10de Uitvoeringsrapportage Ministerie van AZ

I.h.k.v. Plannen van aanpak St. Maarten

Periode: 1e kwartaal 2013 (januari-maart)

1

Tiende uitvoeringsrapportage Ministerie van Algemene Zaken periode
januari - maart 2012
Voor u ligt de tiende uitvoeringsrapportage van de Ministerie van Algemene Zaken
betreffende de eerste kwartaal, periode januari tot en met maart 2013.
Hierin wordt de voortgang van de afdelingen Burgerzaken en Juridische Zaken en Wetgeving
weergegeven.
Afdeling Burgerzaken:
De rapportage betreft de periode januari tot en met maart 2013.
Hieronder wordt stapsgewijs ingegaan op de doelen, de planning en de realisatie/stand van zaken
van het project.
Vervolgens wordt nog kort ingegaan op:
- de financiën;
- de vijf deelprojecten
- de verwachtingen betreffende het verloop van het project in relatie tot het aflopen van de
AMvRB.
- Verlenging opschoningtraject (project Opbouw Land)
- Integriteit van de afdeling Burgerzaken
Per 1 februari is het laatste gedeelte van de opdracht met de Bestuursacademie van start gegaan
en zou deze volgens de planning voor het einde van juni 2013 worden afgerond.
Verder heeft de afdeling zelfstandig de 5 deelprojecten voortgezet. Te weten:
- Een trainingsplan voor het management;
- Applicatiebeheer;
- Digitaal archief;
- Modernisering Burgerlijke Stand;
- Verbreden op LAR procedure.
Middels de voorstellen en de plannen van aanpak om de realisatie van de projecten voor eind
2013 te hebben afgerond worden deze projecten halverwege dit jaar uitgezet in een planning.
Voor een gedeelte van de deelprojecten is de afdeling afhankelijk voor de start van
verlengingsopdrachten en technische middelen die later dit jaar beschikbaar worden gesteld voor
de afdeling Burgerzaken.

2

Project Versterking afdeling Burgerzaken
In februari 2013 is door Bestuursacademie, in samenwerking met Burgerzaken, het toezicht op
de dagelijkse opschoningswerkzaamheden, de opleidingen en de rest van het project van start
gegaan. Voor aanvang van de opdracht is er uitvoerig gesproken met de specialist in Nederland.
Deze heeft de rol gekregen als projectleider en is daarbij verantwoordelijk voor de aansturing
van de 2 Technisch Assistenten (verder te noemen als TA) en de monitoring van het project..
Ook is deze projectleider het aanspreekpunt voor de projectleider van de afdeling Burgerzaken
om zo de communicatie en aansturing helder en duidelijk te hebben.
Bij aanvang van de opdracht is gebleken dat de verdeling van werkzaamheden niet naar het
vermogen/kunnen van de TA was verdeeld. Op basis van dit gegeven is een nadere verdeling
gemaakt van de uit te voeren taken tussen de TA, in overleg met de projectleiders. Bij aanvang
bleek dat 1 TA fysieke problemen had met zijn gezichtsvermogen, waarbij aan de projectleider
van de Bestuursacademie direct is aangegeven dat als hier geen snelle verbetering in plaats zou
vinden dit zorgelijk zou zijn in de uitvoering van de taken van deze TA. Ook bleek bij aanvang
van de opdracht dat de TA zich in tegenstelling tot wat grondig was besproken met de
projectleider van de Bestuursacademie, zich niet of nauwelijks hadden voorbereid op de
opdracht. Nagelaten was zich te verdiepen in de wet en regelgeving geldende te Sint Maarten en
moest de inhoudelijke rolverdeling nader worden besproken.
Bij aanvang en tijdens het verloop van de opdracht is door Burgerzaken herhaaldelijk
aangedrongen op een goed instrument om het project te monitoren. Middels dit instrument zou
tevens moeten blijken wanneer onderdelen opgeleverd zouden worden en er zou overleg
plaatsvinden hoe de oplevering te toetsen en goed te keuren door de afdeling Burgerzaken.
Lopende de opdracht heeft de afdeling nooit de beschikking gekregen over dit instrument en zijn
er geen nadere afspraken gemaakt over de oplevering van projectonderdelen.
Omdat er voorafgaande aan de opdracht geen duidelijke afspraken waren gemaakt over de
communicatie tussen de TA en de projectleider van de Bestuursacademie, bleek tijdens de
opdracht dat er niet of nauwelijks overleg plaats vond en dat de aansturing van de TA niet of
nauwelijks gebeurde.
Na de duur van 6 weken is door de projectleider van de Bestuursacademie aan de bel getrokken
om te melden dat projectonderdelen niet tijdig gerealiseerd zouden worden op basis van de
huidige voortgang en de planning. Daarnaast heeft hij zijn beklag gedaan over de gebrekkige
communicatie van de TA welke hij niet of nauwelijks te pakken kon krijgen en zijn aansturing
hierdoor niet kon realiseren. Door de afdeling Burgerzaken is een gesprek gevoerd met de TA
om te zorgen dat deze zo spoedig mogelijk in contact zouden treden met de projectleider. Tevens
is na een evaluatie en bezoek aan de cursus de conclusie getrokken door Burgerzaken dat de TA
voor de opleiding onvoldoende functioneerde om zijn opdracht naar wens uit te voeren. Zijn
fysieke toestand die niet verbeterd was heeft daar mede invloed op gehad.
Op basis van deze gegevens is door de projectleider van de Bestuursacademie een verzoek voor
een overleg gevraagd waarbij beide projectleiders en de TA aanwezig waren. Op basis van dit
gesprek en de vraag hoe opnieuw uitvoer te geven aan de opdracht heeft de projectleider van de

3

Bestuursacademie zich beraad en is hier 2 dagen later op terug gekomen met de mededeling de
opdracht stop te zetten.
Gedurende de opdracht hebben de TA niet stil gezeten. Er is met name met de training on the
job, de opleiding en de werkprocessen vooruitgang geboekt. Bij de hieronder beschreven
onderdelen wordt de voortgang verder weergegeven.
Doelen, planning en realisatie van het project
De doelen, planning en realisatie van het project “Versterking afdeling Burgerzaken” worden
schematisch als volgt samengevat.
Nr

Doelen

Planning gereed (voorlopig)

1

Opschoningswerkzaamheden
basisadministratie

Juni 2013

2

Op orde brengen kiesregister

augustus 2011

3

Opleidingen

MLO-BZ: mei 2013
MO-BZ: mei 2013
GBA specialist: juni 2013

4

Training on the job

Mei 2013

Realisatie/Stand van
zaken
7600 op te lossen
foutmeldingen, 200
gerealiseerd
Afgerond
MLO-BZ is
gestart op 8 sept.
2011
MO-BZ is gestart
op 7 sept 2011
Opleidingen
stilgelegd door
Burgerzaken en
BAK in
afwachting van
certificering.
Herstart
opleidingen heeft
plaatsgevonden
per 1 februari
2013 en is
stopgezet per
april 2013
Eerste start in juli
2011.
In het plan van
aanpak is een
programma
opgenomen voor
realisatie van de
training. Herstart
heeft
plaatsgevonden
4

5

Verbeteren werkprocedures,
interne controle en verdere
activiteiten ter versterking BZ

Mei 2013

6

Beveiliging databestanden

Juni 2013

7

Archivering

Juni 2013

per 1 februari
2013 en is
stopgezet per
april 2013
In het plan van aanpak is
een programma
opgenomen voor
realisatie van de
verbetering van de
werkprocedures.
Start heeft
plaatsgevonden per 1
februari 2013 en is
stopgezet per april 2013
In het plan van aanpak is
een programma
opgenomen voor
realisatie van de
beveiliging
databestanden.
Deze is tot op heden niet
geleverd.
Bestaande adviezen zijn
opgevolgd en verdere
structurering vindt plaats
lopende het project.

Toelichting realisatie/stand van zaken project versterking Burgerzaken

Opschoning basisadministratie (1)
De afdeling Burgerzaken heeft het stappenplan van de GBA-specialist ontvangen. Hierin wordt
op hoofdlijnen helderheid verschaft over de te nemen stappen en activiteiten voor de komende
jaren. Overeen is gekomen om onder andere om alle *A-fouten (3600) op korte termijn op te
lossen en een selectie van *B-fouten (4000) aan te pakken. Hiermee worden de meest belangrijke
foutmeldingen in eerste instantie onder handen genomen. Daarnaast wordt middels de opleiding
en de “training on the job” gewerkt aan een basis om deze fouten in de toekomst te voorkomen.
*Aangetroffen afwijkingen worden ingedeeld in drie foutklassen:
- foutklasse A, de voor afnemers cruciale gegevens,
- foutklasse B, de niet onder a vermelde algemene gegevens
- foutklasse C, de overige administratieve gegevens
Na herstart van de het opschoningsproject zijn er tot nu toe 200 fouten van de 7600 fouten
opgelost. Omdat de TA zich merendeel heeft gefocust op de (voorbereiding) training on the job
5

en zijn eigen visie op de opdracht (via training on the job fouten voorkomen en hierna
opschonen) is er tijdens de aanvang van het project geen focus geweest op het oplossen van
fouten.
Betreffende de opschoning van de resterende fouten heeft Burgerzaken inmiddels een
aanbesteding gedaan. Zie: Verlenging opschoningtraject (project Opbouw Land)
Op orde brengen kiesregister (2)
Dit is reeds afgerond (zie vorige rapportages).
Opleidingen en training on the job (3,4)
Met ingang van februari 2013 zijn de opleidingen BO-BZ en MLO-BZ gestart. Twee groepen
BO-BZ en één groep MLO-BZ.
Inmiddels is er duidelijkheid rond de certificering van de opleidingen (en examens, diploma’s)
Op dit moment is de stand van zaken :
- De oorspronkelijke BO-BZ cursus wordt een BO-BZ Cariben;
- Betreffende eindtermen en leerdoelen zijn inmiddels vastgesteld door de NVVB, de
NVVB is tevens bezig met de voorbereidingen rond de examinering. De oplevering van
de eerste examens worden verwacht in mei 2013.
- Betreffende de MLO-BZ en de GBA/PIVA specialist opleidingen verzorgt de opleider
een eigen examen en certificering.
Behaalde resultaten binnen de opdracht:
BOBZ:
- Kennistest is afgenomen
- Intake lessen (herhaling)
- Module Klantgericht denken en handelen
MLOBZ:
- Kennistest is afgenomen
- Intake lessen (herhaling)
- Module Migratie
PIVA Specialist:
- Vervolg na afronding MLOBZ (nader te plannen)
Door een onzorgvuldige voorbereiding in combinatie met de fysieke klachten van de TA voor de
opleiding is verzocht om vervanging van deze persoon. Op basis van de verzoek en overige
zaken is het project door de projectleider van de Bestuursacademie stop gezet.
Verbeteren werkprocedures (5)
De afdeling Burgerzaken heeft eerder aangegeven dat het doorlopen van de werkprocessen
idealiter gekoppeld is aan de training on the job. Tijdens het doorlopen/trainen van de
werkprocessen wordt dan gelijk gekeken of er geactualiseerd dient te worden of dat een
procedure nog beschreven dient te worden.
Tot dusver zijn er door de TA 7 werkprocessen opgeleverd binnen de opdracht.
6

Beveiliging databestanden en archivering (6,7)
De uitvoerder heeft in zijn plan van aanpak voorgesteld dat een multidisciplinair team een aantal
fysieke en organisatorische maatregelen moet uitwerken. Binnen de opdracht wordt een concept
beveiligingsplan aangeleverd met een plan van aanpak voor implementatie. Hierna moet project
worden opgericht om met een team de implementatie te realiseren (dit project valt niet binnen de
opdracht).
Dit onderdeel is nog niet opgeleverd binnen de opdracht
Voor de archivering is een plan van aanpak opgeleverd. De afdeling Burgerzaken gaat hier
zelfstandig mee aan de slag.
Financiën
Voor de projectleiding is bij USONA een plan ingediend met een begroting van NAf 270.000.
Voor het opleidingstraject en het opschonen van de basisadministratie bedraagt de begroting NAf
980.538. Daar is een activiteit bijgekomen, namelijk het nazoeken van informatie over
geboorteaktes in Aruba en Curacao. Hiermee is een bedrag van NAf 42.264 gemoeid. Op basis
van deze plannen heeft een verhoging van het budget plaatsgevonden bij USONA tot een bedrag
van NAf 1.292.802.

Vijf deelprojecten:
Trainingsplan voor het management (afgerond)
Het opleidingsplan is gerealiseerd en op basis van deze uitkomsten kan verder worden gezocht
naar passende opleidingen binnen het budget. Voor het jaar 2013 zijn verschillende management
opleidingen meegenomen in de individuele jaarplanning.
Applicatiebeheer (wordt zelfstandig voortgezet)
Doel is te komen tot een handboek applicatiebeheer waarin onder andere de knip gelegd wordt
tussen ICT en applicatiebeheer. Burgerzaken heeft behoefte aan meer duidelijkheid omtrent de
verschillende taken en verantwoordelijkheden betreffende het functioneel beheer,
applicatiebeheer en technisch beheer van het informatiesysteem.
Met de komst van nieuwe software en hardware (juni 2013) voor digitalisering van de archieven
wordt in overleg met de software leverancier en de afdeling ICT gezamenlijk gekeken naar de
juiste verdeling van verantwoordelijkheden. Na dit overleg worden zaken voor de
applicatiebeheerder duidelijk in kaart gebracht.
Implementatie digitaal archief (wordt zelfstandig voortgezet)
Doel is te komen tot optimale benutting van de mogelijkheden om te werken met een digitaal
archief.

7

Met de komst van nieuwe software en hardware (juni 2013) voor digitalisering van de archieven
wordt in overleg met de software leverancier een projectplanning gemaakt voor implementatie
van de digitale archieven.
Modernisering Burgerlijke stand (wordt zelfstandig voortgezet)
Gestreefd wordt naar een verbetering in de werkprocedures in de Burgerlijke stand. Hiervoor
zullen de huidige procedures worden onderzocht en waar nodig verbeteringen worden
vastgelegd.
De afdeling Burgerzaken is gestart met verschillende voorlichtingscampagnes binnen en buiten
de overheid. Op basis van de bevraging van burgers en collega’s wordt geëvalueerd hoe
processen beter in te richten en hoe de dienstverlening te optimaliseren.
LAR procedure (wordt zelfstandig voortgezet)
Doel is binnen Burgerzaken te komen tot een correcte uitvoering van de LAR procedures
(Landsverordening Administratieve Rechtspraak). Hiertoe zullen alle LAR procedures worden
geanalyseerd en zo nodig worden aangepast en vastgelegd. Inmiddels is geïnventariseerd op
welke producten de LAR van toepassing is met de bijbehorende procedures. Vastgesteld is dat
alle procedures aangepast dienen te worden op het LAR gedeelte. De procedures zullen worden
aangepast met daarbij een workflow overzicht.
Op basis van nieuwe software (decos) welke nog vrijgegeven moet worden voor de afdeling
Burgerzaken, is het mogelijk het juiste proces uit te voeren en te monitoren. De verwachting is
om voor het einde van dit jaar de juiste uitvoering aan deze taak te kunnen geven.

8

Resumé betreffende het project in relatie tot 10 oktober 2012 (aflopen van de AMvRB)
Planning:
1. Opschoning: Afronding binnen de gestelde periode van de AMvRB zal niet mogelijk
zijn.
2. Kiesregister: is reeds afgerond.
3. Opleidingen:
a. Cursus BO-BZ en MLO-BZ. Start in februari 2013, gestopt in april 2013.
b. Cursus GBA-specialist: start cursus na afronding van de MLO-BZ cursus. Start
onbekend.
4. Training on the job: Wordt tegelijkertijd opgestart met de (her)start van de opleidingen,
februari 2013, gestopt in april 2013.
5. Het controleren van de bestaande procedures of deze toereikend zijn en indien nodig
aanpassen: Wordt tegelijkertijd opgestart met de (her)start van de opleidingen, februari
2013, gestopt in april 2013.
Financiering: het gehele project is gefinancierd door USONA (project Versterking Burgerzaken).

Verlenging opschoningtraject (project Opbouw Land)
Tijdens de het project Versterking Burgerzaken was al geruime tijd bekend dat niet de gehele
opschoning binnen het project gerealiseerd zou kunnen worden. De omvang van de foutsignalen
waren dermate hoog dat het niet realistisch was dit binnen deze opdracht op te kunnen lossen.
Tijdens de looptijd van dit project is daarom al eerder gesproken over verlenging van de
opdracht of een extra project voor de opschoning. Gezien de ervaring met de huidige
opdrachtnemer is besloten een extra project voor de opschoning aan te vragen i.p.v. verlening
van de huidige opdracht.
In november 2012 werd bekend dat er restgelden waren bij USONA waar aanspraak op gedaan
kon worden. De afdeling Burgerzaken heeft in samenwerking met BAK, 3 TOR’s uitgeschreven
om aanspraak te maken op deze gelden.
Terms Of Reference:
1. Opschonen bestanden Burgerzaken Sint Maarten
2. Scripts Centric
3. Digitalisering archief Burgerzaken Sint Maarten
Inmiddels zijn alle TOR’s aanbesteed en zijn er verschillende opdrachtnemers geselecteerd om
over te gaan tot uitvoering halverwege dit jaar. Ter voorbereiding zullen verschillende gespreken
plaatsvinden met de opdrachtnemers om de uitvoer van de projecten te realiseren.
Opschonen bestanden Burgerzaken Sint Maarten (1)
In de TOR is gevraagd om assistentie voor meerdere problemen waar de afdeling gedurende het
lopende opschoningstraject tegenaan is gelopen. Het voorgestelde project bestaat uit twee
deelprojecten die nauw met elkaar zijn verbonden namelijk:
9

1. Advisering over de implementatie van de modernisering binnen PIVA
2. Technische assistentie voor het oplossen van foutmeldingen
Burgerzaken heeft eind 2012 te maken met 228.075 foutsignalen, binnen de huidige opdracht
worden er 7600 opgelost. Naast de vraag om assistentie voor de continuïteit in de kwaliteit van
PIVA en het terugdringen van de foutsignalen, kan het onderzoek naar de Modernisering van
PIVA helpen de administratie te vereenvoudigen en het aantal foutsignaleringen terug brengen
(verwachting +/- 30.000 foutsignaleringen). Deze opdracht moet er voor zorgen dat PIVA eind
2013 op een aanvaardbaar niveau (*GBA-norm) qua meldingen is geslonken en dat de afdeling
zelfstandig de administratie op goede wijze voort kan zetten.
*GBA audit norm:
a. 1% van het aantal niet-select getrokken persoonslijsten in foutklasse A;
b. 5% van het aantal niet-select getrokken persoonslijsten in foutklasse B;
c. 10% van het aantal niet-select getrokken persoonslijsten in foutklasse C.
Scripts Centric
In de TOR is gevraagd om assistentie van Centric, de softwareleverancier van PIVA. Er zijn veel
foutmeldingen die middels een script kunnen worden opgelost (verwachting +/- 80.000
foutsignaleringen). Centric is gevraagd deze scripts te ontwerpen en te assisteren bij het oplossen
van deze foutsignaleringen.
Digitalisering archief Burgerzaken Sint Maarten
In voorgaande projecten is de Burgerlijke Stand, persoonskaarten en de oude paspoortkaarten
gedigitaliseerd. Ook heeft de afdeling een scanner om nieuwe aktes van de Burgerlijke Stand toe
te voegen aan het digitale archief. Middels deze TOR wil de afdeling zijn capaciteit uitbreiden en
op termijn het gehele archief digitaliseren. De afdeling wil voor eind 2013 het aantal scanners
uitbreiden om alle brondocumenten die binnenkomen, digitaal te koppelen aan PIVA. Ook is in
deze TOR aan de softwareleverancier gevraagd zijn software aan te passen zodat er
gebruikersvriendelijk gewerkt kan worden aan de realisatie van het digitale archief.
Integriteit op de afdeling Burgerzaken
Vorig jaar is van start gegaan met de eerste integriteitscursus, iedere medewerker heeft deze
cursus gevolgd. De bewustwording en zelf bescherming is hierna met de afdeling besproken. Op
basis van het integriteitsvraagstuk hebben wij met de afdeling bekeken waar zwakke plekken
liggen en hoe hier mee om te gaan. Een van de maatregelen die zijn genomen is een verdere
uitwerking van functiescheiding in de uitvoer en controle. Voor bepaalde mutaties in de
systemen zijn er nu specifiek aangewezen personen die dit mogen doen. Ook nemen we dit
onderwerp mee in het herinrichten van werkprocedures en werkoverleggen.

10

Lijst met pending / required decisions
WAT
Logisch Ontwerp Sint Maarten
Handleiding uitvoeringsprocedures (HUP)
Handleiding operationele procedures (HOP)
Vaststellen juridische basis overplaatsing bij
niet behalen BO-BZ examen.
wijziging/uitbreiding beschikbare ruimte
Burgerzaken
Memo voorstelllen omtrent
Gezagsvoorziening
Rpl3, aanpassen Landsverordening
Basisadministratie
Aanpassen Landsbesluit basisadministratie

WAAR
afdeling JZ, Algemene Zaken
afdeling JZ, Algemene Zaken
afdeling JZ, Algemene Zaken
afdeling P&O, Algemene Zaken
Algemene Zaken
Ministerie van justitie
advies bij Ministerie van Justitie
advies bij Ministerie van Justitie

11

Afdeling Juridische zaken en Wetgeving
Voortgang in het 1e kwartaal 2013

Personeel

De werving van medewerkers voor de afdeling blijft een continue punt van inzet en
zorg.

Het 3-maandelijkse opleidingstraject bij de Academie voor Wetgeving in combinatie
met een stage bij het Ministerie van Veiligheid voor een nieuw aangestelde
medewerker bij de sectie Wetgeving is met succes afgerond. Half januari is zij
effectief aan de organisatie toegevoegd.

De voorziene aanstelling van een beleidsmedewerker is voltooid per 1 april 2013;
deze beleidsmedewerker is toegevoegd aan de sectie Juridische Zaken.

Een mindere ontwikkeling is dat een wetgevingsjurist haar arbeidscontract met
inachtneming van de overeengekomen opzeggingstermijn van 1 maand de afdeling
per 1 april 2013 heeft verlaten en een functie in Nederland heeft aanvaard. De
ontstane vacature dient zo snel mogelijk te worden opgevuld; de ervaring in het
verleden heeft geleerd dat dit niet eenvoudig zal zijn.

Verder dient op korte termijn (mogelijk 1 mei a.s.) rekening te worden gehouden
met een overstap binnen de overheid van Sint Maarten van een juridisch
ondersteunend medewerker.

Met deze ontwikkelingen komt het aantal vacatures op de afdeling op 4 fte op een
formatie van 17 fte’s; een verslechtering ten opzichte van de vorige periode (3 fte’s
vacature).

12

Met de toename van de feitelijke bezetting is de thans beschikbare kantoorruimte,
zoals voorzien, verreweg onvoldoende. Dit ruimtegebrek zou naar verwachting half
februari worden opgelost door een gedeelte van de afdeling binnen het bestaande
kantoor naar de begane grond te verhuizen. De beoogde planning is niet gehaald;
met de uitvoering van een noodzakelijke verhuizing/uitbreiding zal niet eerder dan
half mei rekening kunnen worden gehouden. Feit is dat de het gebrek aan adequate
huisvesting als knelpunt wordt ervaren, waardoor de prestaties negatief kunnen
worden beïnvloed.

Er blijft een voortdurende inzet op werving nodig. De afgesloten
(ondersteunings)overeenkomst in het kader van de “Samenwerkings-regeling
waarborging landstaken Sint Maarten en Curaçao” blijkt, als gevolg van het feit dat
deze per 1 november a.s. afloopt, steeds minder een rol te spelen. Het verlengen
van de werkingsduur van deze Samenwerkingsregeling, in relatie tot het verlengen
van de Samenwerkingsregeling waarborging plannen van Aanpak, kan een positieve
invloed op de wervingsresultaten hebben.

Inhoudelijk

Het proces van structureren en organiseren van de afdeling wordt voortgezet, met
de nadruk, zeker gelet op de toenemende personele capaciteit, op de externe
performance.

Inmiddels is in ontwikkeling gezet een voorstel om de structuur van de afdeling aan
te passen aan het feitelijk functioneren; hierbij wordt voorzien in de instelling van
een sectie Juridische Zaken en een sectie Wetgeving. Dit voorstel is nog niet
geformaliseerd

Het eerste ontwerp van een workflow managementsysteem, gekoppeld aan DECOS,
is voor nadere uitwerking uitgebracht. Implementatie was voorzien in het vierde
kwartaal 2012; het project ligt helaas achter op schema. De meest actuele
inschatting nu is dat eind mei het systeem voor de afdeling operationeel kan zijn.

13

Door de afdeling JZ&W is de organisatie van een zgn Juridisch Platform, gericht op
het creëren van een juridisch kennis- en uitwisselingsnetwerk voortgezet.
Deelname staat open voor iedere ambtenaar met een juridische achtergrond of een
ambtenaar die juridisch getinte werkzaamheden verricht van ieder ministerie. Er
blijft sprake van een toename van het aantal deelnemers.

In eerdere rapportages zijn genoemd het opstellen van de Aanwijzingen voor de
regelgeving (inmiddels voorzien van een advies van de Raad van Advies), als
algemeen kader te hanteren door elk ministerie, alsmede het zgn. Draaiboek
wetgeving, waar in alle wetgevingsprocedures gestandaardiseerd beschreven zijn.
Inzake de Aanwijzingen is, na verwerking van het advies van de Raad van Advies,
een gewijzigd ontwerp gereed. Dit voorstel is ter vaststelling naar de Ministerraad
onderweg.

Met de uitrol van dit Draaiboek, in de vorm van presentaties, naar de diverse
ministeries is inmiddels een begin gemaakt. Na de instelling door de Ministerraad
van
een
Interdepartementaal
Wetgevingsoverleg,
een
ambtelijk
voorbereidingsplatform voor wetgeving, heeft een draagvlakoverleg met de
Secretarissen-Generaal van de Ministeries plaatsgevonden. Verdere implementatie
van het IWO is, nu het wetgevingsprogramma later dan voorzien is vastgesteld,
gepland voor het derde kwartaal. Aangezien de regeling formeel nog niet is
vastgesteld is deze planning niet gehaald. Gedacht wordt aan het instellen van een
informeel IWO om de komende periode te overbruggen. In verband met de
bestaande werkdruk en het gebrek aan de benodigde capaciteit is besloten tot
temporisering

In uitvoering genomen is het project Geldende/Geconsolideerde Teksten. Binnen dit
project wordt alle bestaande wetgeving van de Nederlandse Antillen en het (v.m.)
eilandgebied Sint Maarten aangepast aan de nieuwe staatkundige situatie, worden
de wetteksten geconsolideerd en worden deze digitaal voor een ieder ontsloten.
Financiering is verkregen vanuit USONA.

Per 1 december 2012 zijn de laatste projectwerkzaamheden afgerond. De
aangeleverde producten worden via een Lb ham procedure in verschillende
tranches verwerkt. Na 1 december is de benodigde capaciteit vanuit de staande
organisatie geleverd. Een globale schatting leert dat tot 1 maart ongeveer 1500 uur
aan de vervolgwerkzaamheden van het project is besteed.
14

De toetsing van de 9 Lb’s door de Gouverneur is thans bijna afgerond zodat de
procedure tot daadwerkelijke ontsluiting van de databank kan worden afgerond.
Officiële opening van dit project wordt nu voorzien op 15 mei a.s.

De bijvangst van dit project is veel groter dan verwacht. De noodzakelijk te achten
vervolgwerkzaamheden, mede tot doel hebbende een kwalitatieve verbetering van
geldende wetsteksten, vragen naar verwachting nu al de inzet van 1 fte
wetgevingsjurist voor de duur van minimaal 1 jaar. Binnen de afdeling is formatief
daar echter geen ruimte voor geprognotiseerd.

Door de ministerraad is vastgesteld een herijking van een wetgevingsprogramma
voor de jaren 2012-2016. De werklast op het gebied van wetgeving is hiermee in
kaart gebracht; de uitvoering blijft een punt van zorg.
In eerdere rapportages is de oplossingsrichting aangegeven om voor korte duur (3
tot 6 maanden) op project basis ter beschikking stellen van wetgevingsjuristen
vanuit de diverse departementen in Nederland ter beschikking te stellen
(daadwerkelijk op Sint Maarten werkend of vanuit Nederland ondersteunend).
Vanuit de afdeling zijn daar tot op heden nog geen nadere acties ondernomen,
mede omdat het eerst wenselijk is vanuit de verschillende ministeries te vernemen
waar de prioriteiten op wetgevingsgebied liggen. Met het vaststellen van het
Wetgevingsprogramma
2012-2016
is
duidelijk
geworden
dat
de
wetgevingscapaciteit binnen de verschillende ministeries zowel in kwalitatieve als
kwantitatieve zin in onvoldoende mate beschikbaar is.
Een eerste discussie met de verschillende ministeries inzake het vormgeven van
een centrale wetgevingsfunctie heeft tot de conclusie geleid dat de ministeries het
standpunt aanhangen dat de primaire verantwoordelijkheid voor wetgeving conform
de Landsverordening inrichting en organisatie landsoverheid bij de onderscheidene
ministeries ligt.

Herhaald blijft het standpunt verwoord in de rapportage over het derde kwartaal
dat investeren in de kwaliteit van de wetgevende functies bij de overige ministeries
vooralsnog een gewenste ontwikkeling blijft. Ook voor deze ministeries geldt dat
het aantrekken van wetgevingsjuristen, gelet op de vereiste specifieke
deskundigheid, niet makkelijk te realiseren is.

15

Vanuit dit gegeven is door de afdeling JZ&W contact gezocht met de Academie voor
Wetgeving in Den Haag met de vraag of het mogelijk is een verkorte (3
maandelijkse) training wetgevingsjurist op Sint Maarten te verzorgen.
De opzet hierbij is dat per ministerie tenminste 2 reeds aangestelde ambtenaren dit
traject gaan volgen. Vanuit USONA zijn de benodigde financiële middelen
toegezegd. In een samenwerking tussen afdeling JZW en de Academie is deze
opleiding verder ontwikkeld; de cursus is inmiddels van start gegaan waarbij een
afronding eind mei 2013 is voorzien. De reactie van de deelnemers op de cursus
zijn bijzonder positief te noemen.

Half mei 2013 zal het project Legal Audit ministerie Algemene Zaken, gefinancierd
door USONA, in uitvoering worden genomen. Alle afdelingen van het Ministerie
worden door een extern advies bureau doorgelicht op de juridische kwaliteit van de
geleverde producten, waarbij de juridische risico’s in kaart worden gebracht. De
audit zal worden afgesloten met het uitbrengen van een nota Juridische
Kwaliteitszorg.

Als bijzondere prestatie mag worden vermeld dat met een ultieme inzet van alle
betrokkenen (zowel in- als extern) de wet- en regelgeving van Sint Maarten als
eerste (en tot nu toe enige) binnen het Koninkrijk op een zodanig moment is
aangepast aan de komende troonopvolging dat deze in werking treedt op de datum
van de troonswisseling.

Al eerder is aanbevolen aandacht te schenken aan de duurzaamheid van de afdeling
Juridische Zaken & Wetgeving. Het merendeel van de medewerkers is aangesteld
op een tijdelijk arbeidscontract, waarvan de afloopdatum relatief dicht bij elkaar
gelegen is. Dit brengt het risico met zich mee dat de opgebouwde kennis en
ervaring snel uit de organisatie verdwijnt. In het eerste kwartaal van 2013 heeft
een verkenning van de verschillende mogelijkheden, in combinatie met de
persoonlijke voorkeuren van de diverse medewerkers, plaatsgevonden. De
gesprekken dienaangaande worden voortgezet.

16