>

Retouradres Postbus 20011 2500 EA Den Haag

Mr. 1. W. Opstelten
Minister van Veiligheid en Justitie
Postbus 20011
2511 EX Den Haag

Datum
6 december 2013
Onderwerp Advies Review Board op het bijgesteld Aanvalsprogramma

Geachte heer Opstelten,
Hierbij ontvangt u het door u gevraagde advies over de bijstelling van het
Aanvaisprogramma Informatievoorziening Politie, versie 0.51, d.d. 28 november
2013.
De Board is positief over de bereikte inhoud van het BAVP 2013-2017 waarin het
Aanvaisprogramma is opgedeeld in drie deelprogramma’s en twintig clusters. Het
plan biedt een heldere uitwerking en is een sterke verbetering ten opzichte van
eerdere versies. Met de inmiddels overeengekomen operationalisering van de
doelen van het Aanvalsprogramma ligt er een goede basis voor
voortgangsmonitoring van het Aanvalsprogramma. Het BAVP 2013-2017 kan naar
ons inzicht daarmee voorlopig in voldoende mate dienen als een richtinggevende
leidraad voor het Aanvaisprogramma in de komende jaren.
Ondanks deze positieve constatering, hebben we ook enkele stevige punten van
zorg die wij met u willen delen. De twee belangrijkste zorgpunten zijn de
governance en de financiën. Een gedegen uitwerking van deze aspecten is in de
ogen van de Review Board op korte termijn essentieel. Wij zien die graag voor onze
februari vergadering tegemoet. Een definitief groen licht is ons inziens dan ook pas
mogelijk als aan deze twee belangrijke zorgpunten invulling is gegeven. Wij zullen
u eind februari hierover nader berichten. In de bijgevoegde bevindingen staat
hiertoe een nadere toelichting.
Om ons eigen begrip van de financiële kaders van het Aanvalsprogramma te
verbeteren, zullen wij een expert vragen om zich te verdiepen in de begroting, en
de onderbouwing daarvan, zodat wij de financiële realisatie kunnen blijven volgen.
Tot slot

Pagina 1 van 6

De Board constateert dat de totstandkoming van het BAVP 2013 2017 een lange
doorlooptijd heeft gehad. Illustratief is dat 2013 reeds grotendeels is verstreken op
het moment dat het BAVP 2013-2017 nog definitief vastgesteld moet worden. Wij
geven de suggestie mee om de werkingsperiode te veranderen in 2014 2018.
—

Datum

6december2013

-

De Board spreekt de hoop en verwachting uit dat bij verdere uitwerking van
planvorming in de komende periode, een grotere voortvarendheid aan de dag
gelegd wordt. Dit is niet een eenzijdig belang van de Review Board, maar dient in
de eerste plaats rolvervulling van alle verantwoordelijken van het
Aanvalsprogramma.
Het voorliggende programma kan de komende periode als kader worden gebruikt
bij de uitvoering. Indien inzichten op basis van de financiële verdieping en een
aanpassing van de governance niet op korte termijn tot verbetering leiden
(bijvoorbeeld in de voortgangsrapportage over de maand januari) zal de Board zich
genoodzaakt zien om zich opnieuw te beraden over het bijgesteld
Aanvalsprogramma.
Refererend aan een eerdere uitspraak van de heer Bouman, benadrukken wij dat
het Aanvalsprogramma niet alleen gemaakt wordt door plannen, maar ook door
mensen. De Board onderschrijft deze zienswijze en benadrukt het belang van
continuïteit op het personele domein van het Aanvalsprogramma.

Hoogachtend,
Namens de Review Board Aanvalsprogramma Informatievoorziening Politie,

-

Dr. T. A. Rçrigues
Voorzitter Review Board

Pagina 2 van 6

Datum
6 december 2013

Bevindingen
Korte historie van de totstandkoming van het Bijgesteld Aanva/sprogramma
Op 19 juni 2012 heeft de gemandateerd opdrachtgever Aanvaisprogramma het
concept document “Bijstelling AVP IV Politie tweede helft 2012 en doorkijk eerste
helft 2013” beschikbaar gesteld. In dat document is de ambitie in lijn gebracht met
de door de interim dO geconstateerde beschikbare capaciteit. De oorspronkelijke
doelen en resultaten uit het Aanvalsprogramma IV Politie 2011 2014 zijn
onverkort van kracht gebleven.
—

Op 29 juni 2012 heeft de Review Board haar voorlopige oordeel uitgebracht over de
richting waarop de bijstelling van het Aanvalsprogramma vorm krijgt. Op dat
moment waren een meer gedetailleerde uitwerking van de besturing, de inrichting
van de 1V-keten en de bijstelling van het Aanvalsprogramma voor de tweede helft
2013 tot en met 2017 niet beschikbaar. Daarom was het toen niet mogelijk om een
definitief oordeel over de bijstelling te geven. Met het voorlopige advies beoogde de
Board een bijdrage te leveren aan de gevraagde snelle uitwerking en vaststelling
van het document.
Het document bijgesteld Aanvalsprogramma 2013 2017, versie 0.51 d.d. 28
november 2013, is een vervolg op het bijgesteld Aanvalsprogramma 2012 2013.
Inmiddels is het inrichtingsplan Informatievoorziening vastgesteld. Daarnaast bevat
het voorliggend document een verbeterde uitwerking van de governance en de
operationalisatie van de doelen. Dit stelt de Board in de gelegenheid om zich een
oordeel te vormen over de bijstelling van het Aanvalsprogramma.
—

—

Inhoudelijke uitwerking Aanvaisprogramma en operationalisering doelen
De Board is positief over de bereikte inhoud van het BAVP 2013-2017, waarin het
Aanvalsprogramma is opgedeeld in deelprogramma’s en clusters. Het plan biedt
een goed leesbare en heldere uitwerking van het Aanvalsprogramma, en is een
sterke verbetering ten opzichte van eerdere versies van plannen in het kader van
het Aanvalsprogramma. Binnen de deelprogramma’s is per cluster is een
eindsituatie geformuleerd, en er zijn over het algemeen duidelijke jaarresultaten op
hoofdlijnen benoemd.
De Board onderschrijft de wijze waarop de doelen van het Aanvalsprogramma zijn
uitgewerkt. De doelen zijn gerelateerd aan outcome en output (resultaat)
indicatoren. Met de operationalisering van de doelen ligt er een basis waarop een
gedegen voortgangsmonitoring van het Aanvalsprogramma vorm kan krijgen.
Zorgpunten rondom governance en financiën
Ondanks onze positieve beeld van de leesbaarheid, de helderheid en het
richtinggevende karakter van het BAVP 2013-2017, hebben wij een aantal punten
van zorg. Twee van deze zorgpunten zijn in onze ogen van fundamenteel belang
voor een succesvolle uitvoering van het Aanvalsprogramma en voor de
mogelijkheid van de Review Board om haar controlerende taak te kunnen vervullen.
Deze zorg punten betreffen governance en financiën:

Pagina 3 van 6

Datum

a.

Governance: De Review Board beoordeelt de besturing van het programma 6 december 2013
als complex en nog niet voldoende transparant. Met name de (belangrijke)
rol en de positie van de aandachtsgebiedhouder blijft naar de mening van
de Board diffuus. Aandachtsgebiedshouders zijn volgens het plan voor een
aspect van het politiewerk verantwoordelijk voor de functionele eisen en
wensen, werkprocessen, gewenste ontwikkelingen van de 1V-voorzieningen
én implementatie daarvan als één dossier. Aandachtsgebiedhouders worden
mede ondersteund door de Dienst IM. Voor de Board is echter niet duidelijk
hoe zij precies gepositioneerd zijn, noch hoe zij gehouden worden aan hun
belangrijke verantwoordelijkheid voor standaardisering van werkprocessen.

In een eerdere mondelinge toelichting op de governance is aangegeven dat
de aandachtsgebiedhouders opdrachtgevers zijn. In het organogram zijn de
aandachtsgebiedhouders echter nog steeds buiten de hiërarchie geplaatst
en krijgen ze een supportrol in de zijlijn. Het wordt niet concreet hoe de
verantwoordelijkheid van de gemandateerd opdrachtgever, de korpschef
NP, zich verhoudt tot het opdrachtgeverschap van de
aandachtsgebiedhouders. Ook krijgen ze bij het halfjaarlijks herzien van de
IV projectenportfolio, geen zichtbare rol. Door deze indeling is niet duidelijk
wie nu voor welk cluster specifiek opdrachtgever is (bijvoorbeeld voor
omvangrijke, en technische of multidisciplinaire clusters zoals het cluster
Datacenter consolidatie, het cluster Rationalisatie hardware/software, of het
cluster Operationeel Politie Proces). De Review Board vindt het noodzakelijk
dat een programma van deze omvang heldere hiërarchische lijnen en
afbakening van verantwoordelijkheden kent, zodat betrokkenen op
resultaat aanspreekbaar zijn.
Overigens is de ervaring van leden van de Review Board is dat
standaardisatie moeilijk succesvol kan worden doorgevoerd wanneer dit zijn
beslag dient te krijgen in het verantwoordelijkheidsgebied van niet
hiërarchisch ondergeschikten.
b.

Financiën: Hoewel een kostenonderbouwing altijd aannames en
inschattingen kent, is door het gebrek aan transparantie en gedegen
onderbouwing de begroting niet goed te beoordelen in relatie tot het
inhoudelijke programma. De Board gaat ervan uit dat, nu er een volledig
BAVP 2013 2017 ligt, een gedegen onderbouwing van de plannen
voorhanden is, waarbij mensen en middelen in de tijd gekoppeld zijn aan
de uit te voeren activiteiten. Alleen op deze manier wordt de Board in staat
gesteld het Aanvalsprogramma te beoordelen op de samenhang van de drie
stuurvariabelen inhoud, tijd en geld.
—

Gerelateerd aan dit punt, maken wij ons ook zorgen over de structurele
onderuitputting op de eerder afgegeven begroting van het
Aanvalsprogramma. Wij vragen ons af of het realistisch is dat dit in de
komende periode zo fors kan worden ingelopen als nu voorzien. Voor 2014
staat een budget gereserveerd van €121,8 mln. De Board vraagt zich af of
dit, gezien de ervaring met de realisatie van de voorgaande jaren, een reële
inschatting is. Daarbij is op dit moment niet duidelijk welke activiteiten door

Pagina 4 van 6

de onderrealisatie zijn blijven liggen en wanneer dit in het programma
wordt ingelopen.

Datum
6december2013

Overige punten van zorg

Overige punten die voor ons relevant zijn bij de verdere verbetering van het BAVP
2013-2017:
a.

In het BAVP wordt melding gemaakt van het risico dat een laag
absorptievermogen bij de eenheden het realiseren van de doelstellingen in
het Aanvaisprogramma in de weg kan staan. De Review Board erkent dit
risico, mede in het licht van de ambities van het Aanvaisprogramma. De
Review Board wil benadrukken dat het Aanvalsprogramma bovenal een
verandertraject betreft, waardoor het absorptievermogen cruciaal is voor
het realiseren van de doelen van het programma. Graag zou de Review
Board het antwoord op de vraag willen zien hoe dit gaat worden opgelost,
in termen van concrete maatregelen die actief geborgd zijn binnen het
programma.

b.

Ten aanzien van de inhoudelijke uitwerking hebben wij de volgende
bevindingen. Wij zien beoogde resultaten genoemd, maar nog weinig in
kwalitatieve termen beschreven resultaten. Wij bevelen aan daar een slag
concreter in te worden. Wij merken ook op dat de resultaten van de
clusters voornamelijk technisch beschreven zijn en dat afhankelijkheden en
onderlinge samenhang tussen de deelprogramma’s beperkt in kaart zijn
gebracht. Zo worden bijvoorbeeld de personele consequenties van de
datacenter consolidatie buiten beschouwing gelaten, of worden
andersoortige resultaten, zoals het aanpassen van de werkprocessen,
slechts als een afhankelijkheid benoemd.

c.

Gezien de aard en de omvang van het Aanvaisprogramma is het van belang
dat er een externe quality assurance wordt ingericht. Wij adviseren een
quality assurance in te richten die rapporteert op het niveau van de
(gemandateerd) opdrachtgever, zodat er een stevige toets op de uitvoering
van het programma bestaat. Wij benadrukken eveneens het belang van een
goede planning en monitoring van het programma, en adviseren om het
beschreven programmabureau zwaar in te richten, passend bij de omvang
van het Aanvalsprogramma.

d.

Hoewel nu belangrijke stappen zijn gezet in de operationalisering van de
doelen, ontbreken nog de uitwerking van de prognoses, en de koppeling
met de financiën. Deze informatie is naar de mening van de Board
essentieel om de voortgang van het programma goed te kunnen monitoren.
In het plan staat dat de ontbrekende onderdelen van de prognose met de
maandrapportage over januari 2014, die in februari 2014 verschijnt,
beschikbaar komen. De Board onderstreept het belang hiervan en acht
verdere vertraging op dit punt zeer ongewenst.

e.

In het bijgesteld Aanvalsprogramma 2013 2017 staat dat sommige
onderdelen, zoals het uitfaseren van BVH en Summ-IT en de migratie naar
de centrale rekencentra en digitale transferia ook na 2017 doorlopen. Dit
—

Pagina 5 van 6

wekt de indruk dat de vernieuwing niet is afgerond aan het eind van de
looptijd van het Aanvaisprogramma.

Datum
6december2013

Pagina 6 van 6