Hoffmann

Offerte
Tweede Kamer
der Staten-Generaal

Datum:
Offertenummer:
Behandeld door:
E-mail.

19 oktober 2022
02.243.976-001
sales@hoffmann n1

VERTROUWELIJK

Hoffmann

T

Luidsprekerstraat 10

E info@hoffmann.nl

KvK

1322 AX Almere

W www.hoffmann.n1

BTW NL006275199B01

088 - 298 66 00

I BAN NL87ABNA0861616820
33170622

Hoffmann
Geachte

Naar aanleiding van ons gesprek op vrijdag 14 oktober 2022 en uw daaropvolgende e-mail ontvangt u
hierbij onze offerte. De offerte is als volgt ingedeeld:
1. Aanleiding/gerechtvaardigd belang
2. Doelstellingen onderzoek
3. Plan van aanpak
4. Rapportage
5. Planning
6. Geldigheidsduur
7. Begroting
8. Tarieven per uur
9. Hoffmann
10. Privacy gedragscode

1. Aanleiding/gerechtvaardigd belang
Op 10 februari en 27 juli 2022 heeft het Presidium en het MT twee anonieme brieven ontvangen. In deze
anonieme brieven wordt melding gemaakt van een sociaal onveilige werkomgeving. In de brieven
worden diverse voorbeelden van deze sociaal onveilige werkomgeving genoemd. Volgens de anonieme
brieven zou de voormalig Voorzitter van de Tweede Kamer (betrokkene), verantwoordelijk zijn voor deze
sociaal onveilige werkomgeving. In de anonieme brieven staan ook namen van personen die deze
sociale onveilige werksituaties kennelijk hebben ervaren.

Rondom deze brieven is nodige publiciteit geweest. Dit heeft er in ieder geval toe geleid dat een aantal
personen, vanuit eigen beweging, zich bij opdrachtgever heeft gemeld en heeft aangegeven soortgelijke
ervaringen te hebben.

Het Presidium en de Griffier hebben Hoffmann nu gevraagd een onderzoeksvoorstel te definieren voor
de uitvoering van een feitenonderzoek 'melding sociaal onveilige werkomgeving'.

2. Doelstellingen onderzoek
Voorafgaand aan het uitvoeren van een feitenonderzoek is het noodzakelijk om de doelstellingen van
het onderzoek helder te hebben, rekening houdend met enerzijds de wensen van de klant en anderzijds
de geldende wet- en regelgeving. Derhalve zijn de doelstellingen van het feitenonderzoek als volgt
geform uleerd:
Vaststellen of de signalen zoals beschreven in de anonieme brieven hebben plaatsgevonden;
Indien dit het geval is:
® De aard en omvang hiervan in kaart brengen;
O De feiten en omstandigheden waaronder dit heeft plaats gevonden in kaart brengen;

Hoffmann I VERTROUWELIJK

2

I Hoffmann
•

Wie en met welke rol bij deze signalen betrokken is.

3. Plan van aanpak
Bij het uitvoeren van een onderzoek worden te alien tijde de beginselen van proportionaliteit en
subsidiariteit in acht genomen. Daarnaast is het van belang om het onderzoek gestructureerd uit te
voeren. Derhalve stellen wij het volgende plan van aanpak voor:

Fase 1:
11 In deze fase zal de opdrachtgever nader kennismaken met het kernteam (zie punt 4) en kan
beschikbare informatie, waaronder de twee anonieme brieven, worden gedeeld en daar waar
nodig toegelicht. In ieder geval verzoeken wij opdrachtgever de interne richtlijnen, protocollen,
zoals gedragsregels en beleid ongewenste omgangsvormen, ter beschikking te stellen.
Daarnaast zal de Arbowet ook als toetsingskader fungeren.
Tevens zullen in deze fase nadere werkafspraken worden gemaakt, waaronder de wijze waarop
de gesprekspartners worden uitgenodigd en de locatie waar deze gesprekken gevoerd zullen
worden. Zoals besproken zal Hoffmann de gesprekspartners uitnodigen en zal Hoffmann voor
secretariele ondersteuning zorgen.

Fase 2:
11 Op basis van de nu beschikbare informatie zullen in deze fase gesprekken worden gevoerd met
personen die in de brieven genoemd worden, dan wel met personen, die zich op eigen initiatief
bij opdrachtgever hebben gemeld. De gesprekken zullen plaatsvinden onder de navolgende
voorwaarden:
•

Gesprekspartners worden door opdrachtgever uitgenodigd, dan wel indien daar afspraken
over zijn gemaakt door de onderzoekers;

•

Het gesprek vindt plaats op de daarvoor gekozen locatie, dan wel op de locatie die door
gesprekspartner wordt aangegeven;

•

Indien gewenst mag de gesprekspartner zich tijdens het gesprek laten ondersteunen door
een door haar of hem gekozen persoon, mits dit niet het verloop van het onderzoek
belemmert;1

•

Van het gesprek zal een integraal gespreksverslag worden opgemaakt, dat na goedkeuring
ter ondertekening aan de gesprekspartner wordt aangeboden. Ook hierbij kan de
gesprekspartner zich laten bijstaan onder de voorwaarde zoals vermeld in de bullit hiervoor;

•

De gesprekspartner zal een kopie ontvangen van dit gespreksverslag. In fase 1 zullen de
onderzoekers met opdrachtgever nadere afspraken maken over het moment waarop de
gesprekspartner dit verslag ontvangt. Dit kan zijn direct na het gesprek, dan wel na afronding
van het onderzoek. Op basis van de (politieke) gevoeligheid van deze casus zal Hoffmann

1 Bijvoorbeeld laten bijstaan door een andere gesprekspartner in het onderzoek, wat beInvloeding met zich mee
kan brengen.

Hoffmann I VERTROUWELIJK

3

I Hoffmann
deze gespreksverslagen pas na afronding van het onderzoek aan de betreffende
gesprekspartners verstrekken;2
•

Geadviseerd wordt om vanuit opdrachtgever een professional (bijvoorbeeld maatschappelijk
hulp) aan te wijzen die desgewenst de gesprekspartner na het gesprek kan ondersteunen
en adviseren;

•

Uiteraard zijn gesprekspartners niet verplicht medewerking te verlenen aan het onderzoek.
Dit wordt bij de uitnodiging ook nadrukkelijk aangegeven.

ra De informatie uit de gesprekken zal vervolgens door de onderzoekers worden geanalyseerd.
Bepaald zal onder andere worden of aanvullende gesprekken gepland dienen te worden.
Tevens zal in deze fase bepaald worden of op andere wijze aanvullend onderzoek noodzakelijk
is. In dat geval zal dit met opdrachtgever worden besproken.

Fase 3:

RI In deze fase zal/zullen betrokkenen(n) worden uitgenodigd voor een gesprek met de
onderzoekers. Ook dit gesprek zal plaatsvinden onder in fase 2 genoemde voorwaarden.

Fase 4:
Het opleveren van een eindrapport. Een eindrapport van Hoffmann wordt dusdanig opgesteld
zodat het bij een juridische procedure kan dienen als onafhankelijk en objectief document. De
uitvoerend onderzoekers stellen het rapport op, waarna de verantwoordelijke
unitmanager/teamleider het rapport inhoudelijk toetst. De wijze van rapporteren is uiteraard
afhankelijk van de bevindingen, maar ook van uw wensen. In het rapport van Hoffmann zal
(indien mogelijk) een concluderend deel worden opgenomen dat desgewenst door
opdrachtgever publiekelijk kan worden gemaakt. Na afloop van het onderzoek maken wij met u
aanvullende afspraken over de termijn van oplevering;

IHet rapport van Hoffmann zal enkel en alleen aan opdrachtgever worden verstrekt, en/of met
toestemming van opdrachtgever aan diens advocaat.

Alle vertrouwelijke rapportages en bijbehorende documenten worden versleuteld aan u
verstuurd.

Wij kunnen, in overleg met u, van het plan van aanpak afwijken als dat gedurende het onderzoek
wenselijk of noodzakelijk is.

Hoffmann zal zich tijdens het onderzoek laten bijstaan door een (nader in overleg met opdrachtgever
aan te wijzen) juridisch adviseur ter bewaking van de zorgvuldigheid van het proces. Hoffmann staat
voor de onafhankelijkheid van het onderzoek. Het onderzoek beperkt zich dan ook tot de feiten.

2 Ter voorkoming van beInvloeding andere gesprekspartners, dan wel het schriftelijk doorspelen van informatie uit
de gesprekken.

Hoffmann I VERTROUWELIJK

4

I Hoffmann
Meningen en invloeden van de onderzoekers, maar ook van opdrachtgever blijven buiten beschouwing.
Uiteraard vindt er regelmatig contact pleats met opdrachtgever over de te volgen procedure en de
voortgang. De teamleider van het onderzoek (zie punt 4) zal dit gedurende het onderzoek bewaken en
borgen.

Indien gedurende het onderzoek informatie bekend wordt dat een of meerdere leden van het Presidium
(opdrachtgever) een rol spelen in de genoemde signalen, dan zal het onderzoeksteam daar direct
melding van maken bij een vooraf door opdrachtgever aangewezen functionaris. U kunt hierbij
bijvoorbeeld denken aan de concernjurist of de stafdienst HR. Deze kunnen vanuit hun rol, in overleg
met de onderzoekers, een oplossing zoeken voor de invulling van het opdrachtgeverschap, waardoor
de objectiviteit en onafhankelijkheid van het onderzoek niet in het geding komt.

4. Onderzoeksteam
Het onderzoeksteam bestaat uit de navolgende teamleden:
Een tactisch onderzoeker en een gedragswetenschapper. Zij zullen het kernteam vormen en
zullen onder andere de gesprekken voeren. Zij fungeren als contactpersonen voor
opdrachtgever en zullen opdrachtgever gedurende het onderzoek regelmatig op procesniveau
op de hoogte houden van de voortgang van het onderzoek;
El Een tactisch onderzoeker in de rol van dossierbeheerder en 'meelezer'. Deze onderzoeker zal
voornamelijk op afstand (vanuit kantoor Hoffmann) deze werkzaamheden uitvoeren.
RI De teamleider van de afdeling Fraude & Integriteit van Hoffmann. De teamleider is
eindverantwoordelijk en bewaakt het volledige onderzoeksproces.

Zoals besproken zal Hoffmann bij gunning van de opdracht een geheimhoudingsverklaring
ondertekenen.

5. Planning
Zodra wij via bijgevoegde akkoordverklaring de schriftelijke opdracht van u hebben ontvangen, zullen
de onderzoekers met de juiste expertise, dan wel de teamleider contact met u opnemen. Zij maken dan
verdere afspraken met u over de planning en start van het onderzoek. Op basis van onze huidige
planning verwachten wij binnen 7 tot 10 werkdagen te kunnen starten met het onderzoek. Naar
verwachting zal het onderzoek enkele maanden in beslag nemen. Hierbij wordt opgemerkt dat dit sterk
afhankelijk is van de beschikbaarheid van de gesprekspartners, maar ook van de omvang van het
onderzoek. Mocht gedurende het onderzoek blijken dat deze deadline niet gehaald kan worden, dan
zullen wij u daar tijdig over informeren.

6. Geldigheidsduur
Deze offerte heeft een geldigheidsduur van een maand.

Hoffmann I VERTROUWELIJK

I Hoffmann
7. Begroting
Op dit moment kunnen de exacte kosten voor het onderzoek nog niet worden bepaald. Op basis van de
nu (enigszins beperkte) beschikbare informatie worden de kosten begroot tussen
Hierbij gaan wij ervan uit dat onze onderzoekers
vooralsnog 15 tot 20 personen gaan spreken en dat deze gesprekken efficient gepland kunnen worden.
Uiteraard zijn de uiteindelijke kosten van een onderzoek sterk afhankelijk van de bevindingen en de
omstandigheden waarbinnen het onderzoek uitgevoerd wordt. Als vanzelfsprekend worden alle stappen
van het onderzoek in overleg met u uitgevoerd. De uiteindelijke kosten worden bepaald op basis van
nacalculatie. Indien gewenst kunnen wij u periodiek op de hoogte stellen van de financiele stand van
het onderzoek. Wij zullen de overeengekomen begroting niet overschrijden zonder uw toestemming .

Zoals besproken zijn de rijksinkoopvoorwaarden van diensten van toepassing (ARVODI-2018).

8. Tarieven per uur
Afhankelijk van de uit te voeren werkzaamheden, worden de juiste specialisten ingezet. Onderstaand
treft u een overzicht aan van onze tarieven.

Specialisme
Unitmanager / Teamleider
Onderzoeker
Gedragswetenschapper

Overige tarieven
Administratiekosten
Kosten per kilometer
Alle tarieven zijn exclusief btw.

9. Hoffmann
Hoffmann is het oudste en grootste particulier onderzoeksbureau van Nederland. Hoffmann
onderscheidt zich in haar aanpak doordat zij veel specialismen in huis heeft en afhankelijk van uw
specifieke behoefte in staat is om de juiste expertise in te schakelen. Hoffmann voert veelvuldig, in
opdracht, onderzoeken uit inzake signalen met betrekking tot sociale onveiligheid. Daarnaast geven
onze consultants, werkzaam bij de preventieve afdeling van Hoffmann, workshops aan organisaties over
dit thema.

Hoffmann beschikt over digitaal en financieel onderzoekers, forensische experts, een eigen
observatieteam, technisch specialisten, ethical hackers, risk managementadviseurs,

Hoffmann I VERTROUWELIJK

6

Hoffmann
screeningspecialisten en een team van sociaalpsychologen. Naast een door ons uitgevoerd onderzoek
kunnen wij organisaties ook adviseren over eventueel te nemen preventieve maatregelen zodat
herhaling voorkomen kan worden.

Hoffmann beschikt over het keurmerk particuliere recherchebureaus, is aangesloten bij de Nederlandse
Veiligheidsbranche en is ISO 27001 gecertificeerd. ISO 27001 is een ISO-standaard voor
informatiebeveiliging. Hoffmann maakt intern gebruik van een beveiligd geautomatiseerd systeem
waarin het onderzoeksdossier is opgenomen. Aileen medewerkers die op enige wijze betrokken zijn bij
het onderzoek hebben toegang tot het onderzoeksdossier.

Hoffmann hanteert een wettelijke bewaartermijn van in ieder geval een jaar na afsluiting van het
onderzoek (de maximale termijn is vijf jaar, met regelmatige toetsingsmomenten op basis van het
proportionaliteitsbeginsel). Na de bewaartermijn zal het onderzoeksdossier worden geschoond en zullen
de gegevens worden vernietigd, tenzij er moverende redenen zijn het dossier langer te bewaren
(bijvoorbeeld bij juridische procedures).

10. Privacy gedragscode
Alle werkzaamheden worden uitgevoerd volgens de gedragsregels van de sector particuliere
onderzoeksbureaus. Deze zijn vastgelegd in de Privacy gedragscode van de Nederlandse
Veiligheidsbranche3. Zoals met u besproken, betekent dit onder andere dat wij de verplichting hebben
onderzochte personen binnen een redelijke termijn te informeren dat wij hun persoonsgegevens hebben
verwerkt, in opdracht van wie, en met welk doel.

Bij het gesprek van 14 oktober 2022 heeft u aangegeven dat betrokkene inmiddels kenbaar heeft
gemaakt geen medewerking te verlenen aan het onderzoek. Indien dit het geval is en blijft is dat
uiteraard een zeer beperkende factor binnen dit onderzoek.

Desalniettemin stellen wij voor dat Hoffmann, direct na gunning van de opdracht, betrokkene hier
schriftelijk over informeert, waarin tevens in dit schrijven kan worden aangegeven dat Hoffmann de
persoonsgegevens van betrokkene verwerkt. Hiermee voldoet Hoffmann direct aan de eerdergenoemde
verplichting de onderzochte persoon te informeren. Tevens kan Hoffmann in dit schrijven aangeven dat
betrokkene te zijner tijd door Hoffmann formeel zal worden uitgenodigd voor een gesprek met de
onderzoekers.

lk neem spoedig contact met u op om onze offerte eventueel te verduidelijken. Als u eerder vragen
heeft, neemt u dan gerust contact met ondergetekende op.

3 https://s3.eu-central-1.amazonaws.corninvb.Owp-content/uploads/2022/02/18090909/3573121-petekende-

versie-PPO.pdf

Hoffmann I VERTROUWELIJK

7

I Hoffmann
Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende to hebben geInformeerd.

Bijlagen:

1 Akkoordverklaring
3 Leaflet Wet- en Regelgeving/ Annuleringsvoorwaarden
4 Leaflet 'Gesprek met Hoffmann'

Hoffmann I VERTROUWELIJK

8

I Hoffmann
11. BIJLAGE 1: AKKOORDVERKLARING
Datum:
Behandeld door:
Betreft:

19 oktober 2022

Bedrijf/instelling:
Adres:
Postcode, woonplaats:

Tweede Kamer der Staten-Generaa I
Plein 2
2511 CR DEN HAAG

Ingangsdatum:

n.o.t.k.

Hierbij verklaart ondergetekende akkoord te gaan met de gegevens in de offerte met nummer
02.243.976-001 d.d. 19 oktober 2022.
Dienstverlening:
Feitenonderzoek, vooraisnog begroot

basis van nacalculatie, exciusief btw en

administratiekosten. Zoals besproken zijn rijksinkoopvoorwaarden van diensten van
toepassing (ARVODI-2018).
Als u van onze diensten gebruik wilt maken, verzoeken wij u deze akkoordverklaring rechtsgeldig te
ondertekenen, eventueel te voorzien van uw bedrijfsstempel en aan ons terug te sturen
per e-mail via sales@hoffmann.nl.

Voor akkoord:
Bedrijf/instelling:
Btw-identificatienummer:
Inkoop/referentienummer:
De facturatie rechtstreeks sturen aan
T.a.v.:
E-mailadres:
Naam:
Datum:
Handtekening:

Hoffmann I VERTROUWELIJK

9

VERTROUWEN IS GOED
HOFFMANN IS BETER

(Hoffmann