Bijlage C: Overgang naar uitdrukkelijke toestemming
Inleiding
De verwijsindex van de landelijke infrastructuur voor elektronische
zorgcommunicatie bevat ruim 12 miljoen verwijzingen van ruim 8,5 miljoen
patiënten. De meerderheid van deze verwijzingen is opgenomen op basis van een
geen bezwaar systeem, vooruitlopend op de Wet op het EPD. Het CBP heeft in een
zienswijze aangegeven dat bij een voortgezet gebruik van deze index uitdrukkelijke
toestemming noodzakelijk is nu de Wet op het EPD is verworpen in de Eerste
Kamer. Dit zal op de kortst mogelijke termijn gerealiseerd worden. Deze notitie
beschrijft de aanpak die garandeert dat deze transitie binnen de gestelde termijn
plaatsvindt.

Overgangsfase
De kwaliteit van zorg is afhankelijk van goede elektronische communicatie. Op dit
moment is gebruik van de infrastructuur ingebed in de werkprocessen en systemen
van zorgaanbieders. Nude Vereniging van zorgaanbieders per 1 januari 2012
verantwoordelijke in de zin van de WBP wordt voor de gegevensverwerking, staat
het haar niet vrij zonder meer de verwijsindex te legen. Zorgverleners hebben te
goeder trouw de door het ministerie van VWS voorgeschreven werkwijze gevolgd
en zijn voor het leveren van goede zorg afhankelijk van de verwijzingen. Patiënten
hebben slechts de mogelijkheid gekregen om bezwaar te maken en niet om
uitdrukkelijke toestemming te geven. Zij moeten de gelegenheid krijgen om alsnog
deze toestemming te geven zonder dat de kwaliteit van de zorg die zij ontvangen
en daarmee hun gezondheid in gevaar wordt gebracht. Er is dus een overgangsfase
noodzakelijk.
Deze overgangsfase kan tot maximaal een jaar beperkt worden, omdat de
patiënten die intensieve zorg behoeven, zoals zorg bij chronische aandoeningen,
binnen de cyclus van een jaar een contact met hun zorgaanbieder hebben gehad.
De kans dat de zorg aan de patiënt hinder van het uiteindelijk schonen van de
verwijsindex zou kunnen ondervinden, is daarmee volgens de koepelorganisaties
naar een acceptabel niveau gebracht. Uitgaande van een startdatum die gekoppeld
is aan het aantreden van de Verantwoordelijke, i.e. per 1 januari 2012, zal de
transitie eindigen per 1 januari 2013. Deze datum is hard. Dat wil zeggen dat op
die datum de verwijsindex geschoond zal zijn van BSN’s van patiënten waarvoor
geen uitdrukkelijke toestemming is verkregen.

Stappenplan
Stap 1: Start van de transitie
De start van de transitie is concreet begonnen met het aanpassen van de centrale
componenten van de zorginfrastructuur om met opt-in te kunnen werken. Dit is op
woensdag 14 december 2011 in productie genomen, en daarmee reeds
gerealiseerd. De volgende belangrijke stap was de voorlichting naar de aangesloten
zorgaanbieders en softwareleveranciers. Deze voorlichting is concreet begonnen op
16 december 2011. Daarin wordt aangegeven dat direct gestart kan worden met
het registeren van de uitdrukkelijke toestemming en met het aanpassen van de
systemen om deze registraties daarin op te nemen. In de volgende stappen wordt
dit nader vormgegeven, maar hiermee is de officiële start van de transitie een feit.

1 van 4

Stap 2: Afsluiten zorgaanbieders zonder contract per 1 januari 2012
De zorgaanbieders die niet schriftelijk akkoord zijn gegaan met verlenging van de
deelnemersovereenkomst worden met ingang van 1 januari 2012 afgesloten van
het landelijk schakelpunt. De aangemelde gegevens zijn daarmee niet meer
opvraagbaar. De door deze zorgaanbieders aangemelde verwijzingen worden per 1
februari vernietigd. Deze zorgaanbieders hebben er zelf voor gekozen niet langer
gebruik te maken van de infrastructuur en hebben naar verwachting alternatieve
communicatiemogelijkheden. Het valt niet uit te sluiten dat in een aantal gevallen
een zorgaanbieder alsnog akkoord wenst te gaan met verlenging van de
deelnemersovereenkomst. Daarom wordt tot 1 februari de mogelijkheid tot
heraansluiting met behoud van de verwijzingen geboden. Op basis van de per 1
december ontvangen geldige akkoordverklaringen betreft dit ongeveer de helft van
de 8,5 miljoen patiënten. Schoning vindt plaats door het servicecentrum in
opdracht van de Verantwoordelijke, namens de zorgaanbieders.
Stap 3: Geen nieuwe aanmelding zonder uitdrukkelijke toestemming
Na het besluit van de Eerste Kamer is op verzoek van minister Schippers een
moratorium op het aanmelden van nieuwe patiënten ingesteld. Als een patiënt
reeds in de index voorkwam bleef het mogelijk een nieuw dossier aan te melden.
De mogelijkheid om van een reeds door een andere zorgverlener aangemelde
patiënt ook een dossier aan te melden wordt per 1 januari 2012 door het
servicecentrum uitgezet. Daarmee wordt door hard ingrijpen in de verwijsindex
voorkomen dat uitwisseling van nieuwe dossiers (zonder uitdrukkelijke
toestemming) kan plaatsvinden.
Stap 4: Bouw aanpassingen in de informatiesystemen van zorgaanbieders
De informatiesystemen van zorgaanbieders moeten worden aangepast om de
registratie van uitdrukkelijke toestemming mogelijk te maken. Zij moeten correct
omgaan met deze toestemming en ervoor zorgen dat zonder registratie van
toestemming geen aanmelding in de verwijsindex plaatsvindt. Bestaande
verwijzingen moeten bij het onthouden van toestemming van de patiënt direct
worden verwijderd. De specificaties zijn onder architectuur uitgewerkt en
beschikbaar gesteld. De meeste leveranciers hebben aangegeven dat een
bouwtermijn van 3 maanden noodzakelijk is. Zij kunnen starten met de bouw zodra
een doorstart van het gebruik van de infrastructuur zeker is. De bouwtijd zal dus
zeker Q1 van 2012 in beslag nemen. De gebruikers van de systemen geven hiertoe
opdracht. Deze stap is reeds in de werkplanning voor 2012 opgenomen en zal begin
januari 2012 formeel worden bekrachtigd in een convenant tussen gebruikers,
leveranciers en servicecentrum. Het servicecentrum zal in opdracht van de
Verantwoordelijke de voortgang van de implementatie monitoren.
Stap 5: Voorlichtingsmateriaal en papieren procedure
Zorgaanbieders ontvangen van hun koepelorganisaties, als hulpmiddel, in januari
2012 nader voorlichtingsmateriaal voor patiënten en een handleiding voor het op
de juiste wijze vragen van uitdrukkelijke toestemming. Zij kunnen daarmee, zoals
hen op 16 december 2011 is aangegeven, direct beginnen met het vragen van
uitdrukkelijke toestemming tijdens het patiëntencontact en de verkregen
toestemmingen verwerken in hun informatiesysteem, zodra dat hiervoor geschikt is
gemaakt door de leverancier.

2 van 4

Stap 6: Kwalificatie en implementatie van de aangepaste
informatiesystemen
De aangepaste systemen worden door Nictiz gekwalificeerd op correcte verwerking
van de uitdrukkelijke toestemming en kunnen daarna door het servicecentrum
worden vrijgegeven voor implementatie. De uitrol bij alle zorgaanbieders zal per
leverancier verschillend verlopen aangezien er een afhankelijkheid is van de
releasemomenten van elk softwarepakket. Dit kan in totaal meerdere maanden in
beslag nemen en doorlopen in Q3. Het is de verantwoordelijkheid van de
leveranciers de wijzigingen door te voeren. De overeengekomen planning
garandeert echter in elk geval dat in de loop van 2012, doch uiterlijk per 1 januari
2013, daadwerkelijk gewerkt kan worden met uitwisseling op basis van
uitdrukkelijke toestemming.
Het verwijderen van de verwijzingen die zonder deze toestemming tot stand zijn
gekomen per 1 januari 2013 is ook vanuit softwareontwikkeling beschouwd een
harde afspraak, waar niet op teruggekomen hoeft te worden: het werken onder
opt-out eindigt dan ook in de informatiesystemen onherroepelijk op die datum.
Als uitrol later in het jaar plaatsvindt, heeft dit als nadeel dat er meer ‘papieren’
registraties moeten worden verwerkt in de systemen.
Stap 7: Vrijgeven van aangepaste systemen voor nieuwe aanmeldingen
Zorgaanbieders die beschikken over een informatiesysteem dat is aangepast aan
het op correcte wijze omgaan met uitdrukkelijke toestemming kunnen dit melden
aan het servicecentrum, waarna hun aansluiting kan worden vrijgegeven voor
nieuwe aanmeldingen. Zij kunnen de eerder op papier geregistreerde
toestemmingen verwerken en nieuwe toestemmingen rechtstreeks registreren. Een
overgang per aansluiting is reeds in de infrastructuur mogelijk gemaakt, zodat dit
proces, kan worden gestart zodra de leverancier van het systeem de aanpassingen
heeft geëffectueerd en er niet gewacht hoeft te worden tot de laatste aangesloten
zorgaanbieder een geschikt systeem heeft.
Stap 8: Voortgangsbewaking
Het servicecentrum zal in opdracht van de Vereniging vanaf Q2-2012 de voortgang
van de registratie van uitdrukkelijke toestemming bewaken en hierover maandelijks
rapporteren aan de Vereniging. Per zorgaanbieder is op de verwijsindex inzichtelijk
hoeveel aanmeldingen onder opt-in dan wel opt-out hebben plaatsgevonden.
Hiermee is de voortgang van de transitie te monitoren. Achterblijvende
zorgverleners kunnen door de Vereniging tot spoed worden gemaand. Patiënten die
langdurig medicatie gebruiken komen 1x per 3 maanden bij de apotheek. De
apotheek kan in de regel van de meeste van deze chronische patiënten binnen 3
maanden toestemming registreren. Dit geldt niet voor patiënten met incidentele
medicatie. 73,9% van de patiënten bezoekt één of meerdere keren per jaar de
huisarts. Dit percentage is het hoogste dat kan worden gehaald met betrekking tot
registratie van uitdrukkelijke toestemming indien uitsluitend van reguliere
contactmomenten gebruik wordt gemaakt en een jaar de tijd wordt genomen, zoals
het geval is. Met de voortgangsbewaking wordt beoogd maandelijks een stand van
zaken te schetsen. Risico’s, zoals het niet tot stand komen van de
softwareaanpassing voor de afgesproken datum, worden hiermee proactief
geminimaliseerd. Escalatie vindt plaats via de Vereniging naar de betreffende
leverancier. Tevens wordt met de voortgangsbewaking beoogd de zorgaanbieder in
staat te stellen gedurende het jaar het risico voor de continuïteit van de zorg voor
zijn patiënten in te schatten en op basis daarvan te versnellen of passende
maatregelen te treffen. Daarbij wordt de risico-inschatting steeds bepaald door de
deadline van 1 januari 2013.

3 van 4

In het derde kwartaal van 2012 zal de Vereniging van Zorgaanbieders de voortgang
nadrukkelijk evalueren en beslissen of aanvullende maatregelen nodig zijn om de
registratie van uitdrukkelijke toestemming te intensiveren.
Stap 9: Deadline voor verwijzingen op basis van geen bezwaar
Op 1 januari 2013 valt de deadline die de Vereniging van zorgaanbieders stelt voor
de aanwezigheid van verwijzingen op basis van het geen bezwaar systeem.
Onverhoopt resterende verwijzingen zonder uitdrukkelijke toestemming zullen
derhalve uiterlijk per 1 januari 2013 worden verwijderd. De zorgaanbieders zijn
verantwoordelijk voor het treffen van aanvullende maatregelen om de resterende
noodzakelijke toestemmingen te verkrijgen en te registreren in hun
informatiesysteem en de verwijsindex. De keuze van de deadline is ingegeven door
het belang van een zo kort mogelijke overgangsfase. Het CBP heeft aangegeven
dat dit noodzakelijk is en de Vereniging conformeert zich hieraan.

4 van 4