Tweede Kamer der Staten-Generaal

2

Vergaderjaar 2009–2010

31 460

Project SPEER

Nr. 8

BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN DEFENSIE
Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
Den Haag, 12 oktober 2009
Met deze brief informeer ik u, zoals afgesproken, over de voortgang van
het programma SPEER. Deze rapportage betreft de periode 15 maart 2009
tot 15 september 2009.
Opzet
Deze rapportage begint met een samenvattend oordeel over wat het afgelopen half jaar is bereikt. Vervolgens ga ik, gebruikmakend van de
elementen uit het overeengekomen format (kamerstuk 31 460, nr. 1),
dieper in op de voortgang en ontwikkeling van het programma. In deze
rapportage kom ik de toezeggingen na die ik heb gedaan in de vorige
rapportage van 1 april 2009, tijdens het algemeen overleg van 10 juni jl.
en tijdens het wetgevingsoverleg van 16 juni jl. De rapportage is voorts in
overeenstemming met de motie-Eijsink die in dat wetgevingsoverleg is
ingediend en die ik heb aangemerkt als ondersteuning van het beleid.
Achtereenvolgens komen aan de orde:
I Samenvattend oordeel;
II de begrenzing in resultaat: de doelen en de reikwijdte van het
programma;
III de begrenzing in geld: de financiën, verdeeld in investeringen en
exploitatie;
IV de begrenzing in tijd: de voortgang van het programma, de planning,
de mijlpalen en de programmaopbrengsten;
V de risico’s;
VI de sturing en de beheersing van het programma SPEER, inclusief de
onderwerpen audits en (kwaliteits)onderzoeken;
VII overige bijzonderheden.

KST135790
0910tkkst31460-8
ISSN 0921 - 7371
Sdu Uitgevers
’s-Gravenhage 2009

Tweede Kamer, vergaderjaar 2009–2010, 31 460, nr. 8

1

I Samenvattend oordeel
Het afgelopen half jaar zijn er belangrijke stappen gezet in het programma
SPEER. Op 8 juni is de eerste operationele eenheid, het fregat Hr.Ms. van
Speijk, overgegaan op het materieellogistieke ERP-systeem van SAP. Dit
was mogelijk na een grondige en intensieve voorbereiding en door de
inzet van de betrokken personeelsleden. Behalve de Van Speijk is ook de
direct ondersteunende walorganisatie op ERP overgegaan. Hiermee is een
begin gemaakt met de invoering van ERP in de materieellogistieke keten.
Gelijktijdig is er een geslaagde upgrade van Finad uitgevoerd. De positieve ervaringen tot nu toe doen onder gebruikers het besef toenemen dat
het systeem een verbetering betekent voor de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden. Voor de acceptatie van het programma is dit van
groot belang.
Dit resultaat kwam niet vanzelf. Als gevolg van de in de vorige rapportage
genoemde personele ondervulling en het achterblijven van het databeheer, hebben het detailontwerp en de opzet van het materieellogistieke
gegevensbeheer achterstand opgelopen. Om de gevolgen hiervan voor de
totale programmaplanning goed in beeld te krijgen is in mei een
«peilstoktoets» uitgevoerd; een korte, intensieve review van het hele
programma SPEER. De uitkomst van deze toets luidde dat de eerste live
overschakeling in de zeeketen volgens plan kon doorgaan, maar dat het
goed is het programma, binnen de gestelde kaders van tijd en geld, op
punten te herfaseren en enkele tussentijdse maatregelen te treffen.
Daarbij gaat het om maatregelen betreffende de inrichting van de
(data)beheerorganisatie, het verwerken van lessons learned in de toe te
passen migratie en de verdere migratieplanning, en om het verder op
orde brengen van enkele randvoorwaardelijke activiteiten, zoals opleidingen, testprocedures en systeemdocumentatie, zodat gelijke tred wordt
gehouden met de projectplannen. Om dit te bewerkstelligen is een
consolidatieperiode van een paar maanden ingelast.
In de afgelopen rapportageperiode is ook het migratieplan materieellogistiek verder uitgewerkt. Deze uitwerking is gericht op de tijdstippen
waarop de diverse eenheden migreren. Het migratieplan is van belang
voor het moment waarop oude informatiesystemen (legacy) kunnen
uitfaseren en de programmaopbrengsten kunnen worden geïncasseerd.
Naar het zich nu laat aanzien hebben de herfasering en tussentijdse maatregelen geen gevolgen voor de begrenzing van SPEER fase 1 in product,
tijd en in geld; de voltooiing van fase 1 is nog steeds midden 2014 voorzien met een investeringsbudget van € 268,1 miljoen. De personele bezetting in het programma verbetert geleidelijk en het ziet er naar uit dat in
oktober een vooralsnog aanvaardbare vulling van 89 procent wordt
bereikt. Kwantitatief is dit een verbetering, maar er is extra aandacht
nodig om de vulling van de programmaorganisatie ook kwalitatief op
niveau te houden. Het project Data is onverminderd kritisch en de maatregelen voor de vulling van de tijdelijke organisatie voor het gegevensbeheer behouden prioriteit.
Tot slot is de afgelopen periode de inventarisatie van de programmaopbrengsten gemaakt. Wat het aantal te reduceren formatieplaatsen
betreft, staat de oorspronkelijke doelstelling overeind, hoewel de gedetailleerde invulling ervan niet probleemloos verloopt. Zo zijn door eerdere
reducties ook al plekken verdwenen. Zowel de verdeling van de reducties
over de defensieonderdelen als de tijdige uitvoering ervan vergt nog
nadere besluitvorming. In hoofdstuk IV wordt hierop concreet ingegaan.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2009–2010, 31 460, nr. 8

2

DE BEGRENZING IN RESULTAAT
II Doelen en reikwijdte van het programma
De doelstellingen van het programma SPEER zijn onveranderd gebleven.
De normen voor het bereiken van deze doelstellingen en de streefwaardes/indicatoren daarvoor worden, zoals op 16 juni toegezegd, in onderstaand overzicht getoond. Het is een actualisering van het overzicht van
juni 2008 (Kamerstuk 31 460, nr, 2).
Tabel 1, doelstelling, norm, streefwaarde/indicator en stand van zaken
Doelstelling

Norm

Streefwaarde/ indicator

Stand van zaken

1. de ondersteuning van een defensiebrede, paarse
bedrijfsvoering en joint operationeel optreden

Volledige bevoorradingsketen voorzien van
uniforme IV-ondersteuning (één ERPsysteem voor de gehele
keten)
Alle betrokken processen
bij de defensieonderdelen gestandaardiseerd
en geïntegreerd

ERP-technologie volledig
uitgerold in de functiegebieden: financiën,
transport, bevoorrading
en verwerving

ERP-technologie volledig
uitgerold in het financiële
functiegebied; overige
functiegebieden volgen
stapsgewijs (zie ook het
overzicht in hoofdstuk IV).
ERP-technologie volledig
uitgerold in het financiële
functiegebied; overige
functiegebieden volgen
stapsgewijs (zie ook het
mijlpalenoverzicht in
hoofdstuk IV).

2. de ondersteuning van het besturingsmodel

3. doelmatigheidswinst door procesefficiency en de
herbelegging van processen

Alle besparingen
toegewezen aan de
defensieonderdelen en
ingeboekt in de begroting

4. doelmatigheidswinst en betere beheersbaarheid van
het IV-beheer door de uitfasering van de legacy
systemen.

Alle grote legacy
systemen vervangen
door één ERP-systeem

ERP-technologie volledig
uitgerold in het financiële
functiegebied in 2008; in
het bevoorradings- en
verwervingsfunctiegebied midden 2014 en
bij de onderhoudseenheden van CZSK,
CLAS, en CLSK in 2014
Eerste deel besparingen
(60% van 1030 VTE’n =
668 VTE’n én 25 procent
van € 80 = 20 M€)
gedurende fase 1 SPEER.
De legacy systemen op
matlog en financieel
gebied (GVKKA,
VASLOGDOC, VA/ALVA,
IMDS, CVBKL, BBSKL,
CDOS 1/2/3, OBVT)
uitgefaseerd midden
2014

Eerste 164 VTE’n verbijzonderd (zie vorige rapportage).
Voor het restant fase 1 (504
VTE’n en 20M€) zie
hoofdstuk IV.
GVKKA uitgefaseerd.
Uitfasering van de overige
systemen volgt uit de
matlog migratieplanning.

De reikwijdte van het programma luidt onverminderd:
– de defensiebrede migratie van de financiële processen naar SAP
(Finad);
– de bouw en de migratie van logistieke basisfunctionaliteiten ten
behoeve van de uitrol bij de operationele commando’s (SAP kernel 1);
– de bouw en migratie van basis- en geavanceerde logistieke functionaliteiten in de eerste plaats ten behoeve van de Defensie Materieelorganisatie (DMO) en het Commando Diensten Centra (CDC) (SAP
kernel 2).
DE BEGRENZING IN GELD
III Financiën
Het programma SPEER heeft een investeringsbudget en een exploitatiebudget. Deze budgetten vormen het budgettaire kader van het
programma.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2009–2010, 31 460, nr. 8

3

Investeringen
Het programma SPEER beschikt over een projectvolume van € 268,1
miljoen ten behoeve van investeringsuitgaven. Daarvan is tot en met 2008
€ 133,3 miljoen uitgegeven. Voor de periode 2009 tot en met midden 2014
resteert dus een bedrag van € 134,8 miljoen, waarvan € 44,4 miljoen voor
2009. In 2009 wordt het investeringsbudget vooral aangewend voor het
detailontwerp van kernel 2, de verbetering van kernel 1, de invoering van
SAP in de maritieme keten van het materieellogistieke functiegebied en de
voorbereiding op de invoering in de andere ketens. Het investeringsbudget is zichtbaar in de begroting van Defensie op beleidsartikel 26 waar
het programma als IV-investering is toegelicht onder de noemer ERP/M&F
(SPEER). In tabel 2 zijn de verrichte en voorziene investeringsuitgaven in
het programma SPEER weergegeven. De budgetten in de tabel vormen de
basis voor verantwoording in volgende voortgangsrapportages.
Tabel 2: investeringsbudget ERP/M&F tot en met 2014 (bedragen in € miljoen)
Activiteiten/projecten

Realisatie t/m
2008

Raming
2009

2010

2011

2012

2013

2014

Totaal

1. Programma-aanpak

56,5

11,8

7,8

5,1

3,7

3,7

0,1

88,7

2. High Level Design
– Financiële domein
– Materieellogistieke domein

3,2
0,2
3,0

0,1

3. Detailontwerp en bouw

46,8

17,3

14,3

7,6

4. Migratie
– Migratievoorbereiding
– Project FINAD
– Project Grondgebonden optreden
– Project Maritieme keten
– Project Luchtgebonden keten
– Project Data

18,6
5,4
11,3
1,7

15,2

15,4

18,6

7,8

3,8

2,4

0,5
2,8
4,1
3,9
3,9

0,5
8,9
2,7
1,8
1,4

1,3
12,3
2,7
2,4

0,5
4,8
1,4
1,2

2,2
1,0
0,6

1,5
0,2
0,7

5. Beheer

8,2

Totaal

0,3

133,3

3,3
0,2
3,1

0,1

86,0
81,9
5,4
14,0
34,2
12,1
10,6
5,6
8,2

44,4

37,5

31,4

11,5

7,5

2,5

268,1

Toelichting bij de tabel
Ten opzichte van de vorige Voortgangsrapportage zijn in de tabel de
volgende wijzigingen aangebracht:
1) Tot en met 2007 zijn ten laste van het investeringsbudget uitgaven
gedaan die naar de aard daarvan onder de noemer «beheer» vallen.
Deze uitgaven worden vanaf nu in tabel 2 apart zichtbaar gemaakt.
Gedacht moet worden aan uitgaven voor testomgevingen, applicatiebeheer en netwerken. Uitgaven voor beheer komen met ingang van
2008 ten laste van het budget voor exploitatievoorbereiding.
2) Op basis van realisatieverwachtingen zijn verschuivingen in de meerjarige reeks verwerkt. Daarbij is de raming voor 2009 verlaagd van
€ 48,1 miljoen tot € 44,4 miljoen. Van het investeringsbudget voor
2009 is tot nu toe € 29,5 miljoen uitgegeven (stand 1 september).
Exploitatie
Het programma SPEER beschikt over een exploitatiebudget voor de voorbereidingen op de invoering van SAP. De omvang van dit exploitatiebudget is € 117,3 miljoen. Het exploitatiebudget wordt grotendeels aangewend voor interne leveringen door de Bedrijfsgroep IVENT. Het budget
voor exploitatievoorbereiding maakt deel uit van de ramingen voor

Tweede Kamer, vergaderjaar 2009–2010, 31 460, nr. 8

4

«exploitatie informatievoorziening» op beleidsartikel 26 van de defensiebegroting. Van het exploitatiebudget voor 2009 is tot dusver € 7,0 miljoen
uitgegeven (stand 1 september).
Tabel 3: exploitatiebudget ERP/M&F tot en met 2014 (bedragen in € miljoen)
Activiteiten/projecten

Realisatie t/m
2008

Raming
2009

2010

2011

2012

2013

2014

Totaal

1. Kennisoverdracht
2. Programmaondersteuning
3. Datamigratie, synchronisatie en
onderhoud
4. Testomgevingen
5. Beheer programmalandschap
6. ICT-infrastructuur

1,0
4,4
4,4

3,0
3,7
8,5

2,5
3,8
6,2

1,8
3,5
3,7

1,7
3,0
0,7

1,7
3,0
0,1

0,3
0,5

11,9
21,9
23,5

1,0
5,2
3,6

5,5
6,5
3,9

2,8
6,6
2,2

1,9
5,6
2,0

1,1
4,2
2,0

1,0
3,1
1,5

0,2
0,5

13,5
31,5
15,3

Totaal

19,5

31,2

24,0

18,5

12,7

10,4

1,5

117,3

Gelijktijdig beheer van SAP en legacy
In de vorige rapportage (Kamerstuk 31 460, nr. 6) is uitgelegd dat er tijdelijk sprake zal zijn van gelijktijdige beheerskosten van de legacy systemen
en de ingevoerde SAP-systemen. In de voorbereiding van de begroting
2010 is vastgesteld dat deze uitgaven deel uitmaken van de ramingen
voor «exploitatie informatievoorziening» op beleidsartikel 26 van de
defensiebegroting. Daarin is de volgende meerjarige reeks verwerkt:
Tabel 4: tijdelijke uitgaven voor beheer tot en met 2014 (bedragen in € miljoen)

Tijdelijk hogere uitgaven voor beheer

2009

2010

2011

2012

2013

2014

Totaal

10,4

11,3

12,6

16,5

18,1

18,1

87

Inzet intern en extern personeel
In het programma SPEER zijn op dit moment (omgerekend naar volledige
functies) 470 medewerkers werkzaam, waarvan 319 defensiemedewerkers
en 151 externe medewerkers (dit aantal schommelt). Het externe personeel wordt niet ingezet op formatieplaatsen van Defensie. Het gaat om
uitbesteed werk dat samen met de defensiemedewerkers wordt verricht.
In tabel 5 is de verdeling hiervan per deelproject weergegeven.
Tabel 5: inzet intern en extern personeel per 1 september 2009 (aantal vte’en)
Activiteiten/projecten

Intern cat. A

Intern cat. B

Intern Totaal

Extern

Totaal

1. Programma-aanpak

89

49

138

33

171

2. High Level Design

0

0

0

0

0

3. Detailontwerp en bouw

39

3

42

68

110

4. Migratie
– Project FINAD
– Project Grondgebonden optreden
– Project Maritieme keten
– Project Luchtgebonden keten
– Project Data

118
9
38
31
30
10

21
0
5
1
1
14

139
9
43
32
31
24

50
6
11
10
9
14

189
15
54
42
40
38

Totaal

246

73

319

151

470

Tweede Kamer, vergaderjaar 2009–2010, 31 460, nr. 8

5

Toelichting bij de tabel
Omwille van de financiering wordt bij intern personeel onderscheid
gemaakt tussen medewerkers van de defensieonderdelen (categorie A) en
medewerkers van de Bedrijfsgroep IVENT (categorie B). De inzet van
categorie A wordt gefinancierd uit de reguliere apparaatbegrotingen van
de defensieonderdelen, terwijl de inzet van categorie B ten laste komt van
het exploitatiebudget van SPEER. Externe medewerkers, ten slotte,
worden gefinancierd uit het investeringsbudget van SPEER.
DE BEGRENZING IN TIJD
IV Voortgang van het programma, planning en mijlpalen
In mei is de eerste «peilstoktoets» uitgevoerd. Deze toets had tot doel vast
te stellen of het programma in zijn volle omvang kon worden voorgezet
binnen de huidige grenzen (doel, geld en tijd). Onderzocht is welke
gevolgen de bekende risico’s – de personele tekorten, het achterblijven
van de organisatie voor het databeheer – zouden hebben voor de voortgang van het programma en wat de mogelijkheden zijn om deze risico’s
met maatregelen te ondervangen. Er zijn voorstellen gedaan om het
programma verder te stroomlijnen, zoals de vereenvoudiging van de
migratiemethodiek, verkleining van het aantal overgangsmomenten en de
nadere fasering van de nieuwe ERP-functionaliteiten. Ook is geconstateerd dat een consolidatieperiode nodig is om een aantal onderwerpen,
zoals opleidingen, testprocedures en systeemdocumentatie, op orde te
brengen.
Intussen is een aanvang gemaakt met de uitvoering van de aanbevelingen, waaronder de invoering van de consolidatieperiode. Omdat deze
periode betrekking heeft op activiteiten die niet op het kritieke pad van de
programmaplanning liggen, leidt dit niet tot uitloop van het programma.
Het gaat dus om een aanpassing van de planning binnen de gestelde
begrenzing in tijd en geld.
Op basis van de bevindingen van de «peilstoktoets» is nog eens goed
gekeken naar de migratieplanning in de vorige rapportage. Deze planning
beschrijft de tijdstippen waarop de uiteenlopende eenheden migreren en
is zodoende bepalend voor de tijdstippen waarop oude informatiesystemen kunnen uitfaseren. Besloten is de voornoemde migratiestrategie en
-planning op een aantal punten aan te passen. De prioriteit wordt verlegd
van de uitbreiding met nieuwe functionaliteiten naar:
– de verbreding van de doelgroepen die van de nieuwe processen en het
ERP-systeem gaan gebruikmaken;
– de optimalisering van de ondersteuning en de volledige invoering
(sluiten van de keten) in de basisprocessen;
– het zo spoedig mogelijk uitfaseren van legacy systemen.
De onderliggende projecten
Het programma SPEER behelst projecten die het fundament van de
ERP-migratie vormen, te weten High Level Design MATLOG, Detailontwerp & Bouw en Data, en een aantal projecten die gericht zijn op de
invoering van het ERP-systeem als zodanig. Dit zijn de projecten Zeeketen,
Luchtketen, keten Grondgebonden Optreden en FINAD. Alle zeven
projecten komen hieronder aan de orde.
1. Het project High Level Design MATLOG is eind maart 2009 voltooid.
De uitgaven aan het ontwerp bedroegen € 3,3 miljoen.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2009–2010, 31 460, nr. 8

6

2. Het project Detailontwerp & Bouw (DO&B).
Het project DO&B is gericht op het onderhoud van het ERP-systeem dat
intussen in gebruik is genomen – in het bijzonder door middel van kernel
1-aanvullingen ten behoeve van de MATLOG-migratie bij de operationele
commando’s – en de ontwikkeling van nieuwe ERP-functionaliteiten voor
onder meer DMO en CDC (kernel 2). Het project DO&B heeft vertraging
opgelopen door personele onderbezetting, de inzet van DO&B-personeel
elders in het programma en de ingelaste consolidatieperiode. Toch heeft
dit geen gevolgen voor de looptijd van het programma als geheel. Dit
komt omdat de reeds ter beschikking gestelde ERP-functionaliteit (kernel
1) met enkele tijdelijke bedrijfsvoeringsmaatregelen toereikend blijkt te
zijn voor een verdere uitrol in het materieellogistieke functiegebied. Door
de planning van kernel 2 aan te passen en in te spelen op de prioriteiten in
het migratieproces, kan worden voorkomen dat de activiteiten van DO&B
het kritieke pad van het programma beïnvloeden.
Van het totale projectbudget voor Detailontwerp en Bouw (€ 86,0 miljoen)
is tot nu toe € 56,9 miljoen uitgegeven, waarvan € 10,1 miljoen in 2009
(stand 1 september).
3. Het project Data.
Ten behoeve van de overschakeling van het eerste fregat op de SAPomgeving is een «datamigratiestraat» met bijbehorende middelen ingericht om de data vanuit de legacy systemen te kunnen overzetten naar het
SAP-systeem. Deze speciale werkomgeving functioneert in technisch en
kwalitatief opzicht goed en biedt een basis voor de verdere materieellogistieke datamigratie. Het streven is er op gericht midden 2011 het
gegevensbeheer te hebben belegd in de reguliere organisatie. Het grote
belang van gegevensbeheer voor de geïntegreerde, met ERP ondersteunde informatievoorziening is intussen in beleid vastgelegd en de
organisatorische gevolgen hiervan worden samen met de defensieonderdelen doorgenomen.
Het is tussen nu en 2011 van groot belang dat de capaciteit op het gebied
van het gegevensbeheer in het juiste tempo en defensiebreed wordt
gebundeld, zodat gelijke tred kan worden gehouden met de invoering van
SAP. Daarom wordt een tijdelijke organisatie voor gegevensbeheer voorbereid die de basis moet vormen voor verdere opschaling tot midden
2011, waarna het gegevensbeheer zijn definitieve vorm zal bereiken. De
tijdelijke organisatie voor het gegevensbeheer moet nog dit najaar aan de
slag zijn, want dat is kritisch voor de datamigratie en daarmee voor het
tijdig afmaken van het programma. Het heeft daarom de hoogste prioriteit.
Van het totale projectbudget voor Data (€ 5,6 miljoen) is tot nu toe € 2,9
miljoen uitgegeven, waarvan € 2,6 miljoen in 2009 (stand 1 september).
4. Het ketenproject Zee
Dit ketenproject is op 8 juni 2009 live gegaan op het fregat Hr.Ms. van
Speijk, inclusief de direct betrokken materieellogistieke walondersteuning.
De eerste gebruikerservaringen zijn positief en er zijn geen ernstige tekortkomingen geconstateerd. In de aanloop naar de overgang op 8 juni is
gewerkt aan een zo «paars» mogelijke datamigratie. De ervaringen die
hiermee zijn opgedaan zullen bij de andere ketenprojecten worden
gebruikt. Ook op andere gebieden – opleidingen, beheer, testen – zullen
de ervaringen van de zeeketen worden meegenomen. In juni 2009 is na de
overgang direct een interne evaluatie uitgevoerd. De inzichten en resultaten zullen worden gebruikt bij de invoering van het systeem op de
volgende schepen en in de overige ketenprojecten. Hr.Ms. Van Speijk
vaart vanaf augustus met het systeem. De operationele ervaringen die

Tweede Kamer, vergaderjaar 2009–2010, 31 460, nr. 8

7

hierbij worden opgedaan zullen eveneens worden benut bij de verdere
uitrol van het systeem in de overige ketens.
Voor het einde van het jaar is de overgang op SAP op het fregat Hr.Ms.
van Amstel (het zusterschip van Hr.Ms. van Speijk) voorzien als onderdeel
van tranche 1 van de zeeketen. Er wordt nog bepaald welk schip als derde
op SAP zal overgaan en wanneer dat zal gebeuren. Als gevolg van de
aanpassing van de planning die eerder in deze brief is toegelicht, wijkt dit
vooruitzicht af van de vorige rapportage waarin nog stond dat het tweede
en derde schip in de tweede helft van 2009 op SAP zouden overgaan.
Van het totale budget voor het maritieme ketenproject (€ 12,1 miljoen) is
tot nu toe – en volledig in 2009 – € 3,7 miljoen uitgegeven (stand
1 september).
5. Het ketenproject Grond Gebonden Optreden
Een rechtszaak die een van de marktpartijen had aangespannen tegen de
gunningsuitslag van een migratiecontract is door Defensie gewonnen. De
benodigde contracten zijn nu getekend, zodat het ketenproject GGO
voldoende tempo maakt met de uitvoering van de eerste tranche. De
eerste migraties van deze keten worden volgens planning uitgevoerd in
het derde kwartaal van 2010. Het projectplan GGO zal worden aangepast
aan de nieuwe migratiestrategie. De verwachting is dat het ketenproject
onveranderd in 2014 wordt voltooid.
Van het totale budget voor het project Grondgebonden Optreden ( € 34,2
miljoen) is tot nu toe € 2,7 miljoen uitgegeven, waarvan € 1,1 miljoen in
2009 (stand 1 september).
6. Het ketenproject Lucht
Bij dit project zijn de voorbereidingen van de invoering van SAP ten
behoeve van de NH90-helikopter in volle gang. De werkzaamheden liggen
op schema. Er zijn nog enkele problemen met de personele vulling, vooral
op het vlak van data, maar deze worden opgelost met een tijdelijke verhoging van de personeelscapaciteit van de migratiepartners. De verwachting
is dat de overgang per februari 2010 wordt gehaald. De voorbereidingen
voor de verdere uitrol met kernel 2 en de aanbestedingsactiviteiten voor
de volgende tranche zijn begonnen.
Van het totale budget voor het luchtgebonden ketenproject (€ 10,6
miljoen) is tot nu toe – en volledig in 2009 – € 2,8 miljoen uitgegeven
(stand 1 september).
7. Het project Finad
Finad is ruim een jaar in gebruik en functioneert naar behoren. Op een
aantal punten zijn nog verdere verbeteringen voorzien. Uit een recente
draagkrachtmeting onder alle eindgebruikers blijkt dat men steeds beter
zijn weg weet te vinden.
Intern is de evaluatie van de jaarovergang 2008–2009 klaar en er zijn in
overleg met de Audit Dienst Defensie diverse verbeteringsmaatregelen
opgesteld. Een aantal daarvan heeft geleid tot aanpassingen in het
systeem die in september zijn doorgevoerd. Omdat er prioriteit wordt
gegeven aan een probleemloze totstandkoming van de volgende jaarrekening, wordt begin oktober een tussentijdse verantwoording van de jaarovergang 2009–2010 uitgevoerd.
Door de overgang van Hr.Ms. Van Speijk op SAP is duidelijk geworden dat
de doorwerking van de financiële componenten in de materieellogistieke
processen extra aandacht behoeft.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2009–2010, 31 460, nr. 8

8

Van het totale budget voor het project Finad (€ 14,0 miljoen) is tot nu toe
€ 11,4 miljoen uitgegeven (stand 1 september).
Het mijlpalenoverzicht
Het mijlpalenoverzicht kent ten opzichte van de vorige voortgangsrapportage enkele verschuivingen. Deze betreft onder meer het moment waarop
kernel 2 volledig wordt opgeleverd en de migratie van de ketenprojecten
(sommige tranches eerder, andere later). Zoals gemeld aan het begin van
dit hoofdstuk IV is het mijlpalenoverzicht aangepast aan de uitkomsten
van de «peilstoktoets» en de ontwikkelde migratiestrategie. De verschuivingen vallen binnen de totale migratieperiode. De eerder genoemde
verdere uitwerking van de migratieplanning is gericht op het concreter
plannen van de mijlpalen.
Tabel 6: mijlpalenoverzicht
Mijlpaal

Toelichting

Datum gereed

Migratie maritieme keten,
Eerste tranche

Datum waarop de eerste tranche maritieme
keten wordt voltooid.

Eerste kwartaal 2010

Migratie Luchtketen,
Eerste go live (NH90)

Datum waarop kernel 1 functionaliteit in de
luchtketen in werking treedt.

Eerste kwartaal 2010

Migratie Luchtketen
Eerste tranche

Datum waarop de eerste tranche luchtketen
wordt voltooid.

Tweede kwartaal 2010

Migratie Grond Gebonden keten,
Eerste go live (320 Matlog peloton)

Datum waarop kernel 1 functionaliteit in de
keten Grond Gebonden Optreden in werking
treedt.

Vierde kwartaal 2010

Migratie Grond Gebonden keten,
Eerste tranche

Datum waarop de eerste tranche in de
grondgebonden keten wordt voltooid.

Eerste helft 2011

Project Data,
Oplevering Centraal Gegevensbeheer.

Datum waarop het tijdelijke centrale
gegevensbeheer overgaat naar de reguliere
centrale gegevensbeheerorganisatie.

Midden 2011

Oplevering eerste releasekernel 2. (release 2.0)

Datum waarop de eerste deellevering van
kernel 2 functionaliteiten ter beschikking
gesteld kunnen worden aan gebruikersorganisatie.

Midden 2011

Migratie maritieme keten,
Tweede tranche (primeur Divisie Logistieke Diensten)

Datum waarop het eerste deel van kernel 2
functionaliteit is beproefd in de maritieme
keten.

Tweede helft 2011

Migratie Luchtketen,
Tweede tranche (primeur PC-7)

Datum waarop het eerste deel van kernel 2
functionaliteit is beproefd in de luchtketen.

Tweede helft 2011

Migratie Maritieme keten,
Derde tranche

Datum waarop de volledige uitrol binnen de
maritieme keten is voltooid.

Tweede helft 2012

Migratie Grond Gebonden keten,
Tweede tranche (primeur DVVO en TRANSPORTBT 100+200)

Datum waarop deellevering kernel 2 met
transportfunctionaliteit is beproefd in de
grondgebonden keten.

Tweede helft 2013

Oplevering laatste releasekernel 2 (release 2.3)

Datum waarop de laatste deellevering van
kernel 2-functionaliteiten ter beschikking
gesteld kunnen worden aan gebruikersorganisatie.

Tweede helft 2013

Migratie Luchtketen, opschaling, tweede tranche (inclusief
opschaling)

Datum waarop de volledige uitrol binnen de
luchtketen is voltooid.

Midden 2014

Migratie keten Grond Gebonden Optreden, opschaling, derde
tranche

Datum waarop de volledige uitrol binnen de
keten grondgebonden optreden is voltooid.

Midden 2014

Tweede Kamer, vergaderjaar 2009–2010, 31 460, nr. 8

9

Programmaopbrengsten
De afgelopen maanden zijn de te behalen opbrengsten (668 vte’n in
SPEER fase 1 en jaarlijks € 20 miljoen in de materieelexploitatie) opnieuw
tegen het licht gehouden. Hierbij is onder meer gebruikgemaakt van de
ervaringsgegevens van de firma SAP op grond van de ERP-toepassingen
overal ter wereld. Met deze benchmark is getoetst of de aannames van
eind 2003 met betrekking tot de opbrengsten van SPEER realistisch waren
en of de beoogde vermindering van functies werkelijk mogelijk is. Zoals
bekend moeten de opbrengsten worden gevonden in het materieellogistieke functiegebied en in het functiegebied planning en control. Zij
vloeien voort uit de mogelijkheden die het ERP-systeem biedt om de
processen doelmatiger te laten functioneren en de verwachting dat het
werken met één systeem en met dezelfde processen de mogelijkheid biedt
de organisatie doelmatiger in te richten. Uit het onderzoek is gebleken dat
het niet eenvoudig zal zijn de beoogde opbrengsten te verwezenlijken. De
organisatie van 2003 is immers niet meer dezelfde als die van nu.
Voorts is er sprake van een faseverschil tussen de opbrengsten zoals die
in de begroting zijn ingeboekt (vanaf 2010) en het moment waarop ze in
werkelijkheid worden behaald. Dit hangt samen met de migratiesystematiek die er omwille van de zorgvuldigheid op is gericht kleinschalig met de invoering te beginnen en vervolgens op te schalen binnen
de ketens. Dit Madurodam-principe was nog geen onderdeel van de planning in 2003. Dit impliceert dat opbrengsten in hun volle omvang niet
voor het einde van SPEER fase 1 kunnen worden behaald. Dit neemt niet
weg dat Defensie vasthoudt aan de oorspronkelijke doelstelling zoals
vastgelegd in de begroting 2010 en de meerjarenraming, ook uit budgettaire noodzaak.
De opbrengsten van € 20 miljoen in de materieelexploitatie zullen, zoals ik
in het overleg van 10 juni jl. heb gemeld, vanaf 2014 worden behaald.
V Risico’s
In de vorige rapportage heb ik gemeld wat de drie grootste risico’s voor
het programma zijn. De ontwikkelingen in de afgelopen periode leiden tot
het volgende beeld.
1. Capaciteit SPEER. De huidige programmaplanning is alleen haalbaar
als de personele vulling van het programma ten minste 85 procent
bedraagt. Het programma SPEER is hiervoor volledig afhankelijk van
de capaciteit (kwantitatief en kwalitatief) die vanuit de defensieonderdelen beschikbaar wordt gesteld. De wervingsinspanningen zijn geïntensiveerd om op uiterlijk 1 oktober 2009 deze streefwaarde van 85
procent te behalen. Dit is gelukt; op 1 oktober is een vullingpercentage
van 89 procent gehaald. Naast een toereikende kwantitatieve vulling
zijn uiteraard ook (het vasthouden van) de benodigde kennis en
deskundigheid van belang. Daarom wordt er extra aandacht gegeven
aan de scholing van instromend personeel en wordt het zittende
personeel zo lang mogelijk aan SPEER gebonden door vast te houden
aan de maximale plaatsingsduur.
2. Datamigratie. Bij de overgang van het fregat Hr. Ms. Van Speijk op
SAP is gebleken dat de faciliteiten voor de datamigratie waarover het
programma SPEER beschikt, vooralsnog toereikend zijn, maar ook dat
de inrichting van de organisatie voor het gegevensbeheer bij de planning achterbleef. Om de overgang zeker te stellen is gekozen voor een
kortetermijnoplossing. Voor de verdere uitrol van SAP in het materieellogistieke functiegebied wordt stapsgewijs vanaf eind 2009 een tijde-

Tweede Kamer, vergaderjaar 2009–2010, 31 460, nr. 8

10

lijke organisatie voor het gegevensbeheer tot stand gebracht. Het
SAP-gegevensbeheer zal tot eind 2010 grotendeels bovenop de
bestaande beheerlast van gegevens in de legacy systemen komen. Een
toereikende bezetting van de tijdelijke beheerorganisatie is cruciaal.
Aangezien hierbij wordt geleund op capaciteit uit de staande organisatie, zullen zich verdringingseffecten in de reguliere bedrijfsvoering
voordoen. In de eerste helft van 2011 zal de legacy beheerlast gaan
afnemen. Uiteindelijk zal het SAP-gegevensbeheer midden 2011
worden ondergebracht in de staande organisatie. Hiervoor wordt een
reorganisatietraject voorbereid.
Het in de vorige voortgangsrapportage genoemde risico «beveiligingsmaatregelen» blijft weliswaar een belangrijk punt van aandacht, maar valt
niet langer onder de categorie van risico’s die de voortgang in het
programma in gevaar zouden brengen.
VI Sturing en beheersing
In de afgelopen rapportageperiode is een strikte koppeling van het
programma SPEER met de plannings- en begrotingscyclus van het ministerie tot stand gebracht. Vanaf de totstandkoming van de begroting 2010
zijn de projectplanning, de verantwoording over het programma met de
voortgangsrapportages aan uw Kamer en het verantwoordings- en
begrotingsproces van het ministerie aan elkaar gekoppeld.
Verder worden of zijn de volgende beheersingsmaatregelen getroffen:
– Zoals in de vorige rapportage gemeld zal midden 2010 een tussentijdse evaluatie, de tussenbalans, worden uitgevoerd om over de volle
breedte van het programma de mate van doelbereiking, de effectiviteit
van de programmaopzet en de doelmatigheid van de gekozen werkwijze te beoordelen;
– Naast de hieronder opgenomen audits en interne kwaliteitsonderzoeken om de uitvoering te toetsen aan de overeengekomen kaders,
hanteert de Supervisor een nieuw instrument, de «peilstoktoets».
Hiermee wordt, onder meer met medewerking van de Audit Dienst
Defensie, door middel van een beknopte review getoetst of de
mijlpaalmomenten met hun onderliggende activiteiten in voldoende
mate aan de criteria voldoen om verantwoord de volgende stap te
kunnen zetten. De uitvoering van de eerste «peilstoktoets», voorafgaand aan de overgang op SAP van Hr. Ms. van Speijk, heeft uitgewezen dat het een bruikbaar instrument is dat de zorgvuldige beheersing van het programma ten goede komt. Tijdens de toets is een aantal
maatregelen voorgesteld om fase 1 van het programma SPEER onverkort binnen de voorziene kaders van product, tijd en geld te voltooien.
De maatregelen zijn de vermindering van het aantal overgangsmomenten in de migratieplanning, de sanering van de migratiemethodiek en het gedurende de consolidatieperiode op peil brengen
van de opleidingen, de testprocedures en de systeemdocumentatie.
Deze maatregelen zullen in korte tijd worden uitgevoerd om vertraging
in de planning van de aanbesteding van de volgende tranches zoveel
mogelijk te voorkomen. In december zal de Supervisor toetsen of de
aanbevelingen metterdaad zijn uitgevoerd;
– In aanvulling hierop en in voorbereiding op de tussenbalans in 2010 is
het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties gevraagd
de mogelijkheid te verkennen om dat jaar een Gateway Review te
houden. Over dit instrument is de Kamer geïnformeerd door de
Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties in het kader
van de beheersing van grote ICT-projecten bij de overheid;
– De kwaliteitscontrole en de bewaking van de samenhang van alle
activiteiten onderling en in relatie tot de (beleids)doelstellingen van

Tweede Kamer, vergaderjaar 2009–2010, 31 460, nr. 8

11

Defensie worden onverminderd voortgezet aan de hand van een
actueel kwaliteitshandboek en de Defensie informatievoorzieningsarchitectuur (Diva).
Audits en kwaliteitsonderzoeken
In de achterliggende periode zijn diverse audits uitgevoerd door de Audit
Dienst Defensie. De nadruk lag op de beoordeling van de kwaliteit van de
datamigratieactiviteiten en de kwaliteit van de ICT-infrastructuur voor SAP.
Ook is de projectbeheersing onderzocht bij het ketenproject Lucht. Op
basis van deze onderzoeken zijn risicolijsten opgesteld en aangeboden
aan de desbetreffende lijnfunctionarissen. Ook de afhandeling van deze
risicolijsten wordt door de ADD gevolgd. De geplande audit naar de
beheersing van het programma SPEER in zijn geheel wordt later in 2009
uitgevoerd. Deze audit is mede bedoeld als input voor de voornoemde
tussenbalans in 2010.
Uitgevoerde interne (kwaliteits)onderzoeken:
–

Toetsen bij de oplevering van (deel)producten op grond van het
projectmanagementsysteem PRINCE2;
– Een zelfevaluatie bij en door het ketenproject Lucht, gevolgd door een
beoordeling door de ADD. Dit onderzoek heeft geleid tot het inzicht dat
een dergelijke evaluatie ook bij de andere ketenprojecten moet worden
uitgevoerd;
– De eerder genoemde zelfevaluatie na de overgang op SAP op Hr.Ms.
Van Speijk;
– Het controleren of aanpassingen op grond van eerdere audits en
kwaliteitsonderzoeken werkelijk in de SPEER-organisatie worden
toegepast;
– Op programmaniveau de eerder genoemde «peilstoktoets», die op
cruciale momenten in de programmaplanning kan worden herhaald.
De aanbevelingen uit de onderzoeken zijn aan de verantwoordelijke lijnfunctionarissen overgedragen om te worden uitgevoerd. Vanuit het
programma SPEER worden de resultaten op de voet gevolgd en waar
nodig bijgestuurd.
VII Overige bijzonderheden
In de volgende rapportage over het programma SPEER die u 31 maart
2010 tegemoet kunt zien, zal ik u informeren over de voortgang van het
programma in de periode 15 september 2009 tot 15 maart 2010.
De staatssecretaris van Defensie,
J. G. de Vries

Tweede Kamer, vergaderjaar 2009–2010, 31 460, nr. 8

12