> Retouradres Postbus 20011 2511 AE Den Haag

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
De staatssecretaris, de heer R.W. Knops
Postbus 20011
2500 AE Den Haag

Toezichtsraad BIT
Turfmarkt 147
Den Haag
Postbus 20011
2511 AE Den Haag
Contactpersoon
toezichtsraadbit@minbzk.nl

Datum

26 november 2018

Betreft

Externe evaluatie BIT

Geachte heer Knops,
In deze brief geeft de Toezichtsraad haar visie op de recentelijk uitgevoerde
evaluatie zoals bepaald is in het Instellingsbesluit. In het Instellingsbesluit tijdelijk
Bureau ICT-toetsing (BIT) van 10 juli 2015 is in artikel 6 de evaluatie van het BIT
als volgt geregeld:

het functioneren van het BIT wordt een jaar na inwerkingtreding van dit
besluit en vervolgens telkens na twee jaar, geëvalueerd;

de evaluaties worden, in opdracht van de Toezichtsraad BIT, uitgevoerd
door een onafhankelijke instantie;

de evaluatierapporten worden aan de Minister voor Wonen en Rijksdienst
gezonden, die deze stukken, vergezeld van een kabinetsstandpunt, aan
de Tweede Kamer van de Staten-Generaal zendt.
Een jaar na inwerkingtreding van het besluit is het functioneren van het BIT
geëvalueerd door het externe bureau Noordbeek B.V. met een rapportage
gedateerd 9 november 2016.
Op 24 augustus 2018 heeft de Toezichtsraad opdracht gegeven aan het externe
bureau Andersson, Elffers, Felix, Organisatie en Informatica Adviseurs B.V.
(hierna AEF) om een evaluatie van het BIT uit te voeren in het tweede halfjaar
2018.
De Toezichtsraad heeft AEF gevraagd om onder meer in haar rapportage te
betrekken:

de mate waarin opvolging van de BIT-adviezen plaatsvindt;

het aansluiten van de rapportages van het BIT bij het
verwachtingspatroon van de leden van de Tweede Kamer;

het niet aanmelden van projecten bij het BIT;

het geven van een visie op de organisatorische plaats en de continuering
van het BIT.
Het eindrapport is op 22 november ontvangen.
De door AEF uitgebrachte evaluatie samen met deze oplegnotitie dient gezien te
worden als de periodieke rapportage van de Toezichtsraad over het tweede
halfjaar van 2018 conform artikel 5 lid c van het instellingsbesluit.
Pagina 1 van 4

Toezichtsraad BIT
Datum
26 november 2018

De Toezichtsraad bedankt de onderzoekers van AEF voor de open en
constructieve wijze waarop zij de evaluatie hebben uitgevoerd.
In het algemeen kan de Toezichtsraad kan zich goed herkennen in het beeld dat
door het AEF-rapport wordt geschetst over het functioneren van het BIT en in de
door het AEF gegeven aanbevelingen.
In het navolgende geeft de Toezichtsraad haar visie op de in het rapport gegeven
aanbevelingen. De aanbevelingen zijn letterlijk overgenomen uit het rapport zoals
weergegeven op pagina 6 van de management samenvatting en geclusterd in drie
thema’s. De visie van de Toezichtsraad visie dient gelezen te worden in het licht
van artikel 5 lid 2 van het instellingsbesluit te weten het streven naar het borgen
en stimuleren, van de kwaliteit, onafhankelijkheid en effectiviteit van het BIT
waarmee de Toezichtsraad een open en constructieve samenwerking ervaart.
Organisatie BIT
Aanbeveling 1: Haal het besluit over een eventuele verlenging van het BIT naar
voren. Dit is van belang om de continuïteit van het bureau te garanderen en te
voorkomen dat de hooggekwalificeerde medewerkers door onzekerheid over de
toekomst voortijdig vertrekken.
De Toezichtsraad onderschrijft deze aanbeveling. In het instellingsbesluit is in
artikel 8 aangegeven dat het BIT stopt per 30 juni 2020. De Toezichtsraad is van
mening dat, mede op basis van het bevindingen uit het AEF-rapport, het niet te
verwachten is dat het BIT op dat moment overbodig is geworden.
Aanbeveling 5: Vergroot (in overleg met het ministerie van BZK) de
ondersteunende capaciteit binnen het BIT, vooral daar waar het gaat om
bedrijfsvoeringsondersteuning. Zet de vrijvallende capaciteit van huidige
medewerkers in voor het uitvoeren van toetsen.
Aanbeveling 6: Maak een analyse van de kosten en baten van een grotere rol van
het BIT in het uitdragen van de geleerde lessen en bepaal hiervan welke
aanvullende inspanningen eventueel gewenst zijn. Vertaal deze inspanningen naar
de omvang van de formatie van het bureau.
De Toezichtsraad onderschrijft aanbeveling 5 en 6. Bij het volwassen worden van
een organisatie passen deze twee aanbevelingen volledig. Door het uitbreiden van
de ondersteunende capaciteit neemt de toetsingscapaciteit van het BIT toe.
Aanbeveling 7: Scherp de richtlijnen om de onafhankelijkheid van medewerkers te
borgen aan, door deze in meer detail uit te werken. Breng ook de formele
procedures die gelden voor situaties waarin de onafhankelijkheid van
medewerkers in het geding dreigt te komen, nog eens onder de aandacht van
medewerkers. Agendeer dit thema in de Toezichtsraad.
De Toezichtsraad neemt deze aanbeveling mede in het licht van een eventuele
personele uitbreiding van het BIT over en zal toezien op het opvolgen ervan. De

Pagina 2 van 4

Toezichtsraad BIT
Datum
26 november 2018

Toezichtsraad hecht eraan te melden dat tot nu toe geen schendingen van de
onafhankelijkheid van de medewerkers van het BIT zijn geconstateerd.
Aanbeveling 8: Verbreed op termijn het profiel van de Toezichtsraad door hier ook
een persoon in op te nemen met ervaring binnen de Rijksoverheid. Doe dit op een
natuurlijke wijze door gebruik te maken van het moment dat de termijn van een
van de huidige leden van de Toezichtsraad afloopt.
De Toezichtsraad verschilt hierin van mening met de onderzoekers omdat dit in
tegenspraak zou zijn met artikel 5 lid 4 van het instellingsbesluit. In dit artikel
vindt juist uitsluiting plaats van personen met veel ervaring in de Rijksoverheid
door te stellen:
Voor benoeming als lid komen niet in aanmerking ambtenaren of andere
personen, werkzaam onder verantwoordelijkheid van een minister of een
publiekrechtelijke zbo.
De gedane aanbeveling is toegelicht op pagina 24 van het rapport.
De Toezichtsraad bevestigt dat geen sprake is van recente werkervaring binnen
de Rijksoverheid maar dat de leden van de Toezichtsraad door het hebben van
enerzijds vroegere werkervaring binnen de Rijksoverheid en anderzijds door het
verrichten van audit, consultancy en/of advies werkzaamheden voor de
Rijksoverheid over voldoende kennis van de Rijksoverheid beschikken.
Aanmelden van projecten
Aanbeveling 2: Continueer de recente initiatieven om de aanmelding van
projecten te verbeteren. Monitor het effect daarvan en besluit eind of aanvullende
initiatieven nodig. Overleg in dit kader met de CIO’s over de omgang met
openstaande definitiekwesties.
Aanbeveling 3: Ga gebruik maken van het recht om projecten op eigen initiatief te
toetsen, vooral in situaties waarin ministeries op al te flagrante wijze onder BITtoetsing uit willen komen. Het gebruik van dit recht draagt bij aan de verdere
versterking van het gezag van het BIT.
De Toezichtsraad onderschrijft aanbeveling 2 en 3 volledig. Het streven moet zijn
dat alle projecten daadwerkelijk worden aangemeld bij het BIT ook al zou dit,
gedreven door de beschikbare capaciteit, leiden tot een risico-gestuurde aanpak
van de toetsing. Binnen het BIT wordt momenteel onderzoek gedaan naar de
wijze waarop een dergelijke aanpak kan plaatsvinden en welke selectie- en
toetsingscriteria daarbij van belang zijn.
Naast het feit dat een betere definitie van in aanmerking komende projecten een
positieve invloed kan hebben op de volledigheid van de aanmeldingen van de
projecten is het ook aan te bevelen andere toetsende instanties zoals de
Auditdienst Rijk en de Algemene Rekenkamer te betrekken. De druk van
signalering en rapportering door de Auditdienst Rijk en de Algemene Rekenkamer
van situaties waarin ministeries op al te flagrante wijze onder de BIT-toetsing uit
komen zou voldoende moeten zijn om deze situaties te voorkomen.

Pagina 3 van 4

Toezichtsraad BIT
Datum
26 november 2018

De Toezichtsraad ziet geen meerwaarde in het geven van een
opsporingsbevoegdheid aan het BIT om zelfstandig situaties op te sporen waarin
ministeries onterecht projecten niet aanmelden.
Vorenstaande betekent wel dat het intensiveren van de op dit gebied recentelijk
door het BIT ingezette initiatieven een verdere aanslag betekent op de
beschikbare capaciteit.
Toetsproces
Aanbeveling 4: Verbeter de communicatie over de voortgang en planning van de
toetsen, zodat hier meer duidelijkheid ontstaat. Probeer daar waar mogelijk ook
de doorlooptijd van de toetsen te verkorten, zonder dat dit ten koste gaat van de
kwaliteit van de toetsen.
De Toezichtsraad onderschrijft deze aanbeveling. Transparantie in voortgang en
planning van toetsingen met duidelijke mijlpalen en deadlines voor beide partijen
heeft niet alleen een positief effect op de acceptatie van het uitvoeren van
toetsingen maar tevens op het aanmelden van projecten.
Aanbeveling 9: Agendeer de mogelijkheid om het BIT een recht van naschrift te
geven op beleidsreacties bij BIT-toetsen. Het BIT kan dat recht gebruiken om aan
te geven of departementen de goede maatregelen voorstellen om aanbevelingen
van het BIT (daadwerkelijk) op te volgen.
De Toezichtsraad onderschrijft deze aanbeveling ten zeerste en gaat hierover
graag in gesprek met u.
Aanbeveling 10: Bied in rapportages altijd aan om de bevindingen die zijn
geconstateerd, nader toe te lichten in een technische briefing aan de Tweede
Kamer.
De Toezichtsraad onderschrijft deze aanbeveling ten zeerste aangezien hiermee
de inzichtelijkheid van de uitkomsten van de toetsing en de gegeven
aanbevelingen wordt vergroot.
Slotopmerking
De Toezichtsraad deelt de zorg van AEF inzake de kwetsbaarheid van het BIT door
de éénhoofdige leiding, zoals is toegelicht op pagina 23. De Toezichtsraad wenst
hieromtrent met u in overleg te treden.
Met vriendelijke groet,
Namens de Toezichtsraad BIT

Prof. dr. J.P.J. (Hans) Verkruijsse RE RA
Voorzitter Toezichtsraad BIT
Pagina 4 van 4