Toekomstbestendig werken
aan het spoor
Meer mobiliteit door een andere manier van plannen,
uitvoeren en besturen van werkzaamheden aan het spoor

Plan van Aanpak

Utrecht, 7 november 2017
Versie 1.0
Status: Definitief (baseline)
Kenmerk: VT20160001-940663603-1551

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave
HOOFDELEMENTEN

TOELICHTING

1. Aanleiding, Doelstelling

Het Plan van Aanpak beschrijft hoe ProRail samen met
de sector de productie op een nieuwe manier gaat
plannen, uitvoeren en besturen.

2. Programma Aanpak

3. Programma Governance
4. Risico’s en randvoorwaarden

REVISIEGEGEVENS
Versie

Wijzigingen

V0.1 t/m v0/3

Initiële interne versies

V0.4

Besproken met sector kernteam (21 sept’17)

V0.5

Commentaar sector kernteam verwerkt;
aanpassingen doorgevoerd op basis van
verdere uitwerkingen werkpakketten en Exco
behandeling ProRail
Commentaar lijnmanagement ProRail verwerkt
Nieuwe versie na afstemming met I&W en
interne klankbordgroep

V0.6
V0.7/0.8

V0.9

Aanscherpingen na kernteam

V1.0

Goedkeuring Exco ProRail

De inhoud van het Plan van Aanpak is gevoed door
zowel de visie ‘ Toekomstbestendig werken aan het
spoor’ als ook door het al binnen ProRail lopende
initiatief over verbeteren van het planningsproces
(masterplanning). De opdrachtbrief vanuit het
ministerie aan ProRail is als kader gehanteerd.
Dit Plan van Aanpak is tot stand gekomen in nauwe
afstemming met interne en externe betrokkenen en
I&W. Dit betreft versie 1.0 welke wordt aangeboden
aan het ministerie.

2

AANLEIDING & DOELSTELLING

3

Aanleiding

Aanleiding voor een nieuwe visie en werkwijze zijn uitdagingen op het gebied van mobiliteit,
werkzaamheden, financiën en werken in de sector
De Nederlandse spoorsector staat de komende jaren voor een grote
uitdaging.

REIZIGERSKILOMETERS
NEEMT RICHTING 2040
MET 27% TOT 45% TOE
POTENTIEEL
FINANCIEEL BOV
TEKORT
GOEDERENVERVOER
STIJGT RICHTING 2040 IN
TONNEN MET 51% TOT 88%

SPOORSECTOR KENT
ONAANTREKKELIJKE
WERKOMSTANDIGHEDEN

Het treinverkeer groeit en zowel reizigers- als goederenvervoerders vragen
om meer en betrouwbare spoorcapaciteit.
Er is sprake van een potentieel tekort voor het uitvoeren van beheer,
onderhoud en vervanging van het spoor.
Tegelijkertijd stijgt de hoeveelheid werk die verricht moet worden om de
bestaande infrastructuur op peil te houden.

MEER DAN 20%
STIJGING TREIN VRIJE
PERIODES

Zonder een andere werkwijze zorgt dit voor meer hinder voor verladers en
reizigers.
Daarnaast kunnen de spooraannemers vanwege onregelmatige en
onaantrekkelijke werktijden steeds lastiger personeel vinden.

ProRail werkt hieraan tezamen met de sector
De Visie Toekomst bestendig Werken aan het Spoor is met sector vastgesteld en in opdracht gegeven aan ProRail. Tegelijkertijd
werkt ProRail al aan het professionaliseren van het planningsproces. ProRail voegt beide initiatieven samen tot 1 integraal
programma waarbij we dus niet van scratch beginnen.

4

Opdracht en doelstelling

Programma werkt aan een balans in ‘de driehoek’ hinder, betrouwbaarheid en betaalbaarheid.

OPDRACHT
MINISTERIE

• Werk toe naar toekomstbestendig en efficiënt werken aan de
hoofdspoorweginfrastructuur. De opgave betreft een omslag naar een met alle
partijen in de sector afgestemde nieuwe werkwijze met zo min mogelijk hinder, die
past binnen de beschikbare financiële middelen en waarbij oog is voor een
betrouwbaar spoorproduct.
• Het programma heeft tot doel uitwerking te geven aan de visie en de nieuwe
werkwijze, die samen met de partijen in de sector is ontwikkeld.

DOEL
PROGRAMMA

• Transitie naar een nieuwe werkwijze, stapsgewijs geïmplementeerd, die optimale
balans borgt in ‘de driehoek’:
• Zo min mogelijk hinder veroorzaken voor reizigers en verladers
• Noodzakelijke werkzaamheden voor betrouwbaar en functioneel spoor
• Efficiënt omgaan met beschikbare financiële middelen
1.

RESULTATEN
2.
3.

T.b.v. optimale balans van ‘de driehoek’ ontwikkelen, implementeren en borgen we nieuwe werkwijzen m.b.t.
plannen, samenwerken en verdelen. Hiervoor introduceren we o.a.:
•
Benodigde middelen, zoals ICT, data, tooling,
•
Planmethodieken, normen en kentallen voor duur, kosten en impact van werk, aangepaste contractering
strategie
•
Kaders, zoals aangepaste regelgeving en incentives in nauwe samenwerking met sector en wetgever
Het programma richt zich op het oplossen van het potentiële financiële tekort*
Integrale be-/bijsturing voor het plannen, contracteren en uitvoeren van werk aan het spoor (extern en intern). Dit
leidt o.a. tot een integraal meerjarig masterplan voor productie.

* 440 miljoen euro tot en met 2028 (dus excl besparingen van LCC maatregelen). Het bedrag is incl BTW, indicatief en
gebaseerd op een eerder ijkmoment. Bedrag kan afwijken van nieuwe uitwerkingen in subsidie aanvraag 2018.

5

PROGRAMMA AANPAK

6

Programma Aanpak

Bij de implementatie strategie houden we rekening met karakteristiek en risicoprofiel van de
werkzaamheden aan het spoor
Bij de uitrol van de nieuwe werkwijze benaderen we het plannen en capaciteit verdelen integraal over de pakketten Functiehandhaving en
Functiewijziging/omgevingswerken. Voor het deel Samenwerken met de markt (contracteren) hanteren we een gefaseerde aanpak. We starten
met het pakket Functiehandhaving. Op basis van deze ervaringen wordt onderzocht hoe we de werkwijze kunnen verbreden naar het pakket
Functiewijziging/omgevingswerken. Bij de verbreding kijken we naar werkzaamheden die een repeterend karakter hebben en die gecombineerd
kunnen worden met Functiehandhavingswerk.
Definitie Functiehandhaving (FH)

Definitie Functiewijziging (FW)/Omgevingswerken (OW)

Functiehandhaving¹ (FH) refereert aan vervangingen en groot
onderhoud om de bestaande spoor infrastructuur in stand te houden

Functiewijziging en omgevingswerken refereren (FW/OW) aan het werk om
de spoor infrastructuur te verbeteren dan wel uit te breiden, o.a. op basis van
MLT (Logistieke Middel en Lange Termijn vraag), klantvragen en strategie
ProRail.

Hierbij is te denken aan:
•
Groot Onderhoud
•
Bovenbouwvernieuwing, Spoor, Wissels & Overwegbevloeringen
•
Kunstwerken, Tunnel Technische Installaties, Bovenleiding,
Draagconstructies en Onderstations/voedingsinstallaties
•
Programma Vervangen Treinbeveiliging
¹ Het is exclusief klein onderhoud dat onderdeel is van de OPC/PGO
Contracten

Bij het pakket aan FW/OW is o.a. te denken aan Meerjarenprogramma
Geluidsaneringen en programma Toegankelijkheid.

NB: ProRail voorziet dat er altijd werkzaamheden blijven die als special beschouwd
moeten worden ivm complexiteit. Voorbeelden hiervan zijn grote stations
projecten en unicaten als project Zuid as Dok.

Stapsgewijze implementatie bereikt concrete tussenresultaten bij Netverklaring 2021

Netverklaring 2021 is een belangrijk verandermoment tijdens de stapsgewijze implementatie. Op dat moment:
• Zijn eerste pilots (eerstelingen) uitgevoerd en zijn lessen geleerd
• Wordt nieuwe werkwijze van integraal plannen toegepast waarmee infrabeheerder anders gaat plannen
• Zijn eerste werkpakketten op de markt waarin vernieuwde partnership met aannemers/ingenieursbureaus concreet is vormgegeven
• Is een start gemaakt met verbreding van partnership naar andersoortig werk
• Verdelen we de capaciteit voor beheer in lijn met de visie waardoor we op een andere manier afstemmen met vervoerders
7

Programma Aanpak

Essentie van de verandering nader verdiept naar 5 strategische thema’s; deze worden vertaald naar
logische werkpakketten

1. Voorkant

Doorontwikkelen van integraal verzamelen gewenste werkzaamheden: voorkant MLT, harden
van klantvragen (en omgaan met onzekerheid), maar ook data integraal (FW, FH, OW, etc)
gereed t.b.v. modelleren

2. Plannen

Ontwikkelen toekomstbestendige planmethodiek: integraal kunnen selecteren en prioriteren
van werk. Financiële middelen door meerjarige benadering anders besteden, zodat er een
evenwichtige balans komt tussen betrouwbaarheid en hinder. Optimaliseren werkpakket

3. Samenwerken

Ontwikkelen toekomstbestendig samenwerken met de markt: Het naar voren halen van
aanbesteden, zodat uitvoerende partij intensief betrokken is en betere kwaliteit kan
garanderen. Meer focus op de uitvoering tijdens planuitwerking, vanwege impact op hinder.
Productiviteit is een belangrijk speerpunt

4. Verdelen

5. Proces

Ontwikkelen toekomstbestendig proces van Verdelen: Gestandaardiseerd hinder beleid en
maakbaarheidsregels geven sturing.
Uitvoeren en optimaliseren van huidige integrale proces van plannen, productie en governance, toepassen nieuwe instrumenten, sturen op benefits, bijsturing. Stapsgewijs
verbeteren van het integrale proces aan de hand van plateauplanning

Veranderingen binnen deze thema’s worden duurzaam geborgd door o.a.:
• Change management: actief change management programma dat is verankerd binnen de thema’s
• Opbouwen van nieuwe kennis en innovatiekracht
• Implementeren van incentives en prikkels: Ketenpartners en I&W zullen hierbij betrokken worden
8

Programma Aanpak – samenhang met werkplekbeveiliging

Binnen de thema’s maken we expliciet gebruik van ontwikkelingen die vanuit de lijn getrokken
worden op gebied van werkplekbeveiliging en proportionaliteit van VH regelgeving
Innovaties dringen de benodigde tijd per kader voor
werkplekbeveiliging terug1

Innovaties kunnen tijdswinst opleveren; dit kan gebruikt worden om kosten en/of hinder te
reduceren

Huidige situatie

Inkorten kader kan tot minder uitvoeringskosten
en alternatieve vervoerskosten leiden

• Uitvoerend personeel hoeft minder lang te worden ingehuurd

Inkorten kader vermindert aantal geraakte
reizigers en goederentreinen

• Reguliere treindienst kan later onderbroken of eerder hervat
worden

Hinderreductie door buitendienststelling in
periodes

• De tijdswinst kan ook gebruikt worden om het werk stil te
leggen en goederentreinen door te laten.

~ 60 - 180 minuten

Beveiligen

Beveiliging opheffen

Innovaties

Netto werktijd

1. Werkzonebeveiliging

’19-’25
Uitrol brede randstad

2. Af- en inschakelen

‘17
Landelijke uitrol
’17 Pilot,
uitrol n.t.b.

3. Sneller aarden

Na innovatie

~ 15 - 30 minuten
Beveiliging
opheffen

Beveiligen
Netto werktijd

• Duur verbusdienst neemt af

De doorontwikkeling van werkplekbeveiliging gebeurt vanuit reguliere proces. Behalve op
innovaties (middelen) wordt gericht op Regelgeving, Bewustwording en opvolging van de
aanbevelingen van Antea Group (onderzoek proportionaliteit veiligheidskader van dit voorjaar)
Onderwerp

Actie

Waar geborgd

Integraal toepassen
afschalingsprincipes

Bij het afschalen niet alleen naar veiligheid kijken, maar ook naar
belangen van stakeholders

Lijn, verbinding naar dit
PVA: thema Plannen

Beloon eerder opheffen
BTD

Onderzoeken of dit ook meerwaarde heeft voor de vervoerders

Lijn, link naar thema
Incentives

Afschalings
mogelijkheden die VVW
heeft beter benutten

- Werkwijze van pilots landelijk toepasbaar maken
- Inrichten extra werklijn 24/7
- Onderzoeken mogelijkheden PGO

Lijn, verbinding naar thema
Plannen en Samenwerken

Integraal beoordelen
veiligheid

Bij veiligheidsbeoordeling niet alleen naar aanrijdgevaar kijken ,
maar ook naar andere velden van veiligheid, zoals ARBO,
externe veiligheid, etc.

Geborgd in bestaande
werkwijze van veiligheidsfunctionarissen

Maak gebruik van
richtlijnen t.a.v. afschalen

Brancherichtlijnen opstellen door railAlert, nl: BT, BD in periodes,
BG-LM

RailAlert

Mensen opleiden

- Trainen veiligheidsfunctionarissen ten aanzien van afschalen
via opleidings-/certificeringsprogramma Railcenter
- Instrueren VL-medewerkers via MVV

Raillcenter
ProRail VL

9

Programma Aanpak

De programma aanpak is gebaseerd op een cascadering van de beoogde resultaten naar een
operationele detailplanning per deelproject

Aanleiding en het
beoogde resultaat

Aanpak

Aanleiding voor een nieuwe visie en werkwijze zijn uitdagingen op het gebied van mobiliteit,
werkzaamheden, financiën en werken in de sector. Het programma heeft als doelstelling de
“Netverklaring 2021” als start punt te hanteren voor stapsgewijze transitie naar de nieuwe
werkwijze .

Om doelen te bereiken is de essentie van de verandering vertaald naar 5 strategische
thema’s; deze worden vertaald naar logische werkpakketten

Mijlpalenplanning

Met de mijlpalenplanning wordt het pad geschetst met kritische mijlpalen voor het realiseren
van de doelen. Per jaar zijn voor de strategische thema’s de belangrijkste mijlpalen
geformuleerd.

Vertaling naar
werkpakketten

De werkpakketbeschrijving geeft op detailniveau de activiteiten per werkpakket aan en vormt
de basis waarop het programma team stuurt op voortgang en resultaten. Op dit niveau
worden risico’s geduid als ook uitgangspunten en randvoorwaarden.

10

Programma Aanpak

Rapportagestructuur in de praktijk: rapportage beschrijft op een transparante wijze de voortgang op de
beoogde resultaten en is gebaseerd op verschillende detailniveau’s
Voorbeeld

Hoogte en
aandachtspunten

Voorbeeld

Resultaten

Beschrijving van hoogtepunten en aandachtspunten vanuit projectleiding

De rapportage van resultaten geeft inzicht in bereikte resultaten in pilots en in de reguliere
planproducten. Een dashboard wordt ontwikkeld op basis waarvan gemonitord wordt of de
programmadoelen en resultaten gehaald worden. De resultaten hebben invloed op
indicatoren als BOV-kosten, Treinhinder als gevolg van geplande werkzaamheden en
Betrouwbaarheid /functionaliteit

Voorbeeld

Programma-voortgang
met mijlpalen status per
thema

Voorbeeld

Voorbeeld

De programma-voortgang wordt transparant gemaakt met behulp van een tabel waarin de
status van de mijlpalen van de verschillende thema’s getoond wordt.

Thema voortgang met
status per werkpakket

De voortgang per thema wordt gerapporteerd middels een status-overzicht van
onderliggende (deel)project(en), inclusief toelichting op status en waar nodig hulpvragen
c.q. gevraagde besluiten aan de stuurgroep en/of kerngroep.

Project-voortgang met
gedetailleerde status per
mijlpaal

De project-voortgang geeft per deelproject de voortgang weer ten opzichte van de
detailplanning en is voorzien van een tekstuele toelichting op de overall projectvoortgang en risico’s

Noot
ProRail wil transparant rapporteren. Per (stuur)overleg wordt bepaald welke rapportage relevant is.

11

Programma Aanpak

Aan de hand van ervaringen opgedaan in de pilots zullen veranderingen gefaseerd worden ingevoerd.
Tegelijkertijd verbeteren we incrementeel vanuit onze reguliere business
2017
Ontwikkelen

Lijnpilot

Gebiedspilot

Nederland
’21-’25 Pilot

2018

2019

2020
Doorontwikkelen

Ontwikkelen

Plannen

’21-25

Aanbieden aan markt
en Samenwerken

Werk Uitvoeren (1 jr)

Plannen Aanbieden aan markt en Samenwerken
Leren
en verbeteren
Verdelen
‘20

Leren
en verbeteren

Plannen

Werk Uitvoeren (1-2 jr)

Aanbieden aan markt en Samenwerken

Werk Uitvoeren (1-5 jr)

Verdelen
‘21

’26-30
Uitgangspunten:
• Eerste pilots uitvoeren
met laag complex werk
en verdeeld over het
land (verschillende
karakteristiek: randstad,
regio, goederen
• Geleerde lessen van
pilot maximaal
incorporeren
• Releasemanagement
voor bredere uitrol
verbeteringen

‘Ver vooruit’

Nederland
’25-’29

Programma
evaluatie

Incrementeel verbeteren en optimaliseren van integrale planproces

Transitie
Voordat de volledige transitie is gerealiseerd, hebben de pilots de mogelijkheid gecreëerd om verbeteringen te exploreren intern ProRail en met de sector.
Schematisch laten we zien dat met betrekking tot ‘ver vooruit’ en ‘voorspelbaar’ zijn een tijdsperiode nodig is om dit doel met elkaar te bereiken. Vanaf
2021 kan de landelijke planning ‘ver vooruit’ -5 jaar voor uitvoering met de sector worden gedeeld. Ontwikkelstrategie is kort cyclisch ontwikkelen en
toepassen.
Belangrijke randvoorwaarde voor de snelheid van de uitrol is dat regelgeving wordt aangepast. I&W is hiervoor nodig.

12

Mijlpalen Planning

Aan de hand van de thema’s wordt er over meerdere jaren toegewerkt naar het uitrollen van
de nieuwe werkwijze in de spoor sector
2018

2019

• Logistiek plan MLT met NSR op
hoofdcorridors
• Opbouwen quickscan toetsen in MLT
• Analyse missende data pilotgebied

• Data (FH, FW, OW) voor pilotgebied op orde
• Uitbreiding Logistiek plan MLT met NSR op
alle corridors en overige vervoerders
• Data overdracht gewenst toekomstig
infragebruik tbv FH-bepaling vanuit MLT
• Input Stations landelijk

• Data volledig kwantitatief (wat, wanneer,
risico, waarde)
• Continue verbeteren en uitbouwen
• Positionering ProRail als regisseur

2. Toekomstvast
Plannen

• Concept planmethodiek met principes,
kentallen, normen, etc
• Concept integraal model (incl tooling) tbv
modeleren scenario’s (incl. meta tijd/ruimte
voor beheer)
• Pilot voorbereid

• Vaststellen planmethodiek pilot incl model
• Uitvoeren lijnpilot
• Monitoren en bijsturing van de pilots
• Doorontwikkelen planmethodiek (grof naar
fijn) incl. pilot beslisscenario’s
• Omgaan met onzekerheid kwantitatief

• Uitvoeren geografisch en landelijke pilot
• Monitoren en operationele bijsturing van
de pilots
• Doorontwikkelen planmethodiek
• Methodiek beslis scenario’s vastgesteld en
geïmplementeerd

3. Toekomstvast
samenwerken in
sector

• Consulteren en informeren in te zetten
beweging. Intentieverklaring met
Aannemers
• Eerste contouren gunningsmodel
• Selectie pilot werkzaamheden
• Mogelijkheden bruto/netto werktijd bekend

• Juridisch kader helder
• Start aanbesteding eerste Pilots
• Evalueren: resultaten pilot bekend
• Tweede set pilot werkzaamheden selecteren
• Implementatiestrategie

• Nader uitwerken

1. Voorkant

4. Toekomstvast
capaciteit verdelen

5. Uitvoeren en
ontwikkelen
integraal proces

• Analyse noodzaak wetswijzigingen uitgevoerd • ‘Verdelen’ en ‘invullen werk-capaciteit’ in pilot • Implementeren wetswijziging
• Kritische legal resources geborgd
• Terugkoppelingen sector en herzieningen
• Verwachtingen I&W helder
opgesteld
• Conceptuele verkenning bruto aftrek
• Juridische afspraken gebiedspilot
• Afspraken pilot
• Besluit wetswijziging
• Impact implementatie ‘annex 7 vii’
• Integraal proces v1.0 (plateau x)
• Proceseigenaren benoemd
• Optimalisaties ‘20 doorgevoerd
• Concept Masterplan ‘20
• Releasemanagement geïmplementeerd
• Ontwikkelbehoeften gespecificeerd

• Planproduct Masterplan ’20 verdeeld en
aanbesteed
• Nieuwe producten geaccepteerd en
toegepast (in pilot)
• Integraal proces v2.0 (plateau y)
• Masterplan’21

• Bredere uitrol bewezen successen
• Integraal proces v3.0 (plateau z)
• Masterplan’22

2020 e.v.

Belangrijk verandermoment tijdens
stapsgewijze implementatie is
Netverklaring 2021

2017

• Integraal planproces
• meerjarig vooruit
• balans over hinder,
kosten en
betrouwbaarheid
• Simulatietool met
onderliggende business
rules en kentallen
• Voorkant/data op orde
• Governance structuur
• Eerste werkpakketten op
de markt waarin
partnership concreet is
vormgegeven

Continu voortzetten
ontwikkeling

Noot
Thema’s hebben stevige onderlinge afhankelijkheden; deze worden actief gemanaged
Planning is indicatief en wordt nader uitgewerkt
13

Planning 6-9 maanden

Meer detail: Integrale planning komende 6-9 maanden
Q4-2017

Q1-2018

Q2-2018

• Data integraal (FH, FW, OW, etc.) gereed voor pilots
• Voorstel: data actie NL: hoe data op orde krijgen op
schaal NL
• Start realisatie data actie NL

• realisatie data actie NL

1. Voorkant

• Logistiek plan MLT met NSR op hoofdcorridors
• Opbouwen quickscan toetsen in MLT
• Analyse missende data pilotgebied incl MIRT
• Opdrachtverstrekking missende data gereed maken
• Waarde van nieuwe assets is bekend

2. Toekomstvast
Plannen

• Voorstel pilotgebieden (tbv plannen en uitvoeren
optimale werkpakket)
• Beslissen pilots in SG B&V. GO in SG + kerngroep
• Opdrachtverstrekking planmethodiek met principes,
kentallen, normen, etc en model met tooling
• Concept planmethodiek

• Vaststellen planmethodiek met principes, kentallen,
normen, etc
• Format voor scenario’s tbv eff. besluitvorming driehoek
• Integraal planmodel (incl tooling) gereed tbv
modelleren scenario’s)
• Uitvoeren pilot

• Evaluatie pilot (incl gevoeligheidsanalyse/instelnivo’s)
• Koppeling maken lessen met pilot Samenwerken
• Quick wins implementeren
• Doorontwikkelde planmethodieken & tooling

3. Toekomstvast
samenwerken in
sector

• Voorstel pilot gebieden (werk ontkoppeld van TVP-en)
• Beslissen pilots in SG B&V. GO in SG + kerngroep
• Definieren min. klanteis/hinderformule (tbv treindienst
tijdens werk)/afstemmen kernteam
• Marktbenaderingswijze afgestemd met markt
• Contracteringsaanpak pilot gereed incl criteria

• Aanbesteding pilots (randstad, regio, goederen)

•
•
•
•
•

• Analyse noodzaak tot wetswijziging uitgevoerd
• Kritische legal resources geborgd
• Verwachtingen I&W helder: aanpak gereed om
knelpunten op te lossen
• Conceptuele verkenning bruto aftrek
• Afspraken pilot (irt Samenwerken)

• Definiëren aanpassingen in wet-regelgeving , mede
obv ervaringen pilots

• Definiëren aanpassingen in wet-regelgeving
• Afspraken over implementatie van de aanpassingen

• Integraal proces v1.0 (plateau x)
• Proceseigenaren benoemd
• Optimalisaties ‘20 doorgevoerd
• Concept Masterplan ‘20
• Releasemanagement geïmplementeerd
• Ontwikkelbehoeften gespecificeerd

• …
Integraal proces met volgende optimalisaties

• …

4. Toekomstvast
capaciteit verdelen
5. Uitvoeren en
ontwikkelen
integraal proces

Aanb. resultaten (en potentiele baten) en lessen bekend
Juridisch kader, Marktbenaderingswijze en gunningsmodel
Organiseren platform aannemers IB’s
Definiëren maatgevend
Gebruik maken van ontwikkelde business rules t.b.v. regels
samenstellen werkpakket (techniek of geografie enz..)

•

Het integraal planningsproces is een ProRail ketenproces dat één Masterplan oplevert met
alle assetbewerkingen

•

Het Masterplan beoogt een integrale afweging van Vervoersvragen (logistieke vragen), FH,
Omgevingsvragen zonder logistieke component en Stations vragen

•

Het Masterplan omvat een realistische plancapaciteit (80% vast, 20% regelruimte)

•

De Masterboard (IOO, directeuren AM, VenD, Projecten) besluit jaarlijks over het Masterplan

•

Alle klantvragen komen aan de voorkant binnen

•

Enkel geharde klantvragen worden meegenomen in het planningsproces

•

De data uit de Rolling Forecasts worden landelijk optelbaar gemaakt.

•

Een Landelijke Maakbaarheidstoets (o.b.v. de rolling Forecasts)

•

Scenario’s o.b.v. Euro’s, TVP’s en betrouwbaarheid

14

PROGRAMMA GOVERNANCE
Bestaand uit
A. Relatie opdrachtgever (I&W) – opdrachtnemer (ProRail)
B. Programmabesturing – intern ProRail
C. Programmabesturing extern – monitoring en besluitvorming

15

Programma Governance

A. Relatie opdrachtgever (I&W) – opdrachtnemer (ProRail)

Relatie opdrachtgever

Directie
ProRail

I&W

Stuurgroep
ProRail

Programmaleiding

I&W
I&W

I&W
I&W

I&W is formeel opdrachtgever voor het programma.
Verantwoording vindt plaats onder de concessie. Het
overleg tussen ProRail en I&W vindt plaats op een drietal
niveaus.

Op directieniveau wordt het reguliere overleg tussen I&W en
Concept
Versie
ProRail als platform gebruikt om
voortgang
te bespreken en
om resultaten te monitoren.
I&W zal op frequente basis deelnemen aan de stuurgroep
om mede sturing te geven aan het programma.
Daarnaast zal ook op het niveau van programma uitvoering
zal een frequent overleg plaats vinden tussen de
programmaleiding en I&W.

16

Programma Governance

B. Programmabesturing – intern ProRail

Exco ProRail

Intern ProRail

Stuurgroep
ProRail

I&W

Programmaleiding

Het programma valt onder de volledige
verantwoordelijkheid van ProRail. De gewenste wijze van
besturen verloopt via een stuurgroep die verantwoording
aflegt aan de Exco van ProRail. I&W zal op frequente basis
deelnemen aan de stuurgroep om mede sturing te geven
aan het programma.
Verder zal een klankboard groep voor advies en een
kritische interne blik zorgen.

Klankgroep ProRail

Programma uitvoering

Het proces voor het verder concretiseren van de interne
programmasturing incl benoemingen en relaties naar
lijnorganisatie loopt nog.

1. Voorkant, 2. Plannen, 3. Samenwerken,
4. Verdelen, 5. Proces

17

Programma Governance

C. Programmabesturing extern – monitoring en besluitvorming
Organisatie
Extern Sector

Directie
Exco ProRail

Sector¹

Stuurgroep
Kerngroep

ProRail

Programmaleiding

De sector betrokkenheid is een belangrijk basis element voor een
succesvol programma. De visie en nieuwe werkwijze is een sector
aangelegenheid en daarvoor is de Kerngroep het aanspreekpunt. Op
frequente basis wordt de achterban meegenomen ter informatie en/of
besluitvorming. Over het algemeen kunnen daar bestaande tafels voor
worden gebruikt.
Concept
Versie
Sector afgevaardigden spelen
een actieve
rol in de deelprojecten,
zodat sector kennis wordt meegenomen en belangen worden
behartigd. Voor een kritische externe blik op verschillende niveaus
worden externe deskundigen ingeschakeld.
I&W neemt vanuit haar rol deel aan de kerngroep.

Externe Deskundigen

Programma uitvoering

I&W

Sector Afgevaardigden

¹ Zie volgende slides voor verdere details over sector samenwerking

18

Programma Governance

Overlegstructuur

A

ROL

OVERLEG

Opdrachtgever/opdrachtnemer overleg Bespreken van
algemene voortgang van het programma inclusief baten.

Regulier overleg
I&W en ProRail

Stuurgroep overleg verantwoordelijk voor het aansturen van het
programma. De stuurgroep legt verantwoording over het
programma af aan de Directie van ProRail. I&W zal op frequente
basis deelnemen aan het overleg.

B

C

Sturing op voortgang en baten van het
programma (beknopt)

maandelijks

Stuurgroep/
Programma
Management

Aansturing programma. Besluitvorming op
inhoud, risico’s, randvoorwaarden en
middelen.

Wekelijks

Programma
Management en
teamleden

Dagelijkse be/bijsturing van het programma

wordt per
deelproject
geïnitieerd

Deelprojectteam /
Sector afgevaardigden

Elke maand
Vanaf 2018 lagere
frequentie)

Kerngroepleden/
Deelprojectleiders
op afroep

Extern Klankboard
overleg

Ad Hoc

Extern Deskundigen /
Programma
Management

Richting geven aan het programma en de
deelprojecten met een extern perspectief

Hei-sessie

Ad Hoc

Deelprojectteam /
Sector
afgevaardigden

Zorgen voor afstemming op de gewenste
verandering en nieuwe werkwijze

Stuurgroep

Deelproject werkgroep wordt ingezet binnen de deelprojecten
om inhoudelijk bij te dragen aan de eind producten

Werkgroep

Sector hei-sessie bespreekt de programma product
ontwikkelingen en geeft inhoudelijke toelichting

DOEL

regulier

Programma team
overleg

Externe deskundigen bespreekt externe opties/afwegingen en
geeft advies. Zorgt voor een kritische blik

DEELNEMERS

regulier

Programma overleg bespreekt van de dagelijkse operatie van het
programma. Op frequente basis zal I&W deelnemen aan dit
overleg.

Sector Kerngroep geeft sector advies, borgt inhoudelijke kennis,
draagt bij aan wegnemen van escalaties bij de achterban. Zorgt
voor afstemming onderling en sponsort actief het programma,
Bereidt besluitvorming voor in de reguliere gremia en zorgt voor
draagvlak. Is actief betrokken bij het opstarten van projecten
(scope, doelstelling, etc.)

FREQUENTIE

Kerngroep
Toekomstbestendig
werken aan Spoor

Voortgang realiseren op de eindproducten.
De mijlpijlen behalen

Sturing op de inhoud van het programma en
de deelprojecten. Bespreken specifieke
sector risico’s en uitdagingen. Bewaakt
sector benefits.

19

RISICO’S en RANDVOORWAARDEN

20

Risico’s en randvoorwaarden

Vertegenwoordigers van ProRail en sector hebben eerste risico’s en randvoorwaarden geïdentificeerd
Risico

Omschrijving

Kans

Tempo vs
draagvlak

Het doel is qua tempo zeer uitdagend. Tegelijkertijd is
de omvang van de transitie dermate groot dat het
creëren van draagvlak essentieel is. Dit laatste kost tijd
en staat op gespannen voet met het tempo.

Hoog

Hoog

Veranderend
vermogen
operatie

Er komen veel veranderingen af op uitvoerend
personeel. Risico is dat dit niet behapbaar is en dat
implementatie van verbeteringen niet goed verloopt

Midden

•
Midden •

Sturen op
Benefits over 3
assen

Het is nieuw in sector dat we balans zoeken op 3
bollen. Soms betekent dit voor een partij om een
concessie doen voor een ander om zelf iets anders ‘
terug’ te krijgen

Hoog

Hoog

Een dergelijk grote change geeft mogelijk onrust ; dit
Samenwerken in
kan tot uiting komen in niet gedragen
de markt
gunningsmodellen, rechtzaken, etc.)

Hoog

Er kunnen zich risico’s optreden die afleiden van de
change die we willen bereiken (bijvoorbeeld de
huidige marktspanning)

Midden

Afleiding

Impact Mitigerende maatregel
•

Status

Sturen op zorgvuldigheid. Het creëren van duurzaam draagvlak staat
centraal. Tegelijkertijd sturen we op het programmadoel. We kiezen voor een
aanpak waarbij we incrementeel verbeteren en pilotteren.

Actief veranderprogramma (change management)
Implementatie van (keten) releasemanagement t.b.v. ordentelijk
implementeren.

•
•
•

Leiderschap naar eigen achterban intern en extern)
Actief veranderprogramma (change management)
Duidelijk opdrachtgeverschap naar zowel intern als extern personeel met
duidelijke ‘ Why’

Hoog

•
•

Risico expliciet benoemen in af te spreken platform met aannemers
Interventies door gesprek tussen ProRail, I&W en de markt op directieniveau

Hoog

•
•

Ontwikkelstrategie: samen met keten ontwikkelen en incrementeel verbeteren
Actief managen met stuurgroep

Randvoorwaarden

Wie

Voldoende (geschikte) resources (budget/bemensing) beschikbaar binnen ProRail om deze transitie vorm te geven en/of te implementeren

Stuurgroep ProRail

Voldoende participatie / deelname externe partijen aan pilots.

Kernteam

Aangepaste regelgeving (o.a. AMvB capaciteitsverdeling Spoor) is noodzakelijke voorwaarde voor mogelijk maken van stapsgewijze implementatie

I&W

Noot
Risicomanagement en het definiëren van randvoorwaarden is een continu proces. Bovengenoemde risico’s en randvoorwaarden zullen frequent geactualiseerd worden.
21