De Nederlandse corporate governance code
Beginselen van deugdelijk ondernemingsbestuur
en
best practice bepalingen

Monitoring Commissie Corporate Governance Code

1

2

Inhoud

DE NEDERLANDSE CORPORATE GOVERNANCE CODE
Preambule

5

Principes en best practice bepalingen

11

Verklaring van en toelichting op enkele begrippen die in de code zijn gebruikt

39

Aanbevelingen aan de wetgever

45

Verantwoording van het werk van de Commissie

47

Samenstelling Monitoring Commissie Corporate Governance Code

59

3

4

DE NEDERLANDSE CORPORATE GOVERNANCE CODE

Preambule
1. De Monitoring Commissie Corporate Governance Code (hierna: de Commissie) heeft de
Nederlandse corporate governance code (hierna: de Code) van december 2003 aangepast op
verzoek van het Christelijk Nationaal Vakverbond, Eumedion, de Federatie Nederlandse
Vakbeweging, het Nederlands Centrum voor Directeuren en Commissarissen, NYSE Euronext, de
Vereniging van Effectenbezitters, de Vereniging van Effecten Uitgevende Ondernemingen en de
Vereniging VNO-NCW. Het kabinet heeft dit verzoek ondersteund. De aangepaste Code vervangt de
Code uit 2003.

2. De Code is van toepassing op alle vennootschappen met statutaire zetel in Nederland waarvan de
aandelen of certificaten van aandelen zijn toegelaten tot een effectenbeurs, of meer specifiek tot de
handel van een gereglementeerde markt of een daarmee vergelijkbaar systeem en op alle grote
vennootschappen met statutaire zetel in Nederland (> € 500 miljoen balanswaarde) waarvan de
aandelen of certificaten zijn toegelaten tot de handel op een multilaterale handelsfaciliteit of een
daarmee vergelijkbaar systeem (hierna: beursvennootschappen).1 De Code is niet van toepassing op
een beleggingsmaatschappij die geen beheerder is in de zin van artikel 1:1 Wet op het financieel
toezicht (hierna: Wft). Voor de toepassing van de Code worden met houders van aandelen gelijk
gesteld de houders van certificaten van aandelen welke met medewerking van de vennootschap zijn
uitgegeven.

3. De Code bevat principes en best practice bepalingen die de verhoudingen reguleren tussen het
bestuur, de raad van commissarissen en de (algemene vergadering van) aandeelhouders. De
verhouding tussen de vennootschap en haar werknemers(vertegenwoordigers) is elders geregeld. Dit
neemt niet weg dat bij de naleving van de Code in het kader van de integrale weging van alle
betrokken belangen ook belangen van werknemers dienen te worden meegewogen.

4. De principes kunnen worden opgevat als breed gedragen algemene opvattingen over goede
corporate governance. De principes zijn uitgewerkt in concrete best practice bepalingen. Deze
bepalingen creëren een zekere normstelling voor het gedrag van bestuurders, commissarissen en
aandeelhouders. Zij geven de nationale en internationale ‘best practice’ weer en kunnen worden
opgevat als een nadere invulling van de algemene beginselen van goede corporate governance.
Beursvennootschappen kunnen hiervan afwijken. Afwijkingen kunnen onder omstandigheden
gerechtvaardigd zijn. Aandeelhouders, media, bedrijven die zijn gespecialiseerd in rating van de
corporate governance structuur van beursvennootschappen en adviseurs over het gebruik van
stemrecht op aandelen dienen zich een zorgvuldig oordeel te vormen over de redengeving voor elk

1

Het koninklijk besluit van 23 december 2004 tot vaststelling van nadere voorschriften omtrent de inhoud van het jaarverslag
(Stb. 747) wordt in verband hiermee aangepast.

5

van de afwijkingen van de Codebepalingen. Zowel aandeelhouders als het bestuur en de raad van
commissarissen dienen open te staan voor een dialoog over de redengeving voor de afwijkingen. De
vennootschap vermeldt elk jaar in haar jaarverslag op welke wijze zij de principes en best practice
bepalingen van de Code in het afgelopen jaar heeft toegepast en zet, indien van toepassing,
zorgvuldig gemotiveerd uiteen waarom een bepaling niet is toegepast. Het is aan de aandeelhouders
om het bestuur en de raad van commissarissen over de naleving van de Code ter verantwoording te
roepen.

5. De Code staat niet op zichzelf, maar vormt met de (nationale en Europese) wetgeving en
jurisprudentie op het terrein van corporate governance een bouwwerk dat in zijn geheel moet worden
bezien. De toegevoegde waarde van de Code, als instrument van zelfregulering, ligt bij uitstek in de
beïnvloeding van het gedrag van bestuurders, commissarissen en aandeelhouders. Bepalend voor de
werking van de Code is niet de mate waarin deze naar de letter wordt nageleefd ('afvinkgedrag'), maar
de mate waarin de intenties van de Code leidend zijn voor het doen en laten van alle betrokkenen.

6. Bij de aanpassing van de Code is uitgegaan van de bestaande wetgeving en jurisprudentie ten
aanzien van de externe en interne verhoudingen van beursvennootschappen en is acht geslagen op
de relevante ontwikkelingen op het terrein van corporate governance sinds de inwerkingtreding van de
Code. Ter wille van de leesbaarheid en de onderlinge samenhang van de Code, heeft de Commissie
gemeend dat eventuele “overlap” tussen wetgeving en de Code inherent is aan de functie van de
Code en niet noodzakelijkerwijze tot aanpassing van de Code hoeft te leiden, ook omdat de Code
bepalingen kan bevatten in aanvulling op wat wettelijk is voorgeschreven. Indien een principe of best
practice bepaling overeenkomt met een wettelijk voorschrift, kan dit ertoe leiden dat een vennootschap
of aandeelhouder geen ruimte heeft om van de desbetreffende bepaling gemotiveerd af te wijken. Dit
is bijvoorbeeld aan de orde bij de onderdelen van de Code over het auditcomité die tot wettelijk
voorschrift zijn verheven.2

7. De Code gaat uit van het in Nederland gehanteerde uitgangspunt dat de vennootschap een lange
termijn samenwerkingsverband is van diverse bij de vennootschap betrokken partijen. De
belanghebbenden zijn de groepen en individuen die direct of indirect het bereiken van de
doelstellingen van de vennootschap beïnvloeden of er door worden beïnvloed: werknemers,
aandeelhouders en andere kapitaalverschaffers, toeleveranciers, afnemers, de overheid en
maatschappelijke groeperingen. Het bestuur en de raad van commissarissen hebben een integrale
verantwoordelijkheid voor de afweging van deze belangen, doorgaans gericht op de continuïteit van
de onderneming. Daarbij streeft de vennootschap naar het creëren van aandeelhouderswaarde op de
lange termijn.

2

Besluit van 26 juli 2008 tot uitvoering van artikel 41 van Richtlijn nr. 2006/43/EG van het Europees Parlement en de Raad van
de Europese Unie van 17 mei 2006 betreffende de wettelijke controles van jaarrekeningen en geconsolideerde jaarrekeningen,
tot wijziging van de Richtlijnen nr. 78/660/EEG en nr. 83/349/EEG van de Raad van de Europese Gemeenschappen en
houdende intrekking van Richtlijn nr. 84/253/EEG van de Raad van de Europese Gemeenschappen (Stb. 323).

6

8. Het bestuur en de raad van commissarissen behoren met de belangen van de verschillende
belanghebbenden rekening te houden, inclusief de voor de onderneming relevante maatschappelijke
aspecten van ondernemen. Vertrouwen van de belanghebbenden dat hun belangen worden
behartigd, is een voorwaarde voor hen om binnen en met de vennootschap samen te werken. Goed
ondernemerschap, waaronder inbegrepen integer en transparant handelen door het bestuur, alsmede
goed toezicht hierop, waaronder inbegrepen het afleggen van verantwoording over het uitgeoefende
toezicht, zijn essentiële voorwaarden voor het stellen van vertrouwen in het bestuur en het toezicht
door de belanghebbenden. Dit zijn de twee steunpilaren waarop goede corporate governance rust en
waarop deze Code ziet.

9. Het is de taak van het bestuur tot een belangenafweging te komen met betrekking tot de strategie.
De raad van commissarissen houdt hierop toezicht. Beide organen leggen over hun taakvervulling
verantwoording af aan de algemene vergadering. Anders dan het bestuur en de raad van
commissarissen, zijn de overige betrokkenen bij de vennootschap in beginsel niet gebonden aan het
richtsnoer van het belang van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. Zo geldt
voor aandeelhouders dat ze bij hun handelen in beginsel hun eigen belangen mogen nastreven,
binnen het kader van de maatstaven van redelijkheid en billijkheid. Hoe groter het belang is dat een
aandeelhouder in de vennootschap houdt, hoe groter zijn verantwoordelijkheid is jegens de
vennootschap, minderheidsaandeelhouders en andere bij de vennootschap betrokkenen.

10. Bovengenoemde uitgangspunten kunnen spanning met zich meebrengen tussen enerzijds het
bestuur en de raad van commissarissen, die het belang van de vennootschap behoren te dienen en
daarover verantwoording afleggen aan de algemene vergadering, en anderzijds aandeelhouders, die
in principe hun eigen belangen mogen nastreven. Op welke wijze met deze spanning moet worden
omgegaan kan van geval tot geval verschillen. De Code bevat algemene gedragsregels teneinde de
processen tussen bestuur, raad van commissarissen en (algemene vergadering van) aandeelhouders
zorgvuldig te laten verlopen en een juiste belangenafweging door het bestuur en de raad van
commissarissen mogelijk te maken. Goede onderlinge verhoudingen tussen de verschillende
belanghebbenden zijn daarbij van grote waarde, in het bijzonder door het voeren van een continue en
constructieve dialoog.

11. Onder meer in overnamesituaties komt de hierboven genoemde spanning tot uiting. De praktijk
leert dat bij de afwegingen van alternatieven in overnamesituaties de hoogste prijs voor de aandelen
vaak zwaar weegt. Bij het nemen van beslissingen zullen evenwel ook andere relevante belangen
voldoende moeten worden meegewogen. Mede gelet op het risico dat in overnamesituaties bepaalde
deelbelangen de overhand krijgen, vergt een situatie waarin bijvoorbeeld de aandelen door middel van
een openbaar bod worden overgenomen of waarin een vennootschap een substantiële acquisitie
pleegt een bijzondere betrokkenheid van de raad van commissarissen, onverminderd de eigen
verantwoordelijkheid van het bestuur.

7

12. Een andere vorm van spanning kan zich voordoen tussen het beloningsbeleid van
vennootschappen en de strategie. Het is van belang dat het beloningsbeleid van vennootschappen
nauw aansluit bij de strategie en de daaraan verbonden risico's. Dat geldt zowel voor de beloning van
het bestuur als voor de beloning van andere geledingen in de organisatie. Zoals alle middelen die de
vennootschap inzet om haar doelstellingen te behalen kan het beloningsbeleid daaraan bijdragen,
maar kan het daaraan ook (ernstig) afbreuk doen. Hier ligt een toezichthoudende taak voor de raad
van commissarissen. De raad van commissarissen dient erop toe te zien dat een voor de
onderneming juist evenwicht wordt gevonden tussen (a) het vaste en het variabele gedeelte van de
beloning en (b) korte en langere termijn beloning. Uiteindelijk dient het beloningsbeleid ertoe te leiden
dat het belang van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming wordt gediend, dat wil
zeggen gericht is op lange termijn waardecreatie.

13. De Code uit 2003 is bij algemene maatregel van bestuur van 30 december 2004 aangewezen als
gedragscode in de zin van artikel 2:391 lid 5 van het Burgerlijk Wetboek (BW). Dit houdt in dat
beursvennootschappen sinds 1 januari 2004 verplicht zijn in hun jaarverslag mededeling te doen over
de naleving van de Code en daarbij gemotiveerd opgave dienen te doen over de tot het bestuur en de
raad van commissarissen gerichte principes en best practice bepalingen die niet worden toegepast.
De wettelijke vereisten die aan deze corporate governance verklaring worden gesteld worden ter
uitvoering van Europese (jaarverslaggevings)richtlijnen uitgebreid.3 Zo dienen de belangrijkste
kenmerken van de interne risicobeheersings- en controlesystemen in verband met het proces van
financiële verslaggeving van de vennootschap in de verklaring te worden opgenomen en dient de
verklaring door de accountant te worden gecontroleerd. Voorts zijn Nederlandse institutionele
beleggers sinds 1 januari 2007 op grond van artikel 5:86 Wft verplicht in hun jaarverslag of op hun
websites mededeling te doen over de naleving van de tot hen gerichte principes of best practice
bepalingen.

14. De Code omvat deze preambule, de principes, de best practice bepalingen en de verklaring van
en toelichting op enkele begrippen. De Code is onderverdeeld in vijf hoofdstukken I) naleving en
handhaving van de Code; II) het bestuur; III) de raad van commissarissen; IV) de (algemene
vergadering van) aandeelhouders en V) de audit van de financiële verslaggeving en de positie van de
interne audit functie en van de externe accountant. In alle hoofdstukken zijn principes en best practice
bepalingen gericht tot beursvennootschappen. Hoofdstuk IV bevat daarnaast bepalingen die zich
richten tot aandeelhouders, waaronder institutionele beleggers en administratiekantoren die het
beheer voeren over aandelen van vennootschappen die zijn gecertificeerd. In hoofdstuk V richten
enkele bepalingen zich tot de externe accountant.

15. In de Code wordt uitgegaan van de structuur waarin naast het bestuur een afzonderlijke raad van
commissarissen functioneert, al dan niet wettelijk verplicht op grond van de structuurregeling.
3

Wetsvoorstel tot wijziging van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek ter uitvoering van Richtlijn 2006/46/EG van het Europees
Parlement en de Raad van 14 juni 2006, tot wijziging van de Richtlijnen 78/660/EEG, 83/349/EEG, 86/635/EEG en 91/674/EEG
betreffende de jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening (PbEU L 224) (Kamerstukken II 2007/08, 31 508, nr. 2).

8

Hoofdstuk III.8 bevat enkele specifieke bepalingen voor vennootschappen met een ‘one-tier’
bestuursstructuur. Het kabinet heeft in november 2008 een wetsvoorstel bij de Tweede Kamer
ingediend dat regels bevat voor het geval uitvoerende en niet-uitvoerende bestuurders deel uitmaken
van één orgaan (de one-tier bestuursstructuur).4 In het wetsvoorstel wordt ook een nieuwe regeling
voor tegenstrijdig belang van bestuurders en commissarissen voorgesteld, die aansluit bij de regeling
in de Code.

16. De aangepaste Code treedt in werking vanaf het boekjaar beginnend op of na 1 januari 2009. De
Commissie beveelt beursvennootschappen aan als afzonderlijk agendapunt ter bespreking aan de
algemene vergadering in 2010 voor te leggen een hoofdstuk in het jaarverslag over de hoofdlijnen van
de corporate governance structuur en de naleving van de aangepaste Code.

4

Wetsvoorstel tot wijziging van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek in verband met de aanpassing van regels over bestuur en
toezicht in naamloze en besloten vennootschappen (Kamerstukken II 2008/09, 31 763, nr. 2).

9

10

PRINCIPES EN BEST PRACTICE BEPALINGEN

I.

Naleving en handhaving van de code

Principe

Het bestuur en de raad van commissarissen zijn verantwoordelijk voor de
corporate governance structuur van de vennootschap en voor de naleving van
deze code. Zij leggen hierover verantwoording af aan de algemene vergadering
en voorzien eventuele afwijkingen van de bepalingen van een deugdelijke
motivering.

Aandeelhouders nemen zorgvuldig kennis en maken een grondige beoordeling
van de door de vennootschap gegeven motivering van eventuele afwijkingen
van de best practice bepalingen van deze code. Zij vermijden een
“afvinkmentaliteit” in de beoordeling van de corporate governance structuur
van de vennootschap en zijn bereid om een dialoog aan te gaan indien zij de
uitleg van de vennootschap niet aanvaarden. Uitgangspunt is de erkenning dat
corporate governance een kwestie van maatwerk is en dat afwijkingen van
individuele bepalingen door een vennootschap gerechtvaardigd kunnen zijn.

Best practice bepalingen
I.1

De hoofdlijnen van de corporate governance structuur van de vennootschap worden
elk jaar, mede aan de hand van de principes die in deze code zijn genoemd, in een
afzonderlijk hoofdstuk in het jaarverslag uiteengezet. In dat hoofdstuk geeft de
vennootschap uitdrukkelijk aan in hoeverre zij de in deze code opgenomen best
practice bepalingen opvolgt en zo niet, waarom en in hoeverre zij daarvan afwijkt.

I.2

Elke substantiële verandering in de corporate governance structuur van de
vennootschap en in de naleving van deze code wordt onder een afzonderlijk
agendapunt ter bespreking aan de algemene vergadering voorgelegd.

II.

Het bestuur

II.1 Taak en werkwijze

Principe

Het bestuur is belast met het besturen van de vennootschap, hetgeen onder
meer inhoudt dat het verantwoordelijk is voor de realisatie van de doelstellingen
van de vennootschap, de strategie met het bijbehorende risicoprofiel, de
resultatenontwikkeling en de voor de onderneming relevante maatschappelijke
aspecten van ondernemen. Het bestuur legt hierover verantwoording af aan de

11

raad van commissarissen en aan de algemene vergadering. Het bestuur richt
zich bij de vervulling van zijn taak naar het belang van de vennootschap en de
met haar verbonden onderneming en weegt daartoe de in aanmerking komende
belangen van bij de vennootschap betrokkenen af. Het bestuur verschaft de
raad van commissarissen tijdig alle informatie die nodig is voor de uitoefening
van de taak van de raad van commissarissen.

Het bestuur is verantwoordelijk voor de naleving van alle relevante wet- en
regelgeving, het beheersen van de risico’s verbonden aan de
ondernemingsactiviteiten en voor de financiering van de vennootschap. Het
bestuur rapporteert hierover aan en bespreekt de interne risicobeheersings- en
controlesystemen met de raad van commissarissen en de auditcommissie.

Best practice bepalingen
II.1.1

Een bestuurder wordt benoemd voor een periode van maximaal vier jaar.
Herbenoeming kan telkens voor een periode van maximaal vier jaar plaatsvinden.

II.1.2

Het bestuur legt ter goedkeuring voor aan de raad van commissarissen:
a) de operationele en financiële doelstellingen van de vennootschap;
b) de strategie die moet leiden tot het realiseren van de doelstellingen;
c) de randvoorwaarden die bij de strategie worden gehanteerd, bijvoorbeeld ten
aanzien van de financiële ratio’s; en
d) de voor de onderneming relevante maatschappelijke aspecten van ondernemen.
De hoofdzaken hiervan worden vermeld in het jaarverslag.

II.1.3

In de vennootschap is een op de vennootschap toegesneden intern risicobeheersingsen controlesysteem aanwezig. Als instrumenten van het interne risicobeheersings- en
controlesysteem hanteert de vennootschap in ieder geval:
a) risicoanalyses van de operationele en financiële doelstellingen van de
vennootschap;
b) een gedragscode, die op de website van de vennootschap wordt geplaatst;
c) handleidingen voor de inrichting van de financiële verslaggeving en de voor de
opstelling daarvan te volgen procedures; en
d) een systeem van monitoring en rapportering.

II.1.4

In het jaarverslag geeft het bestuur:
a) een beschrijving van de voornaamste risico’s gerelateerd aan de strategie van de
vennootschap;
b) een beschrijving van de opzet en werking van de interne risicobeheersings- en
controlesystemen met betrekking tot de voornaamste risico’s in het boekjaar; en
c) een beschrijving van eventuele belangrijke tekortkomingen in de interne
risicobeheersings- en controlesystemen die in het boekjaar zijn geconstateerd, welke

12

eventuele significante wijzigingen in die systemen zijn aangebracht, welke eventuele
belangrijke verbeteringen van die systemen zijn gepland en dat één en ander met de
auditcommissie en de raad van commissarissen is besproken.
II.1.5

Ten aanzien van financiële verslaggevingsrisico’s verklaart het bestuur in het
jaarverslag dat de interne risicobeheersings- en controlesystemen een redelijke mate
van zekerheid geven dat de financiële verslaggeving geen onjuistheden van materieel
belang bevat en dat de risicobeheersings- en controlesystemen in het verslagjaar naar
behoren hebben gewerkt. Het bestuur geeft hiervan een duidelijke onderbouwing.

II.1.6

Het bestuur rapporteert in het jaarverslag over de gevoeligheid van de resultaten van
de vennootschap ten aanzien van externe omstandigheden en variabelen.

II.1.7

Het bestuur draagt er zorg voor dat werknemers zonder gevaar voor hun rechtspositie
de mogelijkheid hebben aan de voorzitter van het bestuur of aan een door hem
aangewezen functionaris te rapporteren over vermeende onregelmatigheden binnen
de vennootschap van algemene, operationele en financiële aard. Vermeende
onregelmatigheden die het functioneren van bestuurders betreffen worden
gerapporteerd aan de voorzitter van de raad van commissarissen. Deze
klokkenluidersregeling wordt op de website van de vennootschap geplaatst.

II.1.8

Een bestuurder houdt niet meer dan twee commissariaten bij beursvennootschappen.
Een bestuurder is geen voorzitter van de raad van commissarissen van een
beursvennootschap. Commissariaten bij groepsmaatschappijen van de eigen
vennootschap worden niet meegeteld. De aanvaarding door een bestuurder van een
commissariaat bij een beursvennootschap behoeft de goedkeuring van de raad van
commissarissen. Andere belangrijke nevenfuncties worden aan de raad van
commissarissen gemeld.

II.1.9

Indien het bestuur een responstijd in de zin van best practice bepaling IV.4.4 inroept,
is deze periode niet langer dan 180 dagen, berekend vanaf het moment waarop het
bestuur door één of meer aandeelhouders op de hoogte wordt gesteld van het
voornemen tot agendering tot aan de dag van de algemene vergadering waarop het
onderwerp zou moeten worden behandeld. Het bestuur gebruikt de responstijd voor
nader beraad en constructief overleg, in ieder geval met de desbetreffende
aandeelhouder(s), en verkent de alternatieven. De raad van commissarissen ziet
hierop toe. De responstijd wordt per algemene vergadering slechts eenmaal
ingeroepen, geldt niet ten aanzien van een aangelegenheid waarvoor reeds eerder
een responstijd is ingeroepen en geldt evenmin wanneer een aandeelhouder als
gevolg van een geslaagd openbaar bod over ten minste driekwart van het geplaatst
kapitaal beschikt.

II.1.10

Wanneer een overnamebod op de (certificaten van) aandelen in de vennootschap
wordt voorbereid draagt het bestuur er zorg voor dat de raad van commissarissen
tijdig en nauw wordt betrokken bij het overnameproces.

13

II.1.11

Indien het bestuur van een vennootschap ten aanzien waarvan een overnamebod is
aangekondigd of uitgebracht, het verzoek van een derde concurrerende bieder
ontvangt inzage te krijgen in de gegevens van de vennootschap, bespreekt het
bestuur dit verzoek onverwijld met de raad van commissarissen.

II.2 Bezoldiging

Hoogte en samenstelling van de bezoldiging
Principe

De bestuurders ontvangen voor hun werkzaamheden een bezoldiging van de
vennootschap, die wat betreft hoogte en structuur zodanig is dat
gekwalificeerde en deskundige bestuurders kunnen worden aangetrokken en
behouden. Bij de vaststelling van de totale bezoldiging wordt de invloed ervan
op de beloningsverhoudingen binnen de onderneming meegewogen. Voor het
geval de bezoldiging bestaat uit een vast deel en een variabel deel, is het
variabele deel gekoppeld aan vooraf bepaalde, beoordeelbare en beïnvloedbare
doelen, die overwegend een lange termijn karakter hebben. Het variabele deel
van de bezoldiging moet passend zijn ten opzichte van het vaste deel van de
bezoldiging.

De bezoldigingsstructuur, met inbegrip van ontslagvergoeding, is eenvoudig en
inzichtelijk. Zij bevordert de belangen van de vennootschap op middellange en
lange termijn, zet niet aan tot gedrag van bestuurders in hun eigen belang noch
tot het nemen van risico’s die niet passen binnen de vastgestelde strategie en
‘beloont’ falende bestuurders niet bij ontslag. De raad van commissarissen is
hiervoor verantwoordelijk. Bij de vaststelling van de hoogte en de structuur van
de bezoldiging worden onder meer in overweging genomen de
resultatenontwikkeling, de ontwikkeling van de beurskoers van de aandelen en
niet-financiële indicatoren die relevant zijn voor de lange termijn waardecreatie
van de vennootschap.

Het aandelenbezit van een bestuurder in de vennootschap waarvan hij
bestuurder is, is ter belegging op de lange termijn. De hoogte van een
ontslagvergoeding voor een bestuurder bedraagt niet meer dan eenmaal het
jaarsalaris, tenzij dit in de omstandigheden van het geval kennelijk onredelijk is.

Best practice bepalingen
II.2.1

Voorafgaand aan het opstellen van het bezoldigingsbeleid en voorafgaand aan de
vaststelling van de bezoldiging van individuele bestuurders analyseert de raad van
commissarissen de mogelijke uitkomsten van de variabele bezoldigingscomponenten
en de gevolgen daarvan voor de bezoldiging van de bestuurders.

14

II.2.2

De raad van commissarissen stelt de hoogte en de structuur van de bezoldiging van
bestuurders mede vast aan de hand van uitgevoerde scenarioanalyses en met
inachtneming van de beloningsverhoudingen binnen de onderneming.

II.2.3

Bij de vaststelling van de hoogte en de structuur van de bezoldiging van bestuurders
neemt de raad van commissarissen onder meer de resultatenontwikkeling, de
ontwikkeling van de beurskoers van de aandelen en niet-financiële indicatoren die
relevant zijn voor de lange termijn doelstellingen van de vennootschap in overweging,
een en ander met inachtneming van de risico’s die variabele bezoldiging voor de
onderneming kan meebrengen.

II.2.4

Ingeval opties worden toegekend worden deze in ieder geval de eerste drie jaar na
toekenning niet uitgeoefend. Het aantal toe te kennen opties wordt afhankelijk gesteld
van de realisatie van vooraf aangegeven en uitdagende doelen.

II.2.5

Aandelen die zonder financiële tegenprestaties aan bestuurders worden toegekend,
worden aangehouden voor telkens een periode van ten minste vijf jaar of tot ten
minste het einde van het dienstverband indien deze periode korter is. Het aantal toe te
kennen aandelen wordt afhankelijk gesteld van de realisatie van vooraf aangegeven
en uitdagende doelen.

II.2.6

De uitoefenprijs van opties wordt niet lager gesteld dan een verifieerbare koers of een
verifieerbaar koersgemiddelde overeenkomstig de handel op de gereglementeerde
markt op één of meer te voren vastgestelde dagen gedurende een periode van niet
meer dan vijf handelsdagen voorafgaande aan en met inbegrip van de dag van
toekenning.

II.2.7

De uitoefenprijs noch de overige voorwaarden van de toegekende opties worden
gedurende de looptijd aangepast, behoudens voor zover structuurwijzigingen ten
aanzien van de aandelen of de vennootschap conform bestendige marktpraktijk
daartoe noodzaken.

II.2.8

De vergoeding bij ontslag bedraagt maximaal eenmaal het jaarsalaris (het “vaste” deel
van de bezoldiging). Indien het maximum van eenmaal het jaarsalaris voor een
bestuurder die in zijn eerste benoemingstermijn wordt ontslagen kennelijk onredelijk
is, komt deze bestuurder in dat geval in aanmerking voor een ontslagvergoeding van
maximaal tweemaal het jaarsalaris.

II.2.9

De vennootschap verstrekt aan haar bestuurders geen persoonlijke leningen,
garanties en dergelijke tenzij in de normale uitoefening van het bedrijf en tegen de
daarvoor voor het gehele personeel geldende voorwaarden en na goedkeuring van de
raad van commissarissen. Leningen worden niet kwijtgescholden.

Vaststelling en openbaarmaking van de bezoldiging
Principe

De raad van commissarissen stelt de bezoldiging van de individuele
bestuurders vast, op voorstel van de remuneratiecommissie, een en ander
binnen het door de algemene vergadering vastgestelde bezoldigingsbeleid.

15

Het verslag van de raad van commissarissen bevat de hoofdlijnen van het
remuneratierapport betreffende het bezoldigingsbeleid van de vennootschap.
Hierin wordt in begrijpelijke en inzichtelijke termen op transparante wijze
verantwoording afgelegd over het gevoerde bezoldigingsbeleid en een overzicht
gegeven van het te voeren bezoldigingsbeleid. In het remuneratierapport wordt
de totale bezoldiging van individuele bestuurders, onderscheiden naar de
verschillende componenten, op begrijpelijke en inzichtelijke wijze
gepresenteerd.

Best practice bepalingen
II.2.10

De raad van commissarissen heeft de bevoegdheid de waarde van een in een eerder
boekjaar toegekende voorwaardelijke variabele bezoldigingscomponent beneden- of
bovenwaarts aan te passen, wanneer deze naar zijn oordeel tot onbillijke uitkomsten
leidt vanwege buitengewone omstandigheden in de periode waarin de vooraf
vastgestelde prestatiecriteria zijn of dienden te worden gerealiseerd.

II.2.11

De raad van commissarissen heeft de bevoegdheid de variabele bezoldiging die is
toegekend op basis van onjuiste (financiële) gegevens terug te vorderen van de
bestuurder (claw back clausule).

II.2.12

Het remuneratierapport van de raad van commissarissen bevat een verslag van de
wijze waarop het bezoldigingsbeleid in het afgelopen boekjaar in praktijk is gebracht
en een overzicht van het bezoldigingsbeleid dat het komende boekjaar en de
daaropvolgende jaren door de raad wordt voorzien. Het rapport vermeldt hoe het
gekozen bezoldigingsbeleid bijdraagt aan de realisatie van de lange termijn
doelstellingen van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming, in
overeenstemming met het risicoprofiel. Het rapport wordt op de website van de
vennootschap geplaatst.

II.2.13

Het in best practice bepaling II.2.12 bedoelde overzicht bevat in ieder geval de
volgende informatie:
a) een schematisch overzicht van de kosten die de vennootschap in het boekjaar
heeft gemaakt met betrekking tot de bezoldiging van bestuurders. In het overzicht
wordt onderscheid gemaakt tussen het vaste salaris, de contante jaarbonus,
toegekende aandelen, opties en pensioenrechten en overige emolumenten. De
waardering van de toegekende aandelen, opties en pensioenrechten geschiedt
volgens de normen die gelden voor de jaarverslaggeving;
b) een vermelding dat de in best practice bepaling II.2.1 bedoelde scenarioanalyses
zijn gemaakt;

16

c) per bestuurder de bandbreedte waarbinnen het in het boekjaar toegekende aantal
voorwaardelijke aandelen of andere op aandelen gebaseerde
bezoldigingscomponenten minimaal en maximaal kan komen te liggen op het moment
dat de bestuurder deze verkrijgt na realisatie van de vereiste prestaties;
d) een tabel waarin voor bestuurders in functie per einde boekjaar over iedere
jaargang waarin aandelen, opties en/of andere op aandelen gebaseerde
bezoldigingscomponenten zijn toegekend en waarover de bestuurder aan het begin
van het boekjaar nog niet volledig vrij de beschikking had, wordt weergegeven:
i) de waarde en het aantal van de aandelen, opties en/of andere op aandelen
gebaseerde bezoldigingscomponenten op het moment van toekenning;
ii) de huidige status van de toegekende aandelen, opties en/of andere op aandelen
gebaseerde bezoldigingscomponenten: voorwaardelijk of onvoorwaardelijk en het jaar
waarin de vesting periode en/of lock-up periode afloopt,
iii) de waarde en het aantal van de onder i) toegekende voorwaardelijke aandelen,
opties en/of andere op aandelen gebaseerde bezoldigingscomponenten op het
moment dat de bestuurder deze in eigendom verkrijgt (einde vesting periode), en
iv) de waarde en het aantal van de onder i) toegekende aandelen, opties en/of andere
op aandelen gebaseerde bezoldigingscomponenten op het tijdstip dat de bestuurder
hierover de vrije beschikking krijgt (einde lock-up periode);
e) indien van toepassing: de samenstelling van de groep van ondernemingen waarvan
het bezoldigingsbeleid mede de hoogte en samenstelling van de bezoldiging van
bestuurders bepaalt (peer group);
f) een beschrijving van de prestatiecriteria waarvan het deel van de variabele
bezoldiging dat is gekoppeld aan de prestatiecriteria afhankelijk is, voor zover
overwegingen van concurrentiegevoeligheid zich daar niet tegen verzetten, en van het
deel van de variabele bezoldiging dat discretionair door de raad van commissarissen
kan worden vastgesteld;
g) een samenvatting en verantwoording van de methoden die zullen worden
gehanteerd om vast te stellen of aan de prestatiecriteria is voldaan;
h) een verantwoording van de relatie tussen de gekozen prestatiecriteria en de
gehanteerde strategiedoelstellingen en van de relatie tussen bezoldiging en prestaties
zowel ex ante als ex post;
i) geldende regelingen voor pensioen en de hiermee gepaard gaande
financieringskosten; en
j) overeengekomen regelingen voor vervroegd uittreden van bestuurders.
II.2.14

De belangrijkste elementen van het contract van een bestuurder met de vennootschap
worden na het sluiten daarvan gepubliceerd, uiterlijk bij de oproeping voor de
algemene vergadering waar de benoeming van de bestuurder wordt voorgesteld.
Deze elementen betreffen in ieder geval de hoogte van het vaste salaris, de opbouw
en hoogte van het variabel deel van de bezoldiging, de eventuele overeengekomen

17

afvloeiingsregeling en/of vertrekvergoeding, de eventuele voorwaarden van een
change of control clausule in het contract met de bestuurder en andere aan de
bestuurder in het vooruitzicht gestelde vergoedingen, pensioenafspraken en de toe te
passen prestatiecriteria.
II.2.15

In het geval dat gedurende het boekjaar aan een (voormalig) bestuurder een
vertrekvergoeding of andere bijzondere vergoeding wordt betaald, wordt in het
remuneratierapport een verantwoording en een uitleg voor deze vergoeding gegeven.

II.3 Tegenstrijdige belangen

Principe

Elke vorm en schijn van belangenverstrengeling tussen vennootschap en
bestuurders wordt vermeden. Besluiten tot het aangaan van transacties waarbij
tegenstrijdige belangen van bestuurders spelen die van materiële betekenis zijn
voor de vennootschap en/of voor de desbetreffende bestuurders, behoeven de
goedkeuring van de raad van commissarissen.

Best practice bepalingen
II.3.1

Een bestuurder zal:
a) niet in concurrentie met de vennootschap treden;
b) geen (substantiële) schenkingen van de vennootschap voor zichzelf, voor zijn
echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind of bloed- of
aanverwant tot in de tweede graad vorderen of aannemen;
c) ten laste van de vennootschap derden geen ongerechtvaardigde voordelen
verschaffen; en
d) geen zakelijke kansen die aan de vennootschap toekomen benutten voor zichzelf of
voor zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind of
bloed- of aanverwant tot in de tweede graad.

II.3.2

Een bestuurder meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang dat van materiële betekenis
is voor de vennootschap en/of voor de desbetreffende bestuurder terstond aan de
voorzitter van de raad van commissarissen en aan de overige leden van het bestuur
en verschaft daarover alle relevante informatie, inclusief de voor de situatie relevante
informatie inzake zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel,
pleegkind en bloed- en aanverwanten tot in de tweede graad. De raad van
commissarissen besluit buiten aanwezigheid van de betrokken bestuurder of sprake is
van een tegenstrijdig belang. Een tegenstrijdig belang bestaat in ieder geval wanneer
de vennootschap voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon
i) waarin een bestuurder persoonlijk een materieel financieel belang houdt;
ii) waarvan een bestuurslid een familierechtelijke verhouding heeft met een bestuurder
van de vennootschap; of

18

iii) waarbij een bestuurder van de vennootschap een bestuurs- of toezichthoudende
functie vervult.
II.3.3

Een bestuurder neemt niet deel aan de discussie en de besluitvorming over een
onderwerp of transactie waarbij de bestuurder een tegenstrijdig belang heeft.

II.3.4

Alle transacties waarbij tegenstrijdige belangen van bestuurders spelen worden onder
in de branche gebruikelijke condities overeengekomen. Besluiten tot het aangaan van
transacties waarbij tegenstrijdige belangen van bestuurders spelen die van materiële
betekenis zijn voor de vennootschap en/of voor de desbetreffende bestuurders
behoeven goedkeuring van de raad van commissarissen. Dergelijke transacties
worden gepubliceerd in het jaarverslag, met vermelding van het tegenstrijdig belang
en de verklaring dat best practice bepalingen II.3.2 tot en met II.3.4 zijn nageleefd.

III.

De raad van commissarissen

III.1 Taak en werkwijze

Principe

De raad van commissarissen heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van
het bestuur en op de algemene gang van zaken in de vennootschap en de met
haar verbonden onderneming en staat het bestuur met raad ter zijde. De raad
van commissarissen richt zich bij de vervulling van zijn taak naar het belang van
de vennootschap en de met haar verbonden onderneming en weegt daartoe de
in aanmerking komende belangen van bij de vennootschap betrokkenen af. De
raad van commissarissen betrekt daarbij ook de voor de onderneming relevante
maatschappelijke aspecten van ondernemen. De raad van commissarissen is
verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn eigen functioneren.

Best practice bepalingen
III.1.1

De taakverdeling van de raad van commissarissen, alsmede zijn werkwijze worden
neergelegd in een reglement. De raad van commissarissen neemt in het reglement
een passage op voor zijn omgang met het bestuur, de algemene vergadering en de
(centrale) ondernemingsraad. Het reglement wordt op de website van de
vennootschap geplaatst.

III.1.2

Van de jaarstukken van de vennootschap maakt deel uit een verslag van de raad van
commissarissen. Hierin doet de raad van commissarissen verslag van zijn
werkzaamheden in het boekjaar en neemt hij de specifieke opgaven en vermeldingen
op die de bepalingen van deze code verlangen.

III.1.3

Van elke commissaris wordt in het verslag van de raad van commissarissen opgave
gedaan van:
a) geslacht;

19

b) leeftijd;
c) beroep;
d) hoofdfunctie;
e) nationaliteit;
f) nevenfuncties voor zover deze relevant zijn voor de vervulling van de taak als
commissaris;
g) tijdstip van eerste benoeming; en
h) de lopende termijn waarvoor de commissaris is benoemd.
III.1.4

Een commissaris treedt tussentijds af bij onvoldoende functioneren, structurele
onverenigbaarheid van belangen of wanneer dit anderszins naar het oordeel van de
raad van commissarissen is geboden.

III.1.5

Indien commissarissen frequent afwezig zijn bij vergaderingen van de raad van
commissarissen, worden zij daarop aangesproken. Het verslag van de raad van
commissarissen vermeldt welke commissarissen frequent afwezig zijn geweest bij de
vergaderingen van de raad van commissarissen.

III.1.6

Het toezicht van de raad van commissarissen op het bestuur omvat onder andere:
a) de realisatie van de doelstellingen van de vennootschap;
b) de strategie en de risico’s verbonden aan de ondernemingsactiviteiten;
c) de opzet en de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen;
d) het financiële verslaggevingsproces;
e) de naleving van wet- en regelgeving;
f)

de verhouding met aandeelhouders; en

g) de voor de onderneming relevante maatschappelijke aspecten van ondernemen.
III.1.7

De raad van commissarissen bespreekt ten minste eenmaal per jaar buiten
aanwezigheid van het bestuur zijn eigen functioneren, het functioneren van de
afzonderlijke commissies van de raad en dat van de individuele commissarissen, en
de conclusies die hieraan moeten worden verbonden. Tevens wordt het gewenste
profiel en de samenstelling en competentie van de raad van commissarissen
besproken. De raad van commissarissen bepreekt voorts ten minste eenmaal per jaar
buiten aanwezigheid van het bestuur zowel het functioneren van het bestuur als
college als dat van de individuele bestuurders en de conclusies die hieraan moeten
worden verbonden. Het verslag van de raad van commissarissen vermeldt op welke
wijze de evaluatie van de raad van commissarissen, de afzonderlijke commissies, en
de individuele commissarissen heeft plaatsgevonden.

III.1.8

De raad van commissarissen bespreekt in ieder geval eenmaal per jaar de strategie
en de voornaamste risico’s verbonden aan de onderneming, de uitkomsten van de
beoordeling door het bestuur van de opzet en werking van de interne
risicobeheersings- en controlesystemen, alsmede eventuele significante wijzigingen
hierin. Van het houden van de besprekingen wordt melding gemaakt in het verslag
van de raad van commissarissen.

20

III.1.9

De raad van commissarissen en de commissarissen afzonderlijk hebben een eigen
verantwoordelijkheid van het bestuur en van de externe accountant alle informatie te
verlangen die de raad van commissarissen behoeft om zijn taak als toezichthoudend
orgaan goed te kunnen uitoefenen. Indien de raad van commissarissen dit geboden
acht kan hij informatie inwinnen van functionarissen en externe adviseurs van de
vennootschap. De vennootschap stelt hiertoe de benodigde middelen ter beschikking.
De raad van commissarissen kan verlangen dat bepaalde functionarissen en externe
adviseurs bij zijn vergaderingen aanwezig zijn.

III.2 Onafhankelijkheid

Principe

De raad van commissarissen is zodanig samengesteld dat de leden ten opzichte
van elkaar, het bestuur en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch
kunnen opereren.

Best practice bepalingen
III.2.1

Alle commissarissen, met uitzondering van maximaal één persoon, zijn onafhankelijk
in de zin van best practice bepaling III.2.2.

III.2.2

Een commissaris geldt als onafhankelijk indien de hierna te noemen
afhankelijkheidscriteria niet op hem van toepassing zijn. Bedoelde
afhankelijkheidscriteria zijn dat de betrokken commissaris, dan wel zijn echtgenoot,
geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant
tot in de tweede graad:
a) in de vijf jaar voorafgaand aan de benoeming werknemer of bestuurder van de
vennootschap (inclusief gelieerde vennootschappen als bedoeld in artikel 5:48
Wft) is geweest;
b) een persoonlijke financiële vergoeding van de vennootschap of van een aan haar
gelieerde vennootschap ontvangt, anders dan de vergoeding die voor de als
commissaris verrichte werkzaamheden wordt ontvangen en voor zover zij niet
past in de normale uitoefening van bedrijf;
c) in het jaar voorafgaand aan de benoeming een belangrijke zakelijke relatie met de
vennootschap of een aan haar gelieerde vennootschap heeft gehad. Daaronder
worden in ieder geval begrepen het geval dat de commissaris, of een kantoor
waarvan hij aandeelhouder, vennoot, medewerker of adviseur is, is opgetreden
als adviseur van de vennootschap (consultant, externe accountant, notaris en
advocaat) en het geval dat de commissaris bestuurder of medewerker is van een
bankinstelling waarmee de vennootschap een duurzame en significante relatie
onderhoudt;
d) bestuurslid is van een vennootschap waarin een bestuurslid van de vennootschap
waarop hij toezicht houdt commissaris is;

21

e) een aandelenpakket van ten minste tien procent in de vennootschap houdt
(daarbij meegerekend het aandelenbezit van natuurlijke personen of juridische
lichamen die met hem samenwerken op grond van een uitdrukkelijke of
stilzwijgende, mondelinge of schriftelijke overeenkomst);
f)

bestuurder of commissaris is bij of anderszins vertegenwoordiger is van een
rechtspersoon die ten minste tien procent van de aandelen in de vennootschap
houdt, tenzij het gaat om groepsmaatschappijen;

g) gedurende de voorgaande twaalf maanden tijdelijk heeft voorzien in het bestuur
bij belet en ontstentenis van bestuurders.
III.2.3

Het verslag van de raad van commissarissen vermeldt dat naar het oordeel van de
raad is voldaan aan het in best practice bepaling III.2.1 bepaalde en, indien van
toepassing, geeft daarbij aan welke commissaris de raad als niet-onafhankelijk
beschouwt.

III.3 Deskundigheid en samenstelling

Principe

Elke commissaris dient geschikt te zijn om de hoofdlijnen van het totale beleid
te beoordelen. Elke commissaris beschikt over de specifieke deskundigheid die
noodzakelijk is voor de vervulling van zijn taak, binnen zijn rol in het kader van
de profielschets van de raad. De raad van commissarissen dient zodanig te zijn
samengesteld dat hij zijn taak naar behoren kan vervullen. De raad van
commissarissen streeft naar een gemengde samenstelling, onder meer met
betrekking tot geslacht en leeftijd. Een herbenoeming van een commissaris
vindt slechts plaats na zorgvuldige overweging. Ook bij een herbenoeming
wordt de hiervoor genoemde profielschets in acht genomen.

Best practice bepalingen
III.3.1

De raad van commissarissen stelt een profielschets voor zijn omvang en
samenstelling op, rekening houdend met de aard van de onderneming, haar
activiteiten en de gewenste deskundigheid en achtergrond van de commissarissen. In
de profielschets wordt ingegaan op de voor de vennootschap relevante aspecten van
diversiteit in de samenstelling van de raad en wordt vermeld welke concrete
doelstelling de raad ten aanzien van diversiteit hanteert. Voor zover de bestaande
situatie afwijkt van de nagestreefde situatie, legt de raad van commissarissen hierover
verantwoording af in het verslag van de raad van commissarissen en geeft hij tevens
aan hoe en op welke termijn hij verwacht dit streven te realiseren. De profielschets
wordt algemeen verkrijgbaar gesteld en op de website van de vennootschap
geplaatst.

III.3.2

Minimaal één lid van de raad van commissarissen is een zogenoemde financieel
expert, hetgeen inhoudt dat deze persoon relevante kennis en ervaring heeft

22

opgedaan op financieel administratief/accounting gebied bij beursvennootschappen of
bij andere grote rechtspersonen.
III.3.3

Alle commissarissen volgen na benoeming een introductieprogramma waarin in ieder
geval aandacht wordt besteed aan algemene financiële, sociale en juridische zaken,
de financiële verslaggeving door de vennootschap, de specifieke aspecten die eigen
zijn aan de desbetreffende vennootschap en haar ondernemingsactiviteiten en de
verantwoordelijkheden van een commissaris. De raad van commissarissen beoordeelt
jaarlijks op welke onderdelen commissarissen gedurende hun benoemingsperiode
behoefte hebben aan nadere training of opleiding. De vennootschap speelt hierin een
faciliterende rol.

III.3.4

Het aantal commissariaten van één persoon bij Nederlandse beursvennootschappen
is zodanig beperkt dat een goede taakvervulling is gewaarborgd en bedraagt niet
meer dan vijf, waarbij het voorzitterschap van een raad van commissarissen dubbel
telt.

III.3.5

Een commissaris kan maximaal driemaal voor een periode van vier jaar zitting hebben
in de raad van commissarissen.

III.3.6

De raad van commissarissen stelt een rooster van aftreden vast om zoveel mogelijk te
voorkomen dat veel commissarissen tegelijk aftreden. Het rooster van aftreden wordt
algemeen verkrijgbaar gesteld en op de website van de vennootschap geplaatst.

III.4 De voorzitter van de raad van commissarissen en de secretaris van de vennootschap

Principe

De voorzitter van de raad van commissarissen draagt zorg voor het goed
functioneren van de raad en zijn commissies en is namens de raad het
voornaamste aanspreekpunt voor het bestuur en voor aandeelhouders over het
functioneren van bestuurders en commissarissen. Hij draagt als voorzitter zorg
voor een ordelijk en efficiënt verloop van de algemene vergadering.

De voorzitter van de raad van commissarissen wordt in zijn rol ondersteund
door de secretaris van de vennootschap.

Best practice bepalingen
III.4.1

De voorzitter van de raad van commissarissen ziet er op toe dat:
a) commissarissen hun introductie- en opleidings- of trainingsprogramma volgen;
b) commissarissen tijdig alle informatie ontvangen die nodig is voor de goede
uitoefening van hun taak;
c) voldoende tijd bestaat voor de beraadslaging en besluitvorming door de raad van
commissarissen;
d) commissies van de raad van commissarissen naar behoren functioneren;

23

e) bestuurders en de commissarissen ten minste jaarlijks worden beoordeeld op hun
functioneren;
f)

de raad van commissarissen een vicevoorzitter kiest; en

g) contacten van de raad van commissarissen met het bestuur en (centrale)
ondernemingsraad naar behoren verlopen.
III.4.2

De voorzitter van de raad van commissarissen is geen voormalig bestuurder van de
vennootschap.

III.4.3

De raad van commissarissen wordt ondersteund door de secretaris van de
vennootschap. De secretaris ziet er op toe dat juiste procedures worden gevolgd en
dat wordt gehandeld in overeenstemming met de wettelijke en statutaire
verplichtingen. Hij ondersteunt de voorzitter van de raad van commissarissen in de
daadwerkelijke organisatie van de raad van commissarissen (informatie, agendering,
evaluatie, opleidingsprogramma, etc.). De secretaris wordt, al dan niet op initiatief van
de raad van commissarissen, benoemd en ontslagen door het bestuur, na verkregen
goedkeuring door de raad van commissarissen.

III.4.4

De vicevoorzitter van de raad van commissarissen vervangt bij gelegenheid de
voorzitter. In aanvulling op best practice bepaling III.1.7 fungeert de vicevoorzitter als
aanspreekpunt voor individuele commissarissen en bestuurders over het functioneren
van de voorzitter.

III.5 Samenstelling en rol van drie kerncommissies van de raad van commissarissen

Principe

Indien de raad van commissarissen meer dan vier leden omvat stelt de raad van
commissarissen uit zijn midden een auditcommissie, een
remuneratiecommissie en een selectie- en benoemingscommissie in. De taak
van de commissies is om de besluitvorming van de raad van commissarissen
voor te bereiden. Indien de raad van commissarissen besluit tot het niet
instellen van een audit, remuneratie- en een selectie- en benoemingscommissie,
dan gelden de best practice bepalingen III.5.4, III.5.5, III.5.8, III.5.9, III.5.10, III.5.14,
V.1.2, V.2.3, V.3.1, V.3.2 en V.3.3 ten aanzien van de gehele raad van
commissarissen. In het verslag van de raad van commissarissen doet de raad
verslag van de uitvoering van de taakopdracht van de commissies in het
boekjaar.

Best practice bepalingen
III.5.1

De raad van commissarissen stelt voor iedere commissie een reglement op. Het
reglement geeft aan wat de rol en verantwoordelijkheid van de desbetreffende
commissie is, haar samenstelling en op welke wijze zij haar taak uitoefent. Het
reglement kan toelaten dat maximaal één lid van elke commissie niet onafhankelijk is

24

in de zin van best practice bepaling III.2.2. De reglementen en de samenstelling van
de commissies worden op de website van de vennootschap geplaatst.
III.5.2

Het verslag van de raad van commissarissen vermeldt de samenstelling van de
commissies, het aantal vergaderingen van de commissies en de belangrijkste
onderwerpen die aan de orde zijn gekomen.

III.5.3

De raad van commissarissen ontvangt van elk van de commissies een verslag van de
beraadslagingen en bevindingen.

Auditcommissie
III.5.4

De auditcommissie richt zich in ieder geval op het toezicht op het bestuur ten aanzien
van:
a) de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen, waaronder het
toezicht op de naleving van de relevante wet- en regelgeving en het toezicht op de
werking van gedragscodes;
b) de financiële informatieverschaffing door de vennootschap (keuze van accounting
policies, toepassing en beoordeling van effecten van nieuwe regels, inzicht in de
behandeling van “schattingsposten” in de jaarrekening, prognoses, werk van inen externe accountants terzake, etc.).
c) de naleving van aanbevelingen en opvolging van opmerkingen van in- en externe
accountants;
d) de rol en het functioneren van de interne audit functie;
e) het beleid van de vennootschap met betrekking tot tax planning;
f)

de relatie met de externe accountant waaronder in het bijzonder zijn
onafhankelijkheid, de bezoldiging en eventuele niet-controlewerkzaamheden voor
de vennootschap;

g) de financiering van de vennootschap; en
h) de toepassingen van de informatie- en communicatietechnologie.
III.5.5

De auditcommissie is het eerste aanspreekpunt van de externe accountant wanneer
deze onregelmatigheden constateert in de inhoud van financiële berichten.

III.5.6

Het voorzitterschap van de auditcommissie wordt niet vervuld door de voorzitter van
de raad van commissarissen, noch door een voormalig bestuurder van de
vennootschap.

III.5.7

Van de auditcommissie maakt ten minste een financieel expert in de zin van best
practice bepaling III.3.2 deel uit.

III.5.8

De auditcommissie bepaalt of en wanneer de voorzitter van het bestuur (of: chief
executive officer), de bestuurder verantwoordelijk voor financiële zaken (of: chief
financial officer), de externe accountant en de interne auditor bij haar vergaderingen
aanwezig zijn.

III.5.9

De auditcommissie overlegt zo vaak als zij dit noodzakelijk acht, doch ten minste
eenmaal per jaar, buiten aanwezigheid van het bestuur met de externe accountant.

25

Remuneratiecommissie
III.5.10

De remuneratiecommissie heeft in ieder geval de volgende taken:
a) het doen van een voorstel aan de raad van commissarissen betreffende het te
voeren bezoldigingsbeleid;
b) het doen van een voorstel inzake de bezoldiging van de individuele bestuurders
ter vaststelling door de raad van commissarissen, in welk voorstel in ieder geval
aan de orde komen: i) de bezoldigingsstructuur en ii) de hoogte van de vaste
bezoldiging, de toe te kennen aandelen en/of opties en/of andere variabele
bezoldigingscomponenten, pensioenrechten, afvloeiingsregelingen en overige
vergoedingen, alsmede de prestatiecriteria en de toepassing daarvan; en
c) het opmaken van het remuneratierapport als bedoeld in best practice bepaling
II.2.12.

III.5.11

Het voorzitterschap van de remuneratiecommissie wordt niet vervuld door de
voorzitter van de raad van commissarissen, noch door een voormalig bestuurder van
de vennootschap, noch door een commissaris die bij een andere beursvennootschap
bestuurder is.

III.5.12

In de remuneratiecommissie neemt maximaal één commissaris zitting die bij een
andere Nederlandse beursvennootschap bestuurder is.

III.5.13

Indien de remuneratiecommissie ten behoeve van haar taken gebruik maakt van de
diensten van een remuneratieadviseur, vergewist zij zich ervan dat de desbetreffende
adviseur geen advies verstrekt aan de bestuurders van de vennootschap.

Selectie- en benoemingscommissie
III.5.14

De selectie- en benoemingscommissie richt zich in ieder geval op:
a) het opstellen van selectiecriteria en benoemingsprocedures inzake
commissarissen en bestuurders;
b) de periodieke beoordeling van omvang en samenstelling van de raad van
commissarissen en het bestuur en het doen van een voorstel voor een
profielschets van de raad van commissarissen;
c) de periodieke beoordeling van het functioneren van individuele commissarissen
en bestuurders en de rapportage hierover aan de raad van commissarissen;
d) het doen van voorstellen voor (her)benoemingen; en
e) het toezicht op het beleid van het bestuur inzake selectiecriteria en
benoemingsprocedures voor het hoger management.

III.6 Tegenstrijdige belangen

Principe

Elke vorm en schijn van belangenverstrengeling tussen vennootschap en
commissarissen wordt vermeden. Besluiten tot het aangaan van transacties
waarbij tegenstrijdige belangen van commissarissen spelen, die van materiële

26

betekenis zijn voor de vennootschap en/of voor de desbetreffende
commissarissen, behoeven de goedkeuring van de raad van commissarissen.
De raad van commissarissen is verantwoordelijk voor de besluitvorming over de
omgang met tegenstrijdige belangen bij bestuurders, commissarissen,
grootaandeelhouders en de externe accountant in relatie tot de vennootschap.

Best practice bepalingen
III.6.1

Een commissaris meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang dat van materiële
betekenis is voor de vennootschap en/of voor de desbetreffende commissaris terstond
aan de voorzitter van de raad van commissarissen en verschaft daarover alle
relevante informatie, inclusief de relevante informatie inzake zijn echtgenoot,
geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind en bloed- en
aanverwanten tot in de tweede graad. Indien de voorzitter van de raad van
commissarissen een (potentieel) tegenstrijdig belang heeft dat van materiële
betekenis is voor de vennootschap en/of voor zichzelf, meldt hij dit terstond aan de
vicevoorzitter van de raad van commissarissen en verschaft daarover alle relevante
informatie, inclusief de relevante informatie betreffende zijn echtgenoot,
geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind en bloed- en
aanverwanten tot in de tweede graad. Aan de beoordeling van de raad van
commissarissen of sprake is van een tegenstrijdig belang neemt de desbetreffende
commissaris niet deel. Een tegenstrijdig belang bestaat in ieder geval wanneer de
vennootschap voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon:
i) waarin een commissaris persoonlijk een materieel financieel belang houdt;
ii) waarvan een bestuurslid een familierechtelijke verhouding heeft met een
commissaris van de vennootschap; of
iii) waarbij een commissaris van de vennootschap een bestuurs- of toezichthoudende
functie vervult.

III.6.2

Een commissaris neemt niet deel aan de discussie en de besluitvorming over een
onderwerp of transactie waarbij deze commissaris een tegenstrijdig belang heeft.

III.6.3

Alle transacties waarbij tegenstrijdige belangen van commissarissen spelen worden
onder in de branche gebruikelijke condities overeengekomen. Besluiten tot het
aangaan van transacties waarbij tegenstrijdige belangen van commissarissen spelen
die van materiële betekenis zijn voor de vennootschap en/of voor de desbetreffende
commissarissen behoeven de goedkeuring van de raad van commissarissen.
Dergelijke transacties worden gepubliceerd in het jaarverslag met vermelding van het
tegenstrijdig belang en de verklaring dat best practice bepalingen III.6.1 tot en met
III.6.3 zijn nageleefd.

III.6.4

Alle transacties tussen de vennootschap en natuurlijke of rechtspersonen die ten
minste tien procent van de aandelen in de vennootschap houden, worden onder in de
branche gebruikelijke condities overeengekomen. Besluiten tot het aangaan van

27

transacties met deze personen die van materiële betekenis zijn voor de vennootschap
en/of voor deze personen behoeven goedkeuring van de raad van commissarissen.
Dergelijke transacties worden gepubliceerd in het jaarverslag, met de verklaring dat
best practice bepaling III.6.4 is nageleefd.
III.6.5

Het reglement van de raad van commissarissen bevat regels ten aanzien van de
omgang met (potentieel) tegenstrijdige belangen bij bestuurders, commissarissen en
de externe accountant in relatie tot de vennootschap, en voor welke transacties
goedkeuring van de raad van commissarissen nodig is. De vennootschap stelt tevens
regels op voor het bezit van en transacties in effecten door bestuurders en
commissarissen anders dan die uitgegeven door de “eigen” vennootschap.

III.6.6

Een gedelegeerd commissaris is een commissaris met een bijzondere taak. De
delegatie kan niet verder gaan dan de taken die de raad van commissarissen zelf
heeft en omvat niet het besturen van de vennootschap. Zij strekt tot intensiever
toezicht en advies en meer geregeld overleg met het bestuur. Het gedelegeerd
commissariaat is slechts van tijdelijke aard. De delegatie kan niet de taak en
bevoegdheid van de raad van commissarissen wegnemen. De gedelegeerd
commissaris blijft lid van de raad van commissarissen.

III.6.7

De commissaris die tijdelijk voorziet in het bestuur bij belet en ontstentenis van
bestuurders treedt uit de raad van commissarissen om de bestuurstaak op zich te
nemen.

III.7 Bezoldiging

Principe

De algemene vergadering stelt de bezoldiging van de commissarissen vast. De
bezoldiging van een commissaris is niet afhankelijk van de resultaten van de
vennootschap.

Best practice bepalingen
III.7.1

Aan een commissaris worden bij wijze van bezoldiging geen aandelen en/of rechten
op aandelen toegekend.

III.7.2

Het eventuele aandelenbezit van een commissaris in de vennootschap waarvan hij
commissaris is, is ter belegging op de lange termijn.

III.7.3

De vennootschap verstrekt aan haar commissarissen geen persoonlijke leningen,
garanties, en dergelijke, tenzij in de normale uitoefening van het bedrijf en na
goedkeuring van de raad van commissarissen. Leningen worden niet kwijtgescholden.

III.8 One-tier bestuursstructuur

Principe

De samenstelling en het functioneren van het bestuur waarvan zowel
bestuurders deel uitmaken die zijn belast met de dagelijkse gang van zaken als

28

bestuurders die daarmee niet zijn belast, moeten zodanig zijn dat een behoorlijk
en onafhankelijk toezicht door laatstgenoemden is gewaarborgd.

Best practice bepalingen
III.8.1

De voorzitter van het bestuur is niet tevens belast, noch belast geweest met de
dagelijkse gang van zaken van de vennootschap.

III.8.2

De voorzitter van het bestuur ziet toe op een goede samenstelling en functionering
van het gehele bestuur.

III.8.3

Het bestuur past hoofdstuk III.5 van deze code toe. Van de in hoofdstuk III.5 bedoelde
commissies maken uitsluitend deel uit bestuursleden die niet met de dagelijkse gang
van zaken zijn belast.

III.8.4

Het bestuur bestaat voor de meerderheid uit leden die niet met de dagelijkse gang van
zaken zijn belast en onafhankelijk zijn in die zin van best practice bepaling III.2.2.

IV.

De (algemene vergadering van) aandeelhouders

IV.1 Bevoegdheden

Principe

Goede corporate governance veronderstelt een volwaardige deelname van
aandeelhouders aan de besluitvorming in de algemene vergadering. Het is in het
belang van de vennootschap dat zoveel mogelijk aandeelhouders deelnemen
aan de besluitvorming in de algemene vergadering. De vennootschap stelt, voor
zover het in haar mogelijkheid ligt, aandeelhouders in de gelegenheid op
afstand te stemmen en met alle (andere) aandeelhouders te communiceren.

De algemene vergadering dient zodanig invloed te kunnen uitoefenen op het
beleid van het bestuur en de raad van commissarissen van de vennootschap,
dat zij een volwaardige rol speelt in het systeem van “checks and balances” in
de vennootschap.

Besluiten van het bestuur omtrent een belangrijke verandering van de identiteit
of het karakter van de vennootschap of de onderneming zijn aan de
goedkeuring van de algemene vergadering onderworpen.

Best practice bepalingen
IV.1.1

De algemene vergadering van een niet-structuurvennootschap kan een besluit tot het
ontnemen van het bindende karakter aan een voordracht tot benoeming van een
bestuurder of commissaris en/of een besluit tot ontslag van een bestuurder of
commissaris nemen bij volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Aan

29

deze meerderheid kan de eis worden gesteld dat zij een bepaald gedeelte van het
geplaatste kapitaal vertegenwoordigt, welk deel niet hoger dan een derde wordt
gesteld. Indien dit gedeelte ter vergadering niet is vertegenwoordigd, maar een
volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen het besluit tot het ontnemen van
het bindende karakter aan de voordracht of tot het ontslag steunt, dan kan in een
nieuwe vergadering die wordt bijeengeroepen het besluit bij volstrekte meerderheid
van stemmen worden genomen, onafhankelijk van het op deze vergadering
vertegenwoordigd gedeelte van het kapitaal.
IV.1.2

Het stemrecht op financieringspreferente aandelen wordt gebaseerd op de reële
waarde van de kapitaalinbreng. Dit geldt in ieder geval bij de uitgifte van
financieringspreferente aandelen.

IV.1.3

Indien een serieus ondershands bod op een bedrijfsonderdeel of een deelneming
waarvan de waarde de in artikel 2:107a, lid 1, onderdeel c BW genoemde grens
overschrijdt in de openbaarheid is gebracht, deelt het bestuur van de vennootschap zo
spoedig mogelijk zijn standpunt ten aanzien van het bod, alsmede de motivering van
dit standpunt, openbaar mede.

IV.1.4

Het reservering- en dividendbeleid van de vennootschap (de hoogte en bestemming
van reservering, de hoogte van het dividend en de dividendvorm) wordt als apart
agendapunt op de algemene vergadering behandeld en verantwoord.

IV.1.5

Het voorstel tot uitkering van dividend wordt als apart agendapunt op de algemene
vergadering behandeld.

IV.1.6

Goedkeuring van het door het bestuur gevoerde beleid (décharge van bestuurders) en
goedkeuring van het door de raad van commissarissen uitgeoefende toezicht
(décharge van commissarissen) worden afzonderlijk in de algemene vergadering in
stemming gebracht. Verantwoording over de naleving van de Code wordt afgelegd als
onderdeel van de verantwoording over het jaarverslag.

IV.1.7

De vennootschap bepaalt een registratiedatum voor de uitoefening van stem- en
vergaderrechten.

IV.1.8

De voorzitter van de algemene vergadering is verantwoordelijk voor een goede
vergaderorde teneinde een zinvolle discussie in de vergadering te faciliteren.

IV.2 Certificering van aandelen

Principe

Certificering van aandelen is een middel om te voorkomen dat door
absenteïsme ter algemene vergadering een (toevallige) meerderheid van
aandeelhouders de besluitvorming naar haar hand zet. Certificering van
aandelen wordt niet gebruikt als beschermingsmaatregel. Het bestuur van het
administratiekantoor verleent aan certificaathouders die daarom vragen onder
alle omstandigheden en onbeperkt stemvolmachten. De aldus gevolmachtigde
certificaathouders kunnen het stemrecht naar eigen inzicht uitoefenen. Het

30

bestuur van het administratiekantoor geniet het vertrouwen van de
certificaathouders. Certificaathouders hebben de mogelijkheid om kandidaten
voor het bestuur van het administratiekantoor aan te bevelen. De vennootschap
verstrekt aan het administratiekantoor geen informatie die niet openbaar is
gemaakt.

Best practice bepalingen
IV.2.1

Het bestuur van het administratiekantoor geniet het vertrouwen van de
certificaathouders en opereert onafhankelijk van de vennootschap die de certificaten
heeft uitgegeven. De administratievoorwaarden bepalen in welke gevallen en onder
welke voorwaarden certificaathouders het administratiekantoor kunnen verzoeken een
vergadering van certificaathouders bijeen te roepen.

IV.2.2

De bestuurders van het administratiekantoor worden benoemd door het bestuur van
het administratiekantoor. De vergadering van certificaathouders kan aan het bestuur
van het administratiekantoor personen voor benoeming tot bestuurder aanbevelen. In
het bestuur van het administratiekantoor nemen geen (voormalig) bestuurders,
(voormalig) commissarissen, werknemers of vaste adviseurs van de vennootschap
zitting.

IV.2.3

Een bestuurder van het administratiekantoor kan maximaal driemaal voor een periode
van vier jaar zitting hebben in het bestuur van het administratiekantoor.

IV.2.4

Het bestuur van het administratiekantoor is aanwezig op de algemene vergadering en
geeft daarin, desgewenst, een verklaring over zijn voorgenomen stemgedrag.

IV.2.5

Bij de uitoefening van zijn stemrechten richt het administratiekantoor zich primair naar
het belang van de certificaathouders en houdt het rekening met het belang van de
vennootschap en de met haar verbonden onderneming.

IV.2.6

Het administratiekantoor doet periodiek, doch ten minste eenmaal per jaar, verslag
van zijn activiteiten. Het verslag wordt op de website van de vennootschap geplaatst.

IV.2.7

In het onder best practice bepaling IV.2.6 bedoelde verslag wordt ten minste aandacht
besteed aan:
a) het aantal gecertificeerde aandelen, alsmede een toelichting op wijzigingen
daarin;
b) de in het boekjaar verrichte werkzaamheden;
c) het stemgedrag in de gedurende het boekjaar gehouden algemene
vergaderingen;
d) het door het administratiekantoor vertegenwoordigde percentage van de
uitgebrachte stemmen tijdens de onder c) bedoelde vergaderingen;
e) de bezoldiging van de bestuursleden van het administratiekantoor;
f)

het aantal gehouden vergaderingen van het bestuur alsmede de belangrijkste
onderwerpen die daarbij aan de orde zijn geweest;

g) de kosten van de activiteiten van het administratiekantoor;

31

h) de eventueel door het administratiekantoor ingewonnen externe adviezen;

IV.2.8

i)

de functies van de bestuurders; en

j)

de contactgegevens van het administratiekantoor.

Het administratiekantoor verleent zonder enige beperkingen en onder alle
omstandigheden stemvolmachten aan certificaathouders die daar om vragen. Iedere
certificaathouder kan het administratiekantoor een bindende steminstructie geven voor
de aandelen die het administratiekantoor voor hem houdt.

IV.3 Informatieverschaffing/logistiek algemene vergadering

Principe

Het bestuur of in voorkomende gevallen de raad van commissarissen zal alle
aandeelhouders en andere partijen op de financiële markt gelijkelijk en
gelijktijdig informeren over aangelegenheden die invloed kunnen hebben op de
koers van het aandeel. De contacten tussen het bestuur enerzijds en pers en
financieel analisten anderzijds worden zorgvuldig behandeld en gestructureerd,
en de vennootschap verricht geen handelingen die de onafhankelijkheid van
analisten ten opzichte van de vennootschap en vice versa aantasten.

Het bestuur en de raad van commissarissen verschaffen de algemene
vergadering tijdig alle relevante informatie die zij behoeft voor de uitoefening
van haar bevoegdheden.

Indien tijdens een algemene vergadering koersgevoelige informatie wordt
verstrekt, dan wel beantwoording van vragen van aandeelhouders heeft geleid
tot verstrekking van koersgevoelige informatie, wordt deze informatie onverwijld
openbaar gemaakt.

Best practice bepalingen
IV.3.1

Analistenbijeenkomsten, analistenpresentaties, presentaties aan (institutionele)
beleggers en persconferenties worden vooraf via de website van de vennootschap en
persberichten aangekondigd. Alle aandeelhouders kunnen deze bijeenkomsten en
presentaties gelijktijdig volgen door middel van webcasting, telefoon, of anderszins.
De presentaties worden na afloop van de bijeenkomsten op de website van de
vennootschap geplaatst.

IV.3.2

Analistenrapporten en taxaties van analisten worden niet vooraf door de
vennootschap beoordeeld, van commentaar voorzien of gecorrigeerd anders dan op
feitelijkheden.

32

IV.3.3

De vennootschap verstrekt geen vergoeding(en) aan partijen voor het verrichten van
onderzoek ten behoeve van analistenrapporten, noch voor de vervaardiging of
publicatie van analistenrapporten, met uitzondering van credit rating bureaus.

IV.3.4

Analistenbijeenkomsten, presentaties aan (institutionele) beleggers en directe
besprekingen met deze beleggers vinden niet plaats kort voor de publicatie van de
reguliere financiële informatie (kwartaalcijfers, halfjaarcijfers of jaarcijfers).

IV.3.5

Het bestuur en de raad van commissarissen verschaffen de algemene vergadering
alle verlangde informatie, tenzij een zwaarwichtig belang van de vennootschap zich
daartegen verzet. Indien door het bestuur en de raad van commissarissen op een
zwaarwichtig belang een beroep wordt gedaan, wordt dit beroep gemotiveerd
toegelicht.

IV.3.6

De vennootschap plaatst en actualiseert de voor aandeelhouders relevante informatie
die zij krachtens het op haar van toepassing zijnde vennootschapsrecht en
effectenrecht dient te publiceren of deponeren op een afzonderlijk gedeelte van de
website van de vennootschap.

IV.3.7

Op de agenda van de algemene vergadering wordt vermeld welke punten ter
bespreking en welke punten ter stemming zijn.

IV.3.8

Een voorstel tot goedkeuring of machtiging door de algemene vergadering wordt
schriftelijk toegelicht. Het bestuur gaat in de toelichting in op alle feiten en
omstandigheden die relevant zijn voor de te verlenen goedkeuring of machtiging. De
toelichting bij de agenda wordt op de website van de vennootschap geplaatst.

IV.3.9

Materiële wijzigingen in de statuten van de vennootschap alsmede voorstellen tot
benoeming van bestuurders en commissarissen worden afzonderlijk aan de algemene
vergadering voorgelegd.

IV.3.10

Het verslag van de algemene vergadering wordt uiterlijk drie maanden na afloop van
de vergadering aan aandeelhouders op verzoek ter beschikking gesteld, waarna
aandeelhouders gedurende de daaropvolgende drie maanden de gelegenheid hebben
op het verslag te reageren. Het verslag wordt vervolgens vastgesteld op de wijze die
in de statuten is bepaald.

IV.3.11

Het bestuur geeft in het jaarverslag een overzicht van alle uitstaande of potentieel
inzetbare beschermingsmaatregelen tegen een overname van zeggenschap over de
vennootschap en geeft daarbij aan onder welke omstandigheden deze
beschermingsmaatregelen naar verwachting kunnen worden ingezet.

IV.3.12

De vennootschap biedt aandeelhouders en andere stemgerechtigden de mogelijkheid
om voorafgaand aan de algemene vergadering stemvolmachten respectievelijk
steminstructies aan een onafhankelijke derde te verstrekken.

IV.3.13

De vennootschap formuleert een beleid op hoofdlijnen inzake bilaterale contacten met
aandeelhouders en publiceert dit beleid op haar website.

33

IV.4 Verantwoordelijkheid van aandeelhouders

Verantwoordelijkheid van institutionele beleggers
Principe

Institutionele beleggers handelen primair in het belang van hun achterliggende
begunstigden of beleggers en hebben een verantwoordelijkheid jegens hun
achterliggende begunstigden of beleggers en de vennootschappen waarin zij
beleggen om op zorgvuldige en transparante wijze te beoordelen of zij gebruik
willen maken van hun rechten als aandeelhouder van beursvennootschappen.

Best practice bepalingen
IV.4.1

Institutionele beleggers (pensioenfondsen, verzekeraars, beleggingsinstellingen,
vermogensbeheerders) publiceren jaarlijks in ieder geval op hun website hun beleid
ten aanzien van het uitoefenen van het stemrecht op aandelen die zij houden in
beursvennootschappen.

IV.4.2

Institutionele beleggers doen jaarlijks op hun website en/of in hun jaarverslag verslag
van de uitvoering van hun beleid ten aanzien van het uitoefenen van het stemrecht in
het desbetreffende boekjaar.

IV.4.3

Institutionele beleggers brengen ten minste eenmaal per kwartaal op hun website
verslag uit of en hoe zij als aandeelhouders hebben gestemd op algemene
vergaderingen.

Verantwoordelijkheid van aandeelhouders
Principe

Aandeelhouders gedragen zich ten opzichte van de vennootschap, haar
organen en hun mede-aandeelhouders naar maatstaven van redelijkheid en
billijkheid. Hieronder valt de bereidheid om een dialoog met de vennootschap en
mede-aandeelhouders aan te gaan.

Best practice bepalingen
IV.4.4

Een aandeelhouder oefent het agenderingsrecht slechts uit nadat hij daaromtrent in
overleg is getreden met het bestuur. Wanneer een of meer aandeelhouders het
voornemen heeft de agendering te verzoeken van een onderwerp dat kan leiden tot
wijziging van de strategie van de vennootschap, bijvoorbeeld door het ontslag van één
of meer bestuurders of commissarissen, wordt het bestuur in de gelegenheid gesteld
een redelijke termijn in te roepen om hierop te reageren (de responstijd). Dit geldt ook
voor een voornemen als hiervoor bedoeld dat strekt tot rechterlijke machtiging voor
het bijeenroepen van een algemene vergadering op grond van artikel 2:110 BW. De
desbetreffende aandeelhouder respecteert de door het bestuur ingeroepen responstijd
in de zin van best practice bepaling II.1.9.

IV.4.5

Een aandeelhouder stemt naar zijn eigen inzicht. Van een aandeelhouder die gebruik
maakt van stemadviezen van derden wordt verwacht dat hij zich een eigen oordeel

34

vormt over het stembeleid van deze adviseur en de door deze adviseur verstrekte
stemadviezen.
IV.4.6

Indien een aandeelhouder een onderwerp op de agenda heeft laten plaatsen, licht hij
dit ter vergadering toe en beantwoordt hij zo nodig vragen hierover.

V.

De audit van de financiële verslaggeving en de positie van de interne audit
functie en van de externe accountant

V.1 Financiële verslaggeving

Principe

Het bestuur is verantwoordelijk voor de kwaliteit en de volledigheid van de
openbaar gemaakte financiële berichten. De raad van commissarissen ziet er op
toe dat het bestuur deze verantwoordelijkheid vervult.

Best practice bepalingen
V.1.1

Het opstellen en de publicatie van het jaarverslag, de jaarrekening, de kwartaal- en/of
halfjaarcijfers en ad hoc financiële informatie vergen zorgvuldige interne procedures.
De raad van commissarissen houdt toezicht op het volgen van deze procedures.

V.1.2

De auditcommissie beoordeelt hoe de externe accountant wordt betrokken bij de
inhoud en publicatie van financiële berichten, anders dan de jaarrekening.

V.1.3

Het bestuur is verantwoordelijk voor het instellen en handhaven van interne
procedures die ervoor zorgen dat alle belangrijke financiële informatie bij het bestuur
bekend is, zodat de tijdigheid, volledigheid en juistheid van de externe financiële
verslaggeving worden gewaarborgd. Vanuit dit oogpunt zorgt het bestuur ervoor dat
de financiële informatie uit ondernemingsdivisies en/of dochtermaatschappijen,
rechtstreeks aan hem wordt gerapporteerd en dat de integriteit van de informatie niet
wordt aangetast. De raad van commissarissen houdt toezicht op de instelling en
handhaving van deze interne procedures.

V.2 Rol, benoeming, beloning en beoordeling van het functioneren van de externe accountant

Principe

De externe accountant wordt benoemd door de algemene vergadering. De raad
van commissarissen doet daartoe een voordracht, waarbij zowel de
auditcommissie als het bestuur advies uitbrengen aan de raad van
commissarissen. De bezoldiging van en de opdrachtverlening tot het uitvoeren
van niet-controlewerkzaamheden door de externe accountant worden
goedgekeurd door de raad van commissarissen op voorstel van de
auditcommissie en na overleg met het bestuur.

35

Best practice bepalingen
V.2.1

De externe accountant kan over zijn verklaring omtrent de getrouwheid van de
jaarrekening worden bevraagd door de algemene vergadering. De externe accountant
woont daartoe deze vergadering bij en is daarin bevoegd het woord te voeren.

V.2.2

Het bestuur en de auditcommissie rapporteren jaarlijks aan de raad van
commissarissen over de ontwikkelingen in de relatie met de externe accountant,
waaronder in het bijzonder zijn onafhankelijkheid (met inbegrip van de wenselijkheid
van rotatie van verantwoordelijke partners binnen een kantoor van externe
accountants dat met de controle is belast en van het verrichten van nietcontrolewerkzaamheden voor de vennootschap verricht door hetzelfde kantoor). Mede
op grond hiervan bepaalt de raad van commissarissen zijn voordracht aan de
algemene vergadering tot benoeming van een externe accountant.

V.2.3

Het bestuur en de auditcommissie maken ten minste eenmaal in de vier jaar een
grondige beoordeling van het functioneren van de externe accountant in de diverse
entiteiten en capaciteiten waarin de externe accountant fungeert. De belangrijkste
conclusies hiervan worden aan de algemene vergadering meegedeeld ten behoeve
van de beoordeling van de voordracht tot benoeming van de externe accountant.

V.3 Interne audit functie

Principe

De interne auditor functioneert onder de verantwoordelijkheid van het bestuur.

Best practice bepaling
V.3.1

De externe accountant en de auditcommissie worden betrokken bij het opstellen van
het werkplan van de interne auditor. Zij nemen ook kennis van de bevindingen van de
interne auditor.

V.3.2

De interne auditor heeft toegang tot de externe accountant en tot de voorzitter van de
auditcommissie.

V.3.3

Indien een interne audit functie ontbreekt, evalueert de auditcommissie jaarlijks of er
behoefte bestaat aan een interne auditor. Aan de hand van deze evaluatie doet de
raad van commissarissen hierover, op voorstel van de auditcommissie, een
aanbeveling aan het bestuur en neemt deze op in het verslag van de raad van
commissarissen.

V.4 Relatie en communicatie van de externe accountant met de organen van de vennootschap

Principe

De externe accountant woont in ieder geval de vergadering van de raad van
commissarissen bij waarin over de vaststelling of goedkeuring van de
jaarrekening wordt besloten. De externe accountant rapporteert zijn

36

bevindingen betreffende het onderzoek van de jaarrekening gelijkelijk aan het
bestuur en de raad van commissarissen.

Best practice bepalingen
V.4.1

De externe accountant woont in ieder geval de vergadering van de raad van
commissarissen bij waarin het verslag van de externe accountant betreffende het
onderzoek van de jaarrekening wordt besproken en waarin wordt besloten over de
goedkeuring of vaststelling van de jaarrekening. De externe accountant ontvangt de
financiële informatie die ten grondslag ligt aan de vaststelling van de kwartaal- en/of
halfjaarcijfers en overige tussentijdse financiële berichten en wordt in de gelegenheid
gesteld om op alle informatie te reageren.

V.4.2

De externe accountant kan in voorkomende gevallen de voorzitter van de
auditcommissie verzoeken bij een vergadering van de auditcommissie aanwezig te
zijn.

V.4.3

Het verslag van de externe accountant ingevolge artikel 2:393 lid 4 BW bevat datgene
wat de externe accountant met betrekking tot de controle van de jaarrekening en de
daaraan gerelateerde controles onder de aandacht van het bestuur en de raad van
commissarissen wil brengen. Daarbij kan aan de volgende onderwerpen worden
gedacht.
A. Met betrekking tot de accountantscontrole:
•

informatie over zaken die van belang zijn voor de beoordeling van de
onafhankelijkheid van de externe accountant;

•

informatie over de gang van zaken tijdens de controle als ook de samenwerking
met interne auditors en eventueel andere externe accountants, discussiepunten
met het bestuur, een overzicht van niet aangepaste correcties, etc.

B. Met betrekking tot de financiële cijfers:
•

analyses van ontwikkelingen van het vermogen en resultaat, die niet in de te
publiceren gegevens voorkomen en die naar de mening van de externe
accountant bijdragen aan het inzicht in de financiële positie en resultaten van de
vennootschap;

•

commentaar op de verwerking van eenmalige posten, de effecten van schattingen
en de wijze waarop deze tot stand zijn gekomen, de keuze van accounting
policies wanneer ook andere keuzes mogelijk waren, alsmede bijzondere effecten
als gevolg daarvan;

•

opmerkingen over de kwaliteit van prognoses en budgetten.

C. Met betrekking tot de werking van de interne risicobeheersings- en
controlesystemen (inclusief de betrouwbaarheid en continuïteit van de

37

geautomatiseerde gegevensverwerking) en de kwaliteit van de interne
informatievoorziening:
•

verbeterpunten, geconstateerde leemten en kwaliteitsbeoordelingen;

•

opmerkingen over bedreigingen en risico’s voor de vennootschap en de wijze
waarop daarover in de te publiceren gegevens gerapporteerd dient te worden;

•

naleving van statuten, instructies, regelgeving, leningsconvenanten, vereisten van
externe toezichthouders, etc.

38

Verklaring van en toelichting op enkele begrippen die in de code zijn gebruikt
Preambule
Paragraaf 2
De Code is niet van toepassing op beleggingsinstellingen die als “financiële producten” kunnen
worden aangemerkt. De Code is van toepassing op de beheerders van beleggingsinstellingen, met
uitzondering van die beheerders die in een groep onder centrale leiding staan.

II. Het bestuur
II.1.1
Herbenoeming van bestuurders is bij goed functioneren de gebruikelijke situatie.

II.1.3
Het intern risicobeheersings- en controlesysteem dient te zijn toegesneden op de desbetreffende
vennootschap. Dit geeft kleinere beursvennootschappen de mogelijkheid om met minder omvangrijke
procedures te volstaan.

II.1.4
Op grond van onderdeel a neemt de vennootschap in haar jaarverslag een beschrijving op van de
voornaamste risico’s waarmee zij in aanraking komt bij de uitvoering van haar strategie. Het gaat
daarbij niet zozeer om een uitputtende uiteenzetting van alle mogelijke risico’s, maar om een
weergave van de belangrijkste risico’s waarvoor de vennootschap zich geplaatst ziet: strategische en
operationele risico’s, financiële risico’s, wet- en regelgevingsrisico’s en financiële
verslaggevingsrisico’s. Ook de beloningsstructuur van bestuurders en werknemers kan een
operationeel risico opleveren. In de beschrijving besteedt de vennootschap tevens aandacht aan haar
risicoprofiel: de houding ten opzichte van de genoemde risico’s (risk appetite) en, voor zover mogelijk,
de gevoeligheid van de vennootschap voor verwezenlijking van de risico’s. Een kwantificering van de
beschreven risico’s kan onder omstandigheden een positief effect hebben op de informatieve waarde
van de beschrijving. De beschrijving van de voornaamste risico’s sluit aan op de in artikel 2:391, lid 2,
BW voorgeschreven ’risicoparagraaf’ en op de beschrijving van de wezenlijke risico’s in het kader van
artikel 5:25c Wft. Bij onderdeel b ligt het in de rede dat het bestuur in de beschrijving van de opzet en
werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen aangeeft welk raamwerk of
normenkader (bijvoorbeeld het COSO raamwerk voor interne beheersing) hij heeft gehanteerd bij de
evaluatie van het interne risicobeheersings- en controlesysteem.

II.1.5
De verklaring kan een onderdeel vormen van de bestuurdersverklaring die vereist is in het kader van
artikel 5:25c Wft. Vennootschappen waarvan effecten worden verhandeld op een met een
gereglementeerde markt of multilaterale handelsfaciliteit vergelijkbaar systeem in de Verenigde Staten

39

worden geacht te voldoen aan de onderdelen a en b, indien zij op juiste wijze toepassing geven aan
Section 404 van de Sarbanes-Oxley Act.

II.1.6
Het gaat hier om een rapportage over de gevoeligheid van de resultaten ten aanzien van externe
omstandigheden en variabelen in algemene zin.

II.1.8
Onder “andere belangrijke nevenfuncties” (welke gemeld dienen te worden aan de raad van
commissarissen) wordt onder meer verstaan commissariaten bij grote, niet-beursvennootschappen.

II.2.7
Voorbeelden van structuurwijzigingen zijn: splitsing en samenvoeging van aandelen, de gevolgen van
een fusie of overname waarbij de opties worden “doorgerold” naar de aandelen van de bieder en de
uitkering van een “superdividend”.

II.2.8
Onder het vaste deel van de bezoldiging wordt verstaan de periodieke beloningen in de zin van artikel
2:383c lid 1, onderdeel a BW. Een afvloeiingsregeling van maximaal één jaarsalaris kan “kennelijk
onredelijk” zijn, wanneer een bestuurder gedurende zijn eerste benoemingstermijn wordt ontslagen en
hij voorafgaande aan zijn functie een lange arbeidsrelatie met de vennootschap heeft gehad. In
vergelijking met de hoogte van de ontslagvergoeding waarop een ‘gewone’ werknemer recht zou
hebben, zou een ontslagvergoeding van één jaarsalaris mogelijk te laag uitvallen. Deze bovengrens
geldt ook voor vertrek op eigen verzoek. Dit laat onverlet dat het in de rede ligt dat bij vertrek op eigen
verzoek in het geheel geen vergoeding wordt toegekend. Deze bepaling doet niet af aan het principe
dat falend beleid (onbehoorlijk bestuur of fraude) van een bestuurder niet dient te worden beloond.

II.2.9/III.7.3
Onder de zinsnede “en dergelijke” valt in ieder geval een schuldbekentenis of een
betalingsverplichting op termijn.

II.2.10
Deze bevoegdheid geldt niet slechts voor nieuwe contracten; de raad van commissarissen heeft ook
de verantwoordelijkheid zich in te spannen om deze in bestaande contracten vast te leggen.

II.2.11
De bevoegdheid van de raad van commissarissen ziet zowel op de situatie dat de bezoldiging is
toegekend maar nog niet is verkregen door de bestuurder als op de situatie dat de bezoldiging reeds
is verkregen. Deze bevoegdheid geldt niet slechts voor nieuwe contracten; de raad van

40

commissarissen heeft ook de verantwoordelijkheid om zich in te spannen deze in bestaande
contracten vast te leggen.
II.2.12
Onder “verslag van de wijze waarop het bezoldigingsbeleid in het afgelopen boekjaar in de praktijk is
gebracht” wordt de mededeling als bedoeld in artikel 2:391 BW verstaan. Onder “het
bezoldigingsbeleid dat het komende boekjaar en de daaropvolgende jaren door de raad wordt
voorzien” wordt het bezoldigingsbeleid als bedoeld in artikel 2:135 lid 1 BW verstaan.

II.2.13
Onderdelen c) en d)
Onder “andere op aandelen gebaseerde bezoldigingscomponenten” vallen in ieder geval ‘Stock
Appreciation Rights’ en ‘Phantom Stock’.

III. De raad van commissarissen
III.1.2
Onder jaarstukken wordt verstaan: het geheel van het jaarverslag als bedoeld in artikel 2:391 BW, de
jaarrekening als bedoeld in artikel 2:361 BW, de overige gegevens als bedoeld in artikel 2:392 BW,
het verslag van de raad van commissarissen, kengetallen, meerjarencijfers,
aandeelhoudersinformatie, etc.

III.1.4
Dit laat onverlet dat bij niet-structuurvennootschappen de algemene vergadering commissarissen te
allen tijde kan schorsen of ontslaan. Op grond van de structuurregeling kan de algemene vergadering
van structuurvennootschappen het vertrouwen in de gehele raad van commissarissen opzeggen. Het
opzeggen van vertrouwen heeft het onmiddellijk ontslag van de leden van de raad tot gevolg.

III.1.7
Deze bepaling heeft betrekking op de jaarlijkse evaluatie door commissarissen van het eigen
functioneren en dat van het bestuur. Doel van de evaluatie is een kritische reflectie op het
functioneren van commissarissen en bestuurders. Periodieke evaluatie kan de kwaliteit van het
functioneren van de raad van commissarissen en het bestuur bevorderen en eraan bijdragen dat bij
voorbereiding van de (her)benoeming van een commissaris of een bestuurder de juiste keuzes
worden gemaakt, ook in verband met de gepaste (diverse) samenstelling van de raad van
commissarissen en het bestuur. De wijze waarop evaluatie zal plaatsvinden kan, naar keuze van de
vennootschap, verschillen. Evaluatie kan collectief plaatsvinden, op individuele basis tussen de
voorzitter en de leden afzonderlijk, of door middel van een externe adviseur. Iedere commissaris moet
zich tijdens de evaluatie in vertrouwen kunnen uitspreken.

41

III.2.2
Onderdeel d) heeft betrekking op zogenoemde kruisverbanden. Een commissaris die bestuurder is
van een andere beursvennootschap waar een bestuurder van de vennootschap als commissaris
fungeert, geldt niet als onafhankelijk.

III.3.1
De Code bepaalt dat de raad van commissarissen zodanig is samengesteld dat de leden in staat zijn
onafhankelijk ten opzichte van elkaar, het bestuur en welk deelbelang dan ook te opereren. Naast
deskundigheid en persoonlijke betrokkenheid is onafhankelijkheid een cruciale eigenschap voor een
goed functionerende raad van commissarissen. Een belangrijk middel ter bevordering van een
onafhankelijk optreden van de raad van commissarissen is diversiteit in de samenstelling ervan,
bijvoorbeeld ten aanzien van leeftijd, geslacht, expertise, maatschappelijke achtergrond of
nationaliteit.

III.4.3
De werkzaamheden van de secretaris van de vennootschap hoeven zich niet te beperken tot
ondersteuning van de raad van commissarissen. Hij kan eveneens werkzaamheden verrichten voor
het bestuur. De secretaris hoeft niet noodzakelijkerwijs een medewerker van de vennootschap te zijn.
De werkzaamheden kunnen bijvoorbeeld ook worden uitgevoerd door een daartoe aangestelde
advocaat.

III.5.10
De taak van de remuneratiecommissie tot het doen van voorstellen betreffende het te voeren
bezoldigingsbeleid houdt in dat de remuneratiecommissie in eerste instantie de uitgangspunten van
het bezoldigingsbeleid formuleert. Dit betreft onder meer de bepaling van de prestatiecriteria, gebruik
en samenstelling van de eventuele peer group, de verhouding vast-variabel en kort-lang, de
verhouding tussen de beloning van de voorzitter en die van de overige leden van het bestuur en de
verhouding tussen de beloning van bestuurders ten opzichte van de overige geledingen in de
onderneming. De remuneratiecommissie gaat voorts na of het vastgestelde bezoldigingsbeleid nog
altijd actueel is en stelt zo nodig voor het beleid te wijzigen. De remuneratiecommissie kan bij de
vervulling van haar taak gebruik maken van de diensten van een remuneratieadviseur, maar blijft zelf
verantwoordelijk voor het doen van voorstellen betreffende het te voeren bezoldigingsbeleid en het
ontplooien van de daartoe benodigde initiatieven.

IV. De (algemene vergadering van) aandeelhouders
IV.1.2
Deze bepaling is met name bedoeld voor toekomstige uitgiftes van financieringspreferente aandelen.
Dat neemt niet weg dat het bestuur en de raad van commissarissen met de houders van de
bestaande financieringspreferente aandelen kunnen overeenkomen om de huidige zeggenschap op
de financieringspreferente aandelen aan te passen.

42

IV.1.3
Een ondershands bod wordt in ieder geval als ‘niet serieus’ aangemerkt wanneer evident is dat de
bieder niet over voldoende financiële middelen ter dekking van het bod beschikt of wanneer geen
redelijk denkende en verstandige aandeelhouder zou willen dat het bestuur het bod aanvaardt,
bijvoorbeeld omdat de hoogte van het bod in geen verhouding staat tot de werkelijke waarde of de
marktwaarde van het bedrijfsonderdeel of de deelneming.

IV.1.7
Ter uitvoering van richtlijn nr. 2007/36/EG betreffende de uitoefening van bepaalde rechten van
aandeelhouders in beursvennootschappen is een wetsvoorstel ingediend dat een registratietermijn
verplicht stelt op 21 dagen vóór aanvang van de algemene vergadering.5

IV.4.5
Voor zover een aandeelhouder bij de uitoefening van zijn stemrecht gebruik maakt van een
stemadviseur, ligt het in de rede dat hij zich ervan vergewist dat de stemadviseur het principe van hoor
en wederhoor respecteert.

V. De audit van de financiële verslaggeving en de positie van de interne audit functie en van de
externe accountant
V.2.1
De aanwezigheid van de externe accountant in de algemene vergadering doet geen afbreuk aan de
algemene verantwoordingsplicht van het bestuur en de raad van commissarissen aan de algemene
vergadering, alsmede hun plicht om – tenzij een zwaarwegend belang zich daartegen verzet – aan de
algemene vergadering alle gevraagde inlichtingen te verschaffen. De externe accountant kan alleen
bevraagd worden over zijn controlewerkzaamheden en over zijn verklaring bij de jaarrekening. De
inhoud van de jaarrekening is de primaire verantwoordelijkheid van het bestuur. Het ligt in de rede dat
de externe accountant participeert in de voorbereiding van de algemene vergadering. De commissie
verwijst naar Richtlijn 780N van het NIVRA over het optreden van de externe accountant in de
algemene vergadering.

5

Wetsvoorstel tot wijziging van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek en de Wet op het financieel toezicht ter uitvoering van
richtlijn nr. 2007/36/EG van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie van 11 juli 2007 betreffende de
uitoefening van bepaalde rechten van aandeelhouders in beursgenoteerde vennootschappen (Kamerstukken II 2008/09, 31
746, nr. 2).

43

44

Aanbevelingen aan de wetgever
1. Teneinde de naleving van deze Code te faciliteren beveelt de Commissie de wetgever aan om op
grond van artikel 2:391 lid 5 BW bij algemene maatregel van bestuur deze Code aan te wijzen als
gedragscode ten aanzien waarvan beursvennootschappen in hun jaarverslag mededeling doen over
de naleving van de principes en best practice bepalingen, ter vervanging van de Code uit 2003.

2. De Commissie beveelt de wetgever aan een nieuwe Monitoring Commissie te benoemen die de
naleving van de Code monitort en de actualiteit en bruikbaarheid van de Code bevordert. De
Commissie meent dat de modaliteiten van het instellingsbesluit van 6 december 2004 voor de
Monitoring Commissie kunnen worden gehandhaafd.

3. De Commissie heeft kennis genomen van het conceptwetsvoorstel naar aanleiding van haar advies
uit mei 2007. Het komt de Commissie voor dat het lastig blijkt de verplichting tot het melden van
intenties door aandeelhouders op een zodanige wijze vorm te geven dat deze daadwerkelijk bereikt
wat wordt beoogd, terwijl er ook risico’s aan kleven. De Commissie meent dat een responstijd in feite
op andere wijze kan bewerkstelligen dat aandeelhouders ten opzichte van de vennootschap
transparantie betrachten over hun voornemens. Mede teneinde de rechtszekerheid en effectiviteit van
de responstijd te vergroten en met inachtneming van richtlijn nr. 2007/36/EG6 beveelt de Commissie
de wetgever aan in de wet gestalte te geven aan het uitgangspunt dat het bestuur, wanneer het wordt
geconfronteerd met agenderingsverzoeken van één of meer aandeelhouders die de strategie van de
vennootschap kunnen wijzigen, in redelijkheid de tijd zou behoren te krijgen om zich hierover te
beraden. In de Code is dit uitgangspunt uitgewerkt in best practice bepaling II.1.9.

4. De Commissie beveelt de wetgever aan te bezien of het mogelijk is de Nederlandse biedingregels
zodanig aan te passen dat een vennootschap niet langer dan nodig onderhevig is aan
overnamespeculaties. Daarbij kan gedacht worden aan een aanvulling van het Besluit openbare
biedingen in de zin dat een (kandidaat-biedende) partij bij overnamespeculaties voor de keuze wordt
gesteld binnen afzienbare tijd bekend te maken dat hij van plan is een bod uit te brengen of dat hij
daarvan afziet. In het laatste geval zou de desbetreffende partij gedurende een langere periode niet
alsnog een bod op de vennootschap mogen uitbrengen (put up or shut up).

5. De Commissie signaleert dat een aantal belangenorganisaties knelpunten in de huidige
uitkoopprocedures constateert en oplossingen aandraagt om deze te ondervangen. De Commissie
beveelt de wetgever aan kennis te nemen van deze opvattingen. De Commissie acht het buiten haar
taakopdracht om uit de verscheidenheid aan opvattingen een aanbeveling aan de wetgever te
distilleren.

6

Richtlijn nr. 2007/36/EG betreffende de uitoefening van bepaalde rechten van aandeelhouders in beursvennootschappen (Pb
EU L 184/17).

45

46

Verantwoording van het werk van de Commissie
Achtergrond en doel Commissie
1. In het voorjaar van 2008 hebben het Christelijk Nationaal Vakverbond, Eumedion, de Federatie
Nederlandse Vakbeweging, het Nederlands Centrum voor Directeuren en Commissarissen,
NYSE Euronext, de Vereniging van Effectenbezitters, de Vereniging van Effecten Uitgevende
Ondernemingen en de Vereniging VNO-NCW de Commissie verzocht de Nederlandse corporate
governance code uit 2003 te actualiseren. Het kabinet heeft dit verzoek ondersteund.

Ontwikkelingen sinds de totstandkoming van de Code in 2003
2. Sinds de totstandkoming van de Code hebben zich nieuwe ontwikkelingen voorgedaan,
nationaal en internationaal, op het terrein van wetgeving, codes, jurisprudentie, en in de markt.
Op het terrein van wetgeving zijn de wijzigingen in Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek,
onderdelen van de Wet op het financieel toezicht en de Wet toezicht financiële verslaggeving
van bijzonder belang. De Ondernemingskamer en de Hoge Raad hebben de afgelopen jaren
belangwekkende uitspraken gedaan over de verhouding tussen de bij de beursvennootschap
betrokkenen. Ook in het maatschappelijk debat speelt de Code een rol. Door de jaren heen zijn
er diverse pleidooien gehouden om de Code uit te breiden met nieuwe thema’s, waarbij
diversiteit/positie van vrouwen en maatschappelijk verantwoord ondernemen het meest in het
oog springen. Daarnaast heeft de beloning van sommige bestuurders maatschappelijke
verontwaardiging teweeggebracht.
3. Ook de activiteiten van sommige aandeelhouders en buitenlandse overnames van
toonaangevende Nederlandse bedrijven zijn voorwerp van het maatschappelijk debat. Sinds het
van kracht worden van de Code in 2004 zijn Nederlandse beursvennootschappen in
toenemende mate onder invloed gekomen van de ‘market for corporate control’ (fusies en
overnames). Vooral de aandelen in grote Nederlandse beursvennootschappen zijn voor het
overgrote deel in handen van buitenlandse aandeelhouders. Veel ondernemingen hebben – al
dan niet onder druk van de markt – hun beschermingsconstructies ontmanteld, bijvoorbeeld door
bepaalde vormen van certificering af te schaffen. Aandeelhouders hebben zich actiever
opgesteld en meer van hun rechten gebruik gemaakt. Nederlandse beursvennootschappen
hebben kennis gemaakt met (relatief) nieuwe typen aandeelhouders: private equity partijen,
hedge funds, en staatsfondsen. Dit heeft in sommige gevallen geleid tot conflicten tussen
bestuur (en raad van commissarissen) en aandeelhouders over de strategie, uitmondend in
procedures bij de Ondernemingskamer en de Hoge Raad.
4. Ook de werkwijze en het functioneren van het bestuur en de raad van commissarissen hebben
zich sinds de totstandkoming van de Code ontwikkeld. De risicobeheersing heeft aan belang
gewonnen; een steeds groter deel van de bezoldiging van bestuurders is gebaseerd op het
behalen van bepaalde prestaties en wordt toegekend in opties en/of aandelen, het
commissariaat is intensiever en gespecialiseerder geworden, mede door het instellen van de
verschillende commissies binnen de raad van commissarissen.

47

5. De Code uit 2003 was, mede als reactie op de boekhoudschandalen, vooral gericht op het
herstel van vertrouwen in het bedrijfsleven. De nadruk lag op verantwoording en transparantie.
Inmiddels is gebleken dat gedetailleerde transparantievoorschriften kunnen bijdragen aan
‘afvinkgedrag' en de inzichtelijkheid van informatie kunnen vertroebelen, met name op het
gebied van bezoldiging van bestuurders. Daarom legt de Commissie in de aangepaste Code
sterker de nadruk op beïnvloeding van het gedrag van bestuurders, commissarissen en
aandeelhouders. In de principes en best practice bepalingen wordt gewenst gedrag
gestimuleerd. De Commissie beoogt hiermee een wezenlijke discussie binnen en tussen de
verschillende organen van de vennootschap te stimuleren. De Commissie is zich ervan bewust
dat de Code uitgaat van een zware verantwoordelijkheid van de raad van commissarissen.
Mede daarom acht de Commissie het wenselijk dat commissarissen een vorm van
gestructureerd overleg opzetten om onderling kennis en ervaringen uit te wisselen en om als
aanspreekpunt te kunnen dienen voor derden. De Commissie roept commissarissen op hiervoor
initiatieven te ontwikkelen.

De voorgestelde aanpassingen
6. Op 4 juni 2008 heeft de Commissie haar voorstellen tot actualisering van de Code gepubliceerd.
Belangstellenden konden tot 15 september 2008 op de voorstellen reageren. In totaal heeft de
Commissie 32 reacties ontvangen van belangenorganisaties, beursvennootschappen,
accountants- en advocatenkantoren en privé-personen. Naast de reacties heeft de Commissie
twee bijeenkomsten georganiseerd met experts en vertegenwoordigers uit diverse geledingen
waarin de voorstellen nader werden bediscussieerd. De Commissie wil allen bedanken voor hun
bijdrage aan de discussie en de betrokkenheid bij het onderwerp. De inbreng heeft geleid tot
aanpassingen in de formuleringen van de principes en de best practice bepalingen en dragen bij
aan een verbeterde corporate governance code, waardoor het draagvlak voor de Code naar de
verwachting van de Commissie verder zal toenemen.

Algemene lijn van de reacties
7. Over het algemeen beoordeelden respondenten de voorstellen van de Commissie in grote lijnen
positief. Sommige respondenten meenden dat een aantal voorstellen te gedetailleerd was en
niet strookte met het “principle-based” karakter van de Code, met name op het gebied van de
beloning van bestuurders. De Commissie meent dat de kracht van de Code ligt in haar
“principle-based” karakter. Mede omdat bestaande bepalingen in de Code onvoldoende tot
gewenste resultaten hebben geleid, met name op het gebied van het bezoldigingsbeleid, heeft
de Commissie de principes krachtiger geformuleerd en tegelijkertijd vereenvoudigd. Het gaat er
in de opvatting van de Commissie om dat betrokkenen worden gestimuleerd tot gewenst gedrag.
Op onderdelen is gebleken dat behoefte is aan meer uitgewerkte best practice bepalingen om
betrokkenen daarvoor meer handvatten aan te reiken.
8. Een aantal respondenten heeft voorts gewezen op de onwenselijkheid van “overlap” tussen de
Code en (toekomstige) wetgeving. Van aandeelhouderszijde wordt gewezen op cumulatie van

48

regelgeving die de invloed van aandeelhouders zou beperken. Een aantal respondenten
meende daarentegen dat de voorstellen over de verhouding tussen de vennootschap en haar
aandeelhouders niet ver genoeg gaan en vraagt om aanvullende aanbevelingen aan de
wetgever op dit terrein. Een respondent vroeg meer aandacht voor overnamesituaties. De
Commissie heeft aandacht besteed aan de verhouding tussen de Code en (toekomstige)
wetgeving in paragraaf 6 van de preambule.
9. Een respondent vroeg de Commissie terughoudend te zijn met het in de Code neerleggen van
maatschappelijke thema’s die in de optiek van deze respondent niet direct verbonden zijn met
corporate governance, zoals de gedetailleerde regels over beloningen van bestuurders,
diversiteit en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Andere respondenten menen dat de
voorstellen niet ver genoeg gaan om de vennootschap als lange termijn samenwerkingsverband
te waarborgen, of willen de rol van werknemers(vertegenwoordigers) sterker benadrukt zien in
de Code, of meer aandacht voor integriteit. De Commissie meent dat het getuigt van de kracht
van de Code dat voor vanuit de maatschappij gesignaleerde vraagstukken naar de Code wordt
gewezen als oplossing. Voor de Commissie staat voorop dat de Code een corporate governance
code is. De principes en best practice bepalingen dienen om goed bestuur en toezicht op
beursvennootschappen te waarborgen en te bevorderen. De aanpassingen reflecteren naar de
mening van de Commissie breed gedragen opvattingen over corporate governance.
10. Een respondent vroeg aandacht voor de spanning die inherent is aan het stakeholdersmodel
tussen enerzijds de regel dat het bestuur en de raad van commissarissen bij hun besluitvorming
dienen uit te gaan van het belang van de vennootschap en alle daarbij betrokkenen en
anderzijds het feit dat ze over hun handelen verantwoording moeten afleggen aan
aandeelhouders die mogen uitgaan van hun eigen belang. De Commissie besteedt aandacht
aan deze spanning in paragrafen 10 en 11 van de preambule.
11. Een respondent vroeg om het toepassingsbereik van de Code niet te beperken tot
beursvennootschappen maar uit te breiden tot alle ondernemingen van een zekere omvang met
een maatschappelijke impact. De Commissie heeft in 2007 geconsulteerd over het
toepassingsbereik van de Code. In haar advies van mei 2007 heeft de Commissie de wetgever
aanbevolen dat naleving van de Code niet wettelijk verplicht wordt gesteld voor de verhandeling
op alternatieve handelsplatformen van aandelen in vennootschappen, behorend tot het middenen kleinbedrijf. De Commissie ziet geen aanleiding om opnieuw het toepassingsbereik ter
discussie te stellen.

Ontwikkelingen sinds de in juni 2008 voorgestelde aanpassingen
12. Sinds de voorgestelde aanpassingen in juni 2008 is er een mondiale kredietcrisis ontstaan die
ook gevolgen heeft voor Nederland. De Nederlandse overheid is kapitaalverschaffer geworden
van financiële instellingen en is overeengekomen commissarissen met specifieke rechten te
benoemen. De Commissie meent dat ook in deze gevallen de Code van toepassing is.
13. Ook buitenlandse overheden hebben maatregelen getroffen ten aanzien van de financiële
sector. Zo heeft de Britse Financial Services Authority (hierna: FSA) op 13 oktober 2008 een

49

brief geschreven aan de chief executives van de onder haar toezicht staande bedrijven over hun
beloningsbeleid, naar aanleiding van geuite zorgen dat beloningsstructuren die niet sporen met
een gezonde risicobeheersing mogelijk hebben bijgedragen aan de kredietcrisis. Er werden
prikkels gegeven die ertoe geleid kunnen hebben dat teveel risico werd genomen ten koste van
de vennootschap, aandeelhouders en andere bij de vennootschap betrokkenen, en uiteindelijk
belastingbetalers. De FSA wil zich niet met de hoogte van de beloningen inlaten, maar ervoor
zorgen dat bedrijven hun beloningsbeleid in overeenstemming brengen met een deugdelijk
risicobeheersings- en controlesysteem en met het vastgestelde risicoprofiel van het bedrijf. De
FSA signaleert “good practices” en “bad practices” op het gebied van beloningsbeleid,
bijvoorbeeld ten aanzien van het meten van prestaties voor de berekening van bonussen, de
samenstelling van de beloning, de opgeschorte prestatiegerelateerde beloning en het proces, en
roept bedrijven op hun praktijken in de richting van “good practices” aan te passen.
14. De Commissie acht het zinvol dat alle beursvennootschappen hun beloningsbeleid in het licht
van de jongste ontwikkelingen evalueren, niet alleen voor bestuurders maar voor de gehele
organisatie. In paragraaf 12 van de preambule en in principe II.2 heeft de Commissie daarom
aandacht geschonken aan de verhouding tussen het beloningsbeleid en de risicobeheersing (zie
over de bezoldiging van bestuurders ook nummers 28 tot en met 36 van deze verantwoording).
15. In mei 2008 heeft de staatssecretaris van Economische Zaken een commissie onder
voorzitterschap van de heer A. Burgmans ingesteld om een onderzoek te begeleiden over de
verhouding tussen maatschappelijk verantwoord ondernemen en corporate governance. Op 6
november 2008 heeft deze commissie haar advies aangeboden aan de staatssecretaris. Het
advies bevat concrete aanbevelingen om de Code aan te vullen met passages over de voor de
onderneming relevante maatschappelijke aspecten van ondernemen.
16. De Commissie heeft over deze aanbevelingen overleg gevoerd met belangenorganisaties en
deskundigen. De Commissie is van mening dat de aanbevelingen een waardevolle aanvulling
zijn voor de Code en een uitwerking vormen van het Nederlandse corporate governance model.
Daarom heeft de Commissie de aanbevelingen in de preambule en de Code overgenomen, met
uitzondering van de aanbeveling die ziet op de institutionele beleggers. Dit gaat het bereik van
de Code in de opvatting van de Commissie te buiten.
Preambule
17. De Commissie heeft de preambule uit 2003 in de kern gehandhaafd en geactualiseerd. De
preambule is aangevuld met overwegingen die de zich sinds die tijd ontwikkel(en)de opvattingen
en inzichten weergeven en die deels al in eerdere rapporten voorkwamen. In paragraaf 3 wordt
uitdrukkelijk vermeld dat de Code niet ziet op de verhouding tussen de vennootschap en haar
werknemers. De belangen van werknemers dienen uiteraard wel te worden meegewogen.
18. In paragraaf 6 gaat de Commissie in op de overlap tussen de Code en (toekomstige) wetgeving.
Ter wille van de leesbaarheid en de onderlinge samenhang van de Code en omdat de Code
bepalingen kan bevatten in aanvulling op hetgeen wettelijk is voorgeschreven, heeft de
Commissie gemeend dat eventuele ’overlap’ tussen wetgeving en de Code inherent is aan de rol
die de Code vervult en niet noodzakelijkerwijze tot aanpassing van de Code hoeft te leiden. Voor

50

zover een principe of best practice bepaling overeenkomt met een wettelijk voorschrift, kan dit
ertoe leiden dat een vennootschap of aandeelhouder geen ruimte heeft om van de
desbetreffende bepaling gemotiveerd af te wijken.
19. Paragraaf 7 bevat de kern van het Nederlandse corporate governance model en heeft de
Commissie ongewijzigd gelaten. Hetzelfde geldt voor paragraaf 8 over het vertrouwen in bestuur
en toezicht.
20. In paragraaf 9 gaat de Commissie in op de verhouding tussen bestuur en raad van
commissarissen enerzijds en aandeelhouders anderzijds met betrekking tot de strategie. Tevens
wordt gewezen op de verantwoordelijkheid van aandeelhouders in het kader van de redelijkheid
en billijkheid die betrokkenen bij de vennootschap jegens elkaar in acht moeten nemen.
Paragrafen 10 en 11 gaan in op de spanning tussen het de brede belangenafweging van het
bestuur en de raad van commissarissen en het eigen belang dat aandeelhouders voorop mogen
stellen. Dit geldt in het bijzonder in overnamesituaties.

Aanbevelingen aan de wetgever
21. Er is brede steun uitgesproken voor het in de biedingregels vastleggen van een ‘put up or shut
up’ regel. Voorts is door een aantal respondenten knelpunten met betrekking tot de
uitkoopprocedures gesignaleerd en oplossingen aangedragen. De Commissie acht het buiten
haar taak gelegen om uit de verschillende aangedragen oplossingsrichtingen een aanbeveling
aan de wetgever te formuleren.
22. Voorts is breed de wens geuit om de responstijd wettelijk vast te leggen. De Commissie geeft
gehoor aan deze wens - in aanvulling op de Codebepaling - door aan te bevelen dat het
uitgangspunt dat het bestuur, wanneer het wordt geconfronteerd met wensen van één of meer
aandeelhouders die de strategie van de vennootschap kunnen wijzigen in redelijkheid de tijd zou
behoren te krijgen om zich hierover te beraden wettelijk wordt vastgelegd.
23. Voor het overige ziet de Commissie geen breed draagvlak voor andere aanbevelingen aan de
wetgever.

Commentaar per hoofdstuk
Hoofdstuk I – Naleving en handhaving van de code
24. Naar aanleiding van reacties uit de consultatie heeft de Commissie het deel van principe IV.4 dat
zag op de afwijkingen van de Codebepalingen, inclusief de voorgestelde wijzigingen, verplaatst
naar principe I.

Hoofdstuk II –Het bestuur
Interne risicobeheersing
25. Naar aanleiding van de reacties op de consultatie heeft de Commissie in principe II.1 en best
practice bepaling II.1.4 het belang van de verantwoordelijkheid van het bestuur voor het

51

vaststellen van het met de strategie verbonden risicoprofiel en de daarop afgestemde
risicobeheersing nadrukkelijker tot uitdrukking gebracht.
26. De Commissie beseft dat de in control verklaring in best practice bepaling II.1.5 verder gaat dan
hetgeen op basis van Europese richtlijnen wordt vereist. De Commissie meent dat de in control
verklaring ertoe heeft geleid dat de aandacht voor risicobeheersing in bedrijven is toegenomen
en de kwaliteit van de verslaglegging ten goede is gekomen. Door de in control verklaring
worden de verantwoordelijkheden van betrokkenen duidelijker afgebakend. Uit de
nalevingrapporten blijkt dat de overgrote meerderheid van de beursvennootschappen een in
control verklaring afgeeft. De Commissie meent dan ook dat de in control verklaring een nuttige
functie vervult. Op basis van de reacties op de consultatie heeft de Commissie het forward
looking statement geschrapt.

Responstijd
27. Naar aanleiding van de reacties op de consultatie heeft de Commissie de responstijd op een
aantal punten gewijzigd. In de eerste plaats is een onderscheid gemaakt tussen enerzijds het
gedrag van het bestuur en de raad van commissarissen en anderzijds het gedrag van
aandeelhouders. De responstijd komt derhalve op twee plaatsen terug in de Code, in best
practice bepalingen II.1.9 en IV.4.4. In de tweede plaats is verduidelijkt dat er niet meer dan 180
dagen mogen liggen tussen het moment waarop het bestuur door één of meer aandeelhouders
op de hoogte wordt gesteld van het voornemen tot agendering en de dag van de algemene
vergadering. De wettelijke termijn voor de uitoefening van het agenderingsrecht van 60 dagen
maakt hier derhalve deel van uit. In de derde plaats is verduidelijkt dat de responstijd slechts
eenmaal kan worden ingeroepen ten aanzien van eenzelfde aangelegenheid. Ook wordt het
inroepen van een responstijd in een situatie waarin een openbaar overnamebod is geslaagd en
de overnemer over 75 procent of meer van het aandelenkapitaal beschikt uitgesloten. In
aanvulling op de Codebepaling beveelt de Commissie de wetgever aan in de wet gestalte te
geven aan het uitgangspunt dat het bestuur, wanneer het wordt geconfronteerd met wensen van
één of meer aandeelhouders die de strategie van de vennootschap kunnen wijzigen, in
redelijkheid de tijd zou behoren te krijgen om zich hierover te beraden.

Positie bestuur en raad van commissarissen in overnamesituaties
28. Naar aanleiding van de reacties op de consultatie heeft de Commissie het voorgestelde
hoofdstuk VI Overnames niet gehandhaafd. In best practice bepalingen II.1.10 en II.1.11 is de
kern van het voorgestelde hoofdstuk weergegeven, die ziet op de rol van bestuur en raad van
commissarissen in overnamesituaties. Met het vervallen van het voorgestelde hoofdstuk VI is
ook de voorgestelde bepaling over de fairness opinion vervallen. Naar de opvatting van de
Commissie is er op dit punt nog geen sprake van een eenduidige praktijk die als best practice
kan worden gekwalificeerd. Dit laat naar de opvatting van de Commissie onverlet dat het de
verantwoordelijkheid van het bestuur en de raad van commissarissen is om het uitgebrachte bod
op haar merites te beoordelen en aandeelhouders hierover van advies te dienen.

52

Bezoldiging van bestuurders
29. In de reacties op de consultatie is in het algemeen steun betuigd aan de voorstellen van de
Commissie op het gebied van bezoldiging van bestuurders. Een respondent pleit daarenboven
voor een maximering van het variabele deel van de bezoldiging. Een andere respondent wijst
erop dat weliswaar veel aandacht is besteed aan de hoogte en de transparantie van de
bezoldiging, maar slechts weinig aan de aard van de prestatiecriteria en aan de vraag of de
structuur van de bezoldiging voldoende recht doet aan het stakeholdersmodel. Daarnaast is in
de discussie over de oorzaken van de kredietcrisis door velen gewezen op de negatieve
gevolgen van slecht doordachte beloningssystemen voor de risico attitude van het bestuur en
het management, zoals door bijvoorbeeld de in nummer 13 genoemde brief van de FSA van 13
oktober 2008.
30. Principe II.2 over de hoogte en samenstelling van de bezoldiging bepaalt dat de
bezoldigingsstructuur, met inbegrip van de ontslagvergoeding, zodanig is dat zij de belangen
van de vennootschap op middellange en lange termijn bevordert, niet aanzet tot gedrag van
bestuurders in hun eigen belang en falende bestuurders niet beloont. De Commissie meent dat
dit principe leidend is en impliciet de koppeling van de bezoldiging aan de strategie en het
belang van de vennootschap reflecteert. De Commissie heeft dit principe uitgebreid met een
expliciete verwijzing naar de risicohouding van bestuurders. Voorts is principe II.2 over de
hoogte en samenstelling van de bezoldiging aangevuld. Bij de vaststelling van de totale
bezoldiging van de bestuurder wordt de invloed ervan op de beloningsverhoudingen binnen de
onderneming meegewogen. Op deze wijze wordt een intern anker toegevoegd aan een
beloningsproces dat tegenwicht kan bieden aan een mogelijk “haasje-over” effect. Het variabele
gedeelte en het vaste gedeelte van de bezoldiging dienen in een passende verhouding te staan.
Bij de vaststelling van de hoogte en de structuur van de bezoldiging dienen, naast de bestaande
factoren van resultatenontwikkeling en ontwikkeling van de beurskoers, ook niet-financiële
indicatoren die relevant zijn voor de lange termijn waardecreatie van de vennootschap in
aanmerking te worden genomen. Met betrekking tot het principe over de vaststelling en
openbaarmaking van de bezoldiging wordt inzichtelijkheid en eenvoud benadrukt. In dat kader
zijn ook de verwijzingen naar wettelijke vereisten en bevoegdheden geschrapt.
31. De Commissie constateert dat op verschillende wijze de structuur van de bezoldiging van
bestuurders het risico in zich kan bergen in strijd met principe II.2 te komen. In de eerste plaats
kan de variabele bezoldiging te zeer op de korte termijn gericht zijn. In de tweede plaats kan de
bezoldiging zodanig gestructureerd zijn dat bestuurders geen werkelijk risico lopen dat ingeval
hun beslissingen (op middellange of lange termijn) niet goed uitpakken zij geen of minder
variabele beloning krijgen. In de opvatting van de Commissie biedt de aangepaste Code aan
raden van commissarissen en aandeelhouders voldoende handvatten om deze risico’s tegen te
gaan.
32. De Commissie heeft met haar aanpassingen raden van commissarissen instrumenten
aangereikt om de kwaliteit van de besluitvorming over de bezoldiging en de inzichtelijkheid van
de bezoldiging te verbeteren. Centraal daarbij staat de gedachte dat bestuurders hun beloning

53

verdienen op basis van hun prestaties, maar dat het uiteindelijk aan de raad van
commissarissen is te bepalen hoeveel een bestuurder – alle omstandigheden in aanmerking
genomen - redelijkerwijze verdient. Ook een actieve betrokkenheid van de zijde van de
aandeelhouders is daarbij onmisbaar.

Hoogte en samenstelling van de bezoldiging
33. De Commissie heeft drie nieuwe best practice bepalingen opgenomen met betrekking tot de
hoogte en samenstelling van de bezoldiging. In best practice bepaling II.2.1 is bepaald dat de
raad van commissarissen voorafgaand aan de vaststelling van de bezoldiging de mogelijke
uitkomsten van het variabele deel van de bezoldiging analyseert. Aan de hand van de
uitgevoerde scenarioanalyses stelt de raad vervolgens de hoogte en structuur vast, waarbij
naast de resultatenontwikkeling en de beurskoers ook niet-financiële indicatoren die relevant
zijn voor de lange termijn doelstelling van de vennootschap worden meegewogen. Daarnaast
zijn de bepalingen met betrekking tot opties en aandelen vereenvoudigd.

Vaststelling en openbaarmaking van de bezoldiging
34. In de reacties op de consultatie is gewezen op de onduidelijkheid en onoverzichtelijkheid van
principe II.2. De Commissie onderkent dat met betrekking tot de openbaarmaking van het
bezoldigingsbeleid naar verschillende documenten wordt verwezen: de toelichting op de
jaarrekening, het verslag van de raad van commissarissen en het remuneratierapport. Het
remuneratierapport bevat een gedetailleerdere weergave van het bezoldigingsbeleid dan het
verslag van de raad van commissarissen. Mede naar aanleiding van de reacties hierover heeft
de Commissie het principe en de daaraan gekoppelde best practice bepalingen vereenvoudigd.
Best practice bepaling II.2.13 (oud) is samengevoegd met best practice bepaling II.2.12. In best
practice bepaling II.2.12 is voorts bepaald dat in het remuneratierapport wordt aangegeven hoe
het bezoldigingsbeleid bijdraagt aan de lange termijn doelstellingen, in overeenstemming met
het risicoprofiel.

Bevoegdheden van de raad van commissarissen om de bezoldiging aan te passen
35. Naar aanleiding van de reacties op de consultatie heeft de Commissie de claw back clausule en
de zogenaamde ultimum remedium bevoegdheid van de raad van commissarissen in
afzonderlijke best practice bepalingen gestalte gegeven (II.2.10 en II.2.11). Voorts is duidelijker
tot uitdrukking gebracht dat de raad van commissarissen niet alleen bij nieuwe overeenkomsten
met bestuurders maar ook bij bestaande contracten, zich zou moeten inspannen deze
bevoegdheden in het contract vast te leggen.

Inhoud van het remuneratierapport
36. Naar aanleiding van de reacties op de consultatie heeft de Commissie in best practice bepaling
II.2.13 sub b verduidelijkt dat de scenarioanalyses als zodanig niet hoeven te worden
gepubliceerd, maar dat in het remuneratierapport wordt vermeld dat de analyses hebben

54

plaatsgevonden. In het algemeen hebben respondenten positief gereageerd op de
bezoldigingstabel voorzien in best practice bepaling II.2.13 sub d. Omwille van de inzichtelijkheid
is verduidelijkt dat de tabel uitsluitend betrekking heeft op bestuurders die per jaareinde in
functie zijn. De Commissie heeft II.2.13 sub g, naar aanleiding van het commentaar van een
respondent, in overeenstemming gebracht met haar eerdere aanbeveling uit 2005. Verder zijn er
onderdelen geschrapt en samengevoegd.

Openbaarmaking van de belangrijkste elementen van het beloningscontract
37. Naar aanleiding van de reacties op de consultatie, waarin werd gewezen op de onduidelijkheid
van het begrip “onverwijld”, heeft de Commissie dit begrip in II.2.14 vervangen door de norm
“uiterlijk bij de oproeping van de algemene vergadering waarin de benoeming van de
desbetreffende bestuurder wordt voorgesteld.” Het gaat er in de opvatting van de Commissie om
dat aandeelhouders bij de benoeming van kandidaat-bestuurders deze gegevens mee kunnen
nemen in hun afwegingen over het benoemen van de kandidaat.

Hoofdstuk III – De raad van commissarissen

Diversiteit
38. Een aantal respondenten heeft in het algemeen steun betuigd aan de wijze waarop de
Commissie diversiteit in de Code heeft neergelegd. Enkele respondenten hebben gepleit voor
een streefcijfer in de Code. De Commissie heeft expliciet gemaakt dat van vennootschappen
wordt verwacht dat zij een concrete doelstelling ten aanzien van diversiteit hanteren en
openbaar maken en meent dat de huidige aanpassing op breed draagvlak kan rekenen.

Maximaal vijf commissariaten
39. Naar aanleiding van de reacties op de consultatie heeft de Commissie overwogen of best
practice bepaling III.3.4 zou moeten worden aangepast. De Commissie meent dat deze bepaling
succesvol is geweest om de diversiteit binnen raden van commissarissen te bevorderen. De
Commissie erkent dat de bepaling een enigszins arbitrair karakter heeft, maar meent niettemin
dat het nut van deze bepaling onverkort geldt. De achterliggende gedachte van deze bepaling is
voorts dat commissarissen voldoende tijd vrijmaken voor de uitoefening van hun functie, zoals
ook valt op te maken uit de bewoordingen “zodanig beperkt dat een goede taakvervulling is
gewaarborgd.”

Positie voorzitter van de raad van commissarissen
40. Mede naar aanleiding van de reacties in de consultatie heeft de Commissie principe III.4 over de
voorzitter van de raad van commissarissen vereenvoudigd, zodat de kernverantwoordelijkheden
beter naar voren komen. Tevens heeft de Commissie aan deze verantwoordelijkheden
toegevoegd dat de voorzitter het aanspreekpunt is voor aandeelhouders over het functioneren
van bestuurders en commissarissen.

55

Taken remuneratiecommissie
41. Naar aanleiding van de reacties in de consultatie heeft de Commissie de voorgestelde
bepalingen III.5.12a en III.5.12b laten vervallen. Achterliggende gedachte van deze bepalingen
was het benadrukken dat de remuneratiecommissie zelf het initiatief neemt bij het doen van een
voorstel betreffende het te voeren bezoldigingsbeleid en zich niet te afhankelijk zou moeten
opstellen van de remuneratieadviseur. De Commissie meent bij nader inzien dat het niet nodig is
dit uitdrukkelijk in de Code vast te leggen.

Hoofdstuk IV – De (algemene vergadering van) aandeelhouders

Verantwoording over de naleving van de Code
42. Naar aanleiding van de reacties op de consultatie heeft de Commissie in best practice bepaling
IV.1.5 verduidelijkt dat verantwoording over de naleving van de Code wordt afgelegd als
onderdeel van de verantwoording over het jaarverslag. Op deze wijze wordt gewaarborgd dat de
behandeling in de juiste volgorde geschiedt en, voor zover de naleving grotendeels ongewijzigd
is, niet jaarlijks als afzonderlijk agendapunt hoeft te worden geagendeerd. Dit laat onverlet dat
aandeelhouders in de algemene vergadering vragen over de omgang met de Code kunnen
stellen.

Besluitvorming in de algemene vergadering
43. Naar aanleiding van de reacties op de consultatie heeft de Commissie best practice bepaling
IV.1.8 over de verantwoordelijkheid van de voorzitter voor een goede vergaderorde
genuanceerd. Bepaald is dat de voorzitter van de algemene vergadering verantwoordelijk is voor
een goede vergaderorde teneinde een zinvolle discussie in de vergadering te faciliteren.
44. Naar aanleiding van de reacties op de consultatie heeft de Commissie twee nieuwe best practice
bepalingen toegevoegd teneinde de informatievoorziening aan aandeelhouders over de agenda
te verbeteren. In best practice bepaling IV.3.7 is bepaald dat op de agenda wordt vermeld welke
punten ter bespreking en welke ter stemming worden voorgelegd. Best practice bepaling IV.3.9
bepaalt dat materiële wijzigingen van de statuten en de benoeming van bestuurders en
commissarissen als afzonderlijke besluitpunten aan de vergadering worden voorgelegd.

Verantwoordelijkheid van aandeelhouders
45. Principe IV.4 richt zich niet langer uitsluitend tot institutionele beleggers. Het principe is
onderverdeeld in verantwoordelijkheid van institutionele beleggers en verantwoordelijkheid van
aandeelhouders. Bovendien is de tweede alinea van principe IV.4 (oud) gedeeltelijk verplaatst
naar principe I.1. In principe IV.4 over de verantwoordelijkheid van aandeelhouders is tot
uitdrukking gebracht dat ook aandeelhouders gebonden zijn aan de normen van redelijkheid en
billijkheid, waaronder de bereidheid een dialoog met de vennootschap en mede-aandeelhouders
aan te gaan. Uiteraard kunnen aandeelhouders, wanneer die dialoog geen resultaat oplevert,

56

met gebruik van de hen ter beschikking staande wettelijke rechten (agenderingsrecht, recht om
bijzondere aandeelhoudersvergadering bijeen te roepen) hun eventuele eigen opvattingen over
de strategie nader tot uitdrukking brengen.
46. De Commissie meent dat de toename aan bevoegdheden voor de algemene vergadering in de
Code uit 2003 was ingegeven door de noodzaak de ‘checks and balances’ binnen de
vennootschap te versterken en de kwaliteit van de corporate governance te verbeteren.
Inmiddels is gebleken dat een toename van rechten van aandeelhouders tevens een toename
van de nadruk op het eigen belang van de aandeelhouder, respectievelijk het
aandeelhoudersbelang met zich mee heeft gebracht. De Commissie is van opvatting dat het
neerleggen van de normen van redelijkheid en billijkheid voor aandeelhouders bijdraagt aan het
versterken van de ‘checks and balances’ binnen de vennootschap.
47. Institutionele beleggers vormen een bijzondere categorie aandeelhouders, die primair handelen
in het belang van hun achterliggende begunstigden of beleggers en een verantwoordelijkheid
hebben jegens hun achterliggende begunstigden of beleggers en de vennootschappen waarin zij
beleggen om op zorgvuldige en transparante wijze te beoordelen of zij gebruik willen maken van
hun rechten als aandeelhouder van beursvennootschappen. Vanwege die bijzondere positie
zien best practice bepalingen IV.4.1 tot en met IV.4.3 uitsluitend op institutionele beleggers.

Hoofdstuk V – De audit van de financiële verslaggeving en de positie van de interne audit functie en
van de externe accountant

48. In de reacties op de consultatie is ervoor gepleit de rol van de interne audit functie nadrukkelijker
in de Code tot uitdrukking te brengen. In de gedachtegang van de Commissie heeft in beginsel
iedere beursvennootschap een interne auditor op grond van best practice bepaling V.3.1. De
Commissie heeft principe V.3 aangepast om ondubbelzinnig vast te stellen dat de interne auditor
functioneert onder de verantwoordelijkheid van het bestuur. In de opvatting van de Commissie
moet worden voorkómen dat de interne auditor wordt beschouwd als een buitenstaander in het
eigen bedrijf. De (voorzitter van de) auditcommissie draagt zorg voor de communicatie tussen de
auditcommissie en de interne auditor. Dit blijkt uit de best practice bepalingen V.3.1 en III.5.4.
Daarnaast is in een nieuwe best practice bepaling V.3.2 expliciet gemaakt dat de interne auditor
in het kader van zijn taakvervulling toegang heeft tot de externe accountant en de voorzitter van
de audit commissie. De Commissie heeft in haar nalevingsrapportages geconstateerd dat met
name lokale beursvennootschappen geen interne audit functie hebben. De Commissie heeft
daarom in V.3.3 bepaald dat indien een interne audit functie ontbreekt, de auditcommissie
jaarlijks evalueert of er behoefte bestaat aan een interne auditor. De raad van commissarissen
doet hierover, op voorstel van de auditcommissie, een aanbeveling aan het bestuur en neemt
deze op in het verslag van de raad van commissarissen. Ten slotte is naar aanleiding van de
reacties op de consultatie de term ’interne accountant’ vervangen door ’interne auditor’.

57

58

Samenstelling Monitoring Commissie Corporate Governance Code

Voorzitter
Prof. dr. Jean Frijns
Hoogleraar Investments Vrije Universiteit van Amsterdam
Voormalig directeur vermogensbeheer en lid Directieraad ABP
Leden
Prof. dr. Kees Cools RA
Hoogleraar ondernemingsfinanciering en -strategie Rijksuniversiteit Groningen
Executive Advisor The Boston Consulting Group
Ir. Gert-Jan Kramer
Diverse commissariaten
Voormalig president-directeur Fugro NV

Prof. dr. Jaap van Manen RA
Hoogleraar accountantscontrole Rijksuniversiteit Groningen
Partner PricewaterhouseCoopers Accountants NV

Drs. Roderick Munsters MiF
Lid Raad van bestuur APG Groep N.V. en Directeur Vermogensbeheer
Voorzitter Eumedion

Mw. drs. Kitty Roozemond
Directeur Interprovinciaal Overleg
Voormalig vicevoorzitter FNV

Drs. Jos Streppel
Lid Raad van Bestuur en Chief Financial Officer Aegon NV
Lid raad van commissarissen KPN NV
Lid raad van commissarissen Van Lanschot NV
Voorzitter Stichting Communicatiekanaal Aandeelhouders

Prof. mr. Albert Verdam
Hoogleraar ondernemingsrecht Vrije Universiteit van Amsterdam
Legal adviser Koninklijke Philips Electronics NV

59

Adviseur
Mr. Sven Dumoulin
Group Secretary Unilever

Secretariaat
Mr. Wouter Kuijpers
Directie Financiële Markten, Ministerie van Financiën

Mw. mr. Martha Meinema
Directie Ondernemen, Ministerie van Economische Zaken

60