Tweede Kamer der Staten-Generaal

2

Vergaderjaar 2022–2023

36 200 XVI

Vaststelling van de begrotingsstaten van het
Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en
Sport (XVI) voor het jaar 2023

Nr. 11

BRIEF VAN DE MINISTER VAN VOLKSGEZONDHEID, WELZIJN EN
SPORT
Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
Den Haag, 5 oktober 2022
Tijdens het wetgevingsoverleg over het jaarverslag 2021 d.d. 30 juni 2022
(Kamerstuk 36 100 XVI, nr. 14) is met uw Kamer gesproken over het
financieel beheer en het programma dat binnen het ministerie inzet op
structurele verbeteringen met aandacht en oog voor de organisatie en de
veranderkundige opgave die dit vergt. In de eerdere voortgangrapportage
(Kamerstuk 35 925 XVI, nr. 185) en tijdens het wetgevingsoverleg heb ik u
geïnformeerd dat de focus van het programma is komen te liggen op de
borging van het financieel beheer in de gehele organisatie.
Het programma «Verbetering financieel beheer VWS» is voortgezet onder
de naam «Structurele en culturele borging van het financieel beheer»
(hierna: programma) om te markeren dat de focus nu ligt op het verankeren van een beter financieel beheer. Dat vraagt enerzijds om structuuraanpassingen maar het vergt ook meer aandacht en ander gedrag en
daarmee een cultuuraanpassing in alle geledingen van de organisatie. Zo
worden processen en werkwijzen in opzet en bestaan verbeterd. Daar
waar nog grote risico’s zijn ten aanzien van de corona-gerelateerde
uitgaven in relatie tot het financieel beheer, is in de lijnorganisatie het
instrument «verscherpt toezicht» ingezet. Ook in 2022 verwacht ik nog
steeds een aantal grote onrechtmatigheden. Deze hangen grotendeels
samen met overeenkomsten die in 2020 en 2021 zijn afgesloten voor de
beheersing van corona.
Met deze brief geef ik voorts uitvoering aan de motie van het lid Sneller
c.s. (Kamerstuk 35 830 nr. 9) om u twee keer per jaar te informeren over
de borging van het financieel beheer en de gewijzigde motie van het lid
Den Haan c.s. waarin wordt gevraagd in te gaan op de gewenste cultuur
(Kamerstuk 35 830, nr. 36) om het financieel beheer structureel te borgen.

kst-36200-XVI-11
ISSN 0921 - 7371
’s-Gravenhage 2022

Tweede Kamer, vergaderjaar 2022–2023, 36 200 XVI, nr. 11

1

Status en programmering programma tweede helft 2022
Binnen het programma zijn er drie thema’s: 1) positionering, organisatie
en bemensing; 2) beheer en inzet van financiële instrumenten en 3)
interne beheersing. Vanuit deze thema’s wordt gewerkt met een werkgroepenstructuur waarin financieel adviseurs vanuit verschillende directies
van het ministerie zijn vertegenwoordigd. De werkgroepen hebben de
opdracht om de aanbevelingen uit het eerder met u gedeelde
KPMG-rapport (Kamerstuk 35 925 XVI, nr. 28) uit te werken en bevindingen van de Auditdienst Rijk (ADR) en Algemene Rekenkamer over het
financieel beheer uit de verantwoording 2020 en 2021 te adresseren.
De acties die op dit moment lopen hebben vooral betrekking op de
«opzet» van het financieel beheer. Het gaat dan om het aanscherpen van
kaders, processen, instrumenten of verantwoordelijkheden en de
implementatie van aanpassingen in nieuwe werkwijzen. In de eerste helft
van 2023 – de voorlopig laatste fase van het programma – zal het accent
vooral liggen op de werking en de prestaties van de nieuwe structuren.
Ik zal in deze brief achtereenvolgens de drie verschillende thema’s van het
programma behandelen.
Cultuur (werkgroep positionering, organisatie en bemensing)
De werkgroep positionering, organisatie en bemensing werkt aan de
gewenste organisatorische veranderingen van het financieel beheer.
Daarbij wordt de governance van de financiële functie (taken en verantwoordelijkheden) tegen het licht gehouden en wordt gekeken naar de
culturele kant (aandacht en gedrag) in de organisatie.
Het Ministerie van VWS heeft een krachtige decentrale «doeners»mentaliteit en cultuur die past bij de variatie in de beleidsterreinen en die
in de coronacrisis er ook voor zorgde dat in korte tijd beleid tot uitvoering
kon komen. Tegelijkertijd zorgt deze mentaliteit voor variatie in de
uitvoering van beleid en een financiële functie die niet voldoende
eenduidig is. De werkgroep positionering gaat na waar meer uniformiteit
moet worden aangebracht. Ik wil hierbij benadrukken dat een eenduidige
financiële functie van groot belang is, temeer bij het Ministerie van VWS
de verantwoordelijkheid met name decentraal is belegd. Dit maakt ten
eerste het financieel beheer voorspelbaarder op het totaalniveau.
Daarnaast moeten de controllers in de zogeheten «tweede lijn» kunnen
vertrouwen op eenduidige en tijdige informatie om hun controlewerkzaamheden goed uit te kunnen voeren. De bestuursraad heeft opdracht
gegeven om, via de werkgroep positionering, organisatie en bemensing,
met name de rol van de financieel adviseurs in de eerste lijn opnieuw te
definiëren. Deze opdracht wordt door de werkgroep aangevuld met een
beschrijving van de contouren van de gehele financiële kolom waarbij per
functie de rollen en verantwoordelijkheden worden beschreven. Na
afstemming over de gewenste contouren moet de implementatie ervan
ertoe leiden dat er meer uniformiteit, een betere samenwerking in de
kolom en een meer beheersbare werkdruk ontstaat.
Veranderingen in de organisatie en de cultuur kunnen niet zonder de
juiste «tone at the top», waarbij de leiding van het departement zichtbare
aandacht besteedt aan het financieel beheer. De financiële vraagstukken
waar het departement voor staat zijn een vast onderwerp op de agenda
van de bestuursraad.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2022–2023, 36 200 XVI, nr. 11

2

De directeur van de directie FEZ neemt ook plaats in de bestuursraad en
kan zodoende op alle onderwerpen van belang vanuit zijn verantwoordelijkheid inbreng leveren.
Om de samenwerking tussen financiële professionals te versterken
worden activiteiten georganiseerd die als doel hebben om te verbinden, te
reflecteren en kennis te delen. De wens voor dergelijke activiteiten is door
de VWS-medewerkers uitgesproken. Naar aanleiding van deze wens is er
voor de zomer een dag georganiseerd voor en door de medewerkers met
een financiële functie. Op deze dag zijn er workshops over verschillende
financiële onderwerpen gegeven om kennis met elkaar te delen en
hebben de medewerkers de kans gekregen te reflecteren op de afgelopen
jaren en vooruit te blikken op mogelijke verbeterpunten in de toekomst.
Bij de bijeenkomst werd aandacht gevraagd voor bredere verspreiding
van kennis en aandacht voor communicatie. De eerste stappen om hier
verbetering in aan te brengen zijn genomen. Zo is er een online groep
gecreëerd waar berichten geplaatst en documenten gedeeld worden die
betrekking hebben op de werkzaamheden van VWS-medewerkers met een
financiële functie. Financieel adviseurs kunnen elkaar, ook via dit platform,
vinden als persoon en als professional. Daarnaast vinden ze kaders en
kennis met betrekking tot het financieel management. In het najaar van
2022 worden vervolgbijeenkomsten georganiseerd ten behoeve van de
verbinding tussen de financieel adviseurs en de kennisdeling. Ook worden
er trainingen georganiseerd om kennis actief te delen.
Bij de uitvoering van het programma zie ik momenteel een tweetal risico’s
die zich kunnen voordoen. Allereerst is voldoende managementaandacht
en een blijvende focus van belang. Het financieel beheer verdient
blijvende aandacht, ook als de hectiek van andere onderwerpen deze
aandacht dreigen te verstoren. In de coronapandemie hebben we kunnen
zien hoe moeilijk het is om fouten die aan de voorkant zijn ontstaan
vervolgens in de verantwoording te herstellen. Ook nu wordt nog aan
zaken uit 2020 en 2021 gewerkt. Zien dat gedane zaken soms niet te
herstellen zijn werkt demotiverend. Vandaar dat we werken aan een
afwikkeling van de dossiers uit eerdere jaren om in 2023 verder te kunnen
zonder deze «zware bagage». Een tweede risico is de bemensing binnen
de financiële functie. De huidige arbeidsmarkt is krap en daarmee is het
niet altijd mogelijk om tijdig de benodigde financiële mensen aan te
trekken. Deze opgave geldt overigens niet alleen voor het Ministerie van
VWS, maar ook voor andere departementen en zal ook onderwerp zijn in
de nieuw opgerichte Taskforce Verbetering Financieel Beheer1 van het
Ministerie van Financiën.
Beheer en inzet van financiële instrumenten
Het tweede thema binnen het programma richt zich op het beheer van de
financiële instrumenten: inkoop-, subsidie- en materieelbeheer. Voor deze
instrumenten zijn werkgroepen ingericht waar de bevindingen en
aanbevelingen van de ADR en Algemene Rekenkamer worden aangepakt.
Inkoopbeheer
De werkgroep inkoopbeheer werkt aan een aantal concrete producten ten
behoeve van het structureel verbeteren en borgen van het inkoopbeheer.
Een probleem dat al is aangepakt is het inzicht in afwijkingen van wet- en
regelgeving met betrekking tot de inkopen, hiertoe heeft het Ministerie
van VWS een interne afwijkingsprocedure die in 2022 is aangescherpt.
Daarbij is zowel aandacht voor het volgen van de juiste procedure, als het
1

Kamerstuk 31 865, nr. 210

Tweede Kamer, vergaderjaar 2022–2023, 36 200 XVI, nr. 11

3

opstellen van een plan van aanpak om in de toekomst een soortgelijke
onrechtmatigheid te voorkomen.
Nu werkt het Ministerie van VWS aan het beter onderbouwen van
geleverde diensten en goederen (prestatieverklaring), een centraal en
volledig geautomatiseerd contractenregister, een verbetering van de
spendanalyse en vastlegging van de instrumentkeuze.
Er is onderzoek uitgevoerd naar de risico’s in het proces met betrekking
tot inkopen en inhuur door het Ministerie van VWS. Om de gedetecteerde
risico’s te beheersen worden drie momenten in het inkoopproces
ingebouwd om de controle te versterken: 1) wanneer één van de risico’s
zich voordoet moet de specificatie/onderlegger voor de prestatieverklaring
benoemd worden in de contracten; 2) de financieel adviseur wordt
verantwoordelijk gemaakt om in elke overeenkomst de risicoparagraaf te
toetsen; 3) de prestatieverklaarder wordt gewezen op zijn verantwoordelijkheid (en ontvangt uitleg hierover). Met deze aanvullende stappen wordt
beoogd het inkoopproces dusdanig te beheersen dat de prestatieverklaring aansluit bij de inkoop en de betaling.
In voorbereiding op een volledig geautomatiseerd centraal register in
2024 heeft de werkgroep de huidige beschikbare inkoopoverzichten
binnen het Ministerie van VWS in kaart gebracht. Deze overzichten zullen
samengevoegd moeten worden om een centraal contractenregister te
kunnen gaan vormen. Eén van de doelen van een centraal contractenregister is het (indien nodig en mogelijk) op tijd contracten te verlengen en
daarmee het risico voor het te laat starten van een eventuele aanbestedingsprocedure te beperken.
Het ministerie wil de spendanalyses verder verbeteren zodat ze een
volledig overzicht geven. De spendanalyse levert managementinformatie
op waarmee de organisatie het inkoopbeleid kan toetsen op afwijkingen
en waar mogelijk kan verbeteren. In de huidige analyse wordt risicogericht gekeken (de grootste posten tot 90% van de uitgaven en per kolom
tot 80%). De planning is om in januari 2023 een volledige spendanalyse
over heel het jaar 2022 op te leveren.
Als laatste heeft de werkgroep een format opgesteld waarin een
medewerker makkelijker de keuze kan maken welk instrument kan worden
ingezet om beleid tot uitvoering te laten komen (subsidie, inkoop of
bijdrage).
Gebruik uitzonderingsgrond dwingende spoed
Zoals toegezegd aan uw Kamer tijdens het wetgevingsoverleg over het
jaarverslag 2021 d.d. 30 juni 2022, treft u hieronder de stand van zaken
van het aantal inkoopprocedures waarbij gebruik is gemaakt van de
uitzonderingsgrond dwingende spoed. Er is in 2022 in meerdere gevallen
gebruik gemaakt van deze uitzonderingsgrond uit de Aanbestedingswet,
omdat er situaties waren waarbij het afwijken van de gebruikelijke
aanbestedingsregels onvermijdelijk was. Zo is door de oorlog in Oekraïne
een situatie ontstaan die snel handelen strikt noodzakelijk maakte. Voor de
coördinatie en opvang van medische evacuees evenals het transport uit
de Oekraïne zijn opdrachten verstrekt op grond van dwingende spoed als
bedoeld in de Aanbestedingswet. Voor de corona-gerelateerde inkopen
(test- en analysecapaciteit) is begin 2022 gebruik gemaakt van de
uitzonderingsgrond als gevolg van de opkomst van de omikronvariant (in
combinatie met andere feiten en omstandigheden).

Tweede Kamer, vergaderjaar 2022–2023, 36 200 XVI, nr. 11

4

Tabel 1. Gebruik dwingende spoed kerndepartement in 2022
Dossier

Budgettaire omvang

Testcapaciteit overflow (75.000 stuks NAAT)
Zelftesten onderwijs (38 mln. stuks)
Coördinatie diagnostiek en medisch vervoer Oekraïense vluchtelingen
Vaccinatie-implementatie zeevarenden
Verlengingen Landelijk Coördinatie Patiënten Spreiding

€ 252,0 mln.
€ 84,0 mln.
€ 8,9 mln.

Overeenkomst Stichting Open Nederland

€ 1,1 mln.
€ 11,5 mln (o.b.v.
voorschotten)
na afrekening vast te
stellen

Corona-gerelateerde inkopen
Bij specifiek de corona-gerelateerde inkopen is gebleken dat dossiervorming niet op orde is. Bij het doorlopen van een aanbestedingsprocedure heeft dossiervorming veel aandacht gekregen in 2022, waarbij
rechtmatigheid, herleidbaarheid en compleetheid de uitgangspunten zijn.
In de uitvoering van de overeenkomst is bovendien de prestatieverklaring
een belangrijk aspect voor de financiële afronding en daarmee de
rechtmatigheid van de opdracht. Ten opzichte van 2021 zijn er ten aanzien
van de prestatieverklaring verbeterslagen gemaakt. Er zijn bijvoorbeeld op
het dossier zelftesten heldere processen opgesteld als het gaat om het
koppelen van pakbonnummers aan facturen. De aangepaste procedure is
getoetst op de leveringen van 2021/2022 en er kan geconcludeerd worden
dat met de doorgevoerde verbeteringen de betalingen van leveringen van
zelftesten 100% rechtmatig gebeuren.
Subsidiebeheer
De problemen die geconstateerd zijn met betrekking tot het subsidiebeheer bestaan uit het nog onvoldoende uitwerken van risicoanalyses en
controlebeleid met betrekking op misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O),
het verbeteren van de staatssteuntoets en deze toepassen op andere
geldstromen waar het risico op staatssteun speelt. Binnen de werkgroep
subsidiebeheer wordt gewerkt aan producten die bijdragen aan een
gestructureerd subsidieproces waarbij er aandacht is voor mogelijke
risico’s.
Misbruik en oneigenlijk gebruik
Om mogelijke risico’s op misbruik, oneigenlijk gebruik en fraude te
identificeren wordt bij het ontwikkelen van een subsidieregeling een
risicoanalyse uitgevoerd en schriftelijk vastgelegd. Voor de risicoanalyse
wordt een standaard format gebruikt dat is geactualiseerd in september
2022. Het M&O-register is verder ontwikkeld en wordt periodiek bijgehouden. Hierin wordt geregistreerd of de subsidie voldoet aan de
meldingsplicht en worden eventuele M&O- en/of frauderisico’s
opgenomen. Ook is een voorportaal van het M&O-register gecreëerd
waarin vermoedens worden geregistreerd. Om medewerkers hierover te
informeren zijn risicomanagementtrainingen gegeven op de Rijksacademie van het Ministerie van Financiën.
Staatssteun
Wat betreft staatssteun is het Ministerie van VWS in 2017 gestart met een
verbetertraject ten aanzien van staatssteuntoetsing. Dit was primair
gericht op nieuwe subsidieregelingen. In 2020 is de administratieve
organisatie staatssteun van het Ministerie van VWS geactualiseerd en
daar wordt sindsdien naar gehandeld. Dit bij elkaar betekent dat vanaf

Tweede Kamer, vergaderjaar 2022–2023, 36 200 XVI, nr. 11

5

2018 alle nieuwe subsidieregelingen en wijzigingen of herzieningen ervan
en alle instellingssubsidies en projectsubsidies standaard op staatssteun
worden getoetst.
Bij de verantwoording 2021 was er budgettair minder onzekerheid over de
rechtmatigheid vanwege staatssteun en deze zal naar verwachting ook dit
jaar verder afnemen.
Taskforce financiering gemeenten
Sinds dit voorjaar is er een taskforce gestart waarin verschillende
departementen aansluiten om de gemeentelijke financiering te bespreken
en waar nodig te verbeteren. Aanleiding hiervan was dat de Algemene
Rekenkamer het gebruik van een decentralisatie uitkering (DU) als
onrechtmatig heeft betiteld indien er eisen worden gekoppeld aan de inzet
van een DU. De taskforce ziet erop toe dat de gemeentelijke financieringen
rechtmatig verlopen en voldoen aan de eisen van de nieuwe financieringssystematiek. Hiermee zet ook het Ministerie van VWS in op een
rechtmatige financiering naar gemeenten.
Materieel beheer
De geconstateerde problemen in het materieel beheer richten zich bij het
Ministerie van VWS op het ontbreken van een centraal zicht op de
voorraden en een formele centrale regie, risicoanalyse, richtlijnen en
toezicht. Deze problematiek wordt nogmaals benadrukt in het rapport
«Focus op strategische voorraden» van de Algemene Rekenkamer. In het
najaar van 2021 is door de directie FEZ gestart met het inrichten van
centraal materieel beheer. Er is een aanwijzing materieel beheer opgesteld
die door de werkgroep Materieel beheer in juli 2022 afgerond is. In de
werkgroep wordt samen met betrokken medewerkers uit verschillende
organisatieonderdelen de aanwijzing verder uitgewerkt tot een kader dat
met ingang van 2023 het materieel beheer van VWS regelt.
Inmiddels heeft het Ministerie VWS een volledig overzicht van de
beheerde materiële goederen waarbij ook bekend is waar de goederen
zich bevinden, wie verantwoordelijk is voor het inkoopcontract, wie
bestellingen plaatst en de prestatieverklaring vastlegt ten behoeve van
betaling. Het betreft de volgende categorieën vanuit het Ministerie van
VWS:
– Persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM)
– Testen, inclusief laboratorium(verbruiks)artikelen
– Beademingsapparatuur
– Desinfectantia
– Vaccins
– Medicinale cannabis
en de goederen waar het RIVM uit hoofde van haar opdracht vanuit het
Ministerie van VWS voorraden voor aanhoudt:
– Vaccins voor de nationale vaccinatieprogramma’s
– Strategische vaccinvoorraden voor crisissen en pandemieën
– Strategische voorraden geneesmiddelen
– Sera en antidota voor calamiteiten
– Medische hulpmiddelen (bijv. injectienaalden.
Dienst Testen geeft wekelijks inzicht in de stand van de testvoorraden, Het
RIVM en CIBG verstrekken periodiek (maandelijks of per kwartaal)
rapportages aan hun aansturende directies (GMT en DGV). Het overgrote
deel van de materialen zijn opgeslagen bij professionele marktpartijen die
de goederenontvangst en distributie afhandelen.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2022–2023, 36 200 XVI, nr. 11

6

GMT heeft het CIBG opdracht gegeven om de bestaande voorraden PBM
af te bouwen tot een «ijzeren voorraad» van zes maanden (maximaal)
gebruik. Per juli 2022 zijn de contracten van AstraZeneca en Janssen
volledig uitgenut en worden alleen nog grote aantallen vaccins van Pfizer
en Moderna ontvangen. Van de vaccinvoorraden in Nederland heeft het
RIVM een volledig overzicht. De overige vaccinvoorraden worden
aangehouden bij de verschillende producenten in het buitenland of zijn
overgedragen aan Gavi (de uitvoeringsorganisatie van Covax) ter donatie.
Van de beademingsapparatuur is een inventarisatie beschikbaar en is er
een verband gelegd tussen bestelling, betalen en levering. Hiermee is
centraal inzicht en regie verkregen.
Ook is er een centraal overleg opgestart met Domeinen Roerende Zaken
(DRZ) van het Ministerie van Financiën over de procedures en afwikkeling
van vervreemding van goederen, via donatie, schenking of verwerking in
verband met THT-datum overschrijding of andere oorzaken.
Interne beheersing
Het derde thema van het programma is interne beheersing. Interne
beheersing gaat over het toezicht op de lijnverantwoordelijkheden in het
financieel beheer en het beheersen van risico’s. Dit wordt uitgewerkt door
het verder versterken van de planning & control cyclus, een betere
opvolging van interne audits en het adequaat inrichten van control en
toezicht.
Planning & control cyclus
Een planning & control cyclus moet gedurende het jaar toezien op de
realisatie van financiële plannen. Daarbij gaat het niet alleen om de
budgetrealisatie, maar ook om de beheersing van uitvoeringsrisico’s bij
de inzet van beleidsinstrumenten zoals subsidies of opdrachten. De
versterking van de planning & control cyclus is in 2021 al opgepakt. In
2022 zijn de volgende stappen gezet:
1. De aanschrijving voor de jaar- en bestedingsplannen is vervroegd om
zo voorafgaand aan het aankomende jaar inzicht te hebben in de
grootste financiële beleids- en bedrijfsvoeringrisico’s. Deze moeten
zowel in het jaarplan als in het bestedingsplan terugkomen. Dit dient
als start van het inrichten c.q. voeren van risicomanagement voor het
aankomende jaar.
2. Voor de jaarplangesprekken en voortgangsgesprekken is in 2022 een
start gemaakt met gestructureerd risicomanagement. De tijdens dit
jaarplangesprek besproken risico’s zijn vervolgens gemonitord en
tijdens het voortgangsgesprek nogmaals besproken. Ook nieuwe
gesignaleerde risico’s worden geadresseerd. Deze gesprekken zijn in
maart 2022 begonnen en worden elk kwartaal periodiek herhaald.
Voor de jaarplannen van 2023 worden de jaarplangesprekken in
december gevoerd en de voortgangsgesprekken vervolgens per
kwartaal vanaf maart.
Interne audits
Om een centraal overzicht te hebben van alle interne en externe bevindingen is er een bevindingenmonitor opgesteld. In deze monitor zijn alle
externe bevindingen (van de ADR en Algemene Rekenkamer) verwerkt
waarbij wordt aangegeven welke directie(s) betrokken is (zijn) en wat het
plan van aanpak is om de bevinding op te lossen. Aan de hand van dit
overzicht kan er gemonitord worden of de aanpak volgens schema
verloopt. Interne bevindingen uit de interne controles en de P&C-cyclus
zullen in de loop van 2023 ook in de monitor worden opgenomen.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2022–2023, 36 200 XVI, nr. 11

7

Er wordt daarnaast gewerkt aan een bedrijfsvoeringsmonitor waarin op
verschillende onderdelen van het financieel beheer risico’s en afwijkingen
worden bijgehouden. Deze monitor vormt de basis voor het gesprek met
managers zodat er waar nodig tijdig bijgestuurd kan worden. In
september is voorts geïnventariseerd welke interne controles er uitgevoerd moeten worden op de financiële administratie en de daarbij
vereiste dossiervorming.
Verscherpt toezicht
Onderdeel van interne beheersing is tevens nadenken over instrumentarium voor controle en toezicht. Het afgelopen half jaar is het instrument
«verscherpt toezicht» (hierna VT) ingericht als een aanvullend instrument
op de reguliere wijze van controle en toezicht vanuit de directie FEZ.
Verscherpt toezicht wil zeggen dat bij hoge risico’s op onrechtmatigheden
bij organisatieonderdelen of dossiers er extra waarborgen worden
ingebouwd in de financiële besluitvorming, uitvoering en verantwoording
ter voorkoming van mogelijke onrechtmatigheden. VT dwingt om bij
iedere beslissing vooraf goed na te denken over de gevolgen voor de
uitvoering en de verantwoording van de uitgaven die ermee gemoeid zijn.
Het instrument VT is dit jaar voor het eerst gebruikt en nog in
ontwikkeling.
Het instrument VT valt uiteen in twee onderdelen: (1) op organisatieonderdelen en (2) op risicovolle dossiers. VT op organisatieonderdelen richt zich
op de voorbereiding en uitvoering van beleid. Bij de beleidsvoorbereiding
wordt de tweedelijnscontrole (FEZ als concerncontroller) nauwer
betrokken, zodat FEZ in staat is om tijdig bij te sturen voordat er
onomkeerbare en mogelijke onrechtmatige stappen worden genomen. Bij
de uitvoering van beleid dient voorafgaand bij elke voorgenomen nieuwe
verplichting boven de € 33 duizend en elke voorgenomen betaling boven
de € 1 miljoen een aantal controleformats ingevuld te worden. Deze
controleformats zijn geënt op bevindingen van de ADR. Deze formats
worden aangeleverd bij het team VT, na het akkoord van dit team kan er
worden overgegaan tot het aangaan van een verplichting of betaling.
Het instrument VT is van toepassing op vier directies binnen het Ministerie van VWS, die zich bezig houden met het corona beleid. Door de
aanpak van VT is er vanuit de eerste en tweedelijnscontrole meer grip op
de mogelijke risico’s.
Daarnaast zijn acht risicovolle dossiers onder VT gesteld: GGD GHOR,
meerkosten GGD’en, Stichting Open Nederland (SON), laboratoria,
zelftesten en de subsidieregelingen Opschaling Curatieve Zorg, COZO en
bonus voor zorgprofessionals. Het betreft hier voornamelijk nog af te
rekenen voorschotten voor overeenkomsten uit 2020 en 2021 voor een
totaalbedrag van € 5,9 miljard. Het doel bij deze dossiers is om tot een
afwikkeling te komen die zoveel als mogelijk rechtmatig is. Dit zal niet in
alle gevallen mogelijk zijn.
Vervolgstappen
Ik wil nogmaals benadrukken dat met het voortzetten van het programma
het ministerie verder werkt aan het verbeteren van het financieel beheer.
Vanuit de drie thema’s wordt gestructureerd gewerkt aan de opzet van
gedegen processen en inrichting van het financieel beheer. Opzet en
bestaan hiervan is de focus voor 2022. Vervolgens zal in de eerste helft
van 2023 het programma zich richten op de werking van deze processen.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2022–2023, 36 200 XVI, nr. 11

8

De monitoring is daarbij van belang om de resultaten van de verbeteringen inzichtelijk te maken en te kunnen delen, ook met uw Kamer.
Daarnaast blijft het zaak om ook op de korte termijn door te gaan met de
afwikkeling van de dossiers uit de jaren 2020 en 2021. Ik zal uw Kamer in
het voorjaar van 2023 een nieuwe voortgangsrapportage sturen.
De Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport,
E.J. Kuipers

Tweede Kamer, vergaderjaar 2022–2023, 36 200 XVI, nr. 11

9

BIJLAGE 1

MONITOR
In het wetgevingsoverleg over het VWS-jaarverslag 2020 en de Slotwet
2020 d.d. 30 juni 2021 is toegezegd dat een monitor zou worden opgesteld
om de voortgang van het programma inzichtelijk te maken. Naast de in de
brief beschreven voortgang in kwalitatieve zin zijn in onderstaande
monitor enkele kengetallen en outcome-indicatoren opgenomen. Deze
sluiten, voor zover er beschikbare data aanwezig zijn, aan bij de bevindingen van de ADR en AR en uw Kamer over het financieel beheer,
subsidie- en inkoopbeheer. De voorgestelde kengetallen en indicatoren
geven een beeld van het financieel beheer. Deze monitor is in ontwikkeling en kan hierdoor bij het volgende rapportagemoment meer
(ingevulde) kengetallen en/of indicatoren bevatten. Wanneer ik een
indicator niet met een getal kan duiden wordt overgegaan op drie
categorieën: de juiste stappen zijn gezet (opzet), of er is reeds overgegaan
tot implementatie (bestaan) of er is resultaat bereikt (werkend).
2020

2021

2022 (peildatum
1 september)

Norm

5
88/
€ 4,7 miljard

14
ca. 40/€ 2 miljard

7
n.t.b.

–
0

49%

98%

n.t.b.

100%

7
95%

6
94,6%

n.t.b.
n.t.b.

0
95%

Afwezig

Opzet

Opzet

Werkend

–
Opzet

40
Bestaan

n.t.b.
Bestaan

–
Werkend

100%

100%

n.t.b.

100%

–

92,5%

n.t.b.

100%

Afwezig
Afwezig
Afwezig

Opzet
Aanwezig
Aanwezig

Werkend
Aanwezig
Aanwezig

Aanwezig

Aanwezig

20
Bestaan
Opzet

20/25
Werkend
Werkend

Tweede Kamer, vergaderjaar 2022–2023, 36 200 XVI, nr. 11

10

1. Financieel beheer
Kengetallen
– aantal ISB’s ingediend omtrent corona1
– Herstelboekingen: #/€2
Indicator
– % verplichtingen aangegaan na melding aan parlement
omtrent corona3
– Overschrijden tolerantiegrens artikelen4
– % tijdig betaalde facturen5
2. Subsidiebeheer incl. staatssteun
Kengetallen
– Actuele registers en lijsten van subsidieregelingen
aanwezig6
– Aantal nieuwe en gewijzigde subsidieregelingen
– Aanwezigheid actueel M&O-register7
Indicator
– % uitgevoerde staatssteuntoetsen
(van alle nieuwe en gewijzigde regelingen waarop een
staatssteuntoets moet worden uitgevoerd)8
– % regelingen met een risicoanalyse en controlebeleid
(van alle nieuwe en gewijzigde regelingen)9
3. Inkoopbeheer
Kengetallen
– Actueel contractenregister aanwezig10
– Validatie CORON-IT11
– Validatie inkopen Ministerie van VWS12
– 1. PBM
2. Beademingsapparatuur
3. desinfectant
– Validatie inkopen LCH13

Afwezig

Opzet
In uitvoering
Deels
1. Aanwezig
2. grotendeels
aanwezig
3. Aanwezig
Aanwezig

4. Structurele borging
Kengetallen
– Aantal aangenomen medewerkers (FTE)14
– Uitvoering P&C-cyclus15
– Ingerichte kennisbank16

0
Afwezig
Afwezig

20
Bestaan
Opzet

– Ex-ante, ex-durante en ex-post evaluaties structurele
borging financieel beheer VWS door externe partij17

2020

2021

2022 (peildatum
1 september)

Norm

–

Ex-ante uitgevoerd (KPMG)

Ex-ante uitgevoerd (KPMG)

Uitgevoerd

1
Kengetal. Het aantal ISB’s geeft een beeld van de hoeveelheid incidentele suppletoire begrotingen die er zijn ingediend om te voldoen aan het
budgetrecht van het parlement. Er is evident geen norm, zolang wordt voldaan aan het informatie- en budgetrecht van het parlement.
2
Bij de totstandkoming van het Jaarverslag 2020 zijn in de laatst mogelijke periode veel herstelboekingen gedaan. Dit zijn boekingen die op basis
van de interne organisatie en de ADR tot stand komen in de periode tot medio februari van het volgende jaar, waarbij terugwerkend voor t-1
correcties worden aangebracht. Dit kengetal biedt inzicht in het tijdig op orde hebben van de financiële administratie. Met het tijdig op orde hebben
van de financiële administratie zou je geen herstelboekingen nodig hebben in de laatste fase, vandaar dat de norm 0 is. Inzet is het aantal correctieboekingen en het daarbij behorende budgettaire beslag in 2022 te beperken, zeker ten opzichte van 2020.
3
In 2020 is het parlement niet altijd tijdig geïnformeerd over aangegane verplichtingen. In 2021 zijn door middel van een handleiding (bij nieuw
beleid tijdig het parlement informeren en toepassing artikel 2.27, tweede lid, CW) en opstellen van meerdere incidentele suppletoire begrotingen
minder begrotingsonrechtmatigheden. De norm is evident 100%, het informatie- en budgetrecht van het parlement is vastgelegd in wet- en regelgeving en dient te worden nageleefd.
4
Het overschrijden van de tolerantiegrens op begrotingsartikelniveau is een belangrijke indicator voor het financieel beheer en de rechtmatigheid
van de uitgaven. Daarmee wordt aangegeven of er binnen de begroting van het Ministerie van VWS geen toleranties in de rechtmatigheid worden
overschreven (per artikel). In het verantwoordingsonderzoek van de Algemene Rekenkamer over het jaarverslag 2020 is opgenomen dat er in 2020 7
artikelen waren waar de tolerantiegrens is overschreden. Ook hiervoor geldt een norm van 0.
5
Binnen de overheid is de norm voor het tijdig betalen van facturen 95%. Met deze indicator kan ook worden bezien of de financiële administratie
ten aanzien van het betaalproces op orde is.
6
Voor het subsidiebeheer is het noodzakelijk om duidelijke registers te hebben en te weten welke subsidieregelingen er zijn. Dit maakt de
vormgeving van een adequaat subsidiebeheer mogelijk (waaronder risicogerichte sturing). In 2020 ontbrak een actueel register en er wordt gewerkt
aan een actueel register.
7
Er is een M&O-register aanwezig voor subsidies, maar zoals was opgenomen in de rapportage van de ADR was deze niet actueel in 2020. In 2021
is het M&O register geactualiseerd.
8
Voor alle regelingen waarvoor een staatssteuntoets geldt, moet deze zijn uitgevoerd. Juist om tijdig te weten of er sprake is van mogelijke staatssteun of onzekerheid hieromtrent. Dit borgt een rechtmatige uitvoering.
9
Uitgangspunt is dat alle nieuwe en gewijzigde subsidieregelingen een risicoanalyse en controlebeleid hebben en het beheer op orde is. In 2020
was dit niet het geval en dit moet op orde worden gebracht in 2021. Met deze indicator wordt ingezet op het wegnemen van een bevinding ten
aanzien van het M&O beleid op het subsidiebeheer.
10
Voor het inkoopbeleid geldt dat er een actueel contractregister aanwezig moet zijn. Met het contractregister kan het inkoopbeheer verder vorm
worden gegeven. Het is daarom een belangrijk kengetal.
11
Uitgaven van de GGD GHOR over 2020 waren onzeker, doordat het coron-it systeem niet was gevalideerd. Het systeem is begin 2022 gevalideerd. Uit deze evaluatie blijkt echter dat er bevindingen zijn op het systeem, dit heeft als gevolg dat deze bevindingen eerst weggewerkt dienen te
worden alvorens de gegevens uit het systeem gebruikt kunnen worden voor de jaarcontrole.
12
In 2020 zijn er door het Ministerie van VWS eigen inkopen gedaan (beschermingsmaterialen, beademingsapparatuur en desinfectans). Met het
valideren kan de onzekerheid over de voorraadadministratie en bijbehorende uitgaven worden weggenomen en kan het materieel beheer verder
vorm worden gegeven.
13
De validatie van de inkopen van het LCH/Mediq moet worden afgerond en is belangrijk omdat vervolgens ook verstrekte voorschotten door het
Ministerie van VWS kunnen worden afgerekend. Inmiddels is € 1,25 miljard (= voorschotten 2020) van de totale € 1,5 miljard aan voorschotten
Mediq afgehandeld. De voorraad is inmiddels onder beheer van het CIBG.
14
In het verbeterplan en in het wetgevingsoverleg over het VWS-jaarverslag en Slotwet 2020 is gesproken over een structurele versterking van de
financiële functie met circa 20 tot 25 fte. Inmiddels zijn er 16 additionele fte’s aangenomen (los van vervanging van medewerkers) en 4 tijdelijke
externe krachten ingehuurd in 2022.
15
Met de P&C cyclus wordt het financieel beheer binnen de VWS organisatie ingebed.
16
In het verbeterplan was opgenomen dat er een kennisbank zou worden opgezet. Het overleg, en daarmee kennisdeling en -overdracht, is risicogericht versterkt in 2021. Voor de structurele borging is het echter ook nodig om naast mondelinge overdracht ook documenten centraal
beschikbaar te stellen en daarmee de kennisbank te verwezenlijken.
17
Er is door KPMG een ex-ante opdracht uitgevoerd. Gegeven dat de structurele borging ook ingaat op wat er nodig is om het financieel beheer
binnen het ministerie structureel op orde te brengen wordt met deze indicator voorgesteld om niet alleen vooraf, maar ook tijdens en na uitvoering
van het programma een toets te laten doen. Tussentijds zodat geleerd en bijgestuurd kan worden en achteraf om te beoordelen of de structurele
borging is bereikt.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2022–2023, 36 200 XVI, nr. 11

11