Tweede Kamer der Staten-Generaal

2

Vergaderjaar 2013–2014

31 460

Project SPEER

Nr. 40

BRIEF VAN DE MINISTER VAN DEFENSIE
Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
Den Haag, 13 februari 2014
Hierbij zend ik u de voortgangsrapportage over de basisimplementatie
van ERP1 over de periode 1 juli 2013 tot 1 januari 2014.
Op 15 juli jl. is het programma SPEER beëindigd en de voltooiing van de
programmadoelen belegd in de lijnorganisatie. De taken die nog moeten
worden uitgevoerd, worden opgepakt door het Joint IV Commando (JIVC)
en de defensieonderdelen. De taken en verantwoordelijkheden van de
Supervisor SPEER zijn overgedragen aan de Hoofddirectie Informatievoorziening en Organisatie (HDIO), die sinds 1 november jl. is opgegaan in de
nieuwe Hoofddirectie Bedrijfsvoering (HDBV). Met het stopzetten van het
programma, spreken we niet meer over SPEER, maar over de voltooiing
van de basisimplementatie ERP. De doelstellingen en reikwijdte blijven
hierbij ongewijzigd, overeenkomstig de Tussenbalans 2010.
Zoals ik heb aangekondigd in de voortgangsrapportage tot 1 juli 2013
(Kamerstuk 31 460, nr. 34 van 27 augustus 2013), heeft het beëindigen van
het programma SPEER geleid tot enkele wijzigingen in de opzet van de
voortgangsrapportage. De onderwerpen «dubbele beheerlasten» en «inzet
interne medewerkers» komen niet meer terug. De dubbele beheerlasten
vormen een integraal onderdeel van de reguliere IV-exploitatie en zijn
geen separate post in de defensie- of programmabegroting. Zij kunnen
daarom niet eenvoudig zichtbaar worden gemaakt. Nu de programmaorganisatie SPEER de werkzaamheden aan de lijnorganisatie heeft overgedragen, is de inzet van interne medewerkers evenmin zichtbaar. Deze inzet
maakt deel uit van de reguliere personele exploitatie van de lijnorganisatie. Aan deze rapportage is eenmalig een paragraaf toegevoegd over
het plan (roadmap) voor de voltooiing van de basisimplementatie ERP
(paragraaf II). Voor de rest wordt omwille van de vergelijkbaarheid de
bestaande opzet gevolgd.

1

kst-31460-40
ISSN 0921 - 7371
’s-Gravenhage 2014

ERP = Enterprise Resource Planning.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2013–2014, 31 460, nr. 40

1

Opzet
In deze rapportage komen achtereenvolgens aan de orde:
I
samenvattend oordeel;
II
plan voltooiing basisimplementatie ERP;
III
doelen en de reikwijdte;
IV
financiën;
V
stand van zaken, planning en mijlpalen;
VI
risico’s;
VII
sturing en beheersing;
VIII overige bijzonderheden.
I – Samenvattend oordeel
Het programma SPEER is in juli 2013 overgedragen aan de lijn. De uitrol
van ERP gaat echter onverminderd door, steeds meer gebruikers
beschikken over de basisimplementatie ERP.
De nu beschikbare release 2.1.0 heeft voldoende functionaliteit om
volledig te kunnen migreren. Echter, om volledig te voldoen aan de
doelen en de reikwijdte van de Tussenbalans 2010, zal nog aanvullende
functionaliteit worden ontwikkeld (zie tabel 5). De ondersteuning van de
defensieonderdelen bij de migraties evenals de dataschoning heeft op dit
moment prioriteit. Tevens zijn voorbereidingen gestart om de inzet in Mali
met ERP te ondersteunen.
Om de doelstellingen van de voltooiing basisimplementatie ERP te
realiseren, is een aanpak (roadmap) bepaald. Deze roadmap is getoetst in
een gateway review en besproken in een rondetafelgesprek met de ARK in
oktober 2014. De conclusies en aanbevelingen uit deze besprekingen zijn
verwerkt in de aanpak. De ARK heeft in haar brief geadviseerd aan te
koersen op een scherpere deadline voor de basisimplementatie ERP.
Echter, de afweging tussen de doelen en de daadwerkelijk beschikbare
middelen laat zien dat de lijnorganisatie haar grenzen heeft. Dit heeft er
toe geleid dat enkele prioriteiten anders zijn gesteld en enkele migraties
zijn verschoven. De voltooiing van de basisimplementatie ERP blijft hoe
dan ook ambitieus. De huidige aanpak heeft geen gevolgen voor het totale
programmabudget. Door de uitloop van activiteiten zal het programmabudget dat in 2014 voor de migraties is gereserveerd mogelijk wel voor
een deel pas in 2015 tot uitgaven leiden. Het programmamanagement
wordt uitgevoerd middels strakke sturing op resultaten, mijlpalen en
afwijkingen. Daarnaast wordt actief gestuurd op identificatie en mitigatie
van eventuele risico’s voor de voortgang.
Verschillende eenheden van 11 Luchtmobiele Brigade, de 13 en 43
Gemechaniseerde Brigade en het Materieellogistiek Commando Land
(MatLogCo, voorheen Defensiebedrijf Grondgebonden Systemen) worden
voor onderhoud, bevoorrading en materieelbeheer nu volledig ondersteund door ERP. De migratie van de Directie Materiële Instandhouding
(DMI, voorheen het Marinebedrijf) wordt eind dit jaar voltooid. De
migratie van de vloot verloopt stapsgewijs, waarbij het laatste schip in
2015 wordt gemigreerd. Ook vindt in 2015 de migratie van de walondersteuning en het Commando Zeemacht in het Caribisch Gebied
(CZMCARIB) plaats. De migratie van het Defensie Grondgebonden
Luchtverdediging Commando (DGLC) is vanwege de uitzending van de
Patriots naar Turkije uitgesteld tot komend najaar. In verband met de
reorganisatie van het CLSK is de migratie van de luchttransportvloot, de
Apache en de Chinook helikopters verschoven naar het eerste kwartaal
van 2014, en die van de Cougar naar het tweede kwartaal. Ook de migratie
van de F-16 verschuift. De migratie van het Logistiek Centrum Woens-

Tweede Kamer, vergaderjaar 2013–2014, 31 460, nr. 40

2

drecht voor warehouse management zal plaatsvinden in 2015, na de
oplevering van het nieuwe magazijn en de bijbehorende robottechniek.
Het contract hiervoor is recent getekend.
Schone data zijn randvoorwaardelijk voor een goede migratie naar ERP.
Dataschoning heeft gezien de risico’s een hoge prioriteit. Alle defensieonderdelen stellen hiervoor capaciteit beschikbaar.
Eerst wordt de basis op orde gebracht, pas daarna is doorontwikkeling
aan de orde. In 2014 worden wel voorbereidingen getroffen voor de
verdere doorontwikkeling van ERP na de voltooiing van de basisimplementatie. Dit is geen onderdeel van het programma, maar wordt conform
het reguliere IV-proces uitgewerkt.
II – Plan voltooiing basisimplementatie ERP
De programmaorganisatie SPEER is in juli 2013 opgeheven. De ontwerpen bouwtaken en de bijbehorende verantwoordelijkheden zijn overgedragen aan het JIVC. De transitiemanagementorganisatie (TMO) is onder
aansturing van de HDBV gebracht en de taken en verantwoordelijkheden
van de Supervisor SPEER zijn overgedragen aan de HDBV. De defensieonderdelen zijn verantwoordelijk voor de migratie. De uitvoering van de
programmataken is daarmee volledig in de lijn belegd.
Om de doelstellingen te realiseren en de investering in het programma
SPEER uit te nutten, geldt de volgende aanpak (roadmap) voor de
voltooiing basisimplementatie ERP:
• Het verwerken van de IV/ICT-consequenties van de reorganisaties;
• Het opleveren van de nog ontbrekende basisfunctionaliteit om de
ketens te sluiten, migraties mogelijk te maken en legacy-systemen uit
te faseren;
• Het verbeteren van de kwaliteit van de gegevens;
• Het breed invoeren en benutten van de basisfunctionaliteit ERP binnen
Defensie;
• Het uitfaseren van legacy-systemen en;
• De stabilisatie van het beheer en de optimalisatie van het gebruik van
ERP.
Bovenstaande aanpak voor de basisimplementatie ERP is getoetst
middels een gateway review en besproken in een rondetafelgesprek met
de ARK in oktober. Op basis van deze aanpak en de conclusies en
aanbevelingen uit de gateway review en het rondetafelgesprek met de
ARK is het plan voor de voltooiing geactualiseerd. Op basis van de
huidige inzichten blijft de voltooiing van de basisimplementatie ERP
binnen budget. In de vorige rapportage is al gemeld dat de maritieme
migratie in het tweede kwartaal 2015 zal zijn voltooid. Dat is nu ook het
geval voor de migratie van de luchtgebonden eenheden.
De ambitie en middelen zijn in het planningsproces op elkaar afgestemd.
Hierbij geldt de beschikbaarheid van het technische landschap en de
beschikbare bouw- en migratiecapaciteit als basis voor de planning.
Tevens is de planning afgestemd op de operationele planningen van de
defensieonderdelen. Door de volgtijdelijkheid van enkele migraties los te
laten, kunnen deze parallel plaatsvinden en zijn onderlinge afhankelijkheden geminimaliseerd.
Binnen de beschikbare bouw- en migratiecapaciteit is prioriteit gegeven
aan de dataschoning en ondersteuning van de defensieonderdelen bij de
migraties. Tevens zijn de voorbereidingen gestart voor de ondersteuning
van de missie in Mali. Bij deze missie wordt voor een deel gebruik

Tweede Kamer, vergaderjaar 2013–2014, 31 460, nr. 40

3

gemaakt van bedrijfsprocessen en functionaliteit binnen ERP. De nieuwe
ERP-functionaliteiten die nodig zijn voor de missie worden, door middel
van een behoeftestelling naast de reguliere releases, versneld ontwikkeld
en ondersteund.
Deze prioritering leidt tot verdringing van de realisatie van functionaliteit
in release 2.2.0 en 2.3.0 De ondersteuning van de missie Mali valt buiten
de reikwijdte van de Tussenbalans 2010. Voor de verdringing van
capaciteit wordt een financiële oplossing gezocht buiten de budgetten van
de basisimplementatie.
In de vorige voortgangsrapportage heb ik u reeds gemeld dat het
voltooien van de basisimplementatie doorschuift naar 2015. Dit is
noodzakelijk door de veranderende prioriteitstelling, de noodzaak tot
dataschoning en de beschikbare capaciteit. Een aantal restfunctionaliteiten wordt derhalve gerealiseerd in de eerste helft van 2015. De
actualisatie, prioritering en de voorbereiding en ondersteuning van de
missie Mali heeft ook effect op de interne volgorde en de momenten van
migratieactiviteiten (zie tabel 5), maar heeft niet geleid tot aanpassing van
de einddatum van de voltooiing basisimplementatie ERP.
In de gateway review en het rondetafelgesprek met de ARK is extra
aandacht gevraagd voor verbreding en versterking van het draagvlak
binnen Defensie om de investeringen van ERP beter te benutten. De ARK
heeft dit ook in haar brief aan de Kamer gemeld. Dit heb ik in het plan
voltooiing basisimplementatie ERP meegenomen als onderdeel van
«opleiding en training», «borging van kennis» en «communicatie». De
voorbereiding van de missie in Mali is een concrete activiteit die bijdraagt
aan het draagvlak en gebruik van ERP. Daar waar de TMO door de reductie
geen uitvoering meer kan geven aan de communicatietaak, pakt de HDBV
door prioritering en in overleg met de TMO op.
III – Doelen en reikwijdte
De doelstellingen van de basisimplementatie ERP, zoals weergegeven in
tabel 1, zijn ongewijzigd ten opzichte van het programma SPEER.
Tabel 1: Doelstellingen, normen, streefwaarden/indicatoren en stand van zaken
Doelstelling

Norm

Streefwaarde/Indicator

Stand van zaken

Ondersteuning van de defensiebrede bedrijfsvoering en het joint
operationeel optreden.

Volledige bevoorradingsketen
voorzien van uniforme
IV-ondersteuning (één ERPsysteem voor de gehele keten),
inclusief de daartoe noodzakelijke koppeling met de financiële
administraties.
Onderhoudsketen gedeeltelijk
voorzien van uniforme ondersteuning (één ERP-systeem voor
alle operationele commando’s).

ERP-technologie volledig in
bedrijf gesteld in de functiegebieden financiën, transport,
bevoorrading en verwerving.
ERP-technologie uitgerold in het
functiegebied onderhoud
(OPCO’s inclusief hun onderhoudsbedrijven).

ERP-technologie is in bedrijf in het
financiële functiegebied en wordt
stapsgewijs in bedrijf gesteld in
het materieellogistieke functiegebied.

Ondersteuning van het besturingsmodel.

Alle betrokken processen bij de
defensieonderdelen gestandaardiseerd en geïntegreerd.

ERP-technologie in 2008 volledig
in bedrijf gesteld in het financiële
domein en midden 2015 in de
gehele bevoorradingsketen
(inclusief verwerving en
onderhoudsfuncties).

De bestaande kernel is aangepast.

Doelmatigheidswinst door
procesdoelmatigheid en de
herbelegging van processen.

Alle besparingen toegewezen
aan de defensieonderdelen en
ingeboekt in de begroting.

Eerste deel besparingen van 550
vte’n vanaf 2014 naar 610 vte’n in
2016 plus € 12 miljoen vanaf
2014 naar € 18 miljoen in 2016.

De opbrengsten zijn vervlochten
met de maatregelen beleidsbrief
2011 en de numerus fixus.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2013–2014, 31 460, nr. 40

4

Doelstelling

Norm

Streefwaarde/Indicator

Stand van zaken

Doelmatigheidswinst en betere
beheersbaarheid van het IV-beheer
door de uitfasering van de
legacy-systemen.

Alle grote legacy-systemen
vervangen door één ERPsysteem.

De meer dan 30 legacy-systemen
op materieellogistiek en
financieel gebied worden
uitgeschakeld volgens het
migratieplan.

Het oude financiële legacysysteem is uitgefaseerd.
Uitfasering van overige systemen
volgt uit de materieellogistieke
migratieplanning.

IV – Financiën
De Algemene Rekenkamer (ARK) heeft in haar brief over het programma
SPEER (Kamerstuk 31 460, nr. 39 van 16 januari 2014) onder meer
aanbevolen om de interne personeelskosten toe te rekenen aan het
programma. Defensie hanteert echter een vergelijkbare systematiek als
voor haar andere projecten. Het alsnog toerekenen van deze kosten zou
ook consequenties hebben voor de vergelijkbaarheid met eerdere
informatie. Ook is het programma in de lijn belegd en daarmee een
reguliere taak geworden die niet separaat wordt geregistreerd.
ERP in de defensiebegroting
De defensiebegroting 2014 heeft drie budgetten voor de basisimplementatie van ERP:
1. ERP/M&F (SPEER). Dit investeringsbudget is bestemd voor de kosten
van het ontwerpen, bouwen en invoeren van het ERP-systeem. Het
maakt deel uit van de ramingen voor «Voorzien in ICT» op beleidsartikel 6 van de defensiebegroting.
2. Project Aanpassing Legacy-systemen (PALS). Dit investeringsbudget is
bestemd voor de kosten van het maken van koppelingen tussen oude
informatiesystemen en het nieuwe ERP-systeem. Dit budget is
onderdeel van de raming voor «Voorzien in ICT» op beleidsartikel 6.
3. Exploitatievoorbereiding ERP. Dit exploitatiebudget is bestemd voor de
dienstverlening door het JIVC. Het budget is onderdeel van de raming
voor «Apparaat per uitgavencategorie – waarvan bijdragen aan
SSO’s2» op beleidsartikel 7.
Actuele budgetten en ramingen
Tabel 2 geeft inzicht in de omvang van de drie budgetten volgens de
defensiebegroting, de raming volgens de vorige rapportage, de actuele
raming, de realisatie tot en met 2013 en de prognose voor de voltooiing
van de basisimplementatie.
Tabel 2: Actuele budgetten en ramingen basisimplementatie ERP (in € miljoen)
Omschrijving

Budget

Raming vorige
rapportage

Actuele raming

Realisatie t/m
2013

Prognose einde
basisimplementatie

ERP/M&F (SPEER)
PALS
Exploitatievoorbereiding

276,468
31,600
125,200

276,468
31,600
125,200

276,468
29,000
125,200

262,611
26,482
117,517

13,858
2,518
7,683

Totaal

433,268

433,268

430,668

406,610

24,059

2

SSO = Shared Service Organisatie.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2013–2014, 31 460, nr. 40

5

Toelichting budget ERP/M&F (SPEER)
Dit budget is bestemd voor de kosten van het ontwerp, de bouw en de
invoering van het nieuwe informatiesysteem en de daarbij horende
activiteiten. Dit betreft vooral uitbesteed werk. Het budget bestaat uit vier
kostencategorieën plus een reserve voor tegenvallers:
1. Programmakosten: de kosten van regievoering, de inhuur van
deskundigheid onder andere voor second opinions en reviews, de
aanschaf van software en licenties en de ontwikkeling van opleidingen
en gebruikersinstructies.
2. Ontwerp- en bouwkosten: de kosten van het ontwerpen van financiële
en materieellogistieke processen en het ontwikkelen van nieuwe
functies van het ERP-systeem.
3. Migratiekosten: de kosten van de technische en organisatorische
invoering van het ERP-systeem.
4. Overige kosten: de kosten die niet tot de eerste drie kostencategorieën
worden gerekend.
5. De reserve is een voorziening om tegenvallers tijdens de uitvoering op
te vangen binnen het huidige budget voor ERP/M&F SPEER.
Door de uitloop van de activiteiten zal het programmabudget dat in 2014
voor de migraties is gereserveerd, mogelijk voor een deel pas in 2015 tot
uitgaven leiden.
Van het ERP/M&F (SPEER)-budget is € 274,318 miljoen verplicht en
€ 262,611 miljoen besteed. Tabel 3 geeft per kostencategorie inzicht in de
uitgavenraming volgens de vorige rapportage, de actuele raming, de
uitgaven tot en met 2013 en de prognose voor het einde van de basisimplementatie.
Tabel 3: budget ERP/M&F (SPEER) (in € miljoen)
Omschrijving

Raming vorige
rapportage

Actuele raming

Realisatie t/m
2013

Prognose einde
basisimplementatie

Programmakosten
Ontwerp- en bouwkosten
Migratiekosten
Overige kosten
Reserve

74,995
93,853
96,491
8,201
2,928

77,166
93,853
96,639
8,201
0,609

75,246
90,728
88,436
8,201

1,920
3,125
8,204

Totaal

276,468

276,468

262,611

0,609
13,858

In de rapportageperiode is € 2,4 miljoen uit de programmareserve
vrijgemaakt voor financiering van de complexe dataschoning en € 0,15
miljoen voor de luchtgebonden migratie in verband met kostenstijgingen
bij enkele deelprojecten. Door het financieel gunstige verloop van enkele
projecten kon een bedrag van € 0,231 miljoen weer worden toegevoegd
aan de reserve. Hierdoor is de reserve per saldo met € 2,319 miljoen
verlaagd. Het deel van het budget dat voor 2013 niet tot realisatie heeft
geleid is doorgeschoven naar 2014.
Toelichting budget PALS
Dit budget is bestemd voor de kosten van het maken van tijdelijke en
permanente koppelingen tussen bestaande informatiesystemen (legacy)
en het nieuwe informatiesysteem.
Het budget voor PALS (zie tabel 2) bedraagt € 31,6 miljoen, maar zal
worden verlaagd tot € 29 miljoen. In 2013 waren minder externe
deskundigen nodig voor het realiseren van koppelingen. De prognose
voor 2014 is naar aanleiding daarvan ook aangepast. Naar verwachting is
een bedrag van € 2,518 miljoen nodig voor voltooiing van de

Tweede Kamer, vergaderjaar 2013–2014, 31 460, nr. 40

6

PALS-activiteiten in 2014. Van het PALS-budget is tot nu toe € 27,158
miljoen verplicht en € 26,482 miljoen uitgegeven.
Toelichting budget exploitatievoorbereiding
De interne dienstverlening door het JIVC wordt vanuit dit budget betaald.
Er zijn zes kostencategorieën:
1. Kennisoverdracht over de kernel en over het gebruik van infrastructuur voor het ERP-systeem en het toekomstige beheer.
2. Migratieondersteuning, waarbij het JIVC de defensieonderdelen
ondersteunt bij vraagstukken over legacy-systemen en de technische
infrastructuur.
3. Datamigratie en -onderhoud, voor de ondersteuning door het JIVC bij
dataconversie en datasynchronisatie.
4. Het gebruik van testfaciliteiten bij het JIVC.
5. Landschapsbeheer, waarbij het JIVC wordt ingezet voor het gebruik
van techniek, voor de ontwikkeling en testen van nieuwe versies en
voor de verwerking van wijzigingsverzoeken.
6. Een voorziening voor de ontwikkeling van ICT-infrastructuur.
Het budget voor exploitatievoorbereiding is € 125,2 miljoen. Hiervan is
€ 122,67 miljoen verplicht en € 117,517 miljoen uitgegeven. Tabel 4 geeft
per kostencategorie inzicht in de raming volgens de vorige rapportage, de
actuele raming, de uitgaven tot en met 2013 en de prognose voor het
einde van de basisimplementatie.
Tabel 4: budget exploitatievoorbereiding (in € miljoen)
Omschrijving

Raming vorige
rapportage

Actuele raming

Realisatie t/m
2013

Prognose einde
basisimplementatie

Kennisoverdracht
Migratieondersteuning
Datamigratie en -onderhoud
Testfaciliteiten
Landschapsbeheer
ICT infrastructuur

11,407
13,736
14,998
24,743
55,148
5,168

11,407
13,737
14,998
24,743
55,148
5,168

11,131
11,016
14,160
22,986
53,528
4,696

0,275
2,721
0,838
1,757
1,620
0,472

Totaal

125,200

125,200

117,517

7,683

De budgetten per kostencategorie zijn niet gewijzigd ten opzichte van de
vorige rapportage. Wel is een deel van de budgetten voor 2013
verschoven naar 2014. Een deel van de in 2013 gedane uitgaven wordt
pas in 2014 verrekend.
Inzet externe medewerkers
In de rapportageperiode waren 58 externe medewerkers betrokken bij de
basisimplementatie ERP, acht minder dan in de vorige voortgangsrapportage. De uitgaven voor de inzet van deze externe medewerkers komen
ten laste van het ERP/M&F (SPEER)-budget.
V – Stand van zaken, planning en mijlpalen
Ontwerp en bouw
De in augustus 2013 opgeleverde release 2.1.0 bevat nieuwe functionaliteiten die nodig zijn om volledig te kunnen migreren en is daarom van
groot belang voor de resterende migraties. De aandacht in de rapportageperiode is volledig gericht op de verdere ondersteuning van de reorganisaties – die nagenoeg allemaal succesvol zijn doorgevoerd –, de
dataschoning, alsook op de stabilisatie van de kernel. Met het oog daarop
zijn in de rapportageperiode twee stabilisatiereleases (releases 2.1.1 en

Tweede Kamer, vergaderjaar 2013–2014, 31 460, nr. 40

7

2.1.2) opgeleverd. Een derde release (2.1.3) staat gepland in het eerste
kwartaal van 2014. Dit jaar volgen meer nieuwe functionaliteiten in de
releases 2.2.0 en 2.3.0, in het tweede respectievelijk vierde kwartaal.
Het budget voor nieuwe functies in kernel 2 bedraagt € 26,623 miljoen,
waarvan tot nu toe € 23,498 miljoen is uitgegeven.
Maritieme migratie
Het project Configuratiemanagement & Integrated Logistics Support is
voortgezet en zal in de loop van 2014 worden voltooid. Eind 2013 is Zr.Ms.
Tromp als eerste van de vlooteenheden volledig gemigreerd. In de tweede
helft van dit jaar zal met de voltooiing van de projecten Logistiek en
Orderbesturing ook de DMI zijn gemigreerd. De overige schepen worden
stapsgewijs gemigreerd, waarvan het laatste schip in 2015. Ook de
walondersteuning en CZMCARIB worden in 2015 gemigreerd.
Het budget voor de maritieme migratieprojecten bedraagt € 16,266
miljoen. Hiervan is inmiddels € 13,838 miljoen besteed.
Grondgebonden migratie
Een volgende versie van SAP Transportation Management, voorzien voor
het tweede kwartaal van 2014, zal stap voor stap het gehele transportnetwerk (lucht, weg, spoor, zee) van Defensie gaan ondersteunen. Het
MatLogCo is voor warehousemanagement inmiddels gemigreerd. Een
belangrijke randvoorwaarde daarbij was dataschoning. Bij de migratie is
gebruik gemaakt van de ervaringen met de migratie van het warehouse
van Materieel Geneeskundig Logistiek Centrum. Daarnaast worden de
verschillende eenheden van de 11 Luchtmobiele Brigade, de 13 en 43
Gemechaniseerde Brigade en het MatLogCo voor onderhoud, bevoorrading en materieelbeheer nu volledig ondersteund met ERP. De migratie
van het Defensie Grondgebonden Luchtverdediging Commando is, in
verband met de verlenging van de uitzending van de Patriots naar Turkije,
uitgesteld tot komend najaar.
Het budget voor de grondgebonden migratie bedraagt € 36,303 miljoen.
Hiervan is tot nu toe € 33,110 miljoen besteed.
Luchtgebonden migratie
In verband met de reorganisatie van het CLSK is de migratie van de
luchttransportvloot, de Apache en Chinook helikopters verschoven naar
het eerste kwartaal van 2014. De migratie van de Cougar is verschoven
naar het tweede kwartaal 2014. De migratie van de F-16 verschuift naar
het derde kwartaal van 2014. De migratie van het Logistiek Centrum
Woensdrecht voor warehouse management zal plaatsvinden in 2015, na
oplevering van het nieuwe magazijn en de bijbehorende robottechniek. In
de afgelopen rapportageperiode heeft CLSK de beschikking gekregen over
de nieuwe functionaliteit voor componentenonderhoud. De functionaliteiten voor vraagvoorspelling en het koppelvlak met NATO Support
Agency zijn vertraagd en zullen naar verwachting in de eerste helft van dit
jaar worden opgeleverd.
Het budget voor de luchtgebonden migratieprojecten bedraagt € 13,210
miljoen. Hiervan is tot nu toe € 11,752 miljoen besteed.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2013–2014, 31 460, nr. 40

8

Mijlpalenoverzicht
In 2013 zijn de volgende migraties voltooid (voor de migraties in de
periode 2008–2012 verwijs ik naar de voorgaande rapportages):
02-2013
Configuratiebeheer en onderhoud grote bovenwaterschepen en onderzeeboten
03-2013
Transportmanagement – deel 1
07-2013
Materieelbeheer voor Defensie Bedrijfsstoffen Bedrijf,
JIVC en het Kleding en Persoonsgebonden Uitrustingsbedrijf
11-2013
Materieellogistiek Commando CLAS: depots in Soesterberg, Stroe, Steenwijk en Lettele
12-2013
45e Pantserinfanteriebataljon van 43e Gemechaniseerde
Brigade
12-2013
13e Gemechaniseerde Brigade
12-2013
Zr.Ms. Tromp

Op dit moment hebben circa 4.250 medewerkers beschikking over ERP.
Hoewel nieuwe eenheden live zijn gegaan, is door de personeelsreducties
de teruggang in het gebruik van ERP merkbaar. Na de migraties van de
afgelopen rapportageperiode zijn er binnen de materieellogistieke
informatievoorziening meer ERP- dan legacy-gebruikers.
Tabel 5 bevat een overzicht van de resterende mijlpalen van het
programma. De planning is aangepast ten opzichte van de planning zoals
deze is beschreven in de vorige voortgangsrapportage van 27 augustus
2013 (zoals vermeld tussen haakjes). De vertraging wordt met name
veroorzaakt doordat op basis van de beschikbare capaciteit en de
prioriteitsstelling (bijvoorbeeld voor de missie in Mali) een nieuwe
planning is opgesteld en dat uitvoering van dataschoning een noodzakelijke voorwaarde is voordat kan worden gemigreerd.
Tabel 5: Mijlpalenoverzicht
Mijlpaal
Ontwerp en bouw:
Release 2.2.0

Release 2.3.0

Migratie:
Verwerving
Bevoorrading
Re-deployment beheer
Beheer gevaarlijke Stoffen
Directie Maritieme Instandhouding
Transportmanagement
Maritieme Migratie
Grondgebonden migratie
Luchtgebonden Migratie

Toelichting

Datum gereed

De derde functionele release van kernel 2 is gereed met daarin nieuwe
functionaliteiten voor verwerving (Digi-inkoop), FINAD (automatische
factuurcontrole), management van gevaarlijke stoffen en magazijninrichting.
Deze functionele release van kernel 2, die zich richt op toevoeging van de
functies volgens de reikwijdte van kernel 2, is gereed.

2e kwartaal 2014
(2e kwartaal 2014)

CLSK neemt als eerste de functionaliteit Foreign Military Sales in gebruik
voor Apache en Chinook helikopters.
CLSK neemt als eerste Vraagvoorspelling in gebruik voor de NH-90, de
Alouette III en de PC-7.
CDS neemt als eerste de functionaliteit Re-location Steps in gebruik voor
ondersteuning van de relocatie.
DMO neemt als eerste de functionaliteit Environment Health & Safety in
gebruik.
De Directie Maritieme Instandhouding neemt ERP/M&F in gebruik voor
Orderbesturing en Logistiek.
CLAS en CDC nemen als eerste Pool Asset Management in gebruik voor
hun transporteenheden.
Voltooiing van de technische en veranderkundige invoering van ERP/M&F
bij de maritieme eenheden.
Voltooiing van de technische en veranderkundige invoering van ERP/M&F
bij de grondgebonden eenheden.
Voltooiing van de technische en veranderkundige invoering van ERP/M&F
bij de luchtgebonden eenheden.

2e kwartaal 2014
(1e kwartaal 2014)
2e kwartaal 2014
(4e kwartaal 2013)
4e kwartaal 2014
(3e kwartaal 2014)
2e kwartaal 2014
(2e kwartaal 2014)
4e kwartaal 2014
(1e kwartaal 2014)
2e kwartaal 2014
(4e kwartaal 2013)
2e kwartaal 2015
(2e kwartaal 2015)
4e kwartaal 2014
(4e kwartaal 2014)
2e kwartaal 2015
(1e kwartaal 2015)

Tweede Kamer, vergaderjaar 2013–2014, 31 460, nr. 40

9

4e kwartaal 2014
(4e kwartaal 2014)

VI – Risico’s
Voor het programma zijn de volgende risico’s geïdentificeerd.
1.

Gelijktijdige reorganisatie en migratie. Het gelijktijdig reorganiseren
en migreren vertraagt en verzwaart de uitvoering van de ERPprojecten en dat vergroot het risico dat de migraties niet volgens
planning worden gerealiseerd. Met het succesvol doorvoeren van de
grote reorganisaties in 2013 is dit risico voor 2014, waarin slechts een
beperkt aantal reorganisaties staat gepland, minder groot. Om voor
de resterende reorganisaties het risico klein te houden blijft de
gehanteerde prioriteitstelling van kracht: 1) ondersteunen van de
reorganisaties, 2) realiseren van migraties, 3) realiseren van
nieuwbouw geoptimaliseerd voor gebruik in de gereorganiseerde
defensieorganisatie.

2.

Personele capaciteit. Mede als gevolg van de reorganisatie was
defensiebreed sprake van verloop van personeel met deskundigheid
op het gebied van SAP en migraties. Dat is zich nu aan het stabiliseren. De ontwerp- en bouwteams van de programmaorganisatie
SPEER zijn overgeheveld naar het JIVC. De vulling van vacatures blijft
een aandachtspunt. Hiervoor is de externe werving van personeel
gestart.
De voor eind 2014 geplande opheffing van de TMO en de migratieorganisaties bij de Defensieonderdelen leidt tot uitstroom van
personeel. Om dit risico te beperken worden taken en verantwoordelijkheden versneld overgeheveld naar de lijnorganisatie en worden
aanvullende maatregelen getroffen, zoals de inzet van medewerkers
met ontslagbescherming.

3.

Datamigratie en gegevensbeheer. Schone data zijn randvoorwaardelijk voor een goede migratie naar ERP. Vervuilde data kunnen
stagnaties in de planning en onbetrouwbare gegevens in ERP
opleveren. Om dit risico te beheersen zijn de project Get Clean en
Stay Clean gestart. Get Clean richt zich specifiek op het schonen van
data die migraties in de weg staan, Stay Clean richt zich op het
bijhouden van de datakwaliteit daarna. Voor deze projecten is extra
bouw- en migratiecapaciteit toegekend en alle defensieonderdelen
stellen eveneens capaciteit beschikbaar. Daarnaast levert leverancier
SAP ondersteuning bij de dataschoning.

4.

Koppeling PeopleSoft-ERP M&F en de ondersteuning van het
operationeel optreden. ERP M&F moet actuele gegevens bevatten
over personeel en organisatie. Die gegevens komen voor een groot
deel uit het bestaande PeopleSoft-systeem. Door de reorganisatie zijn
echter zowel PeopleSoft als ERP M&F in beweging en dat hindert op
dit moment een vlotte uitwisseling van informatie tussen beide
systemen. Er is een beproeving gestart waarin deze problematiek
wordt onderzocht. De ervaringen uit deze beproeving zijn gebruikt in
de voorbereiding van de missie in Mali. De koppeling PeopleSoft-ERP
M&F is echter geen risico voor de voltooiing van de basisimplementatie ERP.

VII – Sturing en beheersing
In de rapportageperiode heeft de Auditfunctie Defensie (AFD) de volgende
onderzoeken verricht.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2013–2014, 31 460, nr. 40

10

Om lessen te trekken uit de migratieprojecten heeft de AFD onderzoek
gedaan naar de eerste uitrol van de nieuwe functionaliteit warehouse
management. Door knelpunten bij de voorbereiding van de uitrol
ondervond de bedrijfsvoering na de live-gang hinder en was extra nazorg
benodigd. De AFD deed een aantal aanbevelingen voor de toekomst: meer
gebruik maken van de ervaringen bij andere SAP-migraties, nieuwe
functionaliteit vooraf meer stabiliseren en het lijnmanagement eerder
betrekken bij de nieuwe bedrijfsvoering. Deze aanbevelingen zijn verwerkt
in het plan voltooiing basisimplementatie ERP.
De afgelopen rapportageperiode is door de AFD aandacht besteed aan de
stand van zaken rond de dataschoning. Er is geconstateerd dat de
betrokken partijen geen éénduidig beeld hadden van de huidige prioriteiten bij het schonen en de toekomstige borging van de datakwaliteit. De
AFD adviseerde daarom om de aanpak van datakwaliteit breed te
bespreken en te communiceren naar alle betrokkenen. In de verdere
planvorming is hiermee rekening gehouden.
In het kader van de voorbereiding van de uitrol van het warehouse
management bij het MatLogCo, stelde de AFD vast dat lessons learned
van eerdere migraties grotendeels waren meegenomen. Echter, op het
gebied van dataschoning, nazorg en leervermogen (kennisdeling) is nog
verbetering mogelijk. Ik onderschrijf dit en neem deze aandachtspunten
mee bij de komende projecten.
De AFD onderzoekt periodiek de beheersing van de inrichting en de
functiescheiding in het materieellogistieke domein van SAP. Door de
lopende migraties en de veelheid van materieellogistieke processen is de
beheersing van autorisaties complexer dan in het financiële domein. De
AFD constateerde verbeteringen in beheerprocedures, richtlijnen en
toezicht, maar gaf aan dat voor structurele verbetering er meer centrale
aansturing en verdere vereenvoudiging van het aantal rollen nodig is. Ik
neem deze aanbeveling over, dit zal door HDBV nader worden uitgewerkt.
Zoals hierboven vermeld zijn ook de aanbevelingen van de gateway
review en de rondetafelgesprekken met de ARK overgenomen voor het
plan voor de voltooiing van de basisimplementatie.
VIII – Overige bijzonderheden
Het opleidings- en trainingscentrum Logistiek (OTClog) van de Landmacht
verzorgt defensiebreed de ERP-opleidingen en trainingen. Het aanbod van
cursisten is in 2013 structureel groter gebleken dan was voorzien. Dit
hangt onder meer samen met het grote aantal reorganisaties dat in 2013
is doorgevoerd, waardoor een groot aantal nieuwe gebruikers (opnieuw)
moet worden opgeleid voor het gebruik van ERP. De opleidingsplanning is
daarom aangepast. Per kwartaal is een verdeling gemaakt van de
opleidingscapaciteit over de defensieonderdelen. De migratieplanning is
hierbij leidend geweest voor de verdeling. Een deel van de voor 2014
geplande opleidingen schuift daarmee door naar 2015. Naast de opleidingen en training bestaat behoefte aan extra ondersteuning (advies &
assistentie), het uitwisselen van best practices en de borging van de
opgedane kennis en ervaringen.
De ARK heeft in haar brief aanbevolen de doorontwikkeling ERP sneller op
te pakken. Voor de verdere doorontwikkeling van ERP binnen Defensie op
langere termijn is een gezonde basis een vereiste. Daarom leg ik de
prioriteit bij de voltooiing bij de basisimplementatie. Tegelijk is wel gestart
met de inventarisatie van de daarna nog gewenste functionaliteit.
Behoeften tot uitbreiding van functionaliteiten zoals op het gebied van

Tweede Kamer, vergaderjaar 2013–2014, 31 460, nr. 40

11

kosteninzicht, verdere verbetering keten- en systeemlogistiek, ondersteuning operationeel optreden en organisatiemanagement, krijgen een
nadrukkelijke plek in deze doorontwikkeling.
De doorontwikkeling valt buiten de reikwijdte van het programma en is
onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering binnen Defensie. Medio 2014
wordt de verdere doorontwikkeling ERP geconcretiseerd in de vorm van
een plan met de verzamelde behoeften voor de periode 2015–2022. Na
goedkeuring zal ik de Kamer hierover informeren. Het is mijn intentie om
die behoeftes vervolgens in separate projecten te laten uitwerken. De
informatievoorziening over de afzonderlijke projecten naar de Kamer vindt
dan via de gebruikelijke weg (met name DMP en begroting) plaats.
Tot slot
In december is de «Eindrapportage programma SPEER» verschenen
(Kamerstuk 31 460, nr. 37 van 3 december 2013). Daarin wordt teruggeblikt op de jaren 2005–2013 (historie, aanpak voor standaardisatie en
integratie van verschillende bedrijfsvoeringsprocessen en informatievoorziening bij de defensieonderdelen). Zoals toegelicht is dit rapport geen
eindevaluatie, deze zal volgen na de voltooiing van de basisimplementatie
ERP.
De Minister van Defensie,
J.A. Hennis-Plasschaert

Tweede Kamer, vergaderjaar 2013–2014, 31 460, nr. 40

12