II-’

E
w
4.’

0

IW

1
IW

w
t
w

4.’>

0
1
.

1:

7
7
7
9
11

11
14
15
16

16
16
17

Opdrachtformulering en doelstelling
Beschrijving gewenste situatie
Afbakening

Measure- fase

Analyse-fase

HetProces
De informatie over het proces
Uitkomsten

Improve-fase

Verbeteringen t.a.v. het proces
Verbeteringen t.a.v. de informatie van het proces

Control-fase

3.1
3.2
3.3

4

5

5.1

5.2
5.2

6

6.1
6.2

7

met

stoppen

0.3
4januari 2012

en

van de uitkering’

_____91çj2j_____________________________

Laatst qewijziqd:

Bestandsriaam:

Systeem:

-2

ResaFasa

7

Define-fase

3

..

6

Lean Six Sigma methodiek

2.1

Auteurs:

6

Aanleiding

2

Eindrapportage ‘Detentiemeldingen tot

4
4
4
5

Wijzigingshistorie
Afstemming
Plaats elektronisch document
Brondocumenten

-

.4

1

Algemeen

Inhoudsopgave

0.3

Versie:
Laatst gewijzigd:
Status

4 januari 2012
concept

Eindrapportage ‘Detentiemeldingen tot
en met stoppen van de uitkering’

Bestandsnaam:

-

-

-

Systeem:

Auteurs:

-

3

-

ResaFasa

20

18

Acties, kosten en baten per verbetervoorstel

8

Bijlage 1 Kopie detentiemelding

17

Raakvlakken overige projecten! onderzoeken

7.1

j

0.3

Versie:
Laatst gewijzigd:
Status

4 januari 2012
concept

Eindrapportage ‘Detentiemeldingen tot
en met stoppen van de uitkering’

0.2

Bestandsnaam:

[verwijderd 19-6-2019 MB; technische informatie]

Plaats elektronisch document

IM Uitkeren A&O

,-‘,‘-.‘-,,,,

Versie
0.2

-

Systeem:

Auteurs:

Datum toetsina

-

4

-

ResaFasa

Olmerklnaen

0.2

07-12-2011

‘‘‘-

Opzetten van het concept
Aanvullen van het concept

17-11-20 11

Afstemming

Wijzigingsreden of bron wijziging

Nr

0.1

Versiedatum

Wijzigingshistorie

1 Algemeen

Systeem:

Q7

Versie:
Laatst gewijzigd:
Status

4 januari 2012
concept

AUteUrs

Ekdrapportage’Detentiemeldingen tot
en met stoppen van de uitkering’

Werkinstructies AW
UWP detentie
Systeemhandleidingen ResaFasa
Wet-en Regelgeving
Onderzoek Afhandeling DJI meldingen

IM Uitkeren, Advies & Ontwerp,
Procesontwerper

Afdeling

Bestandsnaam:

•
•
•
•
•

Brondocumenten

Naam

Contactpersonen

-

5

-

ResaFasa

-ZE

Six Sigma verbetert de kwaliteit van het bedrijfsproces door variatie in het proces te verminderen (en zo beter te kunnen voldoen aan

Versie:
Laatst gewijzigd:
Status

Bestandsnaam:

Eindrapportage ‘Detentiemeldingen tot
en met stoppen van de uitkering’
0.3
4 januari 2012
concept

Systeem:

Auteurs:

de wensen van de klant) en door foutenreductie. Daarnaast zorgt Six Sigma voor een uitgebalanceerde organisatorische
projectstructuur.
Beide zijn nodig om blijvende verbeteringen door te voeren en de kosten in bedrijfsprocessen te verminderen.

•

pakken.

Thinking en de kwaliteit van ‘Six Sigma.
•
Lean staat voor de drie S-en: Slimmer, Sneller en Slanker, door (overbodige) stappen in processen te elimineren en verspillingen aan te

Deze opdracht is geschikt om de Lean Six Sigma (LSS) methodiek toe te passen en is binnen de cursus LSS uitgevoerd. De aanpak en fasering zijn
gebeurd volgens de LSS methodiek. In hoofdzaak is dit gekenmerkt door Lean-elementen gecombineerd met een aantal Six Sigma-tools en de sterke
Six Sigma projectaanpak ‘DMAIC’ (Define, Measure, Analyse, Improve, Control). Lean Six Sigma omvat de combinatie van de snelheid van ‘Lean

2.1 Lean Six Sigma methodiek

vanaf begin
Tijdens een grootschalig onderzoek naar WAO/WIA fraude door enkele psychiaters (Marque) is vastgesteld dat bij twee verdachten, die
periode
van detentie
een
verplicht
is
uitkeringsgerechtigde
terwijl
de
januari 2011 gedetineerd zijn, de uitkering in juni 2011 nog gewoon doorliep. Dit
schorsende
een
door te geven en tussen UWV en Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) de ingangsdatum detentie wordt uitgewisseld. Detentie heeft
werking en na een maand een uitsluitinggrond op een AW-uitkering.

2 Aanleiding

Eindrapportage ‘Detentiemeldingen tot

en met stoppen van de uitkering’
0.3
4januari 2012
concept

Bestandsnaam:

Versie:
Laatst gewijzigd:
Status

—

Systeem:

Auteurs:

-

7

-

ResaFasa

Er wordt gekeken naar de detentiemeldingen van Dienst Justitiële Inrichtingen (Dii) welke binnenkomen in de mailboxen van de uitvoering en hoe deze
worden verwerkt door de medewerkers. De klanten die in het buitenland in de gevangenis gedetineerd zijn, worden niet gemeld door DJI. Deze
informatie zou moeten komen van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Hiervoor is nog niets geregeld en zal buiten de scope blijven van dit

3.3 Afbakening

Wanneer een klant met een AW-uitkering is gedetineerd in Nederland en deze detentievorm is een uitsluitinggrond wordt de AW-uitkering bij langer dan
1 maand in detentie de uitkering beëindigd. Tevens de volledige detentiemeldingen vanuit DJI van klanten met een AW-uitkering worden bewaakt en
gecheckt of deze zijn binnengekomen. Dit zou betekenen dat de volledigheidspercentage van 94,94% naar 100% moet gaan.

3.2 Beschrijving gewenste situatie

De doelstelling is het “Traject detentiemelding t/m stoppen van de uitkering” te verbeteren Waarmee de uitvoering Uitkeren AW volledig en tijdig op de
hoogte wordt gesteld van de gedetineerden. Volledig houdt in dat de informatie inzichtelijk is, uitgebreid wordt met soort detentie en de lengte van
detentie. Tijdig staat voor melding vanuit RINIS naar UGD/UWV op dagelijkse basis. Voorkomen van onterechte betalingen aan gedetineerden en
en
daardoor ook een vermindering van terugvorderingen op (ex-)gedetineerden. Vanuit de uitvoering zijn 2 gevallen bekend nI bsn
n
in
(WSG)
gedetineerde
eidsrechten
deze klanten zaten in detentie en kregen nog een uitkering. Op 1 mei 2000 is de Wet socialezekerh
werking getreden. Deze Wet regelt de gevolgen van detentie voor mensen met recht op een uitkering. De WSG heeft wijzigingen aangebracht in diverse
wetten waaronder de WIA, WAO, WAZ en Wajong. Personen aan wie ‘rechtens hun vrijheid is ontnomen’ zijn uitgesloten van het recht op uitkering. Wel
kan er recht op uitkering bestaan bij bepaalde vormen van dwangopname en detentievormen die gericht zijn op terugkeer in de samenleving.

3.1 Opdrachtformulering en doelsteHing

Binnen de define-fase wordt de opdracht nader gedefinieerd, de gewenste situatie aangegeven en de afbakening vastgesteld.

3 Define-fase

1
-w

Melding Detentie

Invoer

Iij1

Versie:
Laatst gewijzigd:
Status

en met stopperynde uIing__
0.3
4 januari 2012
concept

Externe CTQs
tijdige levering
volledige levering
constante levering
imago
maatschappij
Bestandsnaam:
Eindrapportage ‘Detentiemeldingen tot

RINIS/UGD

S
Toeleverancier

SIPOC

figuur 1: Sipoc

-

Systeem:

Auteurs:

ivm detentie

P
Proces
RHD Intrekking

-

8

-

ResaFasa

Beslissing

Klant
Uitkeringsgerecht
igde/klant

c

In onderstaand figuur wordt de SIPOC van dit onderzoek weergeven. De SIPOC geeft op hoog niveau het proces weer. Hiermee wordt aangegeven wat
de scope van het onderzoek is.

onderzoek maar wel opgenomen als aanbeveling. Binnen dit onderzoek worden de detentiemeldingen voor ResaFasa geanalyseerd. De
detentiemeldingen die niet tot beëindigingen leiden worden bekeken. In de analyse worden de oorzaken van de niet terecht beëindigde
detentiemeldingen vastgesteld. Heropening van de uitkering als de klant weer uit detentie komt, valt buiten dit onderzoek.

Versie:
Laatst gewijzigd:
Status

Bestandsnaam:

concept

LjLanun 2012

0.3
-____

Eindrapportage ‘Detentiemeldingen tot
itkeri ng’
en met stpppeny

Systeem:

Auteurs:

--

ResFas

Er zijn kwantitatieve gegevens verzameld door de aanlevering van de detentiemeldingen van januari 2011 te vergelijken met het systeem ResaFasa en
EAED. Waaruit blijkt dat in 5% de uitkering niet is beëindigd in verband met het niet ontvangen van de detentiemelding.

Kwantitatieve gegevens

werkzaamheden te verkrijgen.

Om inzicht in het probleem te verkrijgen zijn er kantoorbezoeken afgelegd en interviews gehouden met (staf)medewerkers Uitkeren (AW) en de
vooradministratie. Dit is gebeurd op de districtskantoren Den Haag, Alkmaar en Groningen. Hierbij is het proces doorlopen om meer inzicht in hun

Kwalitatieve gegevens

verzameld.

Binnen deze fase wordt de juiste (proces)data verkregen om de huidige prestatie van het proces te bepalen. Hierbij is het belangrijk om de stappen van
het proces vast te stellen alvorens data wordt verkregen over het proces. Om dit in kaart te brengen zijn zowel kwalitatieve als kwantitatieve gegevens

4 Measure-fase

[tst gewijzigd:
Status

1 Versie:

Bestandsnaam:

concept

0.3
4 januari 2012

Eindrapportage ‘Detentiemeldingen tot
en met stoppen van de uitkering’

Systeem:

Auteurs:

-

10

-

Resa Fasa

De resultaten van de kwalitatieve als de kwantitatieve gegevens zijn verwerkt in hoofdstuk 5 ‘Analyse-fase’.

dit zijn de getallen over de maand januari 2011 mbt AW-uitkeringen
158
totaal:
89,24%
141
det.ontv.:
406%I
det.meld.niet ontv.:
44,30%
70
> 1 mnd detentie
41, 14%
65
< 1 mnd detentie
38,61%
61
beëindigd:
5,70%
9
niet beëind.>1 mnd det.wel geschorst
7,59%
12
TVonstaan
36,08%
57
Geen TV ontstaan
32,28%
51
Wel geschorst
5,70%
9
niet geschorst
5,06%
8
geen AW uitkering:
0,63%
1
detentie is toegestaan

figuur 2: resultaten Meetpian

de vooradministratie (Den Haag/Alkmaar)
Stafmedewerker Uitkeren (Groningen)

-

Verwerkina door de MU
De MU pakt de dagpost op en verdeelt deze op prioriteit. De detentiemelding is prioriteitspost, mocht de MU niet aanwezig zijn wegens ziekte of
vakantie dan wordt de detentiemelding verdeeld onder de aanwezige MU-ers.
Onderstaande acties worden altijd gedaan bij detentiemeldingen:
de MU schorst de uitkering per begindatum detentie + 1 maand

Bewerkingstijd: 7 minuten

De vooradministratie in Alkmaar zet een signaal 187 open voor de MU (Medewerker Uitkeren). Daarna worden de detentiemeldingen verdeelt in de
dagelijkse post als prioriteitspost van de MU behalve de detentiemeldingen voor de WIA deze worden verzameld in een bak. Deze bak wordt 1 maal per
dag via interne post verdeeld en verstuurd naar Amsterdam, het centrale punt voor digitaliseren van WIA post,, de doorlooptijd wordt verlengd met 1
dag. In Amsterdam wordt de detentiemelding via scan in Winter geplaatst. De MU WIA vindt hier de dagelijkse post.

Als er geen detentiemeldingen voor het desbetreffende districtskantoor aanwezig is dan wordt er wel een mail verstuurd dat er geen detentiemeldingen
zijn. Er komt dus altijd een mail vanuit UGD. Als men geen mail ontvangt wordt er geen actie ondernomen.

-

-

Ontvangen van de detentiemelding
De detentiemeldingen komen binnen in een mailbox vanuit UGD. Meerdere malen per dag worden er mails over detentiemelding verstuurd. Deze
meldingen blijven in de mailbox voor twee maanden staan na de twee maanden worden de mails met detentiemeldingen automatisch verwijderd. De
doorlooptijd is de melding is minimaal 1 dag. De detentiemeldingen worden uitgeprint door

5.1 Het Proces

Aan de hand van de verzamelde kwalitatieve en kwantitatieve gegevens is een analyse gemaakt en wordt in dit hoofdstuk beschreven.

5 Analyse-fase

verwerkt een signaal in de agenda en/of in ResaFasa (sign 187 wordt weggeschreven, 241 opgevoerd
dossier wordt opgevraagd bij WAO/WAZ/Wajong, WIA heeft een digitaal dossier
dossier wordt in de afwachtkast geplaatst, in T6200 wordt de locatie aangepast
de vooraankondiging in verband met detentie wordt gemaakt en verstuurd naar het huisadres, in Alkmaar verstuurd men deze ook naar de
Penitentiaire Instelling (Pl), in Groningen kijkt men naar de burgerlijke staat is deze gehuwd dan alleen naar het huisadres

0.3

Versie:
Laatst gewijzigd:
Status

4 januari 2012
concept

Eindrapportage ‘Detentiemeldingen tot
en met stoppen van de

Bestandsnaam:

-

beschikking beëindiging maken en versturen naar de klant
bewerkingstijd: 15 minuten

-

-

-

Systeem:

Auteurs:

-

12

-

ResaFasa

Geen bericht van in vrijheidstelling van de klant langer dan 1 maand na begindatum van detentie:
de schorsing wordt omgezet in de beëindiging van de uitkering in T2201
vakantiegeld wordt nabetaald, na check op vordering of beslag
signaal 241 afhandelen (in Groningen is dit een eigen signaal onder de 400 serie)

-

-

signaal in ResaFasa en agenda verwijderen
schorsing opheffen, mogelijke TWK (Terug Werkende Kracht) afhandelen
brief maken en versturen naar de klant dat de uitkering blijft doorlopen doordat de detentie minder dan 1 maand was
bewerkingstijd: 10 minuten

-

Bericht van in vrijheidstelling van de klant korter 1 maand na begindatum detentie:
controleren van bewijs in vrijheidsstelling en id-bewijs

-

in Alkmaar wordt tevens een fax gestuurd naar bureau VIP voor de soort en de duur van de detentie
bewerkingstijd: 10 minuten

-

-

-

-

9u

4 Bepalen hoo

rdden Lidcag
wmdetertie

rde ncng wmve,disten
zarvig

M LOUbij
35ao

dtcç’
hie4r

—p w&gerrt

oveitrengof

Vas1sIeIenIe2ie*ii1

Bepalen dLsJr
t+ —.

idei brdig, uIeiing.
<acp C

— —

Verw erken
resultaten

ndoaijden
<OW.J>
mfobidt
bectf

—

bI
odt

b&issng

Versie:
Laatst gewijzigd:
Status

Bestandsnaam:

Eindrapportage ‘Detentiemeldingen tot
en met stoppen van deuitkçn_
0.3
4 januari 2012
concept

Systeem:

Auteurs:

-

13

-

ResaFasa

Er wordt geen informatie naar Handhaving gestuurd omdat de MU de melding via DJI binnen 7 dagen ontvangt. Soms mag de klant niet communiceren
met de buitenwereld om het onderzoek van de politie niet te belemmeren.

Bij het uitvragen van informatie bijvoorbeeld over de periode van detentie of het soort detentie bij Dii gaat soms lange tijd overheen of er wordt
helemaal geen informatie gegeven. Dii verwijst naar de klant.
Wachttijd: 1 week

bediig

te beocxeIe

Beoordelen redl

irdieovWeing

Figuur 3: proces van de werkzaamheden van de MU

RINIS

DJI

Versie:
Laatst gewijzigd:
Status

Bestandsnaam:

UWV- CICT

Verrijken detentiemeldingen en
onderhouden GVI

1 concert

4 jaruari 2012

Systeem:

Auteurs:

UWV-UGD

Distribueren
detentiemeldingen

Eindrapportage ‘Detentiemeldingen tot
uitkering’
en met stoppen
0.3

1

Figuur 5: scope van dit rapport

Transporteren
detentiemeldingen

Selecteren en
aanleveren
detentiemeldingen

Figuur 4: inzichtelijkheid informatieoverdracht van DJI naar de uitvoering

5.2 De informatie over het proces

1

-14-

1 ResaFasa

UWV-Uitkeren

Versie:
Laatst gewijzigd:
Status

0.3
4 januari 2012
concept
—_______

en metstoppenvan_u<ering

Eindrapportage

j_____

1

Systeem:

-

15

-

ResaFsa

geen controle op binnenkomende mail met betrekking tot detentie
overbodige acties bij geschorste uitkeringen die eigenlijk door detentie beëindigd hadden moeten zijn, het recht op uitkering blijft open staan in
het systeem
onvolledige informatie op de detentiemelding in verband met de duur en het soort detentie

Bestandsnaam:

-

-

-

Middels de tool FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) zijn de volgende hoofdoorzaken naar voren gekomen:

De levering van de informatie vanuit Dii tot aan de uitvoering is niet volledig maar hiervoor is een ander project bij UGD gestart met de naam
‘Onderzoek afhandeling Dii meldingen UGD’.

Tevens miste de uitvoering informatie waardoor extra en/of overbodige handelingen moesten worden gedaan, zie bijlage voorbeeld detentiemelding.

Als de uitvoering geen informatie oftewel mail ontving van detentiemeldingen, men ontving ook een mail als er die dag geen detentiemeldingen waren
kwam er geen actie. In oktober 2011 werd het systeem SASV uitgefaseerd en vervangen door het systeem SIP. Hierdoor zijn er productionele
problemen ontstaan waardoor niet altijd mails met betrekking tot detentiemeldingen doorgezet. In de uitvoering was men hiervan niet op de hoogte en
was het ook niet bekend dat als er geen detentiemeldingen binnen kwamen men hierop moest reageren.

5.2 Uitkomsten

bij langer dan 1 maand in de detentie moet de schorsing omgezet worden in een beëindiging omdat dit anders een verkeerd beeld geeft op bijv.
uitvallijst van de WTCG, werkzaamheden die dan niet nodig zijn.

-

4januari 2012
concept

0.3

Versie:
Laatst gewijzigd:
Status

locatie van de Pl

Eindrapportage ‘Detentiemeldingen tot
en met stoppen van de uitkering’

-

-

-

Systeem:

Auteurs:

-

16

-

zijn
Uitbreiding van de informatie op de detentiemelding met:
einddatum detentie, is deze niet bekend dan detentie langer of korter dan 1 maand
soort detentie op wetsartikel

De mailbox wordt 1 maal per dag gevuld bijv. om 11 uur dit voorkomt dat de vooradministratie of staf MU meerdere keren de mailbox moet
raadplegen. Als er geen mails met detentiemelding of een mail dat er geen detentiemelding is om 13 uur dan kan dit via de statMU gemeld
worden bij de service desk
Detentiemeldingen met betrekking op WIA worden door UGD gemaild naar een mailbox van het centrale punt in Amsterdam
Informatie uitwisselen verbeteren door herleving van de contactpersonen uit het project ‘Aansluiting Nazorg Gedetineerden’
Opzetten informatiestroom vanuit het Ministerie van Buitenlandse Zaken voor UWV uitkeringsgerechtigden welke in het buitenland gedetineerd

Bestandsnaam:

-

-

-

-

-

6.2 Verbeteringen t.a.v. de informatie van het proces

-

6.1 Verbeteringen t.a.v. het proces

In deze fase worden naar aanleiding van de analyse-fase de verbetervoorstellen beschreven.

6 Improve-fase

Laatst gewijzigd:
Status

Versie:

Bestandsnaam:

Eindrapportage ‘Detentiemeldingen tot
en met stoppen van de uitkenng’
0.3
4 januari 2012
concept

het voortraject meegenomen van de detentiemeldingen.

Systeem:

Auteurs:

-

17

-

ResaFasa

Bij UGD is men een soort gelijk project gestart met de naam ‘Onderzoek Afhandeling DJI meldingen’. Dit project sluit hierop aan. Hierdoor wordt ook

7.1 Raakvlakken overige projecten! onderzoeken

7 Control-fase

Voorstel

Landelijk Bericht

Actie

AW

Versie:
Laatst gewijzigd:
Status

Bestandsnaam:

Auteurs:

4 januari 2012
concept

Eindrapportage ‘Detentiemeldingen tot
en met
0.3

Systeem:

-

18

-

Resa Fasa

vermindering van 1 dag

moet de routering van de mail

aanpassen

kosten, doorlooptijd

punt Amsterdam en UGD

Geen logistieke en papier

Amsterdam

n.v.t.

Mailbox regelen bij centraal

Detentiemelding direct naar

Jan/Feb 2012

vermindering van 3

stellen

minuten

de detentiemeldingen,

uitvoering op de hoogte

Verbetering kwaliteit over
n.v.t.

bewaking van de

inzicht zodat stu ring en
informatie mogelijk is.

€110,-

Verbetering over het

verkeerd beeld

werkzaamheden en een

Voorkomen van extra

Baten

€2200

uur

€70,-

€70,€12.600

? uur

€1.120

16 uur

Kosten

met detentiemeldingen

regulier

Begin 2012

Jan/Feb 2012

gerealiseerd?

Wanneer

Afspraak maken met UGD en

/AW

Wie

Mailbox lx per dag vullen

Informatie levering

Verbeteringen t.a.v. de informatie van het proces

beëindiging

schorsing naar

detentie omzetten van

Langer dan 1 maand in

Verbeteringen t.a.v. het proces

Nr

8 Acties, kosten en baten per verbetervoorstel

UWV/DJI/PI/Gemeenten

AW

0.3
4_januari_2012
concept

Systeem:

Auteurs:

DJI/UGD/AW

Eindrapportage ‘Detentiemeldingen tot
1
J en met stoppen van de uH:kering’

Versie:
Laatst_gewijzigd:
Status

Bestandsnaam:

vroegere project ‘Aansluiting

Nazorg ex-gedetineerden

Herleving van de

contactpersonen van het

uitwisseling tussen

Overleg plannen met Dii

Verbetering informatie

detentiemelding

informatie op de

Uitbreiden van de

-

19

-

ResaFasa

Jan/Feb 2012

Jan/Feb 2012

40 uur

wachttijd bij informatie
opvragen

€1.400

maand

65x20 min=1300 min per

hoefde te gebeuren

waar geen verdere actie

waren deze 65 gevallen

In de maand jan ‘11

Vermindering van de

€70,-

20 uur â €70,-

€2.800

Status

Laatst

03—01—2011

Aanvangsdatum detentie

01

Locatie

gewijzigd:

Dossiernummer

januari

concept

4

2012

Eindrapportage ‘Detentiemeldingen tot
en met sppen van de uitkering’
0.3

WAJ

Basis

—

-

Systeem:

Auteurs:

23—05—2006

Begindatum

997

Sector

-

20

-

ResaFasa

Einddatum

Deze detentiemelding ontvangt u op basis van de volgende gegevens in GVI:

BSN

Bestandsnaam:

Versie:

UWV
Kantoor 01
Afdeling WAJ

De Dienst Justitiële Instellingen (DJI) , onderdeel van het Ministerie van
Justitie, heeft voor onderstaand sofi—numrner een aanvangsdatum detentie
gemeld.
Voor de wijze van afhandeling en van het eventueel opvragen van extra
gegevens verwijzen wij u voor de afdeling AG naar de geldende
procedurebeschrijving.
De afdeling WW kan voor procedurele vragen terecht bij de Servicedesk WW,
telefoonnummer

Geachte collega,

Datum
04 —0 1—2 011

DETENTIEMELDING

Bijlage 1 Kopie detentiemelding