Erfgoedinspectie
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en
Wetenschap

Beperkt houdbaar?
Duurzame toegankelijkheid in een digitale
omgeving bij de rijksoverheid

5 | Jaarwerkprogramma 2010/ Erfgoedinspectie

Beperkt houdbaar?
Duurzame toegankelijkheid in een digitale
omgeving bij de rijksoverheid

Inhoudsopgave
Wat is duurzame toegankelijkheid?
Introductie	

Samenvatting en algemeen beeld

5
6

1. Digitaal archief en digitale archiefbescheiden

14

2. Visie, beleid en architectuur

18

3. Organisatie en personeel

22

4. Toegankelijkheid

26

5. Selectie en vernietiging

30

6. Digitale duurzaamheid

34

Bijlage 1
Verantwoording inspectieonderzoek

38

Bijlage 2
Wettelijk kader

40

Bijlage 3
Lijst van de geïnspecteerde organisaties

42

Bijlage 4
Reactie van de geïnspecteerde organisaties

43

Bijlage 5
De Erfgoedinspectie en het toezicht op de informatiehuishouding
van de centrale overheid

46

Bijlage 6
Begrippenlijst

47

Bijlage 7
Bronnen

50

8

3 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

Wat is duurzame toegankelijkheid?
Vooraf is het belangrijk om consensus te hebben over de vraag wat duurzame toegankelijkheid is en waarom het belangrijk is. Beide vragen zijn relatief eenvoudig te beantwoorden.
Duurzame toegankelijkheid is een set van afspraken en maatregelen, bijvoorbeeld over
conversie, migratie, bewaartermijnen en metadata, die het mogelijk maken dat digitale
informatie beschikbaar is voor de termijn dat dit nuttig en noodzakelijk is. Deze termijn
kan variëren van 1 minuut tot eeuwig.
Dit antwoord geeft tegelijk ook het belang aan van duurzame toegankelijkheid. Want
zonder afspraken en maatregelen vervluchtigt digitale informatie en raakt het deel van het
institutionele geheugen verloren. Naast het feit dat ook overheidsorganisaties niet graag
hun geheugen verliezen, geldt voor de overheid dat zij gebonden is aan regels om
informatie toegankelijk te houden. Dit met het oogmerk verantwoording te kunnen
afleggen over genomen besluiten en het gevoerde beleid, zaken te kunnen reconstrueren
en voor een deel vanuit het cultuurhistorisch belang.
Paradoxaal genoeg maakt ook vernietiging van digitale informatie deel uit van duurzame
toegankelijkheid. Het verwijderen en vernietigen conform de afgesproken termijn is even
belangrijk als het toegankelijk houden van overheidsinformatie. Het is onwenselijk als
bijvoorbeeld persoonsgegevens veel langer dan de toegestane termijn in databases blijven
rondslingeren.

5 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

Introductie
Iedere burger in Nederland heeft er recht op te weten welke besluiten een overheidsinstantie neemt en welke de overwegingen waren om tot een besluit te komen. De ene keer
betreft het zaken die direct de persoonlijke levenssfeer raken, zoals een besluit tot voogdij
of een rechterlijke uitspraak, de andere keer onderwerpen over de omgeving, de aanleg
van een weg, de aanwijzing van een natuurgebied. Naast burgers moeten ook instanties
weten hoe in het verleden een besluit tot stand is gekomen of welke afspraken zijn
gemaakt. De overheid moet zich kunnen verantwoorden, transparant zijn en een goede en
rechtmatige bedrijfsvoering voeren. Ook heeft een deel van de overheidsinformatie
cultuurhistorisch belang. Om al deze redenen moet digitale informatie op termijn
vindbaar en raadpleegbaar en dus duurzaam toegankelijk zijn. Deze duurzame toegankelijkheid van digitale informatie is niet vanzelfsprekend. Overheidsorganisaties moeten de
nodige maatregelen treffen om de digitale informatie duurzaam toegankelijk te krijgen en
te houden. De Archiefwet verplicht deze organisaties daartoe.
Dit rapport beschrijft hoe het ervoor staat met de duurzame toegankelijkheid van de
digitale informatie bij de rijksoverheid en welke maatregelen getroffen moeten worden
om er ook in de toekomst zeker van te kunnen zijn dat de overheidsinformatie nog
vindbaar en leesbaar is. Het onderzoek beperkt zich tot de informatiehuishouding van de
organisaties van de centrale overheid, in archiefwettelijke termen ‘zorgdragers’, en betreft
niet het digitale erfgoed zoals dit wordt beheerd door het Nationaal Archief en de
Regionaal Historische Centra of verzamelingen in bibliotheken als de Koninklijke
Bibliotheek.
Als toezichthouder op de informatiehuishouding van de rijksoverheid wil de
Erfgoedinspectie er aan bijdragen dat de duurzame toegankelijkheid in een digitale
omgeving ook daadwerkelijk gewaarborgd wordt.1 Vanuit de overtuiging dat het beter is
het toezicht preventief en niet achteraf na voltooiing van het digitaliseringproces in te
zetten, is de Erfgoedinspectie in 2011 begonnen met een inspectieprogramma op dit
thema.2 Met dit rapport wordt de eerste fase van dit inspectieprogramma afgerond. In de
volgende fasen van het onderzoek zullen wederom verschillende rijksoverheidorganisaties
worden geïnspecteerd, waaronder zelfstandige bestuursorganen, enkele departementen
en onder die departementen ressorterende diensten. Het onderzoek zal zich verder ook
richten op thema’s als digitale ketens en het e-depot.
Dit rapport is gebaseerd op de uitkomsten van inspecties die eind 2011 bij 23 overheidsorganisaties zijn uitgevoerd, waaronder zelfstandige bestuursorganen, een Hoog College van
Staat, het Openbaar Ministerie en acht diensten van ministeries. Voorts op gegevens uit de
Monitor 2011-12, waarin specifieke vragen over duurzame toegankelijkheid zijn opgenomen en waarin van 265 zorgdragers gegevens zijn ontvangen. In het rapport wordt hieraan
verder gerefereerd als respectievelijk het inspectieonderzoek en de monitor.

6 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

Ook bij andere inspecties die de Erfgoedinspectie de afgelopen jaren heeft uitgevoerd, bij
de Belastingdienst, de rechterlijke macht en binnen het kader van het inspectieprogramma naar de basisvoorwaarden voor een goed archiefbeheer3 is aandacht geschonken aan
de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie.
Het rapport begint met een algemeen beeld en de belangrijkste conclusies, risico’s en
aanbevelingen. In de hoofdstukken 1 t/m 6 wordt dit beeld in zes thema’s verder uitgewerkt en worden per thema aanvullende aanbevelingen gedaan. De aanbevelingen zijn
gericht aan de verantwoordelijke ministers en de zorgdragers.

1

Zie bijlage 5 voor informatie over de Erfgoedinspectie, het toezicht op de informatiehuishouding en de organisaties waarop toezicht
wordt gehouden.

2

Zie voor de verantwoording van het onderzoek bijlage 1.

3

In dit inspectieprogramma zijn tussen 2008 en 2011 circa 150 zorgdragers geïnspecteerd.

7 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

Samenvatting en
algemeen beeld

Het digitale geheugen van de centrale
overheid is nog niet op orde. Dat is de
algemene conclusie die valt te trekken
uit het onderzoek van de Erfgoedinspectie
naar de staat van de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie van de
rijksoverheid. De tijd gaat dringen, want
tegen het einde van het huidige
decennium zullen de meeste onderdelen
van de centrale overheid, van ministeries
tot privaatrechtelijke ZBO’s, helemaal of
voornamelijk digitaal werken. Digitale
archivering zal dan definitief de plaats
hebben ingenomen van de archivering
van papieren dossiers. Tegen die tijd
moet de duurzame toegankelijkheid
goed geregeld zijn.
Eerder onderzoek
De Erfgoedinspectie heeft eerder, in
2005, onderzoek gedaan naar de digitale
duurzaamheid van overheidsinformatie.
De voornaamste conclusie uit dat
onderzoek was toen, dat als er niet snel
maatregelen getroffen zouden worden,
een deel van de overheidsinformatie
voorgoed verloren zou raken. Letterlijk
staat in het rapport van dat onderzoek,
Een dementerende overheid?, dat er “in
sneltreinvaart een gat in ons collectieve
geheugen ontstaat”. Als oorzaak werd
gezien dat er bij de snelle digitalisering
van de overheid “digitale informatie vaak
onvoldoende zorgvuldig wordt
bewaard”. De toegankelijkheid van
digitale informatie bij de rijksoverheid
kon niet voldoende worden gewaarborgd. De vraag is of de situatie
sindsdien verbeterd is en of er nu
voldoende waarborgen zijn voor het
digitale geheugen van de centrale
overheid.

8 Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

Als de bevindingen uit beide onderzoeken naast elkaar worden gelegd, blijkt dat bijna alle
bevindingen en conclusies uit 2005 ook nu nog actueel zijn.
Beleid
Toch is er in de tussenliggende periode wel het één en ander gebeurd. Zo is in tegenstelling
tot zeven jaar geleden digitaal werken de norm. Nagenoeg alle overheidsorganisaties zijn
bezig met een digitaliseringtraject of hebben plannen daartoe, waarbij het niet langer gaat
om het digitaliseren van een proces of van het ‘archief’, maar om de volledige omschakeling naar digitaal werken.
Ook hebben de verantwoordelijke departementen Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
(OCW) en Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) de afgelopen jaren beleid
ontwikkeld om te komen tot generieke voorzieningen op het gebied van digitalisering,
digitale archivering en duurzame toegankelijkheid. Dit heeft geresulteerd in gemeenschappelijke programma’s, standaarden en instrumenten, zoals Informatie op orde, de
I-strategie Rijk, de Baseline, de Archiefvisie en de Doelarchitectuur digitale duurzaamheid. Voor wat
betreft de digitale archivering ontwikkelen het Nationaal Archief en de Justitiële
Informatiedienst (JustID) centrale voorzieningen voor de opslag van digitale dossiers
(e-depot).
Het beleid is echter nog onvoldoende geïmplementeerd. Zo zijn de genoemde instrumenten en programma’s nagenoeg uitsluitend gericht op de beleidskernen van de ministeries.
Uitvoerende diensten, hoge colleges van staat en publiek- en privaatrechtelijke zbo’s, toch
het leeuwendeel van de rijksoverheid, hebben onvoldoende profijt van het beleid. Als
voorbeeld kan de recent vastgestelde Doelarchitectuur Digitale Duurzaamheid dienen,
waarin staat dat het toepassingsgebied beperkt is tot de bestanden van de kerndepartementen. Eerder genoemde overheidsorganisaties hebben daardoor grote moeite om de
eisen voor duurzame toegankelijkheid goed in de informatiesystemen op te nemen.
Ook de kerndepartementen hebben moeite om het beleid te implementeren. Zo komt
bijvoorbeeld de invoering van de Baseline informatiehuishouding rijksoverheid maar aarzelend
op gang.4 In de volgende fase van het inspectieonderzoek wordt onderzocht in hoeverre de
beleidskernen aan de eisen voor duurzame toegankelijkheid van digitale omgeving
voldoen. Uit de gegevens van de monitor blijkt in ieder geval dat er grote verschillen
tussen de departementen bestaan en dat de eisen voor duurzame toegankelijkheid vrijwel
uitsluitend op de document managementsystemen worden toegepast.

4

Invoering van zelfregulering en zelfevaluatie in de informatiehuishouding van ministeries, een thema-inspectie, 11 maart 2010.

9 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

Archiefbescheiden
De Archiefwet 1995 stamt uit een tijd dat de grootschalige digitalisering in de kantooromgeving nog maar net op gang was gekomen. Veel bepalingen en begrippen in de
Archiefwet 1995 zijn archaïsch en moeilijk toepasbaar in een digitale omgeving. Vooral het
begrip ‘archiefbescheiden’, het voornaamste object in de Archiefwet, belemmert een
goede toepassing van de wet in een digitale omgeving. Zowel het gehanteerde begrip als
de bijbehorende definitie zijn in een digitale context niet goed bruikbaar en bieden veel
interpretatieruimte. Dit leidt ertoe dat veel zorgdragers de Archiefwet niet goed toepassen.
Zo blijkt uit het inspectieonderzoek en de monitor dat zorgdragers soms hele categorieën
en typen van digitale informatie onterecht uitzonderen en niet als archiefbescheiden
beschouwen. Voorbeelden hiervan zijn ruwe data, onderzoeksgegevens of informatie die
als ‘geheim’ wordt geklasseerd. Ook digitale informatie in bedrijfsapplicaties, in de
kantoorautomatiseringomgeving, de e-mailomgeving, en op persoonlijke en gemeenschappelijke schijven blijft nog al eens buiten beeld. Het is bij organisaties soms volkomen
onduidelijk welke digitale informatie zich in deze omgevingen bevindt en of het hier
archiefbescheiden betreft. Het gevolg is dat de eisen voor duurzame toegankelijkheid niet
op deze digitale informatie worden toegepast. Organisaties beschouwen vaak alleen de
inhoud van het document management systeem (DMS) als archiefbescheiden en gaan er
van uit dat met het invoeren van een dergelijk systeem het vraagstuk van de duurzame
toegankelijkheid en de toepassing van de Archiefwet is opgelost.
Hybride archief
Hoewel alle zorgdragers nu al voor een belangrijk deel digitaal werken, beheren diezelfde
zorgdragers altijd nog zowel papieren als digitale archiefbescheiden. Soms wordt het ene
proces digitaal gearchiveerd en het andere in papieren dossiers, en soms wordt volledig
dubbelop gearchiveerd. Dit kenmerkt de terughoudendheid, vaak voortkomend uit
juridische overwegingen, om definitief afscheid te nemen van ‘papier’. Het papieren
archief vormt dan als het ware de achtervang. Uit het inspectieonderzoek en de monitor
komt naar voren dat veel zorgdragers nog geen maatregelen getroffen hebben om de
vervanging goed en definitief te regelen. Bovendien komt het dubbele beheer de toegankelijkheid van de informatie niet ten goede. Het is dan niet duidelijk of de digitale of
-papieren vorm als archiefbescheiden behandeld moeten worden.
Visie en beleid bij zorgdragers
De meeste zorgdragers hebben in de één of andere vorm een visie en/of beleid op de
digitale informatiehuishouding en de archivering in een digitale omgeving. Een samenhangende visie, waarin digitaal archiveren en duurzame toegankelijkheid integraal
onderdeel uitmaken van het informatie- of ICT-beleid, komt echter minder vaak voor.
Hetzelfde geldt voor de informatiearchitectuur, waar volgens de monitor slechts 27% van
de zorgdragers onder architectuur met inbegrip van de archiefwettelijke eisen werkt. Nu er
in opdracht van het coördinerend departement BZK voor het rijk een Doelarchitectuur digitale
duurzaamheid in ontwikkeling is, kan hier verbetering in komen.

10 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

Gescheiden werelden
De oorzaak van dit gebrek aan samenhang is mogelijk te vinden in het gegeven dat
informatisering/ICT en archivering nog gescheiden werelden zijn. De ‘archivering’ is ook
in een digitale omgeving nog vaak ondergebracht bij een afdeling Facilitair en de sturing is
doorgaans niet belegd bij de top van de organisatie. Dit in tegenstelling tot ICT, dat nu
bijna altijd als een strategisch onderwerp wordt gezien.
Dat er op het vakgebied archieven en informatiehuishouding weinig aan bijscholing wordt
gedaan, toch onmisbaar als het om digitale ontwikkelingen gaat, en dat het bij veel
zorgdragers ontbreekt aan specifieke kennis over de duurzame toegankelijkheidseisen,
speelt hier zeker ook in mee.
Bewaren en vernietigen
Tegenwoordig beschikt het merendeel van de zorgdragers over een selectielijst, waardoor
de bewaartermijnen van de digitale archiefbescheiden bekend zijn. Deze termijnen
worden vaak op een beperkt deel van de digitale archiefbescheiden toegepast, hoofdzakelijk op de archiefbescheiden die zich in het DMS of de centrale bedrijfsapplicatie bevinden.
De digitale archiefbescheiden die zich daarbuiten bevinden, bijvoorbeeld in de kantoorautomatiseringomgeving of in de overige bedrijfsapplicaties, worden vaak naar eigen inzicht
of helemaal niet vernietigd.
Vanuit de eisen van de dagelijkse bedrijfsvoering wordt door veel organisaties beperkt
rekening gehouden met digitale duurzaamheid. Andere belangen, zoals verantwoording
en cultuurhistorisch belang blijven echter op de achtergrond. Er zijn nauwelijks organisaties die een afgewogen bewaarbeleid hebben dat van toepassing is op alle digitale
informatie. Dit uit zich onder andere in het gegeven dat bij de aanschaf en inrichting van
systemen als bedrijfapplicaties, CAD- en GIS-systemen over het algemeen geen rekening
wordt gehouden met de eisen voor duurzame toegankelijkheid.
Conclusie en risico
Belangrijke delen van de digitale informatie blijven buiten beeld en de eisen voor
duurzame toegankelijkheid worden op slechts een beperkt deel van de digitale archiefbescheiden toegepast. Voor een deel kan dit worden toegeschreven aan de definiëring van
het begrip ‘archiefbescheiden’ in de Archiefwet 1995. Maar ook het gebrek aan specifieke
kennis bij de zorgdrager over duurzame toegankelijkheid, het niet automatisch meenemen van de duurzame toegankelijkheidseisen bij ICT- ontwikkelingen en het ontbreken
van voor alle zorgdragers toepasbare richtlijnen zorgen ervoor dat zorgdragers onvoldoende greep hebben op de duurzame toegankelijkheid van hun digitale informatie.
Het gevolg is dat digitale informatie ongewild en onbewust verloren kan raken, met grote
risico’s voor de bedrijfsvoering en het vermogen van de rijksoverheid om verantwoording
af te leggen. Ook bestaat het risico dat digitaal archiefmateriaal met cultuurhistorische
waarde volledig uit het zicht blijft of raakt. Tot slot wordt digitale informatie tegen de
regels in te lang bewaard, wat vooral risicovol is als het persoonsgegevens en -dossiers of
anderszins vertrouwelijke gegevens betreft.

11 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

Aanbevelingen
Om te kunnen garanderen dat de digitale overheidsinformatie ook in de toekomst
toegankelijk is en de overheid aan de eigen regels voldoet, moeten er op korte termijn
maatregelen genomen worden. Door de ministeries van BZK en OCW en door de zorgdragers zelf. De voornaamste aanbevelingen volgen hieronder. Bij de verschillende thema’s
staan bij de hoofdstukken 1 t/m 6 meer gedetailleerde aanbevelingen voor de zorgdrager.
Voor de Ministeries Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties en:
• Pas het begrip ’archiefbescheiden’ en de daarbij behorende toelichting in de Archiefwet
1995 zodanig aan, dat eenduidig blijkt dat dit voor alle digitale overheidsinformatie geldt
en er geen begripsverwarring meer kan optreden.
• Zorg ervoor dat het beleid en de daaruit voortkomende voorzieningen en instrumenten
zonder uitzondering rijksbreed geïmplementeerd worden.
• Zorg ervoor dat de zorgdragers bij het duurzaam digitaal werken concreet ondersteuning
krijgen.
Voor de zorgdragers:
• Ontwikkel een samenhangende visie en beleid voor de informatiehuishouding en neem
daarin expliciet op het digitaal archiefbeheer en de duurzame toegankelijkheid van
digitale informatie.
• Voorkom dat papieren en digitale archieven naast elkaar blijven bestaan.
• Pas de archiefwettelijke eisen voor duurzame toegankelijkheid toe op alle digitale
archiefbescheiden, maak geen uitzondering voor bepaalde categorieën van informatie of
voor bepaalde applicaties en systemen.
• Zorg ervoor dat bij de aanschaf, ontwikkeling en inrichting van informatiesystemen de
eisen voor duurzame digitale toegankelijkheid altijd worden meegenomen.

12 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

13 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

1
Digitaal archief
en digitale
archiefbescheiden

Het digitale archief van een organisatie
wordt gevormd door de informatie die in
relatie tot de werkprocessen gegenereerd, uitgewisseld, vastgelegd en
bewaard wordt. Het bevindt zich in de
vorm van digitale archiefbescheiden in
de verschillende applicaties, systemen en
databases die worden gebruikt, variërend
van kantoorautomatiseringtoepassingen
en Document Management Systemen tot
bedrijfsapplicaties. Uit alle onderzoeken
en inspecties die de Erfgoedinspectie de
afgelopen jaren heeft uitgevoerd, komt
naar voren dat de begripsbepaling van
‘archiefbescheiden’ uit de Archiefwet
1995 veel ruimte biedt aan de zorgdragers
voor een ‘eigen’ interpretatie van
begrippen als digitaal archief en digitale
archiefbescheiden.
Duidelijkheid over dit begrip, zeker in
een digitale omgeving, is randvoorwaardelijk voor een goed archiefbeheer en
daarmee voor de duurzame toegankelijkheid van informatie en digitale
archiefbescheiden.
Bevindingen
De vraag wat digitale archiefbescheiden
zijn, is op het eerste gezicht gemakkelijk
te beantwoorden. Volgens de Archiefwet
1995 zijn dat: “bescheiden ongeacht hun
vorm die door overheidsorganen zijn
ontvangen of opgemaakt …”. Deze
bepaling betekent, ook in de digitale
omgeving, dat alle overheidsinformatie
als ‘archiefbescheiden’ is te beschouwen.
De werkelijkheid is echter weerbarstig en
organisaties interpreteren deze begripsbepaling uit de Archiefwet 1995 op
uiteenlopende manieren. Om die reden
is in het inspectieonderzoek bekeken wat
de verschillende organisaties over dit
begrip hebben vastgelegd.

14 Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

Het merendeel van de zorgdragers heeft vastgesteld wat zij als archiefbescheiden
beschouwt en heeft dit in bijvoorbeeld archiefbeheersregels vastgelegd. Van de 23
onderzochte organisaties hebben 65% dat gedaan, van de zorgdragers die gegevens hebben
geleverd voor de monitor 80%. Hoewel dit een respectabel percentage is, kan niet
automatisch worden geconcludeerd dat daarmee bij de meeste organisaties duidelijk is
wat onder digitale archiefbescheiden wordt verstaan, noch dat goed met de digitale
archiefbescheiden wordt omgegaan. Want opvallend genoeg zondert nog 22% van de
zorgdragers de digitale archiefbescheiden uit. Ook andere uitzonderingen en beperkingen
komen veelvuldig voor. Zo rekenen zorgdragers soms alleen informatie in bepaalde
applicaties, zoals een Document Management Systeem of bepaalde elektronische dossiers,
tot de archiefbescheiden en het digitaal archief. Dit impliceert dat digitale informatie in
andere applicaties, bedrijfsapplicaties, CAD- en GIS- en financiële systemen, niet tot de
archiefbescheiden wordt gerekend en niet als digitaal archief wordt gezien. Van de 23
onderzochte organisaties doen vooral de organisaties waar het digitale klantdossier
centraal staat, zoals de IND, het CAK en UWV dat echter wel.
Soms nemen zorgdragers aan dat categorieën of typen van informatie niet onder de
werking van de Archiefwet 1995 vallen en daarmee niet als archiefbescheiden zijn aan te
merken. Zo gaat de Sociale Inlichtingen- en Opsporingsdienst (SIOD) er vanuit dat de
staatsgeheime digitale informatie niet onder de Archiefwet valt. De SIOD beroept zich op
de Wet politiegegevens, waarin de bewaartermijnen zijn geregeld. Echter inhoud en
strekking van beide wetten hoeven elkaar ook niet in de weg te zitten. Andere voorbeelden
betreffen onderzoeksgegevens, ruwe data en brongegevens. Bij het CBS worden bijvoorbeeld de ruwe data niet als archiefbescheiden beschouwd, bij het Universitair Medisch
Centrum Groningen geldt dit voor de medische onderzoeksgegevens. Dit beeld is ook
bekend van de overige academische ziekenhuizen, de universiteiten en andere
onderzoeksinstellingen.
Verder zijn er applicaties en systemen waarover bij veel zorgdragers onduidelijkheid
bestaat of de desbetreffende informatie als archiefbescheiden beschouwd moet worden.
De ‘eigen’ website van een organisatie bijvoorbeeld of uitingen in sociale media als
Facebook en Twitter. In de inspecties is expliciet gevraagd naar de archivering van
informatie op de website en uitingen in de sociale media. Van de 23 onderzochte organisaties hebben er zeven afspraken gemaakt en maatregelen getroffen om gegevens van de
website te archiveren. Acht van deze organisaties maken gebruik van sociale media voor
zakelijke uitingen. Bij twee van deze zorgdragers worden deze uitingen gezien als
‘archiefbescheiden’.
Conclusie
De begripsbepaling en de toelichting van het voornaamste object in de Archiefwet 1995, de
‘archiefbescheiden’, is niet goed toegesneden op digitale informatie en leidt daardoor tot
uiteenlopende interpretaties door de zorgdragers. Hoewel het merendeel van de zorgdragers heeft vastgelegd wat zij als archiefbescheiden beschouwen, strekt dit zich meestal niet

15 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

uit tot alle digitale archiefbescheiden. De interpretatieruimte die de begripsbepaling van
‘archiefbescheiden’ biedt, leidt er toe dat zorgdragers hele categorieën en typen van
digitale informatie ten onrechte uitzonderen. Met als gevolg dat belangrijke categorieën
van informatie buiten beeld blijven en er een groot risico bestaat dat digitale informatie
ongezien, ongewild en onbedoeld verloren raakt en digitale dossiers onbetrouwbaar zijn.
Dit is een structureel en al vaker door de Erfgoedinspectie gesignaleerd probleem.
Aanbevelingen
Voor de zorgdragers:
• Leg vast welke digitale informatie als ‘archiefbescheiden’ is aan te merken.
• Betrek hierin alle digitale informatie, onafhankelijk van de applicatie of de database
waarin de informatie is opgenomen en onafhankelijk van het proces waarin de informatie ontstaat.
• Zonder hierbij geen categorieën van digitale informatie uit.
• Zorg ervoor dat binnen de organisatie de bewaartermijnen uit de geldende regelgeving in
lijn worden gebracht met de Archiefwet door deze bewaartermijn op te nemen in de
selectielijst.

16 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

17 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

2
Visie, beleid en
architectuur

Gelet op de ontwikkelingen in de digitale
omgeving is het voor een overheidsorganisatie noodzakelijk om een visie op de
eigen informatiehuishouding te hebben.
Hoe anders kan het management in
control zijn. Visie, beleid en een
informatiearchitectuur zijn belangrijke
voorwaarden en instrumenten, niet
alleen om tot een robuuste ICTinfrastructuur en een overzichtelijk
applicatielandschap te komen, maar ook
om een goede en duurzaam toegankelijke digitale archivering te
bewerkstelligen.
Dat een organisatie een visie voor de
informatiehuishouding heeft vastgesteld, beleid heeft ontwikkeld en onder
architectuur werkt, betekent echter niet
automatisch dat de duurzame toegankelijkheid gewaarborgd is. Daar is meer
voor nodig. Ten eerste moet duurzame
toegankelijkheid van digitale informatie
expliciet in de visie en het beleid worden
opgenomen. Ten tweede moeten de
specifieke eisen voor duurzame
toegankelijkheid in de verdere plannen
voor implementatie en uitvoering zijn
uitgewerkt. En tot slot moet duurzame
toegankelijkheid als een eis in de
informatiearchitectuur zijn opgenomen.
Met het ontwikkelen van de Nederlandse
Overheid Referentie Architectuur (NORA)
en de Baseline Informatiehuishouding
Rijksoverheid zijn archivering en digitale
duurzaamheid onderdeel gaan uitmaken
van de referentiearchitectuur van de
rijksoverheid. In aansluiting op deze
referentiearchitectuur is voor de
rijksoverheid als onderdeel van de
Enterprise Architectuur Rijksdienst een
Doelarchitectuur digitale duurzaamheid
ontwikkeld.

18 Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

Bevindingen
Overheidsorganisaties hebben grote ambities op het gebied van digitaal werken en digitaal
archiveren. De noodzaak om, in ieder geval op hoofdlijnen, een visie op de digitale
informatiehuishouding te hebben wordt dan ook nauwelijks betwist. De meeste organisaties hebben op de één of andere manier doelen en plannen voor de eigen digitale
informatiehuishouding vastgelegd. Als het voorafgaande als definitie van ‘een visie op de
informatiehuishouding’ wordt aangehouden, beschikken 20 van de 23 organisaties in het
inspectieonderzoek over een visie dan wel over beleid en heeft volgens de monitor 65%
van de organisaties vastgesteld beleid voor het archiefbeheer. Kijken we echter verder
achter deze getallen, dan ontstaat een genuanceerder beeld en loopt de wijze waarop
organisaties visie of beleid hebben vastgelegd sterk uiteen. In veel gevallen hebben de
onderzochte organisaties meerdere visies of verschillende beleidsplannen. Bijvoorbeeld
voor het digitale archiefbeheer en voor het digitaliseren van de primaire processen.
De meeste organisaties hebben wel ‘iets’, bijvoorbeeld een projectplan waarin goed
beschouwd een visie en duurzame toegankelijkheidseisen zijn verwoord. Of een archiefbeleidsplan waarin de digitalisering van de dossiers is uitgewerkt. Als we kijken naar de
uitkomsten uit de monitor en inzoomen op de 65% van de zorgdragers die aangeven
vastgesteld archiefbeleid te hebben, dan blijkt dat 32% van deze zorgdragers in dat beleid
geen aandacht schenkt aan duurzame toegankelijkheid. Soms ook is het beleid verouderd,
van vóór 2009. Met deze nuances verschrompelt het percentage zorgdragers met vastgesteld archiefbeleid van 65 naar 30%. Kijken we naar de architectuur, dan geeft bijna 37%
van de organisaties aan onder architectuur te werken en bijna 27% onder architectuur met
inbegrip van de archiefwettelijke eisen. Dit is een opvallend laag percentage, vooral omdat
de informatiearchitectuur de laatste jaren zo sterk in de belangstelling staat en bepalend is
voor de verdere inrichting van de informatiehuishouding.
Uit het inspectieonderzoek komt naar voren dat uitvoerende organisaties zoals de UWV,
DUO, het CAK en de IND nog het dichtst in de buurt komen van een samenhangende visie
op de informatiehuishouding. Deze organisaties hebben vanuit hun visie op klantgericht
werken een architectuur en beleid ontwikkeld met centraal daarin het elektronisch
‘klantdossier’. Archivering en duurzame toegankelijkheid zijn daarbij als bijna vanzelfsprekende elementen meegenomen.
Conclusie
Samenvattend kan worden geconcludeerd dat zorgdragers zich realiseren dat een visie op
en beleid voor de digitale informatiehuishouding noodzakelijk is. Voorts dat in de meeste
gevallen wel het nodige hierover is vastgelegd, maar dat er tussen de verschillende
organisaties grote inhoudelijke verschillen bestaan. Het ideaalbeeld van een samenhangende visie, bij voorkeur ontwikkeld met in gedachten de organisatiedoelstellingen,
waarin afgewogen aandacht is voor alle componenten van de informatiehuishouding,
inclusief digitale archivering en duurzame toegankelijkheid, is een zeldzaamheid. In de
regel zijn de ideeën die een organisatie heeft over de toekomst van de digitale informatiehuishouding gefragmenteerd terug te vinden in een keur van documenten en bestaan er
vaak verschillende visies voor de verschillende deelgebieden van de informatiehuishou-

19 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

ding. Duurzame toegankelijkheid wordt eerder terloops genoemd dan expliciet gemaakt in
visie, beleid of architectuur. Het gebrek aan samenhang en het gegeven dat de duurzame
toegankelijkheid in visie, beleid en architectuur niet altijd in beeld is, is voor een belangrijk deel toe te schrijven aan de organisatorische inrichting en aan het feit dat ICT nog vaak
het informatiebeleid domineert.
De vraag is natuurlijk of dit erg is, met andere woorden of organisaties hier risico’s lopen.
Het antwoord is een volmondig ja. Visie, beleid en architectuur staan aan de basis van een
goede digitale informatiehuishouding. Uiteindelijk komen visie en beleid tot uitvoering
en bestaat het gevaar dat de gebreken en omissies in de visie in de uitvoering terugkomen.
Als de eisen voor duurzame toegankelijkheid, zoals het vooraf aangeven van bewaartermijnen of het gebruiken van metadata, nooit expliciet zijn gemaakt, komt dit in de werking
van digitale systemen terug. Met als mogelijke gevolgen en risico’s dat de systemen op het
duurzame toegankelijkheidsvlak niet voldoen.
Aanbevelingen
Aan de zorgdragers:
• Stel, uitgaande van de bestaande documenten, een samenhangende visie op de informatiehuishouding op, ontwikkel daarop beleid en neem in de visie en het beleid expliciet
het digitaal archiefbeheer en de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie op.
• Neem in de informatiearchitectuur de eisen voor duurzame toegankelijkheid op.

20 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

21 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

3
Organisatie en
personeel

Deskundig en goed opgeleid personeel is
essentieel voor het beheren van digitaal
archief binnen de wettelijke kaders en
draagt er aan bij dat de digitale informatie zodanig toegankelijk is dat het de
werkprocessen optimaal ondersteunt. Er
moet in een organisatie voldoende
kennis aanwezig zijn over de digitale
systemen en over de eisen die aan de
digitale archivering en duurzame
toegankelijkheid worden gesteld. In
artikel 14 van het Archiefbesluit is
hierover een bepaling opgenomen.
In tegenstelling tot het recente verleden
is in de digitale omgeving het omgaan
met informatie niet langer een zaak voor
louter specialisten. Alle medewerkers
van een organisatie zijn nu ook
informatiemedewerkers en beheren zelf
de digitale archiefbescheiden in
bedrijfsapplicaties, het DMS of de
kantoorautomatiseringomgeving. De
specialistische deskundigheid ligt
tegenwoordig in informatiemanagement, inrichting en beheer van
informatiesystemen, het toepassen van
metagegevens en de eisen van digitale
duurzaamheid. Deze deskundigheid
komt in de plaats van de traditionele
kennis op het gebied van registratie en
post- en archiefbeheer. In een dergelijke
omgeving, waarin iedere medewerker
een rol heeft in de digitale informatiehuishouding, moeten de taken en
verantwoordelijkheden duidelijk zijn
belegd en moeten er afspraken zijn
gemaakt en vastgelegd over het omgaan
met digitale informatie.
Bevindingen
Het overgrote deel van de geïnspecteerde
23 organisaties, circa 70%, geeft aan over
voldoende en ook over deskundig

22 Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

personeel op het gebied van de digitale informatiehuishouding te beschikken. De
gegevens uit de monitor onderschrijven dit beeld; hier geeft circa 80 % aan over voldoende
personeel te beschikken en 71% over vakinhoudelijk gekwalificeerd personeel te beschikken; dit geldt vooral voor de grotere organisaties. Zoals altijd loont het de moeite deze
percentages nader te bekijken. Frappant is het gegeven dat bij meer dan de helft van de
organisaties (54%) geen actieve na- en bijscholing plaatsvindt. Het is voor de onderwerpen
‘digitale informatiehuishouding’ en ‘duurzame toegankelijkheid’ moeilijk voorstelbaar dat
de kennis zonder permanente scholing op peil blijft. Van de onderzochte 23 organisaties
geeft een deel aan dat het aan dat er deskundigheid ontbreekt op de uit de Archiefwet
voortvloeiende eisen voor duurzame toegankelijkheid.
Het digitale archief is in veel gevallen, net als in de tijd van de postkamer, gepositioneerd
als onderdeel van een afdeling Facilitaire Zaken. Hier is meestal ook de regie op de
‘duurzame toegankelijkheid’ ondergebracht. De regie en sturing op de digitale informatiehuishouding en de digitalisering zitten meestal bij een afdeling ICT en/of informatiemanagement. Het is zelden dat beide disciplines in één afdeling zijn ondergebracht. Dit kan
de samenhang tussen ontwikkelingen op ICT-gebied en duurzame toegankelijkheid van
informatie nadelig beïnvloeden. Echter, zolang er afspraken zijn waardoor het zeker is dat
de eisen voor duurzame toegankelijkheid in de architectuur, het beleid en de uitvoeringsprojecten worden meegenomen, hoeft dit geen belemmering te zijn. Er zijn voorbeelden
van organisaties die dit goed georganiseerd hebben. Zoals het UWV, waar de afdeling ‘DIV’
deel uitmaakt van de Architectuur Review Board, of de Dienst Uitvoering Onderwijs, het UMCG
en Staatsbosbeheer, waar bij de ontwikkeling van informatiebeleid- en systemen een
adviesrol is gereserveerd voor het informatie- of archiefmanagement. Een toch nog grote
minderheid van de geïnspecteerde organisaties geeft echter aan dat het hier aan samenhang ontbreekt. Dit wordt zichtbaar in andere uitkomsten van het inspectieonderzoek; zo
worden in veel gevallen de eisen voor duurzame toegankelijkheid niet toegepast op de
informatie in bedrijfsapplicaties of niet meegenomen in de informatiearchitectuur.
Om er zeker van te kunnen zijn dat digitale informatie goed en volgens de eisen van
duurzame toegankelijkheid wordt vastgelegd en beheerd, is het belangrijk dat er afspraken
zijn gemaakt over het omgaan met de digitale informatie, dat deze afspraken zijn vastgelegd
en dat conform de afspraken wordt gewerkt. Een (online) handleiding of werkinstructies zijn
in een digitale omgeving noodzakelijk. De helft van de onderzochte organisaties beschikt
over één of andere vorm van werkinstructies. Opvallend is dat de organisaties die met
cliëntgerichte digitale dossiers werken altijd werkinstructies hebben en hanteren.
Een goed voorbeeld is de Pompestichting waar in een protocol is vastgelegd welke
gegevens en documenten verplicht in het digitale patiëntdossier moeten worden opgenomen en welke informatie en documenten er absoluut niet in mogen worden opgenomen.
De Pompestichting gebruikt de reguliere HKZ-kwaliteitsaudits om na te gaan of de digitale
dossiers op orde zijn.5
5

Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector, het kwaliteitszorgsysteem in de zorg.

23 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

Een ander voorbeeld is het CBS. De toegankelijkheid van de documenten wordt daar
geborgd in een DM/RM omgeving. De medewerkers zijn geïnstrueerd om archiefbescheiden te onderscheiden en deze of zelf in de DM/RM-applicatie op te nemen of aan te bieden
aan de archiefmedewerkers of managementassistenten. Hiermee wordt voorkomen dat
zich in de kantoorautomatiseringomgeving onbeheerde digitale archiefbescheiden
bevinden.
Conclusie
Bij de grotere organisaties is er over het algemeen kwantitatief en kwalitatief voldoende
personeel voor het inrichten en beheren van de digitale informatiehuishouding. Er wordt
echter relatief weinig aan bij- en nascholing gedaan en bij nogal wat organisaties
ontbreekt het aan de specialistische kennis op het gebied van de duurzame toegankelijkheidseisen. Ook is de organisatie er meestal niet op ingericht dat de archiefwettelijke eisen
voor duurzame toegankelijkheid consequent in de digitaliseringontwikkelingen worden
meegenomen. Met wederom als risico dat achteraf omvangrijke en dure aanpassingen in
systemen moeten worden aangebracht.
Aanbevelingen
Aan de zorgdragers:
• Zorg ervoor dat voldoende kennis over digitale archivering en duurzame toegankelijkheid in een digitale omgeving in de organisatie aanwezig is.
• Richt de organisatie zodanig in dat de eisen voor duurzame toegankelijkheid automatisch in de ontwikkeling van de digitale informatiehuishouding worden meegenomen.
• Leg de afspraken over het omgaan met digitale informatie voor iedere medewerker vast
in een handleiding of werkinstructie.
• Zorg ervoor dat de eindverantwoordelijkheid voor de digitale archivering en de duurzame
toegankelijkheid op hetzelfde managementniveau is belegd als de ICT.

24 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

25 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

4
Toegankelijkheid

Om informatie te kunnen gebruiken,
moet deze toegankelijk zijn.
Toegankelijk wil zeggen dat de informatie binnen een redelijke termijn vindbaar
en met een redelijke inspanning
raadpleegbaar is.
Alleen in toegankelijke staat is informatie bruikbaar en van waarde en is het
mogelijk dat ook op de langere termijn
het overheidshandelen te reconstrueren
is. Dit geldt voor alle digitale archiefbescheiden die een organisatie beheert,
ongeacht de vraag of de archiefbescheiden blijvend te bewaren of op termijn te
vernietigen zijn en ongeacht of digitale
informatie is opgeslagen in een
document management systeem, in de
kantoorautomatiseringomgeving of een
bedrijfsapplicatie.
De toegankelijke staat is één van de
basisprincipes uit de Archiefwet 1995.
Digitale archiefbescheiden moeten terug
te vinden zijn met de oorspronkelijke
context zoals inhoud, structuur en
verschijningsvorm en met de toegekende
metadata. In de digitale wereld is
‘metadata’ het toverwoord voor
toegankelijke informatie. Echter, alleen
metadateren is niet genoeg, er zijn
andere voorwaarden verbonden aan het
goed toegankelijk krijgen en houden van
digitale informatie. Het moet bijvoorbeeld duidelijk zijn welke digitale
archiefbescheiden worden beheerd en in
welke applicaties en databases deze
archiefbescheiden zich bevinden.
Bevindingen
Bij alle onderzochte organisaties komen
omstandigheden voor die een goede
toegankelijkheid van digitale informatie
kunnen belemmeren, zoals

26 Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

onduidelijkheid over de vindplaats van digitale informatie, hybride beheer of het niet
toekennen van metadata.
Zonder uitzondering komt bij alle onderzochte organisaties het zogenoemde ‘hybride’
beheer voor; de omstandigheid dat er zowel digitaal als in papieren dossiers wordt
gearchiveerd. Dit hybride beheer is er in verschillende vormen, zoals het tegelijkertijd
bewaren en opslaan van archiefbescheiden in de kantoorautomatiseringomgeving, in het
digitaal archief en in de papieren werkdossiers. Zelfs organisaties die een document
management systeem gebruiken, archiveren ook nog in papieren dossiers. Uit de
monitorgegevens komt naar voren dat 66% van de zorgdragers na vervanging de papieren
archiefbescheiden in parallelle papieren dossiers of in zogenoemde ‘dagdozen’ bewaart.
De achtergrond hiervan is meestal dat er, door intern juridische bezwaren, geen besluit
over vervanging wordt genomen.
Hybride beheer van archiefbescheiden werkt onduidelijkheid over wat, waar en hoe er
gearchiveerd wordt in de hand en is daarmee een bedreiging voor de toegankelijkheid. Het
vergt ook dubbel beheer en is een extra belasting voor de organisatie. Alleen in een
duidelijk afgebakende situatie, zoals bij het Nederlands Instituut Fysieke Veiligheid (NIFV),
waar de blijvend te bewaren archiefbescheiden in papieren dossiers en alle overige
archiefbescheiden digitaal worden bewaard, kan de keuze voor hybride beheer te
rechtvaardigen zijn.
Een belangrijke voorwaarde voor de toegankelijkheid is duidelijkheid over de vindplaats
van de digitale archiefbescheiden. Is dat in een bedrijfsapplicatie, in een document- of
content management systeem, in een database of in de cloud? Hiervoor is het noodzakelijk dat een organisatie een overzicht heeft van alle aanwezige applicaties en voorts heeft
vastgesteld of er zich in die applicaties archiefbescheiden bevinden. De meeste van de
onderzochte organisaties hebben wel een overzicht van de bedrijfsapplicaties, maar
slechts zeven hiervan hebben ook een duidelijk overzicht in welke van deze applicaties
digitale archiefbescheiden zijn aan te treffen. Uit de monitorgegevens blijkt dat bijna de
helft (48%) van de zorgdragers niet heeft vastgesteld in welke digitale systemen zich
archiefbescheiden bevinden. Deze uitkomst is zorgelijk omdat het laat zien dat veel
digitale informatie, in ieder geval voor wat betreft de eisen voor toegankelijkheid, onder
de radar blijft.
Veel zorgdragers gaan over op het beheer van digitale documenten in een DMS. Uit het
inspectieonderzoek en uit de monitorgegevens blijkt dat meer dan de helft van de
zorgdragers over een DMS beschikt. Een DMS heeft echter meestal een beperkt bereik, het
wordt gebruikt voor een deel van de informatie of door één groep binnen de organisatie.
Bij bijna alle onderzochte organisaties wordt buiten het DMS om gewerkt en worden
digitale documenten waaronder e-mailberichten, maar ook losse PDF’s, afbeeldingen,
video’s en geluidsfragmenten, bewaard in de mailomgeving of op een persoonlijke of
gemeenschappelijke schijf. Slechts weinig organisaties beschouwen deze digitale

27 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

documenten als archiefbescheiden. Met ook weer als gevolg dat een deel van de digitale
informatie buiten beeld blijft en daardoor niet goed toegankelijk is.
Heel belangrijk bij het ordenen en toegankelijk maken en houden van digitale archiefbescheiden is het toekennen van metadata, zoals vastgelegd in een metagegevensschema.
Doel van het toepassen van metadata in een digitale omgeving is het in de juiste context
terug kunnen vinden van archiefbescheiden. Het gebruik van metadata biedt handvatten
voor betrouwbaarheid en authenticiteit van informatie. De uitkomst van het inspectieonderzoek is dat 14 van de 23 organisaties beschikken over een overzicht van gebruikte
metadata, de monitorgegevens leveren echter een somberder beeld. Daarin geeft 76% van
de zorgdragers aan dat zij geen metagegevensschema hebben en zegt 68% dat geen
metadata worden toegekend.
Conclusie
De toegankelijkheid van overheidsinformatie is maar voor een beperkt deel van de digitale
informatie gewaarborgd, vooral omdat veel digitale informatie buiten beeld blijft. Dit
wordt onder andere veroorzaakt door hybride beheer van informatie, maar ook omdat
digitale informatie en documenten versnipperd worden opgeslagen en beheerd en er
onvoldoende zicht is op de verblijfplaats van de digitale archiefbescheiden. De document
managementsystemen die worden ingezet om de problemen bij het digitaal archiveren op
te lossen, blijken in de praktijk toch vaak te worden gezien als het enige archiefsysteem en
beperken zich tot een deel van de processen of een onderdeel van de organisatie. Het
gebruik van metadata om de toegankelijkheid te waarborgen vindt nog maar langzaam
ingang.
Aanbevelingen
Voor de zorgdragers:
• Zorg ervoor dat inzichtelijk is welke digitale archiefbescheiden zich waar in de organisatie bevinden en maak daar een overzicht van.
• Betrek hierbij alle aanwezige informatie, in de bedrijfsapplicaties, het document
management systeem, de website en de kantoorautomatiseringapplicaties, inclusief de
persoonlijke schijven.
• Maak een metagegevensschema.
• Koppel metadata aan de digitale informatie.

28 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

29 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

5
Selectie en
vernietiging

Het toekennen van bewaartermijnen aan
digitale archiefbescheiden is een
voorwaarde voor het goed kunnen
regelen van duurzame digitale toegankelijkheid. Voor digitale archiefbescheiden
met een bewaartermijn van vijf jaar kan
een ander bewaarbeleid toegepast
worden dan voor archief dat aangewezen
is als blijvend te bewaren. De bewaartermijnen moeten zijn gebaseerd op een
vastgestelde selectielijst. De eisen
hiervoor zijn vastgelegd in artikel 5 van
de Archiefwet en in artikelen 1 tot en met
5 van het Archiefbesluit. In een selectielijst worden de archiefbescheiden van
een overheidsorgaan beschreven en
wordt aangegeven of de bescheiden voor
blijvende bewaring of voor vernietiging
in aanmerking komen. In een digitale
omgeving is het belangrijk om vooraf, al
bij het inrichten van een applicatie,
rekening te houden met het bewaren,
verwijderen en vernietigen van gegevens.
Bij archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen, staat in een
selectielijst vermeld na welke termijn de
stukken moeten worden vernietigd. Deze
termijn is niet vrijblijvend, de archiefbescheiden moeten letterlijk vernietigd
worden. Dit betekent in een digitale
omgeving dat de data een zodanig
bewerking ondergaan, dat de informatie
niet meer te lezen of te reconstrueren is.
Dit is bijvoorbeeld van belang voor de
bescherming van persoonsgegevens.
Vernietiging van archiefbescheiden mag
uitsluitend plaats vinden op basis van
een vastgestelde bewaartermijn.
Bevindingen
Uit het inspectieonderzoek blijkt dat 17
van de 23 organisaties beschikken over
vastgestelde selectielijsten. In niet alle

30 Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

gevallen dekken deze lijsten het gehele werkterrein. De monitor Erfgoedinspectie bevestigt
bovenstaand beeld. Daaruit blijkt dat 72% van de bevraagde organisaties beschikt over
vastgestelde selectielijsten en dus weet wat de bewaartermijn is van de archiefbescheiden.
Dit betekent niet dat alle organisaties automatisch de bewaartermijnen koppelen aan de
digitale archiefbescheiden. Van de 23 organisaties uit het inspectieonderzoek doet de helft
dat. Slechts twee zorgdragers koppelen bewaartermijnen aan zowel de archiefbescheiden
in het DMS als aan de archiefbescheiden in de bedrijfsapplicaties. Bij nagenoeg alle
onderzochte organisaties is vastgesteld dat er digitale archiefbescheiden zijn waaraan geen
vastgestelde bewaartermijn is gekoppeld.
Ook is vastgesteld dat er digitale documenten en gegevens in bedrijfsapplicaties, in de
e-mailomgeving, op persoonlijke en gemeenschappelijke schijven naar eigen inzicht
worden vernietigd en dat bij het saneren van het applicatielandschap en het daarmee
uitfaseren van applicaties, beslissingen over vernietiging worden genomen op basis van
een individueel oordeel. Aan de andere kant hebben organisaties, vooral omdat digitale
opslagruimte ruim voor handen is, de neiging om digitale informatie helemaal niet te
vernietigen en dreigen er grote achterstanden te ontstaan in de (verplichte) vernietiging
van het digitale archief.
Een voorbeeld dat het bovenstaande illustreert zijn de bevindingen bij Agentschap NL.
Voor de meeste uitvoeringstaken beschikt Agentschap NL over vastgestelde selectielijsten.
De bewaartermijnen uit deze selectielijsten zijn, op een enkele uitzondering na, echter
niet gekoppeld aan de digitale archiefbescheiden in de bedrijfs- en de kantoorautomatiseringapplicaties. Met als gevolg dat digitale archiefbescheiden in de kantoorautomatiseringomgeving naar eigen inzicht worden vernietigd en digitale archiefbescheiden in
bedrijfssystemen helemaal niet worden vernietigd. Een tweede voorbeeld betreft het
Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB), waar een achterstand is ontstaan in het vernietigen van archiefbescheiden in de verschillende bedrijfsapplicaties, omdat deze functionaliteit hierin niet was ingebouwd. Het CJIB loopt hierdoor het risico dat privacygevoelige
gegevens niet tijdig worden vernietigd. Het CJIB is zich wel bewust van dit risico en heeft
maatregelen genomen om dit probleem op te kunnen lossen. Zo zullen de bewaartermijnen uit de selectielijst voortaan worden gekoppeld aan de digitale archiefbescheiden in de
bedrijfsapplicaties.
Conclusie
Nog niet alle organisaties beschikken over een selectielijst. De helft van de geïnspecteerde
organisaties heeft een begin gemaakt met toepassen van bewaartermijnen op een deel van
het digitale archief. Alle ondervraagde organisaties beheren digitaal archief waaraan geen
bewaartermijnen zijn gekoppeld. Deze digitale archiefbescheiden worden ofwel naar eigen
inzicht vernietigd of nog vaker niet vernietigd.
Hier lopen organisaties, maar ook de samenleving, grote risico’s. Zeker is dat er digitale
archiefbescheiden onterecht worden vernietigd, waardoor er belangrijke informatie kan

31 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

verdwijnen. Paradoxaal genoeg is het ook zeker dat er onvoldoende vernietigd wordt. Met
als gevolg dat digitale archiefbescheiden tegen de regels in te lang worden bewaard. Voor
gevoelige informatie als persoonsgegevens is dit volstrekt onwenselijk. Tevens ontstaan
binnen informatiesystemen en op gemeenschappelijke en persoonlijke schijven grote
digitale achterstanden.
Aanbevelingen
Aan de zorgdrager:
• Stel bij het ontbreken van een selectielijst zo spoedig mogelijk een selectielijst op en laat
deze vaststellen.
• Pas de bewaartermijnen uit de selectielijst toe op alle digitale archiefbescheiden.
• Vernietig digitale archiefbescheiden uitsluitend op basis van de bewaartermijnen van de
selectielijst.
• Vernietig digitale archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verstreken.

32 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

33 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

6
Digitale
duurzaamheid

Digitale bestanden moeten actief
onderhouden worden om gedurende
hun bewaartermijn leesbaar en
interpreteerbaar te blijven. Digitale
duurzaamheid is het overkoepelende
begrip voor het gedurende een langere
termijn beschikbaar houden van digitale
informatie.
Een belangrijke voorwaarde om
voortijdig verlies van informatie te
voorkomen is om al bij de aanschaf en
inrichting van applicaties en systemen
rekening te houden met de eisen voor
duurzame toegankelijkheid. Eisen als de
mogelijkheid tot het verwijderen en
vernietigen van archiefbescheiden uit de
applicatie, het inbouwen van de
mogelijkheid om bij de export van
archiefbescheiden naar een nieuw
systeem de bijbehorende metadata mee
te nemen en de mogelijkheid om
conversie en migratie te laten plaatsvinden. Met het goed inrichten van een
applicatie of systeem is de duurzame
toegankelijkheid nog niet geregeld. Er
moeten ook bewaartermijnen zijn
vastgesteld en in de systemen worden
toegepast. Voorts moeten er al voorbereidingen voor de overbrenging zijn
gedaan, bijvoorbeeld door het gebruik
van open standaarden en moet er
aandacht zijn voor de authenticiteit van
de digitale informatie. De digitale
duurzaamheideisen zijn in detail
uitgewerkt in de artikelen 21 tot en met
26 van de Archiefregeling.
De overheid heeft te maken met soms
lange bewaartermijnen voor digitale
informatie. Een deel van de digitale
archiefbescheiden komt zelfs voor
blijvende bewaring in aanmerking, zoals
de onderzoeksgegevens over het klimaat
die eeuwenlang bewaard zullen blijven.

34 Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

Dit stelt hoge eisen aan de digitale duurzaamheid. Om op dit vraagstuk goed greep te
krijgen is het voor overheidsorganisaties essentieel om in het informatiebeleid specifiek
aandacht te besteden aan het bewaarbeleid. In dit beleid worden de afspraken vastgelegd
over leesbaarheid en interpreteerbaarheid van digitale informatie voor de vastgelegde
termijn en moeten alle eerdergenoemde elementen als migratie, conversie, authenticiteit,
overbrenging en vernietiging aan bod komen.
Bevindingen
Het is belangrijk dat al bij de ontwikkeling en inrichting van informatiesystemen rekening
wordt gehouden met de digitale duurzaamheideisen. Uit het inspectieonderzoek onder 23
zorgdragers blijkt dat dit nog maar zeer ten dele gebeurt. Alleen bij de aanschaf van een
DMS wordt in de meeste gevallen rekening gehouden met deze eisen, maar bij de aanschaf
en inrichting van bedrijfsapplicaties gebeurt dit bij tweederde van de onderzochte
organisaties niet. De achterliggende reden is dat veel organisaties het DMS als archiefsysteem zien en zich niet realiseren dat de Archiefwet ook op de informatie in bedrijfsapplicaties van toepassing is. Hoe belangrijk het is om de digitale duurzaamheid vooraf te
waarborgen, illustreert het voorbeeld van de Belastingdienst die enkele jaren geleden te
maken kreeg met het verloren raken van informatie uit de elektronisch ingediende
belastingaangiften inkomstenbelasting 2007. Het incident had als gevolg dat de
Belastingdienst honderdduizenden belastingplichtige burgers om een nieuwe aangifte
moest vragen.
Hoewel bij het merendeel van de onderzochte organisaties een contour van een bewaarbeleid aanwezig is, blijft dit vaak beperkt tot een deel van de digitale informatie, bijvoorbeeld
de primaire processen, of tot een beperkt aantal eisen. Uitgewerkt bewaarbeleid als
onderdeel van het informatiebeleid komt nog nauwelijks voor. Organisaties zijn er echter
wel attent op dat er geen gegevens verloren raken en hanteren vanuit die zorg back-up
procedures. Migratie en conversie zijn al minder vanzelfsprekend. Uit de monitorgegevens
blijkt dat 50% van de zorgdragers digitale archiefbescheiden niet tijdig converteren en
migreren. Van de zorgdragers die dit wel doen betreft het voor 42% alleen het DMS.
Aparte vermelding verdient de vervanging van papieren door digitale archiefbescheiden.
Hoewel de meeste archiefbescheiden tegenwoordig in digitale vorm ontvangen of
opgemaakt worden, hebben organisaties ook nog te maken met papieren archiefbescheiden. Deze worden ‘gedigitaliseerd’ om verder in de digitale omgeving te worden bewaard.
Als de papieren archiefbescheiden vervolgens worden vernietigd is er sprake van vervanging, omdat ze dan de plaats innemen van de originelen. Zij moeten, conform artikel 6 van
het Archiefbesluit 1995, juist en volledig in de reproductie zijn weergegeven en daartoe
moeten maatregelen worden getroffen, die vervolgens moeten worden opgenomen in een
besluit. Bij nagenoeg alle onderzochte organisaties vindt vervanging plaats. Het merendeel
van de organisaties heeft dit echter nog niet formeel geregeld.

35 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

Overigens bewaren de meeste organisatie ook nog de papieren exemplaren, zie hoofdstuk
4 voor ‘hybride’ beheer van archieven. Dit kan op termijn problemen opleveren met de
vraag: is het digitale of het papieren stuk nu het archiefstuk? Uit de monitorgegevens blijkt
dat bij 31% van de zorgdragers vervanging plaatsvindt en dat bij 55% van deze organisaties
geen maatregelen zijn getroffen in de vorm van een genomen besluit.
In het inspectieonderzoek is ook nadrukkelijk gekeken naar de voorbereiding op digitale
overbrenging. Voor de meeste organisaties is overbrenging in een digitale omgeving nog
altijd terra incognita. De te bewaren archiefbescheiden worden in bijna alle gevallen nog
op papier beheerd, om ze ook in deze vorm in de toekomst over te kunnen brengen. Als
voorbeeld kan De Nederlandsche Bank dienen. Deze organisatie werkt volledig digitaal
maar meent dat de duurzame digitale toegankelijkheid nog niet in die mate is geregeld dat
kan worden overgegaan tot het aanvragen van een machtiging tot vervanging. Dit heeft als
gevolg dat van de stukken met een langere bewaartermijn, naast het digitale exemplaar,
het papieren origineel wordt bewaard dan wel dat het digitale dossier na afsluiting ervan
wordt uitgedraaid. Een uitzondering wordt gevormd door twee organisaties in de justitiële
keten, het Openbaar Ministerie (OM) en de IND, die voorbereidingen treffen op de digitale
overbrenging, door dossiers, na het afsluiten van een zaak, in het e-depot CDD+ van JustlD
onder te brengen.
De Archiefregeling eist dat digitale archiefbescheiden, uiterlijk op het tijdstip van
overbrenging, opgeslagen worden in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd
bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet van de
zorgdrager kan worden verlangd.
Het kabinet stelt open standaarden als norm. Slechts 28% van de zorgdragers slaat volgens
de monitor digitale archiefbescheiden op in een duurzaam toegankelijk en open
archiveringsformaat.
Conclusie
Samenvattend kan worden geconcludeerd dat de meeste organisaties rekening houden
met digitale duurzaamheid, maar dan voornamelijk vanuit de eisen die de bedrijfsvoering
daaraan stelt. Andere belangen, waaronder verantwoording en eventueel cultuurhistorisch
belang spelen niet of slechts op de achtergrond mee. Er zijn nauwelijks organisaties die
een afgewogen bewaarbeleid hebben waarin alle elementen zijn opgenomen die voor de
digitale duurzaamheid belangrijk zijn. Voor wat betreft de overbrenging is de conclusie dat
er nog steeds sprake is van een papieren werkelijkheid. De vraag is opnieuw of het erg is
om de zorg voor duurzame toegankelijkheid niet vanaf het begin in te bedden in het
beheer van digitale archiefbescheiden. Het antwoord daarop is ja. Duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden moet bij het ontstaan van informatie geregeld worden. Als dat
niet gebeurt, zijn de gevolgen vaak onomkeerbaar en daarmee komt een betrouwbare
digitale informatiehuishouding in gevaar.

36 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

Aanbevelingen
Voor de zorgdrager:
• Zorg bij aanschaf, ontwikkeling en inrichting van een informatiesysteem dat de eisen
voor duurzame digitale toegankelijkheid worden meegenomen.
• Stel bewaarbeleid vast waarin alle elementen zijn opgenomen die voor de digitale
duurzaamheid belangrijk zijn en houdt met de zwaarte van de maatregelen rekening met
de bewaartermijn
• Neem bij vervanging van papieren archiefbescheiden door digitale exemplaren maatregelen om de duurzame toegankelijkheid te waarborgen.
• Tref voorbereidingen voor digitale overbrenging voor de blijvend te bewaren digitale
archiefbescheiden.
• Zoek aansluiting bij een e-depotvoorziening.

37 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

Bijlagen

Bijlage 1

Verantwoording
inspectie
onderzoek
De Erfgoedinspectie is vorig jaar begonnen
met een inspectieprogramma op het thema
duurzame toegankelijkheid in een digitale
omgeving. Met het programma wil de
Erfgoedinspectie inzicht verkrijgen in de staat
van de duurzame toegankelijkheid van digitale
informatie bij de rijksoverheid. Doel van het
inspectieonderzoek is de zorgdragers te
bewegen de nodige maatregelen te treffen om
de duurzame toegankelijkheid zeker te stellen.
Uiteindelijke doelstelling is een digitale
informatiehuishouding bij de organisaties van
de centrale overheid waarin de duurzame
toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden gewaarborgd is.
In 2011 is de eerste fase van het programma
van start gegaan en zijn 23 organisaties
geïnspecteerd, zie bijlage 3 voor de lijst van
deze organisaties. Aan deze organisaties is
gerapporteerd over de staat van de duurzame
toegankelijkheid en over eventuele risico’s en
zijn aanbevelingen gedaan om deze risico’s te
ondervangen. Het onderhavige rapport is de
samenvattende rapportage van deze eerste
fase en is tot stand gekomen op basis van de
bevindingen uit de genoemde 23 inspecties en
op basis van de uitkomsten van de Monitor
Erfgoedinspectie 2011-2012.
De inspecties zijn uitgevoerd in de vorm van
een vraaggesprek met betrokken medewerkers
en een bureauonderzoek van relevante

38 Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

documenten als informatiearchitectuur, visie en beleids- en projectplannen. De individuele rapportages van deze inspecties zijn te vinden op de website van de Erfgoedinspectie.
In deze rapportages is aangegeven met welke functionarissen is gesproken en welke
documenten zijn geraadpleegd. De betrokken organisaties hebben in alle gevallen de
gelegenheid gehad de bevindingen te valideren. De conclusies en aanbevelingen in de
individuele rapportages zijn volledig voor rekening van de Erfgoedinspectie. De conceptversie van dit rapport is voorgelegd aan de geïnspecteerde zorgdragers met een verzoek om
een reactie. Zie bijlage 4 voor een bloemlezing uit deze reacties.
In de inspecties is gekeken naar alle aspecten van duurzame toegankelijkheid. De
inspecties zijn in die zin beperkt dat niet is gekeken naar het daadwerkelijk gebruik van de
systemen. Ook zijn de systemen zelf niet getest op de eisen voor duurzame toegankelijkheid; hier is voornamelijk gekeken naar de randvoorwaardelijke eisen.
De inspecties hebben plaatsgevonden bij zelfstandige bestuursorganen (zbo’s), een Hoog
College van Staat, het Openbaar Ministerie en acht buitendiensten van ministeries. Het
betreft organisaties die hun primaire taak voor een belangrijk deel digitaal uitvoeren.
Getracht is alle typen van organisaties die onder het toezicht van de Erfgoedinspectie
vallen bij het inspectieonderzoek te betrekken. De departementen zullen in een volgende
fase van het programma worden onderzocht.
De Monitor van de Erfgoedinspectie is een iedere twee jaar uitgevoerd online onderzoek
onder 265 zorgdragers naar belangrijke indicatoren voor een goed archiefbeheer. In de
monitor 2011-2012 zijn vragen gesteld die specifiek betrekking hebben op de digitale
informatiehuishouding en duurzame toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden. De
uitkomsten uit de monitor zijn gebruikt in deze rapportage. Bij deze uitkomsten moet
bedacht worden dat de antwoorden zelf door de zorgdrager zijn gegeven en dat er dus niet
ter plaatse door de Erfgoedinspectie is onderzocht. Aan de andere kant wordt de monitor
al meer dan tien jaar uitgezet en de uitkomsten kunnen dus over de jaren heen worden
vergeleken. Verder beschikt de Erfgoedinspectie over veel informatie met betrekking tot de
informatiehuishouding van de zorgdragers. De ervaring is dat de uitkomsten uit de
monitor in grote lijnen de werkelijkheid weerspiegelen.
De afgelopen jaren heeft de Erfgoedinspectie inspecties uitgevoerd binnen het programma
Basisvoorwaarden voor een goed archiefbeheer (BBS), naar aanleiding van incidenten,
bijvoorbeeld bij de Belastingdienst en vervolginspecties, bijvoorbeeld bij de rechtspraak.
Ook in deze inspecties is aandacht besteed aan duurzame toegankelijkheid van digitale
archiefbescheiden.
In de volgende fasen van het programma zal een aantal departementen, een aantal onder
die departementen ressorterende diensten en privaat- en publiekrechtelijke zelfstandige
bestuursorganen worden onderzocht en zal er worden gekeken naar onderwerpen als
ketenautomatisering, digitale overbrenging en het e-depot.

39 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

Bijlagen
Bijlage 2
Wettelijk kader
Uitgangspunt bij het inspectieonderzoek naar de duurzame toegankelijkheid zijn de
wettelijke bepalingen zoals die zijn vastgelegd in de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995
en de Archiefregeling. Zijdelings zijn de verwante informatiewetten de Wet openbaar bestuur
(WOB) en de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) betrokken. Ook is in voorkomende
gevallen naar andere wetten en regelingen gekeken, zoals de Wet op de politiegegevens,
waarin bepalingen zijn opgenomen over bewaartermijnen en toegankelijkheid van archiefbescheiden en dossiers. Niet alle vragen en indicatoren die in het inspectieonderzoek (en de
monitor) zijn gebruikt staan letterlijk in de archiefwetgeving. In de wet wordt niet gevraagd
naar een informatiearchitectuur of een beleidsplan. Echter deze indicatoren worden gebruikt
om inzicht te krijgen in hoeverre een zorgdrager aan het centrale beginsel in de Archiefwet
1995, de verplichting om de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te
brengen en te bewaren, voldoet.
In de Archiefwet 1995 is geregeld op welke wijze overheidsorganen met door hen opgemaakte
of ontvangen informatie moeten omgaan. Centraal in deze wet staat de bepaling dat
overheidsorganen, in de Archiefwet zorgdragers genoemd, archiefbescheiden in goede en
toegankelijke staat moeten brengen en bewaren.6
Naleving van de archiefwetgeving zorgt ervoor dat er zorgvuldig en in evenwicht wordt
omgegaan met de verschillende en soms tegenstrijdige belangen die met overheidsinformatie
zijn gemoeid. Eén van die belangen is dat overheidsorganen verantwoording moeten kunnen
afleggen over hun handelen en het gevoerde beleid, zowel tegenover de burger als tegenover
controlerende instanties. Voorts draagt een zorgvuldig archiefbeheer bij aan een effectieve en
efficiënte taakuitvoering van de overheid. Tot slot behoort een deel van de archiefbescheiden
van de overheid tot ons cultureel erfgoed; dit zijn de archieven die na twintig jaar worden
overgebracht naar een zogenaamde archiefbewaarplaats, waar ze blijvend openbaar toegankelijk zijn.
In een digitale omgeving is dit niet anders dan in de vertrouwde situatie van papieren
dossiers.
De Archiefwetgeving heeft nadrukkelijk betrekking op alle archiefbescheiden, zowel in
papieren vorm als digitaal. De duurzame toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden is
uitgewerkt in de artikelen 17 tot en met 26 van de Archiefregeling.
Uit de zorgplicht die de Archiefwet voorschrijft vloeit een aantal belangrijke verplichtingen
voort:
• Een overheidsorgaan is verplicht om voldoende deskundig personeel in dienst te hebben,
zodat het digitale informatiebeheer conform de wettelijke en interne eisen kan
plaatsvinden.

40 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

• Er is een volledig overzicht vereist van de digitale archiefbescheiden die de organisatie
beheert en de digitale archiefbescheiden moet voorzien zijn van metadata. Overzicht en
metadata zorgen ervoor dat bekend is welke informatie wordt beheerd en dat de
informatie volledig toegankelijk en raadpleegbaar is.
• Een overheidsorgaan is verplicht de digitale archiefbescheiden volgens de bewaartermijnen uit een vastgestelde selectielijst te bewaren en te vernietigen.
• Een overheidsorgaan moet ervoor zorgen dat de context en authenticiteit van de digitale
archiefbescheiden altijd kan worden vastgesteld.
Zoals gezegd heeft een overheidsorgaan bij het beheren van informatie naast de
Archiefwet ook te maken met andere wetten. De bekendste zijn de Wet openbaarheid van
bestuur (Wob) en de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). De Wbp stelt voorwaarden aan het beheren van persoonsgegevens, de Wob geeft elke burger het recht om bij een
overheidsorgaan informatie op te vragen. De Archiefwet speelt bij de naleving van beide
informatiewetten een cruciale rol. Zo kan een informatieverzoek op grond van de Wob
alleen zorgvuldig afgehandeld worden als een overheidsorgaan de informatie goed op
orde heeft. Ook kan de bescherming van persoonsgegevens niet worden gewaarborgd als
een overheidsorgaan niet goed voor ogen heeft op welke plaatsen persoonsgegevens
beheerd worden.

6

Artikel 3 van de Archiefwet

41 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

Bijlagen
Bijlage 3
Lijst van de geïnspecteerde
organisaties
Agentschap NL
Bureau Architectenregister
Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS)
Centraal Administratiekantoor (CAK)
Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB)
Centrum indicatiestelling zorg (CIZ)
De Nederlandsche Bank NV
Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)
Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND)
KNMG
Koninklijk Nederlands Meteorologisch Instituut (KNMI)
Nederlands Instituut Fysieke Veiligheid (NIFV)
Nederlandse Politie Academie
Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA)
Openbaar Ministerie (OM)
Pompestichting
Rijkswaterstaat Data-ICT-Dienst
Sociale Inlichtingen en opsporingsdienst (SIOD)
Staatsbosbeheer
Stichting Nederlandse Algemene Keuringsdienst Tuinbouw (NAKTuinbouw)
Tweede Kamer der Staten-Generaal
Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG)
Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV)
De rapportagebrieven van deze inspecties zijn openbaar en te vinden op
de website van de Erfgoedinspectie;
www.erfgoedinspectie.nl.

42 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

Bijlage 4

Reactie van de geïnspecteerde
organisaties
Reactie van de geïnspecteerde organisaties
De conceptversie van dit rapport is toegestuurd aan de geïnspecteerde zorgdragers met de vraag welke
stappen er zijn genomen naar aanleiding van de aanbevelingen in de eerder verzonden individuele
rapportages en de vraag om een reactie op het overkoepelende rapport. Hieronder zijn de reacties op de
inhoud van dit overkoepelende rapport ‘Beperkt houdbaar?’ opgenomen.
De Nederlandsche Bank (DNB)
“DNB kan zich goed vinden in de laatste twee aanbevelingen in het hoofdstuk ‘Algemeen Beeld’ aan de
ministeries van OCW en BZK. Zij stelt het bijzonder op prijs als er voorzieningen worden getroffen en
instrumenten worden ontwikkeld, die aansluiten op de behoeften en mogelijkheden van organisaties
als DNB. Dergelijke voorzieningen en instrumenten moeten een adequaat antwoord bieden op
duurzaamheidvraagstukken. DNB heeft vooral behoefte aan praktische ondersteuning bij vragen, die bij
onze organisatie leven, en is bereid actief bij te dragen aan ontwikkelingen op Rijksniveau, mits daarbij
de praktische haalbaarheid en efficiency niet uit het oog worden verloren”.
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Waren Autoriteit)
“Allereerst wil ik u mijn complimenten geven voor de kwaliteit van het aangeleverde concept rapport en
de wijze waarop inhoudelijke aspecten rondom duurzame toegankelijkheid daarin worden belicht. Met
name het risico dat digitale informatie ongewild en onbewust verloren kan gaan (wat grote risico’s voor
de bedrijfsvoering kan hebben) en het vermogen om hier achteraf verantwoording over te kunnen
afleggen zijn duidelijk punten waar de NVWA aan moet werken”.
UWV (Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen)
“Het overkoepelende rapport duurzame digitale toegankelijkheid vormt een goede basis om verbeteringen in de organisatie door te voeren op het gebied van de duurzame digitale toegankelijke informatiehuishouding. UWV kan zich dan ook vinden in de aanbevelingen die zijn opgenomen in het overkoepelend rapport duurzame digitale toegankelijkheid.
Op dit moment is UWV bezig om maatregelen te treffen om de duurzame digitale toegankelijkheid van
digitale archiefbescheiden binnen de eigen organisatie verder te verbeteren. De aanbevelingen vormen
een leidraad bij het doorvoeren van verbeteringen, aangevuld met de archiefwettelijke kaders en de
kaders vanuit de eigen organisatie”.
Rijkswaterstaat
“In uw rapportages schetst u het belang van het op orde zijn van de digitale informatiehuishouding voor
de overheid en onze organisatie. In de uitvoering van onze taken neemt informatie(voorziening) een
steeds belangrijkere positie in en ik onderschrijf dan ook volledig het belang van duurzame toeganke-

43 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

lijkheid van de digitale informatie. Hierbij ben ik me bewust dat we nog een behoorlijke
weg te gaan hebben voordat de gewenste situatie is bereikt en er vele - soms lastige
-stappen zijn die we hierin nog kunnen en moeten zetten. Het verhelderen van de door u
benoemde onduidelijkheid in de regelgeving is hierbij een randvoorwaarde.
Rijkswaterstaat werkt hard aan de verbetering van de duurzame toegankelijkheid van zijn
digitale Informatiehuishouding. Dit mede op basis van de door u gedane aanbevelingen”.
Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)
“De algemene indruk is dat het een helder rapport is. Er is een duidelijke samenhang
tussen de bevindingen die voortvloeien uit de inspecties bij de verschillende overheidsorganen en de daaraan gerelateerde aanbevelingen. DUO herkent zich in de aanbevelingen.
De status van de aanbevelingen is verschillend van aard: sommige aanbevelingen zijn
gerealiseerd, anderen zijn in ontwikkeling bij DUO. Kortom, de aanbevelingen van de
Erfgoedinspectie zijn voor DUO een leidraad om digitaal archiefbeheer en duurzame
toegankelijkheid van digitale informatie verder vorm te geven”.
Centraal Bureau voor de Statistiek
“Het overkoepelend rapport geeft een overzichtelijk beeld van de huidige digitale
informatiehuishouding bij overheidsorganisaties. Ik ben het met u eens dat de duurzame
toegankelijkheid van overheidsinformatie goed geregeld moet zijn”.
Inspectie SZW (voorheen SIOD)
“De Inspectie SZW onderschrijft de conclusie van de Erfgoedinspectie, dat de staatsgeheime informatiestroom, zowel digitaal (in informatiesystemen en applicaties) als op papier
onder de Archiefwet valt. De Inspectie SZW neemt maatregelen, dat voor deze informatiestroom de verplichtingen uit zowel de Wet Politiegegevens en de Archiefwet worden
nageleefd”.
Tweede Kamer der Staten-Generaal
“Als eerste kan ik zeggen dat ik de kwaliteit van het rapport in het algemeen uitstekend
vind. Het is duidelijk geschreven, legt specifieke archiefterminologie goed uit en beargumenteert helder de getrokken conclusies en geformuleerde aanbevelingen. Daarvoor mijn
complimenten. Ook in de aanbevelingen kan ik mij goed vinden. Een paar daarvan lijken
wellicht open deuren, maar ik kan me voorstellen dat dat wellicht niet voor elke organisatie het geval is. De aanbevelingen aan OCW en BZK zijn uit het hart gegrepen: op dit thema
is brede samenwerking tussen overheidsorganisaties een vereiste om over de hele linie een
acceptabel resultaat te boeken. Voor veel kleinere organisaties, waar ik de Tweede Kamer
in deze kwestie ook toe reken, zijn de te nemen maatregelen relatief complex, tijdrovend
en duur. Aansluiten bij de instrumenten (in ontwikkeling) voor de departementen zou
daar al verbetering in aanbrengen”.

44 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

CAK
“Ten aanzien van uw rapport betreffende de gehele centrale overheid herkent het CAK zich
in de conclusies waarbij naar expliciet het CAK verwezen wordt. Voor het overige onderschrijft het CAK het belang van duurzame toegankelijkheid in digitale omgevingen. In het
archiefbeleid van het CAK speelt dit element een belangrijke rol”.
Politieacademie
“Als politieacademie onderschrijven we de inhoud van het concept-rapport inzake de
digitale informatievoorziening”.

45 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

Bijlagen
Bijlage 5
De Erfgoedinspectie en het toezicht op
de informatie huishouding van de
centrale overheid
De Erfgoedinspectie houdt toezicht op een belangrijk deel van het Nederlandse erfgoed. De
Erfgoedinspectie ziet in opdracht van de minister van OCW toe op de informatiehuishouding van de
centrale overheid, op het behoud en beheer van de rijkscollectie, de nationaal beschermde cultuurvoorwerpen en -verzamelingen, de archeologische en gebouwde monumenten, de archeologische
opgravingen en vondsten en de beschermde stads- en dorpsgezichten.
Voor wat betreft het toezicht op de informatiehuishouding ligt de focus van de Erfgoedinspectie op de
archivering en de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden, zowel in de vorm van gegevens als
documenten, zowel digitaal als niet-digitaal. Object van toezicht zijn de departementen en daaronder
vallende diensten, de Hoge Colleges van Staat, de rechterlijke macht, publiekrechtelijke
bestuursorganen, privaatrechtelijke bestuurorganen voor wat betreft de openbaar gezag taak en
de organen van de publiekrechtelijke bedrijfsorgani­satie.

46 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

Bijlage 6

Begrippenlijst
Archiefbescheiden
Bescheiden, ontvangen of opgemaakt door een organisatie, en naar hun aard bestemd om
daaronder te berusten. Met andere woorden, bescheiden die een relatie hebben met de
uitvoering van de taken van de organisatie.
Archiefbeheer
Alle taken die nodig zijn om de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke
staat te brengen en te bewaren.
Bedrijfsapplicaties
Een digitaal systeem dat een bedrijfsproces ondersteunt. Hieronder worden niet verstaan
het DMS of kantoorautomatisering.
Beleid
Het beleid met betrekking tot het archiefbeheer kan zijn opgenomen in een algemeen
beleidsplan of in een informatiebeleidsplan of archiefbeleidsplan.
CAD-systeem
Computer-aided design, teken- en ontwerp systemen.
Conversie
Proces van omzetten van records van het ene medium naar het andere of van het ene
formaat naar het andere.
Digitale systemen
Met een digitaal systeem wordt bedoeld een systeem dat een bepaald bedrijfsproces
digitaal ondersteunt. Dat betreft zowel een bedrijfssysteem of bedrijfsapplicatie als een
document management systeem (DMS).
Document management systeem (DMS)
Een digitaal systeem bestaande uit een applicatie en een database voor de registratie, het
beheer en het raadplegen van archiefbescheiden, waarin deze worden opgeslagen en
vervolgens vindbaar zijn.
E-depot
Een digitaal archiefsysteem waarmee de duurzame toegankelijkheid en de duurzame
opslag met garanties voor authenticiteit, integriteit en volledigheid van digitale archiefbescheiden geregeld zijn.

47 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

GIS
Geografische informatie systeem.
Informatie-architectuur
Een architectuur is een beschrijving van een complex geheel, en van de principes die van
toepassing zijn op de ontwikkeling van het geheel en zijn onderdelen.
Informatie-huishouding
Het totaal aan regels en voorzieningen gericht op de informatiestromen en - opslag of
archivering ter ondersteuning van de primaire processen.
Kantoor-automatisering
De standaardhulpmiddelen in een geautomatiseerde kantooromgeving, zoals e-mail,
tekstverwerking, spreadsheets en opslag media als de persoonlijke of gezamenlijke schijf.
Keten
Hier wordt bedoeld een keten van organisaties, soms over verschillende bestuurslagen
heen, waarin één of meer werkprocessen wordt samengewerkt en waarbinnen digitale
gegevensuitwisseling plaatsvindt.
Metagegevens
Gegevens die context, inhoud en structuur van archiefstukken en hun beheer door de tijd
heen beschrijven. (Ook metadata genoemd).
Metagegevens-schema
Logisch samenhangend overzicht dat de relaties aangeeft tussen de metadataelementen,
meestal door regels voor het gebruik en beheer van metadata in het bijzonder met
betrekking tot de semantiek, de syntax en de mate waarin de waarden verplicht zijn.
Migratie
Handeling waarbij digitale archiefbescheiden worden overgezet van het ene systeem naar
het andere, met behoud van authenticiteit, integriteit, betrouwbaarheid en
bruikbaarheid.
Overbrenging
Overbrenging van archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen
en die ouder zijn dan 20 jaar naar een archiefbewaarplaats, waarbij wijziging van verantwoordelijkheden en uitbreiding van de openbaarheid plaatsvindt.

48 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

Selectielijst
De selectielijst is een wettelijk voorgeschreven document (artikel 5 van de Archiefwet),
waarin de bewaar- en vernietigingstermijnen van archiefbescheiden formeel zijn
vastgelegd.
Toegankelijkheid
Informatie is toegankelijk als deze vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is voor
daartoe bevoegde personen of systemen.
Vernietigen
Vernietigen of wissen van archiefbescheiden of archiefbestanddelen zonder dat zij weer
kunnen worden gereconstrueerd.
Vervanging
Reproductie van archiefbescheiden met het doel tot vernietiging van de oorspronkelijke
archiefbescheiden over te kunnen gaan.
Visie
Lange termijn perspectief.
Zorgdrager
Degene die bij of krachtens de wet belast is met de zorg voor de archiefbescheiden.

49 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

Bijlagen
Bijlage 7
Bronnen
• Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling.
• Een dementerende overheid?, de risico’s van digitaal beheer van verantwoordingsinformatie bij de
centrale overheid. Rijksarchiefinspectie, 27 januari 2005.
• Informatie op orde, kabinetsvisie op vindbare en toegankelijke overheidsinformatie. Kamerstuk 29.362,
nr 101, september 2006.
• Baseline informatiehuishouding rijksoverheid, ICTU 2009.
• NORA, Nederlandse Overheid Referentie Architectuur, versie 3.0, 2009-2010
• Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie, ICTU 15-07-2009.
• Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid, ICTU 09-12-2010
• Informatiehuishouding van het Rijk, Algemene Rekenkamer 11-02-2010.
• Modernisering Informatiehuishouding Digitaal Documentbeheer, Kamerbrief 16-03-2010.
• iOverheid, WRR-rapport 86, Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid 07-03-2011.
• Archiefvisie, Kamerbrief van 30-06-2011.
• I-strategie Rijk, Kamerbrief van 15-11-2011.
• Enterprise Architectuur Rijksdienst: Doelarchitectuur digitale duurzaamheid. Concept 0.1.1, april 2012.

De geraadpleegde bronnen bij de 23
geïnspecteerde organisaties staan vermeld
in de rapportages aan die organisatie.
Deze rapportages zijn terug te vinden op
de website van de Erfgoedinspectie.

50 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

51 | Beperkt houdbaar? / Erfgoedinspectie

Colofon
Erfgoedinspectie
Rijnstraat 50
Postbus 16478 (IPC 3500)
2500 BL Den Haag
Tel: 070 412 40 12
Fax: 070 412 40 14
E: info@erfgoedinspectie.nl
www.erfgoedinspectie.nl
ISBN 978-90-815392-4-1
December 2012