Invoering van zelfregulering
en zelfevaluatie in de
informatiehuishouding van
ministeries
Een themainspectie

Erfgoedinspectie/Archieven
11 maart 2010

Invoering Baseline in de departementale informatiehuishouding

2

Erfgoedinspectie/Archieven

Inhoud

Algemeen beeld

5

1

Inleiding

9

2

Zelfregulering: de Baseline

13

3

Inrichting audit en control

17

4

Samenwerking en kennisdeling

21

5

Ambtelijke reactie departementale Chief Information
Officers

25

Nawoord hoofdinspecteur Erfgoedinspectie

27

Afkortingen

29

6

3

Erfgoedinspectie/Archieven

Invoering Baseline in de departementale informatiehuishouding

4

Erfgoedinspectie/Archieven

Algemeen beeld

De Erfgoedinspectie staat op het standpunt dat een adequaat niveau van
sturing en beheersing van de informatiehuishouding minstens zo nodig is als in
het financieel en materieel beheer. Zelfregulering en zelfevaluatie zijn daarbij
basisvoorzieningen.
Door de vaststelling van de Baseline informatiehuishouding rijk in 2008 hebben
de ministeries een belangrijke stap richting zelfregulering gedaan. De Baseline
beoogt de voornaamste wettelijke en niet-wettelijke regels op het gebied van
de informatiehuishouding in een bruikbare en toetsbare set eisen bijeen te
brengen.
Zelfregulering moet geëffectueerd worden via implementatie en op den duur
door uitvoering van de normen. In de visie van het kabinet, zoals neergelegd in
de nota Informatie op Orde (2006), moet de in- en uitvoering van de Baseline
ondersteund en geborgd worden door de inrichting van een systematiek van
audit en control. Daarmee voert een ministerie vormen van 'zelfevaluatie' in
haar informatiehuishouding in.
In de visienota Informatie op Orde heeft het kabinet zijn beleid over de in- en
uitvoering van zelfregulering en zelfevaluatie in drie actielijnen uitgewerkt:
1)
de implementatie en de verdere ontwikkeling van de Baseline
informatiehuishouding rijk;
2)
de verankering hiervan in de audit en control;
3)
de samenwerking tussen en de ondersteuning van de ministeries bij de
uitvoering van 1 en 2.
In deze themainspectie heeft de Erfgoedinspectie bij alle ministeries
onderzocht hoe de ver de ministeries met de uitvoering van de drie actielijnen
zijn.
In dit 'algemeen beeld’ geven we per actielijn op basis van onze voornaamste
bevindingen ons oordeel en vatten we de aanbevelingen aan de Chief
Information Officers (CIO’s) samen. Hierbij hebben we de reactie van de CIO’s
(zie hoofdstuk 5) betrokken.

Implementatie Baseline
De Baseline bestaat uit een minimale normenset voor de inrichting en
kwaliteitsborging van de informatiehuishouding bij het rijk. Door deze opzet
zijn de ministeries zonder meer overtuigd van de relevantie van de Baseline
informatiehuishouding rijk.
Bij de vaststelling hebben de ministeries als geheel zich echter op bestuurlijk
niveau geen heldere voorstelling gemaakt van de implementatie van de
Baseline en welke prioriteiten en resultaten hierbij gesteld moesten worden.
Enig gemeenschappelijk beleid werd via het projectplan voor de

5

Erfgoedinspectie/Archieven

Invoering Baseline in de departementale informatiehuishouding

uitvoeringsorganisatie KDI vastgesteld. Het jaar 2009 is gebruikt voor
bewustmaking, ontwikkeling van instrumenten en uitproberen van
samenwerkingsvormen.
Hoewel nog een gemeenschappelijke bestuurlijke visie op de aanpak ontbreekt,
hebben verschillende ministeries wel aanzetten in de richting van een
planmatige aanpak gedaan. Het ministerie van Defensie vormt de positieve
uitzondering, doordat ze beleidsmatig en organisatorisch op de invoering van
de Baseline heeft geanticipeerd.
In de optiek van de Erfgoedinspectie is de reikwijdte van de Baseline in
principe breed: de werking van de Baseline moet alle onderdelen en vormen
van de informatiehuishouding en de gehele departementale organisatie
omvatten. Over het eerste – informationele – aspect bestond geen eenduidig
beeld bij de ministeries. Uit de reactie van de CIO’s op onze conceptrapportage
blijkt echter duidelijk dat de Baseline in principe voor de digitale
informatiehuishouding bedoeld is. Wat de organisatorische reikwijdte betreft,
willen de ministeries de Baseline in hun gehele organisatie toepassen, en niet
alleen in het beleidsdepartement. De weg naar dat doel is echter nog ongewis,
omdat beleid en aanpak nog niet of onvoldoende zijn uitgewerkt.
Aanbevelingen aan CIO’s
●

Formuleer in het overleg van de Chief Information Officers (CIO's)
gemeenschappelijk beleid voor de implementatie van de Baseline en
voor de verankering daarvan in de audit en control. Maak van de
implementatie een 'project' met een resultaatverplichting. Stel
daarnaast departementale (project)plannen op. Laat het CIO-overleg
sturen op de uitvoering daarvan. Leg dit op korte termijn vast in
kabinetsbeleid.

●

Voer de Baseline breed in, zowel in informationele als organisatorische
zin. Als de Baseline niet voor de niet-digitale huishouding wordt
toegepast, moet voor de kwaliteitsborging en herinrichting hiervan een
andere baseline vastgesteld en geïmplementeerd worden. Hierbij kan op
de bestaande Baseline gevarieerd worden.

Verankering Baseline in audit en control
De ministeries hebben, met uitzondering van het ministerie van Defensie, nog
weinig aandacht gegeven aan de verankering van de Baseline in de audit- en
controlsystematiek. Anders dan de visienota Informatie op Orde voorstaat, zijn
er nog (bijna) geen afspraken gemaakt met FEZ en auditdiensten over de
opneming in de systematiek van planning, control en audit. Wel zijn
verschillende ministeries voornemens daarover in 2010 afspraken te maken.
Terecht merken deze ministeries op dat de structuur voor een deel al aanwezig
is, en wel in de vorm van de bedrijfsvoeringssystematiek (planning en control)

6

Erfgoedinspectie/Archieven

Invoering Baseline in de departementale informatiehuishouding

en van een auditsystematiek. Het opzetten in 2010-2011 van een vaste
structuur voor de audit en control van de informatiehuishouding lijkt voor hen
haalbaar te zijn.
Als de audit- en controlorganisatie voor de informatiehuishouding vóór 2012 is
neergezet en beproefd, kan er mee gewerkt worden. Op den duur zullen in de
optiek van de Erfgoedinspectie de verbeteringen die overeenkomstig de
Baseline via de audit en control worden ingevoerd, resulteren in een
informatiehuishouding die ‘in control’ is. Volgens de ministeries is dit nog een
lange weg, die tot 2020 kan duren. Maar als dit doel bereikt is, kan het externe
toezicht van de Erfgoedinspectie een soberder vorm krijgen. Uit de inspectie
bleek dat de ministeries op den duur een vorm van extern stelseltoezicht
voorstaan, waarin oog voor de beheerspraktijk een ‘must’ is.
Aanbevelingen aan CIO’s
●

Neem de informatiehuishouding vóór 2012 op in de vaste structuur
voor de audit en control en maak afspraken met FEZ en auditdiensten
over de methodiek en de inzet van auditors en reviewers. Bepaal via
een expertgroep in het Kennisprogramma Digitale
Informatiehuishouding (KDI) de gemeenschappelijke uitgangspunten
en doeleinden. Leg deze in bestuurlijke afspraken vast.

●

Maak hierbij onderscheid tussen opzet, werking en effect van het
stelsel van audit en control. Zet eerst de structuur voor de
zelfevaluatie op, beproef de werking hiervan via een of meer
nulmetingen bij verschillende departementsonderdelen, en ga pas
daarna werken aan de systematische verbetering van de
informatiehuishouding, uitlopend op het 'in control' situatie van de
ministeries.

Samenwerking en kennisdeling
De dynamiek en de complexiteit van de informatiehuishouding zijn groot. Dit
hangt samen met grote ambities ten aanzien van het informatiseren van
overheid en samenleving. Deze ontwikkelingen vragen dringend om een
grote(re) mate van standaardisering, afstemming, samenwerking en regie. Op
ambtelijk (deskundigen)niveau krijgen samenwerking en kennisdeling vorm in
het KDI/Kennislab. Onder leiding van de CIO Rijk heeft de samenwerking
tussen de departementale CIO's sinds 2008-2009 vorm en inhoud gekregen.
ICT en informatievoorziening hebben zich binnen de bedrijfsvoering duidelijker
geprofileerd. Dit zijn positieve ontwikkelingen, al kan de samenhang tussen
grote ICT-projecten en informatiehuishouding nog versterkt worden.
Het beeld bij de ministeries over het producten- en dienstenaanbod van het
KDI is diffuus. De ministeries beseffen onvoldoende dat het KDI een
'laboratorium' voor samenwerking en kennisdeling is, wat een actieve inbreng

7

Erfgoedinspectie/Archieven

Invoering Baseline in de departementale informatiehuishouding

van alle deelnemers, inclusief het informatiemanagement, veronderstelt.
Anderzijds speelt de opdrachtgever (BZK) op dit moment onvoldoende in op de
vraag van de ministeries naar ondersteuning en advisering. In de ogen van de
Erfgoedinspectie is de verdere ontwikkeling van de Baseline en het
zelfevaluatie-instrument naar een versie 2.0 op dit moment nog onvoldoende
onderzocht.
Aanbevelingen aan CIO’s
●

Laat het CIO-overleg sturen op de implementatie en de verankering van
de Baseline in de audit en control. Leg gemeenschappelijke aanpak en
regie op korte termijn vast in kabinetsbeleid. Belast bij elk ministerie
een medewerker van het 'CIO-bureau' met de speciale opdracht de
zelfregulering en zelfevaluatie binnen de informatiehuishouding handen
en voeten te geven.

●

Stem de vraag van de ministeries en het aanbod van het KDI beter op
elkaar af en laat het KDI beter over het aanbod communiceren. Dat
geldt vooral voor de ondersteuning en advisering door het KDI. Richt de
opleidingsfaciliteit ook op de integraal managers.

●

Zet de afstemming van de ministeries met de Erfgoedinspectie over een
zo veel mogelijk gedeeld normen-, toetsings- en waarderingskader van
ministeries en Erfgoedinspectie hoog op de agenda. Dit kader moet
ingebed zijn in een gedeelde toezichtsvisie.

8

Erfgoedinspectie/Archieven

Inleiding

1

In de Visienota Informatie op Orde (2006)1 heeft het kabinet zijn visie en
uitvoeringsprogramma voor de verbetering van de informatiehuishouding
vastgelegd. Acht actielijnen moeten de voorwaarden voor een – betere –
sturing en beheersing van de informatiehuishouding bij de departementen
scheppen. De ministeries van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK)
en van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) zijn gezamenlijk
verantwoordelijk voor de 'totale regie van de actielijnen'.
De uitvoering van het programma Informatie op Orde vindt plaats in een snel
veranderende omgeving. Het kabinet investeert momenteel in een
gemeenschappelijk referentiekader voor de informatiearchitectuur van de
(rijks)overheid (NORA en MARIJ), in een gemeenschappelijke ICTinfrastructuur (Digitale Werkomgeving Rijk) en in standaardisatie (open source,
open standaarden). Deze investeringen hebben, naast nieuwe ontwikkelingen
en inzichten, tot een aanpassing van het programma Informatie op Orde
geleid: het actieprogramma Modernisering informatiehuishouding rijk2.

Achtergrond inspectie
In de eerste drie actielijnen van Informatie op Orde hebben de departementen
zich vastgelegd op de in- en uitvoering van een aantal instrumenten die een
adequatere sturing en beheersing van de informatiehuishouding beogen3:
1. de invoering en verdere ontwikkeling van de Baseline
informatiehuishouding rijk in de (digitale) informatiehuishouding (de
Baseline werd in 2008 voor de ministeries vastgesteld);
2. de inrichting van de audit- en controlfunctie voor de informatiehuishouding,
om aan de hand van de Baseline de inrichting en de kwaliteit van de
informatiehuishouding te toetsen; het onderzoek naar een mogelijk ander
toezichtsarrangement;
3. de ondersteuning van de ministeries bij de implementatie van de Baseline,
door 'samenwerking en kennisdeling' te faciliteren en te bevorderen.

1
2
3

9

Informatie op Orde. Kabinetsvisie op vindbare en toegankelijke overheidsinformatie
(2006).
Het actieprogramma is een onderdeel van het Programma modernisering overheid;
Tweede Kamer, vergaderjaar 2008-2009, 29 362, nr. 156.
Zie Algemene Rekenkamer: Grip op informatievoorziening; IT-governance bij ministeries;
Tweede Kamer, vergaderjaar 2005-2006, 30 505, nrs. 1-2, pag. 14.

Erfgoedinspectie/Archieven

Invoering Baseline in de departementale informatiehuishouding

Doel inspectie
Doel van deze inspectie is na te gaan in hoeverre de in actielijn 1, 2 en 3
geformuleerde doelen door de departementen gerealiseerd zijn of worden.
Deze inspectie vormt een eerste inventarisatie van de initiatieven die
ministeries daartoe hebben genomen. Regie, voortgang, kwaliteit en
effectiviteit (opzet en werking) vormen de invalshoeken van de inspectie. Het
kader wordt gevormd door de archiefwetgeving en door het kabinetsbeleid. In
2010 en verder voeren wij vervolginspecties naar dit onderwerp uit.

Kernvragen
De Erfgoedinspectie heeft de volgende kernvragen geformuleerd en deze
achtereenvolgens in hoofdstuk 2, 3 en 4 behandeld:
Welke opvattingen hebben de ministeries over nut, aard en reikwijdte van
•
de Baseline? Hebben de ministeries hun ambities met de implementatie
van de Baseline geformuleerd in een – algemeen of specifiek - plan of
beleidsdocument?
Hebben de ministeries een vastomlijnd voorstel geformuleerd over de op
•
te zetten structuur van audit en control voor de informatiehuishouding4
en de plaats van de Baseline daarin? Wat is de relatie met het externe
toezicht van de Erfgoedinspectie?
Hoe hebben de regievoerende ministeries OCW en BZK hun rol ingevuld
•
en werkt hun regie? Hoe wordt in het bijzonder de facilitering van
samenwerking en kennisdeling vorm gegeven, en is die ondersteuning
effectief?

Aanpak
De Erfgoedinspectie heeft de themainspectie in april 2009 aangekondigd5.
Voor deze inspectie hebben we via bronnenonderzoek en gesprekken de
informatie verzameld. Ter verkenning sprak de Inspectie enige malen met de
programmaleider en de coördinator pilot Baseline van het Kennisprogramma
Digitale Informatiehuishouding (KDI). Vervolgens heeft de Erfgoedinspectie in
de maanden september en oktober bij elk departement een gesprek gevoerd
met de Chief Information Officer (CIO)6 of met zijn of haar
plaatsvervanger/waarnemer; daarnaast sprak de Inspectie met de coördinator

4

5

6

10

Met 'audit en control' bedoelen we enerzijds een auditsystematiek, zoals bijvoorbeeld
uitgevoerd door de auditdienst of in het kader van een kwaliteitszorgsysteem, en
anderzijds de reguliere planning- en controlcyclus.
Bij brief van 14 april 2009, Erfgoedinspectie/117833). In zijn brief van 23 september
2008 aan de Tweede Kamer had de minister van OCW al laten weten dat de
Erfgoedinspectie de implementatie van de Baseline en de inbedding daarvan in de
departementale systemen van planning, audit en control zou gaan monitoren; Tweede
Kamer, vergaderjaar 2008-2009, 31 700 VIII, nr. 5.
De CIO is eerder een rol dan een functie. Zie verder hoofdstuk 4.

Erfgoedinspectie/Archieven

Invoering Baseline in de departementale informatiehuishouding

die binnen haar of zijn departement belast was met de implementatie van
Informatie op Orde. Verder heeft de Erfgoedinspectie gesproken met de Chief
Information Officer Rijk, tevens directeur Informatiseringsbeleid Rijk (DIR) van
het ministerie van BZK. Dit ministerie is systeemverantwoordelijk voor de
rijksbrede informatiehuishouding. Op de gespreksverslagen hebben we het
principe van hoor en wederhoor toegepast.
Op 2 december 2009 heeft de hoofdinspecteur Collecties en Archieven de
conceptrapportage voor schriftelijk commentaar aan de CIO's voorgelegd.
Ter afstemming werd de rapportage tegelijkertijd aan de Algemene
Rekenkamer voorgelegd. Op 10 december heeft de Erfgoedinspectie de
rapportage in het CIO-directeurenoverleg Modernisering Informatiehuishouding
toegelicht. De CIO's hebben in dit overleg besloten samen een ambtelijke
reactie op te stellen. Deze reactie werd op 2 februari 2010 aan de
Erfgoedinspectie aangeboden (zie hoofdstuk 5). Daarnaast heeft een zestal
ministeries feitelijk commentaar op het rapport geleverd. Dit commentaar
hebben we verwerkt.
Op 15 maart 2010 heeft de hoofdinspecteur het vastgestelde rapport aan de
minister van OCW aangeboden.

Leeswijzer
In de hoofdstukken 2, 3 en 4 rapporteren we onze voornaamste bevindingen
over de drie kernvragen. In essentie gaat hoofdstuk 2 over zelfregulering,
hoofdstuk 3 over zelfevaluatie en hoofdstuk 4 over samenwerking. De
hoofdstukken worden telkens met enige conclusies en aanbevelingen aan de
CIO’s afgesloten. In hoofdstuk 5 en 6 is de ambtelijke reactie van de CIO's en
het nawoord van de hoofdinspecteur Erfgoedinspectie opgenomen.

11

Erfgoedinspectie/Archieven

Invoering Baseline in de departementale informatiehuishouding

12

Erfgoedinspectie/Archieven

Zelfregulering: de Baseline

2

In dit hoofdstuk staat de Baseline informatiehuishouding rijk centraal. De
Baseline biedt voor de ministeries een normenkader voor duurzaam
toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie, gebaseerd op de huidige
wetgeving. Deze wetgeving bestaat uit een aantal informatiewetten.
De kernvraag voor hoofdstuk 2 luidde:
Welke opvattingen hebben de ministeries over nut, aard en reikwijdte van de
Baseline? Hebben de ministeries hun ambities geformuleerd in een – algemeen
of specifiek - plan of beleidsdocument? Beantwoorden plan of beleid aan de
gestelde doelen en kaders van het programma Informatie op Orde, ander
kabinetsbeleid en de (archief)wetgeving?

Bevindingen
Positief oordeel over nut en noodzaak
De ministeries zijn eensluidend in hun positieve oordeel over de betekenis van
de Baseline en de rol die deze kan spelen in de rijksbrede verbetering van de
informatiehuishouding. De betekenis is gelegen in de integratie van de
verschillende normen(sets). Daarnaast is de Baseline instrumenteel bij de
inrichting van de informatiehuishouding en bij de beoordeling van de kwaliteit
ervan.
De Baseline is in de ogen van de ministeries een handzaam instrument, omdat
hij niet te veel normen bevat. Tegelijk heeft de Baseline als voordeel dat deze
niet veel meer bevat dan bestaande normen. Dit voordeel is tegelijkertijd een
nadeel, omdat het bij de Baseline niet om een formele normenset gaat.
Daardoor is de Baseline voor verschillende ministeries te vrijblijvend.
Steviger grondslag gewenst?
Sommige ministeries hadden voor de Baseline een steviger grondslag gewenst,
vooral met het oog op de interne implementatie. Hierbij denken ze aan een
aanwijzing of een circulaire, waarin formeel en expliciet is vastgelegd dat de
Baseline onderdeel is van de (kwaliteitszorg voor de) bedrijfsvoering en
daarom aansluit bij de planning- en controlcyclus. Zo is de departementale
informatiebeveiliging volgens het Voorschrift informatiebeveiliging rijksdienst
2007 nadrukkelijk in de planning en controlcyclus geïncorporeerd. Door deze
eis ook voor de informatiehuishouding conform de Baseline en andere gedeelde
normstelling formeel vast te leggen, worden ministeries overeenkomstig de
VBTB-wetgeving verplicht daarvan in hun begroting en in de uitvoering hiervan
verantwoording af te leggen, zowel intern als extern.

13

Erfgoedinspectie/Archieven

Invoering Baseline in de departementale informatiehuishouding

Weinig gemeenschappelijk beleid
Bij de vaststelling van de Baseline werden geen duidelijke afspraken over de
implementatie door de ministeries gemaakt. Beleid hierover is volgens ons
nodig, omdat het om een operatie gaat die grote gevolgen heeft voor de
inrichting en taakuitvoering van departementale organisatieonderdelen
(informatiemanagement, integraal management, auditdiensten, beveiliging,
privacybescherming). Gemeenschappelijk beleid is volgens ons om drie
redenen nodig omdat: 1) het om een gezamenlijk programma gaat, 2) de
overheidsinformatie steeds meer in ketens plaats vindt en 3) de rijksdienst
steeds meer de bedrijfsvoering samen doet.
Voor zover er sprake is van gemeenschappelijk beleid, werd dit in het
projectplan voor het Kenniscentrum Digitale Informatiehuishouding (KDI) in
september 2008 vastgelegd. Hierin wordt bijvoorbeeld gesteld dat drie
‘pilotministeries’ de Baseline vóór april 2009 zouden hebben geïmplementeerd
en de overige ministeries dit in september 2011 zouden hebben gedaan. De
ondersteunende organisatie (KDI) en het ‘project implementatie Baseline’
werden hierbij niet goed van elkaar onderscheiden. Een enkel ministerie
meende dat de Baseline pas in juli 2009 door het kabinetsbesluit van kracht
werd.
Departementaal beleid
Hoewel een gemeenschappelijke aanpak bij de implementatie vrijwel ontbrak,
of misschien juist daardoor, hebben verschillende ministeries in 2009 een vorm
van beleid ontwikkeld. Meestal is sprake van plan van aanpak. Met
'implementatie' bedoelen we: de publicatie van de norm, bewustzijn
('awareness') kweken door middel van voorlichting en advisering, personeel
instrueren, en inbedden van de norm in de uitvoering via aanpassing van het
instrumentarium en van de organisatie.
De ministeries van VenW, LNV en SZW hebben voor een aanpak gekozen die
hun gehele departement en alle informatieprocessen omvat. Het plan van
aanpak van SZW is inmiddels door het Bedrijfsvoeringsberaad vastgesteld. Het
ministerie van Defensie heeft op de invoering van de Baseline geanticipeerd
door uitgangspunten en beginselen daarvan in beleidsdocumenten neer te
leggen en – naar eigen zeggen – een toezichtsarrangement met hun
Auditdienst overeen te komen. Enige andere ministeries hebben voor een
beperktere invalshoek gekozen, omdat ze eerst praktijkervaring via een pilot
willen opdoen. De pilots omvatten een nulmeting (Justitie).
Geen van de ministeries heeft de Baseline, in aansluiting op de NORA/MARIJ,
verwerkt in haar informatiearchitectuur. De opdracht van de regievoerende
ministeries aan het KDI om de Baseline in de NORA/MARIJ op te nemen, staat
nog uit.

14

Erfgoedinspectie/Archieven

Invoering Baseline in de departementale informatiehuishouding

Opvattingen over reikwijdte Baseline
Er bestaat bij de ministeries een vrij eensluidende opvatting over de
organisatorische reikwijdte van de Baseline. Met uitzondering van één
ministerie, waar de Baseline niet voor alle buitendiensten zou gelden, zal de
Baseline in principe voor alle onderdelen van de ministeries gelden.
Wat de informationele kant betreft vinden de meeste ministeries dat de
Baseline ook voor het 'papieren' archief van toepassing is of zou moeten zijn.
Het daadwerkelijke gebruik kan echter bij verschillende ministeries om
financieel-organisatorische redenen erbij inschieten. Zoals uit de reactie van
het CIO-overleg MI blijkt (zie hoofdstuk 5), is de Baseline in principe niet
bedoeld voor de niet-digitale informatiehuishouding. Ten minste één ministerie
heeft het toetsingskader van IKZ-DIV voor haar niet-digitale archief gebruikt.
Er is momenteel een sterke focus op de digitalisering van de
documentenhuishouding van de beleidskernen (zie kabinetsbrief van juli 2009).
Daardoor concentreren de ministeries zich bijna vanzelf op de toepassing van
de Baseline op de het archiefbeheerssysteem van de documentenhuishouding
bij de beleidskernen. (Overigens vormen deze ongeveer 20 tot 25 procent van
de totale departementale personeelsomvang). Verschillende ministeries
benadrukken echter dat zij op de korte termijn ook aandacht willen besteden
aan andere informatiesystemen (Defensie, VROM), of dit al doen (Justitie).

Conclusies
•

•

•

15

Een gemeenschappelijke aanpak voor de implementatie van de Baseline
is tot nog toe achterwege gebleven. Daardoor bestaat er geen
gemeenschappelijk beeld over de weg naar het 'in control' zijn van de
informatiehuishouding. Wel zijn tal van organisatorische en instrumentele
voorwaarden geschapen (zie verder hoofdstuk 4). Hoewel de
implementatie nog niet een breed gedeelde urgentie heeft gekregen,
heeft een aantal ministeries wel plannen vastgesteld of in voorbereiding.
Vooralsnog is de uitrol van de Baseline binnen alle onderdelen van de
departementale organisatie wel voorzien, maar is het (tijd)pad daarheen
onzeker. De ‘informationele’ reikwijdte is in principe beperkt tot de
inrichting en de kwaliteitsborging van de digitale informatiehuishouding,
waarbij de nadruk vooralsnog op de documentenhuishouding ligt.
Een integraal beeld van de informatiehuishouding van de ministeries, in
samenhang met andere onderdelen van de overheid, en de plaats en rol
van de verschillende normen- en referentiekaders daarin (NORA/MARIJ,
Baseline, Gateway-methodiek), ontbreekt vooralsnog. Er zijn vele
puzzelstukjes, een totaalbeeld van de puzzel ontbreekt nog.

Erfgoedinspectie/Archieven

Invoering Baseline in de departementale informatiehuishouding

Aanbevelingen aan CIO’s
●

Maak beleid voor de implementatie van de Baseline en de verankering
daarvan in de audit en control (zie ook hoofdstuk 3). Formuleer daartoe
aan de hand van bestaande departementale plannen
gemeenschappelijke doeleinden en uitgangspunten. Maak van de
implementatie een 'project' met een resultaatverplichting. Onderbouw
de aanpak en de planning met praktijkinformatie verkregen uit enige
representatieve nulmetingen.

●

Voer de Baseline breed in, niet alleen bij de beleidskernen maar ook bij
de buitendiensten en rijksinspecties.

●

Wanneer de Baseline in principe niet geldt voor het niet-digitale deel van
de documentenhuishouding, zouden de ministeries voor dit deel een
aanvullende normenset moeten vaststellen en implementeren, en voor
het hybride deel van de informatiehuishouding een andere oplossing
moeten vinden. Pas deze normenset toe in de kwaliteitsbewaking van
het niet-digitale archief, zowel bij het wegwerken door de DocDirectorganisatie van het achterstallig onderhoud als bij het beheer daarna.

●

Verwerk naast de NORA/MARIJ ook de Baseline in de
informatiearchitectuur van de departementen en de daarvan afgeleide
ontwerpen.

16

Erfgoedinspectie/Archieven

Inrichting audit en control

3

De kernvraag voor hoofdstuk 3 luidde:
Hebben de ministeries een vastomlijnd idee geformuleerd over de op te zetten
structuur van audit en control voor de informatiehuishouding en de plaats van
de Baseline daarin? Wat is de relatie met het externe toezicht? Beantwoorden
plan of beleid aan de gestelde doelen en kaders van het programma Informatie
op Orde en de (archief)wetgeving7?
De kabinetsvisie Informatie op Orde actielijn 2 merkt in dit verband op: 'Het
kabinet wil audit en control inrichten voor de informatiehuishouding. (…)
Auditdiensten zijn bij uitstek geschikt om binnen departementen de werking
van processen te toetsen. Met de Baseline als uitgangspunt kan elke
departementale auditdienst de inrichting en kwaliteit toetsen. Informatiebeheer
wordt voortaan in de controlfunctie van organisaties opgenomen.' In dezelfde
actielijn 2 zal ook het huidige toezichtsarrangement worden geëvalueerd8.

Bevindingen
Huidige stand van zaken
De ministeries hebben verschillende opvattingen over de manier waarop de
audit en control bij de in- en uitvoering van de Baseline in hun
informatiehuishouding kan worden ingezet. Tot nog toe werd daarover geen
gemeenschappelijk beleid geformuleerd. We lichten dit in deze en de volgende
paragraaf toe.
Hoewel dit niet in alle gesprekken naar voren kwam, hebben verschillende
ministeries incidenteel en/of beperkt ervaring opgedaan met audit en control
(LNV, OCW). Zo heeft Defensie op dit moment bij de Auditdienst enige auditors
die getraind zijn in het toetsen van documentaire informatievoorziening (DIV).
Ook SZW heeft in het recente verleden geaudit. LNV heeft sinds enige jaren
enkele aspecten van de DIV in de planning- en controlcyclus opgenomen.
Met de systematische inbedding van de Baseline in de audit en control hebben
de ministeries nog nauwelijks of geen ervaring opgedaan. Geen enkel
ministerie behalve Defensie heeft afspraken daarover met FEZ en de
Auditdienst vastgelegd. Wel voeren verschillende ministeries daarover
momenteel gesprekken (LNV, SZW).

7
8

17

Voor dit hoofdstuk is gebruik gemaakt van Het referentiekader mededeling over de
bedrijfsvoering (Ministerie van Financiën , 2002).
Zie in dit verband ook hoofdstuk 4.8 (interne controle) van het kabinetsstandpunt De
kaderstellende visie op toezicht (2001).

Erfgoedinspectie/Archieven

Invoering Baseline in de departementale informatiehuishouding

Toekomstplannen
De inrichting van de audit en control in de informatiehuishouding moet volgens
de EGI zaken betreffen als: verantwoordelijkheden, normen- en
toetsingskader, cyclus, risicomanagement en opleidingen. In dit kader zijn
enige nulmetingen of andere toetsen nodig voor het in de vingers krijgen van
de nieuwe werkwijze en voor het uitvoeren van realistische planningen. De uit
te voeren nulmetingen van LNV en Justitie hebben dat tot doel.
Desgevraagd achten verschillende ministeries het mogelijk in 2010 en 2011
afspraken met hun FEZ-directie en AD te maken over de inbedding van de
Baseline in de audit en control (VenW, AZ, SZW en LNV). Een risicoanalyse is
daarbij volgens sommige ministeries voorwaardelijk (AZ). De ministeries
merken hierbij op dat de structuur voor een deel al aanwezig is in de vorm van
de bedrijfsvoeringssystematiek (planning en control) en van een
auditsystematiek.
Andere ministeries waren voorzichtiger in hun tijdsplanning. En voorzichtiger in
hun taxatie effectieve afspraken met de auditdienst te kunnen maken. Weer
andere ministeries zien meer heil in het Baselineconform inrichten van (delen
van) hun informatiehuishouding en verwachten minder profijt van het achteraf
doorlichten van hun informatiebeheer (EZ).
Slechts weinige ministeries achten het mogelijk de auditfunctie bij de centrale
ondersteuning (bijvoorbeeld bij directie Informatievoorziening) te beleggen,
zoals de ministeries van SZW en VROM zich voornemen. Onafhankelijke
oordeelsvorming is hier in de ogen van de Erfgoedinspectie een aandachtspunt.
Het ministerie van VWS ziet mogelijkheden in het aanbieden van een
geautomatiseerd generiek auditsysteem, dat door het integraal management
gebruikt zou kunnen worden.
Geen enkel ministerie heeft plannen gemeenschappelijke audits met een ander
ministerie te laten uitvoeren of een extern certificatiebedrijf in te schakelen9. In
het algemeen vinden de ministeries het uitvoeren van toetsen
specialistenwerk.
Audit en control en extern toezicht
Alle ministeries willen een vorm van extern toezicht behouden. De meeste
ministeries opteren op termijn voor een toezichtsvorm waarbij de externe
toezichthouder een sober (stelsel)toezicht uitoefent op de audit en control van
de ministeries. Zij maken hierbij de kanttekening dat het externe toezicht op
afstand geen zuiver 'papieren' toezicht mag zijn, maar ook de beheerspraktijk
moet onderzoeken. Een ander toezichtsarrangement is echter op dit moment
voor geen van de ministeries aan de orde. De ministeries zijn zich ervan

9

18

De vijfentwintig gerechten hebben in 2009 met gemengde auditteams bij elkaar 'in de
keuken' van de informatiehuishouding gekeken.

Erfgoedinspectie/Archieven

Invoering Baseline in de departementale informatiehuishouding

bewust dat niet alleen het invoeren van zelfregulering en zelfevaluatie, maar
vooral het op orde krijgen van de integrale informatiehuishouding een
tijdrovende zaak is, die globaal vijf à tien jaar in beslag zal nemen10. De
Erfgoedinspectie is het eens met de opmerking van een van de ministeries dat
bij het invoeren van zelfregulering en zelfevaluatie de rollen van de betrokken
partijen (auditdiensten, Kennislab, Erfgoedinspectie, NA) scherp gedefinieerd
moeten worden.
Relatie met Gatewaymethodiek
Los van de Baseline-methodiek wordt momenteel met veel verve een andere
beoordelingsmethodiek, de Gateway-review, toegepast. Deze is geen onderdeel
van de 'controle-toren' en richt zich op peer-reviews van het
managementproces rondom grote ICT-projecten11. In de rapportages aan de
Tweede Kamer wordt vooralsnog geen verbinding gelegd tussen de Gatewayreviews van grote/belangrijke ICT-projecten (bijvoorbeeld P-Direkt,
Elektronische Dienstverlening LNV, GPS Openbaar Ministerie) en de audit- en
controlsystematiek via de Baseline12.

Conclusies
•

•

De ministeries hebben nog niet veel vooruitgang gemaakt met een
systematische beheersing van hun informatiehuishouding, door deze een
vast onderdeel te maken van de audit en control. Daarmee is actielijn 2
van Informatie op Orde nog niet uitgevoerd en hebben de CIO's hun
toezichthoudende en ondersteunende rol op dit terrein (nog) niet
ingevuld.
Bij het vorm geven van de zelfevaluatie-functie staat voor de ministeries
de verbetering van hun eigen informatiehuishouding voorop, niet het
terugdringen van het externe toezicht door de Erfgoedinspectie.

10 De methode om te bepalen of een overheidsorganisatie 'in control' is wat haar
informatiehuishouding betreft, wordt in een apart project van de Erfgoedinspectie in
2009-2010 onderzocht en afgestemd met de ministeries.
11 Voor een introductie, zie Gateway naar succes, De EDP-auditor 2007/1, pag. 6-10.
12 Zie Brieven van de minister van BZK over ICT; Tweede Kamer, vergaderjaar 2008-2009,
26 643, nrs. 143-144.

19

Erfgoedinspectie/Archieven

Invoering Baseline in de departementale informatiehuishouding

Aanbevelingen aan CIO’s
●

Richt voor de informatiehuishouding een vaste structuur voor de audit
en control in, waarbij met FEZ en auditdiensten afspraken over de
methodiek en de inzet worden gemaakt. Bepaal via een expertgroep in
het KDI de gemeenschappelijke uitgangspunten en doeleinden. Maak
hierbij gebruik van de ervaringen en de plannen van een aantal
voorlopende ministeries.

●

Overweeg een geautomatiseerde audittool in te voeren. Deze kan het
gemak, het draagvlak bij het management en de vergelijkbaarheid in
de tijd en met andere departementsonderdelen of met andere
departementen bevorderen.

●

Overweeg de inrichting van een (tijdelijke) pool van auditors en
reviewers vanuit de rijksdienst, of verbreed de taak van de Gatewayorganisatie tot de gehele informatiehuishouding. Leg een relatie tussen
de Gateway-reviews van de grote ICT-projecten en de zelfevaluaties
volgens de Baseline.

20

Erfgoedinspectie/Archieven

Samenwerking en kennisdeling

4

Voor hoofdstuk 4 luidde de kernvraag:
Hoe hebben de regievoerende ministeries OCW en BZK hun rol ingevuld en
werkt hun regie? Hoe wordt in het bijzonder de facilitering van samenwerking
en kennisdeling vorm gegeven, en is die ondersteuning effectief?
Beantwoorden opzet en werking aan de gestelde doelen en kaders van
programma en (archief)wetgeving?
Actielijn 3 van het visieprogramma Informatie op Orde merkt over dit
onderwerp op: 'Het kabinet … wil een klein, tijdelijk programma inrichten (…)
[en hiermee] 'de samenwerking op het terrein van informatie- en archiefbeheer
stimuleren en de kennisdeling van best practises bevorderen. (…) De minister
voor BVK [BZK] is opdrachtgever voor het programma.'

Bevindingen
Sturing informatiemanagement via CIO’s
Naar aanleiding van de aanbevelingen van de Algemene Rekenkamer heeft het
kabinet eind 2008 besloten de sturing van het informatiemanagement – zowel
per departement als ‘rijksbreed’ – te verbeteren. Er werd besloten op ieder
departement een CIO, een Chief Information Officer, aan te stellen. Deze zijn
in de loop van 2009 inderdaad aangesteld13. Bij sommige grote ministeries zijn
ook voor de buitendiensten CIO's aangesteld (VenW, Justitie, Financiën). De
meeste ministeries hebben een taakbeschrijving opgesteld. Hoewel de CIO's
verschillend gepositioneerd zijn, vinden zij allen dat ze over voldoende
bevoegdheden of gezag beschikken. De CIO's zijn onder meer belast met het
uitvoeren van de rijksbrede kaders en daarmee van de Baseline en andere
actielijnen van Informatie op Orde. In dit kader ondersteunen de CIO's 'audits,
reviews en second opinions'.
Samenwerking departementale CIO’s
In de interdepartementale commissie van CIO's (ICCIO) is de uitvoering van de
Baseline – als onderdeel van het programma Informatie op Orde – geen punt
van overleg. Met de aansturing daarvan is een subcommissie van het ICCIO
belast: het CIO-Directeurenoverleg Modernisering Informatiehuishouding (MI).
Wel is het ICCIO de opdrachtgever van de Gatewaymethodiek en de
rapportage over de grote ICT-projecten (beide zijn bedoeld om beter greep op

13 Zie de brief van de minister van BZK over ICT aan de Tweede Kamer, vergaderjaar 20082009, 26 643, nr. 135. De CIO-rol is soms belegd bij de plaatsvervangend secretarisgeneraal, maar vaker bij de directeur Bedrijfsvoering of de directeur Informatie o.i.d.

21

Erfgoedinspectie/Archieven

Invoering Baseline in de departementale informatiehuishouding

de grote ICT-projecten te krijgen). Samenhang tussen de beide trajecten Informatie op Orde en grote ICT-projecten - is er niet. Op een lager ambtelijk
niveau is niet altijd duidelijk wie 'coördinator invoering Baseline' is en of deze
deel uitmaakt van het 'CIO-bureau'.
Samenwerking en ondersteuning door KDI
Het Kennisprogramma Digitale Informatiehuishouding (KDI) werd in de zomer
van 2008 ingesteld, nadat het regievoerende ministerie BZK daartoe in april
2008 de opdracht had vastgesteld. Het KDI is onderdeel van de ICTUitvoeringsorganisatie ICTU. Het projectplan voor het KDI werd in september
2008 vastgesteld door de toenmalige Stuurgroep Informatie op Orde.
In het projectplan worden de ministeries – indirect – verplichtingen 'opgelegd'
en worden mijlpalen benoemd. Hierdoor heeft het plan bredere implicaties.
Deze laatste dimensie wordt echter onvoldoende door de ministeries herkend.
Het KDI heeft twee functies, die verschillende rollen van de deelnemende
partijen – ministeries en KDI – met zich brengen. De eerste is de
platformfunctie voor kennisdeling en samenwerking. Deze platformfunctie van
het KDI als ‘Kennislab’ veronderstelt een actieve inbreng van de ministeries,
zowel van de deskundigen als van het management (CIO's). De inbreng werd
niet altijd gegeven, omdat een ministerie meer waarde hechtte aan de tweede
functie (zie hieronder). Inadequate sturing door de CIO's en ontoereikende
communicatie door DIR/KDI kunnen aan dat misverstand debet zijn.
Naast de platformfunctie heeft het KDI een advies-, voorlichtings- en
signaleringstaak.
In dit kader heeft het KDI enige pilots uitgevoerd (zie verderop bij
Zelfevaluatie-instrument). De Erfgoedinspectie heeft zich geen precies beeld
kunnen vormen van het aantal uitgevoerde pilots en van de resultaten
daarvan.
Planning, voortgang en verantwoording van het KDI worden regulier
gemonitord door de eerder genoemde CIO-directeuren MI.
Vraag departementen en aanbod KDI
De opvattingen van de ministeries en van het KDI over de relevantie van het
takenpakket van het KDI lopen uiteen. Vraag en aanbod komen niet helemaal
overeen. Vooral aan de adviseursrol van het KDI bestaat een sterke behoefte,
bijvoorbeeld bij het uitvoeren van nulmetingen. In die behoefte is beperkt
voorzien, of moet nog voorzien worden. Uit het nieuwe
(concept)programmaplan van het KDI 2010-2014 is echter op te maken dat
het KDI zich meer als een kenniscentrum met een groter aantal ondersteuners

22

Erfgoedinspectie/Archieven

Invoering Baseline in de departementale informatiehuishouding

en adviseurs wil profileren14. Ook op het gebied van opleidingen blijken vraag
en behoefte niet altijd op elkaar afgestemd. Zo is er voor de integraal
managers nog geen opleidingsfaciliteit.
Zelfevaluatie-instrument
De Baseline bestaat uit een selectie en herordening van wettelijke en nietwettelijke normen op het terrein van de informatiehuishouding. Bij de
vaststelling werd al direct een tweede versie voorzien. Een van de expliciete
opdrachten van BZK aan het KDI was dan ook de verdere ontwikkeling van de
Baseline naar een versie 2.0. Dat geldt logischerwijs ook voor het
'zelfevaluatie-instrument', waarmee inrichting en kwaliteit van de
informatiehuishouding geaudit kunnen worden15.
De ministeries hebben in het algemeen moeite met dit zelfevaluatie-instrument
(ook wel: audittool) en het toepassen daarvan. Dit laatste komt vooral doordat
het instrument moeilijk te operationaliseren is: toetsingsvragen zijn niet
eenduidig genoeg en uitkomsten zijn moeilijk te waarderen. Het ministerie van
BZK heeft daarover bij de toetsing van het nog in te voeren ‘Digidoc 2’
behartenswaardige opmerkingen gerapporteerd. De Erfgoedinspectie wijt het
tekort aan het feit, dat er geen of te weinig indicatoren en wegingscriteria zijn
toegevoegd.
Daarnaast voeren sommige ministeries als bezwaar aan dat het evaluatieinstrument inhoudelijk te kort schiet, omdat belangrijke onderdelen van de
informatiehuishouding ontbreken, vooral informatiebeveiliging en -beheer.
Na afsluiting van het inspectieonderzoek heeft het KDI een aangepaste
vragenlijst voor het zelfevaluatie-instrument van de Baseline opgeleverd16. Het
aantal wijzigingen blijkt zeer beperkt te zijn.

Conclusies
•

•

Met de aanstelling van een CIO per departement en een
interdepartementaal CIO-beraad is een belangrijke voorwaarde voor een
samenhangende beleidsvorming en -uitvoering van zelfregulering en
zelfevaluatie voldaan.
Het KDI vervult als 'kennislab' een belangrijke rol. Aanbod en vraag van
diensten en producten lopen echter niet altijd parallel. Grosso modo
voldoet het KDI aan zijn opdracht. Vanuit de opdrachtgever is er

14 KennisLAB Digitale Informatiehuishouding, Outline programmaplan KennisLab 2010-2014
(okt. 2009).
15 De audittool is onderdeel van de toolkit van het KDI. Omdat de audittool geen bijzondere,
maar een algemene uitwerking is van de Baseline, kan deze beter deel uitmaken van het
Baseline-complex, nu uit drie delen bestaand.
16 Deze vormt een onderdeel van Lessons (to be) learned. Evaluatie pilotfase Baseline
informatiehuishouding rijksoverheid 1.0 (nov. 2009).

23

Erfgoedinspectie/Archieven

Invoering Baseline in de departementale informatiehuishouding

voldoende sturing. Daarmee is aan de uitvoering van actielijn 3 van het
programma Informatie op Orde voldaan.
In de ogen van de Erfgoedinspectie zijn de verbeteringsmogelijkheden
van de Baseline en vooral van het zelfevaluatie-instrument nog
onvoldoende onderzocht. Het instrument voldoet nog niet aan alle eisen
van volledigheid, toetsbaarheid en waardering.

•

Aanbevelingen aan CIO’s
●

Laat het CIO-overleg sturen op de implementatie en de verankering
van de Baseline in de audit en control. Leg visie en aanpak op korte
termijn in kabinetsbeleid vast. Belast bij elk ministerie een
medewerker van het 'CIO-bureau' met de speciale opdracht de
zelfregulering en zelfevaluatie binnen de informatiehuishouding handen
en voeten te geven.

●

Stem het aanbod van het KDI beter af op de vraag van de ministeries.
Maak hierbij onderscheid tussen de functies kennisdeling en
samenwerking enerzijds en facilitering en (beleids)ondersteuning
anderzijds. Stel het meerjarenplan in het IC CIO vast en bepaal hierin
de doelen, resultaten en de bijdragen van de ministeries. Wees
duidelijk over de financiële implicaties.

●

Richt de opleidingsfaciliteiten van het KDI ook op de integraal
managers en op andere groepen medewerkers die gewoonlijk niet
worden gefaciliteerd vanuit de I-poot, zoals auditors en FEZmedewerkers.

●

Vul het normenkader van de Baseline aan met een beperkt aantal
eisen aan de beveiliging en technisch beheer. Operationaliseer het
toetsings- en waarderingskader zodanig dat de audits een grote mate
van eenduidigheid en objectiviteit krijgen. Stem de resultaten met de
Erfgoedinspectie af.

24

Erfgoedinspectie/Archieven

Ambtelijke reactie departementale
Chief Information Officers

5

Op 1 februari 2010 heeft de directeur Informatiseringsbeleid, tevens CIO Rijk,
namens de CIO's van de ministeries op het conceptrapport van de
Erfgoedinspectie gereageerd. Hieronder volgt de integrale tekst:
[Aan de hoofdinspecteur Archieven]
Met belangstelling heb ik kennis genomen van uw conceptrapportage
“Zelfregulering en zelfevaluatie in de informatiehuishouding van de ministeries”
over de Baseline Informatiehuishouding Rijk. Hierbij ontvangt u mijn reactie,
gehoord hebbende de reacties van de CIO’s van de departementen.
In grote lijnen deel ik de in de rapportage weergegeven bevindingen. De
bevindingen versterken het eigen beeld en de uitkomsten van de pilots
Baseline bij de departementen. Uw rapportage geeft een goed beeld van de
huidige stand van zaken van de invoering.
Het kabinet heeft op 7 juli 2009 besloten dat de Baseline
Informatiehuishouding Rijksoverheid gehanteerd wordt bij de inrichting van de
digitale informatiehuishouding. Met dit kabinetsbesluit wordt invulling gegeven
aan het kabinetsbeleid ‘Informatie op Orde’ (2006) en beschikken organisaties
binnen de rijksoverheid over een gedeeld normenkader om de kwaliteit van de
inrichting van de digitale informatiehuishouding van het Rijk te borgen. Een
eenduidige inrichting van de informatiehuishouding biedt mogelijkheden om
samen te werken en onderling digitaal gegevens uit te wisselen.
Het kabinetsbesluit van 7 juli 2009 geeft richting aan de activiteiten ter
modernisering van de informatiehuishouding bij de departementen voor de
komende jaren. Aansluitend op de infrastructuur van de Digitale
Werkomgeving Rijksdienst (DWR) gaan de beleidskernen digitaal
documentbeheer inrichten. De CIO’s van de departementen sturen hier op. Het
Kennisprogramma Digitale Informatiehuishouding/KennisLAB ondersteunt de
departementen bij de inrichting van hun digitale informatiehuishouding. De
uitgangssituaties bij de departementen zijn echter heel verschillend en
daarmee ook de invoeringstrajecten.
Voor deze ontwikkeling en daarmee de ontwikkeling van zelfregulering en
kwaliteitszorg voor de Rijksoverheid, is een periode van 5 jaren uitgetrokken.
De auditdiensten zijn hierbij betrokken.
De invoering van een normenkader zie ik niet alleen als een kwestie van
informeren en organiseren, maar ook als een cultuuromslag waar het gaat om

25

Erfgoedinspectie/Archieven

Invoering Baseline in de departementale informatiehuishouding

het creëren en opslaan van informatie binnen de departementen. Bewustzijn
kweken en de organisatie zodanig inrichten dat een rechtmatige en doelmatige
uitvoering gewaarborgd is, kost tijd en is essentieel voor het op orde brengen
en houden van de interne informatiehuishouding.
De praktische aanbeveling over de verankering van de Baseline zullen worden
opgepakt door het Kennisprogramma Digitale Informatiehuishouding /
KennisLAB. De overige bevindingen uit uw inspectie en uit eigen evaluatie
zullen worden verwerkt in de volgende versie van de Baseline
Informatiehuishouding Rijk. Graag wil ik u uitnodigen op een later moment de
invoering van de Baseline bij de departementen wederom en wellicht nog
uitvoeriger te evalueren.
(…)

26

Erfgoedinspectie/Archieven

Nawoord hoofdinspecteur
Erfgoedinspectie

6

Met genoegen heb ik kennisgenomen van de gemeenschappelijke reactie van
de CIO's, die u in uw brief van 1 februari 2010 hebt verwoord. Daarin deelt u
mee dat de CIO's in grote lijnen de bevindingen van de Erfgoedinspectie delen
en zegt u toe de digitale informatiehuishouding eenduidig volgens de Baseline
informatiehuishouding rijksoverheid in te willen richten en de kwaliteit daarvan
volgens hetzelfde normenkader te willen borgen. De omschakeling naar een
digitale informatiehuishouding, die met een cultuuromslag gepaard moet gaan
en daardoor tijd kost, zal tot uiterlijk 2015 duren.
Uit uw reactie maak ik op dat de ministeries zich bij het op orde brengen van
hun informatiehuishouding beperken tot de digitale informatiehuishouding van
de beleidskernen, en daarmee tot een klein deel van de departementale
organisatie. Ik ga ervan uit dat in de periode tot 2015 niet alleen de Baseline in
de informatiehuishouding wordt ingevoerd, maar ook via een vaste systematiek
van audit en control wordt getoetst.
Uw reactie roept bij mij vragen op over de kwaliteitsborging van de nietdigitale informatiehuishouding en de inrichting van de digitale
informatiehuishouding bij de diensten en instellingen buiten de beleidskernen.
Over deze vragen wil ik meer duidelijkheid krijgen. Ik wil daarover, en over de
uitvoering van mijn aanbevelingen afspraken met u maken, waarbij ik grote
waarde hecht aan de coördinatie van de departementale plannen en de
uitvoering daarvan.

27

Erfgoedinspectie/Archieven

Invoering Baseline in de departementale informatiehuishouding

28

Erfgoedinspectie/Archieven

Afkortingen

AD
BZK
CIO
DIR
DIV
EZ
FEZ
IC CIO
IKZ-DIV
KDI
LNV
MARIJ
MI
NORA
OCW
RAD
SZW
VBTB
VenW
VROM
VWS

29

Auditdienst
Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (ministerie van)
Chief Information Officer
Directie Informatiseringsbeleid Rijk (ministerie van BZK)
Documentaire Informatievoorziening
Economische Zaken (ministerie van)
Financieel-Economische Zaken
Interdepartementale Commissie CIO's
Integrale Kwaliteitszorg Documentaire Informatievoorziening
Kennisprogramma (Kennislab) Digitale Informatiehuishouding
Landbouw, Natuurbeheer en Voedselveiligheid (ministerie van)
Model Architectuur Rijksdienst
Modernisering Informatiehuishouding (CIO-directeuren)
Nederlandse Overheid Referentie Architectuur
Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (ministerie van)
Rijksauditdienst
Sociale Zaken en Werkgelegenheid (ministerie van)
Van Beleidsbegroting tot Beleidverantwoording
Verkeer en Waterstaat (ministerie van)
Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu (ministerie
van)
Volksgezondheid, Welzijn en Sport (ministerie van)

Erfgoedinspectie/Archieven

Invoering Baseline in de departementale informatiehuishouding

30

Erfgoedinspectie/Archieven

Colofon

Uitgave
Erfgoedinspectie / Archieven
Koninginnegracht 25
Postbus 16478 (IPC 3500)
2500 BL Den Haag
Algemeen telefoonnummer

+31 (0)70 – 412 4012

Fax

+31 (0)70 – 412 4014

E-mail

info@erfgoedinspectie.nl

Website

www.erfgoedinspectie.nl

Over de Erfgoedinspectie / Archieven
De sector Archieven houdt toezicht op de vorming en op het beheer en behoud
van de archieven van de centrale overheid op basis van de Archiefwet 1995.
De sector Archieven toetst de registratie, toegankelijkheid, veilige en duurzame
opslag, selectie en vernietiging van archiefstukken.
Ook inspecteert de sector Archieven of archieven die voor blijvende bewaring
geselecteerd zijn, adequaat worden bewerkt en als erfgoed naar de openbare
archieven worden overgebracht.

31

Erfgoedinspectie/Archieven