Aan:
Van:
Datum:
Onderwerp:

Vaste Kamercommissie Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
Linda Voortman, Wethouder Gemeente Utrecht
23 februari 2022
Position Paper Rondetafelgesprek Archiefwet 2021

Geachte leden van de Vaste Kamercommissie Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
Allereerst spreek ik mijn waardering uit dat u een rondetafelgesprek organiseert over een wet die zo
belangrijk is als de Archiefwet 2021. Een wet die het mogelijk maakt dat we als overheden met onze
eigen archiefvorming beter aansluiten op het digitale tijdperk. Tegelijkertijd heeft deze wet implicaties
voor de gemeentelijke archiefvorming.
Waar de vorige Archiefwet inzette op preservering, maakt Archiefwet 2021 een beweging naar
toegankelijkheid en transparantie. De gemeente Utrecht juicht deze beweging toe. De kanttekening
die wij maken is dat deze ontwikkeling meer verantwoordelijkheid legt bij de archiefvormer om meer
informatie op orde te brengen dan de informatie die als permanent te bewaren is aangemerkt. Dit
zorgt voor een grotere inspanning, want:
• Digitale achterstanden in archivering zijn groter en complexer dan de papieren archivering;
• Personeel moet getraind worden om het principe ‘archive-by-design’ als wezenlijk onderdeel
van het werk te zien;
• Archivering is niet de enige wettelijke taak van decentrale overheden. Het betekent keuzes
maken in de prioriteiten of dat er meer middelen voor informatiebeheer beschikbaar komen.
• Het ICT-landschap is momenteel al verkokerd en complex omdat wet- en regelgeving niet is
geharmoniseerd. Dit betekent voor de gemeente Utrecht een lange adem en veel handmatig
werk om dit op orde te krijgen.
• De huidige beschikbaar gestelde financiële middelen zijn niet voldoende om het
informatiebeheer op orde te brengen. Hier moeten extra middelen voor vrijgemaakt worden.
Hoeveel precies is te zien in de uitvoeringstoets van de VNG.
• De gemeente Utrecht werkt al datagedreven, meer dan bijv. de rijksoverheid. Het beheren van
gegevens en de relaties tussen gegevens is voor de uitvoering lastig. Hier zijn namelijk
landelijk geen voorzieningen voor. Dit betekent dus extra ontwikkelkosten om ook dit binnen
het archiefbeheer van data te kunnen regelen.
• de terugtrekking van het rijk uit de gemeenschappelijke regelingen zorgt ervoor dat Regionale
Historische Centra (RHC)/archiefinstellingen nieuwe archiefbeheeromgevingen moeten
ontwikkelen en dat dit ontwikkelkosten met zich meebrengt. Naast dat dit lastig te ontwikkelen
is zorgt het ook voor vertraging voor het op orde brengen van het archief.
• Het toezicht is sterk verkokerd: er zijn verschillende toezichthouders en toezichtregimes,
waardoor het voor de gemeente is lastig om te beoordelen bij welke toezichthouder we
wanneer bij het juiste adres zijn.
Momenteel spelen er meerdere wettelijke ontwikkelingen in het informatiedomein die neerslaan bij
gemeentes: Wet Open Overheid, Omgevingswet, Wet Elektronische Publicaties. Het is nu nog
onvoldoende duidelijk hoe de Archiefwet invulling geeft aan het lokale informatiebeheer en wat dus de
precieze impact op de gemeente Utrecht is. Dit geldt voor de eerste plaats voor de uitvoering van de
Archiefwet zelf, maar ook in relatie tot de andere wetten. In Utrecht hebben we het programma Open
Utrecht waarin een verkenning wordt uitgevoerd om de samenhang te bezien tussen de Archiefwet en

de WOO en wat dit dus extra van ons vraagt. Dit speelt natuurlijk niet alleen in de gemeente Utrecht,
maar in alle gemeenten:
• Kom met een impactanalyse of wettenscan met de Archiefwet als vertrekpunt in relatie tot
andere wettelijke ontwikkelingen. Er zijn al een paar impactanalyses, maar een specifiek voor
het Archiefbesluit en de Archiefregeling ontbreekt. Het is nu voor ons onduidelijk wat de
precieze impact is en hoeveel financiële middelen hiervoor vrijgemaakt moeten worden.
• De wetten zijn onvoldoende geharmoniseerd door het rijk. Ze overlappen (deels) met elkaar
en leunen op hetzelfde fundament van goed informatiebeheer. De wetten zouden elkaar
moeten versterken in plaats van de uitvoering in de praktijk te bemoeilijken.
• Betere samenwerking in het informatiedomein: we zien grote opgaven en wettelijke
ontwikkelingen die het huidige uitvoeringsvermogen van de gemeente onder druk zetten. Het
is daarom van groot belang dat we op landelijk niveau hierin goed samenwerken. Zo
versterken en leren we van elkaar en vinden we niet zelf het wiel opnieuw uit. De aankondigde
uitreding van het rijk uit de RHC’s is dan ook een stap in de verkeerde richting: het gaat niet
uit van het principe om de krachten te bundelen en het nastreven van een gezamenlijk doel.
We zijn als gemeente er op de plaats voor onze inwoners. Er is op dit moment nog veel onduidelijk en
zoals wij de huidige wet en lagere regelgeving beoordelen betekent het dat onze inwoners voor hun
informatie bij meerdere archieven moeten zoeken om relevante stukken te achterhalen. Dit kan niet de
gewenste uitkomst zijn van een nieuwe Archiefwet.
Kortom, ons pleidooi aan de Vaste Kamercommissie OCW is om de Archiefwet 2021 zorgvuldig te
behandelen. Er zijn meerdere wetten die allemaal archivering vragen, zorg dat dit goed in samenhang
wordt bekeken. Daarnaast blijft er voor ons als gemeente veel onduidelijk over de uitvoering. Hierdoor
is het lastig anticiperen of we voldoende capaciteit in huis hebben en of we voldoende financiële
middelen kunnen vrijmaken hiervoor. Uiteindelijk moet het voor onze inwoners en journalisten helder
zijn waar de relevante stukken kunnen worden opgevraagd.

2