Ketenbureau PGB
Postbus 20350
2500 EJ Den Haag

Betreft: Voortgangsrapportage ‘No regret werkagenda 2016’

Datum
9 februari 2017
Ons kenmerk
Bijlage(n)
SVB kwartaalrapportage

Aan de leden van het Bestuurlijk Overleg Ketenregie,
Met deze brief informeer ik u over de voortgang op de thema’s uit de `No regret
werkagenda 2016’ (hierna: `werkagenda’). Het gaat om de voortgang geboekt in het
laatste kwartaal van 2016. In algemene zin constateer ik dat partijen het afgelopen jaar
een groot deel van de opgaven uit de werkagenda hebben gerealiseerd met als doel de
uitvoering van het trekkingsrecht persoonsgebonden budget (pgb) voor budgethouders
te verbeteren.
Het is een druk en bewogen jaar geweest. Een groot deel van 2016 heeft in het teken
gestaan van het verkennen van verschillende varianten voor de uitvoering van het
trekkingsrecht pgb. Ketenpartijen hebben hiervoor veel van hun beschikbare capaciteit
ingezet. Tegelijkertijd heeft de keten belangrijke resultaten geboekt d.m.v. verbeteringen
in de huidige uitvoering en in de samenwerking tussen partijen. Onder andere bij de
aanlevering van de budgetten voor 2017 (jaarovergang 2016/2017).
In deze rapportage sta ik stil bij de geboekte voortgang in het laatste kwartaal van 2016
en bij de stand van zaken ten aanzien van de betalingen door de SVB.
Een solide, gebruiksvriendelijk en rechtmatig trekkingsrecht PGB
Ruim 115.000 budgethouders kunnen door hun persoonsgebonden budget zelf
langdurige zorg, maatschappelijke ondersteuning of jeugdzorg organiseren. Dit helpt hen
in hun dagelijks leven de eigen regie te voeren. In 2016 hebben gemeenten,
zorgkantoren, de SVB, VWS, SZW en het Ketenbureau PGB hard gewerkt voor deze
budgethouders om de stabiliteit in de uitvoering van het trekkingsrecht pgb verder te
versterken. Dat dit steeds beter lukt blijkt niet alleen uit het uitbetalen van 98% van de
juist ingediende declaraties binnen de 10 dagen, maar ook uit het oordeel van een
belangrijk deel van de budgethouders en hun vertegenwoordigers1. Cliënten met een pgb
in de Wlz gaven halverwege 2016 gemiddeld een rapportcijfer van 6,7 als algemeen
oordeel over de manier waarop de SVB hun pgb-zaken regelt. Zorgkantoren krijgen van
deze cliënten gemiddeld een 7,2 voor de algehele service en dienstverlening.

1

PGB Cliëntenraadpleging 2016; Uitvoering PGB - Wet langdurige zorg door zorgkantoren, ResearchNed, Nijmegen.

Voor een solide, gebruiksvriendelijk en rechtmatig trekkingsrecht PGB
Pagina 1 van 7

Met het onder controle krijgen van het proces van uitbetaling was het mogelijk om ook
stappen te zetten om de rechtmatigheid op een hoger niveau te brengen. In het belang
van zekerheid voor budgethouders, een rechtmatige uitvoering en fraudesignalering, is
de SVB in het najaar gestart met het uitvoeren van alle reguliere controles op nieuwe
zorgovereenkomsten, wijzigingen op zorgovereenkomsten en declaraties. Om de
continuïteit en de kwaliteit van het uitvoeringsproces beter te ondersteunen, is onder
voorbehoud van enkele voorwaarden eind 2016 besloten tot diverse ICT investeringen bij
de SVB en worden er voorbereidingen getroffen voor de bouw van een
budgethoudersportaal.
Een terugblik op de uitvoering in het jaar 2015 heeft in 2016 bijgedragen aan de
vormgeving van een regulier jaarproces voor de keten met als gezamenlijke opbrengst
een planning- en controlcyclus en vastgestelde samenwerkingsafspraken. In 2017 wordt
dit jaarproces gevolgd. Ook zijn in 2016 veel verbeteringen in gang gezet die nog binnen
de huidige ICT systemen van de SVB te realiseren zijn en die zich in de periode tot
1 januari 2018 terugverdienen. Deze verbeteringen worden begin 2017 gerealiseerd.
Daarnaast heeft in 2016 besluitvorming plaatsgevonden over een aantal vernieuwingen
in de ICT van de SVB, zodat de kwaliteit van de verantwoording en de dienstverlening kan
verbeteren. Tevens wordt het gebruik van een aantal standaardmodellen per 1 april 2017
verplicht gesteld. Naast deze verbeteringen en vereenvoudigingen voor budgethouders
zal 2017 ook in het teken staan van de verdere voorbereidingen en de bouw van een
nieuw budgethoudersportaal.
Dit zijn de uitgangspunten voor de werkagenda 2017. Deze werkagenda komt verderop in
deze rapportage aan de orde.
a)

Voortgang werkagenda 2016

De werkagenda kent onderstaande driedeling. De relevante voortgang is per thema
opgenomen.
1. Afronding van 2015
2. Noodzakelijk vanuit het oogpunt van rechtmatigheid vanaf 2016
3. Verbeteringen die efficiencyvoordelen opleveren in de periode tot 1 januari 2018
en vereenvoudigingen die onafhankelijk zijn van de eventuele keuze voor een
uitvoeringsvariant
1. Voortgang met betrekking tot afronding van 2015
Deze activiteiten zijn afgerond.
2. Voortgang die noodzakelijk is vanuit het oogpunt van rechtmatigheid vanaf 2016
Afschaffen noodmaatregel
Over de voortgang in het afschaffen van de coulance op declaraties en
zorgovereenkomsten heb ik de staatssecretaris van VWS per aparte brief geïnformeerd2.
De SVB stuurt onvolledige of foutieve declaraties vanaf 1 november 2016 terug naar de
budgethouder of diens vertegenwoordiger en betaalt pas uit als deze onvolledigheden
aangevuld zijn. In de maanden september en oktober hebben budgethouders kunnen
wennen aan het weer invoeren van deze -met alle ketenpartijen overeengekomenreguliere controles. Deze gewenning en de zorgvuldige communicatie daarbij, hebben

2

Brief KB/PGB-150, d.d. 7 december 2016 en kamerbrief 1056037-158836-LZ d.d. 16 december 2016.

Voor een solide, gebruiksvriendelijk en rechtmatig trekkingsrecht PGB
Pagina 2 van 7

geleid tot een afname van uitval van declaraties van ongeveer 40% in augustus naar
ongeveer 20% eind november 2016. Deze dalende trend zette zich in december voort. Uit
aparte steekproeven blijkt bovendien dat budgethouders afgewezen declaraties over het
algemeen snel en correct corrigeren. Ook hebben ketenpartijen (waaronder Per Saldo en
BVKZ) aangegeven gedurende deze maanden geen signalen te hebben ontvangen die
wijzen op mogelijke problemen bij budgethouders of zorgverleners als gevolg van het
afschaffen van deze maatregel. Daarmee is het proces van het aanzetten van de
controles ordentelijk verlopen.
Rechtmatige start 2017
Het proces van verantwoording over 2016 verloopt volgens schema en gemeenten en
zorgkantoren leveren tijdig informatie aan bij de SVB. De SVB verwacht dan ook haar
verantwoording en controleverklaring over de pgb bestedingen in 2016 conform afspraak
per 15 maart 2017 en 1 april 2017 op te leveren voor de Wmo en Jeugdwet
respectievelijk de Wet langdurige zorg (Wlz).
De controleprotocollen 2016 zijn in januari 2017 vastgesteld. Voor het jaar 2017 zijn de
partijen reeds gestart met het opstellen van de protocollen. Het doel is om deze in het
begin van het 2e kwartaal van 2017 vast te stellen.
Ook werken de verstrekkers en de SVB momenteel aan het wegwerken van de laatste
ambtshalve zorgovereenkomsten. Het ging ultimo 2016 om ruim 3.000
zorgovereenkomsten. Het streven is om deze aan het eind van het eerste kwartaal van
2017 zo veel mogelijk om te zetten naar reguliere zorgovereenkomsten.
3. Voortgang van verbeteringen die efficiencyvoordelen opleveren in de periode tot
1 januari 2018 en vereenvoudigingen die onafhankelijk zijn van de eventuele keuze voor
een uitvoeringsvariant
Berichtenverkeer
Ketenpartijen hebben de implementatie van de verdere digitalisering van het
berichtenverkeer ter hand genomen met als doel standaardisering en digitalisering. Het
project focust zich op de ontwikkeling en realisatie van de pgb-berichten voor de
uitwisseling van gegevens tussen gemeenten en de SVB via het GGk. Daarnaast zijn de
zorgkantoren ook aangesloten.
Zowel het toekenningsbericht (tkb) 2.0 als het Budgetafsluitingsbericht (BAB) 2.0 zullen in
concept in januari 2017 beschikbaar zijn. De definitieve specificatie volgt in februari 2017.
De softwareleveranciers van gemeenten en zorgkantoren kunnen deze vervolgens
inbouwen in de systemen. De eerste besprekingen over de zorgovereenkomst (ZOK) 2.0
zijn gevoerd.
Investeringen in bestaande ICT SVB (Top 3)
In de afgelopen periode zijn voor twee van drie investeringen uit de Top 3 de functionele
specificaties afgerond en is de realisatie gestart. Hiermee neemt de
gebruiksvriendelijkheid van het trekkingsrecht pgb voor budgethouders en hun
vertegenwoordigers toe. Zo kunnen budgethouders en verstrekkers straks via MijnPGB de
actuele status van hun declaraties beter volgen (Track & Trace), wordt het makkelijker om
ingescande documenten te raadplegen door verstrekkers en onderzoekt de SVB met het
CAK de mogelijkheden voor de koppeling met het CAK.
Het beschikbaar komen van zowel de Track & Trace functionaliteit als het zichtbaar
maken van de documenten in de portalen, staat gepland op 1 april 2017 en is binnen
budget gerealiseerd. De fasering in oplevering is daarmee komen te vervallen.
Voor een solide, gebruiksvriendelijk en rechtmatig trekkingsrecht PGB
Pagina 3 van 7

Voor het onderdeel koppeling CAK lopen er gesprekken waarin de opzet van de koppeling
tussen de SVB en het CAK, samen met de gemeenten wordt besproken. Dit onderdeel van
de Top 3 wordt nog niet gerealiseerd of geïmplementeerd, maar betreft alleen een
analyse van de mogelijkheden om te komen tot een koppeling.
Investeringen in nieuwe ICT voorzieningen (Top 6)
De SVB heeft in opdracht van de ketenpartijen de voorbereiding van de uitvoering van de
ICT investeringen in de bronadministratie PGB-SVB, de salarisadministratie, het portaal
voor de SVB medewerkers, het portaal voor de verstrekkers, het faciliteren van
proces/beleidskeuzes voor de verstrekkers en de declaratieadministratie ter hand
genomen. Dit met als voorwaarde dat als uit de nadere uitwerking van het portaal blijkt
dat er onnodige dubbelingen zijn tussen het portaal en de ICT investeringen bij de SVB,
dit kan leiden tot aanpassing van deze investeringen in de SVB. Dit wordt met
ketenpartijen onderzocht en in februari besproken in de keten. Met deze vernieuwde
portalen hebben verstrekkers en medewerkers van de SVB straks dezelfde en beter
geordende informatie voorhanden. Dit vergemakkelijkt de communicatie van
budgethouders met de SVB en hun verstrekker aanzienlijk. Tenslotte zijn deze
investeringen ook van belang voor de rechtmatigheid van de PGB-uitgaven, omdat de
kwaliteit van de verantwoording door deze investeringen op een hoger niveau wordt
gebracht.
Heldere afspraken over onderlinge verwachtingen in de keten, toegespitst op meetbare
financiële afspraken en prestatie-indicatoren
Om te borgen dat het kwaliteitsniveau van de diensten binnen de trekkingsrecht pgbketen op het beoogde niveau is, zijn samenwerkingsafspraken opgesteld. De afspraken
spitsen zich voornamelijk toe op afspraken tussen de gemeenten, zorgkantoren en de
SVB. Bij de uitwerking van de afspraken is voortgebouwd op de opgedane
praktijkervaringen en gezamenlijk bereikte prestaties in de afgelopen tijd. De
samenwerkingsafspraken voor het uitvoeringsjaar 2017 zijn in december 2016
vastgesteld. De ambitie van de ketenpartijen is om de dienstverlening in de keten ook de
komende jaren stapsgewijs naar een hoger plan te brengen. Dat houdt in dat het
document samenwerkingsafspraken een ‘levend’ document is dat op basis van feedback,
objectieve meetgegevens en ontwikkelingen binnen de trekkingsrecht pgb-keten
periodiek wordt geactualiseerd.
Het opstellen van een regulier jaarproces waarin tijdlijnen en deadlines van individuele
ketenpartijen goed op elkaar aansluiten
Een goed functionerende keten dient te beschikken over een goed uitgelijnde (financiële)
planning- en controlcyclus (P&C). De vormgeving ervan wordt mede bepaald door de
inrichting van de governancestructuur. De afgelopen periode is door betrokken partijen
het jaarproces voor de trekkingsrecht pgb-keten (Wmo, Jeugdwet, Wlz, exclusief Zvw)
voor het uitvoeringsjaar 2017, nader uitgewerkt. Dit met duidelijkheid over de te
hanteren tijdslijnen, geldende deadlines, toebedeelde rollen en de wijze van
totstandkoming van besluitvorming. De planning- en controlcyclus Trekkingsrecht pgbketen 2017 is in december 2016 vastgesteld.
Jaarovergang 2016/2017 en verwerking toekenningsberichten (tkb’s)
Een belangrijk jaarproces is de jaarovergang. Alle budgetten voor het nieuwe jaar moeten
bij de SVB worden aangeleverd. Wat de jaarovergang een complex vraagstuk maakt, is
dat de verschillende activiteiten in korte tijd uitgevoerd moeten worden en processen
van ketenpartijen goed op elkaar moeten aansluiten. Daarom zijn voor de jaarovergang
Voor een solide, gebruiksvriendelijk en rechtmatig trekkingsrecht PGB
Pagina 4 van 7

2016/2017 specifieke afspraken gemaakt over o.a. de tijdigheid en de kwaliteit van de
aan te leveren tkb’s. De ketenpartijen hebben intensief samengewerkt en in de aanpak
zijn nadrukkelijk ook de praktijk- en leerervaringen vanuit de eerdere jaren meegenomen.
Door deze inspanningen vanuit gemeenten, zorgkantoren en de SVB waren aan het eind
van 2016 nagenoeg alle tkb’s voor 2017 verwerkt. De jaarovergang 2016/2017 is soepel,
zonder problemen verlopen.
Zorgovereenkomst naar voren
Ketenpartijen werken aan een procesvernieuwing waarbij de budgethouder
zorgovereenkomsten en wijzigingen daarop consequent indient bij de zorgkantoren. De
zorginhoudelijke beoordeling en de arbeidsrechtelijke toets zal voor in het proces door
budgetverstrekkers worden uitgevoerd, voordat de zorgovereenkomst aan de SVB wordt
verzonden. Het doel van deze procesvernieuwing is het vereenvoudigen van het proces
voor de budgethouder en het aantal overdrachtsmomenten te beperken, waardoor de
kans op fouten afneemt. Daarnaast worden zo meer verantwoordelijkheden belegd bij de
zorgkantoren.
Op 15 december 2016 is op basis van het plan van aanpak voor het traject van de
zorgkantoren een uitvoeringstoets gevraagd aan de SVB, waarbij het zorgkantoor de
zorgovereenkomst en wijzigingen hierop direct van de budgethouder ontvangt, en
hierover zowel de zorginhoudelijke als de arbeidsrechtelijke controle aan de voorkant van
het proces uitvoert. In het verlengde hiervan zal ook de communicatie met de
budgethouder bij het zorgkantoor komen te liggen, met uitzondering van vragen met
betrekking tot de werkgeverstaken en de betaalfunctie van de SVB. Een deel van de
frontoffice taken van de SVB verschuift hiermee naar de zorgkantoren.
De invoeringsdatum wordt bezien in het licht van de ontwikkeling en realisatie van het
budgethoudersportaal. Een besluit hierover zal in het eerste kwartaal van 2017 worden
genomen.
Het proces voor gemeenten wordt nog vormgegeven. Voor gemeenten wordt allereerst
gekeken naar de proceswijziging waarbij de budgethouder, anders dan in de huidige
situatie in het sociaal domein, de zorgovereenkomst en wijzigingen op de
zorgovereenkomst consequent bij de gemeente indient. Vervolgens zal tevens worden
verkend of en onder welke voorwaarden gemeenten ook de arbeidsrechtelijke
beoordeling van de zorgovereenkomst kan uitvoeren.
Vrijwillige storting
Om het proces van vrijwillige storting voor de budgethouder te vereenvoudigen, heeft de
SVB na consultatie bij De Nederlandsche Bank en in opdracht van de ketenpartijen het
formulier dat bij elke storing opgestuurd moest worden, afgeschaft. Dit betekent minder
administratieve lasten voor de budgethouder. Momenteel wordt in de keten onderzocht
wat de mogelijkheden zijn om dit proces nog verder te vereenvoudigen.
Dubbele verstrekking Wmo & Wlz
Wanneer budgethouders vanuit de Wmo (gemeenten) overgaan naar de Wlz
(zorgkantoren), is het voor beide verstrekkers niet inzichtelijk of er sprake is van
(tijdelijke) dubbele budgetten. Voor zowel verstrekkers als budgethouders heeft een
dubbele verstrekking mogelijk negatieve gevolgen. Op de lange termijn kan dit probleem
worden opgelost door een wetswijziging. VWS heeft een onderzoek in gang gezet naar de
mogelijkheden van een aanpassing in de wet- en regelgeving en naar de juridische
mogelijkheden voor een structurele oplossing. Daarnaast hebben de ketenpartijen een
Voor een solide, gebruiksvriendelijk en rechtmatig trekkingsrecht PGB
Pagina 5 van 7

voorstel gedaan om als tijdelijke oplossing de SVB een signaleringsfunctie te geven. De
SVB gaat een uitvoeringstoets uitvoeren op deze voorgestelde tussenoplossing.
b)

Vooruitblik / Werkagenda Trekkingsrecht PGB 2017

Nu de uitvoering stabiel is, is het mogelijk om aan structurele verbeteringen te werken en
daarbij in 2017 het accent te verleggen op het verbeteren van de gebruiksvriendelijkheid
en het efficiënter inrichten van het trekkingsrecht pgb. De werkagenda 2017 bouwt voort
op de bereikte resultaten van 2016.
De VNG, ZN, VWS, SZW, de SVB en het Ketenbureau PGB hebben -met adviezen van Per
Saldo en BVKZ- voor 2017 een geactualiseerde werkagenda vastgesteld.
Het Ketenbureau PGB ziet ook in 2017 toe op een goede afstemming en tijdige realisatie
van de in deze werkagenda opgenomen verbeteringen en vereenvoudigingen in de keten.
Het bewaken van de samenhang met de verdere besluitvorming over een nieuw
budgethoudersportaal is daarbij een belangrijk aandachtspunt. Bij de migratie naar een
nieuwe infrastructuur, moet de stabiliteit van het trekkingsrecht pgb geborgd blijven.
Het Ketenbureau PGB voert haar rol uit met een klein team van ongeveer 10 fte.
c)

SVB kwartaalrapportage

In de vorige voortgangsrapportage van oktober 2016 bent u reeds geïnformeerd over de
stand van zaken rondom de betalingen door de SVB. De betalingen van de eerste drie
kwartalen van 2016 vertoonden grote stabiliteit. De bijgesloten voortgangsrapportage
van de SVB over de maanden oktober, november en december laat eenzelfde beeld zien:
 De betalingen zijn stabiel, in oktober zijn 99% van de correct aangeleverde
declaraties binnen 10 dagen betaald, in november 98% en in december 97%;
 De voorraad declaraties was in oktober, november en december niet groter dan
in 10 dagen verwerkt kan worden;
 In oktober zijn 13, in november 5 en in december zijn geen spoedbetalingen
verricht door het Rapid Response Team (RRT);
 De bereikbaarheid is op orde. De wachttijd aan de telefoon bedroeg in oktober en
november gemiddeld 7 seconden en in december gemiddeld 9 seconden.
De SVB kwartaalrapportage is opgenomen in de bijlage.
d)

Tot slot

Met de belangrijke resultaten die in het afgelopen jaar zijn geboekt, heeft de keten een
volgende stap gezet in de kwaliteit voor de budgethouder. Tegelijkertijd is er nog veel
werk te doen wat ook in het komende jaar weer inzet en betrokkenheid van de
ketenpartijen vraagt.

Voor een solide, gebruiksvriendelijk en rechtmatig trekkingsrecht PGB
Pagina 6 van 7

Na het eerste kwartaal informeer ik u weer over de voortgang van de werkagenda 2017.
Hoogachtend,

Korrie Louwes
Ketenregisseur trekkingsrecht pgb a.i.

Voor een solide, gebruiksvriendelijk en rechtmatig trekkingsrecht PGB
Pagina 7 van 7