VOORTGANGSRAPPORTAGE
VERBETERING SUBSIDIEBEHEER VWS
13 SEPTEMBER 2011

Inleiding
In het kader van het rechtmatigheidsonderzoek 2010 heeft de Algemene Rekenkamer onderzoek
verricht naar het subsidiebeheer van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS).
De Algemene Rekenkamer concludeert in haar onderzoek dat er bij het subsidiebeheer van het
kerndepartement van VWS sprake is van een ernstige onvolkomenheid, omdat de verwachte
verbeteringen bij het subsidiebeheer gedurende 2010 onvoldoende zijn gerealiseerd. In haar brief
van 8 april 2011 heeft de Algemene Rekenkamer aan de minister van VWS medegedeeld bezwaar
te maken tegen het subsidiebeheer van het kerndepartement.
In de brief van 8 april 2011 geeft de Algemene Rekenkamer aan dat om het bezwaar te kunnen
opheffen VWS aangeeft welke concrete activiteiten worden uitgevoerd en op welke (afzienbare)
termijn deze de problemen bij het subsidiebeheer kunnen oplossen. Dit heeft geleid tot het
opstellen van het Plan van aanpak verbetering subsidiebeheer VWS1. In het plan van aanpak zijn
activiteiten opgenomen, die het subsidiebeheer op orde moeten brengen. Naar aanleiding van het
plan van aanpak heeft de Rekenkamer op 9 mei 2011 medegedeeld aan de minister het bezwaar
niet te handhaven. Over de voortgang van de activiteiten uit het plan van aanpak, aanvullende
genomen maatregelen en de tussentijdse resultaten wordt u hierbij geïnformeerd. Dit is conform
de toezegging uit het wetgevingsoverleg van 9 juni 2011.
Deze voortgangsrapportage verbetering subsidiebeheer geeft een beeld van de voortgang van het
door VWS opgestelde plan van aanpak verbetering subsidiebeheer. De tussentijdse resultaten van
deze aanpak worden ook getoond in deze voortgangsrapportage. Deze resultaten zijn zichtbaar in
de managementinformatie van VWS en in de uitkomsten van tussentijdse controles die de
Rijksauditdienst als onderdeel van de wettelijke controle over 2011 heeft uitgevoerd.

1

Hierna te noemen Plan van aanpak of Plan van aanpak verbetering subsidiebeheer.

1

Samenvatting
Het Ministerie van VWS heeft in 2011 voortgang geboekt met de verbetering van het
subsidiebeheer. De uitvoering van de activiteiten van het Plan van aanpak verbetering
subsidiebeheer heeft de VWS-organisatie, van hoog tot laag, verder in beweging gebracht. De
extra aandacht voor de onvolkomenheden uit het verleden heeft geleid tot een bredere
bewustwording van een adequaat beheer en tot zichtbaar resultaat. De uitvoering van het plan van
aanpak ligt goed op schema.

Uitvoering plan van aanpak
Voor de belangrijkste risico’s in het subsidiebeheer zijn preventieve maatregelen genomen. Sinds
februari 2011 is het verscherpte toezicht ingesteld, vanaf april 2011 is gestart met de uitvoering
van het plan van aanpak. Het plan van aanpak richt zich onder andere op het beheersen van vijf
belangrijke risico’s. Deze risico’s zijn:
•
Het niet halen van de subsidie termijnen
•
De onvolledigheid van subsidiedossiers
•
Verkeerde berekening van verleend of vastgesteld bedrag
•
Het ontbreken van een wettelijke grondslag
•
Bevoorschotting niet conform regelgeving
Volgens de Rijksauditdienst (RAD) zijn alle activiteiten uit het plan van aanpak opgepakt en ligt de
uitvoering op schema. Het Audit Committee van VWS heeft op 9 september 2011 vastgesteld dat
de voortgang op koers ligt.
Het management wordt periodiek geïnformeerd over de bereikte voortgang in het subsidiebeheer
en over resterende risico’s die verder beheerst kunnen worden. Verbetering van het beheer is in
gang gezet middels een verscherpte interne controle en door trainingen voor medewerkers. VWS
heeft ook een oriëntatie uitgevoerd op de toekomstige omvang en uitvoering van subsidies.
Uitkomst hiervan is onder andere het instellen van een ondergrens voor subsidies.

Resultaten
De uitvoering van de activiteiten werpt haar vruchten af. Zichtbare verbeteringen zijn gerealiseerd.
Dit blijkt uit bevindingen van de interne kwaliteitsmeting en beschikbare managementinformatie.
Voor het aspect tijdigheid (naleving van subsidietermijnen), de grootste onvolkomenheid in het
subsidiebeheer, is in 2011 een zeer sterke verbetering gerealiseerd. Uit tussentijdse
kwaliteitsmetingen blijkt ook dat de compleetheid van subsidiedossiers is verbeterd en overige
onvolkomenheden (zoals verkeerde berekeningen, ontbreken van wettelijke grondslag en
bevoorschotting) in totaal minder voorkomen.
De positieve invloed van het plan van aanpak op de kwaliteit van het subsidiebeheer is volgens de
Rijksauditdienst vanaf april 2011 merkbaar. De drie tussentijdse metingen in 2011 van de
Rijksauditdienst bevestigen het beeld van een verbeterd beheer. Het aantal geconstateerde
onvolkomenheden is gedurende het jaar gedaald. Voor alle risico’s is een afname van
onvolkomenheden geconstateerd.

Structurele verbetering
VWS heeft maatregelen genomen die leiden tot een structurele verbetering. Ten aanzien van de
kaderregeling VWS-subsidies is besloten dat voortaan een ondergrens van € 125.000 wordt
gehanteerd. Naar verwachting wordt hierdoor het aantal subsidies binnen de Kaderregeling VWSsubsidies in de komende jaren verminderd van circa 700 naar circa 400. Dit betekent ook een
structurele reductie van beheerslasten.
Het verscherpte toezicht wordt in 2012 gehandhaafd. Ook de interne kwaliteitsmetingen worden
gecontinueerd. De Bestuursraad Bedrijfsvoering en het Audit Committee blijven de voortgang van

2

het subsidiebeheer bewaken. Opleidingen zorgen er ook in 2012 voor dat medewerkers op de
hoogte zijn en blijven van belangrijke aspecten van het subsidiebeheer. Het subsidiebeheer blijft
een structureel onderdeel van de planning en controlcyclus.

Subsidiebeheer VWS, een korte uitleg
Hoe verloopt het subsidieproces?
Het subsidieproces verloopt in grote lijnen als volgt: een instelling dient een aanvraag in. Deze
wordt verleend of afgewezen. Wanneer de subsidie wordt verleend volgt de uitvoering van
activiteiten door de instelling. Na uitvoering van de activiteiten verantwoordt de instelling zich over
de uitgevoerde activiteiten en doet een aanvraag tot vaststelling. Op basis hiervan stelt VWS de
subsidie vast.

Figuur 1 Subsidieproces VWS
De subsidies op grond van de Subsidieregeling VWS-subsidies worden via het informatie systeem
Subsidieplein van VWS uitgevoerd. Dit systeem is in 2006 binnen VWS geïntroduceerd. Het
systeem maakt inzichtelijk hoeveel subsidies in de werkvoorraad zitten en waar zij zich bevinden in
het proces. Het systeem levert daarbij belangrijke managementinformatie over het subsidiebeheer.

Om hoeveel subsidies gaat het?
In 2010 verstrekte VWS circa 5.400 subsidies met een totaalbedrag van € 3,2 miljard. Eén van de
regelingen van VWS is de Subsidieregeling VWS-subsidies met circa 700 instellings- en
projectsubsidies met een totaalbedrag van ruim € 800 miljoen. Dat is ongeveer 13% van het totale
aantal VWS-subsidies en ruim een kwart (28%) van het totale bedrag dat VWS aan subsidies heeft
verstrekt. Met name binnen deze regeling zijn de meeste onvolkomenheden in het verleden
geconstateerd.
Totaal budget ca. € 3,2 miljard

Totaal ±5.400 subsidies
13,5%

21,6%
27,9%
8,0%
0,1%

Regeling VWSsubsidies
Zorgopleidingen
Academische
functie

22,1%

28,4%

78,3%

Figuur 2 Subsidies VWS, 2010. Uit Plan van aanpak verbetering subsidiebeheer VWS.

Overige VWSsubsidies

3

Resultaten uitvoering Plan van aanpak verbetering subsidiebeheer
VWS heeft een plan van aanpak opgesteld, waarin onder andere tien activiteiten zijn opgenomen
om het subsidiebeheer op orde te brengen. Hieronder wordt de stand van zaken weergegeven van
deze activiteiten. De nummering hieronder correspondeert met de activiteiten uit het plan van
aanpak.

Risicoanalyse
De directie Financieel-Economische Zaken (FEZ) heeft in mei 2011 een risicoanalyse uitgevoerd,
om een scherper beeld te krijgen van de onvolkomenheden in het subsidiebeheer. Naast een
kwantitatieve analyse (welke onvolkomenheden komen het meeste voor) is ook uitgezocht wat in
bepaalde gevallen de achterliggende oorzaak is.
De risicoanalyse bestaat uit de RAD-bevindingen over 2010 (213 gecontroleerde dossiers), een
analyse van zeventien subsidiedossiers door FEZ en de eerste kwaliteitsmeting (40 dossiers) van
de directie Bedrijfsvoering. De bevindingen van deze controles en een analyse daarvan zijn aan de
Bestuursraad Bedrijfsvoering van 26 mei 2011 gestuurd.
De voornaamste risico’s zijn:
•
Het niet halen van de termijnen
•
De onvolledigheid van subsidiedossiers
•
Verkeerde berekening van verleend of vastgesteld bedrag
•
Het ontbreken van een wettelijke grondslag
•
Bevoorschotting niet conform regelgeving
Uit de bevindingen van de verschillende uitgevoerde controles is gebleken dat de tijdigheid en
volledigheid van subsidiedossiers de meest voorkomende onvolkomenheden zijn. De risicoanalyse
is een aanknopingspunt geweest voor aanpassingen in het subsidieproces, trainingen voor
medewerkers, verbetering van de interne controle en aanscherpingen van het toezicht. In het
interne controleplan zijn deze maatregelen in samenhang zichtbaar gemaakt.

Activiteiten 1 en 2: Interne controleplan en Procedure verbijzonderde
interne controlefunctie
Het Ministerie van VWS heeft een plan voor de interne controle opgesteld, dat is afgestemd met de
Rijksauditdienst. Het interne controleplan dient als bijlage van het plan van aanpak verbetering
subsidiebeheer. Het plan van aanpak is op 4 maart 2011 voorgelegd aan de Bestuursraad.
Vervolgens is op 9 maart 2011 het plan besproken in het Audit Committee en is plan geaccordeerd.
Op 27 april 2011 is het plan van aanpak samen met het interne controleplan gestuurd naar de
Algemene Rekenkamer.

Activiteiten 3 en 4: Interne controle en verscherpt toezicht
Het Ministerie van VWS heeft in februari 2011 een procedure opgesteld voor het verscherpte
toezicht op het subsidiebeheer door de directie Financieel-Economische Zaken. FEZ heeft een
aanscherping gedaan op de procescontrole van verleningen en vaststellingen. Het toezicht richt
zich in eerste fase met name op de tijdigheid. Met tijdigheid wordt het halen van de wettelijke
termijnen bedoeld. De tijdigheid van de gehele werkvoorraad2 uit Subsidieplein wordt gemonitord.
De beleidsdirecties rapporteren aan de directeur FEZ over lopende subsidiedossiers. De resultaten
van het monitoren van de tijdigheid zijn zichtbaar in de managementinformatie van VWS, gemeten
naar de stand van 1 september 2011.
In 2011 zijn extra activiteiten ingezet, zoals rapportages van beleidsdirectie over de werkvoorraad
subsidies en gesprekken tussen Directeuren-Generaal en FEZ over het subsidiebeheer. Ook de
Bestuursraad Bedrijfsvoering wordt periodiek geïnformeerd over de stand van zaken van het
2

De werkvoorraad is aantal subsidies dat in Subsidieplein per hoofdproces (verlenen of vaststellen) nog
afgehandeld moet worden.

4

subsidiebeheer. De Bestuursraad Bedrijfsvoering wordt geïnformeerd over de aanpak van de
onvolkomenheden en over de kwaliteitsmeting die door de directie Bedrijfsvoering is uitgevoerd.
Ook neemt zij besluiten over aanvullende voorgestelde maatregelen. Het Audit Committee houdt
toezicht op de voortgang van de verbetering van het beheer en stuurt bij indien noodzakelijk.

Bevindingen Rijksauditdienst
De Rijksauditdienst controleert uit hoofde van haar wettelijke controletaak jaarlijks het gevoerde
subsidiebeheer. In het jaarlijkse controleplan worden de werkzaamheden nader toegelicht. Eén van
de controlemethodieken die de RAD hanteert, is een systeemtest die gedurende het jaar op de
processen verlenen en vaststellen van subsidies wordt uitgevoerd. Deze systeemtest geeft inzicht
in de beheersing van het subsidieproces. De RAD heeft het Audit Committee van VWS op drie
momenten (in mei, juli en september 2011) geïnformeerd over de tussentijdse uitkomsten van
deze test. Deze uitkomsten laten zien dat in de loop van 2011, op basis van 47 gecontroleerde
posten, het aantal zware en gemiddelde onvolkomenheden in het subsidiebeheer is gedaald. Deze
daling treedt op vanaf het moment (april 2011) dat de uitvoering van het plan van aanpak door
VWS ter hand is genomen.
Normering Rijksauditdienst
Er is sprake van een zware tekortkoming in het subsidiebeheer als wet- en regelgeving of
beleidsregels niet worden nageleefd en dit van invloed is of kan zijn op de verstrekte subsidie, of
als er is gehandeld in strijd met comptabele regelgeving.
Er is sprake van een gemiddelde tekortkoming als niet voldaan is aan overige wet- en regelgeving
of beleidsregels. Er is tevens sprake van een gemiddelde tekortkoming bij het niet naleven van
interne regelgeving, voor zover dit risico's oplevert voor de rechtmatigheid. Een
termijnoverschrijding is een gemiddelde tekortkoming.
Onderstaande tabel geeft de uitkomsten van de in de systeemtest tot dusver gecontroleerde
subsidieposten schematisch weer:

Periode in
2011
jan - maart

Gecontroleerd

(%)

19

Zware/gemiddelde
tekortkoming
11

april - mei

15

2

13

juni - juli

13

3

23

totaal

47

16

34

58

Tabel 1. Tussentijdse bevindingen Rijksauditdienst 2011.
In tabel 2 staan de bevindingen bij de posten met gemiddelde en zware tekortkomingen in het
beheer gerelateerd aan de belangrijkste risico’s die in de risicoanalyse naar voren zijn gekomen.
Toelichting: Hierbij komt het voor dat een individuele gecontroleerde post bij meer dan één risico
een onvolkomenheid heeft. In één dossier kunnen meerdere risico’s zich voordoen.

5

Aard van het
risico
Termijnen Volledigheid

Periode in
2011

Totaal

Verkeerd
berekend

Wettelijke Bevoorschotgrondslag
ting

Overige

jan-maart

19

9

4

0

1

1

4

april-mei

3

0

1

0

0

0

2

juni-juli

3

1

0

0

0

0

2

Cumulatief
januari-juli

25

10

5

0

1

1

8

Tabel 2. Geconstateerde onvolkomenheden, gerelateerd aan de risico’s. Bron: Rijksauditdienst.
De overige bevindingen (risico's) betreffen onder andere:
?

het niet reageren op onvoldoende verantwoordings- en controle-informatie (3 maal), wat leidt
tot onzekerheid over de rechtmatigheid.

?

onzorgvuldigheden in de beschikking (3 maal). Voorbeelden zijn: het niet opnemen van
bepaalde bepalingen in de verleningsbeschikking, de beschikking om een subsidie te verlengen
is niet consistent met de verleningsbeschikking, en in verleningsbeschikking onvoldoende
rekening houden met verschuivingen in het budget door taakstellingen.

De tussentijdse uitkomsten van de systeemtest geven, door het beperkte aantal in de test
meegenomen posten, nog geen totaalbeeld van de geconstateerde onvolkomenheden over 2011.
Een volledig beeld van de bevindingen is pas te geven als het controleplan geheel is uitgevoerd. De
RAD zal hierover op 15 maart 2012 rapporteren in het samenvattend auditrapport.

Managementinformatie VWS
De meest voorkomende onvolkomenheid is het niet tijdig afhandelen van subsidies, het niet halen
van wettelijke termijnen. De aandacht en maatregelen te r verbetering van de tijdigheid van het
subsidiebeheer hebben geleid tot een sterke afname van de vertraagde dossiers. Dit blijkt uit de
bevindingen van de Rijksauditdienst en ook uit de managementinformatie van VWS. Bij de start
van het verscherpt toezicht waren in Subsidieplein 44 verleningen en 53 vaststellingen vertraagd,
dit zijn dossiers die buiten de wettelijke termijn zijn verleend of vastgesteld. Op 1 september zijn
nog één verlening en twee vaststellingen vertraagd. Het verloop van de vertraagde dossiers is
weergegeven in figuren 3 en 4. De bewustwording van de tijdigheid van subsidiedossiers is bij
beleidsdirecties en uitvoerende directies sterk verbeterd sinds de eerste helft van 2011. De directie
FEZ houdt de aandacht en de maatregelen vast om de tijdigheid zo goed mogelijk te waarborgen.
Ook bij het management en de beleidsdirecties wordt de aandacht voor het subsidiebeheer op het
huidige niveau gecontinueerd. FEZ blijft ook in de tweede helft van 2011 de Bestuursraad
Bedrijfsvoering actief informeren over de stand van zaken en de voortgang van de verbetering van
het subsidiebeheer.

6

Figuur 3 bron: Atlas voor de bedrijfsvoering, Subsidieplein.

Figuur 4 bron: Atlas voor de bedrijfsvoering, Subsidieplein.

7

In figuren 5 en 6 is het verloop van de werkvoorraad opgenomen. Sinds de start van het
verscherpte toezicht medio februari houdt FEZ frequent bij hoeveel subsidies in de werkvoorraad
zitten. Het verloop van de werkvoorraad van subsidies die verleend moeten worden is opgenomen
in figuur 6. Vanaf februari is de werkvoorraad afgenomen, wat deels veroorzaakt is door het
wegwerken van vertraagde dossiers. Daarna blijft de werkvoorraad rond de 100 subsidies, wat als
normaal beschouwd kan worden. In augustus is echter een piek te zien door een tijdelijke regeling
bij de directie Sport. Instellingen hadden tot 15 juli 2011 de tijd om nog een specifieke subsidie
aan te vragen voor Sport en Bewegen in de buurt.
De werkvoorraad vaststellingen is weergegeven in figuur 6. Instellingen moesten voor 1 mei 2011
een aanvraag tot vaststelling indienen, wat de stijging van de werkvoorraad begin mei verklaart. In
2011 gaat het grotendeels om vaststellingen over het subsidiejaar 2010. In de zomermaanden,
waarin het vaak is voorgekomen dat werkzaamheden stagneerden, is door de beleidsdirecties en
de directie Bedrijfsvoering hard gewerkt om subsidies vast te stellen. We zien dan ook een forse
afname van de werkvoorraad vast te stellen subsidies in de periode juni tot september.
Geconcludeerd kan worden dat ondanks schommelingen in de werkvoorraad het aantal vertraagde
dossiers fors gedaald is. De werkvoorraad zal in de toekomst afnemen als gevolg van de ingestelde
ondergrens van € 125.000.

Figuur 5 bron: Atlas voor de bedrijfsvoering, Subsidieplein.

8

Figuur 6 bron: Atlas voor de bedrijfsvoering, Subsidieplein.
De tijdigheid van vaststellingen is dankzij de beschikbaarheid van managementinformatie te
vergelijken met voorgaande jaren. De blauwe balk in figuur 7 toont het aantal vastgestelde
(afgehandelde) subsidies. In de rode balk is te zien hoeveel daarvan te laat zijn vastgesteld. De
gegevens worden getoond per subsidie jaar, dat is het jaar waar de subsidie betrekking op heeft.
Figuur 7 laat zien dat in het subsidiejaar 2010, waarvan de vaststellingen in 2011 worden gedaan,
een sterke verbetering van tijdigheid is gerealiseerd ten opzichte van voorgaande jaren.

Figuur 7 bron: Atlas voor de bedrijfsvoering, Subsidieplein.

9

Uit de beschikbare managementinformatie blijkt dat ook bij verlenen een verbetering in de
tijdigheid is ontstaan. Deze verbetering is minder sterk dan bij vaststellingen, wat te verklaren is.
De extra interne controles en het verscherpt toezicht hebben geen effect gehad op een geheel
subsidiejaar. De verleningen voor 2012, die vooral worden gedaan in de periode oktober tot en met
november 2011, gaat VWS intensief monitoren.

Kwaliteitsmetingen
Conform het interne controleplan voert de directie Bedrijfsvoering drie maal per jaar een
kwaliteitsmeting uit. De opzet van de kwaliteitsmeting is afgestemd met FEZ. De resultate n van de
eerste kwaliteitsmeting zijn gestuurd naar de Bestuursraad Bedrijfsvoering, Directeuren-Generaal
en de financieel adviseurs van de beleidsdirecties. De tweede meting heeft plaatsgevonden.
Daarnaast zijn de resultaten van de kwaliteitsmetingen gebruikt in de trainingen over het
subsidiebeheer die in juni en september 2011 zijn gegeven.
Naar aanleiding van de bevindingen uit de kwaliteitsmeting wordt bij het toezicht op termijnen
extra aandacht besteed aan specifieke fasen in het proces. Dit maakt h et mogelijk om gedurende
het proces vertraging te signaleren waarop bijgestuurd kan worden. Periodiek vindt overleg plaats
tussen FEZ en DBV over de werkvoorraad van vaststellingen en verleningen en worden eventuele
gesignaleerde problematiek besproken.
FEZ heeft de bevindingen geagendeerd in het Expertise Centrum Subsidies (ECS). Binnen de
directie Bedrijfsvoering zijn de uitkomsten besproken tijdens een trainingsdag voor alle
medewerkers en tijdens de reguliere werkoverleggen.
De eerste kwaliteitsmeting is uitgevoerd op een selectie van 40 subsidiedossiers, waarvan 23
verleningen, 15 vaststellingen en 2 verlengingen. De concept bevindingen van de tweede meting,
bestaande uit 33 dossiers, laten een verbetering zien ten opzichte van de eerste meting op de
aspecten tijdigheid, compleetheid van dossiers en financiële aspecten zoals bevoorschotting en
verkeerde berekening. Eind september zal de tweede kwaliteitsmeting gereed zijn, waarna de
directie FEZ en de directie Bedrijfsvoering een nadere analyse zullen maken van de tekortkomingen
en de oorzaken.

Interne controle (volledigheid)
Het Audit Committee heeft in juli 2011 ingestemd met een extra interne controle op de volledigheid
van subsidiedossiers. De controle houdt in dat FEZ in augustus en september van tien grote
subsidiedossiers een controle uitvoert op de volledigheid van het dossier. Deze tien dossiers maken
circa 50% uit van de financiële omvang van de Subsidieregeling VWS-subsidies. De controle is op 9
september 2011 voor vijf dossiers uitgevoerd. Deze controle geeft zicht op de dossiervorming en
op aspecten die nog voor verbetering vatbaar zijn. Algemeen beeld is dat de compleetheid van de
dossiers verbeterd is. De belangrijkste bevindingen betreffen het gebruik van nummering en
verwijzingen in de vaststellingsbrieven en het onjuist invullen van checklisten ten behoeve van
interne controle. FEZ heeft in trainingen aandacht gevraagd voor deze bevindingen.

Activiteit 5: Bestuursraad Bedrijfsvoering 3
De Bestuursraad Bedrijfsvoering, waarin ook de beleidsdirecties vertegenwoordigd zijn, komt eens
in de twee weken bijeen en geeft sturing aan de uitvoering van de activiteiten uit het plan van
aanpak. In dit overleg wordt de voortgang van het subsidiebeheer besproken. Daarnaast worden
beslissingen genomen over voorgestelde maatregelen.

Planning en controlcyclus
De Bestuursraad Bedrijfsvoering maakt onderdeel uit van de planning en controlcyclus van VWS.
De planning en controlcyclus wordt gebruikt voor de sturing van de organisatie. In 2011 heeft het
subsidiebeheer op de volgende wijze onderdeel uitgemaakt van de planning en controlcyclus.

3

De Bestuursraad Bedrijfsvoering is opgericht in september 2010.

10

In 2011 is gestart met de uitvoering van het plan van aanpak verbetering subsidiebeheer. Het
monitoren van de voortgang wordt gedaan met behulp van managementinformatie van FEZ, de
kwaliteitsmeting van de directie Bedrijfsvoering en tussentijdse bevindingen van de
Rijksauditdienst. Bevindingen uit controles, zoals de RAD-controle o ver 2010, en resultaten van de
voortgang worden geagendeerd in het periodiek overleg subsidiebeheer tussen de directeur FEZ en
de DG’s. Ook in de reguliere periodiek overleggen met DG’s komt het subsidiebeheer aan bod.
Daarnaast wordt de voortgang van de uitvoering van het plan van aanpak gerapporteerd aan de
Bestuursraad Bedrijfsvoering. Het subsidiebeheer is een vast onderdeel van de jaarplangesprekken
tussen de DG’s en de SG.

Audit Committee
Het Audit Committee houdt toezicht op de uitvoering van het plan van aanpak. Het Audit
Committee is in mei 2011 versterkt met een tweede externe lid. Ook de Algemene Rekenkamer is
per mei 2011 uitgenodig d als toehoorder bij het Audit Committee. Er heeft een extra Audit
Committee plaatsgevonden in mei 2011. In alle ve rgaderingen van het Audit Committee in 2011 is
de voortgang van de verbetering van het subsidiebeheer aan de orde geweest. Daarnaast heeft de
Rijjksauditdienst het Audit Committee op drie momenten (in mei, juli en september 2011)
geïnformeerd over de uitkomsten van een specifiek onderdeel van de jaarlijkse controle van het
subsidiebeheer: de systeemtest. Het Audit Committee van VWS heeft op 9 september 2011
vastgesteld dat de voortgang op koers ligt.

Activiteit 6: Actualisatie wet- en regelgeving
De minister heeft een Kaderregeling VWS-subsidies en een Aanpassingsregeling vastgesteld. Deze
regelingen zijn gepubliceerd in de Staatscourant van 6 mei 20114 en zijn per 1 juli 2011 in werking
getreden. De Kaderregeling VWS-subsidies vervangt de algemene Subsidieregeling VWS-subsidies
en de Aanpassingsregeling wijzigt enkele specifieke subsidieregelingen. De aanleiding hiervoor is
het uniforme kader voor een eenvoudiger uitvoering en beheer van subsidies. Daarbij staat een
aantal subsidiearrangementen centraal. In de kaderregeling wordt een onderscheid gemaakt
tussen projectsubsidies en instellingssubsidies.
Op 1 juli 2011 is in de Staatscourant5 een wijziging van de Kaderregeling VWS-subsidies
gepubliceerd. Met die wijziging is vastgelegd dat VWS een ondergrens hanteert van € 125.000 voor
het honoreren van aanvragen van subsidies op grond van deze regeling. Voor een aantal
beleidsterreinen is om beleidsmatige redenen een (tijdelijke) uitzondering gemaakt.

Activiteit 7: Uitvoering business process analysis (vraaggestuurde audit)
Binnen het Ministerie van VWS wordt het informatiesysteem Subsidieplein gebruikt voor de
beheersing en de uitvoering van het subsidieproces.
Vanuit de departementsleiding is eind 2009 de behoefte aangegeven voor een meer integrale
toetsing van de subsidieprocessen verlenen, vaststellen en verlengen. Deze processen waren
onderwerp van een vraaggestuurde audit door de Rijksauditdienst. Kenmerk van een
vraaggestuurde audit is dat deze geen onderdeel uitmaakt van de normale wettelijke controle. De
audit levert additionele informatie op over de getroffen en mogelijk nog te treffen
beheersingsmaatregelen. In deze audit heeft de Rijksauditdienst een beschrijving gemaakt van de
procesgang, de risico’s en bestaande beheersmaatregelen.
De uitvoering van de business process analysis is begin 2011 gestart en afgerond in september
2011. Het was de verwachting dat dit onderzoek eerder zou plaatsvinden. Zowel het Uniform
Subsidiekader, de hieruit volgende wet- en regelgeving alsmede het Subsidieplein moesten worden
aangepast. Deze aanpassingen zijn uitgevoerd in de periode mei-juli 2011.

4
5

Staatscourant 2011 nr. 7996, 6 mei 2011
Staatscourant 2011 nr. 11578, 1 juli 2011

11

In de eindrapportage, die 24 augustus 2011 door de Rijksauditdienst aan het Audit Committee is
uitgebracht, zijn de bevindingen van dit onderzoek gepresenteerd samen met een aantal
aanbevelingen. Conclusie is dat er geen belangrijke knelpunten zijn geconstateerd in de
subsidieprocessen van VWS, maar dat er nog wel een aantal verbeteringen mogelijk is.
VWS zal op basis van deze aanbevelingen in het najaar van 2011, naast de al in gang gezette
veranderingen, verdere aanpassingen voorstellen om het proces te o ptimaliseren.

Activiteit 8: Aanpassingen Subsidieplein
Het Subsidieplein is conform het Uniform Subsidiekader aangepast. De nieuwe versie van het
systeem wordt vanaf 1 juli 2011 gebruikt. Bij de uitvoering van het plan van aanpak verbetering
subsidiebeheer komen er, bijvoorbeeld tijdens trainingen, signalen over mogelijke
procesverbeteringen. Deze verbeteringen kunnen leiden tot aanpassingen in een nieuwe versie van
Subsidieplein. Besluitvorming hierover zal plaatsvinden in de Bestuursraad Bedrijfsvoering.

Activiteit 9: Trainingen medewerkers, informeren medewerkers
Een belangrijk onderdeel van de verbetering van het subsidiebeheer is het actualiseren en
verhogen van kennis bij medewerkers over het subsidieproces. Hierdoor zijn medewerkers in staat
om conform de actuele wet- en regelgeving en richtlijnen subsidies te verlenen en vast te stellen.
Bovendien geeft het delen van kennis en informatie ook inzicht over mogelijke
procesverbeteringen.
Op 7 juni 2011 heeft volgens planning een training plaatsgevonden voor medewerkers van de
afdeling Subsidies van de directie Bedrijfsvoering. Tijdens deze training is het nieuwe subsidiekader
toegelicht. Ook zijn bevindingen uit de kwaliteitsmeting besproken met de medewerkers.
Daarnaast wordt in het najaar van 2011 een algemene cursus Subsidies en Inkoop door de directie
Bedrijfsvoering georganiseerd.
Conform afspraak in het Audit Committee van 27 mei 2011 heeft FEZ in juni aan vier
beleidsdirecties trainingen over het subsidiebeheer gegeven. Het Audit Committee heeft gevraagd
om voor 1 oktober 2011 aan alle directies een training te geven. Begin september heeft FEZ aan de
resterende beleidsdirecties de training over het subsidiebeheer gegeven. In de trainingen van
september is extra aandacht besteed aan het verleningsproces voor het subsidiejaar 2012.
De trainingen beperken zich niet tot een instructie over de termijnen. Ook andere risico’s, zoals de
volledigheid van dossiers en specifieke financiële risico’s, hebben aandacht gekregen. Ook wordt
aandacht besteed aan specifieke onvolkomenheden die voorkomen bij een beleidsdirectie .
De directie Wetgeving en Juridische Zaken heeft in augustus en september 2011 in plaats van één
Juridisch Forum in totaal vier informatiebijeenkomsten georganiseerd, waarin een toelichting op de
kaderregeling wordt gegeven. Deze informatiebijeenkomsten zijn georganiseerd voor iedere DGkolom. Medewerkers krijgen antwoord op de vraag waarom er een nieuwe regeling is, wat er
daardoor is veranderd en hoe zij voortaan subsidies kunnen verstrekken.
Op het intranet van VWS is de informatie over subsidies geactualiseerd. Hierdoor kunnen
medewerkers de laatste wet- en regelgeving inzien. Daarnaast zijn standaardbrieven, checklijsten
en veelgestelde vragen opgenomen. Op intranet wordt ook uitgelegd hoe medewerkers gebruik
kunnen maken van het Expertise Centrum Subsidies. Ook de informatie over VWS-subsidies op
Rijksoverheid.nl is dit jaar geactualiseerd. Op de website van het Ministerie van Financiën is
algemene informatie over het Uniform Subsidiekader gepubliceerd.

Activiteit 10: Oriëntatie op de omvang en uitvoering van het subsidiebeheer
Op 25 mei 2011 is de Tweede Ka mer per brief6 geïnformeerd over de invulling van de
subsidietaakstelling van VWS. Het landelijk belang, de effectiviteit en de efficiency van kleinere
subsidies worden in het algemeen beperkt geacht, terwijl de beheerslast voor het departement

6

Kamerstukken II 2010-2011, 32 500 XVI, nr. 143, 25 mei 2011

12

relatief zwaar is. Daarom is besloten binnen de Kaderregeling VWS-subsidies een ondergrens van €
125.000 voor het verlenen van subsidies te hanteren.
Met de invulling van de subsidietaakstelling neemt VWS structurele maatregelen om het aantal
subsidies, vallende onder de Kaderregeling VWS-subsidies, te reduceren. Verwacht wordt dat dit
een belangrijke bijdrage levert aan het beter in evenwicht brengen van de reikwijdte van het
subsidiebeleid en een adequaat beheer. Naar verwachting zal het aantal subsidies als gevolg van
deze maatregel binnen de Kaderregeling afnemen van circa 700 naar circa 400 per jaar.
Het Ministerie van VWS heeft ook onderzocht hoe een optimale uitvoering van subsidies bereikt
kan worden. De in dit kader uitgevoerde positiebepaling levert een versnipperd beeld van het
uitvoeringslandschap op. Een belangrijk deel van de subsidies wordt door het kerndepartement zelf
uitgevoerd. Daarnaast bestaan echter specifieke regelingen die in de loop der tijd zijn ontstaan en
door andere organisaties worden uitgevoerd.
De resultaten van de oriëntatie op de uitvoering van het subsidiebeheer zijn in de Bestuursraad
Bedrijfsvoering van juni 2011 besproken. Er is besloten om vervolgactiviteiten uit te voeren in
2011 en 2012. Het gaat hierbij om een uitwerking van een concernbenadering subsidies VWS en
het voorbereiden van besluitvorming van interd epartementale samenwerking. Een mogelijkheid die
wordt onderzocht is verdere clustering en uniformering van de subsidie processen. Dit sluit aan bij
het streven van het kabinet naar een compacte rijksdienst. Verdere clustering van de uitvoering
heeft mogelijk voordelen, bijvoorbeeld door bundeling van personele inzet, bundeling van kennis
en uniformering van werkwijzen.

13

Aanvullende uitgevoerde activiteiten uit plan van aanpak
Expertise Centrum Subsidies
Het Expertise Centrum Subsidies (ECS) bestaat uit een vast team van medewerkers van de
directies Bedrijfsvoering, FEZ, Wetgeving en Juridische Zaken en de Rijksauditdienst. Het ECS
adviseert beleidsdirecties, al dan niet op verzoek, over uiteenlopende subsidievraagstukken. Het
kan bijvoorbeeld gaan om de interpretatie van subsidieregels of de wijze waarop subsidies in het
algemeen verstrekt worden, maar ook om een specifieke casus. Het ECS adviseert ook over
subsidiebeleid en subsidieregels. Het kan daarbij gaan om een nie uw beleidskader of nieuwe
regeling, maar ook om wijzigingen van bestaande kaders of regelingen. Subsidieregelgeving dient
voor medeparaaf te worden voorgelegd aan het ECS.
In 2011 heeft het ECS bijgedragen aan de verbetering van het subsidiebeheer door
beleidsdirecties te adviseren over onder meer het voorkomen van rechtmatigheidsfouten.
Daarnaast heeft het ECS gezorgd voor de aanpassing, interne communicatie en tijdige publicatie in
de Staatscourant van de nieuwe Kaderregeling VWS-subsidies en wijzigingen in specifieke
subsidieregelingen. Het ECS heeft er mede voor gezorgd dat instellingen tijdig vóór 1 juli 2011 per
brief geinformeerd zijn over de nieuwe regelgeving en de maatregelen als gevolg van de
aanvullende taakstelling subsidies.

Vasthouden van de verbetering
Het is van belang om de in gang gezette verbeteringen ook in de toekomst vast te houden. Daarom
heeft VWS een aantal maatregelen genomen die een structurele verbetering realiseren:
•

•

•
•
•

Er is een ondergrens ingesteld van € 125.000 voor subsidies binnen de Kaderregeling VWSsubsidies. Daardoor is er een structurele reductie van beheerslasten, doordat VWS vanaf
2012 minder subsidies zal verlenen. Naar verwachting wordt het aantal subsidies in de
Kaderregeling komende jaren verminderd van circa 700 naar circa 400 per jaar.
Het verscherpte toezicht wordt in 2012 gehandhaafd, conform het interne controleplan.
Ook de interne kwaliteitsmetingen worden gecontinueerd. Eind 2012 zal het Audit
Committee, na advies van de RAD, besluiten op welke wijze het toezicht wordt ingericht.
De Bestuursraad Bedrijfsvoering en het Audit Committee blijven de voortgang van het
subsidiebeheer bewaken.
Opleidingen zorgen er ook in 2012 voor dat medewerkers op de hoogte zijn en blijven van
belangrijke aspecten van het subsidiebeheer.
Het subsidiebeheer blijft een structureel onderdeel van de planning en controlcyclus. Het
beheer zal een vast onderwerp blijven in de gesprekken tussen de Directeuren-Generaal en
FEZ en in de jaarplangesprekken van de Directeuren-Generaal met de Secretaris-Generaal.
Dat geldt ook voor het regulier overleg tussen FEZ en de (coördinerend) financieel
adviseurs, directie Bedrijfsvoering en de RAD (voortgangsoverleg financiële
bedrijfsvoering).

Ambtelijke afstemming met de Algemene Rekenkamer
De voortgang van de uitvoering van het plan van aanpak is in de afgelopen maanden ambtelijk
besproken met de Algemene Rekenkamer.
Verder is de Algemene Rekenkamer als ambtelijk toehoorder aanwezig geweest bij de Audit
Committees van 26 mei, 1 juli en 9 september 2011.
De Algemene Rekenkamer zal haar oordeel over deze rapportage uiterlijk 1 november aan de
Tweede Kamer rapporteren.

14