Open op Orde
Generiek actieplan informatiehuishouding
Rijksoverheid

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 1

Inhoud
Samenvatting

3

1

Inleiding

5

1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6

Aanleiding
Scope en afhankelijkheden
Doelstelling
Resultaat
Definities
Leeswijzer

5
5
7
7
9
9

2

Verkenning & Analyse

10

2.1
2.2
2.3
2.4
2.5

Voorwaarden: bestuur en naleving
Professionals informatiebeheer
Volume en aard van informatie
Informatiesystemen
Samenvattend

11
11
11
12
12

3

Professionals (informatiebeheer)

13

3.1
3.2
3.3

Rijksbreed investeren in de informatieprofessional
Functionarissen en kennis in de flexibele schil en bij SSO’s
Rijksambtenaren

13
14
15

4

Volume en aard van informatie

16

4.1
4.2
4.3
4.4
4.5

Standaardisatie van werkprocessen
Actieve openbaarmaking onderliggende stukken
De groei van onbeheerde digitale informatie
Duurzaam digitaal databeheer
Vergroting uitvoerbaarheid wet- en regelgeving

16
17
17
17
18

5

Informatiesystemen

20

5.1
5.2
5.3

Vereenvoudiging van informatiesystemen
Eisen aan informatiesystemen
Besluit Informatievoorziening Rijksoverheid

20
20
21

6

Bestuur en naleving

22

6.1
6.2

Sturing op informatiehuishouding, informatievoorziening en -verstrekking
Overzicht en inzicht

22
22

7

Samenhang generiek plan en overige actieplannen

24

7.1
7.2
7.2.1
7.2.2
7.2.3
7.3
7.4
7.5

De indeling van de plannen per organisatie
Fasering veranderstrategie
De eerste slag
Het offensief
Bijzondere aandacht voor de uitvoeringsorganisaties van het Rijk is nodig
Ondersteuning bij het opstellen van de plannen
De uitvoering en financiering van de verbeteracties
De roadmap informatiehuishouding en informatievoorziening

24
24
24
25
25
25
26
26

Bijlage 1 Format voor plannen van rijksorganisaties

27

Bijlage 2 Roadmap

34

Bijlage 3 Het Future Innovatielab Informatiehuishouding

35
Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 2

Samenvatting
Door de rapporten Ongekend Onrecht, het ongevraagd
advies van de Raad van State over ministeriële verantwoordelijkheid en de monitoring van de Inspectie
Overheidsinformatie en Erfgoed, heeft het kabinet Rutte
III besloten een grootscheepse verandering van de
informatiehuishouding Rijk in gang te zetten. Het is
onomstreden dat informatie een wezenlijke grondstof is
voor de werking van ons overheidsapparaat en vitaal is
voor verantwoording in onze democratie. Er mag dus geen
informatie kwijt zijn en ook geen twijfel over de juistheid
en echtheid daarvan. Het kabinet heeft dat verder
aangescherpt met concrete eisen aan de informatievoorziening naar de Tweede Kamer die gaan over openbaarheid
en transparantie zoals het verstrekken van onderliggende
informatie en het vraagstuk van persoonlijke
beleidsopvattingen.
De dgOO is houder van 3 van de 10 hoofdstukken uit de
kabinetsreactie POK: Informatievoorziening/-verstrekking
(IV), Informatiehuishouding (IHH) en Ambtelijk
Vakmanschap (AV). Dit generieke actieplan is onderdeel
van de pijler Informatiehuishouding en deels volgend op
de lijnen die worden uitgezet in het programma dat is
ingericht voor Informatieverstrekking. Samenwerking
tussen de drie pijlers is randvoorwaardelijk; beslissingen
en ambities van deze drie hebben invloed op elkaar.

De analyse laat zien dat de overheidsinformatiehuishouding over vier assen een grote veranderopgave heeft.
Het betreft knelpunten bij de capaciteit aan informatieprofessionals en de rol van medewerkers in het primaire
proces, de grote hoeveelheid en aard van informatie, de
veelheid en kwaliteit van de informatiesystemen en de
sturing en naleving op dit vraagstuk.
De verandering die nodig is kost tijd, kennis en extra
middelen. Het kabinet gaat daarom uit van een Rijksbrede
verbeteroperatie tot en met 2026. Dan zijn we nog niet
klaar en daarom blijven we na 2026 ook structureel
investeren in aandacht, kennis en middelen. In dit plan
wordt uitgewerkt welke veranderopgave er generiek ligt en
hoe langs dezelfde lijnen de organisaties binnen de
Rijksoverheid hun opgave zullen vormgeven. Voor het
generieke deel geldt dat uniformiteit en standaardisatie
waar dat voordelen biedt belangrijke uitgangspunten zijn.

Vooruitlopend op de komst van de kwartiermaker
IHH (per 6 april 2021 en de regeringscommissaris n.t.b.)
heeft de dgOO aan CIO Rijk opdracht gegeven het generiek
actieplan te ontwikkelen. Dit plan wordt gemaakt door
RDDI die daarvoor een werkgroep heeft geformeerd.
De werkgroep bestaat uit vertegenwoordigers van het
Nationaal Archief, Inspectie Overheidsinformatie en
Erfgoed, CIO Rijk (beleidskant), de ministeries van
JenV en EZK/LNV, de Sociale Verzekeringsbank,
Doc-Direkt en RDDI.
De veranderopgave is complex en daarom heeft de
dgOO aan de Inspectie OE, het Nationaal Archief en andere
nauw betrokken organisaties een grondige analyse
gevraagd naar de knelpunten in de informatiehuishouding
wat als basis dient voor het generiek actieplan. Het is te
verleidelijk om te grijpen naar een snelle maar mogelijk
uiteindelijk onvoldoende oplossing. De knelpunten
moeten zowel centraal (generiek) als specifiek per
organisatie aangepakt worden, waarbij geldt: decentraal
wat kan en centraal wat moet.

De verschillen die zijn ontstaan zijn maar heel beperkt
toe te dichten aan de verschillende opgaven binnen de
Rijksoverheid en doen onvoldoende recht aan de
maatschappelijke wens om op eensluidende en
eenduidige wijze openbaarheid in te vullen en
informatie te verstrekken binnen redelijke termijnen
en op efficiënte wijze.

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 3

Voor het generieke deel wordt in dit actieplan geïnventariseerd wat rijksbreed ontwikkeld moet worden omdat het
er nog onvoldoende is. Denk aan heldere eisen op het
gebied van duurzame toegankelijkheid en kwaliteit van
informatiesystemen en aan eenduidige werkprocessen.
Er wordt een rijksbreed innovatielab ingericht omdat het
om een veranderopgave gaat die constant in beweging is.
Daarnaast wordt rijksbreed geïnvesteerd in capaciteit en
opleidingen voor informatieprofessionals en vergroting
van de kennis bij rijksmedewerkers in het primaire proces.
De governance en monitoring op de veranderopgave
wordt rijksbreed onder leiding van de regeringscommissaris informatiehuishouding ingericht. Dit geldt ook voor
het oormerken van de extra middelen tot en met 2026.
Voor gedeelde, realistische verwachtingen over prioritering, onderlinge afhankelijkheden en doorlooptijden zijn
waarborgen opgenomen binnen dit plan. Door het
uitvoeren van nulmetingen wordt de startsituatie van de
rijksorganisaties bepaald, en waarna via actieplannen van
deze organisaties aan wordt gegeven welke verbeteringen

haalbaar zijn op welke termijn. Parallel aan de inhoudelijke
en financiële beoordeling van de actieplannen wordt ook
een uitvoeringstoets gedaan, waarbij expliciet bezien kan
worden of de gestelde ambities in lijn zijn met de uitvoerbaarheid binnen de looptijd van dit programma. Deze
uitvoeringstoets kan leiden tot een aanpassing in de
planning. Op basis van de uitvoeringstoetsen wordt een
centrale roadmap opgezet inclusief kritisch pad, bij die
onderwerpen waar projecten onderlinge afhankelijkheden
kennen. De roadmap zal binnen de P&C-cyclus van het
programma worden geactualiseerd.
Wij danken iedereen voor het zeer gemotiveerd en
volhardend meewerken aan deze grote veranderopgave in
de informatiehuishouding van het Rijk. Voor onze
samenleving, het parlement en de gehele rijksoverheid.

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 4

1 Inleiding
1.1 Aanleiding

Samenhang en samenwerking met Informatie­
verstrekking en Ambtelijk vakmanschap

De kabinetsreactie op het rapport van de Parlementaire
ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (POK)
“Ongekend onrecht”1 beschrijft de aanpak waarin het
kabinet werkt aan de verbetering van de informatiehuishouding en het opstellen van dit generiek actieplan.

Hoofdstuk 8 van de kabinetsreactie heeft een sterke
relatie met een aantal activiteiten die naar aanleiding van
hoofdstuk 7 ‘Informatievoorziening aan parlement en
samenleving: openheid is de standaard’ en hoofdstuk 10
‘Ambtelijk vakmanschap’ zijn gestart.

We moeten rijksbreed de achterstand in onze informatie­
huishouding sneller gaan inhalen en gaan verbeteren. Wij moeten
onze informatie, ook volgens de Archiefwet, duurzaam toegankelijk, vindbaar, juist, volledig en betrouwbaar bewaren. Zodat wij
ons handelen voor, tijdens en na afloop van het maken van beleid
en wetgeving altijd onderbouwd kunnen verantwoorden. Juiste en
toegankelijke informatie is ook nodig voor de dagelijkse bedrijfsvoering van de overheid zelf. Goede informatiehuishouding is een
randvoorwaarde voor een goede informatievoorziening en een
noodzakelijk element in onze democratische rechtsstaat. Goede
informatiehuishouding is ook hard nodig voor een beter samenspel
tussen Kamerleden, kabinet en ambtenaren.2

Voor elk van de onderwerpen informatiehuishouding,
informatieverstrekking en ambtelijk vakmanschap
wordt een rijksbreed programma gestart. Ingeregeld
wordt dat gedurende de gehele looptijd van de
programma’s op zowel strategisch, tactisch als
operationeel niveau onderlinge afstemming tussen de
programma’s wordt georganiseerd om de samenhang
en afhankelijkheden te bewaken.

Om een goede manier van informatievoorziening aan
burgers, bedrijven, parlement en journalisten voor elkaar
te krijgen moet de informatiehuishouding van departementen en andere organisaties binnen het Rijk verbeteren.
De verbeterpunten van de informatiehuishouding komen
samen in dit generieke actieplan. Het actieplan stelt kaders
voor de informatiehuishouding voor het hele Rijk. Voor de
verbeteringen in de informatievoorziening wordt een
separaat plan opgesteld.
De departementen en andere organisaties binnen het
Rijk hebben elk hun eigen opgaven en verschillende
uitgangsposities en daarom maakt elke organisatie ook
een eigen actieplan.

1.2 Scope en afhankelijkheden
De scope van het generiek actieplan is ‘hoofdstuk 8
Informatiehuishouding: de basis op orde’ van de kabinets­reactie.
Het generiek actieplan richt zich op de gehele rijksoverheid:
de departementen, uitvoeringsorganisaties, (o.a. zelfstandige
bestuursorganen en agentschappen), Hoge Colleges van
Staat, Rechtspraak, Politie en Openbaar Ministerie.

1
2

https://www.tweedekamer.nl/sites/default/files/atoms/files/20201217_eindverslag_parlementaire_ondervragingscommissie_kinderopvangtoeslag.pdf
Bron: https://www.rijksoverheid.nl/documenten/kamerstukken/2021/01/15/kamerbrief-met-reactie-kabinet-op-rapport-ongekend-onrecht

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 5

Figuur 1: Samenhang tussen de 3 programma’s

Adviescollege Openbaarheid
en Informatiehuishouding

Regeringscommissaris
IHH

Ministerraad

SGO

Actielijn Informatieverstrekking (IV)
en politiek-ambtelijke verhoudingen

IOWJZ

Actielijn Informatiehuishouding (IHH)

Stuurgroep IV
en IHH

Actielijn Ambtelijk Vakmanschap (AV)

ICBR

dgOO

CIO-beraad

Programma AV
AenO

Klankboardgroep
Beleids-DG’s
Uitvoering
Stuurgroep
Openbaarheid

Programma IV
CZW | DO

Programma IHH
CIO Rijk

Programma
IV en IHH

Plan RC

RDDI
Implementatie
Woo
DO | CZW

Generiek
actieplan
Werkgroep

OBDO
Medeoverheden

Governance van de informatiehuishouding
Het generieke actieplan is onderdeel van het programmaplan van de regeringscommissaris. Het Meerjarenplan
Verbetering Informatiehuishouding Rijksoverheid
2019-2025 (MJP) van RDDI is onderdeel van het
generieke actieplan.
Er is een stuurgroep IV-IHH die de voortgang van de
programma’s informatiehuishouding en informatie­
verstrekking monitort. De stuurgroep bestaat uit
vertegenwoordigers van:
• het overleg van de secretarissen-generaal (SGO)
• de interdepartementale commissie bedrijfsvoering
Rijk (ICBR)
• het interdepartementaal overleg directeur Wetgeving
en Juridische Zaken (IOWJZ)
• het overleg van de hoofden bureaus
secretaris-generaal (HBSG)

• een vertegenwoordiger uit een van de beleidsdirecties
en/of een grote uitvoeringsorganisatie
• de programmadirecteur IV-IHH
De bestaande afstemmingslijnen – voor de informatieverstrekking is dat het IOWJZ en voor informatiehuishouding
de ICBR – blijven ongewijzigd en de stuurgroep vult hierop
aan door richting te geven en accenten te leggen.
De Rijksbrede Regeringscommissaris heeft als opdracht
om onder verantwoordelijkheid van de minister van BZK
in overeenstemming met de minister van OCW de
totstandkoming en uitvoering van de verbetering van de
informatievoorziening en informatiehuishouding van de
(Rijks)overheid te bevorderen.

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 6

Vanuit CIO Rijk is een programmaplan in de maak voor de
regeringscommissaris. Dit programmaplan bevat o.a.
inzicht in de governance rondom de regeringscommissaris,
de operationalisering van acties uit het generieke
actieplan, de te ontwikkelen kennisproducten en kaders,
KPI’s en volwassenheidsniveaus per KPI, wijze van
rapporteren en communiceren, afhankelijkheden met de
andere programma’s en een financiële paragraaf.
Alle onderdelen uit het plan zijn zo concreet en smart
mogelijk opgenomen, zonder dat dit de wendbaarheid van
het programma beknot. Dit plan vormt het eerste
instrument op basis waarvan de regeringscommissaris zijn
sturende en monitorende taken nader gaat vormgeven.

1.3 Doelstelling
Er dient een grote verbeterslag plaats te vinden voor de
informatiehuishouding van de gehele rijksoverheid.
Daarbij is bijzondere aandacht vereist voor het beter
inrichten van de informatiehuishouding op openbaarmaking, op gebruikersbehoeftes in de dagelijkse
uitvoering in relatie met het parlement en in het kader van
informatieverstrekking door het kabinet aan de
samenleving. Meer specifiek streeft dit generieke actieplan
daarbij de volgende doelen na:
• Versnelling van de implementatie van het bestaande
Meerjarenplan verbetering informatiehuishouding
Rijk 2019-20253.
• Achterstand informatiehuishouding rijksbreed sneller
inhalen en verbeteren.
• Alle overheidsinformatie voldoet aan Archiefwet:
duurzaam toegankelijk beheren.

3

• Altijd en overal duidelijk welke normen gelden en wie
verantwoordelijk is voor welke informatie.
• Wetten en regels rijksbreed op een consistente manier
uitgelegd.
• Verbeterd toezicht op de kwaliteit van de
informatiehuishouding.
• Standaardisatie van het beleid voor
informatiehuishouding.
• Kaders en kennisinstrumenten opleveren die nodig zijn
voor borgen duurzame toegankelijkheid informatie.
• Bepalen van een werkwijze voor het stellen van concrete
eisen aan informatiesystemen die informatie van nu
voor straks moeten beheren.
• Inventariseren benodigde – al dan niet rijksbrede –
voorzieningen dan wel de doorontwikkeling van
bestaande voorzieningen.
• Investeren in professionaliteit van ambtenaren rond
informatiehuishouding en instrumenten voor
ondersteuning dagelijkse informatiebeheer.

1.4 Resultaat
Het voornaamste beoogde effect is het veiligstellen,
verstrekken en verbeteren van de duurzame toegankelijkheid
van informatie van overheidsorganisaties. Zodat deze
informatie kan dienen als ‘werkgeheugen’ en bovendien
beschikbaar en bruikbaar is voor publieke verantwoording en
zo nodig als bewijs van rechten en plichten van burgers. Meer
specifiek is een betere informatiehuishouding noodzakelijk
om informatieverzoeken van parlement, pers en burgers tijdig
en volledig te kunnen beantwoorden en om openbaarmaking
en transparantie binnen de wettelijke kaders te verruimen.

https://www.informatiehuishouding.nl/onderwerpen/meerjarenplan/nieuws/2021/01/14/meerjarenplan-verbetering-informatiehuishouding-2021-2025

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 7

Wat betekent het generiek plan voor medewerkers
binnen het Rijk?
Informatiehuishouding (het opslaan, beheren en de
verstrekking van informatie) is iets waar iedere
medewerker dag in dag uit mee bezig is, maar we
hebben het er weinig over. Veel medewerkers weten
dat het belangrijk is dat je informatie goed bewaart
zodat het terug te vinden is. Dat we als ambtenaren
verantwoording moeten kunnen afleggen. Tweede
Kamerleden, burgers en journalisten vragen om die
informatie, en ook zelf zijn medewerkers veel op zoek
naar de juiste informatie.
Het moet transparanter en beter. We doen er te lang
over om de juiste informatie te vinden, en soms
vinden we informatie helemaal niet meer.
Het Kabinet besloot onlangs dat het hoogstnood­
zakelijk is om een forse verbeteroperatie in gang te
zetten. Die verbeteroperatie begint met een grondige
analyse van wat er nu aan schort. Die analyse is
gemaakt door de Inspectie Overheidsinformatie en
Erfgoed, het Nationaal archief en DocDirekt. De
analyse ligt er nu.
Langs de lijnen van de analyse is het generiek
verbeterplan opgesteld. Dit plan gaat over de
informatiehuishouding. In de komende maanden wordt
daar aan toegevoegd hoe we in de nieuwe situatie,
gelet op de veranderende informatiebehoeften van
parlement, burgers en journalisten, omgaan met
parlementaire informatieverstrekking, actieve
openbaarmaking en informatieverzoeken. Dit plan is
bedoeld om hier alvast een aantal belangrijke
randvoorwaarden voor in te vullen.

Met dit plan is de wereld dus niet in een keer anders.
Om de informatiehuishouding op orde te krijgen,
zullen we fors moeten investeren in de professional, in
het beter weten hoeveel en welke informatie we
hebben, in betere en gebruiksvriendelijker IT-systemen
en moeten we bijhouden en laten zien dat we aan de
wettelijke en maatschappelijke eisen voldoen.
Met dit plan werken we uit wat daarvoor nodig is de
komende jaren. Dat vraagt soms nog meer kennis,
bijvoorbeeld over wat we nu wel en niet precies
moeten bewaren of juist vernietigen. Of aan welke
eisen de systemen van de toekomst moeten voldoen.
Dat gaan we goed uitzoeken, en dat doen we
Rijksbreed. We spreken wel met zijn allen af dat het
eigenlijk overal in grote lijnen hetzelfde moet zijn en
dat we ons houden aan de wettelijke eisen en
termijnen. Het moet voor Kamerleden, burgers en
journalisten niet uitmaken van wie welke informatie
komt binnen de Rijksoverheid.
In dit plan spreken we ook af dat iedere organisatie een
eigen specifiek verbeterplan maakt voor de informatiehuishouding. Dat gebeurt op basis van een nulmeting.
Als dat plan voor 1 juli 2021 is ingediend kan de
organisatie gebruik maken van extra financiering
daarvoor. Dit om een versnelling mogelijk te maken.
Organisaties zullen daar, zodra er duidelijkheid is, de
eisen voor informatieverstrekking aan toe gaan voegen.
Iedereen zal hier wat van gaan merken, waar je ook
werkt. Er komen trainingen, er wordt sterker gestuurd
en er komen informatieprofessionals bij. Belangrijk is
dat we ons allemaal verantwoordelijk voelen voor het
goed omgaan met informatie en dat we merkbare
verbeteringen laten zien.

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 8

1.5 Definities
Om dit generieke actieplan te kunnen realiseren, is het
belangrijk om duidelijke definities te hebben van wat
informatiehuishouding en duurzaam toegankelijk inhoudt.

Informatiehuishouding
Het totaal aan regels, voorzieningen, activiteiten en
processen gericht op de informatiestromen en op
het beheer van informatie. De informatiehuishouding ondersteunt de primaire processen van
overheidsorganisaties en waarborgt democratische,
juridische en historische waarden. Om dat twee­
ledige doel van ondersteunen en waarborgen te
bereiken moet een informatiehuishouding zo
worden ingericht dat (digitale) informatie die nodig
is om het handelen van overheidsorganisaties te
kunnen reconstrueren van meet af aan, maar ook na
verloop van tijd duurzaam toegankelijk is en blijft.
Dit geldt vanaf het moment van creatie tot het
moment dat de informatie niet meer nodig is, ook
niet als cultureel erfgoed.

Het is essentieel dat de informatiehuishouding van een
organisatie adequaat en professioneel is ingericht.

Duurzaam toegankelijk
Duurzaam toegankelijk betekent vindbaar, beschik­
baar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar
voor degenen die er recht op hebben, vanaf het
moment van ontstaan en voor zolang als noodzakelijk. Hierbij wordt rekening gehouden met aspecten
van openbaarheid en privacy. Duurzaam betekent
dat de toegankelijkheid van de informatie bestand is
tegen veranderingen van elke aard. Dit is niet alleen
nodig voor de informatie die binnen de werkprocessen verwerkt wordt, maar ook van de contextinformatie (zoals wie, wat, waarom, waar, etc).

2021 toezeggingen aan de Tweede Kamer gedaan; zij
dienen in 2021 op orde gebracht te zijn. Daarnaast lopen
ook de acties op het gebied van actieve openbaarmaking
(met o.a. de verplichte aansluiting op PLOOI) en het
rijksbreed sneller afhandelen van informatieverzoeken in
het kader van de Wob/Woo door. Deze beide thema’s zijn
gebonden aan eisen in wet- en regelgeving en onderdeel
van kabinetsbeleid.

1.6 Leeswijzer
Aan dit plan ligt een analyse van de geconstateerde
problematiek in relatie tot de taakstelling ten grondslag en
een visie van hoe de informatiehuishouding eruit zou
moeten zien. Deze is uitgewerkt in hoofdstuk 2 (Verken­
ning & Analyse). De hoofdstukken 3, 4 en 5 gaan nader in
op de drie samenhangende aspecten van de informatiehuishouding: de professional (informatiebeheer) (H3), de
aard en volume van de informatie (H4) en de informatie­
systemen (H5). In hoofdstuk 6 (Bestuur en Naleving) wordt
ingegaan op de organisatorische inbedding van de
informatiehuishouding. Tevens wordt in dit hoofdstuk een
“dashboard informatiehuishouding” gepresenteerd met
stuurindicatoren. Hoofdstuk 7 tenslotte geeft aan hoe de
departementen en andere rijksorganisaties met hun
activiteiten aan de slag (kunnen) gaan.
In het plan worden diverse gekleurde kaders gebruikt:
• Paars: De visie op de verschillende aspecten van
Informatiehuishouding
• Blauw: Rijksbrede (generieke) acties

Het Meerjarenplan verbetering
informatiehuishouding
Het Meerjarenplan verbetering informatiehuishouding Rijk
2019-2025 (hierna MJP) wordt integraal onderdeel van dit
generieke actieplan. Dat wil zeggen dat de acties die in
gang zijn gezet met het rijksbreed beter in beheer krijgen
van e-mails, websites, berichtenapps en sociale media,
versnelt doorgezet worden. Hierover zijn in de eerste
versie van het MJP (2019) en de actualisaties van 2020 en

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 9

2 Verkenning & Analyse
Aan de basis van het verbeterplan Informatiehuishouding
Rijk staat een analyse van oorzaken die geleid hebben tot
de door opeenvolgende Tweede Kamercommissies
gesignaleerde gebreken. Die gebreken blijken uit een
situatie waarin informatie onvoldoende betrouwbaar,
vindbaar, interpreteerbaar en houdbaar is. De voorliggende analyse is gebaseerd op de volgende bronnen:
1. de Monitor 20204 van de Inspectie Overheidsinformatie
en Erfgoed (IOE) plus de rapportage Een dementerende
Overheid 2.0?5
2. Weerslag van circa vijftien DUTO-scans (Duurzame
Toegankelijkheid van Overheidsinformatie) uitgevoerd
door het Nationaal Archief (NA) bij overheids­
organisaties in de periode 2017-2020.
3. Ervaringen opgedaan door Doc-Direkt, NA en IOE in
hun dagelijkse werkzaamheden m.b.t. inspectie,
ordening en verwerving van Rijksarchieven.
4. Het ongevraagd advies van de Afdeling advisering van
de Raad van State over ministeriële
verantwoordelijkheid6.
5. Het rapport van de Parlementaire ondervragings­
commissie Kinderopvangtoeslag “Ongekend onrecht”.
6. Eindrapport Klem tussen balie en beleid van de
Tijdelijke commissie Uitvoeringsorganisaties7.

Deze analyse is beperkt tot de informatiehuishouding en
zij is onvermijdelijk ongenuanceerd. De nuances en nadere
inkleuring zijn te vinden in bovengenoemde bronnen en
een hele reeks voorgaande analyses. Dit is de zwart-wit
weergave ten behoeve van effectieve actie. De belangrijkste oorzaken zijn te herleiden tot drie samenhangende
aspecten van de informatiehuishouding.

Figuur 2: Drie samenhangende aspecten van de informatiehuishouding

Professionals
informatiebeheer

Informatiesystemen

Aard en volume
van informatie

https://www.inspectie-oe.nl/publicaties/publicatie/2021/02/18/publicatie-monitor-overheidsinformatie-2019-2020-benchmark-ministeries
https://www.inspectie-oe.nl/publicaties/publicatie/2021/02/09/een-dementerende-overheid-2.0
6
https://www.raadvanstate.nl/@121396/advies-ministeriele-verantwoordelijkheid/
7
https://www.tweedekamer.nl/kamerleden-en-commissies/commissies/tijdelijke-commissie-uitvoeringsorganisaties/eindrapport
4
5

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 10

2.1 Voorwaarden: bestuur en naleving
De essentiële oorzaken én verbeterpunten bevinden zich
op de punten van de driehoek, maar uiteraard zweeft deze
driehoek niet in de ruimte. Hij bevindt zich in een
omgeving waarin sturing en regelgeving voorwaardelijk
zijn. Het is belangrijk dat binnen - en vooral tússen
organisaties van het Rijk bevoegdheden, verantwoordelijkheden en standaarden voor informatiebeheer zijn
vastgesteld. Informatie wordt geproduceerd, gedeeld,
bewerkt en hergebruikt over de grenzen van organisaties
heen. In zulke informatieketens valt de verantwoordelijkheid voor duurzame toegankelijkheid vaak tussen wal
en schip. Veel werkprocessen van de overheid gebruiken,
muteren en produceren informatie. Daarom is er veel
regelgeving met betrekking tot informatiebeheer,
verwerking en gebruik. Het overzicht en de samenhang
tussen de diverse wetten en regels zoals de Wet Open
Overheid, Archiefwet, Algemene Verordening
Gegevensbescherming en de Baseline Informatie­
beveiliging Overheid, vergt expertise. Daarom kunnen de
onderstaande punten niet los gezien worden van een
omgeving waarin de besturing en de juiste omgang met
regelgeving geborgd is.

2.2 Professionals informatiebeheer
Voor het digitale tijdperk was ondersteuning bij processen
van informatiebeheer binnen het primair proces vanzelfsprekend. Er bestonden verschillende namen en niveaus
voor die ondersteunende functies. Bij de intrede van het
digitale tijdperk was de algemene aanname dat dit soort
functies niet langer op hetzelfde niveau gehandhaafd
hoefden te worden. De aanname was tweeledig: a)
geautomatiseerde informatiesystemen zouden voldoende
garantie bieden voor het beheer van informatie, b)
informatiebeheer zou daardoor belegd kunnen worden bij
individuele ambtenaren belast met beleid en uitvoering
van beleid. Die aanname is niet bewaarheid geworden.
De verdwenen capaciteit en expertise van informatiebeheer professionals is niet gecompenseerd door de
vaardigheden en inzet van ambtenaren uit het primair
proces. Te vaak is de veronderstelling dat ambtenaren,
naast hun reguliere taken, hun eigen informatiebeheer
erbij kunnen doen met behulp van gebruiksvriendelijke
systemen. Wanneer dat niet blijkt te lukken, wordt de
oorzaak gezocht in onvoldoende bewustzijn, kennis,
tekortschietend gedrag of systemen of falend
management. Gedeeltelijk speelt dit allemaal een rol,
maar pogingen tot verbetering van deze situatie door
gedragsverandering blijken onvoldoende effectief.
Waarschijnlijk is dit geen reële verwachting. Dit is een
belangrijke oorzaak van de achteruitgang van de

Informatiehuishouding. Voor een werkelijke verbetering is
het nodig de functies of functionarissen van strategisch,
tactisch en operationeel digitaal informatiebeheer, niet te
verwarren met IT-functies, op verschillende niveaus en
met verschillende specialisaties terug te brengen dichtbij
het primaire proces onder verantwoordelijkheid van het
lijnmanagement of de CIO-functie binnen een organisatie.
Dit neemt niet weg dat individuele ambtenaren verantwoordelijk zijn voor hun eigen informatiehuishouding en
dat het management daarbij een rol speelt door aandacht
en controle. Ambtenaren moeten in staat gesteld worden
deze verantwoordelijkheid te nemen door hen te
faciliteren met nabij beschikbare expertise, advies en
ondersteuning.

2.3 Volume en aard van informatie
De digitalisering heeft geleid tot een exponentiele groei
van het volume en de aard van informatie. De groei van
het volume wordt veroorzaakt door informatisering van
bedrijfsprocessen en massale verdubbeling en reproductie
van informatie. Daardoor vindt grote belasting van
systemen plaats. Informatie wordt zelden afdoende
vernietigd. Door al deze factoren is de betrouwbaarheid
moeilijk vast te stellen. Niet alleen het volume maar ook
de aard van informatie is veranderd door toepassing van
databases, registraties, geautomatiseerde procesinformatie, audiovisueel materiaal, geodata, interactieve
websites, algoritmes, Artificial Intelligence toepassingen,
en duizenden applicaties voor allerlei doeleinden. De
overheid loopt daarin gelijk op met de informatiesamenleving die ook steeds veelzijdiger, sneller en complexer
wordt. Dat leidt tot allerlei bredere vraagstukken op het
terrein van veiligheid, privacy en ethiek.
Deze analyse beperkt zich echter tot de Informatie­
huishouding. In gangbare informatiebeheer systemen
zoals Document Management - en Record Management
Systemen wordt slechts een deel van alle relevante door
de overheid geproduceerde en ontvangen informatie
beheerd. De term ‘document’ dekt allang niet meer de
grote variëteit aan data. Informatie bestaat uit talloze
objecten die alle hun eigen eisen stellen aan duurzaam
beheer en toegankelijkheid. Er is een tekort aan kennis
over welke objecten noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering nu en voor verantwoording en reconstructie later.

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 11

2.4 Informatiesystemen
De problematiek van onvoldoende toegankelijke en niet
duurzaam beheerde informatie wordt vergroot door de
manier waarop ICT wordt ingezet. Er is een enorme
hoeveelheid aan systemen, die vaak niet op elkaar zijn
aangesloten binnen organisaties en tussen organisaties.
De samenhang is vaak historisch gegroeid en buitengewoon complex. Onderliggende valkuil hierbij is
techno-optimisme: de gedachte dat investering in ICT
kosten bespaart en alles gemakkelijker maakt.
Ondersteunende systemen sluiten echter onvoldoende
aan op de wijze waarop de ambtenaar werkt en hoe
organisaties tegenwoordig zijn ingericht. Er wordt
onvoldoende rekening gehouden met de uitvoerbaarheid
van nieuwe wet- en regelgeving en wat dit betekent voor
de bestaande processen en systemen.
De informatiesystemen ondersteunen onvoldoende
de constant vernieuwende informatie- en communicatiekanalen die ieder hun eigen karakteristieken hebben.
Denk aan sociale media, samenwerkingsplatforms,
websites, berichtenapps en zelfs al lang ingeburgerde
kanalen als e-mail. Het gevolg is een gebrekkige en
fragmentarische informatiehuishouding. Informatie is
slechts met grote moeite vindbaar, niet volledig, de
context is niet duidelijk te reconstrueren en over de
betrouwbaarheid wordt getwijfeld.

Daarnaast zijn in grote uitvoeringsorganisaties deze
informatiesystemen vaak ingericht op massaverwerking.
Afwijkingen van de massaverwerking worden niet altijd
voldoende onderkend en niet of nauwelijks ondersteund.
Dit kwam evident naar voren bij de niet-standaard
afwikkeling van de Kinderopvangtoeslagen.

2.5 Samenvattend
Het samenspel van factoren leidt ertoe dat de informatiehuishouding van departementen en andere rijksorganisaties te vaak niet voldoet aan de verwachtingen van
gebruikers binnen en buiten de overheid en eisen in
wet-en-regelgeving. Hieronder valt het gebruik van
informatie voor de eigen bedrijfsvoering, het gebruik ten
behoeve van communicatie met burgers en transparantie
van bestuur, en het gebruik ten behoeve van informatieverstrekking en verantwoording. Het samenspel van
factoren dient te worden geadresseerd bij een
verbeteraanpak

Het generiek actieplan beoogt bij te dragen aan een
verbeterde informatiehuishouding in samenspel met
de actieplannen van de departementen en andere
rijksorganisaties. Het betreft acties op generiek
niveau langs dezelfde lijnen als in de analyse.
Q1 2021

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 12

3 Professionals (informatiebeheer)
Visie: Er zijn voldoende en goed opgeleide professionals beschikbaar voor het inrichten en uitvoeren van
informatiebeheer. Strategisch personeelsbeleid zorgt voor de werving, scholing en doorstroom van mensen.
Ook ICT-professionals in gerelateerde vakgebieden beschikken over voldoende kennis over informatiebeheer om
over en weer goed samen te kunnen werken met de professionals informatiebeheer.

3.1	Rijksbreed investeren in de
informatieprofessional
Binnen de rijksoverheid is op een totale omvang van
circa 300.000 fte ongeveer 1 procent werkzaam als
functionaris informatiebeheer (vaak onder een andere
naam zoals DIV’er). Een groot deel hiervan is werkzaam
bij de grote uitvoeringsorganisaties en ZBO’s. Naast de
fte’s bij de organisaties zelf is er bij de Shared Service
Organisatie (Doc-Direkt) 200 fte beschikbaar voor de
archiefdienstverlening.
Het gaat bij de Rijksonderdelen veelal om functies in
lagere schalen, een kleine 60% zit in schaal vier tot en met
acht. Ruim 10% van de functionarissen zit in schaal 12 of
hoger. Ruim 40% van de functionarissen informatiebeheer is 55 jaar of ouder. Ruim 80% van de functionarissen is 45 jaar of ouder. Uit de monitor van de IOE 2020
blijkt dat 32% van de Rijksonderdelen aangeeft een tekort
aan capaciteit en kennis te hebben voor de informatiehuishouding. Het gaat daarbij om capaciteit op zowel
strategisch, tactisch en operationeel niveau. Informatie­
huishouding heeft strategisch personeelsbeleid nodig
voor de werving, scholing en doorstroom van
medewerkers.
Er komt daarom vanuit CIO Rijk een Rijksbrede aanpak om
de benodigde personele capaciteit op tactisch en operationeel niveau te versterken. In de actieplannen van de
rijksorganisaties wordt per dienstonderdeel aangegeven
wat de huidige personele capaciteit is voor tactisch en
operationeel informatiebeheer en waar vanuit de
strategische capaciteitsplanning, met inachtneming van de
doelstellingen van dit generieke actieplan, incidenteel of
structureel opgeschaald moet worden. Wanneer
onderdelen de personele capaciteit t.b.v. verbetering
informatiehuishouding wensen op te schalen, dient
aangegeven te worden om wat voor capaciteit het gaat.

8

De rijksorganisaties dienen hierbij gebruik te maken van
de relevante KWIV-profielen. Het KWIV helpt organisaties
om de juiste capaciteit met de juiste competenties binnen
te halen. Wanneer de gewenste capaciteit niet binnen deze
profielen past, dient aangegeven te worden waarom niet.

Rijksbreed zijn er middelen gereserveerd voor
strategisch personeelsbeleid, de versterking van de
capaciteit in de informatiehuishouding zowel op
centraal niveau (Regeringscommissaris, Inspectie
OE, CIO Rijk) als bij organisaties. Dat betreft
capaciteit voor de uitvoering van de veranderopgave
(projecten), voor versnellingsacties uit het MJP en
voor de concrete verbeteropgave bij de organisaties.
Start vanaf Q2 2021

Naast de benodigde investeringen in de capaciteit is
kennisontwikkeling van informatieprofessionals van
belang. Het vakgebied is sterk in ontwikkeling. De
kennisontwikkeling in opleidingen die in 2020 het meest
gevraagd werd betrof de marketing van Informatie­
diensten, auditing, verdieping recordsmanagement,
datamanagement en adviesvaardigheden8.
Vanuit de opdracht van het SGO en ICBR om binnen het
Rijk meer uniform en gestandaardiseerd aan de informatiehuishouding te werken wordt de komende jaren centraal
vanuit het programma Ambtelijk Vakmanschap wordt in
samenwerking met CIO Rijk, I-partnerschap en RDDI in een
opleidingsaanbod voorzien voor informatieprofessionals.
Dit kan in nauwe samenwerking met bestaande partners en
het brede kennisnetwerk binnen de overheid. Thema’s als
openbaarheid, maatschappelijke informatiebehoefte, de
samenhang met aanpalende regelgeving en verbeterde
digitale toegankelijkheid dienen hierin een plaats te krijgen.

KNVI, Top5 opleidingen 2020

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 13

Er komt een centraal opleidingsprogramma voor
informatieprofessionals. Organisaties kunnen daar
in principe kosteloos aan deelnemen.
Start vanaf Q2 2021

De kennisontwikkeling van de informatieprofessionals
bevindt zich niet alleen binnen de werkomgeving van
de overheid en de (vaak commerciële) scholings­
organisaties. Er wordt in opleidingen en op alle niveaus
gewerkt aan vernieuwing en het ontwikkelen van kennis.
Daarnaast zijn er vraagstukken die gezamenlijk opgepakt
kunnen worden.

In aansluiting op het I-Partnerschap Rijk-Hoger
Onderwijs wordt vanuit CIO Rijk samenwerking met
HBO en WO op het gebied van onderwijs en
onderzoek opgestart.
Start vanaf Q4 2021

3.2	Functionarissen en kennis in de
flexibele schil en bij SSO’s
Niet alle organisaties zijn groot genoeg om een eigen
dienst informatiebeheer in te richten en ook anderen
geven er ook de voorkeur aan een deel van deze taken
uit te besteden. Dat kan gaan om kennis omtrent
informatiebeheer, privacy, beveiliging, IT-kennis,
organisatie ontwikkeling of expertise op het gebied van
openbaarheid en transparantie. Voor hen is er, ook vanuit
het oogpunt van standaardisatie en efficiëntie, capaciteit
en kennis die ingezet kan worden vanuit een Shared
service Organisatie (SSO).
Het beoogd effect is dat de gebruikers van de dienst­
verlening ervaren dat diensten worden aangeboden die
vanuit hun opgave rondom informatiehuishouding
geredeneerd zijn en passen bij hun vraagstelling aan
deze SSO’s.
Belangrijk is dat niet alle benodigde capaciteit op dit
moment voldoende beschikbaar is. Het primaire doel is
om de levering van generieke digitale dienstverlening te
versterken. Vanuit de ondersteunende organisaties wordt
afgesproken dat er teams op aanvraag geleverd kunnen
worden aan de rijksorganisaties die zijn samengesteld uit
de verschillende disciplines.

Deze adviseurs kunnen onder meer het volgende
betekenen voor de rijksorganisaties:
• Trainen en inwerken op het vraagstuk, de actuele
situatie, de uitdagingen en het huidige landschap.
• Adviseren bij het inrichten en het ondersteunen van het
gebruik van document- managementsystemen en
zoekfunctionaliteit door het leveren van advies en
projectleiding op het I-domein. Betrokken bij de
creatie van documenten.
• (Overall) regie op advies en inhoud.
• Coördinatie & afstemming over aanpak en uitvoering.
• Kennis- en informatie-uitwisseling, leren & informeren
over de behoeftes, richting en oplossingen tussen
adviesteams.
• Gerichte verdiepende expert-vraagstukken en -teams
op relevante onderwerpen t.b.v. de ondersteuning van
de afzonderlijke departementale adviesteams op
inhoud (mogelijke oplossingen) en/of op aspecten
(als Financiën).

Onder regie van CIO Rijk komt er een Rijksbrede
aanpak om de dienstverlening vanuit de diverse
SSO’s en rijksbrede programma’s te standaardiseren
passend bij de doelstelling om de verbetering in de
informatiehuishouding te faciliteren. De voor­
waarden voor deze rijksbrede aanpak zijn
uitgewerkt in het programmaplan van de regerings­
commissaris. Er wordt gewerkt aan de bundeling
van expertise en waaruit departementen en andere
rijksorganisaties kunnen putten voor hun projecten
en programma’s zonder deze permanent in dienst te
hoeven nemen en waarin vakontwikkeling, gegeven
de snelle ontwikkelingen, voortdurend bijgehouden
en doorontwikkeld kan worden.
Start vanaf Q2 2021

Diverse organisaties hebben kenbaar gemaakt de
verbeteringen in informatiehuishouding door middel van
extra inzet te willen uitvoeren. Op korte en lange termijn is
het leveren van hoogwaardige capaciteit belangrijk.
De werving van extra adviseurs informatiebeheer bij
Doc-Direkt wordt gestart en zij worden opgeleid om
organisaties te ondersteunen. Het primaire doel is om de
levering van generieke digitale dienstverlening te
versterken (inclusief advisering). Dit zijn o.a.: Zoek & Vind,
Content Services, Elektronische handtekening en
toekomstige diensten zoals Wob-hulp tooling.

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 14

Er komt een centrale pool van adviseurs informatie­
beheer bij Doc-Direkt die ingezet worden binnen de
organisaties. De adviseurs helpen bij het vertalen
van de generieke systeemeisen naar specifieke eisen
en daarbij passende maatregelen. CIO Rijk voert hier
de regie op vanuit I-Vakmanschap.

Vanuit de opdracht uniform en meer gestandaardiseerd te
acteren is het wenselijk dat er rijksbreed wordt gewerkt
aan een leertraject voor ambtenaren om zowel bewust als
vaardig te worden op het gebied van openbaarheid en het
werken met overheidsinformatie. We onderscheiden
daarbij drie groepen: mensen die in dienst komen bij het
Rijk (onboarding), alle medewerkers die al bij het Rijk
werkzaam zijn en de managers.

Start vanaf Q2 2021

3.3 Rijksambtenaren
Visie: Individuele ambtenaren weten en voelen zich
verantwoordelijk voor hun bijdrage aan goede
informatiehuishouding. Het management geeft hier
aandacht aan en geeft het goede voorbeeld.
Ambtenaren zijn in staat gesteld deze verantwoordelijkheid te nemen doordat ze worden gefaciliteerd
met nabij beschikbare expertise, advies, ondersteuning en gebruiksvriendelijke informatiesystemen die
aansluiten bij afspraken over werkprocessen.

Uit onderzoek9 blijkt dat de meeste ambtenaren zich graag
willen houden aan de regels en eisen die worden gesteld
aan professioneel werken en de informatiehuishouding.
Echter, het gedrag van rijksmedewerkers laat zien dat een
meerderheid zelf niet het juiste gedrag vertoont om die
goede informatiehuishouding te faciliteren. Redenen
daarvoor liggen enerzijds in de gebruiks(on)vriendelijkheid
van de systemen. Echter, redenen liggen ook in een gebrek
aan kennis en kunde bij de ambtenaren. Belangrijk is ook
het gedrag dat collega’s en managers vertonen. Als er niet
op een goede informatiehuishouding wordt gestuurd dan
krijgen andere taken al snel prioriteit.
Het is belangrijk om te ontwikkelen langs de lijnen van
het weten, doen, kunnen en naleven. Wat moet een
medewerker minimaal weten over de wetten die bepalen
wat er moet en mag op het gebied van overheidsinformatie? Hoe vertaalt zich dat naar het gedrag van de
medewerker? Wat verwachten we van hem/haar? En wat
moet die medewerker daarvoor kunnen? Tot slot vraag het
ook iets van het management. Er moet op het onderwerp
worden gestuurd zodat het prioriteit krijgt tussen alle
andere taken van medewerkers.

9

Daarnaast heeft een eerdere campagne laten zien dat het
effectief is blijvend aandacht te vragen voor thema’s die
samenhangen met het goed omgaan met
overheidsinformatie.
In het programma Ambtelijk vakmanschap zijn met ingang
van 2021 de thema’s informatievoorziening en informatiehuishouding opgenomen. Dit bewustwordings- en
cultuurveranderingsproces wordt samen met andere
Rijksonderdelen uitgewerkt. Onboarding krijgt hierin een
belangrijke plek. Overigens geldt dit ook voor offboarding.

Voor ambtenaren volgt er vanuit het programma
Ambtelijk vakmanschap een centraal opleidings­
programma informatievoorziening en informatie­
huishouding, vergelijkbaar met het Rijksbrede
opleidingsaanbod op het gebied van de AVG
(Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Start vanaf Q4 2021

Uit de analyse blijkt dat teveel verwachten van de
medewerkers een risico vormt. Daarom is het nodig te
kunnen terugvallen op professionals binnen de organisatie
die hen daarbij ondersteunen. Het is daarom zo belangrijk
dat er voldoende en goed opgeleide informatie­
professionals binnen een organisatie werkzaam zijn.
Medewerkers en managers moeten wel leren hoe,
waarmee en wanneer ze bij hen terecht kunnen.

In de scholing van directie en management wordt
aandacht besteed aan het belang van duurzame
toegankelijkheid en de eisen die daarvoor gelden.
Start vanaf Q4 2021

0-meting campagne Goed Bewaard, september 2020

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 15

4 Volume en aard van informatie
Visie: Het is duidelijk welke informatie bewaard moet blijven en duurzaam toegankelijk moet zijn en voor hoe
lang. Dit geldt zowel voor traditionele tekstdocumenten als andere vormen van digitale informatie, en de
bijbehorende procesinformatie (zoals aantekeningen en handtekeningen). Er zijn instrumenten beschikbaar om
onderzoek te doen in grote hoeveelheden informatie. Nieuwe ontwikkelingen worden op de voet gevolgd zodat
tijdig duidelijk is welke maatregelen nodig zijn om informatie toegankelijk te houden.

4.1 Standaardisatie van werkprocessen
Er is voor overheidsorganisaties géén documentatieplicht.
Wat overheden precies vastleggen in het kader van hun
publieke taken volgt uit hun werkprocessen en het
gebruik van IT-applicaties. Bij gestructureerde werk­
processen zoals subsidie- en vergunningverleningen,
aanbestedingsprocedures, advisering van bewindslieden
en de stukkenstroom richting de ministerraad, is
doorgaans sprake van heldere kaders waarbinnen
documenten worden opgesteld. Verder is het gebruikelijk
dat verslagen worden gemaakt van vaste besluit­
vormende gremia. Dit soort gestructureerde werk­
processen worden doorgaans door DMS en Zaaksystemen
ondersteund, waardoor de duurzame toegankelijkheid
van belangrijke informatie die hierin omgaat is verzekerd
en de informatie beschikbaar is voor onder meer publieke
verantwoording aan parlement, pers, burgers en
bedrijven. Het POK-rapport laat echter zien dat op dit
punt niettemin verbeteringen noodzakelijk zijn.10
Daarnaast wil het kabinet in reactie op het POK-rapport
adviesnota’s die bewindslieden hebben gebruikt voor
besluitvorming, actief openbaar gaan maken.
In de werkwijzen en systemen moet hier eenduidig in
worden voorzien. Hierbij zal niet alleen aandacht zijn voor
wat onder beheer gebracht moet worden, maar ook voor
wat weggedaan moet worden (en dus niet onder beheer
wordt gebracht).

Onder regie van CIO Rijk worden instrumenten en
kaders voor de ontwikkeling van wet- en
regelgeving, de beleidscyclus, projectmanagement
en informatiebeheer (door)ontwikkeld. Bestaande
instrumenten en kaders worden verrijkt met
voorwaarden die ervoor zorgdragen dat er
voldoende aandacht is voor de effecten op
informatiehuishouding van het voornemen.
Start vanaf Q1 2022

Dit geldt vanzelfsprekend niet alleen voor de informatie uit
beleidsprocessen, maar ook voor de informatie uit geheel
andere processen, bijvoorbeeld de werkprocessen bij
uitvoeringsorganisaties (als Belastingdienst, UWV of DUO)
waar met grote hoeveelheden gegevens wordt gewerkt.
Daarmee wordt ook duidelijk dat het werken in ketens,
netwerken en samenwerkingsverbanden ook onder de
verantwoordelijkheid van duurzaam toegankelijke
informatiehuishouding moet worden gebracht.

Onder regie vanuit CIO Rijk komt er een Rijksbrede
Taskforce die de uitgangspunten op het gebied van
informatievoorziening en -verstrekking helder
vertaalt naar werkprocessen en formats die
worden geïmplementeerd in de informatie­
huishouding van organisaties, ketens, netwerken
en samenwerkings­verbanden.
Start vanaf Q2 2021

10

Zie ook antwoord op Kamervragen 263 en 264: https://www.rijksoverheid.nl/documenten/
kamerstukken/2021/01/18/01-overzicht-feitelijke-vragen-pok-18-januari

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 16

4.2	Actieve openbaarmaking
onderliggende stukken
In de kabinetsreactie POK is aan de Kamer toegezegd dat
bij elk stuk (wetsvoorstel, brief of nota) dat aan het
parlement wordt gestuurd, de onderliggende departementale nota’s die de bewindspersonen hebben gebruikt
voor de besluitvorming op termijn via PLOOI actief
openbaar worden gemaakt. Omdat dit het nodige vraagt
van de organisatie van de departementen wil het kabinet
met de toepassing van deze lijn op deze stukken een start
maken vanaf 1 juli a.s. Een meer precieze uitwerking
hiervan, in de vorm van een beleidslijn, volgt vanuit het
programma informatieverstrekking.

Het programma informatieverstrekking werkt deze
opgave uit in een beleidslijn, die richting geeft aan
de beleidsinhoudelijke kant van dit vraagstuk. Deze
zal mei 2021 worden opgeleverd. De beleidskernen
van departementen starten vervolgens op beperkte
schaal in pilotvorm met het actief openbaar maken
van onderliggende stukken. Op basis van de
resultaten van deze pilots kan verdere invulling
worden gegeven aan procesinrichting, tooling en
publicatievoorwaarden.
Start vanaf Q3 2021

4.3	De groei van onbeheerde digitale
informatie
Uit de analyse blijkt dat het soort informatie in het digitale
tijdperk toeneemt. Kenmerkend voor het digitale tijdperk
is dat binnen overheidsorganisaties steeds meer
informatie ‘automatisch’ wordt vastgelegd, en vaak los
van bovengenoemde min of meer formele informatiestromen. Denk aan e-mails, concepten op netwerkschijven
en kopieën in persoonlijke mappen, of aan sociale media
en websites. Het is deze bulk aan extra informatie die voor
onduidelijkheid en uitdagingen zorgt. De vraag is steeds
welk deel ervan belangrijk genoeg is om onder ‘beheer’ te
brengen en hoe dan? Het antwoord daarop hangt af van
de taken en inrichting van een organisatie, maar ook van
de kenmerken en het gebruik van nieuwe technologie.

11

Het Kabinet heeft in het Meerjarenprogramma Verbetering
Informatiehuishouding (MJP) de Tweede Kamer gemeld
dat het in beheer krijgen van informatievormen zoals
e-mail, websites en berichtenapps voor het einde van 2021
op orde moet zijn. Deze verplichting geldt in ieder geval
voor de bestuursdepartementen. Bij deze toezeggingen
wordt ook de verplichting zorg te dragen voor digitaal
toegankelijke overheidswebsites11.
Door het ondersteunende Rijksbrede ondersteuning
programma zijn passende implementatieproducten
ontwikkeld, inclusief het aanbesteden van Rijksbrede
verbeterde hulptooling om informatie te vinden. Deze
implementatietrajecten en tooling zijn overigens ook
beschikbaar voor uitvoerende organisaties. Met dit
generiek actieplan wordt deze toezegging aan de
Tweede Kamer bevestigd.
Naast deze toezegging is ook bepaald in de Kabinets­
reactie op de POK dat vanaf 1 juli de informatieverstrekking aan de Tweede Kamer zal verbeteren. Ook deze
toezegging wordt onderdeel van de actieplannen.

E-mails, websites, berichtenapps (en andere
onbeheerde informatiebronnen) worden in beheer
van de organisaties gebracht. Voor de
kerndepartementen blijft de toezegging staan dat
dit eind 2021 gerealiseerd moet zijn.
Start vanaf Q3 2021

4.4 Duurzaam digitaal databeheer
Op het snijvlak tussen informatiebeheer (vaak gericht op
bestandsbeheer) en gegevensmanagement (nog minder
gericht op duurzame toegankelijkheid voor de langere
termijn) bevindt zich databeheer, twee disciplines die
steeds verder in elkaar zullen schuiven de komende jaren.
Voor duurzaam databeheer bestaan verschillende
juridische, ethische, organisatorische en technische kaders.

Het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid is beschikbaar via https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stb-2018-141.html.

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 17

Zowel de Wob, de AVG en de Wet Hergebruik
Overheidsinformatie (WHO) als de Archiefwet stelt eisen
aan hoe er met data wordt omgegaan. Hierbij is er in
principe geen relevant verschil tussen data en bijvoorbeeld
een papieren document. Het medium, de opslagplaats, of
de gebruikte techniek van data is voor de wet weinig
relevant. Dit betekent dat er voor data dezelfde eisen
gelden als voor meer traditionele vormen van informatieproducten. Op grond van de Wob moeten rijksoverheidsorganisaties openbaarheid geven over hun besluitvorming.
De WHO stelt de randvoorwaarden op voor het hergebruik
van openbare data van rijksoverheidsorganisaties en stelt
ook eisen aan het formaat waarin deze informatie
beschikbaar moet worden gesteld. Op grond van de AVG
moeten rijksoverheidsorganisaties op een behoorlijke
manier met persoonsgegevens omgaan en hiervoor
technische, organisatorische en juridische waarborgen
realiseren. Op grond van de Archiefwet moeten rijksoverheidsorganisaties data in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren en hun data vernietigen of
overbrengen wanneer dat nodig is op grond van de
selectielijsten. De ethische kaders voor datagebruik zijn
nog in ontwikkeling en richten zich vaak op bepaalde
aspecten rondom data (bijvoorbeeld algoritmen).
Om te voldoen aan deze wettelijke kaders moeten
rijksorganisaties de duurzame toegankelijkheid van data
gedurende de hele levenscyclus waarborgen, vanaf
ontvangst of creatie tot verzameling, bewerking, gebruik
en uiteindelijk vernietiging of preservering. Het vraagt het
nodige van rijksorganisaties om dit in hun organisatie in te
bedden. Dit kan door in te zetten op adequaat datamanagement binnen de organisatie. Dit geldt vooral voor
uitvoeringsorganisaties. Bijvoorbeeld door het hanteren
van selectielijsten, afspraken over eigenaarschap, centrale
opslag, verplichte metadatering en aandacht voor juiste
omgang met data bij alle medewerkers.

Technische aspecten
Duurzaam databeheer kent weliswaar technische
uitdagingen, zoals databasebeheer, tijdreizen en vernietiging, maar techniek is volgend aan de juridische en
organisatorische eisen. Pas als rijksoverheidsorganisaties
die eisen hebben doorvertaald naar hun eigen organisatie,
met behulp van een selectielijst voor data, is immers
duidelijk wat er technisch nodig is. Uitgangspunt voor de
duurzame toegankelijkheid is ‘archiving by design’:
systemen van de rijksoverheid dienen aan de voorkant zo
ingericht te worden dat data duurzaam toegankelijk is
gedurende de hele levenscyclus. Dat betekent dat er ook
preserverings- en vernietigingsfunctionaliteit voor data
voorhanden zal moeten zijn.

Rijksbreed wordt vanuit CIO Rijk een checklist of
format opgesteld dat als basis kan dienen voor de
inrichting van het datamanagement binnen de
rijksorganisaties met specifieke aandacht voor
uitvoeringsorganisaties. Hierbij wordt onder meer
aandacht besteed aan de bestaande richtlijnen ten
aanzien van rollen en verantwoordelijkheden.
Start vanaf Q3 2021

4.5	Vergroting uitvoerbaarheid wet- en
regelgeving
Het is van groot belang dat bij het opstellen van
wet- en regelgeving de gevolgen voor de informatie­
voorziening, verstrekking en -huishouding van overheidsorganisaties worden meegenomen in het kader van de
uitvoerbaarheidstoetsen. Zo komt tijdig in beeld of
bepaalde werkprocessen en informatiesystemen moeten
worden aangepast.

Er wordt vanuit CIO Rijk het bestaande
toetsingskader wet- en regelgeving verbeterd met
duurzame toegankelijkheid en uniformering.
Start vanaf Q3 2021

Naast maatregelen ten behoeve van nieuwe wet- en
regelgeving zal ook specifiek gekeken worden naar
verbeterde uitvoerbaarheid van bestaande wet- en
regelgeving. Met de modernisering van de Archiefwet
1995 en de beoogde vervanging van de Wob door de Woo
worden in de volgende kabinetsperiode ook al belangrijke
stappen gezet. Het juridische kader voor de informatiehuishouding van het Rijk beperkt zich echter niet tot deze
beide wetten. Zo stellen de AVG, de Wet Hergebruik
Overheidsinformatie, de Wet Digitale Overheid en de
Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) bijvoorbeeld ook eisen aan de inrichting van processen,
systemen en overheidsinformatie zelf. Daarbij ontstaat
complexiteit in de dagelijkse operatie, waar belangen
zoals privacy versus openbaarheid vaak op detailniveau
moeten worden gewogen en een groot beroep moet
worden gedaan op schaarse expertise en capaciteit van
informatiebeheer-professionals.

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 18

Bemoeilijkende factor is tevens dat in veel sectorale
wet- en regelgeving specifieke bepalingen zijn opgenomen
over gebruik, verstrekking en bewaartermijnen van
bepaalde informatiecategorieën. De impact van dergelijke
sectorale wetgeving op de uitvoerbaarheid van het
reguliere informatiebeheer van Rijksonderdelen is niet te
onderschatten, zoals de IOE in haar rapport ook onderschrijft. Een inventarisatie van het programma RDDI in
2019 leert dat alleen al voor de bewaartermijnen van
diverse organisaties, waaronder overheidsorganen
663 bepalingen in sectorale wetgeving zijn opgenomen.
Daarvan betreft het in 524 gevallen een minimale
bewaartermijn en in 128 gevallen een harde vernietigingstermijn. In het laatste geval is dit overigens vaak noodzakelijk vanwege bescherming van persoonsgegevens (AVG).
De uitvoerbaarheid van het informatiebeheer is er dan ook
bij gebaat om bij bestaande wet- en regelgeving te streven
naar meer standaardisatie.

Naar voorbeeld van de operatie uniformering
loonbegrip in het vorige decennium zal rijksbreed
bezien worden welke bewaar- en vernietigings­
termijnen in sectorale wet- en regelgeving geschrapt
of gestandaardiseerd kunnen worden ten behoeve
van een betere uitvoerbaarheid van het informatie­
beheer binnen rijksorganisaties. Dit gaat uitgevoerd
worden onder regie van CIO Rijk en Constitutionele
Zaken en Wetgeving.
Start vanaf Q1 2022

Daarbij zal uiteraard als zwaarwegend criterium gelden dat
schrappen of standaardisatie van een bepaalde termijn
geen rechtspositionele gevolgen mag hebben voor de bij
de betreffende informatie belanghebbende burgers en
andere rechtspersonen.

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 19

5 Informatiesystemen
Visie: Informatiesystemen ondersteunen de organisaties en medewerkers optimaal bij hun informatiehuishouding
en hun werkprocessen. Het IT-landschap bij het Rijk is duurzaam toegankelijk, voldoet aan de kwaliteitseisen,
is gebruiksvriendelijk en interoperabel. Er is sprake van hoge kwaliteit met zoveel mogelijk uniformiteit en
standaardisatie. Bij nieuwe en aangepast informatiesystemen worden de maatregelen bepaald en uitgevoerd als
onderdeel van de projecten waarin de systemen worden gekocht, gemaakt en ingericht (archivering by design).

5.1	Vereenvoudiging van
informatiesystemen
Zoals in de verkenning en analyse is aangegeven wordt de
problematiek van onvoldoende toegankelijke en niet
duurzaam beheerde informatie vaak nog vergroot door de
manier waarop ICT wordt ingezet.
Naast de vereisten in wet- en regelgeving, moet er
rijksbreed gestuurd op een goede informatiehuishouding,
door middel van een normenkader als de basis voor
duurzaam toegankelijke overheidsinformatie. Deze
normen zijn als volgt gecategoriseerd:
• Verantwoordelijkheden
• Inrichting organisatie
• Informatiebeleid
• Informatieontwerp
• Informatiesysteem
• Creatie en gebruik van informatie
• Beheer van informatie
• Gebruiksvriendelijkheid
Het doel is de duurzame toegankelijkheid van de
informatie te verbeteren door bepalingen vast te stellen
over het beheer van informatie in het openbaar bestuur en
over het bevorderen en waarborgen van de kwaliteit en de
interoperabiliteit van informatiesystemen. De oplossingsrichting lijkt het beheer van een ecosysteem van duurzaam
toegankelijke informatie. Daarbij is er een onderscheid
tussen welke systemen generiek worden doorontwikkeld
en welke specifiek.
Ondersteunende voorzieningen worden bij voorkeur
gemeenschappelijk ingekocht of beheerd. Denk daarbij
aan een zoekfunctie (enterprise search), doorverwijsfunctie voor identificatiekenmerken (PID-resolver) en een
actoren- en activiteitenregister. Gezamenlijke inkoop
stimuleert het gebruik van deze voorzieningen, bevordert
een uniform informatiebeheer en is efficiënter dan iedere
organisatie apart.

Onder regie van CIO Rijk komt een Rijksbrede
taskforce die onderzoekt of het mogelijk is
rijksbreed tot uniformiteit gebruik te komen van
DMS- en RMA-systemen met als doel toekomst­
gerichtheid, meer standaardisatie en inter­
operabiliteit. Deze onderzoeksvraag richt zich ook
op de gewenste vorm van gezamenlijke inkoop, het
beheer en exploitatie van de systemen.
Vanaf Q2 2021

5.2 Eisen aan informatiesystemen
Er is behoefte aan concrete eisen waaraan alle informatie­
systemen moeten voldoen om de daarin beheerde
informatie duurzaam toegankelijk te maken en houden.
Daarnaast zijn er aanvullende eisen voor specifieke
informatiesystemen. Zoals DMS’en, netwerkschijven,
e-mailsystemen en sociale media. De systeemeisen worden
gebaseerd op maatregelen die in de praktijk hun waarde
hebben bewezen. Daarvoor zullen de systeemeisen
regelmatig moeten worden bijgewerkt. Een risicobenadering verdient de voorkeur. Daarvoor is een methodiek
nodig voor het uitvoeren van een snelle risicoanalyse op het
gehele portfolio van werkprocessen en informatiesystemen
van een organisatie. Op basis van deze analyse kan worden
bepaald welke werkprocessen en informatiesystemen als
eerste verbeterd moeten worden. Waarbij de focus ligt op
het minimaal veiligstellen van de informatie die van belang
is voor burgers, bedrijven en de volksvertegenwoordiging.
Voor nieuwe systemen zou het wenselijk zijn een
kwaliteitskader voorhanden te hebben waarin eisen en
een afwegingskader voor archivering by design is
opgenomen. Op deze wijze kan een organisatie binnen de
reguliere ontwikkel- en beheerprocessen van de systemen
een strategie bepalen voor de inrichting van de informatiehuishouding daarvan.

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 20

Onder Regie van CIO Rijk wordt een Rijksbrede
werkwijze ontwikkeld om te komen tot concrete
eisen en standaarden voor systemen en een
methodiek voor risicoanalyses.
Vanaf Q3 2021

5.3	Besluit Informatievoorziening
Rijksoverheid
Het verouderde en in onbruik geraakte Besluit
Informatievoorziening in de Rijksdienst 1990 wordt na
vaststelling van de Archiefwet 2021 en de Woo ingetrokken
en vervangen door een AMvB of ministeriële regeling
onder verantwoordelijkheid van (ten minste):
• De Minister van OCW, vanuit diens verantwoordelijkheid
voor het archiefbeleid.
• De Minister van BZK, vanuit diens verantwoordelijkheid
voor het openbaarheidsbeleid.

• De minister van Rechtsbescherming vanuit diens
verantwoordelijkheid voor het privacy-beleid.
• De Staatssecretaris van BZK vanuit diens
verantwoordelijkheid voor het beleid inzage digitale
overheid en ICT binnen de Rijksdienst.
In dit Besluit Informatiehuishouding Rijksoverheid worden
de verantwoordelijkheid en eisen met betrekking tot
informatiebeheer en publicatie van overheidsinformatie
voor de gehele rijksoverheid (inclusief zelfstandige
bestuursorganen, Hoge Colleges van Staat) transparant en
eenduidig vastgelegd.

Onder regie van CIO Rijk komt er vernieuwd Besluit
Informatiehuishouding Rijksoverheid.
Vanaf Q4 2021

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 21

6 Bestuur en naleving
Visie: Er is heldere sturing op de informatiehuishouding en informatievoorziening waarbij de diverse disciplines
bijeenkomen. Er is overzicht en inzicht in input, output en outcome. De maatschappelijke behoefte aan informatie
staat centraal. Er zijn passende planning en control instrumenten die de organisaties scherp houden.

6.1	Sturing op informatiehuishouding,
informatievoorziening en -verstrekking
Uit de analyse blijkt dat de sturing op informatiehuishouding, zowel op organisatieniveau als rijksbreed vaak
tussen wal en schip valt. Eveneens is er behoefte aan een
verrijking van het instrumentarium (waaronder kaders)
voor verbetering van informatiehuishouding gedurende de
gehele cyclus vanaf de ontwikkeling van beleid en wet– en
regelgeving tot informatiebeheer. Werkwijze is dat we
starten met handreikingen die samen met de praktijk
worden ontwikkeld, gedurende een proefperiode worden
ingezet en bij succes eventueel worden vastgesteld als
kader. Waar al kaders en instrumenten bestaan, ambiëren
we dat deze worden aangevuld met of op het onderwerp
informatiehuishouding. Alleen als blijkt dat er geen
instrumenten en kaders voorhanden zijn of de aanvulling
niet kan worden gerealiseerd, wordt de optie voor
ontwikkeling van nieuwe producten in overweging
genomen. In het programmaplan van de regeringscommissaris wordt dit nader uitgewerkt. CIO Rijk geeft
invulling aan deze vernieuwing. Binnen organisaties gaat
het om uitvoering en naleving van regels in het kader van
de Archiefwet, de Wob/Woo, informatiebeveiliging,
privacyregelgeving die allen om voorrang strijden in het
CIO en bedrijfsvoeringsveld van organisaties. De kant van
de informatieverstrekking aan burgers kent een sterke
juridische kant en is qua kaderstelling en coördinatie vaak
bij juridische afdelingen belegd. De contacten met de
Tweede Kamer lopen in de regel langs andere kanalen.
Voor het afhandelen van complexe informatieverzoeken of
datagericht werken komen organisaties vaak terecht bij
ondersteunende diensten en marktpartijen. Alle verantwoordelijkheid en uitvoering komen samen bij de
(beleids-)ambtenaar die, zo blijkt uit onderzoek, in het
algemeen graag wil voldoen aan de vereisten maar daar de
juiste samenhang in kaders, de vertaling naar efficiënte
werkprocessen en sturing mist.
In de praktijk wordt er divers en versnipperd gestuurd op
informatiehuishouding bij en tussen organisaties. Het
kabinet heeft daarom besloten een Rijksbrede
Regeringscommissaris in te stellen die als opdracht heeft

om onder verantwoordelijkheid van de minister van BZK
de totstandkoming en uitvoering van de verbetering van
de informatievoorziening en informatiehuishouding van
de (Rijks)overheid te bevorderen. De regeringscommissaris
krijgt het mandaat om het belangrijke en complexe
informatieverstrekking en informatiehuishouding
programma (waar het generiek actieplan en de plannen
van de overheidsorganisaties deel van uit maken)
voortvarend vorm te geven en te doen uitvoeren in een
nauwe samenwerking tussen de betrokken departementen, ZBO’s en overige Rijksoverheidsorganisaties en in
afstemming met vergelijkbare programma’s bij andere
bestuurslagen.
Daarmee wordt ook aangegeven dat de sturing op
organisatieniveau daarop zou moeten aansluiten.
Het ligt dus voor de hand dat er naast de informatie­
functionaris die is opgenomen in het Wetsvoorstel Open
Overheid een sturende functionaris aan te stellen - voor
zover niet al aanwezig - die het geheel van informatievoorziening, verstrekking en -huishouding kan sturen en
daartoe de besturing inricht. Voor de departementen ligt
het, met inachtneming van het Besluit CIO-stelsel
Rijksdienst 2021 en het Archiefbesluit 1995, voor de hand
dat deze rol bij de CIO van een organisatie wordt belegd.
Deze besturing is een vertaling van het brede vraagstuk in
de organisatie en maakt deel uit van de planning en
control cyclus van organisaties.

6.2 Overzicht en inzicht
Sturing op informatiehuishouding begint met het bepalen
van een visie en beleid, d.w.z. de (meerjarige) maatregelen
die nodig zijn voor een goede informatiehuishouding.
Daarbij horen ook indicatoren die helpen om de voortgang
te meten. Voorbeelden hiervan zijn: welke informatie heeft
de organisatie? Hoeveel tijd kost het om informatie te
vinden? Hoeveel informatieverzoeken zijn er over een
bepaald onderwerp binnen gekomen? Hoe snel worden de
informatieverzoeken afgehandeld? Dit zijn enkel
voorbeelden van vragen die gesteld kunnen worden om
inzicht te krijgen in de staat van de informatiehuishouding.

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 22

Informatiebeheer is complex en behelst verschillende
aspecten. Rijksorganisaties hebben behoefte aan sturingsinformatie c.q. integraal overzicht aangaande de actuele
staat van de informatiehuishouding. Op basis van deze
stuurinformatie kunnen adequate maatregelen worden
genomen. Net als bij het besturen van een auto, op het
dashboard wordt aangegeven dat de auto aan de laadpaal
moet of dat een lamp vervangen dient te worden.

onderliggende gegevens waarop de indicatoren gebaseerd
zijn. Bij de ontwikkeling van een dergelijk dashboard is het
raadzaam om in ieder geval indicatoren van de Inspectie
en het Nationaal Archief mee te nemen c.q. deze organisaties er bij te betrekken. Eveneens zal er vanuit de
regeringscommissaris en CIO rijk behoefte zijn aan
specifieke sturing- en monitoringsindicatoren.

Het dashboard heeft een tweeledig doel. Het kan gebruikt
worden als sturingsmiddel, om de voortgang te meten.
Hiernaast kan het gebruikt worden om binnen de
organisatie het gesprek te voeren over de indicatoren en
actief verbeteringen vast te stellen. Dit kan leiden tot een
cyclische aanpak die veel wordt gebruikt in continue
verbetertrajecten, namelijk PDCA (Plan - Do - Check - Act),
bijvoorbeeld leidend tot een in control verklaring.

De mogelijkheden worden verkend voor een
Rijksdashboard Informatiehuishouding. Waarbij
eerst gestart wordt met het bepalen van
standaardindicatoren. Een volgende stap is het
aggregeren van de individuele dashboards naar een
rijksdashboard. Verantwoordelijkheid voor het
rijksdashboard ligt in de opstartfase bij CIO Rijk en
gaat later over naar de regeringscommissaris.

Het gaat hierbij om een dashboard waarbij getoonde
informatie regelmatig wordt ververst en inzicht geeft in de

Vanaf Q4 2021

Figuur 3: Voorbeeld dashboard informatiehuishouding bij een departement of organisatie

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 23

7	Samenhang generiek plan en overige
actieplannen
Naar aanleiding van de Rijksbrede analyse en het
markeren van in gang te zetten ontwikkelingen op het
gebied van informatiebeheer, -voorziening en gestandaardiseerde werkprocessen is het aan de organisaties binnen
rijksorganisaties om een eigen analyse te maken van de
informatiehuishouding. Naar aanleiding van deze analyses
moeten actieplannen worden gemaakt die qua thematiek
aansluiten op het generieke plan.

7.1	De indeling van de plannen per
organisatie
De analyse en verkenning uit hoofdstuk 2 geldt voor alle
onderdelen van de Rijksoverheid. Organisaties kunnen deze
aanhouden voor hun eigen verbeterplannen. Ook voor hen
geldt dat de veranderopgave fors zal zijn, kennis, capaciteit,
extra middelen vraagt en meerdere jaren zal beslaan.
De vier actielijnen zijn:
• De informatieprofessional en de medewerker.
• De hoeveelheid en de aard van informatie (inclusief de
toezeggingen e-mail, web, berichtenapps archivering,
digitale toegankelijkheid websites en domeinen,
aansluiting PLOOI, en de informatiever­strekking aan
Tweede Kamer (toezegging vanaf 1 juli)).
• De duurzame toegankelijkheid (inclusief kwaliteit en
gebruik) van de huidige IT-systemen.
• Sturing en naleving (inclusief overzicht en inzicht op
input, output en outcome).
Net als bij het generieke plan wordt aangegeven wat de
visie van de organisatie is en wanneer de verander­
activiteiten van start gaan. Het startpunt van de plannen
is het houden van een nulmeting langs de actielijnen.
Sinds 2008 voeren de departementen en overige
rijksorganisaties periodiek een zelfevaluatie uit van hun
informatiehuishouding op instigatie van de IOE (de
Monitor). Het huidige toetsingskader daarvoor bestaat
sinds 2018. De vragen zijn onderverdeeld in jaarlijks
herhalende vragengroepen en actuele thema’s zoals AVG.
Deze zelfevaluatie levert echter geen inzicht in de gevolgen
van de staat van de informatiehuishouding voor de
informatievoorziening en -verstrekking en een aantal
daarbij behorende outputindicatoren (bijvoorbeeld het
aantal Wob-verzoeken en de afhandelingstijd - gemiddeld,
minimaal en maximaal - daarvan).

De resultaten van de IOE kunnen een belangrijke inbreng
zijn, net als andere indicatoren zoals de sturing, het aantal
informatiebeheer-professionals, de termijn van de
afhandeling van informatieverzoeken, het in kaart brengen
van de systemen waarin informatie wordt beheerd en de
evaluatie daarvan.
Rijksbreed wordt gewerkt aan een instrument voor
nulmeting dat ingezet kan worden om langs de vier
actielijnen de eigen organisatie in kaart te brengen. Daarbij
zal duidelijk worden dat organisaties verschillende
volwassenheidsniveaus zullen kennen. Voor organisaties
die na 1 juli de nulmeting zullen uitvoeren geldt dat zij de
nulmeting op kunnen nemen als activiteit in hun actieplan.

Rijksbreed wordt onder verantwoordelijkheid van
CIO Rijk (dit gaat later over naar de regerings­
commissaris) i.s.m. de ADR een instrument voor een
nulmeting langs de vier actielijnen ontwikkeld.
Q2 2021

7.2 Fasering veranderstrategie
7.2.1 De eerste slag
De eerste slag is bedoeld om de meest urgente knelpunten
door middel van relatief eenvoudige maatregelen aan te
pakken (“quick wins, no regrets”). Het idee is dat de eerste
slag merkbaar effect heeft, er geen discussie over de
invulling mogelijk is en de maatregelen zijn binnen twee
jaar uitvoerbaar.
De eerste slag heeft tot doel een minimaal acceptabel
niveau van de informatiehuishouding te realiseren voor de
informatieverstrekking aan parlement, burgers en
bedrijven. Hiertoe beperkt het zich tot:
• Informatie die van belang is voor verantwoording over
beleid en wetgeving tegenover het parlement en over
uitvoering voor zover deze raakt aan rechten en plichten
van burgers en bedrijven.
• Het aspect vindbaarheid en beschikbaarheid van deze
informatie.

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 24

Buiten de scope van de eerste slag valt informatie die de
bedrijfsvoering, begroting en communicatie betreft en de
aspecten leesbaarheid, interpreteerbaarheid, betrouwbaarheid en duurzaamheid. Dat wil niet zeggen dat deze
informatie en aspecten niet belangrijk zijn. Maar door te
focussen wordt er sneller resultaten bereikt op de meest
kwetsbare terreinen. En ontstaat er ook meer inzicht in de
staat van de duurzame toegankelijkheid van de informatie.

bouwen of aanpassen) maatregelen te nemen voor de
duurzame toegankelijkheid van de informatie die omgaat
in die werkprocessen en/of systemen. Waarbij rekening
wordt gehouden met de specifieke belangen bij de
informatie en de technische mogelijkheden. Dit wordt
archivering by design genoemd.

De eerste slag bestaat uit de volgende maatregelen:
• Bepalen welke categorieën informatie binnen de
hierboven aangegeven scope vallen.
• Bepalen in welke informatiesystemen dit type
informatie wordt beheerd.
• Binnen elke organisatie positioneren van een
informatiebeheerprofessional die tot taak heeft bij een
informatieverzoek de gevraagde informatie te vinden en
beschikbaar te stellen. (Dit staat los van de taak om te
bepalen of een informatieverzoek gehonoreerd wordt
en te reageren op dat verzoek.)
• Het is aan te bevelen dat alle betreffende
informatiesystemen binnen een organisatie worden
aangesloten op één zoekfunctie/applicatie waarmee een
informatiebeheer-professional informatie kan vinden
op basis van zoeken in de tekst en alle beschikbare
metagegevens.
• Realiseren van een toegangsfunctie waarmee
informatiebeheer-professionals alle gevonden
informatie kunnen opvragen.
• Waar een aansluiting van een informatiesysteem op de
zoek- en toegangsfunctie niet mogelijk zijn, wordt de
betreffende informatie gemigreerd naar een
informatiesysteem waarbij dat wel mogelijk is. Als
ook dat niet mogelijk is, worden specifiek voor dat
systeem een procedure bepaald waarmee het
informatiebeheer-professionals toch de informatie
kan vinden en opvragen.
• Alle informatie die op grond van de Woo daarvoor in
aanmerking komt, wordt actief openbaar gemaakt.
• Monitoring van en toezicht op de uitvoering van de
bovenstaande punten.

In de komende periode zal met uitvoeringsorganisaties
worden verkend welke veranderstrategie het beste
aansluit bij hun werkwijzen.

7.2.2 Het offensief
Het offensief volgt op de eerste slag en is bedoeld om
structureel en blijvend de informatiehuishouding in de
volle breedte te verbeteren. Hierbij geldt de volledige
scope zoals in de doelstelling geformuleerd.
Omdat deze volledige scope veelomvattend en zeer divers,
zal er geen eenduidige blauwdruk voorgeschreven worden.
In plaats daarvan wordt er stapsgewijs een praktijk
opgebouwd. Door bij alle projecten waarin werkprocessen
en informatiesystemen ingericht worden (bij kopen,

7.2.3	Bijzondere aandacht voor de uitvoerings­
organisaties van het Rijk is nodig

De verbetering van de informatiehuishouding speelt bij
alle organisaties van de Rijksdienst maar de uitvoerings­
organisaties hebben daarin een eigen problematiek.
Deze organisaties zijn in een aantal gevallen omvangrijk en
functioneren feitelijk als grote informatie fabrieken.
Er wordt veelal gewerkt met gegevens van burgers en
bedrijven. Veel informatie wordt bijvoorbeeld op
persoonsniveau verwerkt. Ook de wetgeving waarin de
informatie wordt geregeld vindt de basis in specifieke
wetgeving. Er is in het verleden veel aandacht geweest
voor de transactieverwerkende systemen, balies, dienstverlening en persoonlijke contacten. Dat maakt dat de
veranderopgave bij deze organisaties per definitie anders
is dan bij bestuursdepartementen. Tegelijk wordt de
urgentie bij uitvoeringsorganisaties juist terdege gevoeld
deze grote veranderoperatie door te zetten veelal
gedreven door meer openbaarheid (de komst van de Woo)
en waar mogelijk versnellingen aangebracht.

7.3	Ondersteuning bij het opstellen van
de plannen
Bij het ondersteunen van het maken van de actieplannen
van de rijksorganisaties wordt centraal een aantal tools ter
beschikking gesteld.
• Er is een format dat gebruikt dient te worden
(de kabinetsbrief geeft een aantal belangrijke eisen
zoals een stappenplan, capaciteit en middelen).
• Er komt een tweedaagse training waar alle SSOmedewerkers die actief zijn in het rijksveld worden
getraind op het generieke plan.
• Voor organisaties worden sessies georganiseerd voor
het invullen van het format en de nulmeting.
• Er wordt door CIO Rijk een aantal teams (waarin de
versch­illende aspecten van informatie
vertegenwoordigd zijn) samengesteld die organisaties
kunnen ondersteunen bij het uitvoeren van de
nulmeting en het opstellen van het plan.

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 25

Organisaties kunnen gebruik maken van
informatiebijeenkomsten georganiseerd door RDDI
en een aantal rijksbreed georganiseerde teams (met
een projectleider, informatiebeheerspecialist en
trainee) om hen te ondersteunen bij de nulmeting
en het opstellen van de actieplannen.
Vanaf Q2 2021

7.4	De uitvoering en financiering van de
verbeteracties
In de kabinetsreactie op het rapport ‘Ongekend onrecht’,
d.d. 15 januari 2021 komt budget beschikbaar voor (o.a.)
Informatiehuishouding en actieve openbaarmaking
(enveloppe A1).
Een werkgroep onder voorzitterschap van BZK/CIO Rijk
is aan de slag gegaan met de opdracht om tot een voorstel
te komen voor een bestedingsplan voor het beschikbare
budget. De planning is om het bestedingsplan in de vorm
van het hoofdstuk Financiën als onderdeel van het
programmaplan voor de regeringscommissarisrond

1 april 2021 op te leveren. In het betreffende hoofdstuk
Financiën worden criteria opgenomen voor toekenning
van middelen voor de actieplannen van de rijksorganisaties die uiterlijk 1 juli 2021 gereed moeten zijn. Ook komt
er een aanleverformat voor de aanvraag van middelen.

7.5	De roadmap informatiehuishouding en
informatievoorziening
Onder verantwoordelijkheid van de Regeringscommissaris
wordt er een roadmap opgesteld waar de Rijksoverheid
eind 2021, en de jaren erna wil staan. Daarbij is leidend wat
de afspraken zijn op het gebied van informatievoorziening
en -verstrekking aan de Tweede Kamer en de aansluiting
van de informatiehuishouding en ambtelijk vakmanschap
daarop. De inzet van de taskforce IT-systemen betekent
bijvoorbeeld dat grootschalige veranderingen in de
IT-systemen, afgezien van enkele op basis van de
Inspectierapporten specifieke noodzakelijke verbeteracties
en het investeren in tooling, langer de tijd zullen vergen
dan bijvoorbeeld het vergroten van de kennis van de
medewerker, het veiligstellen van informatie in
onbeheerde systemen, het verbeteren van de informatievoorziening aan de Tweede Kamer en het voldoen aan
termijnen uit de Woo.

Figuur 4: Budgettair kader maatregelen (bedragen in miljoenen euro’s)
Maatregel

2021

2022

2023

2024

2025

2026

totaal

w.v. informatiehuishouding
en actieve openbaarmaking

104

151

152

127

127

127

787

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 26

Bijlage 1 Format voor plannen van rijksorganisaties

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 27

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 28

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 29

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 30

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 31

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 32

Hulpmiddel
Welke projecten zet ik in het format voor rijksorganisaties
1. Lijst met projecten die in 2021 minimaal in aanmerking
komen voor financiering vanuit de POK gelden (no
regret maatregelen 2021).
• Inzet uit centrale pool adviseurs informatiebeheer of
eigen programmateam voor opzet departementaal
actieplan en uitvoering daarvan in 2021.
• Tijdelijk (voor de duur van het project):
- versterken IV bezetting n.a.v. het programma
informatiehuishouding
- versterken juridische bezetting n.a.v. het
programma informatievoorziening
- Inzet ten behoeve van de uitvoering van de
nulmeting informatiehuishouding.
• Actief openbaar maken nota’s onder kamerstukken
via Rijksoverheid.nl en/of PLOOI
• Implementatie WOB hulp tooling
(via producten RDDI)
• Medewerkers goed geïnformeerd
(via producten RDDI)
• Implementatie Vakmanschap informatieprofessional
(via producten RDDI)
• Implementatie overbrenging digitale
overheidsinformatie (via producten RDDI)
• Implementatie social media archivering
• Implementatie kwaliteitsraamwerk IV functies
• Aansluiting op PLOOI (alleen als dit niet al in de
uitvoeringstoets is meegenomen)
• Implementatie E-mail-archivering (bij ZBO’s,
HoCoSta’s, Rechtelijke macht, Politie, OM)
• Implementatie Berichtenapp-archivering (bij ZBO’s,
HoCoSta’s, Rechtelijke macht, Politie, OM)
• Implementatie Web-archivering (bij ZBO’s, HoCoSta’s,
Rechtelijke macht, Politie, OM)
2. Lijst met projecten die, als deze al in de begrotingen
voor 2021 zijn gedekt, in principe niet in aanmerking
komen voor financiering vanuit de POK gelden.
• Implementatie E-mail-archivering (bij departementen)
• Implementatie Berichtenapp-archivering (bij
departementen)
• Implementatie Web-archivering (bij departementen)
• Implementatie WOO (m.u.v. aansluiting op PLOOI
wanneer dit niet in de uitvoeringstoets is
meegenomen, gelden van de WOO worden door
financiën direct aan de organisaties toegekend. Dit
start per 2022.)

3. Lijst met projecten die in de toekomst in aanmerking
komen voor financiering. Hiervoor moeten nog
randvoorwaardelijke producten ontwikkeld worden.
• Aanvraag structureel extra IV capaciteit a.d.h.v. een
rekenmodel én motivatie.
• Aanvraag structureel extra juridische capaciteit
a.d.h.v. een rekenmodel én motivatie.
• Invoering strategische personeelsbeleid IV functies
• Implementatie van IV (informatiehuishouding en
data) instrumenten bij opzet kaders wet- en
regelgeving, beleidscyclus, projectmanagement en
informatiebeheer
• Implementatie gestandaardiseerde vernietigings­
procedure voor digitaal archief (via producten RDDI)

Let op: de lijsten zijn niet uitputtend samengesteld.
Dit overzicht wordt jaarlijks herijkt door het
programma informatiehuishouding i.o.m. de
regeringscommissaris
Concept, V0.8, 17-03-2021

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 33

Bijlage 2 Roadmap

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 34

Bijlage 3 Het Future Innovatie lab
Informatiehuishouding
De rijksoverheid zorgt in het domein van informatiehuishouding voor een onderzoekende, lerende en flexibele
cultuur. Waar mogelijk wordt informatiehuishouding door
by design technieken en systemen vernieuwd.
Daarnaast werkt de rijksoverheid aan een goede informatiehouding. Dit behelst het organiseren van tools,
vaardigheden, kennis, omgevingen, routines en beroepen,
die samen de informatiehuishouding richting de toekomst
vormgeven.
We werken naar de toekomstige informatiehuishouding
en informatiehouding toe door de implementatie van de
toekomstverkenning ‘Future Lab: de informatiehuishouding van het Rijk in 2030’ 12, het bijdragen aan
kennisontwikkeling om de informatiehuishouding op orde
te houden, nieuwe informatiehuishoudingen te pionieren,
het innoverend vermogen van de Rijksoverheid te
versterken en relevante technologische en maatschappelijke onderstromen scherp in beeld te krijgen en te houden.
We zorgen ervoor dat het vernieuwen met de informatiehuishouding dieper geworteld raakt binnen rijksorganisaties. Door het innoveren van de informatiehuishouding
worden nieuwe manieren van werken met informatie
mogelijk en kunnen nieuwe informatieculturen en
informatiehoudingen ontstaan die bijdragen aan het
structureel verbeteren van de informatiehuishouding.

12

Om dit mogelijk te maken, werken we aan het volgende:
• We dragen bij aan de implementatie van de visie en
aanbevelingen van de toekomstverkenning die staat
beschreven in het rapport ‘De informatiehuishouding
van het Rijk in 2030’. Dit doen we door het ontwikkelen
van aansluitende kennisproducten en instrumenten.
• We werken op verschillende manieren aan structurele
kennisontwikkeling bij ambtenaren, IV-professionals,
managers en bestuurders over nieuwe manieren van
informatiehuishouden en het innovatieproces.
• We onderzoeken hoe te innoveren, welke innovaties er
nodig zijn en hoe deze te implementeren. We gaan
pionieren bij vooroplopende departementen en
rijksorganisaties door te kijken welke innovaties zij
nodig (gaan) hebben voor het voeren van nieuwe
informatie(huis)houdingen. Vervolgens proberen we
deze nieuwe manieren van werken uit in proeftuinen.
• We werken ook samen met academici en marktpartijen
om de toekomstverkenning actueel te houden en waar
mogelijk kennis te vergroten, bijvoorbeeld door middel
van een jaarlijkse trendanalyse en om belangrijke
vraagstukken te beantwoorden rondom de toekomstige
informatiehuishouding zoals: Hoe moeten
innovatieprojecten worden vormgegeven om succesvol
te zijn? Wat zijn de technologische en maatschappelijke
onderstromen die de noodzaak om te innoveren
drijven? Wat kunnen we hierbij leren van het
buitenland?

https://www.informatiehuishouding.nl/Producten+%26+publicaties/rapporten/2020/04/21/de-informatiehuishouding-van-het-rijk-in-2030

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 35

Dit is een uitgave van:

Rijksprogramma Duurzaam Digitale
Informatiehuishouding (RDDI)
Werkgroep: J.W. Rutjens (voorzitter), A.W. Polak (secretaris),
O. Andersen, P.F.H. Bont, L.A.P. Chang, M. Dik, M.L. Engelhard,
H.J. Feringa, M. Kedilioglu, G. Kleine, P.P. van Lieshout,
H.T. Peters, E.H. Saaman, M.R.C. van Vlaanderen, M.L. de Vries
Maart 2021

Open op Orde Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid | 36