Tweede Kamer der Staten-Generaal

2

Vergaderjaar 2009–2010

32 248

Verantwoordingsinformatie operationele
gereedheid Defensie

Nr. 5

BRIEF VAN DE MINISTER VAN DEFENSIE
Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
Den Haag, 19 mei 2010
Op 14 december 2009 heb ik de Kamer mijn reactie gestuurd op het
rapport «Verantwoordingsinformatie operationele gereedheid Defensie»
van de Algemene Rekenkamer (Kamerstukken 32 248 nrs. 2 en 3). Ik heb
daarbij toegezegd u bij het Jaarverslag 2009 te informeren over de
voortgang van de in gang gezette verbetermaatregelen. Met deze brief
voldoe ik aan deze toezegging.
In de reactie op het rapport van de Algemene Rekenkamer heeft Defensie
toegezegd prioriteit te geven aan de verbetering van de verantwoordingsinformatie, te beginnen met maatregelen voor de korte termijn. Deze
maatregelen voor de korte termijn waren gericht op transparante
informatie over de operationele gereedheid in het Jaarverslag 2009. Er is
een meerjarig verbeterprogramma begonnen met als hoofddoelstelling:
Defensie beschikt in 2014 over optimale stuur- en verantwoordingsinformatie. De basis voor deze adequate informatie vormen volledig gevulde
en betrouwbare systemen. Onder optimale stuur- en verantwoordingsinformatie wordt verstaan «een maximale verbetering binnen de dan
geldende beschikbare personele, financiële en ICT-randvoorwaarden». De
voortgang van het project SPEER is een belangrijke randvoorwaarde voor
het succes van het meerjarig verbeterprogramma.
Om de genoemde hoofddoelstelling te bereiken zijn de te nemen
maatregelen geclusterd naar korte-, middellange- en langetermijndoelstellingen.
Kortetermijndoelstellingen en bereikte resultaten
Na de publicatie van het rapport van de Algemene Rekenkamer zijn vier
kortetermijndoelstellingen geformuleerd. De eerste doelstelling was de
verbetering van de niet-financiële informatie over de operationele
gereedheid in het jaarverslag 2009. De tweede en de derde doelstellingen

kst-32248-5
ISSN 0921 - 7371
’s-Gravenhage 2010

Tweede Kamer, vergaderjaar 2009–2010, 32 248, nr. 5

1

voor de korte termijn waren het verbeteren van de kwaliteit van de
appreciatie bij de maandrapportage en het vergroten van de transparantie
in de procesgang van de appreciatie van commandanten als korte termijn
doelstelling opgenomen. De vierde doelstelling was dat gelijktijdig met
het Jaarverslag 2009 een Plan van Aanpak gereed is.
In het Plan van Aanpak wordt het gehele verbeterprogramma op
hoofdlijnen toegelicht. Van de vier genoemde doelstellingen zijn er drie
bereikt en is er nog een in uitvoering. Hieronder licht ik de stand van
zaken van de realisatie van deze doelstellingen toe.
Verbeteren niet-financiële informatie in het jaarverslag
Ik heb toegezegd dat in het jaarverslag 2009 de samenhang tussen
begroting, maandrapportage en jaarverslag transparant wordt. Deze
toezegging is uitgevoerd. In het verleden werd alleen gerapporteerd over
de operationele gereedheid en het voortzettingsvermogen. In het
jaarverslag 2009 is onderscheid gemaakt tussen «operationeel gereed»,
«specifiek operationeel gereed en beschikbaar als «voortzettingsvermogen». De Algemene Rekenkamer constateert in haar Rapport bij het
Jaarverslag 2009 dat dit onderscheid heeft bijgedragen aan een transparantere verantwoording en hogere informatiewaarde van het jaarverslag.
Verbeteren van de appreciatie bij de maandrapportage
De Algemene Rekenkamer heeft aanbevolen de kwaliteit van de appreciatie bij de maandrapportage te verbeteren door meer aandacht te
besteden aan risicos en toekomstgerichtheid. De kwaliteit van de
appreciatie in inmiddels verbeterd. De inhoud is aangescherpt en is meer
toekomstgericht, en de onderkende risico’s zijn benoemd. Daarnaast
worden voorstellen opgenomen voor de oplossing van gesignaleerde
knelpunten en zijn de functionarissen benoemd die daarvoor verantwoordelijk zijn.
Vergroten transparantie procesgang appreciatie commandant
Om de kwaliteit en de betrouwbaarheid van de appreciatie van de
commandant van een eenheid te waarborgen moet de totstandkoming
van deze appreciatie transparant zijn. Deze kwalitatieve beschouwing door
de commandant is complementair aan de informatie uit de bronsystemen.
In de appreciatie van de commandant worden de berekende kengetallen
geïnterpreteerd en genuanceerd, waardoor een juister en vollediger beeld
van de situatie van de eenheid wordt gegeven. Voor een grotere transparantie moet de totstandkoming van de appreciatie ordelijk, overzichtelijk
en controleerbaar verlopen. Deze toezegging wordt op dit moment
uitgewerkt door de wijze van appreciëren door de commandant eenduidig
te beschrijven en vast te leggen.
Plan van Aanpak
Ik heb toegezegd gelijktijdig met het jaarverslag 2009 een Plan van
Aanpak gereed te hebben. Deze doelstelling is gehaald. Het Plan van
Aanpak is een koepeldocument voor het gehele meerjarige verbeterprogramma. Het bestaat uit deelprojecten die samen alle aspecten van de
bedrijfsvoering omvatten. Het programma betreft dus niet alleen de
verbetering van de stuur- en verantwoordingsinformatie van de operationele gereedheid, maar ook de aspecten personeel, ondersteuning,
financiën en lopende verbeterprogramma’s zoals de meerjarige verbeterprogrammas financieel beheer en materieelbeheer. Alle deelprojecten

Tweede Kamer, vergaderjaar 2009–2010, 32 248, nr. 5

2

worden uitgewerkt in SMART-doelstellingen voor de middellange en
lange termijn.
Het gehele verbeterprogramma wordt uitgevoerd door een taakgroep.
De aanpak en de organisatorische inrichting van het eerdere programma
voor de verbetering van het beheer, dat is uitgevoerd naar aanleiding van
het Bezwaaronderzoek van de Algemene Rekenkamer, is succesvol
gebleken. Er is daarom voor gekozen de verbetering van de verantwoordingsinformatie op dezelfde wijze aan te pakken. Het Audit Comité zal,
evenals bij het bezwaaronderzoek, als stuurgroep optreden. De taakgroep
bestaat uit een programmaleider, enkele projectleiders en een programmabureau.
De voorzitter van de taakgroep rapporteert over het totale programma en
de individuele projecten aan de stuurgroep. Voorts wordt de voortgangrapportage van het programma periodiek in de maandrapportage
opgenomen.
Middellangetermijndoelstellingen
De doelstellingen voor de middellange termijn betreffen voornamelijk de
verbetering van de maandrapportage en de informatie in de begroting en
het jaarverslag. De begroting, de maandrapportage en het jaarverslag
moeten op elkaar aansluiten. De doelstellingen voor de middellange
termijn moeten midden 2011 zijn behaald. De volgende doelstellingen zijn
benoemd.
Periodiciteit en aggregatieniveau maandrapportage
De periodiciteit en het aggregatieniveau van de verschillende aspecten in
de maandrapportage moeten opnieuw worden bezien. Defensie onderzoekt over welke onderwerpen, op welk aggregatieniveau, met welke
frequentie en met welke omvang moet worden gerapporteerd.
Betere samenhang begroting, maandrapportage, jaarverslag
De begroting, de maandrapportage en het jaarverslag moeten een betere
samenhang krijgen. Daarbij dient de relatie tussen ambities, normen,
organieke taken en gereedstelling inzichtelijk te worden gemaakt. De
samenhang beperkt zich niet alleen tot de operationele gereedheid. Ook
de aspecten ondersteuning, personeel, financiën en bedrijfsvoering
worden hierbij betrokken.
Verbeteren kwaliteit van de niet-financiële informatie
De betrouwbaarheid van de niet-financiële informatie moet via de
controlfunctie worden verankerd. Momenteel wordt de controlfunctie
opnieuw bezien ter verbetering van de kwaliteit. In 2010 wordt de
bestaande «Blauwdruk Controlveld» geactualiseerd.
ICT-ondersteuning
Het bestaande instrument Management Informatie Systeem Defensie
wordt verder ontwikkeld. Dit informatiesysteem kan worden gebruikt bij
het opstellen van periodieke managementrapportages. In rapportages
worden kritische prestatie-indicatoren getoetst aan vastgestelde normen.
Daarbij is het van groot belang een koppeling te maken naar de in de
begroting opgenomen operationele doelstellingen.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2009–2010, 32 248, nr. 5

3

Samenhang andere rapportages
Het totaal aan rapportages wordt geïnventariseerd en de samenhang
tussen de rapportages wordt bezien. Hiermee wordt beoogd de rapportagedruk te verlichten.
Langetermijndoelstellingen
De doelstellingen voor de lange termijn betreffen de ontwikkeling en de
verdere uitbouw van basisadministraties. Deze doelstellingen hebben een
directe relatie met het project SPEER en zullen nog enkele jaren in beslag
nemen. Defensie onderzoekt of een andere begrotingsopzet bijdraagt aan
betere stuur- en verantwoordingsinformatie. De realisatie van de
langetermijndoelstellingen wordt midden 2014 verwacht.
Verantwoorden vanuit de bronsystemen/basisadministraties
Om deze doelstelling te kunnen behalen is het verbeteren van de kwaliteit
van de systemen noodzakelijk. De verbetering van de diverse bronsystemen en basisadministraties kent een lange doorlooptijd en kan niet op
de korte termijn worden uitgevoerd. De basisadministraties worden de
komende jaren doorontwikkeld en per administratie zijn beleidsverantwoordelijken benoemd die erop toezien dat de administraties aan de
kwaliteitseisen voldoen.
ICT-ondersteuning
ICT-ondersteuning is benodigd om gebruik te kunnen maken van
betrouwbare informatie uit bronsystemen en (basis)administraties ter
ondersteuning van het genereren van managementinformatie als
instrument om te verantwoorden en indien nodig bij te sturen.
Inrichting begroting
In overleg met het ministerie van Financiën wordt onderzocht of een
andere begrotingsopzet kan leiden tot een verbeterde opzet van de stuuren verantwoordingsinformatie voor zowel intern als extern gebruik.
Tot slot
Defensie staat voor de uitdaging om dit ambitieuze verbeterprogramma
binnen de gestelde termijn tot een goed einde te brengen. Het is
essentieel dat daarvoor voldoende capaciteit beschikbaar is. De capaciteit
staat echter onder druk door een taakstellende reductie bij de staven en
de beperking op de externe inhuur. Ik heb hier rekening mee gehouden bij
het opstellen van het Plan van Aanpak.
Ik informeer u bij de bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting 2011 en in
het jaarverslag 2010 opnieuw over de stand van zaken van het
programma.
De Minister van Defensie,
E. van Middelkoop

Tweede Kamer, vergaderjaar 2009–2010, 32 248, nr. 5

4