Chatberichten
archivering
tijdelijke instructie voor
bewindspersonen

Achtergrond
De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed heeft onderzoek gedaan naar de
archivering van chatberichten bij het ministerie van Algemene Zaken. In haar
rapport van 3 oktober 2022 oordeelt de Inspectie dat de Instructie bewaren
chatberichten niet voldoet aan de eisen van de eisen van de Archiefwet en
doet de aanbeveling de instructie c.q. het beleid daarmee in lijn te brengen.
In afwachting van de implementatie van het uitgeschreven, aangescherpte
beleid zoals op hoofdlijnen uiteengezet in de kabinetsreactie van 6 april 2023
worden de chatberichten van de leden van het kabinet bewaard ten behoeve
van veiligstelling en archivering en worden er dus geen zakelijke chatberichten
verwijderd. Met uitzondering van partij-politieke en privé-berichten, die vallen
immers niet onder de reikwijdte van de Archiefwet zoals de Inspectie zelf ook
concludeert (paragraaf 2.4.7, p.13). Voor chatberichten van defensie- en
rijksambtenaren hanteren we vooralsnog het beleid in de Instructie bewaren
chatberichten totdat het aangepaste beleid is uitgeschreven en ingevoerd.
Nieuw: In de ministerraad van 14 april 2023 is besproken dat de werkwijze
voor bewindspersonen meer harmonisering tussen departementen behoeft,
waarbij de werkwijze van BZK als ‘best practice’ is gedeeld. In het commissie
debat van 24 mei 2023 is toegezegd dat de tijdelijke instructie wordt
aangepast rond externe contactpersonen. De instructie is hierop aangepast.

Gehanteerde definities
privé-informatie: Deze is tweeledig. Allereerst uit het zich in met wie er wordt
gecommuniceerd. Gaat het om een privé-persoon, niet zijnde een werk -of
bestuurlijk contact, dan betreft het bij uitstek privé-informatie. Daarnaast uit
het zich in de inhoud van de communicatie. Is die niet bestuurlijk maar puur
privé van aard, dan betreft het eveneens privé-informatie. Ongeacht of het een
werk -of bestuurlijk contact betreft. Denk daarbij aan felicitaties en
condoleances. Maar ook een steunbetuiging in een bestuurlijke kwestie van een
bewindspersoon aan een collega-bestuurder valt onder de definitie privéinformatie.
partij-politieke informatie: Berichten van bewindslieden met partijgenoten over
onderwerpen die hun partij aangaan. Dit kan betrekking hebben op zowel
interne partijaangelegenheden als inhoudelijke partijpolitieke standpunten.

Uitgangspunten
• Beperk het gebruik van SMS en berichtenapps.
• Scheid privé, partij-politieke en zakelijke conversaties en maak hiervoor
gebruik van een zakelijke telefoon én een privé-telefoon.
• Verwijder geen zakelijke berichten van de eigen telefoon totdat het beleid
rond sms en chatberichten is aangepast
• Zorg ervoor dat ‘automatisch verwijderen van berichten’ uitgezet is.
• Maak geen gebruik van opties voor eenmalige weergave.
• Pas zakelijke berichten na verzending niet meer aan.
• Verwijder zakelijke berichten (inclusief foto’s video’s en dergelijke) na
verzending niet.
• Vraag afzenders om bovenstaande regels ook toe te passen, wanneer blijkt
dat zij dit niet doen.
• Maak binnen de organisatie afspraken (en leg die vast) met welke frequentie
berichten worden veiliggesteld en wie dit doet. Informatiespecialisten kunnen
hier ondersteuning bij bieden. Rijksbreed is de afspraak dat de berichten
minimaal maandelijks worden veiliggesteld.
Nota bene: Overheidsorganisaties archiveren werkgerelateerde chatberichten
van hun bewindslieden in een door de organisatie beheerd systeem en/of
omgeving. Privé en partij politieke berichten worden niet gearchiveerd.
Archiveren moet niet per stuk en handmatig gebeuren, maar structureel, als
geheel en zoveel mogelijk geautomatiseerd ondersteund door informatie
professionals.
d.d. juni 2023 hebben rijksoverheidsorganisaties nog niet de mogelijkheid om
chatberichten uit de chat applicatie Signal veilig te stellen via geautomatiseerde
bulkexport. Het project archivering chatberichten van Open Overheid
onderzoekt de mogelijkheid om software in te zetten waarmee deze berichten
alsnog in bulk kunnen worden gearchiveerd. Als dit niet haalbaar blijkt moet
worden overwogen om te stoppen met het gebruik van Signal (en andere chat
applicaties die geen archiveringsfunctionaliteit ondersteunen) en over te
stappen op het gebruik van applicaties die deze functionaliteit wel bieden en
voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen (o.a. op het gebied van privacy en
beveiliging). Vernietiging van zakelijke chatberichten op teleoons/in
commerciële chatapplicaties mag pas worden uitgevoerd na vaststelling van de
selectielijst én na archivering van deze berichten in een door de organisatie
beheerd systeem en/of omgeving.

Instructie
Correcte instelling voor “Automatisch verwijderen - uit”
Deze instructie beschrijft hoe de functie “automatisch verwijderen” correct kan
worden ingesteld op de mobiele telefoon.
Bij Whatsapp:
1. Open de app Whatsapp
2. Ga naar “instellingen”
3. Ga naar Privacy
4. Zoek naar “Berichten met vervaldatum”
5. Zet de optie Standaardtimer voor berichten op ‘UIT
Bij Signal:
1. Open de app Signal
2. Klik op je eigen foto [Linksboven]
3. Ga naar “instellingen”
4. Ga naar “Privacy”
5. Zoek naar “Verlopende berichten”
6. Zet de optie “Standaard-tijdspanne voor toekomstige gesprekken” op ‘UIT’
De optie ‘eenmalige weergave’ niet gebruiken
Deze optie is in te stellen per foto of video. Zorg ervoor dat je deze optie niet
gebruikt.
Bij Whatsapp:
1. Open de app Whatsapp
2. Open een individuele chat of groepschat.
3. Tik op de + onder aan het scherm.
4. Kies een foto of video.
5. Zorg hierbij dat het pictogram
niet is aangeklikt.
Bij Signal:
1. Open de app Signal
2. Open een individuele chat of groepschat.
3. Tik op de + onder aan het scherm.
4. Kies een foto of video.
5. Zorg hierbij dat het pictogram
niet is aangeklikt.

Versies
04-10-2022

v1.0 Initiele versie (CIO Rijk)

21-06-2023

v1.9 Uitgangspunten rond vernietigingsopties zijn
aangevuld, instructie is aangevuld met waarschuwing
voor optie eenmalige weergave. (CIO Rijk)

27-06-2023

v2.0 Definitieve versie n.a.v. accordering in ICBR
d.d. 4 juli 2023.

12-09-2023

v.2.0.1 Term defensieambtenaren toegevoegd op
verzoek van Defensie.