Toelichting
advies
subsidies
evenementen
(deel 1)

2

Aanleiding
Eind 2017 heeft de minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) de
NLsportraad een adviesaanvraag gedaan over subsidies aan internationaal
1
toonaangevende topsportevenementen. In de brief vraagt de minister het volgende.
1. Welke criteria zou de NLsportraad willen hanteren om te bepalen of een
sportevenement internationaal aansprekend (subsidiabel) is voor VWS en op de
lange termijn agenda past?
2. In welke fase(s) van het proces, zoals in de ambitie- en Pre-BID-fase als in de
BID- en organisatie-fase, zou de NLsportraad welk advies kunnen uitbrengen?
3. Welke expertise heeft de NLsportraad (aanvullend) nodig om de subsidieaanvragen adequaat te kunnen beoordelen? Kan dit ambtelijk of door
deskundigen en welke mogelijk kosten zijn hieraan verbonden?
4. Hoe kunnen deze adviezen ook worden gebruikt door andere mogelijk betrokken
partijen, zoals gemeenten, provincies, sportbonden en particuliere organisaties?
5. Welke procedure stelt de NLsportraad voor om te komen tot een transparant en
onafhankelijk proces van beoordeling?
De Nederlandse Sportraad (NLsportraad) heeft de minister begin 2018 geantwoord de
2
aanvraag op te pakken volgens een tweesporenbeleid:
a) een advies op de korte termijn, met quick wins door de huidige werkwijze te
verbeteren en onder auspiciën van de NLsportraad te brengen (deel 1);
b) een lange termijn, strategisch advies voor een evenementenagenda en een
nieuw beleidskader (deel 2).
In dit advies werken we deel 1 verder uit.

--------1

https://www.nederlandse-sportraad.nl/documenten/brieven/2017/11/21/adviesaanvraag-vwsevenementen
2
https://www.nederlandse-sportraad.nl/documenten/brieven/2018/01/05/antwoordbriefadviesaanvraag-subsidies-evenementen

3

Advies
Het advies is een beoordelingscommissie in te richten onder auspiciën van de
NLsportraad, onder een aantal voorwaarden en met doorvoering van een aantal quick
wins. Aanpassing van het Beleidskader sportevenementen is nodig door de rol van de
3
beoordelingscommissie van de NLsportraad op te nemen.

Aanpak
Ten behoeve van het advies heeft de NLsportraad zich goed georiënteerd op de huidige
en gewenste situatie en in verschillende fasen gesproken met relevante partijen: de
4
partners en de commissie evenementen van het netwerk Kracht van Sportevenementen,
overheden, sportbonden, het NBTC, NOC*NSF en uiteraard het ministerie van VWS. Ook
heeft de NLsportraad de situatie vergeleken met de advisering over subsidies in de
cultuursector en bij congressen. Tenslotte heeft de NLsportraad expertise ingewonnen
over (good) governance en integriteit bij een aantal experts.

--------3
4

https://www.rijksoverheid.nl/documenten/rapporten/2013/11/12/beleidskader-sportevenementen
Het netwerk Kracht van sportevenementen bestaat op dit moment uit de directeuren Sport van de
gemeenten Amsterdam, Rotterdam, Den Haag, Utrecht en Eindhoven, de provincies Gelderland
en Noord-Brabant, NOC*NSF en het ministerie van VWS.

4

Toelichting
1. Onafhankelijke beoordeling
De NLsportraad stelt voor onder eigen auspiciën een commissie in te stellen met een
operationele taak, vergelijkbaar met de commissies ter beoordeling van subsidies bij de
Raad voor Cultuur die het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW)
adviseert. Een beoordelingscommissie past bij het doel en de opdracht van de
NLsportraad. De NLsportraad is het enige orgaan dat geheel onafhankelijk van zowel
veldpartijen als van het ministerie van VWS een adviserende functie kan vervullen en
geen conflicterende belangen heeft. Adviezen kunnen zich behalve op het ministerie van
VWS ook richten op andere ministeries die een belang hebben bij of subsidie willen
toekennen aan grote sportevenementen. Ook de Tweede Kamer kan adviesaanvragen bij
de beoordelingscommissie van de NLsportraad neerleggen.
In de huidige governance adviseert de commissie evenementen aan de directeuren van het netwerk Kracht van
Sportevenementen of een sportevenement kan worden ingedeeld in de categorie ‘topevenement’ en daarmee subsidie kan
ontvangen van het ministerie van VWS tot het maximale bedrag van € 2.500.000. Dit betekent in praktijk dat vijf gemeenten,
twee provincies, NOC*NSF en VWS - op advies van de commissie evenementen - samen bepalen aan welke
sportevenementen VWS-subsidie wordt gegeven.
Zowel voor VWS, NOC*NSF, sportbonden als de deelnemende én niet-deelnemende gemeenten en provincies acht de
NLsportraad deze situatie niet houdbaar. Partijen zijn belanghebbend en niet onafhankelijk. Deelnemende en nietdeelnemende overheden en sportbonden zijn met elkaar in concurrentie om de landelijke subsidies; sommige van hen zitten
wel aan tafel, en andere niet. NOC*NSF komt in een positie dat het de ene tak van sport moet bevoordelen boven de andere,
en hierover verantwoording moet afleggen aan de achterban van leden. Het ministerie van VWS komt in de positie dat het
zichzelf adviseert en hierop eigenlijk in latere instantie niet meer kan terugkomen.
De NLsportraad erkent de meerwaarde van de samenwerking tussen overheden en sportsector en is groot voorstander van
een - open - netwerk van partners in sportevenementen, maar adviseert tegelijkertijd de beoordeling van subsidies strikt
onafhankelijk te houden en buiten het netwerk te plaatsen.

De adviezen van de beoordelingscommissie worden openbaar en komen ter beschikking
van alle andere partners in sportevenementen. Zodoende bieden de adviezen van de
beoordelingscommissie ook provincies, gemeenten, sportbonden, sponsoren en andere
financiers handvatten in hun plan- en besluitvorming rond grote sportevenementen.
Idealiter ontwikkelt de beoordeling door de commissie zich als een ‘keurmerk’ waar ook
andere partijen op kunnen varen.

2. Eén taak en één pet
De petten van ‘adviseur’ en ‘beoordelaar’ worden gescheiden. De commissie heeft alleen
een taak in de beoordeling. De commissie heeft geen taak in de advisering van
evenementenorganisatoren, de kennisoverdracht, de samenwerking, de modelaanpak,
het bijhouden van de kalender, enzovoorts.
De behoefte aan advies en kennisuitwisseling is in praktijk - bij sportbonden,
evenementenorganisatoren, gemeenten, bedrijven - wel degelijk aanwezig. In het
beleidskader wordt benoemd dat VWS hierin flankerend investeert. Genoemd worden een
kennisbank, de modelaanpak, de kalender en evaluaties. De financiering van het

5

flankerend beleid is het afgelopen jaar door de VWS teruggeschroefd, maar de
NLsportraad beveelt aan dit de komende jaren juist uit te bouwen. Hiervoor kan het
huidige steunpunt voor het netwerk Kracht van Sportevenementen (KvS) worden benut
(gevestigd bij NOC*NSF) of kan elders een nieuw steunpunt worden ingericht ten
behoeve van een groeiend open netwerk van partners in sportevenementen. Goed
voorbeeld is de taak die het Nederlands Bureau voor Toerisme en Congressen (NBTC)
heeft voor congressen. Het NBTC wordt hiervoor deels door het ministerie van
Economische Zaken en Klimaat (EZK) gefinancierd, en deels door de branche.
Ook de toegepaste en fundamentele kennisontwikkeling en –overdracht onder andere via
NWO, ZonMw, Regieorgaan SIA, het Mulier Instituut, Kenniscentrum Sport, de Werkgroep
Evaluatie Sportevenementen (WESP), hogescholen en universiteiten verdient een impuls.
Hierover zal de NLsportraad nog voor de zomer een separaat advies uitbrengen.

3. Twee momenten voor beoordeling
De NLsportraad stelt voor om de plannen van evenementenorganisatoren op (minstens)
twee momenten te beoordelen. De commissie beoordeelt (1) in de
voorbereidingsfase/pre-bidfase in welke categorie een evenement thuis hoort (in deze
fase worden uitdrukkelijk geen uitspraken gedaan over de hoogte van een toe te kennen
subsidie) en (2) in de organisatiefase of de aanvankelijke plannen consistent zijn
uitgewerkt en welk subsidiebedrag de rijksoverheid hieraan kan verstrekken. In het
huidige Beleidskader sportevenementen gaat het om de categorisering ‘topevenement’,
‘topevenement in de buitencategorie’, ‘aanloopevenement’ of ‘overig evenement’. Een
laatste categorie betreft uiteraard de niet-subsidiabele evenementen. Topevenementen en
evenementen met een voorafgaande verklaring van VWS krijgen conform het
beleidskader voorrang in de subsidieverstrekking.
Na de beoordeling onder (1) wordt op de kalender van NOC*NSF duidelijk gemaakt in
5
welke categorie een evenement is geplaatst. Bezien wordt of een evenement ‘top’ is –
van toegevoegde waarde voor de BV Nederland op basis van de huidige criteria - dan wel
in een andere categorie van het beleidskader valt; of er een solide organisatie achter het
evenement staat; en of het evenement haalbaar is. Dit laatste ook om te voorkomen dat
een bid eventueel moet worden teruggegeven. Voorwaarde voor beoordeling door de
commissie is dat er een haalbaarheidsstudie beschikbaar is (zoals ook gevraagd in het
huidige beleidskader), bij topevenementen in combinatie met een ex-antestudie naar de
effecten van het evenement.
Als het bid is binnengehaald, komen de eerdere plannen terug als subsidieaanvraag aan
VWS onder (2). De commissie beoordeelt de consistentie in de planvorming: worden de
beloftes uit de pre-bidfase waargemaakt? Op basis van de businesscase beoordeelt de
commissie of het aangevraagde bedrag (subsidiebehoefte) aan VWS reëel is en kan
worden toegekend op basis van het bestaande beleidskader. Na bestudering van de
businesscase kan de commissie in het advies aan VWS gemotiveerd afwijken van het
aangevraagde bedrag.

--------5

https://www.nocnsf.nl/evenementen

6

De NLsportraad beveelt het ministerie van VWS aan om de voortgang in de organisatiefase goed te monitoren en in de
evaluatiefase toe te zien op een gedegen evaluatie en publieke verantwoording van het evenement. Extra bemoeienis en
deelname vanuit de rijksoverheid kan zorgen voor extra economische en maatschappelijke impact. Zowel het hoofdevenement
als de side events kunnen goed worden benut als platform (‘leverage’) voor doelen van het sportbeleid en de beleidsterreinen
van andere ministeries. Over de verhoging van de impact van sportevenementen zal de NLsportraad medio dit jaar nog een
separaat advies uitbrengen. De in dit kader aangehaalde taken vallen buiten de scope van de beoordelingscommissie. Indien
gewenst kan de beoordelingscommissie wel nog een rol spelen op een derde moment: bij de verantwoording en vaststelling van
de subsidie.

4. Samenstelling commissie op basis van gedragscode
Bij de samenstelling van de commissies van de NLsportraad geldt de Kaderwet
adviescolleges en het reglement en de gedragscode van de NLsportraad. De NLsportraad
kan een commissie instellen uit haar midden (minstens twee leden) en daarnaast
adviseurs/commissieleden aanwijzen. Gebruikelijk is dat een lid van de NLsportraad
voorzitter van de commissie is. Ook de adviseurs vallen onder de gedragscode en moeten
een belangenverklaring tekenen.
Na instemming van de minister stelt de NLsportraad de commissie in. De NLsportraad
acht het van groot belang van tevoren de taken, verantwoordelijkheden,
werkwijze en benodigde expertise van de beoordelingscommissie vast te stellen. Ook de
relatie tussen de commissie en de NLsportraad moet helder zijn. De NLsportraad bemoeit
zich in principe niet met de inhoudelijke beoordeling en stelt de adviezen van de
commissie in de raadsvergadering vast. Alleen in uiterste gevallen kan van een advies
van de commissie worden afgeweken.
Van tevoren worden functieprofielen ontwikkeld voor de leden van de commissie.
Pas daarna vindt de bemensing van de commissie plaats. In deze fase wordt ook verkend
of de leden en experts van de huidige commissie evenementen van het netwerk Kracht
van Sportevenementen belangstelling hebben voor deelname aan de
beoordelingscommissie, en of hun deelname kan plaatsvinden conform het reglement en
de gedragscode van de NLsportraad. De NLsportraad hecht aan de onafhankelijkheid van
de leden van de beoordelingscommissie.

5. Transparantie van criteria, procedures, adviezen en
besluiten
Het gehele traject (van ambitie en bid tot organisatie en evaluatie) rond
sportevenementen wordt wat de NLsportraad betreft transparant. Dat geldt voor de criteria
en procedures die de commissie hanteert, voor de adviezen die de commissie geeft aan
VWS en voor de besluiten die VWS uiteindelijk neemt. Ook de Tweede Kamer wordt op
deze manier geïnformeerd.
Ook de stukken van evenementenorganisatoren worden wat de NLsportraad betreft
zoveel mogelijk openbaar: bideisen, studies, plannen en evaluaties. Een uitzondering wil
de NLsportraad maken voor concurrentiegevoelige haalbaarheidsstudies, als het bid nog
niet is binnengehaald. De NLsportraad is groot voorstander van publieke verantwoording
achteraf.

7

6. Haalbaarheidsstudie en businesscase centraal
De haalbaarheidsstudie (pre-bidfase) en de begroting (organisatiefase) van evenementen
worden bij de huidige commissie evenementen (onder het netwerk Kracht van
Sportevenementen) vooraf getoetst door experts en het secretariaat van de commissie.
De NLsportraad wil de businesscase van evenementen centraal stellen. De
haalbaarheidsstudie en begroting leveren hiervoor belangrijke informatie. Voorstel is
daarom de beoordeling van de haalbaarheidsstudie en de businesscase over te hevelen
van het secretariaat naar de commissie zelf en de commissie met deskundigheid hierover
uit te breiden.
In de haalbaarheidsstudie moet expliciete aandacht zijn voor de eisen van de
internationale federatie en hoe hiermee wordt omgegaan. De eisen, maar ook de
sponsorvoorwaarden en mediarechten, kunnen immers zeer bepalend zijn voor de
businesscase.

In het Beleidskader sportevenementen wordt subsidie nadrukkelijk neergezet als een sluitstuk. Het uitgangspunt bij de
beoordeling van de haalbaarheidsstudie en businesscase is om het aandeel subsidie in de totale begroting zo laag mogelijk te
houden (gezonde publiek-private verhoudingen). De NLsportraad acht private bijdragen cruciaal met oog op de toekomst en
de mogelijkheid om mega- en multisportevenementen binnen te halen. Daarnaast dient de rijkssubsidie in een goede
verhouding te staan tot de subsidies van provincies en gemeenten. In het huidige beleidskader zijn de te vergoeden kosten
door de rijksoverheid in absolute en in relatieve zin gemaximeerd. De ervaring leert dat evenementenorganisatoren subsidie
niet als sluitstuk, maar als beginpost zien en vaak het maximumbedrag aanvragen. De commissie kan het ministerie van VWS
adviseren over de reële subsidiebehoefte en de hoogte van het toe te kennen bedrag.

7. Voorstel voor procedure
Voorstel is de huidige procedures te vereenvoudigen tot de volgende stappen.
Pre-bidfase
• Indienen door de organisator van een initiatief via een aanmeldformulier,
bijvoegen haalbaarheidsstudie, tenminste één maand voor de vergadering van de
beoordelingscommissie.
• Toets door het secretariaat van de NLsportraad op volledigheid.
• Doorgeleiding stukken door het secretariaat aan de beoordelingscommissie
(desgewenst met samenvatting, scoreformulier e.d.).
• Toelichting en ondervraging van de organisator in de vergadering van de
beoordelingscommissie. Formulering en onderbouwing advies naar aanleiding
van de commissievergadering en de stukken.
• Doorgeleiding advies van de beoordelingscommissie naar de raadsvergadering.
• Besluit in de raadsvergadering (afhameren); alleen op basis van zwaarwegende
financiële, bestuurlijke of politieke belangen wijkt de raadsvergadering af van het
advies van de beoordelingscommissie.
• Aanbieding definitief advies aan betrokkene en aan VWS en publicatie van
(samenvatting) advies; besluit van VWS en categorisering evenement wordt
gepubliceerd via de sportevenementenkalender.

8

Organisatiefase
• Indienen door de organisator van een aanvraag bij het ministerie van VWS.
• Toets door het ministerie van VWS op volledigheid.
• Doorgeleiden aanvraag aan secretariaat NLsportraad en via het secretariaat aan
de beoordelingscommissie (desgewenst met samenvatting, scoreformulier e.d.).
• Toelichting en ondervraging van de organisator in de vergadering van de
beoordelingscommissie.
• Formulering en onderbouwing advies naar aanleiding van de
commissievergadering en de stukken.
• Doorgeleiding advies van de beoordelingscommissie naar de raadsvergadering.
• Besluit in de raadsvergadering (afhameren); alleen op basis van zwaarwegende
financiële, bestuurlijke of politieke belangen wijkt de raadsvergadering af van het
advies van de beoordelingscommissie.
• Aanbieding definitief advies aan betrokkene en aan het ministerie van VWS en
publicatie van (samenvatting) advies.
• Publicatie besluit van het ministerie van VWS.
De beoordelingscommissie komt minstens 4 maal per jaar bijeen. Doorgeleiding aan de
NLsportraad kan maandelijks plaatsvinden.

8. Quick wins in de criteria
Hierna volgen twee tabellen met criteria bij de beoordeling van subsidieaanvragen van
grote sportevenementen:
In de eerste tabel zijn in de linkerkolom de criteria uit het beleidskader van VWS
opgenomen en in de rechterkolom de inzet van de huidige commissie evenementen
(netwerk Kracht van Sportevenementen) daarbij.
In de tweede tabel zijn de geoperationaliseerde criteria van de huidige commissie
evenementen opgenomen met in de rechterkolom de ‘quick wins’ die de NLsportraad
daarbij wil voorstellen.

VWS Beleidskader
1.

Implementatie commissie evenementen

Welke categorieën van
commissie kijkt alleen naar categorie
sportevenementen zijn subsidiabel topevenementen
voor welke bedragen?

Prioriteitsstelling in deze volgorde:
1.1 Sportevenementen waarover een
verklaring is afgelegd door het rijk
1.2 Topevenementen buitencategorie
1.3 Topevenementen
1.4 Aanloopevenementen
1.5 Overige EK’s en WK’s

9

2.

Wat zijn topevenementen? (1.2 en Bepalen hiervan = core business
1.3)
commissie
= Niet-jaarlijkse evenementen die
op de topevenementenkalender
worden gezet; netwerk Kracht van
Sportevenementen stelt kalender
op

3.

Welke activiteiten zijn subsidiabel?

3.1 Organisatie van het
hoofdevenement inclusief tijdelijke
noodzakelijke aanpassingen aan
accommodaties,
echter alleen onder gelijktijdige
organisatie side events (3.2)
3.2 Organisatie van side events

4.

Commissie evenementen laat kijken naar
begroting en kwaliteit organisatie
Evenementen worden beoordeeld op één
moment in één van de twee fasen:
ambitie/pre-bidfase of bid/organisatiefase
Commissie evenementen kijkt naar
economische/maatschappelijke spin off

Overige prioriteitsstelling

4.1 WK boven EK
4.2 Spreiding: over takken van sport;
in de tijd; over Nederland
4.3 Officiële eindronde WK/EK boven
ander topevenement
4.4 Verwachte bijdrage van het
evenement aan de doelstellingen
van het beleidskader (spin off)
5.

Commissie evenementen opereert als
adviseur van het netwerk KvS
Advies NLsportraad: besluitvorming
netwerk laten vervallen, beoordeling door
onafhankelijke beoordelingscommissie
onder NLsportraad

Deze criteria hanteert VWS zelf als de
6
beschikbare subsidie wordt overvraagd

Overige voorwaarden

5.1 Haalbaarheidsonderzoek
5.2 Subsidiebehoefte aangetoond
5.3 Sportbond betrokken
5.4 Sportmedische zorg
5.5 Integratie en toegankelijkheid
mensen met handicap
5.6 Dopingcontroles
5.7 Zichtbaarheid VWS
5.8 Verslag, monitoring en evaluatie
5.9 Overige toetsing, waaronder
document DAEB, overheidstarieven

Instapvoorwaarde commissie
Toetsing VWS
Criterium commissie
Toetsing VWS
Toetsing VWS
Toetsing VWS
Toetsing VWS
Toetsing VWS
Toetsing VWS

Advies NLsportraad: integrale toetsing van
alle voorwaarden uit het beleidskader door
de beoordelingscommissie

---------

6 Deze criteria worden de facto niet gebruikt omdat toewijzing subsidies nu plaatsvindt volgens het
principe ‘wie het eerst komt, het eerst maalt’. Een toewijzing (= juridische verplichting) van VWS
kan niet achteraf teniet worden gedaan. Deze - zinvolle - criteria kunnen alleen worden toegepast
als evenementen vergelijkenderwijs worden beoordeeld.

10

Criteria commissie
evenementen
1.

Instapvoorwaarden/aanmelding
(beoordeling secretariaat)

Quick wins NLsportraad
Alle voorwaarden uit beleidskader checken.
Drempelverhogende eigen voorwaarden
van de evenementencommissie zoveel
mogelijk schrappen.

1.1 In Nederland
1.2 Periode t/m 2024
1.3 18 maanden tevoren indienen

= beleidskader VWS
Schrappen (einddatum onbeperkt)
Schrappen (indientermijn
drempelverhogend)
1.4 Topevenement
Alle categorieën evenementen conform
beleidskader VWS
1.5 Niet jaarlijks
= beleidskader VWS
1.6 Is er een meerjarenstrategie bond, Komt terug onder 2.1 – Onderscheid
commercieel-DAEB
stad/regio
1.7 Zijn er plannen voor
Komt terug onder 2.2
maatschappelijke en economische
impact
1.8 Is er een haalbaarheidsonderzoek Inclusief impactstudie/MKBA en evt.
gedaan (begroting, organisatie en draagvlakmeting voor topevenementen;
transparantie over eisen internationale
draagvlak)
sportfederaties
2.

Criteria
(beoordeling commissie)

Belangrijkste aanvullende criterium is dat
de commissie ook de haalbaarheid/
businesscase beoordeelt (partnership,
organisatie en financiering) en of de
evenementenorganisatie ‘solide’ is

2.1 Visie van de bond, regio en/of stad Alle criteria relevant. Andere criteria:
2.2 Beoogd maatschappelijke en
a. DAEB of niet
economische effect in NL
b. Vergunningverlening en risico2.3 Internationale sportexposure
analyse
2.4 Promotie BV Nederland
c. Afspraken belastingdienst
2.5 Aansprekende resultaten
d. Openbaarmaking van a tot z:
Nederlandse topsporters
aanvraag, advies, toewijzing,
organisatie, evaluatie
3.

Aanvullende vragen (o.a. uit
aanmeldformulier)

3.1 Ervaring met eerdere edities?
3.2 Wat maakt het evenement uniek
(concept)?
3.3 Proces (politieke) besluitvorming
int federatie en partners in beeld?
3.4 Beargumentatie jaartal
3.5 Samenwerking, rolverdeling,
kennisoverdracht

Ervaring/expertise partners bevragen bij
‘solide’ organisatie
= samenvatting van 2.1 t/m 2.5
Relevant, opnemen in haalbaarheidsstudie
Schrappen (spreiding in de tijd niet
haalbaar in huidig beleidskader)
Relevant, stringente eisen stellen zoals
overdracht data aan databank

11

Dit is een uitgave van de Nederlandse Sportraad
De Nederlandse Sportraad is een onafhankelijk adviesorgaan, dat zich richt op het versterken van de betekenis
van sport voor de samenleving en op het vergroten van het rendement van sportevenementen, inclusief het
ontwikkelen van een aansprekende evenementenagenda. Dat doet zij op transparante wijze samen met de
betrokkenen uit het veld. De NLsportraad bestaat uit negen leden onder voorzitterschap van Michael van Praag.
Adviezen van de NLsportraad zijn vernieuwend, onderbouwd door onderzoek en toetsing in de praktijk, en
praktisch uitvoerbaar.

Zie www.nederlandse-sportraad.nl voor meer informatie over de raad, de raadsleden en de activiteiten van de
raad.

April 2018 | 2018-3