Beoordelingsmemorandum ODA vanaf € 1 mln.
(Nederlandse bijdrage vanaf € 1.000.000)

Bewaar/Genereer
I

GEVRAAGD BESLUIT BETREFT

Voor toelichtingen op de OS beleidsgegevens wordt verwezen naar het OS gegevenswoordenboek. Alle vragen die in onderstaande tabel zijn gearceerd, geeft het OS-gegevenswoordenboek nadere toelichting.
Gearceerde tekst: Nadere toelichting wat bij activiteit specifieke gegevens wordt gevraagd in te vullen. Een groot gedeelte van de gegevens uit onderstaande tabel komt
rechtstreeks in de open data dus goede vastlegging is daarom extra van belang.
Voor overige toelichtingen wordt verwezen naar de alfabetische begrippenlijst en links
naar het Rijksportaal .
Aanvraagnummer
Korte naam aanvraag

Betekenisvolle duidelijke korte naam, in het Engels of Frans,

Volledige naam aanvraag

Uitgebreide naam, in het Engels of Frans, geen budgethouder

géén budgethouder code en afkortingen
code en afkortingen

Omschrijving aanvraag

Uitgebreide omschrijving van de activiteit

Budgethouder
Datum ontvangst aanvraag
Business Partner

Gebruik bij een nieuwe business partner het volgende leveranciersformulier.

Nummer Business Partner

3………

Uitvoerende organisatie(s)
Juridische relatie

Choose an item.

Committering in vreemde
valuta (indien van toepassing)
Corporate rate
Committering in euro
Budgetplaats
Begindatum activiteit
Einddatum activiteit
Begindatum contract
Einddatum contract
Wordt een evaluatie

Choose an item.

voorzien?
1

Hulpmodaliteit

Choose an item.

Donor rol

Choose an item.

Technische assistentie

Choose an item.

Land/regio begunstigde
Landen binnen de regio (indien van toepassing)
Locatie binnen het land (zo

Choose an item.

specifiek mogelijk)

Naam
locatie(s):

CRS Code
Beleidskenmerken gewicht

Vergeet hier niet de internationale beleidskernmerken gender,

‘principal’ (geen minimum/

klimaatadaptatie, klimaatmitigatie, verwoestijning en biodiver-

maximum aantal)

siteit

Beleidskenmerken gewicht

Vergeet hier niet de internationale beleidskernmerken gender,

‘significant’ (geen
minimum/ maximum aan-

klimaatadaptatie, klimaatmitigatie, verwoestijning en biodiversiteit

tal)
Specifieke toezeggingen

Geef hier aan of de informatie over de activiteit gevoelig is.

en/of Specifieke kenmerken, met name gevoelige informatie

Geef hier ook aan of de activiteit voortvloeit uit een specifieke
toezegging van de Minister.

2

II.

BEOORDELING ACTIVITEIT

2.1

Bijdrage activiteit aan beleidsdoelstellingen van BZ (beleidsrelevantie)

2.1.1

Beschrijving beleidsrelevantie

•
•

Geef hier onderbouwing voor de beleidskenmerken die op het voorblad van het BEMO aan de activiteit
zijn toegekend.
Geeft hier onderbouwing voor de internationale beleidskenmerken die op het voorblad van het BEMO
aan de activiteit zijn toegekend.

2.1.2 Beoordeling
Geef de beoordeling van de beleidsrelevantie van het project in onderstaande tabel. Geef de totale score en
licht toe waarom de maximale score niet wordt gehaald. Indien bepaalde criteria niet van toepassing zijn, graag
aangeven waarom. In het geval de beoogde resultaten zijn/worden vastgelegd in de resultatenapplicatie, hoeft
u paragraaf 2.1. niet in te vullen. U dient wel de snapshots vanuit het PDF-bestand uit de resultatenapplicatie –
bestand met de geregistreerde resultaten toe te voegen. Dit kan onder onderstaande tabel.

Nr.

Criteria 2.1

Indicatoren ( score 0, 1, 2)

Score

Beleidsrelevantie
2.1.1

0
0

De voorgestelde interventie sluit aan
bij een van de ope-

Choose an item.

rationele doelstellingen van de MvT
en daaraan gerelateerde beleidsnotitie (beleidstheorie
en interventielogica).
2.1.2

terventie sluit aan
bij de speerpunten

2.1.3

0
0

De voorgestelde in-

Choose an item.

0
0

De voorgestelde interventie sluit aan
bij het jaarplan en

Choose an item.

de resultaatketen
van het MIB/MJSP.
2.1.4

0
0

De bijdrage van de
voorgestelde interventie aan de

Choose an item.

(doorsnijdende)
thema’s vrouwenrechten en gendergelijkheid/ klimaat/

3

Toelichting

PSD/ beleidscoherentie en versterking maatschappelijke organisaties

8 van de 8 punten)
Totale score (maximaal 8

0
0

Indien van toepassing snapshots uit de resultatenapplicatie hieronder toevoegen.

2.2

Probleemanalyse en geleerde lessen

2.2.1

Beschrijving

Beschrijf en motiveer in het kort en voor zover van toepassing:
•
welk probleem de voorgestelde activiteit adresseert;
•
in hoeverre ongelijke genderverhoudingen en klimaatverandering onderdeel zijn van het probleem;
•
in hoeverre draagt de activiteit bij aan de oplossing van het probleem.

2.2.2

Beoordeling

Geef de beoordeling van de contextanalyse van het project in onderstaande tabel. Geef de totale score en licht
toe waarom de maximale score niet wordt gehaald en hoe daarmee wordt omgegaan. Indien bepaalde criteria
niet van toepassing zijn op de activiteit, graag aangeven waarom.

Nr.

Criteria 2.2

Indicatoren (score 0,1,2)

Score

Contextanalyse

2.2.1

0
0

Het voorstel is
gebaseerd op een
zorgvuldige, ge-

Choose an item.

degen contextanalyse (inclusief
genderanalyse)
waaruit een logische probleemdefinitie en doelstelling voortvloeit.
2.2.2

0
0

Het voorstel legt
vanuit het geformuleerde pro-

Choose an item.

bleem op logische
wijze uit waarom
de interventie gericht is op de genoemde geografische locatie.

4

Motivatie en verwijzing naar relevante passages uit
projectvoorstel

2.2.3

0
0

Het voorstel onderbouwt de
keuze van de

Choose an item.

doelgroep en
van genderspecifieke belangen en
behoeften daarbinnen.
2.2.4

0
0

Het voorstel beschrijft welke relevante actoren

Choose an item.

betrokken zijn
geweest (inclusief
organisaties voor
vrouwenrechten)
bij de formulering
van het voorstel
en welke invloed
zij hebben gehad
op de inhoud van
het voorstel.
2.2.5

0
0

Er is een stakeholderanalyse (incl. vrou-

Choose an item.

wen en jongeren)
uitgevoerd en de
resultaten zijn in
het voorstel verwerkt.
2.2.6

0
0

Het voorstel beschrijft hoe resultaten uit evalua-

Choose an item.

ties en/of studies
meegenomen zijn
in de formulering
van het voorstel.
10
Totale score (maximaal 10 van de 12 punten)

2.3

0
0

Doelstellingen (outcome), resultaten (outputs), activiteiten en middelen, op basis

van het SMART principe
2.3.1

Beschrijving

Beschrijf kort / neem over uit het projectdocument:
•
de doelstellingen op outcome niveau, inclusief prestatie-indicatoren;

5

•
•
•
•

per doelstelling welke resultaten (outputs) met de activiteit moeten worden bereikt en hoe deze worden gemeten
per output welke activiteiten en middelen nodig zijn om de outputs te realiseren;
in hoeverre de doelstellingen, resultaten, activiteiten en prestatie-indicatoren gender-specifiek zijn geformuleerd;
op welke wijze de duurzaamheid (in de betekenis van beklijfbaar) van de interventie is geborgd.

Voeg het raamwerk ‘doelstelling – resultaat – activiteiten – middelen’ (logical framework) toe aan het bemo.

2.3.2

Beoordeling

Geef een beoordeling van het logical framework van het project in onderstaande tabel. Geef de totale score en
licht toe waarom de maximale score niet wordt gehaald en hoe daarmee wordt omgegaan. Indien bepaalde
criteria niet van toepassing zijn op de activiteit, graag aangeven waarom.
In het geval de beoogde resultaten zijn/worden vastgelegd in de resultatenapplicatie, hoeft u paragraaf 2.3.2
niet in te vullen. U dient wel de snapshots vanuit het PDF-bestand uit de resultatenapplicatie – bestand met de
geregistreerde resultaten toe te voegen. Dit kan onder de tabel van paragraaf 2.1. (zie ook paragraaf 2.1).

Nr.

Criteria 2.3
Outcomes, ouputs,

Toelichting score (1 punt

Score

per indicator)

Motivatie en verwijzing naar relevante
passages uit project-

activiteiten en

voorstel

middelen, op basis
van het SMART
principe
2.3.1

De doelstellingen op
het niveau van outcome zijn concreet
geformuleerd, vallen
binnen de invloedsfeer van het voorstel en zijn realistisch. De outcomes
vloeien logisch voort
uit het geformuleerde probleem.

de outcomes zijn specifiek
geformuleerd.

0
0

Aanvullende beoordeling
gender indicator 3:

de doelstellingen vloeien
logisch voort uit het
geformuleerde probleem.

De doelstellingen bevatten
expliciete verwijzing naar
vrouwen/mannen, meis-

de doelstellingen vallen
binnen de invloedsfeer van
het voorstel en zijn realistisch
(ook gezien de looptijd en de
lokale omstandigheden).

jes/jongens en gendergelijkheid. Motiveer waaruit
dit blijkt.

de doelstellingen zijn acceptabel voor de doelgroep en
andere stakeholders.
de geformuleerde doelstellingen zijn realistisch in relatie tot de omvang van de
activiteiten en de beschikbare capaciteit van de
(lokale) organisatie(s).

2.3.2

De voortgang van de
realisatie van de
outcomes kan op
objectieve wijze
worden vastgesteld
aan de hand van
meetbare prestatie

voor iedere outcome zijn relevante prestatieindicatoren
geformuleerd.

voor iedere prestatieindicator is een baseline en een
meetbare streefwaarde
geformuleerd (kwalitatief
en/of kwantitatief).

indicatoren.

6

0
0

Aanvullende beoordeling
gender indicator 1:
Voor iedere outcome zijn
relevante, genderspecifieke prestatie-indicatoren
geformuleerd. Motiveer
waaruit dit blijkt.

de verificatiemethode (de
wijze waarop gegevens
worden verzameld / bronnen) is realistisch en
haalbaar.

2.3.3

De geformuleerde
outputs zijn concreet
en vallen binnen de
span of control van
het voorstel. De outputs vloeien logisch
voort uit de geformuleerde outcomes.

Het projectvoorstel is in
duidelijke fases is verdeeld,
allen met concreet
geformuleerde outputs.

0
0

de outputs zijn specifiek.
de outputs hebben een
duidelijke relatie met de
outcomes, m.a.w. het is te
verwachten dat de outputs
een bijdrage zullen leveren
aan de realisatie van de
outcomes.

de outputs zijn acceptabel
voor de doelgroep en andere
stakeholders.
de geformuleerde outputs
zijn realistisch in relatie
tot de omvang van de
activiteiten en de
beschikbare capaciteit van
de (lokale) organisatie(s).

2.3.4

De voortgang van de
realisatie van de
outputs kan op objectieve wijze worden vastgesteld aan
de hand van meetbare prestatie-indicatoren.

voor iedere output zijn relevante prestatieindicatoren
geformuleerd.

0
0

gender indicator 1 en 2:
Voor iedere output zijn relevante, gender-specifieke

voor iedere prestatieindicator is een baseline en een
meetbare streefwaarde geformuleerd (kwalitatief
en/of kwantitatief).

prestatie-indicatoren geformuleerd;
Baseline, streefwaarden
en verificatiemethoden

de verificatiemethode (de
wijze waarop gegevens
worden verzameld/ bronnen)
is realistisch en haalbaar.

2.3.5

Er is een logische relatie tussen de voorgestelde activiteiten
en de geformuleerde
outputs.

2.3.6

Er is een logische relatie tussen de acti-

het voorstel beschrijft de aard
van de activiteiten en legt uit
hoe de geformuleerde activiteiten zullen bijdragen aan de
realisatie van de outputs.

het budget is onderbouwd
met aantallen en tarieven
(p x q).

7

Aanvullende beoordeling

are put on to collect gender specific information.

0
0

0
0

viteiten en de projectbegroting (doelmatigheid).

2.3.7

De beoogde resultaten van de activiteit
zijn hebben aan het
einde van de looptijd
van de activiteit een
duurzaam effect
voor de uiteindelijke
doelgroep.

het budget is gespecificeerd
per output en/of outcome.

het voorstel omvat een
duidelijke visie met
doelstellingen over hoe de
activiteiten voortgezet zullen
worden aan het einde van de
looptijd van de interventie.

0
0

om deze doelstellingen te
realiseren worden specifieke maatregelen genomen tijdens de uitvoering
van de activiteit om er
voor te zorgen dat de
doelgroep bij zal dragen
aan de voortzetting van
de activiteiten.
het voorstel omvat een
transitieplan of exit strategie
waarin de verschillende
actoren worden benoemd.
het voorstel passende criteria
aan de hand waarvan de
voortgang m.b.t. voortzetting
van de activiteiten kan
worden gemeten.

2.3.8

De beoogde resultaten hebben aan het
einde van de looptijd
een duurzaam effect
op de lokale partners.

het voorstel omvat een duidelijke visie met doelstellingen
over hoe de kwaliteit van de
activiteiten en/of de financiële
onafhankelijkheid van de lokale partner wordt versterkt.
om deze doelstellingen te
realiseren worden specifieke
maatregelen genomen tijdens
de uitvoering van de activiteit.

het voorstel besteedt
aandacht aan de capaciteit
van de lokale partner om
inkomsten uit verschillende
bronnen te genereren.

het voorstel beschrijft passende criteria aan de hand
waarvan de voortgang m.b.t.
de institutionele duurzaamheid kan worden gemeten.

8

0
0

0
0

Totale score (maximale score 27 punten)

2.4

Samenwerking, harmonisatie en meerwaarde

Beschrijf kort en bondig:
•

of er sprake is van samenwerking met bijvoorbeeld Nederlandse organisaties, andere donoren, lokale
organisaties, of andere partijen;

•

de wijze waarop de samenwerking leidt tot harmonisatie, complementariteit, joint financing, delegated
cooperation (silent partnership), multidonor financing;

•

wat de meerwaarde is van de activiteit t.o.v. andere activiteiten van donoren, NGO’s en lokale overheid.

2.5

Kanaal en hulpmodaliteit (inclusief alignment)

III

CONTRACTPARTIJ / UITVOERENDE ORGANISATIE
•

Geef een korte en bondige beschrijving van de uitvoerende organisatie(s). Besteedt hierbij aandacht aan de ervaring van de
uitvoerende organisatie(s) heeft in de integratie van gender in programma’s en projecten.

9

IV.

RISICO’S EN MITIGERENDE MAATREGELEN

In deze paragraaf worden de risico’s beschreven die invloed kunnen hebben op de realisatie van resultaten. Als
input voor deze risicoanalyse kunnen worden gebruikt:
•

Analyses van Transparency International met betrekking land uitvoering;

•

Risicoanalyse uit het jaarplan budgethouder (indien hierin opgenomen);

•

Risicoanalyses uit andere BEMO’s en/of ervaringen met gelijksoortige activiteiten, organisaties of in
dezelfde gebieden.

Geheel hoofdstuk IV waar in de risico’s en mitigerende maatregelen worden beschreven is voor intern gebruik en
vormt geen onderdeel van het publieksbemo dat wordt geplaatst in de open data. De financiële omvang, politieke
gevoeligheid en eventueel de mate van innovativiteit van de
activiteit hebben invloed op de diepgang waarin de risicoanalyse moet plaatsvinden.
Er zijn veel verschillende soorten risico’s die kunnen worden beschreven in de volgende paragrafen en het is de
afweging van budgethouder om uiteindelijk tot de belangrijkste risico’s te komen. Met betrekking tot fraude en
corruptie zijn handreikingen gegeven gezien de specifieke aard van het onderwerp.
Het kan ook zijn dat er geen mitigerende maatregelen zijn en het risico wordt geaccepteerd ook dan is het
belangrijk dit vast te leggen.
Voor nadere ondersteuning bij de risicoanalyses kan gebruik worden gemaakt van de handreiking met aandachtspunten.

4.1

Context risico’s

De contextanalyse maakt duidelijk in wat voor omgeving de activiteit wordt uitgevoerd. In dit
onderdeel wordt o.a. de ernst van de corruptie van het betreffende land beschreven.
Beschrijf de aandachtspunten met betrekking tot de context risico’s in deze paragraaf en leg hierbij de relatie
met de invloed die bestaat op de resultaten die met de activiteit worden behaald.
Omschrijving risico

Invloed op resultaten activiteit

Mitigerende maatregelen

Neem motivatie op in kolom 2 en 3 van de bovenstaande tabel.

4.2

Programmarisico’s

Er zijn vele soorten programmarisico’s te identificeren die invloed kunnen hebben op de resultaten die worden
gerealiseerd met een activiteit. Daarnaast is het goed om bij de risicoanalyse met
betrekking tot het programma te realiseren waar gelegenheid tot fraude bestaat.
De gelegenheid tot fraude kan spelen bij de volgende componenten: personeel, liquide middelen, aanschaf van
voorraden en inventaris. Voorbeelden zijn:
•

Bij de component personeel kan gefraudeerd worden met vergoedingen, urenstaten of het opvoeren
van personeel dat niet in dienst is (spookpersoneel).

•

Zowel bij liquide middelen, voorraden als inventaris kan sprake zijn van diefstal of verduistering.

•

Bij aankoop van producten of diensten (w.o. inventaris en/of voorraden) kan sprake zijn van fraude
door samenspanning met of omkoping van de inkoper. Hierdoor kan het o.a. zijn dat niet conform de

10

specificaties wordt geleverd of tegen een niet marktconforme prijs. Kwaliteits- of prijscontrole is dan
noodzakelijk.
Beschrijf de aandachtspunten met betrekking tot de programmarisico’s in deze paragraaf en leg hierbij de relatie met de invloed die bestaat op de resultaten die met de activiteit worden behaald en de daarvoor benodigde
gelden. Bovengenoemde lijst aandachtspunten is niet limitatief.
Omschrijving risico

Invloed op resultaten activiteit

Mitigerende maatregelen

Neem motivatie op in kolom 2 en 3 van de bovenstaande tabel.

4.3

Risico’s m.b.t. de uitvoerende organisatie

Naast de vele soorten risico’s ten aanzien van de uitvoerende organisatie (continuïteit, deskundigheid, onafhankelijkheid, interne beheersing, etc.) is aandacht voor risico van fraude, staatssteun en grensoverschrijdend gedrag verplicht.
De eerste twee aandachtspunten in de tabel hebben betrekking op het uitdragen binnen de
organisatie dat het plegen van fraude noch overschrijdend gedrag niet getolereerd wordt. Voorkomen moet
worden dat bij een potentiële fraudepleger rationalisatie van het plegen van fraude op kan treden. Naast het
actief uitdragen van het anti-fraude beleid is enig inzicht in de “tone at the top” belangrijk. Management toont
leiderschap over het niet accepteren van (seksueel) machtsmisbruik noch van fraude en het bespreekbaar maken van mogelijke misstanden.
Met name bij het derde aandachtspunt wordt verwacht dat wordt nagegaan of de uitvoerende organisatie goed
zicht heeft op de gelegenheid tot fraude en de hierboven beschreven maatregelen monitort.
Ook kan er sprake zijn van manipulatie of falsificatie van brondocumenten bij het opstellen van financiële rapportages (financial statement fraude). Bij het vierde aandachtspunt wordt verwacht dat ingegaan wordt of voldoende aandacht is binnen de uitvoerende organisatie om deze vorm van fraude te voorkomen.
Bij het vijfde aandachtspunt kan worden ingegaan op de vraag of de contractpartner tevens de uitvoerder van
de activiteiten is of samengewerkt heeft met lokale organisaties. Bij samenwerking met lokale organisaties is
het selectieproces van deze organisatie door de beoogde contractpartner van belang.

Omschrijving risico

Invloed op
resultaten activiteit

1. Anti-fraude en anticorruptiebeleid binnen de
organisatie
2. Organisatiestructuur
en cultuur

11

Mitigerende
maatregelen

3. Monitoring, evaluatie
en kwaliteit van management
4. Financieel en administratief management.
5. Overig

Beoordeling integriteit w.o. procedures grensoverschrijdend gedrag
Stel vast of ten aanzien van de uitvoerende organisatie een actuele capaciteitstoets (ORIA (voorheen COCA)
, Partos 9001 certificering, Scorecard) bestaat. Indien dit het geval is, stel dan vast of het integriteitsbeleid
en de bijbehorende procedures en verantwoording rondom grensoverschrijdend gedrag van / binnen de organisatie is getoetst en aan de gestelde eisen voldoet.
Indien dit niet het geval is, voer dan zelf de toets uit met brondocumentatie en leg de
uitkomst van de beoordeling vast in de capaciteitstoets.
De budgethouder maakt de zichtbare integrale afweging om een activiteit wel/ niet te financieren. Bij dit integrale besluit wordt getoetst op:
1. Beleidsmatig: wat zijn de risico’s bij deze concrete activiteit/organisatie en wat is de impact van toekennen dan wel weigeren op beleidsdoelen (bv. geen financiering is geen noodhulp).
2. Beheersmatig/juridisch: in hoeverre is het uitvoerbaar om tot op uitvoerdersniveau inzicht te hebben
in het beleid van organisaties en wat zijn juridische risico’s bij weigering.
3. Politiek/communicatie: risico’s in media/parlement, tot op welk niveau wil je inzicht in beleid van organisaties/sub-contracters en in hoeverre laat je enig risico op een nieuw geval van grensoverschrijdend
gedrag de doorslag geven om af te zien van (nood) hulp.
Toelichting integrale afweging:

Beoordeling risico staatssteun

1. Gaat de steun naar een onderneming en
worden er economische activiteiten verricht?

Choose an item.

Worden er opbrengsten gegenereerd waarmee een bestaan kan worden opgebouwd?
Een onderneming kan ook een organisatie zonder winstoogmerk zijn.
Geef in de toelichting tevens een korte omschrijving van de activiteiten.
Toelichting:
2. Heeft de onderneming door de steun een
voordeel die de onderneming niet langs
normale commerciële weg zou hebben
verkregen? (de wijze van steun is uitgewerkt in de toelichting onder vraag 1.)

Choose an item.

Voor meer informatie, zie toelichting.
Toelichting:
3. Is het voordeel selectief?

Choose an item.

Onder ‘selectief’ wordt onder verstaan dat een kleine groep van organisaties/ ondernemingen een voordeel geniet.
Voor meer informatie, zie toelichting.
12

Toelichting:
{korte toelichting op organisaties}
4. Vervalst het voordeel (potentieel) de

concurrentie en heeft het mogelijk invloed op de handel tussen landen in de
interne Europese markt?

Choose an item.

Voor meer informatie, zie toelichting.

Indien “Ja” op deze vragen is geantwoord, ga dan naar DJZ-ER voor advies.

V.

UITVOERINGSPARAGRAAF

5.1

Begroting

5.1.1

Kostenspecificatie

Geef aan wat de totale kosten zijn van de activiteit en overhead. Vermeld op de regels de verschillende kostenplaatsen (activiteiten of resultaten) en in de kolommen de kostensoorten (bijv. personeel/materiaal/etc.)

Output/directe kosten
Output 1
Output 2
Overhead
Totaal
5.1.2

Kosten A

Kosten B

Financiering

Geef aan wat de totale kosten en beoogde middelen zijn van de activiteit. Gebruik hiervoor onderstaand overzicht. Indien er sprake is van meerdere donoren vermeld de bijdrage per donor.

Totale begroting

Aaa.aaa

Eigen bijdrage uitvoerende organisatie + partners
Harde toezeggingen andere donoren (per donor specificeren)
Bijdrage Nederland

Bbb.bbb
Ccc.ccc
Ddd.ddd

Nog te financieren bedrag
Zachte toezeggingen andere donoren

Eee.eee
Fff.fff

Ongedekt saldo

Ggg.ggg

5.1.3

Overige bijdragen

Geef aan welke overige (niet financiële) bijdragen van belang zijn voor de uitvoering van de activiteit, zoals inzet van vrijwilligers, beschikbaar stellen van gebouwen, materialen, etc.

5.1.4

Budgettaire risico’s

Indien er sprake is van een ongedekt saldo: geef aan hoe dit de uitvoering van de activiteit zal beïnvloeden
(bijv: proportioneel minder resultaten of schrappen van regio’s) en wat dit betekent voor de besluitvorming om
deze activiteit te financieren.

5.1.5

Verklaring t.a.v. de gepresenteerde begroting

De gepresenteerde begroting voldoet wel/niet aan de volgende eisen:
Begroting is rekenkundig juist

NEE

13

Overhead staat in verhouding tot de te leveren prestatie

NEE

Let op: Wat zit erin? Wat wordt doorbelast? Worden kosten dubbel opgevoerd (bijv.
als indirecte kosten en in de AKV)
Zijn de overige bedragen/tarieven in de begroting aanvaardbaar in relatie tot de activiteit?

NEE

Is de begroting geschikt als sturingsinstrument (koppeling outputs – budget)

NEE

Aangepaste begroting is voorwaardelijk voor uitvoering

NEE *

* Specificeer de eisen waaraan de begroting moet voldoen en op welke termijn de begroting moet zijn aangepast.

14

5.2

Voorschotten

5.2.1

Oormerken Nederlandse bijdrage

Is de Nederlandse bijdrage binnen het programma voor een specifiek doel bestemd (oormerken). Zo ja, specificeer de redenen.

5.2.2

Oormerken bijdragen overige donoren

Is de bijdrage van overige donoren voor een specifiek doel bestemd (oormerken). Zo ja, specificeer de gevolgen hiervan voor de rapportage.

5.2.3

Wel/geen voorschot

Benoem en motiveer aan de hand van de beslisboom voorschotten of de betalingen als voorschot geboekt moeten worden. Neem de uitkomst en korte motivatie op in deze paragraaf.

5.2.4. Subsidie met terugbetalingsverplichting, Lening, Deelneming of garantie
Is de Nederlandse bijdrage geheel of deels aangewend in de vorm van een subsidie met een terugbetalingsverplichting, een lening, een deelneming of een garantie? Zo ja, beschrijf kort de consequentie voor de (financiële)
administratie en zorg voor een correcte verwerking.

5.2.5

Verantwoording voorschotten

5.2.6

Betaalschema

Bepaal met de beslisboom betaaltermijnen welke frequentie van betaling is vereist voor de activiteit. Neem de
uitkomst en een korte motivatie op in deze paragraaf.

Datum mijlpaalbetaling

Valuta en bedrag mijlpaalbetaling
€
€
€
€

TOTAAL

5.2.7

Hoogte eerste betaling

5.3

Monitoring

Bij een activiteit
-

die geregeerd wordt door de raamovereenkomst (VN, IFI) OF
waarvan het beheer geregeerd wordt door een Multi-donor arrangement

kunnen de beslisboom activiteitenanalyse en de beslisboom soort accountantsverklaring worden overgeslagen.

15

5.3.1

Inhoudelijke en financiële rapportages

Bepaal met de beslisboom activiteitenanalyse welke verantwoordingsinformatie is vereist voor de activiteit.
Neem de uitkomst en een korte motivatie op in deze paragraaf.
* Bij USK gelden aparte regels voor inhoudelijke rapportage: onder € 125.000 geen inhoudelijke rapportages
maar prestatieverklaring.

Bij aanvullende eisen: specificeer wélke voorwaarden er gesteld moeten worden (bijvoorbeeld: hogere frequentie – eisen aan de inhoud, etc.). Betrek hierin ook of op een andere manier nog zicht bestaat op de uitvoering van de activiteit (participatie in Board of Donor Comité, etc.).

5.3.2

Controleverklaringen

Bepaal aan de hand van de beslisboom soort accountantsverklaring welke controleverklaring vereist is voor de
activiteit. Neem een korte de motivatie met de uitkomst van de beslisboom in deze paragraaf op.

Aanvullende rapportage door de accountant :
Indien het wenselijk is dat de accountantsverklaring vergezeld gaat van een aanvullende rapportage van de
accountant t.a.v. bepaalde aspecten, specificeer dan de reden hiervan (risicovolle activiteit – matige beheercapaciteit van de uitvoerende organisatie)
Als het gaat om een organisatie die zelf ook weer voorschotten betaalt en rapporteert op basis van baten- en
lasten stelsel, is het wenselijk dat in het controleprotocol (bijlage beschikking) opgenomen wordt dat de
(huis)accountant rapporteert over het effectieve toezicht dat de organisatie uitoefent op de voorschotverstrekking.

5.3.3

IATI - International Aid Transparency Initiative

Beschrijf of de organisatie kan rapporteren volgens conform IATI rapporteert zoals is
voorgeschreven in de BZ publication guidelines voor IATI.
https://www.government.nl/documents/publications/2015/12/01/open-data-and-development-cooperation)
1. Indien ja, neem dan deze tekst op:
De organisatie (naam) rapporteert conform IATI zoals is voorgeschreven in de BZ publication
guidelines voor IATI.
Indien van toepassing: beschrijf hier welke extra informatie moet worden opgenomen in de IATI
publicatie / voortgangsrapportage in aanvulling op de Publication Guidelines en met welke frequentie. Gedacht kan worden aan een narratieve tekst met duiding, bepaalde resultaten of standaardindicatoren, foto’s, video’s etc.
2. Indien met één van de onderstaande organisaties een contract wordt afgesloten neem
dan de volgende tekst op:
AfDB
AsDB
EBRD
FAO
GAVI
GFATM
IDB
IDLO

IMF
IOM
OCHA
OHCHR
UN Women
UNAIDS
UNCTAD
UNDP

UN-Habitat
UNHCR
UNICEF
UNODC
UNRWA
Wereldbank
WFP
WHO
16

IFAD
IFC
ILO

UNEP
UNESCO
UNFPA

WTO
WTO-ITC

De beleidsdialoog met de organisatie om tot implementatie van de IATI conform de BZ / DGIS Reporting Guidelines te komen vindt centraal plaats bij de verantwoordelijke beleidsdirecties. Deze
beleidsdirecties monitoren tevens de voortgang. De budgethouder hoeft daarom geen aanvullende
acties te ondernemen op dit aspect.
3. Beantwoord voor alle overige organisaties die niet voldoen aan de IATI vereisten,
zoals voorgeschreven in de BZ publication guidelines voor IATI, de volgende vragen uit
de tabel en neem deze op in het BEMO.
Vragen

Toelichting

1. De contractpartner rapporteert

Ja/ Nee

over de inhoudelijke voortgang
van de activiteit door middel van
een IATI dataset die is gebaseerd
op de BZ publication guidelines
voor
IATI.
2. Wat is de reden dat de con-

Toelichting:

tractpartner niet rapporteert conform de BZ publication guidelines
voor IATI?
3. Binnen welk tijdspad kan de

Toelichting:

contractpartner wel rapporteren
volgens de BZ publication
guidelines voor IATI?
4. Welke aanvullende afspraken

Toelichting:

worden met de organisatie
gemaakt om te waarborgen dat
IATI conform te rapporteren wordt
gerealiseerd binnen aangegeven
tijdspad?

5.3.4

Jaarplannen + overige rapportages

Geef tevens aan of er naast de bovengenoemde inhoudelijke en financiële rapportages nog andere rapportages
of documenten (jaarplannen, management assertions) vereist zijn.

5.3.5

Monitoringskalender

Overzicht rapportage-eisen ten behoeve van de correcte verwerking in de beschikking / overeenkomst.
Type

Soort + evt. specifieke eisen*

Periode

Indienen

Jaarplan

[mm-mm]

[dd-mm-jj]

Inhoudelijk verslag *

[mm-mm]

[dd-mm-jj]

Inhoudelijke rapportage
IATI*

[mm-mm]

[dd-mm-jj]

[project]

[dd-mm-jj]

Financieel verslag
Verslag van veldbezoek
Eind inhoudelijk **

17

Eind financieel
Accountant

[mm-mm]

[dd-mm-jj]

Certified statement

[mm-mm]

[dd-mm-jj]

Evaluatie

[mm-mm]

[dd-mm-jj]

Overig in te voeren

* Inhoudelijk verslag/ Inhoudelijke rapportage IATI:
In het geval van rapporteren conform IATI wordt naast de tabel verwezen naar de extra rapportage-eisen zoals
opgenomen onder 5.3.3.
Neem dan de volgende tekst op in het BEMO:
De organisatie rapporteert conform BZ publication guidelines voor IATI. Voor nadere toelichting

omtrent de inhoudelijke rapportages wordt verwezen naar 5.3.3.

In het geval van een fysieke rapportage: rapporteer over bijdrage van derden (inputs), outputs, outcome,
duurzaamheid en de besteding van de Nederlandse bijdrage conform de laatst goedgekeurde begroting. Indien
een financiële rapportage (anders dan de A-verklaring!) separaat ingediend wordt, regel invoegen.
** Zie ook uitkomsten van paragraaf 5.3.1, indien aanvullende eisen wenselijk zijn hier specificeren.

5.3.6

Evaluaties

Motiveer of een evaluatie noodzakelijk is. Gebruik ter ondersteuning beslisboom evaluaties.
5.4

Contractuele zaken

Aard

Choose an item.

Basis van de subsidie

Kaderwet:…. Subsidieregeling: Art. … (evt: beleidsregels of overige documenten gepubliceerd op….)

Naam subsidieprogramma/
beleidskader

Subsidieregeling BZ 2006 Indien anders dan graag motiveren en link naar
beleidskader in de Staatscourant opnemen. Dit kan o.a. bij subsidietenders het geval zijn of subsidies verricht door uitvoerders zoals RVO, Nuffic
etc..

Soort opdrachtverlening

Choose an item.

Waiver

(indien van toepassing) Datum goedkeuring waiververzoek

Type contract

Choose an item.

Goedgek. Voorstel d.d. +
andere relevante stukken
Ref. code (VN project)
Contract bedrag totaal
AKV / Overhead

Maximaal ….%

Contingency

Maximaal ….%

of €/$ … (alleen gebruiken na toestemming)

Hoogte 1 betaling
e

Frequentie betaling

12 maandelijks (standaard) / indien korter (motiveren!)

Maximale voorschot

…% van het totaalbedrag

Voorwaarden betaling

Tijdige indiening / tijdige indiening + goedkeuren rapportages / bijzondere
voorwaarden

Bankgegevens uitvoerder
Bijlagen bij contract / beschikking

- Goedgekeurde voorstel
-…

Overige
Routing contract

Direct naar uitvoerder / PV …. / ZMA…. / Overig …

18

Verantwoordelijk

Naam contactpersoon bij BZ opnemen

beleidsmedewerker
Correspondentietaal

Taal aangeven waarin correspondentie plaatsvindt met business
partner. Heeft invloed op automatische processen zoals bijv. rappellen vanuit SAP.

Contactpersoon business

Naam contactpersoon business partner opnemen waarmee de cor-

partner

respondentie wordt gevoerd.

E-mailadres contact-

E-mailadres contactpersoon business partner.

persoon business partner

5.5

Rol post/rol departement

5.6

Quality@Entry (Q@E)

VI.

GOEDKEURING

De hierboven beoordeelde activiteit voldoet aan de geldende eisen met betrekking tot rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. Door parafering verklaart de medewerker tevens minimaal de genoemde werkzaamheden te hebben verricht, dan wel verantwoordelijkheid te nemen voor deze werkzaamheden die anderen
namens hem/haar hebben uitgevoerd:

Functie

Naam

Beleidsmedewerker
- Beleidsmatige beoordeling van de activiteit
V.w.b DGIS/Q@E incl.: inschakelen reviewteam
- Concept-bemo aanpassen o.b.v. advies
beheermedewerker en afdelingshoofd / HOS
- Goedkeuring definitieve versie van het bemo
Beheermedewerker
Adviseren bij concept-bemo m.b.t.
- Kwaliteit beleidsinformatie
- mate waarin de beleidskenmerken (incl. de
gewichten belangrijk, dan wel zeer belangrijk)
overeen komen met de nevendoelen in bemo.
- Toets op budgettaire ruimte
- Financieringsbehoefte (noodzaak van Nederlandse bijdrage gezien begroting)
- Juiste juridische relatie
- Aard en frequentie van de financiering / bevoorschotting
- Rekenkundige juistheid begroting
- Aanvaardbaarheid van de bedragen / tarieven
(o.a. overhead/AKV)
- Geschiktheid begroting als sturingsinstrument
- Juistheid en volledigheid risico’s m.b.t. activiteit / uitvoering / fraude en corruptie
- Te treffen beheersmaatregelen waaronder bijvoorbeeld aard en frequentie van rapportages
en evt. overig toezicht (incl. noodzaak audit)
en evaluatie
- Beoogde basis voor latere afboeking van voorschotten
19

Paraaf

Datum

-

Beoordelen c.q. goedkeuren definitieve versie
van het bemo.

Afdelingshoofd / HOS
Becommentariëren concept-bemo m.b.t.
- Correct gebruik van het HBBZ standaard
bemo-format c.q. juistheid/volledigheid informatie in het bemo
- Visie op beheeradvies (het niet volgen van beheeradvies moet onderbouwd worden)
- Beleidsmatige beoordeling activiteit
- Beoordelen c.q. goedkeuren definitieve versie
van het bemo, inclusief instemming met de
uitgevoerde risico-analyse (m.b.t. activiteit /
organisatie / fraude en corruptie) en de getroffen beheersmaatregelen.
Budgethouder
Goedkeuren definitieve versie van het bemo nadat
ten minste is vastgesteld dat:
- Advies m.b.t. beheer verwerkt is (of voldoende gemotiveerd terzijde gelegd)
- Inputs van afdelingshoofd zijn verwerkt
- Voor DGIS: adviezen/ bevindingen van Q@E
zijn verwerkt;
- Op de activiteit is een gender-analyse verricht.
- Beleidsmatige beoordeling akkoord is

20

KOPIEVERLENING
- COM, regiodirectie, DMM bij multilaterale instellingen
- ZMA en/of PV
- Open data
- hang de digitale versie van het vastgestelde bemo in HP-RM.
BRONDOCUMENTEN
Opsomming belangrijkste documenten waaruit is geput voor informatie in het bemo zoals evaluaties, studies, MJSP, landenanalyses (bijv. van Transparency International/ Global Integrity), etc.
BIJLAGEN BEMO
Neem voor de diverse bijlagen alleen het recordnummer op in HP-RM zodat documenten snel kunnen worden teruggevonden wanneer gebruik wordt gemaakt van 24/7 Foxy.
Nr.
Omschrijving
Recordnummer HP-RM
Verplicht
a.
Oorspronkelijke brief waar in de bijdrage is
aangevraagd;
b.
Laatste versie van het voorstel;
Indien van toepassing
c.
Raamwerk ‘doelstelling – resultaten – activiteiten – middelen’ (logical framework);
d.
ORIA, indien verplicht en nieuw vastgesteld
n.a.v. de beoordeling van de activiteit;
e.
f.
g.

h.

Verkorte vragenlijst (mutatiedocument bestaande ORIA’s
Risico analyse MJSP
Brief met bankgegevens van de uitvoerende
organisatie (origineel briefpapier), tenzij opgenomen in het ingediende projectvoorstel + belagen
Goedgekeurd waiverformulier, indien van toepassing;

i.

Standaard MoU, of LoA, indien van toepassing

j.

Conclusies en adviezen reviewteam
(DGIS/Q@E)

21

Bijlagen beslisbomen
Beslisboom voorschotten

22

Beslisboom betalingstermijnen

De risico’s op grond van de
totale risicoanalyse in het

12 maanden

De risico’s op grond van
JA

de totale risicoanalyse in

bemo zijn laag/

het bemo zijn laag/ goed

goed beheersbaar?

beheersbaar?

N

N

E

E

E

E

6 maanden bevoorschotting

6 maanden bevoorschotting

23

JA

bevoorschotting

Beslisboom activiteitenanalyse
Beheer-capaci-

Risico’s op ni-

Omvang van de ac-

teit organisatie

veau activiteit

tiviteit

Ontoereikend

Vereist voor de prestatie-beoordeling

Uitkomst 1
Niet van toepassing (niet mee in
zee gaan)

JA

NEE

Zeer matig/
matig

JA

NEE

Groot/
matig

Uitkomst 2
Accountantsverklaring
+ rapport van bevindingen
+ aanvullende maatregelen

JA

NEE

Gering

> EUR 500.000

JA

Uitkomst 3
Accountantsverklaring
+ rapport van bevindingen

< EUR 500.000

JA

Uitkomst 4
Inhoudelijke + financiële rapportage *

> EUR 5 mln.

JA

Uitkomst 5
Accountantsverklaring
+ rapport van bevindingen
+ aanvullende matregelen
+ eindevaluatie doelmatigheid
en doeltreffendheid

> EUR 500.000

JA

Uitkomst 6
Aanvullende maatregelen

< EUR 500.000

JA

Uitkomst 7
Inhoudelijke + financiële rapportage *

JA

Groot/

Positief
JA

matig

JA

NEE

> EUR 5 mln.

Gering

JA

Uitkomst 8
Accountantsverklaring
+ rapport van bevindingen
+ eindevaluatie doelmatigheid
en doeltreffendheid

JA

< EUR 5 mln.

24

JA

Uitkomst 9
Inhoudelijke + financiële rapportage *

Beslisboom soort accountantsverklaring

Omvang activiteit in relatie tot de financiële omvang begunstigde > 50%

Controleverklaring bij de jaarrekening van

JA

de begunstigde

NEE

Uitvoeringscapaciteit begunstigde positief

Controleverklaring bij de jaarrekening
JA

van de begunstigde; activiteit identificeerbaar opgenomen

NEE

Looptijd < 2 jaar

Controleverklaring op activiteitenniveau

JA

aan het einde van de activiteit

NEE

Overige situaties

Controleverklaring op activiteitenniveau

JA

op jaarbasis

25

Beslisboom voor evaluatieonderzoek

Motivering via evaluatieprogram-

Is het evaluatieonderzoek een nieuw voorstel in het kader van de evaluatieprogram-

JA

mering?

mering; vervolgens vaststelling
SG/DG beraad op advies Audit
Committee

NEE

Uitvoering in consultatie met IOB
Is het evaluatieonderzoek een toezegging
aan de Tweede Kamer?

JA

helpdesk (TOR, inhuur evaluatiedeskundigheid) en opnemen in
e.v. evaluatieprogrammering

NEE

Is het evaluatieonderzoek gepland op
grond van:
1. Omvang ODA besteding activiteit in
relatie tot ODA besteding ODA beleidsdoelstelling (> 5 mln. Euro)
2. Strategisch belang activiteit voor
doelbereiking beleidsdoelstelling
themadirectie/ evaluatieprogrammering
3. Politieke risico’s/ belangen activiteit

Motivering via het bemo en in consultatie met verantwoordelijke
JA

themadirectie. Uitvoering in consultatie met IOB helpdesk (TOR,
inhuur evaluatiedeskundigheid)

NEE

Geen evaluatie

26

Toelichting begrippen
Beherende organisatie

Het komt voor dat de contractpartij niet de uitvoerende organisatie
is. De contractpartij beheert de programmagelden en schakelt andere organisaties in voor de uitvoering. Zo’n organisatie wordt een
beherende organisatie genoemd. De beherende organisatie is als
contractpartij wel aansprakelijk voor de uitvoering van de activiteit
conform de contractvoorwaarden.
Geef aan op welke wijze de beherende organisatie/contractpartij
toezicht houdt op de uitvoerende organisatie. Beschrijf ook hoe de
beherende organisatie/contractpartij de uitvoerende organisatie(s)
selecteert.

Beleidskenmerk ge-

Beleidskenmerken kennen twee verschillende “gewichten":

wicht

- Zeer belangrijk (‘principal’)
- Belangrijk (‘significant’)
Zeer belangrijke (‘principal’) beleidskenmerken representeren nevendoelstellingen zonder welke de activiteit niet zou zijn uitgevoerd.
Belangrijke (significant) beleidskenmerken representeren nevendoelstellingen die, hoewel belangrijk, niet bepalend zijn voor het al
dan niet uitvoeren van de activiteit. (Ook) de belangrijke beleidskenmerken moeten wel expliciet in de projectdocumentatie benoemd zijn.
Beleidskenmerk kan niet principal zijn als deze als significant is aangemerkt. Beleidskenmerk kan niet significant zijn als deze als principal is aangemerkt.

Beschrijving beleidsrelevantie

Beschrijf in het kort:
• op welke wijze de interventie aansluit bij de NL beleidsdoelen
en resultaten in de relevante beleidsnotitie(s) en bij het daarvan afgeleide jaarplan/MIB/MJSP
• De relevantie (0% - 40% - 100%) van de voorgestelde interventie voor de doorsnijdende thema’s vrouwenrechten en gendergelijkheid/ klimaat/ PSD en versterking maatschappelijke
organisaties (alleen voor OS).
• wat de hoofddoelstelling (=CRS code) en subdoelstellingen
zijn inclusief een toelichting van het gewicht (principal/ significant) van de beleidskenmerken.
• De mate van complementariteit: wat is de toegevoegde
waarde van de voorgestelde interventie in relatie tot andere
door BZ gefinancierde activiteiten.

Betaalschema

De standaardfrequentie van een voorschot aan een multilaterale instelling, NGO of (semi-)overheidsinstelling is 12 maanden tenzij de
risicoanalyse van het bemo (contextrisico, organisatierisico, programmarisico) een kortere bevoorschottingstermijn rechtvaardigt.
27

Tot een internationale instelling worden gerekend multilaterale organisaties en NGO’s. Tot overheidsinstellingen worden gerekend onderdelen van de overheden in binnen en buitenland (ministeries,
uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten. Tot semi-overheidsorganisaties kunnen onderwijs- en zorginstellingen worden gerekend. Voor bijdragen aan andere instellingen, waaronder commerciële instellingen, geldt een maximale bevoorschottingstermijn
van 6 maanden.
Bij subsidies boven € 25.000 (arrangementen 2 en 3 van het USK)
bepaalt de budgethouder aan de hand van de activiteitenplanning, –
begroting en liquiditeitsprognose bij de aanvraag de hoogte van de
(halfjaarlijkse) voorschotten, zie HBBZ.
Hoewel de voorschotten bij subsidies automatisch worden verstrekt,
betekent dit niet dat per definitie 100 % wordt bevoorschot. Het
uitkeren van een beperkt deel van de subsidie, na het ontvangst
van het verzoek tot vaststelling van de subsidie, is mogelijk.
Committering

Het gaat hier om de Nederlandse bijdrage.

complementariteit

aansluiting van het programma/project op andere donoren

contextanalyse

Een contextanalyse brengt de context binnen een land op een analytische wijze in kaart ter voorbereiding, uitvoering of aanpassing
van een programma. In deze analyse wordt de omgeving in termen
van omgevingsniveaus (micro, meso, macro), omgevingsaspecten
(sociaal, economisch, etc.) alsook in termen van actoren en organisaties in kaart gebracht in relatie tot het aanpakken van de betreffende problematiek. Het doel van de contextanalyse is programmatisch maatwerk en meerwaarde leveren.

Contextrisico

Besteed aandacht aan externe risico’s die belemmerend kunnen
werken bij het behalen van de resultaten en doelstellingen. Het
gaat hier vooral om risico’s gerelateerd aan de omgeving waarin de
activiteit wordt uitgevoerd. Beschrijving van risico’s m.b.t. corruptie is verplicht. Aanvullend komen andere voor de activiteit relevante risico’s aan de orde zoals regionale/etnische instabiliteit, kwaliteit van bestuur, mensenrechtenaspecten, politieke instabiliteit en
overige risico’s. Blijf kort en bondig en verwijs hierbij zoveel mogelijk naar bestaande analyses.

Business Partner

Naam voor een contractpartij in SAP waarmee een juridische relatie
mee wordt aangegaan.
Als de contractpartij nog niet als leverancier in SAP bestaat draag
dan zorg voor registratie o.b.v. de benodigde documenten.

Contractpartij/ uitvoerende organisatie

• Motiveer kort en bondig waarom voor de (uitvoerende) organisatie(s) is gekozen.
• Specificeer indien er sprake is van een samenwerkingsverband
of een zgn. loketfunctie (organisatie sluist middelen door) de
onderlinge rollen van de betrokken partijen.
28

• Geef aan op welke wijze de beherende organisatie/contractpartij toezicht houdt op de uitvoerende organisatie. Beschrijf
ook hoe de beherende organisatie/contractpartij de uitvoerende organisatie(s) selecteert. waarom gekozen is voor deze
contractpartij/ uitvoerende organisatie(s);
Corruptierisico

Het direct dan wel indirect smeergeld of andere onrechtmatige
voordelen aanbieden, toezeggen, geven of eisen met het doel opdrachten of andere ongeoorloofde voordelen te verwerven of te behouden.
De onderstaande aandachtspunten gelden als een handreiking voor
de beschrijving van de corruptierisico’s:
1. Beschrijf de ernst van de corruptie in het land (en eventueel
sector) waar activiteit wordt uitgevoerd; verwijs hierbij, indien
aanwezig, zoveel mogelijk naar:
• de landenanalyse en de risicoanalyse uit het MJSP
• analyses van NGO’s zoals Transparency International
(www.transparency.org) en Global Integrity (www.globalintegrity.org).
2. Beantwoord vervolgens de volgende vragen:
a. Beschikt het land over anti-corruptie wetgeving?
b. Is er een instantie die de naleving van anti-corruptiewetgeving bewaakt?
c. Is er sprake van juridische onafhankelijkheid, gerechtigheid en hebben burgers toegang tot het recht?
d. Wordt overtreding van de corruptiewetgeving in de praktijk ook gestraft?
e. Lopen rechters geen gevaar bij uitspraken inzake corruptiezaken?
f. Zijn journalisten vrij om over corruptiezaken te rapporteren?
3. Beoordeel wat de gevolgen zijn van het risico voor de uitvoering van de activiteit en de doorloop verder de vragen genoemd bij Risicoanalyse en mitigerende maatregelen. Besteed daarbij aandacht aan het anti-corruptiebeleid van de uitvoerende organisatie.

CRS code

De CRS-code specificeert het doel van de hulp. In DAC termen:
“The sector of destination of a contribution should be selected by
answering the question which specific area of the recipients economic or social structure is the transfer intended to foster". De CRS
codering is een internationale (OESO/DAC) codering in de vorm van
een doelstellingenhiërarchie. Iedere activiteit wordt gekenmerkt
door precies één CRS-code op het activiteiten niveau. De DAC eist
dat CRS-codes op het meest gedetailleerde niveau worden vastgelegd. De CRS-codes zijn noodzakelijk voor de internationale
OESO/DAC rapportage en voor andere interne en externe rapportages.
Kwaliteitscriteria voor de vastlegging in SAP:
1. De CRS-code komt overeen met de hoofddoelstelling in het BEMO

29

2. De CRS-code sluit aan bij de begrotingsdoelstelling, dat wil zeggen dat de budgetplaats en de CRS-code mogen dus niet met elkaar
strijdig zijn.
Donor rol

De rol die Nederland speelt in de samenwerking met andere donoren. De donorrol heeft drie verschillende waarden met de volgende
betekenis:
- Single donor: Nederland is enige donor.
- Lead or active donor: Nederland draagt tezamen met andere
donoren bij aan financiering van de activiteit, is betrokken bij
de programmering. Mogelijk vervult Nederland daarnaast namens één of meerdere andere donoren de regierol naar het
ontvangende land.
- Silent partner: Nederland draagt tezamen met andere donoren
bij aan financiering van de activiteit. Nederland draagt echter
niet actief bij aan de programmering.

delegated cooperation

Delegated cooperation is een vergaande vorm van samenwerking

(silent partnership)

tussen bilaterale donoren. De lead donor maakt mede namens de
co-donor(en) afspraken met het ontvangende land en voert de (beleids)dialoog. De lead donor voert ook het beheer over de financiële
bijdragen van alle betrokken donoren. De co-donor gaat zelf geen
bilaterale relatie aan met het ontvangende land. Nederland kan –
afhankelijk van de situatie – als lead donor dan wel als co-donor optreden.

doelgroep(en)

De mensen die worden beoogd baat te hebben bij de interventie.

einddatum activiteit

Einddatum in SAP is de looptijd van de activiteit + rapportagetermijn eindrapportages.

Evaluaties

Motiveer de planning en uitvoering van evaluatieonderzoek.
• Een eindevaluatie naar de doelmatigheid en doeltreffendheid
van de te beoordelen activiteit is verplicht wanneer:
a. de financiële omvang > 5 miljoen Euro is; of
b. de activiteit van strategisch belang is voor doelbereiking
van de beleidsdoelstelling van een themadirectie; of
c. de activiteit politieke risico’s/belangen kent.
• Een evaluatie is eveneens verplicht wanneer deze valt onder
de centrale evaluatieprogrammering.
Alle evaluaties in het kader van een activiteit vergen consultatie
met de voor de betreffende beleidsdoelstelling verantwoordelijke
themadirectie voor wat betreft nut en noodzaak. De uitvoering van
evaluaties dient plaats te vinden in consultatie met de IOB helpdesk
(formuleren terms of reference, inhuur evaluatiedeskundigheid).

fraude

elke bewuste handeling die iemand doet om zichzelf te bevoordelen
terwijl hij iemand anders benadeelt. Nog preciezer: fraude is een
complexere variant van diefstal of verduistering.

30

harmonisatie

afstemmen van activiteiten met andere donoren in een ontwikkelingsland.

Hoogte eerste betaling

Specificeer de hoogte van de 1e betaling. Indien deze hoger is dan
het gemiddelde over de project periode, geef hiervan de reden.
(bijv. andere donoren hebben langer tijd nodig - noodzakelijk i.v.m.
het aangaan van committeringen bij VN en IFI’s - hoge investeringskosten aan het begin van de activiteit.

Hulpmodaliteit

Hulpmodaliteiten categoriseren de wijze waarop een donor hulp aan
een ontvangende partner verstrekt.

IATI

Organisaties dienen in principe volgens de IATI standaarden te rapporteren, tenzij er zwaarwegende redenen zijn om dat niet te doen.
Geef aan of de organisatie volgens de IATI standaarden rapporteert
en beoordeel of de redenen om de IATI standaarden niet toe te passen voldoende zwaarwegend zijn en dus acceptabel.

interventielogica

Interventielogica wordt ook wel theory of change genoemd. Het
wordt gebruikt voor het in kaart brengen hoe een interventie tot
verandering of de beoogde resultaten leidt. Achter een concreet
plan van aanpak hoort een ‘hypothese' te zitten over hoe een interventie tot verandering gaat leiden. Zo'n interventielogica is ook nodig voor gerichte monitoring en evaluatie. Kern van interventielogica is dat wordt geformuleerd hoe en waarom voorgenomen activiteiten (interventies) gaan leiden tot beoogde kortere termijn resultaten en langere termijn effecten (long term outcome).

joint financing

Indien met vertegenwoordigers van andere donorlanden in overleg
is getreden om regels vast te leggen over het gezamenlijk financieren van ontwikkelingsprogramma's (programmahulp) van de ontvangende overheid of het verstrekken van sectorale of algemene
begrotingssteun, dan is er sprake van een Joint Financing Arrangement (JFA).

Juridische relatie

Betreft de juridische contractvorm. Om de juiste juridische relatie te
kiezen is er op Rijksportaal een beslisboom juridische relaties.

Kanaal

Civil society, multilateraal of bedrijfsleven

Kanaal, hulpmodaliteit

Geef aan:

(inlcusief alignment)
• of de gekozen Hulpmodaliteit geschikt is en waarom;
• of de mate van alignment (financieel en beleidsmatig) goed is
onderbouwd; zie risico analyse MJSP;
• de gekozen hulpmodaliteit/ kanaal is gekozen aan de hand van
een afweging van beschikbare alternatieven
• of er een bijdrage of co-participatie is van de ontvangers en
verklaar de mate van co-participatie.
31

Land/ regio begunstigde

Het ‘Land begunstigde’ is het land waar de doelgroep woont c.q.
vandaan komt of waar de hulp uiteindelijk aan ten goede komt. Dit
hoeft niet het land van uitvoering te zijn. Zo krijgt bijvoorbeeld een
activiteit voor het opleiden van studenten in een donorland de code
van het land van herkomst van de studenten.
Voor activiteiten waarbij de hulp bestemd is voor één enkel land
wordt het land begunstigde aangegeven door een twee-letterige
ISO-landen code. Voor activiteiten waarbij de doelgroep in meerdere landen binnen één continent woont of die ten goede komen
aan meerdere landen binnen één continent is een regionale code
van toepassing.
Voor activiteiten waarbij de hulp bestemd is voor meerdere landen
verspreid over meerdere continenten is de code WW (Wereldwijd)
van toepassing.

meerwaarde

één of meerdere aspecten die een toevoeging vormen (ergens op)

multidonorfinanciering

financiering van programma door meerdere donoren (bijv. Basketfinanciering)

Overhead

Voor overhead worden verschillende definities gehanteerd. Er zijn
twee basisdefinities die elkaar deels overlappen. De een is gebaseerd op het onderscheid tussen directe en indirecte kosten. Indirecte kosten worden dan als overhead aangemerkt. De andere is
gebaseerd op het onderscheid tussen primaire en secundaire activiteiten. Overhead kosten houden dan verband met secundaire activiteiten.

Programmarisico’s

Risico op onzekere gebeurtenissen, binnen de reikwijdte van de activiteit die - als deze plaatsvinden – een positief of negatief effect
hebben op de mogelijkheid om doelstellingen en resultaten te realiseren.
Doorloop de vragen genoemd bij Risico’s en mitigerende maatregelen.

Quality at Entry (Q@E)

Een Q@E review is voorgeschreven voor OS activiteiten > 5 mln.
euro. Voor activiteiten < 5 mln. euro kan een Q@E review de
moeite waard zijn vooral wanneer deze activiteiten risicovol zijn
en/of een innovatief karakter hebben.
Geef aan of er een Q@E review heeft plaatsgevonden en voeg het
verslag van de review toe aan het bemo en geef aan wat er met de
conclusies en adviezen van het reviewteam is gedaan.
Motiveer:
• Waarom een Q@E review niet heeft plaatsgevonden;
• Waarom de conclusies en adviezen van de Q@E review niet
zijn overgenomen.

32

Rapportages - inhoude-

In principe worden rapportages per jaar gevraagd. Risico’s t.a.v. de

lijk en financieel

organisatie en/of de activiteit in combinatie met het financieel belang kunnen reden zijn voor frequentere inhoudelijke rapportages.
Vraag om voortgang weer te geven op basis van raamwerk ‘doelstelling – resultaten - activiteiten – middelen’ (logical framework).
Geef met behulp van de beslisboom activiteitenanalyse aan of specifieke eisen zijn ten aanzien van de rapportages.

Risico’s en mitigerende
maatregelen

Beschrijf de risico’s aan de hand van de volgende vragen:
• Wat is het risico?
• Wat zijn de gevolgen voor de uitvoering van de activiteit?
• Wat is de omvang van het risico voor de uitvoering van de activiteit (hoog, gemiddeld, laag)?
• Hoe groot is de kans dat het risico zich voordoet tijdens de uitvoering (hoog, gemiddeld, laag)?
• Welke mitigerende maatregelen neemt de organisatie (bij gemiddeld en hoog risico)?
• Indien risico niet is te mitigeren heeft de uitvoerende organisatie aangeven hoe zij van plan is te handelen indien risico
zich manifesteert;
• Welke aanvullende maatregelen/afspraken zijn nodig indien de
mitigerende maatregelen of voorgenomen handelwijze van de
organisatie niet toereikend is.
• Zijn de risico’s acceptabel? Licht toe waarom.

Risico’s m.b.t. uitvoe-

Voor activiteiten met een Nederlandse bijdrage tot maximaal € 1

rende organisatie

mln. euro is een organisatieanalyse niet verplicht maar wordt wel
aangeraden. Ga na of voor de organisatie al een organisatieanalyse
bestaat ORIA (voorheen COCA) scorecard VN/IFI en verwijs naar de
daarin getrokken conclusies.
• Indien geen organisatieanalyse bestaat motiveer waarom een
organisatieanalyse niet nodig is of waarom alsnog een organisatieanalyse moet worden uitgevoerd.
Doorloop de vragen genoemd bij Risico’s en mitigerende maatregelen.

Rol post/departement

Centraal gefinancierde, landenspecifieke projecten moeten altijd afgestemd worden met betrokken post(en). Bij centraal gefinancierde, landenspecifieke projecten worden met betrokken posten afspraken gemaakt over de betrokkenheid bij de uitvoering. De budgethouder is verantwoordelijk voor uitvoering en monitoring. Posten
kunnen een monitoringsrol accepteren als zij daar capaciteit voor
hebben
Geef aan wélke andere budgethouders betrokken zijn bij de uitvoering / voortgangsbewaking van de activiteit. Specificeer de taken.

Samenwerking, harmo-

Beschrijf kort en bondig:

nisatie en meerwaarde

33

• of er sprake is van samenwerking met bijvoorbeeld Nederlandse organisaties, andere donoren, lokale organisaties, of
andere partijen;
• in hoeverre de samenwerking geharmoniseerd gebeurt, bijv.
complementariteit, joint financing, delegated cooperation (silent partnership), multidonorfinanciering;
• wat de meerwaarde is van de activiteit t.o.v. andere activiteiten van BZ, donoren, NGO’s, bedrijven, kennisinstellingen en
lokale overheid.

stakeholderanalyse

Stakeholders zijn individuen of groepen / organisaties / instellingen
die al of niet direct en al of niet in positieve zin beïnvloed kunnen
worden door de resultaten van een programma of een project. Bij
een stakeholderanalyse wordt geïnventariseerd wie belanghebbenden zijn van het programma/ project en worden hun relatieve belangen (potentiële opbrengsten en verliezen) gedetailleerd in kaart
gebracht. Tot de belanghebbenden horen onder meer (maar niet
uitsluitend):
• de direct begunstigden of de primaire doelgroep(en) van het
project: wie direct de vruchten plukt van het project (op het
niveau van de specifieke projectdoelstelling);
• de finale begunstigden: wie op de langere termijn (op het niveau van de algemene doelstelling van het programma) voordeel ondervindt van het project;
• de partners: wie een rol te vervullen heeft in het project omdat ze over de geschikte expertise beschikken en samen beantwoorden aan de vereisten die door het programma aan de
uitvoerende organisatie(s) worden opgelegd.

SMART

De letters van SMART staan voor:
Specifiek: Is de doelstelling eenduidig?
Meetbaar: Onder welke (meetbare/observeerbare) voorwaarden of
vorm is het doel bereikt?
Acceptabel: Is deze acceptabel voor de doelgroep en/of management?
Realistisch: Is het doel haalbaar?
Tijdgebonden: Wanneer (in de tijd) moet het doel bereikt zijn?

Specifieke toezeggingen

Activiteiten gemarkeerd met een specifieke toezegging zijn activiteiten die gefinancierd worden ten laste van geoormerkte kasplafonds
die niet in de reguliere begroting zijn opgenomen. Vaak zijn specifieke toezeggingen het resultaat van internationale verzoeken om
bijdragen na een ramp of van afspraken die zijn gemaakt op een
(nationale of internationale) conferentie met Nederlandse deelname.
Doel van dit kenmerk is het monitoren en rapporteren over de uitvoering van speciale programma’s en ministeriële toezeggingen. Het
34

gaat per definitie om kenmerken die voor meerdere budgethouders
van toepassing zijn en waarover centraal (bv aan de Tweede Kamer) gerapporteerd wordt. Kenmerken die alleen voor de eigen informatie van de budgethouder bedoeld zijn, worden vastgelegd met
behulp van de ‘Eigen kenmerken’.
Typische voorbeelden van specifieke toezeggingen:
- Tsunami
- Schokland
Subsidie met terugbetalingsverplichting, Lening, Deelneming of
garantie

Naast voorschotten komen er diverse andere vormen voor van een
Nederlandse bijdrage die vastgelegd dient te worden in de saldibalans. Het is van belang om hier alert op te zijn, niet alleen om te
waarborgen dat de financiële administratie juist en volledig is, maar
zeker ook omdat dergelijke bijdragen steeds vaker het onderwerp
zijn van diverse (kamer)vragen. Hieronder staat een korte toelichting per instrument. Bij vragen of onduidelijkheden kan het beste
contact worden opgenomen met FEZ/FM.
Subsidie met terugbetalingsverplichting
Variërend van een activiteitsubsidie met een budgetlijn voor het opzetten van een leningfaciliteit tot het versterken van een impactinvesteerder met een (achtergestelde) lening met zachte leningsvoorwaarden: het betreffen in veel gevallen subsidies met een terugbetalingsverplichting, soms voor een klein deel van de subsidie,
soms met zachte terugbetalingsvoorwaarden. Bij dergelijke gevallen
dient het (potentieel) terug te vragen bedrag opgenomen te worden
als vordering.
Lening
Het belangrijkste verschil tussen een lening en een subsidie met terugbetalingsverplichting is dat een lening normaal gesproken geen
zachte voorwaarden heeft betreffende rente en terugbetaling. Ook
vindt de verstrekking niet plaats in de vorm van een subsidie. Uiteraard dient een verstrekte lening ook als vordering opgenomen te
worden. Vastlegging van de leningsvoorwaarden als looptijd, rentepercentage en aflossing is noodzakelijk.
Deelneming
Bij een deelneming verwerft BZ een aandeel in het eigen vermogen
van een andere rechtspersoon. Doel is in de regel het (direct en indirect) verschaffen van meer financiële armslag bij deze rechtspersoon. Het verwerven van een direct belang door de rijksoverheid in
een andere rechtspersoon is gebonden aan strikte regels en goedkeuringen en kan niet zelfstandig door een budgethouder worden
besloten. De vastlegging in de administratie en de saldibalans vereist specifieke informatie.
Garantie
In dit kader is sprake van een garantie indien BZ een waarborg
(toezegging etc.) afgeeft die in de toekomst onder bepaalde voorwaarden kan leiden tot een betaling van BZ. Wees alert op dergelijke toezeggingen. De toezegging dat bepaalde kostenoverschrijdingen worden vergoed is bijvoorbeeld ook een afgegeven garantie.
Garantieverplichtingen dienen apart vastgelegd te worden in de financiële administratie. Overigens kunnen garanties alleen worden
verstrekt indien er een toetsingskader is opgesteld en goedgekeurd.

Technische assistentie

Technische assistentie is een instrument van ontwikkelingssamenwerking dat beoogt op diverse niveaus het maatschappelijk vermogen te versterken om kennis en vaardigheden te genereren,
transformeren,absorberen en gebruiken. Dit kan diverse vormen

35

aannemen zoals personele uitzending, studies, training en netwerkvorming, die elk weer in allerlei variaties kunnen voorkomen. Het
instrument wordt ingezet als integraal onderdeel van de hulpinspanningen die zijn gericht op structurele armoedebestrijding.
Per activiteit dient te worden aangegeven of er sprake is van (een
component) technische assistentie en, zo ja, wat de omvang daarvan is in financiële termen. Hierbij worden op omvang gebaseerde
categorieën onderscheiden (zie rubriek waardelijst).
N.B. onder technische assistentie vallen niet de reguliere personeelskosten van organisaties en projecten
Uitvoerende organisatie

• Motiveer kort en bondig waarom voor de (uitvoerende) organisatie(s) is gekozen.
• Specificeer indien er sprake is van een samenwerkingsverband
of een zgn. loketfunctie (organisatie sluist middelen door) de
onderlinge rollen van de betrokken partijen.

Verantwoording voor-

Indien er sprake is van voorschotbetalingen, specificeer op grond

schotten

van welke informatie de voorschotten zullen worden afgeboekt (zie
hiervoor ook paragraaf 5.3.1. en 5.3.2 waar specifiek ingegaan
wordt op de benodigde rapportages voor de prestatiebeoordeling).
In geval van een activiteit waaraan meerdere donoren bijdragen,
moet gekozen worden tussen verantwoording over de totale bijdragen en uitgaven (alle donoren) en het bijhouden van een gescheiden administratie t.a.v. de Nederlandse bijdrage. In beginsel is een
gescheiden administratie t.a.v. de Nederlandse bijdrage niet wenselijk, maar mogelijk noodzakelijk bij een geoormerkte bijdrage.
Als er sprake is van een hard geoormerkte bijdrage in multidonor
verband, zal er altijd sprake moeten zijn van een specifieke verantwoording van het Nederlandse aandeel. Het is daarbij van belang
om vooraf te verifiëren of de uitvoerende organisatie ook in staat is
om de benodigde gegevens te leveren.

36