Ketenbureau PGB
Postbus 20350
2500 EJ Den Haag
Contactpersoon

Betreft: Voortgangsrapportage ‘No regret werkagenda 2016’
Datum
28 oktober 2016
Ons kenmerk
KB/PGB-145

Aan de leden van het Bestuurlijk Overleg Ketenregie,
Met deze brief informeer ik u over de stand van zaken in de trekkingsrechtketen. Het zijn
drukke en bewogen vier maanden geweest. Ook in deze zomermaanden heeft de keten
belangrijke resultaten geboekt op thema’s uit de ’No regret werkagenda 2016’ (hierna:
‘werkagenda’). Hierbij en bij de stand van zaken ten aanzien van de betalingen door de
SVB sta ik stil in deze rapportage.

Bijlage(n)
1

Tevens is er de afgelopen maanden hard gewerkt aan de opdracht om in samenwerking
met ketenpartijen te komen tot een nadere uitwerking van de uitgangspunten voor het
budgethoudersportaal. Per Saldo heeft hierbij nadrukkelijk het voortouw genomen. Ook
is onderzoek gedaan naar welke investeringen in de ICT van de SVB in de komende jaren
wenselijk zijn t.b.v. procesverbetering en kostenbesparing.
Daarnaast is onder voorbehoud besloten om per 1 november de controles op declaraties
door de SVB te handhaven. Over deze opdrachten en de stand van zaken ten aanzien van
het afschaffen van coulance heb ik afzonderlijk aan u gerapporteerd.
De afgelopen maanden is er uitvoerig gesproken over de toekomst van de uitvoering van
het pgb-trekkingsrecht. Ik constateer dat partijen in de discussie gezamenlijk vastgestelde
uitgangspunten zoals de wenselijkheid van een nieuw portaal en vergaande
standaardisering en digitalisering delen. Het Ketenbureau PGB wil zich in deze discussie
dienstbaar opstellen richting de partijen, luisteren naar de opvattingen, overeenkomsten
en verschillen expliciteren en meedenken over mogelijke oplossingen. Hiervoor zijn door
het Ketenbureau met ketenpartijen bijeenkomsten georganiseerd over de ontwikkeling
en de bouw van het portaal en wat hiervoor nodig is om het portaal te kunnen laten
functioneren. Centraal staat het perspectief van de budgethouder en het besef dat een
gezamenlijke oplossing moeten worden gevonden. De eind september door Per Saldo
aangereikte en door de keten onderschreven functionele wensen ten aanzien van het
portaal zijn daarbij van groot belang.
Het stimuleren en organiseren van de verbinding in de keten wordt de komende periode
doorgezet. Het Ketenbureau zal informele bijeenkomsten organiseren voor medewerkers
uit de keten over bijvoorbeeld wettelijke vertegenwoordiging.
Voor een solide, gebruiksvriendelijk en rechtmatig trekkingsrecht PGB
Pagina 1 van 6

Ketenpartijen hebben in de afgelopen maanden met het Ketenbureau PGB gewerkt aan
de verschillende opdrachten. Deze trajecten leggen echter een beslag op dezelfde
capaciteit van de ketenpartijen als beschikbaar is voor de No-regret werkagenda. Voor
een aantal onderdelen van de No-regret werkagenda 2016 geldt dat deze door de
discussie over de uitwerking van het portaal vertraging hebben opgelopen en later
worden gerealiseerd. Dat geldt voor o.a. de uitvoeringsvariant waarbij de budgethouder
zorgovereenkomsten en mutaties consequent indient bij de verstrekker, voor het
verplaatsen van de communicatie met budgethouders naar verstrekkers als gevolg
daarvan, voor de mogelijkheden van één budget per wet, en afspraken over bijzondere
gevallen zoals het budget via een centrumgemeente. Desondanks deze vertraging is de
keten er opnieuw in geslaagd enkele belangrijke stappen te zetten, en de stabiliteit van
de keten te vergroten in het belang van de budgethouder.
a)Voortgang werkagenda
De werkagenda kent onderstaande driedeling. De relevante voortgang is per thema
opgenomen.
1. Afronding van 2015;
2. Noodzakelijk vanuit oogpunt van rechtmatigheid vanaf 2016;
3. Verbeteringen die efficiencyvoordelen opleveren in de periode tot 1-1-2018
en vereenvoudigingen die onafhankelijk zijn van de eventuele keuze voor een
uitvoeringsvariant.
1. Voortgang met betrekking tot afronding van 2015
Over de voortgang en afronding van 2015 heb ik u in mijn brief van 16 juni jl.1
geïnformeerd.
Samen met de SVB en de VNG heb ik afgelopen zomer de stand van zaken omtrent
aflopende budgetten nauwkeurig gemonitord, en een overzicht van het aantal aflopende
gemeentelijke budgetten tot en met augustus 2016 tijdelijk online gepubliceerd. Deze
website is op 1 september off-line gehaald. Met de keten is geconcludeerd dat de
jaarovergang 2015/2016 en het piekmoment op 1 mei 2016 beheerst zijn verlopen.
2. Voortgang die noodzakelijk is vanuit oogpunt van rechtmatigheid vanaf 2016


1

Afschaffen noodmaatregel: Over de stand van zaken ten aanzien van het
afschaffen van de noodmaatregel heb ik u apart geïnformeerd. In het kader van
het afschaffen van het coulancebeleid is goede communicatie aan
budgethouders, vertegenwoordigers en zorgverleners een essentiële voorwaarde
geweest:
- De SVB heeft alle budgethouders en zorgverleners brieven gestuurd met
informatie over het afschaffen van de coulancebeleid;
- De VNG heeft alle communicatiemiddelen voor budgethouders en
zorgverleners ook ontsloten voor medewerkers van gemeenten via het
forum Sociaal Domein;
- Aanvullend heeft de SVB grote zorginstellingen actief benaderd die nog
niet conform alle voorwaarden facturen insturen naar budgethouders;
- Voor medewerkers van gemeenten zijn door de VNG en de SVB onder
andere acht regionale bijeenkomsten georganiseerd in september en
oktober;

Brief KB/PGB-125, d.d. 16 juni 2016
Voor een solide, gebruiksvriendelijk en rechtmatig trekkingsrecht PGB
Pagina 2 van 6

-

Voor de 100 grootste zorginstellingen heeft de SVB zes bijeenkomsten
georganiseerd.



Ondersteuning bij (loon)beslag onder zorgverleners: In een situatie waarbij de
zorgverlener schulden heeft, kan bij de werkgever (loon)beslag onder derden
worden gelegd. De gemiddelde budgethouder is daarvoor niet toegerust, en
heeft hulp en ondersteuning nodig bij dit aspect van de werk- of
opdrachtgeverstaak. De SVB kan tot op heden de budgethouder slechts adviseren
over het derdenbeslag. Ketenpartijen hebben daarom besloten om de
ondersteuning aan de budgethouder vanuit de SVB op dit punt uit te breiden
door de derdenverklaring voor de budgethouder op te maken en
informatiemateriaal aan te bieden. SVB zal op korte termijn starten met deze
extra ondersteuning.



Vrijwillige storting: De huidige werkwijze voor vrijwillige stortingen is bewerkelijk
en leidt tot extra administratieve lasten, zowel bij de budgethouder als bij de SVB.
Ketenpartijen zijn gekomen tot een korte termijn oplossing. De Nederlandse Bank
(DNB) stelt echter eisen aan SVB voor het omgaan met vrijwillige stortingen. Om
deze reden zal de SVB het voorstel bespreken met DNB.



Rechtmatige start 2017: Een belangrijke voorwaarde voor een rechtmatige start
2017 is het afschaffen van de coulance op declaraties en zorgovereenkomsten
vóór 1 januari 2017. Daarnaast zal een tijdig vastgesteld controleprotocol voor
2017 bijdragen aan het voorkomen van knelpunten m.b.t. rechtmatigheid. Naar
verwachting zal dit protocol nog dit jaar worden vastgesteld. Voor een
rechtmatige start in 2017 is het van belang dat eventuele resterende ambtshalve
zorgovereenkomsten aan het eind van 2016 zoveel mogelijk weggewerkt zijn. Het
Ketenbureau PGB monitort het tempo van de afname van het aantal ambtshalve
zorgovereenkomsten: tussen juni en oktober is het aantal ambtshalve
zorgovereenkomsten met van 10.500 naar 8.500 gedaald. De activiteiten voor
een rechtmatige start zijn opgenomen in een Plan van Aanpak Rechtmatigheid
dat op 27 oktober is vastgesteld in het Overleg Ketenregie.

3. Voortgang van verbeteringen die efficiencyvoordelen opleveren in de periode tot
1-1-2018 en vereenvoudigingen die onafhankelijk zijn van de eventuele keuze voor een
uitvoeringsvariant


Het gebruik van uniforme, gestandaardiseerde modellen voor
zorgovereenkomsten, declaratie- en mutatieformulieren, en onderzoeken van de
mogelijkheden tot verplicht gebruik hiervan: Afgelopen maanden zijn de
bestaande standaardformulieren nogmaals tegen het licht gehouden door de
SVB, Per Saldo en BVKZ. Dit heeft geleid tot een aantal concrete verbeteringen,
zoals de mogelijkheid om aanvullende afspraken tussen budgethouder en
zorgverlener cq. zorginstelling in de overeenkomst op te nemen. De
ketenpartijen hebben de aangepaste formulieren in het Overleg Ketenregie van
22 september vastgesteld. De modellen worden periodiek herzien en verbeterd.
De ketenpartijen hebben al eerder gezamenlijk besloten om de
standaardformulieren voor zorgovereenkomsten, wijzigingen en declaraties
verplicht te stellen. De ketenpartijen bereiden de implementatie voor. Voor
verplichtstelling is aanpassing van regelgeving nodig, welke in voorbereiding
Voor een solide, gebruiksvriendelijk en rechtmatig trekkingsrecht PGB
Pagina 3 van 6

gereed is. Over de verplichtstelling per 1 april 2017 van de standaardformulieren
voor zorgovereenkomsten en wijzigingen op zorgovereenkomsten is op 27
oktober besloten in het Overleg Ketenregie.


ICT-No regret investeringen
In overleg met ketenpartijen is de SVB gevraagd na te gaan welke verbeteringen
in de periode 15 juli - 1 januari gerealiseerd kunnen worden door te investeren in
de ICT-infrastructuur. Randvoorwaarde daarbij is dat deze investeringen zich
kwalitatief en/of kwantitatief moeten terugverdienen voor 1-1-2018, dan wel
overdraagbaar zijn naar een andere partij. Op deze wijze is geborgd dat er
besluitvorming kan plaatsvinden over verbeteringen die vooruitlopend op het
ontwikkelen van een budgethoudersportaal al mogelijk zijn. Deze investeringen
maken geen deel uit van de Top-14 investeringen van de SVB.
Met de ketenpartners zijn de volgende drie onderwerpen (Top-3) geselecteerd
1. Track & Trace voor declaraties: de budgethouder wordt in staat gesteld om
het verloop van een declaratie te volgen;
2. Zorgovereenkomsten, declaraties en facturen die worden gescand zichtbaar
maken in het portaal. Hierdoor kunnen alle partijen via het portaal zien
welke fysieke documenten de SVB heeft verwerkt;
3. Koppeling CAK en SVB: Na afsluiting van een budget worden de
uitnuttingsgegevens alsmede de budgetgegevens via een bericht verstuurd
naar het CAK. Dit voorkomt dat de zorgverstrekkers deze gegevens bij een
(jaar)afsluiting handmatig moeten invoeren in het portaal van het CAK
Afgelopen periode is gewerkt aan het opstellen voor de functionele specificaties
(Use Cases) voor de onderdelen ‘Track & Trace’ en ‘Inzien documenten’. De
uitwerking van het onderdeel ‘Track & Trace’ ligt voor op schema, het onderdeel
‘Inzien documenten’ enigszins achter op de planning. De verwachting is dat deze
uitloop geen effect zal hebben op de uiteindelijk opleverdatum van deze
functionaliteit. Voor ‘Track & Trace’ wordt de specificatie in oktober afgerond,
voordat de realisatie wordt ingepland.
Voor de koppeling CAK en SVB zijn wij in afwachting van verdere afstemming met
het CAK, en de pilot die zij doen met gemeenten.



Heldere afspraken over onderlinge verwachtingen in de keten toegespitst op
meetbare financiële afspraken en prestatie-indicatoren: Voor de uitvoering van
het trekkingsrecht pgb-systeem werken partijen intensief samen en zijn daarbij
onderling afhankelijk van elkaars prestaties in de keten. De samenwerkingsafspraken gaan over de kwaliteit van de diensten van ketenpartijen voor de
budgethouders als ook de dienstverlening ten opzichte van elkaar. De
ketenpartijen hebben juni jl. ingestemd met de samenwerkingsafspraken voor
2016. Aansluitend is in juli gestart met de vormgeving van de
samenwerkingsafspraken 2017. Deze zullen naar verwachting eind dit jaar
worden vastgesteld.



Het opstellen van een regulier jaarproces waarin tijdlijnen en deadlines van
individuele ketenpartijen goed op elkaar aansluiten: De jaarprocessen zijn door
middel van een zogeheten planning- & control (P&C)-cyclus voor de keten de
afgelopen periode in concept uitgewerkt. De inrichting is gebaseerd op de
Voor een solide, gebruiksvriendelijk en rechtmatig trekkingsrecht PGB
Pagina 4 van 6

praktijkervaringen, zoals deze in de afgelopen periode gezamenlijk zijn opgedaan.
Het streven is hierbij tot een cyclus te komen waarbij regel- en administratiedruk
bij ketenpartners zo beperkt mogelijk blijft. Dat wil zeggen; zo min mogelijk
verschillende documenten en verantwoordingsmomenten.
Een belangrijk specifiek jaarproces omvat de jaarlijkse beleids- en
tariefsaanpassingen (ook wel jaarovergang genoemd). Wat de jaarovergang een
complex vraagstuk maakt, is dat de verschillende activiteiten in korte tijd
uitgevoerd moeten worden en processen van ketenpartijen goed op elkaar
moeten aansluiten. Daarom zijn voor de jaarovergang 2016/2017 met
ketenpartijen specifieke afspraken gemaakt over onder andere de tijdigheid en
kwaliteit van de aan te leveren toekenningsbeschikkingen (tkb’s). Uit de in dit
kader uitgevoerde metingen blijkt de kwaliteit van de aanlevering van tkb’s sterk
is verbeterd ten opzichte van vorig jaar: gemeenten leveren 90% en zorgkantoren
leveren 98% van de initiële tkb’s correct aan. Ik constateer dat partijen hierin
grote stappen in hebben gemaakt.
Ketenpartijen hebben besloten gemeenten met een hoge kwaliteit van
aanleveren eenzelfde uiterlijke aanleverdatum als de zorgkantoren te gunnen,
namelijk 15 december. Voor de overige gemeenten geldt een eerdere
aanleverdatum van uiterlijk 1 november. Ketenpartijen lijken hiermee de juiste
voorwaarden voor een stabiele jaarovergang te hebben gecreëerd. Ik constateer
samen met de ketenpartijen dat de pgb-keten zich – in tegenstelling tot de
jaarovergang 2015/2016 - in een stabiele fase van uitvoering bevindt.


Opstellen begroting uitvoeringskosten trekkingsrecht pgb door SVB in 2017: In de
afgelopen maanden is gezamenlijk hard gewerkt aan de begroting 2017 van de
SVB voor de uitvoering van het trekkingsrecht pgb (exclusief ICT investeringen). In
het Bestuurlijk Overleg van september is de begroting vastgesteld.
Toedeling van de uitvoeringskosten over de wettelijk domeinen vindt, zoals in het
afgelopen jaar, plaats op basis van aantallen zorgovereenkomsten (ZOK’s). Op
basis hiervan komt de conceptbijdrage voor Wmo/Jeugdwet uit op €35,1 mln.-,
en de bijdrage voor Wlz/Zvw op €28,4 mln.



Rol van de zorgverlener in het proces en de informatievoorziening vanuit de SVB
naar zorgverleners: In de pgb-trekkingsrechtketen is het de verantwoordelijkheid
van de budgethouder om diens zorgverlener te informeren. Toch is het de keten
in totaliteit die moeilijkheden ondervindt wanneer de zorgverlener deze
informatie niet krijgt of hier niet naar handelt. Om deze reden hebben de
ketenpartijen de SVB de opdracht gegeven om - ter ondersteuning aan de
budgethouder en de keten - zorgverleners rechtstreeks algemene informatie te
verstrekken. Deze algemene informatie is tevens per 1 augustus te vinden op de
website www.svb.nl/zorgverlener. Daarnaast heeft de SVB in september zes
bijeenkomsten voor de 100 grootste zorginstellingen georganiseerd.

b) Betalingen
In mijn brief van 16 juni heb ik u reeds geïnformeerd over de stand van zaken rondom de
betalingen door de SVB. De betalingen van zowel het eerste als het tweede kwartaal van
2016 vertoonden grote stabiliteit.

Voor een solide, gebruiksvriendelijk en rechtmatig trekkingsrecht PGB
Pagina 5 van 6

De bijgesloten voortgangsrapportage van de SVB laat eenzelfde beeld zien over de
maanden juli, augustus en september:
 In juli zijn 98% van de correct aangeleverde declaraties binnen 10 dagen betaald,
in augustus en september 99%;
 De voorraad declaraties was in juli, augustus en september niet groter dan in 10
dagen verwerkt kan worden;
 In juli zijn 11, in augustus 7 en in september 4 spoedbetalingen verricht door het
RRT;
 De bereikbaarheid was op orde. De wachttijd aan de telefoon bedroeg in juli
gemiddeld 9 seconden, in augustus gemiddeld 7 seconden en in september
gemiddeld 9 seconden.
c) Tot slot
Met de belangrijke resultaten die in de zomermaanden zijn geboekt, heeft de keten een
volgende stap gezet met het verbeteren van de keten voor de budgethouder. Tegelijk is
er nog veel werk te doen en zullen ook de komende maanden weer inzet en
betrokkenheid van de ketenpartijen vragen. Bijvoorbeeld m.b.t. de uitvoering van de
jaarovergang, de jaarafsluiting, de bouw en ontwikkeling van een budgethoudersportaal,
investeringen in de ICT bij de SVB en het opstellen van een werkagenda voor 2017. Begin
2017 informeer ik u weer over de voortgang.
Hoogachtend,

Maarten A. Ruys
Ketenregisseur trekkingsrecht pgb

Voor een solide, gebruiksvriendelijk en rechtmatig trekkingsrecht PGB
Pagina 6 van 6