Bureau ICT-toetsing
Ministerie van Binnenlandse Zaken en

Koninkrijksrelaries
>

Retouradres Postbus 20011 2500 EA Den Haag

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
De minister voor Wonen en Rijksdienst, de heer drs. S.A. Blok
Postbus 20011
2500 EA Den Haag

Bureau ICT-toetsing
Turfmarkt 147
Den Haag
2500 EA Den Haag
www.rijksoverheid.nl

Kenmerk
Uw kenmerk

Datum:
Betreft:

11 november 2016
BIT-advies programma ‘Harmonisatie Applicaties en
Rijksvastgoed Processen’

Geachte heer Blok,
U heeft het Bureau ICT-toetsing (BIT) verzocht een toets uit te voeren op het pro
gramma ‘Harmonisatie Applicaties en Rijksvastgoed Processen’ (HARP) van het
Rijksvastgoedbedrijf (RVB). De opdrachtgever voor dit programma is de directeur
Bestuur en Bedrijfsvoering van het RVB. De toets is uitgevoerd tussen begin juni
en eind augustus 2016. Na een korte samenvatting van ons begrip van het pro
gramma HARP geven we de conclusie van onze toets en daarna werken we de
analyse en adviezen nader uit.
Het RVB is per 1juli 2014 ontstaan uit een fusie van het voormalige Rijksvast
goed- en Ontwikkelingsbedrijf, de Rijksgebouwendienst, de directie Rijksvastgoed
en de Dienst Vastgoed Defensie. De voormalige fusiediensten hebben in meer of
mindere mate overlappende dienstenpakketten, maar hebben voor dezelfde dien
sten vaak nog hun eigen proces en ondersteunende applicatie. Met HARP wil het
RVB bereiken dat de huidige verschillende processen van de fusiediensten worden
gelijkgetrokken, verbeterd en ondersteund door dezelfde applicaties. Daarnaast
realiseert HARP een volledig nieuw proces dat is ontstaan als gevolg van de fusie.
HARP is in juli 2015 gestart.
Het RVB heeft voor de start van HARP besloten welke applicaties (hierna: doelap
plicaties) in de nieuwe Organisatie door de samengevoegde fusiediensten gebruikt
zullen worden. Voor de doelapplicaties heeft het RVB gekozen voor een mix van
huidige applicaties van de fusiediensten. Aanvullend worden een nieuwe applicatie
ontwikkeld en een nieuwe aangeschaft. De projecten binnen HARP realiseren dit
applicatie- en proceslandschap. Hiertoe worden gegevens geconverteerd en tussen
een aantal huidige applicaties worden (tijdelijke) koppelingen gelegd.
De huidige applicaties worden op dit moment bij verschillende interne en externe
leveranciers gehuisvest en onderhouden. Het RVB wil de doelapplicaties eerst
huisvesten bij rijks-ICT-dienstverlener SSC-ICT, vervolgens aanpassen voor het
bredere gebruik en pas daarna de fusiediensten overzetten op de doelapplicaties.
Dus eerst verhuizen
, dan verbouwen en uiteindelijk samenwonen. De overgang
1
naar SSC-ICT is geen onderdeel van HARP maar wordt door het programma ‘Inbe
steding ICT’ binnen het RVB uitgevoerd. Dit programma loopt vanaf mei 2014 en
hebben we niet nader onderzocht.
1

In ICT-termen: housing en hosting

Pagina 1 van 4

Sinds de start in juli 2015 is een aantal wijzigingen doorgevoerd in de opzet van
het programma HARP. Eind 2015 heeft het directieteam RVB de scope van HARP
beperkt: het aantal processen is beperkt en de overlappende processen worden
alleen gelijkgetrokken, niet verder verbeterd. De looptijd is teruggebracht van vier
naar twee jaar, met twee oplevermomenten. In juli 2016 heeft het directieteam
besloten om deze twee oplevermomenten met vijf maanden uit te stellen en een
nieuwe stuurgroep op directeurniveau in te stellen vanwege vertraging in de over
gang naar SSC-ICT en de verlate oplevering van de procesbeschrijvingen. Het
eerste oplevermoment is nu op 1 juni 2017.

Datum
11 november 2016

Kenmerk

Het BIT-team heeft de aangeleverde documentatie bestudeerd en gesproken met
betrokkenen. Wij danken alle gesproken personen voor hun medewerking.
De conclusie van onze toets luidt als volgt:
Het BIT denkt dat HARP haar doelstelling om de fusiediensten met gelijke pro
cessen en dezelfde applicaties te laten werken met de huidige aanpak en uit
voering later dan voorzien gaat bereiken. Stroeve discussies over de gewenste
processen zorgen tot op heden voor vertraging. HARP heeft nog geen uitge
werkt stappenplan op programmaniveau om het beoogde applicatielandschap te
bereiken. Ook kan verder uitstel van de verhuizing naar SSC-ICT HARP vertra
gen. Aanvullend merken wij op dat HARP te weinig tijd neemt voor de conversie
van SAP naar Oracle EBS.
Wij adviseren om bij het gelijktrekken van processen nadrukkelijk te kiezen
voor het huidige proces van de fusiedienst die de doelapplicatie nu al gebruikt,
optimaal of niet. Werk een stappenplan op programmaniveau uit om het be
oogde applicatielandschap te realiseren. Voorkom doormodderen als de verhui
zing naar SCC-ICT verder vertraagt; stel in dat geval HARP uit tot na succesvol
le inbesteding bij SSC-ICT of creëer een alternatieve tijdelijke huisvestingoptie
voor de doelapplicaties die op het kritieke pad liggen. Neem tenslotte meer tijd
voor de conversie van SAP naar Oracle EBS.
Hieronder lichten wij onze analyse en adviezen toe.
ANALYSE: HARP GAAT VRIJWEL ZEKER MEER VERTRAGING OPLOPEN

Met HARP wil het RVB bereiken dat de fusiediensten op eenzelfde manier gaan
werken, met gelijke processen en dezelfde applicaties. Wij vinden dat een goed
streven. We zien dat het RVB voortvarend de doelapplicaties heeft gekozen. Ook
dat is goed. Er kunnen echter in de aanpak en uitvoering een aantal dingen beter
waardoor de kans veel kleiner wordt dat HARP vertraging oploopt:
A. Stroeve discussies over gewenste processen zorgen tot op heden voor
vertraging

Het RVB heeft een verstandige keuze gemaakt door voortvarend te kiezen voor
doelapplicaties. Er is echter geen voldoende duidelijke keuze gemaakt voor het
proces dat bij die doelapplicatie hoort. Voor het gelijktrekken van de processen
kiest het RVB om op basis van huidige processen van de voormalige fusiediensten
nieuwe processen samen te stellen. Het niet maken van een nadrukkelijke keuze
voor één bestaand doelproces leidt tot lange en stroeve discussies. Deze discus
sies worden veelal los van de projecten binnen HARP gevoerd. Het blijft daardoor
te lang onduidelijk welke aanpassingen in de doelapplicaties moeten worden door
gevoerd. Bovendien zorgt het volledig nieuw te ontwerpen proces ook voor ondui

Pagina 2 van 4

delijkheid over benodigde aanpassingen in de doelapplicaties. Daardoor gaan pro
jecten schuiven in de tijd. Ook in de recent aangestelde stuurgroep is het nog
steeds een discussiepunt wie in the lead is bij het aanpassen van processen.
B. HARP heeft geen uitgewerkt stappenplan om het beoogde applicatie
landschap te bereiken
Het RVB heeft gekozen voor een mix van applicaties van de fusiediensten, gecom
bineerd met nieuwbouw van de applicatie ‘kernregistratie vastgoed en portaal’ en
aanschaf van een nieuwe applicatie. Dit heeft als gevolg dat er een geheel nieuw
applicatielandschap ontstaat. De overgang naar dat nieuwe landschap is complex:
doelapplicaties en andere bestaande applicaties moeten (tijdelijk) naast elkaar
functioneren en aan elkaar worden gekoppeld. Een schetsmatig overzicht van het
beoogde applicatielandschap is beschikbaar maar een uitgewerkt stappenplan om
het beoogde applicatielandschap te bereiken ontbreekt op programmaniveau. Het
type, de omvang en de uitwisselingsfrequentie van de benodigde nieuwe koppe
lingen liggen bijvoorbeeld nog niet vast. Ook is niet duidelijk wanneer de fusiediensten daadwerkelijk volledig overgaan naar de doelapplicaties.

Datum
11 november 2016
Kenmerk

C. Uitstel verhuizing naar SSC-ICT kan HARP verder vertragen
De verhuizing naar SSC-ICT zou voor de start van HARP afgerond zijn, maar deze
verhuizing loopt vertraging op. De uitloop bedraagt op dit moment twaalf maan
den. Dit heeft tot gevolg dat nagenoeg alle geplande voorbereidende activiteiten
in HARP, zoals het ontwikkelen of aanpassen van applicaties, zijn vertraagd of via
work arounds worden uitgevoerd. SSC-ICT heeft inmiddels als nieuwe datum 1
maart 2017 genoemd, maar er is geen zekerheid dat deze datum gehaald wordt.
Tijdige oplevering op het eerste oplevermoment 1 juni 2017 van HARP blijft daar
om onzeker. Mocht de verhuizing naar SSC-ICT op 1 maart niet plaatsvinden dan
is de consequentie dat dit HARP verder vertraagt en dat de integratie van de fu
siediensten stokt. Alternatieve tijdelijke huisvestingopties voor de doelapplicaties
die op het kritieke pad liggen zijn naar ons gevoel nog te weinig door het RVB
overwogen.
D. HARP neemt te weinig tijd voor de conversie van SAP naar Oracle EBS
Het realiseren van één centrale baten-lastenadministratie in Oracle EBS is een
belangrijke prioriteit van HARP. Hiervoor is een conversie nodig uit twee SAP
omgevingen naar Oracle EBS. Hoewel dit project een gedegen aanpak kent, is
voor de conversie van het eerste SAP-systeem slechts drie maanden gepland tot
de go live datum. Bovendien zijn er slechts twee proefconversies gepland op de
omgeving bij SSC-ICT. Dit is krap gezien de complexiteit van dit soort conversies.
Het risico van een te krappe voorbereiding is dat in de ‘echte’ conversie nog veel
fouten optreden, waardoor tijdrovende herstelwerkzaamheden nodig zijn.
ADVIES

Om de vertraging van HARP te minimaliseren, hebben wij de volgende adviezen:
1. Kies het proces dat bij de doelapplicatie hoort
Om het einddoel de integratie van de fusiediensten te bereiken adviseren wij
om een nadrukkelijke keuze maken voor het huidige proces van de fusiedienst die
de doelapplicatie nu al gebruikt, optimaal of niet. Voer alleen die aanpassingen in
applicaties door die strikt noodzakelijk zijn om de gekozen doelapplicaties te laten
werken voor alle fusiediensten. Stuur expliciet op dit uitgangspunt; wees streng
bij het goedkeuren van afwijkingen ervan.
—

-

Pagina 3 van 4

2. Werk stappenplan uit voor realisatie van beoogde applicatielandschap
Wij adviseren om een stappenplan op programmaniveau uit te werken voor de
realisatie van het beoogde applicatielandschap. Focus daarbij op de volgende activiteiten in het stappenplan:
•
Werk het applicatielandschap uit en maak expliciet inzichtelijk op welk mo
ment welke applicaties worden vervangen of kunnen worden uitgezet.
•
Beschrijf type, omvang en uitwisselingsfrequentie van koppelingen die moeten
worden gerealiseerd en laat zien wanneer deze beschikbaar moeten zijn.
•
Stel een realistische planning op waarin de inhoudelijke activiteiten en onder
linge afhankelijkheden zichtbaar zijn.

Datum
11 november 2016
Kenmerk

De implementatie van de nieuwe appllcatie ‘kernregistratie vastgoed en portaal’
vergt aanpassingen in de bestaande doelapplicaties en processen. Wij adviseren
om deze aanpassingen zoveel mogelijk na afronding HARP door te voeren, zodat
het aantal aanpassingen in de doelapplicaties zo beperkt mogelijk blijft gedurende
HARP.
3. Voorkom doormodderen als verhuizing naar SCC-ICT verder vertraagt
Als de verhuizing naar SSC-ICT verder vertraagt, rond dan de voorbereidende
activiteiten binnen HARP af en stel HARP uit tot de inbesteding bij SSC-ICT suc
cesvol uitgevoerd is.
In dit geval kan het RVB ook nog overwegen om een tijdelijk alternatief huisves
tingsscenario te creëren voor de doelapplicaties die op het kritieke pad liggen.
4. Neem meer tijd voor conversie van SAP naar Oracle EBS
Voor een soepele overgang van SAP naar Oracle EBS is het noodzakelijk om meer
tijd te nemen voor de conversie. Plan meer dan de huidige twee geplande proef
conversies in. Ervaring met soortgelijke conversies binnen de Rijksoverheid leert
dat minimaal vier proefconversies nodig zijn.
Met de meeste hoogachting,
namens het Bureau ICT-toetsing,

Hans’ W nd ers
CIO Rijk

Pagina 4 van 4