Bijlage: Samenvatting resultaten pilots decentrale overheden met de Wet modernisering
elektronisch bestuurlijk verkeer
Overzicht van de gehouden pilots
Waterschappen
organisatie Unie van Waterschappen (UvW)
deelnemers waterschappen Noorderzijlvest en Amstel, Gooi en Vechtstreek en
Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier
rapportage Toolkit implementatie Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer, 1 maart
2021, Versie: 1.0
ontvangen 1 april 2021
Gemeenten
organisatie Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG)
deelnemers Groningen, Barneveld, Veldhoven en Zevenaar
rapportage Diverse stukken, waaronder:
•
Implementatiepilot Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer
(Wmebv); Tussentijds rapport versie 1.0
•
Eindrapport inventarisatie WMEBV; impact WMEBV voor gemeenten.
•
Onderzoek WMEBV, onderdeel zorgplicht; Versie 1.0, april 2022
ontvangen 2 mei 2022
Provincies
organisatie Interprovinciaal Overleg (IPO)
deelnemers Limburg
rapportage Handreiking Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer; Lessons-learned
pilot provincie Limburg, versie 10 april 2022
ontvangen 27 juni 2022
Resultaten pilots bij waterschappen
Door zoveel mogelijk tot implementatie van de wet over te gaan hebben de pilotwaterschappen in
beeld gebracht wat de randvoorwaarden zijn om minimaal te voldoen aan de wet en wat de
gevolgen zijn op organisatorisch, ICT en financieel vlak. De pilotwaterschappen en de Unie van
Waterschappen hebben voorstellen gedaan voor het aanpassen van de BZK-handreiking en hebben
een toolkit opgeleverd die andere waterschappen ondersteund bij de implementatie. Daarnaast
worden de volgende aanbevelingen gedaan:
 Zet een multidisciplinaire werkgroep op voor de implementatie (juridisch, dienstverlening, ict,
bestuurlijk).
 Breng eigenaren van verschillende producten in kaart en betrek ze bij impactanalyse en
aanpassingen.
 Begin tijdig.
 Maak gebruik van een al bestaand overzicht van formele diensten.
 Maak gebruik van het ontworpen sjabloon om per dienst te inventariseren in hoeverre aan de
wet wordt voldaan.
 Maak gebruik van het ontworpen sjabloon om per dienst contactmomenten te inventariseren
met daarbij het vereiste betrouwbaarheidsniveau.
 De WMEBV introduceert een zorgplicht voor bestuursorganen. Waterschappen zetten al in op de
inclusieve dienstverlening en zetten daarbij de wensen van burgers, bedrijven en
belangenorganisaties centraal maar de ondersteuning moet worden geformaliseerd.
1

Resultaten pilots gemeenten
De WMEBV heeft impact op ruim 400 gemeentelijke producten. Het ontwikkelingsstadium waarin de
digitale dienstverlening op dit punt zich bevindt verschilt per gemeente. In de vier pilotgemeenten is
de stand van zaken medio oktober 2021 als volgt:
Gemeente
Groningen
Zevenaar
Barneveld
Veldhoven

Totaal
aantal
432
425
4011
213

Niet
digitaal

Digitaal,
voldoet

24
365
101
95

351
?
55
20

Digitaal,
nog
aanpassen
57
?
97
98

Digitaal,
onbekend
0
?
21
0

Totaal
digitaal
408
60
173
118

De meeste verplichtingen uit de wet hebben geen, weinig of een gemiddelde impact op gemeenten.
Alleen het formeel aanwijzen van een elektronische weg voor alle soorten berichten heeft een hoge
impact (0,1 – 0,5 fte per gemeente en een doorlooptijd van 6-8 maanden). Dat komt omdat het
aantal (deel) processen dat geraakt wordt groot is (ruim 400) en deze processen belegd zijn bij veel
verschillende organisatieonderdelen binnen de gemeente. Voor het ontvangen van berichten
waarvoor bij een gemeente nog geen digitaal kanaal bestaat, denken de pilotgemeenten aan de inzet
van een generiek webformulier.
Alle onderzochte gemeenten geven nu invulling aan de zorgplicht. In alle gemeenten is daar vanuit
het college van B&W en de gemeenteraad aandacht voor. Gebruikelijk is dat de uitgangspunten
worden vastgelegd in de visie op dienstverlening. In de praktijk betekent dit dat inwoners die om
welke reden ook er digitaal niet uit komen, binnen de openingstijden kunnen bellen of naar de balie
kunnen komen, al dan niet door eerst een afspraak te maken. In sommige gevallen worden er ook
afspraken bij inwoners aan huis gemaakt of zijn er locaties in de wijk waar mensen terecht kunnen.
Deze hulpstructuur is redelijk ad-hoc ingericht, gericht op het oplossen van individueel ervaren
belemmeringen. Daarbij wordt niet in doelgroepen gedacht en de zin hiervan wordt ook niet
onderschreven. Door de huidige multichannel-situatie bij gemeenten wordt de zorgplicht
versnipperd georganiseerd. Omnichannel brengt regie en samenhang, ook voor de invulling van de
zorgplicht vanwege de focus op inclusie. Als gemeenten de zorgplicht tot een consistent geheel
moeten maken en dat systematisch moeten toepassen, dan is een forse eenmalige inspanning nodig.
Naar voren komt dat er drie belangrijke randvoorwaarden zijn om de gemeenten in staat te stellen
de WMEBV in te voeren:
 Implementatie met behulp van een centraal binnen de gemeente georganiseerd
invoeringsproject;
 Een gecombineerde invoering van de WMEBV en verwante wetgeving;
 De mogelijkheid om gedurende een overgangstermijn van bijvoorbeeld twee jaar geleidelijk aan
de WMEBV te gaan voldoen, zodat per product/cluster van producten een logisch moment kan
worden gekozen om elektronisch bestuurlijk verkeer mogelijk te maken.
Op grond van deze uitgangspunten worden de benodigde uren als volgt geraamd:
 Gemeenten tot 100.000 inwoners: 16 uur per week schaal 10 totaal voor 320 gemeenten: EUR
12.800.000.
 Gemeenten met meer dan 100.000 inwoners: 24 uur per week schaal 11 totaal voor 32
gemeenten: EUR 2.227.200.
1

In Barneveld is ten tijde van de betreffende rapportage van een kwart van 127 berichten nog niet duidelijk of
deze digitaal worden ontvangen.

2




Het totaal incidentele kosten bedraagt ongeveer EUR 15.027.200.
Het structureel beheer kan geramd worden op een derde deel daarvan: ongeveer EUR 5.000.000.

De pilots hebben voorts een toolkit opgeleverd met praktische checklists, formats en adviezen en er
zijn aanbevelingen gedaan voor verbetering van de in opdracht van BZK opgestelde Handreiking
implementatie Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer.
Resultaten pilot provincie
In de pilot bij de provincie Limburg is alle formeel verkeer met burgers, bedrijven of organisaties
binnen de provincie geïdentificeerd. Onderzocht is in hoeverre het digitale verkeer binnen de
(werk)processen al aan de wettelijke criteria voldeden en wat er moet gebeuren om het huidige
analoge verkeer te digitaliseren. Ten slotte zijn de mogelijkheden onderzocht om de zorgplicht in te
richten. Op basis hiervan is een handreiking voor provincies opgesteld.
Om tot een totaaloverzicht te komen zijn veel organisatieonderdelen bevraagd. De (werk)processen
(of producten) waarbinnen formeel verkeer plaatsvindt bleken op basis van de procesarchitectuur
van de provincie eenvoudig te identificeren. Het koste echter inspanning om de kanalen (e-mail, eformulieren, etc.) te achterhalen waarover de formele communicatie binnen de werkprocessen
verloopt. Bij provincies die de inrichting op een uniforme manier hebben georganiseerd, zoals met
een centraal zaaksysteem zal dit eenvoudiger zijn.
Uit de inventarisatie bleek:
•
dat nog niet alle formele communicatie bij de Provincie Limburg digitaal is,
•
dat het veel tijd kost om het formele digitale verkeer te toetsen aan de wettelijke eisen,
•
dat er niet altijd een terugmelding van de indieningsgegevens wordt gedaan,
•
dat er bij digitaal verkeer geen sprake was van onnodige belemmeringen,
•
dat de implementatie van de wettelijke eisen zonder zaaksysteem en persoonlijke internet
pagina complexer is en meer tijd vergt.
Geadviseerd wordt om deze invulling van de zorgplicht vast te leggen in een beleidsdocument of
communicatieplan. De Provincie Limburg geeft momenteel (deels) invulling aan de zorgplicht door
voor al haar producten telefonisch, per e-mail of aan de balie ondersteuning te geven.

3