2023D17987

INBRENG VERSLAG VAN EEN SCHRIFTELIJK OVERLEG
Binnen de vaste commissie voor Binnenlandse Zaken hebben de
onderstaande fracties de behoefte om vragen en opmerkingen voor te
leggen aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
over de kabinetsreactie op de adviesrapporten over chatberichtenarchivering en informatiebeheer (Kamerstuk 32 802, nr. 67).
De voorzitter van de commissie,
Hagen
De adjunct-griffier van de commissie,
Morrin

nds-tk-2023D17987

1

Inhoudsopgave
I

II

Vragen en opmerkingen vanuit de fracties
Vragen en opmerkingen van de leden van de VVD-fractie
Vragen en opmerkingen van de leden van de D66-fractie
Vragen en opmerkingen van de leden van de SP-fractie
Vragen en opmerkingen van het lid van de GroenLinks-fractie
Vragen en opmerkingen van het lid Omtzigt
Antwoord/reactie van de Minister

I Vragen en opmerkingen vanuit de fracties
Vragen en opmerkingen van de leden van de VVD-fractie
De leden van de VVD-fractie hebben met belangstelling kennisgenomen
van de kabinetsreactie op de adviesrapporten over chatberichtenarchivering en informatiebeheer. De leden hebben geen vragen op deze
kabinetsreactie en behouden zich het recht voor om op deze kabinetsreactie terug te komen bij het commissiedebat Archivering van stukken door
bewindspersonen onder de Archiefwet en de Woo/Wob op 24 mei 2023.
Vragen en opmerkingen van de leden van de D66-fractie
De leden van de D66-fractie hebben kennisgenomen van de kabinetsreactie op de adviesrapporten over chatberichtenarchivering en informatiebeheer en vinden het een goede zaak dat het kabinet de meeste adviezen
overneemt. Wel hebben deze leden nog een aantal vragen over de
uitvoering en de rol van de Tweede Kamer.
Samenvatting
De eerste vragen gaan over het beleid rondom chatapplicaties dat
aangepast wordt in lijn met het advies van het Adviescollege
Openbaarheid en Informatiehuishouding. Het gaat om de toepassing van
de sleutelfunctie selectiemethodiek dat op uniforme wijze binnen de
rijksoverheid ingevoerd wordt. Aan welke soort technische maatregelen
wordt gedacht en hoe wordt het proces ingericht zodanig dat het een deel
wordt van het dagelijkse werk? De leden van de D66-fractie hebben
vervolgens vragen over de toegankelijkheid van de chatberichten van
sleutelfunctionarissen. Wat wordt er bedoeld met toegankelijkheid? Is het
toegankelijkheid door de ambtelijke ondersteuning? Er is rondom het
advies nog veel discussie over archiveren versus openbaarmaking. Onder
welk regime vallen de gearchiveerde berichten van sleutelfunctionarissen? Vallen deze onder de Woo of vallen ze in het regime van de
ministerraadnotulen die na een x aantal jaren openbaar worden gemaakt?
En op basis waarvan worden deze keuzes gemaakt? Moeten er aanpassingen worden aan de huidige Archiefwet die nog gewijzigd wordt bij het
kabinet? Zo ja, dan aan welke aanpassingen wordt er gedacht?
De leden van de D66-fractie hebben vragen over informatiehuishouding in
het algemeen. In de kabinetsreactie wordt gerefereerd aan
e-mailcommunicatie van het gehele Rijk en dat het geen eenvoudige
opgave zal zijn. Deze leden snappen dat, maar de leveranciers van e-mail
hebben een standaard archiveringsfunctie in de software. Deze is duur en
wordt daarom vooral niet als optie aangeboden bij aanbestedingen. Is het
kabinet bereid om via inkoopbeleid het archiveren af te dwingen? Zo nee,
waarom niet?

2

De leden van de D66-fractie hebben vragen over het overnemen van alle
adviezen in het algemeen. In de reactie wordt omschreven dat er sprake is
van een gefaseerde uitvoering met tussentijdse uitvoeringstoetsen. Welke
wettelijke kaders zijn er nog nodig om dit goed in te richten en hoe wordt
de Tweede Kamer hierin meegenomen? Wat zijn de geschatte kosten van
dit project? Wie is verantwoordelijk voor de uitvoering? Welke bewindspersoon c.q. welk departement?
Hoofdlijnen van goed informatiebeheer
De leden van de D66-fractie hebben kennisgenomen van de brede
maatregelen die het kabinet van plan is te nemen. Het is goed dat het
kabinet dit proces goed onder de loep neemt, want informatietoegankelijkheid is essentieel voor het functioneren van de democratische
rechtstaat. Wel vinden deze leden de genoemde maatregelen vaag, en
veelomvattend. Het is niet duidelijk in welke wettelijke kaders dit wordt
meegenomen en wat precies de rol van de Tweede Kamer is.
Wie formuleert bijvoorbeeld de genoemde algemene uitgangspunten
rondom informatiebeheer en archivering? Moet het gesprek hierover niet
in het parlement deels plaats vinden? Kan het kabinet hierop reflecteren?
Wat wordt er bedoeld met uitvoerbaarheid by design? Er wordt gesproken
van een digitale architectuur gericht op de toekomst. De leden van de
D66-fractie hopen dat het kabinet zich bewust is dat de techniek zich erg
snel ontwikkelt, maar dat de kaders in ieder geval toekomstbestendig
moet zijn. Kan het kabinet hierop reflecteren?
Tot slot maken de leden van de D66-fractie zich zorgen over het zo dicht
mogelijk regelen van communicatie. Soms is het systeem zo dicht
geregeld dat men voor de communicatie uitwijkt naar de privételefoon,
e-mail, of andere communicatiemiddelen die buiten het archiveringsysteem gaan vallen. De politiek vraagt soms om snelle reacties waardoor
het in sommige gevallen noodzakelijk is af te wijken van het proces.
Hoewel dit niet wenselijk is, kunnen deze leden zich voorstellen dat zulke
situaties zich zullen voordoen. Hoe is het kabinet van plan deze situaties te
ondervangen? Kunnen ambtenaren of bewindspersonen in dat geval
alsnog de communicatie en informatie binnen de systemen laten vallen?
Hoe?
Maatregelen rond chatberichten
De leden van de D66-fractie vinden het een goede zaak dat maatregelen
genomen worden rondom het opslaan van chatberichten. Wordt het
nieuwe beleid besproken met de Tweede Kamer? Wie toetst of het beleid
deze keer wel in lijn is met de Archiefwet, wetende dat deze ook gewijzigd
wordt. In het vierde kwartaal van 2023 wordt er een pilot gestart met een
aantal bewindspersonen, een definitief besluit wordt genomen aan het
eind van 2023. De leden van de D66-fractie zijn verheugd over deze
voortvarendheid, maar vragen zich af of drie maanden wel voldoende tijd
is om goede conclusies te trekken voor een toekomstbestendig beleid.
Wanneer verwacht het kabinet dat alle sleutelfunctionarissen gaan werken
met dit nieuwe beleid?
Maatregelen voor andere vormen van informatie
De leden van de D66-fractie vragen of het kabinet ook bereid is advies te
vragen aan het Adviescollege ICT-toetsing en de Rijksarchivaris (of het
Nationaal Archief). Het bewaren van allerlei overheidsinformatie is bij
uitstek een digitale aangelegenheid. Kan het kabinet hierop reflecteren?

3

Vragen en opmerkingen van de leden van de SP-fractie
De leden van de SP-fractie hebben de kabinetsreactie over de adviezen
over het archiveren gelezen en hebben hierover nog enkele vragen en
opmerkingen. De leden lezen dat geautomatiseerde verwerking niet
mogelijk is. Kan toegelicht worden of hier aan gewerkt wordt en waarom
dit nu niet mogelijk is? Waarom duurt dit nog enkele jaren?
De leden van de SP-fractie vragen verder of kan worden aangegeven of de
aangekondigde maatregelen Rijksbreed gelden of dit per ministerie zal
verschillen. Indien het laatste het geval is, waarom wordt daarvoor
gekozen? Wie houdt hier toezicht op? Kan worden aangegeven per
ministerie wat de huidige stand van zaken en het huidige beleid rondom
het opslaan van chatberichten is?
De leden van de SP-fractie hebben tijdens het debat over het bewaren van
chatberichten met de Minister-President al meermaals hun verbazing
uitgesproken over argumentatie dat er niet in strijd met de Archiefwet is
gehandeld omdat er in overeenstemming met de handreiking werd
gehandeld. De handreiking bleek echter in strijd met de Archiefwet. Is er
inmiddels wel het besef dat er dus in strijd met de wet is gehandeld?
Vragen en opmerkingen van de leden van de GroenLinks-fractie
De leden van de GroenLinks-fractie hebben met belangstelling kennisgenomen van de kabinetsreactie op de verschillende rapporten over
chatberichtenarchivering en informatiebeheer. Deze leden hebben naar
aanleiding van deze kabinetsreactie nog een aantal vragen.
Uit de kabinetsreactie komt naar voren dat het kabinet de meeste
aanbevelingen (in hoofdlijnen) zal overnemen. Het is echter niet bij alle
aanbevelingen even duidelijk of dit betekent dat de aanbevelingen worden
overgenomen zoals deze geformuleerd zijn. De leden van de GroenLinksfractie ontvangen daarom graag een schematisch overzicht van de
aanbevelingen die het kabinet niet (geheel) wil overnemen.
Uit de verschillende rapporten kwam naar voren dat de «handreiking
Bewaren chatberichten» niet voldoet aan de Archiefwet. De leden van de
GroenLinks-fractie zijn blij dat dit nu opgehelderd is, maar hebben wel
zorgen over het feit dat het kennelijk zo heeft kunnen gebeuren dat deze
handreiking is opgesteld en een tijd is gebruikt zonder dat opgevallen is
dat de handreiking niet aan de wet voldeed. Ook nadat zowel deskundigen
als Kamerleden hierop wezen en vragen stelden bleef het kabinet nog
enige tijd volhouden dat er goed was gehandeld omdat er conform de
handreiking was gehandeld. Hoe kijkt het kabinet hier nu op terug? En hoe
gaat het kabinet in de toekomst voorkomen dat handreikingen niet
voldoen aan de wet?
Er wordt al lang gesproken over het verbeteren van de informatiehuishouding. De leden van de GroenLinks-fractie hebben zorgen over de
snelheid waarmee op dit vlak vorderingen worden geboekt. Het feit dat er
veel verschillende rapporten en aanbevelingen zijn uitgebracht geeft naar
de mening van de aan het woord zijnde leden te kennen dat er de
komende tijd nog veel moet gebeuren en dat het daarbij belangrijk is om
concrete doelen met een tijdlijn vast te stellen. Graag ontvangen deze
leden daarom een schematische tijdlijn met concrete doelstellingen zodat
duidelijk inzichtelijk wordt welke acties de komende tijd in gang gezet
worden, en de Kamer inzicht krijgt in wanneer deze acties concreet
resultaat moeten opleveren. Daarnaast vragen de leden van de
GroenLinks-fractie hoe de nu aangekondigde acties zich verhouden tot de

4

verdere implementatie van de Wet open overheid en de eerder bij brief
van 15 januari 2021 door het kabinet aangekondigde extra impuls van het
verbeteren van de informatiehuishouding. Kan concreet aangegeven
worden op welke wijze de informatiehuishouding sindsdien verbeterd is,
welke toen aangekondigde acties inmiddels in gang zijn gezet, welke nog
niet aangevangen zijn, en waarom dit nog niet gebeurd is?
De kabinetsreactie gaat in op wat de rijksoverheid gaat doen met de
aanbevelingen uit de verschillende rapporten. De leden van de fractie van
GroenLinks benadrukken dat diverse aanbevelingen ook mede gericht zijn
op de medeoverheden. Op welke wijze gaat het kabinet ervoor zorgen dat
alle overheden de aanbevelingen adequaat opvolgen, en hoe zorgt de
regering ervoor dat de medeoverheden ook voldoende expertise en
middelen hebben om dit te doen?
Vragen en opmerkingen van de leden van het lid Omtzigt
Het lid Omtzigt merkt op met grote verbazing de kabinetsreactie gelezen
te hebben. Dit lid merkt op dat in de hoorzitting een jaar geleden duidelijk
werd dat de regering en in het bijzonder de Minister-President zich niet
aan de wet gehouden heeft bij het archiveren van chatberichten. Er volgde
een bizar debat over de telefoons van de Minister-President. Ook volgden
er Kamervragen naar hoeveel en welke berichten bewaard zijn (Kamerstuk
36 200 III, nr. 6) welke op onnavolgbare wijze werden beantwoord, zo
herinnert het lid Omtzigt zich bijzonder goed. Hij verzoekt de regering een
aantal van die vragen alsnog te beantwoorden:
– Kan de Minister, zoals in het Kamerdebat gevraagd, tien voorbeelden
geven van hoe door de Minister-President voorgelezen sms-berichten
zijn opgeslagen in het archief systeem van het Ministerie van
Algemene Zaken? Kunt u dus de in het archief opgeslagen teksten
doen toekomen aan de Tweede Kamer (het gegeven antwoord slaat
volgens het lid Omtzigt nergens op)?
– Worden er inmiddels standaard wel notulen gemaakt op het Ministerie
van Algemene Zaken (van gesprekken en vergaderingen die daar
plaatsvinden, waarbij de premier aanwezig is)?
– Is het wissen van het sms-verkeer van de Minister-President van de
berichten met de burgemeester van Amsterdam over het verlenen van
bijstand tijdens rellen in overeenstemming met de Archiefwet? Zo ja,
kan de Minister dan aangeven op basis van welke selectielijst die
berichten gewist mochten worden door de Minister-President?
De regering gaf aan niet te weten hoeveel berichten van de MinisterPresident zijn opgeslagen. Het lid Omtzigt vindt dat werkelijk waar
bespottelijk. Kan de regering gewoon aangeven hoeveel berichten van de
premier per maand zijn opgeslagen sinds januari 2020 (het uitbreken van
de coronacrisis)? En kan de regering hetzelfde ook aangeven voor de
verschillende bewindspersonen op het Ministerie van Volksgezondheid,
Welzijn en Sport in de periode januari 2020 tot nu? Dus van elke bewindspersoon wil hij graag weten hoeveel sms- en chatberichten er per maand
bewaard gebleven zijn.
Het lid Omtzigt merkt hierbij op dat hij deze vraag onder artikel 68 van de
Grondwet stelt; het ligt zeker in de macht van de regering deze informatie
te verschaffen. Indien de regering deze informatieverschaffing wenst te
weigeren, moet de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties het aan de orde stellen in de ministerraad en aangeven waarom het
in het belang van de staat is niet te vertellen hoeveel berichten er per
maand per Minister bewaard gebleven zijn.

5

De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed is een inspectie. Die was
snoeihard in het rapport in oktober 2022:
«De rijksbrede instructie bevat criteria om te bepalen welke chatberichten
moeten worden bewaard. Deze instructie is niet in lijn met de Archiefwet.
De Inspectie vindt dat het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de instructie moet aanpassen. De chatberichten van de
Minister-President zijn onvoldoende gearchiveerd.
...
Hoe vaak chatberichten niet zijn gearchiveerd die daar op grond van de
Archiefwet wel voor in aanmerking kwamen, kan de Inspectie niet nagaan.
Veel chatberichten zijn immers gewist. De manier waarop chatberichten
van de Minister-President werden bewaard, leidde tot gegevensverlies.»
En de aanbevelingen waren:
Aan de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap:
• Informeer, in afwachting van de nieuwe Archiefwet, overheidsorganen
nader over de afbakening van het begrip «archiefbescheiden».
Verduidelijk dat ook in de nieuwe Archiefwet.
• Garandeer in de nieuwe Archiefwet dat bij de waardering van
informatie rekening wordt gehouden met de belangen voor bedrijfsvoering, verantwoording en cultureel erfgoed. Voorkom dat overheidsorganen op eigen houtje kunnen beslissen om archiefbescheiden niet
in beheer te nemen. Borg dat gemaakte afwegingen kenbaar en
navolgbaar zijn.
Aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties:
• Breng de Instructie bewaren chatberichten in lijn met de eisen van de
Archiefwet.
• Zorg bij het maken van nadere instructies die gerelateerd zijn aan de
Archiefwet, voor een goede toets aan de Archiefwet.
Aan de Minister van Algemene Zaken:
Randvoorwaarden
• Versterk de richtinggevende capaciteit voor de informatiehuishouding.
Vul zo spoedig mogelijk de vacatures voor Chief Information Officer en
senior medewerker informatiehuishouding in.
• Overweeg de verschillende initiatieven op het gebied van beveiligen
en beheren van informatie aan elkaar te verbinden in een overkoepelende visie.
• Implementeer een kwaliteitssysteem voor de informatiehuishouding.
Onderdeel daarvan moet zijn dat leidinggevenden sturen op opname
in het archief van onder andere chatberichten en e-mails.
• Maak een keuze over de mate van ondersteuning door de afdeling
Documentaire Informatie Voorziening (DIV) en handel daar ook naar.
Weeg daarbij realistisch af welke taken DIV kan uitvoeren. Pas zo nodig
de beheersregeling aan.
• Breng de informatie in het huidige documentmanagementsysteem
(DMS) zo veel mogelijk op orde. Stel hier voldoende capaciteit voor
beschikbaar.
• Verbeter in het nieuwe DMS het toekennen van bewaartermijnen en
het toevoegen van contextinformatie.
• Handel bij het archiveren van chatberichten in lijn met de Archiefwet.
Waardeer de informatie zoals gewisseld in chatberichten. Leg die
waarderingen en bijbehorende bewaartermijnen vast in een selectielijst.
• Archiveer chatberichten systematisch en toetsbaar.
• Zorg dat de verantwoordelijkheden voor het archiveren van chatberichten van de Minister-President glashelder zijn en dat ernaar wordt
gehandeld.

6

Het lid Omtzigt wil graag per aanbeveling weten hoe en wanneer die is
opgevolgd. Hij wil ook zeker weten wat er met de laatste aanbeveling
gebeurd is.
De Inspectie heeft in zijn rapport aangekondigd om een half jaar later te
informeren naar de stand van zaken; kan de regering de briefwisseling die
daaruit is gevolgd aan de Kamer doen toekomen?
Het lid Omtzigt ontvangt graag «de tijdelijke instructie voor het gebruik,
opslaan en veiligstellen van sms- en chatberichten door bewindspersonen» van 4 oktober, inclusief een appreciatie of die voldoet aan de
Archiefwet.
Het lid Omtzigt is verbolgen dat de regering na dit rapport van de
inspectie, twee andere adviezen gevraagd heeft en daarmee zeer kostbare
tijd verloren heeft laten gaan. Een inspectierapport dient voldoende te zijn
om te handelen in zijn ogen.
De achterliggende reden van de bezorgdheid van het lid Omtzigt is het feit
dat in coronatijd belangrijke besluiten soms noodgedwongen niet in de
ministerraad genomen zijn, maar op andere wijze tot stand zijn gekomen.
Dat is veelvuldig via app-berichten gebeurd. Dit lid roept daarbij dan ook
de situatie rondom de demonstratie in Amsterdam in herinnering maar hij
vermoedt dat het ook voor belangrijke besluiten geldt over avondklok,
vaccinatie en meer. Die berichten zijn eigenlijk een soort alternatieve
notulen van ministerraden en de regering weet dat. Ze zijn essentieel om
besluitvorming te begrijpen. Daarom schrikt hij van de volgende zin:
«Separaat maar wel parallel wordt gestart met het inrichten van
processen voor het structureel archiveren van chatconversaties die
behoren tot organisatie- en bedrijfsaccounts die organisaties inzetten in
hun contact met burgers en bedrijven en conversaties die vallen onder
hotspotlijsten». Dit gaat over de besluitvorming tijdens corona. Het lid
Omtzigt verzoekt de regering daarom specifiek aan te geven welke
berichten bewaard gebleven zijn van Ministers en andere sleutelfiguren
uit de coronatijd en hoe ervoor gezorgd wordt dat die niet verloren gaan
en dat de Archiefwet gehandhaafd wordt. Zijn er na april 2022 nog
berichten van sleutelfiguren verwijderd of gewist, zo vraag hij aan de
regering. Zo ja, kan de regering dan een toelichting geven?
Het lid Omtzigt vindt het zorgelijk dat er nog veel acties en stappen
moeten plaatsvinden (uitvoeringstoets, nog opstellen uitvoeringsplan,
pilots, enz.) om aan wetgeving te voldoen, zoals ook het verduidelijken
van begrippen. Dit verklaart deels wel waarom de «handreiking bewaren
van chatberichten» strijdig is met de Archiefwet en Woo. Het kabinet heeft
aangegeven deze handreiking te zullen aanpassen. Maar hoe borgt het
kabinet dat in de tussentijd, volgens de tijdelijke instructie, wel op een
juiste manier (conform wetgeving) wordt gearchiveerd en informatie
wordt veilig gesteld om informatieverlies te voorkomen in de overgang
naar het nieuwe chatbeleid?
Het lid Omtzigt constateert dat een groot deel van de afhandeling van
informatieverzoeken buiten de wettelijke termijn wordt afgehandeld. Deze
situatie kan niet te lang voortduren. Wanneer verwacht het kabinet het
advies van het Adviescollege en de Algemene Rijksarchivaris en de
regeringscommissaris Informatiehuishouding met voorstellen voor een
goede, duurzame inrichting om e-mail meer toegankelijk te maken, om te
kunnen zetten in concrete maatregelen? Hoe wordt ervoor gezorgd dat er
snel meer kennis kan worden opgedaan over toepassing van de sleutelfunctie selectiemethodiek, aangezien de rijksoverheid hier geen ervaring
mee heeft en er vraagtekens zijn rondom effectiviteit van de software?

7

Daarnaast vraagt het lid Omtzigt of advies over omgang met archivering
van (concept)nota’s en adviezen naar de Kamer kan worden gestuurd
voorafgaand aan het debat op 24 mei 2023.
II Antwoord/reactie van de Minister

8