Rapportage burgerbrieven VWS 2014

Algemeen
Het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) rapporteert hierbij over de periode 1
januari 2014 tot en met 31 december 2014 betreffende het kerndepartement en de onder VWS
ressorterende uitvoeringsorganisaties en inspecties. Ook dit jaar is getracht zoveel als mogelijk aan
te sluiten bij de rapportage van de Nationale Ombudsman uit 2008 getiteld: ‘Behandeling
burgerbrieven kan behoorlijker. Onderzoek uit eigen beweging naar de behandeling van
burgerbrieven in 2007 door ministeries.’ Hierdoor is ook een vergelijking met eerdere jaren
mogelijk en zijn mogelijke trends te herkennen.
VWS zet zich constant in om de stukkenstroom en de afhandeling daarvan steeds efficiënter en
sneller te laten verlopen. Zo wordt de stukkenstroom verder verbeterd en zijn burgerbrieven beter
digitaal binnen het departement te volgen en termijnen beter te monitoren.
Deze rapportage gaat achtereenvolgens in op het aantal en tijdigheid van beantwoording van
subsidieaanvragen, bezwaarschriften, klaagschriften, overige brieven en Wob-verzoeken ontvangen
door het kerndepartement, de uitvoerende diensten en raden (CBG, CIBG, RIVM, GR, RV &S en
SCP) en de inspecties (IJZ en IGZ) in 2014. Daarnaast wordt ook nog kort ingegaan op de
behandeling van binnengekomen e-mails van burgers.
Aanvragen
Subsidieaanvragen VWS Kerndepartement
Inkomende subsidieaanvragen worden door het kerndepartement geregistreerd, ook de
subsidieaanvragen bij de uitvoeringsdiensten worden hierbij meegenomen. In 2014 werden 3879
subsidieaanvragen geregistreerd. Het percentage subsidieaanvragen die in 2014 binnen de termijn
zijn behandeld is nagenoeg gelijk aan dat van 2013 (2013: 98,8%, 2014: 98,6%). Van alle
verleende subsidies is ruim 96% binnen de termijn van 13 weken afgehandeld. Dit percentage is
enigszins gedaald ten opzichte van 2013 (97,4 %). Van de vaststellingen is ruim 99% binnen de
termijn behandeld, dit is licht gestegen tot 99,6 % (2013: 99,3%). Er is geen sprake van betaalde
dwangsommen.
Totaal 2014
Aantal subsidieaanvragen in het jaar

3879

-

waarvan verleningen

1069

-

waarvan vaststellingen

2810

Gehonoreerde verleningen

1006

Gehonoreerde vaststellingen

2710

Totaal aantal binnen termijn

3825

Totaal % binnen termijn
Aanvragen verleningen binnen termijn
idem in %
Aanvragen vaststellingen binnen termijn
idem in %

98,6%
1026
96,0%
2799
99,6%

Aanvragen BIG-registraties CIBG
Het BIG-register is een instrument van de Wet BIG (Wet op de beroepen in de individuele
gezondheidszorg). Het doel van de Wet BIG is het bevorderen en bewaken van de kwaliteit in de

1

gezondheidszorg. Ook beschermt deze wet de patiënt tegen ondeskundig en onzorgvuldig handelen
van een zorgverlener. Het CIBG is verantwoordelijk voor de registratie van zorgverleners (de
zogenaamde artikel 3-beroepen) in het register. Hiervoor ontvangt het CIBG aanvragen voor
opname in het register.
In 2014 ontving het CIBG 13.085 aanvragen voor opname in het BIG-register. De wettelijke
beslistermijn van een aanvraag voor registratie in het BIG-register is afhankelijk van de categorie
van de aanvraag en loopt van acht weken tot vier maanden. De gemiddelde doorlooptijd van deze
aanvragen was 18 dagen voor aanvragen met een Nederlands diploma en gemiddeld 58 dagen
voor aanvragen met een aangewezen diploma en gecombineerd met een Nederlands diploma. Alle
aanvragen zijn afgehandeld binnen 33 dagen en dit is binnen de wettelijke behandeltermijn.
Organisatie

Aantal
(in
2013)

Aantal
(in
2014)

Gemiddelde
afhandelingstermijn

Percentage
afgedaan
binnen
verdaagde
wettelijke
termijn

Aantal
ontvangen
ingebrekestellingen

Aantal
betaalde
dwangsommen

Aanvragen
BIGregistraties
CIBG

12.512

13.085

BIG Nederland: 18
dagen
BIG Buitenland: 58
dagen

100 %

0

0

Vergunningen ongeregistreerde medicijnen IGZ
De Inspectie voor de Gezondheidszorg draagt zorg voor de toetsing aan artikel 3.17 van de
Regeling Geneesmiddelenwet (RGnw) met betrekking tot het afleveren van ongeregistreerde
geneesmiddelen uit binnen- en buitenland ten behoeve van de individuele patiëntenzorg.
Apotheken, ziekenhuisapotheken en apotheekhoudende huisartsen zijn onder voorwaarden
bevoegd om een ongeregistreerd geneesmiddel op artsenverklaring af te leveren. Daarnaast
mogen ook fabrikanten en groothandels in geneesmiddelen die een vergunning hebben als bedoeld
in artikel 18 van de Geneesmiddelenwet (Gnw) een ongeregistreerd geneesmiddel afleveren.
Bevoegden mogen de ongeregistreerde geneesmiddelen afleveren op basis van de voorwaarden uit
artikel 3.17 RGnw.
Tot 1 januari 2012 was de inspectie slechts bevoegd om te handhaven als achteraf niet de
voorwaarden bleken ingevuld. Bevoegden waren evenwel wel verplicht om het afleveren van een
geregistreerd geneesmiddel te melden aan de inspectie.
De inspectie geeft sinds 1 januari 2012 al dan niet toestemming voor het afleveren van nietgeregistreerde geneesmiddelen. In totaal zijn er in 2014 344 (t.i waarvan er 177 in 2015 zijn
afgehandeld) verzoeken hiertoe bij de inspectie binnengekomen. In 308 (t.i. 151 nieuwe
aanvragen en 157 verlengingen) van de gevallen voldeed het verzoek aan de voorwaarden en werd
toestemming gegeven. Er werden 5 verzoeken afgewezen. In 31 gevallen was de aangeleverde
informatie van de kant van de verzoeker niet afdoende, hetgeen gecommuniceerd werd met de
verzoeker, of kon de verzoeker de gevraagde informatie niet leveren, waarna een intrekking van
het verzoek volgde of verdere behandeling door de inspectie uitbleef.
De inspectie hanteert een (wettelijke) termijn van acht weken voor het beoordelen/afhandelen van
verzoeken om toestemming voor het afleveren van ongeregistreerde geneesmiddelen op
artsenverklaring.
Bevoegden voor het afleveren
van een ongeregistreerd
geneesmiddel op artsenverklaring

Aantal aanmeldingen
2013

Aantal
aanmeldingen
2014

Gemiddelde
afhandelingstermijn
2014

Totaal

418

344

30-40 dagen

2

Bezwaarschriften
De behandeling van bezwaarschriften, inclusief bezwaarschriften gericht aan de uitvoeringsdiensten
(CIBG en RIVM) en de inspecties (IGZ en NVWA), wordt centraal gecoördineerd door de directie
Wetgeving en Juridische Zaken.
In 2014 ontving VWS 890 bezwaarschriften. In 2013 werden 1178 bezwaarschriften ontvangen.
Het kleinere aantal bezwaarschriften is mogelijk een gevolg van de voorlichting die VWS op
internet heeft gezet over wanneer het wel en niet zinvol is om bezwaar te maken.
Bezwaarschriften
Organisatie Aantal
2013

Aantal
2014

VWS

890

1178

Percentage
Percentage
binnen de
afgedaan
basis
binnen
wettelijke
verdaagde
termijn
wettelijke
(zonder
termijn
opschorting)
verslagjaar
89%

Aantal
ontvangen
ingebrekestellingen

Aantal
betaalde
dwangsommen

11

6

In 2014 zijn elf ingebrekestellingen ingediend wegens niet tijdig beslissen op het bezwaarschrift. In
2014 is zes keer een dwangsom betaald wegens niet tijdig beslissen op het bezwaarschrift. In drie
zaken werd de maximale dwangsom uitgekeerd (€ 1.260); in drie andere zaken was een beperkte
dwangsom verschuldigd.
Klaagschriften
Alle kerndirecties evenals uitvoeringsdiensten en inspecties behandelen en registreren zelf de
ontvangen klaagschriften. In 2014 ontving VWS 357 klachten. Hiervan werden er 10 ingediend bij
het kerndepartement, 31 bij het College Beoordeling Geneesmiddelen (CBG), 6 bij het
Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM), 33 bij de IGZ en 2 bij de IJZ. Bij het CIBG
werden 232 t.o.v. 408 klaagschriften in 2013. De afname wordt verklaard door het aantal klachten
dat verband houdt met het heffen van een tarief per 1 juli 2013 en de procedure herregistratie in
2013. Bij de unit Zorgverzekeringskantoor (ZVK) van de Rijksdienst voor Caribisch Nederland
werden 43 klachten ingediend. 75 % van de klaagschriften is binnen de wettelijke termijn
afgedaan.
Organisatie

Aantal (in 2012)

Aantal (in 2013)

Aantal (in 2014)

Kerndepartement

4

2

10

Uitvoerende diensten

120

498

269 + 43 (ZVK)

Inspecties

53

36

35

Totaal

177

536

357

3

Overige brieven
VWS kern
In 2014 werden 2179 brieven ontvangen door het kerndepartement. De gemiddelde
beantwoordingstermijn bedraagt 39 dagen. Binnen de maximum termijn van zes weken is bijna
65% van de brieven beantwoord. Dit percentage is lager dan in 2013 (78%).
De burgerbrieven worden vrijwel direct na ontvangst in behandeling genomen. Voorafgaand aan
schriftelijke beantwoording vindt soms telefonisch contact plaats. Reden van vertraging en het niet
halen van de afhandelingstermijn ligt vaak aan de afstemming met derden. Daarnaast geldt dat
brieven gericht aan de Koning op het terrein van het Ministerie van VWS een langere
afhandelingduur vragen. Deze worden namens de Koning beantwoord door de bewindspersonen,
hetgeen gezien de administratieve procedures meer tijd kost dan een burgerbrief gericht aan een
bewindspersoon van VWS. Indien de termijn niet wordt gehaald wordt over het algemeen
telefonisch contact opgenomen met de briefschrijver en wordt een termijn afgesproken over
beantwoording van de brief.
Uitvoeringsdiensten
De uitvoeringsdiensten hebben in 2014 gezamenlijk een beperkt aantal burgerbrieven ontvangen;
veel communicatie verloopt via email (zie de passage ‘Email’ aan einde van deze rapportage). Het
College ter Beoordeling van Geneesmiddelen (CBG), het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en
Milieu (RIVM) en de Gezondheidsraad (GR) hebben in 2014 respectievelijk twee, vijf en negen
burgerbrieven ontvangen. Het CIBG heeft geen brieven ontvangen en het Sociaal Cultureel
Planbureau (SCP) ontving 58 brieven in 2013.
Inspecties
In 2014 ontving de IGZ twee brieven die als (overige) burgerbrief werden geregistreerd. Net als bij
de inventarisatie in 2013 zijn alle andere berichten die de IGZ van burgers ontving zoals de
meldingen, klaagschriften, aanvragen of bezwaarschriften, niet in de selectie opgenomen. Van de
twee brieven is een binnen de vastgestelde termijn beantwoord. De tweede brief is, onder andere
in verband met de complexiteit van het onderwerp eerst telefonisch contact gezocht en heeft een
persoonlijk gesprek plaatsgevonden, waardoor beantwoording buiten de vastgestelde termijn viel.
De Inspectie Jeugdzorg (IJZ) heeft in 2014 in totaal 27 brieven ontvangen. De gemiddelde
beantwoordingstermijn van de IJZ is ongeveer 23 dagen. Een brief is buiten de vastgestelde
termijnen beantwoord.
Organisatie

Aantal
(in 2012)

Aantal
(in 2013)

Aantal
(in 2014)

Gemiddelde behandeltijd
verslagjaar in dagen

Kern
departement

1249

1467

2179

39

Uitvoerende
diensten

119

100

Inspecties

34

37

113
29

6
24

4

Wob-verzoeken
Binnen VWS worden sinds 1 maart 2013 op de directie Wetgeving en Juridische Zaken alle Wobverzoeken gecentraliseerd afgehandeld.
Over het jaar 2014 zijn er 185 nieuwe verzoeken binnengekomen. Dit is een daling van 12% ten
opzichte van 211 in 2013. Een (gedeeltelijke) verklaring hiervoor is een andere wijze van
administreren. Daarnaast is rijksbreed een tendens waarneembaar dat er minder Wob-verzoeken
worden ingediend. De omvang en de arbeidsintensiviteit van de Wob-verzoeken is overeenkomstig
het vorige jaar.
In onderstaande tabellen zijn de binnengekomen verzoeken opgenomen die zijn ontvangen en
binnen de wettelijke termijnen zijn afgehandeld.

Wob-verzoeken
Aantal
2013

Aantal
2014

211

185

Percentage binnen
de basis wettelijke
termijn (zonder
opschorting)
verslagjaar
11%

Percentage
afgedaan
binnen
verdaagde
wettelijke
termijn
23%

Percentage
afgedaan
binnen
verdaagde
wettelijke
tweede termijn
17%

Aantal
ontvangen
ingebrekestellingen

Aantal
betaalde
dwangsommen

18

9

Op ongeveer de helft van het aantal verzoeken die met een besluit worden afgehandeld, wordt
binnen de wettelijke termijnen gereageerd. Voor 2015 wordt er naar gestreefd om meer verzoeken
tijdig af te handelen. Overigens ligt het totaal aantal verzoeken dat binnen de termijn is afgedaan
feitelijk hoger door afhandeling zonder een besluit te nemen in het kader van het programma
“Prettig contact met de overheid”. In 2014 zijn er 37 verzoeken op een andere wijze afgehandeld
dan door middel van een besluit.
Over het jaar 2014 zijn er 18 ingebrekestellingen ingediend waarvan er in totaal 9 uitliepen op het
betalen van een dwangsom. Het totale bedrag dat is uitbetaald in de vorm van dwangsommen is
€ 9110,-.
Organisatie

Aantal verzoeken
2012

Aantal verzoeken
2013

Aantal verzoeken
2014

Kerndepartement
Uitvoerende diensten
Inspecties

56
14
100

85
25
102

74
16
95

Totaal

170

211

185

VWS

E-mail (en telefonische oproepen)
In 2014 heeft Informatie Rijksoverheid (IR) voor de gehele rijksoverheid in totaal 239.014 (2013:
199.673) telefonische oproepen ontvangen en 93.167 (2013: 92.167) e-mails. Voor VWS heeft de
IR 8.775 (2013: 8.104) e-mails (9,5%) en 18.012 (2013: 16.975) telefonische oproepen (7,5%)
ontvangen. Dat betekent een stijging van zowel het aantal e-mails als telefoontjes. Er zijn
eveneens veel meer reacties (5.114 (2013: 3539)) doorgestuurd naar de back office bij VWS.
Ook enkele uitvoeringsdiensten van VWS zijn per e-mail benaderd door burgers. In het verslagjaar
2014 ontving het RIVM rechtstreeks 4.626 e-mails. De tekenapp was mede oorzaak van de vele
ontvangen emails. Het CIBG ontving maar liefst 31.002 e-mails en het CBG ontving 1162 emails.
Het SCP ontving naar schatting 1.034 e-mails.
De IGZ heeft in 2014 32.339 e-mailberichten ontvangen. Hier is geen onderscheid gemaakt tussen
de ontvangen berichten van burgers of Informatie Rijksoverheid. De Gezondheidsraad (221) en de
IJZ (113) ontvingen minder grote aantallen e-mails in 2014. Er is een tendens waarneembaar dat
de wijze waarop burgers met VWS communiceren langzaam wijzigt. Het digitaal communiceren
vindt steeds vaker plaats.

5