Tweede Kamer der Staten-Generaal

2

Vergaderjaar 2011–2012

33 000 X

Vaststelling van de begrotingsstaten van het
Ministerie van Defensie (X) voor het jaar 2012

Nr. 32

BRIEF VAN DE ALGEMENE REKENKAMER
Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
Den Haag, 24 november 2011
Wij hebben u op 18 mei jl. het Rapport bij het Jaarverslag 2010 van het
Ministerie van Defensie1 aangeboden. In dit rapport hebben wij aangekondigd de Tweede Kamer voor de begrotingsbehandeling te informeren
over onze beoordeling van de aangepaste verbeterplannen die de minister
van Defensie wil uitvoeren om de bedrijfsvoering van het ministerie te
verbeteren, de voortgang van het Plan van aanpak onvolkomenheden RJv
2010 (Plan van aanpak) en de werking daarvan.

1

Algemene Rekenkamer (2011). Rapport bij
het Jaarverslag 2010 van het Ministerie van
Defensie. Tweede Kamer, vergaderjaar
2010–2011, 32 710 X, nr. 2. Den Haag: Sdu.
2
Defensie (2011), Plan professionaliseren
materieelbeheer 2011–2014. Den Haag: eigen
beheer.
3
Het betaalgedrag was in 2010 de belangrijkste oorzaak van de onvolkomenheden in het
uitgavenbeheer.

kst-33000-X-32
ISSN 0921 - 7371
’s-Gravenhage 2011

Uit ons onderzoek blijkt dat het Plan van aanpak en het onderliggende
plan voor de verbetering van het materieelbeheer2 nog nadere uitwerking
en concretisering behoeven. Verder stellen wij vast dat de interne
bewaking van de voortgang van het Plan van aanpak nog beter vorm
moet krijgen. Het ministerie van Defensie beschikt nog niet over een
integrale voortgangsrapportage die door de auditdienst gecontroleerd is
en veel mijlpalen zijn globaal en nog niet definitief bepaald. Wij kunnen
daarom op dit moment nog geen betrouwbare uitspraak doen over de
algehele voortgang van het Plan van aanpak.
Overigens stellen wij wel vast dat voor de verbetering van het financieel
beheer het ministerie inmiddels een aantal maatregelen heeft geïmplementeerd. Voor het materieelbeheer constateren wij dat het ministerie
uitvoering geeft aan het Plan van aanpak.
Voor een beeld van de werking van het Plan van aanpak is het, mede in
het licht van bovenstaande, te vroeg. We kunnen het effect van de
maatregelen op de kwaliteit van het beheer nu nog niet bepalen. Een
uitzondering hierop bij het financieel beheer vormt het betaalgedrag3; dit
voldoet in de periode mei tot en met augustus 2011 aan de rijksbrede
norm.
Om spoedig de vereiste grip op de voortgang van het Plan van aanpak te
krijgen, hebben wij het ministerie gevraagd een aantal acties uit te voeren.
Het gaat hierbij onder andere om:

Tweede Kamer, vergaderjaar 2011–2012, 33 000 X, nr. 32

1

–

–

het aanscherpen van het Plan van aanpak en het onderliggende plan
voor het verbeteren van het materieelbeheer. Doel is een eenduidig
verband tussen de doelstellingen, de maatregelen, de mijlpalen die
daaraan worden verbonden en het jaar waarin deze maatregelen
leiden tot het opheffen van de onvolkomenheden;
het voorzien in een periodieke voortgangsrapportage, waarin het
ministerie integraal over de voortgang van de maatregelen en het
behalen van de doelstellingen (de effecten van de maatregelen op de
kwaliteit van het beheer) uit het Plan van aanpak rapporteert en die
twee maal per jaar door de auditdienst wordt gecontroleerd. Wij zijn
met het ministerie in overleg over de wijze waarop de voortgangsrapportage vorm moet krijgen. Dit moet leiden tot een gecontroleerde
voortgangsrapportage over het Plan van aanpak per eind 2011 die wij
kunnen toetsen en op basis waarvan wij kunnen rapporteren in het
Rapport bij het Jaarverslag 2011 van het Ministerie van Defensie.

Binnen het ministerie is meer regie noodzakelijk. In de eerste plaats om
doelstellingen, maatregelen en effecten in onderlinge samenhang te
bewaken. In de tweede plaats om besluiten die gericht zijn op het effectief
realiseren van doelstellingen in samenhang te nemen en vervolgens
hierop te sturen. Wij hebben in ons Rapport bij het Jaarverslag 2010 van
het Ministerie van Defensie gepleit voor een centrale regiefunctie om de
verschillende verbetertrajecten, uitvoeringsplannen en bezuinigingen op
elkaar af te kunnen stemmen en met voldoende mandaat verantwoordelijken aan te sturen. Volgens de Begroting 2012 van het ministerie van
Defensie wordt in de nieuwe organisatie de toekomstige Hoofddirectie
Bedrijfsvoering verantwoordelijk voor de centrale regie over het beheer.
Op dit moment is deze regiefunctie echter nog niet ingericht.
Wij hebben het ministerie erop gewezen de regiefunctie snel in te richten,
met de juiste bevoegdheid en verantwoordelijkheid om deze effectief te
kunnen uitoefenen.
Om zicht te blijven houden op de kwaliteit van het beheer is de functie van
de auditdienst cruciaal. Wij hebben het ministerie gevraagd te borgen dat
de auditdienst voldoende capaciteit behoudt om zekerheid te geven over
de betrouwbaarheid van de informatie over de voortgang van de
verbetermaatregelen en de werking van het beheer. De auditdienst is in
het lopende reorganisatieproces en tijdens de uitvoering van het Plan van
aanpak van extra groot belang.
Bestuurlijke reactie minister
De minister van Defensie heeft op 16 november 2011 gereageerd op onze
conceptbrief. Wij hebben de reactie van de minister samengevat. De
integrale reactie van de minister is te raadplegen op www.rekenkamer.nl.
De minister stelt in zijn brief dat zijn streven naar een beheerste bedrijfsvoering nog recht overeind staat. Ook geeft hij aan dat hij zich hierover
regelmatig laat informeren, voornamelijk via periodieke managementrapportages. Op basis van deze informatie komt de minister tot de conclusie
dat de bedrijfsvoering verbetert. Hij deelt onze constatering dat een aantal
maatregelen in het financieel beheer is gerealiseerd en dat er uitvoering
wordt gegeven aan het Plan van aanpak om het materieelbeheer te
verbeteren. De minister heeft het vertrouwen dat het aantal onvolkomenheden in de bedrijfsvoering dit jaar al zal afnemen.
Wat betreft het beeld van de werking geeft de minister aan dat er naast
het betaalgedrag volgens hem meer vooruitgang wordt geboekt. Zo heeft
het afschaffen van regelgeving in het financieel beheer ook direct effect
op het verplichtingenbeheer.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2011–2012, 33 000 X, nr. 32

2

De minister waardeert de constructieve houding van de Algemene
Rekenkamer om het Plan van aanpak wat betreft meetbaarheid te
verbeteren. Daarom voert hij op dit moment overleg met de Algemene
Rekenkamer over de invulling van onze aanbevelingen bij het Rapport bij
het Jaarverslag 2010 van het Ministerie van Defensie.
Over de regiefunctie geeft de minister aan dat de regie van het beheer op
dit moment in de lijn is belegd. De drie verantwoordelijke (hoofd)directies
leggen in de managementrapportage en in het Audit Comité periodiek
verantwoording af over het beleid, de uitvoering en de resultaten.
Daarnaast schenkt de secretaris-generaal, aldus de minister, specifiek
aandacht aan het op orde brengen van het beheer in zijn periodieke
bezoeken aan de defensieonderdelen. Hiermee is, volgens de minister,
voldoende regievoering geborgd. Wel zal de regierol anders worden
ingericht, namelijk bij de nieuw op te richten Hoofddirectie Bedrijfsvoering
(HDBV). Het centraal beleggen van de regie van het beheer vormt een
onderdeel van de defensiebrede reorganisatie. De minister zegt toe deze
centrale regiefunctie op korte termijn, vooruitlopend op de formele
reorganisatie, in te vullen en de Algemene Rekenkamer «mee te nemen»
bij de invulling van deze maatregel.
De minister onderschrijft de belangrijke rol van de auditdienst als het gaat
om het geven van zekerheid over de betrouwbaarheid van de informatie
over de voortgang van de verbetermaatregelen en de werking van het
beheer. De auditdienst van Defensie krijgt, aldus de minister, echter ook te
maken met personeelsreducties als gevolg van de bezuinigingen. Door
een vergaande centralisatie in de auditcapaciteit door te voeren, zegt hij
de negatieve effecten van de personeelskrimp op te kunnen vangen en de
kwaliteit van de auditfunctie te waarborgen. Daarnaast zal, volgens de
minister, vereenvoudiging van de interne regelgeving zorgen voor
vereenvoudiging en vermindering van controleactiviteiten en van de
benodigde controlecapaciteit.
Nawoord Algemene Rekenkamer
Het is goed dat de minister van Defensie invulling gaat geven aan onze
aanbevelingen om beter grip te krijgen op de voortgang van het Plan van
aanpak. We zetten het overleg voort.
Wij constateren dat de minister onze zienswijze over de rol van de
auditdienst deelt en dat hij aangeeft de kwaliteit van de auditfunctie te
zullen waarborgen. In dit kader zijn wij nog niet overtuigd dat dit in
combinatie met de personele krimp realiseerbaar is. Een voorwaarde
hiervoor is dat het departement zelf voldoende betrouwbare informatie
over het beheer produceert. De auditdienst dient vervolgens deze
informatie te controleren.
Een afschrift van deze brief sturen wij aan de minister van Defensie.
Algemene Rekenkamer,
drs. Saskia J. Stuiveling,
president
dr. Ellen M.A. van Schoten RA,
secretaris

Tweede Kamer, vergaderjaar 2011–2012, 33 000 X, nr. 32

3