Immigratie- en
Naturalisatiedienst
Eindrapportage kostprijsonderzoek

SJl

^

m*K

Partners In Sport /

ÊU ERNST &YOUNG
Quality In Everything We Do

lnhou(dsopgave
1

Managementsamenvatting

1

2
2.1
2.2
2.3

Inleiding, achtergrond en vraagstelling
Inleiding
Achtergrond
Vraagstelling

5
5
5
6

33.1
3.2
3.3
3.4
3.5

Uitvoering onderzoek .
. - .Inleiding
Fase 1: typering model en actualisering normenset
Fase 2: ontwikkeling model, normenset en bekostigingsafspraken
Fase 3: eindrapportage
Projectorganisatie

9
9
9
10
13
13

4
4.1
4.2
4.3
4.4

Beantwoording onderzoeksvragen fase 1
Inleiding
Onderzoeksvraag 1 typering kostprijsmodel
Onderzoeksvraag 2 normenset
Besluitvorming stuurgroep fase 1

15
15
15
17
19

5
5.1
5.2
5.3
5.3.1
5.3.2
5.3.3
5.3.4
5.3.5

Kostprijsmodel IND
Inleiding
Methodiek kostprijsberekening
Opzet kostprijsmodel
Inleiding
Kostensoorten kostprijsmodel
Resources kostprijsmodel
Activiteiten kostprijsmodel
Producten kostprijsmodel

21
21
21
22
22
23
23
24
26

6
6.1
6.2
6.3
6.4

Model data
Inleiding
Methodiek data mapping
Opzet data mapping
Gehanteerde calculatiestappen

28
28
28
28
29

7
7.1
7.2

Bekostigingsafspraken IND
Inleiding
Opzet bekostigingsafspraken

31
31
31

8
8.1

Conclusies en aanbevelingen
Inleiding

34
34

8.2
8.3

34
35

Conclusie
Aanbevelingen

Bijlagen
Bijlage 1: Documentatie en interviews
Bijlage 2: Samenstelling stuurgroep en werkgroep onderzoek
Bijlage 3: Inventarisatie kostprijsmethodieken en normering
Bijlage 4: Overzicht opzet kostprijsmodel (opgenomen in separaat document)
Bijlage 5: Modei data mapping (opgenomen in separaat document)
Bijlage 6: Overzicht tarieven
Bijlage 7: Overzicht validatie onderzoeksdata

Versienr.

Datum

Status

Aan

1.0

7 december 2009

Finaal document

Stuurgroep en werkgroep onderzoek

1

IVIanagementsamenvatting

Inleiding
Ernst & Young heeft in de tweede helft 2009 in opdracht van het ministerie van Justitie een
kostprijsonderzoek bij de Immigratie- en Naturaiisatiedienst (IND) uitgevoerd waarbij de
volgende doelstellingen dienen te worden gerealiseerd:
Het vaststellen en implementeren (d.w.z. een aanzet geven voor de aansluiting op de
IND systemen en de verankering in de sturing) van een nieuw kostprijsmodel.
Het vaststellen van een nieuwe normenset dat de basis vormt voor de herijkte
kostprijzen voor de periode 2010 - 2011.
Het vaststellen van bekostigingsafspraken voor de periode 2010 - 2011.
-Het onderzoek isgefaseerd uitgevoerd waarbij in fase 1 yan.hetonderzoek antwoord is
gegeven op de volgende onderzoeksvragen:
1
Welk type kostprijsmodel biedt de beste ondersteuning aan de (financiële) sturing van de
IND?
2
Wat is de meest efficiënte wijze om een actuele en gevalideerde normenset op te
stellen?
Na beantwoording van de onderzoeksvragen in de eerste fase is de tweede fase van het
onderzoek gericht op de ontwikkeling en de implementatie van een nieuw kostprijsmodel, het
opstellen van een nieuwe normenset als basis voor de herijking van de kostprijzen van de IND
en het opstellen van de bekostigingsafspraken.

Uitvoering onderzoek
Het onderzoek is projectmatig uitgevoerd met een stuurgroep en een werkgroep waarin de
verschillende stakeholders van het onderzoek (ministerie van Justitie, ministerie van
Financiën, IND) en Ernst & Young zijn vertegenwoordigd. In de uitvoering van het onderzoek
heeft frequent afstemming plaatsgevonden tussen de stuurgroep, de werkgroep en de
adviseurs van Ernst & Young middels gesprekken, bijeenkomsten en gezamenlijke workshops.
De leden van de werkgroep hebben de leden van de stuurgroep geïnformeerd en geadviseerd.
De stuurgroep heeft besloten om de bezuiningsoperatie buiten de ontwikkeling van het
kostprijsmodel te houden om te komen tot een objectieve as-is benadering van de huidige
situatie. Tenslotte merken wij op dat het herziene kostprijsmodel gebaseerd is op het
(toekomstige) generieke behandelproces van de IND.
Fase 1 onderzoek
Ten aanzien van de beantwoording van onderzoeksvraag 1 uit fase 1,
Welk type kostprijsmodel biedt de beste ondersteuning aan de (financiële) sturing van de IND?
heeft Ernst & Young geadviseerd het huidige kostprijsmodel door te ontwikkelen naar een
pragmatisch activiteitengeoriënteerd Activity Based Costing model waarin zoveel mogelijk
gebruik wordt gemaakt van de reeds bestaande organisatorische- en financiële structuren en
data.

Ten aanzien van de beantwoording van onderzoeksvraag 2 uit fase 1
Wat is de meest efficiënte wijze om een actuele en gevalideerde normenset op te stellen?
heeft Ernst & Young geadviseerd een as-is normering te hanteren aan de hand van de
realisatie, de zogenaamde actuals.
Het advies van Ernst & Young met betrekking tot de onderzoeksvragen uit fase 1 van het
onderzoek is door de stuurgroep van het project overgenomen en vastgesteld.
Activity Based Costing vormt het uitgangspunt voor het nieuwe kostprijsmodel en de (as-is)
normering wordt bepaald aan de hand van de realisatie over de periode januari tot en met
augustus 2009.
Fase 2 onderzoek
De stuurgroep van het onderzoek heeft het kostprijsmodel, de herijking van de normen en de
bekostigingsafspraken vastgesteld en hiermee zijn de doelstellingen van het onderzoek
gerealiseerd.
Het kostprijsmodel geeft een goed inzicht in de kostentoerekening als gevolg van de inzet van
mensen en middelen waarbij de kostentoerekening is gebaseerd op het (toekomstige)
generieke behandelproces. Daarnaast is het kostprijsmodel een sturingsinstrument voor de
verschillende managementlagen binnen de IND en kunnen wijzigingen in de uitvoering zowel
voorcalculatorisch als nacalculatorisch worden bepaald. Op basis van het vernieuwde
kostprijsmodel zijn normen afgeleid voor de herijking van de kostprijzen voor de periode
2010-2011. Deze normen zijn gebaseerd op de realisatie van 2008 en 2009. Vervolgens zijn
deze normen afgestemd met het lijnmanagement van de IND aan de hand van interviews en
workshops. De bezuinigingsmaatregelen zijn als gevolg van de objectieve as-is benadering nog
niet verdisconteerd in de normenset. Tenslotte zijn de uitgangspunten voor de
bekostigingsafspraken 2010-2011 vastgesteld.
Nadere toelichting op bovenstaande betreft de volgende punten:
Het herziene kostprijsmodel dat nu per december 2009 is opgeleverd, is een eerste
versie in een MS-Access/MS-Excel omgeving. Het kostprijsmodel is gebaseerd op het
(toekomstige) generieke behandelproces van de IND en dient verder te worden
afgestemd en fijn geslepen te worden met de IND organisatie (met name op het
operationele unitniveau).
Voor wat betreft de normenset is gebruik gemaakt van de gegevens van de realisatie ult
2008 en deels 2009. De IND organisatie is momenteel volop in beweging waardoor een
periodieke actualisatie van het kostprijsmodel randvoorwaardelijk is geworden.
Ten aanzien van de bekostigingsafspraken zijn duidelijke uitgangspunten gedefinieerd
waarbij er enerzijds wordt begroot en verantwoord op basis van integrale kostprijzen en
productie (outputfinanciering conform de instellingsvoorwaarden van batenlastendiensten) en anderzijds aanvullende afspraken worden gemaakt voor de nietproductiegebonden kosten (op basis van jaarplannen voor huisvesting, ICT, staf en
projecten).
Daarnaast wordt er een vaste verdeling voor de kostentoerekening afgesproken voor
Asiel en Regulier (inclusief Naturalisatie). De bekostigingsafspraken moeten de komende
weken nader worden gekwantificeerd door de werkgroep van het onderzoek voor wat
betreft de bandbreedte van de productie (O).

Verder merken wij op dat het tijdschrijven geen voorwaarde is om het nieuwe kostprijsmodel
te kunnen onderhouden. Wel zal voor de externe verantwoording van projecten en de inzet
van EU middelen, aan (een vorm van) tijdverantwoording gedaan moeten worden.
Afgesproken wordt dat de IND, indien zij afstapt van het tijdschrijven, moet zorgdragen voor
een alternatieve methodiek dit wordt afgestemd met de opdrachtgever (DG WIAV) en de ARK
en onder de veronderstelling dat deze alternatieve methodiek tijdig operationeel is.

Aanbevelingen
Onderstaand worden de aanbevelingen weergegeven. Deze aanbevelingen vallen binnen het
bereik van het onderzoek, staan niet los van elkaar en zijn in de tijd weergegeven waarbij
onderscheid is gemaakt naar 2009 en het eerste kwartaal van 2010, 2010 en de periode na
2010. _ „
_
Aanbevelingen voor 2009 en het eerste kwartaal 2010 (korte termijn)
Het verder afstemmen van het kostprijsmodel met het lijnmanagement van de IND aan
de hand van interviews en workshops.
Het kwantificeren en afstemmen van de bekostigingsafspraken met de ministeries van
Justitie en Financiën. Daarnaast moeten er nog specifieke afspraken worden over de
bandbreedte van de productie (0).
Het opstellen van een gedragen begroting voor 2010 op basis van de nacalculatie 2009
(year to date), prognose 2009 en verwachte wijzigingen 2010 (uitgangspunt hierbij is
dat interne- en externe begroting sluiten).
Het realiseren van aansluiting tussen de interne- en externe begrotingscyclus waarbij de
interne begrotingscyclus de basis vormt voor de externe begroting. De interne
begrotingscyclus wordt bottom up opgebouwd op basis van het organisatiebrede
kostprijsmodel.
Het doorrekenen van scenario's en het bepalen van de gevoeligheden van de parameters
in de uitvoering (draaiknoppen). Voorbeeld hiervan is het laten oplopen van de
voorraden waarbij de streeftermijn van de IND maximaal de wettelijke termijn kan
naderen als gevolg van de Wet Dwangsom (met de eigenaar / opdrachtgever worden nog
nadere afspraken gemaakt).
Het verbeteren van de (cost) managementinformatievoorziening.
Aanbevelingen voor 2010 volgend op de korte termijnacties
Het toepassen van het kostprijsmodel op uitvoeringstoetsen en business cases voor
projecten en programma's.
Het herdefiniëren van de informatiepiramide.
Het herdefiniëren van de productportfolio.
Het gebruik van het kostprijsmodel voor interne benchmark doeleinden om te komen tot
continue procesverbetering.
Aanbevelingen 2011
Het implementeren van een professionele Activity Based Costing management tool.
De mogelijkheden onderzoeken om het kostprijsmodel te koppelen aan INDIGO voor een
eenduidige grondslag en real time dataverwerking.

2

Inleiding, aclitergrond en vraagstelling

2.1

Inleiding

In hoofdstuk 2 van het rapport worden de achtergrond en de vraagstelling van het onderzoek
weergegeven.

2.2

Achtergrond

De Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) is verantwoordelijk voor de uitvoering van het
vreemdelingenbeleid in Nederland. Dat houdt in dat de IND alle aanvragen beoordeelt van
vreemdelingen die in Nederland willen verblijven of Nederlander willen worden. De IND is een
onderdeel van het ministerie van Justitie en treedt op namens de minister en de
staatssecretaris-van Justitie; - De IND is een procesgestuurde organisatie en kent vijf (hoofd)processen:
Asiel: asielaanvragen behandelen: luisteren, onderzoeken, beslissen.
Naturalisatie: aanvragen behandelen voor het verkrijgen van de Nederlandse
nationaliteit.
Regulier: aanvragen behandelen voor reguliere verblijfsvergunningen voor wonen en
werken in Nederland.
Voorbereiding Terugkeer: voorbereiding terugkeer van uitgeprocedeerde
vreemdelingen.
Procesvertegenwoordiging: de staatssecretaris van Justitie vertegenwoordigen in
rechtszaken over beslissingen van de IND.
De uitvoering van het vreemdelingenbeleid is gericht op een vlotte en correcte behandeling.
Om dat te bereiken, heeft de IND drie prioriteiten geformuleerd en de organisatie aangepast,
zijnde:
Van buiten naar binnen werken. Vreemdeling en maatschappij ('de omgeving') vormen
het bestaansrecht van de organisatie. Daarom moet de IND bereikbaar zijn. Wie ons
nodig heeft, kan ons snel vinden.
Werken aan resultaat. De IND haalt de wettelijke beslistermijnen en werkt aan steeds
kortere doorlooptijden.
Werken met mensen. De IND moet alle zeilen bijzetten om de doelstellingen te halen.
In het derde kwartaal van 2008 is er bij de IND een kostprijsonderzoek uitgevoerd dat begin
2009 is afgerond. Onderzoek betrof enerzijds de door de IND uitgevoerde nacalculatie over de
jaren 2007 en 2008 en anderzijds de kwaliteit en de werkbaarheid van het huidige
kostprijsmodel en de bekostigingsafspraken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.
Resultaat van het onderzoek is dat beide nacalculaties rekenkundig juist zijn bevonden, maar
dat de nacalculatie meer inzicht zou kunnen bieden in de oorzaken van afwijkingen. Daarnaast
is geconstateerd dat het huidige kostprijsmodel onvoldoende actueel en representatief is voor
de periode 2008 - 2011. Volgend op de resultaten uit het onderzoek is een aantal
aanbevelingen gedaan. Deze zijn gericht op de korte termijn (2009), de termijn volgend op de
korte termijnacties en de middellange termijn (2010 - 2011).

De aanbevelingen voor de korte termijn zijn (in aanloop op de begrotingsvoorbereiding 2010)
deels uitgevoerd. Deze nota richt zich op de uitvoering van de aanbevelingen voor de korte en
middellange termijn.

2.3

Vraagstelling

Samen met DFEZ, DG-control van het ministerie van Justitie en IRF van het ministerie van
Financiën is afgesproken dat bij de IND een (vervolg)kostprijsonderzoek wordt uitgevoerd
waarin de aanbevelingen uit het eerste kostprijsonderzoek worden uitgewerkt.
Hierbij moet het volgende worden bereikt;
Vaststellen en implementeren (d.w.z. een aanzet geven voor de aansluiting op de IND
systemen en de verankering in de sturing) van een nieuw kostprijsmodel.
Vaststellen van een nieuwe normenset dat de basis vormt voor de herijkte kostprijzen
voor de periode 2010 - 2011.
Vaststellen van bekostigingsafspraken voor de periode 2010 - 2011.
Eerste fase
Het onderzoeksvoorstel bestaat uit twee fasen. De eerste fase is gericht op de bepaling van de
fundamenten van het kostprijsmodel. In deze eerste fase worden de volgende 2
onderzoeksvragen beantwoord:
Vraag 1 (fase 1)
Welk type kostprijsmodel biedt de beste ondersteuning aan de (financiële) sturing van de IND?
Op dit moment wordt gebruik gemaakt van een kostprijsmodel dat is ingericht naar
kostenplaatsen. In het voornoemde kostprijsonderzoek is de aanbeveling opgenomen om een
kostprijsmodel te ontwikkelen dat op activiteiten is gebaseerd. Beantwoording van de eerste
onderzoeksvraag moet duidelijk maken welke meerwaarde een op activiteiten gebaseerd
model de IND (en de DGWIAV, DFEZ en Financiën) biedt in de (financiële) sturing van de
organisatie. Bij voorkeur wordt bij de beantwoording van deze vraag tevens een vergelijking
gemaakt met 'best practices' binnen de Rijksoverheid.
Bij het opstellen van een nieuw model moet worden overwogen of dit kan worden gerealiseerd
door aanpassingen in het huidige model. Het van de grond af opbouwen van een geheel nieuw
model heeft immers consequenties op de doorlooptijd van het onderzoek. Verder moet vooraf
inzichtelijk worden gemaakt wat de consequenties zijn van de implementatie van een nieuw
model en wat de impact is op de huidige manier van registreren (financiële administratie,
productie, tijdsregistratie).

Vraag 2 (fase 2)
Wat is de meest efficiënte wijze om een actuele en gevalideerde normenset op te stellen?
Dit gebruik makend van de reeds voorhanden zijnde realisatiegegevens (nacalculaties) over
2007 en 2008 en gegeven de fase van de vernieuwing waarin de IND zich momenteel bevindt.
Tweede fase
Na beantwoording van de onderzoeksvragen in de eerste fase is de tweede fase gericht op de
ontwikkeling en de implementatie (een eerste aanzet) van een nieuw kostprijsmodel, het
opstellen van een nieuwe normenset als basis voor de herijking van de IND kostprijzen en het
opstellen van de bekostigingsafspraken. Hieronder zijn genoemde 3 onderwerpen verder
uitgewerkt.
1.

Ontwikkeling en implementatie van een nieuw kostprijsmodel"

Hierbij zijn de volgende aspecten van belang:
Algemeen:
Het nieuwe kostprijsmodel moet tijdig gereed zijn en snel geïmplementeerd kunnen
worden.
Het nieuwe kostprijsmodel moet beter aansluiten bij de realiteit en minder afwijkingen
tot gevolg hebben.
Flexibiliteit:
Er moet een koppeling tussen procesinrichting en het kostprijsmodel worden
aangebracht zodat voorcalculatorisch en nacalculatorisch inzichtelijk kan worden
gemaakt wat de consequenties zijn voor de kostprijzen en de normenset bij wijzigingen
in het werkproces.
Het kostprijsmodel moet toekomstgericht worden opgebouwd gelet op de ontwikkelingen
van INDIGO en de implementatie van modern migratiebeleid (MoMi) en de verbeterde
asielprocedure.
Sturing:
Het kostprijsmodel moet een sturingsinstrument zijn voor de verschillende
managementniveaus binnen de IND en tussen de IND en opdrachtgever, eigenaar en
financiën.
Herdefiniëren van de begrippen directe en indirecte kosten in het kostprijsmodel.
Informatiewaarde/transparantie.
Het kostprijsmodel moet de gewenste informatie voor de IND en de opdrachtgever,
eigenaar en financiën opleveren.
Eenvoud:
De nacalculatie moet op eenvoudige wijze kunnen worden uitgevoerd. Deze moet zowel
gericht zijn op de realisatie als op een doorvertaling naar de toekomst.

8

2.

Opstellen van normenset als basis voor de herijking van de kostprijzen

Bij de bepaling van een nieuwe normenset zijn de volgende aspecten van belang:
De realisatiegegevens over de jaren 2007 en 2008 worden bij de opstelling van de
normenset betrokken.
Aangezien deze gegevens beschikbaar zijn en gelet op alle ontwikkelingen binnen de IND
(implementatie INDIGO, modern migratiebeleid en de verbeterde asielprocedure) ligt een
grootschalig normeringonderzoek niet voor de hand.
Validatie van de gegevens kan - indien daartoe aanleiding is en op beperkte schaal worden aangevuld met een specifieke, gerichte toetsing in de praktijk.
Bij de herijking van de kostprijzen worden de huidige financiële problematiek en de
besparingsmaatregelen betrokken.
3.

Opstellen van bekostigingsafspraken

Om invulling te kunnen geven aan het samenstel van kostprijsmodel, normenset, kostprijzen
en financiering/bekostiging van de IND is het van belang dat afspraken worden opgesteld voor
de bekostiging. Hierbij zijn de volgende aspecten van belang:
In het voorgaande kostprijsonderzoek is geconcludeerd dat de huidige afspraken op
grote lijnen werkbare afspraken bevatten. Daarbij is de aanbeveling gedaan om
onderscheid te maken tussen bekostiging van productie en overige activiteiten (o.a.
projecten).
De afspraken moeten zijn toegespitst op de vaste en variabele kostenstructuur van de
IND (asiel en regulier) als weerspiegeling op de sturing.
De bekostigingsafspraken moeten in samenhang met het kostprijsmodel worden
opgesteld.

3

Uitvoering onderzoek

3.1

Inleiding

In hoofdstuk 3 van dit rapport is de uitvoering van het onderzoek beschreven. Het onderzoek
is gefaseerd uitgevoerd waarbij intensief is samengewerkt met de stuurgroep, de werkgroep
van het onderzoek en de IND. De voortgang van het onderzoek is afgestemd met de werkgroep
en de stuurgroep en de stuurgroep heeft de eindrapportage van het onderzoek vastgesteld.

3.2

Fase 1: typering model en actualisering normenset

Fase 1 van het onderzoek is gericht op de bepaling van de fundamenten van het
kostprijsmodel waarin de vragen moeten worden beantwoord ten aanzien de typering van het
kostprijsmodel en het actualiseren en valideren van de normenset.
Onderzoeksvraag 1
Voor de beantwoording van de eerste onderzoeksvraag uit fase 1 (Welk type kostprijsmodel
biedt de beste ondersteuning aan de (financiële) sturing van de IND?) zijn de volgende
analyses/verkenningen gemaakt/gedaan:
Een nadere analyse van de huidige en toekomstige (financiële) sturing van de IND.
Een verkenning naar alternatieve kostprijsmodellen en best practices.
Een impactanalyse van de verschillende alternatieve kostprijsmodellen.
Om de eerste onderzoeksvraag uit fase 1 te kunnen beantwoorden is het van groot belang een
eenduidig beeld te hebben van de (financiële) sturing van de IND. Aan de hand van desk
research en een aantal interviews met de betrokken partijen (IND, opdrachtgever en
financiers) is de huidige (financiële) sturing en toekomstige (financiële) sturing in kaart
gebracht.
Het hebben van een kostprijsmodel dat een transparante en betrouwbare relatie legt tussen
producten/diensten en de toerekening van kosten is een instellingsvoorwaarde voor de IND als
baten-lasten dienst. Om een volledig en objectief beeld te krijgen van de verschillende
methoden van kostentoerekening is een verkenning naar alternatieve kostprijsmodellen (van
deelcalculatie tot Activity Based Costing)en best practices in het publieke domein uitgevoerd.
Aan de hand van desk research zijn deze alternatieve kostprijsmodellen (en deelvarianten) en
best practices in kaart gebracht.
Bij de beantwoording van de onderzoeksvraag 1 wordt de (financiële) sturing van de IND
afgezet tegen de alternatieve kostprijsmodellen waarbij de opzet, het bestaan en de werking
van het huidige kostprijsmodel, dat gebaseerd is op de kostenplaatsenmethode, als
referentiekader gebruikt. Aan de hand van desk research is er een impactanalyse op de
alternatieve kostprijsmodellen uitgevoerd.
Het resultaat is de vastlegging van een impactanalyse van de alternatieve kostprijsmodellen
op basis waarvan de stuurgroep een weloverwogen beslissing heeft genomen ten aanzien de
verdere ontwikkeling van het kostprijsmodel van de IND.

10

Onderzoeksvraag 2
Voor de beantwoording van de tweede onderzoeksvraag uit fase 1 (Wat is de meest efficiënte
wijze om een actuele en gevalideerde normenset op te stellen?) zijn de volgende activiteiten
uitgevoerd:
Een nadere analyse van de huidige normenset.
Een verkenning naar alternatieven en best practices.
Een impactanalyse van de verschillende alternatieven.
Om de tweede onderzoeksvraag uit fase 1 te kunnen beantwoorden is het van groot belang
om een nadere analyse uit te voeren op de huidige normenset. Ernst & Young heeft een
gegevensuitvraag opgesteld waarin alle relevante gegevens (en onderliggende documentatie)
met betrekking tot de huidige normenset (opzet, bestaan en werking) zijn opgenomen. De
adviseurs van Ernst & Young hebben vervolgens deze normenset verder geanalyseerd en de
kenmerken gemodelleerd.
Aan de hand van desk research is een impactanalyse op de alternatieven uitgevoerd. In
overleg met de opdrachtgever is een beperkt aantal varianten vervolgens meer gedetailleerd
uitgewerkt. Om deze nadere uitwerking meer inhoud te geven zijn er interviews afgenomen
met medewerkers van de IND.
Het resultaat is de vastlegging van de impactanalyse van de alternatieve methodieken voor
normering op basis waarvan de stuurgroep een weloverwogen beslissing heeft genomen ten
aanzien de verdere ontwikkeling van de normenset van de IND.

3.3

Fase 2: ontwikkeling model, normenset en bekostigingsafspraken

Fase 2 van het onderzoek is gericht op de ontwikkeling en de invoering van een nieuw
kostprijsmodel, het opstellen van een nieuwe normenset als basis voor de herijking van de IND
kostprijzen en het opstellen van de bekostigingsafspraken.
In fase 2 van het onderzoek zijn drie werkstromen onderkend die onderlinge afhankelijkheden
kennen en deels parallel zijn uitgevoerd:
Werkstroom 1: Ontwikkeling en implementatie van een nieuw kostprijsmodel.
Werkstroom 2: Opstellen normenset.
Werkstroom 3: Opstellen van bekostigingsafspraken.
Werkstroom 1: Ontwikkelen conceptueel model
Bij de ontwikkeling van het conceptuele kostprijsmodel zijn de volgende activiteiten
uitgevoerd:
Het vaststellen van de te modelleren elementen: kostensoorten, kostenplaatsen, de
resources (zoals functies, M2 en werkplekken), proceselementen (zoals
hoofdprocesstappen, halfproducten en activiteiten) en productelementen.

11.

Het vaststellen van de verbanden tussen de te modelleren elementen'in samenspraak
met dé IND organisatie het bepalen van de verbanden tussen de te modelleren
elementen. Hierbij zijn dé kostensoorten gerelateerd aan de middelen en de functies aan
de verschillende(deel)producten. Deze verbanden heten in cost management termen
drivers en worden getoetst ten aanzien van causaliteit, kwantificeerbaarheid eh
beschikbaarheid. Causaliteit staat voor de oorzakelijkheid van het verbandKwantificeerbaarheid staat voor de cijfermatige waarde van de driver. En tenslotte is de
driver getoetst ten aanzien van de beschikbaarheid in de administratie.
Na de vaststelling van het conceptuele kostprijs model is door Ernst & Young een prototype
gerealiseerd:
Het vaststellen én inrichten van de technische omgeving.
Het definiëren van modellagen aan de hand van het conceptueel model.
Het opsfellén-vanTeén allocatiéschema.
-— -^-^
Het feitelijk realiseren van het model.
Het technisch testen.
De volgende activiteiten zijn door Ernst & Young uitgevoerd:
Het opladen van de normenset en andere modelgegevens.
Het doorrekenen van de gegevens.
Het analyseren van de uitkomsten.
Het valideren van de uitkomsten.
Het bijstellen van het model, de normenset en/of de overige gegevens.
Na het testen en het valideren van het kostprijsmodel is het model gedocumenteerd'.
Werkstroom 2: Opstellen normenset
Bij, werkstroom 2 van fase 2 van het; onderzoek is de normenset herijkt. Uitgangspunt VQór
aanvang van het opstellen van de normenset Js:het;datconceptuele kostprijsmodel is
vastgesteld.
Pe volgende activiteiten" worden ijltgevoerd ih'werkströOm 2:
ontwikkelen basis normenset.
Relateren.gegevens.
Opstellen herziene normenset.

12

Ernst & Young heeft een gegevensuitvraag opgesteld waarin financiële gegevens, productie
(productiemodellen) en personele gegevens (tijdschrijven)voor onder andere de
hoofdproducten asiel, regulier, naturalisatie en terugkeer zijn opgenomen. Bij de personele
gegevens is naast de tijdschrijfgegevens ook de formatie van de verschillende
organisatieonderdelen en de managementcontracten opgevraagd. De gegevensaanvraag is
vervolgens besproken met de medewerkers van IND om te komen tot een eenduidige
aanlevering.
Bij het relateren van de gegevens zijn in het bijzonder de productiegegevens en de personele
gegevens, zowel formatie- en bezetting als tijdschrijfgegevens, op (hoofd)proces- en
productniveau op een causale wijze aan elkaar gerelateerd conform het conceptueel model.
Aan de hand van desk research (ondersteund door een MS-Office model) zijn de
productiegegevens gekoppeld aan de personele gegevens. Deze koppeling is modelmatig tot
stand gebracht door de tijdschrijfgegevens en de formatie van de verschillende onderdelen te
gebruiken. Hierbij zijn een aantal aannames gedaan ten aanzien van bijvoorbeeld procesvertegenwoordiging, staf en overhead, ICT en Locale Diensten Centra. Daarnaast is gebruik
gemaakt van de managementcontracten omdat deze managementcontracten inzicht geven in
de verwachte productie en de daarbij behorende formatie.
Vervolgens zijn er interviews afgenomen met medewerkers van de IND om de impact van de
ontwikkelingen in de uitvoering op de korte termijn (bijvoorbeeld invoering INDIGO en/of
wijzigingen in wet- en regelgeving) in kaart te brengen. Tenslotte is het relateren van de
gegevens gevalideerd door de medewerkers van de IND (inhoudelijk en procesmatig) en heeft
Ernst & Young een plausibiliteitcontrole en een totaalcontrole (vierkantstelling) uit op de
uitkomsten uitgevoerd. Uitgangspunt hierbij is dat de gegevens uit de nacalculatie en de
realisatie 2009 het beeld geven van de huidige 'as-is' situatie. De normen uit deze 'as-is'
situatie wijken materieel van de huidige normenset (Kostprijsonderzoek 2008). Dit wordt
verklaard uit het feit dat de normenset de afgelopen jaren onvoldoende is onderhouden.
Het valideren van de basisnormenset borgt de feitelijke representativiteit van de normenset
voor de uitvoering van de IND, de hanteerbaarheid van de normenset voor de interne- en
externe control cycli en het commitment van de lijn en de opdrachtgever en financiers van de
IND.
In deze fase zijn de volgende activiteiten uitgevoerd:
Het valideren van de normenset met het lijnmanagement van de IND.
Het valideren van de normenset met de werkgroep van het onderzoek.
Het valideren van de normenset met de Hoofddirectie en Control (met name staf, steun
en overhead).
In de laatste fase van werkstroom 2 is de normenset vastgesteld door de stuurgroep van het
onderzoek.

13

Werkstroom 3: Opstellen bekostigingsafspraken
Bij werkstroom 3 zijn de bekostigingsafspraken opgesteld en vastgesteld. Gedurende het
onderzoek zijn er een aantal expertmeetings georganiseerd voor de werkgroep en interviews
afgenomen met de leden van de werkgroep.
De volgende activiteiten zijn uitgevoerd in deze fase:
Het inventariseren van de beschikbare afspraken.
Het inventariseren van wensen en eisen ten aanzien van de bekostigingsafspraken.
Het opstellen van de bekostigingsafspraken.
Het vaststellen van de bekostigingsafspraken.

3.4

Fase 3: eindrapportage

-Indelaatste faseis de.eindrapportage van het onderzoek_opgesteld._Het concept vajn de
eindrapportage is in eerste instantie besproken met de stuurgroep. De stuurgroep heeft
getoetst of in het concept van het eindrapport de onderzoeksvragen afdoende worden
beantwoord. Vervolgens is de eindrapportage gepresenteerd aan de opdrachtgever en
daarmee formeel vastgesteld.
Deze opdracht en de hierbij behorende werkzaamheden zijn niet uitgevoerd in het kader van
een controle- of beoordelingsopdracht en derhalve kan geen zekerheid worden verstrekt
omtrent de getrouwheid van de financiële informatie, anders dan ter zake van de aspecten,
welke door ons zijn onderzocht en waarover wordt gerapporteerd. In het kader van dit
onderzoek hebben wij derhalve geen reperformance of testwerk verricht teneinde vast te
stellen dat de weergegeven gegevens aansluiten met onderliggende data.

3.5

Projectorganisatie

Onderstaand is de projectorganisatie schematisch weergegeven.

Opdnichtg«v«r
Sjmtnttelling n>d'

SaxurgrQip

ProJcctMdlng

IMD. M^'f. DMB, DG-Control en Of E l

tVeitgreap

Projectuitvoering

14

In de projectorganisatie zijn de volgende rollen te onderkennen:
De opdrachtgever: DG- WIAV Ministerie van Justitie, gedelegeerd opdrachtgever H-IND,
CIO,
De stuurgroep: de stuurgroep wordt voorgezeten door een onafhankelijke voorzitter
. De stuurgroep komt periodiek bijeen, keurt de
onderzoeksresultaten goed en fungeert zonodig als eerste escalatieniveau (zie bijlage 2).
De werkgroep: vertegenwoordigers van IND, MvF, DMB, DG-control en DFEZ (zie bijlage
2).
Projectleiding: de projectleiding wordt verzorgd door de IND,
. Ernst &
Young heeft een eigen externe projectleider gekoppeld aan de interne projectleider van
de IND.
Projectuitvoering: de cost management adviseurs van Ernst & Young.
Tijdens de uitvoering van het onderzoek heeft de stuurgroep de volgende besluiten genomen
die van invloed zijn geweest op de resultaten van het onderzoek:
Algemeen:
De bezuiningsoperatie waarmee de IND nu van doen heeft staat buiten de scope van de
ontwikkeling van het as-is kostprijsmodel.
Fase 1:
De Activity Based Costing methodiek vormt het uitgangspunt voor de ontwikkeling van
het nieuwe kostprijsmodel.
De normenset wordt herzien op basis van een as-is normering aan de hand van de
realisatie.
Fase 2:
De registratie en calculatie in het kostprijsmodel vindt plaats op het laagste unit niveau
in de IND organisatie.
Bekostigingsafspraken: productiegebonden kosten op basis van outputfinanciering (=
50%), niet productiegebonden kosten op basis van inputfinanciering (jaarplannen voor
huisvesting, ICT, staf en projecten = 50%)voor de periode 2010-2013 en een vaste
verhouding de verrekening Asiel en niet Asiel.
Tijdschrijven is geen voorwaarde om het nieuwe kostprijsmodel te kunnen onderhouden.
Wel zal voor de externe verantwoording van projecten en de inzet van EU middelen, aan
(een vorm van) tijdverantwoording gedaan moeten worden. Afgesproken wordt dat de
IND, indien zij afstapt van het tijdschrijven, zorg moet dragen voor een alternatieve
methodiek en, dat dit gecommuniceerd wordt met de opdrachtgever (DG WIAV) en de
ARK en dat deze alternatieve methodiek tijdig operationeel is.

15

4

Beantwoording onderzoeksvragen fase 1

4.1

Inleiding

In hoofdstuk 4 van deze rapportage worden de onderzoeksvragen uit fase 1 van het
onderzoek beantwoord. In fase 1 van het onderzoek zijn de volgende twee onderzoeksvragen
beantwoord:
Vraag 1: Welk type kostprijsmodel biedt de beste ondersteuning aan de (financiële)
sturing van de IND?
Vraag 2: Wat is de meest efficiënte wijze om een actuele en gevalideerde normenset op
te stellen?

4.2

Onderzoeksvraag 1 typering kostprijsmodel

-Aan de-hand van interviews-is er een beeld-gevormd van de(financiële)-sturing van de-IND. De
interviews zijn afgenomen met de leden van de werkgroep en medewerkers van de IND (zie
bijlage 1).
Vanuit deze interviews zijn de volgende verwachtingen ten aanzien van het kostprijsmodel
afgeleid:
Het model calculeert de kosten van een beperkt aantal producten waarover
bekostigingsafspraken worden gemaakt.
De voorkeur van alle partijen gaat uit naar kostprijzen die 100% variabel zijn met de
volumes van de producten.
Volumes worden gepland in MPP. De producten sluiten aan bij MPP.
De kostprijzen moeten in combinatie met de productie volumes leiden tot een begroting
van de IND binnen het budgettaire kader.
Om de redelijkheid van de kostprijzen te kunnen beoordelen moet het model kunnen
'openklappen':
Het model moet inzicht bieden in de onderliggende kosten bepalende elementen.
De onderliggende elementen moeten beoordeeld en besproken kunnen worden.
Daarnaast zijn er nog de volgende complicerende factoren te onderkennen:
Een model met alleen integrale kostprijzen doet geen recht aan variabiliteit van de
kosten in een budgetperiode.
Kosten voor bijvoorbeeld huisvesting, systemen en overhead worden niet / deels
beïnvloed door output, maar vergen aanvullende afspraken.
Integrale kostprijzen bieden een goed startpunt voor de begroting. De
bekostigingsafspraken zullen voorzien in aanvullende afspraken ten aanzien van de
elasticiteit van niet productie gedreven kosten.
Bij kostenreductie taakstellingen kan dat leiden tot specifieke aanvullende
afspraken.
De kostprijzen uit dit onderzoek zullen naar verwachting niet binnen het budgettaire
kader uitkomen.
De IND heeft de afgelopen jaren de budgettaire kaders (fors) overschreden. De
verwachting is dat dit (deels) is geïnstitutionaliseerd in de werkprocessen.
Voor verandering van de werkprocessen is gerichte actie nodig.
Bekostigingsafspraken moeten voorzien in top down verwerking van het kader.

16

-

Een kostprijsonderzoek op basis van het budgettaire kader komt feitelijk neer op
het inrichten van een reductieprogramma. Dit betekent een risico voor de
inhoudelijke kwaliteit, het tijdpad en resultaat.

Aan de hand van desk research is er een impactanalyse uitgevoerd op de alternatieve
kostprijsmodellen (zie ook bijlage 3). Onderstaand worden de uitkomsten schematisch
weergegeven.

Scot» Toa«cMk>g
Kwiüull

CwiuHtell v j n kostan

_
_ Ta baftutan atoatamon aiakan saan daal itH van hat modal

Scora Toafchling

_ Oasdilit bH talatlaf laga Indiract
Varandaftngan in da dfracta kostan kmwian sjachls finaneisai voor
dineta keatan werdan gaduU

«OTdan gadtild
otyiniMtl*

_
0

Iraielit
bMiuIngtn

knpxl
BohMfki^ad

_
ProtJuctan aggragaattear

.
.
_ Past nlat intnathoda

■H-

+

++

+

♦♦ Oaan

♦

Ondaizeak naar diracta kostan nodig, laipaet vooral epIbiancWIa
afdaling

ZaarbacaiM

Scora ToaacMbig

Cwsaill*lt van koMM
BaioirlngwHkM

♦
♦

++ kRzlehttolhot nhraau van da kostan an da varvorzaitarv (drivafs)

RobuinttnM

0

+

++

.
♦

Inzicht

Produetan aggragaaibaar

_ Ukkomst n M goad nadar ta tfuMan
_ tWkomst nW soad nsdar ta duidan
_ Past nlat In malheda

Sceta ToaHehltog
KnttM

0

R»d«miih«W van kostan

0

I>*slssln9sn

0

■HPredtKtan an koatanplaastanaggragaafbaar

++

0

AdRiMstratlava Impact

PiuüuAan. lullulailan an keatan auiajisarhkkr.

++
Bastnasscasas ep basis van grova panmaMra ta.v. affieJaney /

tapKt

■»-»•

++ UogalWt tat opbouw van businasscasa mat modal aiamlan

.

Ondanoak naar slautals is nodig-Hermafing op basis van
orgMtsatfa endanoak

_

+

Voigafts alatnals t n nonaan
Baparioatatpaet

♦

17

Ernst & Young adviseert de IND het huidige kostprijsmodel door te ontwikkelen naar een
pragmatisch activiteitengeoriënteerd Activity Based Costing model waarin zoveel mogelijk
gebruik wordt gemaakt van de reeds bestaande organisatorische- en financiële structuren en
data.
Onderstaand wordt de conceptuele opbouw van het kostprijsmodel schematisch weergegeven.
Regulier

Naturalisatie

Subproducten

Extem
perspectief
. Intem
perspectief

indprocfcicten

Directe Icosten: variabel met productie
Indrecte Icosten: specffiek afepraken

Hierbij zijn de volgende uitgangspunten gedefinieerd:
Het basis model is opgebouwd uit aggregeerbare producten. De externe
bekostigingsafspraken worden gemaakt op het hoogste aggregatieniveau. Het middenen het laagste aggregatieniveau zijn voor de interne begroting en verantwoording. Het
externe perspectief sluit volledig aan op het interne perspectief.
Er wordt onderscheid gemaakt tussen productie en niet-productie gebonden kosten
waarbij de directe kosten een hoge mate van variabiliteit met de productie hebben en
voor de indirecte kosten specifieke afspraken worden gemaakt.
Het voorgestelde activiteitengeoriënteerde ABC model is een logische opvolger van het
huidige kostenplaatsengeoriënteerde kostprijsmodel.

4.3

Onderzoeksvraag 2 normenset

Voor de beantwoording van de tweede onderzoeksvraag uit fase 1 (Wat is de meest efficiënte
wijze om een actuele en gevalideerde normenset op te stellen?) is een nadere analyse van de
huidige normenset uitgevoerd, een verkenning naar alternatieven en best practices gedaan en
een impactanalyse van de verschillende alternatieven uitgevoerd.
Vanuit deze interviews zijn de volgende verwachtingen ten aanzien van de normenset
afgeleid:
Het model moet gebruikt kunnen worden voor de externe cyclus en de interne cyclus van
de IND.
De externe afspraken zijn kaderstellend voor de interne cyclus.
De gehanteerde normen moeten representatief zijn voor en gebruikt worden bij de
feitelijke uitvoering van de IND.
Normenset moet hanteerbaar zijn bij de huidige IND organisatie en aan te passen zijn
aan vernieuwde IND organisatie.

18

Aan de hand van desk research is er een impactanalyse uitgevoerd op de alternatieve
methodieken voor normering (zie ook bijlage 3). Onderstaand worden de uitkomsten
weergegeven.
Inventarisatie en impactanalyse methodieken normering:
Meten / klokken (huidige omgeving of proefstraat):
Is expliciet in opdracht buiten scope van de opdracht gelaten, mede gezien de
verwachte veranderingen in de organisatie.
Niet passend in de beschikbare doorlooptijd.
Grote impact op de organisatie.
INDIGO per 1 december 2009.
Simulatie:
Niet passend in de beschikbare doorlooptijd.
INDIGO per 1 december 2009.
Vaststellen aan de hand van actuals (huidige situatie):
Vierkantstelling in gerealiseerde periode borgt koppeling met de feitelijke uitvoering.
Detailniveau laten passen bij wensen ten aanzien van inzichten in het model.
Baseline voor ontwikkeling.
Haalbaar in huidige tijdlijn.
Commitment in de lijn.
Ernst & Young adviseert de IND een as-is normering te hanteren aan de hand van de realisatie
(actuals).
Onderstaand wordt een verdere uitwerking gegeven aan de opzet van de normering voor het
herziene kostprijsmodel van de IND:
Direct personeel normeren op (hoofd)activiteiten IND conform het generieke behandelproces
vanuit INDIGO.
Vastleggen van de huidige capaciteit en output:
As-ls capaciteitsinzet.
Inclusief inefficiënties.
Inzet van FTEn per functie op hoofdactiviteiten.
Lijnmanagement IND kent capaciteit toe.
Commitment ten aanzien van normering van de lijn is essentieel voor koppeling
externe en interne cyclus.
Uit te voeren in beschikbare doorlooptijd, biedt voldoende inzicht en is relatief
stabiel t.a.v. verwachte organisatie ontwikkeling.
Indirect productie-gerelateerd personeel normeren op basis van direct personeel:
Normering indirect productie-gerelateerd personeel op basis van bijvoorbeeld span of
control.
Indirect personeel op basis van feitelijke inzet.

19

Overige kosten:
Vaststellen van normen voor huisvesting, kantoorautomatisering en data/telecom.
Vaststellen van elasticiteit.
Vaststellen van niveau van de vaste kosten voor systemen en overige kosten.
Reguliere kosten aanvullen met projecten:
Personeel: In verband met vierkantstelling totaal personeel.
Overige kosten.

4.4

Besluitvorming Stuurgroep fase 1

Het advies van Ernst & Young met betrekking tot de onderzoeksvragen uit fase 1 van het
onderzoek is door de stuurgroep van het project overgenomen en vastgesteld
(stuurgroepvergadering 14 juli 2009).
De Activity Based Costing methodiek vormt het uitgangspunt voor het nieuwe model
Aanvullend op het algemene uitgangspunt geldt dat:
SAP (financiële administratie) is de basis voor te hanteren kosten in het model.
De urenregistratie wordt gekoppeld aan vierkantstelling van personele bezetting.
Kostprijzen worden extracomptabel (buiten de boekhouding) berekend.
Koppeling aan productniveau en generiek behandelproces.
Doorontwikkeling is noodzaak, na project is het model naar verwachting voor 90-95%
gereed.
In oktober is het prototype gereed (MS Office omgeving).
Voorkeur voor een beter beheersbaar / beveiligd pakket aansluiten bij de Oracle
omgeving die november 2010 binnen heel Justitie wordt uitgerold.
Hoe om te gaan met afwijkingen (m.n. in de 0) zal worden meegenomen in de
bekostigingsafspraken?
Manier van bekostigen moet aansluiten bij de taken die de IND uitvoert.
Het model moet dan ook zo transparant zijn dat nadere analyse mogelijk is.
Aanvullend worden bekostigingsafspraken gemaakt over bijvoorbeeld de
egalisatiereserve, hoe om te gaan met de wisselende aanbodcijfers en specifiek de
kosten die niet variabele zijn, specifieke omstandigheden IND (AC locaties, help- en
infodesk), hoe omgaan met beleidswijzigingen, legesinkomsten, projecten etc.
Indien mogelijk volgen afspraken over de invulling van het opdrachtgeverschap van DG
WIAV (kwaliteitseisen ten aanzien van de dienstverlening van de IND, meedenkende
uitvoeringsdienst).
Het model sluit zo dicht mogelijk aan bij de huidige hoofdactiviteiten en registraties van
de IND.
Wel waken voor behoud van eenvoud: les uit het verleden is dat een te complexe en te
technische invulling van ABC vaker is voorgekomen.
De kostprijzen worden in het project bepaald "as is". Dit wil zeggen dat de werkelijke kosten
van de IND als uitgangspunten voor de kostprijzen gelden.

20

Aanvullend op het algemene uitgangspunt geldt dat:
Uitgangspunt zijn de gerealiseerde kosten over 2008. Waarbij 2009 als referentie geldt
Hiermee wordt voorkomen dat kostprijzen onrealistisch zijn.
De discussie over kostenbesparende maatregelen loopt parallel aan de ontwikkeling van
het kostprijsmodel, en valt buiten de scope van het project en de ontwikkeling van het
kostprijsmodel.
Voor wat betreft de normering een as-is normering te hanteren aan de hand van de realisatie
(actuals).

21

5

Kostprijsmodel IND

5.1

Inleiding

In dit hoofdstuk wordt nadere uitwerking gegeven van het activiteitengeoriënteerde
kostprijsmodel van de IND waarbij onderscheid wordt gemaakt naar methodiek, naar model en
naar data-element.

5.2

Methodiek kostprijsberekening

Zoals reeds eerder beschreven in hoofdstuk 4 van deze rapportage dient het nieuwe
kostprijsmodel van de IND gebaseerd te zijn op activiteiten in plaats van het huidige
kostenplaatsgeoriënteerde model.
Onderstaand worden beide methodieken schematisch weergegeven.
Huküg model

ABC model

In het huidige kostenplaatsgeoriënteerde kostprijsmodel worden de kosten aan de hand van
verdeelsleutels, die gebaseerd zijn op de directe uren, toegerekend aan de hoofdprocessen.
Een dergelijke methodiek werkt goed in een stabiele en voorspelbare omgeving waarbij de
verdeelsleutel een normatief karakter heeft dat goed aansluit bij de daadwerkelijke realisatie
van de kosten.
De IND acteert in een dynamische en politiekgedreven omgeving waarin de toerekening van
kosten op basis van activiteiten (lees op basis van de inzet van middelen) het best aansluit bij
de realisatie van de kosten. Immers de eigenaar en opdrachtgever van de IND bepaalt aan de
hand van het beleid de inzet van de middelen van de IND.
In onderstaand schema wordt de relatie neergezet tussen de kosten en de uiteindelijke
productie conform de ABC methodiek.

22

Begroting

<
^^I^^^^^^^^^^H

>

^

Realisatie ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ H

Normen ^ ^ | ^ H H | H | ^ ^ ^ ^ | Aantallen

^

^

^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ |

Nacalculatie

H

Aantallen

>

Onderstaand een toelichting op het schema:
Kosten worden veroorzaakt door de inzet van mensen en middelen voor het verrichten
van activiteiten. Aan de inzet van mensen en middelen zijn tarieven gekoppeld om een
financiële doorrekening te kunnen maken.
Mensen en middelen worden ingezet om activiteiten te verrichten om de productie van
diensten en producten te kunnen realiseren.
Vanuit de verrichting van de activiteiten worden de producten en diensten gerealiseerd.
Bij het opstellen van de begroting wordt bottom up via de aantallen producten, de
normatieve inzet van mensen en middelen en de tarieven voor de inzet van mensen en
middelen het uiteindelijke kostenniveau bepaald.
Bij de nacalculatie wordt het gerealiseerde kostenniveau teruggerekend naar de
aantallen diensten en producten.
In de volgende paragraaf van dit hoofdstuk wordt de daadwerkelijke opzet van het
kostprijsmodel nader uitgewerkt.

5.3

Opzef kostprijsmodel

5.3.1 Inleiding
In het ABC kostprijsmodel van de IND zijn de volgende elementen te onderkennen:
De kostensoorten
De resources
De activiteiten
De producten
In de volgende paragrafen van dit hoofdstuk worden de elementen van het kostprijsmodel
verder uitgewerkt.

23

5.3.2 Kostensoorten kostprijsmodel
Hét kostprijsmodel is gestructureerd naar kostensoorten en organisatieonderdelen.
In het kostprijsmodel worden de volgende kostensoorten onderkend:
Direct Personeel.
Huisvesting.
Indirect Personeel.,
Indirect Productiegerelateerd Personeel.
Overige kosten.
Specifieke proceskosten.
In het kostprijsmodel wordende volgende organisatieonderdelen onderkend (zie bijlage 4);:;
---_ Locatie_
_
Unit'
^ ^
-_
_ .,

^

5.3.3 Resources kostprijsmodel
Het kostprijsmodel is tevens gestructureerd naar de resources. Hierbij worden de
medewerkers van de IND als volgt getypeerd:
Direct personeel: de medewerkers van de IND die betrokken zijn in het primaire
uitvoeringsproces van de IND.
Indirect productief personeel: de medewerkers van de IND die betrokken in het
secundaire uitvoeringsproces van de IND.
Indirect personeel: de medewerkers van de IND die betrokken zijn in de ondersteunende
processen van de IND.,
In de database van het kostprijsmodel wordende volgende functies onderkend:
--'
(Plaatsvervangend) unit manager.
Asiel Medewerker;
Asiel Ondersteuner.
Behandélaa.r.
Beslisser.
Documentenonderzoekers.
Ldkétmedewerkérs.
- . Medewerker Ondersteuning.
medewerker Telefbriie.
Senior Behandelaar.
Senior Beslisser.
Senior Medewerker Ondersteuning.
Senior Ondersteuner.
.- Overig Pêrsoneëi.

24

5.3.4 Activiteiten kostprijsmodel
De processen en activiteiten in het kostprijsmodel zijn gebaseerd op het generieke
behandelproces dat momenteel wordt geïmplementeerd bij de IND.
Onderstaand een schematisch overzicht van het generieke behandelproces van de IND.

Vanuit het generieke behandelproces van de IND zijn de volgende processen onderkend:
Asiel.
GC-KAO.
Naturalisatie.
PV.
Regulier Economisch.
Regulier Sociaal.
In het proces Asiel zijn de activiteiten opgenomen:
Bekend maken & Uitreiken.
Beroep.
Beslissen.
Bezwaar.
Handhaving.
Management & support.

25

Ontvangen & registreren.
Projecten extern.
Projecten intern.
Toetsen.
Verstrekken klantinformatie.
Verwerken klachten.
Verzamelen informatie.
In het proces GC-KAO is de volgende activiteit opgenomen:
KAO.
In het proces Naturalisatie zijn de volgende activiteiten opgenomen:
Bekend maken & Uitreiken.
- - Beroep:
"
—
Beslissen.
Bezwaar.
Handhaving.
Management & support.
Ontvangen & registreren.
Projecten intern.
Toetsen.
Verstrekken klantinformatie
Verwerken klachten.
Verzamelen informatie.
In het proces PV zijn de volgende activiteiten opgenomen:
Ontvangen & registreren (Ulad).
Analyse verweer / zienswijze.
Resumptie.
Zitting.
Zitting (Ulad).
Uitspraak- analyse.
Afsluiten (Ulad).
Terugkoppeling VP/Kmar/DT&V.
In het proces Regulier Economisch zijn de volgende activiteiten opgenomen:
Bekend maken & Uitreiken.
Beslissen.
Bezwaar.
Management & support.
Ontvangen & registreren.
Projecten extern.
Projecten intern.
Verstrekken klantinformatie.
Verwerken klachten.
Verzamelen informatie.

26

In het proces Regulier Sociaal zijn de volgende activiteiten opgenomen:
Artikel 64.
Bekend maken & Uitreiken.
Beslissen.
Bezwaar.
Management & support.
Ontvangen & registreren.
Projecten extern.
Projecten intern.
Verstrekken klantinformatie.
Verwerken klachten.
Verzamelen informatie.
De opzet van de processen en de onderliggende activiteiten zijn gezamenlijk gedefinieerd met
de accountteams en het lijnmanagement van de IND in een aantal workshops en individuele
gesprekken.
5.3.5 Producten kostprijsmodel
In het kostprijsmodel zijn de volgende producten opgenomen:
Asiel beslis AC.
Asiel beslis OC.
Asiel bezwaar.
Bezwaar-MVV.
Bezwaar-Visum.
Dublin.
Fraude onderzoeken.
MVV Arbeid.
MVV Gezinshereniging/vorming.
MVV Kennismigranten.
MVV Overig.
MVV Studie.
MVV Uitwisseling.
MVV-EU/EER-onderdanen.
Naturalisatie Beroep.
Naturalisatie Bezwaar.
Overige Verzoeken.
Projecten.
Verzoeken.
VVA(on)bep.
WR.
VVR overig-intrekking.
WR overig-omwisseling.
VVR overig-vermissing.
VVR vervolg-Onbepaalde tijd.
VVR vervolg-Verlenging.
W R vervolg-Wijziging beperking.
WRMM Arbeid.

27

WRMM Gezinshereniging/vorming.
WRMM Kennismigranten.
WRMM Overig.
WRMM Studie
WRMM Uitwisseling.
WR-overig-OVR.
WRZM Arbeid.
WRZM EU.
WRZM Gezinshereniging/vorming.
WRZM Kennismigranten.
WRZM Overig.
WRZM Uitwisseling.
Deproducten zijn-gezamenlijk gedefinieerd met-de-accountteams en het lijnmanagement-van
de IND in een aantal workshops en individuele gesprekken. In bijlage 4 zijn de producten in een
overzicht gerelateerd aan de directies.
De producten kunnen worden geclusterd naar een hoger niveau. In de database van het
kostprijsmodel zijn de producten op het laagste niveau opgenomen.

28

6

Model data

6.1

Inleiding

In dit hoofdstuk wordt nadere uitwerking gegeven van de model data, de methodiek van de
mappings en het niveau in de organisatie waarop de mappings zijn gemaakt.

6.2

Methodiek data mapping

Om het model herkenbaar te maken voor het lijnmanagement van de IND zijn de verschillende
datasets, financieel, HR, productie en tijdschrijven, aan elkaar gekoppeld op unitniveau. Door
deze koppeling op unitniveau is het mogelijk om een normenset op te stellen op unitniveau
welke herkenbaar zijn voor de lijnmanagers. De mappings zijn gevalideerd door de
verschillende procesdirecties van de IND.
Voor de verdeling van FTE'en naar producten en kosten naar de FTE'en is gekozen voor een
methodiek die het beste aansluit bij de huidige as-is situatie van de IND.

6.3

Opzet data mapping

De verschillende datasets zijn aan elkaar gekoppeld op unitniveau. Hierdoor is per productieve
unit zichtbaar hoeveel producten de unit heeft geproduceerd, het aantal FTE'en per functie
dat hiervoor is ingezet, welke activiteiten door deze FTE'en zijn uitgevoerd en het aantal
kosten dat voor de producten is gemaakt.
Indikking functies
Voor de overzichtelijkheid van het model zijn de verschillende functies binnen in zowel de
tijdschrijf- als de HR data IND ingedikt tot acht functies. Op basis van de functiebenaming,
locatie en de unit waar de persoon werkzaam is één van de functies gekoppeld aan de
persoon.
Tijdschrijven
De IND schrijft sinds 2005 tijd. De tijdschrijfcodes zijn gekoppeld aan een activiteit van het
kostprijsmodel. Verlof, ziekte, studie en interne overleggen zijn niet gekoppeld aan een
activiteit. Op basis van de relatieve verdeling van de geschreven tijd van een functie per unit is
het aantal FTE'en van de unit verdeeld over de activiteiten.
Activiteiten naar producten
Om de activiteiten aan de producten toe te kunnen rekenen is het van belang te weten hoe
vaak een activiteit wordt uitgevoerd voor een bepaald product en hoe lang deze activiteit
duurt voor het betreffende product. Het verzamelen van informatie voor de verblijfvergunning
van een au pair zal bijvoorbeeld meer tijd in beslag nemen dan bijvoorbeeld een kenniswerker
die voor een multinational in Nederland komt werken. Per product is een weging meegegeven
op basis van gerealiseerde tijd per product over 2008 om de ingezette FTE'en over de
producten te verdelen.

29

Voor de gerealiseerde tijd per product als verdeelsleutel is gekozen omdat dit de meeste
representatieve data is die op het moment van de ontwikkeling van het kostprijsmodel
beschikbaar is. De verdeling van de bezetting op een unit naar de verschillende activiteiten is
voorgelegd aan de lijnmanager van de unit. De lijnmanagers hebben de mogelijkheid gehad om
wijzigingen aan te brengen in deze verdeling. Deze wijzigingen zijn verwerkt in het
kostprijsmodel en de normenset.
Producten
De IND hanteert intern een productcatalogus met een groot aantal verschillende producten. In
het model zijn voor de eenvoud van het model producten geclusterd op subproductniveau.
Gevolg hiervan is dat als de verhouding tussen de eindproducten die onder het subproduct
liggen verandert dit gevolgen kan voor de normering en de kostprijs van het betreffende
subproduct.
Loonkosten naar FTE'en
De loonkosten van het personeel dat op een unit werkzaam is, is verdeeld over de FTE'en op
basis van de schaal van de betreffende functie. Elke FTE op een unit is vermenigvuldigd met
het rijksbrede gemiddelde salaris van de betreffende schaal. Op basis van deze weging zijn de
loonkosten op de unit verdeeld over de FTE'en op de unit.
Opzet normenset
De in de vorige paragraaf beschreven mappings resulteren in normering van de inzet van
functies op activiteiten voor de gerealiseerde productie van de eerste acht maanden van
2009. De normenset is zo opgebouwd dat de normen op procesniveau afgebroken kunnen
worden tot normen per unit. Per unit is genormeerd hoeveel FTE van een functie ingezet mag
worden op een activiteit per type product. Op basis van de verwachte productie is vooraf te
bepalen hoeveel FTE'en van een functie ingezet zal op de unit.
KAO
KAO is verdeeld aan de hand van de ingeschatte tijdsbesteding voor de processen Asiel,
Regulier, Naturalisatie, externe partijen (m.n. gemeenten) en staf.

6.4

Gehanteerde calculatiestappen

De feitelijke toerekening van de kosten vindt plaats door de onderstaande calculatie te
doorlopen:
1
Het model berekent de kosten per Functie door de personele kosten toe te wijzen aan de
functies gewogen naar de bezetting in FTE gewogen met de functiewaardering (schaal).
2
De inzet van het personeel per unit is de sleutel voor de vaststelling van de personele
kosten per activiteit.
3
De kosten van activiteiten worden verdeeld naar de producten van de unit op basis van
het productievolume, de frequentie en de weging van het product. De kosten van een
product zijn afhankelijk van de productie (hoe meer producten, hoe meer activiteiten
uitgevoerd moeten worden), het aantal keer dat een activiteit wordt uitgevoerd per
eenheid product (de frequentie) en de relatieve zwaarte van het product ten opzichte
van de andere door de unit geleverde producten.
Het uitgangspunt in het model is dat de frequenties in principe de waarde 1 hebben.

30

4
5
6

7
8

Voor de weging is de feitelijke ureninzet per product uit de nacalculatie over 2008
gehanteerd.
De activiteit "Management & Support" is wordt toegewezen aan de producten van de
unit, op basis van de toerekening van direct personeel per product.
De personeelskosten van de ULAD's worden toegewezen aan de hand van de inzet van
direct personeel per locatie, directie en product.
Voor KAO zijn specifiek verdelingen van units naar procesdirecties vastgesteld. Deze
sleutels worden gehanteerd als eerste verdeelsleutel naar de directies. De toerekening
aan de producten vindt plaats aan de hand van de inzet van direct personeel per product
van de primaire productie eenheden.
Van de overgebleven niet productieve units worden de kosten verdeeld aan de hand van
de IND brede inzet van personeel per product.
Van alle units worden de overige kostensoorten (huisvesting, automatisering,
processpecifieke kosten en overige kosten) worden per unit toegerekend conform de
toerekening van personeel van de unit per product.

31

7

Bekostigingsafspraken IND

7.1

Inleiding

In hoofdstuk 7 van de rapportage is een eerste uitwerking van de bekostigingsafspraken
opgenomen, bestaande uit uitgangspunten en deels een nadere uitwerking van deze
uitgangspunten. De bekostigingsafspraken moeten de komende weken na de oplevering yan
de rapportage verder worden uitgewerkt en worden gekwantificeerd.

7.2

Opzet bekostigingsafspraken

De kern van het kostprijsmodel en de daaraan gerelateerde bekostigingsafspraken kunhen
worden weergegeven aan de hand van onderstaand schema.
Kosten

Resources

Activiteiten

Producten

Generiek
Behandel
Proces

Producten
(PxQ)

Niet Prod.
Gerelateerde
Kosten

Niet Prod.
Gerelateerde
Kosten

Direct
Prim
Proces

Indir.
Productief
Indirect

Huisv. &
Facilitair
ICT
Staf

Niet Prod.
Gerelateerde
Kosten

Projecten

In het kostprijsmodel wordt dé gerealiseerde kosten, via de verschillende functietypen in FTE,
de stappen yan.het generieke behandelproces, toegerekend aan de producten van de IND.,
Het kostprijsmoderbestaatisamengevat uit tweedelen. Eén output gefinancierd deel (PxQ) én
een; deel dat op basis vanjaarlijkse afspraken gefinancierd wordt.

32

In aanvulling op het kostprijsmodel zijn de volgende uitgangspunten gedefinieerd voor de
bekostigingsafspraken:
1
Het uitgangspunt voor de bekostigingsafspraken is, dat er sprake is van
outputfinanciering tegen een integrale kostprijs. Hiermee voldoet de IND aan de
instellingsvoorwaarden voor baten-lastendiensten en kan de kostendekkendheid van de
leges worden bepaald. Daarnaast worden er aanvullende bekostigingsafspraken gemaakt
waarbij onderscheid is gemaakt tussen productiegebonden kosten en nietproductiegebonden kosten.
2
De productiegebonden kosten omvatten de kosten die gemaakt worden door de
volgende IND directies: Asiel, Regulier Economisch, Regulier Sociaal, Naturalisatie,
Procesvertegenwoordiging en Specialistische Diensten en Internationale Samenwerking
(KAO).
3
De kosten van de overige IND directies, inclusief de IND brede kosten voor huisvesting en
ICT, worden meegenomen in de jaarlijks te maken afspraken voor de niet-productie
gebonden kosten. Hetzij onder Huisvesting & Facilitair, ICT, Staf of Projecten.
4
Voor de outputfinanciering geldt dat de IND en de opdrachtgever jaarlijks afspraken
maken over de hoeveelheid (0) en de integrale prijs (P).
5
De afrekening vindt plaats op basis van de vooraf afgesproken integrale prijs en de
gerealiseerde 0.
6
Deze afspraak geldt binnen vooraf afgesproken marges van groei en krimp (*). De
afspraken worden gemaakt met de eigenaar. Herziening van deze afspraken maakt
onderdeel uit van de jaarplancyclus.
7
De afspraken over de O worden gemaakt op het niveau van hoofdproduct. Dit zijn Asiel,
Regulier Sociaal, regulier Economisch en Naturalisatie.
8
De IND is in staat op het niveau van subproduct, de plannen en verantwoording te
onderbouwen en toe te lichten. In bijlage 4 zijn de subproducten opgenomen.
9
Voor de niet productie gerelateerde kosten geldt dat jaarlijkse afspraken gemaakt
worden over de hoogte van deze kosten. De afspraak vooraf is tevens het bedrag van de
afrekening en de verrekening in de integrale kostprijs.
10 Binnen de jaarlijkse afspraken over de niet productie gerelateerde kosten wordt een
onderscheid gemaakt naar de hoogte van het bedrag dat asiel gerelateerd is en het
bedrag dat niet asiel gerelateerd is.
11 Vooralsnog worden er geen specifieke afspraken gemaakt over de hoogte van het
vermogen. Uitgangspunt zijn de geldende regels voor agentschappen. In deze regels is
het vermogen van een agentschap gemaximeerd op 5% en geldt een ondergrens van 0%.
Beide uitgangspunten gelden voor de IND.
(*) De marges van groei en krimp moeten in de werkgroep van het onderzoek in december
2009 worden bepaald. Deze marges kunnen worden bepaald door het uitvoeren van een
gevoeligheidsanalyse in het kostprijsmodel en een analyse van de ontwikkeling van de kosten
(met name de elasticiteit). Eventueel kan worden teruggevallen op de bestaande afspraken
met betrekking tot groei en krimp.

33

De uitgangspunten ten aanzien van de bekostigingsafspraken resulteren in de onderstaande
verdeling van de risico's.
Risico

Drager

Toelichting

Afwijking productmix

Departement

Loonkostenontwikkeling

IND

Invoering wet Dwangsom
Overige veranderingen wet- en
regelgeving (wijzigingen product
specificaties)
"Algemeen Prijsrisico

IND
IND/Departement

Jaarlijks te verwerken in de P- afspraken
(o.b.v. Plan IND)
Algemene prijsfluctuaties via Rijksbrede
indexering. Anders jaarlijks te verwerken in
de afspraken (Plan IND)
De IND kan de bedragen beïnvloeden
Generiek besluit: IND
Specifiek besluit: Justitie

IND

-Binnen de af tespreken-grenzen is het- prijsrisico voor de IND

34

8

Conclusies en aanbevelingen

8.1

Inleiding

In hoofdstuk 8 van dit rapport worden de conclusies en de aanbevelingen gegeven. De
conclusies hebben betrekking op de beantwoording van de hoofdvragen van dit onderzoek.

8.2

Conclusie

De stuurgroep van het onderzoek heeft het kostprijsmodel, de herijking van de normen en de
bekostigingsafspraken vastgesteld en hiermee zijn de doelstellingen van het onderzoek
gerealiseerd.
Het kostprijsmodel geeft een goed inzicht in de kostentoerekening als gevolg van de inzet van
mensen en middelen waarbij de kostentoerekening is gebaseerd op het (toekomstige)
generieke behandelproces. Daarnaast is het kostprijsmodel een sturingsinstrument voor de
verschillende managementniveaus binnen de IND en kunnen wijzigingen in de uitvoering zowel
voorcalculatorisch als nacalculatorisch worden bepaald. Op basis van het vernieuwde
kostprijsmodel zijn normen afgeleid voor de herijking van de kostprijzen voor de periode
2010-2011. Deze normen zijn gebaseerd op de realisatie van 2008 en 2009. Vervolgens zijn
deze normen afgestemd met het lijnmanagement van de IND aan de hand van interviews en
workshops. De bezuinigmaatregelen zijn als gevolg van de objectieve as-is benadering nog niet
verdisconteerd in de normenset. Tenslotte zijn de uitgangspunten voor de bekostigingsafspraken 2010-2011 vastgesteld.
Bovenstaande dient wel verder te worden genuanceerd. Het herziene kostprijsmodel dat nu
per november 2009 is opgeleverd, is een eerste versie in een MS-Access/MS-Excel omgeving.
Het kostprijsmodel is gebaseerd op het (toekomstige) generieke behandelproces van de IND en
dient verder te worden afgestemd (fijn slijpen) met de IND organisatie. Voor wat betreft de
normenset is gebruik gemaakt van de gegevens van de realisatie uit 2008 en deels 2009. De
IND organisatie is momenteel volop in beweging waardoor een periodieke actualisatie van het
kostprijsmodel randvoorwaardelijk is geworden. Ten aanzien van de bekostigingsafspraken
zijn duidelijke uitgangspunten gedefinieerd waarbij er naast de reguliere voorwaarden van een
baten-lastendienst (outputfinanciering: integrale P * O) aanvullende afspraken zijn gemaakt
voor de productiegebonden kosten en de niet-productiegebonden kosten. Daarnaast wordt er
een vaste verdeling voor de kostentoerekening afgesproken voor Asiel en Regulier (inclusief
Naturalisatie). De bekostigingsafspraken moeten de komende weken nader worden
gekwantificeerd voor wat betreft de bandbreedte van de productie (O).
Verder merken wij op dat het tijdschrijven geen voorwaarde is om het nieuwe kostprijsmodel
te kunnen onderhouden. Wel zal voor de externe verantwoording van projecten en de inzet
van EU middelen, aan (een vorm van) tijdverantwoording gedaan moeten worden.
Afgesproken wordt dat de IND, indien zij afstapt van het tijdschrijven, moet zorgdragen voor
een alternatieve methodiek en, dat dit gecommuniceerd wordt met de opdrachtgever (DG
WIAV) en de ARK en dat deze alternatieve methodiek tijdig operationeel is.

35

8.3

Aanbevelingen

Onderstaand worden de aanbevelingen weergegeven. Deze aanbevelingen vallen binnen de
scope van het onderzoek, staan niet los van elkaar en zijn in de tijd weergegeven waarbij
onderscheid is gemaakt naar 2009 en de periode 2010-2011.
Aanbevelingen voor 2009 en het eerste kwartaal 2010 (korte termijn):
Het verder afstemmen van het kostprijsmodel met het lijnmanagement van de IND aan
de hand van interviews en workshops. Doelstelling hiervan is het verder fijn slijpen van
het model (bijvoorbeeld: de activiteiten uit het generieke behandelproces, de
toerekening van kosten aan de directe fte's en de managementinformatie). Afgeleid
hiervan is het model op het juiste niveau inzetten voor de operationele sturing van de
IND organisatie.
Het.kwantificeren en afstemmen van de bekostigingsafspraken met de ministeries van
Justitie en Financiën. Daarnaast moeten er nog specifieke afspraken worden gemaakt
over de leges als onderdeel van de begroting en de rol die de eigenaar gaat vervullen
(Leges worden gezien als inkomsten van de IND. Het risico op niet-inbaar zijn wordt
expliciet door eigenaar gedragen. IND rapporteert over legesontwikkeling in de reguliere
rapportagelijnen).
Het opstellen van een gedragen begroting voor 2010 op basis van nacalculatie 2009
(year to date), prognose 2009 en verwachte wijzigingen 2011 (uitgangspunt hierbij is
dat interne- en externe begroting sluiten).
Het doorrekenen van scenario's en het bepalen van de gevoeligheden van de parameters
in de uitvoering (draaiknoppen). Voorbeeld hiervan is het laten oplopen van de
voorraden waarbij de streeftermijn van de IND maximaal de wettelijke termijn kan
naderen als gevolg van de Wet Dwangsom.
Het realiseren van aansluiting tussen de interne- en externe begrotingscyclus waarbij de
interne begrotingscyclus de basis vormt voor de externe begroting. De interne
begrotingscyclus wordt bottom up opgebouwd op basis van het organisatiebrede
kostprijsmodel. Vervolgens vindt er tijdens de externe begrotingscyclus afstemming
plaats met de ministeries van Justitie en Financiën waarbij de consequenties direct
worden vertaald naar de interne IND afspraken. Dit voorkomt dat er licht ontstaat tussen
de interne- en externe begroting.
Het verbeteren van de (cost) managementinformatievoorziening. Bij het aan elkaar
koppelen van de interne sturing en de externe verantwoording wordt operationele
informatie gekoppeld aan financiële informatie. Een krachtig managementinformatie
systeem kan deze processen goed ondersteunen en daar waar mogelijk automatiseren
waardoor er sneller, doelmatiger, gericht en betrouwbaar managementinformatie kan
worden gegenereerd. Wij merken hierbij op dat tijdens de uitvoering van het onderzoek
door Ernst & Young een eerste aanzet is gegeven tot de ontwikkeling van een
datawarehouse om de gegevens uit de verschillende systemen aan elkaar te relateren
(als gevolg van het ontbreken van een uniforme grondslag). Voor wat betreft de cost
managementinformatie zou goed gebruik kunnen worden gemaakt van deze eerste
aanzet voor een datawarehouse.
Het blijvend creëren van wederzijds begrip voor de kostentoerekening en bekostiging
van de IND. Wij stellen voor om periodieke expertmeetings te organiseren waarin de
opdrachtgevers en financiers (Justitie en Financiën) en de opdrachtnemer (IND) om de
tafel gaan zitten om inhoudelijk en procedureel te werken aan de borging van de nieuwe

36

bekostigingssystematiek van de IND. Deze expertmeetings zouden kunnen plaatsvinden
in een laboratoriumachtige omgeving waardoor naast de inhoudelijke- en procedurele
aspecten ook de financiële consequenties van de huidige - en toekomstige
ontwikkelingen nader kunnen worden geduid (causaliteit en dynamiek).
Aanbevelingen voor 2010 volgend op de korte termijnacties:
Het toepassen van het kostprijsmodel op uitvoeringstoetsen en business cases voor
. projecten en programma's. Het ultieme doel van de toepassing van een
activiteitengeoriënteerd kostprijsmodel is dat er op het uitvoeringsniveau in de
organisatie een weloverwogen beslissing wordt genomen ten aanzien van de inzet van
de middelen (capaciteitsmanagement). Het kostprijsmodel moet dan organisatiebreed
worden ingezet op zowel de uitvoering van de primaire processen als ook de
uitvoeringstoetsen en business cases voor projecten en programma's. Hiermee wordt de
uniformiteit ten aanzien kostentoerekening en bekostiging in de IND organisatie
geborgd.
Het herdefiniëren van de informatiepiramide. In de huidige situatie wordt er informatie
op strategisch directie en operationeel lijnmanagement niveau gegenereerd. Er
ontbreekt een tactisch niveau dat inzicht geeft in de uitvoering en de financiële
consequenties hiervan op geclusterd unitniveau. De huidige managementinformatie op
operationeel unitniveau is gegeven het groot aantal units voornamelijk relevant voor het
directe lijnmanagement van die specifieke unit. Bij het definiëren van een tactisch niveau
kunnen de verschillende informatiestromen (operationeel, financieel en HR) op elkaar
worden aangesloten en krijgt het (senior) management relevante stuurinformatie op
directieniveau.
Het herdefiniëren van de productportfolio. De huidige productportfolio omvat relatief
veel (kleine) producten waarvan een deel varianten zijn van de bestaande
(hoofd)producten. Wij stellen voor om een beperkt aantal producten te definiëren (lees
clusteren) op het strategische niveau voor bijvoorbeeld de afstemming (budgettering en
verantwoording) met de opdrachtgevers. Op tactisch- en operationeel niveau kan er
waarschijnlijk een beperkte clustering (wettelijke verplichtingen) worden uitgevoerd en
wordt de meer gedetailleerde informatie gebruikt voor de interne bedrijfsvoering van de
IND. Daarnaast is er altijd de mogelijkheid om specifieke vragen van de opdrachtgevers
op tactisch- en operationeel productniveau te beantwoorden. Het begroten en
verantwoorden op strategisch productniveau geeft de IND de ruimte om de eigen
bedrijfsvoering te optimaliseren.
Het gebruik van het kostprijsmodel voor interne benchmark doeleinden om te komen tot
continue procesverbetering.

37

Aanbevelingen 2 0 1 1 :
Het implementeren van een professionele activity based cost management tool. Een
professioneel cost managementsysteem biedt in het bijzonder voordelen op het gebied
van specifieke cost management functionaliteit (algoritmes), distributie, connectivity,
beheer, robuustheid (integriteit data) en beveiliging. Uitgangspunt hierbij is dat de
gehele organisatie gebruik gaat maken van één cost managementsysteem ten behoeve
van de (operationele) interne sturing en externe verantwoording. Hiermee wordt de
uniformiteit binnen de organisatie voor wat betreft cost management,
uitvoeringstoetsen, productcatalogus en van toepassing zijnde managementinformatie
geborgd.
De mogelijkheden onderzoeken om het kostprijsmodel te koppelen aan INDIGO voor een
eenduidige grondslag en real time dataverwerking.

38

Bijlage 1: Documentatie en interviewsDe onderstaande tabel bevat de
brondocumenten van het onderzoek.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.

Docijment
090915 STIP YTD 0906.xls
2009.03.SAPDump.xls
2009.04.SAP download v2.xls
2009.05.SAPdownloadv2.xls
2009.06.SAPDump.xls
2009.07.SAP Dump.xis
2009.08.SAP Dump.xis
datastructuur.mdb
Kopie van GembezettingAug-Jul-Jun - Unit 1 Zwolle
2009.10 SAP kp ks en orders.xls
tussentabellen.xls
Handleiding Overheidstarief 2009.pdf
Prognose 2009.08 verdeeld naar directjndirect.xlsx
Stipcodes naar activiteiten.xls
Productiebestand jan09 tm aug09 verkort incl DBT.xIs
Kostenplaatsen zonder OND.xls
STIPMARAP2009
Naturalisatie locatie Hoofddorp.xls
Naturalisatie locatie Hoofddorp B.xis
Naturalisatie Locatie Rijswijk II.xls
Naturalisatie Locatie Rijswijk II .xls
Kostprijzen Format PV 2009-Hl versie definitief.xisx
Verdeling capaciteit KAO.xIsx
Rekenmodel IND lokketten v.0.99.xls
Rekenmodel IND telefonie

Datum/versie
15/09/2009
21/10/2009
21/10/2009
21/10/2009
21/10/2009
21/10/2009
21/10/2009
30/10/2009
15/10/2009
04/11/2009
29/10/2009
03/11/2009
29/10/2009
15/09/2009
02/10/2009
04/11/2009
23/10/2009
06/11/2009
06/11/2009
06/11/2009
06/11/2009
11/11/2009
11/11/2009
04/11/2009
04/11/2009

De onderstaande tabel bevat de namen van de geïnterviewden.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Naam
Willem van Heel
Ceciel Turkenburg
David Abrahams
Martijn van der Plas
Ard van Heijnigen
Accountteams procesdirecties
Unitmanagers
D. de Koning
Michiel Jansen

1
|

1

|

Orgariisatie
DFEZ Justitie
DG Control Justitie
IRF Financiën
IND
IND
IND
IND
IND
IND

39

De onderstaande tabel bevat een overzicht van de bijeenkomsten.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

Ë$S@Jif!3S0üËO

©ÊÖflJüD

Kick-off werkgroep
Werkgroep
Stuurgroep
Werkgroep
Werkgroep
Stuurgroep
Werkgroep
Werkgroep
Stuurgroep
Werkgroep
Stuurgroep

25 juni 2009
10 juli 2009
14 juli 2009
18 augustus 2009
10 september 2009
18 september 2009
1 oktober 2009
22 oktober 2009
26 oktober 2009
10 november 2009
13 november 2009

40

Bijlage 2: Samenstelling stuurgroep en werkgroep onderzoek
In de onderstaande tabel zijn de namen van de leden van de stuurgroep opgenomen.
Naam
1.

Organisatie
(onafhankelijk voorzitter)
(secretaris stuurgroep)

2.
3.
4.
5.
6.

IND
Plv D-DMB Justitie
D- DFEZ Justitie
IRF Financiën
IND CIO
Ernst & Young

In de onderstaande tabel zijn de namen van de leden van de werkgroep opgenomen.
Naam
1.
2.
3.
4. '
5.
6.

Organisatie
DFEZ Justitie
DG Control Justitie
DG Control Justitie
IRF Financiën
IND
IND

41

Bijlage 3: Inventarisatie kostprijsmethodieken en normering
Onderstaand een toelichting op de verschillende methodieken van kostprijsberekening.

Inventarisatie methodieken kostprijsberekening
Delingscalculatie:
De som van de kosten delen door de productie
Eenvoud
Gelijksoortige producten (één kostendrager)
Opslagmethode:
Meerdere verschillende producten en inzicht in de verdeling van de kosten per product
Onderscheid directe en indirecte kosten, en indirecte kosten hebben een lineair verband
met directe kosten
Eenvoud
Nadelen: veronderstelde relatie directe en indirecte kosten, beperkt normatief karakter
(realisatie vorig jaar) en niet toepasbaar bij hoge indirecte kosten
Kostenplaatsen methode:
Directe kosten toerekenen aan het product, indirecte kosten toerekenen aan de hand
van de kostenplaatsen (onafhankelijk van de directe kosten)
Verdeelsleutels: op basis van analyse van de bedrijfsprocessen
Voordelen: toepasbaar meerdere producten en normatief karakter verdeelsleutels
Nadelen: bepaling verdeelsleutels, meer registratie
ABC methode:
Directe kosten toerekenen aan het product, indirecte kosten toerekenen aan de hand
van het daadwerkelijk verbruik (causaliteit)
Toerekening op basis van activiteitenanalyse
Kostenbronnen (cost pools): activiteiten met vergelijkbare kosten
Kostenveroorzaker (cost drivers): op basis van capaciteitsbeslag worden kosten
verbijzonderd via een activiteitentarief
Voordelen: meest juiste berekening
Nadelen: administratieve belasting

Samenvatting impactanalyse methodieken kostprijsberekening
Delingscalculatie:
Zeer beperkte impact op de organisatie. Technische calculatie met zeer beperkte
informatie vanuit de organisatie.
Alleen toepasbaar bij één homogeen product.

42

Opslagmethode:
Behoorlijk impact op de organisatie door onderzoek naar allocatie van directe kosten.
Registratie ten behoeve van verdeling van directe kosten.
Bv urenschrijven, volume registratie
Nadelen: veronderstelde relatie directe en indirecte kosten, beperkt normatief karakter
(realisatie vorig jaar) en niet toepasbaar bij hoge indirecte Kosten
Delingscalculatie:
Zeer beperkte impact op de organisatie. Technische calculatie met zeer beperkte
informatie vanuit de organisatie.
Alleen toepasbaar bij één homogeen product.
Opslagmethode:
Behoorlijk impact op de organisatie door onderzoek naar allocatie van directe kosten.
Registratie ten behoeve van verdeling van directe kosten. Bv urenschrijven, volume
registratie
Nadelen: veronderstelde relatie directe en indirecte kosten, beperkt normatief karakter
(realisatie vorig jaar) en niet toepasbaar bij hoge indirecte kosten/nventar/sat/e en

impactanalyse methodieken normering
Meten / klokken (huidige omgeving of proefstraat):
Is expliciet in opdracht buiten scope van de opdracht gelaten, mede gezien de verwachte
veranderingen in de organisatie.
Niet passend in beschikbare doorlooptijd.
Grote impact op de organisatie.
INDIGO per 1 december 2009.
Simulatie:
Niet passend in beschikbare doorlooptijd.
INDIGO per 1 december 2009.
Vaststellen aan de hand van actuals (huidige situatie):
Vierkantstelling in gerealiseerde periode borgt koppeling met de feitelijke uitvoering.
Detailniveau laten passen bij wensen ten aanzien van inzichten in het model.
Baseline voor ontwikkeling.
Haalbaar in huidige tijdlijn.
Commitment bij lijn.

43

Bijlage 4: Overzicht opzet kostprijsmodel
Bijlage 4 is vanwege de omvang een separaat document opgenomen.

44

Bijlage 5: Overzicht mapping model data
Bijlage 5 is vanwege de omvang een separaat document opgenomen.

45

Bijlage 6: Overzicht tarieven
Onderstaand een overzicht van de tarieven per salarisschaal voor 2009 (gebaseerd op
handleiding overheidstarieven 2009).

Voor iedere salarisschaal (schaal 1 tot en met 18) wordt een gemiddeld salariskostenbedrag
berekend en geraamd voor het jaar 2009. Dit gemiddelde salariskostenbedrag per schaal is
gebaseerd op een heel kalenderjaar voor een persoon met een volledige werktijd (d.w.z. een
werktijd van 36 uur per week). In het onderzoek is uitsluitend gewerkt met de salariskosten
per mensjaar in euro (tweede kolom van de tabel).

46

Bij de bepaling van de salariskosten, dat wil zeggen de kosten die het Rijk als werkgever
maakt, worden de volgende kostencomponenten meegenomen:
Bruto salaris.
Vakantieuitkering.
Eindejaarsuitkering.
Door de werkgever te betalen premies voor ouderdoms- en nabestaandenpensioen,
WAO, VUT,invaliditeitspensioen incl. het bovenwettelijke deel.
Wachtgelden.

47

Bijlage 7: Overzicht validatie onderzoeksdata
Ernst & Young heeft de onderstaande onderzoeksdata gevalideerd. De validatie van de
onderzoeksdata betreft het inhoudelijk afstemmen van de gebruikte onderzoeksdata van het
kostprijsmodel met de IND. Er is geen accountantscontrole uitgevoerd door Ernst & Young op
de aangeleverde onderzoeksdata.
Onderstaand een overzicht met betrekking tot de validatie van de onderzoeksdata.
Validatie
Verdeling van de bezetting naar
activiteiten binnen de units
Labeling van tijdschrijfcodes naar
activiteiten
Indikking van de producten
Activiteiten
Mapping financiële data de naar units
Mapping HR-data naar de units
Mapping productiedata naar de units
Mapping tijdschrijfdata naar de units

Wanneer
14 oktober t/m 4
november 2009
Accountteams procesdirecties IND 15 oktober 2009
Wie
Unitmanagers IND

Accountteams procesdirecties IND
Accountteams procesdirecties IND
Michiel Jansen
Michiel Jansen
Michiel Jansen
Michiel Jansen

15 oktober 2009
9 oktober 2009
5 november 2009
5 november 2009
5 november 2009
5 november 2009