt verschillend omgegaan met gegevensdragers
behorende bij een proces-verbaal. Bij de één wordt een kopie van de
gegevensdrager toegevoegd aan het proces-verbaal, cle andere maken hiervan
aantekening op de omslag of het voorblad dan wel in de naamstempel en de laatste
maakt hier geen vermelding van.
Gegevensdragers worden soms centraal opgeslagen, zijn op te vragen bij de
afdeling die GPS dossier beheer doet of blijven opgeslagen bij het fysieke dossier.
Een tweetal parketten heeft afspraken gemaakt met de politie om de
gegevensdragers daar te archiveren. In alle gevallen is de gegevensdrager te
herleiden naar het parket of dossiernummer.

3.2.4

Archivering van de originele documenten
Na het scan- en waarmerkproces wordt met de originele documenten op diverse
manieren omgegaan. Belangrijk hierbij zijn de afspraken die gemaakt zijn met de
diverse rechtbanken. Sommige rechtbanken werken volledig digitaal en worden
fysieke dossiers niet meer overgedragen. Hierbij komt het voor dat de originele
documenten direct na het scannen worden gearchiveerci of dat de originele
documenten afhankelijk van de voortgang van de zaak, na zitting worden afgevoerd
naar het archief. Andere versturen de fysieke dossiers op afgesproken tijdstip voor
de zitting door. Weer anderen verzorgen cle archieffunctie ten behoeve van de
rechtbank.

3.2.5

Scanapparatuur
Bij alle onderzocht arrondissementsparketten wordt de door DVOM geleverde
scanapparatuur (Kodak i 620 Scanner, perfect pg) met daarbij horende software
(Kofax Capture 9.0) gebruikt. Eén arrondissementsparket heeft ook op de rechtbank
dezelfde apparatuur ter beschikking voor het scannen van spoecizaken.
Alle arrondissementsparketten geven aan dat schoonmaak en kalibreren van cie
scanner bijdraagt aan de kwaliteit van de scan. Ze verzorgen allen de periodieke
schoonmaak, waarbij ieder deze min of meer conform de werkinstructie of
handleiding uitvoert, tegelijkertijd geven een aantal aan dat de werkinstructie niet
vergenoeg gaat om alle papierstof uit de scanner te verwijderen. Het verschil bij het
schoonmaken tussen de diverse arronclissementsparketten zit met name in het
gebruik van materiaal om de schoonmaak uit te voeren. De één gebruikt de
bijgeleverde doekjes, de andere gebruikt ‘glorix’ doekjes en tissue, weer een ander
heeft de beschikking over stofzuiger en luchtspuitbus. De rolletjes worden hierbij
ook beoordeeld op slijtage en indien nodig vervangen.

Pagina 17 van 19

Kalibreren wordt niet in alle gevallen zelf uitgevoerd. Twee
arrondissementsparketten laten het over aan de leverancier op het moment dat die
een reparatie uitvoert of regulier onderhoud doet.
3.2.6

Ervaren knelpunten
Niet bij alle parketten zijn ervaringen met de inzet van het virtueel parket aan de
orde geweest. Daar waar het wel heeft plaatsgevonden, geeft men aan dat het fijn is
dat de achterstanden worden weggewerkt door leden van het virtueel parket. Echter
dit betekent vaak dat op andere plekken in de organisatie een knelpunt gaat
ontstaan. Een parket geeft aan dat in de periode dat het virtueel parket is ingezet
opvallend veel sepots of afkeuringen en retourzendingen aan de politie hebben
plaatsgevonden. Ook ervaart men dat het virtueel parket bij het afhandelen van
zaken weinig rekening houdt met lokale afspraken.

Arbeidsintensieve werkzaamheden
Bijna alle arrondissementsparketten geven aan het scan en waarmerkproces erg
arbeidsintensief te vinden. Daarnaast speelt ook dat de uitdaging in deze
werkzaamheden niet hoog worden ingeschat.
Techniek
Uitval van scanners over een langere periode (enkele dagen) is bij één parket
aangegeven als knelpunt evenals het conform de AMvB vereiste om op 300 dpi te
moeten scannen, waardoor dit trager verloopt.
Niet kunnen werken conform proces
Doordat één van de vijf onderzocht arrondissementsparketten bij het uitrollen van
nieuwe releases pilot of testgebruiker zijn komt het voor dat medewerker ook in het
weekend beschikbaar moeten zijn. Hierdoor kan het voorkomen dat in reguliere
proces rondom dat tijdspad de functiescheiding in het scan —en waarmerkproces niet
kan worden toegepast conform werkinstructie.

Pagina 18 van 19

4

Ondertekening

De Haafl, Ijanuari2Û 5

t!
mrJ.T,M.J. Tjtn ATsoi
Projedleider

Pagina 19 van 19