Verbetermaatregelen beheer Ministerie van Defensie
Onvolkomenheden RJV 2011
rapportage tot aug 2012

Financieel beheer
Generieke maatregelen
Betreft de volgende onvolkomenheden financieel beheer (nummer AAL en Defensieonderdeel):
1 Crisisbeheersingsoperaties
2 Commando Zeestrijdkrachten
3 Commando Landstrijdkrachten
4 Commando Luchtstrijdkrachten
5 Commando Koninklijke Marechaussee

6 Defensie Materieel Organisatie
7 Commando Dienstencentra
8 Bestuursstaf
9 Financiële administratie (verplichtingen)

Thema

Verbetermaatregelen

Mijlpalen/
maatregel gereed

Stand van zaken maatregel/ effect

Verbeteren
uitgavenbeheer:

Aandacht voor het elkaar
aanspreken op niet-tijdige
betalingen zodat de 90%
norm wordt gehaald. Waar
nodig om de gestelde
norm te halen additionele
maatregelen treffen.

Over geheel 2012
wordt
Defensiebreed de
90% norm
gerealiseerd.

In de eerste maanden van 2012 is
gemiddeld beter gescoord dan in dezelfde
periode voorgaande jaren. Het
defensiebrede betaalgedrag bedraagt t/m
juli 91,7%. De verwachting is dat de
rijksbrede norm van 90% tijdig betaalde
facturen wordt behaald. Het blijft echter van
belang om bij de bij de reorganisatie in het
controlveld in de tweede helft van 2012 de
aandacht voor betaalgedrag hoog te
houden. HDFC, FDC en de hoofden FC
houden het betaalgedrag nauwlettend in de
gaten zodat indien nodig tijdig bijgestuurd
kan worden.

Verbeteren
verplichtingenbeheer:

“dubbel slot” creëren door
bij het Financieel
Dienstencentrum enkele
procescoördinatie taken te
beleggen ten aanzien van
het verplichtingenbeheer,
de voorschotten en de
vorderingen.

Vanaf 1 januari
2012 is FDC
aanspreekbaar op
de kwaliteit van de
procescoördinatie.

Verplichtingen: FDC controleert aangegane
verplichtingen boven de
€ 30.000 via de monitor op een aantal
belangrijke elementen. Vanaf 1 juli is de
controle op openstaande verplichtingen
gestart bij twee servicepunten. Vanaf 1
september voert FDC defensiebreed de
controle op openstaande verplichtingen
boven de 100.000 euro uit. De opvolging
van bevindingen van FDC door de
defensieonderdelen kan worden verbeterd.
HFDC ziet hierop toe.
Voorschotten: In 2012 is actie ondernomen
om oudere openstaande voorschotten op te
schonen.
Vorderingen: HDFC werkt samen met het
FDC aan het opschonen van het
vorderingenbestand. Voor oprichting FABK
dient de vorderingenadministratie te zijn
bijgewerkt.

1

Doel voor 2012 is binnen
wettelijke
tolerantiegrenzen voor de
comptabele
rechtmatigheid blijven en
zorgen dat voor de
verantwoording van de
verplichtingen geen
extracomptabele correcties
noodzakelijk zijn.
Algemeen:

Oprichting FABK:
•
Vaststellen
beleidsvoornemen
•
C-VRP
•
Vaststellen DRP
•
FABK operationeel
Risico’s:
•
Realiseren IVondersteuning
•
Synchronisatie
reorganisaties

Voor 2012 bekend
begin 2013.

Februari 2012
April 2012
Oktober 2012
Januari 2013

Continu
aandachtspunt
Continu
aandachtspunt

De oprichting van het FABK ligt op schema.
Op 26 juli heeft de TRMC een positief preadvies uitgegeven over het cVRP en op 23
augustus wordt het cVRP besproken in het
IO REO DEF. Tevens heeft de TRMC
ingestemd met de inrichting van een
kernteam van 18 functies. De vacatures
daarvoor zijn inmiddels gesteld.
Hoewel het opstellen van het PID ten
behoeve van het workflowmanagementsysteem enige vertraging heeft opgelopen is
er wel gestart met de ontwikkeling van het
workflowmanagementsysteem. Conform de
planning is op 1 januari 2013 minimaal het
meest complexe proces (30k – 5 Miljoen)
ingericht, in dit proces zit de bulk van de
transacties. Gedurende de eerste helft van
2013 worden de overige processen
ingericht.
Synchronisatie tussen de diverse
reorganisaties blijft een defensiebreed een
aandachtspunt. Vooralsnog beperkt dit de
oprichting van het FABK niet.

Doorontwikkelen continue
monitor financieel beheer
als instrument voor het
verbeteren van de
kwaliteit van het beheer.

Eindresultaat wordt
volledig
geïmplementeerd in
het FABK (2013).

In voorbereiding op het FABK wordt door
HDFC gewerkt aan verbetering van
bestaande indicatoren evenals ontwikkeling
van nieuwe indicatoren.

Voorbereiden nieuwe
begrotingsindeling (in
aansluiting op het streven
van MINFIN met
Verantwoord Begroten).

Defensie sluit aan
bij Verantwoord
Begroten. M.b.t.
2012 zijn mutaties
reeds zichtbaar.
Een verdere
verdieping volgt.

De nieuwe artikelindeling is verwerkt in de
begroting voor 2013. Tevens is invulling
gegeven aan het ‘2- scenario’. Momenteel
werkt HDFC in samenwerking met de
defensieonderdelen aan een geactualiseerd
rekeningsschema.

2

Materieelbeheer
Specifieke maatregelen
Nr. AAL &
Defensieonderdeel

Verbetermaatregelen

10 Commando
Zeestrijdkrachten

Munitiebeheer

Mijlpalen/
maatregel
gereed

Stand van zaken
maatregel/ effect

Toepassing WMS KL V in het mobiele
domein dmv het uitvoeren van het project
“operationele domein” om het beheer
structureel te borgen (overloop RJV 2010).

2013

WMS is gekoppeld aan de
uitrol van TITAAN i.c.m. de
C4I-gateway. Alle WMS
functies zullen aan boord
beschikbaar komen met
uitzondering van de
voorraadbeheerder.

Bewaken en bijsturen uitvoering telplannen
bij doelgroepen (interne sturing CZSK,
mede aan de hand van uitslagen MKM),
inclusief het oplossen van verschillen
(overloop RJV 2010).

2012

Vanuit MATLOG wordt een
ervaren AOO als consultant
ingezet. Eerste afstemming
over ondersteuning door
PMD heeft eind augustus
plaatsgevonden.

Het verzorgen van instructie en voorlichting
omtrent de bedrijfsvoering en specifieke
procedures (ILK).

2012

Zie bovenstaande
maatregel.

Evalueren van aanwezige functiescheidingen
op basis van comply or explain.

2012

Zie bovenstaande
maatregel.

Het verzorgen van instructie en voorlichting
omtrent de bedrijfsvoering en specifieke
procedures (bruikleen).

2012

Zie bovenstaande
maatregel.

Evalueren van aanwezige functiescheidingen
op basis van comply or explain.

2012

Zie bovenstaande
maatregel.

Bewaken en bijsturen uitvoering telplannen
bij doelgroepen (interne sturing CZSK,
mede aan de hand van uitslagen MKM),
inclusief het oplossen van verschillen.

2012

Zie bovenstaande
maatregel.

Actualiseren CLSK instructies (overloop RJV
2010).

2012

CLSK Matlog instructie is
aangepast. Voorzien wordt
dat de instructie eind
september kan worden
gepubliceerd.

Analyse en afhandeling van openstaande
ASN's (overloop RJV 2010).

2012

Medio augustus staan in het
systeem WMS klasse V circa
300 ASN’s open waarvan de
verwachte inleverdatum is
verstreken. Nader
onderzoek is nodig om vast
te stellen of thans adequate
beheersmaatregelen zijn
getroffen.

Borgen in de bedrijfsvoering dat van alle
vergunde locaties beleggingsoverzichten
(calamiteitenlijsten) worden aangeleverd op
de afgesproken plek (wacht, brandweer)

2012

Verplichting is opgenomen
in de ILK (Instructie
Logistieke keten klasse V).
De MKM dient ter toetsing
op de naleving te worden

Wapenbeheer

11 Commando
Luchtstrijdkrachten

Munitiebeheer

3

toegepast op de locaties
waar decentrale voorraden
munitie aanwezig zijn.
12 Commando
Koninklijke
Marechaussee

13 Commando
Dienstencentra IVENT
(vanaf 2012 DMO)

14 DMO/Marinebedrijf
(vanaf 2012 CZSK)

Cryptobeheer
Door middel van tellingen dient de
registratie van aanwezige crypto apparatuur
te worden getoetst. Bewaken en bijsturen
uitvoering telplannen bij doelgroepen
(interne sturing KMAR, mede aan de hand
van uitslagen MKM), inclusief het oplossen
van verschillen (overloop RJV 2010).

2012

Met uitzondering van Staf
CKmar hebben alle
eenheden hun telling
uitgevoerd. Gebleken
verschillen (apparatuur is in
uitzendgebied e.d.) zijn nog
niet in alle gevallen
verklaard in het systeem
CCIRS.

Schriftelijke aanwijzing cryptobeheerder
door de desbetreffende commandant.

2012

Afgerond. Alle (plv.)
beheerders zijn door hun
commandant aangewezen.

Vanuit het vereiste vertrouwensniveau en
de geldigheidsduur vaststellen welke VGB'en
ontbreken en deze door de MIVD laten
afgeven.

2012

Met uitzondering van
LOKKMar beschikken alle
(plv.) beheerders over het
vereiste vertrouwensniveau.

Vanuit het vereiste vertrouwensniveau en
de geldigheidsduur vaststellen welke VGB'en
ontbreken en deze door de MIVD laten
afgeven.

2012

Afgerond. Op grond van een
vergelijk tussen CCIRS en
IVAN is vastgesteld dat alle
beheerders over een geldig
VGB beschikken.

Bewaken en bijsturen uitvoering telplannen
bij doelgroepen (interne sturing IVENT,
mede aan de hand van uitslagen MKM),
inclusief het oplossen van verschillen.

2012

IVENT/JCG heeft e.e.a.
procedureel vastgelegd, het
resultaat van de MKM
(aangevuld met een
onderzoek OIB) zal
aantonen of dit op orde is

Schriftelijke aanwijzing cryptobeheerder
door de desbetreffende commandant.

2012

Afgerond. Aanwijzingen
hebben ondertussen
plaatsgevonden.

Uitvoeren verbeterplan munitiebeheer
Marinebedrijf. Afloopcontrole hierop door
OIB.

2012

Het Verbeterplan
Munitiebeheer Marinebedrijf
is voor 80% gerealiseerd.
De nog resterende punten
zijn als actiepunten
opgenomen binnen het
Managementteam van
Divisie Logistieke
Instandhouding.
OIB-onderzoek naar
Verbeterplan Munitiebeheer
loopt, rapportage voorzien
in september.

Het verzorgen van instructie en voorlichting
omtrent de bedrijfsvoering en specifieke
procedures (ILK).

2012

Intern MaBe hebben alle
betrokkenen een
schriftelijke instructie
gekregen over de door hen
te volgen procedures,
inclusief de daarbij te
gebruiken documenten.

Cryptobeheer

Centrale voorraadbeheer (munitiebeheer)

4

Evalueren van aanwezige functiescheidingen
op basis van comply or explain.

15 DMO /
Brandstofbedrijf

2012

CZSK geeft aan dat de
functiescheiding inmiddels
conform het gestelde in het
Voorschrift Materieelbeheer
Defensie (VMD) is ingericht.
Nader onderzoek door PMD
zal dit moeten bevestigen.

2013

Vervanging staat gepland
voor 2013. Samen met PMD
is een onderzoek gestart
naar optimalisatie
mogelijkheden m.b.t. het
gebruik van de huidige IVsystemen.

Centrale voorraadbeheer
Vervanging van de verouderde IV-systemen
voor OSCO (olie, smeermiddelen,
chemicaliën, oplosmiddelen) (overloop RJV
2010).

Materieelbeheer
Generieke maatregelen
Betreft de volgende onvolkomenheden materieel beheer (nummer AAL en Defensieonderdeel):
10 Commando Zeestrijdkrachten
11 Commando Luchtstrijdkrachten
12 Commando Koninklijke Marechaussee

13 Commando Dienstencentra (vanaf 2012 DMO)
14 Marinebedrijf
15 DBB

Thema

Mijlpalen/
maatregel
gereed

Verbetermaatregelen

Stand van zaken maatregel /
effect

Wet- en regelgeving op orde brengen
Beheerregimes
ontwikkelen

VMD volledig
invoeren

AGW

Ontwikkelen beheerregimes gevoelig
materieel

2012

Vindt parallel plaats aan
ontwikkeling van nieuwe SG-A/936
en VMD 3.0 (basis Visie op
materieelbeheer AC-versie juli
2011)

Ontwikkelen beheerregimes assortimenten
risico hoog

2012

Vindt parallel plaats aan
ontwikkeling van nieuwe SG-A/936
en VMD 3.0 (basis Visie op
materieelbeheer AC-versie juli
2011)

Implementeren beheerregimes

2013

Evalueren en borgen beheerregimes

2014

Doorontwikkelen VMD versie 3.0

2012

Onderhanden

Implementeren VMD versie 3.0

2013

Evalueren werking VMD versie 3.0

2014

Evalueren en eventueel herzien overige
assortimentsinstructies gevoelig materieel
(munitie/opiumwet)

2012

Munitie: geplande afronding
oktober 2012
Opiumwetartikelen: HDP/DMG start
september

Inventarisatie assortimenten beheerregime
hoog

2012

Afgerond. Besloten is de indeling
vanuit AGW te volgen.

Ontwikkelen/uitgeven hoge prio's overige
assortimentsinstructie

2013

5

Thema

Schonen/
actualiseren
publicaties

Ontsluiten,
toegankelijk
maken en
bekend
stellen
publicaties

Verbetermaatregelen

Mijlpalen/
maatregel
gereed

Stand van zaken maatregel /
effect

Ontwikkelen/uitgeven overige
assortimentsinstructie

2014

Inventarisatie/schoning eerste deel
publicaties gevoelig mat

2011

KKW en Munitie afgerond en
overgedragen aan DCDI.
Opiumwetartikelen op één
publicatie na afgerond en
overgedragen aan DCDI

Afronden schonen publicaties gevoelig
materieel

2012

CCI onderhanden. Prioriteit is
gelegd bij registratieplichtige
publicaties

Schonen publicaties overig materieel

2014

Evaluatie publicatie beleid en herzien
aanwijzingen SG A/927 - 962 -891

2012

SG A/927 en A/962 zijn herzien
samengevoegd in een concept
nieuwe aanwijzing SG “publicaties”.
Door de beleidsverantwoordelijke
HDIO wordt de SG-aanwijzing
A/891 hieraan gekoppeld

Ontwikkelen proces voor beheer publicaties
(HDIO/DCDI)

2012

Onderhanden. HDIO is als
beleidsverantwoordelijke leading

Implementeren proces voor beheer en
actualisering publicaties (HDBV/DCDI)

2013

Evalueren werking proces voor beheer en
actualisering publicaties (HDBV/DCDI)

2014

Met HDIO borgen van stabiel en
toegankelijk digitaal platform
defensiebreed

2012

Onderhanden. Een demonstratie
door IVent van de volgende versie
van het platform staat 30 augustus
gepland. Nadruk ligt op eenduidige
metagegevens en het verbeteren
van de zoekmachine

Invoeren digitaal platform

2013

Zie hiervoor

Evalueren, borgen en overdragen aan
staande organisatie

2014

Beheerprocessen en besturing op orde brengen
Implementeren en
werkend
krijgen visie
besturingsmodel en
rolbelegging

Analyse informatiebehoefte rollen en
beschrijven beheerprocessen gevoelig
materieel

2011

De beheerprocessen voor het
gevoelig materieel zijn beschreven
en grotendeels geaccordeerd.
Enkele procesbeschrijvingen
bevinden zich in de
goedkeuringsfase. De analyse
informatiebehoefte rollen vindt
parallel plaats aan de inbedding
van (delen van) de visie
materieelbeheer bij de ontwikkeling
van het VMD 3.0 en de evaluatie
van de aanwijzing SG-A/936.

Rollen beleggen in functies en opzet
management informatie

2012

Functietyperingen zijn uitgewerkt
(zie formatie inrichten) met daarin
onderkende rollen. Voor KKW, CCI
en munitie wordt nu de
managementinfo t.b.v. het beheer
uitgewerkt.

Implementatie besturingsmodel/rollen via
reorganisaties, vaststellen tijdige/volledige

2013

6

Thema

Verbetermaatregelen

Mijlpalen/
maatregel
gereed

Stand van zaken maatregel /
effect

management informatie
Relatie met
invoering
Assortiments
gewijs
werken

Sturen op
risico’s
materieelbeheer:
algemeen
Sturen op
risico’s:
specifieke
aspecten
beheer

Evalueren en borgen besturingsmodel

2014

Uitwerken beheertaken in ass instructie

2011

Uitwerken en beleggen beheerrollen sub
ass manager

2012

Invoeren beheerrol ass management

2013

Evalueren en borgen beheerrol ass
management

2014

Doorontwikkelen criteria risicoanalyse

2011

Afgerond

Eerste opzet criteria beheerregimes

2011

Afgerond

Doelgroepen benaderen ahv MKM
uitkomsten

Voortgaande
activiteit

KKW uitgewerkt, CCI in concept.
Voor de overige assortimenten
wordt in 2012 een standaard
“blauwdruk beheertaken” opgesteld
Vindt parallel plaats aan
ontwikkeling van nieuwe SG-A/936
en VMD 3.0 (basis Visie op
materieelbeheer AC-versie juli
2011)

Risicoanalyse materieelbestand, vaststellen
prioriteiten

2012

Risicoanalyse uitgevoerd.
Prioriteiten zijn BOSCO, KKWoptronica en attractieve munitie

Prio 1 BOSCO: inventarisatie en analyse
publicaties

2012

Onderhanden

Prio 1 BOSCO: opstellen beheerplan
publicaties

2012

Onderhanden

Prio 1 BOSCO: schoning publicaties

2013

Start 2de helft 2012

Prio 2 KKW-optronica: evalueren en
schonen publicaties

2012

Technische handleidingen,
instructiekaarten en detaillijsten
zijn schoon verklaard. Afronding te
herschrijven systeemplan verwacht
in vierde kwartaal

Prio 3 attractieve munitie: evalueren en
schonen publicaties

2012

Evaluatie door MCGS en BA in juni
gestart

Informatievoorziening op orde brengen
Fit gap VMD SAP/legacy

Fit gap analyse legacy versus SAP

2013

Opgestart

Fit gap VMD 3
- SAP

Ontwikkelen specificaties voor
functionaliteiten voor ondersteuning VMD
3.0 in SAP en indienen RFC

2012

Parallel aan ontwikkeling VMD 3.0

Invoeren Sap onderst VMD 3.0

2013

Borgen info voorz mat beheer

2014

MKM (in SAP)

Functionele specs MKM getoetst aan VMD
3.0

2012

Parallel aan ontwikkeling VMD 3.0

GBO

Gegevensbeheerrol gevoelig mat ingericht

2012

CBG opgericht. De invulling van
taken vindt gefaseerd plaats.

Opschonen
registratiesystemen
gevoelig

Overdragen geschoonde data aan CBG

2012

Gegeven de huidige vulling van het
CBG vindt overdracht naar
verwachting in 2013 plaats.

7

Thema

Verbetermaatregelen

Mijlpalen/
maatregel
gereed

Stand van zaken maatregel /
effect

materieel

Formatie, opleiding en kennis op orde brengen
Personeel
opleiden voor
adm sytemen
gevoelig mat

Doorvoeren herijkte leerdoelen
cryptobeheeropleiding Defensie

Monitoren opleidingen (voortgaande
activiteit)

Formatie
inrichten

Voorzien in
volledige
opleidingsbehoefte
matbeheer

2012

De kwalificaties en het beheer
m.b.t. een defensiebrede opleiding
worden tweede helft 2012 met de
DO’n besproken en
geïmplementeerd.

2014

Evalueren en borgen materieelbeheer
componenten in instroom- en
doorstroomopleidingen

2014

Inventarisatie opleidingen loopt.

Ontwikkelen generieke functiebeschrijvingen van functies met >70%
materieelbeheer activiteiten

2012

Afgerond. Functietyperingen voor
de functies die >70% beheer in
zich hebben zijn beschreven,
gewaardeerd door DCF en
aangeleverd aan de DO’n t.b.v. de
cVRP-en.

Implementatie generieke
functiebeschrijvingen voor functies met
>70% materieelbeheer-activiteiten

2012

Met de HDP en de
transitiemanagementteams van de
defensieonderdelen wordt in Q3/Q4
gekeken hoe de functietyperingen
kunnen worden meegenomen in
CVRP-en en in PeopleSoft.

Implementatie functiebeschrijvingen met
<70% materieelbeheeractiviteiten

2012

In Q3/Q4 verder overleg tussen
HDP en PMD hoe hier concreet
invulling aan te geven.

Loopbaan ontwerp gereed voor functies
met >70% materieelbeheeractiviteiten

2012

Wordt tweede helft 2013 gelet op
de uitrol van de nieuwe organisatie
per 2013.

Loopbanen ingericht voor functies met
>70% materieelbeheeractiviteiten

2013

Wordt 2014 gelet op de uitrol van
de nieuwe organisatie per 2013.

Formatie en functies materieelbeheer
geoperationaliseerd

2013

Evalueren en borgen werking

2014

Inventarisatie en analyse instroom- en
doorstroomopleidingen op aanwezighgeid
van materieel beheercomponenten

2012

Inventarisatie opleidingen loopt.
Naar verwachting is ultimo 2012
inzichtelijk welke opleidingen
aangepast en eventueel ontwikkeld
moeten worden.

Formuleren en doorvoeren kwalificaties
materieelbeheer in instroom- en
doorstroomopleidingen

2013

Hiervoor is een quick scan
ontwikkeld. Op basis van de
resultaten van de quick scan zullen
de kwalificaties op gebied van
materieelbeheer per (type)
opleiding bepaald en verwerkt
worden.

Evalueren en matchen opleidingscapaciteit

2014
8

Thema

Verbetermaatregelen

Mijlpalen/
maatregel
gereed

Stand van zaken maatregel /
effect

aan opleidingsbehoefte van de
defensieonderdelen
Kenniscentrum
materieelbeheer

Opstellen visie inrichting kenniscentrum
materieelbeheer

2012

Inrichten kenniscentrum materieelbeheer

2013

Tweede helft 2012.

Uitrol en beheer Monitor Kwaliteit Materieelbeheer / sturen op gedrag
Monitor
Kwaliteit
Materieelbeheer
(MKM)
doorontwikkel
-en

MKM defensiebreed uitgerold
Evaluatie checklisten en toelichting

Jaarlijks

MKM 2011 geëvalueerd en voor
2012 aangepast.
Gebruikersreacties worden
verzameld voor evaluatie MKM
2012.

Ontwikkelen checklist
cryptosleutels/documentatie

2012

Concept voorgelegd aan CDS/J6 ter
verdere behandeling

Ontwikkelen checklist CBO

2013

Concept is voorgelegd aan CDS en
CLAS als coördinerend OPCO,
opmerkingen worden nu verwerkt
in aangepaste checklist CBO.

Jaarlijks

Aanpassingen voor 2012
doorgevoerd. Gebruikersreacties
worden verzameld voor evaluatie
MKM 2012.

Evaluatie opzet MKM en werking BizzScore

Evaluatie werking MKM

MKM in SAP

2014

2013

MKM inbedden in HDBV en DMO

2013

Geborgde werking MKM

2014

Inbrengen MKM in SAP

2013

Behoeftestelling ten behoeve van
RFC gereed.

MKM operationeel in SAP

2014

Harmoniseren
normen
oordeelsvorming
Mat Beh

Normen harmoniseren met ADD en
beleidsinstructie appreciatie
materieelbeheer vaststellen

2012

Oplossen
incidenten en
analyse
structurele
aspecten
materieelbeheer

Voortgaande activiteit

Jaarlijks

Vanuit RJV 2011 aspecten
geanalyseerd en opgenomen als
specifieke maatregelen 2012

Sturen op
gewenst
gedrag

Doelgroepen benaderen aan de hand
uitslagen MKM; voortgaande activiteit

Jaarlijks

In evaluatiesessies bij de DO’n
meegenomen

Werkversie opgesteld,
harmonisering in 2012.
Beleidsinstructie wordt
werkinstructie.

Beheer materieel CBO
Beheer bij
uitzendingen

Analyse en afhandeling bevindingen
redeployment ISAF

2011

Onderhanden. Voor KKW en crypto
zijn verschillen afgehandeld. Met
BS2012020279 is in juni 2012 een
integraal beeld gegeven van de
restproblematiek. CDS werkt aan
een nota ter afhandeling van de
9

Thema

Verbetermaatregelen

Mijlpalen/
maatregel
gereed

Stand van zaken maatregel /
effect
resterende verschillen.

Inrichten besturingsmodel beheer voor het
uitzendgebied; inrichten regelgeving;
opzetten oefen en trainingsprogramma
voor uitzendingen

2012

Onderhanden. Het besturingsmodel
voor het beheer is opgenomen in
de Joint Logistieke Instructie
(JOLI). Concretisering voor een
specifieke missie vindt plaats in de
MSLI. Ook is hierin opgenomen op
welke punten de regelgeving
afwijkt van die voor de
vredesbedrijfsvoering. Met ingang
van PTG 4 wordt materieelbeheer
opgenomen in het oefen en
trainingsprogramma voor GPM.

Toepassen MKM voor het uitzendgebied;
evaluatie oefen en trainingsprogramma

2013

Tijdens PTG 4 zal een pilot
plaatsvinden met een
missiechecklist.

Borgen beheer in het uitzendgebied

2014

Personeelsbeheer
Generieke maatregelen
Betreft de volgende onvolkomenheden financieel beheer (nummer AAL en Defensieonderdeel):
16 kwaliteit informatievoorziening personeelsadministratiesystemen

Thema

Verbetermaatregelen

Afdoening
Peoplecheck
foutmeldingen door
Defensieonderdelen

Additionele bijeenkomsten
met Defensieonderdelen
om de foutmeldingen
inhoudelijk te bespreken

Mijlpalen/ maatregel
gereed
In 2011 zijn 5
bijeenkomsten
gehouden.
In 2012 staan 5
bijeenkomst gepland.

Sturing in P-ketenoverleg
Defensie

In 2011 is
deelgenomen aan 2
bijeenkomsten.
In 2012 wordt
deelgenomen aan 5
bijeenkomsten.

Kwaliteit
personeelsdossiers

Stand van zaken maatregel/
effect
Geen bijzonderheden.
Er zijn inmiddels bijeenkomsten
gehouden op 15 februari, 12 april en
13 juni. Begin september staat de
volgende bijeenkomst gepland.
Geen bijzonderheden.
Het onderwerp Peoplechecks is
inmiddels expliciet behandeld op de
bijeenkomsten van 21 februari en
19 juni. Medio september staat de
volgende bijeenkomst gepland.

Oppakken aantal
openstaande
Peoplecheckfouten
Defensieonderdelen

2011

2012

Aantal vergelijkbare
fouten en signalen is in
2011 aantoonbaar
gedaald, ten opzichte
van 2010 (gebaseerd
op dezelfde testen).

Geen bijzonderheden. Ontwikkeling
conform gestelde norm.

Uitvoeren plan van aanpak
'aanwezigheid "wettelijke"
documenten vereist in

Derde kwartaal 2012
ca. 68.000
personeelsdossiers

Inmiddels zijn ca. 34.000
personeelsdossiers gecontroleerd.
10

personeelsdossiers'.

gecontroleerd.

In het departementaal
beraad van 28 november
2011 is ingestemd met
een aantal maatregelen op het gebied van
capaciteit,
productiesnelheid en
kwaliteit - om te zorgen
dat de nieuwe einddatum
in 2012 gehaald wordt.

Het aantal nog te controleren
personeelsdossiers is dalende en
bedraagt nu ca. 31.000 dossiers. Dit
aantal is inclusief ca. 3.500
personeelsdossiers van reservisten.
Binnenkort zullen de
personeelsdossiers van CZSK,
Bestuursstaf en DMO gecontroleerd
en opengesteld zijn.
Daarna volgen de personeelsdossiers
van CDC en CLAS, de resterende
personeelsdossiers van CLSK zijn als
laatste ingepland.
Het aantal nog te verwerken
papieren CLSK documenten bedraagt
nog zo’n 13 verhuisdozen. Op dit
moment verwerkt FDC zo’n 3
verhuisdozen per week.

Notitie structurele borging
kwaliteit
personeelsdossiers

Eerste kwartaal 2012

Tussentijdse
voortgangsevaluatie

Eerste kwartaal 2012

De werkzaamheden zijn zodanig
ingepland dat de controle op de
wettelijk vereiste documenten in
week 50 is afgerond. Voor de
resterende CLSK personeelsdossiers
is de inventarisatie inmiddels voor
een kwart afgerond.
Inmiddels zijn diverse
borgingsmaatregelen in uitvoering
zoals:
•
het opschonen van de bestaande
raadpleegautorisaties DIS-P;
•
het actualiseren van de
bestaande autorisatiematrix;
•
het beperken van papieren
aanwas. Inmiddels heeft HDIO
ingestemd met het voorstel om
direct te stoppen met het
toevoegen van papieren kopieën
van uitgaande documenten van
reguliere P&O-processen
(documenten DC HR) aan het
papieren personeelsdossier. De
werkzaamheden bij DC HR en
het Centraal archief
personeelsdossiers Defensie zijn
hierop inmiddels aangepast.
Binnenkort wordt aangereikt een
overzicht met werknemers die de
gevraagde documenten niet hebben
aangeleverd ondanks herhaald
rappel.
Reguliere terugkoppeling in MT HDP

11

MIVD
Generieke maatregelen
Betreft de volgende onvolkomenheid (nummer AAL en Defensieonderdeel):
17 Achterstanden screening MIVD

Thema

Verbetermaatregelen

Achterstanden
screening
vertrouwensfuncties

Werving: ook actief
personen benaderen
voor functies binnen het
proces van VO, omdat
vacaturebank
onvoldoende effect
heeft.

Mijlpalen/
maatregel gereed
Wordt al gedaan

Stand van zaken maatregel/ effect
Het PAS in Amsterdam zal in
september a.s. enige personen testen.
De actuele vullingcijfers1:
BVD: 22 van 30 (010113 = 26) functies
gevuld = 73,3% met 5 (3)
burgervacatures en 3 (0) militaire
vacatures.
BVO: 60 van 82 (010113 = 66) functies
gevuld = 72,3% met 3 (0)
burgervacatures en 19 (11) militaire
vacatures.
De vulling (100% is echt noodzakelijk)
van vooral militaire functies blijft een
probleem (met name KM), waarbij
volstrekt onvoldoende aandacht bestaat
voor het feit dat de functies op niveau
AOO alleen met ervaren mensen kunnen
worden gevuld en alleen het niveau
SM(JR) het instroomniveau is. Op dit
moment is men bezig met werven voor
twee van de drie burgervacatures bij BVD
(derde functie is er pas per 010113) en
enkele militaire functies.

1

Bij hernieuwde
onderzoeken op A/Eniveau geen
veldonderzoek meer,
tenzij bijzonderheden dat
alsnog noodzakelijk
maken.
Maatwerk bij initiële
onderzoeken A/E.

Medio juni

Voorraad bij veldorganisatie loopt terug

Medio juni

Bezien of tijdelijke
interne verplaatsing van
personeel mogelijk is.

Eerste helft juli

Ca. 600 onderzoeken die reeds bij de
veldorganisatie lagen, zullen alsnog in
beginsel uitsluitend administratief worden
afgedaan. Hierdoor kan de achterstand
sneller worden ingelopen.
Ca. 20 medewerkers van de
veldorganisatie en andere bureaus worden
sinds medio augustus extra ingezet voor
het uitvoeren van voornamelijk
administratieve onderzoeken. Deze
capaciteit zal ook de 600 onderzoeken die
bij de veldorganisatie zijn teruggehaald,
afwikkelen.

tussen haakjes de vacatures resterend nadat wachtenden op VGB en functies die vervallen per 010113 in

mindering zijn gebracht.
12

Opnieuw vaststellen wat
het Veiligheids
MachtigingsNiveau
(VMN) van alle functies
bij Defensie is, e.e.a. in
relatie tot de
reorganisatie Defensie
(91 projecten).
Alle militaire functies op
minimaal VMN B.

010113

Aantal burgerfuncties niet langer een
vertrouwensfunctie.
Aantal vertrouwensfuncties gaat in VMN
naar beneden. Aantallen nog onbekend.
Hierdoor zou het aantal VO’n teruglopen.
Een militair op C moet namelijk B hebben
bij uitzending (en is dus feitelijk niet
uitzendgereed)

010113

13