GrIT | Voortgangsrapportage | 2023-1

GrIT

1

Grensverleggende IT

Voortgangsrapportage
2023-1

GrIT | Voortgangsrapportage | 2023-1

Inhoud
Managementsamenvatting

2

1

Inleiding

3

2

Voortgang

4

2.1
Algemeen
2.2 Status blokken
2.3 Capaciteit
2.4 Kosten
2.4.1 Realisatie
2.4.2 Exploitatiekosten
2.4.3 Budget
2.4.4 Verplichtingen en kasuitgaven binnen scope GrIT
2.5 Governance
2.6 Kwaliteitsmanagement
2.7 Risicomanagement en beheersing
2.8 Regie en invulling samenwerking
2.9 Ontwikkelingen COMMIT/JIVC
2.10 Ontwikkelingen consortium
2.11 Wet en regelgeving
2.12 Communicatiemomenten eerste helft van 2023

4
4
8
9
9
11
13
13
13
15
16
20
20
21
21
21

Bijlage 1 | Financiële verantwoording 2022
project Grensverleggende IT

22

1

GrIT | Voortgangsrapportage | 2023-1

Managementsamenvatting
Het programma Grensverleggende IT (GrIT) heeft in de eerste helft van 2023 één blok in
terbeschikkingstelling, waarvan de uitrol is afgerond. Verder zijn 26 blokken en één project in
voorbereiding, initiatie of realisatie. De programmaorganisatie heeft door het consortium een
herziene planning laten opstellen, gebaseerd op de door Defensie toegezegde capaciteit en
het verkregen inzicht in de onderlinge afhankelijkheden tussen de blokken en met de huidige
IT. Deze afhankelijkheden leiden tot extra werk en daarmee tot langere doorlooptijden van de
individuele blokken. Dit leidt niet tot een andere einddatum voor het programma als geheel,
maar wel later opleveren van diverse blokken, en daarmee toegevoegde waarde voor
Defensie. Resultaat van het uitgevoerde capaciteitstoewijzingsproces is dat GrIT sinds het
eind van het tweede kwartaal 2023 in voldoende mate beschikt over de specifieke Defensie
kennis die nodig is om de planning van GrIT te kunnen realiseren.
Ten aanzien van kosten valt een stijging bij zowel realisatie als exploitatie te zien. Deze
stijging kan worden verklaard door extra kosten in de bouw en de exploitatie van de blokken,
het afroepen van opties, een stijging van de overige programmakosten en een stijging van de
kosten als gevolg van indexatie van de loonsommen en materiaalkosten. Daar tegenover
staat een daling van de beheerlasten in de periode 2023-2030 als gevolg van de latere start
van meerdere blokken.
De stijging van de totale verwachte kosten wordt gedekt door een combinatie van de
beschikbare risicoreservering en vrije ruimte en door de uitbreiding van het
programmabudget.
In de eerste helft van 2023 hebben Defensie en het consortium overeenstemming bereikt
over de afwijkingen van de prijsspecificaties en hiermee mogelijk gepaard gaande hogere
kosten. Op basis van gezamenlijk gedragen inzichten in de problematiek zijn afspraken
gemaakt over de wijze waarop het consortium deze gaat oplossen.
De reorganisatie van JIVC, de IT-organisatie binnen Defensie, heeft in april 2023
plaatsgevonden. Hiermee is de beheerorganisatie voor GrIT ingebed in het JIVC.
In de vorige voortgangsrapportage bent u geïnfomeerd over het voornemen van Atos om het
bedrijf op te splitsen in Atos Netherlands B.V. en Eviden Netherlands B.V. Inmiddels is duidelijk
geworden dat het Atos Netherlands B.V. in exclusieve onderhandelingen is met een private
equity partij inzake overname.

2

GrIT | Voortgangsrapportage | 2023-1

1		 Inleiding
Voor u ligt de voortgangsrapportage van het programma Grensverleggende IT (GrIT) over de
periode 1-1-2023 tot en met 30-6-2023. Het programma GrIT is door de Tweede Kamer
aangewezen als groot project1 middels de uitgangspuntennotitie. Dat betekent dat er
conform de Regeling Grote Projecten wordt gerapporteerd. De uitgangspuntennotitie vormt,
met de Regeling Grote Projecten, de leidraad voor deze voortgangsrapportage.
Deze voortgangsrapportage geeft de actuele stand van zaken over de rapportageperiode en
de wijzigingen ten opzichte van de voortgangsrapportage 2022-2 weer. De opzet van deze
rapportage volgt de opzet van hoofdstuk 5 in de basisrapportage en de lijn van de eerdere
voortgangsrapportages.

1

Kamerstuk 35 728 d.d. 11 februari 2021

3

GrIT | Voortgangsrapportage | 2023-1

2		 Voortgang
2.1

Algemeen
Het algemene beeld in de eerste helft van 2023 is dat het programma voortgang boekt. De op
26 juni 2023 vastgestelde planning van GrIT kent voor diverse blokken een latere start of een
langere doorlooptijd dan initieel voorzien. Nieuwe afhankelijkheden (zoals op het vlak van
cloud-ontwikkeling en hoog-gerubriceerde informatiesystemen en initiatieven bedoeld om
de schaarse capaciteit beter in te kunnen zetten) en voortschrijdend inzicht (zoals de
benodigde tijd om Technische Ontwerpen op te leveren en de onderlinge afhankelijkheden
tussen blokken en de koppeling met huidige IT) resulteren in een latere start of langere
doorlooptijd dan vooraf ingeschat.
Eind 2022 is begonnen met een capaciteitstoewijzingsproces om het issue rond de capaciteit
het hoofd te bieden. Deze aanpak heeft geleid tot het met voorrang toewijzen van capaciteit
aan het programma, waarmee GrIT sinds het eind van het tweede kwartaal 2023 in voldoende
mate beschikt over de specifieke Defensie kennis die nodig is om de planning van GrIT te
kunnen realiseren.
Dit alles betekent dat de beoogde toegevoegde waarde voor Defensie later wordt
gerealiseerd dan oorspronkelijk gepland, zonder dat de einddatum van het programma in
gevaar komt.
Tegelijk zijn ook al enkele relevante mijlpalen bereikt. Meest noemenswaardig is het bereiken
van het hoogste punt in de bouw van het nieuwe datacentrum, wat is gevierd in februari
2023. Ook is middels GrIT oplossingen de VDI dienstverlening gerealiseerd en is voor de
Koninklijke Landmacht de Home Base Link Box opgeleverd die de continuïteit garandeert van
deze communicatieoplossing in expeditionaire omstandigheden.
In de komende paragrafen wordt de voortgang en status van het programma uiteengezet
langs de volgende onderwerpen: status blokken, capaciteit, kosten, governance,
kwaliteitsmanagement, risicomanagement en beheersing, regie en invulling samenwerking,
ontwikkelingen COMMIT/JIVC, ontwikkelingen consortium, wet en regelgeving en
communicatiemomenten.

2.2

Status blokken
Van de 432 blokken is één blok in terbeschikkingstelling (TBS). De uitrol van dit blok is bij
oplevering van dit rapport afgerond. Het aantal blokken in initiatie of realisatie is 26. Als
gevolg van de vermelde vertraging in de vorige voortgangsrapportage is een geactualiseerde
planning opgesteld waarin rekening wordt gehouden met nieuw geïntroduceerde
afhankelijkheden, voortschrijdend inzicht en eisen vanuit de NAVO-standaard Federated
Mission Networking Spiral 4.

2

In de vorige rapportages is sprake geweest van 42 blokken. Blok BR-018 was als project beheerprocessen in uitvoering
genomen en derhalve uit het blokkenoverzicht verdwenen. Inmiddels is besloten de uitvoering van dit project weer als
blok aan te lopen en is blok BR-018 nu als Blok Beheerprocessen opgenomen in de rapportage.

4

GrIT | Voortgangsrapportage | 2023-1

Hieronder is per blok aangegeven in welke fase het zich bevindt. Figuur 1 geeft een actueel
beeld van de status van de blokken binnen de totale planning van het programma. Wijzigingen
ten opzichte van de tweede voortgangsrapportage over het programma GrIT zijn vetgedrukt
weergegeven.
Het blok Operationele Compartimenten (BR-028) is in TBS en de uitrol is afgerond.
De blokken Defensie Mobiele Netwerk (BR-001), Unified Communications (BR-002), Protected
Core Network (BR-010), de vier Private Cloud blokken (BR-014, BR-015, BR-016 en BR-017, als
één blok weergegeven in figuur 1), IT Operational Management (BR-019), Identity & Access
Management (BR-022), Information Exchange Gateway (BR-023), IT Toegangscontrole
(BR-024), Twin DC Datacenter (BR-025), Modules Ontplooid (BR-029), Migratie Keep
Applicaties Hooggerubriceerde Informatievoorziening (MKA HGI)(BR-036) en MKA Ontplooid
(BR-037) bevinden zich in de realisatiefase.
Het Blok Beheer Processen (BBP) zit in de initiatiefase en zal in de komende periode overgaan
van project- naar de gangbare blok (resultaat) besturing onder de naam Blok Beheerprocessen
(BR-018). In een eerdere fase zijn al, via het Project Beheer Processen (PBP), delen van de
ServiceNow-oplossing opgeleverd.
De blokken Operational Chat (BR-004), Critical Communications (BR-005), Security Operations
Center (BR-021), Uitwijk Datacentrum (BR-026) en de gebundelde MKA blokken (MKA Lantek
(BR-038), MKA Confi (BR-039), MKA LGI (BR-040), MKA KMAR (BR-041), MKA Medisch
(BR-042) en MKA Complex (BR-043) zitten nog in de initiatiefase.
Het blok Unified Communications (BR-002) is in juni 2023 in realisatie gegaan zodat de
blokken Operational Chat (BR-004) en Critical Communications (BR-005) begin 2024 in
realisatie kunnen gaan. De voortgang van het blok Uitwijk Datacentrum (BR-026) is vertraagd
vanwege het uitblijven van de benodigde omgevingsvergunning. Verwachting is dat in Q4
2023 de onherroepelijke vergunning afgegeven kan worden zodat ook dit blok begin 2024 in
opdracht gegeven kan worden.
In de vorige voortgangsrapportage is gemeld dat er voor het blok Unified Communications
(BR-002) gesprekken met het consortium gaande waren over onzekerheid over de continuïteit
van de gekozen onderaannemer. De mitigerende maatregelen, inclusief terugval scenario, zijn
opgesteld en het blok is inmiddels in realisatie.

5

6

GrIT | Voortgangsrapportage | 2023-1

Housing

Operationele Private
Cloud
CompartiPlatform
menten
& Modules
Ontplooid

Migratie
Keep
Applicaties

Connectivity

Modern
Werkplekomgeving

T
BR-025 R BR-028
Operationele
Twin DC
compartimenten

R BR-007 N
BR-010
Individual
Protected
Workplace
Core
Network

BR-026 I
Uitwijk
DC

BR-014 R BR-036 R
HGI
tot 017
Private
Cloud
Platform
BR-037 R
R
Ontplooid

N BR-008 N
BR-011
IT Basis
Local Area
ToepasNetwork
singen

N

BR-038 I
LANTEK

BR-012 *
IODL

BR-039
Confi

I

BR-013 *
Welfare

BR-040
LGI

I

BR-041
KMAR

I

BR-029
Modules
Ontplooid

BR-020
Yellow
Domain

Mobiele
Unified
Netwerken Comms.

IT
Security

IT
GES
Operations

BR-001 R BR-002 R
Unified
Defensie
Comms.
Mobiele
Netwerk

I
BR-021
Security
Operatlons
Center

Project R BR-030 N
Information
beheerprocessen Mngmt.

BR-009 N
Collab.
& Comm.
Services

BR-003 N BR-022
Identity
Contact
& Acces
Center
mgmt.
BR-004 I
Operational Chat

BR-005 I
Critical
Comms.

R BR-018

I

Blok
Beheerprocessen

BR-023 R
Information BR-019 R
IT
Exchange
OperatioGateway
nal mgmt.
BR-024 R
ITtoegangscontrole

BR-031 N
Enterprise
Int. Services

BR-032 N
Data
analytics
visualisatie
BR-033 N
Ent. Search
& Language
Support

BR-042 I
Medisch
BR-043 I
Complex

Vetgedrukt Gewijzigd t.o.v. vorige voortgangsrapportage
* Buiten programma door Defensie uitgevoerd

N Nog te starten

Figuur 1 Status blokken 15-06-2023

I Initiatie

R Realisatie

U Uitrol

T Terbeschikkingstelling/Exploitatie

GrIT | Voortgangsrapportage | 2023-1

2021

2022

2023

2024

2025

2026

J F MAM J J A S ON D J F MAM J J A S ON D J F MAM J J A S ON D J F MAM J J A S ON D J F MAM J J A S ON D J F MAM J J A S ON D
Fase 1

> MKA HGI
Afhankelijk van oplevering BR-014/017
> MKA Ontplooid
Afhankelijk van oplevering BR-014/017

(Squad
teams)

37

Fase 1

36

Cluster

7

38-43

(Squad
teams)

MKA Blokken

25

> Twin Datacenter

Datacenter
Services

26

> Uitwijk Datacenter
> Modules Ontplooid
29

60

> Yellow
Domain
> LAN
20

28

Operationele 1-7-23
Compartimenten
14-17

> Private Cloud Platform

36

11

48

13

Wellfare

12

IODL 18

Connectivity

> Protected Core Network
> Defensie Mobiele Netwerk
10

24

1

6

MWO &
UCC

7

> 48

36

9

2

Unified
Communications

6

8

Basis
12
> ITToepassingen
48
> End-User
Devices
> Individual Workspace
& Comm.
> Collaboration
Services

36

3

Contact Center

5

4

> Operational Chat
> Critical
Communications

12
36

>

IT Service Management (incl. BBP)

18

Project Beheerprocessen (incl. BR-018 IT Service
Management)

IT
Operations

24

21

19

> IT Operational Management
6
> Security
Operations Center

12

22

> Identity & Access Management 48
48
> Information Exchange Gateway
> IT Toegangscontrole
Int.
> Enterprise
Services
> Information
Management
Analytics
> Data
Visualisatie
Search &
> Ent.
Language Sup.
30

31

24

23

IT Security

x

33

32

GES
(opties)

Blok nog niet gestart

> Vertraagd t.o.v. planning vorige voortgangsrapportage d.d. 04-01-2023 < Versneld t.o.v. planning vorige voortgangsrapportage

Figuur 2 Planning 15-06-2023

GrIT | Voortgangsrapportage | 2023-1

2.3

Capaciteit
Het tegelijk uitvoeren van verschillende defensiebrede grote IT-projecten en -programma’s,
naast de instandhouding van de huidige IT en de voorziene groei van Defensie in de komende
jaren, leidt tot een groeiende behoefte aan (IT) personeel. Defensie concurreert onveranderd
op een krappe arbeidsmarkt om IT-personeel. De bouw van blokken is arbeidsintensief en
voldoende capaciteit is essentieel om het programma succesvol te realiseren. In de eerste
helft van 2023 is geleidelijk aan voldoende capaciteit beschikbaar gekomen voor de
uitvoering. In enkele gevallen is de capaciteit vanuit het consortium verhoogd om
tempobehoud te waarborgen. De kosten hiervan zijn afgedekt vanuit de vrije ruimte in het
budget. Figuur 3 geeft de huidige capaciteitsplanning weer, inclusief de verschillen ten
opzichte van de voortgangsrapportage over de tweede helft van 2022.
Om voldoende capaciteit beschikbaar te krijgen is er, in intensieve samenwerking met het
JIVC, onderzocht hoe schaarse capaciteit ingezet kan worden voor het programma met
behoud van kwaliteit van de dienstverlening door het JIVC aan de Defensieonderdelen. De
uitkomst van dit proces, bekend als het capaciteitstoewijzingsproces GrIT, is in het voorjaar
vastgesteld. Middels dit proces is Defensie in staat de gevraagde capaciteit vanuit Defensie
aan GrIT te borgen voor de kwartalen Q2 2023 tot en met Q3 2024. Tevens is vastgelegd welke
maatregelen Defensie treft om deze capaciteit te borgen en wat de gevolgen hiervan zijn.
Uiteraard in ogenschouw nemend dat de continuïteit van de dienstverlening een gegeven is.
Resultaat van dit capaciteitsproces is dat GrIT in voldoende mate beschikt over de specifieke
Defensie kennis die nodig is om de planning van GrIT te kunnen realiseren.
Om de dienstverlening zo goed mogelijk te kunnen waarborgen is de inzet van ’backfill’personeel (personeel dat tijdelijk in de operatie wordt ingezet om personeel te vervangen dat
ingezet wordt voor GrIT) een belangrijke maatregel die tot stijgende kosten leidt in de huidige
IT.
Daarnaast zijn er keuzes gemaakt en is er een prioriteitsvolgorde bepaald in het toewijzen van
capaciteit t.b.v. projecten, programma’s, grootmat-projecten en exploitatie. Voor 2023 vindt
daarmee geen onderlinge verdringing plaats in capaciteit ten behoeve van de grote
programma’s.
Gedurende het derde kwartaal van 2023 zal dit capaciteitsproces opnieuw doorlopen worden
en zal opnieuw zes kwartalen vooruit gekeken worden. Hierna zal, indien nodig, wijzigingen in
de planning, capaciteitstoewijzing en consequenties worden vastgesteld. De verhouding
Defensie/Consortium wisselt per fase en blok. GrIT heeft tot 2023 gewerkt met de originele
verhoudingen zoals vastgelegd in het contract. Voor de jaren ’23 en ’24 heeft Defensie in de
capaciteitssessies de ‘strikte’ verhoudingen losgelaten en gesteld dat er alleen
defensiepersoneel ingezet wordt als dat echt nodig is. Dit resulteert voor sommige blokken in
een iets andere verhouding, soms juist een groter aandeel Defensie, maar soms ook juist
kleiner. Het risico dat te lage participatie van Defensie de ‘last man standing’ principes
bedreigt, is nog niet opgetreden, en opgenomen in het risico overzicht (risico 2).
Voor ’23 en ’24 zullen de verhoudingen ongeveer als volgt zijn:
• Design & Build (onderdeel van realisatie): 70-85% Consortium
• Uitrol (onderdeel van realisatie): 30-50% Consortium
• Terbeschikkinstelling: ~40% Consortium

8

GrIT | Voortgangsrapportage | 2023-1

800
V22 V23

V22 V23

700

V22 = schatting juni 22

Instandhouding huidige IT

V23 = schatting juni 23

Realisatie
Ter beschikkingstelling, TBS

V22 V23

600

GrIT programma organisatie
V22 V23

500

V22 V23
V22 V23

400

V22 V23

V22 V23

2029

2030

300
200
100
0
2023

2024

2025

2026

2027

2028

Figuur 3 benodigde capaciteit (Defensie medewerkers) voor het programma GrIT per 30-06-2023
(exclusief backfill)

2.4 Kosten
Onderstaand overzicht geeft inzicht in de ontwikkeling van de kosten voor de realisatie en de
exploitatie van het programma tot en met 2030. De totale verwachte kosten zijn gestegen
met circa € 136,6 miljoen, te weten een stijging van € 85,2 miljoen in de realisatie en € 58,9
miljoen in de exploitatie en een - per saldo - daling van de risicoreservering met € 7,5 miljoen.
Het aan het programma toegewezen budget is gestegen met € 90,3 miljoen. De vrije ruimte,
het verschil tussen de verwachte kosten en het voor het programma in het DLP beschikbare
budget (voor zover positief), daalt met € 46,3 miljoen.
Op peildatum 30-06-2023 worden een aantal ontwikkelingen voorzien die op termijn zullen
leiden tot financiële impact, die uit bovengenoemde vrije ruimte dient te worden
gefinancierd. Hieronder valt ook het onderzoek naar afwijkingen van de prijsspecificaties dat
in de vorige voortgangsrapportage werd gemeld. De financiële impact van deze wijzigingen
was op de peildatum nog onvoldoende hard om in de cijfers te verwerken. In de
vertrouwelijke bijlage bij deze voortgangsrapportage wordt nader ingegaan op de vrije
ruimte.
2.4.1

Realisatie
De geplande kosten voor realisatie van het programma zijn met € 85,2 miljoen toegenomen,
door meerkosten in de bouw van de blokken, de afroep van opties, diverse uitbreidingen van
het programma, de indexatie van de middelloonsommen naar aanleiding van het
arbeidsvoorwaardenakkoord en de indexatie van de prijzen naar prijspeil 2023. Daar
tegenover staat een daling door de verschuiving in de blokkenplanning. Daarnaast is het
investeringsbudget meer toegenomen dan de verwachte kosten door indexatie (€ 11,6
miljoen). De effecten hiervan zijn in onderstaande figuur 4 weergegeven en hieronder in detail
toegelicht.

9

GrIT | Voortgangsrapportage | 2023-1

Realisatie consortium: dit zijn kosten voor de bouw van blokken door het consortium.
Onderstaande wijzigingen worden per blok verder toegelicht in de commercieel
vertrouwelijke bijlage. Bij de realisatie van de blokken zijn ten opzichte van de vorige
voortgangsrapportage extra kosten ontstaan van € 16,3 miljoen. Deze kosten worden volledig
gefinancierd uit de risicoreservering van het programma (zie {2} in de figuur hieronder). De
extra kosten zijn voornamelijk het gevolg van aanpassingen in het ontwerp van het blok
Unified Communications (BR-002).
Bij de realisatie van de blokken zijn ten opzichte van de vorige voortgangsrapportage extra
kosten ontstaan van € 1,0 miljoen als het gevolg van het afroepen van diverse bij de blokken
vooraf gedefinieerde opties. Deze kosten worden volledig gefinancierd uit de vrije ruimte van
het programma (zie {3} in de figuur hieronder). Daartegenover staat dat het budget met € 0,5
miljoen is uitgebreid als gevolg van een subsidie die is gekoppeld aan de aanschaf van extra
zonnepanelen.
Daartegenover staan geraamde lagere kosten van € 12,1 miljoen als gevolg van verschuivingen
in de planning {4}. Dit bedrag wordt toegevoegd aan de vrije ruimte.
Overige programmakosten: zijn de afgelopen periode toegenomen als gevolg van een drietal
besluiten {5}: (i) het programma GrIT gaat de inhuur van IT-personeel betalen dat wordt
ingehuurd als vervanging van JIVC personeel dat bij het programma GrIT is gaan werken,
hiervoor is in totaal € 30,0 miljoen gereserveerd. (ii) De programma governance van GrIT
bleek te smal begroot. Op basis van nieuw inzicht in benodigde rollen in de governance is de
kostenraming voor het programmateam met € 21,4 miljoen opgehoogd. (iii) Er is voor € 4,6
miljoen aan kosten toegevoegd voor business change activiteiten, hiermee worden uitgaven
voor opleidingen, cultuur, onboarding en communicatie gedekt. De kosten voor de dubbele
beheerlasten (€ 2,4 miljoen) en de inzet van Defensie in de gemengde teams (€ 0,2 miljoen)
- anders dan hieronder bij {6} genoemd - zijn op basis van de huidige inzichten toegenomen.
De uitgaven schuiven in de tijd op als gevolg van aanpassingen in de planning. Alle genoemde
bedragen worden uit de vrije ruimte gefinancierd.
Nieuwe loonsommen en indexatie: Als gevolg van het arbeidsvoorwaardenakkoord zijn de
personeelskosten opnieuw berekend. De totale kostenindexatie is daarmee € 2,3 miljoen.
Hiertegenover staat dat het personeelsbudget met gelijke omvang is toegenomen {6}. Als
gevolg van de (contractuele) indexatie van investeringskosten stijgen de verwachte kosten
met € 19,1 miljoen. Hiertegenover staat dat het investeringsbudget is toegenomen. Het
investeringsbudget is daarnaast meer toegenomen dan de verwachte kosten (€ 11,6 miljoen),
deze toename van het budget is verdeeld over de posten risicoreservering (€ 8,8 miljoen) en vrije
ruimte (€ 2,8 miljoen).
Risicoreservering: De risicoreservering neemt als gevolg van bovenstaande uitputting - per
saldo - af met circa € 7,5 miljoen. Na actualisatie van de risico-inschatting van het programma
blijft de resterende risicoreservering per 30-06-2023 groter dan de totale verwachtingswaarde
van de geïdentificeerde risico’s. In de commercieel vertrouwelijke bijlage wordt dit in detail
toegelicht.

10

isa
tie
erk

Me

erk
Me

mln. €

ost
en

Daling

ost
en

rea
l

Stijging
Basis

fas
Va
e
rea
nu
lisa
it r
tie
isic
fas
ore
Op
eD
ser
tie
AP
ver
s re
ing
ali
s
Va
ati
nu
efa
it v
se
rije
r
Ext
uim
ern
te
bu
dg
et
Pl a
nn
ing
seff
Na
ect
ar
rea
vri
lisa
je r
tie
uim
Ba
fas
ckfi
te
e{
ll
4}
Uit
bre
idi
ng
pro
Inz
et D
gra
mm
efe
nsi
ate
Du
e
am
i
ng
bb
ele
em
beh
eng
Bu
eer
de
sin
las
tea
ess
ten
ms
cha
-P
Va
ng
rog
nu
e
ram
it v
rije
ma
rui
Lo
mt
on
som
e
Ind
exa
tie
na
Ind
ar
pri
exa
jsp
tie
eil
ver
20
Ind
sch
23
exa
il n
aa
tie
rR
ver
R
sch
il n
aa
rV
R

GrIT | Voortgangsrapportage | 2023-1

{2}

{3}

{4}

{5}

{6}

+13,3 +3,0 -16,3 +1,0 -1,0 +0,5 -12,1 +12,1 +30,0 +21,4 +0,2 +2,4 +4,6 -58,6 +2,3 +19,1 +8,8 +2,8

Business Case
12-2022 {1}

Figuur 4 Financiële ontwikkeling programmakosten

2.4.2

Exploitatiekosten
De geplande kosten voor exploitatie zijn in de eerste helft van 2023 per saldo toegenomen
met € 58,9 miljoen. Dit bedrag is gebaseerd op vijf wijzigingen: meerkosten, het afroepen van
opties, een daling als gevolg van een andere planning, indexatie van de middelloonsommen
als gevolg van het arbeidsvoorwaardenakkoord en de (contractueel vastgelegde) indexatie
van arbeids- en materiaalkosten. De effecten hiervan zijn in onderstaande figuur 5
weergegeven en hieronder in detail toegelicht.
Binnen de totale exploitatiekosten (t/m 2030) van het programma GrIT zijn meerkosten
opgetreden van € 30,6 miljoen. Voor 3,9 miljoen worden de extra kosten gefinancierd uit het
bestaande exploitatiebudget van JIVC, de overige extra kosten worden uit de vrije ruimte
gefinancierd. De extra kosten wordt voornamelijk veroorzaakt door de aanpassingen in het
uitvoeringsplannen van BR-002 (Unified Communications) en BR-022 (Identity and access
management). In beide gevallen worden de meerkosten hoofdzakelijk veroorzaakt door andere
technische keuzes.
In het eerste half jaar van 2023 is binnen de exploitatie binnen één blok meerdere opties
afgeroepen (€ 3,1 miljoen), namelijk: BR-002 Unified Communications), deze opties zijn
afgeroepen bij de uitwerking van het eerder genoemde aangepaste ontwerp van de
oplossing. De opties zijn gefinancierd vanuit de vrije ruimte.

Business Case
06-2023 {7}

11

GrIT | Voortgangsrapportage | 2023-1

Als gevolg van verschuivingen in de planning (zie paragraaf 2.2 van de voortgangsrapportage)
worden meerdere blokken op een ander moment gestart dan in de vorige
voortgangsrapportage is vermeld. Als gevolg hiervan zullen delen van de nieuwe
IT-infrastructuur later live gaan en zal Defensie langer gebruik maken van de huidige
IT-infrastructuur. Doordat de huidige IT-infrastructuur lagere beheerlasten kent dan de
nieuwe IT-infrastructuur, zullen in de periode 2022-2030 de totale beheerlasten lager zijn {3}.
Daar staat tegenover dat Defensie ook later gebruik kan maken van de aanvullende
functionaliteit en continuïteit die de nieuwe IT-infrastructuur biedt. Hierdoor stijgen de
verwachte uitgaven voor het beheer van de huidige IT-infrastructuur in de periode tot 2030
met circa € 57,5 miljoen. De kosten voor het beheer van de nieuwe IT dalen in dezelfde
periode naar verwachting met circa € 73,6 miljoen. Per saldo dalen de kosten ten opzichte van
de vorige voortgangsrapportage met € 16,1 miljoen over de periode 2021-2030. Dit bedrag
wordt toegevoegd aan de vrije ruimte. Na 2030 zullen de jaarlijkse kosten per saldo hoger zijn.
Evenals bij realisatie leidt het arbeidsvoorwaardenakkoord bij de exploitatie tot een stijging
van de middelloonsommen, welke aan het Defensiepersoneel worden toegerekend. Hiermee
stijgt de waarde van de samenwerkingsovereenkomst in de exploitatiefase met € 17,6 miljoen
{4}. Hiertegenover staat dat het personeelsbudget met dezelfde omvang is toegenomen.

+3,1

+57,5

-73,6

Business Case
12-2022 {1}

Figuur 5 Financiële ontwikkeling exploitatiekosten

rV

sch

ar

+17,6

Ind

exa

tie

ver

na
tie
exa
Ind

som
Lo
{4}

+16,1

il n

jsp

+3,9

on

je r
v ri
ar

{3}

-33,7

pri

te
uim

IT
ieu
Na

Be

Be
he

hee

er n

rh

uid

dg
bu
ern

Ext

{2}

+30,6

we

ige

et

uim
je r
vri
uit
Va
n

s
tie
Op

Me
er

ko

ste

n

Basis
mln. €

IT

te

Daling

aa

eil

Stijging

R

20

23

Als gevolg van de (contractueel vastgelegde) indexactie van arbeids- en materiaalkosten
stijgen de verwachte exploitatiekosten € 23,7 miljoen {5}. Hiertegenover staat dat het
exploitatiebudget is toegenomen. Het delta exploitatiebudget is daarnaast meer toegenomen
dan de verwachte kosten (€ 11,6 miljoen). Deze toename van het budget is toegevoegd aan de
vrije ruimte.

{5}

+23,7

+11,6

Business Case
06-2023 {6}

12

GrIT | Voortgangsrapportage | 2023-1

2.4.3

13

Budget
Zoals hierboven aangegeven stijgen de totale verwachte kosten tot en met 2030.
Daartegenover staat - zoals in paragaaf 2.4.1 en 2.4.2 genoemd - dat ook het budget is
gestegen door middel van de bijstelling van het personeelsbudget, indexatie van het budget
(DLP) en externe financiering. Het budget voor de business case GrIT is hierdoor met € 90,3
miljoen toegenomen.
Totaalbudget GrIT in vorige voortgangsrapportage (31-12-2022): € 3.192,2 miljoen
Toename budget:
€ 90,3 miljoen
Totaalbudget GrIT per 30-06-2023:
€ 3.282,5 miljoen
In bovenstaand overzicht is het budget voor de Generieke Services (GES) blokken nog niet
zichtbaar. Deze staat nog separaat opgenomen in het DLP.

2.4.4

Verplichtingen en kasuitgaven binnen scope GrIT
Fasen

Openstaand
Aangegaan in
per 31-12-2022 2023

Betaald in
2023

Openstaand
per 30-06-2023

Grensverleggende IT – Realisatiefase

119,4

66,4

48,3

137,5

Terbeschikkingstellingsfase

82,9

34,7

15,5

76,3

Totaal

202,3

101,1

63,8

239,6

Tabel 1 Verplichtingenstand business case GrIT (x mln. EUR. prijspeil 2023)
Op het project Grensverleggende IT is gedurende het eerste half jaar van 2023 in totaal € 48,3
miljoen betaald. Hiervan is € 44,0 miljoen uitgegeven aan de activiteiten die zijn uitgevoerd
door het consortium inzake de realisatie van de blokken. In de terbeschikkingstellingsfase van
het project is gedurende de eerste helft van 2023 in totaal € 15,5 miljoen betaald.
Aan het eind van het boekjaar (per 31-12-2023) wordt de financiële verantwoording opgesteld in
de vertrouwelijke bijlage, hierin wordt nader ingegaan op de toelichting bij bovenstaande tabel.

2.5

Governance
De governance is ten opzichte van de vorige voortgangsrapportage over het programma GrIT
ongewijzigd.
Het Adviescollege ICT-toetsing (AcICT) heeft in de eerste helft van 2023 een BIT-toets op de
uitvoering van het programma GrIT uitgevoerd. Het resultaat hiervan zal naar verwachting
rondom het verschijnen van deze rapportage met de Tweede Kamer worden gedeeld.
Voorafgaand aan de BIT-toets heeft de CIO van het ministerie van Defensie in januari 2023
een tussentijds CIO-oordeel uitgebracht op het programma GrIT. Dit tussentijds CIO-oordeel
heeft als doelstelling om de door het programma aangedragen onvolkomenheden te
valideren en eventuele blinde vlekken binnen het programma te identificeren. In
algemeenheid is geconstateerd dat het programma GrIT een lerende programmaorganisatie
is. De vorm van samenwerking met de markt is voor Defensie een niet eerder toegepast
model en vergt wederzijdse aanpassing van cultuur en werkwijzen. Dat vertoont een positieve
tendens. De motivatie van leiding en personeel is als gedreven en positief te omschrijven. De
enorme uitdaging van het programma is voortvarend opgepakt en de eerste concrete
resultaten worden zichtbaar.

GrIT | Voortgangsrapportage | 2023-1

Er zijn ook verbeterpunten. Met de bevindingen op basis van het tussentijdse CIO-oordeel
wordt de programma-organisatie van GrIT in staat gesteld om de geconstateerde punten op
te lossen en te verbeteren. Voor de realisatie van enkele aanbevelingen is ook de inzet vanuit
CDS en de CIO-Office noodzakelijk om de beoogde resultaten gezamenlijk te bereiken.
De kernbevindingen zijn als volgt:
1. De vraag naar personele resources van het JIVC is momenteel hoger dan het aanbod. De
planning van het programma GrIT staat daardoor onder druk. Het personeel ervaart een
hoge werkdruk. Alleen als Defensie prioriteiten gaat stellen in het projectenportfolio kan er
extra ruimte worden vrijgemaakt voor GrIT.
2. De realisatie ten opzichte van de door de Programma Board GrIT vastgestelde ambitie
blokkenplanning d.d. 14 april 2022 vertoont vertraging. Herijking van de planning is
noodzakelijk. Zorg dat veranderingen op basis van een analyse in de planning worden
verwerkt.
3. Gegeven de hoogte van de inflatie en de verschillen in de wijze van indexeren zoals
vastgelegd in de Samenwerkingsovereenkomst en de binnen Defensie gehanteerde
indexeringssystematiek is het onzeker of het huidige programmabudget nog in lijn is met
de reële kosten en uitgaven. Daarbij wordt opgemerkt dat de hoogte van de inflatie niet
alleen impact heeft op het programma GrIT, maar ook gevolgen heeft voor andere grote IT/
BV-programma’s en de overige (IT)-projecten. Defensiebrede maatregelen zullen
noodzakelijk zijn.
4. Het VtW-proces (Verzoek tot Wijziging) is niet aantoonbaar “in control”. Onder andere de
impact van wijzigingen wordt niet altijd volledig doorzien en vastgelegd. Dit resulteert in
risico’s voor onder meer de planning en de beheersing van de scope. Verbeteringen die het
programma inmiddels in gang heeft gezet zijn op dit moment nog niet controleerbaar op
effectiviteit gezien de nog beperkte doorlooptijd van deze verbeteringen.
5. De administratieve processen voor het starten van een nieuw blok kennen veel
controlemomenten. Dit heeft een positieve impact op de kwaliteit maar zorgt ook voor
lange doorlooptijden.
6. Het programma wordt geconfronteerd met complexe combinaties van huidige en nieuwe
IT. Daarvoor moeten koppelingen worden ontwikkeld die (technisch) complex zijn en
schaarse JIVC-capaciteit kosten in zowel de ontwikkeling als het beheer. Niet alle
koppelingen zijn vooraf voorzien hetgeen extra druk legt op het hiervoor beschikbare
personeel.
7. Risicomanagement is nog in ontwikkeling. Er zijn goede stappen gezet dit
programmabreed te integreren en te professionaliseren.
8. Gebruikersacceptatie en de bijbehorende business change verdienen meer aandacht en zijn
nog onvoldoende geborgd in de huidige werkwijzen.
De genoemde kernbevindingen in het tussentijds oordeel op het programma GrIT van januari
2023 hebben geleid tot 49 aanbevelingen.

14

GrIT | Voortgangsrapportage | 2023-1

2.6 Kwaliteitsmanagement
Begin 2023 is het kwaliteitsplan geactualiseerd. Het plan bevat een onderzoekskalender voor
de verschillende thema’s in de tijd in het jaar.
Onderzoeken/appreciaties/assessments
Met het aantrekken van een dedicated projectleider heeft QA positieve verwachtingen om
planmatig de integrale bewaking van de afbouw van de huidige IT-infrastructuur te borgen.
De QA-onderzoeken naar compliance- en securitymanagement hebben geleid tot
voorgestelde verbeterpunten. Het consortium zal een beschrijving maken van de inrichting
van deze processen.
In haar onafhankelijke QA-rapportage heeft QA diverse verbeterpunten onder de aandacht
van GrIT-management en de Programma Board GrIT gebracht. Deels zijn dit bekende punten
(zie ook BIT-toets) en deels nieuwe punten. De belangrijkste gerapporteerde aanbevelingen
liggen op de volgende vlakken:
• De betrouwbaarheid van de (integrale) planning met onderling aangegeven
afhankelijkheden.
• Het achterblijven van de kwalitatieve benefits als gevolg van de vertraging in oplevering
van GrIT functionaliteiten aan de DO’n. Door het aangeven van gereedheid in percentages
wordt een beter beeld gecreëerd ten aanzien van product en in financiën.
• Het opstellen van een beleid voor scopemanagement en vorming van een change advisory
board.
• De afronding van de uitwerking van het ‘Regieplan’ met aandacht voor de driehoek
leveranciers-, contract management en Inkoop.
• Het maken van aanvulling in het samenvattend overzicht van de contractuele
verplichtingen met status en de rapportagemomenten voor het KernTeam.
Er is gestart met de analyse van het acceptatieproces rondom een blok en onderzoeken naar
zogeheten soft controls en afhankelijkheden met andere programma’s.
Verbetermanagement
QA heeft veel energie gestoken in het door het programma GrIT implementeren van de
adviezen uit het tussentijdse CIO-oordeel, als voorbereiding op het onderzoek door de AcICT.
Daarnaast is gewerkt aan het verhelpen van de medio 2022 door de CIO geconstateerde
structurele knelpunten in de blokprojectdocumenten:
1. De scope van het implementatieplan is te beperkt. Niet alleen JIVC maar ook de
eindgebruikers moeten het product accepteren en werkend ontvangen.
2. Borging in te vullen randvoorwaarden. De in te vullen randvoorwaarden door Defensie zijn
niet in voldoende mate afgedekt door activiteiten of garanties.
3. Managen van afhankelijkheden en het kritieke pad. Zorg voor een integrale planning met
daarin de afhankelijkheden tussen de blokken, de integratiepunten tussen de bestaande en
nieuwe IT en de implementatie-activiteiten.
4. Het realisatieplan is een contractdocument en vormt de juridische grondslag voor de
opdracht aan het consortium (realisatie danwel het beheer van een blok of een cluster van
blokken, zoals bij de Defensie Private Cloud Platform blokken). De hardheid en
haalbaarheid van de opdracht is door onvoldoende zekerheden aan de voorkant
onduidelijk. Hierdoor wordt de positie van Defensie bij geschilpunten al snel verzwakt.

15

GrIT | Voortgangsrapportage | 2023-1

5. Allocatie personele JIVC-capaciteit en borging kennis bij Defensie. De benodigde JIVCcapaciteit voor de realisatie van een blok is niet van tevoren beschikbaar gesteld.
Gedurende de realisatiefase verzoekt GrIT de personele inzet vanuit het consortium op te
schalen om vertraging te voorkomen. Dit veroorzaakt hogere kosten. Dat is echter ook een
oplossing die als een neerwaartse spiraal wordt ervaren in het borgen van betrokkenheid
van Defensie. Capaciteit is meer dan handjes, het staat ook voor draagvlak en
kennisinbreng en -opbouw vanuit Defensie.
Er is goede voortgang geboekt. Per 30 juni waren de structurele knelpunten in de
blokprojectdocumenten verholpen en 39 van de 49 adviezen uit het tussentijds CIO-oordeel
geïmplementeerd.
In januari is het onderliggende verbeterproces GrIT in het Kernteam formeel vastgesteld. Het
proces wordt ondersteund met de standaard IT-tool van JIVC om zo aan te sluiten bij de
standaard werkwijze van Defensie. Via dit proces wordt ook opvolging bewaakt van alle
Interne (QA) assessments/reviews/appreciaties, CIO-oordelen, CIO-checks, externe reviews en
adviezen uit de BIT-toetsen, onderzoeken van de ADR- en AR-rapportages. In het algemeen is
QA tevreden, edoch is tempo en eigenaarschap nog een aandachtspunt van dit relatief jong
geformaliseerd proces.
Quality Control (QC)
Als onderdeel van haar Quality Control (QC) taak hebben diverse appreciaties plaatsgevonden
op blokproducten. De Defensieonderdelen zijn als stakeholders in diverse fasen van
informatieverkrijging en reviews nauw betrokken voor hun inhoudelijke inbreng. Inmiddels
ontvangen alle decentrale CIO’s de blokdocumenten in verschillende fases van reviews om
hen zo op de hoogte te houden.
Onderdeel van de QC-activiteiten is ook het faciliteren van de externe reviews en CIOoordelen/CIO-checks. Het bureau Strict heeft bevestigd dat mede door inzet van QC de
kwaliteit van de blokdocumenten is verbeterd.
Begeleiden van onderzoeken
In de begeleidende en faciliterende sfeer is QA actief geweest bij het ADR-onderzoek op de
VGR2022-2 en heeft QA een nadrukkelijke rol gepeeld in de voorbereidingen en uitvoering
van de BIT-toets 2023 door AcICT op GrIT.
Continue verbeteren
QA heeft bijgedragen aan de verschillende templates voor beschrijving van het herziene
Initiatiedocument (ID 2.0), het ontwerp UitvoeringsPlan voor de terbeschikkingstellingsfase
(oUP-TBS en het Faseplan Uitrol/migratieplan/In Gebruikname).

2.7

Risicomanagement en beheersing
Risicomanagement en -beheersing is gedurende Q1 2023 doorontwikkeld. Op basis van een
aantal evaluatiesessies is de inrichting van de governance omtrent risicomanagement herzien.
Risicomanagement en –beheersing is hierdoor nauwer betrokken bij de initiatie en realisatie
van blokken.
De risico’s worden regelmatig geactualiseerd met gerichte opvolgingsacties. Elk kwartaal
vindt toetsing plaats aan de risicoreservering. Om de betrokkenheid van stakeholders te
vergroten zijn nu standaard speciale trainingssessies voor projectleiders en clustermanagers
gepland en uitgevoerd voor het gebruik van de hiertoe ingezette standaardtooling.

16

GrIT | Voortgangsrapportage | 2023-1

De ontwikkelingen ten aanzien van hoofd programmarisico’s ten opzichte van de
voortgangsrapportage 2022-2 zijn na het samenvattend overzicht in de tabel kort beschreven.
In de appreciatie is geanticipeerd op basis van de mondeling verkregen bemerkingen uit de
door de AcICT uitgevoerde BIT-toets.
Ten opzichte van de VGR2022-02 is in de appreciatie een onderscheid gemaakt in de actuele
kans en impact voor het programma - combinatie van impact op product, tijd, geld, imago en
Defensieonderdelen/eindgebruikers - met daarnaast de kans en impact die de basis vormt
voor de inpasbaarheid in de risicoreservering. Onderstaande tabel is de weergave van deze
omzetting. Ten opzichte van vorige rapportages is hoofdrisico 5 gesplitst in 5a en 5b.
Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat onder een hoofdrisico meerdere deelrisico’s kunnen
vallen.
Risico

Programma

Gerelateerd tot aanspraak
risicoreservering

Kans

Financiële
impact

Kans

Financiële
impact

1. Onvoldoende regie

Groot

Groot

Klein

Zeer groot

2. Tekort aan menskracht

Gemiddeld

Zeer Groot

Zeer Groot

Zeer klein

3. Levertijden hardware door chiptekorten

Klein

Klein

Klein

Klein

4. Wijzigingen in TO als gevolg van
technologische ontwikkelingen en
actuele behoeften Defensie

Gemiddeld

Gemiddeld

Gemiddeld

Klein

5a. Contractuele geschillen
Partiele Exit/leverancierswisselingen

Gemiddeld

Groot

Groot

Klein

5b. Contractuele geschillen
Gehele Exit

Zeer Klein

Zeer Groot

Zeer Klein

Zeer groot

6. Afbouw van de huidige IT-infrastructuur
vindt niet (snel genoeg) plaats

Groot

Groot

Gemiddeld

Groot

7. Externe factoren: (vergunningstrajecten,
wereldorde, huisvesting etc.)

Klein

Groot

Klein

Groot

Tabel 2 Samengevatte weergave waardering hoofdrisico’s voor programma en risico-reservering in
kans en impact
1. Defensie is onvoldoende in staat regie te voeren. Zowel kans als impact voor het
programma van dit risico is groot. De financiële kans en impact van dit risico is gelijk
gebleven ten opzichte van de vorige rapportage (klein respectievelijk zeer groot). In haar
BIT-toets heeft het AcICT bemerkingen op de regie door Defensie op Athena - de
resultaatgerichte sturing - en is daarmee feitelijk een issue.
Onvoldoende regie betekent dat Defensie haar verantwoordelijkheden vanuit de
samenwerkingsovereenkomst met het consortium niet of niet voldoende kan vervullen. Dit
leidt mogelijk tot wijzigingen met hogere vergoedingen en/of het opschuiven van
mijlpalen.
Onder dit hoofdrisico valt eveneens stakeholdermanagement en communicatie.

17

GrIT | Voortgangsrapportage | 2023-1

2. Schaarste aan personele capaciteit. De kans van optreden voor het programma is als
gemiddeld ingeschat aangezien dit een generiek beeld is in IT en bij Defensie. De impact
voor het programma is als zeer groot beoordeeld aangezien de impact op de
programmaplanning significant is. De financiële kans en impact op de business case van
GrIT is, als gevolg van de mitigerende financiële acties ongewijzigd (beide klein) omdat de
meerkosten reeds uit de vrije ruimte zijn gehaald. De realisatie van het programma vindt
plaats door de inzet van gemengde teams bestaande uit medewerkers van het consortium
en Defensie. Als Defensie niet in staat is om de benodigde capaciteit voor een blok
beschikbaar te stellen kan het programma vertraging oplopen. Binnen Defensie is een
capaciteitsproces ingericht om vroegtijdig dergelijke knelpunten te signaleren. In enkele
gevallen kan dit capaciteitstekort van Defensie opgevangen worden door inzet van extra
capaciteit vanuit het consortium. Deze beoogde extra inzet door het consortium geeft het
risico dat Defensie bij een (deel)exit niet zelfstandig GrIT kan afbouwen dan wel de IT niet
autonoom kan beheren. Effecten als ongewenst extra verloop is nog niet opgetreden.
Inmiddels wordt zes kwartalen vooruit gepland en zijn er handvatten om prioritering op
GrIT van inzet capaciteit af te dwingen. Het verdringingseffect als gevolg van mee
concurreren met andere grote IT Programma’s en IT Projecten blijft echter een factor om
rekening mee te houden.
3. Chipschaarste en lange levertijden. Gezien de geopolitieke verhoudingen blijft zowel het
programma als het financieel risico gelijk met een ongewijzigde kleine impact.
Voor het programma is besloten de benodigde hardware vroegtijdig (op basis van
garantstelling) te bestellen waardoor vooralsnog geen knelpunten zijn ontstaan in
realisatie van de blokken. Dit voorkomt extra vertragingen. De maatregel is effectief.
4. Technologische ontwikkelingen en actuele behoeftes van Defensie leiden tot
wijzigingen in onder andere het Technisch Ontwerp. Het programmarisico in financiële
zin is qua kans en impact ongewijzigd (beide gemiddeld). De IT blijft zich in een hoog
tempo ontwikkelen. Ook wijzigen de behoeftes van Defensie zich in de loop der tijd. Voor
opdrachtverstrekking wordt gecontroleerd welke producten gebruikt gaan worden en of
deze nog steeds toekomstbestendig zijn. Om dit risico te reduceren, wordt het Technisch
Ontwerp (TO) bloksgewijs bij start realisatie en na afronding realisatie geactualiseerd.
Aangaande het aantal wijzigingen is inmiddels gebleken dat het aantal Verzoeken tot
Wijziging (VtW) groter is dan verwacht. Maatregelen worden uitgewerkt om de scope van
GrIT te blijven beheersen en tempo in besluitvorming van wijzigingen te bevorderen. Sinds
dit jaar is nu ook inbreng van Athena op het Initiatiedocument geborgd om eerder in de tijd
de impact van technologische ontwikkelingen op het TO en invloed op de onderaannemers
te kunnen vaststellen wat de doorlooptijd van het vervolgproces ten goede moet komen.
Het te verwachten advies uit de BIT-toets op GrIT omtrent het status van TO en
doorgevoerde verbeteringen in de huidige IT zal eveneens in ogenschouw worden
genomen.
5. Contractuele geschillen. Vanwege onderscheid in effect is dit hoofdrisico gesplitst in 5a
Partiële (gedeeltelijke) Exit / leverancierswisselingen en 5b Gehele exit
5a. Partiële Exit / leverancierswisselingen: De kans voor het programma is gemiddeld en
impact groot. De financiële kans is edoch groot met een kleine impact. De kans op mutaties
in leveranciers is ingegeven op basis van eerdere ervaringen in de blokken. Gezien de
hoeveelheid blokken die in uitvoering zijn is de kans derhalve ingeschat als gemiddeld en
kan dit afhankelijk van vorderingen in de tijd verlaagd worden. Volledig mitigeren is niet
mogelijk. Wel is dit deels door de eerdere betrokkenheid van Athena bij opstellen van het
initiatiedocument geborgd (zie Risico 4).

18

GrIT | Voortgangsrapportage | 2023-1

5b. Gehele exit: De kans voor het programma is zeer klein en impact zeer groot. De financiële
kans is beoordeeld als zeer klein, maar wel met een zeer grote impact. De kans op dit
hoofdrisico is verlaagd naar zeer klein aangezien een veelheid aan blokken met hoge
financiële waarde al vergevorderd is in het besluitvormingsproces. De impact in financiële
zin blijft wel zeer groot in verband met risico’s ten aan aanzien van de integraliteit van de
oplossing bij wegvallen van de contractpartner en een langere doorlooptijd vanwege het
oplopen van nieuwe aanbestedingen. Om de kans op conflicten te verminderen, worden
mogelijke belangenconflicten vroegtijdig besproken en waar nodig in de bestaande
overlegstructuur geëscaleerd. Daarnaast zijn er mitigerende maatregelen als cultural
fit-programma’s, onboardings- en heisessies die bijdragen aan het bevorderen van de
samenwerking. De opvolging van de aanbevelingen van AcICT ten aanzien van de
Regievoering op het contract kan ook als mitigerende maatregel worden gekwalificeerd.
6. Baten worden niet of slechts gedeeltelijk gerealiseerd. De kans en impact voor het
programma zijn beide groot. De financiële kans is verhoogd van klein naar gemiddeld met
een gelijkblijvende grote impact. Deze verhoging is ingegeven in verband met de langere
doorlooptijd van de realisatiefase van de blokken. Vanwege vertraging van het programma
kunnen de Defensieonderdelen pas later over nieuwe IT/nieuwe functionaliteit voor hun
activiteiten beschikken wat leidt tot inefficiënties en effectiviteit van de operationele inzet.
Financieel is het effect anders dan in operationele zin in verband met een ‘lagere’ invloed
op kans voor nadelige exploitatiekosten. Om tijdige afbouw te borgen is de afbouw van de
huidige IT-infrastructuur benoemd als programmaverantwoordelijkheid en is capaciteit
hiervoor beschikbaar gesteld. De aangestelde manager zal middels het op te stellen
afbouwplan de ontwikkeling van de baten gaan bewaken. Ook de business change
manager heeft hierin een rol.
7. Externe factoren. De kans op, en impact van, het risico ‘externe factoren’ voor het
programma is in financiele zin klein, met een grote impact (en daarmee gelijk gebleven).
- Verkrijgen omgevingsvergunningen voor de bouw van de datacenters in het licht van de
stikstofproblematiek. Het risico van het verkrijgen van omgevingsvergunning is nu enkel
nog van toepassing op de verbouwing van het uitwijkdatacenter (BR-026). Mitigerende
maatregelen zijn op de locatie getroffen om stikstofuitstoot tijdens de bouw tot nul
uitstoot te reduceren conform de provinciale eis. Inmiddels is op 26 juli 2023 de
milieuvergunningsaanvraag gepubliceerd en volgt de reguliere termijn voor de inspraak
van zes weken. Op 6 september volgt de publicatie van de Bouwvergunning.
- Gewijzigde wereldorde. De inschatting van het risico van de gewijzigde wereldorde is
gehandhaafd. Dit betekent dat het nog altijd impact kan hebben op beschikbaarheid van
personeel vanuit Defensie voor het programma GrIT, hogere kosten als gevolg van
prijsstijgingen en beschikbaarheid van hardware componenten en dergelijke. De
behoefte van de defensieonderdelen voor het door GrIT leveren van nieuwe IT – ook in
volumes - wordt groter. Monitoring van bestelmomenten reduceert het risico deels.

19

GrIT | Voortgangsrapportage | 2023-1

2.8 Regie en invulling samenwerking
Met de eerder gerapporteerde versterking van de programmaorganisatie is met name de
inbedding van educatie en cultuur, het kwaliteitsmanagementproces en de afstemming met
de Bestuursstaf verbeterd. Gedurende de eerste helft van 2023 is een begin gemaakt met
verbeteringen op het gebied van leveranciersmanagement en regievoering richting het
consortium. Concrete verbeteringen worden hiervan in de tweede helft van 2023 verwacht. In
de eerste helft van 2023 is geïnvesteerd in het verder versterken van leveranciers­management
hetgeen heeft geresulteerd in een stevigere regievoering richting het consortium met als
werkthema “nieuwe zakelijkheid met behoud van de relatie”. Het consortium wordt
aangestuurd en aangesproken op concreet eigenaarschap.
Daarnaast wordt door leveranciersmanagement sterk gestuurd op resultaat hetgeen nog in
2023 moet leiden tot de levering van aantal IT-oplossingen door het consortium. Ook wordt
het consortium meer gestuurd op voorspelbaarheid want ook dat aspect dient te verbeteren.
Ook ontwikkelt leveranciersmanagement een aantal dashboards om de programma directie
en het programmamanagement inzicht te geven in de leverbetrouwbaarheid, de
voorspelbaarheid en de ontwikkeling van de samenwerkingsrelatie hetgeen de besturing van
het programma bevordert. Om de daarvoor benodigde informatie te verkrijgen wordt onder
meer periodiek een aantal projecten (blokken) doorgelicht i.s.m. QA en andere disciplines.

2.9 Ontwikkelingen COMMIT/JIVC
In de eerste helft van 2023 is GIS (Generieke Infrastructuur Services) formeel opgenomen in
de JIVC organisatie als een zelfstandige afdeling. GIS is als afdeling verantwoordelijk voor het
beheer van de nieuwe IT, opgeleverd door het programma GrIT. Om de nieuwe IT goed te
kunnen beheren zijn een aantal goede en essentiële stappen gezet. Een van die stappen is het
integreren in de (management)structuur van het JIVC. Daarmee is het hoofd-GIS onderdeel
geworden van het managementteam van het JIVC. Daarnaast is het managementteam van
GIS geselecteerd en operationeel. Het MT GIS is daarmee klaar om de andere blokken (blok
28 is reeds in beheer) van het programma GrIT te gaan beheren. Op het gebied van beheer
zijn de eerste services op blok 28 succesvol in gebruik genomen, voorbeelden daarvan zijn
omgevingen van SAP en VDI. Hiermee maken softwareontwikkelaars van die omgevingen
voor het eerst gebruik van onderdelen van de nieuwe IT-Infrastructuur.
De samenwerking binnen de afdeling, tussen medewerkers van Defensie en het consortium
verloopt goed. De belangrijkste kernwaarden daarbij zijn: één team met één taak. Er is een
cultuurprogramma opgesteld om de samenwerking, niet alleen nu maar ook in de toekomst,
goed te houden. Een andere belangrijk aspect is de vulling van de afdeling. De afdeling wordt
grotendeels gevuld met medewerkers van de huidige IT-afdeling en medewerkers van het
consortium. De belangstelling van de huidige IT-medewerkers voor de GIS-vacatures is groot.
Er is volop door medewerkers gesolliciteerd en tot heden is er voldoende animo voor de
vacatures. De volgende stappen zijn het verder laten instromen en opleiden van de nieuwe
medewerkers. Hiervoor wordt gebruikt gemaakt van reeds succesvolle en door het
programma GrIT ontwikkelde onboardings- en educatietrajecten.

20

GrIT | Voortgangsrapportage | 2023-1

2.10 Ontwikkelingen consortium
Zoals eerder aangegeven heeft de programmadirectie maatregelen genomen om de
daadkracht en leveringszekerheid van het consortium op orde te brengen. Tussenresultaten
laten zien dat deze maatregelen een positief effect beginnen te vertonen op de ontwikkeling
van de leverbetrouwbaarheid en de voorspelbaarheid.
Eerder dit jaar heeft Atos aangekondigd dat de organisatie zou worden opgesplitst in twee
nieuwe IT-bedrijven, te weten Atos Netherlands B.V. en Eviden Netherlands B.V. Inmiddels is
er sprake van exclusieve onderhandelingen met een private equity partij inzake de overname
van Atos Netherlands B.V. De impact van de verkoop heeft de aandacht van de controlerende
instanties. De programmadirectie heeft maatregelen genomen om risico’s a.g.v. van de
overname en de eventuele invloed op de programma voortgang in kaart te brengen om tijdig
de juiste maatregelen te kunnen nemen.

2.11 Wet en regelgeving
Geen bijzonderheden.

2.12 Communicatiemomenten eerste helft van 2023
• Kamerstuk 35 728, nr. 10, Accountantsrapport ADR over het Programma Grensverleggende
IT (GrIT) over het jaar 2022, d.d. 13 april 2023
• Kamerstuk 35 728, nr. 9, Tweede voortgangsrapportage over het programma
Grensverleggende IT (GrIT) 2022, d.d. 30 maart 2023

21

GrIT | Voortgangsrapportage | 2023-1

22

GrIT | Voortgangsrapportage | 2023-1

23

GrIT | Voortgangsrapportage | 2023-1

24

GrIT | Voortgangsrapportage | 2023-1

Ministerie van Defensie
September 2023

25