VOORWOORD
1. INLEIDING
2. HET TOETSINGSKADER
2.1 DE WET OPEN OVERHEID
2.2 INFORMATIEHUISHOUDING
2.3 DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENS­BESCHERMING

3. HUIDIGE STAND VAN DE INFORMATIEHUISHOUDING
3.1 UITVOERINGSTOETS WOO
3.2 NULMETING

4. AMBITIE EN GROEIPADEN
5. ACTIELIJNEN & FASERING
5.1 ACTIELIJNEN
5.2 FASERING
5.3 SAMENWERKING

BIJLAGE 1: C
 ATEGORIEËN DOCUMENTEN ACTIEVE
OPENBAARMAKING

DIGITALE INFORMATIEHUISHOUDING WATERSCHAPPEN
Het meerjarenplan

Het meerjarenplan digitale informatiehuishouding waterschappen

VOORWOORD
1. INLEIDING
2. HET TOETSINGSKADER
2.1 DE WET OPEN OVERHEID
2.2 INFORMATIEHUISHOUDING
2.3 DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENS­BESCHERMING

3. HUIDIGE STAND VAN DE INFORMATIEHUISHOUDING
3.1 UITVOERINGSTOETS WOO
3.2 NULMETING

4. AMBITIE EN GROEIPADEN
5. ACTIELIJNEN & FASERING
5.1 ACTIELIJNEN
5.2 FASERING
5.3 SAMENWERKING

BIJLAGE 1: C
 ATEGORIEËN DOCUMENTEN ACTIEVE
OPENBAARMAKING

VOORWOORD
Het meerjarenplan voor de digitale informatiehuishouding
waterschappen is tot stand gekomen naar aanleiding van het
wetgevingstraject rondom de Wet open overheid. De initiatiefnemers
van de Wet open overheid zijn van mening dat actieve openbaarheid
alleen nagestreefd kan worden, indien de digitale informatiehuishouding
voldoende op orde is. De Unie van Waterschappen heeft vooruitlopend
op de Wet open overheid en in samenwerking met experts vanuit de
waterschappen dit sector brede meerjarenplan opgesteld, om
waterschappen te ondersteunen bij de opgave om hun digitale
informatie duurzaam toegankelijk te maken en te houden.

Voor een ordentelijke digitale informatiehuishouding is het nodig dat
data- en informatieprocessen goed zijn ingericht en aan wettelijke
richtlijnen voldoen. Het meerjarenplan geeft daarom inzicht in
groeipaden en actielijnen waarmee waterschappen hun digitale
informatiehuishouding verder kunnen ontwikkelen. Daarnaast biedt
het meerjarenplan hernieuwde inspiratie om te blijven werken aan het
verbeteren van de informatiehuishouding.

2

VOORWOORD
1. INLEIDING
2. HET TOETSINGSKADER
2.1 DE WET OPEN OVERHEID
2.2 INFORMATIEHUISHOUDING
2.3 DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENS­BESCHERMING

3. HUIDIGE STAND VAN DE INFORMATIEHUISHOUDING
3.1 UITVOERINGSTOETS WOO
3.2 NULMETING

4. AMBITIE EN GROEIPADEN
5. ACTIELIJNEN & FASERING
5.1 ACTIELIJNEN
5.2 FASERING
5.3 SAMENWERKING

BIJLAGE 1: C
 ATEGORIEËN DOCUMENTEN ACTIEVE
OPENBAARMAKING

1.

INLEIDING

Overheidsinformatie is altijd openbaar, tenzij de Wet openbaarheid
van bestuur (Wob) of andere wetgeving bepaalt1 dat de gevraagde
informatie niet geschikt is om openbaar te maken. Met andere
woorden, de Wob geeft het algemene kader voor het recht op
informatie van de overheid.

praktisch probleem en een mentaliteitskwestie.2 Dat de toegankelijk­
heid van publieke informatie een praktisch probleem is, ziet vooral op
het probleem dat bestuursorganen niet altijd weten welke informatie
aanwezig is en dat bestuursorganen de informatie niet (altijd) snel tot
hun beschikking hebben. Ook de Erfgoedinspectie, die op grond van
de Archiefwet 1995 toezicht houdt, heeft sinds haar rapport “Een
dementerende overheid” uit 2005 herhaaldelijk geconstateerd dat de
digitaal vastgelegde informatie bij de overheid onvoldoende kan
worden ontsloten en duurzaam toegankelijk kan worden gemaakt.

De huidige Wob stamt uit 1991 en vanwege de digitalisering en
technologische ontwikkelingen sluit de praktijk onder de Wob
inmiddels niet meer goed aan bij wat gangbaar en wenselijk is in de
huidige samenleving. Om die reden hebben de Kamerleden dhr. Snels
(Groen Links) en dhr. Van Weyenberg (D66) (de initiatiefnemers) een
initiatiefwet, de Wet open overheid (Woo), opgesteld. De initiatief­
nemers willen met de Woo een beweging in gang zetten naar het
(meer) actief openbaren van informatie en een brug slaan tussen
burger en overheid. Zij beschouwen de toegankelijkheid van publieke
informatie niet alleen als een juridische kwestie, maar juist ook als een

Parlementair proces
De Woo, die mede in het licht van artikel 3 van de Archiefwet 1995
voorschrijft dat bestuursorganen maatregelen treffen om digitale
documenten duurzaam toegankelijk te maken, heeft een lange
parlementaire weg afgelegd. Het oorspronkelijke initiatiefwetvoorstel
van 5 juli 2012 werd in eerste instantie aangenomen door de Tweede
Kamer, maar toen uit twee QuickScans, die door ABDTopConsult in

1 Beperking van de openbaarheid kan bijvoorbeeld ook voortvloeien uit de privacywetgeving (AVG),
aanbestedingsrecht en op basis van auteursrechten.

2 Uitvoeringstoets Woo – IPO en UvW, 16 juli 2019, p. 11.

3

Het meerjarenplan digitale informatiehuishouding waterschappen

VOORWOORD
1. INLEIDING
2. HET TOETSINGSKADER
2.1 DE WET OPEN OVERHEID
2.2 INFORMATIEHUISHOUDING
2.3 DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENS­BESCHERMING

3. HUIDIGE STAND VAN DE INFORMATIEHUISHOUDING
3.1 UITVOERINGSTOETS WOO
3.2 NULMETING

2016 en 2017 zijn uitgevoerd, bleek dat het wetsvoorstel niet
uitvoerbaar was en tot hoge extra kosten zou leiden, zijn de initiatief­
nemers in overleg getreden met het ministerie van Binnenlandse
Zaken en Koninkrijkrelaties en de koepelorganisaties van de
waterschappen (Unie van Waterschappen), de provincies (IPO) en de
gemeenten (VNG) over hoe de verruiming van openheid gestalte zou
kunnen krijgen zonder dat daaraan hoge kosten zijn verbonden voor
de organisaties en de uitvoering.

berustende bescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te
brengen en te bewaren. Daarnaast moeten overheden ook zorgdragen
voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archief­
bescheiden. In dit document gaat het in overwegende mate om de
informatiehuishouding. De Wijzigingswet Woo verplicht de overheden
namelijk om een sector breed meerjarenplan op te stellen waarin
staat opgenomen hoe bestuursorganen hun digitale informatie
duurzaam toegankelijk maken en houden. Dit meerjarenplan dat voor
de waterschappen is opgesteld moet door het ministerie van BZK naar
de Tweede Kamer worden gestuurd en zal worden gemonitord door
een adviescollege dat hiervoor in het leven wordt geroepen (zie met
name §2.1 onder “Het meerjarenplan”).

4. AMBITIE EN GROEIPADEN
5. ACTIELIJNEN & FASERING
5.1 ACTIELIJNEN
5.2 FASERING
5.3 SAMENWERKING

BIJLAGE 1: C
 ATEGORIEËN DOCUMENTEN ACTIEVE
OPENBAARMAKING

Het overleg tussen de verschillende partijen heeft ertoe geleid dat de
initiatiefnemers op 2 januari 2019 het wetsvoorstel Wijzigingswet open
overheid (de “Wijzigingswet Woo”) als novelle hebben ingediend bij de
Tweede Kamer. In deze Wijzigingswet Woo worden de onduidelijkheden
van het oorspronkelijke initiatiefwetsvoorstel verhelderd, inhoudelijke
wijzigingen voorgesteld en technische verbetering geformuleerd.
De wijzigingen zien op:
I. het verbeteren van de uitvoerbaarheid door verduidelijking van de
omschrijving van de actief te maken documenten;
II. het geven van tijd aan bestuursorganen voor de organisatie van
actieve openbaarmaking;
III. het vervangen van het register door een meerjarenplan digitale
informatiehuishouding, waarmee de overheden hun digitale
informatie­huishouding duurzaam toegankelijk maken; en
IV. de verplichting om een of meer contactpersonen aan te wijzen die
burgers kunnen informeren over de beschikbaarheid van overheidsinformatie.

Multidisciplinaire aanpak
De Wijzigingswet Woo omvat zoals gezegd meerdere componenten.
Zo gaat het om het actief openbaar maken van stukken én om de
informatiehuishouding. Daarnaast spelen ook andere wettelijke
kaders en regels een rol, waaronder de Algemene Verordening
Gegevens­
bescherming (AVG), de Baseline informatiebeveiliging
Overheid (BIO), publicatieverplichtingen op grond van diverse andere
wetten en het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid.
Om de implementatie van de Wijzigingswet Woo te laten slagen, zal
binnen een waterschap aan de slag moeten worden gegaan met een
multidisciplinair team wat afdeling overstijgend te werk gaat. Dit
multidisciplinaire team zou de volgende disciplines kunnen omvatten:
DIV, archiefexpertise, juridische expertise (Wob/Woo en privacy),
informatie expertise etc.

Actieve openbaarheid en informatiehuishouding
De Wijzigingswet Woo is primair gericht op het actief openbaar maken
van 11 informatiecategorieën. Documenten die binnen deze 11 infor­
matie­categorieën vallen moeten op het moment dat de wet volledig
geïmplementeerd is binnen 14 dagen actief openbaar worden
gemaakt (zie § 5.2 voor de fasering). Naast het actief openbaar maken,
bevat de Wijzigingswet Woo een duidelijke andere component,
namelijk het op orde brengen van de informatiehuishouding en het
duurzaam toegankelijk maken van digitale overheidsinformatie. Het
tweede component sluit aan bij de Archiefwet 1995, waarin
opgenomen is dat overheden verplicht zijn om de onder hen

Leeswijzer
In dit document wordt allereerst aandacht geschonken aan het
toetsingskader (hoofdstuk 2), hierbij valt te denken aan de relevante
regels uit de Wijzigingswet Woo en de Archiefwet. In hoofdstuk 3 wordt
de huidige stand van de informatiehuishouding bij de waterschappen
besproken. Daarna wordt in hoofdstuk 4 ingegaan op de ambitie en de
verschillende groeipaden die daarbij horen. Hoofdstuk 5 staat in het
teken van de te nemen acties en de daarbij behorende fasering. Ook
zal kort worden ingegaan op de mogelijkheden tot samenwerking
tussen de waterschappen en de verschillende overheden.
4

ACTIEVE OPENBAARHEID
https://www.uvw.nl/
SEARCH

5,500

VOORWOORD
1. INLEIDING
2. HET TOETSINGSKADER
2.1 DE WET OPEN OVERHEID
2.2 INFORMATIEHUISHOUDING
2.3 DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENS­BESCHERMING

5,500

3. HUIDIGE STAND VAN DE INFORMATIEHUISHOUDING
3.1 UITVOERINGSTOETS WOO
3.2 NULMETING

print2000

4. AMBITIE EN GROEIPADEN
5. ACTIELIJNEN & FASERING
5.1 ACTIELIJNEN
5.2 FASERING
5.3 SAMENWERKING

BIJLAGE 1: C
 ATEGORIEËN DOCUMENTEN ACTIEVE
OPENBAARMAKING

2.

HET TOETSINGSKADER

Hoewel de Wijzigingswet Woo hoofdzakelijk over actieve openbaar­
making gaat, is de informatiehuishouding als duidelijke component
aanwezig in deze wet. Informatiehuishouding komt in verschillende
regelgeving aan de orde. Zo vraagt de Wijzigingswet Woo enerzijds om
een meerjarenplan om de informatiehuishouding naar een hoger plan
te tillen, terwijl anderzijds de belangrijkste regels terug te vinden zijn in
de Archiefwet 1995. Daarnaast hebben de waterschappen ook zelf
doelen vastgesteld voor de informatie­
huishouding in de “baseline
basis op orde”. In dit hoofdstuk zullen de belangrijkste regels worden
besproken.

bestuur en de economische ontwikkeling beter gediend kan worden.3
De Wijzigingswet Woo kenmerkt zich daarom door een drietal
belangrijke pijlers, te weten:
I. een actieve openbaarmakingsplicht voor 11 categorieën documenten;
II. een inspanningsverplichting tot openbaarmaking voor andere
documenten dan de elf categorieën; en
III. de passieve openbaarmaking (openbaarmaking op verzoek).4

2.1 DE WET OPEN OVERHEID
3 Uitvoeringstoets Woo – IPO en UvW, 16 juli 2019, p. 11.
Denk bijvoorbeeld aan: democratische controle en legitimiteit, het opheffen van informatie­
asymmetrie tussen overheid en burger, het versterken van de rechtspositie van de burger, als
extra waarborg tegen overheidsmisbruik, als middel in de strijd tegen corruptie en de strijd tegen
verspilling van publiek geld, het bevorderen van (burger)participatie; (nieuwe) waarde creëren en
het creatief vermogen stimuleren.
4 Uitvoeringstoets Woo – IPO en UvW, 16 juli 2019, p. 12.
Net als bij de Wob mag eenieder informatie opvragen zonder dat een belang bij de informatie
moet worden aangetoond. Bij de Wob had het bestuursorgaan vier weken de tijd voor een besluit
en het kon het deze vervolgens met vier weken uitstellen. Bij de Woo moet het bestuursorgaan
binnen vier weken een besluit nemen over het verzoek en het mag die beslissing twee weken
uitstellen, maar alleen indien de omvang of de gecompliceerdheid van de informatie een
verlenging rechtvaardigt.

De Wijzigingswet Woo heeft als doel om overheden en semioverheden
transparanter te maken, zodat het belang van openbaarheid van
publieke informatie voor de democratische rechtsstaat, de burger, het

5

Het meerjarenplan digitale informatiehuishouding waterschappen

VOORWOORD
1. INLEIDING

De 11 categorieën die op basis artikel 3.3 van de Wijzigingswet Woo
openbaar moeten worden gemaakt, zijn:

Dit ter vervanging van een register waarin de burger zou moeten
kunnen nagaan welke openbare en niet-openbare documenten bij
een bestuursorgaan aanwezig zijn.

2. HET TOETSINGSKADER
2.1 DE WET OPEN OVERHEID
2.2 INFORMATIEHUISHOUDING
2.3 DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENS­BESCHERMING

1

Wet- & regelgeving

3. HUIDIGE STAND VAN DE INFORMATIEHUISHOUDING

2

Organisatiegegevens

3

Vergaderstukken en verslagen

4

Bestuursstukken

5

Stukken adviescolleges

6

Convenanten

7

Jaarplannen- en verslagen

8

Woo- verzoeken en de daarbij verstrekte informatie

9

Onderzoeken

10

Beschikkingen (met uitzondering van…)

11

Klachten

3.1 UITVOERINGSTOETS WOO
3.2 NULMETING

4. AMBITIE EN GROEIPADEN
5. ACTIELIJNEN & FASERING
5.1 ACTIELIJNEN
5.2 FASERING
5.3 SAMENWERKING

BIJLAGE 1: C
 ATEGORIEËN DOCUMENTEN ACTIEVE
OPENBAARMAKING

Categorie

De initiatiefnemers stellen in de Wijzigingswet Woo voor dat
bestuursorganen met behulp van een meerjarenplan hun overheids­
informatiehuishouding op orde brengen, omdat uit de Quickscans van
ABDTopConsult volgde dat het eerder voorgestelde register tot hoge
kosten in de uitvoering zou leiden. Dit voorstel is door de
waterschappen positief ontvangen en sluit aan op de Archiefwet 1995,
waarin opgenomen staat dat bestuursorganen maatregelen moeten
nemen om digitale documenten duurzaam toegankelijk te maken.
De initiatiefnemers hebben in de Wijzigingswet Woo opgenomen dat
bestuursorganen in het meerjarenplan moeten omschrijven op welke
wijze zij hun digitale overheidsinformatie duurzaam toegankelijk willen
maken. Hierbij moet in ieder geval ingegaan worden op de stappen die
leiden tot een verbetering van de wijze waarop digitale documenten
vervaardigd, geordend, bewaard, vernietigd en ontsloten worden.9
Daarnaast zal er op basis van de Wijzigingswet Woo een adviescollege
worden ingericht dat de uitvoering van het meerjarenplan zal
monitoren en adviezen zal uitbrengen over noodzakelijke aanvullingen
en uitwerkingen van het plan.10 Het adviescollege zal toezicht gaan

In Bijlage 1 wordt een eerste duiding en interpretatie aan de
verschillende categorieën documenten gegeven. De eerste twee
categorieën dient het bestuursorgaan altijd openbaar te maken. Voor
de categorieën 3 t/m 11 gelden uitzonderingsgronden die mogelijk
van toepassing zijn.5 Net als onder de Wob, zijn er ook onder de
Wijzigingswet Woo weer twee soorten uitzonderingsgronden: absolute
en relatieve uitzonderingsgronden.6

houden op het voldoende duurzaam toegankelijk maken van digitale
overheidsinformatie. Zodra het doel van het meerjarenplan in de
praktijk bereikt is, zal het adviescollege worden opgeheven.

Het meerjarenplan
De Wijzigingswet Woo introduceert het meerjarenplan7 en de
verplichting om één of meer Woo-contactpersonen aan te wijzen.8

Woo-contactpersoon
Behalve een meerjarenplan voor het op orde brengen van de
informatiehuishouding, zullen bestuursorganen een functionaris aan
moeten stellen, die burgers informeert over de beschikbaarheid van
informatie. De bedoeling hiervan is dat burgers met de hulp van de
Woo-contactpersoon, ook zonder register snel en effectief kunnen

5 Uit artikel 5.1 Wijzigingswet Woo volgt dat als een absolute uitzonderingsgrond van toepassing is,
dat dan (een deel van) het betreffende document niet openbaar gemaakt dient te worden. Als
een relatieve uitzonderingsgrond van toepassing is, dan dient een belangenafweging plaats te
vinden. Weegt het belang van openbaarmaking op tegen het belang dat door de
uitzonderingsgrond wordt beschermd? Als dat niet het geval is dan zal (een deel van) het
betreffende document niet openbaargemaakt mogen worden.
6 Een belangrijke wijziging in de Woo is dat de uitzonderingsgrond ‘bedrijfs- en fabricagegegevens’, die
onder de Wob nog een absolute uitzonderingsgrond was, in de Woo een relatieve uitzondering is
geworden (art. 5.2, lid 2, sub f, Wijzigingswet Woo). Dit betekent dat er, als sprake is van deze
uitzonderingsgrond, bij de openbaarmaking expliciet een belangenafweging gemaakt moet
worden.
7 Artikel 6 lid 2 Wijzigingswet Woo.
8 Artikel 4.7 Wijzigingswet Woo.

9 Artikel 6.2 lid 2 Wijzigingswet Woo.
10 Artikel 6.3 Wijzigingswet Woo.

6

Het meerjarenplan digitale informatiehuishouding waterschappen

VOORWOORD
1. INLEIDING
2. HET TOETSINGSKADER
2.1 DE WET OPEN OVERHEID
2.2 INFORMATIEHUISHOUDING
2.3 DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENS­BESCHERMING

3. HUIDIGE STAND VAN DE INFORMATIEHUISHOUDING
3.1 UITVOERINGSTOETS WOO
3.2 NULMETING

4. AMBITIE EN GROEIPADEN
5. ACTIELIJNEN & FASERING
5.1 ACTIELIJNEN
5.2 FASERING
5.3 SAMENWERKING

BIJLAGE 1: C
 ATEGORIEËN DOCUMENTEN ACTIEVE
OPENBAARMAKING

overzien welke informatie bij een bestuursorgaan aanwezig is.11 De rol
van Woo-contactpersoon wordt in de uitvoeringstoets bij de
waterschappen op 0.5 fte per waterschap begroot.12

zal aansluiting worden gezocht bij de terminologie zoals die gehanteerd
is in de Wijzigingswet Woo.

2.2 INFORMATIEHUISHOUDING
Samenhang met de Archiefwet 1995
In artikel 3 van de Archiefwet 1995 wordt bepaald dat overheidsorganen
verplicht zijn om de onder hen berustende archiefbescheiden in
goede, geordende en toegankelijke staat13 te brengen en te bewaren,
alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in
aanmerking komende archiefbescheiden. Deze algemene zorgplicht
uit de Archiefwet 1995 is overgenomen in de Wijzigingswet Woo14 en
in artikel 6.1 van de Wijzigingswet Woo wordt hier aan toegevoegd dat
het bestuursorgaan maatregelen treft ten behoeve van het duurzaam
toegankelijk maken van digitale documenten.15

Ieder waterschap is zelf verantwoordelijk voor de duurzame
toegankelijkheid van informatie. Dit geldt voor de gehele digitale keten,
vanaf de creatie óf ontvangst van informatie, tot aan het moment van
vernietiging of overbrenging naar het archief.17 Dit vereist goed
informatie­
beheer, maar de digitale duurzaamheidsproblematiek is
complex. Digitaal informatiebeheer maakt immers deel uit van een
dynamische omgeving, waarbij zowel de technische als de maat­
schappelijke en politieke/bestuurlijke ontwikkelingen snel gaan en de
veranderingen groot zijn. Bovendien zijn de waterschappen de laatste
jaren volledig afhankelijk geworden van digitale informatie, omdat
digitale informatie tegenwoordig leidend is en papieren archieven om
op terug te vallen niet meer worden gevormd. Deze ontwikkelingen
maken het des te belangrijker dat digitale overheids­
informatie
conform de wettelijke bepalingen uit de Archiefwet 1995 duurzaam
toegankelijk, vindbaar, juist, volledig en betrouwbaar wordt bewaard.
Niet alleen de waterschappen hebben daar in de dagelijkse
bedrijfsvoering profijt van, ook burgers, bedrijven en controlerende
instantie hebben belang bij juiste en toegankelijke informatie.

Hoewel in de Wijzigingswet Woo aansluiting is gezocht bij de Archiefwet
1995, lijkt de Wijzigingswet Woo aan de vorm van het publiceren van
een document andere eisen te stellen, dit in verband met de
openbaarmaking. Overheidsinformatie – zo schrijft de Wijzigingswet
Woo voor – dient namelijk bij voorkeur in een elektronische, machine
leesbare open format te worden gepubliceerd. Ook dient al bij de
vervaardiging van een document (dus aan het begin van het proces)
vastgelegd te worden wat wel en wat niet openbaar gemaakt mag
en/of moet worden. Dit kan alleen plaatsvinden door de toevoeging
van metadata aan de betreffende informatie.16

Digitaal informatiebeheer vereist dat informatie opgeslagen, beheerd
en bewaard wordt in een digitaal systeem. Dit kan een document
management systeem (DMS) zijn of een IT-systeem. Een DMS is
daarmee in feite de digitale vervanger van het vroegere papieren
archief en is meestal opgebouwd uit bestanden en metadata. Om
informatie duurzaam toegankelijk te laten zijn, moet er specifieke
recordmanagementfunctionaliteit zijn ingevoerd in bijvoorbeeld het
DMS. Dit is een functionaliteit waarmee bewaartermijnen toegekend
kunnen worden, beheershandelingen (zoals vernietiging) kunnen
worden uitgevoerd, bestandsformaten beschermd worden tegen

Volledigheidshalve dient men zich wel te realiseren dat er een traject
loopt om de Archiefwet 1995 te moderniseren. In de nieuwe Archiefwet

11 Artikel 4.7 van de Wijzigingswet Woo: De contactfunctionaris informeert burgers desgevraagd
over de beschikbaarheid van informatie. Zo krijgt de burger hulp om snel en effectief te overzien
welke informatie bij het bestuursorgaan aanwezig is. De contactfunctionaris zal vragen op
laagdrempelige en klantvriendelijke wijze beantwoorden, bijvoorbeeld telefonisch of via e-mail, en
verstrekt wellicht ook documenten als dat erg eenvoudig is.
12 Uitvoeringstoets Woo – IPO en UvW, 16 juli 2019, p. 27.
13 In de Archiefregeling worden deze begrippen nader uitgewerkt.
14 Artikel 2.4 lid 1 Wijzigingswet Woo
15 Uit de Memorie van Toelichting van de Wijzigingswet Woo volgt dat die zorgplicht ook betekent
dat bestuursorganen de verplichting hebben om maatregelen te treffen. In artikel 6.1 van de
Wijzigingswet Woo is dit voor wat betreft de duurzame toegankelijkheid van digitale documenten
geëxpliciteerd
16 Uitvoeringstoets Wet Open Overheid, VNG Realisatie, versie 1.0 juni 2019, p. 35.

17 De verantwoordelijkheid voor de duurzame toegankelijkheid van informatie geldt tot aan het
moment van vernietiging. Voor informatie die wordt overgebracht naar het archief geldt deze
verantwoordelijkheid tot in lengte der dagen.

7

Het meerjarenplan digitale informatiehuishouding waterschappen

VOORWOORD
1. INLEIDING
2. HET TOETSINGSKADER
2.1 DE WET OPEN OVERHEID
2.2 INFORMATIEHUISHOUDING
2.3 DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENS­BESCHERMING

3. HUIDIGE STAND VAN DE INFORMATIEHUISHOUDING
3.1 UITVOERINGSTOETS WOO
3.2 NULMETING

4. AMBITIE EN GROEIPADEN
5. ACTIELIJNEN & FASERING
5.1 ACTIELIJNEN
5.2 FASERING
5.3 SAMENWERKING

BIJLAGE 1: C
 ATEGORIEËN DOCUMENTEN ACTIEVE
OPENBAARMAKING

veroudering en waarmee informatie niet ongeautoriseerd gewijzigd
kan worden.18

- in overleg met onder andere de Subwerkgroep Geo-informatie,
Diwanet van de Unie van Waterschappen en het programma
Datastromen bij Het Waterschapshuis (HWH) - de volgende eisen
geformuleerd waaraan minimaal voldaan moet worden, wil een
waterschap haar informatie op orde hebben:
a. de kernregistraties van het waterschap zijn uniform van opzet en
bevatten betrouwbare en actuele gegevens die nodig zijn voor het
uitvoeren van de primaire waterschapstaken;
b. het waterschap wisselt gegevens op uniforme, gestandaardiseerde
wijze uit met externe partijen;
c. gegevens uit de basisregistraties worden in de processen van het
waterschap gebruikt;
d. er is een terugmeldproces bij het waterschap ingericht voor het
doen en afhandelen van geconstateerde mogelijke onjuistheden in
data; en
e. de (digitale) informatie van de waterschappen is duurzaam
toe­gankelijk.

Wat is duurzaam digitale toegankelijkheid?
Overheidsinformatie moet voor een bepaalde, in een selectielijst
opgenomen termijn, in goede, geordende en toegankelijke staat
(artikel 3 van de Archiefwet 1995) worden bewaard. De bewaar­
termijn wordt vastgesteld op basis van specifieke wetgeving en/of
in een afweging van belangen, waaronder privacy/persoons­
gegevens, financiële en beleidsverantwoording en cultuurhistorische
en wetenschappelijke waarde. De bewaartermijn kan variëren van
kort tot lang en tot blijvend bewaren. Gedurende de bewaartermijn
moet digitale overheidsinformatie toegankelijk, vindbaar en in
contextuele samenhang raadpleegbaar zijn. Daarbij moet het zeker
zijn dat de informatie juist, volledig en authentiek en leesbaar is,
ook in de toekomst en onafhankelijk van het gebruikte
bestandsformaat. Deze eisen voor toegankelijke overheids­
informatie kunnen worden samengevat onder de noemer
‘duurzaam digitaal informatiebeheer’. In een digitaal systeem
waarin overheidsinformatie opgeslagen en bewaard wordt, moeten
specificaties voor duurzaam digitaal informatiebeheer worden
toegepast. Dit geldt zowel voor bedrijfssystemen en –applicaties als
voor de gespecialiseerde document managementsystemen
(DMS).19

De Erfgoedinspectie heeft een toetsingskader vastgesteld dat de
centrale overheid kan ondersteunen bij een meer actueel en integraal
uitvoeringskader. In dit toetsingskader heeft de Erfgoedinspectie op
basis van de Archiefwet regels uitgewerkt hoe zij invulling geeft aan
haar toezicht op de informatiehuishouding van de centrale overheid.
Het kader kan, mits uitgebreid met aspecten van openbaarmaking,
privacy en beveiliging, voor waterschappen als inspiratiebron dienen
bij de opgave om tot een integrale verbetering van de informatie­
huishouding te komen. Het kader richt zich op de volgende thema’s:

Baseline informatie op orde
Beleid dat gericht is op de verbetering van de informatiehuishouding
is noodzakelijker dan ooit. De hoeveelheid informatie in het digitale
tijdperk is onvergelijkbaar veel groter dan in de tijd van papieren
informatie. Dit leidt ertoe dat het niet meer mogelijk is alle informatie
handmatig achteraf te ordenen.20 Daarom hebben de waterschappen

18 Erfgoedinspectie, Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, ‘Wel digitaal, nog niet
duurzaam: Informatiebeheer bij de departementen’, 2018.
19 Ibid.
20 Het meerjarenplan verbetering informatiehuishouding van de Rijksoverheid, versie 1.1.
d.d. 6 juni 2018.

8

Het meerjarenplan digitale informatiehuishouding waterschappen

VOORWOORD
1. INLEIDING
2. HET TOETSINGSKADER

Thema’s

Normen

De organisatie van de
besturing

Er is sprake van goed bestuur van de informatiehuishouding.
Artikel 4 van de Archiefwet en artikel 14 van het Archiefbesluit

3.1 UITVOERINGSTOETS WOO
3.2 NULMETING

Het weten wat er is en
waar dat is

Er is een overzicht van verblijfplaatsen van informatie.
Artikel 3 van de Archiefwet en artikel 18 van de Archiefregeling
Per verblijfplaats is er een (handmatig opgesteld of
automatisch te genereren) overzicht van de aldaar
opgeslagen overheidsinformatie.
Artikel 18 van de Archiefregeling

4. AMBITIE EN GROEIPADEN
5. ACTIELIJNEN & FASERING
5.1 ACTIELIJNEN
5.2 FASERING
5.3 SAMENWERKING

Met de inwerkingtreding van de AVG is de bescherming van persoons­
gegevens toegenomen. Zo heeft de AVG gezorgd voor een versterking
en uitbreiding van privacy rechten, meer verantwoordelijkheden voor
organisaties en stevige bevoegdheden voor de Autoriteit Persoons­
gegevens. De bescherming van persoonsgegevens zal bij de
implementatie van de Wijzigingswet Woo een belangrijke rol gaan
spelen, omdat het ongeoorloofd openbaar maken van persoons­
gegevens tot grote reputatieschade kan leiden.

De organisatie past, tenminste op de blijvend te bewaren
overheidsinformatie, een kwaliteitssysteem toe.
Artikel 16 van de Archiefregeling

2.1 DE WET OPEN OVERHEID
2.2 INFORMATIEHUISHOUDING
2.3 DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENS­BESCHERMING

3. HUIDIGE STAND VAN DE INFORMATIEHUISHOUDING

2.3 DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENS­
BESCHERMING

De zorg voor context en
authenticiteit

BIJLAGE 1: C
 ATEGORIEËN DOCUMENTEN ACTIEVE

Er is een ordeningsstructuur aanwezig.
Artikel 18 van de Archiefregeling
Informatie is voorzien van metadata.
Artikelen 17, 19, 21, 22 en 24 van de Archiefregeling

OPENBAARMAKING
Bewust bewaren en
vernietigen

De organisatie beschikt over vastgestelde selectielijsten en
past deze toe.
Artikelen 5 en 9 van de Archiefwet en de artikelen 2 t/m5 van het
Archiefbesluit
Vernietiging van overheidsinformatie vindt plaats op basis
van de vastgestelde bewaartermijnen.
Artikel 8 van het Archiefbesluit

Beheer, veilig en
duurzaam

Overheidsinformatie is veilig opgeslagen, beschermd tegen
onbedoelde invloeden van buitenaf en tegen fysiek verval.
De hoofstukken 2, 4, 5 en 6 van de Archiefregeling
Digitale informatie wordt toegankelijk gehouden.
Artikel 7 van de Archiefwet, artikel 6 van het Archiefbesluit en de
artikelen 24, 25, 26, 26a, 26b van de Archiefregeling
Informatie wordt overgebracht naar het archief.
Artikelen 12 en 13 van de Archiefwet en artikel 9 van het
Archiefbesluit

Het zorgen voor toegang
en herbruikbaarheid

Overheidsinformatie is toegankelijk.
Artikelen 15 en 15a van de Archiefwet, artikel 10 van het
Archiefbesluit en artikel 20 en 23 van de Archiefregeling
Overheidsinformatie is herbruikbaar.
Artikel 2b lid 2 van de Archiefwet en Richtlijn 2003/98/EG

9

VOORWOORD
1. INLEIDING
2. HET TOETSINGSKADER
2.1 DE WET OPEN OVERHEID
2.2 INFORMATIEHUISHOUDING
2.3 DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENS­BESCHERMING

3. HUIDIGE STAND VAN DE INFORMATIEHUISHOUDING
3.1 UITVOERINGSTOETS WOO
3.2 NULMETING

4. AMBITIE EN GROEIPADEN
5. ACTIELIJNEN & FASERING
5.1 ACTIELIJNEN
5.2 FASERING
5.3 SAMENWERKING

BIJLAGE 1: C
 ATEGORIEËN DOCUMENTEN ACTIEVE
OPENBAARMAKING

3.

HUIDIGE STAND VAN DE INFORMATIEHUISHOUDING

Het huidige beleid voor de informatiehuishouding bepaalt onder
andere het vertrekpunt voor de implementatie van de Wijzigingswet
Woo. Bij de uitvoering van de uitvoeringstoets Woo die de Unie van
Waterschappen (in samenwerking met het IPO) heeft laten uitvoeren is
uitgebreid aandacht geweest voor de huidige stand van zaken van de
informatiehuishouding. Ook heeft de Unie van Waterschappen via de
themagroep Diwanet21 in het kader van een nulmeting informatie bij

over de stand van zaken bij de waterschappen, zoals opgenomen in
hoofdstuk 3 van de Uitvoeringstoets Woo.
Huidige stand van de informatiehuishouding
• De informatiehuishouding van de waterschappen is over het
algemeen per afdeling of domein georganiseerd. Dat betekent dat
er meerdere vak applicaties (subsidiesysteem, financieel systeem,
HR systeem etc.) in gebruik zijn waarin de documenten van dat
domein/afdeling worden beheerd en voorzien zijn van metadata.
• Een enkel waterschap heeft nog een gefragmenteerde informatiehuishouding. Dat betekent dat documenten vooral op
netwerkschijven per afdeling worden beheerd zonder dat daar
een strakke structuur aan ten grondslag ligt.

de waterschappen opgevraagd over de informatiehuishouding. Beide
onderzoeken naar de huidige stand van de informatiehuishouding
komen in dit hoofdstuk aan de orde.

3.1 UITVOERINGSTOETS WOO
Adviesbureau Berenschot heeft de uitvoeringstoets voor de Wijzigings­
wet Woo bij de waterschappen uitgevoerd. Hieronder wordt kort
ingegaan op de onderzoeksresultaten, conclusies en aanbevelingen

De meeste waterschappen hebben daarmee de informatiehuishouding
naar de huidige eisen voldoende op orde. Dit neemt niet weg dat de
Wijzigingswet Woo andere en hogere eisen gaat stellen aan de
informatiehuishouding en dat de waterschappen daar nog niet aan
voldoen. De verwachting is dat de optimalisatie van de informatie­

21 De themagroep Diwanet is een werkgroep van de waterschappen die zich bezig houdt met de
uitvoering van het actieplan Digitale archieven op orde.

10

Het meerjarenplan digitale informatiehuishouding waterschappen

VOORWOORD
1. INLEIDING
2. HET TOETSINGSKADER
2.1 DE WET OPEN OVERHEID
2.2 INFORMATIEHUISHOUDING
2.3 DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENS­BESCHERMING

3. HUIDIGE STAND VAN DE INFORMATIEHUISHOUDING
3.1 UITVOERINGSTOETS WOO
3.2 NULMETING

4. AMBITIE EN GROEIPADEN
5. ACTIELIJNEN & FASERING
5.1 ACTIELIJNEN
5.2 FASERING
5.3 SAMENWERKING

huishouding tegelijkertijd kan en moet plaatsvinden met de
implementatie van de Wijzigingswet Woo.

herkennen waterschappen ook andere risico’s, zoals het organisa­
torisch-bestuurlijk risico, het verandervermogen van de organisatie en
de complexiteit van het “waar te beginnen”.

De waterschappen die op dit moment nog een gefragmenteerde
informatiehuishouding hebben, dienen eerst het been bij te
trekken. Voor het overgrote deel van de waterschappen zou, als
niet de gehele informatiehuishouding wordt vernieuwd, de
(technische) implementatie van de Woo plaatsvinden op afdelingsof domeinniveau. De inspanningen die daarvoor geleverd moeten
worden, zullen per saldo groter zijn dan de inspanningen die
geleverd moeten worden bij een informatiehuishouding die
integraal en in samenhang over de gehele organisatie is ingericht.

Voor de implementatie is het belangrijk dat de risico’s per
waterschap in beeld zijn en dat deze herkend worden. De
vervolgstap is het mitigeren van deze risico’s. De waterschappen
kunnen eventueel hun risicoanalyse en -mitigatieplan met elkaar
(en andere overheidsorganisaties) delen, zodat belangrijke risico’s
niet over het hoofd worden gezien en meerdere organisaties
kunnen profiteren van opgedane ervaringen en slimme
oplossingen.

BIJLAGE 1: C
 ATEGORIEËN DOCUMENTEN ACTIEVE
OPENBAARMAKING

Kansen en voordelen
De belangrijkste voordelen die waterschappen zien met betrekking tot
dienstverlening aan burgers, ondernemers en journalisten, zijn
verhoogde transparantie van de overheid en betere vindbaarheid van
overheidsinformatie.

Aanbevelingen
1. Er wordt aangeraden om het momentum en de positieve grondhouding ten opzichte van de ambities en doelstellingen van de
Wijzigingswet Woo te benutten. Dit is een kans om een volgende
stap te zetten ten aanzien van transparantie, openbaarheid en het
(verder) professionaliseren van de informatiehuishouding. Het
momentum kan ook aangegrepen worden om, nog een stap verder
te zetten, namelijk om meer integraal te gaan werken, zowel waar
het gaat om het informatiekundig aspect als wat betreft het beleid
op het gebied van transparantie en openbaarheid.
2. Het is belangrijk om in de implementatie en uitvoering van de
Wijzigingswet Woo goed aan te sluiten bij hetgeen de medewerkers
(in het primaire proces) belangrijk vinden en nodig hebben, in
plaats van de Wijzigingswet Woo “uit te rollen” vanuit de afdeling
bedrijfsvoering.
3. Er wordt aangeraden om te investeren in bestuurlijke en topambtelijke bewustwording op het gebied van de Woo. Weliswaar
onderschrijven de bestuurders het belang van openbaarheid en
transparantie veelal van harte, maar op het moment dat de consequenties duidelijker worden, kunnen de afwegingen toch anders
uitvallen.
4. In het verlengde van de vorige aanbeveling, is het belangrijk dat het
bestuur een expliciete afweging maakt over het gewenste ambitieniveau ten aanzien van de Wijzigingswet Woo en de daarvoor

De waterschappen zien voor de eigen organisatie ook veel voordelen,
zoals de verbetering van de informatiehuishouding, betere
vindbaarheid van informatie voor ambtenaren, digitale participatie,
open data-initiatieven en minder verzoeken om openbaarmaking.
Deze voordelen worden door minstens de helft van de waterschappen
herkend. Andere waterschappen verwachten juist dat er méér
verzoeken om informatie zullen komen.
De waterschappen zien verschillende voordelen en kansen in de
Woo. Dat betekent dat zij vanuit een (overwegend) positieve
houding aan de slag zullen gaan met de Wijzigingswet Woo. Dit
maakt implementatietrajecten over het algemeen minder
moeizaam.
Risico’s
De waterschappen schatten in dat er verschillende soorten risico’s zijn
die met de implementatie van de Wijzigingswet Woo gemoeid zijn. Het
financiële risico schatten de waterschappen het groots in. Daarnaast

11

Het meerjarenplan digitale informatiehuishouding waterschappen

VOORWOORD
1. INLEIDING
2. HET TOETSINGSKADER
2.1 DE WET OPEN OVERHEID
2.2 INFORMATIEHUISHOUDING
2.3 DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENS­BESCHERMING

3. HUIDIGE STAND VAN DE INFORMATIEHUISHOUDING
3.1 UITVOERINGSTOETS WOO
3.2 NULMETING

4. AMBITIE EN GROEIPADEN
5. ACTIELIJNEN & FASERING
5.1 ACTIELIJNEN
5.2 FASERING
5.3 SAMENWERKING

BIJLAGE 1: C
 ATEGORIEËN DOCUMENTEN ACTIEVE
OPENBAARMAKING

benodigde middelen, fasering en prioritering. Dat zorgt niet alleen
voor bestuurlijke bewustwording, maar het heeft ook tot gevolg dat
het voor de ambtelijke organisatie duidelijk is waar naartoe gewerkt
moet worden en binnen welke kaders dat moet gebeuren.
5. Er wordt aanbevolen om op landelijk niveau te investeren in het
opstellen van handreikingen en hulpmiddelen voor de Wijzigingswet Woo. Door het bundelen van inzet kan de Wijzigingswet Woo
sneller én goedkoper geïmplementeerd worden.
6. Er wordt geadviseerd om per organisatie te investeren in het vergroten van het verandervermogen. De afdelingen of domeinen (en
diens medewerkers) moeten worden gewezen op hun (nieuwe)
verantwoordelijkheden. Technische en praktische ondersteuning is
daarbij noodzakelijk, zodat de nieuwe verantwoordelijkheden gedragen kunnen worden.

De nulmeting geeft de volgende inzichten:
Conclusies op basis van de nulmeting

3.2 NULMETING
Om een nog duidelijker beeld te krijgen van de huidige stand van de
informatiehuishouding bij waterschappen heeft de Unie van
Waterschappen, de themagroep Diwanet gevraagd om - op basis van
een enquête - input te leveren voor een nulmeting. Hiermee is bepaald
in hoeverre de waterschappen voldoen aan de Archiefwet 1995
(nulmeting). Uit de nulmeting volgt dat de waterschappen zich actief
inzetten om de eigen informatiehuishouding aan de wettelijke
vereisten te laten voldoen. Hierbij is het wel van belang om te blijven
realiseren dat de Wijzigingswet Woo andere en hogere eisen gaat
stellen aan de informatiehuishouding. Voldoen aan de Archiefwet
1995 betekent niet automatisch voldoen aan de Wijzigingswet Woo.

12

1

De informatiehuishouding van de waterschappen is over het algemeen per afdeling
of domein georganiseerd. Dat betekent dat er meerdere vak applicaties in gebruik
zijn waarin de documenten van dat domein/afdeling worden beheerd en voorzien
zijn van metadata. Doel is dat de informatiehuishouding integraal en in samenhang
over de gehele organisatie wordt ingericht, dat er een organisatie-brede structuur is
voor documenten en dat de metadata van documenten via één plek toegankelijk is.

2

Verantwoordelijkheden zijn niet altijd belegd. Dat geldt zowel voor het hoogste
niveau als op lagere niveaus, zoals sectoren, programma’s, projecten e.d.

3

Werkprocessen zijn niet altijd beschreven en/of geïmplementeerd. Voor de
uitvoering van de Wijzigingswet Woo is het noodzakelijk dat per werkproces
duidelijk wordt welke documenten actief openbaar gemaakt moeten worden.
Zo kan vooraf bepaald worden welke documenten voor (actieve) openbaarheid in
aanmerking komen.

4

Er zijn niet altijd tools aanwezig om actieve openbaarheid te ondersteunen.

5

Er worden eisen gesteld aan hoe de documenten worden aangeboden. Een
PDF-bestand moet doorzoekbaar zijn en de afbeeldingen die informatie
overdragen moeten voorzien zijn van een alternatieve tekst.

6

Nog veel waterschappen hebben geen of maar een gedeeltelijk kwaliteitssysteem.
Zij kunnen daardoor niet aantonen dat zij aan wet- en regelgeving voldoen.

7

Met het gebrek aan informatiebeheer op de netwerkschijven, lopen de
waterschappen een risico op het terrein van privacy. De verantwoordelijkheid is
onbekend/niet belegd, selectie en vernietiging van de informatie vindt niet plaats
en langdurig te bewaren informatie wordt niet duurzaam beheerd.

8

Vernietiging van informatie conform de selectielijst van de Waterschappen gebeurt
meestal wel in het DMS/RMA. Waardering, selectie en vernietiging van informatie in
taak specifiek applicaties gebeurt maar beperkt. Bij de vervanging van applicaties
moet ad hoc een bestemming gevonden worden voor de informatie uit de te
vervangen applicaties. De toegang tot die informatie is kwetsbaar.

9

Informatie in e-mail boxen bevatten veel privacygevoelige informatie die niet altijd
adequaat beheerd wordt. Doordat duurzame toegankelijkheid van e-mail niet
gewaarborgd is, gaat langdurig te bewaren informatie (mogelijk) verloren.

10

Om documenten duurzaam toegankelijk te houden is het noodzakelijk dat er
metadata uit het Toepassingsprofiel Metadatering Decentrale Overheid worden
gebruikt. Een E-depot (of een soortgelijke oplossing) kan helpen om informatie
duurzaam toegankelijk te laten zijn.

11

Websites, sociale media e.d. worden niet overal goed beheerd.

VOORWOORD
1. INLEIDING
2. HET TOETSINGSKADER
2.1 DE WET OPEN OVERHEID
2.2 INFORMATIEHUISHOUDING
2.3 DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENS­BESCHERMING

3. HUIDIGE STAND VAN DE INFORMATIEHUISHOUDING
3.1 UITVOERINGSTOETS WOO
3.2 NULMETING

4. AMBITIE EN GROEIPADEN
5. ACTIELIJNEN & FASERING
5.1 ACTIELIJNEN
5.2 FASERING
5.3 SAMENWERKING

BIJLAGE 1: C
 ATEGORIEËN DOCUMENTEN ACTIEVE
OPENBAARMAKING

4.

AMBITIE EN GROEIPADEN
Ambitie
De huidige gezamenlijke ambitie voor de informatiehuishouding volgt
uit de ´Baseline basis op orde’. Deze ambitie houdt concreet het
volgende in:
a. de kernregistraties zijn uniform van opzet en bevatten betrouw­
bare en actuele gegevens;
b. de uitwisseling van gegevens wordt op een uniforme en gestandaardiseerde wijze uitgevoerd;
c. de gegevens uit de basisregistraties worden in de processen
gebruikt;
d. er is een terugmeldproces ingericht voor mogelijke onjuistheden in
data; en
e. de (digitale) informatie is duurzaam toegankelijk.

Uit de uitvoeringstoets en de nulmeting die in het vorige hoofdstuk
aan bod zijn gekomen, volgt dat de informatiehuishouding bij de
waterschappen over het algemeen per afdeling of domein
georganiseerd is. Dat betekent dat er meerdere vak applicaties in
gebruik zijn, waarin de documenten van dat domein of afdeling worden
beheerd en voorzien zijn van metadata. Een enkel waterschap heeft
nog een gefragmenteerde informatiehuishouding, wat betekent dat
documenten vooral op netwerkschijven per afdeling worden beheerd,
zonder dat daar een strakke structuur aan ten grondslag ligt.
Zoals gezegd zullen de waterschappen die op dit moment nog een
gefragmenteerde informatiehuishouding hebben, eerst het been bij
moeten te trekken. Voor de overige waterschappen geldt dat zij direct
aan de slag kunnen met de implementatie van de Wijzigingswet Woo.
Wat de waterschappen daarvoor moeten doen en hoe de
implementatie aangepakt gaat worden, hangt af van het ambitieniveau
waarvoor een individudeel waterschap kiest. In dit hoofdstuk wordt
daarom nader ingegaan op de verschillende ambitieniveaus en op
datgeen wat nodig is om naar een volgend niveau toe te groeien.

Hoewel deze basisambitie voldoende is om aan de Archiefwet 1995 en
de Wijzigingswet Woo te voldoen, doen waterschappen er goed aan
om zich te realiseren dat de implementatie van de Wijzigingswet Woo
(uiteindelijk) effectiever en efficiënter kan verlopen, indien vooraf­
gaande aan de creatie van documenten/informatie óf bij ontvangst

13

Het meerjarenplan digitale informatiehuishouding waterschappen

VOORWOORD
1. INLEIDING
2. HET TOETSINGSKADER
2.1 DE WET OPEN OVERHEID
2.2 INFORMATIEHUISHOUDING
2.3 DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENS­BESCHERMING

3. HUIDIGE STAND VAN DE INFORMATIEHUISHOUDING
3.1 UITVOERINGSTOETS WOO
3.2 NULMETING

4. AMBITIE EN GROEIPADEN
5. ACTIELIJNEN & FASERING
5.1 ACTIELIJNEN
5.2 FASERING
5.3 SAMENWERKING

van documenten/informatie, rekening wordt gehouden met actieve
openbaarmaking van stukken. Op deze manier omgaan met de
informatie die in het eigen huis aanwezig is, wordt ook wel ´open by
design´ genoemd. Processen zijn vanaf de start gericht op het
beschikbaar stellen van informatie en wel in een open en herbruikbare
vorm. Met een dergelijke werkwijze, kan de informatie aan het einde
van een werkproces eenvoudiger gepubliceerd en gedeeld worden.
Bovendien wordt met deze werkwijze bijgedragen aan de verplichtingen
die de Algemene Verordening Gegevens­
bescherming met zich
meebrengt. Ook zal een integrale informatiehuishouding die in
samenhang over de gehele organisatie is ingericht, bijdragen aan een
effectievere en efficiëntere implementatie van de Woo.

BIJLAGE 1: C
 ATEGORIEËN DOCUMENTEN ACTIEVE
OPENBAARMAKING

De inspanningen die geleverd moeten worden door waterschappen
die informatiehuishouding per afdeling of per domein georganiseerd
hebben zal per saldo groter zijn, omdat de technische implementatie
plaats zal moeten vinden op afdelings- of domeinniveau.
Groeipaden
Afhankelijk van de stand van de informatiehuishouding bij een
individueel waterschap, zal bepaald moeten worden welke acties
opgepakt moeten worden en welke ambitie daar het beste bij past. In
de onderstaande tabel wordt inzicht gegeven in de verschillende
groeipaden. Bovendien kan door de wijze waarop de tabel is ingericht
bepaald worden wat de huidige stand van de informatiehuishouding
bij een waterschap is.

14

Het meerjarenplan digitale informatiehuishouding waterschappen

VOORWOORD
1. INLEIDING

1

De organisatie van de besturing

Achterblijver

Middengroep (informatie
huishouding op orde)

Koploper (open by design)

De informatiehuishouding is gefragmenteerd.

De informatiehuishouding is op afdelings­
niveau of bedrijfsfuncties georganiseerd.

Er is sprake van een integrale informatie­
huishouding.

Er is geen overkoepelend beleid.

Er is een visie en/of beleid.

Er is sprake van silo automatisering.

Verantwoordelijkheden zijn volledig belegd.

2. HET TOETSINGSKADER
2.1 DE WET OPEN OVERHEID
2.2 INFORMATIEHUISHOUDING
2.3 DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENS­BESCHERMING

Aantoonbaar voldoen aan wet en regelgeving.

3. HUIDIGE STAND VAN DE INFORMATIEHUISHOUDING
3.1 UITVOERINGSTOETS WOO
3.2 NULMETING

nut en noodzaak van een informatie­
huishouding die op orde is.

4. AMBITIE EN GROEIPADEN
5. ACTIELIJNEN & FASERING
5.1 ACTIELIJNEN
5.2 FASERING
5.3 SAMENWERKING

De informatie levenscyclus is ingericht.

De gehele organisatie is zich bewust van het

2

Het weten wat er is en waar het is

Er is geen overzicht van de aanwezige
informatie.

BIJLAGE 1: C
 ATEGORIEËN DOCUMENTEN ACTIEVE
OPENBAARMAKING

Er is een relatie aangebracht tussen de (keten)
processen, de applicaties en de informatie.
De automatisering van het proces kan
plaatsvinden.

Processen zijn in de volle breedte en in de
verschillende verschijningsvormen in kaart
gebracht en gedocumenteerd, zodat “open by
design” mogelijk is.

De in de Wijzigingswet Woo aangewezen
11 categorieën worden binnen de juiste
termijnen actief openbaar gemaakt.

Op basis van de inspanningsverplichting wordt
meer dan de in de Wijzigingswet Woo
aangewezen 11 categorieën actief openbaar
gemaakt.
Er zijn gemeenschappelijke richtlijnen
opgesteld voor het omgaan met nieuwe
kanalen zoals berichten apps22 en “social
media”.

3

De zorg voor context en
authenticiteit

Metadata zijn niet of onvoldoende
aangebracht.

In het DMS zijn voor de te bewaren
documenten, de metadata conform de TMLO,
aangebracht zodat deze kunnen worden
overgebracht aan het e-depot.

In alle applicaties zijn de metadata op orde.

Er is geen aansluiting tussen metadatabeheer,
processen en informatie.

Metadateren is een vanzelfsprekend
onderdeel van het werk.

Metadata worden zoveel mogelijk automatisch
toegekend.

Het informatiebeheer gebeurt in silo’s .

22 Uit kamerbrief met nummer 2019-0000369878 d.d. 13 september 2019: Uit de uitspraak van afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State d.d. 20 maart 2019 volgt dat WhatsApp en sms-berichten die
in het kader van het werk zijn verstuurd onder de huidige documentdefinitie van de Wob vallen. De uitspraak geeft reden tot vastlegging van een beleidslijn over het gebruik van berichtendiensten- en apps.
Ook zal moeten worden nagedacht (indien berichtendiensten- en apps worden gebruikt), hoe dergelijke informatie gearchiveerd wordt (in een DMS). Het verdient wel opmerking dat de bescherming van de
persoonlijke levenssfeer (privacy) en de gewenste beleidsintimiteit, onverkort van toepassing zijn op zakelijke WhatsApp-berichten en sms’jes. De Raad van State geeft bovendien aan dat de aard van
WhatsApp- en sms-berichten meebrengt dat er veelal sprake zal zijn van een persoonlijke beleidsopvatting in het interne debat. Bestuursorganen hebben geen toegang tot de privé-telefoon van een
ambtenaar. De betrokken bestuurder of ambtenaar zal zelf de werk gerelateerde berichten over moeten dragen aan het bestuursorgaan indien dat nodig is.

15

Het meerjarenplan digitale informatiehuishouding waterschappen

VOORWOORD
1. INLEIDING

4

Bewust bewaren en vernietigen

2. HET TOETSINGSKADER

Achterblijver

Middengroep (informatie
huishouding op orde)

Koploper (open by design)

De selectielijst wordt niet of onvoldoende
toegepast.

De selectielijst wordt toegepast in het DMS/
RMA. Hierbij is ook oog voor hotspots
(informatie over belangrijke gebeurtenissen
worden langer bewaard dan de selectielijst
voorschrijft).

De selectielijst wordt op alle informatie
toegepast.

Er is een risicoanalyse uitgevoerd op het
bewaren en vernietigen van informatie.

Informatie wordt automatisch voorgedragen
voor vernietiging of overbrenging.

2.1 DE WET OPEN OVERHEID
2.2 INFORMATIEHUISHOUDING
2.3 DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENS­BESCHERMING

3. HUIDIGE STAND VAN DE INFORMATIEHUISHOUDING
3.1 UITVOERINGSTOETS WOO
3.2 NULMETING

De selectielijst sluit aan op de zaaktype­
catalogus (ZTC).

4. AMBITIE EN GROEIPADEN
5. ACTIELIJNEN & FASERING
5.1 ACTIELIJNEN
5.2 FASERING
5.3 SAMENWERKING

5

Beheer, veilig en duurzaam

De informatieveiligheid is onvoldoende op
orde.

De informatie is geclassificeerd conform BIV(P)

BIJLAGE 1: C
 ATEGORIEËN DOCUMENTEN ACTIEVE

Er vindt automatische classificaties van
gegevens plaats, rekening houdend met
informatie veiligheid, privacy en actieve
openbaarheid.
PDCA-cyclus voor informatieveiligheid is
volledig geïmplementeerd.23

OPENBAARMAKING

6

Het zorgen voor toegang en
herbruikbaarheid

Persoonsgegevens zijn niet of onvoldoende
weggelakt waardoor bij openbaarmaking een
datalek ontstaat.

De persoonsgegevens in openbaar te maken
informatie zijn weggelakt.

Er is sprake van privacy (en openbaarheid) by
design & default, bijvoorbeeld door met
behulp van anonimiseer software en in het
ontwerp van sjablonen van openbaar te
maken informatie.

Er is geen bewaarstrategie voor digitale
informatie.

Er is een bewaarstrategie vastgesteld. Alle
informatie is tijdig overgedragen aan een
E-depot.

Informatie wordt al voor de wettelijke
termijnen beheerd in het E-depot.

De rollen voor het informatiebeheer zijn niet
goed ingericht binnen organisatie.

De rollen en verantwoordelijkheden voor het
informatiebeheer zijn vastgelegd en bekend.

Er is een PDCA cyclus ingericht voor informatie
beheer.

Informatie wordt niet of onvoldoende gedeeld
met de buitenwereld.

De Woo-contactfunctionaris is benoemd en
informatie wordt actief openbaar gemaakt.

De organisatie heeft een open en
transparante cultuur aangenomen. Delen is
de norm.

Waterschappen publiceren hun informatie.
Dat kan op de eigen internetsite of er kan
aangesloten worden bij landelijke
publicatiesystemen zoals het Landelijk
Platform Openbare Overheidsinformatie
(PLOOI). Waterschappen zorgen voor een
snelle overbrenging of bieden stukken aan bij
een e-depot.

Informatie wordt door middel van open
standaarden gepubliceerd.

De data zijn kwalitatief op orde. Data moet
kunnen stromen.

23 Het compleet inrichten van de PDCA-cyclus voor informatieveiligheid is een noodzakelijke maar flinke ambitie. De weg naar niveau 4 van de BIO is een meerjarenproject.

16

https://www.uvw.nl/

5,500

VOORWOORD

informatiespecialist

1. INLEIDING
2. HET TOETSINGSKADER

DE KENMERKEN VAN INFORMATIEHUISHOUDING:
1. Goed bestuur
2. Overzicht van verblijfplaatsen van informatie
3. Een ordeningsstructuur
4. Het toepassen van de selectielijst
5. Veilig en duurzaam opgeslagen informatie
6. Toegankelijke informatie
5,500

2.1 DE WET OPEN OVERHEID
2.2 INFORMATIEHUISHOUDING
2.3 DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENS­BESCHERMING

3. HUIDIGE STAND VAN DE INFORMATIEHUISHOUDING
3.1 UITVOERINGSTOETS WOO
3.2 NULMETING

4. AMBITIE EN GROEIPADEN
5. ACTIELIJNEN & FASERING
5.1 ACTIELIJNEN
5.2 FASERING
5.3 SAMENWERKING

BIJLAGE 1: C
 ATEGORIEËN DOCUMENTEN ACTIEVE
OPENBAARMAKING

5.

ACTIELIJNEN & FASERING
5.1 ACTIELIJNEN

De waterschappen zullen aan de Wijzigingswet Woo moeten gaan
voldoen. In dit hoofdstuk worden voorstellen gedaan voor actielijnen
die de waterschappen, afhankelijk van de eigen stand van de
informatiehuishouding en de gekozen ambitie, uit moeten gaan
voeren. Op basis van de Wijzigingswet Woo moeten de waterschappen
in dit meerjarenplan een fasering aanbrengen aan het actief openbaar
maken van de in de Wijzigingswet Woo genoemde 11 categorieën van
documenten. Deze fasering is terug te vinden in § 5.2. Tot slot wordt in
§ 5.3 ingegaan op de mogelijkheden tot samenwerking tussen de
waterschappen en tussen de verschillende overheden.

In de onderstaande tabellen wordt per thema van het toetsingskader
– dat door de Erfgoedinspectie is opgesteld (zie onderdeel 2.2) –
aangegeven welke actielijnen er door waterschappen kunnen worden
uitgezet. De voorgestelde jaartallen betreffen streefdata.

17

Het meerjarenplan digitale informatiehuishouding waterschappen

VOORWOORD
1. INLEIDING
2. HET TOETSINGSKADER
2.1 DE WET OPEN OVERHEID
2.2 INFORMATIEHUISHOUDING
2.3 DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENS­BESCHERMING

1. Organiseer de besturing
Er is sprake van goed bestuur van de informatiehuishouding (Archiefwet art. 4; Archiefbesluit art. 14): Er is beleid/visie op de informatiehuishouding. Verantwoordelijkheden en
procedures zijn vastgelegd in beheerregels. De organisatie beschikt over de juiste procedures, methoden, mensen en middelen om het geheel te laten werken. Samenwerking tussen
verschillende disciplines is essentieel.
Acties

a.	Er is beleid. Dit kan bijvoorbeeld blijken uit visies en/of jaarplannen (bestuurlijke en ambtelijke bewustwording en draagvlak).
Streefjaar: 2021
b.	Verantwoordelijkheden (waaronder de Woo-contactfunctionaris) rond het informatiebeheer zijn volledig belegd. Dit blijkt uit de governance. De eindverant­
woordelijken en de organisatie weten (i) wie (ii) in welke stap van het werkproces (iii) verantwoordelijk is. Het is duidelijk hoe in een concreet geval gehandeld
moet worden, indien blijkt dat het systeem niet goed functioneert of er (politiek)gevoelige belangenafwegingen gemaakt moeten worden. Het is duidelijk of en
wanneer geëscaleerd moet worden.
Streefjaar: 2021

3. HUIDIGE STAND VAN DE INFORMATIEHUISHOUDING
3.1 UITVOERINGSTOETS WOO
3.2 NULMETING

4. AMBITIE EN GROEIPADEN
5. ACTIELIJNEN & FASERING

c.	Elke organisatie dient kwaliteitseisen te stellen aan informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van
taken en daar periodiek op te toetsen.
Streefjaar: 2022

5.1 ACTIELIJNEN
5.2 FASERING
5.3 SAMENWERKING

d.

BIJLAGE 1: C
 ATEGORIEËN DOCUMENTEN ACTIEVE
OPENBAARMAKING

Bewustwordingscampagne Woo.
Streefjaar: 2021

2. Weet wat er is en waar dat is
Er is een overzicht van verblijfplaatsen van informatie (Archiefwet art. 3; Archiefregeling art. 18): De organisatie weet welke overheidsinformatie (d.w.z. papieren of digitale “stukken”,
maar ook e-mail, berichtendiensten en apps, informatie in databases, informatie op websites of informatie op sociale media kanalen) ze onder zich heeft en waar die zich bevindt.
Acties

a.	De organisatie moet een overzicht hebben van de informatie waarvoor zij zorgdraagt en waar die informatie zich bevindt. Daaronder valt ook informatie van
rechtsvoorgangers, informatie uit ketenprocessen waar de organisatie verantwoordelijk voor is en informatie uit de uitbestede taken. In het overzicht is de
relatie tussen processen (met proceseigenaren), de applicaties en de informatie gelegd.
Streefjaar: 2021
b.	Aan de voorkant van document genererende en – ontvangende processen wordt rekening gehouden met de (uiteindelijke) actieve openbaarmaking (open by
design).
Streefjaar: 2025
c.	De overzichten bevatten de verschillende verschijningsvormen van informatie (documenten, databestanden, berichtendiensten en apps, websites, sociale
media etc.) en laat zien dat de breedte van de term “informatie” (“ongeacht de vorm”) wordt onderkend; Er is inzicht in de relaties tussen de bescheiden
onderling en tot de werkprocessen.
	Streefjaar: 2025 -> er wordt aangeraden om onmiddellijk met deze actie te beginnen. Vele andere acties zijn van de uitvoering van deze actie afhankelijk en alleen zodra
onmiddellijk met deze actie wordt aangevangen is het streefjaar van 2025 haalbaar.

3. Zorg voor context en authenticiteit
Er is een ordeningsstructuur aanwezig (Archiefregeling art. 18): De overheidsinformatie is voorzien van ordening en metagegevens waardoor context en authenticiteit kunnen worden
vastgesteld.
Acties

a.	In het DMS/RMA worden voldoende metagegevens toegekend aan de documenten (informatieobjecten) om context en authenticiteit te waarborgen (TMLO).
Streefjaar: 2021
b.

In alle vak applicaties worden er voldoende metagegevens toegekend om context en authenticiteit vast te kunnen stellen.
Streefjaar: 2025

18

Het meerjarenplan digitale informatiehuishouding waterschappen

VOORWOORD
1. INLEIDING
2. HET TOETSINGSKADER
2.1 DE WET OPEN OVERHEID
2.2 INFORMATIEHUISHOUDING
2.3 DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENS­BESCHERMING

4. Bewaar en vernietig bewust
De organisatie beschikt over vastgestelde selectielijsten en past deze toe (Archiefwet art. 5 en 9; Archiefbesluit art. 2 t/m 5): De selectielijst van de Waterschappen 2012 wordt
gehanteerd om te bepalen hoe lang informatie bewaard moet blijven. Deze wordt ook toegepast: wat bewaard moet worden blijft bewaard, wat er niet meer mag zijn is er ook niet meer.
Criteria

a.	Alle documenten in het DMS/RMA worden voorzien van de juiste bewaartermijn. Documenten die volgens de selectielijst moeten worden vernietigd worden
ook daadwerkelijk vernietigd.
Streefjaar: 2021
b.	Alle informatie in vak applicaties wordt voorzien van de juiste bewaartermijnen. Informatieobjecten in vak applicaties die volgens de selectielijst kunnen – en
dus moeten - worden vernietigd, worden ook daadwerkelijk vernietigd.
Streefjaar: 2025

3. HUIDIGE STAND VAN DE INFORMATIEHUISHOUDING
3.1 UITVOERINGSTOETS WOO
3.2 NULMETING

c.

4. AMBITIE EN GROEIPADEN
5. ACTIELIJNEN & FASERING
5.1 ACTIELIJNEN
5.2 FASERING
5.3 SAMENWERKING

BIJLAGE 1: C
 ATEGORIEËN DOCUMENTEN ACTIEVE
OPENBAARMAKING

Er is beleid voor het vernietigen van digitale informatie (risicoanalyse).
Streefjaar: 2021

5. Beheer veilig en duurzaam
Overheidsinformatie is veilig opgeslagen, beschermd tegen onbedoelde invloeden van buitenaf en tegen fysiek verval (Archiefregeling Hoofdstukken 2, 4, 5, 6): Overheids­
informatie wordt onder beheer gebracht, is veilig en opgeslagen op een manier die duurzame toegankelijkheid mogelijk maakt.
Criteria

a.
b.

De baseline informatiebeveiliging overheid (BIO) is geïmplementeerd.
Streefjaar: 2025 voor volwassenheidsniveau 4
Onzichtbaar maken van naar persoon te herleiden gegevens.
Streefjaar: 2025

6. Zorg voor toegang en herbruikbaarheid
Overheidsinformatie is toegankelijk (Archiefwet art. 15, 15a; Archiefbesluit art. 10; Archiefregeling art. 20, 23): Overheidsinformatie is vindbaar, (intellectueel en fysiek toegankelijk)
benaderbaar en herbruikbaar voor diegenen die daar recht toe hebben.
Criteria

a.

Open cultuur
Streefjaar: 2025

19

Het meerjarenplan digitale informatiehuishouding waterschappen

3.1 UITVOERINGSTOETS WOO
3.2 NULMETING

5. ACTIELIJNEN & FASERING
5.1 ACTIELIJNEN
5.2 FASERING
5.3 SAMENWERKING

BIJLAGE 1: C
 ATEGORIEËN DOCUMENTEN ACTIEVE
OPENBAARMAKING

Gefaseerde actieve openbaarmaking
Woo-categorieën

Heden

4. AMBITIE EN GROEIPADEN

1

Wet- & regelgeving

*

2

Organisatiegegevens

*

3

Vergaderstukken en verslagen

4

Bestuursstukken

*

5

Stukken adviescolleges

*

6

Convenanten

7

Jaarplannen- en verslagen

8

Woo- verzoeken en de daarbij verstrekte informatie

*

9

Onderzoeken

*

10

Beschikkingen

11

Klachten

Actieve openbaarmaking binnen 14 dagen

2025

3. HUIDIGE STAND VAN DE INFORMATIEHUISHOUDING

2. een zaaktypecatalogus (ZTC) en een nieuwe selectielijst ont­wikkelen
en gebruiken;
3. het daadwerkelijk vernietigen van informatie die daarvoor in aanmerking komt;
4. een Strategisch Informatie Overleg (SIO) inrichten, centraal op
koepelniveau en decentraal bij de individuele waterschappen;
5. het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden
(KIDO) implementeren; en
6. de metadata-standaard TMLO (Toepassingsprofiel Metadata Lokale
Overheden) implementeren.

Op basis van de Wijzigingswet Woo moeten de waterschappen in dit
meerjarenplan een fasering aanbrengen aan het actief openbaar
maken van de in de Wijzigingswet Woo genoemde 11 categorieën van
documenten. Deze fasering is in onderstaande tabel opgenomen en is
gebaseerd op de resultaten van de Uitvoeringstoets Woo.

2024

2.1 DE WET OPEN OVERHEID
2.2 INFORMATIEHUISHOUDING
2.3 DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENS­BESCHERMING

2023

2. HET TOETSINGSKADER

5.2 FASERING

2022

1. INLEIDING

2021

VOORWOORD

Onderwerpen en acties die bij voorkeur gezamenlijk opgepakt en
uitgevoerd kunnen worden, zouden bijvoorbeeld bij HWH belegd
kunnen worden. Ook kan de themagroep Diwanet, die gespecialiseerd
is in het duurzaam beheren van informatie een rol kunnen spelen bij
het implementeren van de Wijzigingswet Woo.

*

*

In het kader van uitvoering en de implementatie van de Archiefwet
1995, is HWH gestart met het volgende project:

*

Zaakgericht werken
Zaakgericht werken is bedacht door en voor overheidsorganisaties om
in “één taal” te kunnen praten over de processen die overheids­
organisaties uitvoeren. Door zaakgericht te werken worden
proces­
gangen transparanter voor de belanghebbenden die bij de
verschillende processen betrokken zijn. De belanghebbenden kunnen
burgers, bedrijven, ambtenaren en/of bestuurders van het eigen
waterschap of de medeoverheden zijn. In 2019 is er door HWH een
visie zaakgericht werken vastgesteld. Deze visie zal de komende tijd
worden uitgewerkt, zodat tot een Waterschap ZTC (ZaakTypeCatalogus)
en Waterschap PDC (Producten en Diensten Catalogus) gekomen kan
worden.

*
*

*

5.3 SAMENWERKING
Door samen te werken kunnen de waterschappen niet alleen
goedkoper nieuwe regelgeving en beleid implementeren, ook kan de
implementatie efficiënter verlopen. Ten aanzien van de informatie­
huishouding worden in de Baseline basis op orde van de Unie van
Waterschappen ook al een aantal acties benoemd die de
waterschappen gezamenlijk kunnen oppakken:
1. het aansluiten op een e-depotvoorziening of een gelijkwaardig
alternatief hiervoor;

Diwanet
In het kader van uitvoering en de implementatie van de Archiefwet
1995, is Diwanet betrokken bij de volgende projecten:

20

Het meerjarenplan digitale informatiehuishouding waterschappen

VOORWOORD
1. INLEIDING
2. HET TOETSINGSKADER
2.1 DE WET OPEN OVERHEID
2.2 INFORMATIEHUISHOUDING
2.3 DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENS­BESCHERMING

3. HUIDIGE STAND VAN DE INFORMATIEHUISHOUDING
3.1 UITVOERINGSTOETS WOO
3.2 NULMETING

4. AMBITIE EN GROEIPADEN
5. ACTIELIJNEN & FASERING
5.1 ACTIELIJNEN
5.2 FASERING
5.3 SAMENWERKING

BIJLAGE 1: C
 ATEGORIEËN DOCUMENTEN ACTIEVE
OPENBAARMAKING

TMLO
Voor het permanent bewaren van documenten zijn een aantal
metadata verplicht. Deze zijn beschreven in het Toepassingsprofiel
Metadatering Lokale Overheden (TMLO). De themagroep Diwanet
participeert in de redactieraad van de TMLO, met als doel deze verder
te ontwikkelen.

gezamenlijke handreiking die in gaat op de wijze waarop waterschappen
hun digitale informatiebeheer het beste kunnen oppakken.
Innovatieve projecten
Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties stelt
subsidie beschikbaar voor innovatieve projecten. Zo voert waterschap
Vechtstromen met een bijdrage uit deze subsidiepot een pilot uit, die
ziet op het met behulp van “machine learning” ordenen van (oude)
informatie. Er zou gezamenlijk onderzocht kunnen worden of er nog
andere innovatieve projecten bij waterschappen voor deze subsidie in
aanmerking zouden komen.

Voor de implementatie van de Wijzigingswet Woo zouden de
waterschappen de handen in één kunnen slaan. De onderstaande
(niet uitputtende) lijst bevat projecten die centraal (al dan niet bij HWH
en/of bij Diwanet) belegd zouden kunnen worden:
Selectielijst Waterschappen
Zaakgericht werken maakt het (ook) mogelijk dat aan informatie in een
zaak de juiste bewaartermijnen worden toegekend. De juiste bewaar­
termijnen staan in de “selectielijst archiefbescheiden Waterschappen
vanaf 2012” opgenomen. Er zal een vertaling moeten worden gemaakt
van de bewaartermijnen van de selectielijst naar de zaaktypen in de
waterschap ZTC. Hierbij zal moeten worden gekeken of de bewaar­
termijnen naar de huidige inzichten nog correct zijn. Indien er veel
aanpassingen moeten worden gedaan, dan zou er mogelijk een besluit
genomen moeten worden om voor de waterschappen een nieuwe
selectielijst te maken.

Parallelle Ontwikkelingen
De gevolgen van parallelle ontwikkelingen zoals de Algemene
Verordening Gegevensbescherming, de Wet hergebruik overheids­
informatie, de Wet elektronische publicatie algemene bekendmakingen
en mededelingen, de vernieuwde Archiefwet en de Omgevingswet
kunnen door de waterschappen gezamenlijk nader uitgewerkt worden.
Hetzelfde geldt voor alle (wettelijke) eisen op het gebied van
openbaarheid (zoals het Besluit digitale toegankelijkheid overheid).
WILMA
Mogelijk zouden afspraken, kaders en standaarden in de WILMA
(Waterschaps Informatie & Logisch Model Architectuur) vastgelegd
moeten worden.

Gezamenlijke inkoop van tools
Voor het automatisch onzichtbaar maken van persoonsgegevens zijn
er tools op de markt. Er zal onderzocht moeten/kunnen worden of er
meerwaarde zit in het gezamenlijk aanbesteden van dergelijke
weglaktools.

Overig
• De gezamenlijke aanschaf van een Record Management Tooling
voor het beheer en/of uitfaseren van informatie op netwerk­
schijven;
• de ontwikkeling van een back-up en recovery beleid dat in lijn is
met het vernietigingsbeleid; en
• de koppeling van de informatie aan een vastgestelde lijst met
processen en het benoemen van de daarbij behorende eigenaren/
bedrijfsfuncties (Wilma).

Handreikingen
Er zullen handreikingen gemaakt moeten worden met betrekking tot
archivering van social media, e-mail archivering, berichtdiensten en
apps en het e-depot. Hierbij zal telkens beoordeeld moeten worden of
deze handreikingen gemaakt kunnen worden met de medeoverheden
en/of het Nationaal Archief. Ook kan nagedacht worden over een

21

Het meerjarenplan digitale informatiehuishouding waterschappen

VOORWOORD
1. INLEIDING
2. HET TOETSINGSKADER
2.1 DE WET OPEN OVERHEID
2.2 INFORMATIEHUISHOUDING
2.3 DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENS­BESCHERMING

3. HUIDIGE STAND VAN DE INFORMATIEHUISHOUDING
3.1 UITVOERINGSTOETS WOO
3.2 NULMETING

BIJLAGE 1: CATEGORIEËN DOCUMENTEN ACTIEVE OPEN­
BAARMAKING
Categorie 3 – Vergaderstukken en verslagen
Vergaderstukken en verslagen van De Provinciale Staten met haar
commissies en het algemene bestuur van het waterschap dienen
openbaargemaakt te worden, inclusief de ter behandeling ingekomen
stukken.

Hoe deze categorieën precies geduid kunnen worden, zal deels in de
praktijk moeten gaan blijken. Als eerste aanzet wordt het volgende
meegegeven:

4. AMBITIE EN GROEIPADEN
5. ACTIELIJNEN & FASERING
5.1 ACTIELIJNEN
5.2 FASERING
5.3 SAMENWERKING

BIJLAGE 1: C
 ATEGORIEËN DOCUMENTEN ACTIEVE
OPENBAARMAKING

Categorie 1 – Wet- & regelgeving
Het betreft wetten, andere algemeen verbindende voorschriften, en
overige besluiten van algemene strekking (art. 3.3, lid 1, sub a en c,
Woo). Daarnaast moeten ook ontwerpen van algemeen verbindende
voorschriften en overige besluiten van algemene strekking waarover
een extern advies is gevraagd, actief openbaar worden gemaakt, met
inbegrip van de adviesaanvraag (art. 3.3, lid 1, sub c, Woo). Het gaat
hierbij alléén om ontwerpen waarover, uitdrukkelijk, extern advies is
gevraagd.
Bij extern advies gaat het bijvoorbeeld om adviezen van de VNG, het
IPO, de Unie van Waterschappen of andere stakeholders. Dergelijke
stakeholders zijn externe partijen die regelmatig geconsulteerd
worden in het kader van voorgenomen regelgeving, maar die zelf niet
onder de reikwijdte van de Woo vallen. Het gaat niet om (ongevraagde)
adviezen van lobbyisten of individuele burgers.

Categorie 4 – Bestuursstukken
Agenda’s, besluiten en besluitenlijsten van vergaderingen van
gedeputeerde staten en dagelijkse besturen van waterschappen
dienen actief openbaar te worden gemaakt (art. 3.3, lid 2, sub d, Woo).
Categorie 5 – Stukken adviescolleges
Adviezen van adviescolleges en -commissies over de ontwerpen van
algemeen verbindende voorschriften en over andere onderwerpen,
uitgezonderd adviezen die betrekking hebben op individuele gevallen,
moeten actief openbaar worden gemaakt (art. 3.3, lid 2, sub e, Woo).
Vraag is wat wordt verstaan onder ‘adviescolleges en -commissies’. Het
gaat hierbij in ieder geval om colleges waarop de Kaderwet
adviescolleges van toepassing is, maar ook om de Afdeling advisering
van de Raad van State. Het lijkt dat adviesorganen met een wettelijke
taak om decentrale bestuursorganen te adviseren, ook onder
‘adviescolleges en -commissies’ vallen. Art. 82 Provinciewet biedt de
mogelijkheid om adviescommissies met een wettelijke taak in te
stellen. Wij adviseren u ervanuit te gaan dat de Woo ook op die
adviescommissies van toepassing is.

Categorie 2 – Organisatiegegevens
Het betreft inzicht in de organisatie en werkwijze van het
bestuursorgaan, waaronder de taken en bevoegdheden van de
organisatieonderdelen en inzicht in de bereikbaarheid van het
bestuursorgaan en haar onderdelen en in de wijze waarop een
verzoek om informatie kan worden ingediend. Aan deze verplichting
kan worden voldaan door een organogram op de website te plaatsen
met een toelichting waarin aandacht wordt besteed aan de
voorgeschreven onderwerpen.

22

Het meerjarenplan digitale informatiehuishouding waterschappen

VOORWOORD
1. INLEIDING
2. HET TOETSINGSKADER
2.1 DE WET OPEN OVERHEID
2.2 INFORMATIEHUISHOUDING
2.3 DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENS­BESCHERMING

3. HUIDIGE STAND VAN DE INFORMATIEHUISHOUDING
3.1 UITVOERINGSTOETS WOO
3.2 NULMETING

4. AMBITIE EN GROEIPADEN
5. ACTIELIJNEN & FASERING
5.1 ACTIELIJNEN
5.2 FASERING
5.3 SAMENWERKING

BIJLAGE 1: C
 ATEGORIEËN DOCUMENTEN ACTIEVE
OPENBAARMAKING

Categorie 6 – Convenanten
Convenanten moeten ook actief worden openbaargemaakt (art. 3.3,
lid 2, sub f, Woo). Met een convenant wordt gedoeld op een convenant
in de zin van de Aanwijzingen voor convenanten:
• een schriftelijke en door partijen ondertekende afspraak of een
samenstel van zulke afspraken, hoe ook genoemd;
• van een bestuursorgaan, met een of meer wederpartijen;
• die betrekking of mede betrekking heeft op de uitoefening van
publiekrechtelijke bevoegdheden;
• of anderszins gericht of mede gericht is op het voorbereiden dan
wel realiseren van overheidsbeleid.

Categorie 8 – Woo-verzoeken en de daarbij verstrekte informatie
De inhoud van de schriftelijke Woo-verzoeken, van de schriftelijke
beslissingen op de verzoeken en, behoudens bij algehele afwijzing, de
daarbij verstrekte informatie dient actief openbaargemaakt te worden.
Categorie 9 – Onderzoeken
Op verzoek van een bestuursorgaan ambtelijk of extern opgestelde
onderzoeksrapporten die geen onderdeel vormen van de uitvoering
van de taak van dat bestuursorgaan, die voornamelijk uit feitelijk
materiaal bestaan en die betrekking hebben op:
a. de wijze van functioneren van de eigen organisatie;
b. de voorbereiding of evaluatie van beleid, inclusief de uitvoering,
naleving en handhaving;
dienen ook actief te worden openbaargemaakt (art. 3.3, lid 2, sub j
Woo).

Niet alles wat in de praktijk een convenant wordt genoemd, voldoet
aan deze definitie. Een stuk dat niet aan deze definitie voldoet, is geen
convenant in de zin van de Woo, ook al staat er convenant op. Het gaat
niet om werkinstructies of interdepartementale of interbestuurlijke
(werk)afspraken over bijvoorbeeld gegevensuitwisselingen. Het gaat
evenmin om overeenkomsten die ook tussen burgers onderling
kunnen worden gesloten, zoals koop- of huurovereenkomsten.
Namens de overheid kan een bestuursorgaan partij zijn, maar ook de
rechtspersoon waarvan een bestuursorgaan onderdeel uitmaakt. Een
afspraak tussen een bestuursorgaan en een burger (of bedrijf) over de
wijze waarop een geconstateerde overtreding wordt hersteld (en er
gedurende die herstelperiode geen sanctie wordt opgelegd) of een
andere individuele aangelegenheid is geen convenant. Een afspraak
van een bestuursorgaan met een brancheorganisatie weer wel.
NB: een dienstverleningsovereenkomst, met bijvoorbeeld HWH of een
Regionale Uitvoeringsdienst, lijkt dus niet onder de definitie van
convenant te vallen.

Over deze categorie is het volgende bekend:
• Het gaat om de uitkomsten van het onderzoek, niet om de onderliggende stukken.
• Het gaat om twee typen onderzoeken, te weten:
– onderzoeken naar het functioneren van de eigen organisatie;
en
– onderzoeken ter voorbereiding of evaluatie van beleid of
uitvoering die voornamelijk feitelijk materiaal bevatten.
• Uit de MKBA is gebleken dat de term ‘onderzoeken’ nog steeds
heel breed kan worden uitgelegd. Met name bij onderzoek in het
kader van uitvoering zijn grote aantallen gevonden van onderzoeken die deel uitmaken van het primaire proces van de uitvoering.
• De initiatiefnemers hebben het oog op interne of externe onderzoeken die gaan over het beleid of de organisatie van de
uitvoering.
• Kenmerk van dergelijke onderzoeken is dat zij buiten de lijn of de
normale stafadvisering plaatsvinden. Het primaire proces van een
uitvoeringsorganisatie is daarbij slechts van belang, voor zover
onderzoek wordt gedaan over de uitvoering, zoals een
uitvoerings­toets of een evaluatie, niet als het onderzoek onderdeel vormt van die uitvoering.

Categorie 7 – Jaarverslagen en jaarplannen
Alleen de jaarplannen en -verslagen op het niveau van het bestuurs­
orgaan als geheel dienen verplicht openbaar gemaakt te worden.
Daaraan wordt invulling gegeven door de begroting en jaarrekening te
publiceren. Bij provincies en waterschappen maken deze documenten
onderdeel uit van de vergaderstukken die eveneens op grond van het
wetsvoorstel Woo verplicht openbaargemaakt moeten worden.

23

Het meerjarenplan digitale informatiehuishouding waterschappen

VOORWOORD

•

1. INLEIDING
2. HET TOETSINGSKADER
2.1 DE WET OPEN OVERHEID
2.2 INFORMATIEHUISHOUDING
2.3 DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENS­BESCHERMING

3. HUIDIGE STAND VAN DE INFORMATIEHUISHOUDING

•

3.1 UITVOERINGSTOETS WOO
3.2 NULMETING

4. AMBITIE EN GROEIPADEN
5. ACTIELIJNEN & FASERING
5.1 ACTIELIJNEN
5.2 FASERING
5.3 SAMENWERKING

BIJLAGE 1: C
 ATEGORIEËN DOCUMENTEN ACTIEVE
OPENBAARMAKING

•

Met de term “de wijze van functioneren” wordt aangegeven dat
het onderzoek betreft dat ziet op het feitelijk functioneren in het
verleden en niet een onderzoek naar mogelijke veranderingen,
bijvoorbeeld in het kader van een reorganisatie, waaruit vervolgens nog gekozen moet worden.
De woorden “voorbereiding en evaluatie” hebben ook betrekking
op de uitvoering, de naleving en handhaving van het beleid.
Daarmee wordt aangegeven dat de actieve openbaarmaking ziet
op onderzoeken over de uitvoering of de handhaving, niet op
onderzoeken die worden verricht in het kader van de uitvoering of
de handhaving, zoals onderzoeken in het kader van stadsontwikkeling of een inspectiebezoek.
Daarbij moet het begrip “evaluatie” zo worden uitgelegd dat niet
alleen formele evaluatieonderzoeken worden bedoeld, maar ook
andere onderzoeken die een, individuele gevallen overstijgend,
algemeen beeld geven van het beleid of de uitvoering.

•

•

Onderzoeken die deel uitmaken van het normale uitvoerings­
proces (zoals bodemonderzoeken of metingen in het kader van
stadsontwikkeling).
Onderzoeken van de Dienst Uitvoering Onderwijs naar de bekostiging van individuele scholen.

Categorie 10 – Beschikkingen
Veel beschikkingen van de overheid hebben betrekking op individuele
gevallen. Een aantal categorieën (belastingen, sociale zekerheid,
toeslagen, bestuurlijke strafsancties en nog enkele) wordt uitgezonderd
van de publicatieplicht. Voor veel andere beschikkingen geldt dat er
een ander openbaarheidsregime op van toepassing is: de
Omgevingswet, milieuwetgeving, afdeling 3.4 van de Awb. Door de
Woo wordt geen wijziging aangebracht in die verplichtingen. Daardoor
blijft een beperkt aantal beschikkingen over waarvoor op grond van de
Woo een verplichting tot actief openbaar maken gaat gelden.
Categorie 11 – Klachten
Schriftelijke oordelen in klachtprocedures zoals bedoeld is in titel 9.1
Awb, moeten actief openbaar worden gemaakt (art. 3.3, lid 2, sub l,
Woo). Dit zijn de gehele oordelen (waarin de naam van de klager wordt
geanonimiseerd, zoals bij de publicatie van rechterlijke uitspraken).
De nieuwe bepaling art. 3.3a, lid 3, Woo geeft de mogelijkheid om in
plaats daarvan te kiezen voor een elektronisch raadpleegbaar
overzicht. Deze bepaling luidt als volgt:

Voorbeelden van onderzoeken die actief openbaargemaakt moeten
worden:
• Het onderzoek naar de Wetenschappelijk Onderzoeks- en
Documentatiecentrum van het ministerie van Justitie en Veiligheid.
• Een medewerkerstevredenheidonderzoek. Daarbij hoeven niet
alle resultaten per organisatieonderdeel actief openbaar gemaakt
te worden.
• Onderzoeken van de Auditdienst Rijk (of een vergelijkbaar onderzoek dat door een externe partij wordt verricht) naar bijvoorbeeld
kwaliteit en werkwijze.
• Een niet op handhaving van individuele gevallen gericht algemeen
onderzoek van de Dienst Uitvoering Onderwijs naar de naleving
van bekostigingsregels door scholen.

“Een bestuursorgaan kan in plaats van door openbaarmaking over­
eenkomstig artikel 3.3, tweede lid, onderdeel l, de informatie over
schriftelijke oordelen in klachtprocedures openbaar maken in een
voor personen elektronisch raadpleegbaar overzicht, waarbij, voor
zover de informatie in het oordeel is opgenomen en de artikelen 5.1,
eerste, tweede en vijfde lid, en 5.2 niet aan openbaarmaking in de weg
staan, in ieder geval openbaar wordt gemaakt:
a. de datum van ontvangst van de klacht;
b. het betrokken organisatieonderdeel;

Voorbeelden van onderzoeken die níet actief openbaargemaakt
moeten worden:
• Een uitzoekklus in opdracht van het afdelingshoofd.
• Interne audits of juridische adviezen.

24

Het meerjarenplan digitale informatiehuishouding waterschappen

VOORWOORD
1. INLEIDING
2. HET TOETSINGSKADER
2.1 DE WET OPEN OVERHEID
2.2 INFORMATIEHUISHOUDING
2.3 DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENS­BESCHERMING

3. HUIDIGE STAND VAN DE INFORMATIEHUISHOUDING

c. de functiebenaming van de ambtenaar over wie is geklaagd;
d. de omschrijving van de gedraging waartegen de klacht gericht is;
e. de bevindingen;
f. het oordeel;
g. de conclusies;
h. de dagtekening van het oordeel.”

3.1 UITVOERINGSTOETS WOO
3.2 NULMETING

4. AMBITIE EN GROEIPADEN
5. ACTIELIJNEN & FASERING
5.1 ACTIELIJNEN
5.2 FASERING
5.3 SAMENWERKING

BIJLAGE 1: C
 ATEGORIEËN DOCUMENTEN ACTIEVE
OPENBAARMAKING

25

Het meerjarenplan digitale informatiehuishouding waterschappen

VOORWOORD
1. INLEIDING
2. HET TOETSINGSKADER
2.1 DE WET OPEN OVERHEID
2.2 INFORMATIEHUISHOUDING
2.3 DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENS­BESCHERMING

3. HUIDIGE STAND VAN DE INFORMATIEHUISHOUDING
3.1 UITVOERINGSTOETS WOO
3.2 NULMETING

AUTEUR
Charlotte Contreras León-Dunnink
cdunnink@uvw.nl
06 55 394 307

4. AMBITIE EN GROEIPADEN
5. ACTIELIJNEN & FASERING
5.1 ACTIELIJNEN
5.2 FASERING
5.3 SAMENWERKING

Roland Versluis
roland.versluis@waternet.nl
06 52 534 790

BIJLAGE 1: C
 ATEGORIEËN DOCUMENTEN ACTIEVE
OPENBAARMAKING

BEZOEKADRES

POSTADRES

Koningskade 40

Postbus 93218

info@uvw.nl

2596 AA Den Haag

2509 AE Den Haag

www.uvw.nl

070 351 97 51

Nederland

Nederland

Juli 2020