vÜLKSGEZONDHtiL.
WELZIJN EN SPOR"ï

- 4 JUNI 2018
SCANPLAZA

Erfgoedinspectie
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en
Wetenschap

>Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag

De staatssecretaris van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
de heer drs. P. Blokhuis
Postbus 20350
2500 EJ DEN HAAG

Erfgoedinspectie
Rijnstraat 50
Den Haag
Postbus 16478
2500 BL Den Haag
www.erfgoedinspectie.nl
Contactpersoon

Onze referentie
1357698

Datum

1 juni 2018

Betreft

Inspectierapport naleving Archiefwet 1995 bij archivering van
informatie van het Directeuren Overleg Alcohol

Bijlagen

Geachte heer Blokhuis,
In het voorjaar van 2018 heeft de Erfgoedinspectie bij het ministerie van
Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) een inspectie uitgevoerd naar de
naleving van de Archiefwet 1995 bij archivering van informatie van het
Directeuren Overleg Alcohol (DOA). De rapportage van deze inspectie bied ik u
hierbij aan. De grondslag voor de inspectie is de Archiefwet 1995.
Uit de inspectie blijkt dat het ministerie van VWS de juiste kaders hanteert voor
archivering, maar dat de interne naleving daarvan verbetering behoeft. Dit heeft
in het verleden geleid tot een onvolledig dossier DOA en levert nu risico's op voor
de betrouwbaarheid van het archief.
De Erfgoedinspectie doet op grond van deze constatering aan u de volgende
aanbevelingen:
•

•

Reconstrueer zo veel mogelijk op basis van de aanwezige kopieën het
archiefdossier Directeuren Overleg Alcohol voor de hele periode dat het
heeft bestaan in het belang van transparantie en het cultureel erfgoed.
Stuur op het onder controle brengen van de overheidsinformatie bij uw
ministerie die nu buiten de bestaande kaders voor archivering is
opgeslagen.

Graag ontvang ik van u binnen 4 weken een schriftelijke reactie op deze
aanbevelingen. Het rapport en uw reactie zal ik openbaar maken door publicatie
op de website van de Erfgoedinspectie.

Met vriendejjjke groet,

W f r f ü r s . G.P.M. Scholte
Hoofdinspecteur

Pagina 1 van 1

Erfgoedinspectie
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en
Wetenschap

I n s p e c t i e r a p p o r t n a l e v i n g A r c h i e f w e t 1 9 9 5 bij
archivering v a n informatie v a n het Directeuren
O v e r l e g Alcohol

Erfgoedinspectie
Ministerie von Onderwijs, Cultuur en
Wetenschap

Inspectierapport naleving Archiefwet 1995 bij
archivering van informatie van het Directeuren
Overleg Alcohol

Inspectierapport naleving Archiefwet 1995 bjj archivering van informatie van het Directeuren Overleg Alcohol

Erfgoedinspectie

Pagina 1 van 13

Inspectierapport naleving Archiefwet 1995 bij archivering van informatie van het Directeuren Overleg Alcohol

Samenvatting
De Erfgoedinspectie heeft onderzoek gedaan bij het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en
Sport (VWS) naar de naleving van de Archiefwet 1995 bij de dossiervorming van het Directeuren
Overleg Alcohol (DOA). De aanleiding is een mogelijk missende pagina van de notulen van dit
overleg op 7 maart 2008. De Erfgoedinspectie achtte het mogelijk dat de onduidelijkheid over het
bestaan van een tweede pagina te maken had met de betrouwbaarheid van het archief. Tijdens
deze inspectie is gekeken naar de kaders en praktijk voor de archivering in die tijd, om deze
vervolgens te vergeljjken met de situatie in 2018.
De inspectie constateert dat de benodigde kaders voor archivering in 2008 bij het ministerie van
VWS aanwezig waren. Voor wat betreft de praktijk van de archivering in 2008 constateert de
Erfgoedinspectie echter dat informatie horend bij het DOA niet volgens bestaande kaders is
beheerd: de interne regels zijn in de uitvoering niet goed nageleefd.
Er is door archiefmedewerkers een papieren dossier Directeuren Overleg Alcohol gevormd, in dit
officiële archiefdossier ontbreken echter stukken. Voor de periode 2006-2013 zijn vier agenda's en
vijf verslagen aangetroffen, meest als bijlage bij een WOB-verzoek. Het verslag van 7 maart 2008
is door de Erfgoedinspectie in dit officiële dossier niet aangetroffen. Er was bij de betrokken
medewerkers op de werkvloer geen duidelijk beeld van de regels voor archivering en de stukken
die in het officiële archief bewaard moesten worden.
De dossiervorming buiten het officiële archief was vollediger. De agenda's en verslagen zijn door
de medewerkers VGP wel buiten de gecontroleerde archiefomgeving opgeslagen. Zo heeft de
Erfgoedinspectie een kopie van het verslag van 7 maart 2008 aangetroffen bij een zoekactie op de
digitale directie-schijf. Daarnaast heeft de Erfgoedinspectie ontbrekende DOA-verslagen
aangetroffen in een officieel papieren archiefdossier als bijlage bij een WOB-verzoek van de
directie Voorlichting.
De Erfgoedinspectie concludeert dat in 2008 de kaders voor archivering bij VWS op orde waren,
deze zijn echter intern voor wat betreft DOA niet goed nageleefd. Hierdoor is het archief
onbetrouwbaar en kan nu niet worden bepaald wat het originele verslag was: met of zonder
tweede pagina. Omdat het officiële DOA-dossier niet compleet is zal zonder ingrjjpen over een
aantal j a a r , na de bewerking van het archief, informatie ontbreken over de inhoud van het DOA.
Ook anno 2018 bestaat het probleem dat overheidsinformatie buiten de bestaande (digitale)
kaders wordt beheerd. Dit is overigens bij grofweg alle ministeries het geval . Daarmee is de
betrouwbaarheid van informatie in het geding. Ook bij VWS is een belangrijk deel van de digitale
informatie opgeslagen in systemen die daar niet voor zijn bedoeld of niet geschikt voor zijn
gemaakt, zoals de e-mail omgeving. Zo lang dit voortduurt blijft het risico bestaan dat informatie
niet vindbaar en duurzaam toegankelijk is en dat onduidelijk is of informatie authentiek is en of
het dossier volledig is.
1

De Erfgoedinspectie doet op grond van deze conclusies aan de staatssecretaris van VWS de
volgende aanbevelingen:
•

•

Reconstrueer zo veel mogelijk op basis van de aanwezige kopieën het archiefdossier
Directeuren Overleg Alcohol voor de hele periode dat het heeft bestaan in het belang van
transparantie en het cultureel erfgoed.
Stuur op het onder controle brengen van de overheidsinformatie bij uw ministerie die nu
buiten de bestaande kaders voor archivering is opgeslagen.

https://www.erfgoedinspectie.nl/toezichtvelden/archieven/publicaties/rapport/2018/05/14/wel-digitaal-nogniet-duurzaam

Erfgoedinspectie

Pagina 2 van 13

Inspectierapport naleving Archiefwet 1995 bij archivering van informatie van het Directeuren Overleg Alcohol

Inhoudsopgave
Samenvatting

2

Inhoudsopgave

3

1

4

2

3

4

Inleiding
1.1

Aanleiding

4

1.2

Onderwerp en vraag

4

1.3

Inspectiemethode

4

1.4

Opzet van het rapport

4

Kaders voor archivering bij VWS (2008)

5

2.1

Inleiding

5

2.2

Bevindingen

5

2.3

Conclusies

6

Archivering in de praktijk bij de directie VGP (2008)

7

3.1

Inleiding

7

3.2

Bevindingen

7

3.3

Conclusies

9

Informatie- en archiefbeheer bij het ministerie van VWS in 2018

10

4.1

Inleiding

10

4.2

Bevindingen

10

4.3

Conclusies

10

Bronnen

11

Lijst van geraadpleegde documenten

11

Colofon

12

Erfgoedinspectie

Pagina 3 van 13

Inspectierapport naleving A r c h i e f w e t 1995 bij archivering v a n i n f o r m a t i e van het Directeuren Overleg Alcohol

1

Inleiding

1.1

Aanleiding

De achtergrond van deze inspectie is de mogelijk missende tweede pagina van een verslag van het
Directeuren Overleg Alcohol (DOA) van 7 maart 2008. Deze zaak begon met een WOB-verzoek van
20Juli 2009 naar de notulen en bijbehorende vergaderstukken van het DOA vanaf 4 j u l i 2006. Een
van de documenten die met het WOB-verzoek openbaar is gemaakt, is het verslag van het DOA
van 7 maart 2008. Dit verslag bevat één pagina. Het lijkt erop, gezien de punten op de agenda en
de manier waarop het verslag eindigt, dat er een tweede pagina kan zijn.
In 2015 wordt bij het ministerie opnieuw een WOB-verzoek ingediend, dit keer naar de tweede
pagina. Het ministerie van VWS stelt in 2015 een onderzoek in naar de mogelijk ontbrekende
pagina van het verslag. In dit onderzoek, dat liep van oktober 2015 tot december 2016, worden
vele kopieën van het verslag gevonden, maar alle zonder tweede pagina. Tijdens een Algemeen
Overleg Omgang met informatie door overheden op 7 september 2 0 1 6 met de Tweede Kamer
komt de mogelijke vermissing van de tweede pagina ter sprake. De toenmalige staatssecretaris
van VWS doet de toezegging aan de Kamer dat hij de Auditdienst Rijk (ADR) onderzoek laat doen
naar het zoekproces van VWS naar het bewuste verslag. Conclusie van de ADR (mei 2017) is dat
op basis van de breed uitgevoerde zoekacties door VWS binnen redelijkheid al het mogelijke is
gedaan om de eventuele tweede pagina te vinden.
2

3

De Erfgoedinspectie heeft op 22 februari 2017 naar aanleiding van het antwoord op de
Kamervragen van 7 september 2016 de inspectie bij VWS aangekondigd. De Erfgoedinspectie
achtte het mogelijk dat de onduidelijkheid over het bestaan van een tweede pagina te maken had
met de betrouwbaarheid van het archief. De grondslag voor deze inspectie is de Archiefwet 1995:
de algemene informatiewet voor de overheid die de verantwoordingsfunctie van
overheidsarchieven borgt. De Erfgoedinspectie heeft de uitkomsten van het onderzoek van de ADR
afgewacht alvorens in het najaar van 2017 van start te gaan.
Het doel van de inspectie is om te beoordelen of de Archiefwet 1995 bij de dossiervorming van het
DOA is nageleefd.
1.2

O n d e r w e r p en v r a a g

Dit rapport gaat over archivering bij het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS),
de directie Voeding, Gezondheidsbescherming en Preventie (VGP) en het Directeuren Overleg
Alcohol in bijzonder. Het geeft antwoord op de volgende vragen:
•
•
•
•
1.3

Wat waren de kaders voor archivering bij VWS in 2008?
Wat was de praktijk van de archivering bij VGP in 2008?
Is het DOA archief uit 2008 volledig, betrouwbaar en toegankelijk?
Is er in 2018 kans op herhaling?
Inspectiemethode

De inspectie bestond uit het voeren van acht gesprekken, de bestudering en de verwerking van
schriftelijke informatie en toetsen van de papieren DOA archiefdossiers uit de periode 2006-2013
en de digitale R-schijf.
1.4

Opzet v a n het rapport

De hoofdstukken 2 t / m 4 hebben betrekking op achtereenvolgens de kaders voor archivering in
2008, de archivering in de praktijk in 2008 en het informatie- en archiefbeheer in 2018 bij VWS.
leder hoofdstuk begint met een introductie van het betreffende onderwerp, gevolgd door de
bevindingen en een conclusie. Ten slotte bevat het rapport een bronnenoverzicht.

2

3

https://www.tweedekamer.nl/debat_en_vergadering/comrnissievergaderingen/details7id-2016A02792
Rapport van bevindingen - Onderzoek over het zoekproces naar het verslag Directeuren Overleg Alcohol, definitief, ADR, 29 mei 2017

Erfgoedinspectie

Pagina 4 v a n 13

Inspectierapport naleving Archiefwet 1995 bij archivering van informatie van het Directeuren Overleg Alcohol

2
2.1

K a d e r s voor archivering bij V W S ( 2 0 0 8 )
Inleiding

De kaders voor het informatiebeheer en archivering zijn bepaald in de Archiefwet 1995. Daarin is
onder andere vastgelegd dat er regels en afspraken moeten zijn voor het dossierbeheer. Het is
vervolgens nodig dat de documenten en gegevens op d e j u i s t e plaats zijn opgeborgen en geordend
zijn. Registratie is daarvoor een belangrijk hulpmiddel. Er moet ook een overzicht zijn van alle
informatie, bijvoorbeeld door middel van een inventaris of een geautomatiseerde toegang. Een
ander noodzakelijk instrument is een zogenaamde selectielijst. Selectie en vernietiging van
archiefbescheiden mag uitsluitend plaatsvinden op grond van de bewaartermijnen opgenomen in
een vastgestelde en geldende selectielijst. De Archiefwet verbiedt voortijdige vernietiging van
archiefbescheiden of vernietiging zonder selectielijst maar verplicht ook tot vernietiging nadat de
bewaartermijn is verstreken. Als laatste moet de organisatie het informatie- en archiefbeheer zo
inrichten dat er volgens de kaders gewerkt wordt.
2.2

Bevindingen

Verantwoordelijkheidsverdeling
Als basis voor het archiefbeheer bij VWS gold de Regeling archiefbeheer VWS uit 1999. Hierin is de
verantwoordelijkheidsverdeling tussen de directies en de ondersteunende Facilitaire Dienst
vastgelegd. Als leidraad voor alle medewerkers werden richtlijnen gebruikt die waren
samengebracht in de 'instrumentendoos KICK'. De DIV-werkzaamheden en de vakinhoudelijke
aansturing vanuit KICK werden vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst DIV.
De directie Voeding, Gezondheidsbescherming en Preventie (VGP) is de beleidsdirectie waar onder
meer het beleid voor alcohol, tabak en drugs onder ressorteert. Alcohol was één van de
beleidsterreinen van deze afdeling. Het Directeuren Overleg Alcohol (DOA) viel onder deze directie.
De regels en afspraken voor archivering bij VGP waren gelijk aan die voor alle directies van VWS.
Er was een samenwerkingsovereenkomst DIV, afgesloten in 2006 en geldend voor 2007,
stilzwijgend verlengd voor d e j a r e n daarna. Er waren medewerkers informatiebeheer die
documenten in Hermes registreerden en die het archief van VGP bijhielden.
Hybride situatie
In 2008 werd bij VWS zowel digitaal als met papieren documenten gewerkt. In deze hybride
situatie was het beleid dat papier leidend was. Dat wil zeggen dat er officieel in papieren dossiers
werd gearchiveerd. Er was toen nog geen geschikt systeem voor digitale archivering. De stukken
moesten worden geprint, de digitale exemplaren waren kopieën. De papieren dossiers werden
bewaard in hangmappen, in kasten op het archief.
Ondersteuning
Het archief werd beheerd door medewerkers van het bureau IB (informatiebeheer). Iedere directie
had een eigen bureau IB met één of meer medewerkers. Deze medewerkers vielen hiërarchisch
onder de desbetreffende directie, maar werden inhoudelijk aangestuurd door de Facilitaire
Dienst/KICK.
Ordeningsplan
VWS beschikte over een ordeningsplan (vastgesteld op 19 j u n i 2006). Bovendien was voor iedere
directie een apart ordeningsplan vastgesteld, met daarin een overzicht van onderwerpen en
bijbehorende dossiers.
Selectielijst
VWS had in 2008 een vastgestelde selectielijst, genaamd "Neerslag handelingen beleidsterrein
Verslavingsbeleid 7945-".Deze lijst bevat geen bewaartermijn specifiek voor het DOA. In
selectielijsten worden doorgaans niet voor alle afzonderlijke, bestaande overleggen expliciet
bewaartermijnen vastgesteld. Selectie vindt plaats met toepassing van meer generieke
handelingen zoals 'Het voeren van werkoverleg' of 'Het instellen van een commissie'. De
medewerkers informatiebeheer hebben het dossier DOA op deze gronden aangewezen als 'blijvend
te bewaren'.
Voorgeschreven werkwijze
Beleidsmedewerkers van VGP moesten documenten overdragen aan de IB-medewerkers die deze
vervolgens in dossiers in het papieren archief opborgen. Deze interne regel gold expliciet ook voor
e-mailberichten. Aan de hand van een 'flowchart' konden medewerkers bepalen wat aan het

Erfgoedinspectie

Pagina 5 van 13

Inspectierapport naleving Archiefwet 1995 bij archivering van informatie van het Directeuren Overleg Alcohol

archief moest worden overgedragen. Documenten en dossiers moesten worden geregistreerd in
het postregistratiesysteem Hermes.
Uitplaatsing
De papieren dossiers werden in die tijd na afronding bij een semi-statisch archief in Steenbergen
uitgeplaatst en werden daar in dozen bewaard. Bij de oprichting van de
archiefbewerkingsorganisatie Doc-Direkt in 2010 werd Steenbergen opgeheven en werd de
bestemming Doc-Direkt in Winschoten. Bij de start van het volledig digitaal werken en archiveren
in 2013 zijn alle nog in het pand van het ministerie aanwezige semi-statische papieren archieven
naar Doc-Direkt verhuisd, ter voorbereiding op de bewerking en eventuele overbrenging naar het
Nationaal Archief.
2.3

Conclusies

VWS en daarmee VGP had de beschikking over alle benodigde kaders voor archivering. Er waren
vastgestelde beheersregels, er was een ordeningsplan. Er was ondersteuning bij de archivering
door daartoe getrainde medewerkers. Het was duidelijk gemaakt dat er op papier gearchiveerd
moest worden en niet digitaal. Het was vastgesteld dat informatie, ook e-mail, in het archief moest
worden opgenomen. Tenslotte was er een vastgestelde selectielijst. Op basis van deze lijst hebben
de IB-medewerkers het DOA dossier aangemerkt als 'blijvend te bewaren'.

Erfgoedinspectie

Pagina 6 van 13

Inspectierapport naleving Archiefwet 1995 bjj archivering van informatie van het Directeuren Overleg Alcohol

3
3.1

Archivering in de praktijk bij de directie VGP ( 2 0 0 8 )
Inleiding

In de vorige paragraaf zijn de kaders voor archivering voor VWS en VGP behandeld. Kaders zijn
belangrijk omdat ongewenst is dat medewerkers naar eigen inzicht dossiers vormen en beheren.
Dit kan het zoekraken van dossiers of verloren raken van informatie veroorzaken, bijvoorbeeld
omdat niet alle informatie aan het officiële dossier wordt toegevoegd. Hierbij geldt dat alle stukken
voortkomend uit de taak van een organisatie bij het archief horen. Het gaat niet alleen om de
inkomende en uitgaande post en officiële memo's en nota's, maar bijvoorbeeld ook om informele
stukken en e-mail. In deze paragraaf wordt behandeld hoe de archivering in de praktijk was bij de
directie VGP. Tenslotte wordt ingegaan op de praktijk van de archivering van de DOA-dossiers.
3.2

Bevindingen

Algemene w e r k w i j z e d o s s i e r v o r m i n g en archiefbeheer
Hybride situatie
De archiveringspraktijk was bij de directie VGP in 2008 hybride. Naast de officiële archivering in
papieren dossiers bewaarden medewerkers digitale kopieën op netwerkschijven, in de emailomgeving en in een eigen papieren ordner. In 2008 was de capaciteit voor opslag van digitaal
materiaal nog dusdanig gelimiteerd, dat de algemene instructie was om de email-box en de
persoonlijke schijven zo goed als mogelijk op te schonen. De voorgeschreven werkwijze was
daarom om digitale stukken uit te printen. De ordners waren voor de beleidsmedewerker dan ook
het belangrijkste archief. In deze ordners zaten alle documenten die betrekking hadden op het
dossier waaraan werd gewerkt, soms ook relevante uitgeprinte e-mailberichten, vergaderstukken
en documentatie. Bij een wisseling van de wacht werden de ordners, samen met het
overdrachtsdossier, overgedragen aan de nieuwe medewerker.
Werkwijze
Brieven, nota's en memo's werden geregistreerd in het postregistratiesysteem Hermes.
Beleidsmedewerkers moesten daarvoor een registratienummer opvragen bij het secretariaat. Het
secretariaat hield de registraties bij op de gemeenschappelijke R-schijf en deponeerde het
document in het archief (letterlijk in het deponeerbakje leggen). Alleen deze zogenoemde officiële
documenten alsook alle binnenkomende documenten werden conseguent geregistreerd,
gedeponeerd en officieel door de IB-medewerker gearchiveerd.
Andere documenten, zoals e-mailberichten werden sporadisch, als een beleidsmedewerker het van
belang vond, geregistreerd door deze aan te bieden aan de IB-medewerker. Daarnaast werden emails wel door beleidsmedewerkers in ordners of digitaal bewaard. Voor de beleidsmedewerkers
was de officiële registratie en archivering iets wat op de achtergrond gebeurde. Er was bij de
beleidsmedewerkers nauwelijks kennis van de interne archiverings- en registratieregels. De
secretariaten zorgden ervoor dat brieven, nota's en memo's werden geregistreerd en
gearchiveerd.
Het officiële archief werd beheerd door IB-medewerkers. Deze hadden een eigen aparte
archiefruimte waarbinnen de kasten 's avonds werden afgesloten. Dossiers werden soms
uitgeleend. De dossiers met originelen kwamen na uitlening niet altijd in keurige staat weer terug
bij de IB-medewerkers.
WOB-verzoeken
De directie had regelmatig te maken met WOB-verzoeken. Deze werden afgehandeld door de
WOB-functionaris. De beleidsmedewerker en/of het secretariaat maakten daarvoor kopieën uit de
ordners van de beleidsmedewerkers en leverden die aan bij de WOB-functionaris. Soms ook
werden de stukken aan de WOB-functionaris gegeven die dan zelf kopieën maakte en ze daarna
terug gaf.
Verhuizing en opruiming
In 2013 en 2014 werd het ministerie van VWS verbouwd en verhuisde VWS (inclusief de directie
VGP) in maart 2013 tijdelijk naar het kantoor van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en
Wetenschap. Begin 2012 is onder begeleiding van informatiespecialisten van VWS een
opruimproject ingericht met speciale opruimdagen. Dit project richtte zich op de dynamische
papieren archieven beheerd door I B-medewerkers en op de papieren werkdossiers van de
beleidsmedewerkers, die in omvang moesten worden teruggebracht. De dynamische archieven en
werkdossiers zijn samen met deskundigen in een aantal sessies doorgelopen, om te voorkomen
dat er willekeurig werd weggegooid. Wanneer er bij de opruiming van de werkdossiers officiële

Erfgoedinspectie

Pagina 7 van 13

Inspectierapport naleving Archiefwet 1995 b_ archivering van informatie van het Directeuren Overleg Alcohol

stukken werden aangetroffen in deze werkdossiers zijn die opgenomen in het dynamisch archief
van VGP en geregistreerd in Hermes. Buiten 1 meter persoonlijke werkdossiers is al het overige
vernietigd.
Archivering in de praktijk v a n de DOA d o s s i e r s in 2 0 0 8
Wat was het DOA?
Het Directeuren Overleg Alcohol is in 2001 begonnen als een informeel overleg waarin directeuren
uit het bedrijfsleven en van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS)
informatie en standpunten konden uitwisselen. Het secretariaat werd in het begin wisselend
gevoerd. Het secretariaat kwam waarschijnlijk rond 2006 permanent bij VWS en het hoofd van de
afdeling Gezond leven van de directie Voeding, Gezondheidsbescherming en Preventie (VGP) werd
secretaris van het overleg. Dit was de situatie in 2008. Het DOA bestaat sinds 2015 niet meer.
Praktijk van de archivering
Tijdens de inspectie bleek dat het DOA werd gezien als een informeel overleg, waarbij werd
aangenomen dat de in dit overleg geproduceerde en gebruikte documenten niet officieel
gearchiveerd hoefden te worden.
De DOA-vergaderstukken werden door de secretaris digitaal opgemaakt en per e-mail aan de
leden verzonden. Voor de vergadering moesten de leden de stukken zelf uitprinten en meenemen.
De DOA-vergaderstukken werden niet geregistreerd en/of aan I B-medewerkers ter archivering
aangeboden. De DOA-vergaderstukken werden door de secretaris op de gemeenschappelijke
directieschijf opgeslagen.
Daarnaast hield het secretariaat van VGP een ordner bij met de DOA vergaderstukken: Deze
ordner was per vergadering ingedeeld in agenda, vergaderstukken en verslag, gescheiden door
tabbladen.
Correspondentie aan het ministerie over bijvoorbeeld deelname aan het DOA werd incidenteel wel
gearchiveerd en in het officiële archief bij de IB- medewerkers opgenomen.
In w e l k e d o s s i e r s zijn de D O A - v e r g a d e r s t u k k e n in 2 0 0 8 opgeslagen en aangetroffen?
De DOA-vergaderstukken zijn op uiteenlopende plaatsen opgeslagen:
Het officiële archiefdossier was geregistreerd en gearchiveerd door de medewerkers
informatiebeheer van VGP in de vorm van een papieren map. Dit dossier bevond zich destijds in
het officiële archief, beheerd door de IB-medewerkers. Deze map was voorzien van een strook
met registratienummer, onderwerp e n j a a r t a l . Er zijn twee dossiers VGP Uitvoering drank en
horecawet Directeurenoverleg alcohol geregistreerd in Hermes, een van 2006-2011 en een van
2012-2013. Deze twee mappen zijn teruggevonden in de zoektocht van VWS en door de
Erfgoedinspectie aangetroffen. De mappen zjjn niet volledig en bevatten niet alle DOAvergaderstukken.
4

•

•

In de map 2006-2011 is 1 agenda en 1 DOA-verslag aangetroffen (d.d. 2 4 j a n u a r i 2008 en
3 september 2007) en zijn verder alleen als bijlage bjj nota's aan de minister DOAverslagen bijgevoegd, uit de periode tot 2001 en met j u n i 2006. Het verslag van 7 maart
2008 is niet in het archiefdossier aangetroffen.
In de map 2012-2013 zijn als bijlage bij een WOB-verzoek de agenda en verslag van
september 2009 en agenda's en verslagen uit 2010 aangetroffen, als bijlage bij een WOBverzoek.

De secretaris van het DOA sloeg de vergaderstukken digitaal op op de gemeenschappelijke
directieschijf: de R-schijf. In de eigen zoektocht van VWS is geen compleet digitaal dossier op de
R-schijf gevonden. Het opschonen van netwerkschijven en e-mailboxen was in 2008 vanwege de
gelimiteerde capaciteit, vanuit ICT voorgeschreven. Wel heeft VWS het bewuste verslag diverse
malen aangetroffen in de zoektocht in de digitale systemen. De gemeenschappelijke schijf is
gereorganiseerd en de informatie van vóór 2018 is hierop samengebracht. De indeling is op j a a r
en daarna op naam medewerker.
Op deze R-schijf heeft de Erfgoedinspectie het digitale dossier niet aangetroffen. Er is wel een
digitale map met DOA-verslagen, maar deze is incompleet. Bij een zoekactie is een digitale versie

Deze bevonden zich in het archief van Doc-Direkt.

Erfgoedinspectie

Pagina 8 van 13

Inspectierapport naleving Archiefwet 1995 bij archivering van informatie van het Directeuren Overleg Alcohol

van het verslag van 7 maart 2008 wel door de Erfgoedinspectie in de digitale omgeving
aangetroffen, zonder tweede pagina.
Bij VGP hadden beleidsmedewerkers eigen papieren ordners met belangrijke stukken. Er
was bij het secretariaat van VGP een DOA-vergaderordner. Deze ordner is door de
Erfgoedinspectie niet aangetroffen.
Er is een officieel archiefdossier van de directie Voorlichting betreffende een WOB-verzoek
om DOA-stukken van 4 j u n i 2006 tot en met 20Juli 2009. In dit dossier zit het betreffende verslag
van 7 maart 2008 (zonder tweede pagina) en andere agenda's en verslagen uit 2007 en 2008 als
een bijlage bij dit WOB-verzoek. Dit dossier is door de Erfgoedinspectie aangetroffen.
3.3

Conclusies

Er was bij de directie VGP een kloof tussen de officiële archivering die gebeurde door het
secretariaat en de I B-medewerkers en het dossierbeheer van de medewerkers op de werkvloer (de
beleidsmedewerkers en de secretaris van het DOA-overleg). De regels die er voor archivering
waren bij VWS zijn door de directie VGP voor DOA in de praktijk niet goed nageleefd. Volgens die
regels moesten alle medewerkers die archiefstukken maakten deze via het secretariaat aanbieden
aan de medewerkers informatiebeheer die deze registreerden en op papier geordend in dossiers
beheerden. Het DOA archiefdossier 2006-2011 bestaat wel maar bevat niet alle informatie die
daarin hoort: geprinte e-mails met agenda's, vergaderstukken en verslagen.
Er was bij de betrokken medewerkers op de werkvloer geen duidelijk beeld van de regels voor
archivering en de stukken die in het archief bewaard moesten worden. De DOA documenten zijn
dan ook niet geregistreerd. De dossiervorming buiten het officiële archief was vollediger. De
medewerkers van de directie VGP hebben de DOA documenten wel op diverse andere plekken
opgeslagen: op de digitale groepsschijf en in een ordner. Door de Erfgoedinspectie is een kopie
van het verslag van 7 maart 2008 aangetroffen bij een zoekactie op de digitale directie-schijf en in
het papieren dossier met het WOB-verzoek. De ordner en het dossier op de groepsschijf zijn
echter niet aangetroffen. Mogelijke verklaringen voor het niet aantreffen hiervan zijn de
opruimacties en de diverse uitleningen in het verleden voor WOB-verzoeken.

Erfgoedinspectie

Pagina 9 van 13

Inspectierapport naleving A r c h i e f w e t 1995 bij archivering v a n i n f o r m a t i e v a n het Directeuren Overleg Alcohol

4

Informatie- e n archiefbeheer bij het ministerie v a n V W S in
2018

4.1

Inleiding

De Erfgoedinspectie heeft ook gekeken of er kans is op herhaling. In de volgende paragraaf wordt
behandeld hoe de archivering bij VWS in de huidige situatie is geregeld.
4.2

Bevindingen

De afgelopen tien j a a r is er veel veranderd in het informatiebeheer bij VWS. In 2008 was de
werkwijze nog deels digitaal en deels op papier. Documenten werden digitaal aangemaakt,
verzonden per e-mail en op de gemeenschappelijke schijf geplaatst. Tegelijkertijd bewaarde het
"officiële" archief papieren dossiers en beleidsmedewerkers papieren ordners.
Nu, in 2018 werkt en archiveert VWS digitaal. Documenten worden digitaal opgemaakt en
geregistreerd en opgeslagen in het digitale archiefsysteem Marjolein. Dit is in ieder geval de regel.
In de praktijk worden ook nu voornamelijk brieven, nota's en memo's in Marjolein opgeslagen en
bewaard. Medewerkers zijn geneigd om andere documenten zoals e-mail op een netwerkschijf, in
de samenwerkruimte of in de e-mailomgeving te bewaren .
5

4.3

Conclusies

Er is nog steeds een kloof tussen de regels en de praktijk. Als er over een aantal j a a r gezocht
moet worden in het archief van 2018 bestaat het risico dat ook dat archief niet volledig zal zijn.
Mogeljjk zullen er met kunst- en vliegwerk nog kopieën gevonden worden, maar dat is een
ongewenste situatie omdat dan geen betrouwbare verantwoording kan worden afgelegd.

5

Deze bevinding dateert uit 2017, toen de Erfgoedinspectie bij VWS een inspectie heeft uitgevoerd.

Erfgoedinspectie

Pagina 10 van 13

Inspectierapport naleving Archiefwet 1995 bij archivering van informatie van het Directeuren Overleg Alcohol

Bronnen
De inspectie van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport is uitgevoerd door twee
senior inspecteurs bij de Erfgoedinspectie.
Lijst v a n geraadpleegde documenten
•
•
•
•
•
•
•
•
•

Afspraken reductie papieren dynamische archieven, directie VGP (2012)
E-mail gebruik in de praktijk, KicK (ongedateerd)
Internet- en e-mail gebruik VWS (ongedateerd)
Kwaliteitstoets dynamisch archiefbeheer VGP (2012))
Ordeningsplan VWS, (juni 2006)
Ordeningsplan VGP (ongedateerd, geldend in 2008)
Regeling archiefbeheer VWS (2009)
Samenwerkingsovereenkomst DIV (november 2006)
Selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Verslavingsbeleid 1945- (2007)

Erfgoedinspectie

Pagina 11 van 13

Inspectierapport n a l e v i n g Archiefwet 1995 bij archivering van i n f o r m a t i e v a n het D i r e c t e u r e n Overleg Alcohol

Colofon

Erfgoedinspectie
Rijnstraat 50
Postbus 16478
2500 BL Den Haag
Tel: 070 4124012
E: info@erfgoedinspectie.nl
www.erfgoedinspectie.nl

Den Haag, juni 2018

Erfgoedinspectie

Pagina 12 van 13

\