Doorontwikkelen en versnellen
BCO capaciteit
28 augustus 2020
bijlage bij brief ‘update BCO-capaciteit’ van 28 augustus 2020

28/8/20

1

Inleiding
• Voorliggend plan voorziet in de versnelde opschaling en inregelen van snellere inzetbaarheid van
BCO capaciteit binnen de grenzen van de huidige opdracht en voor de periode tot 1/10 met als
doel effectieve infectieziektebestrijding
• We zijn op dit moment volop bezig met opschalen en doorontwikkeling
• Parallel ontwikkelen we een model waarmee we ook voor dit najaar staan gesteld
• In september volgt, op basis daarvan, een breed opschalingsplan integraal voor Testen en BCO
voor de periode oktober-december

28/8/20

2

Inhoud
11. Herijking uitgangspunten
22. Versnelde opschaling
33. Meer flexibiliteit en betere inzetbaarheid
44. Strakkere sturing
55. Ingrediënten voor integraal opschalingsplan Testen en BCO (oktober-december)
66. Reflectie

28/8/20

3

1

De huidige uitgangspunten voor opschaling BCO capaciteit
Uitgangspunten voor BCO’s
Gemiddeld

Beschrijving uitgangspunten
• 8 uur per BCO (gemiddeld), op basis van 7 contacten per BCO (1 index patiënt, 2
huisgenoten, 3 overige nauwe contacten, en 1 overige contact). Inclusief telefonisch
instrueren van nauwe contacten en nabellen op dag 5 en 101 van nauwe contacten.

8 uur

per BCO

NB: we gaan uit van medewerking aan BCO onderzoek en het breed volgen van de landelijke
richtlijnen (1,5 meter)

30.000

• 30.000 testen maximaal per dag

testen

5% positieve uitslagen =
1.500 BCO ≈
3.250 fte
2% regionaal =
600 BCO ≈
1.250 fte
28/8/20

3% landelijk =
900 BCO ≈
2.000 fte

• Maximaal percentage positieve uitslagen: 5%
− GGD regio’s schalen op tot BCO capaciteit voor 2% positieve uitslagen in hun regio
− Landelijke capaciteit staat gesteld voor BCO capaciteit 3% positieve uitslagen van
maximaal aantal tests

Resultaat
Als GGD’en en Landelijke BCO Capaciteit hebben we rekening gehouden met maximaal
1.500 BCO gemiddeld per dag = 3.250 fte (1.250 fte regionaal en 2.000 fte landelijk)

Geen onderdeel van de opdracht
•
•

Nabellen en handhaven mensen in quarantaine
a-symptomatisch testen

4

1. NB. de wijziging in het protocol moet nog in systemen worden doorgevoerd. Handmatige correcties doorvoeren kan niet met de huidige aantallen BCO’s en met
de snelheid en omvang van de opschaling

1

Herijking uitgangspunten

Op basis van de herijking van de uitgangspunten komen we tot twee wijzigingen:

Gemiddeld

Specifieke regio’s

per BCO

per BCO

• Ten aanzien van 8 uur per BCO

12 uur

8 uur

− We gaan het ingeschatte aantal uur per BCO differentiëren en voor een aantal regio’s verhogen
o Een inventarisatie langs GGD’en heeft aangegeven dat de GGD’en voor een groot deel van de
BCO aan gemiddeld 8 uur voldoende heeft
o Tegelijkertijd constateren we dat er – als onderdeel van het toenemend aantal BCO – steeds meer
BCO’s zijn die meer tijd vragen dan de geraamde 8 uur. Denk aan een (sterk) toenemend aantal
nauwe contacten, niet vanzelfsprekende medewerking aan BCO en ook bijvoorbeeld de komst
van VCO

30.000
testen

•

5% positieve uitslagen =
1.500 BCO ≈
3.250 fte
2% regionaal =
600 BCO ≈
1.250 fte
28/8/20

3% landelijk =
900 BCO ≈
2.000 fte

- Deze wijziging werken we uit in de opschalingsnoodzaak voor het najaar
o Voor welk type BCO we uitgaan van meer (hoe veel) uur per BCO en tot welke aanvullende
opschalingsnoodzaak dit leidt
o Hoe ver we gaan met BCO en wanneer we in welke mate in afstemming met de veiligheidsregio’s
(aanvullend) voor andere maatregelen moeten kiezen
o We regelen in op welke manier de GGD’en hun signalerende rol in starten met aanvullende
maatregelen (of kiezen voor andere maatregelen) effectief kunnen vorm geven
• 30.000 testen maximaal per dag (juni-augustus)
− Gesprekken met RIVM en VWS:
o Met welke aantallen testen en welke besmettingspercentages moeten we in het najaar rekening
houden?
o Hoever we gaan met aantallen BCO’s bij oplopend aantal besmettingen?
o RIVM tool ‘Testindicatoren’ geeft inzicht in trends met betrekking tot BCO’s en daarmee de mogelijk
benodigde BCO capaciteit 3 weken vooruit (verzoek is voor 4 weken vooruit)

5

2

Huidige opschaling in aantallen

Werving & Selectie1
Aantal FTE
3.250

We zijn momenteel in maximaal tempo aan het opschalen tot de aantallen van
de huidige opdracht en verder
Regionaal:

2.750
2.250

2.000
1.500

• Per 1 september: 1.200fte ≈ 570 BCOs
• Per 30 september: 1.350 fte ≈ 640 BCOs
Landelijk:

1.000

• Per 1 september: 1.000 fte ≈ 450 BCOs
• Per 15 september: 1.500 fte ≈ 675 BCOs

1.200

1.275

1.350

• Per 30 september: 2.000 fte ≈ 900 BCOs

01-sep

15-sep

30-sep

NB: In de opschaling wordt rekening gehouden met verloop om de totale BCO
capaciteit te kunnen garanderen

Regionaal

28/8/20

Landelijk

6

1. Contractuele aantallen. Daadwerkelijke aantallen kunnen per dag fluctueren door instroom, uitstroom, ziekte, etc.

2

Opschaling met maximale snelheid

Opleiding
Basisopleiding: ~1,000 mensen per week

Basisopleiding
• Trainingsbureau kan (sinds 17 augustus) 140 mensen per dag, 980 per week
opleiden (indien nodig)
Praktijkopleiding
• De capaciteit aan ervaren BCO medewerkers uit de regio’s kunnen ~80
mensen per week trainen vanaf week 361
Deze BCO-medewerkers leiden deze weken op de locaties van de
alarmcentrales (vijf locaties in het land) landelijke capaciteit op
• Landelijke capaciteit kan zelf in eigen opleidingen ook nog ~200
medewerkers per week trainen met combinatie van ‘echte’ en simulatie-BCO
casuïstiek2
NB: de aanpak voor versnelde opleiding, die nu is uitgewerkt en ingezet, helpt
ons in de toekomst om snel verder te kunnen opschalen

28/8/20

7

1. 40 medewerkers kunnen per week 33 worden opgeleid. Dit groeit naar verwachting tot minimaal 80 in week 36;
2. Om 200+ mensen per week op te kunnen leiden met ‘echte’ casuïstiek zijn voldoende casussen vanuit de regio’s nodig

2

Hulp van defensie in het kader van het doorontwikkelplan

Verzoek tot bijstand van Defensie

Defensie is gevraagd de GGD’en te ondersteunen in het kader van het doorontwikkelplan:
1. Ondersteuning van teststraten, waaronder de teststraat op Schiphol en eventueel andere luchthavens in
Nederland. Dit gaat zowel om fysieke medewerking in de teststraten als om projectondersteuning en
planning
2. Ondersteuning van de landelijke schil van BCO
3. Beschikbaarheid medische supervisie
4. Planners ten behoeve van opleiding van BCO
5. Algehele ondersteuning bij de coördinatie van/bij het landelijk coronateam van de GGD GHOR incl.
ondersteuning aanpassing opschalingsplan

Per 10 augustus zijn de gesprekken tussen GGD GHOR Nederland en Defensie gestart om te bepalen
welke inzet waar benodigd is.
Huidige situatie
Defensie is inmiddels aangehaakt bij het landelijk programmateam met een medisch planner, bij de
regio Amsterdam en ten behoeve van het opschaalplan voor testen met planning en logistiek, bij
Kennemerland voor de teststraat op Schiphol en binnenkort in Rotterdam-Rijnmond. Daarnaast staan
het gesprek met Regio Utrecht op de rol.
De behoefte aan ondersteuning voor medische supervisie (punt 3) is het meest urgent (die is met de
huidige capaciteit al zeer beperkt en bij het versnelde opschalen té beperkt. We zijn parallel bezig
met lange termijn oplossingen, maar inspringen van Defensie voor de korte termijn is zeer wenselijk.
28/8/20

8

3

Doorontwikkeling voor snellere inzetbaarheid

Vier gebieden van doorontwikkeling

• In de eerste ervaringen van het uitwisselen van personeel tussen regio’s
onderling en tussen de landelijke schil en een regio, hebben we lessen
geleerd

A

B

Nieuw sturingsmodel

Risicomanagement
D

28/8/20

C
Kwaliteitsverbetering

Nieuwe
werkverdeling

Essentieel is dat de landelijke BCO capaciteit paraat staat.

• Het gaat hierbij enerzijds om dagelijkse verbeteringen, die we per direct
omzetten in aanpassingen in de aanpak
• En anderzijds om een aantal grotere wijzigingen, ten einde:
− Te zorgen dat de meest ervaren BCO medewerkers maximaal van
toegevoegde waarde zijn
− Sneller te kunnen opleiden
− Niet alleen te sturen op voldoende capaciteit, maar ook op de
benodigde kwaliteit van de inzet
− Strakker te sturen en risico’s te beheersen

9

3A

Nieuw sturingsmodel: ’Unitmodel’

Unitmodel

Uitleg nieuw sturingsmodel: ‘Unitmodel’
•

In de loop van september zal het unitmodel operationeel zijn: Een unit is een samenwerkingsverband tussen
6-7 GGD’en en één of twee van de alarmcentrales en het Rode Kruis

•

In het unit is sprake van gedeelde verantwoordelijkheid om samen de gevraagde BCO capaciteit te
leveren. Zo’n samenwerking in een overzichtelijk aantal is eenvoudiger en is meer verplichtend

•

Het unitmodel heeft als doel de flexibiliteit, snelheid en kwaliteit van BCO inzet te verhogen:
− Een ‘vaste’ landelijke ondersteuner per groep
− Onderling hulp in het groep georganiseerd
− Intercollegiaal ervaringen uitwisselen en samen reflecteren
− Makkelijk en snel consulteren over (complexe medische) casuïstiek
Elke unit werkt samen met 1-2 landelijke alarmcentrales en het Rode Kruis en opereert 7 dagen per week.

•

Voordelen van het ‘Unitmodel’

‘Eenvoud en snelheid
van (bij)sturing’

28/8/20

•

Kortere lijnen tussen BCO-coördinatoren (regio’s), relatiemanagers (GGD/GHOR) en coördinator landelijke
capaciteit

•

Snel kunnen inspelen op variaties in vraag naar BCO-capaciteit tussen regio’s

•

Vertrouwdheid en bekendheid met elkaar met een vaste pool van BCO-medewerkers, waardoor het delen
van ervaringen, reflecteren op en consulteren over complexe casuïstiek wordt vereenvoudigd en waardoor
de samenwerking vanzelf meer verplichtend wordt

•

Verlagen van de administratieve druk van de lokale GGD IT organisaties

•

Eenvoudig inspelen op lokale verschillen in aanpak

•

Landelijke regie wordt benut bij overbelasting van één van de units

10

Nieuwe werkverdeling: meer flexibiliteit en kwaliteit bij matching
capaciteit

3B

Totale BCO

meer flexibiliteit en kwaliteit bij matching capaciteit
•

Om sneller landelijke capaciteit beschikbaar kunnen stellen voor BCO-proces is er een alternatieve
werkverdeling tussen regio’s en landelijke capaciteit uitgewerkt

•

Een proces van BCO bestaat uit index (positief getest persoon) en contactpersonen.
− De index (en eventueel gezinsleden) wordt door de GGD zelf gebeld
− De contactpersonen via de landelijke capaciteit (afhankelijk van de risico-inschatting door de GGD)
− De monitoring calls ook door de landelijke capaciteit

Uitleg
• Deze werkverdeling betekent: De GGD voert uitgebreid gesprek met de index. In dit gesprek bespreekt de
GGD de mogelijke bron, inventariseert de nauwe contacten, het contactonderzoek en maakt de GGD de
afweging of de besmetting een risicopersoon of een cluster betreft. Contacten binnen een risicosetting
worden door de GGD gebeld, in andere gevallen door landelijke BCO medewerkers
• Door de index te laten benaderen door de GGD worden de meest ervaren en deskundige medewerkers
ingezet waar zij het meeste waarde toevoegen: het gedegen uitvragen van de index, focus op
ingewikkelde BCO’s en analyse van uitbraakclusters
• Landelijke medewerkers, die minimaal de basisopleiding hebben gevolgd, worden ingezet om de nauwe
contacten te bellen. We regelen ondersteuning in afstemming met artsen. Hierdoor kunnen we snel grote
aantallen beschikbaar stellen, de doorlooptijd verkorten en kunnen medewerkers bovendien blijven leren.

Door GGD

Door Landelijke BCO
Capaciteit

• De BCO-coördinatoren van GGD’en kunnen iedere ochtend uit een vaste pool BCO-ers aangeven of zij
worden toegevoegd of afgeschaald.
• Voor deze aanpak zijn de randvoorwaardelijke uniforme werkwijzen de afgelopen weken ontwikkeld en
toegepast. Daarnaast wordt er zoveel mogelijk gestandaardiseerd en geautomatiseerd.
Deze aanpak zorgt voor een flexibelere inzet van capaciteit en kan op meer plekken ingezet worden als de
meest ervaren medewerkers (dreigen) niet meer toe (te) komen aan ingewikkelde casuïstiek en clusters.

28/8/20

11

3C

Kwaliteitsverbetering: vijf kernpunten

Vijf verbeterpunten

Medische
supervisie

Technische
ondersteuning
in HPZLite

Continue
leercirkel

28/8/20

Landelijke
werkinstructies

Extra regionale
capaciteit voor
clusteranalyse

Medische Supervisie
• Meer medische mensen voor supervisie in landelijke capaciteit
• Slimme toepassingen uit regio’s ophalen om de belasting op izb-artsen te verlagen en de
werkwijzen schaalbaar te maken
Technische ondersteuning in HPZLite
• Mogelijkheid creëren om centraal (i.p.v. regionaal) toegang te regelen tot cases, in afstemming
met een GGD
• Verkennen mogelijkheid een arts online te betrekken om cases te bespreken, waardoor fysiek
contact niet nodig is.
Landelijke werkinstructies
• Momenteel wordt de landelijke werkinstructie naast regionale werkinstructies gehouden om de
grootste verschillen te identificeren
• Zo nodig wordt de landelijke werkinstructie aangepast. In beginsel komen de regionale
werkinstructies te vervallen
• Per 1 september zal nog meer uniform gewerkt worden via de landelijke werkinstructie
• Ook de verschillende alarmcentrales zullen hun werkwijzen voor die tijd uniformeren.
Continue leercirkel
• Door het unitmodel ontstaat meer ruimte om van elkaar te leren. Het delen van goede
voorbeelden en kennisuitwisseling rondom aanpak, maatregelen en communicatie.
• De lessons learned kunnen verder uitgewerkt en/of verbreed worden via de reguliere kanalen van
de Infectieziektebestrijdingsartsen en –verpleegkundigen
Extra regionale capaciteit voor clusteranalyse
• Additionele mensen toevoegen om bij oplopende aantallen BCO’s meer en sneller
clusteranalyses te kunnen doen (data-analisten en epidemiologen)

12

4C

Risicomanagement

Elementen van risicomanagement

Kwaliteit

Kwantiteit

Risicomanagementaanpak
Risicomanagement aanpak wordt de komende weken doorontwikkeld om te komen tot een
meer geautomatiseerde KPI-gestuurde risicoaanpak. In de huidige situatie worden
onderstaande risico’s op dagelijkse gemonitord wordt en waar nodig mitigerende acties
ingezet en afgesproken escalatielijnen gevolgd
• Capaciteit – kwantitatief: Is er tijdig voldoende BCO capaciteit opgeleid beschikbaar
(zowel BCO medewerkers als medische supervisie) en loopt het goed in alle regio’s
• Capaciteit – kwalitatief: Voldoet de geleverde BCO inzet aan de gewenste kwaliteit
• Logistiek – tijdelijke uitwisselen / ondersteuning onderling: Hebben de medewerkers
toegang tot de systemen, is de supervisie geregeld, etc. Vindt uitwisseling onder hapering
plaats

Logistiek

Tijdige
signalen

• Tijdige signalen:
op verschillende niveaus, zodat er geen verassingen zijn en er geacteerd kan worden.
Zowel in samenwerking tussen de GGD’en, met de landelijke capaciteit als met VWS, bv.
− We ondervinden bottlenecks in de inzet van capaciteit bij GGD xyz.
− ‘Wanneer wordt het te veel’ - en moeten we andere maatregelen nemen (bv. laag
risico BCO laten lopen, alleen nog maar indexen, …) en vragen we om
aanscherping beleidsmaatregels/minister
− We zien bepaalde ontwikkelingen in de maatschappij waar we vanuit de GGD’en
vinden dat op geacteerd zou moeten worden

13

4

Strakke sturing

Operationele sturing

Operationele sturing: dag dagelijkse sturing en invoering van veranderingen
• De 25 regio’s en de landelijke schil werken vanuit één organisatie
• In elke unit worden elke ochtend (7 dagen per week) de verzoeken om hulp gematcht. Dit kan
een match voor onderlinge hulp zijn, voor inzet landelijke capaciteit om BCO over te nemen of
om te werken volgens 'slim samenwerkingsmodel', waarin bij hoge druk meest ervaren capaciteit
wordt ingezet waar nodig. Tijdspanne tussen hulpvraag en daadwerkelijk aanbod is enkele uren
(zelfde dag)
• De unitcoördinator doet de matching en wordt hierbij ondersteund door een capaciteitsmanager
van het landelijk team, een aantal relatiemanagers en de BCO-coördinatoren uit de regio’s van
de unit. De unitcoördinator rapporteert dagelijks aan de operations manager

Strategische sturing

• Er wordt gewerkt met dagelijkse sturingsinformatie en opleveren van managementinformatie op
basis van KPI’s
Strategische sturing: ‘wekelijkse’ monitoring, bijsturing, escalatie en evaluatie op unit en landelijk
niveau
• Als binnen de unit geen match gevonden wordt, als iets niet goed loopt of niet direct (zelfde dag)
kan worden opgelost binnen de reguliere operatie, dan wordt altijd geëscaleerd volgens de
escalatieladder
• Eindverantwoordelijk voor de inzet en uitvoer BCO Capaciteit is de programmadirecteur corona

28/8/20

14

Parallel groeien we door voor de opschaling
(oktober-december)

5

Ingrediënten voor integraal
opschalingsplan Testen en BCO

De komende weken regelen wij de elementen uit het voorliggend plan verder in (zoals het
unitmodel). Daarnaast zijn we, vooruitlopend op nieuwe richtlijnen, die wij de komende
weken in afstemming met RIVM-VWS verwachten, voorbereidingen aan het treffen voor
verdergaande opschaling direct per 1 oktober (zowel regionaal als landelijk).
We weten dat meer BCO-capaciteit nodig is, door de eerste ervaringen met VCO’s, door
de toename aan het aantal nauwe contacten (met name in specifieke groepen) en door
ingewikkelde clusters. En natuurlijk mogelijk als gevolg van meer binnen zitten met slechte
ventilatie
De komende twee weken zijn we in gesprek met elkaar en met RIVM en VWS over:
• Herijking uitgangspunt testen en betekenis voor aantal BCO’s
• Uitwerken differentiatie in duur BCO (aantal uur per BCO) en doorrekening in capaciteit
regionaal en landelijk
• Forecastingmodel met behulp waarvan telkens vier weken vooruit wordt gekeken tbv
dynamische opschaling
• En: bij welke aantallen BCO minder effectief tot niet meer effectief wordt in de bestrijding
van COVID-19: ”tot hoever gaan we?”

28/8/20