Het Ministerie van VWS
T.a.v. de staatssecretaris
De heer drs. M.J. van Rijn
Postbus 20350
2500 EJ Den Haag
Ketenbureau PGB
Postbus 20350
2500 EJ Den Haag

Betreft: Voortgangsbericht Ketenbureau PGB
Datum
26 mei 2016
Ons kenmerk
KB/PGB-123

Geachte heer Van Rijn,

Bijlage(n)
2

Door middel van deze brief informeer ik u namens de ketenpartijen onder andere over
het opheffen van een noodmaatregel. Het betreft het afschaffen van het coulancebeleid
van de controles op zorgovereenkomsten en declaraties.
Het afschaffen van dit coulancebeleid is in lijn met de doelstelling van het trekkingsrecht
om de budgethouder vooraf zekerheid te geven of een betaling kan worden gedaan
conform toegekend budget en de afgesproken zorgovereenkomst. Voor het afschaffen
van dit coulancebeleid is een genormaliseerd en stabiel betaalproces nodig. Daarom
informeer ik u op basis van bijgevoegde kwartaalrapportage van de SVB over de stabiliteit
die in het eerste kwartaal van 2016 in de betalingen is gecontinueerd.
Daarnaast zijn de ketenpartijen het unaniem eens geworden over de wijze waarop en
langs welke tijdlijnen het coulancebeleid van de controles op zorgovereenkomsten en
declaraties op gecontroleerde wijze en met oog voor de budgethouder, afgeschaft kan
worden.
Tot slot informeer ik u in deze brief over de stand van zaken ten aanzien van de andere
noodmaatregelen en de laatste stand van zaken voor wat betreft de aanlevering van
toekenningsberichten (tkb’s) door gemeenten bij de SVB.
a) Betalingen
Uit de bijgesloten voortgangsrapportage van de SVB met als peildatum 31 maart 2016
concludeer ik dat de betalingen stabiel blijven:
- De tijdigheid van betalingen is ruim op orde; in januari is 97,7% van de correct
aangeleverde declaraties binnen 10 dagen betaald, in februari 95,7% en in maart
98,7%;
- De voorraad declaraties was in januari, februari en maart niet groter dan in 10
dagen verwerkt kan worden;
- In januari zijn 33, in februari 32 en in maart 7 spoedbetalingen verricht door het
Rapid Respons Team;
Voor een solide, gebruiksvriendelijk en rechtmatig trekkingsrecht PGB
Pagina 1 van 6

-

Telefonische bereikbaarheid is op orde; de wachttijd bedroeg in januari
gemiddeld 19 seconden, in februari gemiddeld 16 seconden en in maart
gemiddeld 15 seconden.

De meest actuele cijfers van de SVB over betalingen in april laten een zelfde beeld zien.
- De tijdigheid van de betalingen blijft op orde: ruim 99% van de correcte
declaraties wordt binnen 10 werkdagen uitbetaald; de overige circa 1% wordt
binnen 30 kalenderdagen uitbetaald.
De maand april kende echter wel meer geblokkeerde betalingen in vergelijking tot de
maanden ervoor. In april was het aantal geblokkeerde betalingen 2.860, in vergelijking tot
552 in januari, 681 in februari en 1.754 in maart. De voornaamste oorzaak hiervan ligt in
het feit dat er in april meer budgetten eindigden dan in de eerste drie maanden van
2016. In 80% van de gevallen was er dan ook sprake van onvoldoende budget. Op het
moment dat een betaling blokkeert, wordt de budgethouder hierover per brief
geïnformeerd. In deze brief is aangegeven dat bijstorting uit eigen middelen nodig is om
de declaratie te kunnen betalen.
b) Afschaffen coulancebeleid m.b.t. de controles op declaraties en zorgovereenkomsten
Doelmatigheid controles
De SVB heeft in januari 2016 door middel van een steekproef onderzocht op welke
punten zorgovereenkomsten en declaraties op dit moment nog niet geheel conform de
beoogde reguliere eisen worden aangeleverd. Na uw overleg met de Tweede Kamer in
maart jl. zijn de veel voorkomende oorzaken voor de uitval in deze steekproef nogmaals
beoordeeld op doelmatigheid. De conclusie van ketenpartijen is dat de beoogde reguliere
controles op zorgovereenkomsten, wijzigingsformulieren, declaraties en facturen
doelmatig zijn. Wel heeft de analyse op één onderdeel tot een aanpassing geleid,
namelijk controle op het vermelden van de wet indien een budgethouder slechts uit één
wet zorg ontvang. De overige controles hebben in belangrijke mate een
arbeidsrechtelijke achtergrond, zoals vermelding van het aantal gewerkte uren,
startdatum (arbeids)overeenkomst en het plaatsen van een handtekening. Een
totaaloverzicht van de reguliere controles treft u in de bijlage aan.
Ook is onderzocht of het steekproefsgewijs achteraf controleren doelmatiger is dan
volledige controle vooraf. Het achteraf controleren wordt namelijk succesvol toegepast in
andere ketens, bijvoorbeeld bij de belastingaangifteketen. Deze variant wordt echter
door ketenpartijen op dit moment niet haalbaar geacht, omdat de stukkenstroom van de
indiener naar de instantie op dit moment onvoldoende gestructureerd verloopt. De
ketenpartijen adviseren de reguliere controles in te voeren om zo op een gestructureerde
en verantwoorde manier te werken aan het kwaliteits- en rechtmatigheidsniveau van de
administraties . Eventuele alternatieven, zoals het achteraf controleren, worden hiermee
op termijn beter haalbaar geacht.
Draagvlak bij ketenpartijen afschaffen coulancebeleid
In lijn met het besluit uit het bestuurlijk overleg van 17 februari jl. is gewerkt aan een
voorstel voor het afschaffen van het coulancebeleid. De ketenpartijen zijn het op
12 mei jl. unaniem eens geworden over de wijze waarop en langs welke tijdlijnen het
coulancebeleid van de controles op zorgovereenkomsten en declaraties op
gecontroleerde wijze en met oog voor de budgethouder afgeschaft kunnen worden. Ook
door Per Saldo en BVKZ is aangedrongen op een zo spoedige mogelijke invoering van
reguliere controles. Niet uitgesloten kan worden dat, als gevolg van het afschaffen van
Voor een solide, gebruiksvriendelijk en rechtmatig trekkingsrecht PGB
Pagina 2 van 6

het coulancebeleid, er een periode zal zijn waarin declaraties die niet voldoen aan de
eisen, niet betaald worden en teruggestuurd worden met het verzoek om deze aan te
passen. Dit is een consequentie, die door de ketenpartijen geaccepteerd wordt.
Voorstel afschaffen coulancebeleid zorgovereenkomsten
Vanaf 1 augustus 2016 wordt de coulance, waarmee zorgovereenkomsten en wijzigingen
op zorgovereenkomsten worden beoordeeld, afgeschaft. Foutieve of onvolledige
zorgovereenkomsten en wijzigingen op zorgovereenkomsten worden niet meer verwerkt,
maar geretourneerd aan de budgethouder. Bij een foutieve of onvolledige
zorgovereenkomst ontvangt de budgethouder van de SVB een brief met toelichting over
de noodzakelijke aanvulling of aanpassing op de zorgovereenkomst of het
wijzigingsformulier. Tevens heeft de SVB één keer telefonisch contact met de
budgethouder over de foutieve of onvolledige zorgovereenkomst. Bij een volgende
foutieve of onvolledige aanlevering ontvangt de budgethouder alleen een brief en wordt
er niet meer gebeld. Ketenpartijen zijn het erover eens dat voor zorgovereenkomsten
geen gewenningsperiode nodig is, omdat wijzigingen en vernieuwingen in
zorgovereenkomsten over het algemeen ver van te voren en meer verspreid over het jaar
ingediend worden. Hierdoor is er voldoende tijd om eventuele fouten te herstellen
voordat betalingen dreigen te stagneren.
Voorstel afschaffen coulancebeleid declaraties
Voor declaraties is afgesproken een gewenningsperiode van 1 september tot 1 oktober
2016 te hanteren. Wennen betekent dat de controles worden toegepast, maar
documenten (en dus betalingen) ondanks onvolledigheid of onjuistheid wel worden
verwerkt. De budgethouder ontvangt over de ontbrekende of foutieve gegevens een
brief en een flyer en de SVB heeft hierover één keer telefonisch contact met de
budgethouder.
De gewenningsperiode stopt per 1 oktober en op dat moment wordt het coulancebeleid
afgeschaft. Foutieve of onvolledige declaraties worden niet meer verwerkt. De
budgethouder ontvangt van de SVB een brief met toelichting over de noodzakelijke
aanvullingen of aanpassingen. Tevens heeft de SVB nog één keer telefonisch contact met
de budgethouder over de foutieve of onvolledige declaratie, ongeacht of er tijdens de
wenperiode reeds contact is geweest met deze budgethouder. Bij een volgende foutieve
of onvolledige aanlevering ontvangt de budgethouder alleen een brief en wordt er niet
meer gebeld. Na het opnieuw, dit maal correct, indienen wordt de declaratie alsnog
verwerkt.
De SVB heeft aangegeven dat het later afschaffen van het coulancebeleid rondom de
jaarovergang (periode 1 oktober – 1 maart) niet uitvoerbaar is in verband met
piekbelasting bij de SVB in deze periode.
Communicatie aan budgethouders
De ketenpartijen zien een goede communicatie over het afschaffen van het
coulancebeleid aan budgethouders, vertegenwoordigers en zorgverleners als een
essentiële voorwaarde. Ketenpartijen hebben een voorstel opgesteld voor de
communicatiemiddelen inclusief een tijdlijn:
- Alle budgethouders ontvangen eind juli een brief met toelichting over het
afschaffen van het coulancebeleid. Bij de brief wordt een speciale uitgave
gevoegd van de SVB-nieuwsbrief met eenvoudige stroomschema’s om te kunnen
nagaan waaraan hun zorgovereenkomsten en declaraties moeten voldoen. Deze
speciale uitgave wordt vooraf bij een groep budgethouders getest op
Voor een solide, gebruiksvriendelijk en rechtmatig trekkingsrecht PGB
Pagina 3 van 6

-

-

-

leesbaarheid en begrijpelijkheid. Met deze test wordt tevens beoordeeld of het
splitsen van deze communicatie in twee momenten, één met nadruk op
zorgovereenkomsten (juli) en één met nadruk op declaraties (augustus), de
effectiviteit kan vergroten.
Budgethouders ontvangen bij de brief met het verzoek tot aanpassing of
aanvulling van gegevens een leaflet met ‘Aandachtspunten bij het invullen van
uw zorgovereenkomst’ en op de andere zijde ‘Goed declareren in 5 stappen’.
Zoals aangegeven belt de SVB met budgethouders met een toelichting op de
gemaakte fouten. Deze werkwijze wordt in ieder geval toegepast tot en met
oktober, waarbij het uitgangspunt is dat de SVB eenmaal voor een
foutieve/onvolledige zorgovereenkomst, eenmaal voor een foutieve/onvolledige
declaratie of factuur in de gewenningsperiode en eenmaal voor een foutieve/
onvolledige declaratie na afschaffing van het coulancebeleid, telefonisch contact
heeft met de budgethouder of diens vertegenwoordiger.
Het Ketenbureau PGB zal organiseren dat de aandachtspunten voor
zorgovereenkomsten en vereisten voor goede declaraties ook onder
zorgverleners worden verspreid.

Het Ketenbureau PGB houdt tijdens de periode van het afschaffen van het coulancebeleid
de signalen die binnenkomen bij de frontoffice Dienstverlening PGB van de SVB, bij Per
Saldo en bij de helpdesk PGB voor zorgverleners, met voldoende regelmaat bij. Daarnaast
worden de specifieke reden van uitval van zorgovereenkomsten, wijzigingsformulieren en
declaraties gemonitord.
Effectiviteit communicatiemiddelen
Omwille van een beheersbare invoering is gedurende het implementatietraject behoefte
aan inzicht in de effectiviteit van de informatieverstrekking aan budgethouders. Daarom
wordt in augustus een steekproef op de kwaliteit van de declaraties gehouden. Ik zal de
uitkomsten van de steekproef met de ketenpartijen bespreken.
Samengevat is de tijdlijn als volgt:
Datum
Eind juli
Vanaf 1 augustus

Medio augustus
Vanaf 1 september

Medio september
Vanaf 1 oktober

1 augustus 31 december

Activiteit
Verzending speciale uitgave nieuwsbrief over zorgovereenkomsten en
declaraties van de SVB
Start reguliere controles zorgovereenkomsten:
- Brief + toelichting aan budgethouder met flyer
- Telefonisch contact SVB met budgethouder voor toelichting bij onjuiste
aanlevering
Uitvoeren steekproef kwaliteit declaraties
Start gewenningsperiode declaraties:
- Bij fouten of onvolledigheid toch verwerken en betalen
- Brief + toelichting aan budgethouder met flyer
- Telefonisch contact SVB met budgethouder voor toelichting
Verzending nieuwsbrief voor alle budgethouders, herhaling aandachtspunten
declaraties en extra aandacht veel gemaakte fouten (op basis steekproef
augustus)
Start reguliere controles declaraties:
- Bij fouten of onvolledigheid worden declaraties niet meer verwerkt
- Brief + toelichting aan budgethouder met flyer
- Telefonisch contact SVB met budgethouder voor toelichting
Monitoren ontwikkelingen invoering, waar nodig aanvullende communicatieve
oplossingen bieden, bijvoorbeeld verlengen periode van telefonische
ondersteuning
Voor een solide, gebruiksvriendelijk en rechtmatig trekkingsrecht PGB
Pagina 4 van 6

Rechtmatigheid
Voor 2016 geldt dat niet alle declaraties, zorgovereenkomsten of wijzigingen hierop,
conform het volledige regime zijn gecontroleerd. Dit heeft gevolgen voor de inhoud van
de Assurance verklaring die de SVB over 2016 (en 2017) af zal leggen aan gemeenten en
zorgkantoren. Voor gemeenten en zorgkantoren kan dit opnieuw gevolgen hebben voor
hun accountantsverklaringen. Als voorbereiding op de jaarafsluiting van 2016 gaat het
Ketenbureau PGB met betrokken partners de mogelijke gevolgen in beeld brengen.
c) Stand van zaken overige noodmaatregelen
Het afgelopen jaar is de prioriteit gelegd bij het uitbetalen van zorgverleners. Om alle
zorgverleners tijdig te kunnen uitbetalen, zijn begin 2015 noodmaatregelen ingevoerd. De
stand van zaken betreffende de noodmaatregelen is als volgt:
- Uitbetalen op basis van een ambtshalve budget: vanaf 1 april 2015 zijn er geen
nieuwe ambtshalve budgetten toegekend. Met het uitvoeren van het herstelplan
zijn de eerder toegekende ambtshalve budgetten in 2015 afgebouwd. Voor 2016
vinden om deze reden geen uitbetalingen meer plaats op basis van ambtshalve
budgetten.
- Uitbetalen op basis van een ambtshalve zorgovereenkomst: vanaf 1 april 2015
zijn er geen nieuwe zorgovereenkomsten ambtshalve geregistreerd. Met het
uitvoeren van het herstelplan is het aantal van ca. 53.000 begin 2015
gereduceerd naar circa 9.800 (peildatum week 20 van 2016). Budgetverstrekkers
kiezen er op dit moment voor om de ambtshalve zorgovereenkomsten door
natuurlijk verloop (afloop of vervanging van de zorgovereenkomsten) uit te
faseren. Dit om belasting van de budgethouder en de keten te voorkomen. Het
tempo van de afname van het aantal ambtshalve zorgovereenkomsten wordt
gemonitord.
- Rapid Respons Team: deze voorziening is vooralsnog gecontinueerd. Onderzocht
wordt hoe deze voorziening een plek kan krijgen in het reguliere proces.
Daarmee wordt structureel geborgd dat de SVB in urgente situaties volgens
vastgestelde criteria zorgverleners kan blijven uitbetalen.
- Helpdesk voor zorgaanbieders: deze voorziening is verlengd. Gewerkt wordt aan
de realisatie van een structurele oplossing voor het einde van het jaar.
d) Stand van zaken aanlevering toekenningsberichten (tkb’s) door gemeenten bij de SVB
In mijn brieven van 5 en 28 april jl. heb ik u geïnformeerd over de aanlevering van
toekenningsberichten (tkb’s) door gemeenten bij de SVB. Zorgkantoren hadden vanuit de
Wlz de toekenningsberichten al tijdig aangeleverd.
Uit cijfers van de SVB van vandaag, 26 mei, blijkt dat het aantal bij de SVB geregistreerde
gemeentelijke budgetten dat op 30 april afliep en waarvoor door gemeenten geen
aanvullend budget is aangeleverd, 9.000 bedraagt. Op 1.950 van deze 9.000 budgetten
heeft in 2016 geen besteding door budgethouders plaatsgevonden. Dat betekent dat het
gebruikte aantal budgetten dat op 30 april afliep en waarvoor geen nieuw budget is
aangeleverd, circa 7.050 bedraagt. Deze budgethouders zijn, naast de gemeenten, tijdig
door de SVB per brief geïnformeerd over het aflopen van hun budgetten.
In mijn eerdere brieven heb ik verklaringen van gemeenten opgenomen voor een daling
van het aantal gemeentelijke budgetten. Zo kiezen gemeenten bijvoorbeeld in overleg
met de budgethouder voor zorg in natura of stappen budgethouders over van de Wmo
naar de Wlz, dus van gemeente naar zorgkantoor. Het aantal geregistreerde Wlzbudgetten bij de SVB is sinds 1 mei met circa 550 toegenomen.
Voor een solide, gebruiksvriendelijk en rechtmatig trekkingsrecht PGB
Pagina 5 van 6

Vooralsnog heb ik geen signalen ontvangen dat de daling van het aantal gemeentelijke
budgetten tot grote betaalrisico’s leidt. Individuele gevallen zijn echter niet uit te sluiten.
Op het moment dat de SVB een declaratie ontvangt waarvoor geen budget geregistreerd
is bij de SVB, wordt de budgethouder hierover per brief geïnformeerd.
Gemeenten zijn verantwoordelijk voor continuïteit van zorg en ondersteuning en
daarmee voor het tijdig en juist aanleveren van tkb’s bij de SVB. Indien dit in bepaalde
gevallen niet tijdig lukt, is het de verantwoordelijkheid van de gemeente om alsnog met
spoed een tkb aan te leveren bij de SVB. Om in dergelijke gevallen eventuele
betalingsrisico’s aan zorgverleners van budgethouders zoveel mogelijk te voorkomen, is
het volgende afgesproken:
- De SVB kan door herprioritering extra capaciteit vrijmaken om tkb’s zo snel
mogelijk te verwerken;
- Het Rapid Respons Team van de SVB is voorbereid op een mogelijke piek in de
werkbelasting;
- Onderkend is dat de aanlevering van tkb’s in veel gevallen leidt tot een
aanpassing van een zorgovereenkomst. Afgesproken is dat de SVB hier in de
uitvoering rekening mee houdt.
Ik heb u eerder geïnformeerd over de inspanningen van ketenpartijen, gericht op een
tijdige en goede aanlevering van deze tkb’s bij de SVB. Ketenpartijen werken momenteel
samen aan een goede en tijdige aanlevering van tkb’s bij de SVB voor aflopende
budgetten, die in de komende maanden aflopen.
Het Ketenbureau PGB zal de betalingen en de aanlevering van tkb’s scherp monitoren en
u blijven informeren over de voortgang.

Hoogachtend,

Maarten A. Ruys
Ketenregisseur Trekkingsrecht PGB

Voor een solide, gebruiksvriendelijk en rechtmatig trekkingsrecht PGB
Pagina 6 van 6