J

4 m^oO iaii
■X

Ministerie van Financien

DEPARTEMENTAAL VERTROUWELI3K
TER BESPREKING
Aan

de staatssecretaris van Financien

Toesiagen en Douane
Directie Ketenregie

nota

Informatiehuishouding Dienst Toesiagen
Persoonsgegevens

Aanleiding
U heeft aangegeven bijgepraat te willen worden over het thema informatiehuishouding
Dienst Toesiagen

Deze nota dient ter voorbereiding van dat gesprek

doei u te informeren over het thema informatiehuishouding

bij

Deze nota heeft ten

Daarnaast wordt u via deze

Datum
15 juni 2023
Notanummer

nota gemformeerd over het gebruik van USB sticks binnen Dienst Toesiagen

2023 0000145856

Bijiagen

Bespreekpunten
•

1

Wi] vernemen graag of u naar aanleiding van deze nota nog vragen en of opmerkingen
heeft

3

Kernpunten
Dienst Toesiagen zorgt door middei van programma Informatiehuishouding Open Op
Orde IHH 00 2021 2026 voor een gestructureerde en beheerste aanpak om de
informatiehuishouding zo snel mogeliik op orde te krijgen
Dit is een omvangrijke en complexe opgave die meerdere jaren in beslag zal nemen en
waarbij de effecten veelal in een later stadium pas zichtbaar worden
Dienst Toesiagen voldoet niet aan de Archiefwet en staat onder verlengd toezicht van de
ETfgoed De belanqriikste beperking is dat nog steeds
Inspectie Overheidsinformatie

Overzicht samenhan

Werkpakketten
2 Actiepian IHH 00 0
Toesiagen
NRC artikel USB stk

d d

19 mei 2023

•

•

•

onvoldoende inzicht is waar informatie zich bevindt De conclusie in het externe

adviesrapport over de Archiefwet is dat de juiste verbeterprojecten zijn gedefinieerd om
ternouQ aan de Archiefwet te gaan voTdoen7
Sienst Toesiagen voldoet niet aaii_de wetteliike verollchtinaen voor zowel de passieve

on
•

als actieve ooenbaarmaking onder de Wet open overheid

Woo
Daarbij is de
benodigde capaciteit voor het wegwerken van achterstanden en het binnen de wettelijke

termijnen afhandelen van Woo verzoeken en actieve openbaarmaking een van de

knelpunten
•

DeTelan^ijkste risico s van het programma IHH 00 zijn de afhankelijkheid

van

de

implementatie van passende archiveringssvstemen weike later opgeleverd warden dan
gewenst door de Belastingdienst dit heeft als risico dat later dan 2024 kan worden
voldaan aan de Archiefwet en anderzijds het waarborgen van een structurele
capaciteitsuitbreiding om te kunnen voldoen en te blijven voldoen aan de Woo en de
Archiefwet
■

Door de druk op herstel en de vele activitelten gericht op het verbeteren van de

dienstverlening van toesiagen is er beperkte varandercaogciteit beschikbaar om het
ambitieuze programma tijdig te kunnen afronden

DEPARTEMENTAAL VERTROUWELI3K

2015488

Pagina 1 van 8

00007

|34ta ^ aJU^

•

^

Binnen Dienst Toeslagen is het gebruik van USB 5ti tl
bestaande autorisaties ingetrokken

beperkt aantal autorisaties
op actualiteit

Daarnaast is

rnie^eqe5taan In 2017 ziin alle

op^asisvan gedegen motivatie een

8 stuksl uitgegeven welke periodiek worden gecontroleerd

Dit was en is voor team Relatiebeheer van de directie Toesiagen

^

Toelichting

cj

p

v

^

x

oCjl

^ daarmee de informatievoorziening ^

Om de informatiehuishouding op orde te brengen

verder te verbeteren is het noodzakeiijk om technische en procedureie wijzigingen te

impiementeren en de kennis en kunde op deze gebieden te vergroten De afgelopen jaren
zijn er meerdere onderzoeken uitoevoerd naar de stand van de informatiehuishouding van
Dienst Toeslagen

Binnen de Dienst Toeslagen is het oroaramma IHH 00 verantwoordeliik

gestructureerde en beheerste aanpak om de informatiehuishouding zo snei
mogeiijk op orde te krijgen Het programme IHH DO sluit aan op de MinFin brede aanpak
om de informatiehuishouding op orde te brengen en
programma 100 en is gespiegeld
aan de rijksbrede aanpak
voor een

I

Ld

liy\0

cAA~

Onderzoeken

Erfgoed fO EI heeft in 2021 het rapport de
Informatiehuishouding
Toeslagen opgeleverd Dit rapport is op 22 april 2021
aan
de
Tweede
Kamer ^ Het algemene beeld van^dat rapport was dat de
aangeboden
van
uiensc
inTormatiehuishouaing
Toeslagen verbeterd moet worden om aan alle eisen van
De Inspectie Overheidsinformatie
van

de Archiefwet te voldoen

maar dat

de staat van de informatiehuishouding voor het

grootste deel van de toekenning van toeslagen geen

informatiehuishouding niet op orde is
voor

problemen oplevert Het feit dat de

heeft in bepaalde situaties gevolgen gehad

zoals

burgers betrokken bij de toeslagenaffaire Alle aanbevelingen in voornoemd rapport

|Zijn door Dienst Toeslagen overgenomen De Dienst Toeslagen staat onder verlengd
rtoezicht van de Inspectie O

fcanbevelingen

E en deze Inspectie zal gedurende 2023 de opvolging van de

toetsen

Er zijn meerdere aanvuiiende onderzoeken uitgevoerd naar de informatiehuishouding van
Dienst Toeslagen
een

Al deze onderzoeken en de daarin opgenomen aanbevelingen schetsen

beeld van wat er moet gebeuren bij Dienst Toeslagen om de informatiehuishouding op

orde te krijgen en te houden Van deze onderzoeken^ zijn de aanbevelingen geanalyseerd

1

Kamerstukken II

2020 2021

31066

nr

815

z

Onderzoek archiefbeheer Belastingdienst door de Auditdienst Rijk 2021
httQs
www riiksoverheid nl documenten rapaorten 2Q21 06 17 onderzoek archiefbeheer faelastinadienst

Inspectierapport over de informatiehuishouding van Toesiagen door Inspectie Overheidsinformatie en

Erfgoed

Kamerstukken II

2020 2021

31066

nr

815

Rapport Fit gap analyse Archiefwet 1995 en Archiefwet 2021
www ri1ksoverheid nl documenten raDPOrten 2023 04 ll fit aaD analvse archiefwet 1995
archiefwet 2021 Zie ook kamerstukken II 29 362 nr 327
I Control Monitor informatiehuishouding 2019 door SSO CFD 2020
Rapport haalbaarheidstoets Informatie op Orde door Ernst Young

https

en

www riiksoverheid nl documenten rapporten 2022 Q5 01 rapDort haalbaarheidstoets informa tie
https
orde

op

ClO advies programma
Financien 2023

Informatiehuishouding Open op Orde

Dienst Toeslagen door CIO Ministerie van

Rapportage Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed 2021 2022 bijiage 4 2021 2022 TSL Samenvatting

kleurenrapportage Inspectie O E 2022
Rapport Matglas Onderzoek naar de invoering van de Wet open overheid door Open State Foundation
2023
https
diqitaal pdf

openstate eu wp content uploads sites 14 2023 03 RaDPort MatQlas 05F IMI 9 03 2023

Verbeterpunten in de informatiehuishouding voor een tijdige en kwalitatief goede afhandeling van WOB
verzoeken door Berenschot

2021

DEPARTEMENTAAL VERTROUWELIIK

2015488

Pagina 2 van 8

00007

en

wordt via de activiteiten en projecten van het programma IHH 00 invulling gegeven aan

de opvolging van ongeveer 95
De overige 5

van

van

de in totaal 217 aanbevelingen

de aanbevelingen is nog onderwerp van nadere analyse om daarna te

bepaien noe aaar het beste invulling aan te geven binnen voornoemd programma Vanuit
or7ii ht orn zo
al deze aanbevelingen is toegewerkt naar een camonhangonH
via
de
activiteiten
en
van
het
gestructureerd
projecten
programma toe te werken naar
Het
orde
van
de
verbetering
op
krijgen
informatiehuishouding is een orote en complexe
Om
dit
dan
ook
in
banen
te leiden is binnen Dienst Toeslagen het
opgave
goede
IHH
00
en
programma
opgezet
ingericht in overeenstemming met de eisen die worden
aan
een
gesteld
dergelijk programma en vind afstemming over de programme s plaats met
PIOO
en
enerzijds
anderzijds het kerndepartement de Belastingdienst en de Douane De
en
opzet
uitvoering van het programma wordt op verschillende manieren getoetst op
inrichting en haalbaarheid ClO adviezen en oordelen ADR controles en externe toetsen
zoals de door EY uitgevoerde haalbaarheidstoets en het rapport over de Fit gap analyse
n\

Archiefwet 1995 en Archiefwet 20

Actielijnen en metingen
Th de e_erste periode van het programma IHH 00 lag de focus op de voorbereiding
analyse het opbouwen van een programmateam en de inrichting van processen binnen het
programma Het programme bestaat uit vijf actielijnen en is gespiageld aan de rijksbrede
en departementale aanpak te wetep^J^informatieprofessional^^ liXA olume en aard van de
informati
inform atiesystemeni
estuur en naleving ein wpolitieke ambtelijke
verhoudin
en
Deze
ng
informatievoorziening
vijf actielijnen zijn^gericht via werkpakketten
bestaande uit activiteiten en projecten Een deel van de werkpakketten wordt door het
programmateam uitgevoerd en met de hulp van de lijnorganisatie gei mplementeerd Een
ander deel van de werkpakketten wordt in de lijnorganisatie uitgevoerd De overige
werkpakketten zijn onder regie van het programma maar zijn uitbesteed De toets op de
voortgang van de verbeteringen van de informatiehuishouding verloopt via een jaarlijkse
volwassenheidsmeting van de stand van zaken

c

In 2021 is een eerste vol flfaggpnhPiHgTTuatmg

onderdeel van het programma IHH 00

Hp

zogenaamde 0 meting uitgevoerd als

Hieruit is geconcludeerd dat de processen en

procedures voor het werken met informatie vaak wel aanwezig waren maar zelden
gevolgd worden In 2022 liet de volwassenheidsmeting de 1 meting een lichte groei zien
een score van

2 1 in 2022 ten opzichte van de 1 7 in 2021

volwassenheidsniveau is een score van 4

Het hoogste haalbare

volwassenheidsscore van 3 wordt

bij
gewerkt in overeenstemming met de vereiste kaders Bij de volgende
volwassenheidsmeting die in de loop van 2023 zal plaatsvinden is de verwachting dat
Dienst Toeslagen de voor 2023 geambieerde score van 2 5 behaald Het betreft hier
gemiddelde scores op 31 deelgebieden Het instrument volwassenheidsmetingen is
rijksbreed ontwikkeld
Enkele projecten zijn belangrijk om de ambitie voor de volwassenheid in 2024 gemiddeld
een 3 0
op het gebied van informatiehuishouding te realiseren zoals het Generiek
Document Archiefbeheer GDA en de e mail en chatarchivering Zonder deze
een

voorzieningen kan niet worden voldaan aan de Archiefwet
Het actieplan 3 0 IHH 00 2021 2026 is in december 2022 door het DT Toeslagen

goedgekeurd_g en update vanjJit actie^n is recent goeagekeurd
bijlage 2

Dit actieplafTS l is als

to^evoeqdT~De focus liqt op de uitvoering van activiteiten en projecten in 2023

Daarmee is de stap gezef naar uitvoering vdi I tiet OrfTvangrijke programma portfolio DTtr

DEPARTEMENTAAL VERTROUWELI3K

2015488

Pagina 3 van 8

00007

houdt concreet In dat er in 2023 beheerst en gestructureerd wordt toegewerkt naar het

gestelde ambitieniveau 2 5 van de rijksbrede volwassenheidsmeting informatiehuishouding
Dit betekent ook het meetbaar beter voldoen aan de el gien die worden gesteld aan de

irvForrnatiel^
verplichtinqen

pn

nnk Hat er steeds

Woo en Archiefwet

orde krijgen van

beleids

do5siers

beter kan worden voldaan aan wetteiljkg

Daarmee wordt stapsgewijs toegewerkt naar net op
De voorbereiding voor actieplan 4 0 voor 2024 is

nmiddels opgestart en wordt er aangesloten bij de Pian Do Check Act

cyclus van Dienst
Toeslagen In dit actieplan 4 0 zullen de nog resterende aanbevelingen projectmatig
worden opgepakt
Programma financiering
Voor 2023 is voor het programma IHH 00 een budget toegekend van € 9 467k

De

programmabudgetten voor de periode 2024 2026 zijn nog niet definitief toegekend De
benodigde middelen worden in de zomer herijkt indten nodig Voor de uitvoering van de
Wet open overheid Woo en het op orde houden van de informatiehuishouding is binnen
■dFTJIeFst Toeslagen extra capaciteit nodig De voor de Woo benodigde capaciteit project
en striJctureelj is uitgewerkt en ioopt r^e in de beTluitvorming in het najaar 2023 De
analyse voor de versterking van de lijn benodigde capaciteit voor itiformatiehuishouding
zijn opgestart
Het portfolio van het programma IHH 00

Op basis van ervaringen binnen het programma en rijksbrede ontwikkelingen wordt het
projectenportfolio van het programma IHH 00 twee keer per jaar bijgesteld Dienst
Toeslagen heeft de afgelopen anderhalf jaar gewerkt aan 48 proi ecten en activiteiten die
bijdragen aan het op orde brengen van de informatiehuishouding en het verbeteren van de
informatievoorziening naar burgers het parlement en de media In die periode zijn 14
projecten en activiteiten succesvol afgerond Van de in totaal 34 lopende en nog te starten
projecten worden er 23 in samenwerking met of volledig door derden uitgevoerd Onder
andere het GDA en e mail en chatarchivering die uitgevoerd worden door SSO Centrale
Facilitaire Dienstverlening CFD van de Belastingdienst en het toekomstbestendige
interdepartementale Document Management Systeem DMS het zogenoemde Content
Service Platform CSP
dat rijksbreed onder regie van het ministerie van BZK wordt
De
andere
11
uitgevoerd
projecten worden volledig binnen Dienst Toeslagen uitgevoerd
Om aan een belangrijk deel van de 217 eerdergenoemde aanbevelingen te kunnen
voldoen wordt een groot deel van de capaciteit in 2023 ingezet op een aantal hieronder te
noemen projecten
voor deze aanbevelingen is nagegaan via welke activiteiten en
werkpakketten ze worden opgevoigd
’

Afhankelijkheid Belastingdienst
Een grote uitdaging is het op samenhangede wijze inzicht krijgen in de dossiers van
burgers Een opiossing is een platform waarin de deeiinformatie uit de keten bij elkaar kan
worden gebracht Een minimaie variant van deze opiossing het zogenaamde Generiek
Document en Archiefbeheer systeem wordt door de Belastingdienst in 2024 verwacTiE Dit
wordt daarna uitflehreiri

Oaarnaast wordt op dit moment door de Belastingdienst
orfcierzoek gedaan naar de mogelijkheden voor E mailarchivering en de mogelijkheid die
^

Microsoft 365 daarin biedt

Dit hangt samen met de vernieuwing van de

kantoorautomiatisering en uitrol van Microsoft 365 die naar verwachting van de

BeftaStingdielist in 2024 plaatsvindt Tot deze uitrol is gerealiseerd is het een uitdaging om
^

te voldoen aan de eisen van de Archiefwet oo het ount van E

DEPARTEMENTAAL VERTROUWELIJK

2015488

ma7iarctiivenna

Pagina 4 van 8

00007

Archiefwet
Voor de beleids

en^ondersteunende proca ccon ^OP

Dienst Toeslaqen

wordt Digidoc Online

uitaerold^nnen

De planning is^gt dg uitrol eind 2023 naarde gebruikers kan worden

^

gerealiseerd
^fndat
Toeslagen De implementatie en daarmee het daadwerkelijke gebruik van Digidoc Online
wordt gefaseerd aangepakt waarbij het streven is om in Q1 2024 voor heel Dienst
Toeslagen voor de archivering rond de BOP uitsluitend Digidoc Online te gebruiken en
alternatieve locaties te hebben opgeschoond en overgebracht Hiermee voldoet Dienst
Toeslagen aan een van de belangrijkste aanbevelingen van de Inspectie O E en de eisen
deze planning isljjtdagend

vanuit de Archiefwet voor de Beleids

en

het capaciteit vraagt van de directies van

Ondersteunende Processen

BOP

en

kunnen de

beleidsmatige dossiers op orde gehouden worden en de informatieverstrekking worden
verbeterd
Daarnaast worden

Een

informatiebeheerpiannen^ opgesteld en bedriifsprocessen beschreven

informatiebeheer^n zorgt voor inzicht en structuur in de informatiestronTerTen

opslaglocatles van informatie Daarmee draagt het in belangrijke mate bij aan het op orde
krijgen van de informatiehuishouding
Tot slot wordt de inrichting van de Hotspot Toeslagenaffaire volqens planning in 04 2023
opgeieverd

Voor de Hotsoot Toeslaaen^aire worden al1^relevante docum^nten die

bihnen de scope van deze hotspot vallen verzameld en opgeslagen

De Hotspot maakt

gebruik van Digidoc Online zodat het een archiefwaardige opiossing betreft
een audit uitvoeren

De ADR zal

op de inrichting van de Hotsoot

Wet open overheid
De processen rondom de uitvoering van de Woo voor de passieve openbaarmaking

verzoeken

en

Woo

de actieve openbaarmaking worden geoptimaliseerd en de analyse om de

personele capaciteit voor deze processen uit te breiden is bijna afgerond en wordt in
September 2023 in besluitvorming gebracht bij de Bestuursraad Deze uitbreiding is
noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de wettelijke verplichtin^n voorzowel de~p5ssieve
aarmakino

verplichtingen

Momenteel voldoet Dienst Toeslaoen niet aan deze eisen en

Daarbij is de benodigde capaciteit een van de knelpunten

Ook de

onderliggende informatiehuishouding zorgt ervoor dat niet altijd alles sne kan worden
gevonden De eerdergenoemde informatiebeheerplannen zorgen voor overzicht
samenhang en inzicht in de informatie en waar die aanwezig is dus ook waar lets staat
opgeslagen en voor welke processen
Voor het qehele Ministerie van_Bnancien wordt de apolicatie OoenFIn ontwikkeld en

geTmplementeerd waarmee het proces van de Woo verzoeken wordt vastgelegd en
gemonitord en de actieve openbaarmakirig wordt geregistreerd Voor het lakken van de
Woo verzoeken wordt gebruik gemaakt van de c|epartementale laksoftware Door in te
zetten op departementale systemen wordt het mogelijk om de benodigde
procesverbeteringen te realiseren en de toe te werken naar het behalen van de Woo
termijnen
Woo verzoeken
In 2022 heeft Dienst Toeslagen j4 Woo verzoeken ontvanqen

verzoeken en 8 niet gevneiinp verzoeken

waarvan

16 gevoelige

In 2023 heeft de Dienst Toeslagen tot op heden

^

Informatie staat niet meer uitsluitend gelijk aan documenten en dossiers Een moderne
informatiehuishouding bestaat uit een complex geheei van onder andere datasets informatiesystemen
registers en appiicaties Het informatiebeheerplan geeft een zo voliedig mogeiijk overzicht Beter inzicht ieidt
tot beter informatiebeheer en informatieverstrekking

DEPARTEMENTAAL VERTROUWELIJK

2015488

Pagina S van 8

00007

37 verzoeken ontvangen

waarvan

25 aevoelio en 12 niet

gevoeiig iMaar verwachting

ontTangt Dienst Toeslagen 74 Woo verzoeken over heel 2023 en dat is 3 keer zoveel als in
2022

De afhandeling van Woo verzoeken loopt stroef onder andere goor~pHuMLeiliig en—

o

rapari1 pi1 qt pkfii± hij 7nw ol Trkoci3 nen al5_D3Z Daarnaast wordt het huidige proces voor wat
betreft de gevoelige verzoeken als stroperig ervaren Door alle betrokkenen in het proces
op het niveau van Dienst Toeslagen en departementaal

wordt er hard gewerkt aan

het proces Gelet op de toename in verzoeken en de huidige
verbetering
afhandelingsduur is het wenselijk dat er meer capadteit komt voor de afhandeling van
van

Woo verzoeken

Van belang is om de huidige processen voor de afhandeling van de eigen

verzoeken te optimaliseren

de procesoptimalisatie wordt getrokken door Toeslagen Voor

de verbetering van de afhandeling van gevoelige Woo verzoeken worden al maatregelen
genomen op departementaal niveau

ondersteuning met tools

capadteitsversterking procesoptimalisatie

betere

Hiermee ontstaat een sluitende en samenhangende aanpak

binnen Financien
Customer Relationship Management

De voorbereidinoen voor de aanschaf van een Customer Relationship Management
svsteem ziin in voile aano

CRM

Met behulp van dit systeem krijgen medewerkers in de primaire

processen sneller en vollediger inzicht in alle relevante informatie over het toeslagendossier
van de burger Dienst Toeslagen zet hiermee een grote stap in haar
transparante

dienstverlening haar burgers Naar verwachting w£cdyiiQ3 van 2023 gestart met de
aanbesteding Het systeem is naar verwachtipg in 2026 kladr voor oebruik
^

Personeel
Binnen het programme IHH 00 zijn er projecten en activiteiten die erop gericht zijn dat de

medewerkers van Dienst Toeslagen op de juiste wijze kunnen omgaan met de informatie
die zij genereren

opslaan en archiveren Het gaat hierbij o a om opleidingen onhoardino
in^tnKttgs~en communicatie De implementatie van het Kwaliteitsraamwerk IV functies
KWTV

{

zorgt ervoor dat het personeelsbestand met IV personeel op eenduidige wijze

binnen de rijksoverheid wordt vastgelegd qua profielen

Dit zorgt rijksbreed voor meer

samenhangende functies en betere uitwisselbaarheid
Het Strategisch

Personeelsplan zorgt ervoor dat er voldoende aandacht is binnen de Dienst
Toeslagen
stabiel en kwalitatief qoed IV personeelsbestand zodat de organisatie
is toegerust op toekomstige situaties en in staat is de informatiehuishouding op het juiste
voor een

kwalitatieve niveau te houden
Om de informatiehuishouding en

cultuurverandering nodiq
tbienst Toeslagen

informatievoorzieninq blijvend te verbeteren is een

Bewustwording is daarin de eerste stap In maart 2023 is binnen

deintern^bewustwordingscampagne iBewust van start gegaan Deze

campagne heeft als doel het bewustzijn binnen de organisatie en bij de medewerkers te

vergroten ten aanzien van de belangen en de urgentie van het op orde brengen van de

Informatiehuishouding en het verbeteren van de informatievoorziening Daarin wordt de
verbinding gemaakt met het dageiijkse werk van medewerkers bij Dienst Toeslagen en de
impact die de veranderingen daarop hebben Deze verandering vindt plaats tijdens een
intensieve tijd waarbij al veel wordt gevraagd van de organisatie Dit vergt een
gebalanceerde en goed afgestemde aanpak
Risico s Programme IHH 00
Binnen een omvanqrilk en compiej£_c_rogramma als IHH 00 doen zich ook risico s voor

risicomanagement worden deze bewaakt Dp hplannriiki tp ri

DEPARTEMENTAAL VERTROUWELIJK

2015488

im g zijn

Via

daarbij

Pagina 6 van 8

00007

f

1
^

De afhankelijkheid van de uttvoering van grote projecten door de Belastingdienst
w^ron grote vertraqinq is ontstaan Het betreft hier het GDA^n E mailarchiverina

Deze projecten zijn van belangom aaFf de Archiefwet te kunnen voldoen en tijdig

opvolging te kunnen geven aan Woo

2

r

0
4

en

andere informatieverzoeken

niet of zijn te complex in uitvoerbaarheid

Alternatieven

Dit risico wordt nog nader

zijn
geanalyseerd waarbij mitigerende maatregelen binnen de bestaande bestuitvormlng
lijnen voorgelegd zullen worden
Het op orde krijgen van de informatiehuishouding vergt veel van de bestaande
org^nisatie Om het primaire productieproces in goede orde te laten doordraalen is
een gebaTanceerde en goed afgestemde aanpak noodzakelijk
Dit terwiji er al veel
andere relevante ambitieuze verbeterprogramma s lopen bij herstel en de reguliere
toeslagenverstrekking
Structurele financiering voor de lanpe termiin verat noa nadere analyse waarbij in acht
wordt qenomen welke capaciteit voor de langere termijn noodzakelijk is om de
informatiehuishouding en informatievoorziening op orde te houden
er

^ Naar mate dat

er

verbeteringen worden gerealiseerd in het programme is niet uit te

slLjiterTdat er nieuWe relevante inrormatie wordt gevonden weike aisnoo aan de Kamer
verstrekt dient te worden

Dat kan zich voordoen bij het opstellen van de

Informaflebeheerpiannen

wat staat waar

en

bij het opschonen en ordenen van

informatie met behulp van nieuwe tooling

Gebruik USB sticks DIenst Toeslagen

Op 19 met 2023 pubiiceerde NRC een artikel waar wordt ingegaan op het gebruik van USB
sticks bij de Belastingdienst Het artikel is als bijiage 2 bij deze nota gevoegd
N a v

dit artikel is de staatssecretaris van Financien

23 mei jl

F

B

de Tweede Kamer bij brief van

ingegaan op het huidige gebruik van USB ontheffingen binnen de
^

Ik heb de Belastingdienst gevraagd om
Belastingdienst In de brief wordt aangegeven
onderzoek te doen naar de noodzaak van het gebruik van de USB ontheffing en te bezien
of het noodzakelijk is om het beieid random USB ontheffingen aan te scherpen In de stand
van zakenbrief die ik voor het commissiedebat

Belastingdienst aan uw Kamer zal sturen

zal ik uw Kamer informeren over de uitkomsten hiervan
artikel opkomt is of

en zo ja waarom de

Een van de vragen die uit het

Tweede Kamer in 2017 onvoldoende gefnformeerd

is over nieuwe informatie over de hoeveelheid USB ontheffingen Ik doe een uiterste

paging om alsnog het USB ontheffing beieid te reconstrueren ofte laten reconstrueren Ik
zal uw Kamer hier in September gedetailleerd over informeren
Dienst Toeslagen is
betrokken bij zowel het genoemde onderzoek ais de reconstructie
Op basis van de huidige inzichten wordt vooruitlopend hierop het volgende opgemerkt
Binnen Dienst Toeslagen is het gebruik van USB sticks niet toegestaan In 2017 zijn aiie
bestaande autorisaties ingetrokken Daarna is op basis van gedegen motivatie een beperkt
aantafautorisaties uitgegeven welke periodiek worden gecontroleerd op actualiteit Dit was
en is voor team Relatiebeheer van directie Toeslagen
De opgegeven argumentatie hiervoor is dat het bij externe presentaties niet altijd gebruik

kan worden gemaakt van eigen computers en dan Hlent de presentatie op een USB stickte
worden aangereikt

Daarnaast is het wenselijk dat bij

een

beschikt kan worden over een back up op een USB stick
De E
5

computer

mailarchivering voor de werkpiek van de Beiastingdienst is afhankelijk van de uitroi van Microsoft365

2023Z09005

DEPARTEMENTAAL VERTROUWELIJK

2015488

externe presentatie altijd
voor het geval een

Pagina 7 van 8

00007

uitvalt

Momenteel wordt onderzocht of hiervoor alternatieven zijn zodat gebruik van USB

sticks niet meer nodig is
Uit de rapportage van 17 mei 2023 blijkt dat 8 medewerkers van team Relatiebeheer van

de directie Toeslagen de beschikking hebben over USB schrijfrechten

zijn vast in dienst van Dienst Toeslagen

Zij

voeren

Alle medewerkers

geen werkzaamheden uit in het

primaire proces
Communicatie
Niet van toepassing
Potitiek bestuurlijke context

Niet van toepassing

Informatie die niet openbaar gemaakt kan worden
Niet van toepassing

DEPARTEMENTAAL VERTROUWELIJK

2015488

Pagina 8 van 8

00007

f
Ministerie van Financien

TER BESPREKING

Directle Strategic

Aan

De staatssecretaris van Financien

Recht

Beieid Toeslagen

Toeslagen en Douane

TER INFORMATIE
Aan

De staatssecretaris van Financien

nota

Fiscaliteit en Belastingdienst

Persoonsgegevens

Model Floog Risico 60
Datum
21 juni 2023

c

Notanummer
2023 0000152649

Bijiagen

Aanleiding
Ouders die het vermoeden hebben gediscrimineerd te zijn

kunnen terecht bij het

1

Indicatoren toeslagaanvrager

2

Indicatoren KOI

College voor de Rechten van de Mens Het College oordeelt voor vervolgens of
Toeslagen in strijd met de gelijke behandelingswetten heeft qehandeld In de
vQorbereiding op een van deze zaken is het gebruik van het risicomodel Hooq
Risico 60
naar voren gekomen De post die naar boven is gekomen had de titel
Risico
60
Deze post Is in tegenstelling tot wat de naam doet vermoeden
Hoog
niet voortgekomen uit het Risicoclassificatiemodel RCM
Het betreft een post
voortgekomen uit een gebruikt model dat van 2012 tot en met 2014 werd ingezet
om de werkvoorraad Definitieve Toekenning Kinderopvangtoeslag
DT KOT
efficient en risicogericht te kunnen oppakken
hierna HR60
Hoog Risico 60
Nog niet alles is bekend maar langs deze weg informeren we u over de op dit
mornent bekende Intorrnatie en de voorgestelde vervoigstappen

Bespreekpunten
•

•

Graag lichten we de voorliggende nota nader aan u toe
Graag bespreken we met u de vervoigstappen en het informeren van de
Tweede Kamer

Kernpunten
•

HR60 werd van 2012 tot en met 2014 ingezet om in ieder geval de

werkvoorraad Detmitie^ loekenning Kinderopvangtoeslag
in Ieder geval
•

DT KOT

2007 efficient en risicogericht te kunnen oppakken

^vanaf
’

fluTdig beeid is dat hKfaU op een aantal belangrijke punten afweek van RCM
het gebruikt werd om werkvoorraden efficient weg te werken

het niet

zelflerend is geweest en dat bij de toeslag waar het oebruik vooralsnoo vjist
staat

de KOT

er aeen

gebruik is gemaakt van de indicator natinnalitpit

Fr

zijn echter nog een aaii^l zaken onduideliik Deze lichten we verrier in
~

nota toi
•

C\

l^en deel van de op dit moment gevonden documenten behorende bij dit

I model is wel gedeeld met de parlementaire enquetecommissie Fraudebeleid
I en Dienstverlening PEFD

•

De Kamer is niet eerder actief over dit model gei nformeerd omdat dit model

strrkt genomen bulten eeroere vragen en toezeggingen aaTTde Tweede Kamer
viel

Die zagen hameiijk dari Wel op Met RLM

dan wel op delnventarisatie van

Paglna 1 van 7

2015485

00008

huidige modellen

lAjf^

niet naar de

en

Het is desondanks vervelend

model nu pas naar boven komt omdat
het logisch was geweest de ^^er in eerdere communicatie te informeren

JIAK
mm

Daarom wordt voorgesjgra de Kamer voor de zomer te informeren via de
Stand van Zakenbrieff^ierbii kan worden ingegaan op het feit dat bij de

college zaken het gebruik van dit modei aan de orde is gesteld en om die
_j^den dit model nader intern wordt onderzocht UJ unt de Kamer dan na de
zomer in een losstaande Kamerbrief volledig informererTover oe werKing

\T\C^
\

ToeMchting
Achtergrond
In de voorbereiding op een van de College zaken is het gebruik van het

J

r

risicomodel

•

Hoog Risico 60

naar voren

n 1
n

zoekslag bleek het

Een deel van deze documenten zijn

eerder al gedeeld met de parlementaire enquetecommissie Fraudebeleid
en

PEED

Dienstverlening

Context en working model
•

maar na een

o^r een ander moaei te g~aan
If Na^n snelle ZoIRtDchrajn enkele documenten ge fnventariseerd die over

I de ontwikkeling van het model gaan

r

gekomen

Eerder werd gedacht dat het RCM betrof

•

Hoog Risico 60
met 2014 werd

voor zover nu bekend

hierna

HR60

betrof een model dat van 2012 tot en

ingezet om de opgelopen werkvoorraad DT KOT in ieder

geval vanaf 2007 efficient en fi^cogericht t^UiiiieM oppakl^eiT
•

Het DT KOT proces is het proces waarin over een toeslagjaar het
definitieve recht op de hoogte van de kinderopvangtoeslag wordt

vastgesteld

In het model werden burgers met een nog niet afgegeven

DT KOT opgenomen
•

risicoprofieien De risicoprofielen werden opgebouwd
bepaaide risicocategorieen te hangen Dit zijn

HR60 ging uit van
door scores aan

seiectieregels die voortkomen uit de kaders die op dat moment werden
gehanteerd voor het DT KOT proces voordat in 2012 2013 enkel nog
naar de doelmatigheidsgrenzen gekeken worHi
yn
hijiagoc trpfr

C

n

oon

overzicht van deze seiectieregels
•

\ Posten met een

score

boven dT^O punten kwamen in aanmerking voor

I handmatige behandeiing volgens de standaard DT KOT principes uit die

Itijd Posten onder de score van 60 punten werden geautomatiseerd
’afgedaan en niet voor aanvullende risico s behandeld
•

HR60 moet niet verward worden met het RCM
tussen beide modeiien is dat
toeziet op de VT
voor

de KOT

nr

maar

De grootste verschillen

jdft60^en zelflerend algoritme is niet

De selectiereg^T5 ti

fac^

on_ypfin

filieen aebruikt liikt te ziin

60 hebben wel aan de basis gelegen

indicStoren die gebruikt zijn in het RCM omdat RCM toezag op
andere fase in het aanvraagproces konden deze niet identiek worden

voor de
een

overgenomen
On volledigheden
Momenteel wordt de working en reikwijdte van het modei onderzocht om vast te

steilen hoe fiet model is gebruTld Dit vereist nader uitzoekweTk omdat de

informatiehuishoudihg hiet toereikend is om volledig helderheid te geven over
werking en afbakening
1

Kamerstukken II 2022 23

AFGESCHERMD

2015485

Daarnaast draaide HR60 op de oude

31066

nr

1129

Pagina 2 van 7

00008

handhavingsomgeving van Toeslagen die momenteel niet meer wordt gebruikt en
hierdoor weten we niet welke informatie nog beschikbaar is Het is dus onduidelijk
hoeveel informatie daadwerkeliik non kan worden opqehaald
welke aantallen burgers met het model gemoeid zijn

zoaiyijiivQorbeeld

Hieronder staan de zaken

ult het model die in ieder geval nog verder verhelderd dienen te worden om een
meer

compleet beeld te kunnen schetsen

ly Modeiien van andere toeslagen en het gebruik van nationaliteit
HRSUwas een model dat werd gebruikt voor de kinderopvangtoeslag In diezelfde
periode

2012 tot en met 2014

de huur

en

getest

en

c

lijkt geprobeerd soortgelijke modellen ook voor
zorgtoesiag te maken Voor de huortoesiaq is een model ontwikkeld

maar werd

onvoldoende indicatlef bevonden en daarom niet op in ieder

geval dezelfde manier ingezet Het zorgtoeslagmodel lijkt niet verder te zijn
gekomen dan de tekentafel Echter kan met de~huidige documentatie nog niet
volledig worden uitgesloten dat delen van de modellen voor huurtoeslag en
zorgtoesiag wellicht toch in gebruik zijn genomen
Het is van belang om dit gebruik uit te ki I nnPP

d l^blj de zory

en

buitemana genaa

iit on

xielet OP een selectieregel

huurtoeslaq mngpliik it nnhnitkt 2t3eeft een adres in het
ueze

selectieregel leidt tot een indirect onderscheid~ooTiet al

dan niet hebben van de Nederlandse nationaliteit zonder dat er direct
onderscheid is gemaakt op nationaliteit

Bij de KOT lijkt geen sprake te zijn

geweest van een dergelljke indicator

O

Go

Blokkaderedenen

bt een risicoscore te komen maakte het model ook gebruik van informatie

betreffende toezicht op oude jaren waaronder blokkaderedenen die
verhinderen dat een VT een DT wordt Een blokkadereden kan bijvoorbeeld

optreden wanneer de informatie van de aanvrager niet overeenkomt met de
informatie die beschikbaar is bij Toeslagen Momenteel is nog niet helder welke
blokkaderedenen allemaal gebruikt zijn in het model de regel fraude blokkade Is
wel opgenomen Het is echter niet duidelijk wanneer en op basis waarvan een
toeslagaanvraag in aanmerking kwam voor deze blokkade
3

1 Intensieve behandeling 2012

Hel •vermoeden is dat voor het jaar 2012
werkvoorraden

anders dan voor de reductie van de

het model ook gebruikt werd om intensievere controles jJit te

bij de DT KOT Hoe deze selectie precies tot stand kwam en hoe de
uitgebreidere behandeling er precies uitzag kan niet met de beschikbare stukken

voeren

onderbouwd worden
4

Scores voor kinderopvanginsteiling

KOI

tegenwoordig KOO

HRWscoorde naast de toeslagaanvrager ook de betreffende KOI op risico s

zie

bijiage 2 Momenteel hebben we geen aanwijzingen dat de KOI scores zijn
toegepast dit is echter op basis van de bekende documentatie ook niet volledig
uit te sluiten

Procesvoorstel informeren Tweede Kamer
~

•

TTn de beperkte tijd is niet mogeiijk gebleken alle informatie over de
dit model boven tafel te krijgen Daarom wordt
I1 uit werking de Kamer
de
te informeren via de Stand
van

voorgesteld

voor

zomer

van

li Zaken brief over het bestaan van dit model en daarbij de toezegging te

AFGESCHERMD

2015485

Pagina 3 van 7

00008

doen dat er nader intern onderzoek gedaan wordt
na
•

U kunt de Kamer dan

de zomer in een losstaande Kamerbrief meer volledig informeren

Het interne onderzoek zal verricht worden tijdens het reces Verder hopen
wellit het oude systeem nog meer informatie op te kunnen halen dat

momenteel nog

net

niet verjaard is

Communicatie
De afgelopen weken zijn er meerdere nieuwsartikelen van de NOS en Follow The

Money

FtM

verschenen over het gebruik van dlscriminerende algoritmen

bij
Op dit moment ligt
ook een Woo verzoek van dezelfde journalist van FtM over het RCM De journalist
is voornemend een vergelijkbaar artikel te schrijven over het RCM U wordt
hierover nader geinformeerd via de gebruikelijke lijnen
onder andere de gemeente Rotterdam

c

DUO en SZW

SyRI

Politiek bestuurlijke context
De Kamer is middels meerdere brieven

werking

van

geinformeerd over de context en de

het RCM ^ Ook heeft vorig jaar een inventarisatie plaatsgevonden

in op dat moment in gebruik zijnde modellen die werken met risicoscores
of indicatoren ^

van

en

Informatie die niet openbaar gemaakt kan worden
Niet van toepassing

3

Kamerstukken II 2021 22 31066

nr

923

Kamerstukken II 2022 23

nr

1129

AFGESCHERMD

2015485

31066

nr

938 en nr

1008

Pagina 4 van 7

00008

Bijlage 1 Indicatoren aanvrager
Gegevens in de actualiteit
•

o

Bekend in PIT ais fraudeur
■

PIT was de voorloper van FSV

gebruik
was

FSV vanaf 2014 volledig in

Omdat de datakwaiiteit hiervan onvoldoende

is deze indicator uiteindelijk niet gebruikt Wei is

gekeken welke burgers aangemerkt waren als potentieie
fraudeurs in voorgaande jaren Zie regei Aantai
biokkaderedenen score per jaar
o

Openstaande boetes CJIB
■

Deze gegevens waren niet beschikbaar en zijn

hoogstwaarschijniijk niet ingezet

c
Q

Openstaande terugvorderingen
Burgers met een openstaande schuid kregen om die reden
punten hoe hoger de schuid hoe meer punten Ook
werden extra punten gegeven als de schuid oninbaar was
■

Er was puntenaftrek voor burgers die een

betalingsregeling hadden afgesproken
o

Floogste aantai uren DO per kind
DO staat voor Dag Opvang Burgers met minder dan 100
uur per maand kregen geen punten
Burgers met meer
dan 100 uur kregen afbankelijk van de hoogte van hun
uren punten Floe meer uren hoe meer punten Bij
burgers met meerdere kinderen op de dagopvang werd
■

het kind geselecteerd met de meeste uren
o

Floogste aantai uren BSO per kind
■

BSO staat voor Buitenschoolse Opvang

Burgers met

minder dan 70 uur per maand kregen geen punten

c

Burgers met meer dan 70 uur kregen afhankelijk van de
hoogte van hun uren punten Floe meer uren hoe meer
punten Bij burgers met meerdere kinderen op de
dagopvang werd het kind geselecteerd met de meeste
uren

o

Aangevraagd met terugwerkende kracht
Afhankelijk van de kosten die met terugwerkende kracht
werden opgegeven werden punten toebedeeld Burgers
die aangaven meer dan € 1000 kosten te hebben gemaakt
voor het moment van hun aanvraag kregen punten Bij
meer dan € 2000 kregen ze meer punten
•

o

Verhouding verzamelinkomen en eigen bijdrage kosten inkomen
Flier werd bepaald hoe groot de opgegeven eigen bijdrage
was ten opzichte van het inkomen van de burger De
kosten van de burger minus de toeslag gedeeld door het
■

inkomen Tot 10

Boven de 10

werden hiervoor geen punten gegeven

gold hoe hoger het percentage hoe meer

punten

AFGESCHERMD

2015485

Pagina 5 van 7

00008

o

Mutaties in de afgelopen 12 maanden
■

•

Burgers die geen wijzigingen hebben doorgegeven in de
afgelopen 12 maanden khjgen punten burgers die 1 of 2
wijzigingen hebben doorgegeven krijgen geen punten en
burgers die meer dan 2 wijzigingen hebben doorgegeven
krijgen minpunten en dus een lagere risicoscore

Toezicht oude jaren
o

Categoric score per jaar
Bij DT KOT werden in de jaren 2009 2010 en 2011 4
categorieen onderkend
•

A

•

en

C

geen of kiein verschil tussen informatie opvang
de informatie van de burger negatieve

punten
B Een correctie waarbij de opvang hogere kosten
opgaf dan de burger geen punten
C Een correctie waarbij de opvang lagere kosten
opgaf dan de burger 10 punten
D Handmatige behandeling omdat de burger in
een blokkadereden terecht kwam
20 punten

•

•

•

o

Aantal blokkaderedenen
■

per jaar
bepaald of er redenen waren om
de aanvraag te controleren voor de definitieve toekenning
score

Voor alle burgers werd

Momenteel wordt bezien of deze redenen te achterhalen

zijn Geen blokkaderedenen betekent geen punten
meer

blokkaderedenen

hoe meer punten

Hoe

1 van de

blokkaderedenen is het vermoeden van fraude Als deze
reden voor dit jaar voorkomt bij de burger krijgt de burger

daarvoor 50 punten
o

Uitslag toezicht definitief toekennen
■

score

per jaar

Als de definitieve toekenning was afgegeven werd

afhankelijk van de uitkomst punten gegeven Bij minimale
verschillen tussen VT en DT werden negatieve punten
gegeven Bij kleine verschiilen een laag aantal punten en
bij grote verschiilen een hoger aantal punten
•

Bijdrage toezichtsscores oude jaren aan het totaal aantal punten
o

De scores over oude jaren

oude jaren beschreven
2011 berekend

meetelden
1 3®

zoats hierboven onder kopje Toezicht

werden voor het jaar 2009

Hoe ouder het jaar

2011 telde volledig mee

2010 en

hoe minder zwaar de punten

2010 voor 2 3® en 2009 voor

Daarmee was de impact van oudere jaren kleiner naarmate

de geconstateerde uitkomsten langer geieden waren

AFGESCHERMD

2015485

Pagina 6 van 7

00008

Bijiage 2
•

Indicatoren KOI

Betreft het een Kindcentrum
o

KC

of Gastouder Bureau

GOB

Is de opvangorganisatie een kindercentrum of een

gastouderbureau waarbij punten werden gegeven voor een

gastouderbureau
•

Is de KOI bekend btj het fraudeteam als frauderend
o

Is de opvangorganisatie bij het fraudeteam van Toeslagen bekend
als opvangorganisatie met vermoedens van fraude

•

Is de KOI nog geregistreerd

in de voorioper van het Landelijk Register

Kinderopvang
o

c

Is de opvangorganisatie nog steeds geregistreerd

bij de gemeente

in de voorioper van het landelijk register was dit per gemeente

georganiseerd
•

zo

niet dan werden er punten gegeven

Hoeveel uur nemen aanvragers gekoppeld aan deze KOI gemiddeld af
BSO
o

Wat is het gemiddeld aantal uur per maand dat ouders

aangesloten bij deze opvangorganisatie afnemen voor
buitenschoolse opvang

hoe hoger het aantal uur hoe hoger de

score
•

Hoeveel uur nemen aanvragers gekoppeld aan deze KOI gemiddeld af DO
o

Wat is het gemiddeld aantal

uur

per maand dat ouders

aangesloten bij deze opvangorganisatie afnemen voor dagopvang
hoe hoger het aantal uur hoe hoger de score
o
•

Percentage aanvragen met terugwerkende kracht meer dan 60 dagen
o
Hoe hoog is het percentage aanvragers dat met meer dan 60
dagen terugwerkende kracht aanvraagt hoe hoger het
percentage hoe hoger de score

•

Kindplaatsen in verhouding tot het aantal gekoppelde kinderen bij KC
Hoeveel kinderen zijn er volgens het toeslagensysteem aan de
o
kinderopvangorganisatie gekoppeld ten opzichte van hoeveel
kinderen de opvangorganisatie kan plaatsen volgens het rapport
van de GGD Alleen van toepassing voor kindercentra
Bij minder
dan 80
of meer dan 150
bezetting werden punten gegeven

•

Gemiddeld aantal kinderen per gastouder

o

o

GOB

Hoeveel kinderen hebben de gastouders die bij dit

gastouderbureau zijn aangesloten gemiddeld aan zich gekoppeld

volgens het toeslagensysteem

Hoe meer kinderen

hoe hoger de

score

Rechtsvorm KOI
o

Welke rechtsvorm heeft de kinderopvangorganisatie

BV

Stichting eenmanszaak of anders Hieraan zijn geen punten
toegekend

AFGESCHERMD

2015485

Pagina 7 van 7

00008

w

Ministerie van Financien

TER BESLI5SING

Directie Strategic

Aan

Beleid Toeslagen

de staatssecretaris van Financien

Recht

Toeslagen en Douane

TER INFO

Persoonsgegevens

de staatssecretaris van Financien Fiscaliteit en Belastingdienst

nota

Datum

Tekenversie stand van zakenbrief Dienst Toeslagen

23juni 2023
Notanummer
2023 0000149221

Bijiagen
Stavaza brief {schoon
Stavaza brief

revisie

nota s 130470 en 138263

Aanleiding

Opmerkingen bij C versie

Bijgaand treft u de tekenversie van de stand van zakenbrief Dienst Toeslagen
Flierbij is rekening gehouden met uw opmerkingen op de C versie bijgevoegd
Beslispunten
1

Indien u akkoord bent met deze brief verzoeken wij u deze te tekenen of
anders uw nadere op

2

aanmerkingen aan te geven
Gaat u akkoord met het openbaar maken van de nu voorliggende nota en
de eerdere nota s 130470 en 138263

bijgevoegd conform de beleidslijn
Actieve openbaarmaking nota s Omlijnde delen worden voorafgaand aan
openbaarmaking onzichtbaar gemaakt

tjul c

P^

Kernpunten
In de revisleversie zijn de verwerkingen reacties op uw opmerkingen

•

zichtbaar Daarnaast de volgende opmerking
o

In de tekst over niet gebruik is naast de revisies ook een passage

opgenomen over een attenderingsactie rondom de zoratoeslaa jDver_
deze attenderingsactie informeren wij u in een separate nota meet

Uitgebreid De attenderingsactie is een herhaling van een pilot uit
2021 waarbij 5 000 burgers op basis van gegevens uit de
inkomstenbelasting 2020 werden geattendeerd op mogelijk recht op
de zorgtoeslag met terugwerkende kracht Na het onderzoeken van
de wettelijke grondslag voor deze vorm van attenderen wordt dit jaar
de pilot herhaald en bij een uitgebreide doelgroep uitgevoerd
Separ at wordt afstemminq gezocht met de toeslagendepartementen SZW

•

BZK en VWS

Voorstel is dat u alleen deze brief stuurt niet

mede namens

et

cetera
De planning is als volat

•

Tekenversie uiterlijk vrijdag 23 juni 2023 in de tas

^

Week van 26 iuni 2023
o

laatste afweaina alle onderwerpen in brief
Verzending einde week van 26 juni 2023 of uiterlijk de week erop

Politiek bestuurlijke context
In de brief kunnen enkele toezeggingen aan de Kamer afgedaan worden

en een

update op openstaande moties worden gegeven

Pagina 1 van 2

2015484

00009

I

L

Communicatie
Niet van toepassing

Informatie die niet openbaar gemaakt kan worden
Miet van toepassing

Pagina 2 van 2

2015484

00009

Zl cb l^O
Ministerie van Financien

Bureau DG
TER INFORMATIE
Aan

de staatssecretaris van Financien

Toeslagen en Douane

Persoonsgegevens

nota

Damage 2023 029 Directie Toeslagen
Onjuiste inkomens attenderingsbrieven 2023 verstuurd
Datum

C

23 Juni 2023

Notanummer
DMP 2023

Aanleiding
Recent hebben meerdere burgers contact opgenomen met de Belastingtelefoon
n a v

een

brief die zij

begin iuni 2023 ontvinaen van Toeslagen
wordt de burger gevraagd een nieuwe schatting

In de brief [kenmerk INK BT23
van

»

het inkomen over 2023 door te geven Tevens bevat de brief een

0292023

0000152996

Bljtagen
Geen

inkomensschatting vanuit Toeslagen Burgers wordt gevraagd deze te
controleren en wijzigingen in het inkomen door te geven via Mijn Toeslagen
Burgers die hebben gebeld geven aan dat de inkomensschatting van Toeslagen
die in de brief staat vermeld niet klopt Het geschatte jaarinkomen is te laag
Naast bovengenoemde telefoontjes is er ook een klacht binnen gekomen van
een burger 90 jaar
Ook deze burger heeft een brief ontvangen waarin het
jaarinkomen AOW en pensioen te laag is ingeschat Betreffende burger
maakte zich erg zorgen was bang dat zijn pensioen was verlaagd en deed zijn
beklag over feit dat vragen onvoldoende konden worden beantwoord bij
telefonisch contact

Achtergrond
Op basis van verschillende bronnen werkgevers uitkeringsinstanties wordt
meerdere keren per jaar gekeken of het inkomen dat wordt gebruikt bij de
berekening van de toeslag nog aansluit
Als er een verschil is
verstuurd

wordt er een Inkomens attenderinasbrief INK BT23J

De burger wordt gevraagd deze nieuwe schatting te controleren en

nodig

9

Hierin staat een nieuwe schatting van heUnkomerT VOor 20237

zelf het juiste inkomen door te geven via

Mijn Toeslagen

indien

Toeslagen

muteert in dit aeval dus zelf geen inkomens

Het doel is o a

om

burgers vroegtijdig te wijzen op mogelijke veranderingen in

hun inkomen om zo later terugvorderingen van toeslagen te voorkomen
Een aantal weken na het versturen van de attenderingsbrief wordt ook
telefonisch contact opgenomen met

een

deel van de

burgers die hun inkomen

A og^nieTTieDDen aaTigepast n a v

de brief

In heel 2023 worden onqeveer 1

miljoen inkomeng arrpndrringrhrir\fnn
juni 2023 zijn ongeveer 550 000

verstuurd door Toeslagen Tot op heden
brieven vergrunrH
De damage en populatie

Eind mei 2023 zijn ong

attenderingsbrieven verstuurd
blijkt nu is het geschat inkomen over 2023 dat
wordt vermeld in de brief te laag geschat Niet alle ioongegevens die zijn
gebruikt bij de schatting van het inkomen zijn namelijk geextrapoleerd naar
jaarbedragen
Bij ong

57I

300 000 inkomens

21 000 burgers

zo

Fagina 1 van 3

2015486

00010

Meer dan de helft van de Hf^mai^p pnpnlatip hpl mft harri
uilkeiinq en or een’pension ontvangen

^lie een AOW

Uit nadere analyse is naar voren gekomen dat ongeveer 3 700 burgers
20

juni 2023

sfand

Uit de damage populatie het inkomen daadwerKeiijK heoDen

aaagepast na ontvangst van de inkomens attenderingsbrlef begin JUhT
In rip fntaiP riamagp pnpiiiai ip yinpn IKS niirgprc nip nnk~dnderaeei ultmaken
vanjjp llHT^pLitntirrr v Uan deze populatie hebben 29 burgers een
inltom^swijziging doorgegeven na ontvangst van de brief begin juni
Oorzaak
Er zijn 3 zaken die een rol spelen bii het ontstaan van deze damage
o

In mei is voor het eerst gebruik gemaakt van de^deLailleeuJe
Dit zijn gegevens van werkgevers
over

C

het reeds ontvangen inkomen in 2023

erTuItkeringsinstanties

Door hiervan gebruik te maken

kan een betere inschatting worden gemaakt van het jaarinkomen

i h k v

werken in de actuaiiteit

o

o

Sommige loongegevens die zijn gebruikt
bevatten echter een einddatum 30 4 2023 en zijn hierdoor in de
verwerking niet geextrapoleerd naar jaarbedragen
Voor sommige inkomenssoorten geldt dat deze als incidenteei zijn
aangemerkt terwiji dit niet het geval is Gevoig is dat ook deze gegevens
niet zijn geextrapoleerd naar jaaTCSdrjgen
Vanaf mei ontvangen ook burgers een attenderingsbrief indien h^
q^schatte inkomen over~2u23 lager is T3e atgelupen jaren is ditTilet
gebeurd en kregen alleen burgers een attenderingsbrief als het geschat
inkomen hoger was

Gevolgen
Indien een burger zijn inkomen

op basis van het advies in de brief

heeft

aangepast dan heeft dit meestal effect op de hoogte van de toeslag Bij een
over het algemeen
lager inkomen zal de toeslag jaarrecht
hoger zijn Het
risico bestaat dan dat burgers later geconfronteerd worden met

terugvorderingen

in de DT fase

Herstel en communicatie
Alle burgers uit de damage populatie

21 000

ontvangen z s m

een

excuusjbrief met naaere uitieg

EerTdeel van de burgers ongeveer 1 500 zal tevens worden gebeld door
KlStS B^e burgers hebben recent eUii iiikuiiieiiswiJZigrn^doorgegeven dat in
lijn ligt met het foutief geschatte inkomen in de attenderingsbrief
In afstemming met UHT is besioten dat voor de 185 burgers die ook onderdeel
uitmaken van de UHT populatie s geen afwijkende behandeling nodig is Wei
zullen alle 185 burgers die onderdeel uitmaken van de UHT populatie s
worden gebeld
Er zal een bericht worden geplaatst in hrt
De klacht van de burger

zoals benoemd in de aanleiding

proces worden afgehandeld
t pl^fnnirrh rnntnrt

I

I

Er Zijn

yrntnringrnhnrIfjg

•

nn

de website

zal via het reguliere

Met betreffende burger is afqelopen week al

qniAiPPgt

maatregelen genomen binnen Toeslagen om er voor te zorgen dat in de

eerst volgende actie m b t

inkomens attenderingsbrieven

juni\ juli 2023
Te\^ns zuiien de
output controles aangescherpt

geen onjuiste inkomensschattingen worden opgenomen

bedrijfsregels worden aangepast en

Wat moet de burger doen

Burgers uit de damage populatie ontvangen een excuusbrief Hierin wordt
gevraagd het inkomen voor 2023 nogmaals te controleren en indien nodig
aan te

passen

Pagina 2 van 3

2015486

00010

c

Hoe verhoudt deze verstoring zich tot politiek bestuurlijk gevoelige

dossiers
185 burgers uit de damage

populatie maken onderdeel ult van de UHT

populatie s Deze burgers ontvangen een
worden gebeld

excuus

brief en zullen tevens

c

Pagina 3 van 3

2015486

00010

■

■V

vv

I

HEDEN

I V M

ly

rO

Ministerie van Financien

VERZENDING TK

Directie Strategic

TER BESLISSING

Recht

Beleid Toeslagen

Aan

de staatssecretaris van Financien

Toeslagen en Douane

TER INFO

Persoonsgegevens

de staatssecretaris van FinandSn Fiscaliteit en Belastingdienst

nota

Datum

Tekenversie II stand van zakenbrief Dienst Toeslagen

30 juni 2023
Notanummer
2023 0000153711

Bijiagen
Stavaza brief

schoon

REV

Uittond

schoon

REV]

rap

Eerdere nota s

Aanleiding
Bijgaand treft u tekenversie II van de stand van zakenbrief Dienst Toeslagen
Hierbij is rekening gehouden met uw opmerkingen op de tekenversie
bijgevoegd

5

Opmerkingen bij tekenversit

Besiispunten
1

Als u akkoord gaat met deze brief verzoeken wij u deze te tekenen

2

Gaat u akkoord met het openbaar maken van de nu voorliggende nota en

de bijgevoegde eerdere nota s 130470

138263

concept brieven

en

152649

risicomodel

149221

outline i

152996

damage conform de
beleidslijn Actieve openbaarmaking nota s Omiijnde delen worden
voorafgaand aan openbaarmaking onzichtbaar gemaakt
Kernpunten
•

In de revisieversie zijn de verwerkingen reacties op uw opmerkingen en

overige aanvullingen zichtbaar
•

De planning is als voIgt
o

Tekenversie II uiterlijk vrijdag 30 juni 2023 in de tas

o

Verzending week van 3 juli 2023

Politiek bestuurlijke context
In de brief kunnen enkeie toezeggingen aan de Kamer afgedaan worden en een

update op openstaande moties worden gegeven
Communicatie

Niet van toepassing

Informatie die niet openbaar gemaakt kan worden
Niet van toepassing

Pagina 1 van i

2015487

00011

Ministerie van Financien

HEDEN

I V M

VERZENDING TK

Directie Strategic

TER BEOORDELING

Recht

Beleid Toeslagen

Aan

de staatssecretaris van Financien

Toeslagen en Douane
Persoonsgegevens

nota

Datum

Tekenversie III stand van zakenbrief Dienst Toeslagen

3 joli 2023
Notanummer
2023 0000160192

Bijiagen
Stauaza brief [REV
Uitzond rap

Aanleiding
Bijgaand treft u tekenversie III van de stand van zakenbrief Dienst Toeslagen

We

horen graag of u hiermee akkoord bent en zullen dan een definitieve tekenversie
aan u

voorleggen

Kernpunten
Er zijn aanpassingen gedaan cf bespreking
Tevens zijn twee invorderingsonderwerpen in deze brief opgenomen
aangezien de aparte brief over invordering na de zomer aan de Kamer
wordt gestuurd
•

•

•

Tenslotte is een passage opgenomen over USB gegevensdragers bij
Dienst Toeslagen

Politiek bestuurlijke context
In de brief kunnen enkele toezeggingen aan de Kamer afgedaan worden en een

update op openstaande moties worden gegeven
Communicatie
Niet van toepassing

Informatie die niet openbaar gemaakt kan worden
Niet van toepassing

Pagina 1 van 1

2016508

00012