Standard Evaluation Protocol 2015 – 2021
Protocol for Research Assessments in the Netherlands

Vereniging van Universiteiten VSNU
Koninklijke Nederlandse Akademie voor Wetenschappen KNAW
Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek NWO
Maart 2014

1

Inhoud Standaard Evaluatie Protocol 2015 – 2021 (SEP)
Introductie ................................................................................................................ 3
1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Het SEP 2015-2021 ............................................................................................ 4
1.1

Doel en doelgroepen ................................................................................... 4

1.2

Uitgangspunten van het SEP ........................................................................ 4

1.3

Het SEP in vogelvlucht ................................................................................ 5

Beoordelingscriteria en categorieën ...................................................................... 7
2.1

Focus ........................................................................................................ 7

2.2

Evaluatiecriteria ......................................................................................... 7

2.3

Categorieën ............................................................................................... 7

2.4

Promotietrajecten en wetenschappelijke integriteit ......................................... 8

De onderzoekseenheden ................................................................................... 10
3.1

Aggregatieniveau van evaluaties binnen een instelling .................................. 10

3.2

Landelijke evaluaties van vakgebieden/disciplines ........................................ 10

Planning en aansturing van een evaluatie ............................................................ 11
4.1

Planning van de evaluaties ........................................................................ 11

4.2

Evaluatieopdracht (Terms of Reference, ToR) ............................................... 11

4.3

Samenstelling evaluatiecommissie .............................................................. 11

Zelfevaluatie en aanvullende documentatie ......................................................... 13
5.1

Documenten die de onderzoekseenheid aanlevert ......................................... 13

5.2

Inhoud van de zelfevaluatie ....................................................................... 13

Site visit.......................................................................................................... 15
6.1

Voorafgaand aan de site visit ..................................................................... 15

6.2

Tijdens de site visit ................................................................................... 15

Evaluatierapport ............................................................................................... 17
7.1

Procedure ................................................................................................ 17

7.2

Tijdpad ................................................................................................... 17

7.3

Inhoud van het evaluatierapport ................................................................ 17

Publieke verantwoording en follow-up ................................................................. 19
8.1

Publieke verantwoording ........................................................................... 19

8.2

Follow-up ................................................................................................ 19

Bijlage A Overzicht van taken en verantwoordelijkheden ............................................... 20
Bijlage B Format evaluatieopdracht ............................................................................ 22
Bijlage C Verklaring van onafhankelijkheid en vertrouwelijkheid ..................................... 24
Bijlage D Format zelfevaluatie.................................................................................... 26
Bijlage E Format evaluatierapport............................................................................... 35

2

Introductie
Dit Standaard Evaluatie Protocol (SEP) beschrijft de doelstellingen en de methodiek van de
zesjaarlijkse evaluaties van het wetenschappelijk onderzoek dat aan de universiteiten en in
de NWO- en KNAW-instituten wordt verricht. Net als de voorgaande SEP’s is het opgesteld
en vastgesteld door de VSNU, NWO en KNAW. Deze organisaties verklaren dat al het
wetenschappelijk onderzoek binnen hun organisaties in de periode 2015 – 2021 volgens dit
SEP zal worden geëvalueerd.
Het SEP is bedoeld voor allen die met het protocol werken: wetenschappelijk onderzoekers
en onderzoeksleiders, beleidsmedewerkers, instellings- en instituutsbestuurders en leden
van evaluatiecommissies. Na een beschrijving van de doelen en de beoordelingscriteria in
de eerste twee hoofdstukken volgt alle informatie die nodig is om de onderzoeksevaluaties
goed te organiseren en uit te voeren. Daarbij is de volgorde gehanteerd die een evaluatie in
de tijd doorloopt: het vaststellen van de te evalueren onderzoekseenheid; het formuleren
van de evaluatieopdracht en het samenstellen van de evaluatiecommissie; het opstellen van
de zelfevaluatie; het uitvoeren van de site visit, het opstellen van het evaluatierapport en
ten slotte de publieke verantwoording en follow-up door het instellingsbestuur. In de
bijlagen staan formats en checklists voor de documenten die in het evaluatieproces
geproduceerd moeten worden.
Hoewel geprobeerd is de bewoordingen zorgvuldig te kiezen en een protocol op te stellen
dat recht doet aan de veelkleurigheid van het wetenschapsbedrijf, kan het SEP niet
pretenderen een voorschrift voor elke situatie te geven of een antwoord op elke vraag.
Nadere invullingen en zelfs afwijkingen zijn mogelijk wanneer het instellingsbestuur daartoe
besluit en de motivatie daarvoor verantwoordt. Het opvolgen van de regels in het SEP is
immers geen doel op zich, maar een middel om te komen tot een open en eerlijke
vaststelling van de kwaliteit en relevantie van het publieke wetenschappelijk onderzoek.

3

1.

Het SEP 2015-2021

Dit hoofdstuk vat de belangrijkste kenmerken van het SEP 2015-2021 samen.
1.1

Doel en doelgroepen

Het evalueren van onderzoek op basis van het SEP dient verschillende doelen en
doelgroepen. Het primaire doel van de SEP-evaluaties is de wetenschappelijke kwaliteit en
de maatschappelijke relevantie van het onderzoek zichtbaar te maken, te waarborgen en
waar nodig te verbeteren.
Voor de verschillende doelgroepen dienen SEP-evaluaties daarnaast verschillende specifieke
doelen:
−
De eerste doelgroep betreft de onderzoekers en onderzoeksleiders, die willen weten
hoe de kwaliteit van hun wetenschappelijke werk, hun inspanningen voor
kennisbenutting en de door hun organisatie-eenheid gekozen strategie worden
beoordeeld, en welke verbeteringen hier mogelijk zijn.
−
De tweede doelgroep zijn de instellingsbesturen, die de uitwerking van hun
onderzoeksbeleid willen volgen.
−
Ook de overheid vraagt naar de uitkomsten van evaluaties, in het kader van de
verantwoording van de instellingen over de bestede middelen en haar streven naar
een hoogwaardig wetenschapsstelsel.
−
En tot slot bestaat er in de samenleving en het bedrijfsleven interesse vanwege het
zoeken naar oplossingen van uiteenlopende vraagstukken op basis van door de
wetenschap geleverde hoogwaardige kennis.
Bij een individuele evaluatie zijn de volgende partijen betrokken:
a.
het instellingsbestuur;
b.
de te evalueren onderzoekseenheid;
c.
de evaluatiecommissie.
Daarnaast zijn er belanghebbenden (de overheid, het bedrijfsleven, maatschappelijke
organisaties, etc.) die inzicht krijgen in de uitkomsten van de evaluaties.
In bijlage A staat een overzicht van de taken en verantwoordelijkheden van de drie bij het
evaluatieproces betrokken partijen.
1.2

Uitgangspunten van het SEP

De uitgangspunten van het SEP zijn:
1.
Het systeem van kwaliteitszorg dient ervoor de kwaliteit en relevantie van het
academisch onderzoek te waarborgen, zichtbaar te maken en te verbeteren. Hierbij
gaat het om de wetenschappelijke, de maatschappelijke en de strategische aspecten
van het onderzoek.
2.
De besturen van de universiteiten, NWO en KNAW zijn volledig verantwoordelijk voor
de uitvoering en de follow-up van de evaluaties binnen hun instelling. Zij zijn er ook
verantwoordelijk voor dat elke eenheid binnen hun instelling eens per 6 jaar wordt
geëvalueerd, voor de overall planning van de evaluaties binnen hun instelling en voor
de bekendmaking van de voorgenomen en de afgeronde evaluaties.
De instellingsbesturen nemen ook enkele specifieke uitvoeringsbeslissingen, zoals over
het aggregatieniveau van de evaluaties, het al dan niet uitvoeren van midtermevaluaties en de randvoorwaarden voor de aan te leveren outputindicatoren.

4

3.

De strategie en doelstellingen van de te evalueren onderzoekseenheid zijn leidend bij
het inrichten van de evaluatie. Dat is het uitgangspunt bij de samenstelling van de
evaluatiecommissie, de formulering van de evaluatieopdracht en de inhoud van de
zelfevaluatie.

1.3

Het SEP in vogelvlucht

Op basis van het SEP wordt het onderzoek aan de Nederlandse universiteiten, universitaire
medische centra en NWO- en KNAW-instituten regelmatig geëvalueerd. Eens per 6 jaar
spreekt een externe evaluatiecommissie een openbaar oordeel uit. De betreffende instelling
bepaalt hoe de follow-up van de aanbevelingen van de externe evaluatie wordt
georganiseerd.
De externe evaluatie betreft a) het onderzoek dat een onderzoekseenheid in de
voorafgaande 6 jaar heeft verricht en b) de onderzoeksstrategie die de eenheid van plan is
de komende periode te gaan hanteren.
De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de evaluatie berust bij de besturen van de
universiteiten, NWO en de KNAW. Zij stellen vast wanneer er een evaluatie plaatsvindt en
welke onderzoekseenheden daarbij worden geëvalueerd. De besturen stellen hiervoor een
schema op en kondigen de evaluaties tijdig aan bij de betreffende onderzoekseenheden.
Instellingsbesturen kunnen ook gezamenlijk besluiten tot landelijke, disciplinaire evaluaties.
Het instellingsbestuur formuleert voor iedere evaluatie een specifieke evaluatieopdracht. Het
bestuur bepaalt het aggregatieniveau van de evaluatie en kiest in overleg met de
onderzoekseenheid een geschikte benchmark. Het bestuur stelt een evaluatiecommissie
samen. De commissie is onafhankelijk, internationaal samengesteld en is gezamenlijk in
staat om over alle criteria een oordeel te vellen.
De te evalueren onderzoekseenheid draagt informatie aan over het onderzoek en over de
strategie voor de toekomst. Dit doet zij in een zelfevaluatie met aanvullende documenten.
De evaluatiecommissie formuleert een oordeel over het onderzoek op basis van de
zelfevaluatie, de aanvullende documenten en gesprekken met vertegenwoordigers van de
onderzoekseenheid. Deze gesprekken vinden plaats tijdens een ‘site visit’.
De commissie vormt haar oordeel in het licht van de internationale wetenschappelijke en de
maatschappelijke ontwikkelingen. De commissie relateert haar oordeel over de kwaliteit en
relevantie aan de doelen die de onderzoekseenheid zichzelf heeft gesteld.
Het oordeel van de evaluatiecommissie betreft drie evaluatiecriteria: wetenschappelijke
kwaliteit, maatschappelijke relevantie en ‘viability’ (de mate van toegerust zijn voor de
toekomst). In het evaluatierapport beschrijft de commissie dit oordeel zowel in tekst
(kwalitatief) als in categoriën (kwantitatief). De vier mogelijke categoriën zijn: ‘excellent’,
‘very good’, ‘good’, en ‘unsatisfactory’. De commissie doet aanbevelingen voor de toekomst.
De evaluatiecommissie reflecteert daarnaast op twee aspecten: promotietrajecten
(waaronder de promotieopleidingen binnen de landelijke onderzoeksscholen) en
wetenschappelijke integriteit. Dit doet de commissie alleen kwalitatief.
Tot slot geeft de evaluatiecommissie een kwalitatieve beoordeling van de onderzoekseenheid als geheel.
5

Het instellingsbestuur ontvangt het evaluatierapport en stelt zich op de hoogte van de
reacties in de onderzoekseenheid. Vervolgens formuleert het bestuur zijn standpunt ten
aanzien van de uitkomsten van de evaluatie. Hierin verwoordt het bestuur welke
consequenties het aan de evaluatie verbindt. Het evaluatierapport en het bestuurlijke
standpunt worden vervolgens openbaar gemaakt.

6

2.

Beoordelingscriteria en categorieën

In dit hoofdstuk wordt beschreven wat de beoordelingscriteria en de categorieën in het SEP
2015 - 2021 zijn en op welke aspecten de evaluatiecommissie reflecteert.
2.1

Focus

De belangrijkste doelstelling van het SEP is het zichtbaar maken, waarborgen en waar nodig
verbeteren van de kwaliteit en relevantie van het onderzoek. De focus van de SEPbeoordelingen ligt daarmee op de strategische keuzes en het toekomstperspectief van de
onderzoeksgroepen; het is van belang dat een evaluatiecommissie daarvoor aanbevelingen
doet. De onderzoekseenheden, instellingen en evaluatiecommissies beschouwen het
evalueren van de kwaliteit en relevantie van het onderzoek als een verantwoordingsplicht
jegens de overheid en de maatschappij.
2.2

Evaluatiecriteria

De evaluatiecommissie beoordeelt de onderzoekseenheid inhoudelijk op de drie
beoordelingscriteria. De evaluatiecommissie let erop dat de inhoudelijke tekst en de
toegekende categorie (1-4) met elkaar overeenkomen. Het is van belang dat de commissie
deze criteria relateert aan de strategische doelstellingen van de betreffende
onderzoekseenheid. De drie criteria worden vanuit een internationaal perspectief toegepast.
1 Wetenschappelijke kwaliteit
Beoordeeld worden de kwaliteit van het onderzoek en de bijdrage die het onderzoek levert
aan de wetenschappelijke kennis. Tevens wordt de omvang beoordeeld van de
onderzoeksresultaten (wetenschappelijke publicaties, wetenschappelijke instrumenten en
infrastructuur die de eenheid ontwikkeld heeft en andere bijdragen aan de wetenschap).
2 Maatschappelijke relevantie
Beoordeeld worden de kwaliteit, de omvang en de relevantie van de bijdragen die gericht
zijn op economische, sociale of culturele doelgroepen, op beleidsmatige adviezen, op
bijdragen aan maatschappelijke discussies, etc. Het gaat daarbij om bijdragen op gebieden
die door de onderzoekseenheid zijn aangewezen als doelgebied.
3 Viability
Beoordeeld wordt de strategie die de onderzoekseenheid van plan is om de komende jaren
te hanteren en de mate waarin zij in staat zal zijn om haar ambities op het vlak van
wetenschappelijke en maatschappelijke bijdragen in deze periode waar te maken. Hierbij
worden ook de bestuurlijke en leiderschapskwaliteiten van het management van de
onderzoekseenheid betrokken.
2.3

Categorieën

De inhoudelijke beoordelingen op de drie criteria, zoals hierboven beschreven, vormen de
kern van de beoordelingen. Deze kwalitatieve oordelen worden aangevuld met de
toekenning van een discrete categorie voor elk van de criteria. Onderzoekseenheden
worden ten aanzien van ieder van de criteria in één van de vier categorieën geplaatst;
tussencategorieën zijn niet mogelijk.

7

Tabel 1 Betekenis van de categorieën SEP 2015 - 2021
Categorie

Betekenis

Wetenschappelijke
kwaliteit
De beoordeelde
onderzoekseenheid
behoort aantoonbaar
tot de zeer weinige
meest invloedrijke
onderzoeksgroepen op
haar terrein in de
wereld.

Maatschappelijke
relevantie
De beoordeelde
onderzoekseenheid
draagt op uitstekende
wijze bij aan de
maatschappij.

Viability

1

World
leading/excellent

2

Very good

De beoordeelde
onderzoekseenheid
verricht zeer goed,
internationaal erkend
wetenschappelijk
onderzoek.

De beoordeelde
onderzoekseenheid
draagt op zeer goede
wijze bij aan de
maatschappij.

De beoordeelde
onderzoekseenheid is
zeer goed toegerust
voor de toekomst.

3

Good

De beoordeelde
onderzoekseenheid
verricht goed
wetenschappelijk
onderzoek.

De beoordeelde
onderzoekseenheid
draagt op goede wijze
bij aan de
maatschappij.

De beoordeelde
onderzoekseenheid
maakt verantwoorde
strategische keuzes en
is daarmee goed
toegerust voor de
toekomst

4

Unsatisfactory

De beoordeelde
onderzoekseenheid
bereikt op haar
vakgebied onvoldoende
resultaten.

De beoordeelde
onderzoekseenheid
laat onvoldoende
maatschappelijke
bijdragen zien.

De beoordeelde
onderzoekseenheid is
onvoldoende toegerust
voor de toekomst.

De beoordeelde
onderzoekseenheid is
uitstekend toegerust
voor de toekomst.

De categorieën in dit SEP en de beschrijvingen zijn anders dan de scores in voorgaande
SEP’s en daardoor niet daarmee te vergelijken.

2.4

Promotietrajecten en wetenschappelijke integriteit

Naast een beoordeling op de criteria in 2.2 hierboven omvat elke evaluatie in ieder geval
een reflectie op twee aspecten: de promotietrajecten en de wetenschappelijke integriteit.
Hieronder staat op welke manier dit gebeurt.
Promotietrajecten
De evaluatiecommissie besteedt aandacht aan de begeleiding en opleiding van de
promovendi. Onderwerpen die hierin aan bod komen zijn de institutionele inbedding van de
promotieopleidingen, selectie- en toelatingsprocedures, de inhoud en structuur van de
opleiding, de begeleiding en het functioneren van de opleidings- en begeleidingsplannen, de
kwaliteitszorg, de begeleiding van promovendi naar de arbeidsmarkt, de promotieduur en
rendementen en de uitstroom en loopbaanperspectieven.
In de universiteiten is die begeleiding en opleiding ingebed in de graduate schools. Indien
de promotietrajecten tevens in landelijke erkende onderzoeksscholen plaatsvinden, waarin
promovendi van de betreffende onderzoekseenheid participeren, komt ook de kwaliteit van
deze landelijke onderzoeksschool in de evaluatie aan bod. De landelijke onderzoeksschool
wordt in het kader van één van de SEP-evaluaties van de betrokken onderzoekseenheden
geëvalueerd. In de regel gebeurt dit bij de evaluatie van de onderzoekseenheid die de
penvoerder van de onderzoeksschool is. Een vergelijkbare afspraak wordt gemaakt in het
geval één graduate school de promovendi van meerdere onderzoekseenheden opleidt.
8

De te evalueren onderzoekseenheid geeft in de zelfevaluatie antwoord op een aantal
vragen, beschreven in het format in bijlage D. Het is de bedoeling dat de eenheid aan de
hand van de antwoorden zelf reflecteert op de praktijk op het gebied van promotietrajecten
en het begeleiden van promovendi binnen de eigen onderzoekseenheid. De
evaluatiecommissie bespreekt dit tijdens de site visit, reflecteert hierop in haar rapport en
doet aanbevelingen ter verbetering.
Waar onderzoekseenheden samenwerken in het kader van een graduate school of een
erkende onderzoeksschool, presenteren zij bij voorkeur de inrichting van hun promotietrajecten gezamenlijk en op dezelfde manier. Indien nodig kan een externe commissie
worden gevraagd de landelijke/interuniversitaire onderzoeksschool te evalueren.
Wetenschappelijke integriteit
De evaluatiecommissie besteedt aandacht aan het beleid rond wetenschappelijke integriteit
van de onderzoekseenheid en de wijze waarop schendingen daarvan worden voorkomen.
Hierbij gaat het om de omgang met onderzoeksgegevens en om zorgvuldigheid en
integriteit en de mate waarin onafhankelijke en kritische wetenschapsbeoefening binnen de
onderzoekseenheid mogelijk wordt gemaakt.
De evaluatiecommissie baseert zich hierbij op wat de onderzoekseenheid zelf beschrijft over
de onderzoekscultuur. De te evalueren onderzoekseenheid geeft in de zelfevaluatie
antwoord op een aantal vragen, beschreven in het format in bijlage D. Het is de bedoeling
dat de eenheid aan de hand van de antwoorden zelf reflecteert op de praktijk op het gebied
van datamanagement, integriteit en een transparante onderzoekscultuur. De
evaluatiecommissie bespreekt dit tijdens de site visit, reflecteert hierop in haar rapport en
doet zo nodig aanbevelingen ter verbetering.

9

3.

De onderzoekseenheden

Dit hoofdstuk bespreekt het aggregatieniveau van de onderzoekseenheden waarop de
evaluaties betrekking hebben.
3.1

Aggregatieniveau van evaluaties binnen een instelling

Het instellingsbestuur bepaalt welke onderzoekseenheden gezamenlijk door één
evaluatiecommissie geëvalueerd worden. Zo kan een bestuur besluiten tot de evaluatie van
een onderzoeksgroep, een onderzoeksinstituut, een onderzoekszwaartepunt of het
onderzoek aan een faculteit. Hierbij gelden de volgende randvoorwaarden:
1.
De onderzoekseenheid heeft een duidelijke, eigen strategie en een voldoende
omvang: 10 onderzoeks-fte’s vaste wetenschappelijke staf, inclusief staf met een
tenure track aanstelling, exclusief promovendi en post-docs. Dit is een indicatie van de
ondergrens; grotere eenheden hebben de voorkeur.
2.
De onderzoekseenheid bestaat als eenheid al enige tijd (bijvoorbeeld minimaal 3 jaar).
Indien recent gestarte groepen worden geëvalueerd, wordt van deze groepen in de
zelfevaluaties het ontwikkelingsstadium aangegeven, zodat de evaluatiecommissie
hiermee rekening houdt bij het criterium viability.
3.
De onderzoekseenheid heeft als zodanig zichtbaarheid binnen en buiten de instelling
en is in staat een geschikte benchmark voor te stellen in de zelfevaluatie. De
benchmark is bij voorkeur internationaal.
Het instellingsbestuur bepaalt of de betreffende onderzoekseenheid aan bovenstaande
voorwaarden voldoet.
3.2

Landelijke evaluaties van vakgebieden/disciplines

Zoals gezegd hebben de instellingsbesturen de vrijheid om te bepalen welke eenheid of
eenheden binnen hun instelling geëvalueerd worden. Dat maakt ook landelijke, disciplinaire
evaluaties mogelijk. De wenselijkheid van een dergelijke disciplinaire evaluatie moet worden
vastgesteld in het landelijk overleg van het betreffende vakgebied.
Ook voor een landelijke evaluatie gelden de richtlijnen van het SEP. In het geval van een
landelijke evaluatie wijzen de deelnemende universiteiten uit hun midden een coördinerende
universiteit aan. De SEP-richtlijnen zullen dan op een aantal punten voor wat betreft de
organisatie moeten worden aangepast (wie zorgt er voor het samenstellen van de
evaluatiecommissie, hoe vindt de site visit plaats, etc.). Deze organisatorische regels
kunnen in overleg tussen de betreffende instellingen door de coördinerende instelling
worden opgesteld in een aanvullend protocol (disciplineprotocol).

10

4.

Planning en aansturing van een evaluatie

4.1

Planning van de evaluaties

Het instellingsbestuur is verantwoordelijk voor de overall planning en transparantie van de
evaluaties binnen zijn instelling en bepaalt wanneer welke onderzoekseenheid geëvalueerd
wordt. Het bestuur stelt hiervoor een schema op en publiceert dat op de website van de
instelling. De individuele evaluaties kondigt het bestuur tijdig aan bij de betreffende
onderzoekseenheden. De planning wordt openbaar gemaakt op de website van de instelling.
Het instellingsbestuur is ook verantwoordelijk voor de planning van een individuele
evaluatie en de praktische zaken die daarbij komen kijken (zoals het boeken van vluchten,
hotelovernachtingen en diners van de evaluatiecommissie). Het bestuur zorgt ervoor dat
alle betrokkenen weten wat er wanneer in het evaluatieproces van hen verwacht wordt en
het bewaakt de planning.
In de voorbereiding van een evaluatie formuleert het instellingsbestuur de
evaluatieopdracht en stelt het de evaluatiecommissie samen. Deze twee onderwerpen
worden besproken in de volgende paragrafen.
4.2

Evaluatieopdracht (Terms of Reference, ToR)

Het instellingsbestuur formuleert bij iedere afzonderlijke evaluatie een opdracht voor de
evaluatiecommissie (‘Terms of Reference’, ToR). Het format voor de evaluatieopdracht staat
in bijlage B.
De evaluatieopdracht bevat specifieke informatie over de te evalueren onderzoekseenheid
en/of over elementen waaraan de evaluatiecommissie aandacht moet besteden. Deze
informatie kan onder andere te maken hebben met a) strategische vragen of b) de
specifieke taken van een onderzoekseenheid.
Als de evaluatie in disciplineverband plaatsvindt, kan de evaluatiecommissie gevraagd
worden om strategische aanbevelingen te doen die de gehele discipline op nationaal niveau
betreffen.
4.3

Samenstelling evaluatiecommissie

Voor het samenstellen van een evaluatiecommissie gelden de procedure en de voorwaarden
hieronder.
Procedure voor het samenstellen van een evaluatiecommissie
Het instellingsbestuur is verantwoordelijk voor de procedure rondom de samenstelling van
de evaluatiecommissie. Het bestuur zorgt er samen met de te evalueren onderzoekseenheid
voor dat het profiel van de commissie als geheel goed aansluit bij de strategie en het
wetenschappelijk en maatschappelijk domein van de onderzoekseenheid. Zie ook de
voorwaarden voor de samenstelling van de evaluatiecommissie hieronder.
De te evalueren onderzoekseenheid wordt gevraagd om namen aan te dragen van een
kandidaat-voorzitter en van kandidaat-leden. Alvorens de commissieleden te benoemen,
legt het instellingsbestuur de uiteindelijk beoogde samenstelling van de commissie opnieuw
voor aan de te evalueren onderzoekseenheid. De eenheid geeft vervolgens aan of zij het
met het bestuur eens is dat de commissie in de beoogde samenstelling in staat zal zijn een
adequaat oordeel te vellen over de kwaliteit van de werkzaamheden van de eenheid.
11

Voorwaarden voor de samenstelling van een evaluatiecommissie
Uiteindelijk moet de evaluatiecommissie de resultaten van de verschillende activiteiten van
de te evalueren onderzoekseenheid beoordelen aan de hand van de drie criteria en twee
aanvullende aspecten van het SEP. Dit brengt met zich mee dat aan de samenstelling van
deze commissie een aantal voorwaarden gesteld wordt, hieronder opgesomd in a. tot en
met h.. Bij deze voorwaarden gaat het erom dat de commissie als geheel aan alle
voorwaarden voldoet, zodat zij als geheel een adequaat oordeel kan vellen over de
verschillende aspecten. Het is dus niet nodig (en ook niet mogelijk) dat ieder afzonderlijk
commissielid aan alle voorwaarden voldoet.
De internationale evaluatiecommissie:
a.

is bekend met recente ontwikkelingen in de betrokken vakgebieden en is in staat dit
onderzoek in de actuele internationale context te plaatsen.

b.

is in staat de toepasbaarheid van het onderzoek en de maatschappelijke relevantie
van het onderzoek van de onderzoekseenheid te beoordelen.

c.

heeft strategisch inzicht in het betreffende vakgebied.

d.

is in staat het management van het onderzoek adequaat te beoordelen.

e.

heeft kennis van en ervaring met het Nederlandse onderzoekstelsel, inclusief de
onderzoeksgeldstromen.

f.

is in staat te reflecteren op de promotieopleidingen en het integriteitsbeleid.

g.

is onafhankelijk en handelt vertrouwelijk.

h.

wordt ondersteund door een onafhankelijke secretaris die niet verbonden is aan de
instelling van te evalueren onderzoekseenheid en die ervaring heeft met
evaluatieprocessen in de context van het wetenschappelijk onderzoek in Nederland.

Onafhankelijkheidsverklaring en installatie
Voorafgaand aan de site visit tekenen de leden van de evaluatiecommissie een
onafhankelijkheidsverklaring (zie bijlage C). Daarna worden ze formeel door een
vertegenwoordiger van de instelling geïnstalleerd.

12

5.

Zelfevaluatie en aanvullende documentatie

Dit hoofdstuk beschrijft welke documenten de te evalueren onderzoekseenheid opstelt voor
de evaluatiecommissie.
5.1

Documenten die de onderzoekseenheid aanlevert

De te evalueren onderzoekseenheid stelt de vereiste documenten op voor de
evaluatiecommissie. Welke documenten dit zijn, staat in bijlage D. Tot deze documenten
behoren in ieder geval:
−
de conclusies en aanbevelingen van de vorige evaluatie;
−
de zelfevaluatie van de te evalueren onderzoekseenheid;
−
de bij de zelfevaluatie verplichte bijlagen (zie het format in bijlage D).
De evaluatiecommissie baseert haar oordeel voor een groot deel op de informatie in deze
documenten en op de gesprekken tijdens de site visit.
De evaluatiecommissie ontvangt ook de volgende documenten:
−
het SEP;
−
de evaluatieopdracht;
−
evt. aanvullende documenten die binnen de instelling gebruikt worden (bijvoorbeeld
handleidingen of toelichtingen bij het SEP).
Het instellingsbestuur is ervoor verantwoordelijk dat deze documenten op tijd digitaal
beschikbaar komen voor de evaluatiecommissie, bijvoorbeeld via een aparte, alleen voor de
commissieleden toegankelijke website. Afhankelijk van de grootte van de te evalueren
onderzoekseenheid is dit uiterlijk 1 of 2 maanden voorafgaand aan de site visit.
5.2

Inhoud van de zelfevaluatie

De te evalueren onderzoekseenheid schrijft een zelfevaluatie. In de zelfevaluatie geeft de te
evalueren onderzoekseenheid zo goed mogelijk een beeld van haar inspanningen en
resultaten van de afgelopen 6 jaar en haar plannen voor de komende jaren. Zij bespreekt
daarin haar strategie en concrete doelstellingen, wetenschappelijke en maatschappelijke
resultaten in de afgelopen jaren, en (een bijstelling van) haar strategie voor de komende
jaren. De eenheid voert hierbij een SWOT-analyse uit (zie bijlage D4) en geeft een (bij
voorkeur internationale) benchmark aan. Zij besteedt ook aandacht aan de
promotietrajecten en de wetenschappelijke integriteit. Een uitwerking van deze
onderwerpen staat in het format voor de zelfevaluatie in bijlage D.
De onderzoekseenheid levert bij de zelfevaluatie een aantal bijlagen. Ook hiervan is een lijst
opgenomen in het format in bijlage D.
Bijlage met outputindicatoren
Een van de bijlagen bij de zelfevaluatie betreft een beredeneerde invulling van het
raamwerk met outputindicatoren (bijlage D1). Dit werkt als volgt:
De onderzoekseenheid kiest zelf per “cel” van het raamwerk een of meer indicatoren,
passend bij haar profiel en strategische keuzen en aansluitend bij de bestaande afspraken
(zie onder).
De indicatoren in het raamwerk genoemd in bijlage D1 zijn slechts voorbeelden; de
onderzoekseenheid kan ook andere indicatoren kiezen. Echter, de onderzoekseenheid dient
13

zich bij haar keuze van de indicatoren, de definities en de wijze van meten en registreren te
houden aan de afspraken die hierover binnen de betreffende instelling en/of het betreffende
vakgebied zijn gemaakt. Dit betekent het volgende:
−
−

Universitaire eenheden houden zich aan de afspraken die hierover binnen hun
universiteit (en binnen hun vakgebied) gemaakt zijn.
KNAW- en NWO-instituten houden zich aan de afspraken die hierover binnen resp. de
KNAW- en de NWO-institutenorganisatie (en binnen hun vakgebied) gemaakt zijn.

Onderzoekseenheden dienen alle cellen te gebruiken, tenzij bepaalde cellen voor de
betreffende eenheid niet zinvol zijn. In dat geval licht de eenheid toe waarom dit zo is.
Per indicator levert de eenheid evidence aan over de afgelopen 6 jaar. Deze evidence kan
kwalitatief zijn (in de vorm van een narrative, zie onder) en/of, waar dat mogelijk en zinvol
is, kwantitatief (in de vorm van aantallen, in een tabel).
Narrative/casus: met name bij de indicatoren in de cellen 4, 5 en 6 kan de
onderzoekseenheid ervoor kiezen om de evidence te leveren in de vorm van een narrative
(beschrijving van een casus). Een instructie voor het opstellen van een narrative vindt u in
bijlage D2.
Onderzoekseenheden stellen bij het ingevulde raamwerk en de geleverde evidence een
algemene reflectietekst op. In deze tekst reflecteren zij op de door hen behaalde
wetenschappelijke en maatschappelijke resultaten in de afgelopen 6 jaar.

14

6.

Site visit

In principe bezoekt de evaluatiecommissie de te evalueren onderzoekseenheid. Dit bezoek
is de ‘site visit’. Als er meer instellingen bij de evaluatie betrokken zijn, kan ervoor gekozen
worden om het bezoek op één centrale locatie te laten plaatsvinden.
6.1

Voorafgaand aan de site visit

De evaluatiecommissie krijgt 1 tot 2 maanden voorafgaand aan de site visit de zelfevaluatie
en andere relevante documenten toegestuurd. Als de commissie aanvullende informatie
wenst, kan zij die opvragen bij de te evalueren onderzoekseenheid.
Het programma voor de site visit wordt vastgesteld in overleg tussen de
evaluatiecommissie, de te evalueren onderzoekseenheid en het instellingsbestuur.
6.2

Tijdens de site visit

Hieronder staat wat er gebeurt tijdens de site visit.
Besloten startbijeenkomst
De site visit begint met een besloten startbijeenkomst van de evaluatiecommissie. Het is
niet de bedoeling dat hierbij bestuursleden of andere personen van de instelling aanwezig
zijn. De bijeenkomst heeft twee doelen:
1.
De commissieleden bespreken de procedure, de evaluatieopdracht en de afspraken
over het schrijven van het evaluatierapport.
2.
De commissieleden bespreken hun bevindingen op basis van het materiaal dat zij
voorafgaand aan de site visit gekregen hebben (zelfevaluatie, overige documenten).
Gesprekken
Tijdens de site visit spreekt de evaluatiecommissie met delegaties van de te evalueren
onderzoekseenheden. Het doel van deze gesprekken is de informatie uit de zelfevaluatie te
verifiëren en aan te vullen, zodat de commissie tot een weloverwogen kwalitatief en
kwantitatief oordeel kan komen. De evaluatiecommissie spreekt daarbij met de volgende
personen/gremia:
−
de directeur/het management van de onderzoekseenheid;
−
de onderzoeksleider(s) van de onderzoekseenheid;
−
een aantal stafleden (tenured en non-tenured); een aantal promovendi;
−
de verantwoordelijke directies van de relevante graduate schools/onderzoeksscholen;
−
een delegatie van de wetenschappelijke adviesraad (indien de betreffende
onderzoekseenheid een wetenschappelijke adviesraad heeft);
−
eventueel een delegatie van het instellingsbestuur.
In het programma van de site visit wordt tijd ingeruimd voor tussentijds besloten overleg
van de evaluatiecommissie.
Besloten slotbijeenkomst
Na de gesprekken met de delegaties van de onderzoekseenheid vindt weer een besloten
commissiebijeenkomst plaats. In deze slotbijeenkomst bespreekt de commissie haar
bevindingen, de onderbouwing daarvan en komt ze tot een voorlopige categorie-indeling op
de drie criteria.
Als er meer onderzoekseenheden geëvalueerd worden of als er meer instellingen aan de
evaluatie deelnemen, houdt de commissie voor iedere te evalueren onderzoekseenheid een

15

besloten startbijeenkomst en een besloten slotbijeenkomst. Deze bijeenkomsten worden in
het programma opgenomen; het is belangrijk dat de commissie voldoende tijd krijgt om
haar beoordeling intern af te stemmen en tot overeenstemming te komen over de
kwalitatieve en kwantitatieve oordelen.
Presentatie voorlopige bevindingen
Aan het eind van de site visit presenteert de voorzitter van de evaluatiecommissie kort en in
algemene bewoordingen de voorlopige bevindingen van de commissie aan de
onderzoekseenheid. Deze presentatie geeft een eerste indruk en de bevindingen zijn nog
niet definitief. Het is daarom niet de bedoeling dat de geëvalueerde onderzoekseenheid of
de instelling de voorlopige bevindingen openbaar maakt.

16

7.

Evaluatierapport

Dit hoofdstuk beschrijft de gang van zaken met betrekking tot het evaluatierapport: de
procedure, de planning en de inhoud.
7.1

Procedure

Na de site visit schrijft de evaluatiecommissie het conceptevaluatierapport. Deze tekst wordt
naar de directie/leiding van de geëvalueerde onderzoekseenheid gestuurd. De
onderzoekseenheid controleert het conceptrapport op feitelijke onjuistheden. Als sprake is
van feitelijke onjuistheden, zorgt de evaluatiecommissie ervoor dat deze hersteld worden.
De evaluatiecommissie stuurt het evaluatierapport vervolgens naar het instellingsbestuur.
Het instellingsbestuur reageert inhoudelijk op het rapport. Na vaststelling van het
bestuursstandpunt worden het evaluatierapport en het bestuursstandpunt gepubliceerd op
de website van de instelling. In het jaarverslag rapporteert het bestuur welke
onderzoekseenheden geëvalueerd zijn, wat de belangrijkste conclusies en aanbevelingen
waren en hoe de aanbevelingen zijn opgevolgd.

7.2

Tijdpad

Onderstaand schema geeft een indicatie van het tijdpad bij de beoordeling van een enkele
onderzoekseenheid.
Evaluatierapport (concept) beschikbaar voor
geëvalueerde onderzoekseenheid
Reactie geëvalueerde onderzoekseenheid op
feitelijke onjuistheden beschikbaar voor
evaluatiecommissie
Evaluatierapport (definitieve versie) beschikbaar
voor bestuur
Vaststelling bestuursstandpunt
Publicatie definitief evaluatierapport +
bestuursstandpunt op website
Rapportage uitgevoerde evaluaties, conclusies en
aanbevelingen en follow-up in jaarverslag
7.3

8 weken na site visit
10 weken na site visit

12 weken na site visit
16-20 weken na site visit
uiterlijk 6 maanden na site visit
jaarlijks

Inhoud van het evaluatierapport

Zie voor de inhoud en de opzet van het evaluatierapport het format in bijlage E. De
evaluatiecommissie volgt dit format zoveel mogelijk.
In het evaluatierapport geeft de evaluatiecommissie haar oordeel over de onderzoekseenheid aan de hand van de criteria en de twee aspecten die in hoofdstuk 2 geformuleerd
zijn, met daarbij voor ieder criterium en ieder aspect een duidelijke onderbouwing. De
evaluatiecommissie houdt hierbij rekening met de strategie van de geëvalueerde
onderzoekseenheid, zoals die deze zelf geformuleerd heeft (onder meer in de zelfevaluatie).
De commissie doet ten aanzien van deze onderwerpen concrete aanbevelingen voor de
(nabije) toekomst.

17

De criteria wetenschappelijke kwaliteit, maatschappelijke relevantie en viability worden
zowel kwalitatief (met onderbouwing) als kwantitatief (in één van de vier categorieën)
beoordeeld. Beide zijn op elkaar afgestemd. Op overige aspecten (de promotieopleidingen
en de wetenschappelijke integriteit) wordt alleen kwalitatief gereflecteerd.
Tot slot geeft de evaluatiecommissie een kwalitatieve beoordeling van de
onderzoekseenheid als geheel.
Het evaluatierapport is zelfstandig en zonder voorkennis leesbaar. Daarom wordt hierin een
korte beschrijving van de geëvalueerde onderzoekseenheid opgenomen.

18

8.

Publieke verantwoording en follow-up

In dit hoofdstuk staat welke verantwoordelijkheden de instellingsbesturen hebben ten
aanzien van de publieke verantwoording en de follow-up van de evaluaties.
8.1

Publieke verantwoording

In het kader van de verantwoording van de bestede middelen worden de evaluatierapporten
openbaar gemaakt. Hieronder staan de twee acties waarvoor de instellingsbesturen in dit
verband verantwoordelijk zijn:
1.
Het instellingsbestuur zorgt ervoor dat het evaluatierapport en het bestuursstandpunt
binnen 6 maanden na de site visit gepubliceerd worden op de website.
2.
Het instellingsbestuur vermeldt jaarlijks in het jaarverslag welke onderzoekseenheden
binnen de instelling volgens het SEP geëvalueerd zijn, welke de belangrijkste
conclusies en aanbevelingen waren en (op hoofdlijnen) hoe de aanbevelingen zijn
opgevolgd. Het bestuur vermeldt hierbij eveneens welke onderzoekseenheden het
komend jaar geëvalueerd zullen worden.
8.2

Follow-up

Bestuurders van de universiteiten, de KNAW en NWO controleren regelmatig hoe het staat
met het opvolgen van de aanbevelingen van evaluatiecommissies. Hoe zij deze follow-up
inrichten, bepalen de instellingen zelf. Zo kunnen zij dit onderwerp bespreken in de
jaarlijkse bestuurlijke overleggen die zij met de onderzoekseenheden voeren, en het aldus
meenemen in de reguliere academische planning & control-cyclus binnen hun instelling. Zij
kunnen ook binnen hun instelling voorschrijven dat de onderzoekseenheden na 3 jaar een
(lichte) midterm-evaluatie uitvoeren. Dit protocol geeft dus geen voorschriften ten aanzien
van de invulling van de follow-up; het enige voorschrift dat dit protocol geeft is dat de
follow-up past binnen de interne procedures van de instelling.

19

Bijlage A Overzicht van taken en verantwoordelijkheden
Onderstaand schema beschrijft de taken en verantwoordelijkheden van (I) het
instellingsbestuur, (II) de te evalueren onderzoekseenheid en (III) de evaluatiecommissie.

I) Instellingsbestuur
Actie
Planning opstellen voor evaluaties in de periode 2015-2021 en publiceren op
website

Hoofdstuk
4

Evaluatie tijdig aankondigen

4

Evaluatieopdracht formuleren

4

Evaluatiecommissie samenstellen

4

Data site visit vastleggen in overleg met onderzoekseenheid en
evaluatiecommissie

4

Organiseren logistieke en andere praktische zaken

4

Zelfevaluatie en andere documentatie digitaal beschikbaar maken voor
evaluatiecommissie

5

Programma voor site visit afstemmen met onderzoekseenheid en de
evaluatiecommissie

6

Bestuursstandpunt formuleren

7

Evaluatierapport en bestuursstandpunt openbaar maken

7, 8

In jaarverslagen vermelden welke onderzoekseenheden in het verslagjaar
geëvalueerd zijn, met daarbij conclusies, aanbevelingen en follow-up, en
welke eenheden het volgend jaar geëvalueerd zullen worden

8

Follow-up van aanbevelingen

8

20

II) Evaluatiecommissie
Actie
Zelfevaluatie en andere documenten beoordelen

Hoofdstuk
5

Site visit uitvoeren

6

Evaluatierapport schrijven

7

Evaluatierapport naar leiding van geëvalueerde groep sturen voor controle
op feitelijke onjuistheden

7

Herstellen van evt. feitelijke onjuistheden

7

Evaluatierapport naar bestuur sturen

7

III) Onderzoekseenheid
Actie
Suggesties doen voor leden evaluatiecommissie

Hoofdstuk
4

Opstellen zelfevaluatie en documentatie

5

Zelfevaluatie en andere documentatie naar bestuur sturen

5

Conceptprogramma voor site visit opstellen

6

Organiseren logistieke en andere praktische zaken voor site visit

6

Het evaluatierapport controleren op feitelijke onjuistheden

7

21

Bijlage B Format evaluatieopdracht
EVALUATIEOPDRACHT (TERMS OF REFERENCE)
Het bestuur van [instelling] geeft de evaluatiecommissie van [onderzoekseenheid]
onder voorzitterschap van [naam voorzitter] de hieronder beschreven
evaluatieopdracht.
Beoordeling
U wordt gevraagd de wetenschappelijke kwaliteit en de maatschappelijke relevantie van het
onderzoek van [onderzoekseenheid] te beoordelen, alsmede de strategische keuzes en de
mate waarin de onderzoekseenheid toegerust is om deze te realiseren. Geef daartoe een
afgewogen oordeel over de drie evaluatiecriteria van het SEP a) tot en met c) hieronder.
Betrek daarbij de actuele internationale wetenschappelijke en de maatschappelijke
ontwikkelingen.
a.
wetenschappelijke kwaliteit;
b.
maatschappelijke relevantie;
c.
viability.
Zie voor een beschrijving van deze criteria hoofdstuk 2 van het SEP.
Elk van de drie criteria krijgt een uitgeschreven beoordeling en een categorie (1, 2, 3 of 4),
conform de richtlijnen van het SEP, met daarbij aanbevelingen voor de nabije toekomst.
Tot indicatoren van wetenschappelijke kwaliteit behoren volgens dit protocol uitdrukkelijk
ook zaken als door de onderzoekseenheid ontwikkelde wetenschappelijke instrumenten en
wetenschappelijke infrastructuur.
Wij vragen u om in uw evaluatie speciale aandacht te besteden aan de twee aspecten
hieronder:
1.
…
2.
…
[In te vullen door bestuur: specifieke aspecten waarop de evaluatiecommissie moet
focussen – deze kunnen te maken hebben met a) strategische vragen of b) de specifieke
taken van een onderzoekseenheid.]
Daarnaast zien wij in uw rapport graag een kwalitatieve beoordeling van
[onderzoekseenheid] als geheel, gerelateerd aan de strategische keuzes en de bestuurlijke
en leiderschapskwaliteiten van haar management. Wij vragen u om ook ten aanzien hiervan
aanbevelingen te doen.
Conform het SEP vragen wij u tevens om in uw rapport te reflecteren op de twee aspecten
hieronder:
a.
Promotietrajecten
b.
Wetenschappelijke integriteit

Documentatie
Uiterlijk [xx] weken voorafgaand aan de site visit zal de benodigde documentatie op een
voor u afgeschermde website staan: www…. Dit zijn in ieder geval deze documenten:
−
Zelfevaluatie met bijlagen
22

−

[in te vullen door bestuur]

Site visit
Op [datum] vindt de site visit aan [onderzoekseenheid] plaats. Het voorlopige programma
van de site visit zit als bijlage bij deze brief. Ongeveer [xx] maanden voorafgaand aan de
site visit zullen wij contact met u opnemen over [in te vullen door bestuur – bijvoorbeeld
logistieke zaken].
Onafhankelijkheidsverklaring
Voorafgaand aan de evaluatiewerkzaamheden zult u gevraagd worden om een
onafhankelijkheidsverklaring te tekenen. Hiermee verklaart u geen directe binding te
hebben met [onderzoekseenheid].
Evaluatierapport
Wij vragen u om van uw bevindingen verslag te doen in een evaluatierapport conform de
richtlijnen en het format in het SEP. U dient het conceptrapport uiterlijk [8 weken] na de
site visit naar [onderzoekseenheid] te sturen. [Onderzoekseenheid] zal het rapport
controleren op feitelijke onjuistheden; als hiervan sprake is, zorgt u ervoor dat deze
hersteld worden. Vervolgens stuurt u het (eventueel aangepaste) evaluatierapport naar het
bestuur.
[Bij evaluatie in disciplineverband: wij vragen u om strategische aanbevelingen te doen die
de gehele discipline X betreffen.]

23

Bijlage C Verklaring van onafhankelijkheid en vertrouwelijkheid
The Standard Evaluation Protocol aims to ensure a transparent and independent assessment
process. The members of the assessment committees should be experts who are well
acquainted with the unit’s research field. There is a strong possibility that an expert will
have a working relationship with the unit to be assessed; that relationship should not,
however, lead to bias in the assessment process.
We have confidence in the integrity of the assessment committee members. Committee
members are kindly asked to reflect on affiliations or relationships that could lead to a
biased assessment. What is essential is for committee members to feel that they will be able
to conduct an independent and impartial review. Committee members will be asked to sign
a statement with regard to impartiality and confidentiality, as included below.
Forms of involvement with the members of staff, management or board of the unit that
committee members must report include the following (this list is not exhaustive):
− Having a personal relationship, such as:

−

-

a family relationship (up to and including the 3rd degree of consanguinity);

-

friendship;

-

a personal conflict.

Having a professional relationship, such as:
-

supervising or having supervised (doctoral) work;

-

collaborating on research projects and/or publications and/or applications, or
having done so in the past three years, or planning to do so in the near future;

-

being colleagues in the same section/department or similar organisational unit, or
planning to be so in the near future;

−

Having a hierarchical relationship with any member of staff, management or board, or
planning to have such a relationship in the future;

−

Having a professional conflict.

−

Having an economic interest, such as
-

being in a position to derive any material advantage from the unit to be assessed.

Statement of impartiality and confidentiality
Undersigned (first name, last name)
:
……………………………………….…………………………………………………………
Organisation
:
………………………………………………………………………………………………….
Participating in the assessment of
24

(name of research unit to be assessed)
:
………………………………………………………………………………………………….
−

I have read and understand the principles with regard to impartiality and
confidentially as explained above;

−

I declare that I will not use any information furnished to me during the assessment
process for the benefit of myself or others;

−

I declare that I fully understand the confidential nature of the assessment process
and that I will not disclose or discuss the materials associated with the assessment, my
own review, or the assessment meeting with any other individual, either during the
evaluation process or thereafter;

−

I declare that to the best of my knowledge I have no affiliation or relationship to the
entity to be assessed that could lead to a biased assessment;

−

I declare that I have no conflict of interest regarding the research unit to be
assessed. (If a conflict of interest arises during my term I will have to declare this and
inform my contact person on the board of the institution responsible for the
assessment).

Date
Place

: …………………………………..
: …………………………………..

Signature

: ………………………………….

25

Bijlage D Format zelfevaluatie
De zelfevaluatie beslaat maximaal 15 pagina’s, exclusief de bijlagen en tabellen. Dit
document bevat de volgende onderwerpen:
−

Organisatie, samenstelling en financiering van de onderzoekseenheid (zie ook:
Tabellen D3).

−

De strategie van de onderzoekseenheid.

−

De concrete doelstellingen in de afgelopen 6 jaar (wetenschappelijk, maatschappelijk
en strategisch) en de doelstellingen voor de komende 5-10 jaar.

−

Toelichting bij de keuze voor prestatie-indicatoren die voor de onderzoekseenheid het
belangrijkst zijn, aan de hand van het raamwerk in bijlage D1.

−

De behaalde resultaten op de verschillende terreinen (wetenschappelijk en
maatschappelijk) in de afgelopen 6 jaar, aan de hand van het raamwerk in bijlage D1.
Over de maatschappelijke relevantie schrijft u een ‘narrative’ (zie bijlage D2).
Geef bij de resultaten zo nodig een verklaring voor het niet of niet geheel realiseren
van de doelstellingen. Reflecteer eveneens op de waarde en het belang van de
wetenschappelijke en maatschappelijke resultaten die u in het raamwerk heeft
gepresenteerd.
N.B. Alle zes de categorieën (cellen in het raamwerk) dienen te worden gebruikt,
tenzij dit voor uw onderzoekseenheid niet zinvol is. In dat geval dient u toe te lichten
waarom dit zo is.

−

Koppeling van de resultaten aan de drie SEP-criteria en het een eigen oordeel over:
a.
Wetenschappelijke kwaliteit
b.
Maatschappelijke relevantie
c.
Viability, met hierbij een SWOT-analyse – zie bijlage D4.

−

De relevante omgevingsfactoren/ontwikkelingen in de afgelopen 6 jaar en verwachte
ontwikkelingen in de komende jaren.

−

SWOT-analyse en benchmark/positionering van het eigen onderzoek (ten opzichte van
een relevante groep of groepen, bij voorkeur in internationaal verband).

−

Promotietrajecten:
Een algemene reflectie onder andere over de volgende aspecten:
a.
inbedding, begeleiding en kwaliteitsborging van de promotieopleiding en –
onderzoek in de te evalueren eenheid;
b.
participatie in graduate school(s) en/of onderzoekschool/scholen;
Indien relevant, een bijlage met het resultaat evaluatie landelijke/interuniversitaire/interdisciplinaire onderzoeksschool/scholen toevoegen;
c.
de selectie- en toelatingsprocedure (waar van toepassing);
d.
begeleiding van de promovendus zowel intern als naar de arbeidsmarkt;
e.
een beschrijving van de uitstroom gelet op de sectoren wetenschap,
bedrijfsleven, overheid en non-profit (indien mogelijk).
Gegevens over de duur en het rendement van de promotietrajecten worden
opgenomen in tabel D3d.

26

−

Wetenschappelijke integriteit:
Een algemene reflectie onder andere over de volgende aspecten:
a.
de mate van aandacht voor integriteit, ethiek, en reflectie op het eigen handelen
(ook wat betreft de begeleiding van promovendi);
b.
een schets van de heersende onderzoekscultuur en wijzen van interactie;
c.
de omgang met en opslag van ruwe respectievelijk bewerkte data;
d.
beleid ten aanzien van onderzoekresultaten die flagrant afwijken van het
heersende wetenschappelijke kader;
e.
eventueel voorgekomen (ethische) dilemma’s en de omgang daarmee.

−

Voeg de volgende bijlagen toe:
a.
Tabel samenstelling onderzoekseenheid – zie tabel D3a
b.
Tabel financiering onderzoekseenheid (zie hieronder) – zie tabel D3b
c.
Raamwerk outputindicatoren: gekozen indicatoren met “evidence” en
reflectietekst (zie hieronder) – zie tabel D1
d.
Tabel duur en rendementen promotietrajecten – zie tabel D3d
e.
Overzicht van de 5 belangrijkste wetenschappelijke publicaties en/of andere
producten van de eenheid in de afgelopen 6 jaar
f.
Overzicht van de 5 belangrijkste maatschappelijke publicaties en/of andere
producten van de eenheid in de afgelopen 6 jaar
g.
Andere relevante documenten, zoals de conclusies en aanbevelingen van de
vorige externe evaluatie en (indien uitgevoerd) van de meest recente midtermevaluatie.

27

Tabel D1 Raamwerk outputindicatoren
KWALITEITSDOMEINEN
BEOORDELINGS-

Wetenschappelijke kwaliteit

Maatschappelijke relevantie

1.

4.

DIMENSIES

Aantoonbare
producten

Wetenschappelijke producten
voor peers

BEOORDELINGS-DIMENSIES

voorbeelden van indicatoren:
- Wetenschappelijke artikelen
(gerefereerd vs. nietgerefereerd)
- Wetenschappelijke boeken
- Andere wetenschappelijke
producten (instrumenten,
infrastructuur, datasets,
softwaretools of designs die
de eenheid ontwikkeld heeft)
- Proefschriften
- …
- …

Aantoonbaar
gebruik van de
producten

2.

Wetenschappelijk gebruik van
wetenschappelijke producten

5.

voorbeelden van indicatoren:
- Citaties
- Gebruik van datasets,
softwaretools, etc. door peers
- Gebruik van
onderzoeksfaciliteiten door
peers
- Recensies in
wetenschappelijke
tijdschriften
- …
- …
Aantoonbare
blijken van
erkenning

3.

Blijken van wetenschappelijke
erkenning
voorbeelden van indicatoren:
- Wetenschappelijke prijzen
- Wetenschappelijke
persoonsgebonden subsidies
- Invited lectures
- Lidmaatschap van
wetenschappelijke
commissies, redacties, etc.
- …
- …

28

Wetenschappelijke producten
voor maatschappelijke
doelgroepen
voorbeelden van indicatoren:
- (Beleids-)rapporten
- Artikelen in vakbladen, voor
niet-wetenschappers
- Andere producten voor
maatschappelijke doelgroepen
(instrumenten, infrastructuur,
datasets, softwaretools of
designs die de eenheid
ontwikkeld heeft)
- Outreach-activiteiten, zoals
lezingen voor nietwetenschappelijk publiek en
tentoonstellingen
- …
- …
Maatschappelijk gebruik van
wetenschappelijke producten
voorbeelden van indicatoren:
- Patenten/octrooien/licenties
- Gebruik van
onderzoeksfaciliteiten door
niet-wetenschappers
- Projecten i.s.m. nietwetenschappelijke partijen
- Opdrachtonderzoek
- …
- …

6.

Blijken van maatschappelijke
erkenning
voorbeelden van indicatoren:
- Maatschappelijke prijzen
- Valorisatiesubsidies
- Aantal aanstellingen/posities
betaald door maatschappelijke
partijen
- Lidmaatschap van
maatschappelijke
adviesorganen
- …
- …

Toelichting op het raamwerk en definities
1.

De indicatoren in het raamwerk zijn slechts voorbeelden. De onderzoekseenheid is –
binnen duidelijk omschreven grenzen, zie onder 2 – vrij om deze of andere indicatoren
te kiezen, passend bij haar eigen profiel en missie.
Zie voor meer voorbeelden van indicatoren de “Definitieafspraken Wetenschappelijk
Onderzoek” van de VSNU (www.vsnu.nl), het Raamwerk Valorisatie-indicatoren
(www.vsnu.nl) en de bijbehorende keuzelijst, de drie KNAW-rapporten over
indicatoren voor de geestes-, sociale en technische wetenschappen, of de indicatoren
van het NWO Instituten Platform Kennisbenutting.

2.

Let op: de onderzoekseenheid dient zich bij haar keuze van de indicatoren, de
definities en de wijze van meten en registreren te houden aan de afspraken die
hierover binnen de betreffende instelling, het betreffende vakgebied en/of in landelijk
verband eerder zijn gemaakt. Dit betekent het volgende:
−
Universitaire eenheden houden zich aan de afspraken die hierover binnen hun
universiteit (en binnen hun vakgebied) gemaakt zijn, met name wat betreft de
bovengenoemde VSNU Definitieafspraken.
−
KNAW- en NWO-instituten houden zich aan de afspraken die hierover binnen
resp. de KNAW- en de NWO-institutenorganisatie (en binnen hun vakgebied)
gemaakt zijn.

3.

Producten: dit kunnen ook niet-telbare resultaten zijn (‘productie’).

4.

Maatschappelijke doelgroepen: hieronder vallen alle niet-wetenschappelijke
doelgroepen: beleid en bestuur, het bedrijfsleven, maatschappelijke organisaties, het
brede publiek, etc.

5.

Sommige producten kunnen in meer categorieën geplaatst worden. Bijv.:
Recensies: geschreven door de onderzoekseenheid (“producten”) of door anderen
(over het werk van de onderzoekseenheid; “gebruik”); verschenen in
wetenschappelijke tijdschriften (“wetenschappelijk”) of in maatschappelijke
tijdschriften (“maatschappelijke”). Een bepaalde recensie “past” slechts in één cel.

Onderzoekseenheden vullen het raamwerk beredeneerd in en lichten de keuzes die zij
daarbij maken toe.
Voor de invulling van Tabel D1 kan ook gebruik worden gemaakt van Tabel D3b die is
gebaseerd op de informatieafspraken over de onderzoeksgegevens tussen de
universiteiten/KNAW/NWO en de Nederlandse overheid. Het SEP schrijft dat gebruik niet
voor, omdat de keuze voor indicatoren in Tabel D1 bepaald wordt door de strategische
keuzen van de onderzoekseenheid.

29

D2 Narrative
Aan de outputbijlage in de zelfevaluatie voegt de onderzoekseenheid een ‘narrative’ of
verhalende tekst toe. Het doel van de narrative is om de relevantie van het
wetenschappelijke werk voor de samenleving uiteen te zetten. Deze tekst wordt
ondersteund met indicatoren, met name de indicatoren ‘maatschappelijke relevantie’ uit het
Raamwerk indicatoren (zie bijlage D1).
Toelichting
Een narrative beslaat drie tot vijf pagina’s. Daarin wordt verteld welke relevantie, impact of
meerwaarde het wetenschappelijke werk van de geëvalueerde onderzoekseenheid heeft
(gehad) of aantoonbaar is (geweest) in de regionale, nationale of internationale
samenleving gedurende de evaluatieperiode, eventueel doorgaand in de nabije toekomst.
In de narrative wordt beschreven:
− om welk wetenschappelijk werk of om welke (onderzoeks)projecten het precies gaat;
− welke betrokkenen er in welke rol zijn/waren;
− wat de aard en reikwijdte van de maatschappelijke betekenis of impact is/was;
− op welke wijze de geëvalueerde eenheid die tot stand gebracht heeft;
− of er inkomsten gegenereerd zijn.
Hierbij kunnen ook wetenschappelijke activiteiten van vóór de geëvalueerde periode
betrokken worden. Relevantie voor de samenleving is soms immers pas vele jaren na de
einddatum van wetenschappelijke activiteiten aantoonbaar. Ook wetenschappelijk werk dat
elders verricht is, kan - indien relevant – in de narrative betrokken worden.
De narrative hoeft niet de volle breedte van het werkterrein van de geëvalueerde eenheid te
beslaan. Het gaat erom dat de narrative vooral de krachtigste voorbeelden van de
maatschappelijke relevantie, impact of meerwaarde beschrijft die dankzij het
wetenschappelijke werk gecreëerd is.

30

D3 Tables to be included in the self-evaluation
The following tables are to be included in the self-evaluation. Other quantitative information
may be provided through a secluded internet site.
Table D3a Research staff
Year-5

Year-4

Year-3

Year-2

Year-1

Year now

Research unit
Scientific staff(1)
Post-docs (2)
PhD-students (3)
Total research staff
Support staff
Visiting fellows
Total staff

# / fte
# / fte
#
# / fte
# / fte
# / fte
# / fte

# / fte
# / fte
#
# / fte
# / fte
# / fte
# / fte

# / fte
# / fte
#
# / fte
# / fte
# / fte
# / fte

# / fte
# / fte
#
# / fte
# / fte
# / fte
# / fte

# / fte
# / fte
#
# / fte
# / fte
# / fte
# / fte

# / fte
# / fte
#
# / fte
# / fte
# / fte
# / fte

Note 1: Comparable with WOPI-categories HGL, UHD en UD; tenured and non-tenured staff
Note 2: Comparable with WOPI-category Onderzoeker
Note 3: Standard PhD (employed) and Contract PhD’s (externally or internally funded but not employed)

Table D3b Main categories of research output (1)
Research unit
Refereed articles
Non-refereed articles (2)
Books
Book chapters
PhD-theses
Conference papers
Professional publications (3)
Publications aimed at the general public (4)
Other research output <specify> (5)
Total publications

#
#
#
#
#
#
#
#
#
#

#
#
#
#
#
#
#
#
#
#

#
#
#
#
#
#
#
#
#
#

#
#
#
#
#
#
#
#
#
#

#
#
#
#
#
#
#
#
#
#

#
#
#
#
#
#
#
#
#
#

Note 1: This table reflects existing information obligations between the universities and the Dutch government. In
agreement with arrangements within the institution and/or the field, Research groups may copy (parts of) this
information into Table D1.
Note 2: Articles in journals that are non refereed, yet deemed important for the field
Note 3: Publications aimed at professionals in the public and private sector (professionele publicaties), including
patents and annotations (e.g. law).
Note 4: Also known as “populariserende artikelen”.
Note 5: Other types of research output (if applicable), such as abstracts, patents, editorships, inaugural lectures,
designs and prototypes (e.g. engineering) and media appearances.

Table D3c Funding
Research unit
Funding:
Direct funding (1)
Research grants (2)
Contract research (3)
Other (4)
Total funding
Expenditure:
Personnel costs
Other costs
Total expenditure

Year-5

Year-4

Year-3

Year-2

Year-1

Year now

fte / %
fte / %
fte / %
fte / %
fte / %

fte / %
fte / %
fte / %
fte / %
fte / %

fte / %
fte / %
fte / %
fte / %
fte / %

Fte / %
Fte / %
Fte / %
Fte / %
fte / %

fte / %
fte / %
fte / %
fte / %
fte / %

fte / %
fte / %
fte / %
fte / %
fte / %

€/%
€/%
€/%

€/%
€/%
€/%

€/%
€/%
€/%

€/%
€/%
€/%

€/%
€/%
€/%

€/%
€/%
€/%

Note 1: Direct funding (basis financiering / lump sum budget)
Note 2: Research grants obtained in national scientific competition (e.g. grants from NWO and KNAW)
Note 3: Research contracts for specific research projects obtained from external organisations, such as industry,
governmental ministries, European organisations and charity organisations
Note 4: Funds that do not fit the other categories

31

Table D3d PhD-Candidates (1)
Enrolment
Starting
year

Success rates
Enrollment

Total

Graduated

Graduated

Graduated

Graduated

Not yet

Disconti-

(male /

(M+F)

in year 4

in year 5

in year 6

in year 7

finished

nued

#/%
#/%
#/%
#/%
#/%
-

#/%
#/%
#/%
#/%
-

#/%
#/%
#/%
-

#/%
#/%
#/%
#/%
#/%
#/%

#/%
#/%
#/%
#/%
#/%
#/%

or earlier

female)

T-8
T-7
T-6
T-5
T-4
Total

#M
#M
#M
#M
#M
#M

#F
#F
#F
#F
#F
#F

#
#
#
#
#
#

#/%
#/%
#/%
#/%
#/%
#/%

Note 1: All PhD-candidates conducting research with the primary aim/obligation to graduate based on a 0.8-1.0 fte
contract. This includes PhD-candidates with employee status (AiO/promovendi) and contract PhD-candidates
without employee status, receiving external funding or a university scholarship, who are conducting research under
the authority of the institute with primary aim to graduate (beurspromovendus).

32

D4 SWOT analyse en benchmark
De zelf-evaluatie bevat ook een zogenaamde SWOT analyse. In het algemeen bestaat een
SWOT analyse uit twee delen, het ene richt zich op de sterke en zwakke punten van de
organisatie zelf, het andere op de kansen en bedreigingen die zich in de omgeving
voordoen. De instelling bepaalt het aggregatieniveau van de SWOT, maar bij voorkeur is dit
de gehele eenheid die ter evaluatie wordt aangeboden.
Positionering en Benchmarking
De SWOT analyse is vooral bedoeld als een instrument voor reflectie op de wetenschappelijke en maatschappelijke positie en de ontwikkelingsmogelijkheden daarvan in de nabije
toekomst. Voor een wetenschappelijke instelling betekent dat enerzijds een vorm van
benchmarking door te kijken naar hoe vergelijkbare instellingen in de rest van de wereld het
doen; anderzijds is het van belang oog te hebben voor de eigen missie in relatie tot
ontwikkelingen in de Nederlandse en Europese (beleids)omgeving. De te beoordelen
eenheid geeft aan met welke referentiepunten men vergeleken kan worden in de relevante
omgeving (internationaal of nationaal).
SWOT analyses zijn er in soorten en maten. Aan de ene kant van het spectrum zijn ze
gebaseerd op grote hoeveelheden kwantitatieve gegevens, aan de andere kant op
gesprekken, focusgroepen of andere meer kwalitatieve methoden. Waar mogelijk en zinvol
kan bij een SWOT analyse gebruik worden gemaakt van kwantitatieve gegevens, maar waar
dat niet zo is, volstaan kwalitatieve gegevens. Een mix is uiteraard ook mogelijk. De
onderbouwing van de SWOT is zo concreet mogelijk.
Voorbeeld van een SWOT analyse
Bij een SWOT analyse gaat het dus om vier dimensies: twee interne (sterkte en zwakte) en
twee externe (kansen en bedreigingen). Hieronder een tabel met voorbeelden van punten
die in elk van de dimensies aan de orde kunnen komen.

33

Voorbeeld van een SWOT analyse
Interne
organisatie

Externe
omgeving

Sterktes

Zwaktes

Specifieke voordelen:
- Kwaliteit medewerkers
- Innovatieve resultaten
- Grote prijzen, subsidies
- Eigen infrastructuur, resources
- Bijdragen aan gezamenlijke
infrastructuur
- Financieel op orde
- Aantrekkingskracht voor
externen (stakeholders,
personeel, studenten)
Kansen

Specifieke nadelen:
- Kwaliteit medewerkers
- Management niet optimaal
- Financiële tekorten
- Moeite om gekwalificeerd
personeel te werven
- Basisinfrastructuur niet
voldoende

Belangrijke veranderingen waarop u
moet reageren:
- In de wetenschap
- In technologie of economie
- In (overheids)beleid
- In sociaal-culturele patronen,
bv. demografie, gezondheid,
leefstijl, ethiek

Onzekerheden voor wat betreft
- Richting technologische
ontwikkelingen
- Majeure institutionele
veranderingen
- Nieuwe wetgeving, ook
Europees
- Veranderende eisen van
financiers
- Sterke “concurrenten”

34

Bedreigingen

Bijlage E Format evaluatierapport
Het evaluatierapport bevat de volgende (sub-)hoofdstukken:
A.

Algemeen hoofdstuk over de gevolgde procedures, de leden van de
evaluatiecommissie en de beoordeelde onderzoekseenheid/-eenheden.

B.

De beoordeling van de onderzoekseenheid (maximaal 5 pagina’s):
a.
Korte beschrijving van de strategie en doelstellingen van de onderzoekseenheid.
b.
Kwalitatieve en kwantitatieve beoordeling van de drie criteria (eerst
onderbouwing, dan categorie):
a. wetenschappelijke kwaliteit;
b. maatschappelijke relevantie;
c. viability.
Bij de eerste twee criteria gaat het om een oordeel op basis van de indicatoren,
categorieën en bijbehorende teksten in de zelfevaluatie met bijlagen. Bij de
wetenschappelijke kwaliteit dienen ook zaken betrokken te worden zoals
wetenschappelijke instrumenten/infrastructuur die de onderzoekseenheid
ontwikkeld heeft.
Geef bij het derde criterium een oordeel over de beoogde strategie en doelstellingen
voor de komende 6 jaar. Hierbij gaat het om de doelstellingen ten aanzien van
wetenschappelijke resultaten, de doelstellingen ten aanzien van
maatschappelijke resultaten en de strategische doelstellingen. Hierbij dienen ook
de bestuurlijke en leiderschapskwaliteiten van het management van de
onderzoekseenheid te worden betrokken.
Reflecteer op de kwaliteit en uitvoering van de promotietrajecten en op het
integriteitsbeleid.

C.

Aanbevelingen
Geef eveneens concrete aanbevelingen voor de nabije toekomst, mede gelet op de
bestuurlijke en leiderschapskwaliteiten van de geëvalueerde onderzoekseenheid.
a.
Kwalitatieve beoordeling van de onderzoekseenheid als geheel, gerelateerd
aan de strategie van de onderzoekseenheid, met algemene conclusies en
strategische aanbevelingen voor de toekomst.
b.
Reflectie op de promotietrajecten (met onderbouwing en aanbevelingen),
inclusief de deelname, rol en positie in landelijke onderzoeksscholen.
c.
Reflectie op wetenschappelijke integriteit (met onderbouwing en
aanbevelingen).

D.

Verplichte bijlagen:
1.
Curricula vitae (beknopt) van de leden van de evaluatiecommissie.
2.
Programma van de site visit.
3.
Kwantitatieve gegevens van de samenstelling en de financiering van de
onderzoekseenheid.
4.
Uitleg van de gebruikte categorieën als in Tabel 1.

N.B.1 Betreft het een evaluatie waarin onderzoekseenheden van verschillende instellingen
beoordeeld worden? Dan kunt u een aanvullend hoofdstuk (General Remarks) opnemen,
waarin u uw oordeel geeft over de internationale positie van het beoordeelde vakgebied in
Nederland.

35