Bijlage detailoverzicht stand van zaken onvolkomenheden Algemene Rekenkamer
1. Kerndepartement
1.1 Financieel beheer kerndepartement (inclusief Koninkrijksrelaties)
Algemene Rekenkamer constateerde een ontoereikende financiële functie (o.a. onvoldoende
personele stabiliteit, onvoldoende beheer van voorschotten en verplichtingen en het
totstandkomingsproces jaarverslag). Om deze knelpunten op te lossen zijn maatregelen genomen.
Hierbij valt onderscheid te maken tussen quick wins en maatregelen die leiden tot een structurele
verbeteringen en borging van de financiële functie binnen het ministerie.
Quick wins:
•
De administratie is opgeschoond en op orde gebracht, achterstanden zijn weggewerkt.
Daarmee is er op dit moment een nog beter beeld in het verloop van de
begrotingsuitputting, en zijn aan het einde van het begrotingsjaar minder correcties
noodzakelijk bij het afsluiten van de administratie.
•
Er is een nieuwe werkverdeling van werkzaamheden binnen de financiële administratie
ingericht. Dit zorgt specialisatie bij medewerkers, waardoor minder fouten worden
gemaakt.
•
Werkinstructies en checklists zijn opgesteld voor het correct boeken van verplichtingen,
voorschotten en betalingen.
•
Zelfcontroles zijn ingesteld binnen de financiële administratie. Wekelijks worden alle
ingestelde verplichtingen en vastgelegde voorschotten gecheckt op juistheid en
volledigheid.
•
Een proefafsluiting van de administratie per 30 september. De resultaten daarvan zijn eind
oktober beschikbaar. Eventuele leerpunten uit deze proef kunnen worden meegenomen ten
behoeve van een soepele jaarafsluiting voor de Begrotingshoofdstukken IV en VII. Zowel
de interne controle als de Auditdienst Rijk beoordelen bij de proefafsluiting.
Om de kwaliteit van het administratief personeel en de financiële functie structureel te verhogen is
in 2012 gestart met de uitwerking van de beschrijving van de hernieuwde financiële processen
(inkoop, vorderingen, subsidies, etc.). Medio dit jaar zijn deze nieuwe processen afgerond en
geïmplementeerd. Aan een aantal benodigde aanpassingen in de informatiesystemen wordt op dit
nog moment gewerkt. Deze zijn eind oktober gerealiseerd. Het betreft onder meer de volgende
wijzigingen:
•
Het inkoopproces is opnieuw vormgegeven en ingericht. Per directie binnen het
kerndepartement is een Financieel en Inkoopverantwoordelijke (FIV-er) aangesteld. Deze is
de spil in alle financiële aangelegenheden binnen een directie, en eerste aanspreekpunt
voor de beleidsmedewerkers en de financiële administratie. Alle inkopen,
subsidieverleningen, voorschotbetalingen, etc. gaan voortaan via deze functionaris. De FIVers hebben hiertoe een speciale opleiding gehad. Hiermee wordt binnen de directies kennis
geborgd en de kans op fouten gereduceerd.
•
Het vorderingenproces is vernieuwd en gecentraliseerd bij de directie Financieeleconomische Zaken. De betrokken medewerkers hebben opleidingen gehad. Dit alles heeft
ertoe geleid dat in circa 3 maanden tijd het aantal openstaande vorderingen is
teruggebracht van 144 naar 37. Een totale waarde van 33,2 mln. aan vorderingen is
ingevorderd.
•
De betrokken medewerkers hebben diverse boekhoud- en ICT-opleidingen gehad voor het
verbeteren van de totstandkoming van de saldibalans en het jaarverslag.
•
Op verzoek van de Auditdienst Rijk is een zogenaamde “Prepaired by client list” opgesteld.
Dit is een stappenplan aan de hand waarvan per saldibalanspost wordt uitgelegd welke
stappen genomen moeten worden, welke regelgeving daarbij hoort, en welke checks
moeten worden uitgevoerd. Dit structureert de werkwijze en zorgt voor een overzichtelijke
totstandkoming van de saldibalans.
De opschoning van de administratie en invoering van de nieuwe processen geldt niet alleen voor
begrotingshoofdstuk VII Ministerie van BZK, maar ook voor Hoofdstuk IV Koninkrijksrelaties.
Specifiek voor Koninkrijksrelaties:
1

•

•
•

zijn de resterende saldo’s van de betalingsachterstanden geanalyseerd, verrekend of
teruggestort naar Koninkrijksrelaties, en de rekeningen die daarvoor bestonden
opgeheven;
is de personele capaciteit op het terrein van Koninkrijksrelaties uitgebreid met enkele
functies op het financieel beheer en op het financieel toezicht, en;
zijn de onduidelijkheden in de verantwoordelijkheidsverdelingen weggenomen door deze te
beschrijven in een uitgebreid handboek ‘Rollen en Verantwoordelijkheden’. Dit wordt in
september en oktober uitgebreid gecommuniceerd met de betrokken medewerkers.

1.2 Single Information, Single Audit
De Algemene Rekenkamer constateerde afgelopen jaren dat de betrokkenheid van gemeenten,
accountantskantoren en departementen onvoldoende was. En dat de verantwoordelijke ministers
beter toezicht moesten houden op verantwoording van gemeentent en provincies over specifieke
uitkeringen.
In 2012 en 2013 zijn diverse maatregelen ingevoerd ter verbetering van de SiSa-systemtiek.
Hierover is de Tweede Kamer eind 2012 per brief geïnformeerd (Tweede Kamer, vergaderjaar
2012-2013, 33400 B, nr. 5). Het betrof onder meer:
• het verminderen van de foutgevoeligheid van maatregelen bij gemeenten;
• het bevorderen van een goede inbedding van SiSa in de reguliere gemeentelijke begrotingen rekeningcyclus, en bijbehorende bestuurlijke aandacht binnen gemeenten;
• de single review door accountantskantoren vervroegen, en kwaliteitsborging bij de
accountantskantoren stimuleren en eventuele benodigde herstelacties gerichter uitvoeren,
en;
• de stroomlijning en aanscherping op rijksniveau van het beleid en de regelgeving ten
aanzien van specifieke uitkeringen, inclusief het terugvorderingbeleid van onrechtmatig
en/of niet bestede bedragen.
In juli 2013 is een interdepartementaal terugvorderingbeleid vastgesteld en in uitvoering genomen.
In beginsel wordt altijd teruggevorderd, indien een of meer van deze gronden op basis van de
betreffende sectorregeling van toepassing is (een ‘zal, tenzij’-bepaling). Er zijn vijf rijksbreed te
hanteren terugvorderinggronden vastgesteld:
a. Er is geen (volledige) of onjuiste verantwoordingsinformatie verstrekt.
b. De verantwoordingsinformatie is te laat ontvangen.
c. De daadwerkelijke kosten zijn lager dan de uitkering.
d. De uitkering is niet rechtmatig besteed.
e. De rechtmatigheid van de besteding is onzeker.
Uit het eerste beeld van de Single Review 2013 uitgevoerd door de Auditdienst Rijk blijkt dat de
systematiek nog niet optimaal werkt. De systeemverantwoordelijkheid vanuit BZK wordt goed
ingevuld. In tegenstelling tot eerdere jaren liggen de problemen vooral bij enkele
accountantskantoren. De kantoren hebben hun controlewerkzaamheden onvoldoende ingevuld,
waardoor er op dit moment nog onvoldoende zekerheid is voor de betreffende ministers of (een
deel van) de specifieke uitkeringen op de juiste wijze zijn besteed.
Om deze zekerheid alsnog te verkrijgen is een tweede (controle)fase gestart. Daarin zullen de
betreffende accountantskantoren extra werkzaamheden moeten uitvoeren om voldoende zekerheid
te verschaffen over de besteding van de specifieke uitkeringen, zodat deze alsnog kunnen worden
vastgesteld.
1.3 Informatiebeveiliging
De Algemene Rekenkamer heeft vastgesteld dat niet alle organisatieonderdelen
informatiebeveiligingsplannen en risicoanalyses gereed hebben, en periodieke evaluatie van het
beleid niet plaatsvindt.
De volgende maatregelen zijn hierop getroffen:
• Een evaluatie van het informatiebeveiligingsbeleid is uitgevoerd. Deze maakte (impliciet)
deel uit van de actualisatie van de beleidskaders welke in 2012 heeft plaatsgevonden.
• De achterstanden op informatiebeveiligingsplannen en afhankelijkheidsanalyses zijn eind
september 2013 nagenoeg ingelopen. Ruim 80% van de benodigde plannen en analyses is
2

•

•

•

•

gereed. Het resterende deel volgt in de periode tot en met december.
Voor de borging van informatiebeveiliging is een planning & control-cyclus ingericht. Met
ingang van mei 2013 wordt hierbij gebruik gemaakt van prestatie-indicatoren. Iedere 3
maanden verschijnt binnen het ministerie van BZK een management informatierapportage.
Vanaf het derde kwartaal van dit jaar zijn deze indicatoren (met terugwerkende kracht)
opgenomen in deze rapportage, zodat kan worden bijgestuurd door het management.
Per Directoraat-generaal en Agentschap zijn informatiebeveiligingscoördinatoren (iBVC’s)
aangesteld. In april is gestart met een structureel overleg tussen deze coördinatoren met
focus op informatiebeveiliging. Doel van het overleg is BZK breed informatiebeveiliging op
te pakken.
Voor de borging van de aandacht van het lijnmanagement voor informatiebeveiliging zijn in
2013 werkafspraken gemaakt met het management. De uitvoering van deze afspraken
wordt ieder half jaar getoetst.
Een nieuwe gedragscode integriteit is opgesteld, waar het omgaan met gevoelige
informatie deel van uitmaakt.

1.4 Subsidiebeheer kerndepartement
De Algemene Rekenkamer constateerde dat de interne beheersmaatregelen voor subsidies niet
adequaat functioneren. Daarnaast waren er geen actuele procesbeschrijvingen beschikbaar, en
ontbrak het aan beleid ter bestrijding van misbruik en oneigenlijk (M&O) gebruik, en risicoanalyses.
Per 1 juli 2013 is een volledig nieuw subsidieproces geïmplementeerd, inclusief subsidie wet- en
regelgeving. De vaststelling van de subsidiewet en het subsidiebesluit leidt tot meer uniforme - en
daarmee ook tot betere - subsidieregelingen. Ook de uitvoering wordt meer standaard dan
voorheen. Betere regels, en een standaard uitvoering leidt tot een geringer foutenrisico. Dit ziet er
als volgt uit:
• Een kaderwet (overige) BZK-subsidies, waarin alleen het hoognodige wordt geregeld
(bijvoorbeeld dat er subsidies kunnen worden verleend en dat die alleen ingezet kunnen
worden voor specifieke doelen).
• Het Kaderbesluit BZK-subsidies, waarin alle uitvoerende elementen van subsidieverlening
aan de orde zijn, inclusief bepalingen betreffende Misbruik en Oneigenlijk gebruik van
verstrekte subsidies.
• Via het Besluit Subsidies BZK tenslotte vindt standaardisering van subsidieverstrekking
binnen BZK plaats, en daarmee de efficiencyslag die werd beoogd.
Alle documentatie en standaarden voor het traject van aanvraag tot vaststelling van een subsidie
worden opgenomen in de toolkit subsidies. Naast de procesbeschrijving voor subsidies is een
handreiking subsidies en een subsidiereglement opgesteld.
De handreiking geeft inzicht in welke situaties het subsidie-instrument het aangewezen instrument
is om een bepaalde beleidsdoelstelling te realiseren, en waar de betrokken medewerkers hierbij
vervolgens op moeten letten. Hier hoort bij dat vroegtijdig de deskundigheid van de financiële en
de juridische afdeling betrokken moet worden. Het subsidiereglement regelt welke elementen in de
handreiking verplicht moeten worden uitgevoerd. Zo is onder meer een risicoanalyse per te
verstrekken subsidie verplicht gesteld, en (indien van toepassing) de wijze van terugvorderen
beschreven. Ook het opstellen van een ‘zwarte lijst’ van subsidieontvangers is onderdeel van het
nieuwe proces.
De uitwerking van beleid op misbruik en oneigenlijk (M&O) gebruik heeft gestalte gekregen middels
een inventarisatie en analyse op de drie onderdelen subsidies, personeelsregelingen en
inkoopregelingen, en een overkoepelend beleidskader. Daaruit blijkt dat overwegend sprake is van
een toereikend M&O-beleid. Alleen op het vlak van subsidieregelingen was sprake van een omissie
in de voorbereidingsfase. Daarvoor zijn nog extra maatregelen genomen om te borgen dat misbruik
en oneigenlijk gebruik vooraf voldoende wordt uitgesloten. Zo is onder meer de uitvoering van een
handhaafbaarheids-, uitvoerbaarheids- en fraudebestendigheidstoets (HUF-toets) verplicht gesteld.
1.5 Inkoopbeheer Kerndepartement
De volledigheid van het contractenregister en de aanbestedingsdossiers kan beter volgens de
Algemene Rekenkamer. De inkoopanalyse die gebruikt wordt om doelmatig en rechtmatig in te
3

kopen, is daarnaast niet tijdig opgesteld en onvoldoende gedocumenteerd.
Reeds in 2012 zijn diverse maatregelen genomen om het inkoopbeheer te verbeteren:
•
De EU-aanbestedingen voor het kerndepartement lopen al vanaf 2012 via de Haagse
Inkoopsamenwerking (HIS, een onderdeel van Agentschap De Werkmaatschappij). Daar is
specialistische kennis aanwezig, wat de kans op fouten verminderd.
•
Bij de HIS worden sinds halverwege 2012 alle contracten boven de € 30.000 centraal
geregistreerd.
•
De volledigheid van aanbestedingsdossiers wordt verder geprofessionaliseerd met
specifieke controle op dossiervorming.
In 2013 is de dienstverlening door de HIS verder uitgebreid:
•
Mede naar aanleiding van de implementatie van de nieuwe Aanbestedingswet worden alle
inkopen met een verwachte waarde van meer dan € 30.000 inclusief BTW vanaf 1 april
2013 verplicht door de HIS uitgevoerd.
•
In 2013 heeft migratie van het oude contractenregister plaatsgehad naar het nieuwe
register, waarmee het nieuwe contractregister bij de HIS is gecompleteerd met alle geldige
contracten uit voorgaande jaren.
•
Het inkoopproces voor het kerndepartement is zoals eerder aangegeven vernieuwd
(paragraaf 1.1).
•
Op dit moment wordt gewerkt aan de verbetering van de toegankelijkheid, de volledigheid
en de kwaliteit van de inkoopdossiers in het documentmanagementsysteem Digidoc. Eind
september zullen wijzigingen in het systeem worden doorgevoerd.
•
In 2013 wordt tweemaal een inkoopanalyse uitgevoerd in samenwerking met de
Auditdienst Rijk (resultaten beschikbaar in september en januari 2014), met meer focus op
kwaliteit en de documentatie wordt beter vastgelegd. De resultaten van de eerste analyse
komen eind september beschikbaar.
2. Agentschappen
2.1 Controleraamwerk P-direkt
De Algemene Rekenkamer concludeert dat het controleraamwerk van P-direkt nog niet geheel op
orde is voor maatregelen autorisatiebeheer, wijzigingenbeheer en handmatige mutaties .
Voor de handmatige mutatieverwerking is reeds begin 2013 een geautomatiseerde 4-ogencontrole
ingericht. Daarmee worden risico’s op fouten en misbruik tegengegaan.
De interne controle op het proces gebruikers- en autorisatiebeheer is begin 2013 met
terugwerkende kracht alsnog voor 2012 uitgevoerd en structureel ingebed in het Interne Controle
programma vanaf 2013. Zo is het risico op een verouderd autorisatieoverzicht weggenomen.
Tenslotte is in 2013 gestart met het vernieuwen van werkinstructies en procedurebeschrijvingen.
Deze zullen eind 2013 volledig geactualiseerd zijn.
2.2 Inkoopbeheer FMHaaglanden
Het inkoopbeheer bij FM Haaglanden is volgens de Algemene Rekenkamer onvoldoende. Het betreft
onder meer:
• het ontbreken van een juist en volledig contractenregister;
• onvoldoende interne controles in het inkoopproces;
• onvoldoende gebruik van de inkoopanalyse, en;
• inkoopdossiers niet ordelijk of onvolledig.
Ter ondervanging van deze knelpunten zijn de volgende maatregelen genomen:
•
Het doorlopen van het contractenregister op juistheid en volledigheid is afgerond. Alle
contractdossiers doorgenomen en geïnventariseerd op volledigheid. Per contractdossier is
een checklist ingevuld en proces verbaal opgesteld. Ontbrekende en/of onvolledige
dossierstukken worden opgezocht om het dossier zoveel mogelijk te herstellen.
•
Er is een Handleiding geschreven die zorgt voor eenduidig gebruik van het
Contractenregister.
•
De interne controle op het contractenregister en inkoopbeheer vindt plaats in september.
4

•
•

De interne procesbeschrijvingen voor inkoopbeheer zijn geactualiseerd en werkinstructies
zijn opgesteld.
Periodiek gebruik van de spendtool en analyse van de uitkomsten ten behoeve van
bewustwording en een verbeterd inzicht in contractuitputting en off-contract spending.
Management kan zo sneller anticiperen op noodzakelijke aanbestedingen en bij eventuele
onrechtmatigheden. Ook houdt zij zo beter zicht op de inkoopuitgaven en kan sneller
bijgestuurd worden richting de bestellers.

Bij deze problematiek dient te worden opgemerkt dat FMHaaglanden ook in de toekomst te maken
zal krijgen met situaties buiten haar directe beïnvloedingsfeer. De aansluiting van nieuwe
departementen zorgt voor de nodige risico’s op het gebied van onvolledige contractdossiers,
(raam)overeenkomsten die door de aangesloten ministeries in het verleden onrechtmatig zijn
aanbesteed en (raam)overeenkomsten die op zeer korte termijn verlopen. Daardoor is
FMHaaglanden soms genoodzaakt bestaande overeenkomsten onrechtmatig te verlengen.
Getracht wordt uiteraard deze risico’s zoveel mogelijk te voorkomen.
2.3 Beveiliging digitale overheidsdiensten Logius
De Algemene Rekenkamer heeft twee risico’s geconstateerd voor de beveiliging en continuïteit.
Deze risico’s hebben betrekking op Digipoort en DigiD-assessments.
Voor Digipoort geldt dat het risico ten aanzien van de continuïteit van de dienstverlening gedurende
het eerste kwartaal van 2012 hoger was dan voor Logius gewenst. Ten aanzien van de continuïteit
van Digipoort zijn daarom al in 2012 structurele verbeteringen gerealiseerd, zij het trager dan
gewenst.
Inmiddels is aan het begin van 2013 voor Digipoort vastgesteld door de Auditdienst Rijk dat de
belangrijkste risico’s (aan leverancierszijde) reeds zijn opgelost. De majeure beheersrisico’s op het
gebied van vertrouwelijkheid en continuïteit van Digipoort zijn daarmee gereduceerd. Er resteren
nog enkele kleinere risico’s die in het resterende deel van 2013 de benodigde aandacht krijgen,
waaronder het vertalen van dienstniveau afspraken naar onderaannemers van de leverancier, het
vastleggen van toegangsbeperkende maatregelen voor onderaannemers in het
informatiebeveiligingsplan en het tijdig oplossen van kwetsbaarheden en het verbeteren van de
controle op configuratie-items.
Uit het nader onderzoek in het kader van de ICT-assessments DigiD is gebleken dat er bij de grote
afnemers geen acuut en serieus informatieveiligheidsrisico aanwezig is. Waar nodig zijn wel
maatregelen genomen door Logius en gebruikers ter verhoging van het beveiligingsniveau van het
systeem DigiD.
Het door de Algemene Rekenkamer geconstateerde risico ten aanzien van de benodigde capaciteit
voor het uitvoeren van DigiD-assessments is weggenomen. Na overleg met de opdrachtgever zijn
er thans voldoende middelen aanwezig zijn om alle DigiD-assessments die in 2013 gepland staan in
goede banen te leiden.
Het is overigens de verwachting dat de piek van de werkzaamheden in het eerste kwartaal van
2014 komt te liggen. Dit gegeven de verwachte situatie dat de meeste DigiD-assessment rapporten
pas eind 2013 zullen worden aangeleverd bij Logius.
2.4 Financieel beheer bij De Werkmaatschappij
Het inzicht in de omzet- en resultaat ontwikkeling is volgens de Algemene Rekenkamer in 2012
gedurende het jaar onvoldoende. Ook de jaarafsluiting verliep moeizaam.
De structuur van De Werkmaatschappij met 15 bedrijfsonderdelen is administratief
arbeidsintensief. Het niet soepel verlopen van het proces van de jaarafsluiting 2012 bij De
Werkmaatschappij vormde echter geen knelpunt voor de tijdige oplevering van de jaarrekening.
Ook de accountantscontrole is tijdig afgerond en de geconstateerde rechtmatigheidfouten en onzekerheden zijn ruim binnen de gestelde grenzen gebleven.
In 2012 is het financieel beheer verbeterd en is de planning- & controlcyclus van De
Werkmaatschappij zodanig ingericht dat deze maandelijks sturings- en beheersinginformatie

5

oplevert over de omzet, de kosten en het resultaat per bedrijfseenheid. Deze informatie stelt de
managers van de bedrijfseenheden en de directeur van De Werkmaatschappij in staat bij te sturen.
In 2013 is het draaiboek jaarafsluiting op basis van de bevindingen bij de jaarafsluiting 2012 en de
maandelijkse afsluiting verder aangescherpt.
De uitgevoerde tussentijdse afsluiting van de administratie bij De Werkmaatschappij tot en met
april 2013 toont aan dat ten opzichte van de afsluiting per jaareinde 2012 een aanzienlijke
verbetering is doorgevoerd in het proces van afsluiten. Naast een verbeterde inzichtelijkheid van
het totstandkomingproces, zijn ook de financiële ontwikkelingen per onderdeel en op het niveau
van De Werkmaatschappij bepaald en nader geanalyseerd.
De administratieve complexiteit bij De Werkmaatschappij moet komende jaren verminderd worden.
Vanaf begin mei 2013 is daartoe een programmamanager aangesteld. In juni is een
programmaplan vastgesteld. Tot en met oktober 2013 worden korte termijn acties uitgevoerd met
het oog op een verdere verbetering van de maandelijkse omzet-, kosten- en resultaatsbepaling per
bedrijfseenheid en het proces jaarafsluiting. Tegelijkertijd wordt een herontwerp van de financiële
functie voorbereid. Deze krijgt in 2014 zijn beslag.
2.5 Financieel beheer Doc-Direkt
Agentschap Doc-Direkt kreeg over 2012 geen accountantsverklaring bij de jaarrekening. Een
gebrek aan managementinformatie, onvolledigheid van documenten en nog niet functionerende
procedures zorgt voor een onvoldoende beheerste organisatie.
Doc-Direkt is per 1 januari 2013 niet langer een agentschap, maar een onderdeel van het
kerndepartement van BZK. Vanaf 1 september is de administratie van Doc-Direkt volledig
geïntegreerd. De overgang van baten-lastenadministratie naar kasadministratie zorgt er niet voor
dat alle beheersproblemen die over 2012 zijn geconstateerd verdwijnen. In 2012 is ter verbetering
reeds een verbeterplan opgesteld en in uitvoering genomen. Het niet gerealiseerde deel van het
verbeterplan is in 2013 waar zinvol en relevant opgepakt.
In 2013 is uitvoering gegeven aan de volgende punten uit het verbeterplan:
•
Het opstellen van een meerjarenbegroting en meerjarenplanning 2014-2019. In deze
planning moet de optimale verdeling van de te bewerken archiefachterstanden over de
resterende jaren worden gerealiseerd. De realisatie hiervan is voorzien voor eind
september.
•
Het realiseren van betrouwbare managementinformatie op grond waarvan verantwoording
en sturing van Doc-Direkt beter en effectiever kan worden. Maandelijks wordt relevante
stuurinformatie gegeneerd en door het directieteam besproken, zoals financiële informatie,
productiecijfers en urenverantwoordingen.
•
Het beheer van de archieven versterken door:
o inventarisatie van de aanwezige hoeveelheid te bewerken archief in de vestiging
Apeldoorn;
o een opschoonactie van het beheer van de archieven van het notariaat, en;
o opschonen en herordenen van de projectadministratie (uiterlijk 1 oktober
afgerond).

6