Evaluatie deelnemersovereenkomst

Evaluatie deelnemersovereenkomst
EMD en WDH

December 2007

1 van 15

Evaluatie deelnemersovereenkomst

2 van 15

Evaluatie deelnemersovereenkomst

3 van 15

Evaluatie deelnemersovereenkomst

Inhoudsopgave
1

2

Inleiding

7

1.1

Achtergrond

7

1.2

Opzet onderzoek

7

Resultaten

8

2.1 Is het doel van de deelnemersovereenkomst en Eigen Verklaring
duidelijk?

8

2.2 Is het proces om tot de deelnemersovereenkomst en Eigen
Verklaring te komen helder en verloopt het proces goed?

9

2.3 Is de inhoud van de deelnemersovereenkomst en Eigen Verklaring
helder/duidelijk?
10
2.4 Is de impact van de deelnemersovereenkomst en Eigen Verklaring
helder/duidelijk?
11
2.5 Is de deelnemersovereenkomst en de Eigen Verklaring toepasbaar in
de praktijk?
12

3

Conclusie

13

Bijlagen
Bijlage 1 De lijst met deelnemers

15

4 van 15

Evaluatie deelnemersovereenkomst

5 van 15

1

Inleiding

1.1

Achtergrond

Als zorginstellingen gebruik willen gaan maken van het elektronisch medicatiedossier
(EMD) en/of het waarneemdossier voor huisartsen (WDH) is het noodzakelijk dat zij zich
aansluiten bij het landelijk schakelpunt (LSP). Ze dienen daartoe een
deelnemersovereenkomst te tekenen. In de deelnemersovereenkomst zijn de rechten en
de verplichtingen in het kader van deze aansluiting op het LSP vastgelegd. Met de
ondertekening van de bij de deelnemersovereenkomst horende Eigen Verklaring
garandeert de zorginstelling:
1. aangesloten te zijn op een veilig netwerk
2. dat zij zich houdt aan de voorgeschreven procedures
3. dat zij een gekwalificeerd softwaresysteem gebruikt
De implementatie van het EMD wordt getest binnen een pilot van zorgaanbieders in de
regio’s Rijnmond en Amsterdam. Plexus evalueert deze pilot. Onderdeel van deze
evaluatie is het aansluiten op het LSP en het tekenen van de daarbij behorende
deelnemersovereenkomst. Deze deelnemersovereenkomst en Eigen Verklaring zijn nieuw
en worden nu geëvalueerd ten behoeve van de landelijke implementatie van het WDH en
EMD. In deze evaluatie staat de ervaring van de zorgaanbieder met de
deelnemersovereenkomst centraal. 1
Het aantal deelnemers aan de pilot EMD is nu nog erg beperkt (n=7). Daarnaast is de
deelnemersovereenkomst nog niet geëvalueerd in de pilot WDH. Om het proces en de
inhoud van de deelnemersovereenkomst breder te kunnen toetsen is er voor gekozen
ook de koploperregio’s Nijmegen en Harderwijk mee te nemen in dit onderzoek. De regio
Nijmegen is bezig met de invoering van het Waarneem Dossier Huisartsen (WDH). De
regio Harderwijk is als koploper bezig met de invoering van het EMD.

1.2

Opzet onderzoek

Het doel van de pilot is om leerervaringen en verbeteringen tot stand te brengen ter
voorbereiding op een succesvolle landelijke implementatie van het WDH en van het EMD.
Datzelfde doel geldt voor dit specifieke onderdeel: de deelnemersovereenkomst met de
eigenverklaring. Het doel van de evaluatie is vast te stellen of het proces tot het tekenen
van de overeenkomst goed verloopt. Daarnaast wordt ook gekeken of de zorgverlener
duidelijkheid heeft over de inhoud van de overeenkomst. Aan de hand van een
vragenlijst zijn de volgende punten geëvalueerd en beschreven in dit rapport:
Is het doel van de deelnemersovereenkomst en de Eigen Verklaring
duidelijk?
Is het proces om tot de eigenverklaring deelnemersovereenkomst en de
Eigen Verklaring te komen helder en verloopt het proces goed?

1

Parallel aan de evaluatie van de deelnemersovereenkomst binnen de pilot EMD vindt een (juridisch)

onderzoek plaats naar aansprakelijkheden rond het EPD.

Is de inhoud van de deelnemersovereenkomst en de Eigen Verklaring
helder?
Is de impact van de deelnemersovereenkomst en de Eigen Verklaring
helder?
Zijn de deelnemersovereenkomst en de Eigen Verklaring toepasbaar in de
praktijk?
De deelnemers die mee doen aan de pilot en een tweetal deelnemers uit de
koploperregio Nijmegen hebben een enquête ontvangen. In totaal hebben 7
zorgaanbieders een volledige reactie gegeven. In aanvulling hierop nemen we in de
evaluatie van de projectleider in Nijmegen, de projectleider in Harderwijk en Microbais
mee. Dit rapport beschrijft de resultaten van de evaluatie. De resultaten zijn gebaseerd
op de evaluatieversie 1.0 van de deelnemersovereenkomst.
De lijst met deelnemers is weergegeven in bijlage 1.

2

Resultaten

2.1

Is het doel van de deelnemersovereenkomst en Eigen
Verklaring duidelijk?

Bevindingen
Alle deelnemers geven aan dat het doel van de deelnemersovereenkomst duidelijk is. Op
de vraag wat het doel precies is, wordt verschillend gereageerd. Drie deelnemers geven
aan dat het een verdrag is om kwaliteit en betrouwbaarheid te waarborgen. Twee andere
deelnemers zien de overeenkomst als een manier om voorwaarden en verplichtingen vast
te leggen. De eerstelijn Amsterdam vindt de eigenverklaring een duidelijk document en
heeft getekend voor aansluiten op Aorta en te voldoen aan de GBZ-eisen. Twee
deelnemers hadden te weinig tijd om de deelnemersovereekomst met toelichting goed
door te nemen. Zij hebben getekend voor participatie aan het EMD en aansluiting bij het
LSP.
Het Sint Franciscus ziekenhuis geeft hierbij als kanttekening aan dat er te veel
verantwoordelijkheid ligt bij de aanbieder en te weinig bij de centrale organisaties (VWS
en NICTIZ). De projectleider uit Harderwijk geeft als kanttekening dat de eisen ten
aanzien van het GBZ niet specifiek genoeg zijn. Er is geen certificatieschema en de eisen
zijn voor interpretatie vatbaar.

Conclusie
De doelen van de overeenkomst zijn duidelijk. Alle deelnemers begrijpen dat het van
belang is om de veiligheid en kwaliteit van informatie-uitwisseling op deze wijze te
waarborgen. Maar de doelen zijn dermate omstreden op het punt van
verantwoordelijkheden en sancties dat niet iedereen de overeenkomst in de huidige vorm
tekent.

8 van 15

2.2

Is het proces om tot de deelnemersovereenkomst en Eigen
Verklaring te komen helder en verloopt het proces goed?

Bevindingen
De twee deelnemers uit Nijmegen ervaren het proces als goed en hebben geen
opmerkingen ter verbetering. Ze geven aan dat de regionale projectleider een belangrijke
rol heeft gespeeld in het verduidelijken van het proces.
De eerstelijn Amsterdam vond het proces rond het tekenen van de eigenverklaring goed
en duidelijk. Het tekenen van de deelnemersovereenkomst liep iets minder soepel. Er
bestond onduidelijkheid over de timing en versienummers. De deelnemers uit de pilot
EMD vinden de communicatie niet duidelijk. Het was onduidelijk wanneer bepaalde
documenten binnen zouden komen, getekend moesten zijn en wanneer welke actie
genomen moest worden. Daarnaast was het deze deelnemers onduidelijk door wie de
deelnemersovereenkomst is opgesteld en met welke partijen de
deelnemersovereenkomst vervolgens is afgestemd. De regio Amsterdam en Rijnmond
bleken een verschillende versie van de overeenkomst gekregen te hebben. Dit leverde
verwarring op.
De projectleider uit Harderwijk vond dat de inhoud van de deelnemersovereenkomst pas
erg laat definitief verkrijgbaar was. Zijn communicatie naar de deelnemers heeft ervoor
gezorgd dat de deelnemersovereenkomst op tijd getekend is.
Het Sint Franciscus Ziekenhuis en de Noordam apotheek hadden graag meer toelichting
gehad over het proces om tot de eigenverklaring te komen. Een deelnemer gaf aan dat
een andere vorm van toelichting deelname zou vergemakkelijken. Verschillende
deelnemers gaven de suggestie de schriftelijke toelichting bij de
deelnemersovereenkomst kort en toegepast te houden. Hierdoor zal het lezen en
begrijpen van de overeenkomst adequater zijn en minder tijd in beslag nemen dan de
huidige toelichting.
De projectleider uit Nijmegen geeft aan dat een aantal huisartsenpraktijken de
deelnemersovereenkomst te vroeg ontvingen. Ze zaten nog midden in het
aansluitproces, en beschikten nog niet over de benodigde informatie. Daarnaast wordt er
in de deelnemerovereenkomst en Eigen Verklaring om een aantal gegevens gevraagd,
die vraagtekens oproepen of overbodig lijken:
- Gegevens van het UZI-register; deze informatie is al bekend via
aanvraagformulier GBZ
- KvK nummer; huisartsenpraktijken beschikken hier doorgaans niet over
- Gegevens ZSP; Huisartsen die gebruik maken van een ASP systeem weten niet
welk ZSP gebruikt wordt
- Productnaam ZSP; er is sprake van een dienst, meestal zonder productnaam
- Productnaam en versienummer HIS; volgens de projectleider zou leverancier en
productnaam voldoende moeten zijn.
Het invullen kost hierdoor meer tijd dan nodig lijkt. Microbais gaf op dit punt aan samen
met NICTIZ te proberen de formulieren zoveel mogelijk voor in te vullen ten behoeve van
de apothekers.

9 van 15

Alle deelnemers geven aan dat de implementatie als geheel veel tijd kost. Het tekenen
van de overeenkomst en het voldoen aan de gestelde eisen is een van de stappen van de
implementatie die tijdrovend is. De projectleider in Harderwijk heeft de belangrijke
passages uit de overeenkomst onder de aandacht gebracht van de betrokkenen. Hiermee
heeft hij het proces ook sterk inhoudelijk geleid. De deelnemers hadden door zijn
betrokkenheid genoeg informatie en extra ondersteuning is dus ook niet nodig.
Conclusie
Het proces rondom de overeenkomst is in de diverse pilotregio’s heel verschillend
verlopen en ervaren. De reacties verschillen van positief tot sterk negatief. Voor
sommigen is het helder, voor anderen is de communicatie niet duidelijk geweest en voor
de meesten is het proces als tijdrovend ervaren. Sommige zaken hangen waarschijnlijk
met de hectiek van de pilotfase samen (onduidelijkheid planning en deadlines,
verschillende versies e.d.) of worden beïnvloed door de support van de regionale
projectleider of van Microbais.
De mondelinge toelichting met name door projectleider is als positief ervaren en zou zelfs
uitgebreider kunnen, terwijl de schriftelijke toelichting als te uitgebreid en daardoor niet
goed leesbaar is ervaren. In Nijmegen en in Harderwijk hebben de regionale
projectleiders een belangrijke rol gespeeld in het toelichten en met name interpreteren
van de inhoud.
Samengevat loop het proces goed onder voorwaarde dat een sterke partij de coördinatie
in handen heeft. Een eenduidige communicatie over deadlines en versie nummers is
nodig bij het landelijk gebruik van de eigenverklaring.
Belangrijke aandachtspunten voor het proces zijn:
1. Timing afstemmen op aansluiting
2. Compacter uitleggen van de overeenkomst
3. Informatiebevraging vereenvoudigen, en waar mogelijk vooraf invullen bekende
gegevens
4. Proces- en inhoudelijke ondersteuning is m.n. voor de kleinere zorgaanbieders
nuttig en nodig

2.3

Is de inhoud van de deelnemersovereenkomst en Eigen
Verklaring helder/duidelijk?

Bevindingen
Alle deelnemers vinden de inhoud van de deelnemersovereenkomst en Eigen Verklaring
duidelijk. Een deelnemer geeft tegelijk aan de overeenkomst niet in detail gelezen te
hebben. Om het tot in de kleine details door te nemen vindt hij de stof te droog en te
uitgebreid.
Op de vraag of de overeenkomst de rechten en verplichtingen voldoende duidelijk maakt
geven het Sint Franciscus Ziekenhuis en de koploperregio in Harderwijk aan dat de
rechten en plichten van de ketenpartners (waaronder NICTIZ) niet goed naar voren
komen.

10 van 15

Verschillende deelnemers geven aan dat ze opnieuw moeten tekenen voor zaken die al
geregeld zijn als beroepsverplichting. Er bestaan al regelingen over het verschaffen van
verkeerde informatie aan andere zorgverleners. De deelnemers geven hierbij aan dat
deze overbodige artikelen de overeenkomst zwaarder maken dan nodig lijkt, met als
risico dat zorgaanbieders niet gaan aansluiten.
Daarnaast wordt door een deelnemer aangegeven dat de samenhang met de
overeenkomsten die de leveranciers tekenen niet helder is. De deelnemer van de
eerstelijn Amsterdam miste de samenhang tussen de eigenverklaring en de
deelnemersovereenkomst.

Conclusie
De inhoud van de overeenkomst is helder, met de volgende kanttekeningen:
De inhoud wordt door de kleinere zorgaanbieders niet goed gekend
De relatie met andere wettelijke beroepsverplichtingen is niet helder
De samenhang met andere overeenkomsten, zoals die van de leveranciers, is niet
helder
De rechten en verplichtingen van de ketenpartners (o.a. NICTIZ) zijn niet
duidelijk
Een deelnemer geeft aan dat de samenhang tussen deelnemersovereenkomst en
Eigen Verklaring niet helder is

2.4

Is de impact van de deelnemersovereenkomst en Eigen
Verklaring helder/duidelijk?

Bevindingen
Alle deelnemers op 1 na geven aan dat duidelijk is wat de consequenties en sancties zijn
bij het niet naleven van de gestelde eisen in de overeenkomst en de Eigen Verklaring.
Hierbij wordt wel een aantal kanttekeningen gemaakt. Een drietal deelnemers is van
mening dat de sanctieprocedure aangepast moet worden, vanwege:
- de risico’s die niet altijd in eigen hand zijn (zowel wat betreft gedrag van cliënten
–denk hierbij aan gebruik valse identiteit- als wat betreft ketenpartners)
- de als eenzijdig ervaren risico’s
- onduidelijkheid over consequenties voor de continuïteit van de bedrijfsvoering in
geval van sancties
Voor een ziekenhuis is dit een reden om de overeenkomst in de huidige vorm nog niet te
tekenen. Aanpassingen aan de sanctieprocedure die genoemd worden zijn:
- officiële waarschuwing voorafgaand aan sancties
- mogelijkheid bezwaar
- inventarisatie risico’s die niet goed in de hand te houden zijn (ivm continuïteit van de
bedrijfsvoering)
Een van de apothekers geeft aan geen idee te hebben wat de gevolgen zijn van het niet
voldoen aan de eisen van de verdragen. Hij heeft te weinig tijd om de verdragen goed
door te nemen.

11 van 15

Conclusie
De impact van de overeenkomst is op hoofdlijn helder bij betrokkenen. Niet alle
deelnemers zijn het daarmee inhoudelijk eens, omdat ze vinden dat de
verantwoordelijkheid te eenzijdig bij de zorgaanbieder wordt gelegd. Voor 1 ziekenhuis is
dit zelfs reden om de overeenkomst in de huidige vorm nog niet te tekenen.

2.5

Is de deelnemersovereenkomst en de Eigen Verklaring
toepasbaar in de praktijk?

Bevindingen
De verantwoordelijkheid die men draagt door de overeenkomst te tekenen, wordt door
de verschillende deelnemers als zwaar ervaren. Een deelnemer geeft aan dat dit gevoel
veroorzaakt wordt door de grote afhankelijkheid van andere partijen. Zij heeft dus wel de
verantwoordelijkheid voor de kwaliteit maar niet de controle over alle processen. In haar
geval heeft de projectleider haar kunnen overtuigen de overeenkomst wel te tekenen. De
huisartsenpost Nijmegen en de koploperregio in Harderwijk geven aan dat de strakke
wijze waarop de deelnemersovereenkomst is ingestoken afschrikt. Een deelnemer geeft
aan dat de GBZ eisen zo uitgebreid zijn dat niet alle zorgaanbieders aan alle procedures
en eisen kunnen voldoen.
Daarnaast geeft het Sint Franciscus Ziekenhuis aan dat voor een goede bruikbaarheid de
ketenverantwoordelijkheid verder uitgedacht zou moeten worden, en expliciet
opgenomen in de deelnemersovereenkomst.
Anderzijds wordt het belang van informatiebeveiliging onderkend. De huisartsenpost
Nijmegen geeft aan voldoende vertrouwen te hebben in de betrokken partijen.
Conclusie
De betrokkenen staan achter het doel van de deelnemersovereenkomst, namelijk het
waarborgen van de veiligheid en de kwaliteit van het systeem. Maar de wijze waarop de
deelnemerovereenkomst inhoudelijk is ingestoken schrikt af. De deelnemers geven aan
dat de verantwoordelijkheid als dusdanig zwaar en eenzijdig wordt ervaren dat dit een
reden kan zijn voor zorgaanbieders om niet aan te sluiten op het LSP.

12 van 15

3

Conclusie

3.1 Algemeen
Dit onderzoek telt een bescheiden aantal respondenten en heeft een
kwalitatief/beschrijvend karakter. Daar is niets mis mee, omdat het een momentopname
betreft in de nog kleinschalige pilots WDH en EMD. Pilots die als doel hebben om zoveel
verbeterslagen op alle onderdelen uit te kunnen voeren, voordat er tot landelijke uitrol
voor het WDH en EMD wordt overgegaan. In dit licht dienen onderstaande conclusies
gelezen te worden.
Opvallend is het verschil in beleving tussen de deelnemers aan de pilot EMD (Rijnmond
en Amsterdam) en de koplopers (Nijmegen en Harderwijk), die later zijn begonnen met
de implementatie. De pilot EMD is voorafgegaan aan de start van de koplopers en heeft
dus de grootste ontwikkelpunten opgevangen. Het proces wordt in de koploperregio’s als
beter ervaren. De grootste verbeterpunten die uit de pilot naar voren waren gekomen,
zijn al doorgevoerd bij de koplopers. Daarnaast hebben de regionale projectleiders in de
koploperregio’s hier een belangrijke rol bij gespeeld. Zij hebben veel duidelijkheid
gegeven door:
- Stapsgewijs aansturen
- Informatie hapklaar aanbieden
- Benadrukken belangrijke artikelen
- Advisering
Daarnaast is er een opvallend verschil waarneembaar tussen de ziekenhuizen en de
kleinere zorgaanbieders (huisartsenpost, huisartsen en apothekers) wat betreft kennis
van de deelnemersovereenkomst en Eigen Verklaring en wat betreft de waardering van
de inhoud van de overeenkomst en verklaring.
De ziekenhuizen hebben de mogelijkheid tot interne ondersteuning met specifieke
expertise, zoals juristen en de dienst informatievoorziening. Huisartsen, huisartsenposten
en apothekers moeten de implementatie van het EMD of WDH zelfstandig naast het
gewone werk uitvoeren. Zij hebben te weinig tijd om zich goed in de materie te
verdiepen. Daarnaast ervaren ze de materie als ingewikkeld, droog en te uitgebreid. De
combinatie van gebrek aan tijd en expertise heeft tot gevolg dat de kleine deelnemers
moeite hebben te begrijpen waar zij precies voor tekenen. De kleinere partijen zijn
hiermee afhankelijk van ondersteuners, zoals de regionale projectleider of de XISleverancier, voor het hapklaar aanbieden van de informatie.
Voor de ziekenhuizen geldt dat er niet zozeer commentaar is over de opzet van de
overeenkomst en toelichting, maar op de inhoud. Het gaat dan met name om het
opnieuw vastleggen van reeds bestaande verplichtingen, het eenzijdig opleggen van
sancties en onduidelijkheid over de verantwoordelijkheden van andere ketenpartners.

3.2 Eindconclusie en aanbevelingen
De inhoud en het proces rond de overeenkomst hebben al een optimalisatiestap
doorgemaakt tussen toepassing in de pilot en bij de koplopers. In deze eerste
optimalisatiestap zijn de eerste en grootste verbeterpunten doorgevoerd.

13 van 15

Uit de evaluatie concluderen wij dat de deelnemersovereenkomst in de huidige vorm
twee risico’s kent:
1. Een risico is vertraging in het aansluiten van zorgaanbieders, doordat weerstand
bestaat tegen het als eenzijdig en zwaar ervaren contract.
2. Een risico vormt het ontbreken van begrip waarvoor men tekent.
Goede communicatie rondom de deelnemersovereenkomst kan een bijdrage leveren aan
het verkleinen van het eerste risico. Aandachtspunt hierbij is onder meer een goede
toelichting op de strekking van de overeenkomst.
Om het tweede risico te verkleinen adviseren wij het volgende:
- Biedt de informatie hapklaar aan, met name aan de kleine deelnemers, door:
o Een korte en toegepaste toelichting bij de deelnemersovereenkomst
o Benadruk belangrijke artikelen
o Stem timing af op aansluiting
Daarnaast geldt dat m.n. voor de kleinere zorgaanbieders een goede inhoudelijke- en
procesondersteuning nodig is.
Een relatief eenvoudige aanpassing die veel onvrede bij de zorgaanbieder kan voorkomen
is het weglaten van vragen naar onnodige (dubbele) gegevens.
Overige suggesties die de deelnemers aangeven zijn:
- Toelichting op de samenhang tussen deelnemersovereenkomst en Eigen
Verklaring
- Toelichting op de samenhang tussen deelnemersovereenkomst en gerelateerde
overeenkomsten zoals de leveranciersovereenkomst
- Vul de formulieren zoveel mogelijk van te voren in (is al opgepakt)

14 van 15

Bijlage 1 De lijst met deelnemers
Betrokkene

Organisatie

Status reactie

P. Burger, projectleider EMD

Bovenij Ziekenhuis

Ingevuld retour

H. Gerla, Raad van Bestuur

Sint Franciscus Gasthuis

Persoonlijk interview

W. Leemker, apotheker

Apotheek Bolnes

Nog geen reactie

H. de Tombe, apotheker

Apotheek Slikkerveer

Nog geen reactie

G. van Eeden, apotheker

Apotheek de Meeuwen

Ingevuld retour

D. Krom, apotheker

Apotheek Noordams

Ingevuld retour

C. Dekker, projectleider

1elijnamsterdam

Persoonlijk interview

M. Borghuis, directeur

Centrale Huisartsenpost

Ingevuld retour

Zorgaanbieders

Nijmegen
A. Rikken, administrateur

Gezondheidscentrum

Ingevuld retour

Lindenholt
Ondersteunende organisaties
HJ Buunk, projectleider

Microbais

Ingevuld retour

E Aling, regionale projectleider

Koploperregio Nijmegen

Lijst met aanbevelingen gestuurd

R. Ekkelenkamp, Regionale

Koploperregio Harderwijk

Ingevuld retour

projectleider

15 van 15