Rapport inventarisatie
antibioticumregistratie door
dierenartsen

KPMG Advisory N.V.
21 oktober 2013
Dit rapport heeft 43 pagina’s
A1200001809 CRA RFK/JvE/KB

© 2013 KPMG Advisory N.V., een Nederlandse naamloze vennootschap, is een dochtermaatschappij van KPMG Europe
LLP en lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG International
Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden.

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

Inhoudsopgave
1

Managementsamenvatting

1

1.1
1.2
1.3
1.4

Opdracht context
Observaties antibioticumregistratie door dierenartsen
Overige observaties
Aanbevelingen antibioticumregistratie door dierenartsen

1
1
4
4

2

Beschrijving inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen

6

2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6

Achtergrond
Doelstelling en scope
Context en aanpak
Beperkingen
Dankwoord
Leeswijzer

6
7
8
9
9
9

3

Proces van antibioticumregistratie door dierenartsen

11

3.1
3.2
3.3
3.4

Invoeren en onderhouden stamgegevens
Invoeren gebruiksgegevens
Verwerken gebruiksgegevens
Verzenden gebruiksgegevens

11
16
22
24

4

Analyse van antibioticumrecords in PMS en sectorsysteem

27

4.1
4.2

Selectie van antibioticumrecords
Resultaten analyse antibioticumrecords

27
29

A

Systeemlandschap en gegevensstroom antibioticumregistratie

36

A.1
A.2

Systeemlandschap en gegevensstromen
Overzicht praktijkmanagementsystemen

36
37

B

Selectie voor de selectie van dierenartspraktijken

39

B.1
B.2

Selectie van dierenartspraktijken
Karakteristieken selectie

39
39

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB

i

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

1

Managementsamenvatting

1.1

Opdracht context
De SDa, Autoriteit Diergeneesmiddelen, is een onafhankelijk instituut dat richtlijnen vaststelt
voor verantwoord antibioticumgebruik in de veehouderij. Daarnaast richt zij zich op het
transparant maken van het antibioticumgebruik in de veehouderij en het vaststellen van benchmarkindicatoren die als streefwaardes dienen voor de praktijk.
In het kader van de betrouwbaarheid van de gebruiksdata, ook wel aflevergegevens genoemd,
heeft de SDa aan KPMG de opdracht gegeven de registratie van aflevergegevens door de
dierenarts en de aanlevering van deze gegevens aan de sectorale registratiesystemen in kaart te
brengen. De registratie van aflevergegevens door dierenartsen vindt hoofdzakelijk plaats in het
praktijkmanagementsysteem (PMS), een softwarepakket dat de dierenarts gebruikt ter
ondersteuning van de bedrijfsvoering binnen zijn dierenartspraktijk.
Mede op basis van deze rapportage wil de SDa kunnen vaststellen in welke mate de
aflevergegevens die zij gebruikt voor haar monitoring en benchmarking voldoende betrouwbaar
zijn. Vanwege hun positie aan het begin van de keten spelen de dierenartsen een cruciale rol bij
de betrouwbaarheid van deze gegevensregistratie.
Voorafgaand aan deze inventarisatie is een inventarisatie van het registratieproces met de
diersectorsystemen uitgevoerd (fase 1, uitgevoerd in 2011) en een beheersingskader en
minimale dataset opgesteld als ‘good practices’ ter verbetering van de registratieprocessen en
diersectorsystemen (fase 2, uitgevoerd in 2012).
Deze inventarisatie is het derde onderzoek dat KPMG uitvoert voor de SDa om gedetailleerd
inzicht te krijgen in de registratieprocessen en kaders te stellen voor de beheersing van deze
processen en de juist-, volledig- en tijdigheid van antibioticumaflevergegevens. Hiertoe wordt in
dit onderzoek de procesanalyse verdiept naar het proces binnen de dierenartspraktijk en een
gegevensanalyse uitgevoerd. Dit onderzoek is fase 3 van een onderzoek dat afgesloten wordt
met een audit van het gehele registratieproces van antibiotica.

1.2

Observaties antibioticumregistratie door dierenartsen
Op basis van de interviews die wij hebben gehouden met 40 dierenartspraktijken hebben wij een
inventarisatie uitgevoerd van het proces en de beheersing van het registreren van antibioticumaflevergegevens door de dierenartsen en het beschikbaar stellen van die gegevens aan de diersectorsystemen. Ons algemeen beeld is dat er op het gebied van de registratie van antibioticumgegevens duidelijk merkbare stappen voorwaarts zijn gemaakt door alle betrokkenen in de
registratieketen ten opzichte van het fase 1 onderzoek in 2011.
Hieronder treft u per onderwerp onze belangrijkste observaties aan.
Praktijkmanagementsystemen niet ontwikkeld met ketenregistratie als doel
Het registreren en doorsturen van gegevens door dierenartsen wordt uitgevoerd vanuit de
praktijkmanagementsystemen of door de diersectoren ontwikkelde webportals. Hierbij merken

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
1

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

wij op dat dit proces wordt ondersteund door de PMS-en die van origine niet voor dit doel zijn
ontworpen, wat technische complexiteit tot gevolg heeft. Naast de technische werking van de
PMS-en vormen ook de administratieve organisatie en interne controles onderdeel van een
volwaardig registratieproces. Dergelijke invoercontroles kunnen geautomatiseerd in het PMS of
in procedures zijn opgenomen. Op dit terrein zijn verbeteringen wenselijk om de juist-,
volledig- en tijdigheid van de registratie beter te waarborgen. Een voorbeeld betreft het handmatig selecteren en printen van leveringsregels in sommige PMS-en, anders worden ze niet
doorgegeven aan het sectorsysteem. De selectie van leveringsregels voor facturering vindt
echter wel automatisch plaats.
Een belangrijk aandachtspunt is het initieel opvoeren van diergeneesmiddelen. Deze stap in het
registratieproces is complex door het koppelen van omrekenfactoren aan hoeveelheden van
producten en vergt een nauwkeurige aanpak en een diepgaand kennisniveau om aflevergegevens
foutloos in te voeren.
Geen functionele beperkingen voor registratie aflevergegevens veroorzaakt door systemen
Zoals uit eerdere onderzoeken al naar voren gekomen is, heeft de dierenarts meerdere mogelijkheden om aan de eis tot registratie van antibioticumaflevergegevens te voldoen. De registratie
van antibioticumaflevergegevens wordt door de dierenartsen uitgevoerd in hun PMS of direct in
de registratiesystemen van de diersectoren. De registratie van aflevergegevens in het PMS is
gekoppeld aan de registratie van de behandelingen uitgevoerd door de dierenarts en facturatie
daarvan. De directe vastlegging van aflevergegevens via de (online) diersectorsystemen staat los
van de registratie in het PMS. De dierenarts ondervindt geen grote functionele beperkingen om
de registratie van de antibioticumaflevergegevens met de in gebruik zijnde systemen uit te
voeren.
Inzicht bij dierenartsen in ingevoerde antibioticumgegevens is beperkt
De rapportagemogelijkheden van de verschillende PMS-en zijn beperkt en niet direct gericht op
rapportage over het vastleggen en versturen van antibioticumaflevergegevens. Hierdoor is het
voor de dierenarts niet altijd transparant hoe de gegevensverwerking vervolgens verloopt vanuit
zijn PMS tot en met de dierdagdoseringsberekening in het diersectorsysteem.
Het PMS geeft op verschillende momenten in het registratieproces de dierenarts beperkt inzicht.
Van geregistreerde aflevergegevens in het PMS is niet altijd helder wie deze heeft ingevoerd.
Ook is het voor dierenartsen niet altijd duidelijk wie aflevergegevens heeft geaccordeerd en
verzonden naar het diersectorsysteem. Daarnaast zijn de mogelijkheden om inzicht te verkrijgen
in ingevoerde en werkelijk door het PMS verzonden gegevens van beperkte aard.
Door een aantal diersectoren is terugkoppeling over de gegevensregistratie en -kwaliteit
opgezet. Deze terugkoppeling helpt de dierenarts bij het aanleveren van juiste en volledige
gegevens. Het terugvoeren van deze meldingen naar de vastlegging in zijn PMS is voor de
dierenarts arbeidsintensief door de beperkte rapportagemogelijkheden in het PMS.

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
2

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

Geen gestandaardiseerde werkwijze voor verwerken van correcties
Naast de initiële invoer van geneesmiddelen in het PMS en transparantie van de gehele
registratieketen, is het correctieproces van reeds ingevoerde boekingen voor verbetering vatbaar.
Uit onze gesprekken komt naar voren dat een eenduidige werkwijze over de dierenartspraktijken
heen niet wordt gehanteerd. De dierenarts heeft meerdere mogelijkheden voor het doorvoeren
van correcties op verschillende momenten in het proces. Het verschil in werkwijze wordt hierbij
vooral veroorzaakt doordat elke dierenarts de voor zijn praktijk best werkende of gebruiksvriendelijkste aanpak hanteert. De verschillende werkwijzen leiden hierbij niet noodzakelijkerwijs tot onjuiste of onvolledige registraties, maar wel tot afname van inzicht en transparantie
door verschillen tussen registratiesystemen. Dit geldt evenzo voor het ontbreken van de
aansluiting tussen de registraties aan inkoop- en verkoopzijde van antibiotica.
Benchmarken momenteel alleen op niveau dierenartspraktijken betrouwbaar mogelijk
Benchmarking is een van de middelen voor de SDa om inzicht te krijgen in de prestaties
betreffende antibioticumvoorschriften of -registratie op het niveau van een individuele dierenarts. In de door ons geanalyseerde gegevensset en bezochte dierenartspraktijken ontbreekt het
aan een uniforme wijze van vastleggen van de voorschrijvende/leverende of de contracterende
dierenarts in praktijken met meerdere dierenartsen (derhalve is er geen 1-op-1 relatie te leggen).
Door de verschillen in werkwijze en systemen kunnen verschillen ontstaan tussen de dierenarts
geregistreerd in het PMS en de dierenarts in het diersectorsysteem. Dit maakt het rapporteren
over prestaties betreffende antibioticumvoorschriften of -registratie op het niveau van een
individuele dierenarts op basis van de informatie in de diersectorsystemen daarom minder
betrouwbaar.
Gegevens grotendeels geschikt voor berekening dierdagdosering
Door de verscheidenheid aan en van PMS-en en registratiewijzen, alsmede het ontbreken aan
uniforme eisen aan het functioneren van registratiesystemen, is landelijk gezien een kwetsbare
situatie ontstaan voor een betrouwbare registratie. Door de compenserende maatregelen heeft dit
bij de 40 bezochte dierenartspraktijken een beperkte invloed op de betrouwbaarheid van de
registratie van aflevergegevens.
Als onderdeel van onze inventarisatie van het antibioticumregistratieproces door dierenartsen
hebben wij een kwalitatieve analyse uitgevoerd op basis van een beperkte selectie van gegevens
uit het PMS van de dierenarts en van antibioticumgegevens uit het betreffende
diersectorsysteem. Het grootste deel van de ontvangen gegevens uit de PMS-en is herleidbaar
naar een vastlegging in de diersectorsystemen. Een deel van de onderzochte gegevens uit de
PMS-en is niet herleidbaar naar een vastlegging in het diersectorsysteem Wij hebben in onze
deelwaarneming geconstateerd dat 10 tot 20% van de in het PMS of webportal ingevoerde
aflevergegevens niet volledig, juist, of tijdig overeenkomt met de gegevens in de databanken
van de diersectoren, waarbij deze afwijking niet geëxtrapoleerd mag worden naar alle
dierenartsen. Dit impliceert niet dat de afwijkende gegevens in de diersectorsystemen
onbruikbaar zijn voor de berekening van de dierdagdosering voor een veehouder (DDD/J). De
afwijkingen hebben deels betrekking op gegevens die in een antibioticumrecord zijn

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
3

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

opgenomen, maar die niet direct impact hebben op de berekende dierdagdosering (bijvoorbeeld:
afleverdatum, dierenarts, subdoeldier).

1.3

Overige observaties
Buiten de directe scope van onze inventarisatie hebben wij nog enkele observaties gedaan die
wij met u willen delen.
Uit onze gesprekken kwam naar voren dat de dierenartsen zich bewust zijn van het grote belang
van antibioticumreductie en het belang van juiste en volledige registratie van antibiotica. Bij een
aantal bezochte praktijken heeft dit registratieproces echter geen hoge prioriteit.
Er bestaat onduidelijkheid bij sommige dierenartsen over de verschillen tussen de berekende
dierdagdoseringen in de diersectorsystemen en de zogenaamde ‘blootstellingsdagen’ in VetCIS.
Het is van belang dat bij alle betrokkenen duidelijk is dat de dierdagdoseringsberekening in de
sectorsystemen voor dierenartsen toereikend is.

1.4

Aanbevelingen antibioticumregistratie door dierenartsen
Onze aanbevelingen voor het verder versterken en betrouwbaarder maken van het
registratieproces van antibioticumgegevens door dierenartsen richt zich op het adresseren van
bovengenoemde aandachtspunten. Op de korte termijn heeft dit betrekking op:


Het standaardiseren van de werkwijze voor registratie door dierenartsen, inclusief het
definiëren van richtlijnen voor correcties van registraties. Het hanteren van een
gestandaardiseerde werkwijze specifiek per PMS en aanlevering per diersector zal
aanvullende helderheid brengen in het registratieproces door de dierenartsen.



Het verder versterken van de controlemaatregelen in PMS-en en registratieproces ten
behoeven van de betrouwbaarheid van gegevens in de gehele keten. Om de gehele
registratieketen ‘in control’ te krijgen en volledig betrouwbaar te laten functioneren kan
gedacht worden aan het stellen van eisen aan de PMS-en en het eventueel toetsen hiervan1.



Het transparanter maken van de gegevensstroom van voorschrijven tot en met dierdagdoseringsrapportage vanuit het diersectorsysteem en het uniformeren van rapportages in de
door SDa gehanteerde systematiek van antibioticumregistratie.



Het definiëren van standaardprocedures voor de vastlegging van dierenartsgegevens bij de
individuele aflevergegevens en het daarmee betrouwbaar kunnen benchmarken op het
niveau van dierenartsen.

Om bovenstaande verbeteringen mogelijk te maken is een verbetering van de werkwijze en van
de rapportages uit de PMS-en benodigd. Verschillende partijen hebben hierin een verantwoordelijkheid:


De KNMvD kan bij voorkeur een leidende rol innemen om de gestandaardiseerde werkwijze voor antibioticumregistratie door dierenartsen te bewerkstelligen.

1

Naar analogie van de eisen en certificering van een ‘Goed Beheerd Zorgsysteem’ voor aansluiting op landelijke
zorginfrastructuur.

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
4

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013



Dierenartsen dienen zich aan deze werkwijze te conformeren, waarbij de diersectoren
verantwoordelijkheid nemen voor het toezien op de naleving van de juiste werkwijze.



Daarnaast is een expliciete rol weggelegd voor de PMS-leveranciers ter verbetering van de
ondersteuning van het registratieproces door hun systemen. De dierenartsen zullen zich
hierbij als klanten van de PMS-leveranciers moeten richten tot deze partijen om verbeteringen aan de softwarepakketten doorgevoerd te krijgen.

Deze verbeteringen zullen naar ons beeld leiden tot transparantere rapportages die ook bijdragen
aan de verhoogde gegevenskwaliteit.
De initiële registratie van antibioticumgegevens door de dierenartsen zal een cruciaal startpunt
voor een betrouwbare en kwalitatief hoogstaande gegevensverwerking blijven. Wij adviseren de
kwaliteitswaarborgen in de registratie van antibioticumgegevens periodiek te toetsen en
daarmee de verbeteringen in de processen te meten. De toets kan voor de dierenartsen
uitgevoerd worden op basis van de gestandaardiseerde werkwijze. Voor de diersectorsystemen
en processen op basis van beheersingsmaatregelen zoals gedefinieerd in het generieke
referentiekader en minimale dataset (zie onze voorgaande rapportage2).
Tot het geven van een nadere toelichting zijn wij gaarne bereid.
Hoogachtend,
KPMG Advisory N.V.

Drs. ing. R.F. Koorn RE
Partner

2

“Rapport onderzoek antibioticaregistraties diersectoren – fase 2, Generiek referentiekader en minimale dataset voor
betrouwbare gegevensverwerking in diersectoren”, d.d. 19 juni 2012.

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
5

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

2

Beschrijving inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen

2.1

Achtergrond
De SDa, Autoriteit Diergeneesmiddelen, is een onafhankelijk instituut dat richtlijnen vaststelt
voor verantwoord antibioticumgebruik in de veehouderij. De SDa ondersteunt het streven naar
minder en verantwoord antibioticumgebruik in de veehouderij, zodat risico's voor de
volksgezondheid tot een minimum worden beperkt. Hierbij richt zij zich op het volledig
transparant maken van het antibioticumgebruik in de veehouderij en het vaststellen van
benchmarkindicatoren die als streefwaardes dienen voor de praktijk.
De reductie van antibioticumgebruik en het behalen van de reductiedoelstellingen van 50%
gesteld door de overheid, zoals benoemd in het rapport ‘Signalering 3 SDa’ van december 2012,
is gerealiseerd op basis van vrijwilligheid en zelfregulering, hetgeen laat zien dat partijen hun
verantwoordelijkheid nemen.
De SDa heeft een Expertpanel ingesteld bestaande uit wetenschappers uit zowel de humane als
de diergeneeskundige hoek. De leden zijn mevrouw dr. I.M. van Geijlswijk en de heren
prof. dr. D.J.J. Heederik, prof. dr. D.J. Mevius, en prof. dr. J.W. Mouton. Het Expertpanel is
verantwoordelijk voor de normstelling en houdt toezicht op de kwaliteit van de registratie van
antibioticumaflevergegevens. Deze registratie behelst de administratie van voorgeschreven antibiotica door de dierenarts en de verwerking en opslag van deze aflevergegevens in de sectorsystemen van de verschillende diersectoren.
Als onderdeel van het toezicht op de kwaliteit van de registratie van antibioticumaflevergegevens heeft de SDa aan KPMG de opdracht gegeven de registratie van antibioticumaflevergegevens in kaart te brengen (fase 1) en opvolgend op dit eerste onderzoek een generiek
referentiekader te definiëren voor de beheersing van het administratieproces in elk van de
betrokken diersectoren (fase 2). In samenspraak met de diersectoren en de beroepsorganisatie
van dierenartsen, de Koninklijke Maatschappij voor Diergeneeskunde (KNMvD), is besloten dat
het eerste onderzoek binnen fase 3 zich richt op een kritieke factor in de registratieketen
namelijk de registratie van de antibioticumaflevergegevens door dierenartsen.
Het is tegen deze achtergrond dat de SDa KPMG heeft gevraagd een inventarisatie uit te voeren
van de maatregelen om juistheid, volledigheid en tijdigheid te waarborgen bij de registratie van
antibioticumaflevergegevens door de dierenarts en de aanlevering van deze gegevens aan de
sectorale registratiesystemen.

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
6

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

2.2

Doelstelling en scope

2.2.1

Doel
De doelstelling van deze inventarisatie is:
de SDa te voorzien van een analyse van de kwaliteit van het proces voor registratie van
antibioticumgegevens binnen de dierenartspraktijk. De inventarisatie is gericht op het vaststellen van de werkwijze bij de registratie van antibioticumgegevens en het (elektronisch) doorgeven van deze gegevens aan de sectorale registratiesystemen. De kwaliteit van de werkwijze
heeft hierbij betrekking op de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de gegevensverwerking.
Met deze inventarisatie kan de SDa haar rol voor het monitoren en benchmarken van
antibioticumgegevens nader invulling geven.

2.2.2

Scope
Het object van het onderzoek omvat het in kaart brengen van de administratie van antibioticumgegevens in relatie tot:
A. de registratie en verwerking van antibioticumgegevens binnen de dierenartspraktijk;
B.

de aanlevering van antibioticumgegevens aan de diersectorsystemen.

Binnen beide objecten van onderzoek richt deze inventarisatie zich op het kwaliteitsaspect
‘betrouwbaarheid’ met betrekking tot het registratieproces. Derhalve geeft dit rapport een
kwalitatief beeld van de proceswaarborgen voor de juiste, volledige en tijdige vastlegging van
antibioticumgegevens.
De inventarisatie is primair gericht op de registratieprocessen bij dierenartspraktijken, die zijn
aangesteld door de dierhouder, voor de registratie van de voorgeschreven antibioticumgegevens.
Met de inventarisatie van de antibioticumregistratie geven wij de SDa inzicht in de getroffen
betrouwbaarheidsmaatregelen met betrekking tot de invoer, de verwerking en de verzending van
antibioticumgegevens door de dierenartsen. Deze analyse wordt gemaakt op basis van een deelwaarneming bij dierenartspraktijken (DAP’s). De diersectoren die in deze inventarisatie worden
betrokken zijn de kalver-, vleeskuiken-, rundvee- en varkenssector.
Buiten de scope van de inventarisatie vielen het voorschrijfproces van antibioticum door de
dierenarts, verwerking van antibioticumgegevens na het aanbieden aan de diersectorsystemen,
de beschikbaarheid/continuïteit van systemen, fraude-identificatie of de fysieke antibioticumstroom van dierenarts naar dierhouder.

2.2.3

Periode van uitvoering
Wij hebben de werkzaamheden voor de inventarisatie uitgevoerd in de periode vanaf medio
februari tot en met begin juni 2013. Op 14 juni jl. is de conceptrapportage met de SDa
besproken.

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
7

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

2.3

Context en aanpak

2.3.1

Context
In Nederland zijn bijna 300 dierenartspraktijken waar landbouwhuisdieren of landbouwhuisdieren in combinatie met kleine gezelschapsdieren worden behandeld door dierenartsen. De
praktijken waar meer dan drie dierenartsen werken worden als ‘groot’ bestempeld.
De antibioticumregistratie die plaatsvindt bij dierenartspraktijken is de eerste, maar cruciale stap
binnen de antibioticumregistratieketen. De dierenarts vormt, namens de dierhouder, de bron
voor de primaire registratie binnen deze keten en heeft daarmee een grote invloed op de juiste,
volledige en tijdige verwerking van de antibioticumgegevens. Een (deels) incorrecte of
onvolledige registratie kan er bijvoorbeeld toe leiden dat een onjuiste hoeveelheid antibioticumgebruik is geregistreerd voor een dierhouder over een bepaalde periode. Een (abusievelijk)
gemaakte fout in de registratie is moeilijk op te merken en kan doorwerken in de gehele keten
en zal leiden tot minder betrouwbare gegevens in het diersectorsysteem, waarop de SDa haar
berekeningen baseert ten behoeve van de normstelling en reductiedoelstellingen. Om deze reden
probeert deze inventarisatie inzicht te geven in de kwaliteit van het registratieproces binnen
DAP’s.

2.3.2

Aanpak uitvoering
Voor het uitvoeren van de inventarisatie baseert KPMG zich op een selectie van 40 dierenartspraktijken. Op basis van de onderstaande aanpak zijn de volgende analyses uitgevoerd voor elk
van de geselecteerde praktijken:
A. Door middel van interviews met de dierenarts, vaak in combinatie met een praktijkassistent, hebben wij het proces van de diergeneesmiddelenregistratie in het praktijkmanagementsysteem (PMS) in kaart gebracht. Voor elk van de DAP’s in de selectie hebben
we vastgesteld dat de werkprocessen waarborgen dat antibioticumgegevens juist, volledig
en tijdig worden geregistreerd en aangeboden aan het sectorsysteem.
B.

Op basis van bij de DAP’s opgevraagde gegevenssets uit hun PMS, hebben wij voor een
selectie van de antibioticumgegevens een aansluiting gemaakt op de gegevens in het voor
de betreffende dierhouder relevante sectorsysteem. Bij deze analyse zijn de juistheid en
volledigheid van de set gegevens geanalyseerd op basis van de in het voorgaande KPMGrapport gedefinieerde minimale dataset (MDS).

De inventarisatie is uitgevoerd in samenwerking met vertegenwoordigers van dierenartspraktijken, diersectoren en beheerpartijen van de diverse informatiesystemen.

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
8

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

2.4

Beperkingen
Bij onze werkzaamheden en dit rapport gelden de volgende beperkingen:

2.5



De selectie van dierenartsen en dierhouders voor de inventarisatie is uitgevoerd door
KPMG. De selectie betreft een deelwaarneming bij 40 dierenartsen. Dit impliceert dat de
uitkomsten van deze selectie niet noodzakelijkerwijs gelden voor de gehele populatie van
antibioticum registrerende dierenartsen of DAP’s. De selectie heeft een spreiding over de
verschillende diersectoren en hun registratiesystemen (zie Bijlage B). Wij hebben de
gegevens van de 40 dierenartsen gebruikt om een kwalitatief beeld te schetsen van het
registratieproces en voor onze observaties bij de aansluiting van records uit de PMS-en van
de DAP’s op de records in de sectorsystemen.



Deze rapportage is als KPMG-rapport aan de SDa verstrekt. Het rapport is primair bedoeld
voor de SDa en de direct bij de antibioticumadministratie betrokken partijen. Wij hebben de
werkzaamheden uitgevoerd die wij met de SDa zijn overeengekomen en hebben daarover
dit adviesrapport met feitelijke bevindingen opgesteld. Derhalve hebben wij geen formele
audit uitgevoerd, waarbij op basis van een toetsing van vooraf vastgestelde normen een
oordeel ten behoeve van derden te verschaffen. Derden kunnen een dergelijke zekerheid dan
ook niet aan dit rapport ontlenen. Op verzoek van de SDa geeft KPMG toestemming de
rapportage breder te verspreiden. Aangezien dit een adviesrapport en geen formeel
assurancerapport ten behoeve van derden betreft kan KPMG niet garanderen of verklaren
dat de informatie in dit rapport geschikt is voor de doelstellingen van anderen dan de
geadresseerde. Dit betekent dat ons rapport niet ter vervanging kan dienen van andere
onderzoeken die anderen dan de geadresseerde zouden kunnen (of moeten) instellen met als
doel toereikende zekerheid te krijgen aangaande zaken die specifiek voor hen van belang
zijn. KPMG aanvaardt derhalve geen aansprakelijkheid jegens anderen dan de
geadresseerde voor dit rapport.



Wij doen in dit rapport geen uitspraken over de toekomst, daarbij is het niet onze verantwoordelijkheid om aan derden informatie te verstrekken die op enig moment na de datum
van dit rapport bekend is geworden.

Dankwoord
KPMG en de SDa willen alle bij de inventarisatie betrokken partijen hartelijk bedanken voor
hun medewerking en daarmee de totstandkoming van dit rapport. Tot deze partijen kunnen
onder meer worden gerekend: de 40 dierenartspraktijken, de beheerders van de diersectorsystemen en de leveranciers van de verschillende PMS-en.

2.6

Leeswijzer
Deze rapportage is opgebouwd uit de hiernavolgende onderdelen. Voorafgaand aan de
opdrachtomschrijving en de aanpak in dit hoofdstuk bevat de rapportage de managementsamenvatting. Deze managementsamenvatting is opgenomen in hoofdstuk 1 en bevat:


onze belangrijkste observaties ten aanzien van de registratie van antibioticumgegevens door
dierenartsen in het licht van een betrouwbare gegevensverwerking;

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
9

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013



de belangrijkste bevindingen op basis van de aansluiting van de antibioticumregistraties
(records) in het PMS van de dierenartspraktijk met de registratie in het sectorsysteem;



onze belangrijkste aanbevelingen voor het verbeteren van de betrouwbaarheid van de
gegevensverwerking door dierenartsen.

Hoofdstuk 3 beschrijft de belangrijkste bevindingen inzake het proces van antibioticumregistratie door dierenartsen opgenomen. Hoofdstuk 4 beschrijft de uitkomsten van de
gegevensanalyse.
Bijlage A bevat een beschrijving van het systeemlandschap en de gegevensstromen, Bijlage B
de totstandkoming van de selectie van 40 DAP’s waarop de analyses in deze inventarisatie zijn
gebaseerd.

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
10

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

3

Proces van antibioticumregistratie door dierenartsen
Dit hoofdstuk bevat een beschrijving en analyse van het registratieproces zoals dat plaatsvindt
binnen de onderzochte DAP’s. Het proces is opgedeeld in vier hoofdstappen welke
achtereenvolgens worden behandeld:


Invoeren en onderhouden stamgegevens



Invoeren gebruiksgegevens



Verwerken gebruiksgegevens



Verzenden gebruiksgegevens

Deze processtappen zijn hieronder schematisch weergegeven:

Figuur A Processtappen antibioticumregistratie door dierenarts

3.1

Invoeren en onderhouden stamgegevens
Voordat de dierenarts leveringen van diergeneesmiddelen kan registreren in zijn PMS moeten
een aantal stamgegevens zijn ingevoerd. De volgende paragrafen beschrijven de hiervoor
benodigde gegevens.

3.1.1

Gegevens dierenartsen
De binnen de DAP werkzame dierenartsen worden geregistreerd in het PMS. In te voeren
antibioticumleveringen kunnen zo op naam van een dierenarts worden geregistreerd. De
volgende gegevens dienen ten minste als stamgegevens te zijn ingevoerd:

3.1.2



Naam dierenarts



UDN (behorend bij de dierenarts) 3

Gegevens dierhouders
De gegevens van de dierhouders waarvoor de dierenartsen binnen de DAP werken dienen in het
PMS van de DAP te zijn ingevoerd.
De volgende stamgegevens, die relevant zijn voor de antibioticumregistratie, worden ingevoerd:
3

UDN staat voor Uniek DierenartsNummer

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
11

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013



Naam dierhouder



Adresgegevens dierhouder



UBN(s) (behorend bij de dierhouder)4

Afhankelijk van het type PMS kunnen aanvullende gegevens die betrekking hebben op de
dierhouder worden ingevoerd, zoals:

3.1.3



Diersoort(en) gehouden door de dierhouder



Subdoeldiertypen gehouden door de dierhouder



Stalnummers



Koppelnummers



Dieraantallen

Contractrelatie dierenarts – dierhouder
Voor zover ons bekend, ondersteunen alle PMS-en de vastlegging van de contractrelatie tussen
de dierenarts en de dierhouder als stamgegeven. Dierhouders hebben veelal een contract met één
dierenarts die eindverantwoordelijk is voor een juiste administratie van antibioticumvoorschriften aan de dierhouder – dit is nog niet overal verplicht. Deze relatie-informatie kan door
het PMS worden gebruikt om te waarborgen dat alleen de gecontracteerde dierenarts de
antibiotica levert aan een dierhouder, of dat op zijn minst de leveringen op de naam van de
gecontracteerde dierenarts worden geregistreerd. Dit is met name relevant wanneer er meerdere
dierenartsen zijn die landbouwhuisdieren behandelen binnen een DAP.

3.1.4

Diergeneesmiddelen in de productcatalogus
Voordat een voorgeschreven diergeneesmiddel door de dierenarts kan worden geregistreerd in
het PMS moet het geneesmiddel als product ingevoerd zijn in de zogenaamde productcatalogus
van het PMS. Producten worden handmatig toegevoegd op basis van de door de FIDIN5 online
ter beschikking gestelde Branchecodetabel (ook wel: BCT-catalogus) met geregistreerde diergeneesmiddelen. De Branchecodetabel kan worden ingezien door de dierenarts via een door het
PMS beschikbaar gestelde geautomatiseerde koppeling. De dierenarts doorzoekt deze lijst
vanuit het PMS doorgaans op basis van de EAN-code (de streepjescode op de verpakking) of de
naam van het geneesmiddel. Als de dierenarts het juiste diergeneesmiddel en de bijbehorende
verpakking heeft gevonden in de lijst voert hij de benodigde gegevens over het geneesmiddel
zelf handmatig in. Enkele PMS-en, waaronder VIVA, bieden de mogelijkheid deze gegevens
via de geautomatiseerde koppeling op te halen en in te voeren in het PMS. Gegevens kunnen
vervolgens, nog voordat ze definitief worden opgeslagen als stamgegeven, worden gewijzigd
door de dierenarts.

4
5

UBN staat voor Uniek BedrijfsNummer
FIDIN is de Vereniging van Fabrikanten en Importeurs van Diergeneesmiddelen in Nederland

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
12

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

De invoer van producten in de productcatalogus in Animana wijkt af van de hierboven
beschreven werkwijze. Animana biedt via een andere geautomatiseerde koppeling een lijst van
diergeneesmiddelen aan. De dierenarts markeert het geneesmiddel dat hij wil toevoegen aan zijn
productcatalogus in het PMS. Vervolgens voert Animana (de leverancier) een controle uit op de
juistheid en volledigheid van de noodzakelijke gegevens op basis van de diergeneesmiddeleninformatiebank van het College ter Beoordeling van Geneesmiddelen (CBG) en voert deze
definitief op in de productcatalogus van het PMS. De dierenarts kan de stamgegevens behorend
bij het opgevoerde product niet zelf wijzigen.
De volgende gegevens dienen per product, wanneer het een geneesmiddel betreft, in het PMS
als stamgegeven te worden ingevoerd:


EAN-code6



REG NL-nummer7 (indien beschikbaar)



Verpakkingsinhoud



Eenheid (behorend bij de verpakkingsinhoud)



Diersoort (waarvoor gebruik van het geneesmiddel is toegestaan)



Subdoeldiertype (waarvoor gebruik van het geneesmiddel is toegestaan)



Logboekrelevantie van het product



Productomschrijving



Omrekenfactor

De laatste drie genoemde velden zijn cruciaal voor een juiste administratie van antibioticumgegevens. Met de logboekrelevantie selecteert de dierenarts of een product uit de catalogus in
het logboek moet worden opgenomen, dat uiteindelijk wordt toegestuurd aan de dierhouder.
Alleen logboekrelevante producten worden ‘geprint’ op het logboek. Voor een aantal PMS-en
bepaalt deze waarde tevens of de boekingsregels van het betreffende product moeten worden
verzonden aan een sectorsysteem.
De standaardwaarde voor de productomschrijving is de uit de BCT-catalogus afkomstige naam
van het geneesmiddel. De standaardwaarde voor de omrekenfactor is 1. In deze standaardconfiguratie wordt het diergeneesmiddel precies overeenkomstig de verpakkingsinhoud
corresponderend met de EAN-code als product in de productcatalogus van het PMS opgeslagen.
Afhankelijk van het type geneesmiddel en de verpakkingsinhoud kiezen veel DAP’s er uit
praktische overwegingen voor om ook een tweede product in de productcatalogus op te nemen
voor hetzelfde geneesmiddel, maar dan met een afwijkende afleverhoeveelheid. In dit geval
wijzigt de dierenarts de productomschrijving en de omrekenfactor. De omrekenfactor is altijd
een positief getal en wordt doorgaans ingevoerd tot twee getallen achter de komma nauwkeurig.

6

EAN-code staat voor European Article Numbering code
Het REG NL-nummer is het unieke nummer waaronder het diergeneesmiddel op de Nederlandse markt wordt
gebracht en wordt uitgegeven door het College ter Beoordeling van Geneesmiddelen (CBG).

7

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
13

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

Voorbeeld: Een typische situatie waarbij dit regelmatig voorkomt zijn antibiotica die als
oplossing in een flesje van 100 ml op de markt worden gebracht. Het geneesmiddel wordt
door middel van een injectie toegediend aan een dier. De dierenarts heeft voor de
behandeling van één dier slechts 30 ml van het geneesmiddel nodig. De resterende 70 ml
blijft achter in het flesje en kan voor een volgende behandeling worden gebruikt. DAP’s
kiezen er vaak voor een dergelijk geneesmiddel als product op te voeren met de
standaard-afleverhoeveelheid van 100 ml, maar tevens een apart product met een
afleverhoeveelheid van 1 ml. In het laatste geval dient voor dit product een omrekenfactor
van 0,01 in de stamgegevens te worden opgenomen.
De registratie van de levering van het geneesmiddel uit bovenstaand voorbeeld kan daarom op
twee manieren plaatsvinden. De twee keuzes zijn hieronder schematisch weergegeven:
Stamgegevens

Transactiegegevens

Productomschrijving

EAN-code

Omrekenfactor

Aantal (afgeleverd)

Antibioticum XYZ 100 ml

1234567890123

1,00

0,3

Antibioticum XYZ 1 ml

1234567890123

0,01

30

Tabel 1 Twee manieren van invoer van antibioticumleveringen in het PMS

De inrichting van de productcatalogus in het PMS wordt door de dierenartsen ook wel
‘rubricering’ genoemd. In de meeste gevallen is één persoon binnen de DAP aangewezen die
verantwoordelijk is voor het onderhoud van de productcatalogus in het PMS. In ongeveer
evenveel van de onderzochte gevallen wordt deze rol vervuld door een dierenarts als door een
praktijkassistent.

3.1.5

Observaties, risico’s en aandachtspunten
Voor de processtap invoeren en onderhouden stamgegevens onderkennen wij de volgende
risico’s en aandachtspunten:
 Het toevoegen van geneesmiddelen aan de productcatalogus van het PMS vormt een
cruciale stap voor een betrouwbare registratie van antibiotica. Een belangrijk aandachtspunt
is de invoer van een product waarbij men afwijkt van de standaard omrekenfactor (met
andere woorden een omrekenfactor ≠ 1). Het risico bestaat dat een incorrecte omrekenfactor
wordt toegekend en ingevoerd, met het gevolg dat voor iedere levering van het betreffende
geneesmiddel een onjuiste gebruikshoeveelheid in het PMS wordt geregistreerd en uiteindelijk verzonden naar het diersectorsysteem. Het risico hierop neemt toe wanneer onduidelijkheid bestaat over de verpakkingsinhoud van een geneesmiddel behorend bij een EAN-code.
Een bijkomend risico is dat de op basis van de omrekenfactor berekende hoeveelheid niet
wordt getoond aan de gebruiker; alleen de oorspronkelijke invoer blijft zichtbaar. Hiermee
is het onwaarschijnlijk dat de fout al in het PMS door de dierenarts wordt opgemerkt.
Een meerderheid van de DAP’s geeft aan dat met name in de beginfase van de antibioticumregistratie er verwarring bestond over de verpakkingsinhoud van bepaalde geneesmiddelen

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
14

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

en daardoor fouten werden gemaakt in de registratie. Inmiddels komen dergelijke
onduidelijkheden niet of nauwelijks meer voor.
 In individuele gevallen kan een (relatief nieuw) geneesmiddel niet worden opgevoerd in de
productcatalogus, omdat het (nog) niet voorkomt in de BCT-catalogus of de diergeneesmiddeleninformatiebank van het CBG. Dierenartsen besluiten dan doorgaans de benodigde
stamgegevens zelf in te voeren op basis van de informatie die op de verpakking of in de
bijsluiter is opgenomen. Een groot deel van de dierenartsen neemt ook contact op met de
helpdesk van de leverancier van het PMS dat ze in gebruik hebben, met het verzoek het
betreffende geneesmiddel toe te voegen aan de lijst, zodat ze de benodigde gegevens
kunnen ophalen en vastleggen als stamgegevens in hun PMS. In het eerste geval is de kans
op een onjuiste invoer van stamgegevens groter, omdat de dierenarts deze zelf handmatig
verzamelt, interpreteert en invoert. In de tweede situatie loopt de registratie vertraging op,
omdat de dierenarts deze dan vaak uitstelt, wat de tijdigheid van de antibioticumregistratie
negatief beïnvloedt.
 Ten behoeve van het opvoeren van nieuwe geneesmiddelen als producten maken de
verschillende PMS-en gebruik van twee verschillende bronbestanden (BCT- en CBGbestanden), die via een geautomatiseerde koppeling kunnen worden benaderd. Door het
gebruik van twee verschillende bronbestanden bestaat het risico dat gegevens over hetzelfde
diergeneesmiddel niet met elkaar overeenkomen. Dit kan tot gevolg hebben dat DAP’s
verschillende stamgegevens registreren voor dezelfde geneesmiddelen, wat met name tot
problemen kan leiden in het geval deze stamgegevens de waardes die nodig zijn voor de
berekening van de dierdagdosering per jaar (DDD/J) beïnvloeden.
 In de praktijk zien we dat dierhouders ook antibioticum krijgen voorgeschreven voor hun
vee door de niet formeel gecontracteerde dierenartsen die werkzaam zijn bij de DAP waar
de gecontracteerde dierenarts werkzaam is. Uit onze interviews komt naar voren dat enkele
dierenartsen van mening is dat een dierhouder geen contract met een individuele dierenarts,
maar met een DAP zou moeten hebben.
 De velden doeldier en subdoeldier worden vastgelegd voor de meeste geneesmiddelen die in
de productcatalogus worden opgenomen. Deze gegevens gebruiken de PMS-en om een
waarschuwing te geven wanneer het middel is voorgeschreven aan een (sub)doeldier
waarvoor het geneesmiddel niet erkend is. De PMS-en blokkeren een dergelijke invoer niet,
maar bijvoorbeeld VIVA waarschuwt in dit geval wel dat de ‘cascaderegeling’ van
toepassing is.
 Bij de meeste DAP’s wordt slechts in beperkte mate een actief voorraadbeheer gevoerd in
het PMS. Voorraadbeheer beperkt zich in de meeste gevallen tot het uitvoeren van een
inventarisatie van de binnen (het magazijn van) de DAP aanwezige diergeneesmiddelen. In
geen enkel geval worden de in- en uitgaande diergeneesmiddelenstromen gecontroleerd
door middel van verbandscontroles (vierkantstellingen), gebaseerd op een momentopname
van de stand van de voorraad. Een aansluiting tussen de registraties aan inkoop- en
verkoopzijde van antibiotica wordt derhalve veelal niet gemaakt.
 In alle PMS-en zijn de dierhouder- en productstamgegevens minimaal noodzakelijk om de
uiteindelijke antibioticumgegevens te kunnen versturen. De PMS-en waarschuwen echter
niet proactief, wanneer een deel van de stamgegevens noodzakelijk voor de registratie en

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
15

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

verzending ontbreekt. Pas wanneer de gebruiker het ontbreken van een noodzakelijk veld in
de stamgegevens zelf signaleert en aanvult, zullen de hiervan afhankelijke leveringsregels
worden verzonden aan de sectorsystemen.
 In Animana kan de frequentie waarmee het PMS diergeneesmiddelen verzendt en aanlevert
aan de diersectorsystemen op verzoek en naar de wens van de DAP worden ingesteld door
de leverancier. De meerderheid van de Animana-gebruikers is niet exact op de hoogte van
de frequentie waarmee gegevens verzonden worden naar de sectorsystemen of de tijd die na
verzending verstrijkt voordat gegevens door het diersectorsysteem worden ontvangen. Zij
hebben er vertrouwen in dat gegevens binnen de gestelde veertien dagen worden verstuurd
dan wel ontvangen door de sectorsystemen. De leverancier van Animana geeft aan dat
ingevoerde antibioticumgegevens standaard iedere nacht aan de sectorsystemen worden
aangeboden en dat de frequentie waarmee gegevens worden verstuurd op verzoek kan
worden gewijzigd naar maximaal eens in de tien dagen. Omdat dierenartsen in dit geval zelf
geen directe invloed kunnen uitoefenen op het tijdstip van verzending van antibioticumgegevens, bestaat het risico dat instellingen (abusievelijk) worden gewijzigd door Animana,
wat een tijdige aanlevering van antibioticumgegevens door de DAP negatief kan
beïnvloeden.

3.2

Invoeren gebruiksgegevens

3.2.1

Beschrijving processtap
Deze eerste stap in het proces betreft de invoer van de door de dierenarts afgeleverde
diergeneesmiddelen in het PMS.
In de praktijk dient de dierenarts geneesmiddelen toe aan één of meerdere dieren bij de dierhouder op locatie of geeft hij deze af bij het bedrijf van de dierhouder. Wanneer de dierenarts
een voorgeschreven middel tijdens zijn bezoek niet voorhanden heeft kan de dierhouder het
middel ook op een later tijdstip zelf afhalen bij de praktijk.
Voor de invoer van aflevergegevens kunnen twee varianten worden onderscheiden:
1.

Handmatige vastlegging van geleverde diergeneesmiddelen in een visitebrief of agenda,
waarbij de gegevens later binnen de DAP worden ingevoerd in het PMS.

2.

Directe invoer van gegevens in het PMS.

De werkwijze voor deze twee varianten is in de volgende twee paragrafen beschreven.

3.2.1.1

Handmatige registratie en invoer in PMS
De dierenarts noteert de geleverde geneesmiddelen tijdens zijn bezoek aan de dierhouder op een
visitebrief, waarvan een kopie wordt achtergelaten bij de dierhouder. Hij noteert de naam van
het geneesmiddel, de geleverde hoeveelheid en de datum van aflevering. Een alternatieve werkwijze die binnen enkele DAP’s wordt gehanteerd, voornamelijk omdat er in deze gevallen niet
met visitebrieven wordt gewerkt, is dat de dierenarts de gegevens over de afgeleverde diergeneesmiddelen in zijn agenda noteert.

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
16

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

Bij terugkomst op de DAP voert de dierenarts de gegevens zelf in het PMS in op basis van de
visitebrieven of zijn notities in de agenda. Vaak wordt dit werk uitbesteed aan een praktijkassistent. De invoer van afgeleverde antibioticumgegevens vindt in de meeste gevallen dagelijks
of meerdere malen per week plaats. In een aantal gevallen gebeurt dit op wekelijkse of tweewekelijkse basis. Leveringen die aan de balie van de DAP worden opgehaald door de
dierhouder worden direct door de praktijkassistent in het PMS geregistreerd.

3.2.1.2

Directe invoer in PMS
De dierenarts voert de gegevens van de afgeleverde diergeneesmiddelen in het bijzijn van de
dierhouder direct in op een tablet of laptop die in verbinding staat met het PMS binnen de DAP.
Hiervoor is men wel afhankelijk van de beschikbaarheid van een stabiele internetverbinding.
Indien deze ontbreekt worden de ingevoerde gegevens pas op een later moment
gesynchroniseerd met de database van het PMS of gaat men over tot handmatige registratie.
Alleen geneesmiddelen die in de productcatalogus van het PMS zijn opgevoerd kunnen worden
ingevoerd als een product dat geleverd is aan een dierhouder. De dierenarts of praktijkassistent
selecteert de dierhouder waaraan geleverd is, selecteert de diergeneesmiddelen uit de
productcatalogus van het PMS en voert het geleverde aantal in. Ook voert de dierenarts of
praktijkassistent in ten behoeve van welk dier, koppel, diersoort of subdoeldiertype het
geneesmiddel geleverd is.

3.2.1.3

Handmatige invoer in VetCIS Portal of webportal diersectorsysteem
Onder de 40 onderzochte DAP’s is één praktijk die gebruiksgegevens handmatig invoert in
VetCIS, nadat de gegevens zijn geregistreerd in het PMS van de DAP.
De invoer van gegevens is vergelijkbaar met die van de invoer in het PMS. Nadat de dierenarts
is ingelogd met zijn persoonlijke account in de VetCIS Portal voert hij de volgende velden per
leveringsregel handmatig in: EAN-code, de UBN waaraan geleverd is, de afleverdatum, de
afgeleverde hoeveelheid geneesmiddel en de diersoort. Het UDN van de dierenarts wordt
automatisch aan de leveringsregel gekoppeld, omdat dat bekend is op basis van het account
waarmee hij op de VetCIS Portal aanlogt.
Drie van de onderzochte DAP’s voeren handmatig leveringsgegevens in de diersectorsystemen
in: één DAP maakt handmatig boekingen in MediRund, twee andere DAP’s voeren gebruiksgegevens handmatig in via de VMP-webapplicatie (Veterinaire Monitoring Pluimvee) in de IKB
CRA-database.
Zowel in MediRund als in de VMP-webapplicatie verloopt de invoer op een vergelijkbare wijze
als bij handmatige invoer in de VetCIS Portal.
In beide DAP’s die de registraties voor pluimvee invoeren in IKB CRA is slechts één dierenarts
binnen die DAP verantwoordelijk voor de invoer. In het ene geval voert de dierenarts de
gegevens in op basis van de informatie in de visitebrieven die hij hiervoor bewaart. Dit doet hij
doorgaans binnen twee weken na bezoek aan de pluimveehouder.
In het andere geval is er één dierenarts die iedere drie weken alle pluimveehouders in het door
zijn DAP gebruikte PMS Animana nazoekt, om na te gaan of er nieuwe leveringen voor pluim-

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
17

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

vee zijn geregistreerd. Wanneer er nieuwe registraties zijn voert deze dierenarts de benodigde
gegevens handmatig via VMP-webapplicatie in IKB CRA in.

3.2.1.4

Correctieboekingen
Zodra geregistreerde antibioticumgegevens in het PMS op een logboek zijn geprint (zie
paragraaf 3.3.1.1), zijn opgenomen op een factuur of zijn verstuurd aan het sectorsysteem
kunnen de oorspronkelijke boekingsregels niet meer worden gewijzigd. Wijzigingen in de
antibioticumregistratie vinden dan plaats door middel van zogenaamde correctieboekingen. Een
correctieboeking moet bijvoorbeeld worden gemaakt wanneer de dierenarts er na facturatie van
de geleverde geneesmiddelen achterkomt dat hij een verkeerde afleverhoeveelheid heeft
ingevoerd.
Binnen de onderzochte DAP’s gaat men op verschillende wijzen om met het maken van
correctieboekingen. De volgende twee werkwijzen voor het maken van correctieboekingen
komen het meest voor:


Via een boeking met een negatieve afleverhoeveelheid bij de betreffende dierhouder (UBN)
wordt deze hoeveelheid geneesmiddel in mindering gebracht. Dit heeft als netto-effect dat
de juiste hoeveelheid geneesmiddel bij die dierhouder geregistreerd staat.



Door middel van een volledige tegenboeking maakt men de oorspronkelijke boeking ongedaan. Vervolgens voert de dierenarts de juiste boeking van gebruiksgegevens opnieuw in.

Alle PMS-en staan de invoer van negatieve waardes toe voor de hoeveelheid van een in het
PMS ingevoerde levering. Leverancier Corilus geeft aan dat er ook een alternatieve mogelijkheid voor het maken van een correctieboeking is in Daisy en VIVA. Nadat leveringsregels op
een logboek zijn geprint kan de oorspronkelijke boeking niet meer worden gewijzigd. Echter, de
mogelijkheid bestaat om de status van individuele leveringsregels weer terug te zetten naar ‘niet
logboek-geprint’. Het PMS genereert dan automatisch een boekingsregel met een negatieve
afleverhoeveelheid van de oorspronkelijke boekingsregel die wordt verstuurd naar VetCIS. Bij
de onderzochte DAP’s wordt niet van deze mogelijkheid gebruikgemaakt en is deze werkwijze
vermoedelijk vrijwel onbekend.
In de gevallen waar dierenartsen handmatig antibioticumleveringen invoeren in de VetCIS
Portal of in de webportal van een diersectorsysteem, omdat een koppeling met het PMS
ontbreekt, voeren zij deze correctieboekingen ook direct in het betreffende webportal in. Ook in
deze webportals maken de dierenartsen correctieboekingen door de invoer van negatieve
waardes voor de afleverhoeveelheid, behalve in MediRund. Bij handmatige invoer in MediRund
geeft de gebruiker aan of de invoer een correctieboeking betreft. MediRund registreert voor
correctieboekingen de afleverhoeveelheid als negatieve waarde ten behoeve van de berekening
van de dierdagdosering per jaar.

3.2.2

Observaties, risico’s en aandachtspunten
Voor de processtap invoeren antibioticumgegevens onderkennen wij de volgende risico’s en
aandachtspunten:

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
18

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

 De handmatige registratie van afgeleverde diergeneesmiddelen in een visitebrief of agenda
is inherent foutgevoelig, aangezien de informatie op een later tijdstip opnieuw moet worden
geïnterpreteerd bij de invoer in het PMS. Met name wanneer een andere persoon dan de
afleverende dierenarts (bijvoorbeeld de praktijkassistent) gevraagd wordt de gegevens in te
voeren, is de kans op het maken van fouten in de invoer aanwezig. Wij achten het risico op
een incorrecte invoer van met name de geleverde hoeveelheid geneesmiddel het grootst,
omdat de interpretatie hiervan in combinatie met verschillende verpakkingsgroottes
foutgevoelig is.
 In het geval dat dierhouders ongebruikte antibiotica of breuk melden aan hun dierenarts,
bestaat er bij de DAP’s onduidelijkheid en verschil van inzicht over de registratie hiervan.
Slechts enkele dierenartsen brengen antibiotica die zijn geretourneerd door de dierhouder,
bijvoorbeeld omdat de houdbaarheidstermijn is overschreden, in mindering op de
oorspronkelijk afgeleverde hoeveelheid door middel van een correctieboeking in het sectorsysteem. Deze correctieboeking wordt niet gemaakt in het PMS, omdat deze afboeking niet
moet worden verwerkt in de factuur. De dierenarts draagt alleen zorg voor een juiste
verwijdering/vernietiging van het product. De meerderheid van de dierenartsen voert breuk
of teruggave van geneesmiddelen niet door in de registratie. Uit onze interviews komt naar
voren dat heldere richtlijnen voor hoe de dierenarts en dierhouder hiermee om dienen te
gaan ontbreken of niet bekend zijn.
 In vrijwel alle praktijken waar meerdere dierenartsen werkzaam zijn, levert niet alleen de
door de dierhouder gecontracteerde dierenarts geneesmiddelen (1-op-1 relatie), maar ook de
andere bij de DAP werkzame dierenartsen leveren producten aan de dierhouder. Het varieert
per DAP of zij de aflevering in het PMS in dat geval boeken op naam van de daadwerkelijk
leverende of de gecontracteerde dierenarts. Bovendien kan een instelling in de meeste PMSen verzorgen dat de uiteindelijke boekingsregel die het PMS verzendt aan VetCIS of het
sectorsysteem is voorzien van het UDN van de gecontracteerde dierenarts. Daisy, Animana
en easyVet koppelen altijd de gecontracteerde dierenarts aan de boekingsregel, ongeacht de
dierenarts of gebruiker die de levering heeft ingevoerd. Ten gevolge van voorgaande kan de
waarde van het UDN-veld zoals dat uiteindelijk is opgeslagen in het sectorsysteem per
record een verschillende betekenis hebben. De betekenis van het veld en de totstandkoming
van de waarde van het veld UBN in het sectorsysteem zijn beperkt transparant. Betrouwbaar
benchmarken en rapporteren over prestaties betreffende antibioticumvoorschriften of
-registratie op het niveau van een individuele dierenarts is daarom op basis van de
informatie in de sectorsystemen niet mogelijk.
 De invoer van het veld subdoeldier is bij een leveringsboeking in Daisy, VIVA, easyVet en
Animana verplicht. Echter, in het geval van Daisy en VIVA bestaat hiervoor een mogelijke
invoerwaarde ‘onbekend’. Voor de MyAniwin is het onbekend of subdoeldier een verplicht
veld is bij de invoer van een boekingsregel. Meerdere dierenartsen, waaronder gebruikers
van VIVA, geven echter aan bewust het subdoeldiertype niet in te voeren, omdat dit extra
werk oplevert bij de invoer en het subdoeldiertype waaraan het geneesmiddel is toegediend
vaak niet bekend is. Dit geldt met name wanneer de dierhouder zelf geneesmiddelen afhaalt
en aan zijn dieren toedient. Uit de gegevens blijkt dat de PMS-en VIVA en Daisy, wanneer
het veld subdoeldier niet wordt ingevuld, automatisch een standaardwaarde toekennen aan
het leveringsbericht dat zij uiteindelijk verzenden aan VetCIS of het sectorsysteem. Het is
niet gedefinieerd welke standaardwaarde voor subdoeldier dan in het bericht is opgenomen.

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
19

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

 Correcties worden in de meeste gevallen in het PMS gemaakt door middel van correctieboekingen. Het PMS verzendt deze correctieboeking net als de andere leveringsregels naar
de sectorsystemen, zodat correcties ook daar zijn verwerkt. Dierenartsen hebben echter ook
andere opties voor het doorvoeren van correcties:


Invoer van een correctieboeking in VetCIS via de VetCIS Portal, zonder de correctie
ook in het PMS in te voeren.



Invoer van een correctieboeking in het sectorsysteem via de beschikbare webportal,
zonder de correctie ook in het PMS in te voeren.

Het gevolg hiervan is dat antibioticumregistraties in het PMS en het diersectorsysteem niet
meer identiek zijn. Inconsistentie in werkwijze bemoeilijkt het terugzoeken of controleren
van gemaakte wijzigingen in de antibioticumregistratie.
 De PMS-en kennen geen record-ID toe aan een boekingsregel, althans niet zichtbaar voor
de gebruiker. Het ontbreekt dan ook aan functionaliteit waarmee een oorspronkelijke, reeds
gefactureerde boekingsregel, achteraf kan worden gecorrigeerd, waarna dit ook adequaat op
de volgende factuur wordt verrekend en verwerkt. Doordat correctieboekingen niet aan een
oorspronkelijke boekingsregel worden gekoppeld, bestaat het risico dat de in mindering
gebrachte hoeveelheid in een andere periode (maand) wordt geboekt, waardoor perioderapportages minder betrouwbaar worden.
 Alle PMS-pakketten vereisen een minimale set aan gegevens die in een boekingsregel
aanwezig moeten zijn om deze te kunnen registreren en uiteindelijk te verzenden. Voor het
maken van een complete boeking moet een geneesmiddel uit de productcatalogus zijn
geselecteerd, de afleverhoeveelheid zijn ingevuld, de dierhouder zijn geselecteerd waaraan
het middel is geleverd, de afleverdatum zijn ingevuld, en het doeldier en subdoeldier
moeten zijn ingevoerd.
 Animana biedt de inhoud van ingevoerde boekingsregels zo snel mogelijk na invoer aan ter
controle aan de webservice van het betreffende sectorsysteem. Wanneer het sectorsysteem
een fout constateert wordt de boekingsregel in Animana rood gemaakt. Als het sectorsysteem geen fouten constateert wordt de boekingsregel in Animana groen gemaakt. Dit
betekent dat de boekingsregel gereed is voor definitieve verzending aan het sectorsysteem.
Nadat gegevens definitief zijn doorgestuurd maakt Animana de boekingsregel grijs.
EasyVET signaleert ontbrekende velden door middel van een rood kruis achter de
boekingsregel. Deze velden kunnen worden aangepast waarna de boekingsregel opnieuw
wordt verzonden.
 In een zeer beperkt aantal gevallen gaven dierenartsen aan dat zij afgeleverde geneesmiddelen niet ter plekke handmatig registreren in een visitebrief of agenda, noch direct
digitaal invoeren, maar dat zij op een later tijdstip de aflevergegevens uit hun hoofd
invoeren in het PMS via de computer binnen de DAP. Het grootste risico van deze werkwijze, waarbij wordt vertrouwd op het geheugen van de dierenarts, is dat zij een deel van de
afgeleverde gegevens vergeten, waardoor de antibioticumregistratie onvolledig zal zijn.
 De overgrote meerderheid van de dierenartsen hanteert bij de invoer van een aflevering de
datum waarop zij het middel hebben afgeleverd. Deze datum heeft dan betrekking op het
moment van het bezoek aan de dierhouder, of op het moment dat een dierhouder het genees-

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
20

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

middel afhaalt bij de DAP. Enkele dierhouders hanteren echter structureel de datum waarop
het geneesmiddel is voorgeschreven, ongeacht wanneer het geneesmiddel daadwerkelijk is
verstrekt. Het risico bestaat dat het veld afleverdatum in de records in de diersectorsystemen
verschillende betekenissen heeft. Voornamelijk rond periodeovergangen bestaat het risico
dat voorgeschreven geneesmiddelen worden geboekt in de maand voorafgaand aan de
maand dat deze daadwerkelijk zijn geleverd. Dit leidt tot minder accurate berekeningen van
en rapportages over dierdagdoseringen (DDD/J) over afgebakende periodes.
 De vereisten ten aanzien van de antibioticumregistratietermijn door de diersectoren en IKBuitvoerders ligt rond de veertien dagen. Een klein aantal dierenartsen erkent dat ze soms
meer dan twee weken achterlopen met de invoer van geneesmiddelen in hun PMS. Daarnaast spraken wij één dierenarts die aangaf slechts eenmaal per jaar de antibioticumgegevens voor zijn pluimveecliënten in het sectorsysteem IKB CRA te registreren. Ook is er
sprake van een DAP die weliswaar zijn afleveringen registreert in VIVA, maar de antibioticumgegevens in het sectorsysteem MediRund handmatig invoert via de webportal, vanwege het ontbreken van een koppeling met VetCIS. De hier werkzame dierenarts gaf aan
inmiddels een grote achterstand te hebben opgelopen met de antibioticumregistratie in
MediRund.
 Handmatige registratie of invoer van correctieboekingen in MediRund wordt door het
beperkt aantal dierenartsen dat op deze wijze werkt als bewerkelijk ervaren. Zo kunnen
UBN-nummers niet direct worden ingevoerd, maar moet op basis van een pull-down menu
in een lange lijst met nummers worden gezocht en het juiste nummer worden geselecteerd.
Daarbij ontbreekt het ook aan een adequate zoekfunctie op UBN-nummers. Dergelijke
gebruiksonvriendelijke elementen in de gebruikersinterface stimuleren de gebruiker niet op
deze wijze gegevens in te voeren en vergroten de kans op foutieve invoer.

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
21

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

3.3

Verwerken gebruiksgegevens

3.3.1

Beschrijving processtap
De tweede processtap heeft betrekking op de verwerking van antibioticumgegevens door het
PMS van de dierenarts, zodat deze gereed worden gemaakt voor verzending. Als er sprake is
van handmatige invoer van aflevergegevens in de VetCIS Portal of in de webportal van het diersectorsysteem is deze processtap niet van toepassing.
Deze processtap kent een aantal activiteiten, afhankelijk van het gebruikte PMS:

3.3.1.1



Handmatig printen van het logboek.



Omrekenen van ingevoerde afleverhoeveelheden naar aantallen verpakkingen.



Koppelen van UDN-gegevens aan de leveringsregel.

Handmatig printen van het logboek
Bij de invoer van een geneesmiddel in de productcatalogus (zie sectie 4.1.4) geeft de dierenarts
aan of het geneesmiddel relevant is voor registratie op het logboek (het logboek is het
registratiedocument voor de dierhouder, in feite de leveringsbon voor die dag). Daarmee maakt
het PMS het als product opgeslagen geneesmiddel gelijktijdig relevant voor de antibioticumadministratie. Zo selecteert het PMS automatisch de boekingsregels die op het logboek
opgenomen moeten worden en moeten worden verstuurd naar het sectorsysteem of VetCIS. In
de PMS-en Daisy en VIVA dient de dierenarts handmatig de creatie van een logboek te starten
via de functie ‘logboek printen’. Het PMS genereert een logboek: een overzicht van
diergeneesmiddelen die door de DAP over een bepaalde periode zijn geleverd aan één
dierhouder. De boekingsregels die op het logboek zijn opgenomen, krijgen de status ‘p’, wat
betekent dat deze op het logboek zijn ‘geprint’. Het PMS verzendt alleen boekingsregels met
een status ‘p’ naar VetCIS.
Voor zover ons bekend, is het handmatig aanmaken van een logboek voor een dierhouder in de
andere PMS-en niet noodzakelijk voor de verzending van de antibioticumgegevens. In Animana
worden alle producten (zowel behandelingen als geneesmiddelen) standaard op het logboek
opgenomen.

3.3.1.2

Omrekenen van afleverhoeveelheden
Zoals sectie 3.2 beschrijft heeft de dierenarts meerdere opties om een afgeleverd geneesmiddel
in te voeren, afhankelijk van het geselecteerde product in de productcatalogus van het PMS.
Het gegevensbericht dat het PMS uiteindelijk verzendt bevat in het gegevensveld aantal het
aantal geleverde verpakkingen corresponderend met een EAN-code. Het PMS berekent dit
aantal door de in de boekingsregel opgenomen hoeveelheid product te vermenigvuldigen met de
omrekenfactor voor het product, zoals opgeslagen in de stamgegevens in het PMS.
Aan de hand van het eerder gebruikte voorbeeld toont onderstaande tabel dit principe.

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
22

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

Stamgegevens

Transactiegegevens

Productomschrijving

EAN-code

Vermenigvuldigingsfactor

Aantal

Aantal

(invoer in PMS)

(verzonden door
PMS)

Antibioticum XYZ 100 ml

1234567890123

1,00

0,3

0,3

Antibioticum XYZ 1 ml

1234567890123

0,01

30

0,3

Tabel 2 Omrekenen naar aantal verpakkingen

Op basis van de ontvangen gegevensset uit het sectorsysteem DGBase signaleren wij dat
DGBase de afleveraantallen juist terug rekent naar hoeveelheden grammen en milliliters in
plaats van naar de standaardverpakkingsinhoud corresponderend met de EAN-code.

3.3.1.3

Koppelen van UDN-gegevens aan de leveringsregel
Zoals reeds in sectie 4.2.2 is aangegeven, koppelt de meerderheid van de PMS-en het UDN van
de gecontracteerde dierenarts aan de boekingsregel, ongeacht de naam van de invoerende
dierenarts. Alvorens ingevoerde afleverregels worden verzonden, koppelt het PMS op basis van
de bekende stamgegevens (de contractrelaties tussen dierhouder en dierenarts) en de relevante
PMS-instellingen een UDN aan de boekingsregel.

3.3.2

Observaties, risico’s en aandachtspunten
Voor de processtap verwerken gebruiksgegevens onderkennen wij de volgende risico’s en
aandachtspunten:
 Registraties in Daisy en VIVA moeten handmatig op het logboek worden geprint. Als de
dierenarts vergeet (een selectie van) leveringsregels te printen en daarmee relevant te maken
voor de antibioticumregistratie, zullen deze regels niet worden aangeleverd aan het sectorsysteem. Dit leidt tot een beperkt risico op onvolledige aanlevering aan het sectorsysteem.
Overigens heeft dit geen invloed op de leveringsregels op de factuur, derhalve kan de
facturering niet afdwingen dat er een volledige doorgifte aan het sectorsysteem plaatsvindt.
 De PMS-en bieden geen waarschuwingsfunctionaliteit voor de bewaking van tijdige en
volledige verwerking van ingevoerde antibioticumregels. De enige wijze waarop de dierenarts dit kan controleren, is door onvolledige verwerking handmatig in het systeem na te
zoeken.

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
23

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

3.4

Verzenden gebruiksgegevens

3.4.1

Beschrijving processtap
De laatste stap in het administratieproces door de dierenarts betreft de verzending van aflevergegevens vanuit het PMS direct naar een gekoppeld diersectorsysteem óf naar VetCIS of
VetsXL. Voor een overzicht van de bestaande koppelingen tussen de PMS-en en diersectorsystemen verwijzen we naar Bijlage A. Bij handmatige invoer van aflevergegevens in de
VetCIS Portal of in de webportal van het diersectorsysteem is deze processtap niet van
toepassing. Deze processtap kent drie varianten, die apart worden toegelicht:

3.4.1.1



Verzending naar de VetCIS hub.



Verzending naar VetsXL.



Verzending naar een diersectorsysteem.

Verzending naar VetCIS
Daisy, MyAniwin en de verschillende varianten van de VIVA-software hebben een directe
koppeling met VetCIS. In deze PMS-en initieert de gebruiker de verzending van aflevergegevens aan VetCIS handmatig. De PMS-pakketten bieden alle drie functionaliteit om rapportages in te zien die aangeven of boekingsregels wel of niet zijn verzonden vanuit het PMS aan
VetCIS. In Daisy en VIVA staat deze module bekend als de eventviewer. Met name in de
kleinere dierenartspraktijken is het bestaan van deze rapportagefunctionaliteit onbekend. Slechts
een beperkt aantal van de onderzochte DAP’s voert actief controle uit op de juistheid en
volledigheid van de te verzenden en de daadwerkelijk verzonden gegevens.
Nadat gegevens verzonden zijn vanuit het PMS logt de dierenarts of assistent apart in op de
VetCIS-omgeving. Binnen de VetCIS-omgeving accordeert de ingelogde gebruiker de
boekingsregels die VetCIS heeft ontvangen. De dierenarts accordeert de boekingsregels die op
zijn naam staan in VetCIS. Het is ook mogelijk autorisaties in VetCIS zo in te richten dat
collega’s werkzaam op de DAP de boekingsregels in VetCIS voor een ander kunnen accorderen.
In een aantal situaties hebben wij geconstateerd dat er één dierenarts of assistent is die
gemachtigd is om voor alle dierenartsen in de DAP de boekingsregels in VetCIS te accorderen.
Controle op juistheid en volledigheid van de in VetCIS gepresenteerde boekingsregels vindt niet
of nauwelijks plaats. Goedkeuring van gegevens in VetCIS gebeurt doorgaans op wekelijkse of
tweewekelijkse basis. Pas nadat door VetCIS ontvangen gegevens ook in VetCIS zijn goedgekeurd, worden deze doorgezonden aan het desbetreffende sectorsysteem.

3.4.1.2

Verzending naar VetsXL
Het PMS easyVET heeft een koppeling met de webservice VetsXL. De dierenarts initieert
handmatig de verzending van de geselecteerde logboeken met afleverregels naar VetsXL.
VetsXL verstuurt de ontvangen gegevens direct door naar het desbetreffende sectorsysteem.
Wanneer VetsXL of de webservice van één van de diersectorsystemen fouten in de
aangeleverde boekingsregels constateert, bijvoorbeeld onbekende UBN-nummers of

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
24

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

ontbrekende velden, koppelt VetsXL dit terug naar het PMS. EasyVET plaatst een rood kruis
achter de betreffende boekingsregel in het PMS om aan te duiden dat de regel onjuist of
onvolledig is en niet is ontvangen door het sectorsysteem. EasyVet biedt functionaliteit om
rapportages van succesvol verzonden boekingsregels en boekingsregels waarin fouten zijn
geconstateerd te genereren.

3.4.1.3

Verzending naar een diersectorsysteem
Animana is het enige PMS met een directe koppeling naar een aantal sectorsystemen.
Verzending van aflevergegevens vanuit Animana vindt geautomatiseerd plaats, waarbij geen
handmatige actie van de dierenarts nodig is nadat hij gegevens heeft ingevoerd. Animana
verzendt dagelijks (iedere nacht) gegevens (pushmechanisme) naar de volgende gekoppelde
diersectorsystemen: MediRund, InfoKalf en InfoVarken. Animana heeft ook een koppeling met
DGBase; echter, in dat geval is er sprake van een pullmechanisme: DGBase vraagt zelf een
selectie van gegevens op uit Animana.
Animana kent een status toe aan de boekingsregels om aan te geven of gegevens fouten bevatten
of onvolledig zijn, gereed zijn voor verzending, of succesvol zijn verzonden.

3.4.2

Observaties, risico’s en aandachtspunten
Voor de processtap verzenden gebruiksgegevens onderkennen wij de volgende risico’s en
aandachtspunten:
 Controles op de juistheid voor, tijdens of na verzenden van gegevens vindt nauwelijks of
beperkt plaats. Een vierogenprincipe, waarbij een tweede persoon een controle uitvoert op
de juistheid of volledigheid van ingevoerde en verzonden gegevens, wordt zelden toegepast.
In enkele gevallen voert de DAP steekproefsgewijs controles uit op de antibioticumregistratie. Hiervan vindt geen aparte vastlegging plaats. Daarnaast zijn de rapportagemogelijkheden hiervoor binnen de PMS-en ook beperkt.
 Uit onze gesprekken komt naar voren dat er onduidelijkheid bestaat bij dierenartsen over de
verschillen tussen de berekende dierdagdoseringen (DDD/J) in VetCIS en de diersectorsystemen, wat controle op juistheid en volledigheid van de registraties bemoeilijkt. De oorzaken van de verschillen kunnen in de meeste gevallen niet door de dierenarts worden
verklaard, maar worden veroorzaakt door het niet in alle gevallen in VetCIS beschikbaar
hebben van betrouwbare gegevens over dieraantallen.
 Geen van de bezochte DAP’s controleert op structurele wijze of periodiek of ingevoerde
aflevergegevens in het PMS overeenkomen met de gebruiksgegevens in het diersectorsysteem. Fouten in de antibioticumrecords in het sectorsysteem komen vaak pas aan het
licht, na vragen van een dierhouder over de berekende DDD/J in het diersectorsysteem of na
het eerstvolgende bezoek door de dierenarts aan een dierhouder, waarbij zij samen de
registraties in het sectorsysteem raadplegen. Met name in MediRund worden fouten of
ontbrekende boekingen vaak pas later opgemerkt, omdat de DDD/J in dat systeem slechts
eenmaal per kwartaal wordt berekend en gepubliceerd.

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
25

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

 In Daisy en VIVA is de verzendstatus van boekingsregels niet zichtbaar op boekingsregelniveau. Niet verzonden boekingsregels kan de PMS-gebruiker alleen achterhalen door de
eventviewer te raadplegen. Met name binnen kleinere DAP’s is men echter onbekend met
de eventviewer. In veel gevallen vindt dan ook geen controle plaats op de volledigheid van
verzonden afleverregels. Het risico op een onvolledige registratie in het sectorsysteem
neemt hiermee toe.
 InfoKalf en InfoVarken koppelen mogelijke fouten en onvolledige invoer per e-mail terug
naar de dierenarts, zodat zij corrigerende actie kunnen nemen indien nodig. Het wordt door
dierenartsen als prettig ervaren dat deze terugkoppeling wekelijks plaatsvindt. Hiermee
ontvangen zij een bevestiging dat gegevens zijn ontvangen door het sectorsysteem en
worden zij aangespoord om eventuele fouten in het sectorsysteem te herstellen. Het is ons
niet bekend dat andere sectorsystemen op soortgelijke wijze informatie terugkoppelen naar
dierenartsen over ontvangen gegevens.
 Geen van de PMS-en geeft waarschuwingsmeldingen voor het tijdig aanvullen van
onvolledige gegevens of tijdig doorsturen van gebruiksgegevens. Hier moet volledig
worden vertrouwd op de discipline van één of meerdere dierenartsen of praktijkassistenten
binnen de DAP’s. Veel dierenartsen geven aan dat een maandelijkse termijn voor registratie
prettiger zou zijn, omdat de facturatie (en de daarmee gepaard gaande controles) ook
maandelijks plaatsvindt. Wij hebben begrepen van de leverancier van Daisy en VetCIS dat
het mogelijk is afleverregels geautomatiseerd naar VetCIS te laten verzenden; er zijn ons
echter geen gevallen bekend dat hiervan gebruik wordt gemaakt.
 Handmatige initiatie van verzending vanuit het PMS brengt het risico met zich mee dat het
verzenden van gegevens wordt vergeten en/of te laat plaatsvindt. Dit risico wordt versterkt
doordat VetCIS een extra schakel in de antibioticumregistratieketen vormt, waar gegevens
nogmaals handmatig dienen te worden geaccordeerd. Het ontbreekt in VetCIS aan
functionaliteit die dierenartsen waarschuwt wanneer afleverregels niet tijdig dreigen te
worden geaccordeerd, zodat kan worden gegarandeerd dat regels binnen veertien dagen na
aflevering aan het sectorsysteem worden aangeboden.
 Het één keer per twee weken of twee keer per maand versturen van gegevens vanuit het
PMS garandeert niet dat antibioticumgegevens binnen de gestelde termijn van veertien
dagen in het sectorsysteem zijn geregistreerd. De extra stap van accorderen in VetCIS kan
vertraging veroorzaken, omdat rekening moet worden gehouden met de verwerkingstijd
door VetCIS (iedere nacht worden gegevens vanuit VetCIS verzonden). Bij het tweemaal
per maand verzenden van gegevens is een registratie binnen veertien dagen evenmin
gegarandeerd, omdat vrijwel alle maanden meer dan 28 dagen tellen.

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
26

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

4

Analyse van antibioticumrecords in PMS en sectorsysteem

4.1

Selectie van antibioticumrecords

4.1.1

Ontvangen gegevens
Wij hebben bij alle 40 DAP’s in de selectie een gegevensset opgevraagd uit hun PMS met de
antibioticumregistraties uit november 2012. De minimaal noodzakelijke velden die wij hebben
opgevraagd per leveringsregel zijn in onderstaande tabel weergegeven:
Veld
Afleverdatum
UDN

UBN

EAN-code
REG NL-nummer
Eenheid
Aantal
Doeldier
Subdoeldier

Omschrijving
De datum waarop de geregistreerde diergeneesmiddelgegevens
door de dierenarts zijn afgeleverd aan de dierhouder.
Het unieke dierenartsnummer dat wordt uitgegeven door de
Stichting Veterinair Administratiekantoor (SVAK) en wordt
toegekend aan een geregistreerde dierenarts.
Het unieke bedrijfsnummer van een agrarisch bedrijf dat wordt
uitgegeven door de Dienst Regelingen van het Ministerie van
Economie, Landbouw en Innovatie en wordt toegekend aan een
dierhouder.
De unieke barcode (European Article Numbering code) op de
verpakking van een specifiek diergeneesmiddel. Ieder type
verpakking van een diergeneesmiddel heeft een unieke code.
Het unieke nummer waaronder het diergeneesmiddel op de
Nederlandse markt wordt gebracht. Het REG NL-nummer wordt
beheerd door het CBG.
De eenheid volume of massa van het diergeneesmiddel in de
verpakking corresponderend met de EAN-code.
Het aantal geleverde verpakkingen van het diergeneesmiddel
corresponderend met de ingevoerde EAN-code.
De diersoort waarvoor een bepaald diergeneesmiddel bestemd is.
Een nadere onderverdeling van een diersoort, bijvoorbeeld
gemaakt naar leeftijd of bestemming.
Tabel 3 Opgevraagde velden per boekingsregel

Wij hebben van alle 40 DAP’s boekingsregels uit hun PMS-systemen ontvangen. Omdat deze
boekingsregels niet alleen antibiotica bevatten, maar ook andere geneesmiddelen, hebben wij
alleen de antibioticumrecords geselecteerd op basis van de van het SDa Expertpanel ontvangen
lijst met in Nederland geregistreerde antibiotica (de DG-standaard). Deze selectie is gemaakt op
basis van de in de aangeleverde boekingsregels beschikbare EAN-code of het REG NLnummer. De hieruit resterende selectie bevatte 16.103 antibioticumrecords.
Omdat de inventarisatie zich voor de pluimveesector alleen richt op het subdoeldier
vleeskuikens hebben wij de overige subdoeldieren binnen pluimvee ook verwijderd uit deze
selectie, wat uiteindelijk heeft geresulteerd in een set van 16.041 antibioticumrecords. Uit deze
set hebben wij per DAP een tiental records geselecteerd ten behoeve van de gegevensanalyse.

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
27

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

4.1.2

Selectie van antibioticumrecords
Als uitgangspunt voor de selectie hebben wij getracht voor iedere DAP tien ontvangen
antibioticumrecords in de selectie op te nemen, wat zou resulteren in een deelwaarneming van
400 records. Daarnaast hebben wij getracht de records in de selectie te spreiden over de vier
diersoorten in lijn met de verhouding van de daadwerkelijk behandelde diersoorten in de
selectie van DAP’s. Dit heeft geresulteerd in een deelwaarneming van 390 antibioticumrecords.
Voor 37 van de 40 DAP’s zijn 10 records in de selectie opgenomen. Voor de drie resterende
DAP’s konden wij geen of hebben wij besloten besloten geen aanvullende records te selecteren
om de volgende redenen:


Een DAP heeft slechts zeven antibioticumrecords aangeleverd over november 2012 en
daarom hebben wij alleen de zeven beschikbare records opgenomen in de selectie.



De aangeleverde pluimveerecords van een DAP bevatten slechts vijf antibioticumrecords
voor subdoeldier vleeskuikens; daarom hebben wij alleen deze records opgenomen in de
selectie.



De vier pluimveerecords die voor een DAP in de selectie waren opgenomen bleken slechts
in twee gevallen records voor het subdoeldier vleeskuikens te betreffen; daarom hebben we
de twee andere records uit de selectie weggelaten.

De gewenste en daadwerkelijke spreiding van antibioticumrecords over de diersectoren in onze
selectie is in tabel 7 weergegeven.

Diersector
Kalveren
Pluimvee
(vleeskuikens)
Rundvee

Aantal DAP’s dat
aangeeft diersoort
te behandelen
(percentage)
6 (9,0%)

Gewenst aantal
records bij
selectieomvang
van 400 o.b.v.
percentage
36

Werkelijk aantal
records in selectie
(percentage)
24 (6,2%)

7 (10,4%)

42

17 (4,4%)

39 (58,2%)

232

258 (66,2%)

15 (22,4%)

90

91 (23,3%)

67 (100%)

400

390 (100%)

Varkens
Totaal

Tabel 4 Spreiding over diersoorten in selectie

Waar mogelijk zijn per DAP de eerste tien records, oplopend gesorteerd op afleverdatum,
opgenomen in de selectie. Voor de meerderheid van de DAP’s waarvoor tien records zijn
opgenomen in de selectie betreft dit records van één diersoort. Voor een klein aantal DAP’s in
de selectie beslaan de tien records meerdere diersoorten.

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
28

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

Onderstaande tabel geeft aan uit welk PMS de records in de selectie afkomstig zijn.

PMS
Daisy
VIVA
Animana
MyAniwin
easyVET
Totaal

Aantal records in selectie
55
238
87
10
0
390

Tabel 5 Bronsystemen geselecteerde records

4.1.3

Gegevens uit de diersectorsystemen
Om de van de dierenartsen ontvangen gegevens aan te kunnen sluiten hebben wij bij de
beheerders van de diersectorsystemen de ontvangen antibioticumrecords over november 2012
opgevraagd. Bij de beheerders van de sectorsystemen zijn dezelfde minimaal noodzakelijke
velden per leveringsregel opgevraagd, zoals toegelicht in sectie 5.1.1. In onderstaande tabel is
opgenomen van welke sectoren en vanuit welke systemen wij de opgevraagde gegevens over
november 2012 hebben ontvangen.
Diersector
Kalveren
Pluimvee (vleeskuikens)
Rundvee
Varkens

Sectorsysteem
InfoKalf
IKB CRA
MediRund
InfoVarken
DGBase

Tabel 6 Overzicht diersectorsystemen

4.2

Resultaten analyse antibioticumrecords

4.2.1

Introductie
De uitkomsten van de gegevensanalyse zijn ingedeeld in gestandaardiseerde bevindingscategorieën, waarin de onderzochte antibioticumrecords naar bruikbaarheid zijn geclassificeerd.
Deze gestandaardiseerde bevindingscategorieën zijn gebaseerd op onze observaties binnen de
vier onderzochte diersectoren.

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
29

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

4.2.2

Bevindingscategorieën
De door ons gedefinieerde bevindingscategorieën zijn in onderstaande tabel opgenomen.
#

Bevinding

I

Het corresponderende record is aangetroffen in het sectorsysteem. Alle velden
in het PMS-record zijn gelijk aan de velden in het antibioticumrecord in het
sectorsysteem. Het record in het sectorsysteem is bruikbaar voor de berekening
van de dierdagdosering per jaar (DDD/J).

II

Een ten dele corresponderend record is aangetroffen in het sectorsysteem. De
waarde van het veld afleverdatum in het sectorsysteem wijkt af van de afleverdatum in het PMS. De overige velden in het PMS-record komen overeen met
het antibioticumrecord in het sectorsysteem, waarbij het veld UDN buiten
beschouwing wordt gelaten omdat het geen invloed heeft op de berekening van
de DDD/J. Het record is niet bruikbaar voor berekening van de DDD/J, omdat
een onjuiste afleverdatum kan leiden tot een onjuiste berekening van dit
kengetal over afgebakende rapportageperiodes.

III

Een ten dele corresponderend record is aangetroffen in het sectorsysteem. De
waarde van het veld UDN in het sectorsysteem wijkt af van het UDN in het
PMS of de waarde in het ontvangen PMS-record ontbreekt. De overige velden
in het PMS-record komen overeen met het antibioticumrecord in het sectorsysteem. Het record is bruikbaar voor de berekening van de DDD/J, omdat het
UDN geen invloed heeft op een correcte berekening van dit kengetal.

IV

Een ten dele corresponderend record is aangetroffen in het sectorsysteem. De
waarde van het veld UBN wijkt af van het UBN in het PMS. De overige velden
in het PMS-record komen overeen met het antibioticumrecord in het sectorsysteem, waarbij het veld UDN buiten beschouwing wordt gelaten, omdat het
geen invloed heeft op de berekening van de DDD/J. Het record is niet bruikbaar
voor de berekening van de DDD/J, omdat het niet duidelijk is aan welke
dierhouder (of: UBN behorend bij de dierhouder) de hoeveelheid antibioticum
moet worden toegerekend.

V

Een ten dele corresponderend record is aangetroffen in het sectorsysteem. De
waarde van het veld EAN-code wijkt af van de EAN-code in het PMS. De
overige velden in het PMS-record komen overeen met het antibioticumrecord in
het sectorsysteem, waarbij het veld UDN buiten beschouwing wordt gelaten,
omdat het geen invloed heeft op de berekening van de DDD/J. Het record is niet
bruikbaar voor de berekening van de DDD/J, omdat het niet duidelijk is welk
geneesmiddel of welke verpakkingsgrootte van het geneesmiddel in de
berekening moet worden meegenomen.

VI

Een ten dele corresponderend record is aangetroffen in het sectorsysteem. De
waarde van het veld aantal wijkt af van het ingevoerde aantal in het PMS. De
overige velden in het PMS-record komen overeen met het antibioticumrecord in
het sectorsysteem, waarbij het veld UDN buiten beschouwing wordt gelaten,

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
30

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

#

Bevinding
omdat het geen invloed heeft op de berekening van de DDD/J. De afwijking
van de waarde van het veld aantal kan worden verklaard door gebruik van een
omrekenfactor en een hiermee corresponderende productomschrijving. Het
record is daarom bruikbaar voor de berekening van de DDD/J.

VII

Een ten dele corresponderend record is aangetroffen in het sectorsysteem. De
waarde van het veld aantal wijkt af van het ingevoerde aantal in het PMS. De
overige velden in het PMS-record komen overeen met het antibioticumrecord in
het sectorsysteem, waarbij het veld UDN buiten beschouwing wordt gelaten,
omdat het geen invloed heeft op de berekening van de DDD/J. De afwijking
van de waarde van het veld aantal kan niet worden verklaard door gebruik van
een omrekenfactor. Het record is niet bruikbaar voor de berekening van de
DDD/J.

VIII

Een ten dele corresponderend record is aangetroffen in het sectorsysteem. De
waarde van het veld doeldier wijkt af van het doeldier in het PMS. De overige
velden in het PMS-record komen overeen met het antibioticumrecord in het
sectorsysteem, waarbij het veld UDN buiten beschouwing wordt gelaten, omdat
het geen invloed heeft op de berekening van de DDD/J. Het record is niet bruikbaar voor de berekening van de DDD/J, omdat het niet duidelijk is aan welke
diersoort de hoeveelheid antibioticum moet worden toegerekend voor de
betreffende dierhouder.

IX

Een ten dele corresponderend record is aangetroffen in het sectorsysteem. De
waarde van het veld subdoeldier wijkt af van het subdoeldier in het PMS of
ontbreekt in het antibioticumrecord in het sectorsysteem. De overige velden in
het PMS-record komen overeen met het antibioticumrecord in het sectorsysteem, waarbij het veld UDN buiten beschouwing wordt gelaten, omdat het
geen invloed heeft op de berekening van de DDD/J. Het record is niet eenduidig
bruikbaar voor de berekening van de DDD/J, omdat het niet duidelijk is aan
welk subdoeldier de hoeveelheid antibioticum moet worden toegerekend voor
de betreffende dierhouder.

X

Een ten dele corresponderend record is aangetroffen in het sectorsysteem. De
waarde van het veld subdoeldier ontbreekt in het PMS, maar is aanwezig in het
sectorsysteem. De overige velden in het PMS-record komen overeen met het
antibioticumrecord in het sectorsysteem, waarbij het veld UDN buiten
beschouwing wordt gelaten, omdat het geen invloed heeft op de berekening van
de DDD/J. Het record is bruikbaar voor de berekening van de DDD/J.

XI

Er is geen corresponderend record aangetroffen in het sectorsysteem. Twee of
meer kritieke velden in het antibioticumrecord ontbreken of komen niet overeen
met het PMS-record. Daarom kan geen match worden gemaakt tussen de
registratie in het PMS en een aanwezig antibioticumrecord in het sectorsysteem.
Deze records ontbreken in de berekening van de DDD/J door het sectorsysteem.
Tabel 7 Overzicht gestandaardiseerde bevindingscategorieën

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
31

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

De hierboven beschreven generieke bevindingen zijn gebruikt als referentie bij de beschrijving
van onze detailobservaties per diersoort in de volgende vier secties.

4.2.3

Kalversector
Op basis van de uitgevoerde aansluiting tussen aangeleverde records uit de PMS-systemen van
de DAP’s op de aanwezige records in het sectorsysteem van de kalversector zijn ons de
volgende zaken opgevallen:
 Een beperkt aantal antibioticumrecords uit de selectie is niet aangetroffen in het sectorsysteem (categorie XI). Deze records zijn afkomstig uit zowel VIVA als Animana. Directe
oorzaken voor het ontbreken van deze records in het sectorsysteem zijn ons niet bekend. Het
ontbreken van records in het sectorsysteem heeft tot gevolg dat berekening van de DDD/J
op een onvolledige set antibioticumrecords wordt gebaseerd, wat tot een onbetrouwbaar
kengetal leidt.
 Een klein aantal aangetroffen records heeft een afwijkende afleverdatum in het sectorsysteem (categorie II). Het is ons hierbij opgevallen dat deze situatie zich alleen voordoet
bij records afkomstig uit Animana. Een gesprek met de leverancier van Animana heeft
uitgewezen dat de PMS-rapportages niet de afleverdatum, maar de verzenddatum van de
gegevens weergeven. Dit is een mogelijke verklaring voor de afwijkende waardes in het
veld afleverdatum. Als deze verklaring wordt gevolgd, zou dat betekenen dat de in het
sectorsysteem geregistreerde afleverdata waarschijnlijk correct zijn.
 In een aanzienlijk aantal gevallen ontbreekt het UDN in de aangeleverde PMS-records in de
selectie (categorie III). In alle gevallen is wel een UDN geregistreerd in het antibioticumrecord in het sectorsysteem. Het betreft hier records afkomstig uit Daisy en VIVA. Mogelijk
ontbreekt het UDN op standaardrapportages uit deze PMS-en. Een andere mogelijke
verklaring is dat als een UDN ontbreekt of niet wordt ingevoerd, dit alsnog automatisch bij
verwerking en verzending door het PMS of door VetCIS op basis van bekende stamgegevens wordt toegevoegd. Het ontbreken van het UDN-veld heeft echter geen impact op
de bruikbaarheid van de gegevens voor een juiste berekening van de DDD/J. Het maakt de
gegevens wel ongeschikt over benchmarking onder dierenartspraktijken.
 Voor een uiterst gering aantal aangetroffen records bleek de veldwaarde voor aantal niet
overeen te komen. De records voor deze gevallen zijn afkomstig uit VIVA en Daisy. Deze
afwijking kan in een meerderheid van deze gevallen worden verklaard (categorie VI) door
gebruik van een omrekenfactor en corresponderende productomschrijving. In een enkel
geval kan dit verschil niet worden verklaard en is het corresponderende antibioticumrecord
daarmee niet bruikbaar (categorie VII). Gebruik van dit record zal leiden tot een berekening
die gebaseerd is op onjuiste afleverhoeveelheden en daarmee leiden tot een onjuist DDD/J.
 Een zeer klein aantal van de records in de selectie van kalveren werd teruggevonden in
MediRund; zoals verwacht werd het grootste deel van de kalverrecords teruggevonden in
InfoKalf.

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
32

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

4.2.4

Pluimveesector
Op basis van de uitgevoerde aansluiting tussen aangeleverde records uit de PMS-systemen van
de DAP’s op de aanwezige vleeskuikenrecords in het sectorsysteem van de pluimveesector zijn
ons de volgende zaken opgevallen:
 In een enkel geval is het antibioticumrecord uit de selectie niet aangetroffen in IKB CRA
(categorie XI). Een directe oorzaak voor het ontbreken van dit record in het sectorsysteem is
ons niet bekend. Het ontbreken van records in het sectorsysteem heeft tot gevolg dat
berekening van de DDD/J op een onvolledige set antibioticumrecords wordt gebaseerd, wat
tot een onbetrouwbaar kengetal leidt.
 In een ander aangetroffen record afkomstig uit VIVA bleek de afleverdatum in het sectorsysteem één dag te liggen na de afleverdatum zoals ingevoerd in het PMS (categorie II).
Een mogelijke oorzaak hiervoor is dat gegevens in IKB CRA handmatig zijn ingevoerd en
hierbij (onbewust) een fout is gemaakt in de invoer. In dit specifieke geval zal deze onjuiste
leverdatum zeer beperkte impact hebben op de berekening van de DDD/J.
 In ongeveer de helft van de gevallen in de pluimveeselectie blijken de vleeskuikenrecords in
het PMS een afwijkende UDN te hebben van de antibioticumrecords in het sectorsysteem
(categorie III). Het betreft hier records afkomstig uit Animana. Deze afwijking is in dit
specifieke geval verklaard door de DAP die heeft aangegeven dat de aangeleverde gegevens
niet het UDN maar een DAP-nummer bevatten. Vermoedelijk is het UDN van de
gecontracteerde dierenarts in de antibioticumrecords in het sectorsysteem opgeslagen. Deze
afwijking heeft geen impact op de bruikbaarheid van gegevens voor de berekening van de
DDD/J.
 Voor een groot aantal vleeskuikenrecords kon het corresponderende record in het
sectorsysteem worden gevonden, maar bleek de veldwaarde voor aantal niet overeen te
komen. De records waar zich dit voordoet zijn afkomstig uit Daisy en Animana. Deze
afwijkende waarde voor aantal kon in de overgrote meerderheid van de gevallen worden
verklaard (categorie VI) door gebruik van een omrekenfactor en corresponderende productomschrijving. In een enkel geval, voor een record afkomstig uit Animana, kon dit verschil
niet worden verklaard en is het corresponderende antibioticumrecord daarmee niet bruikbaar voor berekening van de DDD/J (categorie VII). Gebruik van dit record zal leiden tot
een berekening die gebaseerd is op onjuiste afleverhoeveelheden en daarmee leiden tot een
onjuist DDD/J.
 In iets minder dan de helft van de gevallen in de selectie ontbreekt een waarde voor het
subdoeldier in de aangeleverde PMS-records. Wat hierbij opvalt is dat dit zich uitsluitend
voordoet bij gegevens afkomstig uit Daisy en VIVA. Een mogelijke oorzaak hiervoor is dat
wanneer het subdoeldiertype niet wordt ingevoerd bij een boeking, deze PMS-en
automatisch een (niet zichtbare) standaardwaarde toekennen aan het te verzenden record.
Wanneer onjuiste standaardwaardes worden toegekend aan de records kan dit ertoe leiden
dat hoeveelheden antibiotica aan een onjuist subdoeldier worden toegerekend, wat de
juistheid van berekeningen van de DDD/J negatief beïnvloedt.

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
33

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

4.2.5

Rundveesector
Op basis van de uitgevoerde aansluiting tussen aangeleverde records uit de PMS-systemen van
de DAP’s op de aanwezige records in het sectorsysteem van de rundveesector zijn ons de
volgende zaken opgevallen:
 Een klein deel van de antibioticumrecords uit de selectie is niet aangetroffen in het
sectorsysteem MediRund (categorie XI). Deze records zijn afkomstig uit zowel VIVA,
MyAniwin, als Animana. Directe oorzaken voor het ontbreken van deze records in het
sectorsysteem zijn ons niet bekend. Het ontbreken van records in het sectorsysteem heeft tot
gevolg dat berekening van de DDD/J op een onvolledige set antibioticumrecords wordt
gebaseerd.
 Een zeer klein aantal aangetroffen records heeft een afwijkende afleverdatum in het sectorsysteem (categorie II). De meerderheid van de records waar dit zich voordoet is afkomstig
uit Animana; in de overige gevallen betreft het records uit VIVA en Daisy. Zoals eerder
beschreven in sectie 5.2.2 kan deze afwijkende afleverdatum hoogstwaarschijnlijk worden
verklaard door een verkeerde interpretatie van PMS-rapportages uit Animana. Voor de
afwijkende afleverdatums in de records afkomstig uit Daisy en VIVA is niet direct een oorzaak aan te wijzen. Afwijkende leverdatums kunnen impact hebben op de juistheid van de
berekening van de DDD/J over afgebakende periodes.
 In een groot deel van de gevallen in de rundveeselectie blijkt het UDN in de aangeleverde
PMS-records te ontbreken (categorie III). Het betreft hier records afkomstig uit Daisy,
VIVA en Animana. In alle gevallen is wel een UDN geregistreerd in het antibioticumrecord
in MediRund. Zoals reeds genoemd in sectie 5.2.2 is een mogelijke verklaring hiervoor het
ontbreken van UDN’s op standaardrapportages uit deze PMS-en. Een andere mogelijke
verklaring is dat wanneer het UDN ontbreekt of niet wordt ingevoerd, het PMS of VetCIS
dit alsnog automatisch toevoegt bij verwerking en verzending. Een afwijkend of ontbrekend
UDN heeft geen directe impact op de juistheid of volledigheid van antibioticumrecords in
MediRund. Het maakt de gegevens wel ongeschikt voor benchmarking over
dierenartspraktijken.
 In een zeer klein aantal gevallen komt de EAN-code niet overeen met het waarschijnlijk
corresponderende record uit het sectorsysteem (categorie V). In deze gevallen zijn de
records afkomstig uit VIVA. De directe oorzaak van deze afwijking is niet bekend. Ten
gevolge hiervan zijn de records voor deze gevallen niet bruikbaar voor de berekening van
de DDD/J. Gebruik van een dergelijk record leidt tot een onjuiste berekening, omdat een
onjuiste dierdagdoseringsfactor van een andere EAN-code zal worden gebruikt bij de
berekening van de DDD/J.
 Voor een klein deel van de records in de selectie wijkt de waarde van het veld aantal af in
het sectorsysteem, terwijl de andere velden in het record overeenkomen. In ongeveer de
helft van deze gevallen is deze afwijking verklaarbaar door gebruik van een omrekenfactor
en corresponderende productomschrijving (categorie VI). In de andere helft van de gevallen
is de afwijking niet verklaarbaar en zijn deze records daarmee niet bruikbaar voor
berekening van de DDD/J (categorie VII). Beide situaties doen zich voor bij records
afkomstig uit de PMS-en Daisy, VIVA, Animana en MyAniwin.

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
34

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

 In vrijwel alle gevallen ontbreekt het subdoeldiertype in de aangeleverde records uit het
PMS, terwijl deze wel beschikbaar zijn in de records in het sectorsysteem (categorie X).
Wat daarnaast opvalt is dat er in de PMS-en andere benamingen voor subdoeldieren worden
gehanteerd dan in MediRund.

4.2.6

Varkenssector
Op basis van de uitgevoerde aansluiting tussen aangeleverde records uit de PMS-systemen van
de DAP’s op de records in de sectorsystemen van de varkenssector zijn de volgende zaken ons
opgevallen:
 Een zeer klein aantal van de antibioticumrecords uit de selectie is niet aangetroffen in de
sectorsystemen voor de varkenssector (categorie XI). Deze records zijn allen afkomstig uit
Animana. Directe oorzaken voor het ontbreken van deze records in de sectorsystemen zijn
ons niet bekend. Het ontbreken van records in het sectorsysteem heeft tot gevolg dat
berekening van de DDD/J op een onvolledige set antibioticumrecords wordt gebaseerd, wat
tot een onbetrouwbaar kengetal leidt.
 Een klein deel van de aangetroffen records heeft een afwijkende afleverdatum in het sectorsysteem (categorie II). Alle gevallen waar dit zich voordoet zijn afkomstig uit Animana.
Zoals eerder beschreven in sectie 5.2.2 kan deze afwijkende afleverdatum hoogstwaarschijnlijk worden verklaard door een verkeerde interpretatie van de PMS-rapportages uit
Animana.
 Voor bijna de helft van de gevallen in de varkensselectie ontbreekt het UDN in de PMSrecords (categorie III). Het betreft uitsluitend records afkomstig uit Daisy en VIVA. In alle
gevallen is wel een UDN geregistreerd in het antibioticumrecord in het sectorsysteem. Zoals
reeds genoemd in sectie 5.2.2 is een mogelijke verklaring hiervoor het ontbreken van
UDN's op standaardrapportages uit deze PMS-en. Een andere mogelijke verklaring is dat
wanneer het UDN ontbreekt of niet wordt ingevoerd, het PMS of VetCIS deze alsnog
automatisch toevoegt bij verwerking en verzending. Een afwijkend of ontbrekend UDN
heeft geen directe impact op de juistheid of volledigheid van antibioticumrecords in
InfoVarken of DGBase. Het maakt de gegevens wel ongeschikt voor benchmarking over
dierenartspraktijken.
 Voor een redelijk aantal varkensrecords uit de selectie kon het corresponderende record in
één van de sectorsystemen worden gevonden, maar komt de veldwaarde voor aantal niet
overeen. De records waarbij zich dit voordoet zijn allen afkomstig uit VIVA. Deze
afwijkende waarde kon in een meerderheid van de gevallen worden verklaard (categorie VI)
door gebruik van een omrekenfactor en corresponderende productomschrijving. In een
aantal gevallen kan het verschil voor het veld aantal niet worden verklaard en is het
corresponderende antibioticumrecord daarmee niet bruikbaar voor berekening van de
DDD/J (categorie VII). Gebruik van deze records zal leiden tot een berekening die
gebaseerd is op onjuiste afleverhoeveelheden en daarmee leiden tot een onjuist DDD/J.

 In de meerderheid van de records in de selectie ontbreekt een waarde voor subdoeldier in

het PMS-record. In al deze gevallen is echter wel een waarde voor subdoeldier geregistreerd
in het sectorsysteem (categorie X). Dit doet zich uitsluitend voor bij records afkomstig uit
VIVA en Daisy.

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
35

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

A

Systeemlandschap en gegevensstroom antibioticumregistratie

A.1

Systeemlandschap en gegevensstromen
Het startpunt van de antibioticumregistratie is de dierenarts. Dierenartsen registreren behandelingen en geleverde diergeneesmiddelen in hun zogenaamde praktijkmanagementsysteem
(PMS). De primaire reden voor deze registratie in het PMS is de facturatie van geleverde
diensten en verkochte producten (waaronder diergeneesmiddelen) aan dierhouders. In de meeste
gevallen gebruiken de dierenartsen binnen een DAP het PMS ook voor de verplichte registratie
van antibioticumaflevergegevens. Aanlevering van deze gegevens kan op verschillende
manieren plaatsvinden en via verschillende informatiesystemen lopen.

Web
Portal

Web
Portal

Figuur A-1 Systeemlandschap en gegevensstromen

Bovenstaande figuur geeft de verschillende alternatieve gegevensstromen met de dierenarts als
startpunt weer. Antibioticumgegevens dienen uiteindelijk altijd te worden geregistreerd in het
sectorsysteem van een bepaalde diersector. Antibioticumgegevens kunnen vanuit het PMS via

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
36

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

een koppeling digitaal worden verzonden of handmatig worden ingevoerd in een webportal. Bij
verzending vanuit het PMS kunnen drie varianten worden onderscheiden. Bij handmatige invoer
heeft de dierenarts twee opties. Deze verschillende gegevensstromen, zoals weergegeven in
figuur A-1 zijn hieronder opgesomd:
Verzending vanuit het PMS


Verzending vanuit het PMS naar een direct gekoppeld diersectorsysteem.



Verzending vanuit het PMS naar VetCIS.



Verzending vanuit het PMS naar VetsXL.

Handmatige invoer

A.2



Handmatige invoer in het VetCIS Portal.



Handmatige invoer in het webportal van het diersectorsysteem.

Overzicht praktijkmanagementsystemen
Er bestaan verschillende typen PMS-en van een aantal leveranciers gericht op dierenartspraktijken. In de inventarisatie hebben we vijf verschillende varianten PMS-en aangetroffen bij
de bezochte DAP’s. Deze sectie geeft een korte beschrijving van ieder van deze pakketten. In
onderstaande tabel zijn een aantal basiseigenschappen van aangetroffen PMS-en opgenomen.
PMS
Daisy
VIVA

Leverancier
Corilus BV
Corilus BV

Website
www.corilus.nl
www.corilus.nl

Animana

Animana BV

www.animana.nl

MyAniwin

BTE GmbH
IFS Informationssysteme GmbH

www.bte-online.de

Gekoppelde
informatiesystemen
VetCIS
VetCIS
MediRund
InfoKalf
InfoVarken
DGBase
VetCIS

www.easyvet.eu

VetsXL

easyVET

Figuur A-2 Overzicht PMS-systemen

A.2.1

Daisy
Daisy is een softwarepakket met functionaliteit voor de ondersteuning van het beheer en de
bedrijfsvoering van een dierenartspraktijk. Daisy is ontwikkeld door Corilus. De gebruikersinterface is gebaseerd op het MS-DOS-besturingssysteem. Daisy kan worden gekoppeld met het
communicatieplatform VetCIS voor de aanlevering van antibioticumgegevens aan verschillende
sectorsystemen. De ontwikkeling van Daisy is inmiddels gestopt en is vervangen door de
VIVA-software van Corilus. Daisy wordt momenteel dan ook niet meer geleverd.

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
37

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

A.2.2

VIVA
VIVA is eveneens een softwarepakket geschikt voor ondersteuning van de bedrijfsvoering van
een dierenartsenpraktijk en is de opvolger van Daisy. Ook VIVA is gebaseerd op het MS-DOSbesturingssysteem en de gebruikersinterface vertoont gelijkenissen met die van Daisy.
VIVA 2.0 is een nieuw versie van de VIVA-software met als belangrijk kenmerk een
vernieuwde gebruikersinterface die is geoptimaliseerd voor het gebruik met tablets. Dit biedt
dierenartsen de mogelijkheid hun administratie op locatie bij de dierhouder via een internetverbinding direct bij te werken. VIVA-software kan worden gekoppeld met het communicatieplatform VetCIS van Corilus.
Bij drie verschillende dierenartsenpraktijken hebben wij geconstateerd dat gebruik wordt
gemaakt van een aan VIVA gekoppelde module. Deze modules dragen de namen E-Track,
VetTrack en AdminDAP. In alle drie de gevallen bestaan deze uit een losse Windows-applicatie
waarmee visitebrieven en logboeken kunnen worden gemaakt. Gegevens worden vanuit de
modules met de database van VIVA gesynchroniseerd.

A.2.3

Animana
Animana is een online dienst waarbij de software draait in een datacentrum van de leverancier.
Animana beschikt over dezelfde functionaliteit als de andere PMS-en. Gebruikers kunnen vanaf
een willekeurige computer of tablet met internetverbinding via een webbrowser toegang
verkrijgen tot de webapplicatie Animana. Antibioticumaflevergegevens worden in de applicatie
ingevoerd en in de centrale database van Animana opgeslagen.
Animana is niet gekoppeld met VetCIS, maar heeft directe koppelingen met de volgende diersectorsystemen: MediRund, InfoKalf, InfoVarken, DGBase. Deze koppelingen worden gebruikt
voor aanlevering van antibioticumgegevens aan de diersectoren.

A.2.4

MyAniwin
MyAniwin is een Windows-applicatie van de Duitse leverancier BTE. MyAniwin ondersteunt
eveneens de antibioticumregistratie door dierenartsen. MyAniwin heeft net als Daisy en VIVA
een koppeling met VetCIS ten behoeve van de aanlevering van gegevens aan de
diersectorsystemen.

A.2.5

EasyVET
EasyVET is een Windows-applicatie en is eind augustus 2008 in Nederland geïntroduceerd door
het Duitse VetZ. In deze applicatie kunnen alle administratieve handelingen ter ondersteuning
van de bedrijfsvoering van een dierenartsenpraktijk worden uitgevoerd. EasyVET is gekoppeld
met het platform VetsXL ten behoeve van gegevensuitwisseling met andere partijen in de
veterinaire sector. Antibioticumgegevens worden vanuit easyVET naar VetsXL verstuurd ter
verdere verspreiding naar de diersectorsystemen.

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
38

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

B

Selectie voor de selectie van dierenartspraktijken

B.1

Selectie van dierenartspraktijken
In overeenstemming met de SDa is besloten de analyse van het registratieproces en de aansluiting van de registratiegegevens uit te voeren onder een selectie van 40 DAP’s. Op basis van
een door de KNMvD aangeleverde lijst met DAP’s in Nederland zijn praktijken geselecteerd die
werkzaam zijn in de kalversector, pluimveesector, rundveesector en varkenssector. Uit deze lijst
heeft KPMG een selectie gemaakt bestaande uit 40 DAP’s en een reservelijst van 21 DAP’s,
waarbij rekening is gehouden met de spreiding over de diersectoren. Voor de selectie hebben
wij op basis van de beschikbare gegevens over de dierenartspraktijken, circa 75% van de grote
DAP’s (waar vier of meer dierenartsen werkzaam zijn) in de selectie betrokken, zodat de
resterende 25% van de selectiegevallen de kleine DAP’s met drie of minder dierenartsen omvat.
Uit de selectie van totaal 61 DAP’s heeft KPMG de 40 DAP’s geselecteerd die vervolgens door
de SDa zijn aangeschreven met het verzoek om hun medewerking te verlenen aan de
inventarisatie.
Van de 40 benaderde DAP’s waren er 30 direct bereid hun medewerking te verlenen aan de
inventarisatie. De resterende 10 praktijken konden of wilden niet meewerken aan de
inventarisatie om de volgende redenen:


Zes DAP’s behandelen inmiddels geen landbouwhuisdieren meer en vielen daarom niet
binnen de scope van de inventarisatie.



Eén DAP had graag medewerking verleend, maar zag vanwege onderbezetting binnen de
praktijk geen mogelijkheid om tijd vrij te maken.



Drie DAP’s wilden geen medewerking verlenen aan de inventarisatie. De hiervoor
genoemde redenen betroffen voornamelijk dat deelname aan de inventarisatie niet verplicht
is, dat er geen vergoeding tegenover deelname staat en in één geval vond de DAP zichzelf
vanwege een kleine omvang (twee dierenartsen) niet voldoende representatief.

Uit de reservelijst van 21 DAP’s, hebben wij daarop 10 DAP’s geselecteerd rekening houdend
met de hierboven beschreven verdeling over de diersectoren en de verhouding tussen grote en
kleine DAP’s. Uiteindelijk hebben wij afspraken gemaakt met 40 DAP’s en zijn deze allemaal
bezocht.

B.2

Karakteristieken selectie
Op basis van de bij de onderzochte DAP’s gehouden interviews hebben wij de werkelijke
verdeling ten aanzien van werkzame dierenartsen, behandelde diersoorten en gebruikte typen
PMS-en in kaart gebracht. Een aantal karakteristieken van de selectie onder de DAP’s is in
onderstaande tabellen weergegeven.

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
39

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

Aantal dierenartsen
1
2–3
4–6
7 – 10
> 10
Totaal

Verdeling aantal DAP’s t.o.v. aantal in DAP werkzame
landbouw-dierenartsen
1
14
18
5
2
40
Tabel 8 Verdeling DAP’s per aantal dierenartsen

Diersoort
Kalveren
Pluimvee
Rundvee
Varkens
Totaal

Aantal DAP’s dat aangeeft
diersoort te behandelen
6
7
39
15
67

Aantal DAP’s dat
gebruiksgegevens heeft
aangeleverd per diersoort
3
3
35
12
53

Tabel 9 Verdeling DAP’s naar behandelde diersoort

Op basis van de gehouden interviews komt naar voren dat vrijwel alle DAP’s rundvee
behandelen, soms in combinatie met kalveren, varkens of pluimvee. Een beperkter aantal DAP’s
geeft aan kalveren of pluimvee te behandelen. Wanneer een DAP meerdere diersoorten
behandeld heeft, zijn niet in alle gevallen records aangeleverd voor alle door haar behandelde
diersoorten ten behoeve van de gegevensanalyse die in hoofdstuk 5 is opgenomen.
PMS
Daisy
VIVA8
Animana
MyAniwin
EasyVet9

Aantal DAP’s
6
24
9
1
1
Totaal
41

Tabel 10 Verdeling DAP’s naar gebruikt PMS

Binnen de selectie van 40 DAP’s werden op het moment van het interview vijf verschillende
PMS-en gebruikt. We bezochten één DAP waar twee PMS-en in gebruik zijn. Bij deze DAP is
8
9

Onder VIVA rekenen wij zowel de oorspronkelijke versie van het PMS alsmede het nieuwe VIVA 2.0
EasyVet is sinds januari 2013 in gebruik bij desbetreffende DAP; vóór 2013 werd Daisy gebruikt.

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
40

Rapport inventarisatie antibioticumregistratie door
dierenartsen
21 oktober 2013

Daisy in gebruik voor de antibioticumadministratie van leveringen aan rundveehouders. Voor de
administratie van antibioticumleveringen aan varkenshouders gebruikt men Animana.

A1200001809 CRA RFK/JvE/KB
41