Tweede Kamer der Staten-Generaal

2

Vergaderjaar 2009–2010

31 490

Vernieuwing van de rijksdienst

Nr. 44

BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN BINNENLANDSE ZAKEN
EN KONINKRIJKSRELATIES
Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
Den Haag, 30 juni 2010
In het Algemeen Overleg van 24 juni 2010 over de Vernieuwing Rijksdienst
heeft het lid van uw Kamer, mevrouw Van der Burg, verzocht een
verplichte relatie aan te brengen tussen het programma Elektronisch
Bestellen en Factureren (EBF) en een Marktplaats.
Naar aanleiding hiervan heb ik besloten de ondersteuning van een
Marktplaats aan EBF toe te voegen. EBF gaat uiteindelijk verplichtend
gelden voor ieder ministerie en voor iedere leverancier van de rijksoverheid. Hierdoor wordt EBF een noodzakelijke voorwaarde voor iedere
leverancier die toegang wil krijgen tot een Marktplaats van de rijksdienst
voor tijdelijk flexibel personeel.
Hieronder ga ik nader in op het inkoopproces, vervolgens op het
Marktplaatsconcept, op EBF en op de relatie tussen beide.
1. Het inkoopproces
De rijksoverheid koopt jaarlijks voor grote bedragen in. Gelet op de
omvang van het te besteden bedrag is het vereist de inkoop van deze
goederen en diensten goed te organiseren.
Het inkoopproces bestaat uit de volgende fasen: (1) specificeren, (2)
selecteren, (3) contracteren, (4) nader specificeren, (5) nader selecteren,
(6) bestellen, (7) ontvangen, (8) factureren, (9) betalen en (10) bewaken en
nazorg. Voor het tactische inkoopproces zijn de eerste drie fasen van
belang. Voor EBF zijn de fasen 4 tot en met 8 van belang (zie verder).
– De behoeftestelling (specificeren)
In deze fase wordt bepaald welke dienst en/of product er nodig is. Ook
worden de specificaties voor de diensten en producten vastgesteld en in
welke hoeveelheden en wanneer deze diensten en producten nodig zijn.

kst-31490-44
ISSN 0921 - 7371
’s-Gravenhage 2010

Tweede Kamer, vergaderjaar 2009–2010, 31 490, nr. 44

1

– De leveranciersselectie (selecteren en contracteren)
De rijksdienst is uiteraard gehouden om de Europese aanbestedingsregels
na te leven. Deze regels komen er op neer dat bij diensten en producten
met een waarde van meer dan € 125 000 (excl. BTW; de aanbestedingsdrempel), er een Europese aanbesteding moet plaatsvinden. Hieraan zijn
allerlei regels van publicatie en procedure verbonden.
De inzet en de uitkomst van een dergelijke procedure is ofwel een vast
contract of meerdere vaste contracten, ofwel één of meerdere raamovereenkomsten. Als er een raamcontract wordt gesloten met meer dan één
leverancier (bij een Europese aanbesteding kan één raamcontractant
worden gekozen, of drie of meer) dan moeten deze leveranciers – bij elke
concrete opdracht – met elkaar concurreren bij het verwerven van een
opdracht.
Ook bij een dienst of product of een pakket van diensten of producten met
een waarde lager dan € 125.000 kan voor een raamcontract worden
gekozen. Dit kan gebeuren met vrijwillige toepassing van een Europese
procedure of door een «onderhandse aanbesteding». In het laatste geval
worden dan offertes bij leveranciers aangevraagd. De aanbestedende
dienst heeft hiervoor doorgaans regels opgesteld, waarin is opgenomen
dat boven een bepaald bedrag meer offertes worden opgevraagd. Deze
regels kunnen per aanbestedende dienst verschillen.
– De concrete opdrachtverlening (bestellen)
Bij een vast contract worden de bestellingen geplaatst bij de contractspartij. Indien een raamcontract is gesloten vinden de concrete opdrachtverstrekkingen plaats aan de leverancier(s) binnen dit contract. In de
andere situaties vindt de opdrachtverstrekking direct plaats via het
offertemodel: na het aanvragen van één of meer offertes vindt de
bestelling plaats.
Het hiervoor geschetste inkoopproces geldt ook voor de inhuur van
tijdelijk extern personeel. De Markplaats biedt hier echter een aanvullende
mogelijkheid.
2. De Marktplaats
Het Marktplaats-concept wordt door veel overheids- en non-profitorganisaties, die verplicht zijn tot het organiseren van een (Europese) aanbesteding voor het inhuren van externe flexkrachten, gezien als een
volwaardig alternatief of aanvullend instrument om te komen tot selectie
van een geschikte kandidaat. De Marktplaats beperkt zich tot diensten
onder de aanbestedingsdrempel. Zodra sprake is van overschrijding van
het drempelbedrag zal ten allen tijde een Europese aanbestedingsprocedure moeten worden uitgevoerd. Marktplaats speelt een rol in de fase
van de leveranciersselectie (selecteren en contracteren) en in de fase van
de concrete opdrachtverlening (het bestellen).
Bij een Marktplaats wordt per aanvraag/concrete opdracht een eigen
aanbestedingsprocedure gevolgd. Deze procedure moet aan alle
kenmerken van het Europese aanbestedingsrecht voldoen (transparant,
non-discrimatoir, objectief, proportioneel). In de praktijk betekent dit dat
voor iedere tijdelijke externe kracht afzonderlijk een profiel wordt
gepubliceerd op een website, de virtuele Marktplaats. Naast het profiel
worden ook de gunningscriteria gepubliceerd op de Marktplaatswebsite.
Tot een Marktplaats heeft in beginsel iedere aanbieder van flexibel
personeel toegang die zich vooraf heeft aangemeld en is geaccepteerd.
Marktplaats werkt volgens een registratiesysteem waarin partijen zich

Tweede Kamer, vergaderjaar 2009–2010, 31 490, nr. 44

2

conformeren aan een aantal standaarden en modellen, zoals onder andere
de overeenkomst van dienstverlening, de algemene inkoopvoorwaarden
van deze Marktplaats, een geheimhoudingsverklaring en een privacyreglement. Indien de dienstverleners hiermee akkoord gaan, zijn ze erkend
en kunnen zij deelnemen aan de procedures voor de plaatsing van een
opdracht. Leveranciers kunnen zowel bedrijven als zelfstandige professionals zijn uit de hele EU.
3. EBF (Electronisch Bestellen en Factureren)
EBF behelst de voorzieningen om het proces van opdrachtverlening en
het berichtenverkeer tussen besteller en leverancier op elektronische wijze
af te handelen. EBF wordt ingezet in de fase van het inkoopproces nadat
de selectie van leveranciers heeft plaats gevonden en het contract is
gesloten. EBF ondersteunt de concrete opdrachtverlening, het feitelijk
bestellen van de opdrachtverlener bij de leverancier. In het geval er een
voorovereenkomst is gesloten met meerdere leveranciers, ondersteunt
EBF ook de nadere selectie tussen deze leveranciers bij een concrete
opdracht. Dit wordt ook wel de minicompetitie genoemd.
Daarnaast ondersteunt EBF de uit de bestellingen voortvloeiende
facturering. Ook ondersteunt EBF het contractmanagement; dit betreft het
bewaken en de nazorg in het inkoopproces. EBF biedt namelijk de nodige
informatie over gebruik in aantallen en geld en over naleving van de
gesloten contracten.
Het feitelijk betalen van de factuur wordt niet door EBF ondersteund en zal
via de financiële systemen van de afzonderlijke ministeries worden
afgehandeld.
Met de realisatie van elektronisch bestellen en factureren krijgt de
rijksoverheid de beschikking over een platform voor digitale inkoop, met
daarin voorzieningen waarmee de onderdelen van de rijksdienst hun
inkoopproces van alle producten en diensten kunnen optimaliseren. EBF
zal gebruikt gaan worden door alle ministeries en zal verplicht worden
gesteld voor alle leveranciers van de rijksdienst. Medio 2011 komt het
EBF-systeem beschikbaar, waarna de deelnemers zullen aansluiten
volgens een implementatieplanning die later wordt uitgewerkt met de
leverancier aan wie de opdracht wordt gegund. Ik zal u over deze planning
informeren.
Binnen EBF is het mogelijk om bij de inhuur van tijdelijk extern personeel
op elektronische wijze offertes aan te vragen bij leveranciers waarmee een
raamovereenkomst is afgesloten (minicompetitie). De mogelijkheid om de
modaliteit van een Markplaats binnen EBF op te nemen is recent
onderzocht. Dit onderzoek heeft uitgewezen dat het betrekkelijk eenvoudig
is de ondersteuning voor een marktplaats toe te voegen aan EBF. Dit
betekent dat EBF de selectie van potentiële aanbieders van flexibele
arbeid gaat faciliteren.
Naar aanleiding van het verzoek van mevrouw Van der Burg heb ik
besloten de ondersteuning van een Marktplaats aan EBF toe te voegen.
4. EBF en Marktplaats
EBF gaat gelden voor alle ministeries en voor alle leveranciers van de
rijksdienst. Voor een Marktplaats die voor de rijksdienst zou worden
ingesteld, gaat gelden dat de leveranciers die hierop toegelaten willen
worden, zich moeten conformeren aan EBF. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen zelfstandige professionals, midden- en kleinbedrijf
en grote bedrijven. Het toelatingscriterium voor de marktplaats van EBF
geldt voor allen.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2009–2010, 31 490, nr. 44

3

Het feit dat EBF vanaf 2011 zal gaan gelden voor alle ministeries en voor
alle leveranciers, betekent dat aan een belangrijke randvoorwaarde wordt
voldaan voor het succesvol kunnen implementeren van een Marktplaats
voor tijdelijk extern personeel voor de rijksdienst. Uit de UWV praktijk is
namelijk gebleken dat een Marktplaats alleen kan werken als er een
adequate digitale ondersteuning aanwezig is.
De staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
A. Th. B. Bijleveld-Schouten

Tweede Kamer, vergaderjaar 2009–2010, 31 490, nr. 44

4