Tweede Kamer der Staten-Generaal

Vergaderjaar 2014–2015

2

Aanhangsel van de Handelingen

Vragen gesteld door de leden der Kamer, met de daarop door de
regering gegeven antwoorden

2020
Vragen van de leden Ziengs en Rutte (beiden VVD) aan de Minister van
Onderwijs, Cultuur en Wetenschap over de aanbesteding van boekscanners en
de digitalisering van rijksarchieven door het Nationaal Archief (ingezonden
10 maart 2015).
Antwoord van Minister Bussemaker (Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)
(ontvangen 21 april 2015)
Vraag 1
Bent u bekend met de door het Nationaal Archief gestarte aanbestedingsprocedure voor de aanschaf van 16 grootformaat boekscanners?1
Antwoord 1
Ja, dat is mij bekend.
Vraag 2
Kunt u toelichten waarom het Nationaal Archief in deze procedure de
aanbestedende dienst is, terwijl beoogd wordt om de boekscanners in
bruikleen te geven aan de Belastingdienst?
Antwoord 2
Het Nationaal Archief heeft van mij de opdracht gekregen om de rijksarchieven te digitaliseren, zodat de collectie voor een breed publiek digitaal
beschikbaar komt. Gezien de omvang van de collectie zal in de komende 15
jaar ongeveer 10% gedigitaliseerd worden. Om deze opdracht uit te kunnen
voeren is het Nationaal Archief een aanbesteding gestart voor scanapparatuur om het archiefmateriaal met voldoende kwaliteit te scannen. Voor het
scanproces is binnen de rijksoverheid samenwerking met de Belastingdienst
gevonden. Er is geen sprake van het in bruikleen geven aan de Belastingdienst. De boekscanners worden bij de Belastingdienst geplaatst voor het
scannen van de rijksarchiefcollectie en zijn na de inkoop eigendom van de
Staat.

1

ah-tk-20142015-2020
ISSN 0921 - 7398
’s-Gravenhage 2015

Openbare Europese aanbesteding boekscanners, IUC 14-007, datum 21-10-2014

Tweede Kamer, vergaderjaar 2014–2015, Aanhangsel

1

Vraag 3
Is het waar dat het digitaliseren van rijksarchieven en archieven van lagere
overheden binnen werkpakket 3 van het programma Digitale Taken Rijksarchieven bij de Belastingdienst wordt belegd? Is het waar dat de afdeling
Centrale invoer in Heerlen, onderdeel van het facilitair bedrijf van de
Belastingdienst (B/CFD), is aangewezen als de centrale verwerkingsplek voor
het ontvangen, sorteren, uitpakken, ontvouwen en digitaliseren van rijksarchieven en archieven van lagere overheden uit heel Nederland? Kan deze
dienst ook als serviceverlener optreden naar andere overheidsinstanties? Zo
ja, welke? Zijn hier reeds afspraken over gemaakt?
Antwoord 3
Nee, dit is niet juist. Binnen het project wordt uitsluitend rijkscollectie
gedigitaliseerd.
B/CFD van de Belastingdienst in Heerlen digitaliseert de rijksarchieven op
verzoek van het Nationaal Archief. De scanstraat (Centrale Invoer) van de
Belastingdienst is onderdeel van B/CFD, één van de vier aangewezen
concerndienstverleners voor het Rijk. De dienstverlening van B/CFD staat
beschreven in een rijksbrede producten- en dienstencatalogus (PDC).
Digitalisering van documenten en archieven vormt een van de producten die
vanuit dit programma worden aangeboden. Centrale invoer in Heerlen
ondersteunt sinds 2007 digitaliseringsprojecten binnen de rijksoverheid.
Vraag 4
Waarom is ervoor gekozen om het digitaliseren van rijksarchieven in eigen
overheidsbeheer te nemen, in plaats van de huidige werkwijze met aanbestedingen van relevante opdrachten onder met elkaar concurrerende marktpartijen te handhaven? Wie heeft dit besluit genomen en via welke wegen is de
Kamer hierover geïnformeerd?
Antwoord 4
Digitalisering van alle rijksarchieven van zowel het Nationaal Archief als de 11
RHC’s in de provinciehoofdsteden van welk formaat dan ook bij één
organisatie heeft onmiskenbare praktische, kwalitatieve en financiële
voordelen. Daarnaast is het kabinetsbeleid om reeds bestaande faciliteiten
optimaal te gebruiken, wat leidt tot het terugdringen van inhuur en uitbesteding en het vast aanstellen van personeel in lage loonschalen, zoals dit is
afgesproken in het Regeerakkoord. Uw Kamer is eerder over de samenwerking met de Belastingdienst geïnformeerd naar aanleiding van vragen over
werkervaringsplaatsen in het AO Archiefbeheer dd. 29-01-2014.2
Vraag 5
Vindt u het digitaliseren van archieven een taak van de Belastingdienst? Voor
welke specifieke digitaliseringstaken heeft de Belastingdienst dit grootformaat
boekscanners nodig? Hoe verhoudt deze taak zich tot de kerntaken en
prioriteiten van de Belastingdienst?
Antwoord 5
Het grootschalig digitaliseren van documenten en stukken binnen het Rijk
beperkt zich tot drie grote scanstraten bij respectievelijk de Ministeries van
Veiligheid & Justitie, Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de
Belastingdienst. Door concentratie van het aantal locaties worden de
expertise en middelen van de rijksoverheid optimaal benut, waarbij invulling
wordt gegeven aan een dienstverlenende, slagvaardige en kostenbewuste
rijksoverheid zoals omschreven in de Hervormingsagenda Rijksdienst.3
Vraag 6
Realiseert u zich dat het voortbestaan van acht midden- en kleinbedrijven in
gevaar komt, door de betreffende aanbesteding van 16 grootformaat
boekscanners en het in eigen beheer nemen van digitaliseringswerkzaamheden bij de overheid? Vindt u dit wenselijk? Hoe kijkt u aan tegen het
dreigende verlies van arbeidsplaatsen bij deze bedrijven?

2
3

Vergaderjaar 2013–2014, Kamerstukken 29 362, nr. 236.
Vergaderjaar 2012–2013, Kamerstukken 31 490, nr. 119.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2014–2015, Aanhangsel

2

Antwoord 6
De aanbesteding van de scanapparatuur is volgens een openbare aanbestedingsprocedure verlopen. De markt heeft hierop gereageerd en er is een
partij uit deze aanbesteding naar voren gekomen, waarmee een leveringscontract zal worden gesloten.
Het digitaliseren in het kader van het DTR-programma betreft een nieuwe
digitaliseringsopgave om de rijksarchieven voor de toekomst beter te kunnen
bewaren, beheren en presenteren aan het publiek. Deze digitaliseringswerkzaamheden komen naast de opdrachten waarvoor het Nationaal Archief
raamovereenkomsten heeft gesloten met marktpartijen middels een Europese
aanbesteding in 2012. Ook in de toekomst zal er naar verwachting voor
bedrijven een markt zijn voor digitalisering. Zie voorts de antwoorden onder
3, 4 en 5.
Vraag 7
Bent u van mening dat de overheid de digitalisering van de archieven
efficiënter, op een kwalitatief hoger niveau en tegen een lagere prijs kan
uitvoeren dan marktpartijen, die met elkaar concurreren om de economisch
meest voordelige inschrijving via openbare aanbestedingen? Zo ja, kunt u
toelichten wat hiervoor de onderbouwing is?
Antwoord 7
Zie de antwoorden onder vraag 3, 4 en 5.
Vraag 8
Kunt u, in het kader van (kosten-)efficiëntie, toelichten waarom ervoor is
gekozen om de feitelijke digitalisering van nationale archieven, archieven van
de elf Regionale Historische Centra in de provinciehoofdsteden, archieven
van lagere overheden, archieven van maatschappelijke organisaties en
archieven van individuele personen die van nationaal belang zijn, te laten
plaatsvinden in Heerlen?
Antwoord 8
Zie de antwoorden onder vraag 3, 4 en 5.
Vraag 9
Is het noodzakelijk dat de rijksarchiefcollectie met behulp van nieuwe
boekscanners sneller wordt gedigitaliseerd dan nu onder de huidige
werkwijze mogelijk is, waarin midden- en kleinbedrijven via openbare
aanbestedingen met elkaar concurreren om de betreffende opdrachten?
Welke fysieke documenten dienen versneld te worden gedigitaliseerd dan nu
onder de huidige werkwijze mogelijk is, en waarom? Op welke gronden bent
u van mening dat digitalisering op deze wijze sneller zal zijn?
Antwoord 9
Snelheid heeft niet meegespeeld in de besluitvorming om te kiezen voor een
samenwerking met de Belastingdienst.
Vraag 10
Hoe verhoudt de aanbesteding van de 16 boekscanners en het beleggen van
digitaliseringswerkzaamheden bij de overheid zich tot de doelen die het
kabinet heeft vastgelegd in de Aanbestedingswet, namelijk een betere
besteding van belastinggeld en toename van concurrentie, doordat meer
ondernemers kunnen meedingen naar een overheidsopdracht?4
Antwoord 10
Wanneer werkzaamheden binnen een en dezelfde rechtspersoon plaatsvinden, is er sprake van zuiver inbesteden en blijven de regels van de Aanbestedingswet 2012 buiten toepassing. Omdat alle ministeries onder de rechtspersoon de Staat vallen en er geen dienstverlener wordt gecontracteerd voor het
uitvoeren van werkzaamheden, is er geen sprake van een overheidsopdracht
voor diensten.
Zie voorts de antwoorden onder vraag 4 en 5.
4

http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/aanbesteden/aanbestedingsregels

Tweede Kamer, vergaderjaar 2014–2015, Aanhangsel

3

Vraag 11
Hoe verhoudt de aanbesteding van de 16 boekscanners en het beleggen van
digitaliseringswerkzaamheden bij de overheid zich tot Wet Markt en Overheid?
Antwoord 11
De Wet Markt & Overheid laat overheden vrij om te beslissen of activiteiten
ten behoeve van de eigen overheidsorganisatie worden uitbesteed aan
derden dan wel in eigen beheer worden uitgevoerd. Van concurrentie met
derden is geen sprake als de rijksoverheid zelf voorziet in bepaalde goederen
of diensten die zij nodig heeft en het aanbieden van die goederen en diensten
uitsluitend binnen de rechtspersoon de Staat geschiedt. Elk organisatieonderdeel van de rijksdienst is hierbij flexibel inzetbaar en beschikbaar om
werkzaamheden te verrichten voor andere onderdelen binnen de rijksdienst.5
Zie voorts de antwoorden onder vraag 4, 5 en 10.
Vraag 12
Is het waar dat het Nationaal Archief de partij is geweest die het besluit heeft
genomen om het digitaliseren van de archieven binnen werkpakket 3 van het
programma Digitale Taken Rijksarchieven bij de Belastingdienst te beleggen?
Is het waar dat het Nationaal Archief aan de Belastingdienst de opdracht
heeft gegeven om in 2015 voor 1.278 meter archief te digitaliseren?6 Zo ja,
hoe is het, gezien de kerntaken van de Belastingdienst, mogelijk dat het
Nationaal Archief over deze zaken kan beslissen?
Antwoord 12
De samenwerking tussen Nationaal Archief en de Belastingdienst is geen
eenzijdig besluit van het Nationaal Archief, maar in overleg met het Ministerie van OCW en het Ministerie van Financiën tot stand gekomen. Zie voorts
de antwoorden onder vraag 2 en 3.
Vraag 13
Wat zijn de exacte personele gevolgen van het beleggen van het digitaliseren
van archieven bij de overheid, voor zowel de Belastingdienst als ook het
Nationaal Archief? Is het waar dat bij de Centrale invoer, onderdeel van het
facilitair bedrijf van de Belastingdienst (B/CFD), het aantal medewerkers kan
toenemen van 200 tot ruim 500 medewerkers?7
Antwoord 13
De hoeveelheid werkzaamheden bij Centrale Invoer als geheel kan sterk
variëren, een direct gevolg van het inzendgedrag van belastingplichtigen (met
pieken in de weken vóór 1 april) en prioriteiten binnen de Belastingdienst. In
piekperiodes kan Centrale Invoer opschalen en werktijden uitbreiden, waarbij
het aantal medewerkers sterk kan toenemen tot tussen de 200 en 500
(flexibele schil). Deze toename staat echter geheel los van het digitaliseren
voor het Nationaal Archief, wat een uitbreiding met ongeveer 30 medewerkers betekent.
Vraag 14
Is het waar dat, specifiek om ervoor te zorgen dat het Nationaal Archief en de
Regionale Historische Centra de naderende stroom digitale rijksarchieven op
kunnen vangen en er voor te zorgen dat een belangrijk deel van het huidige
(papieren) rijksarchief digitaal ontsloten kan worden, u in 2013 heeft besloten
om geld vrij te maken voor de jaren tot 2016? Is het waar dat u heeft
aangegeven over de eventuele financiering voor digitalisering na 2015 in een
later stadium te zullen besluiten?8 Zo ja, waarom besluit u eerst tot een
miljoeneninvestering, terwijl u tegelijkertijd onzeker bent over financiering
voor digitalisering na 2015?

5

Hervormingsagenda Rijksdienst,vergaderjaar 2012–2013, Kamerstukken 31 490, nr.119.
Kenmerk IUC 14-007, pagina 6
7
Kenmerk IUC 14-007, pagina 9
8
Kenmerk IUC 14-007, pagina 5, 6
6

Tweede Kamer, vergaderjaar 2014–2015, Aanhangsel

4

Antwoord 14
In 2013 is het besluit genomen om voor de jaren 2013 tot en met 2015 € 28
miljoen te besteden aan de digitale taken rijksarchieven bij het Nationaal
Archief. In 2014 is er opnieuw € 20 miljoen beschikbaar gesteld tot en met
2016. Het grootste deel van deze middelen is bestemd voor de versterking
van de digitale infrastructuur van het Nationaal Archief. Een ander, kleiner
deel geldt de digitalisering van de papieren rijkscollectie. Vanwege het
structurele karakter van de digitale taken rijksarchieven staat in de Rijksbegroting 2015 dat continuering van deze taken na 2016 het uitgangspunt is. Zie
voorts het antwoord onder vraag 2.
Vraag 15
Hoeveel belastinggeld is er in totaal gemoeid met de aanbesteding van de 16
boekscanners en het beleggen van de digitaliseringswerkzaamheden bij de
overheid?
Antwoord 15
De ingediende offertes van leveranciers van scanapparatuur bevatten
marktgevoelige, vertrouwelijke informatie die in dit verband niet publiek
gemaakt kan worden. Voor de digitaliseringswerkzaamheden is voor de
periode van eind 2013 t/m 2015 binnen het programma DTR € 7 miljoen
gereserveerd. Dit bedrag behelst projectkosten, materiële voorbereiding,
digitalisering en het digitaal toegankelijk maken van het materiaal.
Vraag 16
Deelt u de mening dat het midden- en kleinbedrijf de banenmotor van onze
economie is en dat het handhaven van de huidige werkwijze van aanbesteden van digitaliseringswerk veel bedrijven en banen kan redden? Bent u
bereid om de betreffende aanbesteding in te trekken en de betrokken
ondernemers en werknemers de kans te blijven geven om via openbare
aanbestedingen digitaliseringswerk binnen te halen, in lijn met de kabinetsdoelen om belastinggeld goed te besteden, concurrentie te bevorderen en
meer ondernemers de kans te geven om mee te dingen naar overheidsopdrachten?
Antwoord 16
Het belang van het midden- en kleinbedrijf voor onze economie staat
geenszins ter discussie. Het kabinetsbeleid is gericht op een goede balans
tussen enerzijds het belang van een kleinere, slagvaardige en efficiënte
overheid alsmede het belang van goed en sociaal werkgeverschap en
anderzijds de belangen van de markt. Daarbij vindt een zorgvuldige afweging
plaats en is sprake van maatwerk.9 Zie voorts de antwoorden onder vraag 4
en 6.

9

Vergaderjaar 2013–2014, Kamerstukken 31 490, nr.134.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2014–2015, Aanhangsel

5