Bijlage 1: Programma DAB in detail
Achtergrondinformatie over het programma DAB
De huidige ICT-systemen (ook wel applicatielandschap genoemd) voor het bekostigen van instellingen en uitvoeren van de voorzieningenplanning1 zijn verouderd.
De systemen zijn complex, lastig te onderhouden en onvoldoende aanpasbaar aan
de wensen van medewerkers en opdrachtgevers vanuit beleid. Documentatie is
beperkt bijgehouden en kennis schaars. Doorontwikkeling van het oude systeem
was geen reële optie. Interne onderzoeken, mede uitgevoerd door een externe
partij, lieten zien dat vervanging binnen afzienbare tijd noodzakelijk was om de
continuïteit van de dienstverlening te kunnen garanderen. Om die reden is in
2019 het programma DAB gestart voor het moderniseren van de ICT-systemen.
De primaire doelstellingen van het programma DAB zijn:
•
Continuïteit en betrouwbaarheid van de dienstverlening garanderen.
•
Toekomstbestendige, goed onderhoudbare en gebruikersvriendelijker ICTsystemen.
•
Een flexibele en simpele opzet van de ICT-systemen, zodat veranderingen in
wet- en regelgeving snel en relatief makkelijk kunnen worden doorgevoerd.
•
Verhogen van de efficiëntie van de uitvoering door het realiseren van procesoptimalisaties en handmatige stappen te beperken.
•
Waarborgen van compliance voor de digitale veiligheid en naleving van Rijkskaders en wet- en regelgeving.
Er is bewust gekozen om het nieuwe bekostigingssysteem niet helemaal zelf te
bouwen (zelf te programmeren), maar om gebruik te maken van het platform
Blueriq van de gelijknamige leverancier. Voordelen hiervan zijn:
•
Platform biedt al veel functionaliteit die nodig is in het bekostigingsproces
•
Gewenste functionaliteit die het platform moet uitvoeren, kan gemodelleerd
worden in plaats van het te programmeren. Er is dan geen diepgaande ITkennis nodig bij de DUO Blueriq engineers
•
Regelingen zijn snel te implementeren: in plaats van alles programmeren
wordt het platform ‘gevoed’ met bedrijfsregels
•
DUO hoeft het Blueriq-platform niet zelf te onderhouden
Een dergelijk platform wordt ook wel ‘low code’ technologie genoemd, omdat er
minder zelf geprogrammeerd hoeft te worden.
DUO, met hulp van een externe partij doet op dit moment onderzoek naar hoe
DUO de nieuwe bekostigingsapplicaties heeft geïmplementeerd en mogelijke verbeteringen daarin.

1

Werkzaamheden voor b.v. het oprichten van een school, fusies, etc.
Pagina 1 van 6

Voortgang vernieuwing bekostigingsprocessen
In onderstaande afbeelding wordt de voortgang van de basisapplicatie voor bekostigen en de voortgang van de implementatie per sector per oktober 2023 gevisualiseerd weergegeven. Naar aanleiding van het laatste rapport van het Adviescollege is de verdere ontwikkeling voor de sector po gepauzeerd.

De basisapplicatie wordt ondertussen wel doorontwikkeld voor de overige sectoren. Ook wordt gewerkt aan algemene functionaliteit, zoals de automatische verwerking van fusies tussen scholen. In bovenstaande plaat is deze voortgang niet
apart inzichtelijk.

Pagina 2 van 6

In het overzicht hieronder wordt de voortgang per sector beschreven. De bij realisatie vermelde percentages drukken het percentage gereed en/of onderhanden
uit van de implementatie van de regelingen per sector. Resterende onderwerpen
zijn nog niet gestart. Door b.v. aangepast beleid kan het totaal aantal te migreren
regelingen in de loop der tijd wijzigen.
Voortgang per sector
Mbo (11 regelingen, ±60 scholen/instellingen, ±500.000 studenten, ±5 mld./jaar)
•
Realisatie: 100% (conform planning)
•
Alle elf regelingen geïmplementeerd (laatste twee regelingen zijn in
december 2022 geïmplementeerd)
•
Bekostiging: 100% van de totale bekostiging mbo wordt nu via de nieuwe
applicatie uitbetaald aan de instellingen
• Performance (in productie): voldoet aan gestelde DUO-norm
• Productie: geïmplementeerde onderdelen draaien stabiel
Vo (33 regelingen, ±645 instellingen, ±1.000.000 leerlingen, ±10 mld./jaar)
•
Realisatie : 65% gereed, 35% onder handen
•
In december 2022 zijn de eerste zes regelingen in productie gegaan,
daarna nog tien
•
Eind 2023 en gedurende 2024 implementatie overige regelingen
•
Een deel van deze regelingen wordt later opgepakt samen met po, omdat
het samenwerkingsverbanden betreft. Dit gebeurd niet tijdens het pauzeren van po. Deze vallen buiten de hierboven genoemde percentages
•
Bekostiging: 95% van de totale bekostiging vo wordt nu via de nieuwe applicatie
uitbetaald aan de scholen
•
Performance (in productie): voldoet aan gestelde DUO-norm
•
Productie: geïmplementeerde onderdelen draaien stabiel
Ho (9 regelingen, 57 instellingen, ±750.000 studenten, ±10 mld./jaar)
•
Realisatie: 85% gereed, 15% onder handen
•
Rijksbijdrage en bijbehorende onderwerpen in productie
•
Realisatiefase loopt en loopt door tot najaar 2023
•
99,5% van de totale bekostiging ho wordt nu via de nieuwe applicatie
uitbetaald aan de instellingen
•
Performance (in productie): voldoet aan gestelde DUO-norm
•
Productie: geïmplementeerde onderdelen draaien stabiel
Po (±40 regelingen, ±6.700 instellingen, ±1.500.000 leerlingen, ±13 mld./jaar)
•
Gepauzeerd naar aanleiding van het adviesrapport van het Adviescollege.
•
Performance (in testomgeving): voldoet in de testomgeving aan gestelde DUOnorm
Sector-overstijgende regelingen (6 regelingen)
• Dit zijn regelingen die meer dan één sector raken
•
Eén regeling draait in productie, één is onderhanden

Pagina 3 van 6

Performance nieuwe applicatie
Om op tijd te kunnen bekostigen is de verwerkingssnelheid (performance) van de
applicatie van belang. In onderstaande afbeelding wordt toegelicht hoe DUO de
performance meet en worden de performance-metingen tot en met februari 2023
per sector gevisualiseerd weergegeven.

Zo meet DAB performance
De norm die DUO hanteert voor de performance van de bekostigingsapplicatie is
als volgt opgebouwd:
›

Bij DUO BKP vindt voor de bekostiging van de scholen elke maand een
productieronde plaats en deze duurt 6 weken. Uit de historie blijkt dat
bij de start van de productieronde gemiddeld 40% kan worden
berekend en dat 60% druppelsgewijs tijdens het verdere verloop van
de productieronde wordt berekend. De reden hiervoor is dat de
voorbereiding nog loopt bij aanvang van een productieronde en om een
onderwerp te starten moet de voorbereiding geheel afgerond zijn.

›

De beoogde werkwijze is dat een medewerker de aan het begin van
een productieronde beschikbare onderwerpen in de middag klaarzet om
deze door het systeem te laten berekenen en de volgende dag de
uitkomsten controleert en dan verder gaat met het klaarzetten en
doorzetten van vervolgwerkzaamheden. Op basis van deze werkwijze is
16 uur nachtverwerkingstijd voor het berekenen van 40% van een
grote productieronde als performance ambitie indicator geïntroduceerd.

›

Vanuit de productie afdeling is aangegeven dat indien niet 80% of meer
van de berekeningen klaar is binnen 2 weken na start, de
productieronde in gevaar komt.

Gedurende de hele looptijd van de realisatie meten en verbeteren we de
performance.

Bij de performance-meters zijn nu 3 categorieën resultaten mogelijk. Groen betekent dat de norm wordt gehaald. Geel betekent dat de norm niet gehaald wordt,
maar dat dit geen risico oplevert voor de duur van een bekostigingsronde en dus
voor de tijdigheid van de bekostiging. Rood betekent dat de tijdigheid van de bekostiging wel in gevaar komt. Zoals te zien valt in de plaat, vallen de resultaten
binnen de norm voor de sectoren die zijn getest. De tests geven geen aanleiding
tot zorg over de huidige en toekomstige performance bij de betrokken medewerkers.
Belangrijkste resultaten programma DAB periode mei 2023 – oktober 2023
•
Opleveren en start uitvoeren van Plan van aanpak Kwaliteit DAB
•
Verdere implementatie van de sector vo in de nieuwe bekostigingsapplicatie.
•
Live-gang sector ho naar nieuwe bekostigingsapplicatie.
•
Concept integrale planning opgeleverd voor het uitfaseren van het oude landschap, gebaseerd op de opgeleverde migratiestrategie.
•
Automatiseren van de monitoring van het jaarverslagproces in de nieuwe
applicatie voor verantwoorden.
Vooruitblik: planning belangrijkste mijlpalen DAB periode november 2023 tot en
met april 2024

Pagina 4 van 6

Uitvoeren onderzoek, samen met de externe partij naar de weg voorwaarts
voor het programma.
•
Verder inrichting batenmanagement en herijking businesscase*
•
Afronden implementatie ho in de nieuwe bekostigingsapplicatie
•
Start implementatie aanvraagbekostiging
•
Ontkoppeling eerste delen van de nieuwe bekostigingsapplicatie van het oude
landschap.
•
Afronden eerste plateaus applicatie Voorzieningenplanning en voorbereiden
in gebruik name
•
Optimaliseren performance in Bekostigingsapplicatie
•
Opvolging geven bevindingen Adviescollege (o.a. via het kwaliteitsplan)
*) Deze zaken zijn sterk afhankelijk van de te maken keuze n.a.v. het onderzoek
en het advies van het Adviescollege.
•

Terugblik: belangrijkste resultaten programma DAB tot april 2022 (periode tot Kamerdebat)
•
Oplevering basisapplicatie; ingezet voor bekostiging mbo, geschikt voor alle
sectoren.
•
Oplevering basisapplicatie voor hoofdproces ‘verantwoorden’; oude applicatie
verantwoorden uitgefaseerd.
•
Onderhoud gepleegd aan oude ICT-systemen voor gebruik tot einde programma (incl. inzet als terugvaloptie.)
Terugblik: belangrijkste resultaten programma DAB periode april – oktober 2022
(eerste voortgangsrapportage)
•
Doorontwikkelen basisapplicatie bekostigen (functionaliteit én implementeren
regelingen) en basisapplicatie verantwoorden.
•
Start implementatie vo-regelingen.
•
Het totale aantal handmatige handelingen in het bekostigingsproces is teruggedrongen door automatisering.
•
Businesscase DAB geactualiseerd
•
Verbeterplan (Transitieplan) opgesteld en in uitvoering binnen DUO (van belang voor DAB).
Terugblik: belangrijkste resultaten programma DAB periode november 2022 –
april 2023 (deze tweede rapportage)
•
Eerste regelingen van de sector vo in productie genomen, 93% van het budget voor vo wordt nu uitbetaald via de nieuwe bekostigingsapplicatie.
•
Toets uitgevoerd naar de mate waarin het nieuwe landschap voldoet aan de
gestelde architectuurkaders en waar nodig acties in gang gezet voor verbetering.
•
Migratiestrategie opgeleverd voor het uitfaseren van de oude ICT-systemen
(ten behoeve van het ‘Plan uitfaseren oude applicaties’).
•
Gestart met de bouw van de applicatie voor het proces Voorzieningenplanning.
•
Het verantwoordingsproces wordt nu ondersteund door de nieuwe applicatie
en ondersteund met twee brieven die geautomatiseerd gemaakt, verzonden
en gearchiveerd worden.
•
Eerste stappen gezet in de transitie van document- naar zaakgericht werken:
basisapplicatie voor eerste proces binnen document- en archiefmanagement
opgeleverd.
•
0-meting uitgevoerd door de Software Improvement Group (SIG) op de onderhoudbaarheid en gebruiksvriendelijkheid van de nieuwe applicaties.
Pagina 5 van 6

•

•

Diverse verbeteringen doorgevoerd in de governance en samenwerking met
leverancier Blueriq (o.a. leveranciersmanagement, overleggen op operationeel, tactisch en strategisch niveau, gemeenschappelijke risicolog).
Afspraken met leverancier RMG (regelmanagement) geborgd in overeenkomst (SLA) en ingebed in het leveranciersmanagement van DUO.

Pagina 6 van 6