Resultaten verantwoordingsonderzoek 2017

Ministerie van Algemene Zaken (III)
Rapport bij het jaarverslag

2018

Resultaten
verantwoordingsonderzoek 2017
Ministerie van Algemene Zaken (III)
Rapport bij het jaarverslag

Vooraf
De Algemene Rekenkamer doet ieder jaar onderzoek naar de verantwoording die ministers
in de jaarverslagen afleggen over bedrijfsvoering, bestedingen en het beleid. Onze centrale
vragen in dit jaarlijkse ‘verantwoordingsonderzoek’ zijn:
• Is het geld in het afgelopen jaar besteed volgens de regels?
• Waren de zaken op het departement goed geregeld?
• Heeft het gevoerde beleid de gewenste resultaten gehad?
Op basis van deze vragen beschrijven wij per begrotingshoofdstuk of de verantwoordelijke
ministers hun zaken op orde hebben. Vanuit onze wettelijke taak geven wij daarbij ook
oordelen over de kwaliteit van de financiële informatie en de totstandkoming van de
beleids- en bedrijfsvoeringsinformatie in de jaarverslagen van de ministers. Met een
verklaring van goedkeuring van de Algemene Rekenkamer kunnen de Staten-Generaal per
begrotingshoofdstuk decharge verlenen aan de minister.
Dit rapport heeft betrekking op het Jaarverslag 2017 van begrotingshoofdstuk III van het
Ministerie van Algemene Zaken.
Onze overige publicaties in het kader van het verantwoordingsonderzoek 2017 vindt u
op www.rekenkamer.nl/verantwoordingsonderzoek2017.
Hier vindt u ook ons rapport Staat van de Rijksverantwoording 2017. Hierin nemen wij
de goedkeuring van de Rijksrekening op. Ook bevat deze publicatie een overkoepelende
uiteenzetting over het verantwoordingsonderzoek 2017.

3

Inhoud

1 Conclusies

2 Feiten & cijfers

3 Financieel

4 Bedrijfsvoering

5 Beleid

6 Reactie

Bijlage

Inhoud
1

Onze conclusies

5

2

Feiten en cijfers

6

3

Financiële informatie
3.1 Oordeel over de financiële informatie

7

Bedrijfsvoering
4.1 Ontwikkeling in de bedrijfsvoering
4.2 Oordeel over de bedrijfsvoering
4.3 Oordeel over totstandkoming bedrijfsvoeringsinformatie

9

4

5

6

7

9
10
10

Beleidsresultaten
5.1 Oordeel over totstandkoming beleidsinformatie

11

Reactie minister-president en nawoord Algemene Rekenkamer
6.1 Reactie minister-president, minister van Algemene Zaken
6.2 Nawoord Algemene Rekenkamer

12

Bijlage 1
Over het verantwoordingsonderzoek

4

11

12
12

13

Inhoud

1 Conclusies

1

2 Feiten & cijfers

3 Financieel

4 Bedrijfsvoering

5 Beleid

6 Reactie

Onze conclusies
De minister-president, de minister van Algemene Zaken (AZ), is verantwoordelijk voor het
algemene regeringsbeleid en de bevordering van de eenheid daarvan. Het regeerakkoord is
daarbij leidend.
De financiële informatie in het Jaarverslag 2017 van het Ministerie van Algemene Zaken
voldoet op totaalniveau aan de daaraan te stellen eisen. Daarnaast hebben wij ook geen
fouten gevonden die de tolerantiegrens op artikelniveau overschrijden.
Informatiebeveiliging vraagt voortdurende alertheid
In 2017 had het Ministerie van AZ de informatiebeveiliging op orde. Omdat bij dit ministerie
– vanwege de rol van de minister-president - veel vertrouwelijke documenten samenkomen,
vraagt informatiebeveiliging voortdurende alertheid. Punt van aandacht betreft de vast­
legging. Bij het Ministerie van AZ wordt er ten behoeve van de informatiebeveiliging
relatief weinig gedocumenteerd en geformaliseerd, waardoor deze persoonsafhankelijk is.
We bevelen de minister van AZ daarom aan formalisatie en documentatie inzake de
informatiebeveiliging te versterken.
Verder in het rapport
In de volgende hoofdstukken werken wij bovenstaande conclusies verder uit:
• Hoofdstuk 3, ‘Financiële informatie’: hierin geven wij ons oordeel over de financiële
informatie in het Jaarverslag 2017 van het Ministerie van Algemene Zaken. Wij hebben
vastgesteld dat de weergegeven informatie rechtmatig en deugdelijk is weergegeven
• Hoofdstuk 4, ‘Bedrijfsvoering’: hierin geven wij ons oordeel over de bedrijfsvoerings­
informatie in het Jaarverslag 2017 van het Ministerie van Algemene Zaken. In 2017 zijn
er geen onvolkomenheden geconstateerd.
• Hoofdstuk 5, ‘Beleidsresultaten’: hierin geven wij ons oordeel over de totstandkoming
van de informatie die in het Jaarverslag 2017 van het Ministerie van Algemene Zaken is
opgenomen over het gevoerde beleid.
• Hoofdstuk 6, ‘Reactie van de minister-president en nawoord Algemene Rekenkamer’:
hierin geven wij de reactie weer die wij op 24 april 2018 ontvingen van de ministerpresident, minister van Algemene Zaken.

5

Bijlage

Inhoud

1 Conclusies

2

2 Feiten & cijfers

3 Financieel

4 Bedrijfsvoering

5 Beleid

6 Reactie

Bijlage

Feiten en cijfers
Onder het begrotingshoofdstuk III vallen drie begrotingen met een eigen beheer­
verantwoordelijkheid. Het gaat om:
• het Ministerie van AZ (IIIA);
• het Kabinet van de Koning (IIIB);
• de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten (IIIC).
Het Ministerie van Algemene Zaken verzorgt ook de bedrijfsvoering van de begroting
van de Koning (I). Deze uitgaven worden doorbelast aan de begroting van de Koning, zie
begrotingshoofdstuk I, artikel 3. Het Kabinet van de Koning (IIIB) heeft in 2017 uitgaven
gedaan voor € 2,4 miljoen, is voor hetzelfde bedrag verplichtingen aangegaan en had
€ 2,4 miljoen aan ontvangsten.
Bij de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten (IIIC)
waren de uitgaven en verplichtingen € 1,5 miljoen.
De uitgaven van hoofdstuk III beslaan 0,03% van de totale rijksuitgaven over 2017.
Het Ministerie van Algemene Zaken heeft in 2017 uitgaven gedaan voor € 57,6 miljoen.
Daarnaast zijn verplichtingen aangegaan voor € 57,6 miljoen. De ontvangsten bedroegen
€ 3,8 miljoen.
Ministerie van Algemene Zaken in cijfers (in miljoenen €)
2015

2016

2017

Verplichtingen

50,7

55,7

57,6

Uitgaven

57,0

55,7

57,6

Ontvangsten

4,3

4,1

3,8

Fte

347

351

353

Het Ministerie van Algemene Zaken heeft een baten-lastenagentschap: de Dienst Publiek
en Communicatie. De grootste taak van dit agentschap is het verzorgen van de informatie­
voorziening van de rijksoverheid. De baten bedroegen in 2017 € 83,9 miljoen, de lasten
€ 83,7 miljoen.

6

Inhoud

1 Conclusies

3

2 Feiten & cijfers

3 Financieel

4 Bedrijfsvoering

5 Beleid

6 Reactie

Financiële informatie
In dit hoofdstuk bespreken we de resultaten van ons onderzoek naar de financiële informatie
in het Jaarverslag 2017 van het Ministerie van Algemene Zaken. Dit omvat de verantwoordingsstaten van het Ministerie van Algemene Zaken (IIIA), Kabinet van de Koning (IIIB)
en de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten (IIIC).
We geven in § 3.1 een oordeel over:
• de rechtmatigheid en deugdelijke weergave van de financiële informatie
op totaalniveau;
• de rechtmatigheid en de deugdelijke weergave van de financiële informatie
op artikelniveau.

3.1 Oordeel over de financiële informatie
De financiële informatie in het Jaarverslag 2017 van het Ministerie van Algemene Zaken voldoet
op totaalniveau aan de daaraan te stellen eisen. Daarnaast hebben wij ook geen fouten gevonden
die de tolerantiegrens op artikelniveau overschrijden.

Alle door ons aangetroffen fouten en onzekerheden vindt u in het overzicht op onze
website www.rekenkamer.nl/verantwoordingsonderzoek2017.
3.1.1 Oordeel rechtmatigheid financiële informatie
De informatie die is opgenomen in de financiële overzichten van het Jaarverslag 2017 van het
Ministerie van Algemene Zaken is op totaalniveau rechtmatig. Wij geven dit oordeel onder het
voorbehoud dat de Staten-Generaal goedkeuring zullen verlenen aan de slotwetmutaties waarin
alle geraamde uitgaven, verplichtingen en ontvangsten uit de begroting van het Ministerie van
Algemene Zaken in overeenstemming zijn gebracht met de uiteindelijk gerealiseerde bedragen.

3.1.2 Oordeel deugdelijke weergave financiële informatie
De informatie die is opgenomen in de financiële overzichten van het Jaarverslag 2017 van het
Ministerie van Algemene Zaken is op totaalniveau deugdelijk weergegeven en voldoet aan de
verslaggevingsvoorschriften.

7

Bijlage

Inhoud

1 Conclusies

2 Feiten & cijfers

3 Financieel

4 Bedrijfsvoering

5 Beleid

6 Reactie

3.1.3 Oordeel rechtmatigheid en deugdelijke weergave op artikelniveau
Wij controleren ook op artikelniveau de deugdelijke weergave en de rechtmatigheid
van de financiële informatie.
De informatie die is opgenomen in de financiële overzichten van het Jaarverslag 2017 van het
Ministerie van Algemene Zaken is op artikelniveau rechtmatig en deugdelijk weergegeven.

8

Bijlage

Inhoud

1 Conclusies

4

2 Feiten & cijfers

3 Financieel

4 Bedrijfsvoering

5 Beleid

6 Reactie

Bedrijfsvoering
Wij hebben onderzoek gedaan naar de informatie die de minister van Algemene Zaken in
het Jaarverslag 2017 van het begrotingshoofdstuk Algemene Zaken heeft opgenomen over
de bedrijfsvoering. Wij geven in dit hoofdstuk een oordeel over de bedrijfsvoering zelf en
over totstandkoming van de informatie hierover.

4.1 Ontwikkeling in de bedrijfsvoering
Inkoopbeheer
In 2016 gaven wij aan dat het Ministerie van Algemene Zaken de beheersing van het
inkoopproces had verbeterd. Ook in 2017 was het inkoopproces op orde.
Informatiebeveiliging
Toenemend belang informatiebeveiliging
De ICT bij de rijksoverheid bestaat uit systemen voor zowel primaire processen (belastingen,
uitkeringen, subsidies) als ondersteunende processen (zoals kantoorautomatisering
en financiële systemen). Door een steeds groter gebruik van ICT ontstaan er ook meer
potentiële kwetsbaarheden. Met de toegenomen digitale mogelijkheden doen zich ook
nieuwe bedreigingen voor en daardoor is het belang van informatiebeveiliging nu nog
duidelijker. De positie van de rijksoverheid als uitvoerder, dienstverlener en wetgever
vereist dat zij haar informatiebeveiliging zelf goed op orde heeft en daarmee het goede
voorbeeld geeft.
Gegeven het toenemende belang van een goede informatiebeveiliging doet de Algemene
Rekenkamer hier jaarlijks onderzoek naar. Dit jaar hebben we daarbij gekeken naar de
voortgang op de bevindingen van vorig jaar en met name naar de versteviging van de
centrale sturing. Die is belangrijk omdat wij denken dat informatiebeveiliging een zaak is
van de departementale top; daar zou zicht moeten bestaan en grip moeten zijn op risico’s,
incidenten en maatregelen die decentraal spelen.
Informele aanpak door het centrale sturingsteam
In 2017 had het Ministerie van Algemene Zaken de informatiebeveiliging op orde, maar
toch vragen wij aandacht voor dit onderwerp. Bij dit ministerie komen vanwege de rol van
de minister-president en de Geïntegreerde Aanwijzing Inlichtingen en Veiligheid, waar
onder andere de onderzoeken van de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst op zijn
gebaseerd, veel vertrouwelijke documenten samen. Informatiebeveiliging vraagt daarom
voortdurende alertheid.
9

Bijlage

Inhoud

1 Conclusies

2 Feiten & cijfers

3 Financieel

4 Bedrijfsvoering

5 Beleid

6 Reactie

Bij het Ministerie van Algemene Zaken wordt de sturing op de informatiebeveiliging
geregeld door een klein centraal team, dat daardoor een grote afhankelijkheid in kennis
en kunde van sleutelspelers heeft. Dit team kent korte lijnen en de uitvoering en sturing
kenmerkt zich door een informele aanpak; verbeteracties en besluiten van overleggen
worden beperkt gedocumenteerd. De schaars beschikbare capaciteit vraagt om een
bewuste keuze in inzet van deze capaciteit. De informatiebeveiligingsvisie van het
departement is daar leidend in.
Ten aanzien van de vorig jaar onderzochte kritieke systemen stelt de Auditdienst Rijk vast
dat voor één systeem blijkt dat opvolging is gegeven aan de bevindingen. Voor het andere
systeem blijkt dat de opvolging nog niet geheel is afgerond.
Conclusie en aanbeveling
De geringe capaciteit en informele aanpak, hoewel passend bij de omvang van het
departement, kunnen leiden tot kwetsbaarheden. We bevelen de minister daarom
aan formalisatie en documentatie inzake de informatiebeveiliging te versterken.

4.2 Oordeel over de bedrijfsvoering
De door ons onderzochte onderdelen van de bedrijfsvoering van het Ministerie van
Algemene Zaken voldeden in 2017 aan de gestelde eisen.

4.3 Oordeel over totstandkoming bedrijfsvoeringsinformatie
De bedrijfsvoeringsinformatie in het Jaarverslag 2017 van het Ministerie van Algemene Zaken
is deugdelijk tot stand gekomen en voldoet aan de verslaggevingsvoorschriften.

De bevinding van vorig jaar dat een procesbeschrijving ontbreekt en dat het dossier
onvoldoende onderliggende documenten bevat, is opgelost. De nieuwe procesbeschrijving
is afdoende en de overwegingen voor het al dan niet opnemen van punten in de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag zijn zichtbaar gemaakt.

10

Bijlage

Inhoud

1 Conclusies

5

2 Feiten & cijfers

3 Financieel

4 Bedrijfsvoering

5 Beleid

6 Reactie

Beleidsresultaten
Wij hebben onderzoek gedaan naar de informatie die de minister van Algemene Zaken in
het Jaarverslag 2017 van het begrotingshoofdstuk Algemene Zaken heeft opgenomen over
het gevoerde beleid. Wij geven in dit hoofdstuk een oordeel over de totstandkoming van
deze informatie.

5.1 Oordeel over totstandkoming beleidsinformatie
Wij hebben de totstandkoming van de beleidsinformatie in het jaarverslag beoordeeld
en gaan daarbij na of de beleidsinformatie in het jaarverslag ordelijk en controleerbaar tot
stand is gekomen.
De beleidsinformatie in het Jaarverslag 2017 van Algemene Zaken is deugdelijk tot stand
gekomen en voldoet aan de verslaggevingsvoorschriften.

11

Bijlage

Inhoud

1 Conclusies

6

2 Feiten & cijfers

3 Financieel

4 Bedrijfsvoering

5 Beleid

6 Reactie

Reactie minister-president en nawoord Algemene
Rekenkamer
De minister-president, de minister van Algemene Zaken, heeft op 24 april 2018 gereageerd
op ons conceptrapport. Hieronder geven we zijn reactie weer. De volledige reactie staat op
www.rekenkamer.nl/verantwoordingsonderzoek2017.
We sluiten dit hoofdstuk af met ons nawoord.

6.1 Reactie minister-president, minister van Algemene Zaken
De minister-president, minister van Algemene Zaken schrijft:
“Met belangstelling heb ik kennis genomen van uw conceptrapport bij het jaarverslag 2017
van het Ministerie van Algemene Zaken, het Kabinet van de Koning en de Commissie van
Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten.
Tot mijn genoegen constateert u geen onvolkomenheden. Zo stelt u vast dat de financiële
informatie rechtmatig is, deugdelijk is weergegeven en voldoet aan de verslaggevingsvoorschriften. Op het gebied van de bedrijfsvoering voldoen de door u onderzochte onder­
delen aan de gestelde eisen. Ook de totstandkoming van de bedrijfsvoeringsinformatie is
deugdelijk tot stand gekomen en voldoet aan de verslaggevingsvoorschriften.
Verder stelt u tot mijn genoegen vast dat de informatiebeveiliging op orde is. Wel adviseert
u om formalisatie en documentatie inzake informatiebeveiliging te versterken om kwetsbaarheden te voorkomen en daarop zal verder worden ingezet.
Tot slot constateert u dat de beleidsinformatie deugdelijk tot stand is gekomen en voldoet
aan de verslaggevingsvoorschriften.
Gelet op uw positieve oordeel, zie ik geen aanleiding voor een nadere reactie.”

6.2 Nawoord Algemene Rekenkamer
Wij zullen met belangstelling de verdere formalisatie en documentatie inzake informatiebeveiliging volgen.

12

Bijlage

Inhoud

1 Conclusies

2 Feiten & cijfers

3 Financieel

4 Bedrijfsvoering

5 Beleid

6 Reactie

Bijlage 1

Over het verantwoordingsonderzoek
In ons jaarlijkse verantwoordingsonderzoek kijken wij naar de kwaliteit van de jaarverslagen
die de ministers op verantwoordingsdag aanbieden aan het parlement. Wij beoordelen
ook de kwaliteit van de bedrijfsvoering van de ministeries gedurende het begrotingsjaar.
Het onderzoek mondt uit in het afgeven van onze verklaring van goedkeuring bij de rijks­
rekening en de saldibalans van het rijk, die in het Financieel jaarverslag van het Rijk zijn
opgenomen. De taken en bevoegdheden voor het verantwoordingsonderzoek liggen vast
in de Grondwet en in de Comptabiliteitswet.
Onderzoek naar de jaarverslagen
Ons onderzoek naar de jaarverslagen is erop gericht om vast te stellen:
•

•
•

of de weergegeven financiële informatie klopt en de weergegeven financiële transacties
rechtmatig zijn – dat wil zeggen in overeenstemming met de begrotingswetten en
andere toepasselijke wettelijke regels;
of de weergegeven (niet-financiële) informatie over het gevoerde beleid en de bedrijfsvoering op goede wijze tot stand gekomen is;
of de inrichting van het jaarverslag voldoet aan de bepalingen uit de Comptabiliteitswet
en de Rijksbegrotingsvoorschriften.

Bij het onderzoek naar de financiële informatie maken wij gebruik van de internationale
controlestandaarden voor rekenkamers (International Standards of Supreme Audit
Institutions, ‘ISSAIs’). Wij onderzoeken niet iedere geldstroom tot in detail, maar hanteren
een werkwijze die is gebaseerd op risicoanalyse.
Wij verrichten zelf controlewerkzaamheden en maken waar mogelijk gebruik van de
werkzaamheden van de Auditdienst Rijk die controleert ten behoeve van de minister.
Met het oog op het budgetrecht van het parlement richten wij ons controlewerk zo in dat
wij over belangrijke fouten en onzekerheden niet alleen op jaarverslagniveau in totaal,
maar ook per begrotingsartikel kunnen rapporteren. Om te kunnen bepalen wat wel en
niet belangrijk is gebruiken wij kwantitatieve en kwalitatieve tolerantiegrenzen.
Voor de in het jaarverslag opgenomen informatie over het gevoerde beleid en de bedrijfsvoering beoordelen we of deze ordelijk en controleerbaar tot stand is gekomen.

13

Bijlage

Inhoud

1 Conclusies

2 Feiten & cijfers

3 Financieel

4 Bedrijfsvoering

5 Beleid

6 Reactie

Onderzoek naar de bedrijfsvoering
In ons onderzoek naar de kwaliteit van de bedrijfsvoering van de ministeries beoordelen
wij of het financieel beheer, het materieelbeheer en andere elementen van de bedrijfs­
voering rechtmatig, ordelijk en controleerbaar zijn.
Omdat het niet mogelijk is om alle relevante elementen van de bedrijfsvoering jaarlijks
te toetsen, hebben wij een meerjarige aanpak ontwikkeld. Wij richten ons daarbij vooral
op de elementen die een rechtstreekse relatie hebben met de financiële informatie in de
jaarverslagen. Alle essentiële beheersmaatregelen (‘key controls’) binnen het financieel
beheer onderwerpen we ten minste eens in de 3 jaar aan onderzoek.
Als we vinden dat een onderdeel van de bedrijfsvoering onvoldoende beheerst verloopt,
noemen wij dat een ‘onvolkomenheid’ dan wel een ‘ernstige onvolkomenheid’. Daarnaast
vestigen wij de aandacht op zaken die beter kunnen worden georganiseerd.
Onderzoek naar beleidsinformatie
Wij doen jaarlijks onderzoek naar een aantal beleidsthema’s. Centraal staat hierbij de vraag
of ministers erin slagen de belastingbetaler waar voor zijn geld te leveren en of zij het
parlement hierover voldoende informeren. Om dit te kunnen beoordelen gaan wij per
beleidsthema na:
• hoeveel geld aan het beoogde doel is besteed;
• of voor dat geld de beloofde prestaties zijn geleverd;
• in hoeverre het met het geld beoogde doel is gerealiseerd;
• of het parlement in begroting, jaarverslag en andere Kamerstukken voldoende is
geïnformeerd.
Een uitgebreide methodologische verantwoording over ons jaarlijkse verantwoordings­
onderzoek staat op onze website: www.rekenkamer.nl/verantwoordingsonderzoek.

14

Bijlage

15

Voorlichting
Afdeling Communicatie
Postbus 20015
2500 EA Den Haag
telefoon (070) 342 44 00
voorlichting@rekenkamer.nl
www.rekenkamer.nl

Omslag
Ontwerp: Corps Ontwerpers
Foto: Corbis/Hollandse Hoogte

Den Haag, mei 2018