Bijlage 2 – Verbeterplan – Transitie DUO

Datum

14 december 2023

Betreft

Bijlage 2 – Verbeterplan Transitie DUO - bij 3e Voortgangsbrief IT-traject Doorontwikkelen Applicatielandschap Bekostiging bij DUO

Aanleiding
Het Adviescollege ICT-toetsing (Adviescollege) heeft in het eindrapport voor DAB
ook een aantal DUO-brede aanbevelingen gedaan rondom strategische en tactische sturing, professionaliseren ontwikkel-, onderhoud- en beheerprocessen, professionaliseren van IT financieel control en het beter aantoonbaar onderbouwen
van gemaakte technologie-keuzes. DUO herkent zich in deze opgave om de ambities voor 2025 uit de strategische koers te kunnen realiseren (zie visuele weergave hierboven). Daarom is in het eerste kwartaal van 2022 een transitieplan
(eerder nog genoemd verbeterplan) opgesteld.

Kern van de transitieopgave
Doel van het transitieplan is het verbeteren van de besturing en beheersing van
het gehele veranderportfolio van DUO. DUO doet dit stapsgewijs: van strategie
naar doelen naar concrete resultaten. In de plaat op de volgende pagina staat
deze manier van werken weergegeven, waarbij de vertaling van de transitiedoelen naar de belangrijkste beoogde transitieresultaten is weergegeven. De veranderopgaven van de transitie zijn logisch geclusterd in een vijftal thema’s. De realisatie van de transitieresultaten vindt plaats binnen initiatieven.
Status September 2023
In ruim een jaar tijd (Q2 2022- Q3 2023) zijn een groot deel van de beoogde resultaten en daarmee de gestelde doelen van het Transitieplan behaald. Initiatieven waarbij de implementatie is afgerond hebben daarbij decharge vanuit de
transitiestuurgroep gekregen. Voor een aantal initiatieven kent de implementatie
een langere doorlooptijd. Daarbij is gekozen om decharge te verlenen op de ontwerpproducten maar blijft de implementatie ervan gemonitord worden. Voor de
implementatie van die ontwerpproducten is er de Centrale Implementatie Begeleiding. De Centrale Implementatie Begeleiding ondersteunt bij het implementeren
van de producten die binnen de Transitie opgeleverd zijn.

Pagina 1 van 5

Vanaf Q3 2023, met een doorloop in 2024, bestaat de Transitie nog uit het thema
Strategische en Tactische sturing en de eerder genoemde Centrale Implementatie
Begeleiding. De initiatieven van het thema richten zich op het verder verbeteren
van de strategische en tactische sturing, waaronder onder andere de verdere implementatie en bestendiging van lean portfoliomanagement, productmanagement,
scaling werkwijze, rollen, gremia en events, grip op portfolio en sturingsproducten
in de vorm van (optelbare) metrieken.

Op de volgende bladzijden wordt een samenvattend beeld gegeven van de voortgang en bereikte resultaten van de transitie bij DUO.

Pagina 2 van 5

Transitie doel

Resultaat

Initiatief

Voortgang (korte toelichting)

1. Gedegen strate-

Strategisch Portfolio manage-

1A - Doorontwikkelen

Het Lean Portfolio management proces is doorontwikkeld en een

gische en tacti-

ment ingericht

(agile) Portfolio-ma-

evaluatie vindt plaats van de pilots met horizontale portefeuilles en

nagement

syncs om zodoende de inrichting te verbeteren. In de komende pe-

sche sturing

riode wordt daarnaast gefocust op een integraal ontwerp waarin de
nieuwe governance, actoren, scope en definitie zijn uitgewerkt, wat
daarvan de impact is en het vaststellen van het ontwerp. De implementatie en bestendiging hiervan zal naar verwachting doorlopen in
2024.
Product management wordt

1B - Tactisch Product-

De Productmanagement sync (overleg) staat in basis en wordt

DUO breed mee geëxperimen-

management

structureel georganiseerd. Er wordt nu de focus gelegd om het

teerd

overleg te consolideren en door te ontwikkelen. Het is de bedoeling
dat naast een tactische sync tevens een strategische sync georganiseerd gaat worden. De implementatie en bestendiging hiervan zal
naar verwachting doorlopen in 2024.

Tactische team overstijgende

1C - Scaled Agile en

Er is een Lean-Agile Competence Center (LACE) opgezet en actief.

sturing wat zorgt voor verti-

hybride ways of work-

Professionalisering van het LACE vindt momenteel plaats waarbij

cale afstemming en horizon-

ing

aan verschillende thema’s wordt gewerkt, o.a. het onderdeel van de

tale verbinding

way of working maken van scaling werkwijze, rollen, gremia en
events, uitwerking van de impact van de nieuwe (SAFe) rollen, verkennen ontwikkelingen binnen EA, Control, LCM etc., opleidingen
rondom agile (mindset), SAFe trainingsprogramma tactische laag,
en verkenning organiseren (klant)waardestromen binnen DUO.

Toename in voorspelbaarheid

1C - Scaled Agile en

Grip op Portfolio elementen zijn bij veel IV Ketens in een vergevor-

en wendbaarheid van de IV-

hybride ways of work-

derd stadium geïmplementeerd (o.a. inrichten van Jira, opvoeren

ketens

ing

van business epics, koppelen van epics, inrichten van een APMO).
De openstaande communicatie en implementatie acties zullen in samenwerking met het transitie implementatie kernteam opgepakt en
gemonitord worden.

BDO-organisatie registratie-

1D - Metrics ten be-

De inrichting van TeamApp en SAP PPM zijn blijvend aangesloten

systemen op orde

hoeve van Sturing

op de IV-structuur, waardoor duidelijkheid en consistentie is in de
registratie van de IV-organisatie binnen administraties. Het beheer
van de Structuur van de IV-organisatie is overgedragen aan de lijn.

Bruikbare informatie producten 1D - Metrics ten be-

Er is een basisset metrics ontwikkeld en gereed voor productie. Mo-

en set met optelbare metrics

menteel wordt het systeem- en applicatielandschap in de informa-

hoeve van Sturing

ingericht op team, tactische en

tievoorziening geïntegreerd. Daarnaast is er focus op het verbete-

strategisch niveau

ren van de kwaliteit van registraties (o.a. interne/externe budgetten, vermoedelijk beloop, rapportage kenmerken). In de komende
periode staat de uitrol dashboards bij IV-keten, IV-domein en vakgroep gepland. Daarnaast wordt een herziening gedaan van bestaande detail-rapporten.
Tevens is het voornemen om binnen de metrics inzicht te verschaffen in de werkpakketten middels een consistente verbinding met
Jira. Deze activiteiten zullen doorlopen in 2024.

2. Professioneel fi-

Werkend IT financial control

2A - Doorontwikkelen

Het ontwikkelde allocatiemodel IT kosten is geoperationaliseerd en

nancieel beheer

met zuivere kostenallocatie op

van de IT financial con-

geïmplementeerd. Hierdoor kan een kostenallocatie gedaan worden

t.a.v. IT voorzie-

basis van een geïmplemen-

trol

van IT diensten, toerekeneenheden en tarieven, daarnaast is er in-

ningen

teerd toerekeningsmodel voor

zicht in de noodzaak van en mogelijkheden om aanpassingen in IT

ICT diensten

systemen door te voeren t.b.v. een “soepele” kosten-allocatie. De
beheerorganisatie om het allocatiemodel in de lijn op te nemen is
ingericht. Het initiatief is afgerond en decharge is door de transitie
stuurgroep verleend.

Pagina 3 van 5

Verbeterd proces en de vast-

2B - Doorontwikkelen

Een verbeterplan met de huidige problematiek m.b.t. besluitvor-

legging t.b.v. besluit-vorming

strategische inkoop en

ming inkoopkeuze en technologiekeuze is geïnventariseerd en op-

ICT inkoopkeuze en technolo-

leveranciers-manage-

gesteld. Het proces van tijdige afstemming van ontwikkelingen

giekeuze

ment

wordt nu meegenomen in de lijnafstemming vanuit de afdeling Regie met (ICT)management over komende
inkooptrajecten. Voor de vastlegging draagt afdeling Regie zorg
voor inrichten van een tijdelijk centrale plek i.s.m. IHH en
afstemming over gebruik daarvan met ICT. Het initiatief wordt verder in de lijn uitgevoerd. Decharge is door de transitie stuurgroep
verleend.

Professioneel contract-ma-

2B - Doorontwikkelen

Er is een reviewsystematiek ontworpen voor het periodiek beschou-

nagement op alle bedrijfskriti-

strategische inkoop en

wen van lopende bedrijfskritische contracten. Dit is in een pilot toe-

sche ICT contracten met aan-

leveranciers-manage-

gepast op 5 lopende contracten. De evaluatie hierop is afgerond. De

dacht voor alle SCOPAFIJTH

ment

ervaringen in de pilot dragen bij aan het professionaliseren van het

aspecten

proces van aansturing leveranciers en contracten zodat de contracten beter worden gemanaged en uitgeput. Bij dit initiatief is gebleken dat verbeterde informatievoorziening belangrijk is. De afdeling
Regie pakt dit verder op. Het initiatief wordt verder in de lijn uitgevoerd. Decharge is door de transitie stuurgroep verleend.

3. Onderbouwde

Werken onder architectuur is

technologiekeuzes

integraal onderdeel van portfo- chitectuur

3A - Werken onder ar-

Architectuur board en processen zijn ingericht en werkend. Tevens
zijn de architectuur producten, processen en –rollen helder inzichte-

liomanagement, LCM, techno-

lijk en vindbaar gemaakt zodat de organisatie hiervan kennis kan

logiekeuzen en voortbren-

nemen. Beheerprocessen voor architectuurproducten zijn ingericht

gingsproces

en er is een verbinding gelegd tussen de architectuurfunctie en de
agile organisatie. De transitie stuurgroep heeft decharge verleend
op de ontworpen producten, welke deels geïmplementeerd zijn. De
openstaande communicatie en implementatie acties zullen in samenwerking met het transitie implementatie kernteam opgepakt en
gemonitord worden.

Integraal technologieplan, in-

3B - Technologieplan

Technologieplan is gereed. Overlegstructuren en procesafspraken

clusief governance, proces en

(MTHV’s) rondom technologiekeuzes zijn uitgewerkt en vastgesteld.

MTHV’s rondom technologie

Het initiatief is afgerond en decharge is door de transitie stuurgroep

keuzen

verleend.

4. Professionele

Verdere professionalisering in

3C - Life Cycle ma-

Een nieuwe meting van het LCM volwassenheidsniveau wordt uitge-

ontwikkel-, onder-

LCM

nagement doorontwik-

voerd. De verbeteracties voor 2023 e.v. worden gepland en zijn

kelen

deels in uitvoering. Vanwege samenhang en afhankelijkheden met

houds- en beheerprocessen

de Basis op orde veranderopgave heeft de Transitie Stuurgroep akkoord gegeven om het initiatief daar onder te brengen.
Uniformering ITSM processen

3D - ITSM processen

Incident- problem-, vulnerability-, en change management voor-

en embedding binnen BDO

op orde

schriften zijn gereed en worden fasegewijs op consistente wijze

teams

DUO-breed geïmplementeerd. Tevens is een hacktest proces uitgewerkt en is er een business continuity plan ICT uitgewerkt.
DUO brede implementatie heeft momenteel de volle focus en wordt
in samenwerking met het transitie implementatie kernteam opgepakt. Deze activiteiten zullen in 2024 doorlopen.

Basis CMDB op orde met be-

3E - Basisadministratie

Plan van aanpak om de CMDB op orde te stellen is vastgesteld. Eer-

langrijkste ICT componenten

(CMDB) op orde

ste fase van implementatie is afgerond t.a.v. bijwerken CMDB voor

(Applicaties, Middleware, OS)

fysieke en virtuele servers o.b.v. discovery tooling. Momenteel wor-

geregistreerd

den de middleware en (pakket) applicatie administraties geactualiseerd. Tevens is er een applicatie eigenaarschap kader document
en de inrichting daarvan binnen Topdesk onderhanden. Vanwege

Pagina 4 van 5

samenhang en afhankelijkheden met de Basis op orde veranderopgave heeft de Transitie Stuurgroep akkoord gegeven om het initiatief daar onder te brengen.
5. Professionele

MD traject is ingericht conform

4A - (Agile) Leider-

Een uitwerking van een MD programma voor 2023 – 2024 is opge-

en resultaat-ge-

opgestelde leiderschapsvisie,

schapstraject

leverd waarin ook voldoende aandacht is voor leiderschap binnen

richte cultuur

waarin kenmerken van agile

een Agile omgeving. Het huidige MD aanbod in het leerportaal is

leiderschap zijn meegenomen

uitgebreid incl. een inventarisatie van gewenste verdere uitbreiding
van aanbod. Het initiatief is afgerond en decharge is door de transitie stuurgroep verleend.

Beschikken over voldoende

4B - Binden, boeien en

De leerlijn voor product owners/service owners van SEG is afge-

duurzaam en breed inzetbaar

behouden BDO profes-

rond, evenals de onderzoeksresultaten van de DUO (agile) enginee-

IV personeel ten behoeve van

sionals

ring culture zijn gepresenteerd. De ontwerp producten van het initi-

de BDO organisatie

atief is afgerond en decharge is door de transitie stuurgroep verleend. Implementatie van andere leerlijnen vindt binnen de lijn
plaats.

Betere afstemming tussen

4C - Personele capaci-

De uitwerking van het Strategisch personeelsplanning (SPP) en

werkaanbod en personele be-

teitsplanning

Operationeel personeelsplanning (OPP) proces kende een lange pe-

hoefte op middellange en

(SPP/OPP)

riode van analyse en afstemming. Er is voor gekozen om onder Ba-

lange termijn (verhouding in-

sis op Orde veranderopgave een doorstart te maken als onderdeel

tern/extern)

van initiatief ‘Integraal capaciteitsmanagement’ welke zich zal gaan
richten op borging integraal capaciteitsmanagement in het MA proces, vaststellen visie en kader fasering, uitwerken toolkit en implementatie binnen MA2024 proces.

6. Goed gedocu-

Universele standaard met ka-

5A - DUO standaard

Een overkoepelend einddocument is opgeleverd waarin alle pro-

menteerde, aan-

ders, spelregels, handreikin-

voor de (programmati-

ducten en onderlinge samenhang, de universele standaard met ka-

toonbare, zake-

gen, voorgeschreven formats

sche) aansturing van

ders, spelregels, handreikingen, voorgeschreven formats en best

lijke rechtvaardi-

en best practices

trajecten

practices staan toegelicht. Daarbij is een RASCI model t.a.v. tra-

ging voor ICT tra-

jectsturing ontwikkeld en wordt het beheer van de opgeleverde pro-

jecten

ducten ingericht. Decharge is door de transitie stuurgroep verleend,
waarbij enkele implementatie activiteiten i.s.m. het implementatie
kernteam gemonitord blijven worden.
Standaard en toepassing van

5B - Standaard Busi-

Een universele standaard dat handvatten, kaders, formats, proces-

businesscase management, in-

ness Case Management

beschrijvingen geeft om een businesscase op te stellen is ontwik-

clusief proces, businesscase

keld en getoetst. De beheerorganisatie is ingericht.

template en berekeningsme-

Het initiatief is afgerond en decharge is door de transitie stuurgroep

thodiek

verleend.

7. Kwaliteit verho-

Inzicht in kwaliteit lopende ICT

5C - Kwaliteit lopende

Meetinstrumenten en dashboard zijn ontwikkeld, geïmplementeerd

gen lopende ICT

trajecten

trajecten met grote ICT

en in beheer genomen om inzicht te krijgen in de kwaliteit van lo-

component verhogen

pende trajecten, zodat hierop gestuurd kan worden. Het initiatief is

trajecten

afgerond en decharge is door de transitie stuurgroep verleend.
Kwaliteit en hygiëne lopende

5C - Kwaliteit lopende

Meetinstrumenten en dashboard zijn ontwikkeld, geïmplementeerd

ICT trajecten verhoogd

trajecten met grote ICT

en in beheer genomen om inzicht te krijgen in de kwaliteit van lo-

component verhogen

pende trajecten, zodat hierop gestuurd kan worden. Het initiatief is
afgerond en decharge is door de transitie stuurgroep verleend.

Pagina 5 van 5